Jaarverslag 2021 AFK.pdf

7.2 Stadsdelen Overleg en samenwerking met stadsdelen stond hoog op de agenda. De stadsdelen spelen een belangrijke rol in de verbinding van kunst met bewoners, in de ontwikkeling van nieuwe vormen van kunst en in het bereiken van nieuwe p ­ ublieksgroepen. De directeur van het AFK voerde kennismakings- en vervolggesprekken met onder meer ambtenaren, bestuurders en kunstenaars in de stadsdelen Noord, Nieuw-West, Zuidoost en Zuid. In Noord en NieuwWest vonden bijeenkomsten Mijn Eerste Aanvraag plaats, en in West streek het AFK live en online een week neer voor AFK x West. In 2022 wordt deze lijn doorgezet en worden zowel ambtelijk-bestuurlijke gesprekken als Mijn Eerste Aanvraag gepland in stadsdelen. We evalueerden grondig de ondersteuning van culturele voorzieningen in de wijken uit 2020. We stemden in samenwerking met Kunst & Cultuur en de stadsdelen Noord, Nieuw-West en Zuidoost de criteria voor het vervolg van dit impulsbudget af op de lokale behoeften, waarmee opnieuw elf organisaties in deze stadsdelen konden worden ondersteund.

Jaarverslag 2021

30

7.3 Verantwoording Raadscommissie Kunst Diversiteit en Democratisering Op 17 maart presenteerde de directeur het AFK beleidsplan 2021-2024 in de raads­ commissie Kunst, Diversiteit en Democratisering (KDD) van de gemeente. Hierbij vroegen we onder meer aandacht voor het belang en de nood van onafhankelijk werkende makers, organisaties en zzp’ers in de stad, in relatie tot een sterk gekrompen budget daarvoor bij de vaststelling van het Kunstenplan. Verschillende raadsleden verzochten hierbij om een werkbezoek aan het AFK, dat we op 13 april organiseerden. De aanwezige raadsleden spraken bij het werkbezoek over de uiteenlopende regelingen en activiteiten van het AFK waarmee de stad de kunst en cultuur ondersteunt, maakten kennis met een AFK cultuurverkenner en met één van de 126 organisaties die worden gesubsidieerd binnen de vierjarige regeling van het AFK. Op 23 juni presenteerden we in de commissie KDD vervolgens ook het jaarverslag 2020, met volop ruimte voor de beantwoording van vragen van de belangstellende raadsleden.

7.4 Amsterdams en landelijk overleg Amsterdam In voorgaande jaren zijn al stappen gezet in de samenwerking tussen het AFK en de Amsterdamse Kunstraad. Die samenwerking is in 2021 verder verstevigd door het gezamenlijke initiatief Cultuurherstel. Er was daarnaast regelmatig en constructief overleg met zowel de Kunstraad als de Amsterdamse Culturele Instellingen (ACI) over belangrijke ontwikkelingen in de sector en over het betrachten van coulance bij aanvragen en verantwoordingen. In januari nam het AFK deel aan een expertmeeting over de Amsterdamse cultuursector vóór en na corona. In de loop van het jaar leverden AFK, Kunstraad en ACI complementair aan elkaar uitvoerige informatie en reflectie voor de ­evaluatie van de totstandkoming van het Kunstenplan door bureau Blueyard (zie 7.1). In januari 2021 brachten het AFK, de Amsterdamse Kunstraad en de ACI gezamenlijk een digitale nieuwjaarsgroet uit, ter vervanging van de gebruikelijke nieuwjaarsborrel.

Landelijk Er is regelmatig intercollegiaal overleg met collega-fondsen en brancheorganisaties. Daarnaast is er samenwerking bij gerichte onderwerpen. Zo nemen collega’s van het AFK deel aan het Landelijk Overleg Diversiteit en Inclusie met onder meer branche­ organisaties en aan het landelijke fondsennetwerk over hetzelfde onderwerp. Het AFK was in april aanwezig bij de kick-off van de Nederlandse Associatie voor Podiumkunsten over preventie van ongewenste omgangsvormen in de podiumkunsten. In oktober had de directeur bij Waag technology & society zitting in een avondvullend panel over impactmeting in de cultuursector, samen onder meer een vertegenwoordiger van de Raad voor Cultuur en enkele culturele organisaties. Eind 2021 voerde het AFK bij wijze van benchmark een verkenning uit naar de vergoeding van adviseurs en commissieleden bij verschillende fondsen en overheden. Door corona lagen veel internationale overleggen stil. Het in 2020 opgeschorte werkbezoek aan Marokko kon in 2021 wederom niet plaatsvinden.

Jaarverslag 2021

31

7.5 Publiek optreden Het eerste publieke optreden van Laurien Saraber als nieuwe directeur van het AFK was haar deelname aan een levendig panelgesprek over de toekomst van de kunst in de stad in het symposium Refresh, onder leiding van Maurice Seleky en Margriet Schavemaker, samen met Henriëtte Post van het Fonds Podiumkunsten en Imara Limon van het Amsterdam Museum. De livestream vanuit Felix Meritis werd zeer goed bekeken en veelvuldig gedeeld op social media. Belangrijke publieke momenten waren verder de genoemde presentaties in de ­commissie KDD van de gemeenteraad, en natuurlijk de maiden speech bij de uitreiking van de Amsterdamprijs in ITA. Bij de livestream van de bekendmaking van de nominaties in t­heater De Krakeling eerder dat jaar, werden de wethouder, directeur AFK en genomineerden ­geïnterviewd door Redouan Ait Ouarg. Rondom de bekendmaking en prijsuitreiking publiceerde Het Parool twee interviews met de directeur. Bij de lancering van Cultuurherstel in het Frans Hals Museum in Haarlem op 26 juni spraken onder meer wethouder Touria Meliani, gedeputeerde Zita Pels, evenals voorzitter van de Amsterdamse Kunstraad Felix Rottenberg en de AFK-directeur als initiatiefnemers.

Jaarverslag 2021

32

Financiën en organisatie

8

Onderdeel van dit jaarverslag is de jaarrekening 2021, bestaande uit de balans per 31 december 2021 en de staat van baten en lasten over het boekjaar 2021. De jaarrekening is samengesteld conform de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving artikel 640 (Organisaties zonder winstoogmerk). In de jaarrekening zijn uitgebreide toelichtingen opgenomen aangaande resultaat en ­resultaatverwerking, vergelijking met de werkbegroting en inzet extra middelen. In dit h ­ oofdstuk van het jaarverslag hebben we het over de belangrijkste financiële ­ontwikkelingen, personeelszaken en enkele financieel-technische beleidszaken.

8.1 Inkomsten en beschikbaar budget Het AFK voert voor de gemeente Amsterdam het merendeel van de subsidieregelingen uit voor kunst en cultuur, waaronder verschillende regelingen voor projectsubsidies en regelingen voor meerjarige subsidies 2021-2024. De regelingen die het AFK uitvoert hebben hun basis in het Kunstenplan 2021-2024. Het Kunstenplan wordt door de ­gemeenteraad elke vier jaar vastgesteld. In de periode 2017-2020 voerde het AFK voor de eerste keer de regeling voor vierjarige subsidies uit. De overeenkomst die de gemeente Amsterdam met AFK in 2016 hiervoor heeft afgesloten was ook in 2021 van kracht. . Bij het vaststellen van het Kunstenplan 2021-2024 hebben gemeenteraad en college, bij wijze van financiële noodoplossing, middelen verschoven van AFK-subsidies voor projecten en ontwikkeling van makers naar vierjarige instellingssubsidies (in de Amsterdam Bis en bij het AFK). De gevolgen waren bij de start van 2021 een verlaging met ongeveer een derde van het projectenbudget en een opdracht voor een tijdelijke extra doelgroep in de regeling Ontwikkeling, bestaande uit voormalige vierjarige aanvragers met een positief advies waarvoor geen middelen beschikbaar waren. Beide hebben tot verschuivingen in het activiteitenbudget van het AFK geleid die in de jaarrekening zichtbaar zijn.

