DPIA TikTok

Managementsamenvatting – DPIA TikTok – Versie 1.4 Geschiedenis Inmiddels is TikTok al bijna een jaar onderwerp van gesprek binnen directie communicatie. Vanuit burgemeester en wethouder Scholtes kwam in de zomer van ’24 al het verzoek om actief te worden op TikTok. Omdat de directie communicatie hierbij als uitvoerder de juiste (privacy) stappen wenste te zetten, is er uitvoerig afgestemd met het i-domein. Niet alleen middels een DPIA; het traject startte al met een ethische bijsluiter. In december 2024 is de DPIA met voorgenomen verwerkingsactiviteiten (hoe wenst de gemeente TikTok in te zetten) voorgelegd aan de Functionaris Gegevensbescherming. In het voorjaar van 2025 werd tijdens het besluitvormingsproces duidelijk dat de beoogde inzet van het platform, omschreven binnen de toenmalige DPIA TikTok, teveel privacy risico’s met zich meebracht voor betrokkenen. Dit signaal is door de directie meegenomen in een herijking van de DPIA en dus voorgenomen inzet van het platform TikTok. Grootste verschil - herijkte DPIA TikTok Versie 1.3 van de DPIA is aangepast op aantal punten. Sommige inhoudelijke zaken zijn uitgebreider omschreven of voorzien van wat nuance – maar de grootste wijzigingen betreft het verdwijnen van een specifieke verwerkingsactiviteit.

Zo wordt expliciet niet langer gezocht op trefwoorden en tags om structureel te monitoren wat er speelt onder de doelgroep –Amsterdamse jongeren. Ook wordt er geen contact gezocht met OOV in uitzonderlijke situaties, zoals eerder omschreven. Dit heeft een aanzienlijk kleinere privacy-impact tot gevolg, omdat het scrapen en monitoren van platforms onder AVG enorm gevoelig ligt en vaak niet rechtmatig is zonder toestemming van betrokkene – iets wat praktisch uitvoerbaar is. Samenvatting van de nieuwe scope Bij deze nieuwste versie van de DPIA is evident dat de verwerking van persoonsgegevens, welke ontstaat zodra TikTok wordt ingezet zoals beschreven, op te delen is in twee stukken. Verwerkingen aan de voorkant en verwerkingen aan de achterkant. Verwerkingen aan de voorkant betreft bijvoorbeeld; heeft de gemeente toestemming wanneer een foto op TikTok wordt geplaatst. Is er een privacyverklaring aanwezig. Wordt er gebruik gemaa kt van een veilige telefoon en zijn er afspraken over hoe TikTok wordt ingezet? Wordt content na het verstrijken van de bewaartermijn verwijderd? De gemeente heeft invloed op deze verwerkingsactiviteiten en probeert – zoals deze DPIA aangeeft – daarbij de AVG zo goed als mogelijk te implementeren.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 2 van 84

Verwerkingen aan de achterkant zijn lastiger. Deze vinden plaats op de servers van TikTok – bijvoorbeeld doordat ze AI inzetten en trainen op (jouw) content of gebruik maken van een onduidelijk en risicovol algoritme. De gemeente heeft hier eigenlijk geen invloed op – los van een besluit om TikTok in zijn geheel niet in te zetten. Er zijn bijvoorbeeld geen contractuele afspraken mogelijk met TikTok – en geen vinkjes die je kunt aanvinken om risico’s te verlagen – wanneer je je foto of video post. Een groot deel van de restrisico’s die voortvloeien uit deze DPIA – ook wanneer de directie haar eigen verantwoordelijkheid met maatregelen goed oppakt – zijn dan ook niet te mitigeren. Overzicht van restrisico’s (midden/hoog) In hoofdstuk 11 van deze DPIA staan alle risico’s beschreven (ook laag). Gebruik die tabel dan ook voor het uitvoeren van maatregelen die deze DPIA voorschrijft. De tabel hieronder, hier ter illustratie dus ingekort, bevat de risico’s waar, ook na het uitvoeren van maatregelen, het privacy risico gemiddeld of hoog blijft.

Risico’s / negatieve gevolgen voor Classificatie risico (kans x impact) de privacy van betrokkenen Laag - gemiddeld - hoog De beoogde gegevensverwerkingen Hoog Restrisico na doorvoeren zijn gedeeltelijk onrechtmatig: maatregelen: Gemiddeld 1 Analyseren van social media – Engagement en reacties van jongeren kunnen gevoelige persoonsgegevens bevatten van minderjarigen – de gemeente heeft geen grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken 2 Toestemming, verleend door acteurs, modellen of collega’s, voldoet niet aan alle AVG-eisen (o.a. niet specifiek)

Maatregelen

Actiehouder + termijn

1 W.b. het bekijken van content zijn er geen maatregelen mogelijk.

Rinske Wieman – alvorens start verwerking

2 Informeer de betrokkenen over deze tekortkomingen middels een privacyverklaring en duidelijke toestemmingsverklaring. Omschrijf daarbij dat een social media platform voor eigen doeleinden persoonsgegevens vaak verder verwerkt. Vermeld waar mogelijk in de privacyverklaring ook specifiek dat binnen de werkgever/werknemer relatie vrije toestemming zoveel als mogelijk wordt gewaarborgd. Maatregel dekt risico slechts gedeeltelijk af

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Onduidelijkheid over verwerkingsverantwoordelijkheid vanwege ontbrekende afspraken tussen gemeente Amsterdam en TikTok, resulterend in (niet limitatief): •

•

•

Pagina 3 van 84

Hoog

Wegens het ontbreken van (opties tot) afspraken met TikTok zijn er op dit vlak geen maatregelen mogelijk.

n.v.t.

Hoog Restrisico na doorvoeren maatregelen: Gemiddeld

Informeer betrokkenen expliciet over dit risico en de beperkte grip hierop vanuit de gemeente Amsterdam. De controle van betrokkenen blijft echter ontbreken. Maatregel dekt risico slechts gedeeltelijk af

Rinske Wieman – alvorens start verwerking

Persoonsgegevens van betrokkenen kunnen, ook na verstrijken van bewaartermijn, bewaard blijven bij TikTok Rechten van betrokkenen kunnen niet allemaal volledig worden uitgevoerd door de gemeente Amsterdam Persoonsgegevens van betrokkenen worden doorgegeven naar landen zonder adequaat beschermingsniveau zonder passende waarborgen

Betrokkenen in content zijn niet goed geïnformeerd over verdere verwerking van hun gegevens – mogelijk door TikTok en hebben hier weinig controle op.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Polls en vragen – gepost door de gemeente Amsterdam – kunnen aanzetten tot reacties met gevoelige of bijzondere persoonsgegevens

Pagina 4 van 84

Hoog Restrisico na doorvoeren maatregelen: Gemiddeld

Voorkom polls en vragen die gevoelige onderwerpen aansnijden of gevoelige reacties uitlokken. Verwerk dit in je protocol (waarvoor gebruik je wel en niet de TikTok account). Realiseer je dat je bepaalde reacties niet kunt voorkomen. Maatregel dekt risico slechts gedeeltelijk af

Advies Privacy Officer Er zijn veel mitigerende maatregelen getroffen om de privacy van betrokkenen te borgen. De gemeente heeft de verwerkingsactiviteiten al teruggeschroefd en is ook voornemens om de maatregelen zoals omschreven in hoofdstuk 11, door te voeren. Dit zie ik als een positieve ontwikkeling en geeft aan dat de directie privacy erg serieus neemt bij de inzet van social media. Ook binnen andere platformen of andere verwerkingen begint dat langzaam maar zeker effect te krijgen. Toch kan ik als privacy officer geen positief advies geven over de verwerking van persoonsgegevens. Dat komt omdat essentiële AVG-verplichtingen in de verwerking, in brede zin (voor- en achterkant, de volledige DPIA-scope), niet nageleefd worden zijn zodra TikTok wordt ingezet. Zo is er geen rechtmatigheid voor een deel van de verwerking en doet TikTok ontzettend veel met persoonsgegevens - ook wanneer die in content zitten, gepost door de gemeente – zonder dat wij dat als verwerkingsverantwoordelijke kunnen uitleggen. Als de directie kiest om TikTok in te zetten zoals beoogd in deze DPIA (inclusief voorgestelde privacy-maatregelen), moeten deze (rest)risico’s worden geaccepteerd door de gemeente Amsterdam.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 5 van 84

