Document · PDF

Bijlage 2. KPMG rapport_onderzoek ontvlechting Waternet.pdf

RAAD 18 juli 2024, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Het uiten van wensen en bedenkingen over het (voorgenomen) hoofdlijnenbesluit over de herijking van de governance van stichting Waternet (VN2024-007874)31.535 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 4 van 4

Coördinatie programma Programma management

Programmateam

De kwaliteitscommissie (QA) bestaat uit een multidisciplinair expertteam en is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van het programma, voert controles uit op kwaliteit van definitieve resultaten en toetst deze in het licht van geldende wet- en regelgeving.

Strategie & ontwikkeling

Financiën & control

IV & ICT

Dienstverlening

Assetmanagement & operatie

Directie, bestuur en support

Uitvoering projecten

Voor het uitwerken van het detailontwerp worden projectteams opgestart. Projectteams zijn opgesplitst in organisatieonderdelen waarvan het ontwerp grotendeels onafhankelijk uitgevoerd kan worden. De projectleider is verantwoordelijk voor de voortgang, uitwerking en oplevering van het desbetreffende detailontwerp. Medewerkers worden betrokken op basis van kennis en expertise. Per werkgroep wordt een directielid aangewezen als sponsor. De sponsor borgt betrokkenheid en korte lijnen richting directie en kan inspringen bij eventuele knelpunten of besluitvorming.

© 2024 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG global organisation of independent member firms affiliated with KPMG International Limited, a private English company limited by guarantee. All rights reserved.

6 0

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Om continuïteit van de bedrijfsvoering en aandacht voor de mens te borgen tijdens ontvlechting, is voldoende capaciteit en ondersteuning noodzakelijk Zoals eerder benoemd is een belangrijke randvoorwaarde voor ontvlechting van Waternet het borgen van de continuïteit van bedrijfsvoering en het garanderen van voldoende aandacht voor de menskant van de verandering. Gezien de huidige ervaring en het beperkte verandervermogen van Waternet, adviseren wij om voldoende capaciteit vrij te maken dan wel ondersteuning in te regelen om aan deze randvoorwaarden tegemoet te komen binnen de voorgestelde tijdslijnen. Het op korte termijn ontvlechten van Waternet is een intensief en complex proces wat vraagt om structurele aandacht en specifieke expertise. De juiste capaciteit met mogelijke ondersteuning stelt Waternet in staat om focus te behouden op de bedrijfsvoering en tegelijkertijd voldoende aandacht te besteden aan haar medewerkers. Desondanks blijft ontvlechting een belasting voor de organisatie en zijn er specifieke aspecten waarbij de kennis, expertise en hiermee betrokkenheid van Waternet onmisbaar is. Hieronder een eerste opsomming van cruciale zaken die capaciteit en focus vragen richting besluitvorming en implementatie.

Aanvullend

Waternet •

Actieve betrokkenheid van bestuur en directie is noodzakelijk in besluitvorming, voor het uitzetten van de gekozen richting (via stuurgroep) en als boegbeeld richting de organisatie; tevens adviseren wij enkele directieleden een actieve rol te geven als sponsor in de projectgroepen voor het detailontwerp.

•

Betrokkenheid, kennis en expertise van de Waternet organisatie is essentieel in het detailontwerp voor het ophalen van de juiste inzichten en creëren van draagvlak. Medewerkers worden als expert betrokken bij de ontwerpsessies en werkgroepen of mogelijk als projectleider van deze werkgroepen.

•

Een gebalanceerde afvaardiging van Waternet, AGV en AMS in het programmateam draagt bij aan beeldvorming over het programma richting de medewerker, bijvoorbeeld vanuit het huidige kernteam of projectteam governance.

•

De afdeling Mens & Organisatie (M&O) speelt een cruciale rol bij het voorbereiden en uitvoeren van de plaatsingsprocedure van medewerkers. Daarnaast heeft M&O een belangrijke functie bij het betrekken van de organisatie in de verandering.

•

De ondernemingsraad (OR) dient actief betrokken te worden voor het waarborgen van medezeggenschap. Het is aan te raden de OR op vaste momenten in het proces te betrekken.

•

Het is aan te raden bestuur en directie actief te faciliteren in het proces tot ontvlechting. Denk hierbij aan het voorbereiden van besluitvorming en communicatie, het stimuleren van voorbeeldgedrag en het faciliteren van bijeenkomsten met kwartiermakers.

•

Het ontwerpproces kan worden begeleid en gefaciliteerd om Waternet zo veel mogelijk te ontzorgen en bovenal snelheid te maken. Denk hierbij aan externe ondersteuning in de vorm van projectleiders, procesbegeleiders of ondersteuning in de uitwerking van het detailontwerp.

•

Coördinatie van het programma vraagt veel capaciteit van de organisatie. Het aanstellen van een externe of gedeelde verantwoordelijkheid als programmamanager kan deze interne belasting verlichten en draagt bij aan een succesvolle ontvlechting door objectiviteit, ervaring en focus.

•

Gezien de sterke behoefte aan duidelijkheid, transparantie en het betrekken van de organisatie is het raadzaam aanvullende capaciteit te organiseren op verandermanagement, waaronder het faciliteren van communicatie en voorbereiden van medewerkers op de veranderingen en hun rol.

•

Het inschakelen van juridische expertise is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle juridische en fiscale aspecten van een ontvlechting correct worden behandeld.

