Evenementenbeleid 2026

De schaarste voor evenementen bestaat niet alleen in potentie, maar doet zich in evenementen van bepaalde grootte daadwerkelijk voor. Bij schaarste in relatie tot diensten, dient de overheid rekening te houden met De Dienstenrichtlijn. Hiermee worden overheden behouden aan bepaalde regels rondom het verdelen van de schaarse rechten en stelt beperkingen aan de duur van de vergunning/toekenning van het recht (looptijd). Terugverdientijd De juridisch meest bekende en gangbare onderbouwing voor meerjarige toekenning van schaarse rechten, is de terugverdientijd. De terugverdientijd – de tijd die een onderneming nodig heeft om

47

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

de te maken investeringen terug te verdienen – inclusief een redelijk rendement op het geïnvesteerde kapitaal, geldt als juridische ondergrens voor de looptijd van een schaars recht. Om de terugverdientijd van evenementen te bepalen is een onderzoeksopdracht uitgezet bij SEO Economisch Onderzoek. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat de terugverdientijd van evenementen meer dan 1 editie bedraagt. Het is daarbij vanuit economisch oogpunt moeilijk te achterhalen om hoeveel jaar het precies gaat, aangezien organisatoren werken met sluitende begrotingen, waarop bijvoorbeeld niet altijd alle personeelskosten en overheadkosten zijn opgenomen. Het is daarom vanuit economisch oogpunt te concluderen dat de gemiddelde terugverdientijd meer dan 1 jaar bedraagt en daarom minstens 2 jaar betreft. Een langere looptijd dan 2 jaar is lastig te onderbouwen met objectieve gegevens. Andere dwingende redenen van algemeen belang In een annotatie heeft prof. mr. dr. Wolswinkel, hoogleraar bestuursrecht met een specialisatie in schaarse rechten, beargumenteerd dat bij beleidsmatige schaarste niet enkel de terugverdientijd bepalend is. Bij beleidsmatig schaarse vergunningen is er ruimte om naast terugverdientijd ook andere dwingende redenen van algemeen belang mee te wegen in het bepalen van een passende looptijd.

De Dienstenrichtlijn noemt belangen zoals het beschermen van het stedelijk milieu, openbare veiligheid en gezondheid, consumentenbescherming en het behoud van cultureel erfgoed die, mits voldoende onderbouwd, argumenten kunnen zijn voor het toekennen van meerjarige plekken op de Evenementenkalender. De Dienstenrichtlijn schrijft voor dat het middel – het toekennen van meerjarige plekken – proportioneel een noodzakelijk moet zijn om de dwingende redenen van algemeen belang te behalen. Dit is voor het college aanleiding geweest om nader onderzoek te doen naar de vraag of er dwingende redenen van algemeen belang bestaan die meerjarige plekken rechtvaardigen, en of het toekennen van die plekken een noodzakelijk en proportioneel middel is om deze belangen te dienen. Voor het gemeentelijke onderzoek zijn gesprekken gevoerd met organisatoren, brancheorganisaties, bewoners, stadsdelen, locatiebeheerders en experts op het gebied van veiligheid en openbare orde. Daarnaast is archiefonderzoek gedaan en zijn vragenlijsten uitgezet, onder andere onder bewoners. Uit dit onderzoek komt naar voren dat er dwingende redenen van algemeen belang aanwezig zijn die het toekennen van meerjarige plekken rechtvaardigen. Daarbij wordt vooral gewezen op het lerend vermogen dat met meerjarige plekken ontstaat.

De kwaliteit en veiligheid van een evenement, de relatie met de buurt en de samenwerking met veiligheidsdiensten verbeteren aantoonbaar naarmate een organisator vaker op dezelfde locatie terugkeert. Het onderzoek laat zien dat er 3 dwingende redenen van algemeen belang zijn die het toekennen van een langere looptijd aan een plek op de kalender rechtvaardigen: 1. Het beschermen van het woon- en leefklimaat en het stedelijk milieu. Meerjarige plekken voor evenementen dragen bij aan het verminderen van overlast, omdat organisatoren leren van eerdere edities. De eerste keer dat het evenement op een locatie plaatsvindt, staan er meerdere, goed afgestemde plannen op papier die bijdragen aan een goed en veilig verloop van een evenement. Toch wordt consequent gesteld dat de papieren werkelijkheid afwijkt van de praktijk en dat organisatoren de uitvoering van het evenement kunnen doorontwikkelen met behulp van evaluaties en geleerde lessen. Na meerdere edities zijn de organisatie, de communicatie met de buurt en de inrichting van het terrein beter

48

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

afgestemd op de omgeving en buurtbewoners. Ook kost het tijd om goed in contact komen met de buurt. Soms is pas na een eerste editie van een evenement duidelijk voor welke bewoners het tot overlast heeft geleid en waar de overlast uit bestaat. Er moet ruimte zijn om een zekere band op te bouwen met de buurt. Dit leidt tot minder (ervaren) overlast en tot een betere balans tussen levendigheid en leefbaarheid in de stad. 2. Het waarborgen van een veilig verloop van evenementen en de openbare orde. Veiligheidspartners geven aan dat evenementen doorgaans pas vanaf de derde editie écht goed staan. Ook hier is er een verschil tussen de papieren werkelijkheid van plannen en de daadwerkelijke uitvoering van het evenement. Organisatoren en hulpdiensten leren van eerdere ervaringen met publieksstromen (op het terrein en in mobiliteit buiten het terrein), indeling van het terrein en specifieke locatieafhankelijke risico’s. Herhaling van een evenement leidt tot betere veiligheidsplannen die zijn afgestemd op de praktijk en een betere samenwerking met diensten, waardoor het verloop van evenementen veiliger wordt. 3. Het faciliteren van vernieuwende concepten en het bevorderen van culturele diversiteit (cultuurbeleid). Het gemeentelijke cultuurbeleid is gericht op een gevarieerd aanbod van evenementen.

Er wordt gestreefd naar een evenementenaanbod waarin voor álle Amsterdammers evenementen en festivals zijn die aansluiten op hun leefwereld. Om deze doelstelling te bereiken is het belangrijk dat organisatoren de ruimte krijgen om te vernieuwen en te experimenteren met nieuwe concepten. Uit de gevoerde gesprekken blijkt dat organisatoren dit niet aandurven zonder meerjarige zekerheid te hebben. Het kost meerdere edities om een nieuw evenement op te zetten, een merknaam op te bouwen, publiek aan zich te kunnen binden en het evenement financieel rendabel te maken. Zonder meerjarige zekerheid zijn de (financiële) risico’s simpelweg te groot. Concluderend blijkt uit het gemeentelijke onderzoek dat er, naast de terugverdientijd, 3 dwingende redenen van algemeen belang zijn die het toekennen van meerjarige plekken rechtvaardigen. Met het toekennen van meerjarige plekken komt de vervolgvraag van de looptijd op. Uit economisch onderzoek blijkt dat de looptijd meer dan 1 jaar is, wat in het geval van evenementen in ieder geval 2 jaar betekent.

