Resultaten kwaliteitsmeting raadsbrieven Taalcentrum VU mei 2022.pdf

Resultaten kwaliteitsmeting raadsinformatiebrieven

Verslag mei 2022

Inhoud

1

Inleiding ............................................................................................................................... 3 1.1 Wat hebben we onderzocht? .................................................................................................. 3 1.2 Hoe is dit verslag opgebouwd? ............................................................................................... 3

2

Conclusie: opbouw is goed, maar formulering vraagt veel aandacht ....................................... 4 2.1 Taalgebruik: maak de zinnen kort en concreet ....................................................................... 5 2.2 Opbouw: gebruik meer alinea’s en informatieve tussenkoppen ............................................ 5 2.3 Pluspunt: de inhoud ................................................................................................................ 6

3

Toelichting op onze bevindingen ........................................................................................... 7 3.1 Neem in langere brieven een samenvatting en leeswijzer op ................................................ 7 3.2 Bied overzicht met korte alinea’s en opsommingen ............................................................... 8 3.3 Maak de tekst scanbaar met tussenkoppen ........................................................................... 8 3.4 Schrijf modern en bondig ........................................................................................................ 8 3.5 Schrijf concreet en actief: benoem wie wat doet ................................................................... 9 3.6 Formuleer korte, eenvoudige zinnen .................................................................................... 10 3.7 Sluit altijd af met een slotwoord ........................................................................................... 10 3.8 Extra beoordeling: brieven niet geschikt voor breder publiek.............................................. 10 3.9 Extra beoordeling: schrijvers nemen raadslid mee in overwegingen ................................... 11

4

Onze verbetertips op een rij ................................................................................................ 12

Bijlage 1: Checklist voor raadsinformatiebrieven – Gemeente Amsterdam ................................... 13 Bijlage 2: Welke brieven van gemeente Amsterdam zijn beoordeeld? .......................................... 16 Bijlage 3: Eindcijfers en voorbeelden per criterium ...................................................................... 18 Bijlage 4: Overzicht van lange zinnen .......................................................................................... 32

2

1

Inleiding

De gemeente Amsterdam wil weten hoe het gesteld is met de tekstkwaliteit van de raadsinformatiebrieven die haar verschillende clusters publiceren. U bent benieuwd naar wat er goed gaat en wat aandacht nodig heeft. Daarom heeft het Taalcentrum-VU een kwaliteitsmeting uitgevoerd. In dit verslag leest u de bevindingen van deze meting.

1.1

Wat hebben we onderzocht?

Voor deze meting hebben we 25 recente raadsinformatiebrieven beoordeeld. De geselecteerde brieven zijn zo veel mogelijk verspreid over de vijf clusters Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening, Ruimte en Economie, Sociaal en Stadsbeheer. We hebben bij deze steekproef brieven gekozen die verdeeld zijn over de verschillende beleidsterreinen en onderdelen van de gemeente. We hebben elke brief geanalyseerd op basis van een checklist die we in overleg met u hebben opgesteld (bijlage 1). Deze checklist bevat criteria op het gebied van informatieselectie, opbouw en taalgebruik. De checklist is gebaseerd op uw schrijfwijzer, op algemene eisen die worden gesteld aan brieven en op onze eigen ervaring met dit type brieven. Aan de verschillende criteria in de checklist hebben we een weging gekoppeld. Samen leiden de criteria tot een rapportcijfer tussen 1 en 10 punten voor elke brief.

1.2

Hoe is dit verslag opgebouwd?

In dit verslag leest u in hoofdstuk 2 eerst onze conclusies. Vervolgens gaan we in hoofdstuk 3 uitgebreider in op de aandachtspunten aan de hand van voorbeelden. Tot slot zetten we in hoofdstuk 4 een aantal verbetertips op een rij. In bijlage 1 vindt u de checklist en in bijlage 2 een overzicht van beoordeelde brieven en hun nummering. In de rest van dit verslag verwijzen we met die nummers naar de brieven. In bijlage 3 staan van alle criteria voorbeelden uit de brieven; in het verslag zijn alleen de belangrijkste aandachtspunten opgenomen. In bijlage 4 vindt u een overzicht van lange zinnen uit alle brieven. Bij dit verslag hoort ook een Excel-bestand. Daarin ziet u een cijfermatige beoordeling van alle brieven op alle criteria.

3

2

Conclusie: opbouw is goed, maar formulering vraagt veel aandacht

In onderstaand overzicht ziet u het oordeel over de brieven, vertaald in een totaalcijfer en een cijfer per categorie. Gemiddeld scoren alle brieven een voldoende. Daarbij is de score op de categorie Informatie selecteren uitstekend (9,6). Ook de categorie Overzichtelijke opbouw scoort ruim voldoende (7,6). Maar op actieve en begrijpelijk taal gaan de briefschrijvers onderuit: die categorie scoort een 2,5. Vandaar dat we concluderen: er zijn heel wat punten waarop de brieven goed scoren, maar voor de leesbaarheid moeten het taalgebruik en de zinsopbouw beter.

Gemiddelde score raadsinformatiebrieven Onderdeel Rapportcijfer totaal Punten categorie Informatie selecteren (van 20) Rapportcijfer Informatie selecteren

Score 6,2

Punten categorie Overzichtelijke opbouw (van 30) Rapportcijfer Overzichtelijke opbouw

19,1 9,6 22,8 7,6

Punten categorie Actieve en begrijpelijke taal (van 30) Rapportcijfer heldere formulering

7,5 2,5

Positief is dat slechts drie brieven gemiddeld een onvoldoende scoren. Tegelijkertijd scoren slechts vijf brieven een 7 of hoger, en het hoogste cijfer is een 7,4. Het grootste gedeelte van de brieven scoort dus rond een (magere) 6; hierin zijn nog belangrijke aandachtspunten voor de leesbaarheid. Het schema hierna geeft een specifieker overzicht van wat goed gaat en wat beter kan. Onder het schema beschrijven we kort de conclusies: formuleer bondig en eenvoudig, begin met de kernboodschap en maak scanbaar met tussenkoppen.

Wat gaat al goed?

Wat gaat er mis?

Hoe kan het beter?

Inhoudelijk volledig, beknopt en in balans.

Het begin van de brief helpt de lezer onvoldoende op weg in de tekst.

Zet in lange brieven (langer dan twee pagina’s) na de inleiding een samenvatting/conclusie en een leeswijzer.

Onderwerp in onderwerpregel

Lengte van alinea’s en gebruik opsommingen.

Maak alinea’s niet te lang (8 regels) en zet een witregel tussen elke alinea.

Aanleiding, onderwerp en kern/doel staan meestal in de inleiding.

Niet scanbaar door te weinig tussenkoppen

Zet boven elke alinea een informatieve tussenkop (scanbaarheid).

Logische opbouw met duidelijke verbanden en signaalwoorden.

Zinnen bevatten ambtelijk jargon, ouderwetse woorden en zijn passief.

Schrijf bondig, modern, actief en concreet.

Afkortingen worden uitgelegd.

De zinnen zijn te lang en ingewikkeld opgebouwd.

Formuleer korte, helder opgebouwde zinnen (maximaal 20 woorden, zonder constructies).