Data Protection Impact Assessment (DPIA) Cluster Directie Proces Proceseigenaar

Bedrijfsvoering Communicatie Inzet TikTok (social media) Rinske Wieman – Directeur Communicatie

Versiebeheer Versie Datum

Auteur(s) + rol/functie

Opmerkingen

0.1

08-082024 08-082024

[Privacy Officer] – privacy officer

Inhoud van de (concept) privacy-quickscan overgezet naar DPIA

[Privacy Officer] – privacy officer [Medewerker directie communicatie] - Strategisch Communicatieadviseur Medewerker directie communicatie [Medewerker directie communicatie] –contentmanager [Medewerker directie communicatie] – i-lead

Workshop DPIA

27-082024 03-092024 09-092024

[Privacy Officer] – privacy officer

Verdere uitwerking

[Privacy Officer] – privacy officer

Verdere uitwerking

[Privacy Officer] – privacy officer [Juridisch adviseur] – juridische zaken [Juridisch adviseur] – juridische zaken [Privacy Officer] – privacy officer [Adviseur informatiebeheer] – adviseur informatiebeheer

Verdere uitwerking, rechtmatigheid onderzocht (grondslagen)

0.2

0.5 0.6 0.7

0.8

10-092024

Conceptversie, voor te leggen aan de FG

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

0.9

12-092024

0.91

12-092024 10-102024

0.92

1.0

10-122024

1.1

06-032025 03-062025

1.2

Pagina 6 van 84

[Information Security Officer] – adviseur informatiebeveiliging Directie communicatie – laatste review [Privacy Officer] – privacy officer [Medewerker directie communicatie] - strategisch communicatieadviseur Medewerker directie communicatie [Medewerker directie communicatie] –contentmanager [Medewerker directie communicatie] – i-lead [Medewerker directie communicatie] – compliance officer [Medewerker directie communicatie] – teammanager [Privacy Officer] – privacy officer [Privacy Officer] – privacy officer [Privacy Officer] – privacy officer [Information Security Officer] – adviseur informatiebeveiliging [Adviseur informatiebeheer] – adviseur informatiebeheer [Medewerker directie communicatie] - strategisch communicatieadviseur Medewerker directie communicatie [Medewerker directie communicatie] – i-lead [Privacy Officer] – privacy officer [Medewerker directie communicatie] - strategisch communicatieadviseur Medewerker directie communicatie [Privacy Officer] – privacy officer [Privacy Officer] – privacy officer [Medewerker directie communicatie] – strategisch communicatieadviseur

Meeting om feedback op V0.8 te bespreken Alle feedback verwerkt in V0.9

Laatste wijzigingen – o.a. vermelden van Digital Services Act Feedback FG verwerkt Paar aanpassingen gemaakt n.a.v. opmerkingen vanuit directie communicatie

Paar aanpassingen gemaakt n.a.v. opmerkingen vanuit directie communicatie Versie gedeeld met FG Document opmaak opgeschoond FG advies toegevoegd Op verzoek van lijndirectie de verwerking en DPIA aangepast (scope verkleind)

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

1.3

10-072025

1.4

18-082025

Pagina 7 van 84

[Privacy Officer] – privacy officer [Medewerker directie communicatie] – strategisch communicatieadviseur [Medewerker directie communicatie] - teammanager [Juridisch adviseur] – Jurist bestuursrecht (check op verwerkingsgrondslag) [Privacy Officer] – privacy officer

Akkoord proceseigenaar Datum Naam (functie)

Aanpassingen gemaakt n.a.v. opmerkingen vanuit directie communicatie Versie gedeeld met FG

FG-advies – herijkt - toegevoegd

Handtekening

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 8 van 84

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 9 van 84

1. PROCES EN VERWERKINGEN 1.1.

Geef een algemene beschrijving van het (werk)proces waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Beschrijf in het algemeen de werkzaamheden of taak die wordt uitgevoerd. Toelichting en achtergrond De burgemeester en wethouder Scholtes hebben de vraag gesteld of de gemeente Amsterdam aanwezig kan zijn op TikTok om jonge Amsterdammers te bereiken en aan te sluiten op hun leefwereld. Zo kan worden bijgedragen aan de verschillende beleidsdoelen - onder meer omtrent (mentale) gezondheid en veiligheid. Zie voor verdere onderbouwing van deze beleidsdoelen ook bijlage 1. Zie voor de ethische bijsluiter bijlage 2. NB: Naar aanleiding van feedback en hoge risico’s voor betrokkenen, vastgelegd in de vorige versie van deze DPIA en het FG-advies, is de DPIA herijkt. De managementsamenvatting, aan het begin van deze DPIA, beschrijft dit in meer detail. Doel 1 Delen van informatie/organische content De gemeente Amsterdam wil content posten op TikTok vanuit de gemeentelijke social media strategie voor jongeren (14-18 jaar). Omdat de doelgroep jongeren betreft, wordt er expliciet geen gebruik gemaakt van gerichte advertenties, conform Digital Services Act artikel 28 lid 3. In de organische content kan gebruik worden gemaakt van modellen en of ambassadeurs (collega’s of inwoners van Amsterdam).

Zij zullen te allen tijde officieel toestemming geven om hun persoonsgegevens en beeldrechten te mogen gebruiken voor de content op TikTok. Dit gebeurt via een quitclaim. In de quitclaim wordt het specifieke doel, het kanaal en de tijdsduur van deze content genoemd. M.b.t. het gebruik van beeldrechten geven wij per quitclaim precies aan waar het voor gebruik wordt en via welke kanalen. Dat betekent dat, als mensen bijv. worden ingezet voor content, er specifiek genoemd wordt waar, wat, hoe lang en wanneer dit gebeurt. We gebruiken nooit iemands portret zonder toestemming. Dat geldt dus ook wanneer TikTok wordt ingezet als platform. Onze content heeft vaak als (enig) doel de doelgroep te informeren. Doel 2 Het gesprek aangaan met Amsterdamse jongeren Het gesprek wordt aangegaan op een drietal manieren. Er wordt : 1) Engagement aangewakkerd met specifieke content gericht op jongeren. De gemeente hoopt met engagement meer jongeren te bereiken – en de band met hen te versterken. Voorbeelden hiervan zijn polls of vragen die reacties uitvragen. Hierbij worden reacties of antwoorden niet verder

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 10 van 84

verwerkt (bijvoorbeeld in een rapportage) – ook wordt er niet op gereageerd. Er wordt daarnaast bewust gekozen om met polls of vragen geen gevoelige reacties uit te lokken. Voorbeelden zijn dan ook betrekkelijk onschuldig, zoals: - Wat is jouw favoriete plek in Amsterdam?” of - Omschrijf jouw zomer in 3 emoji’s” 2) Er wordt gereageerd op expliciete vragen (n.a.v. specifieke vragen richting de gemeente Amsterdam via een @mention). 3) De gemeente Amsterdam kan een gesprek aangaan met jongeren – of er kan worden gereageerd wanneer de gemeente een direct bericht krijgt. Er wordt niet proactief/ongevraagd van de directe berichten functionaliteit gebruik gemaakt. 1.2.