Uit vrijwel alle bronnen van het gemeentelijk onderzoek volgt dat gemiddeld genomen een termijn van 3 jaar noodzakelijk is om te komen tot een evenement dat niet alleen voldoet aan de basisvereisten van veiligheid en het voorkomen van overlast, maar dat ook aansluit bij het afstemmen van het evenement op de kenmerken, behoeften en eisen van een locatie en de directe omgeving. Hieruit blijkt dat 3 jaar als ondergrens kan worden gehanteerd. Ook vanuit juridisch oogpunt is een looptijd van 3 jaar te rechtvaardigen vanuit de belangen rondom veiligheid en stedelijke leefbaarheid, gelet op het lerend effect dat bij het organiseren van een evenement komt kijken. Non-discriminatoir, proportioneel en noodzakelijk De Europese Dienstenrichtlijn vereist dat elke beperking op het vrij verkeer van diensten nondiscriminatoir, proportioneel en noodzakelijk is. Het indienen van een verzoek voor plaatsing op de Evenementenkalender en het aanvragen van een vergunning staat open voor alle organisatoren, ongeacht nationaliteit of land van vestiging, en zonder aanvullende eisen die bepaalde partijen

49

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

zouden benadelen. Hierbij geldt ook dat alle evenementen worden geplaatst voor een termijn van 3 jaar, tenzij een organisator zelf kiest voor een looptijd van 1 jaar. Het meerjarig toekennen van een plek op de kalender is daarnaast proportioneel, omdat het organisatoren ruimte biedt om te investeren in veiligheid, het evenement af te stemmen op de locatie en een relatie met de buurt op te bouwen. Daarbij blijkt uit de praktijk dat evenementen beter verlopen als een organisator vaker op dezelfde locatie een evenement organiseert doordat geleerd kan worden van eerdere edities. Tot slot is het meerjarig toekennen van plekken noodzakelijk, omdat andere middelen, zoals draaiboeken per locatie of vergunningsvoorschriften, niet hetzelfde effect hebben. Ervaring op een locatie en het opbouwen van een relatie met de buurt en het samenwerken met diensten is belangrijk voor de organisatie van een goed en veilig evenement. Die leercurve ontstaat wanneer een organisator meerdere jaren achtereenvolgend een evenement op eenzelfde plek kan organiseren.

8.3 Verdeelwijze bij schaarste 8.3.1 Uitvraag Het kalenderproces start met een oproep aan organisatoren om een verzoek voor plaatsing op de Evenementenkalender in te dienen. Bij de uitvraag is ook aangegeven waar vanuit de stad behoefte aan is. Die behoefte wordt vastgesteld op basis van de Evenementenkalenders van voorgaande jaren en de doelgroepen die daarmee bereikt zijn. Bij sommige locaties, zoals Museumplein en Westerpark, zijn de afgelopen jaren door stadsdelen lokale adviescommissies ingesteld, die het dagelijks bestuur hebben geadviseerd over de programmering en uitvoering van evenementen op deze specifieke locaties. De lokale commissies werden ook gevraagd om het stadsdeel te adviseren over het toedelen van de beschikbare plekken. Bij de invoering van het nieuwe beleid worden deze plekken - indien er schaarste is – stedelijk verdeeld. In dat proces vindt de beoordeling en verdeling plaats door de stedelijke adviescommissie evenementen. De rol van deze stedelijke adviescommissie is later in dit hoofdstuk te lezen bij paragraaf 8.4.5. In de nieuwe werkwijze wordt de kennis en expertise van de lokale commissies geborgd door jaarlijks vooraf advies in te winnen over evenementen die passend en wenselijk zijn op de betreffende locaties.

De stedelijke adviescommissie kan besluiten de adviezen openbaar te maken, zodat organisatoren daar rekening mee kunnen houden bij het indienen van hun verzoek voor plaatsing op de kalender. Wel geldt dat de stedelijke adviescommissie voortaan verantwoordelijk is voor de beoordeling van de verzoeken en voor het opstellen van een advies aan het college van B&W over het verdelen van de plekken. De beoordeling van de stedelijke adviescommissie zal altijd plaatsvinden aan de hand van de beoordelingscriteria. De lokale adviescommissie evenementen wordt gevraagd om de evenementen te evalueren en adviezen te geven (aan de stedelijke adviescommissie en aan de vergunningverleners) over kwaliteit en uitvoering van de betreffende evenementen. Zo kan het stedelijke vraagstuk van het verdelen van schaarse ruimte op een uniforme en transparante wijze worden uitgevoerd en kan de ruimte die er

50

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

is voor evenementen in de stad goed worden toebedeeld, maar blijft tegelijkertijd ruimte voor lokale accenten en het inbrengen van lokale kennis in het proces. Jaarlijks voorafgaand aan de openstelling van de kalender worden organisatoren van terugkerende evenementen gevraagd of zij gebruik zullen maken van hun plek. Deze organisatoren hebben in voorgaande jaren reeds een plek voor 3 jaar toegekend gekregen en hoeven daarom geen nieuw verzoek in te dienen. Gevraagd wordt om de beoogde datum (met op- en afbouwdagen), bezoekersaantallen en tijden door te geven. De datum moet in dezelfde periode liggen als eerdere edities (uitgegaan wordt van maximaal een week verschil, of een feestdag-gerelateerde verschuiving). Met deze informatie kan het college jaarlijks bij de uitvraag publiceren welke plekken voor het daaropvolgende jaar vrijkomen en welke data beschikbaar zijn, en is het voor nieuwe aanvragers duidelijk voor welke plekken zij zich kunnen inschrijven. Indien van toepassing wordt vooraf ook gecommuniceerd over een knelpuntenperiode en de doelgroepen -uit het Culturele Doelgroepenmodel- die nog gemist worden in het komende evenementenjaar.

8.3.2 Aanmeldmoment en eerste beoordeling Organisatoren met een evenement van 1.501 of meer bezoekers dienen in een periode die uiterlijk start op 1 april van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het beoogd evenement plaatsvindt, een verzoek in bij de gemeente voor de plaatsing van het evenement op de kalender. Als het verzoek binnen de gestelde termijn is ingediend, wordt ambtelijk beoordeeld of het verzoek volledig is en aan alle ontvankelijkheidsvereisten voldoet. Indien er tijdens de vorige editie van het evenement een handhavingsstap is opgelegd die heeft geleid tot het intrekken of weigeren van de (eerstvolgende) evenementenvergunning, zal het evenement niet op de Evenementenkalender worden geplaatst of van de kalender afgehaald worden. Vervolgens wordt ambtelijk beoordeeld of er sprake is van schaarste. Op het moment dat de potentiële schaarste zich in de praktijk niet voordoet, worden alle verzoeken uit die categorie en/of ten aanzien van die specifieke locatie op de concept Evenementenkalender geplaatst. Verzoeken waar de schaarste zich wel voordoet, worden verzocht om aanvullende informatie over het evenement aan te leveren, zodat de verzoeken op basis van de inhoudelijke beoordelingscriteria beoordeeld kunnen worden door een onafhankelijke adviescommissie.

8.3.3 Stadsbrede verdeelwijze Er kan in verschillende situaties sprake zijn van schaarste. In algemene zin wordt de schaarste stadsbreed verdeeld. Een uitzondering hierop geldt voor de buurtoverstijgende evenementen. Voor de duidelijkheid en transparantie worden evenementen met de bezoekerscategorie 1.5013.000 aangemerkt als buurtoverstijgende (maar niet stedelijke of groter) evenementen. Stadsbrede evenementen hebben vanwege hun omvang en aard een grotere impact op de leefomgeving. Ze brengen meer mensen op de been, wat zorgt voor extra drukte op straat in het

51

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

verkeer en openbaar vervoer. Dergelijke evenementen trekken mensen vanuit alle delen van de stad en daarbuiten naar de locatie waar het evenement plaatsvindt. Om te voorkomen dat de impactvolle evenementen zich concentreren in een bepaald stadsdeel of op specifieke locaties, is het wenselijk dat de evenementen over de hele stad worden verspreid. Bovendien zijn deze evenementen, vanwege hun stadsbrede (en soms zelfs nationale, of internationale) karakter, minder gebonden aan een specifiek stadsdeel of een specifieke locatie. Een goede spreiding van evenementen draagt bij aan de balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Door de evenementen stadsbreed te verdelen worden de evenementen over de stad gespreid, en daarmee ook de aantrekkingskracht voor evenementenbezoekers en de overlast die evenementen kunnen geven voor omwonenden. Bovendien doet schaarste zich in de praktijk vooral voor bij de stadsbrede (muziek)evenementen die concurreren voor dezelfde plekken en de daaraan gekoppelde geluidsdagen. Door deze aanvragen stadsbreed te bekijken, kan beter gestuurd worden op een afwisselend en evenwichtig aanbod voor de hele stad. De schaarste wordt beoordeeld per bezoekerscategorie.