4

2.1

Taalgebruik: maak de zinnen kort en concreet

Op taalgebruik scoren de brieven gemiddeld een 2,5. Dit komt met name door de lengte van de zinnen (met ingewikkelde constructies) én de passieve, abstracte schrijfstijl. In alle raadsinformatiebrieven staan te lange zinnen (zie bijlage 4). Dat kan oplopen tot zinnen van meer dan 80 woorden, zoals: Zo is het doorlopen van een m.e.r. onderdeel van het vervolgproces gemaakt (motie van het lid Kreuger inzake reactienota RES Noord-Holland Zuid: Altijd een milieueffectrapportage (MER)), wordt gebruik gemaakt van onder meer 3D modellen (Motie van het lid Kreuger inzake reactienota RES Noord-Holland Zuid: Informeer Amsterdammers met kaarten en visualisaties) en wordt rekening gehouden met mensen die digitaal minder bedreven zijn onder meer door het organiseren van fysieke bijeenkomsten, zodra dat weer mogelijk is, als onderdeel van de participatie (Motie van het lid N.T. Bakker inzake participatie RES). (brief 18)

Daarnaast zijn de lange zinnen vaak ingewikkeld opgebouwd. Hierin staan tangconstructies, een lange aanloop, of de kern staat pas aan het eind van de zin. Bij een tangconstructie staan delen die bij elkaar horen, te ver uiteen. Een voorbeeld: in de volgende zin staan 21 woorden tussen de groene delen die bij elkaar horen: Uit het Tevredenheidsonderzoek Kernprocedure 2021, waarover ik u al informeerde in de Aanbiedingsbrief Monitor schoolloopbanen en evaluaties loting en matching van 23 november j.l., bleek dat de respondenten erg tevreden waren over het digitaal aanmelden. (brief 1)

Ook kiezen de schrijvers vaak voor abstracte stijlvormen die de boodschap minder eenvoudig en helder overbrengen, zoals de lijdende vorm en naamwoordstijl. Wie doet wat in onderstaande zin? Hier is inmiddels gestart met het aanleggen van hulpbruggen en het verleggen van kabels en leidingen. Het uitvoerings- en kredietbesluit voor de vernieuwing van de bruggen en straten in de corridor is in voorbereiding en wordt eind 2021 aan u voorgelegd. (brief 9)

Regelmatig zien we een combinatie van een te lange zin, met tangconstructie, lijdende vorm én naamwoordstijl: Op 9 november jl. hebben wij besloten tot het instellen van een ‘Spijtoptantenregeling’ waarmee erfpachters die geen overstapaanvraag hebben ingediend vóór 8 januari 2020 alsnog in de gelegenheid zullen worden gesteld om een aanvraag te doen onder de overstapvoorwaarden, zoals die golden in de periode 2017 tot en met 2019. (brief 6) Reguliere handhavingswerkzaamheden op het water, zoals de vaarweg vrijhouden van stremmingen, controle op doorvaartprofielen, optreden tegen gezonken en verkeerd aangemeerde vaartuigen en het aanpakken van illegaal passagiersvervoer zullen dan vooral in de ochtenduren worden uitgevoerd. (brief 19)

Niet alle lijdende vormen en naamwoorden voor werkwoorden hoeven concreet gemaakt te worden. Maar in lange zinnen zoals hierboven raakt de lezer al snel de draad van het verhaal kwijt.

2.2

Opbouw: gebruik meer alinea’s en informatieve tussenkoppen

Op opbouw scoren de brieven met een 7,6 ruim voldoende. Dat is een mooi cijfer dat weerspiegelt dat de schrijvers raadsleden al behoorlijk overzicht bieden in hun raadsinformatiebrieven. Binnen deze categorie scoort echter één criterium onvoldoende: informatieve tussenkoppen (3,3). Voor het snellezende raadslid is het prettig als de brieven veel en informatieve tussenkoppen bevatten. Zo kan het raadslid namelijk scannend de rode draad van het verhaal volgen. Ook scoren maar drie brieven

5

alle punten op ‘alinea-indeling’ (5,9). Dit betekent dat in de andere brieven één of meer alinea’s staan met meer dan acht regels.

2.3

Pluspunt: de inhoud

Op de categorie Informatie selecteren scoren de brieven zeer goed: een 9,6. Dat betekent dat de brieven niet meer en niet minder informatie bevatten dan de lezer nodig heeft om de boodschap te begrijpen. Ook zijn de tekstonderdelen goed in balans. Er is dus een goede verhouding tussen de lengte van de gehele brief en bijvoorbeeld de inleiding of (als aanwezig) de samenvatting. Bij een brief van 2 pagina’s is bijvoorbeeld een inleiding van 1 alinea afdoende. De schrijvers hebben dus door welke informatie belangrijk is voor de lezer en geven die informatie het juiste gewicht in de tekst. Wel ontbreekt in veel brieven een slotwoord (zie ook paragraaf 3.7).

6

3

Toelichting op onze bevindingen

In hoofdstuk 2 hebben wij de belangrijkste aandachtspunten voor u uitgelicht. In dit hoofdstuk gaan we hierop dieper in. Soms scoren criteria al voldoende, maar kunnen ze toch beter. We volgen hierna de volgorde zoals in de checklist: eerst opbouw, dan taalgebruik. Aan het eind van dit hoofdstuk bespreken we ook kort het slotwoord (pararaaf 3.7) en de extra beoordeling van de teksten: op publieksgerichtheid en op onderbouwing van standpunten (paragrafen 3.8 en 3.9). In bijlage 3 vindt u overigens een overzicht van álle criteria met scores en voorbeelden.

3.1

Neem in langere brieven een samenvatting en leeswijzer op

Het is belangrijk dat lezers aan het begin van de brief weten wat zij kunnen verwachten. Daar zorgt u voor door een leeswijzer op te nemen. Deze ontbreekt echter in dertien brieven, terwijl deze brieven langer zijn dan twee pagina’s. Brief 8 is een voorbeeld van een tekst waarin een leeswijzer ontbreekt. De tekst begint met de volgende inleidende alinea: Met zorg heeft het college kennisgenomen van de sterke stijging van de gasprijs op de energiemarkt en de gevolgen hiervan voor huishoudens. De meeste woningen in Nederland en Amsterdam worden nog verwarmd met aardgas en ook voor elektriciteit zijn de consumentenprijzen gestegen. Het college stelt vast dat door de extreme stijging van de energieprijzen bewoners in de problemen kunnen komen. Daarom zijn wij bij elkaar gekomen om het probleem te verkennen en mogelijke oplossingsrichtingen in kaart te brengen. Met deze brief informeren we u hierover. (brief 8)

In deze inleiding komen aanleiding en onderwerp duidelijk naar voren. Ook is kort toegelicht dat de brief informatie geeft over mogelijke oplossingen voor het probleem. Maar voor een brief van vijf pagina’s is een (uitgebreidere) leeswijzer nodig. Hierin kan de schrijver toelichten welke oplossingsrichtingen aan bod komen en hoe de brief is opgebouwd. Dit gaat bijvoorbeeld goed in brief 14, waar in de inleiding kort is opgesomd uit welke onderwerpen de brief bestaat. Start langere brieven met een korte samenvatting De opbouw van de raadsinformatiebrieven is over het algemeen in orde (gemiddeld cijfer criterium 2.4 is 7,8). Maar bij brieven van deze lengte is het wel belangrijk dat ze starten met een korte conclusie of samenvatting. Deze alinea komt dan meteen na de inleidende alinea(’s). Zo krijgen lezers aan het begin al het belangrijkste mee van de brief. Voor details kunnen ze verder lezen. Alleen in de brieven 3, 6, 7, 10, 12, 15 en 21 staat min of meer een samenvatting. In de andere brieven duiken de schrijvers direct de inhoud in. Bijvoorbeeld in brief 24, waar alleen de volgende zin de introductie is van een brief van vijf pagina’s: Middels deze brief informeren wij u over het besluit van het college van B&W tot het aangaan van de overeenkomst tot de verkoop van de aandelen AEB Holding N.V. met de winnende bieder AVR Afvalverwerking. (brief 24)

Zet aankondiging technische sessie op eerste pagina In een aantal brieven zien we daarnaast dat de schrijver aan het eind van de brief een technische sessie aankondigt (brieven 9, 11 en 15). Ook die informatie adviseren we meteen op de eerste pagina op te nemen. Bijvoorbeeld met een zin als Over dit onderwerp houden wij/houdt afdeling X ook een technische sessie. Deze is op …

7

3.2

Bied overzicht met korte alinea’s en opsommingen

De alinea-indeling scoort een magere voldoende met een gemiddeld cijfer van 5,9. In het grootste deel van de brieven staan namelijk nog alinea’s die langer zijn dan acht regels. Daardoor krijgen slechts 3 van de 25 brieven op dit punt de maximale score. In enkele brieven gaat het écht mis, met bijvoorbeeld in brief 18 een alinea van 26 regels. Ook kiezen schrijvers er soms voor om alleen een enter (nieuwe regel) te gebruiken na een alinea, in plaats van een witregel (bijvoorbeeld in brief 17). Wij adviseren altijd na elke alinea een witregel te plaatsen. Dit zorgt voor een duidelijk onderscheid tussen alinea’s en een prettige bladspiegel. Een bepaalde hiërarchie kunt u aangeven met vette en cursieve koppen. Daarnaast gaat het in verschillende brieven mis met opsommingen. We adviseren om in sommige brieven meer opsommingen te gebruiken. In andere staan juist opsommingen die beter als ‘gewone’ alinea’s kunnen worden gepresenteerd (met tussenkoppen erboven).