Het budget bij aanvang van verslagjaar 2021 bedroeg in totaal voor alle regelingen en voor de bedrijfsvoering € 34.163.540. Dit was inclusief een nominale prijscompensatie (accres) ten opzichte van het in 2020 aangekondigde budget van 1,7%. Gedurende het jaar 2021 is een aantal bijstellingen van dit subsidiebedrag kenbaar gemaakt. Allereerst heeft de gemeenteraad in het voorjaar 2021 besloten om een subsidiekorting voor Museum Het Schip wegens ontoereikend budget te compenseren uit andere middelen. Aan Het Schip is voor de gehele kunstenplanperiode per jaar € 149.688 extra beschikbaar gesteld. Omdat Het Schip al subsidie via de vierjarige regeling ontving, worden ook deze extra middelen via het AFK beschikbaar gesteld.

Jaarverslag 2021

33

In 2021 heeft de gemeente bovendien besloten om twee steunoperaties uit te voeren in de kunstensector, vanwege grote problemen bij organisaties en zelfstandig kunstenaars door de coronamaatregelen. In 2020 vond een vergelijkbare ondersteuning plaats, die toen alleen aan de meerjarig gesubsidieerde kunstenplaninstellingen ten goede kwam. In goed overleg heeft het AFK uit de zogeheten derde en vierde fase van deze ­steunmaatregelen bijdragen ontvangen voor de extra ondersteuning van productie en ontwikkeling van onafhankelijk werkende kunstenaars en initiatieven. Dit is gebeurd middels gelden voor zowel de regeling projectsubsidies Professionele kunst als voor de regeling projectsubsidies Cultuurmakers, en in de vierde fase ook voor de regeling Ontwikkeling. Daarbij zijn ook budgetten beschikbaar gekomen voor extra spreekuren (Mijn Eerste Aanvraag) in de wijken, het opzetten van het programma Cultuurherstel (voor 2021 en 2022), en voor de Amsterdamse Cultuurlening die Cultuur+Ondernemen met middelen van het AFK uitvoert. Omdat de toekenning van de gelden in de vierde fase steunplangeld pas in november bekend was, wordt een deel van deze gelden in 2022 besteed. Middels dotaties aan h ­ iertoe bestaande of in het leven geroepen bestemmingsreserves wordt dit in de jaarrekening verantwoord.

Het deel dat betrekking heeft op de regeling Ontwikkeling, voorziet bovendien in subsidies met een looptijd van twee jaar. In de derde fase steunplangelden ging het voor de verschillende doeleinden in totaal om € 2.100.000 additionele middelen en in de vierde fase om € 2.300.000, beide inclusief een bijdrage aan de extra organisatiekosten die hiermee gepaard gaan. Waar het budget doorgaans aan het begin van het verslagjaar helder is, was er dit jaar sprake van een meer dynamische situatie met meerdere tussentijdse wijzigingen als gevolg van met name het gemeentelijk steunplan in tijden van corona. De wijzigingen waren door het proces van politieke besluitvorming, begrijpelijkerwijs vrij kort vantevoren zeker. Het AFK heeft in goede samenwerking met de gemeente steeds snel gehandeld om deze welkome steun voor de sector per direct beschikbaar te maken daar waar ze het hardst nodig was. Ook kwamen middelen voor regelingen en programma’s met een doorlooptijd die verder reikt dan 2021 in één keer beschikbaar. Daarnaast verliepen werkpraktijk en daarmee ook aanvragen vanuit het veld veel grilliger door telkens wisselende coronabeperkingen. Bij elkaar leidt deze groter dan gebruikelijke dynamiek tot een wat vertekend beeld bij het positief financieel resultaat. Hier en in de jaarrekening is dat steeds toegelicht en ook terug te zien in reserveringen voor de betreffende regelingen.

8.2 Activiteitenlasten Bij de projectenregelingen is in de eerste helft van 2021 gewerkt met de helft van het jaarbudget omdat zowel de regeling voor Professionele kunst als voor Cultuurmakers per 1 juli 2021 is vernieuwd. In november is de aanvraagmogelijkheid voor Professionele kunst even afgesloten geweest omdat budgetoverschrijding geprognosticeerd werd op basis van al toegekende aanvragen en de aantallen en bedragen van aanvragen die nog in behandeling waren. Mede door de uitbreiding van middelen vanuit de vierde fase steunplangeld bleek dit einde jaar uiteindelijk niet het geval en konden veel aanvragen begin 2022 toegekend worden vanuit deze gelden. Er is een aantal wijzigingen geweest bij de lasten voor de meerjarig gesubsidieerde organisaties. Op grond van het ingediende sterk gewijzigde plan (na een fundamentele wissel in de leiding van het gezelschap), zag het AFK zich genoodzaakt de toekenning aan BackBone in te trekken, in het licht van wettelijke eisen voor een gelijk speelveld voor aanvragers.

Jaarverslag 2021

34

De middelen die hierdoor vrijkwamen (€ 467.820 vierjarig) zijn conform de vierjarige r­ egeling toegekend aan de eerstvolgende positief beoordeelde aanvragers in de rangorde. Hierdoor kon het budget voor Henny Jurriëns Studio verhoogd worden met € 264.000 (vierjarig) tot het volledige geadviseerde bedrag, en kon de eerder wegens gebrek aan budget ­afgewezen organisatie TILT voor € 199.332 nu wel worden gehonoreerd.

8.3 Beheerslasten De beheerslasten zijn in 2021 binnen de begrotingskaders gebleven. Dit ondanks forse inzet van externen ter voorlopige invulling van vacatures en ziektevervanging. Met een totaal aan uitgaven van € 2.988.833 voor personeel, huisvesting, organisatiekosten en activiteitenkosten van activiteiten die AFK zelf organiseert (zoals de jaarlijkse uitreiking Amsterdamprijs voor de Kunst, AFK in de wijken en de nieuwjaarsactiviteit in samenwerking met ACI en AKr) is het percentage beheerslasten 8,6% ten opzichte van de totale lasten (2020: 9,7%). Het is daarmee terug op het gebruikelijke niveau nadat deze in 2020 door de behandeling van vierjarige aanvragen tijdelijk hoger lag. Wel zien we de ICT-kosten structureel stijgen. Dat komt enerzijds door de verdergaande automatisering van diverse processen, maar ook door maatregelen op het gebied van cybersecurity die nodig zijn om de data van aanvragers en AFK te beschermen. De post personele lasten, inclusief de benodigde inhuur derden, is per saldo zo goed als binnen de begroting uitgevoerd. Om dit te bereiken hebben we de functie adjunct-­directeur vooralsnog niet ingevuld. De aansturing van het subsidiebureau is mede uit oogpunt van talentontwikkeling en kennisdeling deels overgegaan naar het team van de hoofden. In de begroting waren extra stafuren opgenomen, die we om budgettaire redenen ­gedeeltelijk hebben ingezet.

De tijdelijke (freelance) inhuur ter overbrugging bij vacatures, is telkens afgesproken binnen de budgetkaders van de vacatureruimte. Hierdoor waren soms minder uren beschikbaar ten opzichte van de formatie-uren. Wel zien we een verhoging van personele kosten bij de aflopende tijdelijke overeenkomsten, vanwege wettelijk vereiste transitievergoedingen. Ook de inhuur van gespecialiseerd personeel (o.a. voor ICT-werkzaamheden) kent andere tarieven dan die voor medewerkers in vaste dienst. Begin november 2021 is er een CAO-akkoord gesloten tussen v ­ akbonden en werkgevers voor de gemeenteambtenaren. AFK volgt de loonontwikkeling van deze gemeente-CAO en dat betekende een loonstijging van 1,5% per 1 december en een eenmalige uitkering aan personeel in dienst op 3 november 2021. Het grootste effect echter zit in 2022 als een tweede component van dit akkoord wordt geactiveerd: 2,5% loonstijging per 1 april 2022 en een thuiswerkvergoeding (onder voorwaarden). Omdat de prijscompensatie die we vanuit de gemeente krijgen voor 2022 1,5% bedraagt, heeft dit een rechtstreeks effect op het beschikbare personeelsbudget. We zijn in overleg met de personeelsvertegenwoordiging (pvt) over de gevolgen hiervan. Nieuw in 2021 is de organisatie in wording Cultuurherstel, een samenwerking tussen Amsterdamse Kunstraad, AFK, Provincie Noord-Holland, Gemeente Amsterdam en Cultuur+Ondernemen (zie 3.2).

Het budget, dat voor de organisatie van het coachingsplatform beschikbaar is gesteld door de gemeente Amsterdam, wordt door AFK administratief beheerd en in de jaarrekening derhalve apart verantwoord. De complementaire leenfaciliteiten, waarvoor de provincie Noord-Holland middelen ter beschikking stelt, worden afgehandeld via Cultuur+Ondernemen en staan dus niet op de begroting van het AFK.