Voor evenementen vanaf 3.001 bezoekers geldt dat organisatoren bij het indienen van een verzoek, naast hun voorkeurslocatie 2 alternatieve locaties kunnen opgeven (indien van toepassing: voorzien van toestemming van de locatiebeheerder). Op basis van alle eerste, en eventueel tweede en derde voorkeurslocaties, stelt de gemeente eerst vast of er een locatie is waar feitelijk geen schaarste voorkomt -omdat alle verzoeken die deze locatie als voorkeur en alternatieve locatie hebben opgegeven, passen binnen de beschikbare (geluids)dagen. Voor zulke locaties (zonder schaarste) worden de verzoeken direct op de concept-Evenementenkalender geplaatst en hoeven geen aanvullende plannen te worden ingediend. Alleen voor locaties waar na deze toets wél sprake is van schaarste, worden organisatoren verzocht hun verzoek aan te vullen ten behoeve van de beoordeling door de adviescommissie. Hiermee wordt voorkomen dat organisatoren onnodig aanvullende plannen moeten uitwerken. Buurtoverstijgende evenementen (evenementen met 1.501 tot 3.000 bezoekers) zijn gericht op bezoekers uit meerdere buurten en daarmee verbonden met de bewoners uit de buurt, wijk of stadsdeel/gebied of aan een specifieke plek. Bij buurtoverstijgende evenementen zal het daarom een groot verschil maken in welk stadsdeel en op welke locatie zij plaatsvinden.

Het is denkbaar dat een evenement niet uitvoerbaar is op een andere locatie. Daarom is ervoor gekozen om de schaarste bij buurtoverstijgende evenementen te beoordelen per locatie. Er wordt per locatie gekeken of in de bezoekerscategorie op die locatie sprake is van schaarste. Bij het indienen van een verzoek in deze categorie wordt daarom geen tweede of derde voorkeurslocatie opgegeven. Indien schaarste zich voordoet binnen de categorie 1.501 tot 3.000 bezoekers van buurtoverstijgende evenementen, dan worden de betrokken verzoekers hierover door het college geïnformeerd. Vanaf dit moment start een termijn van 3 weken om aanvullende plannen in te dienen. In de eerste 2 weken is er echter gelegenheid om het verzoek vrijwillig te verplaatsen naar een andere nog beschikbare locatie binnen dezelfde bezoekerscategorie. Het college stelt hiervoor een lijst beschikbaar met locaties waar na de eerste plaatsingsronde nog ruimte is. Door ervoor te kiezen een evenement te verplaatsen, kan de schaarste worden opgelost. De keuze om

52

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

te verplaatsen wordt individueel gemaakt. Organisatoren worden niet geïnformeerd over andere partijen die een verzoek voor de locatie hebben ingediend, om zo onderlinge beïnvloeding te voorkomen. Voor de beschikbare plekken geldt dat de organisator die als eerste een bericht stuurt te willen verplaatsen naar een andere locatie, de betreffende nog beschikbare locatie krijgt toegewezen. Hier geldt dus een 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ systeem. Indien er na afloop van de 2 weken nog steeds sprake is van schaarste op de locatie, is er nog 1 week voor verzoekers om aanvullende stukken aan te leveren voor de beoordeling door de adviescommissie.

8.3.4 Soorten schaarste Schaarste kan zich op verschillende manieren voordoen: 1. Bezoekerscategorieën 2. Specifieke locaties 3. Geluidsdagen 4. Datum Bezoekerscategorieën Ten eerste kan er sprake zijn van schaarste binnen de bezoekerscategorie. In het geval dat het aantal ingediende verzoeken binnen een bezoekerscategorie het maximumaantal evenementdagen overschrijdt, zoals vastgesteld in de locatieprofielen of het geldende beleid, is sprake van schaarste in die categorie. Voor stadsbrede evenementen worden bij schaarste de aanvragen voor alle locaties in de stad binnen die categorie als schaars behandeld. Een uitzondering hierop geldt wanneer voor bepaalde locaties een beperkt aantal verzoeken als voorkeurslocatie of alternatieve locatie is ingediend en deze passen binnen het aantal beschikbare evenement- en geluidsdagen. In dat geval is er voor die locaties feitelijk geen schaarste en kunnen die verzoeken op de conceptkalender worden geplaatst. Voor buurtoverstijgende evenementen betekent dit concreet dat er binnen de bezoekerscategorie schaarste ontstaat op de specifieke locatie (zie ook: specifieke locaties). Specifieke locaties De tweede vorm van schaarste doet zich voor op specifieke locaties.

Dit is alleen van toepassing op buurtoverstijgende evenementen (tot en met 3.000 bezoekers) die in de meeste gevallen meer locatiegebonden zijn (voor en door de wijk georganiseerd). Wanneer de ingediende verzoeken in een bezoekerscategorie op een locatie het aantal toegestane evenement- of geluidsdagen op die locatie overstijgt, is sprake is van schaarste op die specifieke locatie. Geluidsdagen Een derde vorm van schaarste ontstaat wanneer alle aangemelde evenementen op basis van het aantal toegestane dagen passen op een locatie, maar er meer verzoeken met een geluidsontheffing zijn ingediend dan toegestaan. Schaarste op geluid kan zich voordoen als het totaal aantal geluidsdagen wordt overschreden zonder dat het totaal aantal beschikbare evenementdagen wordt overschreden. In dit geval worden de evenementen zonder geluidsdagen

53

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

direct op de Evenementenkalender geplaatst en worden alleen de verzoeken die een geluidsontheffing willen als schaars gezien. In de verdeelwijze worden verzoeken voor evenementen met 3.001 of meer bezoekers die schaars zijn wat betreft de geluidsdagen, stadsbreed verdeeld over de stad. Datum Tot slot kan er schaarste ontstaat op datum. Dit doet zich voor als 2 of meer verzoeken zijn ingediend voor dezelfde locatie op dezelfde dagen. Of voor dezelfde locatie op dagen die te kort op elkaar volgen en daarmee niet voldoen aan verplicht gestelde rusttijden. Dit kan zich voordoen tussen verzoeken uit dezelfde bezoekerscategorie of tussen verzoeken uit verschillende bezoekerscategorieën. De verzoeken krijgen 2 weken de tijd om samen tot een oplossing te komen door een van de evenementen te verplaatsen naar een nog beschikbare datum op de locatie.

Als geen onderlinge overeenstemming wordt bereikt, dan kunnen zich verschillende scenario's voordoen:  Verzoeken die in een eerdere Evenementenkalender op een locatie zijn geplaatst, krijgen voorrang op een evenement dat voor het eerste jaar op de kalender wordt geplaatst;  Bij verzoeken binnen dezelfde categorie die zijn gescoord vanwege schaarste, krijgt het verzoek met de hoogste score voorrang;  Bij verzoeken binnen dezelfde categorie die niet zijn gescoord, wordt geloot;  Bij verzoeken uit verschillende categorieën krijgt het evenement met het grootste aantal bezoekers voorrang.

