Bijlage.Jaarverslag RMA 2021
Tekst van het document
Tabel 3.4 - Verdeling onderzoekstijd in procenten Verdeling onderzoekstijd
Norm 2021
Realisatie 2021
Norm periode 2016-2021
Realisatie periode 2016-2021
Amsterdam
90,0%
90,3%
90,5%
91,3%
Zaanstad
9,1%
8,4%
9,2%
8,3%
Weesp
0,9%
1,3%
0,3%
0,4%
k Kostprijs per onderzoeksdag wordt berekend door de totale lasten van de rekenkamer (minus
eventuele incidentele kosten) te delen door het totaal aantal productieve dagen (inclusief uren van externen en bestede productieve uren van de directeur met betrekking tot projecten). l De volgende incidentele kosten zijn bij deze berekening buiten beschouwing gelaten: de loonkosten voor personeel dat met zwangerschapsverlof s c.q. langdurig ziek (€ 18.068) en de kosten voor het uitvoeren van een evaluatie van de beleidsvisie 2016-2022 (€ 12.240).
28
RMA - JAARVERSLAG 2021 Bij de onderzoeksdagen gaat het om tijd die in 2021 is besteed aan projecten. Hierbij gaat het om projecten die in 2021 zijn afgerond en om projecten waaraan wel is gewerkt, maar die eind 2021 nog niet zijn afgerond. De normpercentages zijn gebaseerd op de verhouding van de jaarlijkse bijdragen die we ontvangen van Amsterdam, Zaanstad en sinds 2020 van Weesp. Het streven is dat over de beleidsperiode van zes jaar de onderzoeksactiviteiten in verhouding tot de financiële bijdragen plaatsvindt. Na verloop van de zes jaren maken we een voorstel voor een eindafrekening.m Uit de tabel kan worden opgemaakt dat in 2021 voor Amsterdam en Weesp meer en voor Zaanstad minder tijd is besteed in verhouding tot de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Zaanstad laat in de periode vanaf 2016 een onderbesteding aan uren zien van 0,9% (8,3% ten opzichte van 9,2%). Omgerekend naar rato van de totale jaarlijkse bijdragen in deze periode bedraagt de onderbesteding aan uren circa € 115.000.n Bij Amsterdam is de overbesteding aan uren 0,8% (of omgerekend circa € 104.000).
Tabel 3.5 - Overzicht van het gemiddeld aantal dagen van de in 2021 en 2020 afgeronde onderzoeken Soort projecten
Aantal projecten
Gemiddeld aantal dagen per project
2021
2020
2021
2020
Grote projecten (meer dan 80 dagen)
6
5
238
243
Kleine projecten (80 dagen of minder)
2
6
31
45
Opvolgingsonderzoeken
-
-
-
-
Bijzondere onderzoeken
13
11
78
23
Onderzoeksprogramma's
-
2
-
54
Bij de eerste drie soorten projecten worden de rapporten aangeboden voor een bestuurlijke reactie en behandeling door de raad. Bij bijzondere onderzoeken is er veelal geen bestuurlijk wederhoor. Dit zijn bijvoorbeeld verkenningen en tussentijdse rapportages die op de website zijn geplaatst en veelal vooruitlopende op het definitieve rekenkamerrapport ook ter kennisname zijn gezonden aan de raad. Ook aan de raad gestuurde brieven en rapportages naar aanleiding van eerder gepubliceerde rapportages vallen onder deze categorie. Evenals in 2020 laat het overzicht zien dat in 2021 opvallend
m De huidige beleidsperiode loopt van 2016 tot en met 2022. Voor een toelichting op de
zesjaarlijkse afrekening wordt kortheidshalve verwezen naar de toelichting in hoofdstuk 6 Overige gegevens van de jaarrekening. n Dit is 0,912% van de totale ontvangen gemeentelijke bijdragen in de periode 2016-2021, te weten € 12.559.074.
29
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM veel bijzondere onderzoeken hebben plaatsgevonden. Dit heeft merendeels te maken met de (deel)onderzoeken naar de ambities van het Coalitieakkoord 2018-2022 (zie paragraaf 3.2.1). Het opstellen van de onderzoeksprogramma’s heeft (nog) niet plaatsgevonden (zie paragraaf 3.5). Wel is het nodige voorwerk ondernomen.
4 Paragrafen 4.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing De risico’s zijn minimaal. Er is structurele dekking voor de reguliere kosten. De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling hebben zich verbonden aan een bepaalde bijdrage voor een looptijd van zes jaar. Het grootste risico is dat een deelnemende gemeente de samenwerking via de gemeenschappelijke regeling opzegt. In 2015 hebben de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad besloten om de huidige samenwerking vanaf medio 2016 voor zes jaar voort te zetten. Daarbij is tevens besloten om de vaste jaarlijkse bijdragen voor zes jaar te continueren waarbij de bijdrage wordt aangepast aan de loonontwikkeling voor de periode 2016 tot en met 2022. De huidige periode van zes jaar loopt in 2021 af. In 2021 zou wederom de afspraak moeten worden herbevestigd.
Gelet op het vertrek van de directeur/bestuurder van de rekenkamer per 1 maart 2022, hebben de raden van Amsterdam en Zaanstad besloten de huidige bijdragen nog voor één jaar te continueren en pas in 2022 de bijdragen voor de komende zes jaar vast te stellen voor de periode 2022-2027.o Op 23 juni 2021 heeft de rekenkamer aan de raden een brief gestuurd met daarin haar zienswijze op het besluit om af te wijken van de gemeenschappelijke regeling.p In die zienswijze geeft de rekenkamer aan dat de continuïteit van de financiering van belang is voor de onafhankelijkheid van de rekenkamer. Daarbij zouden de gemeentelijke bijdragen in ieder geval niet naar beneden mogen gaan, omdat dat wel een heel ongelukkige start zou betekenen voor de nieuwe directeur die met een bepaald perspectief aan de baan is begonnen. De gemeenteraad van Zaanstad heeft laten weten deze zienswijze te delen.q Het opzeggen van de samenwerking is evenwel niet primair een financieel risico van de rekenkamer. De medewerkers van het bureau van de rekenkamer hebben een dienstverband bij de gemeente Amsterdam. In de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de gemeenteraden de financiële gevolgen van een uittreding en de daarbij behorende verplichtingen van de uittredende gemeente vaststellen nadat zij het lid van de rekenkamer daarover hebben gehoord. Hieruit leiden we af dat de kosten die
o Brief van het presidium Amsterdam aan de gemeenteraadsleden van Amsterdam, Weesp en
Zaanstad met als onderwerp Zesjarenbegroting Rekenkamer Metropool Amsterdam, 22 juni 2021. p Brief aan de gemeenteraden met als onderwerp zienswijze Begroting 2022 RMA, 23 juni 2021. q Brief van de gemeenteraad Zaanstad met als onderwerp Zienswijze begroting 2022 en begrotingswijziging 2021 Rekenkamer Metropool Amsterdam, 8 juli 2021.
30
RMA - JAARVERSLAG 2021 samenhangen met een eventuele uittreding niet voor rekening van de rekenkamer komen, maar ten laste van de uittredende gemeente. Voor het opvangen van schommelingen in de uitgaven streven we ernaar om een algemene reserve aan te houden tussen de 10 en 15% van de te ontvangen jaarlijkse bijdragen. Als kengetal voor het weerstandsvermogen schrijft het BBV voor de solvabiliteitsratio te vermelden. Deze ratio wordt berekend door het eigen vermogen van de RMA (exclusief het te bestemmen resultaat) uit te drukken in een percentage van het balanstotaal. De solvabiliteitsratio van de RMA per 31 december 2021 bedraagt 67% (2020: 64%). Dit percentage is ten opzichte van 2020 gestegen met 3%. Dit komt, omdat het eigen vermogen sneller is gestegen (per saldo meer toevoegingen) dan het vreemd vermogen. De relatief hoge kortlopende schuld per 31 december is grotendeels een gevolg van de loonkostenfactuur van de gemeente Amsterdam over december die na de balansdatum is betaald.