•

Om continuïteit in bedrijfsvoering te waarborgen kan aanvullende capaciteit worden georganiseerd in de ‘lopende operatie’. Dit creëert ruimte voor huidige medewerkers om deel te nemen aan de ontvlechting, terwijl de dagelijkse activiteiten doorgang vinden.

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

6 2

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Geadviseerde variant ontvlechting biedt een duidelijke governance, zelfstandige AGV-organisatie en een tijdige en realistische transformatie Synthese van 5 perspectieven

Samenvatting advies variant ontvlechting Een ontvlechting kan op korte termijn voorzien in de doelen van de herijking van de governance van Waternet, het oplossen van de knelpunten en het op effectieve en efficiënte manier realiseren van de (toekomstige) watertaken van AMS en AGV. De voorgestelde variant kenmerkt zich door: — Een stichting die fungeert als onafhankelijke uitvoeringsorganisatie, waarbij AMS (wethouder) en AGV (dijkgraaf) beide uit het bestuur stappen met daarvoor in de plaats een zakelijk (niet-politiek) bestuur. Er wordt een Raad van Toezicht ingesteld met een rol voor AMS en AGV (niet-politiek). — AGV krijgt een eigen publiekrechtelijke organisatie waar verantwoordelijkheden en functies zijn belegd die nodig zijn voor eigenstandige sturing, verantwoording en organisatie van de uitvoering. AGV voert zoveel mogelijk de primaire bedrijfsactiviteiten zelf uit. AGV geeft vanuit de directie opdracht aan de stichting voor het uitvoeren van enkele primaire en niet-primaire activiteiten. AMS geeft via de afdeling Water vorm aan het opdrachtgeverschap richting de stichting. Vanuit die positie wordt vanuit AMS een visie ontwikkelt op de positionering van de watertaken naar de toekomst. — Primaire bedrijfsactiviteiten voor AMS en AGV worden zo veel mogelijk ontvlochten.

Enkele primaire bedrijfsactiviteiten voor AGV die complex zijn om te ontvlechten worden gezamenlijk gehouden om op korte termijn het govenanceprobleem op te kunnen lossen. Een aantal niet-primaire bedrijfsactiviteiten wordt vanuit de stichting uitgevoerd ten dienste van AGV en AMS gezamenlijk. — Afspraken over samenwerking en dienstverlening worden vastgelegd in overeenkomsten tussen partijen. Ook zijn er samenwerkingsafspraken over de doorontwikkeling vanaf plateau 1. Figuur 13. Kenmerken organisaties in plateau 1 Waterschap AGV

Opdracht en toezicht

Opdracht en toezicht Stichting

Directie

Activiteiten voor Amsterdam Activiteiten waterschap AGV

Dienstverleningsovereenkomst

Gedeelde activiteiten voor Amsterdam en AGV

Gemeente Amsterdam Afdeling water

Dienstverleningsovereenkomst

In het advies voor de voorgestelde variant ontvlechting zijn een vijftal perspectieven gebruikt, welke gezamenlijk de keuze voor deze variant bepalen. Onderstaand is beknopt weergegeven hoe deze perspectieven hebben bijgedragen aan dit advies. 1. Samenwerking: synergie en samenwerking kan met succes worden georganiseerd (vanuit twee organisaties in plaats van één), dat bewijzen andere samenwerkingsvormen in Nederland die net zo goed of op onderdelen misschien wel beter presteren in de uitvoering van de watertaken. 2. Geleerde lessen: ontvlechten kan op verschillende wijzen. Uitgangspunt is dat de ontvlochten organisaties in staat zijn om te sturen op de eigen taken en verantwoordelijkheden. Er kunnen vervolgens keuzes worden gemaakt in het tempo en de mate van ontvlechten. Een meer gefaseerde vorm van ontvlechten met verschillende plateaus heeft een positief effect op de beheersbaarheid van de transformatie, de (frictie)kosten en op het borgen van de continuïteit. 3. Impactanalyse: ontvlechtingscomplexiteit zit vooral bij niet-primaire activiteiten en Klantservice en Betalingen. Synergieverlies is vooral aan de orde bij de ontvlechting van de primaire activiteiten. Met een gefaseerde aanpak is de ontvlechting goed uitvoerbaar op de korte termijn. 4.

Leidende principes en randvoorwaarden: de leidende principes en randvoorwaarden vormen een samenvatting van de doelen en uitgangspunten van AMS, AGV en Waternet en de aandachtspunten van ILT, RMA en de directie omtrent de herijking van de governance. De geadviseerde variant geeft op positieve wijze invulling aan de leidende principes en randvoorwaarden en is daarmee een daadwerkelijke oplossing voor de ervaren problemen. 5. Fiscale en juridische overwegingen: bij ontvlechting spelen diverse juridische en fiscale aandachtspunten. Het wijzigen van de structuur alsook het interne en externe contractlandschap brengt ontvlechtingscomplexiteit mee, maar resulteert in een minder complexe situatie na ontvlechting. Zowel de ontvlechting als de situatie na ontvlechting resulteert in een gewijzigde fiscale positie, waarbij fiscale wijzigingen ook zonder ontvlechting aanstaande zijn. Conclusie De geadviseerde variant ontvlechting komt tegemoet aan de verschillende ambities, aandachtspunten en perspectieven zoals benoemd in de opdrachtomschrijving aan KPMG. Daarmee biedt het advies een passend en haalbaar antwoord op de onderzoeksvraag en kan het governancevraagstuk met deze variant ontvlechting beheersbaar en op korte termijn worden opgelost.