Beschrijf de verwerking(en) van persoonsgegevens. Voeg bij voorkeur een procesplaat, stroomschema, architectuurplaat of andere visualisering toe. Leg aan de hand van het werkproces uit wat je gaat doen met persoonsgegevens en op welk moment. Maak daarbij bijvoorbeeld geb ruik van het stroomschema op de volgende pagina. Alles wat je doet met persoonsgegevens wordt ‘verwerken’ van persoonsgegevens genoemd. Bijvoorbeeld: verzamelen, ordenen, opslaan, wijzigen, gebruiken, delen, doorsturen, inkijken, raadplegen, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens. De verwerkingsactiviteiten bij bovenstaande doelen zijn de volgende: Activiteit 1 – Content maken, plaatsen en verwijderen - Inloggen (via aangewezen device) op TikTok - Content maken, of ontvangen (via geïsoleerde, non gemeente e-mail of filesharing dienst) om te posten. - Content posten - Persoonsgegevens in content zoals toegezegd in toestemmingsverklaring verwijderen Activiteit 2 – Gesprek aangaan met jongeren - Inloggen (via aangewezen device) op TikTok - Vragen beantwoorden wanneer de gemeente Amsterdam specifiek wordt getagd - Vragen en polls plaatsen en reacties lezen - Incidenteel: aangaan van gesprek door te reageren op uitingen van jongeren. Dit wordt alleen gedaan mits de gemeente is getagged in een post. Nooit ongevraagd. - Persoonsgegevens (in directe berichten) periodiek verwijderen

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 11 van 84

NB: Alle verwerkingsactiviteiten zoals hieronder beschreven welke op het TikTok platform worden uitgevoerd, worden uitgevoerd op een aparte telefoon die geïsoleerd is van het netwerk, data en overige accounts van de gemeente Amsterdam conform advies van de adviseur informatiebeveiliging

In de afbeelding hierboven staan beide verwerkingsactiviteiten omschreven.

1.3.

Wat zijn de doelen van de verwerking(en) van persoonsgegevens? Leg uit waarvoor/waarom je persoonsgegevens wilt gaan gebruiken.

De burgemeester en wethouder Scholtes hebben de vraag gesteld of de gemeente Amsterdam aanwezig kan zijn op TikTok om jonge Amsterdammers te bereiken, aan te sluiten op hun leefwereld en zo bij te dragen aan de verschillende beleidsdoelen voor onder meer hun (mentale) gezondheid en veiligheid. Zie voor verdere

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 12 van 84

onderbouwing ook bijlage 1. Doel 1 Delen van informatie/organische content Doel 2 Het gesprek aangaan met Amsterdamse jongeren 1.4.

Is de verwerking opgenomen in het verwerkingsregister? Zo ja, geef aan onder welke titel. De processen van de gemeente waarbij persoonsgegevens worden gebruikt, zijn te vinden in het register van verwerkingsactiviteiten. Het Amsterdamse verwerkingsregister is gepubliceerd op de publieke website van de gemeente: www.amsterdam.nl/privacy/verwerkingsregister. Neem voor meer informatie contact op met de Privacy Officer.

Nog niet. De verwerking in het register “Social Media” is een overkoepelende verwerking van de inzet van meedere platforms – bij inzet TikTok zal deze worden toegevoegd aan deze verwerking.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 13 van 84

2. BETROKKENEN EN PERSOONSGEGEVENS Vul onderstaande tabel in. Een uitwerking van de vragen met toelichting is te vinden op de volgende pagina.

2.1 + 2.2 Betrokkenen • Omschrijving groep • Kwetsbare groep? • Aantal

Groep 1: Amsterdamse jongeren Omschrijving: Dit zijn jongeren (14-18 jaar, minderjarig) wiens reacties bij content van de gemeente op TikTok worden geplaatst – of die de gemeente taggen. Kwetsbare groep: Ja, minderjarigen kwalificeren als een kwetsbare doelgroep, overweging 75 AVG. Aantal: (Schatting) Per jaar wordt tientallen keren content op TikTok gepost waarbij reacties door de gemeente worden gelezen. Ook wordt er waarschijnlijk regelmatig gebruik gemaakt van de tag @gemeenteAmsterdam.

2.3 Persoonsgegevens • Opsomming gebruikte persoonsgegevens • Splits uit naar: gewoon, bijzonder, strafrechtelijk, BSN, gevoelig

Doel 1: Delen van informatie/content - Gegevens verwerkt door TikTok – zie onderaan deze kolom – niet nader te specificeren - Geplaatste videocontent: gewone persoonsgegevens

Doel 2: Gesprek aangaan met Amsterdamse jongeren - Gegevens verwerkt door TikTok – zie onderaan deze kolom – niet nader te specificeren - Stellingen of vragen aan Amsterdamse jongeren – inclusief reacties daarop (worden niet apart

2.4 Bron • Van wie/waaruit afkomstig?

2.5 Opslag/gebruik • Waar opgeslagen/ vastgelegd/ gebruikt?

▪ Persoonsgegevens binnen te plaatsen content afkomstig van gemeente Amsterdam ▪ Persoonsgegevens uit content met de gemeente Amsterdam via een mention of een ontvangen direct bericht ▪ Geen directe verwerking vanuit de gemeente, maar wel gevolg van inzet TikTok conform TikToks privacybeleid; Er kunnen persoonsgegevens uit andere bronnen door TikTok zelf worden verzameld, zie ook “Gegevens uit andere bronnen”

• •

•

Binnen TikTok-platform of diens subverwerkers Gegevens worden soms geanonimiseerd of gepseudonimiseerd (weggelakt) in de cockpit van communicatie geplaatst Op bestemde telefoon of aanvullende diensten om gegevens te verzamelen en te versturen

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Groep 2: Personen in te posten content Omschrijving: Dit zijn interne (collega’s) of externe acteurs c.q. modellen wiens persoonsgegevens (gezicht, voorkomen) in gebruikersinhoud (content) wordt gepost. Kwetsbare groep: Indien het collega’s betreft: Incidenteel (interne collega’s die druk kunnen ervaren om mee te doen en eventueel onrechtmatige toestemming verlenen voor de verwerking van hun persoonsgegevens). Zie voor toelichting inclusief nuance vanuit de directie communicatie zelf; hoofdstuk 7 (Rechtmatigheid).

Pagina 14 van 84

opgeslagen/verwerkt, wel ingezien – gevoelig - Reactie op uiting van jongeren n.a.v. mention – of directe berichten - gevoelig TikTok privacybeleid --- Zelf verstrekte informatie --Profielinformatie Gebruikersinhoud Directe Berichten Uw contacten Aankoopinformatie Enquêtes, onderzoek, en promoties Informatie wanneer u contact met ons opneemt Informatie uit formulieren en functies die u gebruikt --- Automatisch verzamelde informatie ---

Technische informatie Locatie-informatie Aantal:2 – 4 keer per week een post met minstens 1 persoon in beeld voor Informatie over het gebruik Kenmerken en eigenschappen van organische content. de inhoud Afgeleide informatie Groep 3: Gebruikers van TikTok-app Cookies Omschrijving: Dit zijn collega’s van directie communicatie die de TikTok- --- Informatie uit andere bronnen --app op het specifieke toestel Reclame-, meet- en andere gebruiken. partners.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Kwetsbare groep: Nee Aantal: 10personen in team social. Groep 4: Overige gebruikers Omschrijving: Volwassen gebruikers op TikTok wiens gegevens worden verwerkt onder één van de doelen van de gemeente Amsterdam, ondanks dat ze niet behoren tot de doelgroep (Amsterdamse jongeren). Bijvoorbeeld omdat ze de gemeente taggen of omdat ze een direct bericht sturen Kwetsbare groep: Nee Aantal: Een aantal per dag (schatting)

Pagina 15 van 84

Handelaren, aanbieders voor de uitvoering van betalingen en transacties Platforms van derden en partners Aanvullende bronnen

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 16 van 84

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 17 van 84

3. BETROKKEN ACTOREN 3.1.

Benoem alle interne partijen die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Geef ook aan welke rol zij vervullen en welke afspraken zijn gemaakt m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld: interne leveringsovereenkomst, transparantiedocument). Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Privacy Officer.