4.2 Financiering We financieren de lopende exploitatie met de ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten, kortlopende schulden en de opgebouwde reserves. We hebben geen langlopende leningen. Voor de financiering van investeringen hebben we het beleid om daarvoor bestemmingsreserves te vormen. Eind 2021 hebben we € 173.180 aan bestemmingsreserves voor huisvesting en ICT. De boekwaarde van de investeringen bedraagt eind 2021 € 173.180. We beschikken over een eigen bankrekening. Medio 2020 is de gemeente overgestapt van de ING naar de Rabobank. Omdat we vallen onder het mantelcontract van de gemeente zijn wij ook overgestapt naar de Rabobank. Sinds 1 juli 2016 betrekt de gemeente Amsterdam onze rekening bij het - door het Rijk verplicht gestelde - schatkistbankieren.r De afdeling Treasury van de gemeente Amsterdam muteert daarom iedere bij- of afboeking op onze bankrekening zodanig dat het saldo van de bankrekening op € 0 uitkomt. Hierdoor is er een rekening-courantverhouding ontstaan met de gemeente Amsterdam.
4.3 Overlegorgaan RMA De Rekenkamer Metropool Amsterdam is een onafhankelijk bestuursorgaan en stelt het juist daarom op prijs om vertegenwoordigers van de raden te consulteren over haar begroting, begrotingswijzigingen, 8-maandsrapportage, jaarrekening en bedrijfsvoering (huisvesting, ICT). Ook zaken zoals gewenste aanpassingen van de gemeenschappelijke regeling en het onderzoek doen voor andere gemeenten worden in het Overlegorgaan RMA besproken. In het overlegorgaan zijn de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad
r Schatkistbankieren betekent dat de gemeente de (per saldo) aanwezige liquide middelen niet zelf
(kortstondig) mag uitzetten, maar aan het Rijk moet overmaken.
31
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM vertegenwoordigd. In 2021 is dit overlegorgaan tweemaal bijeengekomen: 26 april en 26 oktober.
4.4 Bedrijfsvoering We hebben sinds januari 2016 kantoorruimte in gebruik genomen op de zesde verdieping van het pand Weesperstraat 105A. Daar huren we 525 m2. Dienstverleningsovereenkomst gemeente Amsterdam Voor onze bedrijfsvoering maken we gebruik van verschillende diensten van de gemeente Amsterdam. Daarbij gaat het om de postbehandeling, de personeelsadministratie, ICTfaciliteiten en financiële administratie inclusief de afwikkeling van het betalingsverkeer. Hiervoor is in het verleden een service level agreement (SLA) afgesloten. Deze was formeel verlopen. We hebben daarom een groot aantal jaren gewerkt met oude en achterhaalde afspraken. Eind 2020 hebben gesprekken plaatsgevonden om de dienstverleningen en de daarvoor te betalen vergoedingen weer opnieuw vast te leggen in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) op een wijze die past bij de inmiddels gegroeide situatie. Begin 2021 is de betreffende DVO door de gemeente en de RMA getekend. Bedrijfsvoeringverklaring De bedrijfsvoering is getoetst aan vijf relevante aspecten. Op basis daarvan achten we de bedrijfsvoering van voldoende niveau. 1) Financiën en processturing: voldoende • Onze financiële administratie wordt gevoerd door de directie Financiële Dienstverlening van het cluster Interne Dienstverlening van de gemeente Amsterdam.
Vanwege praktische overwegingen wordt onze financiële administratie niet meer bijgehouden met het AFS (Amsterdams Financieel Systeem), maar met een financieel pakket (Multivers) dat meer is toegesneden op kleinere organisaties. 2) Juridische (beleids)kaders: voldoende, maar er is nog geen plaatsvervangend lid van de rekenkamer benoemd • We werken binnen het kader van de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam en hebben een reglement. Er is in 2020 een nieuwe Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam opgesteld en door de gemeenteraden van Amsterdam, Zaanstad en Weesp goedgekeurd. De nieuwe regeling is vanaf 11 juni 2020 van kracht. De wijziging betreft de toetreding van de gemeente Weesp tot de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam. Ook is de regeling op enkele punten gewijzigd vanwege de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). • De tekst in de gemeenschappelijke regeling uit 2010 maakte het praktisch niet mogelijk om een plaatsvervanger van de bestuurder/directeur van de rekenkamer te benoemen. In 2015 is de tekst gewijzigd, maar er is toch nog steeds geen plaatsvervanger. De vacature is niet vervuld.
32
RMA - JAARVERSLAG 2021
• Met ingang van 4 augustus 2016 zijn de bevoegdheden van de directeur om privaatrechtelijke en arbeidsrechtelijke handelingen te verrichten formeel geregeld. Sinds 17 september is ook het Algemeen ondermandaatbesluit, ondervolmachtbesluit en ondermachtigingsbesluit directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam in werking getreden • We hebben een klachtenregeling, die is gepubliceerd op onze website. 3) Informatie(beveiliging): voldoende • We hebben in oktober 2019 een eigen ICT-netwerk in gebruik genomen. De aansluiting met de ICT-infrastructuur van de gemeente Amsterdam is daarbij geborgd. Daar waar van toepassing sluiten we ons aan bij de voor gemeente Amsterdam gehanteerde regels en procedures. • Onze medewerkers maken gebruik van laptops en mobiele telefoons die voorzien zijn van de vereiste beveiliging. • De kantoorruimten worden buiten kantooruren gemonitord door een particuliere beveiligingscentrale. • In 2020 is het informatiebeveiligingsbeleid opgesteld waarbij gebruik is gemaakt van het normenkader van de Basis Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit normenkader is vastgesteld als basis voor de gemeenten en is tevens van toepassing op rijksdienst, provincies en waterschappen. Het beleid evenals de bijbehorende documenten zullen regelmatig worden herzien.
Zodanig dat deze, indien nodig, worden aangepast op organisatorische veranderingen en technologische ontwikkelingen. Het informatiebeveiligingsbeleid zal om de twee jaar worden geëvalueerd maar kan indien nodig eerder worden herzien. • Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Tot 2020 fungeerde een van de projectleiders een aantal jaren als Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze zag toe op de naleving van de nieuwe wetgeving. Vanaf 2021 is de rekenkamer gaan werken met een externe Functionaris Gegevensbescherming. Op de website staat een privacyverklaring. Tevens zijn er verwerkingsovereenkomsten afgesloten en is een verwerkingsregister persoonsgegevens ingevoerd. Adequate uitvoering van de afspraken blijft een belangrijk aandachtspunt. • Tot de personeelsdossiers van de medewerkers hebben alleen de directeur en de gemandateerde personeelsadviseur toegang. • We hebben een Archiefbeheersplan dat een handvat geeft voor een uniforme en toegankelijke archivering die voldoet aan de wettelijk daaraan te stellen eisen. In 2015 is in afstemming met Stadsarchief Amsterdam een semi-statisch archief opgebouwd, welke op termijn aan het Stadsarchief kan worden opgedragen. Onderzoeken van vóór 1 juni 2010 zijn al overgedragen aan het stadsarchief.
Eind 2019 zijn we met behulp van een archivaris begonnen met het up-to-date maken van het archief, waarbij ook aandacht is voor de overdracht van meer recente onderzoeken aan het stadsarchief. Vanwege corona is het project sterk vertraagd, maar de verwachting is dat dit in 2022 zal worden afgerond.