De variant ontvlechting (plateau 1) vormt tevens een stabiele en levensvatbare situatie voor alle betrokken organisaties en kan dus een eindstation zijn voor de herijking van de governance van Waternet. Of dit het geval is, is afhankelijk van hoe de samenwerking in de nieuwe situatie bevalt, of AGV in een later stadium meer bedrijfsactiviteiten naar zich toe wil halen en of AMS kiest voor een andere positionering van watertaken. Ook voor deze doorontwikkeling en toekomstige besluiten biedt plateau 1 een solide basis.

6 3

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Creëer blijvend urgentie, zorg voor gezamenlijke en gedragen besluitvorming, communiceer over proces en werk parallel om het gewenste tempo te realiseren Implementatie variant ontvlechting

Voorafgaand aan de implementatie is nader onderzoek noodzakelijk

Bij ontvlechting staat Waternet voor een complexe veranderopgave. Aandachtspunten bij ontvlechting van Waternet zijn het leiderschapscommitment, een heldere projectgovernance, een efficiënt besluitvormingsproces, het betrekken van de organisatie en transparante communicatie. Het is essentieel om voldoende capaciteit te organiseren om tempo te behouden en om de continuïteit van bedrijfsvoering te borgen. Implementatie kan mogelijk parallel worden opgepakt waarbij de bestuurlijke besluitvorming en de inhoudelijke voorbereiding een eigen tempo en doorlooptijd kennen. Hiermee wordt veel tijd bespaard (onder voorbehoud van positieve besluitvorming). De inhoudelijke voorbereiding kent in ieder geval drie stappen die ook parallel kunnen worden opgepakt, namelijk: (1) inrichten programma, (2) detailontwerp en (3) voorbereiding ontvlechting. Advies is om de ontvlechting zo snel mogelijk te realiseren. Onder de juiste voorwaarden is de effectuering van een nieuwe governance en de ontvlechting op 1 januari 2025 wellicht mogelijk.

Dit onderzoek is een verkenning ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming (quick-scan in 6 weken; zoveel mogelijk gebaseerd op bestaande documentatie). Een verdere uitwerking van de variant ontvlechting is noodzakelijk voordat overgegaan kan worden tot daadwerkelijke implementatie. Hoe de variant ontvlechting er in detail uit komt te zien vraagt om nader onderzoek en een detailontwerp op verschillende facetten (organisatie, assets, contracten, juridische, fiscaal, etc.) en de daarbij horende besluiten. Ook voor de aannames die gedaan zijn in dit advies geldt dat nader onderzocht moet worden wat ze betekenen bij nadere concretisering van de variant ontvlechting en de implementatie.

Aanbevelingen voor vervolg Creëer blijvend urgentie Door de lange doorlooptijd van het project herijking goverance en de vele overwegingen, onderzoeken en documenten kan de urgentie van het vraagstuk paradoxaal genoeg op de achtergrond raken. Dit geldt voor medewerkers die meer op afstand staan, maar ook voor leidinggevenden en de besluitvormers. Daarom is het van belang om in de communicatie en besluitvorming de urgentie van het vraagstuk opnieuw op de agenda te zetten. Dit draagt bij aan de efficiency en effectiviteit van de besluitvorming maar ook de betrokkenheid bij het besluit. Vlotte besluitvorming en parallel werken maakt herijking van goverance op korte termijn mogelijk Het voorgestelde besluitvormingstraject voor de herijkte governance van Waternet omvat belanghebbenden vanuit Waternet, AMS en AGV. In dit traject wordt een zorgvuldige afweging gemaakt tussen de voorgestelde varianten: de Vernieuwde Stichting, Stichting B en ontvlechting van Waternet. Het resulteert in een voorgenomen besluit door het BOGO medio april, gevolgd door definitieve besluitvorming door het Algemeen Bestuur AGV en de gemeenteraad van Amsterdam waarschijnlijk in juli.

Wanneer er snel gestart kan worden met de inhoudelijke voorbereiding (nader onderzoek, detailontwerp; zonder dat hier onomkeerbare besluiten in worden genomen) parallel aan de bestuurlijke besluitvorming dan is wellicht een ontvlechting op 1 januari 2025 nog mogelijk. Hiermee wordt snel duidelijkheid geboden voor alle betrokken en wordt ook snel een oplossing geboden voor het governancevraagstuk, iets waar toezichthouders al langere tijd op aandringen.

Werk aan een gedeelde en gedragen keuze Met veel belanghebbenden betrokken bij de herijking van de governance, bestaat het risico dat beeld- en oordeelsvorming plaatsvindt afzonderlijk van elkaar en in ‘isolatie’. Beelden van betrokken partijen over de gewenste richting voor Waternet lopen daarmee mogelijk verder uiteen. Het advies is om gedurende het besluitvormingstraject ruimte te creëren voor het vormen van een gedeeld beeld en een gedragen besluit. Dit kan worden bereikt door gezamenlijke momenten voor beeld- en oordeelsvorming in te plannen. Het is belangrijk hier tijdig mee te starten om zo bestuurlijke opdrachtgevers en directie op één lijn te brengen over de gekozen richting voor Waternet en in staat te stellen dit op een eenduidige manier uit te dragen richting de organisatie. Hierbij spelen ook praktische zaken en vragen een rol zoals: hebben betrokkenen voldoende gelegenheid om documenten tot zich te nemen en/of is een toelichting gewenst? Start op tijd met het informeren van de organisatie De lange looptijd van het project herijking governance Waternet kan een gevoel van onrust en onzekerheid met zich meebrengen dan wel een vorm van moedeloosheid en gelatenheid bij medewerkers. Beide zijn niet wenselijk. Om dit te beperken is het advies om tijdig en transparant te communiceren over de voortgang van het besluitvormingstraject.