Voor de volgende zin is bijvoorbeeld een opsomming met bullets beter: Zo hebben we een interne toezichthouder (de Functionaris gegevensbescherming) aangesteld, is het Stedelijk kader verwerken persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam vastgesteld, een verwerkingenregister en een datalekregister ingericht, het risicoanalyse-instrument Data Protection Impact Assessments (DPIA) ingevoerd, privacyverklaringen gepubliceerd en een Loket Persoonsgegevens ingericht. (brief 15)

Als deze zin is opgemaakt als opsomming, krijgt de lezer beter overzicht. Maar in sommige brieven zien we juist opsommingen, waar de schrijver beter voor alinea’s kan kiezen. In de brieven 5, 8, 15, 23 en 24 zijn bijvoorbeeld opsommingen opgenomen van onder andere cursusomschrijvingen, maatregelen en activiteiten. De leden van de opsomming zijn langer dan twee regels. Hierdoor bieden ze juist geen overzicht: het wordt een massief blok tekst zonder tussenkoppen, wat niet prettig oogt en niet scanbaar is. Beter is dan alinea’s te gebruiken met koppen erboven.

3.3

Maak de tekst scanbaar met tussenkoppen

Wij krijgen de indruk dat schrijvers zich niet bewust zijn van de functie van tussenkoppen in zakelijke teksten. In veel brieven zien we wel koppen, maar dat zijn er niet genoeg. Bijvoorbeeld maar twee koppen in een brief van drie kantjes. Ook zijn ze regelmatig te kort en algemeen geformuleerd. Hierdoor bieden ze de scannende lezer onvoldoende informatie. Alleen in de brieven 2 en 25 zijn de tussenkoppen in orde. Dat is terug te zien in het laagste gemiddelde cijfer van de categorie opbouw: 4,4. In brief 14 staat bijvoorbeeld de kop Koningsdag, maar niet wat er over dit onderwerp wordt gezegd. Een informatievere kop is iets als Besmettingen stijgen waarschijnlijk door Koningsdag. Nog een voorbeeld is een kop als Reactie in brief 16. Als lezer is het prettig om te weten wat dan die reactie is. Andere voorbeelden van (te) bondige koppen zijn: Risicoreserves (brief 9), Acties (brief 10), Handhavingsprioriteiten (brief 19) en Monitoring (brief 20). Ook vage koppen als Scherp aan de wind (brief 11) en Nadere informatie (brief 13) helpen de lezer niet.

3.4

Schrijf modern en bondig

De brieven scoren onvoldoende op het taalgebruik. Dit komt onder andere doordat er regelmatig ouderwetse woorden in staan. Denk aan woorden als: aangaande, aantreffen, aanwenden, conform, coulance, d.d., indien, inzake, jegens, jl., middels, omtrent, reeds, tevens en voornemens zijn. Gebruik 8

hiervoor liever het moderne alternatief. Ook zien we dat in verschillende brieven nog clichézinnen zijn opgenomen. Denk aan Met deze brief informeert het college u over het volgende en de afsluiting Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Daarnaast zien we in veel brieven ambtelijk taalgebruik zoals sturen op, invulling geven aan, separate besluitvorming, inzetten op, perspectief bieden en (het proces) borgen. Hiervoor zijn vaak concrete alternatieven te bedenken. Ook kan het taalgebruik van de schrijvers vaak bondiger. Zo staan er in veel brieven nog onnodige voorzetselconstructies (de wijze waarop, met betrekking tot, in het kader van) en werkwoorden (kunnen, zullen). Ook is er ander nodeloos omslachtig taalgebruik, zoals een drietal in plaats van drie of de mogelijkheid hebben om in plaats van kunnen. Hieronder ziet u als voorbeeld twee zinnen, met daarbij een alternatief dat korter en eenvoudiger is. Alle gemeenten in Nederland hebben te maken met autonome ontwikkelingen die in veel gevallen leiden tot stijging van de afvalstoffentarieven. (brief 11)  In alle Nederlandse gemeenten zijn er ontwikkelingen die ervoor zorgen dat de afvalstoffentarieven stijgen. (15 in plaats van 20 woorden) In februari 2021 is een start gemaakt met het publiceren van de Wob- besluiten via het Stadsarchief, ook al is de digitale infrastructuur nog niet helemaal vervangen.

(brief 22)  Sinds februari 2021 publiceert het Stadsarchief de Wob-besluiten, ook al is de digitale infrastructuur nog niet helemaal vervangen. (19 in plaats van 27 woorden)

3.5

Schrijf concreet en actief: benoem wie wat doet

Ook concreet en actief schrijven is een belangrijk aandachtspunt in de brieven. De gemiddelde score hiervoor is 0,3. Slechts drie brieven scoren hierop enkele punten. In de raadsinformatiebrieven zijn zinnen dus regelmatig nodeloos abstract door lijdende vorm, naamwoordstijl of een combinatie van beide. Wie doet bijvoorbeeld wat in de volgende passieve zin uit brief 23? De uitvoering en effecten van de maatregelen zullen gemonitord worden en de opgedane inzichten zullen gebruikt worden om mogelijk ongewenste effecten van de eventuele invoering van het I-criterium tegen te kunnen gaan. (brief 23)

Ook naamwoordstijl, een andere vorm van abstract en afstandelijk taalgebruik, komt regelmatig voor. Een voorbeeld: Door de doorstroom van huurders en disciplinewisseling van de huurders, is de samenstelling van deze broedplaatsen doorlopend aan verandering onderhevig. (brief 13)

Vaak zorgt deze stijl er ook voor dat meer woorden nodig zijn om de zin te laten lopen, zoals uitvoeren, realiseren en plaatsvinden. Een verdeling met gebruik van de herijkte, relevante maatstaven uit het nieuwe gemeentefondsmodel maakt het mogelijk om een ingroeipad van 2 jaar te realiseren. (brief 20)

Tot slot zien we regelmatig een combinatie van leesbaarheidsproblemen: een lange, ingewikkelde zin, met lijdende vorm en naamwoordstijl: In het geval er een Wob-verzoek is ingediend bij het college en het college besluit openbaarmaking van documenten te weigeren omdat bepaalde weigergronden uit de Wob van toepassing zijn, dan wordt tegelijkertijd geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 van de Gemeentewet. (brief 22)

9

3.6

Formuleer korte, eenvoudige zinnen

We komen in alle brieven te lange zinnen tegen, dus zinnen van meer dan 20 woorden. Hierdoor scoren de brieven op dit criterium het laagste cijfer: een 0. Lange zinnen van meer dan 40 woorden (zoals hieronder) vormen geen uitzondering: Daarnaast zal bij de uitvoering van het participatieplan invulling gegeven worden aan de moties van de leden Groen en Heinhuis inzake het integraal toepassen Gedragscode Acceptatie & Participatie Windenergie op Land en inzake het stimuleren van innovatieve oplossingen tegen geluidshinder windturbines en de motie van de leden Timman en N.T. Bakker inzake het in beeld brengen van het aspect gezondheid. (brief 18)

Bovendien spelen in de lange zinnen vaak meerdere leesbaarheidsproblemen door elkaar. De zinnen zijn vaak lastig opgebouwd. Hieronder lichten we dit toe met voorbeelden. Lange zinnen nodigen uit tot een ingewikkelde opbouw In lange zinnen staan vaak constructies die ervoor zorgen dat de lezer veel moeite moet doen om de zin te lezen. De lezer moet dan aan het eind van de zin nog eens naar het begin van de zin gaan om deze te begrijpen. Daarom zeggen we dat ze zorgen voor 100 procent leesvertraging. Een voorbeeld van zo’n constructie is een lange aanloop, zoals: Om voor de komende tijd optimaal in te kunnen zetten op bestaanszekerheid en zorg te dragen voor tijdige afhandeling van aanvragen hanteren we de volgende uitgangspunten: (brief 25)

Lezers moeten de hele zin in het rood onthouden, voordat ze bij de kern van de zin komen. Ook gaan lange zinnen vaak gepaard met tangconstructies zoals in onderstaande zin. De groen gemarkeerde woorden of zinsdelen horen bij elkaar, maar staan te ver uiteen. Het college heeft directeuren de bevoegdheid gegeven om, in uitzonderlijke gevallen waarbij het contract met de ZZP’er in het kader van de Wet BDA voortijdig zou moeten worden beëindigd, een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aan te bieden. (brief 10)

Binnen sommige zinnen zien we zelfs een combinatie van een lange aanloop en tangconstructie: Omdat de 1800 woningen die nu jaarlijks gereserveerd zijn voor de huisvesting van kwetsbare groepen onvoldoende zijn, is er bestuurlijk overleg geweest om tot aanvullende voorstellen over de huisvesting van kwetsbare groepen te komen. (brief 3)

3.7

Sluit altijd af met een slotwoord

In ruim de helft van de brieven (zestien) staat een afsluitend slotwoord. Dat is mooi, maar in vijf van die brieven bevat dat slotwoord enkel een procesmatige vooruitblik, geen samenvatting. Bovendien stoppen de andere negen brieven abrupt. Als lezer zitten we bij die brieven nog midden in de inhoud en dan volgt de ondertekening. Wij adviseren daarom om altijd een afsluitend en samenvattend (of eventueel adviserend) slotwoord op te nemen in de brief. Met zo’n afronding helpt de schrijver de lezer om terug te komen bij de kernboodschap.