8.3.5 Adviescommissie Het college stelt een onafhankelijke externe adviescommissie evenementen samen. Deze commissie heeft als taak het college te adviseren over de verzoeken voor de Evenementenkalender. Dit advies zal bestaan uit het aanleveren van een ranglijst per bezoekerscategorie en/of per locatie op basis van de vooraf gestelde beoordelingscriteria, waarbij het evenement met de meeste punten binnen de categorie als eerste zal worden geplaatst op de Evenementenkalender. De adviescommissie adviseert alleen in het geval van schaarste. De adviescommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. De leden worden op persoonlijke titel benoemd en mogen geen belangen hebben in de Amsterdamse evenementensector. Zij worden voorgedragen door een ambtelijke selectiecommissie en geïnstalleerd door het college. De adviescommissie wordt ambtelijk ondersteund in haar taken door het Stedelijk Evenementenbureau, maar ambtenaren hebben geen zeggenschap over de adviezen.

8.3.6 Beoordelingscriteria Om, in gevallen van schaarste, tot een transparante en onderbouwde keuze te komen welke evenementen een plek krijgen op de kalender, zijn inhoudelijke beoordelingscriteria opgesteld. Deze criteria sluiten aan bij de visie “Amsterdam Bruisende Stad” uit 2024 en bij de ambitie van

54

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

het college om het verdelen van de evenementenlocaties niet alleen eerlijker, maar ook doelgerichter in te zetten. De beoordelingscriteria worden hier op hoofdlijnen omschreven, maar zijn nader uitgewerkt in de ‘Nadere regels Evenementenkalender Amsterdam.’ De inhoudelijke toets bestaat uit 3 hoofdcriteria: publieksbereik en toegankelijkheid (max. 62 punten), kwaliteit van het plan (max. 60 punten) en binding met de stad of buurt (max. 60 punten). In totaal zijn 182 punten te behalen. Publieksbereik en toegankelijkheid (maximaal 62 punten) Het onderscheidend vermogen in het publieksbereik en toegankelijkheid (sociaal, fysiek en digitaal) van het evenement, valt binnen de dwingende reden van belang van het woon- en leefklimaat, de leefbaarheid en het cultuurbeleid, doelstellingen op het gebied van sociaal beleid en handhaving van de maatschappelijke orde. Het doel is om evenementen binnen de stad niet alleen aantrekkelijker te maken voor verschillende doelgroepen, maar ook om er zorg voor te dragen dat niemand uitgesloten wordt en iedereen de mogelijkheid heeft om naar een evenement toe te kunnen en zich daar ook welkom en veilig voelt. Dat draagt bij aan de leefbaarheid van Amsterdam.

Kwaliteit van het plan (maximaal 60 punten) Onderscheidend vermogen in kwaliteit van het plan valt binnen de dwingende reden van algemeen belang van bescherming van het woon- en leefklimaat en het cultuurbeleid. Evenementen brengen mensen samen rondom kunst, muziek, verhalen en activiteiten. Doordat ze bijdragen aan verbinding tussen personen en groepen en tussen mensen en de stad, hebben evenementen en festivals een grote sociaal-maatschappelijke waarde. Waar mensen live bij elkaar komen om (muziek)cultuur samen te beleven, ontstaan nieuwe contacten en sociale netwerken. Ze creëren plekken van ontmoeting en beleving, waarin cultuur laagdrempelig en tastbaar is. In een diverse en dynamische stad als Amsterdam dragen evenementen bij aan het zichtbaar maken van verschillende stemmen, verhalen en vormen van expressie – van lokaal talent tot internationale makers. Amsterdam streeft naar een aanbod dat past in de ambitie die Amsterdam heeft als cultuurstad en creatieve broedplaats. Onderscheidende evenementen binnen de discipline of genre dragen bij aan een gevarieerd en verrassend festival- en evenementenlandschap, waarin ruimte is voor nieuwe perspectieven, verhalen en vormen van expressie.

Festivals en evenementen kunnen verschillende uitingen van cultuur of kunst met elkaar verbinden en vormen daarmee betekenisvolle plekken voor bezoekers van alle leeftijden, interesses en culturele of sociaaleconomische achtergronden – van trouwe festivalgangers tot nieuwsgierige omwonenden. Door organisatoren actief uit te nodigen hun concept en de meerwaarde ervan te beschrijven, stimuleert de gemeente een evenementenaanbod dat creatief, vernieuwend, inclusief is, hoge artistieke kwaliteit centraal stelt en nauw is verbonden met de stad Amsterdam.

55

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

Binding met de buurt (maximaal 60 punten) Het onderscheidend vermogen voor binding met de buurt valt in de dwingende redenen van algemeen belang van bescherming van het woon- en leefklimaat, de leefbaarheid en het cultuurbeleid. Door middel van het (actief) betrekken van de buurt en samenwerking met instellingen en bewoners, bestaat de mogelijkheid tot inspraak en een vorm van coproductie bij het evenement. Evenementen kunnen daarom functioneren als een instrument voor gewenste ontwikkeling in de stad. Dat komt ten goede aan de leefbaarheid van de stad. Culturele Doelgroepenmodel In Amsterdam en Weesp vinden we het belangrijk dat evenementen toegankelijk en aantrekkelijk zijn voor alle bewoners. Bij het criterium publieksbereik en toegankelijkheid wordt daarom gebruik gemaakt van het Culturele Doelgroepenmodel. Dit model helpt inzichtelijk te maken welke publieksgroepen momenteel worden bereikt en welke nog ondervertegenwoordigd zijn. Op basis van levensfase, demografie, socio-economische kenmerken, media-en internet gebruik en culturele interesses en gedrag, onderscheidt het model 11 culturele doelgroepen die zijn ingedeeld in 3 hoofdgroepen: Intensief, Medium en Licht cultureel betrokken publiek. Voor organisatoren van evenementen met 6.001 bezoekers of meer, stelt de gemeente het verplicht om jaarlijks een publieksonderzoek te doen met dit model.

De grens van 6.001 bezoekers is gekozen, omdat vanaf deze categorieën de evenement- en geluidsdagen veelal schaars zijn, waardoor de kans groot is dat deze gegevens nodig zijn voor het verdelen van de schaarse ruimte. Het publieksonderzoek geeft inzicht in welke groepen in voorgaande jaren worden bereikt en welke met het evenementenaanbod nog ondervertegenwoordigd zijn. Daarnaast wordt de uitkomst van het publieksonderzoek ook betrokken bij de uitvraag voor het daaropvolgende jaar. Bij de opening van de inschrijfperiode wordt inzichtelijk gemaakt welke doelgroepen eerder niet of nauwelijks zijn bereikt. Evenementen die zich in hun plan specifiek richten op deze ondervertegenwoordigde groepen, kunnen daarmee extra punten verdienen bij de beoordeling van de criteria rondom publieksbereik.

8.3.7 Beoordeling en ranglijst Na ontvangst van de aanvullende informatie over het evenement beoordeelt de adviescommissie de verzoeken per bezoekerscategorie op basis van de beoordelingscriteria. Elk verzoek krijgt een puntenscore toegekend. Op basis van deze scores stelt de commissie ranglijsten op. Afhankelijk van de aard van de schaarste zijn er 3 typen ranglijsten: op categorie, op geluid of op specifieke locaties. Voor alle evenementen in de bezoekerscategorieën vanaf 3.001 bezoekers stelt de adviescommissie een ranglijst per categorie op. Deze categorieën worden namelijk stadsbreed verdeeld, waarbij de evenementen -afhankelijk van het behaald aantal punten- op een van de 3 opgegeven voorkeurslocaties (of op de reservelijst) kunnen worden geplaatst. De toewijzing gaat op volgorde van puntenscore beginnend bij evenement met de hoogste score die op de voorkeurslocatie wordt geplaatst.