Communiceer over het proces, manage de verwachtingen en voorkom radio stilte. Het advies is dus om de organisatie tot definitieve besluitvorming regelmatig te informeren op procesniveau en eventuele inloopsessies te organiseren voor medewerkers (of een andere vorm) waar de mogelijkheid is tot het stellen van vragen. Neem de organisatie bij definitieve besluitvorming mee in vooren nadelen van de gekozen richting en wees hierin zo transparant mogelijk, met inachtneming van eventuele vertrouwelijkheid van informatie. Dit kan positief bijdragen aan begrip en acceptatie onder medewerkers.

Bijlagen

6 5

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 1 -Bezien vanuit de leidende principes en randvoorwaarden heeft de geadviseerde variant ontvlechting volgens KPMG een duidelijk positieve impact (1/3) Hieronder wordt de belangrijkste positieve impact van de variant ontvlechting bezien vanuit de leidende principes en randvoorwaarden: Leidende principes

Impact op hoofdlijnen

Juridische splitsing van de taken van het waterschap AGV en AMS

De statuten van de stichting worden aangepast en de juridisch verwevenheid wordt doorgeknipt. De stichting werkt minder vanuit mandaten maar vanuit een duidelijke opdracht en zakelijke dienstverleningsovereenkomsten.

Duidelijke governance, sturing en verantwoording met een reductie van complexiteit

Een zakelijk stichtingsbestuur zonder politieke inmenging reduceert de complexiteit. De stichting is een uitvoeringsorganisatie. De invulling van de nieuwe governance en de kwaliteit van de afspraken en dienstverleningsovereenkomsten bepalen het succes.

Versterken van de rol en identiteit van AGV als overheidsorgaan / waterschap

AGV wordt een zelfstandige organisatie met de daarvoor benodigde functies (sturing; opdrachtgeverschap; kritische massa). Plateau 1 biedt ruimte om te bouwen aan de kwaliteit, legitimiteit en herkenbaarheid van de organisatie en versterking door nieuwe samenwerking.

Passend bij de gewenste opdrachtgevende rol van AMS

AMS is opdrachtgever voor de uitvoering van de watertaken in de stichting in een meer zakelijke verhouding. Plateau 1 geeft AMS de ruimte om de positionering van de drinkwatertaken nader te bepalen.

Zo veel mogelijk behoud van synergie door middel van samenwerking

Door samenwerking op met name de niet-primaire activiteiten via de stichting wordt een snelle ontvlechting met verduidelijking van de governance mogelijk. AMS en AGV blijven intensief samenwerken op de opgave; hiervoor bestaan beproefde samenwerkingsvormen.

Ruimte voor toekomstige ontwikkelingen en de strategische agenda

Plateau 1 biedt een stabiele uitgangspositie voor de positioneringsdiscussie van gemeentelijke taken en verdere positionering van AGVorganisatie. Samenwerking op de strategische agenda kan gerealiseerd worden met in Nederland beproefde samenwerkingsvormen.

Overzichtelijke transformatieopgave met borging van de continuïteit van de uitvoering van de watertaken

Plateau 1 brengt de horizon dichterbij en biedt een stabiele uitgangspositie voor doorontwikkeling. Dit maakt de transformatieopgave en kosten overzichtelijker. Door te faseren is ook de continuïteit van de uitvoering van de watertaken gediend.

Waar mogelijk beperkte frictiekosten en beperkte stijging van structurele kosten

De frictie en structurele kosten zijn per definitie, en op basis van een eerste impactanalyse, lager dan bij een variant van ontvlechting waarbij de taken juridisch en organisatorisch volledig gesplitst worden op dag één.

Randvoorwaarden

Adressering van de tekortkomingen zoals geconstateerd door ILT, RMA en directie Waternet

Impact op hoofdlijnen Met het verduidelijken van de governance op korte termijn wordt voorzien in het grootste deel van de aandachtspunten zoals benoemd door ILT, RMA en directie Waternet. De verwachte positieve doorwerking van de complexiteitsreductie is groot.

6 6

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 1 -Bezien vanuit de leidende principes en randvoorwaarden heeft de geadviseerde variant ontvlechting volgens KPMG een duidelijk positieve impact (2/3) Aandachtspunten Rekenkamer Metropool Amsterdam Het stichtingsbestuur vult de toezichthoudende rol vrij zacht in. 1 Dit heeft tot gevolg dat het stichtingsbestuur een onvoldoende professioneel-kritische houding tegenover de directie aanneemt. De huidige inrichting is op punten in strijd met het gemeentelijk verbonden partijenbeleid. Dat geldt bijvoorbeeld voor de 2 deelname van de inhoudelijk verantwoordelijke wethouder in het stichtingsbestuur. Daarnaast constateren we echter dat de gemeente in zekere mate afhankelijk is van Waternet. Veel kennis en kunde op het 3 gebied van de gemeentelijke (riool)watertaken is bij Waternet komen te liggen. Daarentegen verloopt de rapportage over de gemandateerde 4 taken niet conform de gemaakte afspraken in de samenwerkingsovereenkomst en de statuten. Inspectie Leefomgeving en Transport Op bestuurlijk niveau geen integraal beeld van de wijze waarop 1 de (drink)watertaak wordt geborgd.