Jaarverslag 2021

35

Ook nieuw is de organisatie Stichting Amsterdam 750, die door de gemeente in het leven is geroepen om alle Amsterdammers in de gelegenheid te stellen om met initiatieven en projecten te komen voor de feestelijke viering van Amsterdam 750 jaar (formeel op 27 oktober 2025). AFK steunt deze nieuwe stichting met expertise bij het inrichten van een subsidieregeling en bij het behandelen van projectaanvragen, en zal de administratieve ondersteuning en ICT-kant van (het grootste deel van) de projectaanvragen verzorgen voor de stichting. Voor aanvragen voor kleine (buurt) initiatieven werkt Stichting Amsterdam 750 samen met Mensen Maken Amsterdam.

8.4 Functies personeel in dienst gemiddeld over 2021 Gemiddeld aantal fte's 2021

Gemiddeld aantal personen 2021

Gemiddeld aantal fte's 2020

1,0

1,0

1,0

Formatie Directeur-bestuurder Adjunct-directeur

1,0

Hoofden

3,6

4,0

3,6

Staf

4,8

5,8

4,4

Communicatie

1,6

1,8

1,8

Teammedewerkers, Secretariaat en directiemedewerker

5,0

5,8

5,0

Financiën en ICT

2,9

3,2

3,0

Cultuurverkenners

1,0

4,6

1,1

Stagiaires, oproepkrachten en vrijwilligers

0,7

0,9

0,9

Projectmedewerker Formatielasten

0,4 20,6

27,1

22,2

Bij behandeling van aanvragen en monitoring van organisaties en kunstenaars met een toekenning (het primaire proces) zijn de hoofden, stafmedewerkers, teammedewerkers, en gedeeltelijk de cultuurverkenners en stagiairs betrokken. Daarnaast spelen bij de ­financiële en administratieve afhandeling van aanvragen de collega’s van Financiën en ICT en ook het secretariaat een belangrijke rol. Het ziekteverzuimpercentage bedroeg in 2021 4,45% (in 2020: 1,65%). Dit betrof met name drie langer lopende ziektegevallen. Bij ziekmeldingen speelde gedeeltelijk ook corona een rol. Met de Arbodienst is nauw contact onderhouden over de begeleiding aan zowel de kant van de Arbodienst als aan de kant van AFK. Het AFK is in 2021 begonnen met de opzet van een eigen talentenpool. De intentie is ­hiermee voor langere termijn te investeren in specialistische kennis die bij het subsidievak nodig is, de instroom en behoud van nieuw talent (zoals de cultuurverkenners) en de ­actuele vakkennis te vergroten, om de continuïteit van ons werk te waarborgen bij ­bijvoorbeeld ziekte, en om flexibel te kunnen inspelen op nieuwe kansen en vragen vanuit onze opdrachtgever. De praktijk laat zien dat die flexibiliteit steeds belangrijker wordt, omdat er meer dynamiek ontstaat in het takenpakket van het AFK door corona, ­veranderingen in de sector en in de beleidsmatige en budgettaire kaders.

Daarbij speelt een rol dat het AFK op grond van zijn opgebouwde vakspecialisme gezien wordt als een deskundige en betrouwbare partner voor het op uiteenlopende manieren verdelen van publieke m ­ iddelen voor kunst en cultuur.

Jaarverslag 2021

36

8.5 Treasury Het AFK voert de betaalrekening bij de ING-bank en heeft, zoals in het Treasury statuut bepaald, rekeningen bij nog twee andere banken (ABNAMRO en ASN). Het invoeren door de banken van negatieve rente over tegoeden in 2020 heeft in 2021 forse consequenties gehad, zoals al in het jaarverslag 2020 was aangegeven. In 2021 is er voor ruim € 38.000 aan negatieve rente betaald. De lasten hiervan worden deels verwerkt op een reserve en op basis van evenredigheid ten laste van projectbudget en budget bedrijfslasten. De oorzaak voor de omvang van de betaalde negatieve rente is tweeledig. De negatieve rente werd eerst geheven over tegoeden boven de € 2,5 miljoen, maar in de loop van 2021 is deze drempel door alle banken verlaagd naar € 100.000. Daarnaast kent het AFK een ­relatief hoog bedrag aan liquiditeit omdat organisaties bij toekennen van hun aanvragen een voorschot van maximaal 80% van het toegekende bedrag konden opvragen. De overige 20% staat aan het einde van een jaar op de bank omdat de bevoorschotting door de gemeente aan het AFK per jaar op 100% is afgesproken. De toegekende gelden uit de derde en vierde fase van het steunplan zijn om praktische redenen al geheel in 2021 opgevraagd, terwijl deze gedeeltelijk pas in 2022 kunnen worden uitbetaald aan aanvragers.

In 2020 zijn we in goed overleg met de gemeente overgestapt naar een methode van ­maandelijkse bevoorschotting aan het AFK. Tevens is in de nieuwe projectenregeling die vanaf 1 juli 2021 wordt gehanteerd opgenomen dat het AFK bij een toekenning binnen enkele weken 90% van het toegekende bedrag aan de aanvrager overmaakt, tenzij deze het bedrag zelf op een ander moment wil opvragen. Met deze maatregelen proberen we organisaties en makers zo snel mogelijk tegemoet te komen en verminderen we administratieve last. Bijkomend voordeel is dat we bij ons de saldi op de bankrekeningen zo laag mogelijk houden om daarmee negatieve rentelasten te verlagen.

8.6 Vermogenspositie AFK kent een Algemene reserve voor de bedrijfsrisico’s van nog geen € 1 miljoen. De wens om deze reserve te verhogen vanwege onder andere de groei van de organisatie en de daarmee gepaard gaande risico’s is moeilijk te realiseren omdat AFK als gesubsidieerde organisatie weliswaar een resultaat op de bedrijfsvoering maakt, maar dit nodig heeft voor dekking van kosten in andere jaren. De meerjarenbegroting kent enkele jaren met een positief resultaat en een jaar (behandeling vierjarige aanvragen) met een negatief resultaat, waarvoor dus ‘gespaard’ moet worden. In 2021 is er geen dotatie of onttrekking aan de Algemene reserve geweest. Er is voorts een Bestemmingsfonds van € 2 miljoen voor de risico’s die AFK loopt vanwege de besluitvorming van de meerjarige regelingen. Het gaat bij aanvragen om relatief grote bedragen voor meerdere jaren tegelijk, waarbij het risico deze Kunstenplanperiode bij AFK is komen te liggen. Er lopen nog beroepszaken voortkomend uit de behandeling van de vierjarige aanvragen in 2020 die van invloed kunnen zijn op deze reserve. In 2021 is boekhoudkundig een positief resultaat behaald op de projectenregelingen. Dit komt vooral door de in november 2021 toegekende extra gelden uit de vierde fase steunplangeld, die niet volledig in 2021 besteed konden worden.

Daarbij speelde het moment van beschikbaar komen van de steun een belangrijke rol. De derde fase kwam vlak voor de zomer beschikbaar en de vierde in november. Een groot deel van het jaar hebben we in eerste instantie gewerkt met de veronderstelling van een kleiner budget

Jaarverslag 2021

37

dan we uiteindelijk beschikbaar hadden. Daar hebben we bij de toekenningen in die p ­ eriode ook op gestuurd, wat zichtbaar is in het wat lagere gemiddelde toekenningspercentage (52%). Het resultaat is in een daartoe ingesteld bestemmingsfonds geplaatst opdat er tot in 2022 door de aanvragers gebruik van kan worden gemaakt. Dit geldt tevens voor specifieke middelen voor de Amsterdamse Cultuurlening, de organisatie Cultuurherstel en de gelden die via Mijn Eerste Aanvraag in januari 2022 zijn toegekend.

