Bijlagen Programmering Amsterdam 750.pdf

Laag

Laag College, BT

Programmamanager en programmadirecteur

Laag

Laag College, BT

Laag

Mid del

Hoog

Hoo g

Externe organisator verantwoordelijk

Hoo g

Gemeentelijke betrokken onderdelen

Middel

Impact

Ambtelijk verantwoordelijk

2 De ambities van programmaonderdelen worden niet behaald op internationaal niveau

a. Het programma wordt afgeschaald b. Er worden programmaonderdelen geschrapt a. Het programma wordt afgeschaald b. Er worden programmaonderdelen geschrapt a. Het programma wordt afgeschaald b. Er worden programmaonderdelen geschrapt a. Het programma wordt afgeschaald b. Er worden programmaonderdelen geschrapt a. Samenwerkingspartners/spon sors negatief in het nieuws: Programma's waarbij we werken met externe samenwerkingspartners vereisen een gedegen afstemming met de juiste gemeente onderdelen (stakeholdersmanagement is hier erg belangrijk) b. Vroegtijdig partners betrekken, afstemmen en samenwerken

Bestuurlijk verantwoordelijk

1 De ambities van programmaonderdelen blijken te hoog en niet haalbaar

Kans

Risico

Beheersmaatrege len

Bestuurlijk

Kabinet, Communicatie en afhankelijk van het onderwerp de daarbij betrokken gemeentelijke onderdelen Kabinet, Communicatie, Public Affairs

afhankelijk van wat wordt afgeschaald externe organisator

Programmamanager en programmadirecteur

Kabinet, Communicatie

Het Rijk

College, BT, CdK

Programmamanager en programmadirecteur

MRA en Provincie

College, BT

Programmamanager en programmadirecteur

Kabinet, Communicatie en afhankelijk van het onderwerp de daarbij betrokken gemeentelijke onderdelen Communicatie en afhankelijk van het onderwerp de daarbij betrokken gemeentelijke onderdelen

Diplomatie

Afhankelijk van het onderwerp

70

6 Imagoschade intern (bijv. tegenvallende bezoekersaantallen in vergelijking met hoeveelheid ingestoken geld, kritiek programma onderdelen, samenwerkingspartners of sponsors negatief in het nieuws etc.)

7 Gemeenteraad stemt niet in met de verantwoording (waaronder de besteding van het geld)

a. Samenwerkingspartners/spon sors negatief in het nieuws: Programma's waarbij we werken met externe samenwerkingspartners vereisen een gedegen afstemming met de juiste gemeente onderdelen (stakeholdersmanagement is hier erg belangrijk) b. Vroegtijdig partners betrekken, afstemmen en samenwerken a. Zie scenario's onder Financiën b. Zie scenario's onder Organisatorisch c. Het organiseren van een jaarlijkse dwarskijksessie

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

Hoog

Hoo g

College, BT

Programmamanager en programmadirecteur

Communicatie en afhankelijk van het onderwerp de daarbij betrokken gemeentelijke onderdelen

Afhankelijk van het onderwerp

Laag

Hoo g

College

Programmamanager en programmadirecteur

Communicatie, kabinet, Financiën

Afhankelijk van het onderwerp

71

Externe organisator verantwoordelijk

Gemeentelijke betrokken onderdelen

Ambtelijk verantwoordelijk

Bestuurlijk verantwoordelijk

Impact

Kans

Beheersmaatregelen

Risico

Organisatorisch

1 Er volgt een bezwaar tegen een aanbesteding of gunning

a. Vooraf juristen betrekken bij de te nemen stappen en besluiten tijdens het aanbestedingsproces b. De aanbesteding wordt ingetrokken en opnieuw opgestart c. De inkoop wordt doorgezet met de tweede aanbestedingspartner

Laag

Midd Colle el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

Inkoop, Juridische Zaken

de betreffende partij(en)

2 Er is een klacht of bezwaar tegen het mislopen van een opdracht

a. Zorgvuldige procedures doorlopen b. Transparant communiceren en gedegen nazorg faciliteren

Laag

Midd Colle el ge

P&O, Juridische Zaken

de betreffende partij(en)

3 De organisatie en/of samenstelling van het programmabureau reduceert in aantal (bijv. uitval teamlid)

a. Vervanger teamlid neemt de taken van het uitgevallen teamlid (tijdelijk) over b. Er wordt een nieuw teamlid aangenomen c. De taken van het uitgevallen teamlid worden (tijdelijk) verspreid over het gehele team d. Prioritering in taken

Midd Midd Colle el el ge

Programmaman ager en programmadire cteur Programmaman ager en programmadire cteur

4 Er is niet voldoende personeelscapaciteit binnen het programmabureau

a. Er wordt een nieuw teamlid geworven b. Er wordt een stagiaire of trainee geworven c. Er worden taken verspreid over het gehele team d. prioritering in taken

Midd Hoog Colle el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

P&O

5 Integriteitskwesties en conflicten binnen het programmabureau

a. Alle teamleden ronden en leggen de training 'Gedragscode' en ambtseed af b. Regelmatig knelpunten en uitdagingen binnen het team met elkaar bespreken c. Bij een vermoeden van een integriteitskwestie het gesprek aangaan met betreffende persoon d. eventueel opschalen richting Bureau Integriteit