3.8

Extra beoordeling: brieven niet geschikt voor breder publiek

U heeft aangegeven dat u wilt weten of de raadsinformatiebrieven ook begrijpelijk zijn voor een breder publiek dan de gemeenteraad. Hierover kunnen we eenduidig zijn: dat is niet zo. Hiervoor is ten eerste meer achtergrondinformatie en uitleg van begrippen nodig. Daarnaast is voor een breder publiek eenvoudiger taalgebruik nodig. Op dit front denken wij dat er veel winst te behalen valt. Het taalgebruik is op dit moment namelijk al te ingewikkeld voor raadsleden, laat staan voor een breder, niet-ingewijd publiek. Zoals gezegd moet de woordkeus begrijpelijker en moderner, en de zinnen eenvoudiger en korter (zie voor voorbeelden de vorige paragrafen). 10

U zegt overigens dat u in de externe communicatie streeft naar B1. Maar echt B1-taalgebruik lijkt ons voor de raadsbrieven een erg grote en misschien ook onnodige uitdaging. Daar gaat ook veel tijd in zitten – schrijvers moeten hiervoor hun eigen taalgebruik grotendeels woord voor woord gaan ‘vertalen’. We raden zeker aan om zo begrijpelijk mogelijk te formuleren: zonder overbodige moeilijke woorden, in zo kort mogelijke zinnen. Daarbij is B2 al een goed streven; nu zitten de brieven meer op C2-niveau. Dit gaat naar B2, als u de hierboven genoemde adviezen opvolgt. Daarmee is al heel veel winst te halen qua leesbaarheid.

3.9

Extra beoordeling: schrijvers nemen raadslid mee in overwegingen

Ook heeft u ons gevraagd of schrijvers de lezer meenemen in een gekozen standpunt. Wij concluderen dat dit in de beoordeelde brieven goed gaat. We zien dit bijvoorbeeld in de brieven met afdoeningen en introductie van maatregelen. De keuzes en overwegingen zijn hierin steeds goed beargumenteerd. Dit is bijvoorbeeld te zien in brief 9. De kosten voor het herstel van een reeks bruggen vallen hoger uit dan geraamd. Dit betekent dat er een nieuw kostenramingsbesluit moet komen. In zijn brief schetst de betrokken wethouder eerst kort hoe de overschrijding is ontstaan (complexe samenwerking, complex bouwtraject door onder andere het leidingennetwerk). Vervolgens stipt hij aan dat niet alleen de gemeente maar ook een extern bureau de nieuwe ramingen heeft getoetst én goed bevonden. Ook staat het Commissariaat Civiele Constructies achter de aanpak. Daarna neemt hij het raadslid stap voor stap mee in hoe en waarom op verschillende momenten in de tijd (verkeerde) ramingen zijn gemaakt. Tot slot geeft hij nog de kans om vragen en twijfels te bespreken in een technische sessie. Misschien is het taalgebruik niet altijd even toegankelijk, maar over de argumentatie is dus over het algemeen goed nagedacht. Overigens gaan we er hierbij van uit dat het raadslid degene is die overtuigd moet worden (als lezer).

Zoals gezegd is voor een breder publiek meer achtergrondinformatie nodig om de overwegingen goed te volgen. Ook zijn wij als externe partij natuurlijk geen expert op de verschillende beleidsterreinen. Dit betekent dat we maar beperkt kunnen inschatten welke achterliggende tegenargumenten er zijn bij de stellingen die de brief verdedigt.

11

4

Onze verbetertips op een rij

Op basis van onze bevindingen geven we graag de volgende verbetertips: 

Kiest u bewust voor een langere raadsinformatiebrief? Houd daar dan rekening mee in de opbouw: start met een samenvatting of conclusie. Neem bovendien een leeswijzer op.



Formuleer helder en overzichtelijk. Dat betekent zinnen van een afwisselende lengte, maar maximaal 20 woorden. Houd er rekening mee dat lange zinnen snel ingewikkeld worden door tangconstructies en een lange aanloop.



Schrijf waar mogelijk actief en concreet, zonder overbodige lijdende vormen en naamwoordstijl. Vermijd hierbij ook ouderwetse woorden, ambtelijk jargon en onnodige omslachtigheid met voorzetselconstructies en overbodige werkwoorden.



Zorg daarnaast voor een overzichtelijke alinea-indeling met korte alinea’s. Gebruik witregels tussen de alinea’s en behandel per alinea niet meer dan één onderwerp. Zet opsommingen strategisch in.



Gebruik in uw brieven informatieve tussenkoppen boven elke 1 à 2 alinea’s. Op die manier kunnen raadsleden de brief scannend lezen.



Rond een brief langer dan 1 A4 af met een samenvattend, vooruitblikkend slotwoord.

12

Bijlage 1: Checklist voor raadsinformatiebrieven – Gemeente Amsterdam Criteria

Tel de punten op en deel het totaal (maximaal 80) door 8. Het resultaat is een rapportcijfer. 1 Informatie selecteren (20 punten) 1.1 De brief is compleet. Hij roept geen vragen op doordat informatie ontbreekt en beantwoordt de relevante w+h-vragen van de lezer. De auteur is hierbij eerlijk over onzekerheden.

Max. punten

8

1.2 De tekst is beknopt. Bevat geen informatie (conclusie, advies) die niet is aangekondigd; snijdt geen irrelevante onderwerpen aan; behandelt geen zijpaden.

6

1.3 De tekstonderdelen zijn in balans. De omvang van elk onderdeel past bij het belang ervan.

6

2

0

Overzichtelijke opbouw

(30 punten)

2.1 Het onderwerp van de brief is duidelijk omschreven in de onderwerpregel.

2

2.2 De inleiding vermeldt de aanleiding en het onderwerp van de brief.

2

2.3 De inleiding geeft de kernboodschap en/of maakt het doel van de brief bekend. Als de brief langer is dan twee A4 staat aan het eind van de inleiding ook een leeswijzer.

6

2.4 De brief als geheel heeft een logische opbouw. Er zit een duidelijke ‘lijn’ in het verhaal; een begrijpelijke ordening. De informatie staat waar de lezer die verwacht.

6

2.5 De alinea-indeling is overzichtelijk en elke alinea behandelt niet meer en niet minder dan één onderwerp. De lengte van een alinea is maximaal 8 regels.

4

2.6 In elke alinea staat de belangrijkste informatie vooraan. De rest is toelichting/onderbouwing. De schrijver biedt overzicht met opsommingen.

2

2.7 De verbanden tussen alinea’s zijn duidelijk.

2

2.8 De brief bevat samenvattende, informatieve tussenkoppen (niet vragend gesteld).

3

2.9 De schrijver gebruikt voldoende signaalwoorden (ten eerste, daarom, tot besluit).

3

3

0

Actieve en begrijpelijke taal

(30 punten)

3.1 De schrijver gebruikt eenvoudige, moderne woorden (geen jargon, geen clichés).

4

3.2 De schrijver gebruikt alleen afkortingen die de lezer kent (of die de schrijver uitlegt).

2

3.3 De zinnen zijn niet nodeloos omslachtig of vaag: geen twijfelwoorden (eventueel, wellicht), overbodige werkwoorden (zullen, kunnen, willen), voorzetselconstructies (ten behoeve van, met betrekking tot) of anderszins meer woorden dan nodig.