33
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM 4) Personeel & organisatie: voldoende • De medewerkers van de Rekenkamer Metropool Amsterdam zijn ambtenaren in dienst van de gemeente Amsterdam en zijn rechtspositioneel volledig vergelijkbaar met medewerkers van de gemeente Amsterdam. Zij vallen onder dezelfde rechtspositionele regelingen (PGA)s. Medewerkers zijn over hun werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de directeur van de rekenkamer.t • De medewerkers van de Rekenkamer Metropool Amsterdam leggen ten overstaan van de directeur van de rekenkamer de ambtseed af en tekenen bij aanvang van hun dienstverband een geheimhoudingsverklaring. Voorafgaand aan het besluit tot aanstelling van een nieuwe medewerker dient hij/zij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. • We hebben een personeelsoverleg. Deze is in 2021 één keer bijeengekomen. Hierin zijn onder meer de huisvesting, de personele organisatie, de begroting en de jaarrekening besproken. • De directeur van de rekenkamer overlegt regelmatig met de personeelsadviseur om te toetsen of het personeelsbeleid binnen de kaders blijft van de PGA en passend is bij de zorgvuldigheid die van een rekenkamer verwacht mag worden. De personeelsadviseur stemt haar adviezen af met een vertegenwoordiger van het bureau Personeel en Organisatieadvies van de gemeente Amsterdam.
Bij afwijkingen van de regels maakt de directeur daarover afspraken met de gemeentesecretaris van Amsterdam. Als er een meningsverschil is tussen de directeur en de gemeentesecretaris, wordt dit meningsverschil voorgelegd aan vertegenwoordigers van het presidium van de gemeenteraad van Amsterdam. • Na afloop van een onderzoeksproject wordt het project geëvalueerd. Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt. • In 2018 is een pilot gestart om de jaarlijkse beoordelingsgesprekken te vervangen door zogenaamde jaargesprekken. In 2019 en 2020 is het systeem voorgezet. Hiervoor moeten de medewerkers een portfolio bijhouden over hun activiteiten en ontwikkeling. Op basis daarvan voeren de medewerker en directeur een gesprek over de verdere ontwikkelingsmogelijkheden. Met alle medewerkers zijn in 2021 jaargesprekken gevoerd. • We hechten eraan dat medewerkers zich blijven bekwamen. Daartoe wordt 4% van het personeelsbudget bestemd voor opleiding en nascholing (circa € 77.000). De werkelijke kosten in 2021 waren ruim € 103.500 (5,4%). Ongeveer € 9.000 heeft betrekking op de kosten van externe opleidingen en coaching. Daarnaast heeft € 94.500 betrekking op de tijd die medewerkers in 2021 aan kennisontwikkeling en opleidingen hebben besteed.u
s De NRGA is per 1 januari 2020 vervangen door de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam
(PGA). t Artikel 81j vierde lid Gemeentewet. u In de kosten voor kennisontwikkeling en opleidingen kunnen van jaar tot jaar relatief grote schommelingen optreden, omdat medewerkers soms een aantal uren werktijd mogen besteden aan een opleiding. Dat laatste was in 2021 het geval.
34
RMA - JAARVERSLAG 2021
• Projectleiders en onderzoekers krijgen de mogelijkheid intervisiebijenkomsten bij te wonen. Hierbij wordt (onder professionele begeleiding) samen met medewerkers van andere G4- en provinciale rekenkamers het eigen functioneren in rekenkameronderzoek besproken met als doel daarvan te leren. In 2021 hebben acht medewerkers hieraan deelgenomen. • Vier medewerkers van de rekenkamer zijn in bezit van een BHV-certificaat. Ook is de gezamenlijke receptionist van het kantoorpand Weesperstraat 105A in het bezit van een BHV-certificaat. In 2021 is vanwege corona geen jaarlijkse ontruimingsoefening gehouden. • In 2021 bedroeg het ziekteverzuim bij het bureau van de rekenkamer 3,1%. Dit wijkt negatief af van het percentage in 2020 (2,0%). De reden voor het hogere ziekteverzuim is het langdurend ziekteverzuim van twee medewerkers. • In 2021 hebben medewerkers van de rekenkamer gebruikgemaakt van bijzonder verlof voor in totaal 25 dagen. Dit betrof grotendeels calamiteitenverlof voor zorgtaken als gevolg van de coronacrisis. 5) Communicatie & dienstverlening: voldoende • We willen een open en transparante organisatie zijn. Rapporten zijn openbaar en worden gepubliceerd op de website. In 2019 is een deskundige ingehuurd om onze externe communicatie verder te verbeteren. Daarbij is met name aandacht besteed aan het gebruik van sociale media.
In het eindrapport is ook een catalogus van mogelijke communicatieactiviteiten opgenomen toegespitst op ons werk. In 2020 en 2021 zijn diverse voorstellen uitgewerkt en ingevoerd. • In 2021 was er 10,0% meer bezoek op onze website dan in 2020 (13.776 versus 12.518). De bezoekers raadpleegden de website gemiddeld 2 minuten en 11 seconden. Dit was 12,7% korter dan in 2020. De meest bezochte pagina op de website was de projectpagina voor het onderzoek Jeugdhulp in Amsterdam. • De onderzoeksprogramma’s worden (na consultatie van de raadsleden) opgesteld, vastgesteld en naar de gemeenteraden gestuurd. Ook worden de onderzoeksprogramma’s op de website gepubliceerd. • Toetsing van de kwaliteit van de rapporten vindt tijdens het onderzoek plaats door de onderzochten (via feitelijk wederhoor) en het bestuur (via het vragen om een bestuurlijke reactie). Na afloop van het onderzoek geven de behandeling in de raad en het publieke debat signalen over de kwaliteit. In de enquêtes onder raadsleden van Amsterdam en Zaanstad worden raadsleden hierover ook bevraagd. • De directeur van de rekenkamer voert regelmatig overleg met vertegenwoordigers van de gemeenteraden van Amsterdam en Zaanstad. Impact coronacrisis voor de bedrijfsvoering De uitbraak van corona eind februari 2020 heeft veel invloed gehad. Vanaf dat moment hebben wij de landelijke maatregelen van het Rijk strikt gevolgd.
Dit betekent dat ook in 2021 de medewerkers grotendeels vanuit huis hebben gewerkt en dat er afspraken waren over hoeveel medewerkers er maximaal op kantoor konden werken. Vrijwel alle
35
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM vergaderingen vonden digitaal plaats. Ook bij onze gemeenten werkten veel ambtenaren thuis, maar dat heeft geen grote effecten gehad op onze mogelijkheden om onderzoek te doen. De gevolgen voor onze bedrijfsvoering zijn tamelijk beperkt geweest. Controle accountant De controleverklaring bij de Jaarrekening 2021 afgegeven door het accountantskantoor BDO Audit & Assurance is onder Overige gegevens van de jaarrekening opgenomen.
36
RMA - JAARVERSLAG 2021
5 Jaarrekening 5.1 Programmarekening De programmarekening heeft betrekking op het uitoefenen van de rekenkamerfunctie voor de gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam. De programmarekening bestaat uit een overzicht van alle baten en lasten naar kostensoorten. Tevens laat dit overzicht het financiële resultaat zien vóór en na de mutaties reserves.
Tabel 5.1 – Overzicht van baten en lasten Baten (in €)
Realisatie 2020
Begroting 2021v
Realisatie 2021
Verschilw
Bijdrage Amsterdam
1.929.200
2.096.850
2.096.850
0
Bijdrage Zaanstad
196.000
213.100
213.100
0
Bijdrage Weesp
20.000
20.700
20.700
0
Overige baten
4.925
P.M.