8.7 Balanstotaal In de vierjarige cyclus van een Kunstenplan zien we in het jaar voorafgaande aan het eerste jaar een ophoging van het balanstotaal met de toekenningen aan de vierjarig g ­ esubsidieerde organisatie aan de passiva-kant (kortlopende schulden) en eenzelfde bedrag als vordering op de gemeente Amsterdam aan de activazijde van de balans. Dit heeft dus in 2020 plaatsgevonden. Elk jaar wordt dit met een kwart verlaagd vanwege de ­uitbetaling voor dat boekjaar aan de organisaties en de ontvangsten van deze gelden vanuit de gemeente. Tevens heeft de (nu gewijzigde) bevoorschotting van toegekende projectaanvragen een effect. Het balanstotaal is minder dan verwacht afgenomen, met ongeveer € 15 miljoen waar vanuit de uiteindelijk toegekende vierjarig gesubsidieerde bedragen ongeveer € 22 miljoen kon worden verwacht. De oorzaak hiervan ligt in de verwerking van de toegekende gelden noodsteun (ruim € 4 miljoen waarvan een gedeelte in 2022 aan te wenden is) en een gewijzigde verwerking van meerjarige toekenningen, in dit geval met name de t­weejarige toekenningen regeling Ontwikkeling 2021-2024 en de regeling Tweejarige subsidies Cultuurmakers.

8.8 Risicoparagraaf Het AFK is zich bewust van de diverse risico’s die de continuïteit van de bedrijfsvoering en het uitvoeren van de regelingen kunnen bedreigen. Deze zijn van financiële, personele, ICT en juridische aard. De directeur-bestuurder e stuurt de organisatie dan ook aan met inachtname van deze risico’s en mitigeert deze daar waar mogelijk en binnen de financiële kaders.

Financieel Het financieel risico betreft de afhankelijkheid van de gemeente Amsterdam als enige ­geld­verstrekker van het AFK. Door de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente over de uitvoering van de diverse regelingen ook voor Kunstenplanperiode 2021-2024, is er enige zekerheid voor de middellange termijn. In de aanloop naar deze kunstenplan­ periode is uitvoerig gesproken over het benodigde budget voor de bedrijfsvoering en dit budget is ook aangepast door de gemeente. Helaas is deze aanpassing deels tenietgedaan door een integrale korting op het totale AFK budget van € 500.000 voor de jaren 2022 tot en met 2024. De situatie rond corona vormt hierbij een aanvullend financieel risico. De gemeentebegroting staat onder druk door alle steunmaatregelen van rijk en gemeente van afgelopen tijd. Het cultuurbudget was al krap in het licht van de opgaven waar de stad voor staat (zoals ontwikkeling van nieuwere stadsdelen, cultureel vastgoed, fair practice) en het belang dat de stad hecht aan kunst en cultuur. Ook de structurele verlaging van het budget projectsubsidies brengt na 2021 risico’s met zich mee. Hierdoor zal bij gelijkblijvende aantallen aanvragen veel meer afgewezen moeten worden. Dit zorgt voor stijgende risico’s van bezwaren en beroepen, die kosten voor juridische ondersteuning en voor eventuele voor het AFK ongunstige uitkomsten van bezwaar

Jaarverslag 2021

38

en beroep tot gevolg kunnen hebben. Door de uitbreiding van middelen vanuit de noodsteun van de gemeente zijn deze kortingen in 2021 en gedeeltelijk 2022 tenietgedaan. Wat de perspectieven voor de jaren 2023 en 2024 zijn, is op dit moment nog niet duidelijk en daarmee bron van zorg en aandacht.

Personeel De risico’s op het gebied van personeel zijn verschillend te duiden. Allereerst voert het AFK als stadsfonds regelingen uit, waar specifieke knowhow bij medewerkers voor nodig is. Zowel inhoudelijk en subsidietechnisch als administratief om aanvragen te kunnen ­verwerken in het computersysteem dat daarvoor wordt gebruikt. Naast kennis van het ­werkveld en de ontwikkelingen daarin, is ook inzicht in allerhande andere aspecten bij aanvragers van belang zoals de diverse codes die in de cultuursector worden gehanteerd, financiën en bedrijfsvoering van culturele organisaties. Goede communicatieve vaardigheden zijn eveneens essentieel voor contact met een zeer veelzijdig veld. Voor een deel van het p ­ ersoneel is daarnaast inzicht in aspecten van bestuursrecht, subsidierecht en beginselen van openbaar bestuur wezenlijk. Over het geheel genomen heeft het AFK voor een goede uitoefening van zijn taken gespecialiseerd personeel nodig, in een ­arbeidsmarkt waar dat personeel schaars is. Om die reden is het AFK in 2021 begonnen met het ­geleidelijk opzetten en scholen van een eigen talentenpool van zowel freelance­ medewerkers als medewerkers met een dienstverband.

Ook heeft een wijziging plaats gevonden in de managementstructuur van het subsidiebureau, waardoor kennis en kunde nu over meer collega’s is gespreid en kennis vanuit de voormalige functie van adjunct-directeur aan ­meerdere collega’s is overgedragen. Het intern opbouwen van ervaring is enorm van belang gebleken, na het vertrek in 2019 en 2020 van enkele medewerkers. In de ontstane vacatures bij de afdeling Financiën en Bedrijfsvoering is geheel voorzien door eind 2020 eerst een IT-medewerker in dienst te nemen en eind 2021 een Procescontroller. Deze nieuwe functionaris is een spil tussen de ondersteunende afdelingen en het gedeelte van AFK dat de aanvragen beoordeelt. Deze Procescontroller is nu in de eerste plaats belast met het maken en updaten van interne procedurebeschrijvingen en handleidingen. Daarnaast besteden we meer aandacht aan het opzetten van gerichte inwerkprogramma’s van de nieuwe medewerkers. Bij een personeelsbestand van zo’n 25 medewerkers in vaste dienst, een groep van zo’n 10 medewerkers in de zogeheten flexibele schil en diverse externen is inwerken een continu proces geworden dat meer aandacht vraagt dan in het verleden. Waar een groep van 25 mensen werkt, zijn er elk jaar ook wisselingen te verwachten.

Het AFK blijkt een positieve referentie op het cv te zijn en medewerkers die een volgende stap in hun carrière willen maken worden door andere organisaties dan ook met open armen ontvangen. Bij sollicitatieprocedures werken we mede vanwege de krapte op de arbeidsmarkt en benodigde vakkennis steeds vaker met ondersteuning van gespecia­ liseerde wervingsbureaus, bijvoorbeeld op het gebied van diversiteit en inclusie, een artistieke discipline, of mensen met een beperking. Zo hebben we in 2021 samengewerkt met Binoq Atana, Delftalent en de Music Recruiters. De uitvoering van hrm werkzaamheden blijkt afgelopen jaren meer aandacht en tijd te vragen van directie, manager bedrijfsvoering en secretariaat dan voorheen en dan waar rekening mee is gehouden. AFK beweegt zich in Amsterdam ook in een politiek gevoelige omgeving. De gemeente is de opdrachtgever van het AFK, en in de gemeenteraad vinden discussies plaats over de inrichting van systematiek en bestel, over de positie van de kunsten en het AFK, de

Jaarverslag 2021

39

budgetten hiervoor en bijvoorbeeld de gang van zaken bij de toekenning meerjarige subsidies en de rol van het AFK hierin. Om de medewerkers meer inzicht te bieden in de dynamiek van deze processen en het handelen van directie hierin, en om hen handvatten te bieden voor hun eigen dagelijkse praktijk is in 2021 middels een aantal sessies voor MT en alle medewerkers met een extern bureau gewerkt aan politieke sensitiviteit en knowhow. Dit is door de collega’s als zeer waardevol ervaren. In 2021 is ook veel aandacht besteed aan het werken onder de nieuwe omstandigheden die het gevolg zijn van coronamaatregelen. Waar het thuiswerken min of meer normaal is geworden, is er bij het AFK ook veel aandacht voor het wel bij elkaar kunnen komen, op een veilige manier en eventueel in hybride vorm (live en online gecombineerd). We hebben ervaren hoezeer bijeenkomsten van meerwaarde zijn voor eenduidige communicatie en werkplezier, om de verbondenheid met de organisatie en het werkveld vast te houden en om met elkaar optimaal te kunnen presteren. Door telkens een goed evenwicht te blijven zoeken in de uiteenlopende behoeften en noodzakelijkheden en door met initiatieven te komen blijven we werken aan een sterke organisatie met gemotiveerde medewerkers, ook bij zich vaker wijzigende omgevingsfactoren.