Oplossingsmate variant Toelichting beperkt; ruim; gedeeltelijk AMS (wethouder) en AGV (dijkgraaf) stappen uit het stichtingsbestuur en daarvoor in de plaats komt een zakelijk Ruim (niet-politiek) bestuur. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de interactie met de directie. Tevens wordt er een Raad van Toezicht ingesteld met een rol voor AMS en AGV (niet-politiek). Ruim

De stichting fungeert als onafhankelijke uitvoeringsorganisatie, waarbij AMS (wethouder) en AGV (dijkgraaf) beide uit het bestuur stappen met daarvoor in de plaats een zakelijk (niet-politiek) bestuur.

Gedeeltelijk

AMS zet reeds stappen via de oprichting van een afdeling Water binnen AMS. De geadviseerde variant sluit hier goed op aan door de meer zuivere relatie van opdrachtgever-opdrachtnemer.

Gedeeltelijk

Geadviseerde variant voorziet hier niet an sich in; ongeacht de governance kunnen hier stappen op gezet worden. Met het opnieuw inrichten van de governance (statuten, samenwerkingsovereenkomst, dienstverleningsovereenkomsten) kan hier een meer zuivere lijn in worden aangebracht.

Beperkt

Toezicht op de waarborging van de drinkwatertaak is niet centraal belegd.

Ruim

Bestuurlijke verantwoording en de interne informatievoorziening aan de directie is niet volledig.

Gedeeltelijk

4 5

Toezicht op het feit of de leveringszekerheid en drinkwaterveiligheid mogelijk in gevaar komt, vindt op bestuurlijk en strategisch niveau niet of nauwelijks plaats. Het stichtingsbestuur stelt zich kritisch op ten opzichte van de ontvangen rapportages, maar opvolging op de kritische vraagstelling ontbreekt.

Gedeeltelijk Ruim

Geadviseerde variant voorziet hier niet an sich in. Dit aandachtspunt zal met name via de Bestuursdienst AGV en afdeling Water AMS moeten worden geadresseerd. AMS (wethouder) en AGV (dijkgraaf) stappen uit het stichtingsbestuur en daarvoor in de plaats komt een zakelijk (niet-politiek) bestuur. Tevens wordt er een Raad van Toezicht ingesteld met een rol voor AMS en AGV (nietpolitiek). Geadviseerde variant voorziet hier niet an sich in. De andere invulling van het bestuur van de uitvoeringsstichting zorgt wel voor een duidelijkere verdeling van rollen en taken. Daarmee wordt ook de verantwoording eenvoudiger. Informatievoorziening vanuit het bestuur naar de bestuurlijke opdrachtgevers zal om aandacht blijven vragen. Geadviseerde variant voorziet hier niet an sich in. De andere invulling van het bestuur van de uitvoeringsstichting zorgt wel voor een duidelijkere verdeling van rollen en taken. Daarmee wordt ook de verantwoording eenvoudiger. Informatievoorziening vanuit het bestuur naar de bestuurlijke opdrachtgevers zal om aandacht blijven vragen. Het bestuur van de stichting krijgt een andere invulling met de volledige focus - in interactie met de directie - op het besturen van de uitvoeringsorganisatie. Opvolging van kritische vraagstelling is daarmee vanzelfsprekend beter belegd.

6 7

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 1 -Bezien vanuit de leidende principes en randvoorwaarden heeft de geadviseerde variant ontvlechting volgens KPMG een duidelijk positieve impact (3/3) Aandachtspunten Inspectie Leefomgeving en Transport (vervolg) 6

In de organisatie wordt de afstand tussen het strategisch en operationeel niveau als te groot ervaren.

Beperkte regie en aansturing op strategisch en bestuurlijk niveau.

Onvoldoende integrale inrichting en uitvoering van risicomanagement.

Een niet goed werkende PDCA-cyclus en informatievoorziening.

10 Aanspreekbaarheid en openheid verdienen meer aandacht. Directie Waternet

Oplossingsmate variant Toelichting beperkt; ruim; gedeeltelijk Binnen de organisatie zijn er minder verschillende niveaus in de governance, doordat de politiek-bestuurlijke laag Ruim verdwijnt met het uitstappen van de wethouder en dijkgraaf. Hiermee sluiten het strategische en operationele niveau beter op elkaar aan, omdat de gezamenlijke focus meer komt te liggen op de uitvoering. De andere invulling van het bestuur van de uitvoeringsstichting zorgt voor een duidelijkere verdeling van rollen en Ruim taken. Bestuur is zakelijk (niet-politiek) en heeft de focus op de aansturing van de uitvoering. Met de geadviseerde variant wordt de rolverdeling van opdrachtgever-opdrachtnemer duidelijker. Echter blijft dit Beperkt een punt van aandacht en zal bij de implementatie van de geadviseerde variant hier aandacht voor moeten zijn. Verantwoordelijkheid voor de verschillende PDCA-cycli zijn helder verdeeld over en verankerd in de Gedeeltelijk eigenstandige organisaties (AGV en AMS/stichting). Enige complexiteit zal in ieder geval tijdelijk aanwezig blijven, doordat niet alle faciliterende bedrijfsactiviteiten (al) ontvlochten zijn. Beperkt Niet de focus van geadviseerde variant.