Directie/afdeling Directie Communicatie

3.2.

Rol Verwerkingsverantwoordelijke

Overeenkomst/afspraken Interne werkafspraken, gebaseerd op het gegeven privacy en security advies met maatregelen uit Toelichting: gemeente Amsterdam bepaalt het hoofdstuk 11 doel en de middelen binnen deze verwerking. De exacte scope van verwerkingen van TikTok is complex en onduidelijk, maar de gemeente Amsterdam bepaalt wel het doel (zie hoofdstuk 1) en de middelen (TikTok platform) binnen deze verwerking. Er is expliciet gekozen om met TikTok – met inachtneming van hun privacybeleid – te werken.

Benoem alle externe partijen die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Geef ook aan welke rol elke partij vervult (verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, verstrekker , ontvanger etc.) en welke afspraken zijn gemaakt m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld: verwerkersovereenkomst, convenant, onderlinge regeling bij gezamenlijke verantwoordelijkheid, leveringsovereenkomst). Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Privacy Officer.

Naam partij TikTok

Rol Verwerkingsverantwoordelijke

Overeenkomst/afspraken Met TikTok zijn alleen afspraken te maken wanneer je als adverteerder gebruik maakt van het platform. Deze afspraken zijn automatisch van kracht nadat een TikTok for business account wordt aangemaakt. Echter zal de gemeente Amsterdam geen gebruik maken van TikTok advertenties – en dus vervallen deze afspraken.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 18 van 84

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid reikt aldus TikTok niet verder dan alleen het adverteren. Maar gezien de keuze voor het platform en de keuze om dus ook diens privacy en algoritme werkwijze toe te laten op de verwerking van de gemeente Amsterdam, is de (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijkheid feitelijk veel groter. De gemeente heeft immers invloed op het verwerkingsproces door een expliciete keuze (inzet TikTok). Je zou de lijn van het Wirtschaftsakademie-arrest dus kunnen doortrekken, en kunnen pleiten voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, voor een deel van de verwerkte persoonsgegevens. 3.3.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER): geef aan om welke partijen het gaat, welke waarborgen hiervoor zijn genomen en of een DTIA (Data Transfer Impact Assessment) is uitgevoerd. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is alleen toegestaan als het beschermingsniveau in het betreffende land adequaat is. De gemeente hanteert het beleid om zo min mogelijk gebruik te maken van (sub)verwerkers buiten de EER. Kijk eerst of er gebruik kan worden gemaakt van een (sub)verwerker die dezelfde dienst kan leveren, maar dan binnen de EER of in een land waarvoor een adequaatheidsbesluit is genomen. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Privacy Officer.

Naam partij + gegevensverwerking TikTok Technology Limited – opslag Toelichting: Wij voorzien de entiteiten binnen onze Ondernemingsgroep die gevestigd zijn in de Verenigde Staten, Maleisië en Singapore van de informatie beschreven in 'Welke informatie wij verzamelen' onder standaardcontractbepalingen zodat zij

Verwerkingslocatie United States, Malaysia and Singapore

Doorgiftemechanisme/waarborgen Standard Contractual Clauses

DTIA Geen DTIA uitgevoerd. Voor nu is enkel geconstateerd dat conform het Schrems II arrest C311/18 r.o. 116 er bij het gebruik van "passende waarborgen" als doorgifte-instrument door de gemeente een "essentially equivalent" beschermingsniveau

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 19 van 84

deze voor ons kunnen opslaan op beveiligde servers.

gegarandeerd moet worden net als dat in de EER van toepassing is. De gemeente moet dus zelf met extra maatregelen komen boven op de passende waarborgen (de standaard contractual clauses). De Privacy Officer acht het niet haalbaar om, specifiek per derde land, deze aanvullende maatregelen te bedenken c.q. te implementeren om het gewenste beschermingsniveau te behalen. Een DTIA is daarbij hier van beperkte toegevoegde waarde.

TikTok Technology Limited – belangrijke functies uitvoeren Toelichting: Bepaalde entiteiten van onze Ondernemingsgroep gevestigd in Canada, UK, Israel, Japan and South Korea krijgen beperkte toegang op afstand tot de informatie beschreven in "Welke informatie wij verzamelen" om belangrijke functies uit te voeren. Wij vertrouwen op de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (of gelijkwaardige besluiten krachtens andere wetgeving) om deze entiteiten toegang op afstand te verlenen.

Canada, VK, Israel, Japan en Zuid Korea

Adequaatheidsbesluit

Geen DTIA uitgevoerd, zie rationale hierboven.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

TikTok Technology Limited – belangrijke functies uitvoeren

Pagina 20 van 84

Verscheidene – niet door TikTok gespecificeerd

Toelichting: Aan bepaalde entiteiten Australië, Brazilië, China, Maleisië, van onze Ondernemingsgroep die de Filippijnen, Singapore en de gevestigd zijn in landen zonder een Verenigde Staten. adequaatheidsbesluit, wordt, krachtens standaardcontractbepalingen, beperkte toegang op afstand verleend tot informatie zoals beschreven in 'Welke informatie wij verzamelen' om belangrijke functies uit te voeren. Deze entiteiten bevinden zich in Australië, Brazilië, China, Maleisië, de Filippijnen, Singapore en de Verenigde Staten.

Standard Contractual Clauses

Geen DTIA uitgevoerd, zie rationale hierboven.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 21 van 84

4. TECHNIEKEN EN METHODEN VAN GEGEVENSVERWERKING Neem voor meer informatie over de vragen in dit onderdeel contact op met de Privacy Officer. 4.1.

Wordt gebruik gemaakt van (nieuwe) technologieën, bijvoorbeeld internet of things, wifi tracking of behavioral advertising? Zo ja, geef een toelichting. Gebruikmaking van bepaalde technieken en methoden van gegevensverwerking kan aanvullende risico’s met zich mee brengen en zou daarom onderworpen kunnen zijn aan strengere regels en/of aanvullende maatregelen kunnen vereisen.

De gemeente zelf kiest niet voor betaalde advertenties conform behavioral advertising via TikTok ads. Wel kiest de gemeente Amsterdam expliciet voor TikTok als platform – een platform wat doet aan behavioural advertising. Je zou kunnen beargumenteren dat daarom de werkwijze van TikTok en dus ook behavioral advertising een gevolg zijn van de keuze van het platform. Maar dit is een grijs gebied. Zie ook het privacybeleid van TikTok: Reclame-, meet- en andere partners. Adverteerders, meet- en andere partners delen informatie met ons over u en de acties die u buiten het Platform heeft ondernomen, zoals uw activiteiten op andere websites en apps of in winkels, inclusief de producten of diensten die u online of persoonlijk heeft gekocht. Deze partners delen ook informatie met ons, zoals mobiele identifiers voor reclame, gehashte e-mailadressen en telefoonnummers, en cookie-identifiers, die we gebruiken om u en uw acties buiten het Platform te helpen matchen met uw TikTok-account. Sommige van onze adverteerders en andere partners stellen ons in staat om vergelijkbare informatie direct vanaf hun website of app te verzamelen door onze TikTok Advertiser Tools (zoals TikTok Pixel) te integreren. 4.2.