2

3.4 De zinnen zijn actief, zonder (te veel) lijdende vormen of naamwoordstijl. De schrijver formuleert positief en voorkomt (dubbele) ontkenningen.

6

3.5 Korte en lange zinnen wisselen elkaar af. De zinnen zijn van een goede gemiddelde lengte (maximaal 18 woorden).

4

3.6 Zinnen zijn helder opgebouwd (zonder tangconstructies). De kerninformatie staat vooraan in de zin.

6

3.7 De spelling en grammatica van de brief zijn foutloos.

4

3.8 De interpunctie is effectief en correct.

2

Totaal

(max 80)

13

Rapportcijfer

(max 10)

Zie volgende pagina voor twee criteria waarop we de brieven overkoepelend beoordelen.

14

Extra beoordeling

Criterium De brief is ook begrijpelijk voor een breder publiek dan de raad: Inhoud, opbouw en toon sluiten hierop aan. De schrijver geeft voldoende informatie (achtergrondinformatie, uitleg van begrippen) en formuleert begrijpelijk (geen omslachtige zinnen, geen vaktaal). Bij teksten waarin het belangrijk is de lezer mee te nemen in het gekozen standpunt: Communiceert de schrijver ook over de overwegingen waarom hij of zij tot een besluit/standpunt is gekomen? Welke alternatieven zijn overwogen en waarom zijn die afgewezen (dilemmalogica)?

15

Bijlage 2: Welke brieven van gemeente Amsterdam zijn beoordeeld? No

Naam

Cluster

Datum

Aantal pagina’s

01

Raadsbrief publicatie Kernprocedure 2022

Sociaal (Onderwijs)

24 dec 2021

4

02

Raadsinformatiebrief Hubsvisie Amsterdam en P+R maatregelen

Ruimte en Economie (Verkeer en Openbare Ruimte)

21 dec 2021

6

03

20211124 Raadsinformatiebrief aanscherping urgentiecriteria

Ruimte en Economie (Wonen)

24 nov 2021

5

04

Gladheidsbestrijding brief Cie WB

Stadsbeheer (Stadswerken)

17 nov 2021

3

05

Raadsbrief Afdoening toezegging verzoek inzage inhoud cursussen Inclusie en Diversiteit

Interne dienstverlening (Directie P&O)

18 nov 2021

3

06

Raadsinformatiebrief onderzoek toekomst erfpacht

Ruimte en Economie (Grond en Ontwikkeling)

14 dec 2021

4

07

Raadsinformatiebrief Start nieuwe aanbestedingsprocedures aanvullende ondersteuning Wmo -v6 _26 oktober 2021

Sociaal (Onderwijs, Jeugd en Zorg)

26 okt 2021

8

08

Raadsinformatiebrief intensiveren gemeentelijke inzet energiearmoede

Sociaal (Inkomen)

15 okt 2021

5

09

Kostenraming bruggen Oranje Loper

Ruimte en Economie (Verkeer en Vervoer,

7 okt 2021

5

Water en Luchtkwaliteit)

10

20210927 Raadsinformatiebrief beheersmaatregelen WetDBA

Interne dienstverlening (Directie P&O)

27 sept 2021

3

11

20210923 Raadsinformatiebrief afvalinzameling en afvalstofheffing

Stadsbeheer (Afval en Grondstoffen)

23 sept 2021

5

12

Raadsinformatiebrief lastenverlichting 23092021 getekend

Stadsbeheer (Belastingen)

23 sept 2021

3

13

Raadsbrief Nadere informatie kunstdisciplines in broedplaatsen september 2021

Ruimte en Economie (Kunst en Cultuur)

21 sept 2021

3

14

VrAA Voortgangsbrief maatregelen COVID-19 - 21 mei 2021

Veiligheidsregio

21 mei 2021

8

15

Rapportages informatiebeveiliging en FG 2020

Interne dienstverlening (ICT)

7 juli 2021

7

16

16

Raadsinformatiebrief Zwartboek Cohortaanpak getekend

Sociaal (Werk)

6 juli 2021

9

17

Raadsbrief herziening P-wet en Deltaplan Bestaanszekerheid

Sociaal (Participatie)

15 juni 2021

3

18

Participatieplan windenergie Noorder IJplas

Ruimte en Economie (Ruimte en Duurzaamheid)

15 juni 2021

3

19

Raadsbrief maatregelen terugkeer drukte

Stadsbeheer (Handhaving)

9 juni 2021

5

20

Raadsinformatiebrief Verdeling subsidiebudget buurtteams

Sociaal (Zorg)

20 sept 2021

4

21

Raadsinformatiebrief inzake diefstal persoonsgegeven Belastingen Amsterdam

Stadsbeheer (Belastingen)

16 april 2021

2

22

Afdoening toezegging aan de raadsleden Boomsma en Boutkan over de Wob

Interne dienstverlening (Informatievoorziening)

8 april 2021?

4

23

Brief driehoek straatdealers en i-criterium

Stadsbeheer (OOV)

26 mrt 2021

5

24

Raadsbrief verkoopproces AEB

Ruimte en Economie (Ruimte en Duurzaamheid)

21 dec 2021

5

Sociaal (Inkomen)

21 dec 2021

3

25

Raadsbrief update Bbz 21 december

17

Bijlage 3: Eindcijfers en voorbeelden per criterium In het verslag hebben we de belangrijkste criteria besproken voor de raadsinformatiebrieven van gemeente Amsterdam en hierbij voorbeelden gegeven. In deze bijlage leest u van álle criteria wat de scores zijn en vindt u bovendien nog extra voorbeelden bij de eerder besproken criteria. We behandelen de criteria op volgorde van de checklist.

1

Informatie selecteren (20 punten)

Het gemiddelde cijfer voor de categorie informatie selecteren is 9,6. De hoeveelheid informatie is dus bij bijna alle brieven in orde. Ze bevatten niet meer en niet minder informatie dan nodig is om het doel van de brief te bereiken. 1.1

Zijn de brieven compleet?

Over de hele linie scoren de brieven goed op dit punt, met een gemiddelde van 9,3. In enkele brieven missen we een toelichting op bepaalde (ambtelijke) begrippen (vooral brieven 1 en 18). Daarnaast is er een flink aantal brieven waarin een slotwoord ontbreekt met samenvatting en/of toekomstblik (brieven 1, 4, 5, 7, 9, 16, 17, 18 en 22). 1.2

Zijn de brieven beknopt genoeg?

Bijna alle brieven zijn 3 pagina’s of langer, dus op zichzelf kunnen we de brieven niet beknopt noemen. Maar dit is minder een probleem, als we kijken naar de functie van de raadsinformatiebrieven. Het zijn meer een soort notities dan echte brieven. Ook heeft u aangegeven dat de lengte geen probleem hoeft te zijn. We hebben natuurlijk wel opgelet of de informatie die was opgenomen, ook relevant was. Dat bleek zo te zijn. Daardoor scoren de brieven op dit criterium een hoog cijfer: 9,5. Alleen in enkele brieven gaven de schrijvers te veel achtergrondinformatie. 1.3

Zijn de tekstonderdelen in balans?

In alle brieven zijn de tekstonderdelen in balans, vandaar dat dit criterium een 10 scoort.

2

Overzichtelijke opbouw (30 punten)

De raadsinformatiebrieven van gemeente Amsterdam scoren gemiddeld een 7,6 op opbouw. Dat is een mooi cijfer dat weerspiegelt dat de schrijvers de lezer al behoorlijk ondersteunen met een overzichtelijke tekst. Alleen op het criterium tussenkoppen scoren de brieven onvoldoende. Daarnaast mag nog aandacht uitgaan naar de lengte van de alinea’s en de brief starten met een samenvatting of conclusie. Dit zijn belangrijke onderdelen voor raadsleden – hierdoor kunnen zij namelijk snel de belangrijkste informatie oppikken uit de brief. 2.1

Staat het onderwerp duidelijk omschreven in de onderwerpregel?

Op dit criterium scoren de brieven een 7,8. In alle brieven staat weliswaar het onderwerp in de onderwerpregel, maar in 11 brieven kan die onderwerpregel wel informatiever. In brief 1 staat bijvoorbeeld alleen Kernprocedure 2022, maar niet wat er in die brief over de kernprocedure wordt gezegd. 2.2

Staan in de inleiding kort de aanleiding en het onderwerp van de brief?