Verschil sturingsparadigma voor organisatie en aansturing van het werk.

Ruim

Juridische implicaties sturingsparadigma waterschap AGV.

Ruim

Topstructuur binnen Waternet.

Ruim

Synergie gelimiteerd door prevaleren effectsturing boven processturing.

Gedeeltelijk

Identiteitsontwikkeling en gedrag.

Gedeeltelijk

Financiële context: vervallen koepelvrijstelling.

Gedeeltelijk

AGV-heeft een eigenstandige organisatie en alle functies om te kunnen sturen op het merendeel van de taken en activiteiten volgens eigen sturingsparadigma; AMS heeft een uitvoeringsstichting waarvan ze opdrachtgever kan zijn conform het eigen sturingsparadigma. In de samenwerkingsovereenkomst moeten afspraken landen over de aansturing van de bedrijfsactiviteiten die (nog) gezamenlijk uitgevoerd worden. AGV-heeft een eigenstandige organisatie en alle functies om te kunnen sturen op het merendeel van de taken en activiteiten volgens eigen sturingsparadigma. Geadviseerde governance voor de uitvoeringsstichting sluit aan op de WBTR. AMS (wethouder) en AGV (dijkgraaf) stappen uit het stichtingsbestuur en daarvoor in de plaats komt een zakelijk (niet-politiek) bestuur. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de interactie met de directie. Tevens wordt er een Raad van Toezicht ingesteld met een rol voor AMS en AGV (niet-politiek). Door ontvlechting is samenwerken en het bereiken van synergievoordeel in processen vanuit één organisatie niet/minder mogelijk. Er ontstaat echter een duidelijke sturing wat een goede basis is van waaruit nadere samenwerking kan worden gezocht, zoals dat op andere plekken in Nederland ook succesvol is. Geadviseerde variant geeft meer duidelijkheid over de rol van AGV en de stichting. AGV positioneert zich verder als eigenstandig waterschap.

Voor de stichting breekt een nieuwe periode aan waarbij de identiteit opnieuw moet worden gevonden en uitgedragen; nog meer het karakter van een uitvoeringsorganisatie voor een belangrijk deel gericht op de uitvoering van de AMS-taken en faciliterend aan AGV. Koepelvrijstelling komt ook bij de geadviseerde variant naar alle waarschijnlijkheid te vervallen; wel is het zo dat de taken en activiteiten die overgaan naar AGV intern worden en daardoor niet meer BTW-belast zijn. Daarmee wordt het probleem van verhoogde BTW-kosten door het vervallen van de koepelvrijstelling substantieel lager.

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 2 –Impact variant ontvlechting personeelskosten || De voorgestelde variant ontvlechting zorgt voor een geschatte toename van ~32 FTE op plateau 1 (1/3) FTE impact van voorgestelde ontvlechtingsvariant op plateau 1 Bedrijfsactiviteit Bron- & natuurbeheer Productie Leidingwerken

# FTE (incl. #N/A 42.6 270.0

# Extra FTE AGV -

# Extra FTE gedeeld -

# Extra FTE Amsterdam -

Beleid & Assets

74.2

(1.0)

Brug- en sluisbediening

62.4

1.0

Zuiveringsbeheer

102.4

2.0

5.0

Waterinfrastructuur Waterplannen en besturing

72.3 64.7

1.0 -

Programmeren

103.7

5.0

VTHB Projecten Onderzoek & Advies Techniek Bestuursdienst AGV* Totaal Bestuurs- en Directieondersteuning

60.5 152.3 110.8 120.6 27.8 6.0

1.0 5.0 -

Marketing & Communicatie

32.7

Klantenservice & Betalingen Algemene Zaken

166.4 57.6

Totaal Financiën en Control

130.1

3.0

1.0

2.0

Internationale samenwerking IV & ICT Mens en Organisatie Strategie en Ontwikkeling Overig (Directie & Rust en Regelingen) Totaal Bedrijfsactiviteiten

12.0 288.1 46.2 14.0 9.0 #N/A

11.0

1.0 1.0

1.0 20.0

# Extra FTE totaal Toelichting impact op FTE aantallen - Geen verandering. - Geen verandering. - Geen verandering. Extra manager is niet nodig aangezien de huidige teamleiders gaan acteren op afdelingsniveau. (1.0) Afdelingshoofd vervalt per plateau 1. 1.0 Een extra manager. Twee FTE extra i.v.m. meer afstemming in de afvalwaterketen, daarnaast 5 FTE voor ondersteunende en 7.0 tactische functies zoals bijvoorbeeld technologische ondersteuning, veiligheid, procesautomatisering en contractmanagement. 1.0 Een extra manager. - Volledig AGV, geen verandering. Waternet gaf aan dat er ongeveer 5-10 FTE extra nodig zijn voor asset informatiemanagement, data, 10.0 procesautomatisering, programma control, en fysieke beveiliging na ontvlechting. 1.0 Een extra manager. 5.0 1 FTE manager, daarnaast 4 FTE totaal voor projectleiders, contractmanagers, en omgevingsmanagers. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. - Volledig AGV, geen verandering. - Geen verandering. Taken zijn reeds deels gesplitst, overige blijft bijeen in plateau 1 waardoor de verwachting is dat er geen extra FTE nodig zijn. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten.