Laag

Midd Colle el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

P&O, Juridische Zaken, Bureau Integriteit

Midd Midd Colle el el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

Afhankelijk van het gemeentelijk onderdeel welke wijzigt

6 De organisatie en/of samenstelling van gemeentelijke a. Er wordt gevraagd naar een vervanger als onderdelen waarmee het programmabureau samenwerkt aanspreekpunt binnen het gemeentelijke onderdeel wijzigt

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

P&O

72

7 Er is niet voldoende personeelscapaciteiten gemeentelijke diensten of onderdelen binnen waar wij mee samenwerken

a. Er wordt in een vroegtijdig stadium met de gemeentelijke diensten of onderdelen afgestemd welke rol zij zullen vervullen in onze samenwerking b. In gesprek treden met het gemeentelijke onderdeel c. Opschalen naar afstemmingsoverleg en GS

Midd Midd Colle el el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

Afhankelijk van het gemeentelijk onderdeel het betreft

8 Er zijn onvoldoende vrijwilligers

a. Er wordt een vrijwilligersdatabase opgericht binnen de gemeente met als doel het kunnen aantrekken van vrijwilligers, wanneer nodig b. Er wordt gezocht naar bewoners die als vrijwilliger willen optreden bij de activiteiten/evenementen

Midd Hoog Colle el ge

Programmaman ager en programmadire cteur

P&O, BIA, Baanbrekers,

Laag

Programmaman ager en programmadire cteur

Evenementenbu a&p reau, Public Affairs

9 Er is niet voldoende personeelscapaciteit (operationele a. Er wordt een inventarisatie gemaakt van alle diensten) vanwege een ander evenement dat plaatsvindt evenementen (niet zijnde van het programmabureau) tijdens een van onze evenementen welke tijdens het jubileumjaar plaatsvinden in en rondom regio Amsterdam b. Afstemming met evenementenbureau c. Afstemming regiogemeenten

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

Hoog Colle ge

vrijwilligersorgani saties in de stad

73

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

Ambtelijk verantwoordelijk

Hoog

College

Programmamanager Kabinet, Communicatie, en Public Affairs programmadirecteur

Laag

Middel College

Programmamanager Kabinet, Communicatie, en Public Affairs programmadirecteur

Externe organisator verantwoordelijk

Bestuurlijk verantwoordelijk

Laag

Gemeentelijke betrokken onderdelen

Impact

2 Overlijden binnen het koningshuis tijdens het jubileumjaar

De volgende opties over hoe te handelen als het risico zich presenteert: a. Afhankelijk van de ernst van de situatie, gaat de viering door b. De viering gaat door, maar de invulling en uitwerking wordt gedeeltelijk aangepast c. Vanwege de ernst van de situatie gaat de viering in zijn volledigheid niet meer door d. zie scenario van directie OOV De volgende opties over hoe te handelen als het risico zich presenteert: a. Afhankelijk van de ernst van de situatie, gaat de viering door b. De viering gaat door, maar de invulling en uitwerking wordt gedeeltelijk aangepast c. Vanwege de ernst van de situatie gaat de viering in zijn geheel niet door

Kans

1 Er vinden onverwachte externe factoren plaats (zoals een incident, pandemie, ramp of oorlog in binnen of buitenland)

Beheersmaatrege len

Risico

Extern

74

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

75

De toedeling van de verantwoordelijkheid voor een risico wordt beschreven in de velden ‘ambtelijk verantwoordelijk’ en ‘bestuurlijk verantwoordelijk’ van de risicoanalyse Amsterdam 750. De partij die in de daar bestemde velden wordt benoemd is eindverantwoordelijk voor het beheersen van dat risico en draagt ook de gevolgen indien het risico zich voordoet. Het onderstaande opschalingsmodel illustreert hoe de opschaling (vanuit ambtelijk naar bestuurlijk) dient te verlopen. Schema 1. Opschalingsmodel

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

76

Bestuurlijk verantwoordelijk Wie als bestuurder verantwoordelijk is om een beslissing te nemen omtrent de beheersing van de risico’s (bijvoorbeeld afschaling van een programmaonderdeel) hangt af van het programmaonderdeel waar het risico zich voordoet. Hieronder volgt een schematische uiteenzetting van de programmaonderdelen met daaraan gekoppeld de inhoudelijk verantwoordelijke bestuurders.

Programma-overstijgend Opening 750e Verjaardag Kunst & Cultuur-projecten Stichting Amsterdam 750 Mensen Maken Amsterdam Toegankelijkheid Vrijwilligerspool

BM College BM College WH Meliani BM BM WH Scholtes WH Moorman WH Van Buren

Sleutelprojecten Programmalijn 1: Het Verhaal van Amsterdam Een TV-serie Vrijdenkersfestival Programmering Stadsarchief Verhalenproject

WH Moorman WH Meliani BM WH Groot Wassink BM WH Groot Wassink

Sleutelprojecten Programmalijn 2: Een Nieuwe Kaart ToekomstTiendaagse Midzomerfestival

Innovatieve expositie over verbeelding Amsterdam De Groene Stelling

BM College BM WH Van der Horst WH Van Dantzig WH Scholtes WH Van Dantzig WH Pels WH Van der Horst

Sleutelprojecten Programmalijn 3: De Stad Maken We Samen Jubilerende evenementen (SAIL, Amsterdam Marathon, Kwaku) Extra MBO-programma: ‘Iconen van de Stad’ Amsterdam Werkt! Straatvoetbaltoernooi

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

WH Meliani WH Mbarki WH Mbarki WH Moorman WH Van der Horst WH Mbarki WH Mbarki

77

Amsterdam 750 | Bijlagen invulling

78