56

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

Bij buurtoverstijgende evenementen (in de categorie 1.501 tot en met 3.000 bezoekers) ontstaat schaarste op specifieke locaties. In die gevallen wordt een ranglijst opgesteld per locatie. Er kunnen in deze bezoekerscategorie dus meerdere ranglijsten zijn, elk voor een andere locatie. Tot slot kan het voorkomen dat er geen schaarste is in het totaal aantal beschikbare plekken op een locatie of in een categorie, maar wel voor het aantal geluidsdagen. In dat geval wordt een aparte ranglijst opgesteld voor verzoeken die gebruik willen maken van een geluidsdag. Alleen evenementen met de hoogste scores kunnen gebruik maken van de geluidsdag. Aanvragen op diezelfde locatie waarvoor geen geluidsdag nodig is – en waarvoor dus wel ruimte is – worden direct op de concept-Evenementenkalender geplaatst.

8.3.8 Plaatsing conceptkalender Op basis van de opgestelde ranglijsten, worden de evenementen op de conceptEvenementenkalender geplaatst. Dit gebeurt op volgorde van de puntenscore. Het hoogst scorende evenement krijgt als eerste een plek toegewezen: de plek van de opgegeven voorkeurslocatie. Als die locatie vol is, wordt er gekeken naar de tweede of derde voorkeur. Als voor een evenement alle opgegeven voorkeurslocaties op de ranglijst zijn ingevuld door hoger scorende evenementen, wordt het verzoek niet geplaatst maar opgenomen op de reservelijst. Na de plaatsing van evenementen is er nog gelegenheid voor verzoeken op de reservelijst (zie 8.4.8 Reservelijst), om eventueel opengebleven plekken op te vullen. Vervolgens vindt ambtelijke afstemming plaats met de betrokken veiligheidspartners, zoals hulpdiensten en gemeentelijke afdelingen met een rol in de openbare orde, veiligheid en mobiliteit. Deze partijen geven vanuit hun expertise advies over de uitvoerbaarheid van de kalender. Als zij knelpunten zien in de capaciteit van de diensten of in de verkeersdoorstroom, kunnen de ketenpartners hier negatief op adviseren. Dit betekent niet dat de plek op de kalender wegvalt, maar het kan een reden zijn in het vergunningverleningstraject om geen vergunning te verlenen.

Als er negatief wordt geadviseerd ten aanzien van een evenement, dan wordt de mogelijkheid geboden om het evenement te verplaatsen naar een andere, nog beschikbare, datum op de locatie. Eventuele aanpassingen worden overgenomen op de conceptkalender. Na de ambtelijke afstemming wordt de conceptkalender ter instemming voorgelegd aan het college. Evenementen die gelet op de vergunningstermijn niet kunnen wachten op vaststelling van de kalender, kunnen starten met het vergunningsproces voordat de Evenementenkalender is vastgesteld. Indien de uitkomst is dat geen plek op de kalender wordt verkregen, wordt de vergunningsprocedure beëindigd. De definitieve Evenementenkalender wordt gepubliceerd in Het Gemeenteblad en op de website van de gemeente Amsterdam.

57

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

8.3.9 Reservelijst Wanneer een verzoek vanwege schaarste niet geplaatst kan worden – bijvoorbeeld omdat alle voorkeurslocaties vol zijn of er geen geluidsdag meer beschikbaar is – komt dit verzoek op een reservelijst. Deze lijst is per categorie of per locatie opgesteld waarbij de verzoeken, net als bij de ranglijst, worden gerangschikt op score van hoog naar laag. De reservelijst komt in beeld als plekken op de Evenementenkalender niet zijn ingevuld of als er plekken vrijkomen doordat een verzoeker zijn aanvraag intrekt. Niet ingevulde plekken en vrijgekomen plekken worden alleen aangeboden voordat de kalender wordt vastgesteld. Als er op dit moment nog plekken beschikbaar zijn, worden organisatoren op de reservelijst in de desbetreffende categorie in de gelegenheid gesteld om hun verzoek aan te passen zodat het op de beschikbare plek past. Het verzoek mag niet gewijzigd worden qua concept, categorie of het aantal dagen, omdat op basis van het ingediende concept de punten zijn toebedeeld. Het verzoek mag alleen worden aangepast zodat het voldoet aan de eisen van het locatieprofiel of geldend beleid en past wat betreft datum, rekening houdend met in concept geplaatste evenementen en rustperiodes.

Als de organisator van oordeel is dat (ook) andere aanpassingen gedaan dienen te worden naar aanleiding van de nieuwe locatie, dan kan de organisator hier een gemotiveerd voorstel voor doen. Het college beoordeelt het voorstel en zal de wijziging toestaan of afwijzen. De plek wordt aangeboden aan het hoogstgeplaatste verzoek dat interesse heeft. Niet ingevulde plekken waar geen interesse voor blijkt, kunnen na vaststelling van de Evenementenkalender niet alsnog worden ingevuld door geïnteresseerde verzoekers van de reservelijst. Deze plekken komen dan ook te vervallen voor het betreffende kalenderjaar. Een uitzondering geldt voor A en A+ evenementen, bijvoorbeeld een kleinschalige buurtbraderie. Deze evenementen mogen – ook zonder plek op de Evenementenkalender na het vaststellen van de kalender – gedurende het jaar een evenementenvergunning aanvragen zonder een plek op de kalender. Na vaststelling van de Evenementenkalender komt de reservelijst te vervallen. Met het toekennen van plekken voor een duur van 3 jaar is het niet rechtvaardig om een vrijgevallen plek opnieuw voor een looptijd van 3 jaar toe te kennen aan een partij op de reservelijst. Dit leidt tot onzekerheid, onduidelijkheid en onrechtmatige concurrentie voor andere organisatoren, die rekenen op de beschikbaarheid van de locatie in toekomstige jaren.

8.3.10 Placeholder Voor het vaststellen van de kalender, maar na het aanbieden van open plekken op de conceptEvenementenkalender aan verzoeken op de reservelijst, kunnen locatiebeheerders een verzoek indienen voor nog beschikbare plekken op de locatie die zij in beheer hebben voor een placeholder. Een placeholder is een gereserveerde plek op de kalender voor een evenement waarvan de inhoud op het moment van de aanvraag nog niet vaststaat. Deze ruimte wordt geboden omdat culturele, experimentele of buurtgerichte evenementen in maart of april van het voorgaande jaar nog niet

58

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

altijd duidelijk hebben dat zij een evenement willen organiseren. Deze evenementen zijn essentieel voor het culturele landschap van de stad, maar hun inhoud en soms de precieze datum worden in veel gevallen pas laat definitief kenbaar gemaakt. Voor locaties die in beheer zijn, kan de beheerder van die specifieke locatie een placeholder aanvragen op het moment dat er na het nalopen van de reservelijst nog plekken beschikbaar zijn op de betreffende locatie. Er kan alleen een placeholder worden aangevraagd voor evenementen met een risicoprofiel van A, A+ of B. Deze risicoprofielen zullen een beperkte inzet vragen van de veiligheidsdiensten. Evenementen met een risicoprofiel van B+ of hoger komen niet in aanmerking, vanwege de complexiteit en het benodigde maatwerk. De placeholder wordt enkel toegekend voor evenementen met een maximaal aantal van 6.000 bezoekers. Het verzoek van de locatiebeheerder moet minimaal het verwachte bezoekersaantal, het aantal dagen van het evenement, een of meer mogelijke data van het evenement en de locatie bevatten.