Een extra manager, bij alle organisaties 1 FTE voor het beheer van samenwerkingsovereenkomsten, en 2 6.0 FTE extra voor corporate control. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. - Afdeling komt in gezamenlijke bedrijfsactiviteiten. 1.0 Een extra manager. 1.0 Inclusief herschikking portefeuilles is er 1 FTE extra directie. 32.0

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 2 -Impact variant ontvlechting personeelskosten || geschatte toename betreft ~€3.7m (2/3) Impact structurele personeelskosten per bestuurlijk opdrachtgever op plateau 1

Bedrijfsactiviteit Bron- & natuurbeheer Productie Leidingwerken Beleid & Assets Brug- en sluisbediening Zuiveringsbeheer Waterinfrastructuur Waterplannen en besturing Programmeren Vergunningverlening, Toezicht, Handhaving & Bedrijfsinspectie Projecten Onderzoek & Advies Techniek Bestuursdienst AGV* Totaal Bestuurs- en Directieondersteuning Marketing & Communicatie Klantenservice & Betalingen Algemene Zaken Totaal Financiën en Control Internationale samenwerking IV & ICT Mens en Organisatie Strategie en Ontwikkeling Overig Totaal personeelskosten

€'m Totale Personeelskosten (incl. inhuur) 4.0 5.1 25.0 9.3 6.0 10.1 6.3 7.3 12.2

€'m

Kosten Begroting 2024 AGV 4.0 1.1 7.5 3.9 7.3 6.0

Kosten Begroting 2024 gedeeld (0.1) -

Kosten Begroting 2024 Amsterdam 4.0 5.1 25.0 5.3 5.0 3.3 2.5 7.4

Delta (0.1) 0.1 0.7 0.1 1.1

6.1

5.2

1.0

0.1

20.2 13.4 11.7 3.4

14.2 6.8 3.4

11.7 -

6.7 6.7 -

0.7 (0.0) -

0.8

0.1

0.6

0.0

3.7 15.3 6.2 15.8 1.9 33.4 7.1 2.2 2.5 229.0

1.0 6.8 0.9 1.5 1.2 70.9

0.6 15.3 6.2 2.1 33.4 7.1 0.2 76.5

2.1 7.6 1.0 0.8 1.3 85.4

0.0 0.7 (0.0) 0.1 0.2 3.7

7 0

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 2 –Impact variant ontvlechting || Personeelskosten zijn opgebouwd uit alle salarissen en sociale lasten, en alle overige personeelslasten (3/3) Post

Kostensoort

Post

Kostensoort

410.103

Salarissen

413.100

Werving & selectie

410.103

Kosten Stagiaires

413.150

Kosten bedrijfsgezondheidszorg

410.203

Overwerkvergoeding

413.200

Opleidings- en seminarkosten

410.303

Toelage overige

413.210

Persoonsgebonden basisbudget

410.403

Reiskosten woon/werkverkeer

413.210

Persoonsgebonden basisbudget verhoging naar 6.000

410.503

Gratificaties

413.324

Thuiswerkvergoeding € 600 incl. BTW voor 5 jaar

410.100

Loonkosten vanuit Participatiewet

413.250

Kosten bedrijfsrestaurant

411.100

Wachtgeld/pensioen en overige uitkeringen

413.300

Personeels- en sportactiviteit

412.103

Premie OP/NP, FPU, IP

413.300

Kosten Jubilea

412.203

Premie WAO, UFO, WOR

413.353

Vergoedingen SAW reis-verblijf

412.103

Premie OP/NP, FPU, IP - toelagen

413.403

Vergoedingen SAW overig

412.203

Premie WAO, UFO, WOR - toelagen

413.600

Overige personeelskosten

412.403

Ziektekostenvergoeding

413.603

AO-verzekering

412.303

WG-premie ZVW (zorgverz.wet)

413.650

Reiskosten buitenland

410-12

Salarissen en sociale lasten, totaal

413

Overige personeelslasten

Extra structurele personeelskosten worden berekend op basis van het totaal van salarissen en sociale lasten en het totaal van overige personeelslasten

7 1

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 3 -Beschrijving essentiële activiteiten implementatieplan op hoofdlijnen Activiteit

Toelichting activiteit

Inrichten programmastructuur en definiëren beoogde doelen Organiseren kick-off bestuur en directie

Stel heldere doelstellingen, kritieke mijlpalen, rollen en verantwoordelijkheden vast voor het programma. Duidelijkheid aan de start van het programma maakt het mogelijk het programma gestructureerd uit te voeren en draagt bij aan effectieve samenwerking tussen alle betrokken partijen. Organiseer een gezamenlijke formeel kick-off om commitment en draagvlak te creëren bij bestuur en directie. Bespreek beoogde doelstellingen, kritieke mijlpalen en onderlinge verwachtingen. Definieer splitsingsprincipes als richtinggevende kaders voor de inrichting en het versnellen van besluitvorming.

Uitwerken detailplanning, veranderstrategie incl. communicatieplan

Identificeer activiteiten, mijlpalen, besluitvormingsdata en betrokken stakeholders en leg dit vast in een detailplanning. Onderdeel van dit detailplan is een veranderstrategie en communicatieplan, waarin aandachtspunten en succesfactoren ontvlechting geborgd worden.

Verdiepend onderzoek impactanalyse

Start zo snel mogelijk met het verdiepend onderzoek naar onderdelen die in het ‘verkennend onderzoek’ niet aan de orde zijn gekomen of een stuk verdieping kunnen gebruiken. Denk hierbij aan een analyse op IT systemen en onderzoek naar gebruikte applicaties, contractanalyse, vergunningen en de exacte juridische invulling.