Worden profielen opgesteld van de betrokkenen, al dan niet geanonimiseerd? Zo ja, kan het profiel tot uitsluiting of stigmati sering leiden? Onder profilering wordt verstaan: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling de beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voors pellen. Het nemen van beslissingen op basis van profilering kan uitgelegd worden als discriminatie van bepaalde groepen. Als toch gebruik gemaakt wordt van profileringen moet duidelijk zijn: • Op basis waarvan deze profielen worden opgesteld. • Welke beslissingen op welke wijze worden genomen op basis van de profielen. • Of uit profielen gevoelige informatie is af te leiden. • Ook moeten betrokkenen geïnformeerd worden over deze profilering en mogelijke beslissingen.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 22 van 84

De gemeente Amsterdam heeft binnen de scope van deze DPIA geen enkele behoefte tot het profileren van gebruikers. Maar het platform wat wordt ingezet, TikTok, doet wel aan uitgebreide profilering. Denk aan het bijhouden van interesses van diens gebruikers – en het bepalen van content (algoritme) die de gebruikers daarna te zien krijgen. De inzet van zo’n platform levert juridische risico’s op voor de gemeente Amsterdam. De gemeente Amsterdam probeert bij het vormgeven van de content zo goed als mogelijk te voorkomen dat gebruikers bijvoorbeeld worden buitengesloten en content van de gemeente niet te zien krijgen. Denk hierbij ook aan het taalgebruik of de gekozen audiofragmenten. Maar bij dit alles is er altijd een sterke afhankelijkheid van het algoritme van TikTok. De profilering die dan indirect (zonder opdracht of behoefte van de gemeente) optreedt voldoet daarbij mogelijk niet aan de eisen die de autoriteit persoonsgegevens hieraan stelt. Zo heeft de gemeente Amsterdam zelf geen uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen ontvangen. Omdat de exacte relatie wat betreft AVG-rol (waarvoor is de gemeente nu expliciet verantwoordelijk?) niet goed vast te stellen is (zie hoofdstuk 3), is ook de AVG-naleving en verantwoordelijkheid bij inzet van het algoritme lastig te duiden. De verwerkingsverantwoordelijkheid bij TikTok zelf is daarbij helder. 4.3.

Is sprake van geautomatiseerde besluitvorming? Zo ja, geef een toelichting. Uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten (dus zonder menselijke tussenkomst) die voor de betrokkenen rechtsgevolgen hebben of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen, zijn in beginsel verboden.

Gemeente Amsterdam doet niet expliciet aan automatische besluitvorming binnen de context van deze DPIA. TikTok bevat weliswaar algoritmen welke invloed hebben op de verwerking van de gemeente, maar er worden geen automatische besluiten gemaakt op basis van de verwerkin g.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

4.4.

Pagina 23 van 84

Wordt gebruik gemaakt van kunstmatige intelligentie of algoritmen? Zo ja, geef een toelichting. Bij algoritmen gaat het om software die geautomatiseerd voorspellingen doet, besluiten neemt of adviezen geeft door gebruik van data-analyse, statistiek of zelflerende logica, die leiden tot impact op burgers of bedrijven. Bij ‘gewone’ algoritmen gaat het om simpele rekenmodellen /stappenplannen. Bij zelflerende algoritmen gaat het om software die gebruik maakt van Artificial intelligence (AI). Bij AI gaat het om algoritmen die data ontleden, van die data leren en vervolgens toepassen wat ze hebben geleerd. De gemeente heeft instrumenten ontwikkeld om de risico’s van het gebruik van algoritmen te beheersen. Welke instrumenten moeten worden gebruikt, is afhankelijk van de impact die het algoritme op burgers en bedrijven heeft en of er sprake is van een gewoon of zelflerend algoritme.

Het TikTok algoritme heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens welke valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Amsterdam. Daarom kan worden beredeneerd dat de gemeente Amsterdam ook voor de werking en gevolgen van dat algoritme (gedeeltelijk) verantwoordelijk is, zie ook 4.2. Zo kan het algoritme bijvoorbeeld content van de gemeente Amsterdam voor de ene jongere eerder tonen dan voor de andere, vanwege de interesses van die gebruiker. Daarbij moet wel worden gezegd dat de gemeente Amsterdam geen specifieke gebruikersgroepen zal definiëren en deze vervolgens ook niet zal (re)targeten. De inzet van kunstmatige intelligentie en algoritmen gebeurt dus niet vanuit de gemeente, maar er wordt gebruik gemaakt van een platform wat veel algoritmen en kunstmatige intelligentie inzet. 4.5.

Is sprake van koppeling, verrijking of vergelijking van gegevens uit verschillende bronnen? Zo ja, op welke manier?

De gemeente Amsterdam maakt gebruik van een cockpit. Deze is geen onderdeel van deze DPIA maar betreft een aparte verwerking van persoonsgegevens, waarbij privacy-aspecten al worden meegenomen. Het kan zijn dat een reactie of geluid op TikTok – bijvoorbeeld n.a.v. een poll – daarin wordt teruggekoppeld. Het betreft dan echter pseudonieme of zelfs anonieme informatie – het is niet of nauwelijks terug te herleiden naar personen. TikTok zelf verrijkt persoonsgegevens met informatie uit andere bronnen. Dit blijkt ook uit hun privacybeleid. Er kan worden beredeneerd waarom deze verrijking van gegevens niet valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Amsterdam, maar de exacte gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, per verwerkingsactiviteit, is lastig te onderzoeken en niet overeengekomen met TikTok (zie o ok hoofdstuk 3). TikTok deelt gegevens met: - Platforms van derden en partners - Adverteerders - Meet- en gegevenspartners - Handelaren, aanbieders voor de uitvoering van betalingen en transacties en andere dienstverleners

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 24 van 84

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 25 van 84

5. BEWAREN EN VERWIJDEREN 5.1.

Geef aan welke bewaartermijnen voor de persoonsgegevens zijn vastgesteld en waarom voor die termijn is gekozen. Verwijs daarbij (indien mogelijk) naar de Selectielijst. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de adviseur Informatiebeheer. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 biedt handvatten om overheidsinformatie op sociale media (TikTok) te waarderen en selecteren. Overheidsinformatie op sociale media moet worden gekoppeld aan werkprocessen in de selectielijst en in die context gewaardeerd worden. In de praktijk betekent dit dat deze overheidsinformatie ofwel blijvend bewaard en naar een archiefbewaarplaats overgebracht wordt, ofwel na verloop van tijd vernietigd wordt. Die waardering en selectie wordt toegepast op het geheel aan informatieobjecten. Dus op het profiel en op alle (reacties op) berichten van de gebruiker. En niet per (reactie op een) bericht. Hoe de geposte content op TikTok vervolgens wordt gewaardeerd, is afhankelijk van het overkoepelende werkproces van de gemeente Amsterdam.

Gaat het om eenzijdige communicatie? Of om interactie? Eenzijdige communicatie door de gemeente Amsterdam Bij eenzijdige communicatie, waarbij andere gebruikers niet de mogelijkheid hebben of krijgen om te reageren, wordt de resulterende overheidsinformatie op sociale media als volgt gewaardeerd: -Werkproces: Het geven van publieksvoorlichting. -Waardering: Selectiecategorie 20.1.2, Bewaren (overheidsinformatie op sociale media als eindproduct van het werkproces).

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 26 van 84

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 27 van 84

Interactie tussen de gemeente Amsterdam en andere gebruikers Bij interactie, waarbij andere gebruikers wel de mogelijkheid hebben en krijgen om te reageren, wordt de resulterende overheidsinformatie op sociale media als volgt gewaardeerd: -Werkproces: Het voeren van dialoog met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen. -Waardering: afhankelijk van de systeemanalyse en risicoanalyse conform de Handreiking Waardering en selectie. Bij heel veel overheidsorganisaties moet dit werkproces nog opgenomen worden in een selectielijst. Dat is nodig omdat interactie op sociale media onder een waaier aan werkprocessen kan vallen (zie afbeelding hieronder). Waarbij het initiatief zowel bij de overheidsorganisatie als bij andere gebruikers kan liggen. Daarom is een koppeling aan en verdere uitsplitsing over meerdere bestaande werkprocessen geen optie. En is het nodig in dit overkoepelde werkproces te voorzien.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 28 van 84

Bron: informatiehuishouding.nl Tabel met voorbeelden van werkprocessen welke kunnen worden doorlopen bij de inzet van social media (helpt met waarderen van informatie)