Op dit criterium scoren de raadsinformatiebrieven een 10. In alle brieven staat dus de aanleiding in de inleiding. 18

2.3

Staat de kernboodschap en/of het doel direct na de inleiding? Is er een leeswijzer?

De raadsinformatiebrieven scoren op dit criterium een ruimvoldoende (7,1). Over het algemeen staat er aan het begin van de brieven een ‘doelzin’ waaruit blijkt wat de lezer met de brief moet. Soms kan de kern of het doel eerder worden genoemd In enkele brieven komt het doel of de kernboodschap van de brief te laat. In brief 12 staat deze bijvoorbeeld pas onder aan de eerste pagina. Hier duikt de schrijver aan het begin te veel de inhoud in (achtergrond coronasituatie). Een vergelijkbaar probleem zien we in de brieven 3, 11 en 20. Alleen in brief 18 gaat het helemaal mis. Deze start met de volgende alinea: Met deze brief informeert het college u over het volgende. Op 15 juni 2021 heeft het college ingestemd met het participatieplan van de 5 samenwerkende energiecoöperaties gericht op de ontwikkeling van windenergie in het gebied van de Noorder IJplas/Cornelis Douwesterrein (CD) in Amsterdam Noord. Het participatieplan beschrijft de wijze waarop bewoners en belanghebbenden worden geïnformeerd en betrokken bij de uitwerking van het voornemen van de initiatiefnemers om windturbines in het gebied te realiseren. In de Windvisie (vastgesteld door de Gemeenteraad in 2012) is de Noorder IJplas/Cornelis Douwesterrein samen met het havengebied als meest kansrijk en wenselijk zoekgebied voor windturbines bestemd.

Ze vormen voor het college belangrijke plaatsen om de winddoelstelling te halen en komen zodoende terug in de Regionale Energiestrategie (RES). Het gebied Noorder IJplas/Cornelis Douwesterrein is hierin bevestigd als voorkeursgebied voor windenergie. [18]

Deze alinea staat samen met een afbeelding op de eerste pagina van de brief. En ook verderop wordt niet duidelijk wat het doel of anders de kernboodschap van de brief is. In meer dan de helft van de brieven ontbreekt een leeswijzer Wel is het belangrijk dat lezers aan het begin van de brief weet wat zij hierin kunnen verwachten. Dit kan met een leeswijzer, maar die ontbreekt in dertien brieven. Terwijl deze brieven langer zijn dan twee A4’tjes. Brief 8 bevat bijvoorbeeld de volgende inleidende alinea: Met zorg heeft het college kennisgenomen van de sterke stijging van de gasprijs op de energiemarkt en de gevolgen hiervan voor huishoudens. De meeste woningen in Nederland en Amsterdam worden nog verwarmd met aardgas en ook voor elektriciteit zijn de consumentenprijzen gestegen. Het college stelt vast dat door de extreme stijging van de energieprijzen bewoners in de problemen kunnen komen. Daarom zijn wij bij elkaar gekomen om het probleem te verkennen en mogelijke oplossingsrichtingen in kaart te brengen. Met deze brief informeren we u hierover. [08]

In deze inleiding komen aanleiding en onderwerp duidelijk naar voren. Ook is kort toegelicht dat de brief informatie geeft over mogelijke oplossingen voor het probleem. Maar voor een brief van vijf pagina’s is een (uitgebreidere) leeswijzer nodig. Hierin kan de schrijver toelichten welke oplossingsrichtingen hij of zij bespreekt en hoe de brief is opgebouwd. Dit gaat bijvoorbeeld goed in brief 14, waar in de inleiding kort is opgesomd uit welke onderwerpen de brief bestaat. 2.4

In hoeverre is de opbouw van de brieven logisch, op volgorde van het belang?

De verdere opbouw van de raadsinformatiebrieven is over het algemeen in orde (gemiddeld cijfer: 7,8). Maar ook hierbij hebben we een opmerking die volgt uit hoge gemiddelde lengte van de brieven (4,6 pagina’s). Volgens ons is het bij brieven van deze lengte belangrijk dat ze starten met een korte conclusie of samenvatting. Deze komt dan na de inleiding/openingsalinea en voor de leeswijzer. Zo krijgen lezers aan het begin al het belangrijkste mee van de brief. Voor details kunnen ze verder lezen. Alleen in de brieven 3, 6, 7, 10, 12, 15 en 21 staat min of meer een samenvatting. In de andere 19

brieven duiken de schrijvers gelijk de inhoud in. Bijvoorbeeld in brief 24, waar alleen de volgende zin de introductie is van een brief van 5 pagina’s: Middels deze brief informeren wij u over het besluit van het college van B&W tot het aangaan van de overeenkomst tot de verkoop van de aandelen AEB Holding N.V. met de winnende bieder AVR Afvalverwerking. [24]

Zet aankondiging technische sessie op eerste pagina In een aantal brieven zien we daarnaast dat de schrijver aan het eind van de brief een technische sessie aankondigt (brieven 9, 11 en 15). Dit is volgens ons informatie die juist aan het begin van de brief thuishoort. Zo aan het eind van de brief valt deze uitnodiging namelijk niet op, terwijl de sessie een inhoudelijke verdieping geeft op het onderwerp van de brief. Daarom adviseren wij om deze sessies aan het begin aan te kondigen. Bijvoorbeeld met een zin als Over dit onderwerp houden wij/houdt afdeling X ook een technische sessie. Deze is op … 2.5

Zijn de alinea’s kort (max 8 regels) en behandelen ze maximaal één onderwerp?

De alinea-indeling scoort een magere voldoende met een gemiddeld cijfer van 5,9. In het grootste deel van de brieven staan namelijk nog een of meerdere alinea’s die langer zijn dan acht regels. Daardoor krijgen slechts 3 van de 25 brieven op dit punt de maximale score. In enkele brieven gaat het écht mis, met bijvoorbeeld in brief 18 een alinea van 26 regels. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van alinea’s die uit de bocht vliegen. Bij de dikgedrukte woorden moet steeds een nieuwe alinea beginnen (want daar start een nieuw onderwerp). Het bieden van deze duidelijkheid en voorkomen van onzekerheid is volgens het College het best te realiseren met een inkoopprocedure. Ik verwijs naar mijn vorige brief d.d. 18 mei 2021. Uiteraard zijn er naar aanleiding van de evaluatie van de ingetrokken inkoopprocedure aanpassingen gemaakt in de inrichting van het proces waardoor we - naast de reguliere momenten van interne controle - extra momenten toegevoegd hebben zoals risico- en dwarskijksessies. Ook is er nogmaals een informatiebijeenkomst voor de aanbieders van AIO en een consultatiebijeenkomst voor de aanbieders van Hbh georganiseerd. Hiervoor bestond veel belangstelling. Er zijn vragen gesteld over de bekostiging, inrichting van het product en de planning. De input uit deze sessies is meegenomen bij het verder opstellen van de vernieuwde inkoopstrategie en de inkoopleidraad.

Het belangrijkste onderwerp waarop besloten is om de eerdere aanbesteding in te trekken was het niet transparant beschrijven van de verdeelsystematiek. Daarnaast ontstonden er meer cliënttransities dan gewenst. In de voorbereiding van deze procedure hebben we uitgebreid stil gestaan bij de verdeelsystematiek en de nieuwe verdeelsystematiek zorgvuldig getoetst. De verdeelsystematiek is nu transparant beschreven en goed te begrijpen, maar is ook daadwerkelijk een verbetering ten opzichte van de ingetrokken aanbesteding. Daarnaast hebben we in het opstellen van de verdeelsystematiek continu gekeken wat de mogelijke impact is voor de cliënttransities. Er zullen altijd cliënttransities zijn, maar we hebben geprobeerd om deze zoveel als mogelijk (binnen de wettelijke kaders) te beperken. In deze documenten zijn ook de andere aanbevelingen uit de evaluatie meegenomen. [07] De directie Afval en Grondstoffen is op 1 november 2019 ontstaan uit de zeven stadsdeelorganisaties en een onderdeel van de directie Ruimte en Duurzaamheid. De belangrijkste reden voor de reorganisatie was gelegen in de constatering dat op stadsdeelniveau de toenemende taken en verantwoordelijkheden voor afval kwalitatief minder goed en efficiënt georganiseerd konden worden. Daarnaast was er een te groot kwaliteitsverschil tussen stadsdelen; bij de uitvoering en op werkgeverschap.