ICT De ICT-risico’s lijken alleen maar groter te worden voor organisaties. De afhankelijkheid van computersystemen, de veiligheid van data-opslag en het dusdanig inrichten van de systemen dat alleen daartoe bevoegden de juiste beslismomenten kunnen doorvoeren, vragen ook bij het AFK toenemende aandacht en ondersteuning. Het AFK krijgt wekelijks te maken met phishing-e-mails en andere mailberichten die soms pas na goed uitzoeken van malafide aard blijken te zijn. Daarnaast staat ons portal ‘Mijn AFK’ in de belangstelling van buitenstaanders. We zorgen dat ICT-systemen altijd up to date zijn. We werken aan het bewustzijn van risico’s onder medewerkers. We werken met goede back-ups en veiligheidssystemen zoals certificaten. Ook het aantrekken van een gespecialiseerde ICT-deskundige eind 2020 is hierbij een belangrijke stap geweest. De ICT-veiligheidsmaatregelen voldoen op dit moment en ook het thuiswerken is middels beveiliging met gecertificeerde inlogs voldoende op orde gebleken. Maar het houdt onze permanente aandacht en we zien dan ook de hiermee gepaard gaande ICT-kosten oplopen.

Juridisch De juridische risico’s die het AFK loopt zijn divers van aard: er zijn risico’s bij de overeenkomsten met medewerkers en inhuur en bij het opzetten en uitvoeren van de regelingen. Ze hangen vaak samen met financiële risico’s (bijvoorbeeld van beroep en bezwaar), die hiervoor al zijn genoemd. De samenwerking met een extern jurist die grondig thuis is in subsidierecht en bestuursrecht en de werkpraktijk van het AFK door en door kent, is ook afgelopen jaar naar tevredenheid voortgezet. Met het oog op continuïteit en flexi­biliteit werkt zij op onderdelen samen met een of meer collega’s, die we op deze wijze ook vertrouwd maken met de praktijk van het AFK. Ook stemt zij regelmatig af met collega’s bij andere publieke subsidiënten in het land. Bij complexe beroeps- of andere zaken kan specifieke juridische expertise van externen worden ingezet.

Corona Hoewel bij het schrijven van dit jaarverslag alle corona-gerelateerde maatregelen in de samenleving voorlopig van de baan zijn, is de impact ervan op de culturele sector en het AFK niet voorbij.

Jaarverslag 2021

40

De financiële impact van corona zal nog langere tijd voelbaar zijn en een stempel d ­ rukken op de sector. De situaties en oorzaken zijn verschillend. Maar in het algemeen zien we ondanks de grote mate van coulance van AFK en gemeente bij aanvragen en verantwoordingen, wisselende combinaties van factoren die een rol spelen: ingeteerde reserves, achtergebleven additionele financiering doordat geen activiteiten konden worden ontplooid, doorlopende vaste lasten bij radicale terugval in inkomsten, personeelsproblemen die het hernemen van activiteiten in de weg zit, terugvorderingen op steungelden door op elkaar inwerkende regelingen, schoorvoetend publiek, verminderde mogelijkheden voor eigen inkomsten. Pas in de loop van 2022 zal duidelijk worden hoe en in hoeverre de sector zich hiervan herstelt. Ook zijn nieuwe besmettingsgolven, met maatregelen, niet ondenkbaar. Het beïnvloedt hoe dan ook onze werkpraktijk en vraagt extra aandacht voor aanvragers en voor de beste wijze om hen te ondersteunen. Dit geldt voor projectaanvragen, maar ook voor de meerjarig gesubsidieerden. Keuzes zullen ook nog gevoeliger worden en dat kan de kans op bezwaar en beroep vergroten bij afwijzingen, omdat er meer van de AFK bijdrage afhangt voor aanvragers. Dit kan leiden tot meer juridische kosten en meer druk op de risicoreserve voor bezwaar en beroep.

Ook het AFK zelf heeft te maken met impact van corona op personeel en organisatie: door meer uitval, hybride werken, sterkere afhankelijkheid van digitale systemen etc. De elders beschreven investeringen in personeel en ICT zijn mede in dit licht te zien.

8.9 Functionaris gegevensbescherming en AVG Het AFK heeft een van de medewerkers aangesteld als functionaris gegevensbescherming, zoals de AVG (ingevoerd in 2018) dat vereist. De systemen zijn inmiddels geheel ingericht naar de vereisten die de AVG stelt op het gebied van verwerking persoonsgegevens. De functionaris gegevensbescherming heeft een jaarverslag 2021 uitgebracht. In dit jaarverslag wordt toegelicht dat er een beveiligingsincident heeft plaatsgevonden bij het bedrijf dat ons systeembeheer verzorgt (I&O Netsys). De impact bij I&O Netsys zelf was groot, maar omdat AFK op een eigen server werkt (en niet via netwerkdiensten bij een serverpark van I&O) heeft dat geen gevolgen voor AFK gehad, anders dan dat I&O een periode minder helpdeskondersteuning kon verrichten. De functionaris gegevensbescherming meldt in zijn jaarverslag dat er verder geen noemenswaardige incidenten hebben plaatsgevonden.

Jaarverslag 2021

41

9

Codes:

Governance, Diversiteit & Inclusie, Fair Practice De Stichting Amsterdam Fonds voor de Kunst is geen culturele instelling die zelf c ­ ulturele programma’s maakt en presenteert. Het AFK verstrekt subsidie middels verschillende regelingen aan instellingen die dat wel doen. Voor de beoordeling van de aanvragende organisaties vraagt het AFK aan deze organisaties om de Governance Code Cultuur toe te passen en uit te leggen. Het AFK past de Code ook zelf toe voor het bestuur en toezicht, op de hierna beschreven wijze. Het AFK realiseert haar maatschappelijke doelstelling door het financieren van organisaties die culturele waarde creëren, overdragen en/of bewaren. De vernieuwde missie van het AFK in de periode 2021-2024 is om te investeren in fantastische kunst voor alle Amsterdammers. Middels de diverse regelingen die het AFK opstelt en uitvoert is het beschikbare budget aan deze doelstelling besteed. Het jaarverslag is de weergave van deze activiteiten, waarbij verantwoording wordt afgelegd over de activiteiten in 2021. De beleidslijnen voor de periode 2021-2024 zijn gedeeld met gemeente, rijk, Amsterdamse Kunstraad en de Amsterdamse culturele instellingen die zijn vertegenwoordigd in de ACI. De regelingen die het AFK hanteert zijn opgesteld in overleg met de sector, om het veld van makers en culturele organisaties zo goed mogelijk te faciliteren.

Formele en informele interactie met onze stakeholders is een van de pijlers van de werkwijze van het AFK. We borgen op deze wijze aansluiting bij de behoefte van onze doelgroepen en bij bredere culturele en maatschappelijke ontwikkelingen. Die aansluiting is wezenlijk voor de kwaliteit en innovatie in onze regelingen. We doen dit door regelmatig consultaties en gesprekken te initiëren met het veld, evaluaties uit te voeren en deel te nemen aan landelijke, gemeentelijke en internationale debatten, symposia en culturele missies. Met het oog op transparantie, zorgvuldigheid en uitvoerbaarheid van de regelingen stellen we ons daarnaast regelmatig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in het bestuursrecht. Ook is er uitwisseling met lokale en landelijke collega-subsidiënten (publiek en privaat) over innovaties in subsidie-instrumentarium, aanvraagmethodes en beleid. Het AFK waarborgt transparantie over de manier waarop zij haar publieke taak uitoefent, om zo bij te dragen aan het vertrouwen van aanvragers en burgers in de stad. Dat doen we onder meer door de publicatie van onze subsidiebesluiten en volledige vierjarige adviezen, en door publicatie van toelichtingen op onze regelingen die de wijze van beoordelen inzichtelijk maken. Het voorkomen van belangenverstrengeling is essentieel voor een eerlijke, objectieve beoordeling van subsidieaanvragen.