850
850
Totaal baten
2.150.125
2.330.650
2.331.500
850
Lasten (in €)
Realisatie 2020
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Personeelslasten
1.566.579
1.824.950
1.765.623
59.327
Overige personeelslasten
22.102
24.000
23.675
325
Huisvestingslasten
184.674
197.000
186.958
10.042
ICT-kosten
90.171
106.000
110.212
-4.212
Publicatiekosten
10.819
20.700
16.657
4.043
Overige materiële kosten
64.638
71.000
76.125
-5.125
Kapitaallasten
41.400
46.770
46.770
0
0
12.000
0
12.000
1.980.383
2.302.420
2.226.019
76.401
Onvoorzien Totaal lasten
v Begrotingsbedragen 2021 na de tweede begrotingswijziging. w Dit betreft het verschil tussen de realisatie 2021 en de begrotingsbedragen 2021 (na de tweede
begrotingswijziging).
37
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Resultaat (in €)
Realisatie 2020
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Saldo van baten en lasten
169.742
28.230
105.481
77.251
Mutaties reserves
-185.775
-28.230
-43.230
-15.000
Resultaat
-16.033
0
62.251
62.251
In de volgende paragraaf is dit overzicht per post toegelicht. De exploitatierekening naar taakvelden is opgenomen in paragraaf 0.
5.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening 2021 is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Algemeen • Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden plaats op historische kosten. • Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij anders is vermeld. • Baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. • Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personele lasten Personeelslasten zijn toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Door het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden bij een jaarlijks terugkerende personele lasten van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en (spaar)verlofaanspraken.
Vaste activa Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is. Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Aan de hand van een individuele beoordeling is voor de verwachte oninbaarheid een voorziening in mindering gebracht op de vorderingen.
38
RMA - JAARVERSLAG 2021
5.3 Toelichting op het overzicht van baten en lasten Begroting 2021 Op 30 juli 2020 is de Begroting 2021 vastgesteld door de directeur/bestuurder van de rekenkamer. De Ontwerpbegroting 2021 was daarvoor conform de Wet gemeenschappelijke regelingen ter zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden van Amsterdam, Zaanstad en Weesp. Dit heeft niet tot wijzigingen geleid. In 2021 zijn er vervolgens twee begrotingswijzigingen geweest.x In de eerste begrotingswijzing is het besluit verwerkt over de resultaatbestemming 2020. In de tweede begrotingswijziging is een kostencategorie aangepast aan de te verwachten kostenontwikkelingen en is een verwacht overschot toegevoegd aan de algemene reserve. Postgewijze toelichting Bijdragen Amsterdam, Zaanstad en Weesp In de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam is bepaald dat de deelnemende gemeenten voor een periode van zes jaar de jaarlijkse bijdrage vaststellen. De bedragen worden wel jaarlijks geïndexeerd. De bijdragen 2021 van de gemeenten Amsterdam, Zaanstad en Weesp (respectievelijk € 2.096.850, € 213.100 en € 20.700) zijn in het boekjaar ontvangen. Overige baten In 2021 hebben we € 850 aan overige baten. Deze baten hebben betrekking op ontvangen vergoedingen voor het voorbereiden en verzorgen van gastcolleges bij de Erasmus Universiteit.
Personeelslasten De personeelslasten kunnen als volgt worden gespecificeerd: Personeelskosten eigen formatie Inhuur ondersteuning bedrijfsvoering Inhuur externe deskundigheid projecten Totaal
€ € € €
1.579.360 16.277 169.987 1.765.623
Onder de personeelskosten van de eigen formatie zijn naast de loonkosten van de vaste en tijdelijke medewerkers ook de kosten van de directeur/bestuurder verantwoord. Eind 2021 werkten, naast de directeur/bestuurder, 19 medewerkers (16,41 fte) bij de rekenkamer. 14 medewerkers hadden een vast contract en 5 medewerkers een tijdelijk contracty. Van de 20 medewerkers waren 11 vrouw en 9 man. Daarnaast was in 2021 een stagiaire werkzaam. Voor informatie over de rechtspositie, opleidingen,
x De eerste begrotingswijziging 2021 is opgenomen in de Begroting 2022 en is op 14 juli 2021
goedgekeurd. De tweede begrotingswijziging 2021 is na behandeling in het Overlegorgaan RMA op 27 oktober 2021 vastgesteld. y Eén tijdelijk contract betreft een zogenaamd nul-urencontract. Op basis van de gewerkte uren is deze medewerker voor in totaal 0,22 fte meegeteld.
39
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM beoordelingssystematiek en ziekteverzuim wordt kortheidshalve verwezen naar paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering, onderdeel Personeel & organisatie. Verder zijn onder de personeelslasten de kosten opgenomen van de inhuur van uitzendkrachten (ten behoeve van het doen van onderzoek) en externe deskundigen. Externe deskundigen zijn ingehuurd voor de specialistische ondersteuning bij het uitvoeren van onderzoeken en de bedrijfsvoering. Ten opzichte van de oorspronkelijke Begroting 2021 is er in totaal € 149.329 minder aan personeelslasten uitgegeven. Bij de 8-maandsrapportage was het personeelsbudget reeds verlaagd met € 90.000. Uit de realisatie blijkt dat van het bijgestelde budget € 59.327 in 2021 niet is besteed. De onderbesteding is grotendeels het gevolg van vacatures door natuurlijk verloop. De voormalige bestuurder/directeur heeft bewust enkele vacatures niet ingevuld, opdat de bestuurder/directeur die per 1 maart 2022 is aangetreden, daardoor meer ruimte heeft om haar eigen formatieplan op te stellen en in te vullen. Wel is er - vanwege de diverse vacatures - in 2021 meer gebruikgemaakt van tijdelijke inhuur van ervaren externe onderzoekers.
De kosten voor het inhuren van externe deskundigheid en uitzendkrachten hebben grotendeels betrekking op de onderzoeken Ambities Coalitieakkoord 2018-2022, Groen in de stad en Openbaar maken van overheidsinformatie. Voor deze onderzoeken zijn onder andere diensten verleend door de afdeling Onderzoek en Informatie en Statistiek van de gemeente Amsterdam, de Rijksuniversiteit Groningen, de Universiteit van Amsterdam en de Universiteit Leiden. Ook zijn er externe medewerkers ingezet voor de ondersteuning bij het evalueren van de beleidsvisie voor de periode 2016-2022 en is er een externe projectleider ingehuurd voor het organiseren van het symposium waarmee de zesjarige rekenkamerperiode werd afgesloten; het symposium heeft op 28 januari 2022 plaatsgevonden. De bezoldiging van de directeur De bestuurder/directeur RMA heeft in 2021 een bezoldiging genoten van € 187.789. Dit is inclusief alle werkgeverslasten. De hoogte van de bezoldiging van de voormalige bestuurder/ directeur is afgestemd op de bezoldiging van een wethouder van de gemeente Amsterdam en ligt beneden de geldende norm voor de publieke sector. Volgens de Wet normering topinkomens (WNT) mogen bestuurders in de publieke sector niet meer verdienen dan een ministerssalaris (2021: € 209.000). In onderstaande tabel zijn de wettelijk verplichte gegevens in het kader van de WNT opgenomen.
Tabel 5.2 - WNT bezoldiging bestuurder/directeur J.A. de Ridder Gegevens 2021 bedragen x € 1
J.A. de Ridder
40
RMA - JAARVERSLAG 2021 Gegevens 2021 Functiegegevens
bestuurder/directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2021
01-01 – 31-12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
-
Beloningen betaalbaar op termijn
-
Subtotaal
€ 187.789
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 209.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
€ 187.789
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
N.v.t. N.v.t.
