Raadsbesluit 2021-281A Beleidskader Buurtrechten

19

Financiële middelen vanuit de gemeente kunnen grofweg op twee manieren aan een initiatief worden overgedragen; op grond van een subsidiebeschikking of op basis van een opdracht (inkoop en aanbesteding). In paragraaf 2 onder het kopje Toegang tot geld wordt al beschreven dat het lastig is om inzicht te krijgen in de budgetten van de taken waar initiatiefnemers een bod op doen. Zij ontwikkelen vaak een plan met een integrale aanpak dat meerdere beleidsterreinen raakt. Hierdoor passen ze niet volledig binnen onze kaders en de daaraan gekoppelde subsidies of de inkoop- en aanbestedingsvoorwaarden. De voorbeelden in dit beleidskader maken zichtbaar dat er in Amsterdam en andere steden wel oplossingen worden gevonden om toch geld binnen de bestaande regels over te dragen aan initiatieven.

Inzicht in budgetten Vaak blijkt het lastig om exact te berekenen wat de gemeente aan budget beschikbaar heeft voor een bepaalde taak in een bepaald gebied of voor een bepaalde doelgroep. Sommige taken zijn over verschillende budgetten verdeeld of gaan op in een groter budget waarvan niet exact bekend is wat er in een specifieke wijk wordt besteed. Subsidie Subsidieregelingen zijn vaak gericht op aparte beleidsdoelstellingen. Dan gaat het bijvoorbeeld om het onderhoud van groen, duurzaam opwekken van energie, sociale welzijnsactiviteiten, kunstprojecten of gezondheidsacties of het aanpassen van de woning. Initiatiefnemers maken vaak integrale plannen die niet één op één in een subsidieregeling passen. Vaak moeten ze, om hun plannen uit te kunnen voeren, aanvragen indienen bij meerdere regelingen. Die verschillende regelingen hebben allemaal hun eigen voorwaarden en verantwoordingseisen. Het is daarom tijdrovend en lastig om een budget rond te krijgen waardoor het initiatief vaak moeilijk van de grond komt. Aanbesteding Een deel van de gemeentelijke taken is voor de uitvoering via aanbestedingen belegd bij externe partijen, zoals bijvoorbeeld het groenonderhoud.

Een initiatief dat het groendonderhoud graag wil gaan uitvoeren voor een specifieke wijk of doelgroep kan geen aanspraak maken op dat budget gedurende de looptijd van In Rotterdam zijn voorwaarden opgenomen de aanbesteding. Deelnemen aan reguliere aanbestedingen in de opdracht aan welzijnsaanbieders. Zij kunnen worden uitgedaagd door die door de gemeente worden uitgezet is voor initiatiefnemers voor 10% van het budget initiatiefnemers vaak lastig uitvoerbaar. De voorwaarden dat zij ontvangen voor de uitvoering van de zijn dusdanig opgesteld dat initiatiefnemers weinig kans taak. maken. Aanbestedingen zijn meestal bedoeld voor grote kavels en bedrijven waardoor initiatiefnemers geen kans maken. Wel zal de gemeente zich inspannen om te zoeken naar een oplossing door in gesprek te gaan met de aanbieder om te kijken of er een vorm van samenwerking mogelijk is. Ook kan de oplossing worden gezocht in het eventueel beschikbaar stellen van een aanjaagbudget zodat het initiatief alvast kan opstarten Actie: evaluatie mogelijkheden in budgetten, subsidie en aanbesteding Amsterdam werkt samen met Rotterdam, Utrecht, Tilburg en Groningen aan een benchmark van de taken waarop de gemeenten het meest worden uitgedaagd. Dit om richtlijnen op te stellen die gemeenten kunnen helpen tarieven en budgetten beter te kunnen bepalen.

Ook zijn er landelijk diverse oplossingen te vinden voor het vraagstuk van subsidiëring, inkoop en aanbesteding. Voor de gemeente Amsterdam zullen de

20

verschillende bestaande oplossingen op een rij worden gezet en met een advies ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college en de raad. Aannemers binnen het groenonderhoud besteden soms een deel van hun taak uit bij initiatieven. Ook werken ze samen met initiatieven die bewoners met een afstand tot de arbeidsmarkt begeleiden. De kosten van de begeleiding worden dan opgevangen door de aannemer

21

6. De werkwijze buurtrechten In participatieve sessies is samen met initiatiefnemers en ambtenaren gewerkt aan de ontwikkeling van een model voor de samenwerking tussen initiatiefnemers en de gemeente. Hierbij is ook gebruik gemaakt van de ervaringen in Rotterdam. Het samenwerkingsmodel wordt hieronder in tekening weergegeven. De cijfers komen overeen met de beschrijving onder de tekening waarin stapsgewijs wordt uitgelegd hoe de werkwijze in elkaar steekt.

Uitleg bij de werkwijze buurtrechten 1. Het initiatief dient een plan in bij het Bureau Integraal Maatschappelijk Initiatief (BIMI) met een voorstel voor overname van publieke taken, een maatschappelijke functie voor een gebouw of stuk grond of de inrichting van de openbare ruimte in de buurt. Het BIMI controleert of het initiatief alles heeft aangeleverd volgens de voorwaarden. 2. Het BIMI betrekt de experts uit de stadsdelen en directies die inhoudelijk betrokken zijn bij het plan.