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 29 van 84

De gemeente Amsterdam moet dit werkproces vervolgens waarderen. Daarbij kan het rekening houden met het gegeven dat interactie op sociale media tussen de gemeente Amsterdam en individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen aansluit op de landelijke selectiedoelstelling, waarin veel belang gehecht wordt aan de interactie tussen staat en samenleving. En dus in aanmerking komt om blijvend bewaard te worden. Zeker als een overheidsorganisatie – bij voorkeur in het kader van een bredere kanaalstrategie – actief de dialoog zoekt, onder andere via interactie op sociale media.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 30 van 84

Hotspots Een vastgestelde selectielijst is een momentopname. Daarbij kun je niet met alle toekomstige ontwikkelingen rekening houden. Of deze ontwikkelingen onmiddellijk meenemen bij een herziening. Daarom is het mogelijk om informatie uit te zonderen van vernietig ing. Met andere woorden: informatie die in de selectielijst gewaardeerd is als te vernietigen alsnog blijvend bewaren. Uitzonderen van vernietiging is mogelijk op basis van ‘hotspots’. Dat zijn gebeurtenissen met maatschappelijke impact die bea ntwoorden aan bepaalde criteria. En die vastgelegd worden in een hotspotlijst. Er zijn nog andere mogelijke uitzonderingsgronden (b ijzondere precedenten, gebouwen, personen), maar die zijn niet geschikt voor sociale media. Na de vaststelling en publicatie van de hotspotlijst kunnen voor elke hotspot de relevante werkprocessen en informatie in kaart gebracht worden. En kan die laatste zo nodig van vernietiging uitgezonderd worden. Specifiek voor sociale media omvat dat de volgende mogelijkheden: -Alle accounts van een organisatie voor de duur van de hotspot. -Eén account van een organisatie dat naar aanleiding van de hotspot is gecreëerd. -(Reacties op) berichten in, of meerdere accounts van een organisatie die in het bijzonder informatie bevatten over de hotspot. 5.2.

Beschrijf hoe wordt gerealiseerd dat de bewaartermijn en de mogelijke vernietiging of archivering aan het einde van de bewaartermijn daadwerkelijk worden nageleefd. Er bestaan een aantal mogelijkheden om sociale media-uitingen en chatberichten te archiveren. Deze mogelijkheden gaan uit van het veiligstellen van de sociale media-uitingen en chatberichten door ze te verplaatsen van TikTok naar een door de organisatie beheerde omgeving. Momenteel zijn er nog geen best practices bekend die rechtstreeks archivering in of via de sociale media-applicatie mogelijk maken. En anders dan bij email of ander informatiesystemen zijn deze applicaties geen eigendom van de gemeente Amsterdam. Het is daarom niet mogelijk om ontwerp- en beheerkeuzes te maken omtrent de berichtenapps zelf. Door verplaatsing naar een beheerde omgeving kan de duurzame toegankelijkheid van de chatberichten geborgd worden. Duurzame toegankelijkheid wil zeggen dat de informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar moet zijn voor zo lang als nodig. Geen van de nu beschikbare technieken registreert (en archiveert) echter alles wat je zou willen. Voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie op sociale media is het daarom noodzakelijk om verschillende technieken toe te passen.

De combinatie van de archiveringsfunctie van TikTok zelf en web scraping/harvesting/crawling lijkt nu het meest geschikt. Zie hier voor een overzicht van verschillende preserveringstechnieken en de pro’s en contra's voor elke techniek Bijlage 3 van deze DPIA.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 31 van 84

6. BEVEILIGING, INTEGRITEIT EN VERTROUWELIJKHEID 6.1.

Is een BIO-scan uitgevoerd?

BIO staat voor Baseline Informatiebeveiliging Overheid. De BIO bevat een groot aantal controls (beheersmaatregelen) die moeten worden geïmplementeerd om te voldoen aan het vereiste Basis Beveiligings Niveau (BBN). Neem voor meer informatie contact op met de Information Security Officer (Informatiebeveiliging). De BIO-scan is uitgevoerd. Deze wordt gedeeld met de FG, samen met de DPIA. 6.2.

Welk BBN is van toepassing?

BBN staat voor Basis Beveiliging Niveau. In de BIO is aangegeven dat voor beveiliging van informatiesystemen binnen de overheid BBN2 het uitgangspunt vormt. Hierbij is vastgesteld welke minimale beveiligingsmaatregelen moeten worden geïmplementeerd om een adequaat niveau van informatiebeveiliging te bereiken. Per directie moet worden bekeken of er wellicht bij kernprocessen dusdanige gevoelige informatie wordt verwerkt of dusdanige risico’s van toepassing zijn dat er aanvullende maatregelen genomen moeten worden bovenop het verplichte BBN2. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Information Security Officer (Informatiebeveiliging). BBN2 6.3.

Worden de volgens het BBN van toepassing zijnde maatregelen uitgevoerd? Geef een toelichting.

De generieke BIO-maatregelen zijn in de directie ingericht – maar de inzet van TikTok zal daar onderdeel van moeten worden. De volgende specifieke maatregelen zijn voor de inzet van TikTok relevant aldus de security officer. Wanneer TikTok en diens telefoon door team Social van de directie Communicatie zelf beheerd worden, zijn de volgende maatregelen relevant voor directie communicatie: 6.2.1 Beleid voor mobiele apparatuur: Beleid en ondersteunende beveiligingsmaatregelen behoren te worden vastgesteld om de risico’s die het gebruik van mobiele apparatuur met zich meebrengt te beheren. 9.1.2.2 Gebruikers met eigen of ongeauthenticeerde apparatuur (Bring Your Own Device) krijgen alleen toegang tot een onvertro uwde zone. 9.2.1.2 Het gebruiken van groepsaccounts is niet toegestaan, tenzij dit wordt gemotiveerd en vastgelegd door de proceseigenaa r. 9.2.2 Gebruikers toegang verlenen: Een formele gebruikerstoegangsverleningsprocedure behoort te worden geïmplementeerd om toegangsrechten voor alle typen gebruikers en voor alle systemen en diensten toe te wijzen of in te trekken. 6.4. Geef aan of extra maatregelen noodzakelijk zijn en, indien dat het geval is, welke maatregelen dat zijn.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 32 van 84

Er moeten extra maatregelen worden opgesteld voor de aparte telefoon – bijvoorbeeld waar deze wordt bewaard, wie de telefoon mag gebruiken, hoe toegang wordt verkregen tot de telefoon, wat er verder wel – of niet op de telefoon mag gebeuren (bijv. overige apps), 2 factor authenticatie, schermbeveiliging, etc. 6.5.

Welke overige technische en organisatorische maatregelen worden genomen?

Denk hierbij ook aan organisatorische maatregelen als het vergroten van privacybewustzijn van medewerkers, opstellen van werkprotocollen, clean desk beleid etc. Medewerkers – die toegang krijgen tot de telefoon en de TikTok-app – moeten op de hoogte zijn van een protocol waarin staat hoe de telefoon en de app specifiek mag worden gebruikt.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 33 van 84

7. RECHTMATIGHEID 7.1.

Geef aan op basis van welke grondslag de persoonsgegevens mogen worden verwerkt en motiveer waarom die grondslag van toepassing is.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 34 van 84

Grondslag

Toelichting

X Toestemming

Bij doel 1 (Delen van informatie enorganische content ) wordt gebruik gemaakt van grondslag toestemming alvorens het plaatsen van content. Deze toestemming moet conform AVG voldoen aan vier eisen, te weten 1) vrijelijk gegeven, 2) ondubbelzinnig, 3) geïnformeerd en 4) specifiek. Als we deze vier eisen naast de daadwerkelijke verwerking van persoonsgegevens leggen, zijn niet alle eisen van grondslag voor toestemming haalbaar bij de beoogde inzet van TikTok vanuit de gemeente Amsterdam. 1) Vrije toestemming is lastiger te borgen wanneer een werknemer wordt gevraagd om mee te doen aan een uiting. Guidlines 05/2020 beschrijft dat het niet te verwachten is dat toestemming volledig vrij kan worden gegeven binnen de werkgever/werknemer relatie. Zo kan er druk worden ervaren om mee te doen aan een verwerking – dit levert immers mogelijk de minste weerstand op. Overweging 24 beschrijft dat het vrije karakter mogelijk gedeeltelijk te waarborgen d.m.v. een extra procedures of toelichting binnen het toestemmingsproces om uitsluiting of andere nadelige gevolgen voor de betrokkene die geen toestemming verleent, te voorkomen. Maar dat geldt alleen als er echt geen denkbaar risico is voor de werknemer – iets wat binnen deze verwerking lastig te borgen is.