8.3.11 Uitvoering conform ingediende plannen Van organisatoren wordt verwacht dat zij hun plannen uitvoeren zoals zij die bij de vooraankondiging en bij de verdeling van de schaarste ruimte hebben aangeleverd. Het uitvoeren van een ander (type) evenement dan is toegekend, kan gevolgen hebben voor (toekomstige) toewijzingen op de kalender. Dit is iets anders dan wanneer de uitvoering van een evenement inhoudelijk grotendeels overeenkomt met het ingediende plan, maar bijvoorbeeld voorgestelde doelstellingen – zoals het bereiken van een bepaalde doelgroep – niet volledig is bereikt. Om dit te borgen, wordt er op meerdere momenten in het proces getoetst of het evenement wordt uitgevoerd volgens de ingediende plannen. Bij de start van het vergunningsproces wordt getoetst of de vergunningsaanvraag overeenkomt met het plan zoals ingediend bij de vooraankondiging. Alleen dan kan de aanvraag als passend bij de toegekende plek op de kalender worden beschouwd. Na afloop van het evenement leveren organisatoren een rapportage aan waaruit blijkt in hoeverre het evenement conform de plannen is uitgevoerd. Dit omvat een verslag van onder andere het programma, de resultaten van een publieksonderzoek en in hoeverre de plannen met betrekking tot binding met de buurt het doel hebben bereikt.

59

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

9 Stimuleringsbeleid

Evenementen zijn van groot belang voor Amsterdam. Ze vertegenwoordigen een grote sociaalmaatschappelijke waarde en dragen bij aan verbinding tussen mensen met verschillende achtergronden uit de hele de stad en soms ook ver daarbuiten. Ook zorgen evenementen voor levendigheid, cultuur en dienen ze als waardevolle ontmoetingsplekken. Ze worden dan ook door veel Amsterdammers bezocht en gewaardeerd, zo blijkt uit het draagvlakonderzoek evenementen dat in 2024 is opgevoerd in opdracht van de gemeente. Tegelijkertijd staan veel evenementen financieel onder druk. Dat is voor een deel het gevolg van het Amsterdamse evenementenbeleid. Daaruit volgt immers dat voor een veilig verloop van evenementen in de openbare ruimte soms maatregelen nodig zijn. Vooral op het gebied van veiligheid, bereikbaarheid, geluid, communicatie en duurzaamheid stelt Amsterdam scherpe eisen aan evenementen. Dat gebeurt dus met goede redenen, maar meer en strenger beleid leidt wel tot extra kosten voor organisatoren – zowel in de voorbereiding (extra plannen die moeten worden opgesteld) als in de uitvoering van de maatregelen die daaruit voortvloeien. Hoge gemeentelijke lasten – zoals leges en de vermakelijkheidsretributie (VMR) – vergroten de financiële druk voor evenementen.

In het evenementenbeleid zijn nu wel maatregelen getroffen om in het vergunningsproces zoveel mogelijk maatwerk te kunnen leveren, maar zeker is dat ook in de nabije toekomst het organiseren van een evenement in Amsterdam het nodige vraagt. Tegelijkertijd wordt de financiële uitdaging voor evenementen ook veroorzaakt door externe (markt)factoren, zoals de prijsstijgingen in de sector: mensen en materialen zijn duurder geworden, artiesten vragen hogere gages. Alle evenementen in de stad hebben last van deze 2 ontwikkelingen, naar vooral kleinere en gratis toegankelijke evenementen komen daardoor nu financieel in de knel. De inkomsten voor deze evenementen zijn onzekerder dan bij commerciële evenementen. Zonder ticketverkoop komen de inkomsten voornamelijk uit de horeca en eventuele subsidies. Bij een tegenvallende opkomst, bijvoorbeeld bij slecht weer, lopen de inkomsten direct terug -terwijl de vaste kosten doorlopen. In de visie op evenementen is daarom het doel gesteld om te onderzoeken op welke wijze de gemeente maatwerk kan bieden voor evenementen, zodat de kosten en regeldruk voor organisatoren passen bij de aard van hun evenement. Dit wordt beschreven in hoofdstuk 7 (vergunningenbeleid). Ook is als doel gesteld om bij te dragen aan een divers en robuust aanbod van gratis toegankelijke en maatschappelijk relevante evenementen in de stad.

Deze evenementen zijn vanwege hun laagdrempeligheid toegankelijk voor een breed publiek en zorgen er zo voor dat mensen uit de hele stad elkaar ontmoeten om samen een evenement beleven. In het coalitieakkoord van 2022 is

60

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

ook de ambitie uitgesproken om te onderzoeken hoe gratis toegankelijke, kleinschalige en buurtgerichte evenementen die financieel onder druk staan, tegemoet kunnen worden gekomen. Om organisatoren hierbij gericht te ondersteunen, en daarmee de diversiteit en toegankelijkheid in het Amsterdamse evenementenaanbod te behouden, wordt de subsidieregeling voor evenementen aangepast. Met deze aanpassingen wordt de regeldruk verlaagd waar dat kan en wordt het mogelijk om gratis toegankelijke evenementen extra te ondersteunen en meer zekerheid te bieden. Hierdoor kunnen initiatieven met maatschappelijke waarden (blijven) plaatsvinden en vindt vernieuwing plaats. Het subsidiebeleid zal op de volgende 3 onderdelen worden aangepast: 1. Herijken Evenementenfonds, onder meer om meerjarige subsidie mogelijk te maken 2. Extra subsidiemogelijkheid voor het stimuleren van nieuwe initiatieven 3. Extra subsidiemogelijkheid voor het extra ondersteunen van evenementen met een grote maatschappelijke waarde Daarnaast is onderzocht of gemeentelijke kostenposten zoals leges, huurtarieven en de vermakelijkheidsretributie (VMR) kunnen worden verlaagd om de financiële druk op organisatoren te verminderen. Bij het vaststellen van het beleid waren er onvoldoende middelen beschikbaar om aanpassingen door te voeren.

9.1 Herijking van het Evenementenfonds Het Evenementenfonds is herijkt. De belangrijkste wijziging is dat het mogelijk wordt om meerjarige subsidies aan te vragen en toe te kennen. Er is een groep terugkerende aanvragen met een grote (financiële) afhankelijkheid van subsidie. Zonder deze subsidie kunnen deze evenementen niet plaatsvinden. Met een meerjarige subsidie krijgen aanvragers (financiële) zekerheid en kunnen daarmee structurele verbeteringen aan hun evenement mogelijk maken. De looptijd van de meerjarige subsidie is gekoppeld aan de duur van de meerjarige plekken op de kalender en geldt daarmee voor een duur van maximaal 3 jaar. Voor het meerjarig subsidiëren uit het Evenementenfonds is structureel budget beschikbaar. De subsidiabele kosten van het Evenementenfonds blijven gericht op de uitvoeringskosten van evenementen. Dit zijn kosten voor bijvoorbeeld hekken, toiletten, EHBO, beveiliging, projectmanagement, communicatie en duurzaamheidskosten. Het fonds financiert in beginsel maximaal 50% van deze subsidiabele kosten, waarbij het college gemotiveerd kan afwijken. Programmeringskosten zijn uitdrukkelijk niet subsidiabel, waarmee het Evenementenfonds bijdraagt aan een veilig en verantwoord georganiseerd evenement in de openbare ruimte. Het college stimuleert toegankelijkheid en duurzaamheid van evenementen via het Evenementenfonds.

In het fonds is een extra stimulans ingebouwd voor organisatoren die zich aantoonbaar inzetten voor een meer toegankelijk en duurzaam evenement. Voor deze evenementen is een groter deel van de kosten, voor specifiek deze onderdelen, subsidiabel. Op die

61

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

onderdelen kan dan worden afgeweken van de 50%-regel van de huidige subsidieregeling, om zo evenementen te belonen die hierin vooroplopen. Tot slot wordt het publieksonderzoek verplicht gesteld voor evenementen met meer dan 6.000 bezoekers, zoals aangegeven in paragraaf 4.1, stap 5. Ook evenementen die een subsidie ontvangen, moeten een publieksonderzoek verrichten. De kosten die worden gemaakt om dit onderzoek uit te voeren, worden subsidiabel voor evenementen die (deels) gratis toegankelijke zijn. Op basis van deze publieksonderzoeken maakt de externe adviescommissie inzichtelijk welke groepen met het gehele evenementenaanbod worden bereikt -en welke groepen nog ondervertegenwoordigd zijn.