Adviseurs die zijn betrokken bij een aanvraag kunnen nooit adviseren over de betreffende aanvraag en kunnen bij advisering in de commissie zelfs niet deelnemen aan de gehele subsidieronde. Het AFK heeft in zijn werkwijze verschillende

Jaarverslag 2021

42

instrumenten om belangenverstrengeling, en de schijn daarvan, tegen te gaan. Onderdeel daarvan zijn bijvoorbeeld protocollen voor medewerkers en adviseurs, en het werken met onafhankelijke selecteurs voor meerjarige adviseurs. Naast protocollaire maatregelen zorgen we voor een cultuur van alertheid en verantwoordelijkheid bij alle betrokkenen, zodat mogelijke belangenverstrengeling tijdig wordt herkend en gemeld. Het is een terugkerend onderwerp bij commissievergaderingen, vergaderingen van de raad van toezicht en andere vergaderstructuren. De bestuurder en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op en vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen. Belangenverstrengeling is een belangrijk onderdeel van het toegepaste reglement voor bestuurder en raad. In 2021 is tijdig gehandeld wanneer er sprake bleek van mogelijke risico’s op belangenverstrengeling en zijn er passende maatregelen genomen voordat de desbetreffende adviseurs hun advies uitbrachten. De bestuurder en de toezichthouders zijn zich steeds bewust van hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zij handelen naar het reglement waarin deze taken zijn vastgelegd. In het reglement is eveneens vastgelegd hoe en wanneer de raad geïnformeerd wordt.

Om haar rol goed te vervullen heeft de raad van toezicht te allen tijde ongelimiteerd en zonder restricties toegang tot alle onderdelen van het AFK. De directeur-bestuurder van het AFK is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. De raad van toezicht houdt hier toezicht op en beoordeelt de bestuurder jaarlijks. De bestuurder heeft voldoende mogelijkheden om zich professioneel te ontwikkelen en doet dat in de praktijk door inter­ visie, consultatie en overleg met andere fondsen. Er is een opleidingsbudget beschikbaar.

Jaarverslag 2021

43

Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen van de organisatie en de middelen. De gedrag- en integriteitscodes zijn geborgd in het huishoudelijk reglement van het AFK. Het bespreken van de codes is een vast onderdeel van de sollicitatiegesprekken voor nieuwe werknemers en adviseurs. In de personeelsvertegenwoordiging van het AFK hebben vier werknemers zitting uit verschillende geledingen van de organisatie. Toepassing van de Governance Code Cultuur is als voorwaarde opgenomen in de verschillende regelingen van het AFK. In de jongste regelingen hebben we hierbij ook afzonderlijk en expliciet de zorg voor een veilige werkomgeving benoemd. Het is één van de mogelijkheden die het fonds in handen heeft om bij te dragen aan het voorkomen en bestrijden van grensoverschrijdend gedrag in de culturele sector. Het AFK heeft in 2021 de basis gelegd voor een lijn van handelen bij meldingen van grensoverschrijdend gedrag van kunstenaars en organisaties die door het AFK zijn gesubsidieerd en andere betrokkenen bij het AFK. Hiervoor hebben directie en MT meermaals overlegd met Mores, meldpunt voor ongewenste omgangsvormen in de culturele sector. Een van de belangrijkste aandachtspunten naar de aanvragende organisaties is een goede afspiegeling van de samenstelling van de Amsterdamse bevolking in het personeels­bestand, bereik, activiteiten en locaties.

De Code Diversiteit & Inclusie hanteren we ook voor het AFK. Zo worden medewerkers en adviseurs onder meer geworven via cultureel divers bureau Binoq Atana. Het AFK zorgt voor een goede spreiding van de eigen activiteiten in de stad en bij de beoordeling van de subsidieaanvragen wordt Diversiteit en Inclusie als een van de criteria toegepast. Binnen het AFK is een werkgroep Diversiteit & Inclusie actief met vertegenwoordiging uit alle teams en afdelingen. De werkgroep werkt onder meer aan een actieplan D&I en training en inspiratiesessies voor het voltallige personeel. Naast de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie is de Fair Practice Code geïntroduceerd als gedragscode voor de culturele sector. De Fair Practice Code is opgenomen in de uitwerking van de regelingen van het AFK. Daarbij is de Fair Practice Code geen afzonderlijk criterium maar speelt het een rol in de beoordeling van het realisme van de begroting, met name aangaande personeelskosten, en aspecten van de bedrijfsvoering zoals arbeidsvoorwaarden, en aandacht en budget voor ontwikkeling en scholing. De raad van toezicht voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een professionele en onafhankelijke wijze uit door het systematisch toepassen en uitvoeren van een termijnagenda waarin alle taken en verantwoordelijkheden zijn geagendeerd.

Van vergaderonderwerpen tot aandachtspunten en van zelfevaluatie tot informele checks and balances; al deze zaken komen aan de orde in de vier vergaderingen van de raad en de drie vergaderingen van de financiële commissie. Hier valt ook de beoordeling van de directeur-bestuurder onder, de checks op de risico­ beheersing, interne controle en de procedures van het AFK, evenals de terugkoppeling van de eventuele adviserende taken die buiten de vergadering hebben plaatsgevonden. De raad is verantwoordelijk voor zijn eigen samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid. Werving van nieuwe leden geschiedt p ­ ubliekelijk en volgens een vooraf opgesteld profiel dat past bij de opgave van de organisatie in de komende jaren en welke per werving wordt aangepast. De nieuwe leden volgen een op hen toegespitst introductieprogramma. In 2021 traden twee toezichthouders (waaronder de voorzitter) af wegens het verstrijken van de maximale benoemingstermijn, en traden drie nieuwe toezichthouders aan. Een zittend lid nam de rol van voorzitter over. De raad ontvangt geen vergoeding of vacatiegeld.

Jaarverslag 2021

44

9.1 Nevenfuncties directeur-bestuurder Laurien Saraber 2021 J Lid van de Adviescommissie Kunsten van het Vlaamse departement voor Cultuur, Jeugd en Media

9.2 (Neven)functies leden raad van toezicht Simone van den Ende – voorzitter (vanaf 16 maart 2021) Activiteiten: VandenEnde Coaching- presentatiecoach, mediatrainer en life coach Creative Drama Consultant. Nevenactiviteiten: J Lid van de raad van toezicht van Pan Asian Connection (PAC) Erik van Ginkel – voorzitter (tot en met 15 maart 2021 i.v.m. verstrijken termijn) Activiteiten: Zakelijk directeur/bestuurder Rijksmuseum Nevenactiviteiten: J Vicevoorzitter bestuur Museumvereniging en Stichting Museumkaart, Amsterdam J Vicevoorzitter Fundación Han Nefkens, Barcelona J Secretaris/penningmeester Stichting CODART, Den Haag J Lid bestuur Stichting Nederlandse Dansdagen, Maastricht J Lid adviesraad Allard Pierson, Amsterdam J Lid adviesraad Jacqueline van Tongeren Fellowship Fonds, Rijksakademie van Beeldende Kunsten, Amsterdam Charl Landvreugd – lid Activiteiten: Kunstenaar bij Studio Landvreugd. Nevenactiviteiten: J Hoofd Onderzoek en Tentoonstellingspraktijken, Stedelijk Museum Amsterdam J Core Tutor Masters Institute of Visual Cultures, AKV|St.

Joost Den Bosch J Lid Bestuur Akademie van Kunsten, Amsterdam J Lid RvT Het Nationale Theater Bertan Selim – lid/lid financiële commissie (vanaf 16 maart 2021) Activiteiten: Hoofd Programma’s Prins Claus Fonds Nevenactiviteiten: J - Oprichter VID Foundation for Photography J - Portfolio Reviewer New York Times Sietze Haringa – lid/voorzitter financiële commissie Activiteiten: Wethouder Terschelling, zelfstandig adviseur Nevenactiviteiten: J Voorzitter Raad van Advies JOG Group J Lid Raad van Toezicht Dunamare Onderwijsgroep Haarlem J Lid Raad van Toezicht Openbaar Onderwijs Terschelling J Kerndocent Strategievorming en Toezicht bij VTOI-NVTK Rachelle Virginia-Sanders – lid/lid financiële commissie Activiteiten: Senior toezichthouder bij De Nederlandsche Bank (ism de Europese Centrale Bank) Nevenactiviteiten: J Lid van de Kunstcommissie DNB