Opstellen en uitvoeren stappenplan juridische ontvlechting

Breng benodigde stappen in kaart om de gewenste juridische rechtsvorm en governance te realiseren. Denk hierbij aan het detailleren van benodigde statutenwijziging, het beoordelen van vastgoed & erfpacht AGV en contracten met derden, het beoordelen van vergunningen, verdiepend due diligence onderzoek, beëindigen of wijziging van de huidige samenwerkingsovereenkomsten, het beoordelen van wijzigingen en/of intrekken van mandaatbesluiten AGV en wijzigen en/of intrekken volmachten/machtigingen AGV. Hierbij dienen de fiscale gevolgen en wettelijke beperkingen in acht te worden genomen.

Ontwerpen detailinrichting en topstructuur

Werk in ontwerpsessies de huidige variant ontvlechting uit in detail. Definieer per bedrijfsonderdeel het doel, de functie (verantwoordelijkheden, taken en rollen), de formatie (aantal medewerkers nodig om de functie effectief uit te voeren) en dienstverlening (de diensten die de afdeling zal verlenen). Betrokkenheid, kennis en expertise van de Waternet organisatie is hierbij essentieel voor het ophalen van de juiste inzichten en creëren van draagvlak binnen de organisatie.

In kaart brengen en opstellen DVO’s en SOK

Breng in kaart welke tijdelijke of vaste dienstverleningsovereenkomsten nodig zijn om afspraken over geleverde diensten vast te leggen. Leg dit vast in de vorm van producten, diensten, service level agreements (SLA’s), kosten en KPI’s vanaf de datum van ontvlechting. Stel een samenwerkingsovereenkomst (SOK) op waarin afspraken over samenwerking en de doorontwikkeling van de organisaties tussen de stichting, AMS en AGV worden vastgelegd.

Voorbereiden en plaatsen van medewerkers volgens procedure

Met het detailontwerp wordt de inrichting van functies en bijbehorende formatie inzichtelijk. Het plaatsen van medewerkers verloopt volgens een vastgestelde procedure. Zorg in de voorbereiding voor een strak plaatsingsproces en heldere kaders voor besluitvorming, om medewerkers snel duidelijkheid te bieden over hun positie na ontvlechting. Behoud in dit traject consistent oog voor het behouden van medewerkers en zorg voor de juiste betrokkenheid van de ondernemingsraad en vakbond.

Opstellen en uitvoeren Day-1-readiness checklist

Stel een checklist op met alle kritieke taken en acties die voltooid moeten zijn voor de dag van ontvlechting. Breng in kaart wat er op operationeel niveau per bedrijfsonderdeel moet gebeuren voorafgaand aan de ontvlechting, denk hierbij aan omzetten van betaalrekeningen, afschermen van IT systemen, proceswijzigingen, kennisoverdracht, communicatie naar stakeholders (incl. branding), het overhevelen van contracten of het zorgen voor toegang tot de verschillende locaties.

Begeleiden kwartiermakers

Begeleid de toekomstige leidinggevenden in het balanceren van hun huidige en toekomstige rol. Faciliteer het proces door op geplande momenten de tijd te nemen voor onderwerpen zoals identiteit en positionering (waaronder arbeidsmarktpositie), teamvorming en jaarplannen voor de toekomstige organisaties, zonder de huidige bedrijfsvoering uit het oog te verliezen.

7 2

Inleiding

Context en opgave

Perspectieven op ontvlechten

Advies variant ontvlechting

Samenvatting, conclusie en aanbevelingen

Bijlagen

Bijlage 4 -Lijst van geïnterviewden #

Bedrijfsactiviteit

Functie

Beleid & Assets

Afdelingshoofd Beleid & Assets, projectmanager

Programmeren

Afdelingshoofd Programmeren

Onderzoek & Advies

Afdelingshoofd Onderzoek & Advies

Projecten

Afdelingshoofd Projecten

Techniek

Afdelingshoofd Techniek

Financiën en Control

Afdelingshoofd Financiën en Control

Strategie en Ontwikkeling

Directeur Strategie en Ontwikkeling

Directie Dienstverlening

Directeur Dienstverlening

IV & ICT

Directeur, CIO adviseur

Directie Assetmanagement en Operatie

Directeur Assetmanagement en Operatie

Waardeketen watersysteem

Teamleider Beleid & Assets

Waardeketen drinkwater

Afdelingshoofd Drinkwaterproductie

Waardeketen afvalwater

Teamleider Beleid & Assets

Mens & Organisatie

Afdelingshoofd Mens & Organisatie en twee HR-adviseurs

Leidingwerken

Afdelingshoofd Leidingwerken

Organisatie

Functie

Hoogheemraadschap Rijnland

Manager Informatie & Digitalisering

Unie van Waterschappen en Universiteit Utrecht

Bijzonder Hoogleraar

Gemeente Rotterdam

Strategisch adviseur

Evides Drinkwater

Algemeen directeur

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier

Deltaprogrammeur

Waterschap Limburg

Secretaris-directeur

© 2024 KPMG Advisory N.V., een naamloze vennootschap en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Limited, een Engelse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken die onder licentie worden gebruikt door de zelfstandige ondernemingen die lid zijn van de wereldwijde KPMG organisatie.

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14402430/1