De reorganisatie kreeg vorm in de tijd dat er grote problemen waren bij het AEB en is geïmplementeerd tijdens de Coronacrisis. Twee grote gebeurtenissen die het op orde krijgen van een nieuwe organisatie nadelig hebben beïnvloed. Het College stelt vast dat basale werkprocessen nog niet goed genoeg zijn ingericht en dat verdere maatregelen nodig zijn. De sturing van teams en medewerkers is nog niet eenduidig en de inzet van medewerkers beweegt nog niet mee met het ritme van de stad met piekvervuiling als gevolg. Niet alle wagens kunnen alle ondergrondse containers legen waardoor uniformering van materieel noodzakelijk is om dit materieel efficiënt in te kunnen zetten. Ook

20

zit er nog ruis tussen sturingsdata en praktijkdata waardoor de geplande routes te vaak langs halfvolle containers gaan en andere containers overvol raken voordat die vervolgens worden geleegd. In de praktijk leidt dat vaker tot een viezer straatbeeld en hogere (veeg)kosten (vanwege bijplaatsingen en zwerfafval). In de organisatie is ook sprake van een hoog ziekteverzuim, een relatief lage productiviteit en relatief veel schade aan voertuigen en containers. [11] In het participatieplan van de coöperaties is ook uitwerking gegeven aan de moties die u heeft aangenomen bij de behandeling van de Reactienota RES Noord-Holland Zuid op 10 februari 2021. Zo is het doorlopen van een m.e.r. onderdeel van het vervolgproces gemaakt (motie van het lid Kreuger inzake reactienota RES NoordHolland Zuid: Altijd een milieueffectrapportage (MER)), wordt gebruik gemaakt van onder meer 3D modellen (Motie van het lid Kreuger inzake reactienota RES Noord-Holland Zuid: Informeer Amsterdammers met kaarten en visualisaties) en wordt rekening gehouden met mensen die digitaal minder bedreven zijn onder meer door het organiseren van fysieke bijeenkomsten, zodra dat weer mogelijk is, als onderdeel van de participatie (Motie van het lid N.T. Bakker inzake participatie RES).

Daarnaast zal bij de uitvoering van het participatieplan invulling gegeven worden aan de moties van de leden Groen en Heinhuis inzake het integraal toepassen Gedragscode Acceptatie & Participatie Windenergie op Land en inzake het stimuleren van innovatieve oplossingen tegen geluidshinder windturbines en de motie van de leden Timman en N.T. Bakker inzake het in beeld brengen van het aspect gezondheid. Er wordt een health impact assessment (HIA) uitgevoerd, zodat het belang van de volksgezondheid wordt betrokken bij de besluitvorming over de plaatsing van windturbines. Het participatieproces vangt aan met een inventarisatie van vragen en zorgen. Deze worden betrokken bij de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (NRD) die de gemeente vaststelt als kader voor het MER waarin gevolgen voor de leefomgeving moeten worden onderzocht. De gemeente neemt in ieder geval de in de moties gestelde aanpak en onderzoeken (zoals de HIA) op in de NRD. De NRD wordt ter inzage gelegd zodat eenieder kennis kan nemen van het voorgestelde kader en hierop kan reageren. De reacties worden betrokken bij de definitief vast te stellen NRD. Daarmee is geborgd dat het proces open staat voor inbreng van eenieder. Parallel aan het traject vindt in Amsterdam maar ook landelijk continue ontwikkeling plaats van kennis en inzichten ten aanzien van windenergie.

Deze inzichten en ook de opbrengsten van uit de reflectiefases bij de andere zoekgebieden zullen betrokken worden bij de verder uitwerking van windenergie in het gebied. Besluitvorming over de concrete inpassing volgt immers na het doorlopen participatietraject. [18]

Neem ook altijd een witregel op tussen alinea’s In sommige brieven kiest de schrijver ervoor alleen een enter (nieuwe regel) te gebruiken na een alinea, in plaats van een witregel (bijvoorbeeld in brief 17). Wij adviseren om altijd witregels tussen alinea’s te zetten. Op die manier ervaart de lezer meer overzicht. Als u een bepaalde hiërarchie wilt aangeven, kunt u daarvoor de koppen gebruiken. 2.6

Staat de kern van de alinea vooraan en biedt de schrijver overzicht met opsommingen?

In alle brieven zien we alinea’s die starten met de kern. Daardoor scoren de brieven op dit front een gemiddeld cijfer 8,2. Dat dit geen 10 is, komt doordat het in verschillende brieven mis gaat met opsommingen. In sommige gevallen moeten zinnen juist als opsommingen worden opgemaakt. In andere brieven staan opsommingen die beter als alinea’s kunnen worden gepresenteerd (met tussenkoppen erboven). Voorkom lange zinnen door ze op te maken als opsommingen We zien dat schrijvers niet altijd kiezen voor een opsomming, terwijl de lengte en structuur van een zin daarom vraagt. Voor de volgende zinnen is een opsomming met bullets beter: Voor leerlingen met vmbo-b, vmbo-b/k en vmbo-k advies zijn dit minimaal vier voorkeursscholen, voor leerlingen met vmbo-tl en vmbotl/havo advies minimaal zes voorkeursscholen en voor leerlingen met havo, havo/vwo en vwo advies minimaal twaalf voorkeursscholen. [01]

21

Daarom onderzoeken we de bouw van meer tijdelijke woningen, realiseren we opvang in hotel(s) en onderzoeken we meer onorthodoxe maatregelen zoals het dubbelgebruik van kantoorruimte in de vorm van opvang ’s nachts en werken overdag en het inzetten van (economisch) daklozen als leegstandsbeheerders. [03] Drie groepen zullen naar verwachting als eerste de negatieve gevolgen hiervan ondervinden: 1) huishoudens met een variabel energiecontract, 2) huishoudens waarvan het energiecontract binnenkort afloopt en 3) huishoudens met een contract bij een kleine energiemaatschappij. [08] Denk dan bijvoorbeeld aan een stijging van de verwerkingskosten, als gevolg van aangescherpte wettelijke milieu en duurzaamheidseisen, hogere eisen aan de inzameling, een mondiale stijging van de staalprijzen en stijgende loonkosten als gevolg van wijzigende CAO’s. [11] Zo hebben we een interne toezichthouder (de Functionaris gegevensbescherming) aangesteld, is het Stedelijk kader verwerken persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam vastgesteld, een verwerkingenregister en een datalekregister ingericht, het risicoanalyse-instrument Data Protection Impact Assessments (DPIA) ingevoerd, privacyverklaringen gepubliceerd en een Loket Persoonsgegevens ingericht.

[15] Handhavingsprioriteiten in de binnenstad zijn gericht op de noodwet covid-19, inzet in het Wallengebied, op het Rembrandtplein en op Leidseplein, het handhaven op overlast door personen, afval en milieu, en handhaven op overlast rond horecazaken en coffeeshops. [19] Bij het Go-besluit is aangegeven dat het toelaatbaar is dat de gemeente een non-embarrassment clausule opneemt in de koopovereenkomst inzake de aandelen in AEB Holding die: (i) geldig is voor een beperkte periode (maximaal 3 jaar), waarin (ii) beperkte eisen worden gesteld aan de identiteit van de opvolgend koper en (iii) waar een uitgebalanceerde nabetalingsvoorwaarde in is opgenomen. [24] Dankzij de tijdelijke aanpassingen in de wetgeving, de efficiënte inrichting van het aanvraagproces en de focus op bestaanszekerheid, is het tot nu toe gelukt om de aanvragen binnen een redelijke termijn af te handelen en te zorgen dat Amsterdamse zelfstandigen in staat zijn om in het levensonderhoud te voorzien. [25]

Maak alinea’s van opsommingen met leden van meer dan twee regels Over het algemeen raden we aan opsommingen te gebruiken, omdat die overzicht kunnen bieden. Maar in sommige brieven zien we opsommingen, waar de schrijver beter voor alinea’s kan kiezen. In de brieven 5, 8, 15, 23 en 24 zijn bijvoorbeeld opsommingen opgenomen van onder andere cursusomschrijvingen, maatregelen en activiteiten. De leden van zijn langer dan twee regels. Hierdoor bieden ze juist geen overzicht: het wordt een massief blok tekst zonder tussenkoppen, wat niet prettig oogt en niet scanbaar is. Beter is dan alinea’s met koppen erboven. 2.7

Zijn de verbanden tussen alinea’s duidelijk?