Gegevens 2020 bedragen x € 1
J.A. de Ridder
Functiegegevens
bestuurder/directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2020
01-01 – 31-12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
-
Beloningen betaalbaar op termijn
-
Subtotaal
€ 183.184
41
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Gegevens 2020 Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 201.000
Bezoldiging
€ 183.184z
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Nevenfuncties directeur De directeur had in 2021 de volgende nevenfuncties:
• Voorzitter Stichting De Toneelschuur, in Haarlem; • Voorzitter Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies; • Lid van de Raad van Advies van het College of Communication en de Graduate School of Communication, beide van de Universiteit van Amsterdam. Deze nevenfuncties zijn onbezoldigd. Voor nevenactiviteiten zoals lezingen zijn geen substantiële geschenkenaa of beloningen ontvangen. De ontvangen opbrengsten van de directeur voor het geven van cursussen komen ten gunste van de rekenkamer. Overige personeelskosten De overige personeelskosten hebben betrekking op reiskosten, externe opleidingskosten, kennisontwikkeling (congressen en symposia) en sociale activiteiten. De bestuurder/directeur heeft voor zakelijke reizen een NS-Business Card. Daarmee volgt hij de standaardwerkwijze voor ambtenaren bij de gemeente Amsterdam. In 2021 is er via die kaart € 425,36 aan werkgerelateerde reiskosten gedeclareerd. Er zijn door de bestuurder/directeur geen andere onkosten gedeclareerd. Huisvestingskosten De huisvestingskosten bedragen € 186.958 en hebben betrekking op huur, servicekosten, onroerendzaakbelasting, incidentele zaalhuur, schoonmaak, aanschaf bureaumeubilair en beveiligings- en bewakingskosten. ICT-kosten De totale ICT-kosten in 2021 bedroegen € 110.212. Dit zijn de kosten die samenhangen
z Dit is inclusief een terugwerkende kracht mutatie van € 2.906. De gemeente Amsterdam heeft in
de jaren 2017 tot en met 2019 abusievelijk verzuimd om de vergoeding voor bovenwettelijke verlofuren uit te betalen. De vergoeding bovenwettelijke verlofuren is sinds 1 januari 2017 een onderdeel van de eindejaarsuitkering. Dit is ook zodanig gefactureerd door de gemeente Amsterdam aan RMA. aa Substantieel betekent meer dan de Amsterdamse norm van € 50.
42
RMA - JAARVERSLAG 2021 met het beheer van het eigen ICT-netwerk, kleine ICT-aanschaffingen, jaarlijkse licenties, et cetera. Het eigen ICT-netwerk is in oktober 2019 in gebruik genomen. We maken sindsdien nog beperkt gebruik van het zogenaamde ADW-netwerk van de gemeente Amsterdam. In 2021 is in totaal € 4.212 meer uitgegeven dan begroot. De overschrijding is ontstaan door de aanschaf van extra laptops en ICT-faciliteiten. Publicatiekosten De publicatiekosten bedroegen € 16.657. Voor het grootste deel bestaat deze kostenpost uit de kosten van het onderhoud van de content op de website. Daarnaast hebben de publicatiekosten betrekking op de kosten van drukwerk en het laten maken van een film over de rekenkamer en uitgevoerd onderzoek. Overige materiële kosten De overige materiële kosten (€ 76.125) bestaan uit de kosten die de gemeente Amsterdam in rekening brengt voor het voeren van de financiële en personeelsadministratie en de advisering bij personele aangelegenheden. Verder vallen onder deze post de accountantskosten, de kosten van contributies voor brancheorganisaties, kantoorkosten, verzekeringskosten, etc. De kosten zijn hoger dan het begrote budget van € 71.000 doordat onder andere (sinds 2021) de taken van de Functionaris Gegevensbescherming worden uitgevoerd door een extern juristenbureau.
Geen Vpb-plicht De Rekenkamer Metropool Amsterdam is niet vennootschapsbelastingplichtig, omdat zij geen winsten realiseert. Vanwege het publieke belang komt het voor dat we af en toe presentaties of gastcolleges verzorgen of inzet leveren aan landelijke projecten. Soms ontvangen we daarvoor een geringe – niet-kostendekkende – vergoeding. Daarnaast komt het voor dat we samenwerken met andere rekenkamers. Een eventueel verschil in ingezette capaciteit wordt op basis van kostendekkende tarieven, zonder winstopslag, verrekend. De betreffende baten worden verantwoord onder Overige opbrengsten. Resultaat vóór en na mutaties in de reserves Het financieel resultaat vóór en na mutaties in de reserves is in tabel 5.3 inzichtelijk gemaakt.
Tabel 5.3 – Resultaat vóór en na mutaties in de reserves (in €)
Realisatie 2020
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Saldo van baten en lasten
169.742
28.230
105.481
77.251
Onttrekkingen aan reserves
41.400
141.935
126.935
-15.000
Toevoegingen aan reserves
-227.175
-170.165
-170.165
0
Resultaat
-16.033
0
62.251
62.251
43
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
De kolom Realisatie 2021 laat een saldo van baten en lasten zien van € 105.481 (per saldo hogere baten vóór mutaties in de reserves). Het resultaat ná de mutaties in de reserves bedraagt € 62.251 (overschot). De gerealiseerde onttrekkingen en toevoegingen hebben voor € 80.165 te maken met herschikkingen van reserves. Deze zijn in overeenstemming met de begroting. De in 2020 gevormde bestemmingsreserve vanwege het niet doorgaan van de incidentele gemeentelijke bijdragen (€ 48.315) is vrijgevallen ten gunste van de algemene reserve.bb Anderzijds is er in 2021 ten laste van de algemene reserve een bestemmingsreserve van € 30.000 gevormd voor het organiseren van het symposium Waardevol bestuur in januari 2022. Ook is er aan de algemene reserve € 1.850 onttrokken en toegevoegd aan de bestemmingsreserve Huisvesting om deze weer op het gewenste niveau te brengen. Deze reserve is nu weer toereikend om alle toekomstige afschrijvingslasten te kunnen dekken. De resterende onttrekkingen van€ 46.770 hebben betrekking op onttrekkingen aan de bestemmingsreserves voor de dekking van de afschrijvingskosten van ICT en huisvestingskosten. De resterende toevoeging van€ 90.000 betreft het ten tijde van der tweede begrotingswijziging 2021 verwachte overschot van € 90.000. Dit overschot is aan de algemene reserve toegevoegd en heeft te maken met de verwachte onderuitputting bij het personeelsbudget.
Voor een toelichting wordt verwezen naar de toelichting post personeelslasten in paragraaf 5.2. Verder laat de tabel 5.2 zien dat er € 15.000 minder is onttrokken dan begroot. Dit betreft de voor 2021 begrote onttrekking aan de reserve symposium Waardevol bestuur. Deze onttrekking was niet nodig, omdat de facturen voor het symposium pas in 2022 zijn ontvangen en betaald. In de toelichting op de balans is bij de post Eigen vermogen een overzicht opgenomen waarin het verloop van de reserves is gespecificeerd. Het overschot van € 62.251 is conform de voorschriften van het BBV als afzonderlijk post op de balans verantwoord. In Overige gegevens van de jaarrekening is het voorstel opgenomen dit overschot voor een deel toe te voegen aan de reserve symposium Waardevol bestuur en het restant toe te voegen aan de algemene reserve.
bb In de tweede begrotingswijziging 2020 zijn incidentele bijdragen begroot die de gemeenten
Amsterdam en Zaanstad zouden betalen om de algemene reserve weer op het gewenste niveau te brengen van minimaal 10% van de jaarlijkse bijdragen. Doordat de rekenkamer in 2020 zelf meer heeft kunnen besparen dan verwacht, is bij in de eerste begrotingswijziging 2021 deze reserve weer geschrapt.