22

3. Deze werkgroep wordt voorgezeten door een manager. Zij gaan in gesprek met de initiatiefnemer en waarderen en beoordelen het plan. Vervolgens leggen zij een advies voor aan de vakinhoudelijke wethouders en de betrokken leden van het dagelijks bestuur van de stadsdelen. Zij geven het uiteindelijke akkoord of de samenwerking met het initiatief wordt aangegaan. 4. Bij een positieve beoordeling zoekt het BIMI een accounthouder en betrekt de inhoudelijke ambtelijke experts. Dit kunnen experts zijn die geadviseerd hebben bij de inhoudelijke beoordeling, maar ook andere experts die dichter op de uitvoering staan. Zij zorgen er in eerste instantie voor dat, na een akkoord van de vakinhoudelijk betrokken dagelijks bestuursleden en wethouders, de samenwerking met het initiatief vastgelegd wordt in een officiële opdracht. De inhoudelijk experts ondersteunen het initiatief met de verdere uitwerking van het plan en bespreken hoe taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld en budget wordt overgedragen. 5. Tijdens de verdere uitwerking van het plan en het maken van afspraken zullen de initiatiefnemers en de experts aanlopen tegen inhoudelijke vraagstukken die ze zelf niet op kunnen lossen. Deze vraagstukken kunnen terugkerend zijn en voor meerdere initiatieven gelden of om specifiek maatwerk vragen voor een bepaald initiatief.

Voor de oplossing is vaak besluitvorming nodig op directie en/of bestuurlijk niveau. Het BIMI zorgt dat er managers op thema worden gekoppeld aan inhoudelijke vraagstukken. De accounthouders verzamelen de vraagstukken en brengen ze inclusief advies in bij medewerkers op managementniveau. Deze managers nemen een besluit. Als er bestuurlijke besluitvorming nodig is dan wordt deze ook voorbereid door de accounthouders en voorgelegd aan het college of de raad. 6. Bij gebrek aan capaciteit, samenwerking of inhoudelijke besluitvorming op vraagstukken escaleert de accounthouder naar het BIMI. Zij proberen dit eerst zelf op te lossen met de directeuren van de desbetreffende directies. Lukt dit niet dan wordt er een verzoek neergelegd bij een stadsdeeldirecteur en een GMT directeur om mee te denken en een oplossing te bewerkstelligen. 7.

Een GMT directeur, een gebiedsmanager, een stadsdeeldirecteur en de projectleider buurtrechten bewaken de kwaliteit van de werkwijze en zorgen voor de verdere ontwikkeling van buurtrechten in Amsterdam en de implementatie in de organisatie. Hier worden organisatie brede aanbevelingen gedaan en vraagstukken voorgelegd die herhaaldelijk terugkeren in de samenwerking met initiatieven. Dan gaat het om leerinterventies die zijn ontwikkeld in de samenwerking met initiatieven en van belang zijn voor meerdere directies. Ook kan het gaan om vraagstukken op systemisch niveau, zoals beleidsbepalingen die gelden voor de hele organisatie en de maatwerkaanpak van initiatieven vertragen of onuitvoerbaar maken.

7. Onderzoek en evaluatie Dit beleidskader geeft de gemeente Amsterdam en initiatiefnemers een handvat om samen te werken binnen buurtrechten. Dit is tot stand is gekomen via experiment, onderzoek en input van ambtenaren en initiatiefnemers. Het is belangrijk dat we als gemeente leren van dit proces, evalueren wat we doen en met de aanbevelingen die daaruit voortkomen dit beleidskader aanscherpen. Het proces van samenwerking tussen de gemeente en initiatiefnemers zal daarom worden gevolgd door onderzoekers die ervaring hebben met democratische processen en bestuurskundig zijn onderlegd. Met de aanbevelingen uit dit onderzoek zal dit beleidskader worden aangescherpt.

23

Planning In Q2 van 2022 zal er een onderzoeksopzet aan het college en de raad worden voorgelegd. In Q 4 van 2022 en Q2 van 2023 zullen er tussentijdse rapportages aan het college en de raad worden voorgelegd. In Q4 van 2023 volgt het definitieve advies.

Wanneer zijn we tevreden? 1. Als er op ten minste 3 beleidsterreinen van verschillende directies taken zijn overgenomen door initiatieven. 2. Als op basis van een nulmeting de samenwerking tussen initiatiefnemers en de gemeente Amsterdam is toegenomen. 3. Als op basis van een tevredenheidsonderzoek het onderlinge vertrouwen en begrip tussen initiatiefnemers en de gemeente is gegroeid. 4. Als het beleidskader en de werkwijze bijdragen aan het realiseren van 5 initiatieven die een buurtrecht hebben ingediend. 5. Als we de sociale bijvangst van initiatieven in de buurten inzichtelijk kunnen maken. 6. Als de innovatieve oplossingen die worden bedacht om ruimte te maken in het beleid worden bestendigd.

24