In alle brieven gebruiken de schrijvers structuurwoorden en inleidende zinnen om de verbanden tussen alinea’s te verhelderen (gemiddeld cijfer: 9,8). 2.8

Bevatten de brieven samenvattende, informatieve tussenkopjes?

Alleen in de brieven 2 en 25 zijn de tussenkoppen in orde. Dat is terug te zien in het laagste gemiddelde cijfer van de categorie opbouw: 4,4. Hiervoor is dus aandacht nodig. Informatieve tussenkoppen zijn belangrijk. Deze maken de tekst overzichtelijk en scanbaar voor de lezer. We zien in bijna alle brieven dat de schrijvers meer koppen kunnen gebruiken. De lezer kan informatie niet scannend lezen, als er bijvoorbeeld slechts twee koppen staan in een brief van drie kantjes. Daarnaast is het belangrijk om in een kop niet alleen het onderwerp te benoemen, maar ook wat u over dat onderwerp vertelt. Korte koppen bieden de scannende lezer onvoldoende informatie. In brief 14 staat bijvoorbeeld de kop Koningsdag, maar niet wat er over dit onderwerp wordt gezegd. 22

Een informatievere kop is iets als Besmettingen stijgen waarschijnlijk door Koningsdag. Een ander voorbeeld is een kop als Reactie in brief 16: voor de lezer is het prettig om te weten wat die reactie is. Andere voorbeelden van (te) bondige koppen zijn: Risicoreserves (brief 9), Acties (brief 10), Handhavingsprioriteiten (brief 19) en Monitoring (brief 20). Ook vage koppen als Scherp aan de wind (brief 11) en Nadere informatie (brief 13) helpen de lezer niet. 2.9

Gebruiken de schrijvers signaalwoorden?

De schrijvers maken goed gebruik van structuurwoorden en scoren op dit criterium daarom een 10.

3

Actieve en begrijpelijke taal

Op dit onderwerp gaan de brieven onderuit. Deze categorie scoort met een 2,5 namelijk stevig onvoldoende. Dat ligt aan het ambtelijke, omslachtige en abstracte taalgebruik (criteria 3.1, 3.3 en 3.4) en de lange, ingewikkelde zinnen (criteria 3.5 en 3.6). Ook zijn de spelling en interpunctie in de brieven onvoldoende correct toegepast (criteria 3.7 en 3.8). Het taalgebruik is daarmee echt een groeikans voor de schrijvers: met begrijpelijke taal en bondige, eenvoudige zinnen kunnen zij ervoor zorgen dat de brieven soepeler lezen. 3.1

Is het taalgebruik helder en modern?

Met een 3,5 scoren de brieven onvoldoende op het taalgebruik. Slechts twee brieven scoren hierop alle punten (14 en 15). Dit komt doordat in brieven regelmatig ouderwetse woorden staan. Denk aan woorden als: aangaande, aantreffen, aanwenden, betreft/betreffen(de), bij dezen, conform, coulance, d.d., desgewenst, dienen … te, eenieder, generiek, gedurende, indien, inzake, jegens, jl., middels, nader, omtrent, reeds, tevens, tijdig, voornemens zijn, wegens en zijnde. Daarnaast zien we in veel brieven ambtelijk taalgebruik: 





 



    

Het OSVO heeft erop gestuurd dat er weer genoeg capaciteit per onderwijsniveau beschikbaar is, waarbij ook is gekeken naar het verruimen van de capaciteit bij enkele scholen die de afgelopen jaren meer aanmeldingen dan capaciteit hadden. [01] Voor alle investeringen in hubs geldt dat deze via separate besluitvorming lopen. Van belang hierbij is dat de financiële ruimte de komende jaren erg beperkt is en dat hubs met een investering van meer dan € 100.000 onder het investeringsplafond zullen vallen. [02] Het Rijk stuurt tot dusverre te weinig op een integrale oplossing voor het huisvesten van kwetsbare groepen, waardoor een verdringingseffect ontstaat en groepen tegen elkaar kunnen worden uitgespeeld. [03] De pilot heeft als doel om bij leidinggevenden kennis en handelingsperspectieven te vergroten op het gebied van inclusie en diversiteit. [05] Nieuw beleid meer participatief vormgeven door ketenpartijen in een vroeg(er) stadium te consulteren bij voorgenomen beleidswijzigingen en achtergronden/beweegredenen van het (gewijzigde) beleid beter vast te leggen en uit te dragen. [06] Belangrijke motivatie hiervoor was dat er voor beide voorzieningen zo snel mogelijk nieuwe contractuele kaders noodzakelijk zijn voor de door het college en raad gewenste inhoudelijke ontwikkelingen in het kader van het buurtteamstelsel.

[07] Om daar invulling aan te geven wil de minister – als vervolgstap op de rondetafelgesprekken – in gezamenlijkheid de opgehaalde perspectieven verrijken en de analyse verdiepen. [17] Daarmee is geborgd dat het proces open staat voor inbreng van eenieder. [18] Met deze brief informeer ik u namens het college over de keuze voor de verdeelsystematiek van het stedelijke subsidieplafond over de buurtteamorganisaties en het ingroeipad daarvoor. [20] De geheimhouding betreft twee verschillende wettelijke grondslagen. [22] Ik zal uw raad binnenkort een voordracht hiertoe voorleggen. [23]

23



We leggen de focus zoveel mogelijk op adviesgesprekken en integrale dienstverlening, we blijven inzetten op coaching en re-integratiemogelijkheden vanuit het actieplan Veerkracht zodat we ook echt perspectief kunnen bieden. [25

Ook zien we dat in verschillende brieven nog clichézinnen zijn opgenomen. Zo zien we in brieven 10, 12, 16 en 18 dat de brief start met de holle frase: Met deze brief informeert het college u over het volgende. Daarnaast zien we nog meerdere brieven (2, 5, 6, 7, 9 en 17, 22 en 24) waarin een variant staat van: Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Brief 21 bevat zelfs beide clichézinnen. Tot slot komen we een enkele keer nog juridisch en/of financieel jargon tegen: Indien de gemeente op niet-economische gronden ongebruikelijke voorwaarden opneemt in een nonembarrassment clausule (bijvoorbeeld een langere periode of zware identiteitseisen), bestaat het risico op strijd met het staatssteunrecht. [24]

3.2

Gebruikt de schrijver alleen afkortingen die de lezer kent (of die de schrijver uitlegt)?

Dit gaat goed in praktisch alle brieven (gemiddeld cijfer: 9,4). Enige uitzondering is brief 22. 3.3

In hoeverre is het taalgebruik omslachtig?

Het taalgebruik van de schrijvers kan vaak bondiger (gemiddeld cijfer: 4,8). Zo staan er in veel brieven nog onnodige voorzetselconstructies (de wijze waarop, met betrekking tot, in het kader van) en overbodige werkwoorden (kunnen, zullen). Ook is er ander nodeloos omslachtig taalgebruik, zoals een drietal in plaats van drie of de mogelijkheid hebben om in plaats van kunnen. Hieronder ziet u meer voorbeelden, met daarbij een voorbeeld van hoe het korter en eenvoudiger kan. Op 9 november jl. hebben wij besloten tot het instellen van een ‘Spijtoptantenregeling’ waarmee erfpachters die geen overstapaanvraag hebben ingediend vóór 8 januari 2020 alsnog in de gelegenheid zullen worden gesteld om een aanvraag te doen onder de overstapvoorwaarden, zoals die golden in de periode 2017 tot en met 2019. [06]  Op 9 november 2020 hebben wij besloten een ‘Spijtoptantenregeling’ in te stellen. Deze is voor erfpachters die vóór 8 januari 2020 nog geen overstap hebben aangevraagd. Via deze regeling kunnen de erfpachters overstappen onder dezelfde voorwaarden als in de periode 2017 tot en met 2019. Hieronder is een opsomming weergegeven van lopende maatregelen, maatregelen die al langer in voorbereiding zijn en een aantal nieuwe maatregelen naar aanleiding van de actualiteit. [08]  Hieronder staat welke maatregelen we nemen.