44
RMA - JAARVERSLAG 2021
5.4 Overzicht van de baten en lasten naar taakvelden Het BBV schrijft voor dat met ingang van 2018 ook gemeenschappelijke regelingen inzicht moeten geven in voorgeschreven taakvelden. Hierna staat het betreffende overzicht.
Tabel 5.4 – Overzicht van de baten en lasten naar taakvelden (in €)
Begroting 2021cc
Realisatie 2021
Verschil
Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning
2.330.650
2.331.500
850
Taakveld Bestuur
1.661.650
1.602.476
59.174
Taakveld Overhead
628.770
623.543
5.227
Onvoorzien
12.000
0
12.000
2.302.420
2.226.019
76.401
Saldo van baten en lasten
28.230
105.481
77.251
Mutaties reserves
-28.230
-43.230
-15.000
0
62.251
62.251
Lasten
Totaal lasten
Resultaat
De rekenkamerfunctie is een (sub-)onderdeel van het taakveld Bestuur en ondersteuning van het BBV. Op het taakveld Bestuur zijn de directe lasten verantwoord: Personeelslasten van de directeur/bestuurder en de onderzoekers. Ook de kosten samenhangende met de publicaties zijn hieronder opgenomen. Alle andere kosten (kosten ondersteunend personeel, overige personeelskosten, huisvestingskosten, ICT-kosten, overige materiële kosten, kapitaallasten) vallen onder het taakveld Overhead. De gerealiseerde overheadkosten zijn € 5.227 (of 0,8%) lager dan begroot. De lagere lasten voor taakveld bestuur zijn voor een groot deel een gevolg van lagere personeelslasten dan begroot (zie daarbij de postgewijze toelichting in paragraaf 5.2).
cc Begroting 2021 na de tweede wijziging.
45
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
5.5 Balans Tabel 5.5 – Balans Rekenkamer Metropool Amsterdam Activa (in €)
31-12-2021
31-12-2020
Passiva (in €)
31-12-2021
31-12-2020
Vaste activa
Eigen vermogen
Materiële vaste activa
Algemene reserve
436.992
346.560
• huisvesting
131.480
137.500
Bestemmingsreserves
203.180
266.415
• ICT
41.700
55.600
Nog te bestemmen resultaat
62.251
-16.033
-
-
Overige overlopende passiva
254.055
357.540
Totaal
956.477
954.482
Vaste schulden Vlottende activa
Kapitaalschuld
Vorderingen
92.324
36.359
-
-
Overlopende activa
690.973
725.023
Totaal
956.477
954.482
Liquide middelen
Vlottende passiva
5.6 Toelichting op de balans per 31 december 2021 Activa
Tabel 5.6 - Materiële vaste activa Materiële vaste activa Investeringen tot een bedrag van € 10.000 worden niet geactiveerd, maar als last genomen in het jaar van aanschaf. (in €)
Boekwaarde per 1-1-2021
Investeringen 2021
Afschrijving in boekjaar
Boekwaarde per 31-12-2021
Initiële verbouwings- en
125.000
0
25.000
100.000
inrichtingskosten 2015 Vergaderzaal en bilaterale
10 jaar (2016-2025)
12.500
0
2.500
10.000
ruimte 2018 Nieuw
Afschrijving (lineair)
7 jaar (2019-2025)
0
26.850
5.370
21.480
Deuren voor alle
5 jaar (2021-2025)
kantoorunits ICT-investeringen 2019
55.600
0
13.900
41.700
5 jaar (2020-2024)
Totaal
193.100
26.850
46
46.770
173.180
RMA - JAARVERSLAG 2021 De posten uit het overzicht worden hierna postgewijs toegelicht.
• Initiële verbouwings- en inrichtingskosten Weesperstraat 105A € 100.000 De oorspronkelijke investering in de nieuwe huisvestinglocatie, Weesperstraat 105A, zesde verdieping, bedroeg € 250.000. De betreffende huisvesting is begin 2016 in gebruik genomen. Overeenkomstig de duur van het huurcontract wordt deze investering in tien jaar (lineair) afgeschreven. De dekking van de jaarlijkse afschrijvingskosten vindt plaats vanuit de reserve Huisvesting.
• Vergaderzaal en bilaterale gespreksruimte € 10.000 Door een herinrichting van het kantoor is in 2018 een extra vergaderruimte gecreëerd. Tevens is door het aanbrengen van glazen deur een werkruimte omgezet in een bilaterale overlegplek. De investeringskosten zijn geactiveerd en zullen in zeven jaar (resterende looptijd huurcontract) worden afgeschreven. De jaarlijkse afschrijvingskosten zullen worden gedekt uit de reserve Huisvesting.
• Deuren voor alle kantoorunits € 21.480 De kantoorunits zijn begin 2021 voorzien van deuren, zodat ongestoord digitaal vergaderd kan worden. De kosten daarvan bedroegen circa € 26.850 (exclusief btw). De investering wordt in vijf jaar afgeschreven (€ 5.370 per jaar). De afschrijvingstermijn is afgestemd met de duur van het huurcontract. Om de afschrijvingskosten te kunnen dekken is - conform bestaand beleid - de bestemmingsreserve huisvesting met dit bedrag verhoogd.
• ICT-investeringen € 41.700 Voor het vergroten van de effectiviteit van het onderzoeksproces en de bedrijfsvoering is in 2018 een start gemaakt met de aanleg van een eigen ICT-infrastructuur. De daarmee samenhangende investeringen in hard- en software worden overeenkomstig de richtlijnen geactiveerd. Het totale investeringsbedrag bedroeg € 60.000. Tevens is het onderzoeksondersteuningsprogramma Nvivo aangeschaft. Deze kosten daarvan bedroegen € 9.500. In oktober 2019 is het netwerk in gebruik genomen. De ICTinvesteringen worden in vijf jaar afgeschreven.
• Vorderingen € 92.324 De btw die de gemeenschappelijke regeling heeft betaald, kunnen we bij het BTWcompensatiefonds van het Rijk verrekenen. Dit loopt via de aangiften van de deelnemende gemeenten. Om die reden is van Amsterdam en Zaanstad € 91.474 te vorderen. Daarnaast is nog een bedrag van € 850 te vorderen van de Erasmus Universiteit voor het voorbereiden en verzorgen van gastcolleges.
• Overlopende activa € 690.973 Rekening-couranthouding met de gemeente Amsterdam is per 31 december 2021 € 640.141. Voor een toelichting wordt verwezen naar de post liquide middelen. Daarnaast is onder deze post nog € 50.832 opgenomen vanwege vooruitbetaalde kosten. Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Vooruitbetaalde huur- en servicekosten eerst kwartaal 2022
47
€
44.942
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Vooruitbetaalde licentiekosten 2022
€
1.975
Correctie salariskosten 13e loonverwerking december
€
2.249
Vooruitbetaalde kosten die zijn gecrediteerd
€
1.666
Totaal
€
50.832
• Liquide middelen € 0 In 2020 is een overstap gemaakt van huisbankier van de ING naar de Rabobank. Daar hebben we een bankrekening onder de naam Rekenkamer Amsterdam. Deze rekening valt onder de overeenkomst van de gemeente Amsterdam met de Rabobank. Het saldo van deze bankrekening bedraagt per 31 december 2021 € 0. Dit is een gevolg van de verplichting tot schatkistbankkieren bij de rijksoverheid. Evenals gemeenten, zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht alle liquide middelen daar te stallen. Vanwege deze verplichting roomt de Treasury-afdeling van de gemeente Amsterdam de bankrekening af of zuivert die aan, waardoor het saldo van de bankrekening op € 0 uitkomt. Als gevolg van die mutaties is er met de gemeente Amsterdam een rekeningcourantverhouding ontstaan. Deze post is verantwoord onder Overlopende activa. Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit een algemene reserve en bestemmingsreserves. In het hiernavolgende overzicht is het verloop van de reserves gespecificeerd.