2) De verwerking van persoonsgegevens zal met een toestemmingsverklaring van de gemeente Amsterdam verlopen – hierdoor wordt voldaan aan een schriftelijke handeling alvorens toestemming is verleend 3) Niet alle risico’s voor betrokkenen zijn makkelijk te achterhalen en vast te leggen. Met name risico’s die kunnen optreden door de werkwijze en het privacybeleid van TikTok kunnen betrokkenen benadelen. Deze DPIA moet daarom ten minste resulteren in een toestemmingsverklaring – en bijbehorende privacyverklaring die zo duidelijk mogelijk de privacy-gevolgen beschrijft alvorens toestemming wordt verleend. Denk hierbij ook aan de risico’s van doorgifte aan derde landen en de mogelijkheid om toestemming in te trekken. 4) De toestemming kan niet worden gespecificeerd. Niet elk deel van de verwerkingsactiviteit – binnen de gehele verwerking van persoonsgegevens onder zowel de verwerkingsverantwoordelijkheid van de gemeente Amsterdam als die van TikTok – is beschreven of voorzien van de mogelijkheid tot toestemming. Dat betekent dat een betrokkene of toestemming moet geven voor de gehele gegevensverwerking – ook waar deze wordt uitgevoerd door TikTok – of voor niets. Wat betreft het onderdeel vrijelijk verkregen toestemming is een nuance vanuit directie communicatie op zijn plaats.

De directie ervaart dat in de praktijk toestemming – ook bij andere uitingen op andere platformen – zo vrij als mogelijk wordt uitgevraagd. Het gevoel van dwang wordt hier zo goed als kan voorkomen. Zo wordt toestemming bijvoorbeeld nooit uitgevraagd door een leidinggevende, maar door collega’s van communicatie zelf. Ook wordt de optie geboden om anoniem in beeld te komen (bijv. een foto van de achterkant). Daarom

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 35 van 84

☐ Aangaan of uitvoeren overeenkomst

kan worden geconcludeerd dat de benodigde expliciete toestemming, binnen deze DPIA, niet zozeer tekort schiet op het criteria vrijelijk gegeven, maar meer op 3) geïnformeerd en 4) specifiek (zie onderbouwing hierboven. n.v.t.

☐ Wettelijke verplichting

n.v.t.

☐ Vitaal belang

n.v.t.

X Algemeen belang of openbaar gezag

Wat betreft doel 1 (Delen van informatie/organische content) – hier kan worden beargumenteerd dat de wettelijke grondslag weldegelijk te vinden is. Het doel van overheidscommunicatie is het voldoen aan het recht van de burger op informatie over het beleid. Dit recht vindt zijn oorsprong in artikel 110 van de Grondwet: de overheid betrecht bij de uitoefening van haar taak openbaarheid (…). Daarmee is overigens nog niet gezegd dat TikTok een geschikt medium is voor die overheidscommunicatie. Dit platform doet immers meer met persoonsgegevens dan de gemeente – of volgens het wettelijk kader in de grondwet – wordt omschreven. Wat betreft doel 2 (Het gesprek aangaan met Amsterdamse jongeren); op deze grondslag kan de verwerking van persoonsgegevens niet worden gebaseerd. Er is niet gebleken dat er een wettelijke bevoegdheid of taak bestaat die de gemeente de mogelijkheid geeft om het gesprek aan te gaan met jongeren op een social media platform.

☐ Gerechtvaardigd belang

Er zijn uitzonderingen waarbij de inzet van socials gerechtvaardigd is. Bijvoorbeeld op het gebied van handhaving van de openbare orde. Maar die zijn binnen deze verwerking niet relevant. O.a. de Handreiking voor gemeenten voor online onderzoek bij het handhaven van de openbare orde (BZK) beschrijft dan ook dat indien er “geen specifieke online bevoegdheid” en “geen dreigende openbare situatie” voordoet het volgende geldt: “onderzoek doen in publiek toegankelijke bronnen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt is niet toegestaan”. Hierbij moet worden aangemerkt dat, in deze versie van de DPIA, de verwerking van persoonsgegevens op dit vlak ernstig is teruggedrongen i.v.m. oudere versie(s). n.v.t.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

7.2.

Pagina 36 van 84

Indien van toepassing (zie vraag 2): geef aan waarom de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is toegestaan. Leg uit wel ke uitzonderingsgrond van toepassing is en waarom.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 37 van 84

Bijzonder persoonsgegeven

Uitzonderingsgrond + toelichting

☐ Ras of etniciteit

☐ Uitdrukkelijk toestemming van betrokkene Toelichting: .....

☐ Politieke opvattingen

☐ Lidmaatschap vakbond

☐ Seksueel gedrag / seksuele gerichtheid

☐ Noodzakelijk om verplichtingen uit te voeren of specifieke rechten uit te oefenen (arbeidsrecht, socialezekerheidsrecht en socialebeschermingsrecht) Toelichting: ..... ☐ Vitale belangen Toelichting: ..... ☐ Verwerking als stichting, vereniging of andere instantie zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is. Toelichting: ..... ☐ Betrokkene heeft gegevens doelbewust openbaar gemaakt. Toelichting: .....

☐ Noodzakelijk voor instelling, uitoefening of onderbouwing rechtsvordering. ☐ Religie / levensbeschouwelijke overtuiging Toelichting: ..... ☐ Zwaarwegend algemeen belang. Toelichting: ..... ☐ Genetische gegevens

☐ Biometrische gegevens

☐ Gezondheidsgegevens

☐ Noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of (arbeids)geneeskundige aard, zoals het beoordelen van arbeidsgeschiktheid en/of het verstrekken van gezondheidszorg. Toelichting: ..... ☐ Noodzakelijk voor de volksgezondheid. Toelichting: ..... ☐ Noodzakelijk voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk/historisch onderzoek of statistische doeleinden. Toelichting: ..... ☐ Andere specifieke uitzonderingsgrond (UAVG). Toelichting: ....

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 38 van 84

Opmerking Privacy Officer: Omdat het platform niet wordt ingezet om te zoeken en te monitoren op content of trends, is het risico uitgesloten dat daarmee ook bijzondere of anderzijds gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt. Daarom zijn deze categorien nu niet meer aangekruist – daar waar dat wel nodig is wanneer grootschaliger wordt gemonitord of zelfs automatisch wordt gescraped,

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

7.3.

Pagina 39 van 84

Indien van toepassing (zie vraag 2): geef aan waarom de verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens en/of BSN is toegestaan.

Strafrechtelijke gegevens mogen alleen worden verwerkt als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. BSN mag alleen worden gebruikt als dit in een specifieke wet is aangegeven. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Privacy Officer. Soort persoonsgegeven

Waarom toegestaan

☐ Strafrechtelijke gegevens ☐ BSN

n.v.t.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 40 van 84

8. DOELBINDING, NOODZAAK EN EVENREDIGHEID 8.1.

Worden de persoonsgegevens gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij verzameld zijn? Zo ja, is het doel waarvoor de persoonsgegevens verwerkt gaan worden verenigbaar met het oorspronkelijke doel?