Jaarverslag 2021

45

Els van der Plas – lid (vanaf 16 maart 2021) Activiteiten: Zakelijk Directeur Bonnefanten Maastricht Nevenactiviteiten: J Lid Raad van Toezicht CODARTS Rotterdam J Lid Bestuur Museumnacht Maastricht J Lid Raad van Advies NWO Nederland J Lid Raad van Advies Faculteit der Geesteswetenschappen UvA J Lid van Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van Kunsten ’92 Matthijs ten Berge – lid (tot en met 15 maart 2021 i.v.m. verstrijken termijn) Activiteiten: Co-founder en managing director AHK Culture Club Nevenactiviteiten: J Bestuurslid Stichting Rooftop Revolution J Co-founder en aandeelhouder Groundforce Studio B.V. J Co-founder en aandeelhouder Sumowala B.V. Rahma el Mouden - lid Activiteiten: Oprichter/eigenaar MAS dienstverleners groep Nevenactiviteiten: J Lid Raad van Toezicht Atria J Ambassadeur – The Experience Award J Voorzitter Raad van Toezicht Zone3 J Initiatiefnemer RLD Platform J Directeur MAS Family Foundation J Ambassadeur RIGHTABOUTNOW Inc J Ambassadeur Zaki Child HeArt Foundation J Lid comité van Aanbeveling Stg. Emergo J Ambassadeur Jongerencultuurfonds Amsterdam J Lid Maatschappijraad Stadgenoot J Bestuurslid WeMakeThe.City

Rooster van aftreden Eerste termijn

Tweede termijn

S. van den Ende

24 januari 2017 - 23 januari 2021

24 januari 2021 - 23 januari 2025

R. Virginia-Sanders

24 januari 2017 - 23 januari 2021

24 januari 2021 - 23 januari 2025

S. Haringa

17 juni 2018 – 16 juni 2022

C. Landvreugd

1 juni 2019 – 31 mei 2023

E. van der Plas

16 maart 2021 - 15 maart 2025

R. el Mouden

16 maart 2021 -15 maart 2025

B. Selim

16 maart 2021 -15 maart 2025

De heer Erik van Ginkel (voorzitter) en de heer Matthijs ten Berge (lid) zijn op 15 maart 2021 afgetreden wegens het bereiken van de maximale benoemingstermijn. De heer Bertan Selim, mevrouw Els van der Plas en mevrouw Rahma el Mouden traden op 16 maart toe als nieuwe leden. Zittend lid mevrouw Simone van den Ende nam de rol van voorzitter over.

Jaarverslag 2021

46

Bezwaar en beroep

10

In 2021 hebben we in totaal acht bezwaren op besluiten projectsubsidies ontvangen. Daarvan zijn vijf bezwaren ingetrokken na een gesprek met de stafmedewerker. Twee bezwaren zijn behandeld op een hoorzitting bij de bezwaarcommissie en ongegrond verklaard en één bezwaar moet nog worden behandeld op een hoorzitting. In 2021 ontvingen we drie beroepschriften tegen onze beslissingen op bezwaar in het kader van de Regeling vierjarige subsidies 2021-2024 (besluitvorming in 2020). Eind 2020 ­ontvingen we reeds één beroep, zodat het totale aantal beroepen op vier kwam. In de loop van 2021 zijn twee beroepen ingetrokken. Voor de resterende twee beroepen wachten we nog op de uitnodiging van de rechtbank.

Jaarverslag 2021

47

Van de raad van toezicht

11

Kunst biedt troost, daagt uit, ontroert, zet aan het denken, verrijkt, is magisch, is soms ongrijpbaar, maar altijd essentieel en nodig. En dat hebben we in 2021 grotendeels moeten missen door de pandemie. Zo goed en zo kwaad als het ging hielden de makers en kunstenaars moed en kregen we af en toe een sprankje kunst, alvorens de luiken weer gedwongen dicht gingen. Het werd stil in Amsterdam. Natuurlijk hebben wij begrip voor deze ongewone situatie en gezondheid staat voorop, maar het gemak waarmee de kunst en cultuursector landelijk werd weggezet als ‘niet ­essentieel’ was pijnlijk en zou nooit meer mogen gebeuren. Gelukkig heeft het AFK ­onverdroten ­doorgewerkt en ook nog extra steun kunnen bieden aan de makers en c ­ ulturele organisaties van de stad. De gemeente trok steunplangelden uit om de sector te stutten, waaronder budget voor project­aanvragen van onafhankelijk werkende makers en organisaties en de regeling Ontwikkeling van het AFK. Waarvoor dank aan de stad. Voor kunstenaars, makers en organisaties en daarmee voor de hele sector is een sterk fundament van wezenlijk belang. We zien als Raad van Toezicht (RvT) dat het AFK dat fundament door de verschillende op elkaar aansluitende subsidiemogelijkheden stap voor stap biedt aan de sector.

Hoewel het reguliere budget van het AFK vanaf 2021 gevoelig onder druk staat, probeert het fonds het voor de sector benodigde fundament te blijven bieden in goed overleg met de gemeente en andere culturele partners zoals de Amsterdamse Kunstraad en het samenwerkingsverband van Amsterdamse Culturele Instellingen. In lijn met het beleidsplan van 2021-2024 richt het AFK zich nog explicieter op álle Amsterdammers. Speciale aandacht is er

Jaarverslag 2021

48

voor onze betekenis voor het publiek en de binding met de samenleving. Het werk van het AFK is door de hele stad merkbaar en voelbaar. Daarnaast willen we tijdens de beleidsperiode het bereik van het AFK onder kunstenaars, organisaties en ook publiek vergroten. Het AFK ontvangt jaarlijks veel aanvragen voor ondersteuning, die doorgaans niet allemaal gehonoreerd kunnen worden, soms helaas ook als gevolg van het vastgestelde budget. Daar ontstaan bij aanvragers en in de samenleving weleens pittige discussies over. Zo klonk het debat over de vierjarige besluiten in het kader van het Kunstenplan nog na in 2021. Het is onze rol als RvT om toezicht te houden op het vakkundige en transparante proces van besluitvorming en niet om dunnetjes over te doen wat de experts, medewerkers en onafhankelijke commissies hebben geadviseerd. De RvT is zich natuurlijk zeer bewust van de constante dynamiek rond de veranderende vraag en het steeds wisselende aanbod in onze diverse stad. De extra cultuurcoaches die culturele organisaties via de nieuwe regeling inzetten om kinderen en jongeren in de stadsdelen tijdens en na school met kunst in aanraking te laten komen, zijn dan ook een belangrijk initiatief. Zonder deze coaches krijgen deze kinderen en jongeren daar veel minder vanzelfsprekend mee te maken.

We zijn blij dat het AFK samen met Mocca en de gemeente Amsterdam de uitvoering van deze nieuwe regeling onder zijn hoede heeft. Dit alles en nog zoveel meer gebeurt onder de bezielende leiding van onze directeur Laurien Saraber. Zij is sinds 1 februari 2021 aangesteld door de RvT na een zeer z­ orgvuldige procedure. Ook in onze eigen RvT is het een en ander veranderd. We hebben afscheid genomen van voorzitter Erik van Ginkel en Matthijs ten Berge, wegens het bereiken van hun maximale zittingstermijn. We zijn op zoek gegaan naar nieuwe leden, die een vertegenwoordiging van de stad en haar diverse achtergronden kunnen vertegenwoordigen. We zijn verheugd Bertan Selim, Rahma El Mouden en Els van der Plas te verwelkomen. Zij brengen allen iets unieks mee dat bijdraagt aan ons inzicht in de complexiteit en diversiteit van de kunstensector in de stad.

Jaarverslag 2021

49

Als toezichthouders vinden wij het belangrijk dat het AFK zich scherp houdt en r­ egelmatig het beleid toetst aan de geformuleerde uitgangspunten. Adviesbureau Blueyard heeft dit jaar de evaluatie van de totstandkoming van het volledige Kunstenplan geleid, waarin ook de werkwijze en resultaten van het AFK uitvoerig zijn betrokken. Deze evaluatie onderstreept dat het AFK zijn werk goed doet en doet aanbevelingen voor de toekomst v ­ oor alle betrokken partijen. Vanzelfsprekend werken we aan het vervolg op deze aanbevelingen gezamenlijk als RvT en directie intensief mee. Met de gemeente is de relatie actief en ­positief, zowel op politiek, bestuurlijk als ambtelijk niveau. Regelmatig is de RvT betrokken bij overleg met de wethouder. De RvT wil zich ook zelf scherp houden. Naast de hiervoor genoemde betrokkenheid doen wij dit door gerichte aandacht voor onze governance en de naleving van verschillende Codes. Zie hiervoor de uitgebreide verantwoording in hoofdstuk 9. Voor en bij de invulling van vacatures in de RvT in 2021 hebben wij nadrukkelijk stilgestaan bij onze samenstelling. Door de voormalig voorzitter zijn in dit verband tevens gesprekken met zittende leden gevoerd over het functioneren van de RvT en de resultaten daarvan zijn door hem in 2021 kort mondeling toegelicht. Afgesproken is in 2022 een nadere evaluatie uit te voeren.