9.2 Steunregeling voor maatschappelijke evenementen Amsterdam heeft een rijk evenementenaanbod, met onder meer terugkerende gratis toegankelijke evenementen die zich onderscheiden door hun maatschappelijke waarde en verbindende karakter. Het gaat om evenementen die een breed en divers publiek aanspreken en bijdragen aan de sociale cohesie in de stad. Zeker de grotere evenementen met een diverse programmering, wat ook een gevarieerd publiek aanspreekt, hebben het vermogen om mensen uit hun bubbel te laten komen. En om verbindingen te leggen met mensen die zij anders zelden of nooit ontmoeten. Juist deze categorie is financieel kwetsbaar, omdat de vaste kosten voor de productie vaak hoog zijn, terwijl de inkomsten sterk afhankelijk zijn van opkomst en weersomstandigheden. Extra financiële ondersteuning is daarom van belang voor hun toekomstbestendigheid. Om de gratis toegankelijke evenementen met een maatschappelijk karakter te ondersteunen, wordt in de subsidieregeling een extra subsidiemogelijkheid toegevoegd. Deze evenementen met een groot maatschappelijk belang kunnen, naast de uitvoeringskosten die vergoed worden, ook subsidie aanvragen voor de productiekosten. Dit zijn onder andere kosten voor licht, geluid, decor, podia en techniek.

Deze keuze voor het subsidiëren van productiekosten is bewust gemaakt, omdat voor programmeringskosten al via andere fondsen (AFK/FPK) ondersteuning kan worden verkregen en de uitvoeringskosten met een subsidie uit het Evenementenfonds kunnen worden gesubsidieerd. Deze extra subsidiemogelijkheid voor evenementen van hoog maatschappelijk belang is dus complementair aan die subsidies. De subsidiemogelijkheid richt zich op evenementen die:  van hoog maatschappelijk belang zijn;  volledig gratis toegankelijk zijn en geen winstoogmerk hebben;  qua bezoekersaantal meer dan 3.000 bezoekers ontvangen;  qua risicoprofiel vallen onder een risicoprofiel B+ in de risicoscan. Idealiter zou deze subsidie meerjarig worden toegekend, maar hiervoor is geen structureel budget beschikbaar. De behoefte van deze gratis toegankelijke evenementen met hoog maatschappelijk belang, is om de regeldruk en de kosten zo laag mogelijk te houden en langere tijd zekerheid te hebben over het voortbestaan van hun evenement. Zolang het budget voor deze categorie niet

62

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

structureel, maar incidenteel beschikbaar is, kan er geen meerjarige subsidie worden toegekend. Indien er geen budget meer beschikbaar is, kunnen er ook geen aanvragen meer voor worden gedaan.

9.3 Stimuleren van nieuwe evenementen en initiatieven Vernieuwing en experiment zijn belangrijk voor de evenementensector. Amsterdam wil graag kansen bieden aan organisatoren om nieuwe concepten te ontwikkelen of nieuwe doelgroepen te bereiken. Het is daarom van belang dat er voldoende mogelijkheden voor vernieuwing zijn en dat de drempels voor een nieuwkomer of voor een nieuw concept worden verlaagd. Vanwege hoge opstartkosten, de hoge regeldruk en de onzekerheid over de publieksopbouw en kaartverkoop, is er weinig ruimte voor makers en organisatoren om zelf met vernieuwende ideeën en concepten te komen. Het gevolg is dat nieuwe doelgroepen minder goed worden bereikt. Met een stimuleringsregeling voor nieuwe initiatieven wordt ruimte gemaakt voor nieuwe concepten en evenementen die nieuwe doelgroepen in de stad bereiken. Om dat zoveel mogelijk gericht te doen, zal de externe adviescommissie evenementen een rol krijgen in de advisering hierover. De externe adviescommissie zal jaarlijks, bij de oproep voor het indienen van verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender, aangeven welke doelgroep(en) in het huidige aanbod onvoldoende worden bediend.

De commissie zal dit doen dit op basis van de publieksonderzoeken van voorgaande jaren en daarbij gebruik maken van de categorieën in het Culturele Doelgroepenmodel -dat ook wordt gebruikt voor het verdelen van de schaarse ruimte voor grote evenementen. Organisatoren kunnen vervolgens nieuwe initiatieven aanmelden voor de Evenementenkalender en een aanvraag doen voor subsidie die specifiek bedoeld is voor deze nieuwe initiatieven. De subsidie kan worden aangevraagd door zowel stichtingen als commerciële partijen, met als kanttekening dat eventuele winst van het evenement in mindering wordt gebracht op de subsidie. Nieuwe initiatieven hebben tijd nodig om een merk op te bouwen, publiek aan zich te binden en een evenement duurzaam (in houdbaarheid) en kwalitatief neer te zetten. Op dit moment is alleen voor de jaren 2027 en 2028 budget beschikbaar voor deze nieuwe regeling. Daardoor geldt ook voor deze nieuwe subsidiemogelijkheid dat, zolang het budget voor deze categorie niet structureel, maar incidenteel beschikbaar is, er geen meerjarige subsidie kan worden toegekend. Indien er geen budget meer beschikbaar is, kunnen er ook geen aanvragen meer voor worden gedaan.

9.4 Leges, vermakelijkheidsretributie (VMR) en beprijzing openbare ruimte Bij de uitwerking van het evenementenbeleid zijn ook andere mogelijkheden onderzocht om de gemeentelijke kosten voor organisatoren, met name van gratis toegankelijke en maatschappelijke evenement, te verlagen. Daarbij is onderzoek gedaan naar het aanbrengen van maatwerk in de

63

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

leges, het differentiëren van de tarieven van de vermakelijkheidsretributie (VMR) en de beprijzing van het gebruik van de openbare ruimte voor evenementen. Uitkomst van deze verkenning is dat alle voorstellen die zouden leiden tot een significante verlaging van de kosten voor (gratis) evenementen, voor de gemeente aanzienlijke financiële consequenties hebben -omdat ze leiden tot lagere opbrengsten voor de gemeente. Momenteel ziet het college onvoldoende budgettaire ruimte om aanpassingen door te voeren op dit gebied. Wel wordt, als onderdeel van het Uitvoeringsprogramma, verder onderzocht hoe deze financiële instrumenten efficiënter ingezet kunnen worden.

64

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

10 Communicatiebeleid

Goede communicatie is een belangrijke voorwaarde voor een veilig en feestelijk verloop van evenementen, voor draagvlak onder bewoners, en voor goed contact tussen een evenement en de omgeving. De belangrijkste communicatiedoelgroepen zijn Amsterdammers (bewoners en bezoekers) en organisatoren van evenementen. De communicatie over evenementen is in lijn met het gemeentelijke communicatiebeleid. Betere communicatie Het doel is om de communicatie rondom evenementen in de stad te verbeteren. Uit gemeentelijke evaluaties en uit een onderzoek van de Ombudsman (“Uit je dak, onderzoek naar evenementenoverlast in Amsterdam”, juli 2024) blijkt dat de communicatie over evenementen beter kan en moet. De gemeente en de organisatoren van de evenementen zijn samen verantwoordelijk voor de communicatie over evenementen in Amsterdam. Namens de gemeente hebben zowel het Stedelijk Evenementenbureau (SEB), als de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving en (VTH) en de stadsdelen hierin een belangrijke rol. In dit communicatiebeleid wordt beschreven hoe we communiceren en wat de taak- en rolverdeling is.

10.1 Uitgangspunten communicatiebeleid Het communicatiebeleid sluit aan op de doelen en doelgroepen van het evenementenbeleid. Hoofddoel evenementenbeleid Dit evenementenbeleid draagt bij aan de waarden en de identiteit van Amsterdam, waar levendigheid en leefbaarheid niet tegenover elkaar staan, maar elkaar versterken. Doelgroepen evenementenbeleid Primaire doelgroepen: Amsterdammers (omwonenden en andere betrokkenen), bezoekers en organisatoren van evenementen. Secundaire doelgroepen: Bedrijven en instellingen, belangenverenigingen.

10.2 Verbeterde communicatie Een belangrijke conclusie van verschillende evaluaties van het Amsterdamse evenementenbeleid, is dat de gemeente beter en tijdiger moet communiceren over evenementen in de stad. Bewoners moeten goed worden geïnformeerd over welke evenementen er plaatsvinden -zeker bij hen in de buurt- zodat ze zich goed kunnen voorbereiden en weten waar ze terecht kunnen met vragen of klachten. De informatievoorziening is nu nog erg versnipperd, en hoeveel informatie wordt verstrekt hangt te veel af van de plek waar mensen wonen.

65

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

Ook moet communicatie vanuit de gemeente, de stadsdelen en organisatoren beter op elkaar aansluiten, moeten besluiten beter worden onderbouwd en, waar dat mogelijk is, moet de gemeente toelichten wat er is gedaan met klachten en meldingen. Het gaat daarbij vooral over de grotere evenementen met impact op het woon- en leefklimaat. In de praktijk zijn dat nu (muziek)evenementen met meer dan 6.000 bezoekers op het drukste moment en met een hoge geluidsbelasting (75 of 85 dB(C) op de gevel van de meest dichtbijgelegen woning. Rapport Ombudsman De ambitie om de communicatie te verbeteren, sluit aan bij de bevindingen uit het recente onderzoek “Uit je dak, onderzoek naar evenementenoverlast in Amsterdam” van de Amsterdamse Ombudsman. Die concludeert: Bewoners voelen zich vaak onvoldoende geïnformeerd over aankomende evenementen en de daarbij behorende overlast. Dit leidt tot frustratie en het gevoel dat hun belangen niet serieus worden genomen. Motivering van besluiten: er is een gebrek aan duidelijke communicatie van de gemeente over de afwegingen en motiveringen bij het verlenen van vergunningen voor evenementen. Dit zorgt voor een gevoel van willekeur en onbegrip bij de bewoners. Handhaving en respons: bewoners hebben het gevoel dat meldingen van overlast niet altijd adequaat worden opgepakt.

De gemeente kan hier meer rekening mee houden in de evenementenplanning en zorgen voor duidelijkere communicatie over de capaciteit. De conclusies heeft de ombudsman ook vertaald in concrete aanbevelingen. Dat zijn onder meer de volgende:  Verbeter de (eigen) communicatie over evenementen. De gemeente stelt elk jaar de Evenementenkalender op. Laat omwonenden van de evenementenlocaties weten welke evenementen daar dat jaar gaan plaatsvinden, zodat zij weten waar ze aan toe zijn en eventueel hun agenda daarop kunnen aanpassen.  Leg proactief de belangenafweging uit. Bij het vergunnen van evenementen weegt de gemeente de toegevoegde waarde van het evenement af tegen de mogelijke overlast. Communiceer hier proactief over. Uitleg over deze afweging en over hoe de belangen van omwonenden hierin zijn meegenomen kan het draagvlak voor een evenement vergroten en de overlast doen verminderen. Zorg dat je als gemeente (minimaal een keer per jaar) dus ook zélf communiceert over de evenementen en laat dit niet alleen aan de organisatoren over. Zij gaan namelijk niet over de belangenafweging tussen levendigheid en leefbaarheid.  Koppel geleerde lessen (periodiek) terug aan betrokken inwoners. Alle evenementen worden geëvalueerd. De gemeente neemt eventuele lessen, ook uit signalen van inwoners, mee in volgende evenementen. Een terugkoppeling daarvan aan inwoners ontbreekt.

Wees transparant naar inwoners, zeker naar hen die de moeite hebben genomen om een klacht in te dienen, over deze lessen. Dit kan zorgen dat inwoners zich meer gehoord en serieus genomen voelen en het vertrouwen in de gemeente doen vergroten.

66

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

Zowel de evaluatie van de gemeente als de aanbevelingen van de Ombudsman bieden concrete handvatten om de communicatie rondom evenementen te verbeteren.

10.3 Communicatiedoelen Amsterdammers en organisatoren zijn belangrijke stakeholders en onmisbare partners voor de ontwikkeling van een passend festival- en evenementenaanbod. Zij hebben recht op tijdige en duidelijke informatie over evenementen. We communiceren navolgbaar, toegankelijk en begrijpelijk over alle evenementen en over het beleid zelf. Specifieke communicatiedoelen waar wij op inzetten: Communicatiedoelen bij Amsterdammers (omwonenden, bezoekers van evenementen en andere betrokkenen)  Zij worden gehoord en gezien door de gemeente en ervaren dat ook zo.  Zij weten waar informatie te verkrijgen is, waar ze aan toe zijn en waar ze naartoe kunnen met vragen.  Ze begrijpen de afwegingen die de gemeente maakt bij het verlenen van de evenementenvergunning.  Ze bezoeken (als ze willen) een of meerdere evenementen. Communicatiedoelen bij organisatoren van evenementen  Zij worden gehoord en gezien door de gemeente en ervaren dat ook zo.  Ze weten waar informatie te verkrijgen is, waar ze aan toe zijn en waar ze naartoe kunnen met vragen.  Ze begrijpen de afwegingen die de gemeente maakt bij het verlenen van de evenementenvergunning.  Ze dienen tijdig en correct hun stukken in, in een gebruiksvriendelijke omgeving.

Communicatiedoelen bij bezoekers, bedrijven en instellingen, belangenverenigingen  Ze weten waar informatie te verkrijgen is, waar ze aan toe zijn en waar ze naartoe kunnen met vragen. Het verstrekken van vergunningen gebeurt met grote zorgvuldigheid, volgens vaste regels en richtlijnen. Soms zijn bewoners of organisatoren het echter niet eens met de uitkomst. Ergernis die daarover ontstaat is weliswaar begrijpelijk, maar betekent niet altijd dat het besluit onjuist is. Tegelijkertijd ontslaat dit de gemeente niet van de verplichting besluiten goed te onderbouwen.

67

Gemeente Amsterdam Stedelijk Evenementenbureau

Definitieve versie 1 december 2025

Evenementenbeleid 2026

10.4 Hoe ziet de communicatie rondom evenementen eruit? 10.4.1 Begrijpelijk, toegankelijk en navolgbaar We communiceren begrijpelijk, toegankelijk en navolgbaar (conform het gemeentelijke Communicatiekompas). In de communicatie over evenementen doen we dat als volgt: Begrijpelijk:  Ons beleid en beslissingen zijn uitlegbaar (waarom en hoe).  We kiezen de juiste woorden, beelden en kanalen, afgestemd op de doelgroep.  Doelgroepen begrijpen wat ze kunnen of moeten doen. Toegankelijk:  We zijn benaderbaar, vindbaar en actief informerend.  We zijn inclusief: we hebben oog voor alle Amsterdammers.  We zijn responsief: als we vragen krijgen, antwoorden we ook. Als we informatie en wensen hebben opgehaald en afgewogen, koppelen we dat terug. Navolgbaar:  We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen (of leggen het uit wanneer het anders loopt).  We communiceren op tijd en proactief, en geven inzage in besluitvorming.  We zijn duidelijk over hoe het proces eruitziet, wie er betrokken zijn en hoe belangen worden afgewogen.