Ondanks dat de gemeente Amsterdam hier geen behoefte aan heeft; ja, dit gebeurt. Bij doel 1 (Delen van informatie en organische content) geldt dit aangezien TikTok meer met persoonsgegevens doet dan beoogd. De gemeente wil bijvoorbeeld een post plaatsen – maar TikTok gebruikt mogelijk de inhoud van een post of foto voor eigen doeleinden en algoritmen. Die verwerking is niet verenigbaar met het originele doel van de gemeente Amsterdam. De gemeente zal de betrokkene hierover proberen te informeren (quitclaim, privacyverklaring) – maar heeft geen directe, inhoudelijke invloed op deze verdere verwerking. 8.2.

Staat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkenen in evenredige verhouding tot de verwerkingsdoeleinden? Licht het antwoord toe. Deze vraag gaat over proportionaliteit: staat het doel wel in verhouding tot het gebruik van de persoonsgegevens? Denk daarbij ook aan: • Is de gegevensverwerking te verwachten en voorzienbaar voor de betrokkenen? • Hoe groot is het belang om de verwerkingsdoeleinden te bewerkstelligen? • Is de gegevensverwerking het meest effectieve middel om het doeleinde te bereiken?

Bijlage 1 beschrijft het belang van de inzet van TikTok voor verwerkingsactiviteiten van de gemeente Amsterdam. TikTok maakt een grote groei door w.b. gebruikers; deze groei is groter dan bij andere kanalen. Het platform speelt, met name binnen de doelgroep jongeren, een grote rol en zorgt voor entertainment, maar ook voor nieuws en informatie (d.m.v. het gebruik als zoekmachine). De doelgroep jongeren is daarom met name met dit platform te bereiken. TikTok is (momenteel) dus dé online plek waar de doelgroep erg actief en aanwezig is om te bereiken. TikTok is wel één van de vele social mediakanalen die worden ingezet om jongeren te bereiken. Het belang van de gemeente om dit platform in te zetten is dus groot. 8.3.

Kunnen de verwerkingsdoeleinden in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkenen minder nadelige wijze, worden verwezenlijkt? Licht het antwoord toe. Deze vraag gaat over subsidiariteit: kan het doel ook worden gerealiseerd op een manier die minder ingrijpend is voor de privacy van betrokkenen? Zijn alternatieven overwogen?

TikTok is een middel wat vanuit (o.a.) directie Communicatie en programma Online Leefwereld wordt geopperd als gewenst instrument om een doelgroep te bereiken. Daarnaast zetten we andere social media-kanalen in, zoals Instagram, Snapchat en YouTube.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 41 van 84

Bron: National Social Media Onderzoek 2024, drs. Tim Jonker, drs. Steven Boekee, drs. Neil van der Veer Het staat vast dat (ook andere) social media bedrijven vaak zonder enige vorm van dataminimalisatie persoonsgegevens verwerken en daarmee AVG artikel 5, lid 1, onder c niet naleven. Zie ook Arrest - 04/10/2024 - Schrems, overweging 60 t/m 65. TikTok lijkt aan een soortgelijke gegevensverwerking te doen, alsmede andere reeds ingezette kanalen vanuit de gemeente Amsterdam.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 42 van 84

9. TRANSPARANTIE 9.1.

Op welke manier(en) worden betrokkenen geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens? De gemeente moet transparant zijn over de verwerking van persoonsgegevens. Het moet voor de betrokkene inzichtelijk zijn in hoeverre en op welke manier zijn persoonsgegevens worden verwerkt. Ook moet informatie worden gegeven over de rechten die een betrokkene heeft. De gemeente heeft op de website een algemene privacyverklaring gepubliceerd en specifieke privacyverklaringen die zien op bepaalde processen. Er is een forma t voor specifieke privacyverklaringen beschikbaar. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met de Privacy Officer.

Het is bij deze verwerking lastig voor de gemeente Amsterdam om voldoende transparantie te bieden richting de betrokkene. Er wordt met een duidelijke quitclaim en privacyverklaring gepoogd om betrokkenen goed in te lichten – ook wat betreft risico’s bij verdere verwerkingen van derde platformen (zonder details te kunnen geven). Maar het is noodzakelijk om op te merken dat de gemeente Amsterdam binnen deze verwerking ook gegevens van minderjarigen verwerkt – een kwetsbare groep die onder AVG artikel 12 lid 1 extra duidelijke uitleg vereist waar het gaat om het verwerken van hun geg evens. Deze verwerking beperkt zich in de herijkte DPIA wel met name tot het bekijken van hun reacties (onder vragen en polls, doel 2) en – incidenteel – reageren op een comment of een direct bericht. 9.2.

Als de verwerking betrekking heeft op een samenwerkingsverband waarbij meerdere verwerkingsverantwoordelijken betrokken zijn, worden de relevante afspraken dan duidelijk gecommuniceerd aan de betrokkenen? Geef een toelichting.

Er zijn twee verwerkingsverantwoordelijken gesignaleerd binnen deze DPIA, maar er kunnen geen afspraken worden gemaakt met TikTok. Vanwege de ontbrekende afspraken tussen de (gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijken, is het voor betrokkenen niet helder op welk moment bij welke verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid van verwerken ligt. Dit kan zorgen voor een situatie waar beide partijen naar elkaar wijzen – niet alleen wat betreft transparantie – maar ook veel (andere) AVG-verplichtingen zoals eerdergenoemde vereisten omtrent profilering.

Gemeente Amsterdam - DPIA formulier

Pagina 43 van 84

10. RECHTEN VAN BETROKKENEN 10.1.

Hoe worden de rechten van betrokkenen geborgd? Betrokkenen moeten controle kunnen houden over de verwerking van hun persoonsgegevens en hebben daarom een aantal rechten: • Recht op informatie • Recht van inzage • Recht op rectificatie • Recht op gegevenswissing • Recht op beperking van de verwerking • Recht op overdraagbaarheid van gegevens • Recht van bezwaar • Recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit Deze rechten van betrokkenen zijn niet absoluut en zijn niet altijd van toepassing. Vraag bij twijfel advies aan de Privacy Officer en/of het Loket Persoonsgegevens.

Betrokkenen kunnen verzoeken over verwerking van hun persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam indienen bij het Loket Persoonsgegevens (www.amsterdam.nl/privacy/loket). Het loket coördineert de afhandeling van het verzoek. Een privacyverklaring kan helpen met het wijzen van betrokkenen op hun rechten. Voor betrokkenen die vragen hebben over hun gegevens die door TikTok (verder) worden verwerkt zal een betrokkene moeten aankloppen bij TikTok zelf. TikTok beschrijft deze rechten in hun eigen privacybeleid, maar er is geen duidelijke verhaal waarin wordt omschreven tijdens welke verwerkingsactiviteit de betrokkene waar moet aankloppen. 10.2.

Biedt de gebruikte applicatie ook mogelijkheden om aan de rechten van betrokkenen te voldoen? Geef een toelichting.

De gemeente Amsterdam kan content zelf verwijderen waarin persoonsgegevens voorkomen. Denk aan het verwijderen van content (bijvoorbeeld na verstrijken termijn quitclaim) of directe berichten. De gemeente kan echter niet alle persoonsgegevens (bijv. omdat ze indirect afgeleid zijn van een verwerking van de gemeente door TikTok zelf, bijv. door het combineren van persoonsgegevens conform privacybeleid TikTok) inzien, verwijderen, etc. Bovendien wordt het uitvoeren van rechten van betrokkenen in de praktijk complex zijn vanwege het handmatige karakter van de verwerking . TikTok zelf biedt opties om gegevens te verwijderen (“U kunt sommige of al uw gegevens verwijderen”) – maar dit moet mogelijk vanuit de betrokkene zelf gebeuren voor bepaalde verwerkingen. Bovendien is ook daar de vraag of – bijvoorbeeld bij het verwijderen van een gebruikersaccount – alle persoonsgegevens zijn verwijderd.