Tabel 5.7 – Overzicht van verloop reserves Reserves (in €)
Algemene reserve
31-12-2020 vóór resultaatbestemming
Resultaatbestemming 2020
1-1-2021 na resultaatbestemming
Onttrekking/ toevoeging 2021
31-12-2021 vóór resultaatbestemming
346.559
-16.033
330.527
48.315
436.992
-1.850 -30.000 90.000dd Subtotaal
346.559
-16.033
330.527
106.465
436.992
162.500
-
162.500
-27.500
131.480
Bestemmingsreserve
• Huisvesting
-5.379 1.850
• ICT
55.600
-
55.600
-13.900
dd Verwachte storting in de algemene reserve volgens de tweede begrotingswijziging 2021.
48
41.700
RMA - JAARVERSLAG 2021
• Dekking
48.315
-
48.315
-48.315
0
30.000
30.000
schrappen incidentele bijdragen 2021
• Symposium Waardevol bestuur Subtotaal
266.415
-
266.415
-63.235
203.180
Totaal reserves
612.974
-16.033
596.942
43.230
640.172
• Algemene reserve € 436.992 De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in de uitgaven voor onderzoek. Indien er in de toekomst vanwege extra onderzoeksinspanningen meer kosten worden gemaakt dan de ontvangen jaarlijkse bijdragen, wordt het tekort uit deze reserve gedekt. Voor het opvangen van schommelingen in de uitgaven streven we ernaar om een algemene reserve aan te houden van maximaal 15% van de te ontvangen jaarlijkse bijdragen. De reserve per 31 december 2021 vóór resultaatbestemming bedraagt € 436.992. Dit is circa 18,7% van de te ontvangen jaarlijkse bijdragen. In hoofdstuk 6 wordt een toelichting gegeven hoe kan worden omgegaan met het surplus in de algemene reserve.
• Reserve Huisvesting € 131.480 Vanwege de investeringen in 2016 en 2018 in de kantoorlocatie Weesperstraat 105A, zesde verdieping is er een bestemmingsreserve Huisvesting gevormd. Met deze reserve kunnen de jaarlijks begrote afschrijvingslasten volledig worden gedekt. In 2021 wordt, conform afschrijvingsplan, € 32.870 aan deze reserve onttrokken. Tevens is € 1.850 aan de reserve toegevoegd waarmee de toekomstige afschrijvingslasten gedekt gaan worden voor de investering die begin 2021 zijn gerealiseerd om alle kantoorunits te voorzien van deuren.
• Reserve ICT € 41.700 Bij de besluitvorming over de bestemming van het resultaat 2018 is besloten om een bestemmingsreserve ICT van € 50.000 te vormen. Bij de eerste begrotingswijziging 2020 is daar nog € 19.500 aan toegevoegd. De afschrijvingslasten van de huidige investeringen in het ICT-netwerk en software (jaarlijks € 13.900) kunnen met deze bestemmingsreserve de komende jaren volledig worden gedekt.
• Reserve dekking schrappen incidentele bijdragen 2021 € 0 In de Begroting 2021 zijn incidentele bijdragen begroot die de gemeenten Amsterdam en Zaanstad zouden betalen om de algemene reserve weer op het gewenste niveau te brengen van minimaal 10% van de jaarlijkse bijdragen. Doordat de rekenkamer in 2020 zelf meer heeft kunnen besparen dan verwacht, worden de betreffende incidentele bijdragen
49
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM geschrapt. Om de niet te innen incidentele bijdragen te dekken, is met de tweede begrotingswijziging 2020 een reserve van € 48.315 gevormd. Het bedrag van € 48.315 is in 2021 volledig onttrokken, waarmee de reserve is vrijgevallen.
• Reserve symposium Waardevol bestuur € 30.000 Ter afsluiting van de bestuurs- en beleidsperiode 2016-2022 van de rekenkamer is begin 2022 een symposium georganiseerd. Voor de dekking van de materiële kosten voor het symposium, is bij de tweede begrotingswijziging 2021 een bestemmingsreserve van € 30.000 gevormd. De verwachting was dat in het lopende jaar de helft van deze kosten zouden worden gemaakt en het restant van de kosten zou worden voorzien in 2022. Aangezien in 2021 geen facturen zijn ontvangen voor het symposium is de begrote onttrekking aan de reserve van € 15.000 in 2021 geschrapt. De nog te ontvangen facturen zullen in 2022 ten laste van deze reserve worden gebracht.
• Nog te bestemmen resultaat € 62.251 In 2021 is een (positief) financieel resultaat, na mutaties in de reserves, gerealiseerd van € 62.251. Voor een toelichting op het Nog te bestemmen resultaat wordt kortheidshalve verwezen naar het onderdeel Resultaatbestemming zoals die is opgenomen onder Overige gegevens van de jaarrekening.
• Overlopende passiva € 254.054 Deze post heeft betrekking op kosten die per 31 december 2021 nog moesten worden betaald maar wel betrekking hebben op het boekjaar 2021. Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Nog aan Amsterdam te betalen salariskosten maand december 2021
€
142.297
Nog te betalen advieskosten inzake onderzoek Openbaar maken
€
25.487
Nog aan Amsterdam te betalen collectieve salarisverhoging 2021
€
25.235
Nog te betalen advieskosten inzake onderzoek Ambities Coalitieakkoord
€
12.400
Nog in rekening te brengen OZB-belasting 2016 tot en met 2021 (schatting)
€
11.000
Nog aan Amsterdam te betalen werkzaamheden OIS
€
10.678
Nog te betalen accountantskosten 2021
€
9.950
Nog te betalen advieskosten inzake project beleidsevaluatie
€
8.800
Nog te betalen HR-ondersteuning december 2021
€
1.700
Overige nog te betalen inkoopfacturen aan derden
€
6.507
Totaal
€
254.054
van overheidsinformatie
5.7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen De belangrijke financiële verplichtingen waaraan we zijn gebonden en die niet in de balans zijn opgenomen, zijn als volgt toe te lichten. Huurcontracten We huren vanaf 15 september 2015 kantoorruimte op de zesde verdieping
50
RMA - JAARVERSLAG 2021 van de Weesperstraat (105A). De huursom bedraagt € 141.050 op jaarbasis (exclusief servicekosten). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het huurcontract loopt tot 14 september 2025. Vakantiedagen Aan de vakantiedagen die eind 2021 nog niet zijn opgenomen, is een waarde toe te kennen van bijna € 73.000. Overig Wachtgeldverplichtingen We hebben ultimo 2021 geen WW- of andersoortige verplichtingen jegens (ex-)medewerkers. Creditcards en garanties We beschikken niet over creditcards en hebben geen garanties verstrekt. Wel hebben de directeur/bestuurder en de medewerkers, overeenkomstig de bij de gemeente Amsterdam in 2015 ingevoerde regeling, een NS-Business Card voor het maken van dienstreizen met het openbaar vervoer.