De RvT vergaderde in 2021 vijf maal, de financiële commissie kwam drie maal bijeen. Vrijwel steeds waren alle betreffende leden aanwezig. Hierbij kwam onder meer de gebruikelijke toetsing van regelingen, begroting en jaarstukken en benoeming van adviseurs aan de orde alsmede de jaarlijkse beoordeling en bezoldiging van de bestuurder. Het functionerings­ gesprek met de directeur voerde de RvT in januari 2022 na haar eerste jaar van aanstelling. Bij de bespreking van de jaarrekening en het accountantsverslag sprak de financiële commissie en de voltallige RvT, ook afzonderlijk, met de accountant. Bijzondere aandacht besteedde de RvT in 2021 uiteraard aan de impact van corona en de daarvoor binnen en buiten het AFK getroffen maatregelen en verder aan de eerder genoemde evaluatie door BlueYard, het communicatieplan, de voorbereiding van een nieuwe overeenkomst met de gemeente en de maatregelen op het gebied van inclusiviteit, veilige werkomgeving en inzet van een vertrouwenspersoon. In 2021 was er vanuit de RvT contact met een vertegenwoordiging van de medewerkers tijdens de sollicitatieprocedure voor de nieuwe directeur. Een regulier overleg met de personeelsvertegenwoordiging zal in het voorjaar van 2022 worden gepland, waarbij het gesprek ook zal gaan over inclusiviteit en veiligheid.

Tenslotte Een lichtpunt in de net-even-niet-lockdown was de uitreiking van de Amsterdamprijs in oktober. We zaten zowaar met z’n allen in het ITA. Het was een prachtige middag waar we met zoveel mensen eindelijk weer de kunst konden vieren in Amsterdam! Het voelde alsof we gezamenlijk na lange tijd een aantal prachtige cadeaus konden uitpakken voor de stad. Met maar liefst zeven genomineerden en in iedere categorie onbetwiste en welverdiende prijswinnaars, werd het een middag waar het belang van stedelijke saamhorigheid direct voelbaar was. We hebben er alle vertrouwen in dat de kunsten in 2022 weer welig kunnen tieren met de niet aflatende steun van het AFK, de gemeente Amsterdam en zijn bewoners.

Jaarverslag 2021

50

Jaarrekening 2021

Jaarverslag 2021

51

Balans per 31 december 2021 (na bestemming van saldo van baten en lasten) noot

31 december 2021

31 december 2020

Immateriële Vaste Activa

1

64.596

52.025

Materiële Vaste Activa

2

53.210

51.572

Financiële Vaste Activa

3

Activa

19.470

19.470

137.276

123.067

Vlottende Activa Vorderingen en overlopende activa Vorderingen

4.1

70.805.218

87.652.106

Vooruitbetaalde kosten

4.2

30.876

77.818

70.836.094

87.729.924

11.040.655

10.397.040

Liquide Middelen Spaarrekeningen en deposito's

5.1

Betaalrekeningen

5.2

Totaal activa

2.747.245

1.301.822

13.787.900

11.698.863

84.761.270

99.551.854

Passiva Eigen Vermogen Algemene reserve

6.1

933.773

933.773

Bestemmingsfondsen

6.2

5.805.578

2.438.183

6.739.351

3.371.956

Kortlopende Schulden Nog te betalen projectbijdragen op toekenningen

7

6.198.818

5.810.538

Nog te betalen subsidiebijdragen meerjarig

8

68.764.911

89.791.816

Crediteuren en overige schulden

9

237.646

196.360

Belastingen/pensioenpremies/personeel

10

429.345

280.193

Nog te betalen kosten/vooruitontvangen bedragen

11

Totaal passiva

2.391.199

100.991

78.021.919

96.179.898

84.761.270

99.551.854

Jaarrekening 2021

52

Staat van baten en lasten over 2021 noot

realisatie 2021

begroting 2021

realisatie 2020

12

8.458.312

7.742.668

8.873.942

22.072.384

24.536.289

Activiteiten Activiteitenbaten Subsidie gemeente Amsterdam activiteiten (projectsubsidies) Overige baten projectsubsidies

12.1

2.000.000

Subsidie gemeente Amsterdam activiteiten (meerjarige subsidies)

13

22.072.384

Subsidie gemeente Amsterdam activiteiten (innovatiesubsidie 2017-2020)

13

Subsidie gemeente Amsterdam regeling Ontwikkeling

13

3.160.216

Lager vastgestelde en ingetrokken bijdragen

14

219.790

Totaal Activiteitenbaten

210.455

1.591.412 1.580.108 354.906

35.910.702

31.395.160

35.567.004

Activiteitenlasten Activiteitenlasten Verleende bijdragen regelingen/Amsterdamprijs voor de Kunst

15.1

8.816.348

7.742.668

9.115.010

Verleende bijdragen meerjarige subsidies

15.2

22.067.897

22.072.384

24.455.381

Verleende bijdragen innovatiesubsidie

15.3

Verleende bijdragen regeling Ontwikkeling

15.3

1.848.000

1.580.108

Totaal Activiteitenlasten

32.732.245

31.395.160

Saldo activiteiten

3.178.457

1.439.500 35.009.891 557.113

Beheer Baten Bijdrage gemeente Amsterdam Beheerslasten

16

2.918.068

Bijdrage gemeente Amsterdam steunplangelden 3e en 4e fase 2021 (* 2020 bijdrage uitvoeringskosten)

16

192.092

Bijdrage gemeente Amsterdam Cultuurherstel

16

2.918.068

2.255.041 107.875

100.000 3.210.160

2.918.068

2.362.916

Beheerslasten Beheerslasten personeel

17

2.495.984

2.456.561

3.140.816

Beheerslasten communicatie en project-advisering

18

71.336

50.000

64.146

Beheerslasten materieel overig

19

320.352

322.500

339.190

Uitvoeringskosten

20

101.161

70.750

72.956

Cultuurherstel

20A

15.976

100.000

3.004.809

2.999.811

3.617.108

205.351

-81.743

-1.254.192

3.383.808

-81.743

-697.079

-26.000

Totaal Beheerslasten Saldo beheer (* inclusief Cultuurherstel) Exploitatiesaldo Overigen Rentebaten (negatief is rentelast)

21

-39.314

Overige baten en lasten

21

22.900

Saldo van baten en lasten

-7.991 -73.145

-16.414

-26.000

-81.136

3.367.394

-107.743

-778.215

De resultaatbestemming 2021 wordt op de volgende pagina weergegeven.

Jaarrekening 2021

53

Resultaatbestemming 2021 Mutaties bestemmingsfondsen

dotatie aan bestemmingsfonds

onttrekking uit bestemmingsfonds

Dotaties aan bestemmingsfondsen Steunplangelden 4e fase tbv 2022 Nog niet bestede steunplangelden 2022 tbv bedrijfsvoering

100.000

Cultuurherstel 2021-2022 Nog te besteden gelden Cultuurherstel 2021-2022

84.024

Behandeling meerjarige aanvragen 2024 Herbesteedbare middelen diverse regelingen

224.278

Saldo regeling Cuma2 2021-2022

95.288

Resultaat bedrijfsvoering 2021

37.700

Ontwikkelregeling Reservering tweede jaar toekenningen 2021 en nieuwe toekenningen 2022

1.312.216

Nog te besteden projectsubsidies 2021-2024 Resultaat regeling Professionele Kunst 2021

534.407

Resultaat regeling Cultuurmakers 2021

643.160

Cultuurcoaches Saldo pilot Cultuurcoaches 2021

408.834

Onttrekkingen uit bestemmingsfondsen Nog te besteden projectsubsdies 2021-2024 Onttrekking: bijdrage projektgelden aan negatieve rentelasten

19.604

Bestemmingsfonds reserve kunstenplansubsidies 2017-2020 Onttrekking ivm dekking gedeelte negatieve rentelasten 2021

13.183

Bijdrage tbv evaluatie proces vierjarige subsidies

39.725

Totalen Saldo

3.439.907

72.512 3.367.395

Jaarrekening 2021

54

Kasstroomoverzicht over 2021 Saldo van baten en lasten

2021

2020

3.367.395