5.8 Gebeurtenissen na balansdatum De uitbraak van corona eind februari 2020 heeft ook in 2021 impact gehad op de bedrijfsvoering. De crisis heeft evenwel geen gevolgen voor de financiële verantwoording 2021. Onze organisatie loopt geen risico voor de continuïteit, omdat er meerjarige afspraken zijn gemaakt over de financiële bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling. De landelijke maatregelen van het Rijk zijn strikt gevolgd. Dit betekent dat ook in 2021 de medewerkers grotendeels vanuit huis hebben gewerkt en dat er afspraken waren over hoeveel medewerkers er maximaal op kantoor konden werken. Vrijwel alle vergaderingen vonden digitaal plaats. Ook bij onze gemeenten werkten veel ambtenaren thuis, maar dat heeft geen grote effecten gehad op onze mogelijkheden om onderzoek te doen. De gevolgen voor onze bedrijfsvoering zijn tamelijk beperkt geweest. De verwachting is dat we geleidelijk aan weer meer op kantoor zullen gaan werken.
51
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
6 Overige gegevens van de jaarrekening Vaststelling jaarverslag en resultaatbestemming Op grond van artikel 34 lid 3 van de Wet Gemeenschappelijke regeling dient het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de jaarrekening vast te stellen. De vastgestelde jaarrekening wordt aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ter kennisname gezonden. Tevens ontvangt de provincie deze vastgestelde jaarrekening. Alvorens de directeur/ het bestuur van de gemeenschappelijke regeling besluit de jaarrekening vast te stellen, wordt de jaarrekening besproken in het Overlegorgaan RMA, waarin vertegenwoordigers van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten Amsterdam en Zaanstad zitting hebben. De Jaarrekening 2021 sluit af met een jaarresultaat € 62.251 (overschot). Het bestuur van de RMA heeft het Jaarverslag 2021 na bespreking in het Overlegorgaan RMA van x april 2022 vastgesteld. Tevens is besloten om het jaarresultaat 2021 en het surplus van de algemene reserve als volgt te bestemmen:
• € 15.000 toevoegen aan de reserve symposium Waardevol bestuur; • het restant van het jaarresultaat is toegevoegd aan de algemene reserve (€ 47.251); • het vormen van een bestemmingsreserve zesjaarlijkse afrekening van € 135.000 ten laste van de algemene reserve. Toelichting op de toevoeging van € 15.000 aan de bestemmingsreserve Symposium Waardevol bestuur Ter afsluiting van de bestuurs- en beleidsperiode 2016-2022 van de RMA is begin 2022 een symposium georganiseerd. Door de geldende coronamaatregelen ten tijde van het symposium zijn de kosten hoger geworden dan eerder verwacht. Dit komt voornamelijk door de kosten voor de benodigde voorzieningen om het symposium digitaal te kunnen verzorgen. Ook zijn er extra kosten gemaakt voor de afscheidsbijeenkomst van de bestuurder/directeur per 1 maart 2022 omdat die vanwege corona niet kon worden gecombineerd met het symposium. Een nieuwe kostenschatting van de materiële lasten maakt het nodig om € 15.000 aanvullend toe te voegen aan de bestemmingsreserve Symposium Waardevol bestuur. Toelichting op de toevoeging van € 47.251 aan de algemene reserve Om schommelingen tussen de jaarlijkse onderzoeksuitgaven te kunnen opvangen, is een algemene reserve in het leven geroepen. Indien er in een jaar een tekort ontstaat vanwege extra onderzoeksinspanningen, kan dat tekort uit deze reserve worden gedekt.
Door € 47.251 toe te voegen aan de algemene reserve komt deze uit op circa € 484.243 oftewel circa 20,8% van de jaarlijkse bijdragen. ee Er is in overleg met de accountant een richtlijn
ee De reservemiddelen zijn in formele zin eigendom van de gemeenten, omdat de
gemeenschappelijke rekenkamer geen rechtspersoonlijkheid bezit.
52
RMA - JAARVERSLAG 2021 voor een bovengrens van de algemene reserve vastgesteld van circa 15% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen.ff 20,8% is dus aan de hoge kant. Besloten is om het surplus te bestemmen voor de uitgestelde 6-jaarlijkse afrekening met de gemeenten. Zie hieronder. Toelichting op de onttrekking van € 135.000 aan de algemene reserve voor de zesjaarlijkse afrekening met de deelnemende gemeenten In de gemeenschappelijke regeling is geregeld dat de raden van de deelnemende gemeenten voor een periode van zes jaar hun jaarlijkse bijdrage aan de rekenkamer vaststellen.gg De huidige afspraak loopt tot en met het kalenderjaar 2021. Na afloop van de zes jaren maakt de rekenkamer een voorstel voor een eindafrekening met de gemeenten. Hierbij besteedt zij aandacht aan de gewenste startreserve voor de nieuwe periode. Daarnaast vindt een verrekening plaats voor meer- of minder geleverde onderzoeksinspanningen in verhouding tot de ontvangen financiële bijdragen. Ten minste twaalf maanden voor afloop van de zesjaarsperiode stellen de raden opnieuw de jaarlijkse bijdrage vast. Dit is niet gebeurd.
Gelet op het vertrek van de bestuurder/directeur van de rekenkamer per 1 maart 2022 en het aantreden van een nieuwe bestuurder/directeur, hebben de raden van Amsterdam en Zaanstad besloten de huidige bijdragen nog voor één jaar te verlengen en pas in 2022 de bijdragen voor de komende zes jaar vast te stellen.hh In het Overlegorgaan RMA is besproken dat om die reden de periode van de zesjaarlijkse afrekening ook met een jaar wordt verlengd. De rekenkamer zal derhalve een voorstel voor afrekening doen op basis van de realisatiecijfers eind 2022. Gelet op een gewenste startreserve voor de algemene reserve voor de nieuwe periode van 15% van de jaarlijkse bijdrage is er nog een surplus beschikbaar van circa € 135.000 om uit te keren aan de gemeenten.ii Voor de zesjaarlijkse afrekening wordt ten laste van de algemene reserve een bestemmingsreserve gevormd van € 135.000. De bestemmingsreserve geeft de mogelijkheid om in 2022 extra onderzoeksinspanningen te leveren. Bij de eindafrekening zal ook het financieel resultaat 2022 én de onderzoeksinspanningen 2022 worden betrokken. Gelet op dat er de afgelopen zes jaar onderbesteding in uren in Zaanstad is geweest, zal ernaar worden gestreefd om daar in ieder geval in 2022 extra onderzoeksinspanningen te leveren.
ff Dit percentage is goedgekeurd door het Overlegorgaan RMA. gg Deze bijdrage wordt jaarlijks aangepast op basis van het indexcijfer voor lonen voor
overheidspersoneel. hh Brief van het Presidium Amsterdam aan de gemeenteraadsleden van Amsterdam, Weesp en Zaanstad met als onderwerp Zesjarenbegroting Rekenkamer Metropool Amsterdam, 22 juni 2021. ii Eind 2021 heeft de rekenkamer een algemene reserve vóór bestemming van € 499.000. Hiervan wordt € 15.000 bestemd om de bestemmingsreserve symposium Waardevol bestuur met € 15.000 te verhogen.
53
T: +31 (0)20 543 21 00 E: amstelveen@bdo.nl www.bdo.nl
BDO Audit & Assurance B.V. Postbus 71730, 1008 DE Amsterdam Krijgsman 9, 1186 DM Amstelveen Nederland
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021
Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van Gemeenschappelijke Regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam te Amsterdam gecontroleerd. WIJ CONTROLEERDEN De jaarrekening bestaande uit: 1. het overzicht van baten en lasten over
2021; 2. de balans per 31 december 2021; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4. het overzicht van de baten en lasten per taakveld.
ONS OORDEEL Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken op pagina 37 tot en met pagina 51 opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Naar ons oordeel zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder in de gemeenschappelijke regeling opgenomen bepalingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’.
Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.
Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 22.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado.