Document · PDF

Bijlage 2 Health-check vendor invoice management.pdf

Tijdelijke Algemene Raadscommissie 24 juni 2026, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Bespreken van de raadsinformatiebrief stand van zaken AFIS mei 2026. (VN2026-007329)20.066 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Zodra de factuur binnenkomt, wordt deze door de OCR-technologie van VIM verwerkt om de relevante gegevens te extraheren. Vervolgens worden de zakelijke regels toegepast om te bepalen of de factuur moet worden gematcht met de inkooporder en het ontvangstbewijs. Wanneer een factuur wordt gematcht met een inkooporder, controleert het systeem automatisch de prijzen en hoeveelheden. Prijsverschillen kunnen optreden wanneer de (eenheids)prijs op de factuur afwijkt van de (eenheids)prijs op de inkooporder. Hoeveelheidsverschillen komen voor wanneer de hoeveelheid op de factuur niet overeenkomt met de hoeveelheid op het ontvangstbewijs. Dit kan het gevolg zijn van gedeeltelijke leveringen, fouten bij het aanmaken van de inkooporder of in de ontvangstregistratie, of andere redenen. Een belangrijke toevoeging aan deze 3-weg match is dat een factuur alleen als afwijking wordt gemarkeerd wanneer de standaard SAP-toleranties die in het systeem zijn gedefinieerd, zijn overschreden. Bij de gemeente Amsterdam wordt gekeken naar een verschil van 5% of maximaal 5 euro. Deze afwijkingen worden door het systeem geïdentificeerd en gemarkeerd voor verdere controle. Door deze gestructureerde aanpak kan de gemeente Amsterdam ervoor zorgen dat alle facturen zorgvuldig worden gecontroleerd en dat alleen correcte betalingen worden uitgevoerd.

Dit vermindert niet alleen de kans op fouten en fraude, maar draagt ook bij aan een efficiënte en transparante financiële administratie. Hieronder volgt een schets van hoe deze afwijkingen procesmatig worden opgepakt binnen de gemeente Amsterdam. Prijsverschillen bij inkooporder facturen: Prijsverschillen workflow kunnen zowel bij een 2-weg-match als bij een 3-weg-match voorkomen. Bij gemeente Amsterdam worden deze prijsverschillen in het factuurverwerkingsproces behandeld. Dit betekent dat facturen met prijsverschillen in een exceptie worden geplaatst en dat deze verschillen worden opgelost voordat de factuur daadwerkelijk geboekt wordt.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 26

Proces type 418 treedt op omdat er een prijsverschil is.

De factuur wordt voor goedkeuring gestuurd naar de aanvrager en beland in proces type 417

De aanvrager keurt de factuur goed of keurt de factuur af en deze komt terug bij crediteuren administratie in proces type 988

Afhandeling dient door de crediteuren administratie te geschieden. Zij moeten de verschillen oplossen of de factuur terugsturen

De factuur wordt geboekt en betaald als er geen verschil meer is

Afbeelding 2: een schematische weergave van prijsverschillen bij inkooporder facturen

Hoeveelheidsverschillen bij inkooporder facturen: Hoeveelheidsverschillen komen alleen voor bij een 3-weg-match waar goederenontvangst een vereiste is op de inkooporder voor facturatie. Bij Gemeente Amsterdam worden deze verschillen al eerder in het proces behandeld.

Proces type 418 treedt op omdat er een hoeveelheidsverschil is.

De factuur wordt voor goedkeuring gestuurd naar de aanvrager en beland in proces type 417

De aanvrager keurt de factuur goed of keurt de factuur af en deze komt terug bij crediteuren administratie in proces type 988

Afhandeling dient door de crediteuren administratie te geschieden. Zij moeten de verschillen oplossen of wachten op de ontvangsten

De factuur wordt geboekt en betaald als er geen verschil meer is

Afbeelding 3: een schematische weergave van hoeveelheidsverschillen bij inkooporder facturen

De zakelijke regel 988 hoeveelheid/prijs komen niet overeen (bestelling) zorgt ervoor dat facturen die goedgekeurd zijn in stap 2 niet opnieuw terugvallen in zakelijke regel 418. Hierdoor worden goedgekeurde facturen automatisch doorgezet voor betaling en komen enkel de afgekeurde facturen terug bij de crediteurenadministratie. Goedkeuring bij inkooporder facturen: Naast de extra controles die zijn ingesteld bij prijs- en hoeveelheidsverschillen, heeft de gemeente Amsterdam ook een goedkeuringsflow ingesteld om extra goedkeuring uit te voeren. Samen met de zakelijke regel 150 goedkeuring verplicht (bestelling) worden deze facturen automatisch doorgestuurd naar de goedkeurder in een goedkeuringsworkflow. Hieronder wordt een schets van dit proces weergegeven. De goedkeuring workflow voor inkooporder facturen maakt gebruik van het Chart of Authority (COA) om de goedkeurders te bepalen. Het Chart of Authority is een schema dat vastlegt welke medewerkers of afdelingen verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van de factuur, gebaseerd op vooraf gedefinieerde bevoegdheden. Normaliter omvat het COA voor de goedkeuringsworkflow van inkooporder facturen doorgaans één niveau. Dit is ook het geval bij de gemeente Amsterdam.

Factuur goedkeuring vereist volgens inkooporder nummer in configuratie

Factuur wordt naar de goedkeurder gestuurd met exceptie 150 (goedkeuring verplicht (bestelling)

Dit is een goedkeuring op header niveau dus op het totale bedrag en niet op lijn niveau

Na goedkeuring kan deze factuur geboekt worden mits geen verschillen te hebben.

Afbeelding 4: een schematische weergave van goedkeuring bij inkooporder facturen

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 27

4.4

Rollen

In VIM wordt gewerkt met verschillende rollen om het proces van het verwerken en goedkeuren van facturen efficiënt en gestructureerd te laten verlopen. Elke rol heeft specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden, die bijdragen aan een gestroomlijnde workflow en naleving van controles. In het systeem van de gemeente Amsterdam zijn de volgende rollen aanwezig: Rol

Omschrijving

Accounthouder

Informatie aanbieder

Goedkeurder

Crediteurenadministratie verwerker (AP processor) Crediteurenadministratie expert (AP expert) Aanvrager

Dit betreft een informatieve/raadplegende rol die verantwoordelijk is voor het verstrekken van meer informatie over een factuur. Er is gevraagd naar de mogelijkheid om rechtstreekse opmerkingen te plaatsen voor deze rol via VIM analytics, maar dit is helaas niet standaard mogelijk. Dit betreft eveneens een informatieve/raadplegende rol, bedoeld voor alle andere personen die geen account- houder zijn, maar wel relevante informatie willen verstrekken. Dit betreft een essentiële rol binnen VIM. Deze persoon heeft de bevoegdheid om facturen goed te keuren op basis van vooraf gedefinieerde limieten en bevoegdheden, zoals vastgelegd in het Chart of Authority (COA). De goedkeurder controleert de factuur en de bijbehorende documenten om te verifiëren dat alles in orde is en voldoet aan de contractvoorwaarden. Indien er problemen of afwijkingen worden gevonden, kan de goedkeurder de factuur escaleren naar hogere autoriteiten of specifieke afdelingen voor verdere beoordeling. Deze rol vertegenwoordigt de crediteurenafdeling en is de meest cruciale rol binnen VIM. Dit zijn de dagelijkse operationele gebruikers van de oplossing die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van facturen. Dit betreft een rol met alle autorisaties van een AP processor, maar ook met aanvullende rechten om een factuur op verouderde status te zetten.

De aanvrager is een rol die voornamelijk voorkomt bij problematische inkooporder facturen, aangezien deze rol de verschillen moet oplossen door aanpassingen aan de inkooporder te maken of goedkeuring te geven in uitzondering 417/418.

Tax expert

Verwijst naar het team fiscaliteit.

(In)koper

Dit is een rol die enkel voorkomt bij prijsverschillen in de blokkeringsworkflow. Tijdens ons onderzoek is aangegeven dat het niet de bedoeling is dat deze rol gebruikt wordt maar er zaten enkele facturen bij deze rol.

Tabel 5: verschillende soorten rollen in VIM

4.5

Conclusie en aanbevelingen

Over het algemeen functioneert de inrichting van VIM voor de verwerking van inkooporder facturen binnen de gemeente Amsterdam goed. De diverse rollen voor de verwerking van inkooporder facturen zijn momenteel correct ingericht en de verschillende zakelijke regels zijn opgesteld volgens best practices. Voor proces type 417 en 418 hebben wij eerder wel voorgesteld om een alternatieve inrichting te overwegen (zie paragraaf 5.2). Het is belangrijk op te merken dat deze alternatieve inrichting inmiddels is doorgevoerd, waardoor verdere overweging van deze optie niet meer nodig is. Tijdens de live-gang speelde er ook een aantal BTW-gerelateerde kwesties die de verwerking van inkooporder facturen hebben beïnvloed. Een belangrijk probleem was dat de ‘tax split’ niet was ingericht, waardoor inkooporder facturen met twee verschillende BTW-percentages niet konden worden gecodeerd. Daarnaast was er bij de live-gang ook nog geen BTW-verschillenrekening ingesteld.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 28

De regeling voor BTW-verschillen is essentieel omdat er soms afrondingsverschillen optreden in de BTW-berekening van een factuur. Dit kan gebeuren doordat de BTW op lijnitemniveau en op totaalniveau wordt berekend, wat kan resulteren in een klein verschil van enkele centen. In VIM is het mogelijk om toleranties in te stellen om deze kleine verschillen in de BTW automatisch weg te boeken, wat de nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces bevordert. Het is belangrijk te vermelden dat de BTW-kwesties inmiddels zijn op advies van ons zijn opgelost en ingericht. Hierdoor kunnen inkooporder facturen nu correct worden verwerkt, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces verder verbetert. Desondanks zijn er verschillende aanbevelingen die kunnen bijdragen aan de verdere verbetering van de inrichting van VIM voor inkooporder facturen. Allereerst hebben wij tijdens ons onderzoek geconstateerd dat er momenteel een aanzienlijk aantal directe facturen in VIM aanwezig is die eigenlijk als inkooporder facturen verwerkt zouden moeten worden. Deze situatie is grotendeels het gevolg van het onterecht verwerken van inkooporder facturen als directe facturen, bijvoorbeeld wanneer de inkooporder niet hoog genoeg is. Ook het gebruik van oude inkoopordernummers op de factuur draagt bij aan dit probleem.

Om deze inconsistenties te verhelpen en de automatisering te verbeteren, is het belangrijk om gerichte verbeteracties te ondernemen. Dit kan onder andere inhouden dat leveranciers benaderd worden om ervoor te zorgen dat de juiste inkoopordernummers worden gebruikt en dat de facturen correct worden ingediend. Daarnaast worden er momenteel werklijsten opgesteld om de werkzaamheden binnen de crediteurenafdeling efficiënt te verdelen. Dit is een positieve stap voorwaarts. Wij bevelen aan om bij de samenstelling van deze werklijsten ook de hoeveelheid facturen die vastzitten in een zakelijke regel in overweging te nemen, teneinde een optimale werklijst te creëren. Bovendien kan het werk potentieel verder worden verdeeld tussen de rollen van AP_processor en AP_expert. Momenteel kunnen facturen alleen op de status 'verouderd' worden gezet door de AP_expert-rol. Een belangrijke vraag die hierbij rijst, is of er nog zakelijke regels bestaan die enkel door een AP_expert kunnen worden behandeld. Als dit het geval is, kan het handig zijn om deze initiële rol te wijzigen naar AP_processor.

Bij het oplossen van prijs- en hoeveelheidsverschillen bij inkooporder facturen zijn er enkele belangrijke aandachtspunten waar de gemeente Amsterdam aan zou kunnen werken om het proces vlotter te laten verlopen: • Notificaties in VIM: er staat momenteel een ticket open om notificaties van VIM mogelijk te maken. Dit is van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering, aangezien dit de manier is waarop verschillende rollen in VIM kunnen worden geïnformeerd wanneer zij actie moeten ondernemen. Dit probleem dient zo snel mogelijk opgelost te worden. • Herziening van toleranties: het is raadzaam om de toleranties die worden gebruikt om prijsen hoeveelheidsverschillen te definiëren, te herzien. Dit heeft betrekking op het interne beleid en is zeker de moeite waard om te bespreken en te verbeteren. • Training: tot slot is het belangrijk om intern te verifiëren of alle aanvragers op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden, inclusief wat zij wanneer moeten doen en hoe zij VIM dienen te gebruiken. Dit is bijzonder relevant, gezien het feit dat zij momenteel nog geen VIMnotificaties ontvangen. Dit aspect zou een integraal onderdeel moeten vormen van het verandermanagement en de training, zodat alle betrokkenen adequaat worden ingewerkt.

• Verandermanagement met leveranciers: Het is belangrijk om leveranciers te betrekken bij het verandermanagement, zodat zij ervoor zorgen dat het juiste inkoopordernummer op de factuur wordt vermeld.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 29

Tot slot zijn er diverse maatwerkverbeteringen mogelijk die een significante bijdrage kunnen leveren aan een snellere verwerking van de facturen achterstanden: • Automatisch markeren van facturen met een bedrag van € 0,-: Facturen met een bedrag van € 0,- kunnen automatisch als verouderd worden gemarkeerd om de verwerking te versnellen. Het is belangrijk op te merken dat VIM geen facturen van nul euro kan verwerken, waardoor het automatisch markeren van deze facturen als verouderd bijdraagt aan een efficiënter factuurverwerkingsproces. • Ongeveer 13,5% van uw facturen in het eerste kwartaal, wat overeenkomt met ongeveer 14.000 facturen, was afkomstig van drie leveranciers op het gebied van energie en netbeheer. Van deze facturen is bijna 45% kleiner dan 100 euro. Een alternatieve benadering van specifieke factuurstromen, zoals die van energie en zakelijke lasten, kan nuttig zijn. Een herziening van het proces voor deze facturen – bijvoorbeeld door de goedkeuringsworkflow over te slaan of in gesprek te gaan met de leverancier om verzamelfacturen te ontvangen – kan leiden tot een efficiënter verwerkingsproces en een snellere afhandeling.

• Herhaalde toepassing van zakelijke regels tijdens de nacht: soms worden facturen niet doorgestuurd naar de volgende zakelijke regel, omdat eindgebruikers de zakelijke regels hebben opgelost, maar vergeten zijn op de knop "zakelijke regel toepassen" te klikken. Door herhaalde toepassing van zakelijke regels tijdens de nacht kan dit probleem worden verholpen. Wanneer bepaalde zakelijke regels 's nachts opnieuw worden uitgevoerd, kunnen facturen naar een volgende zakelijke regel worden geplaatst, wat de verwerkingstijd aanzienlijk verkort. • Mogelijkheid om commentaar toe te voegen in VIM analytics: hoewel dit standaard niet mogelijk is, kan het als maatwerkoptie worden bekeken om de communicatie en documentatie te verbeteren.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 30

Directe facturen

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 31

5. Directe facturen 5.1

Directe facturen

Zoals eerder vermeld, wordt bij het inkomend proces altijd eerst bepaald of een factuur de inkooporderflow of de directe factuurflow moet volgen. In het geval dat er geen inkooporder is ingevuld, worden deze facturen geregistreerd als directe facturen. Het proces voor directe facturen in VIM begint met de ontvangst van een factuur zonder gekoppelde inkooporder. Deze facturen worden vaak door leveranciers verzonden voor diensten of goederen die buiten het reguliere inkoopproces vallen. Zodra de factuur binnenkomt, wordt deze geregistreerd in het systeem en toegewezen aan een specifieke goedkeuringsworkflow.

5.2

Zakelijke regels directe facturen

Net als bij de inkooporder facturen, maakt VIM ook voor de directe facturen gebruik van zakelijke regels (ook wel proces typen) om het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. De zakelijke regels die een directe factuur doorloopt, zijn anders dan die voor de inkooporder facturen. In onderstaande tabel zijn de zakelijke regels opgenomen die van toepassing zijn op de directe facturen. Voor een uitgebreide uitleg van elke zakelijke regel verwijzen wij naar bijlage 2, waar gedetailleerde informatie en toelichtingen zijn opgenomen. Proces type 435 201 202 233 238 920 903 918 902 906 204 216 916 206 908 224 905 270 904 900 901 253 250 998

Omschrijving Bestellingsgegevens bestaan (zonder bestelling) Ongeldige leverancier (zonder bestelling) Ongeldige valuta (zonder bestelling) Factuurreferentie leverancier ontbreekt (z. best.) Ontbrekende verplichte informatie (zonder bestell ... Ongeldig BTW-nummer leverancier Verkeerd kanaal gebruikt gemarkeerde e-facturatie Ongeldige tenaamstelling KVK nummer is leeg of komt niet overeen A'dam ref (WBS Element/Kostenplaats) ontbreekt Mogelijk duplicaat (zonder bestelling) Factuur ouder dan toegestaan (zonder bestelling) Factuurdatum in de toekomst Creditnota zonder bestelling verwerken Factuur met BTW verlegd Ongeldige belastinginformatie (zonder bestelling) IBAN-nummer is niet gevuld Bankgegevens valideren (zonder bestelling) Valuta op factuur is niet in EUR Leverancier met G-rekening: check handmatig Leverancier met Incasso (I): check handmatig Leverancieraudit verplicht (zonder bestelling) Goedkeuring verplicht (zonder bestelling) Factuur zonder bestelling verwerken met G-rekening

Initiële rol AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_EXPERT AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR

Tabel 6: zakelijke regels / proces type voor inkooporder facturen

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 32

5.3

Directe factuur – goedkeuring

Bij de gemeente Amsterdam is er een goedkeuringsworkflow ingesteld voor de verwerking van directe facturen zonder referentie naar een inkooporder. Net als bij inkooporder facturen begint het factuurverwerkingsproces altijd met de validatie van de factuurgegevens. Dit omvat het controleren van de juistheid van belangrijke factuurinformatie, zoals het factuurnummer, de datum, het bedrag en de leveranciersgegevens. Deze validatie wordt ondersteund door de eerder besproken zakelijke regels. Na de validatie wordt de factuur door de crediteurenadministratie gecodeerd naar de juiste kostenplaats, grootboekrekening en andere relevante financiële dimensies. Deze stap kan zowel handmatige invoer als geautomatiseerde codering op basis van vooraf gedefinieerde regels omvatten. Vervolgens wordt de factuur naar de juiste goedkeurders gestuurd, gebaseerd op de vooraf gedefinieerde goedkeuringsworkflows. Deze workflows zijn doorgaans opgesteld aan de hand van factoren zoals het factuurbedrag, de kostenplaats en WBS-elementen. De goedkeurders hebben de verantwoordelijkheid om de factuurgegevens en de bijbehorende ondersteunende documenten te beoordelen, waarna zij de factuur goedkeuren of afwijzen. Indien de factuur wordt goedgekeurd, gaat deze door naar de volgende stap in het proces. Bij afwijzing wordt de factuur teruggestuurd voor correctie of verdere beoordeling.

Zodra de factuur volledig is goedgekeurd, wordt deze ingepland voor betaling. In VIM maakt de goedkeuringsworkflow gebruik van het Chart of Authority (COA) om de goedkeurders te bepalen. Het Chart of Authority is een schema dat vastlegt welke medewerkers of afdelingen verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van de factuur, gebaseerd op vooraf gedefinieerde bevoegdheden en limieten. Hieronder volgt een schets van dit proces.

Zakelijke regels worden opgelost

Factuur wordt gecodeerd door de VIM_Coder

Factuur wordt naar de volgende goedkeurder(s) gestuurd

Na goedkeuring van alle goedkeurders wordt de factuur geboekt en vrijgegeven voor betaling

Afbeelding 5: een schematische weergave van goedkeuring bij directe facturen

Normaliter omvat het Chart of Authority (COA) voor de goedkeuringsworkflow van directe facturen doorgaans drie of vier niveaus. Deze niveaus zijn ontworpen om een gestructureerde en efficiënte goedkeuringsprocedure te waarborgen, waarbij elke laag verantwoordelijk is voor specifieke goedkeuringsbevoegdheden, afhankelijk van het bedrag of de aard van de uitgaven. Echter, voor bepaalde directies bij de gemeente Amsterdam is het COA aanzienlijk uitgebreider. In deze gevallen kunnen er meer niveaus van goedkeuring ingesteld zijn, wat betekent dat facturen door een uitgebreider en complexer goedkeuringsproces gaan voordat zij definitief worden goedgekeurd. Dit uitgebreide goedkeuringsproces kan het factuurverwerkingsproces vertragen, wat leidt tot langere doorlooptijden voor betalingen en mogelijk invloed heeft op de operationele efficiëntie. Het is essentieel om een balans te vinden tussen adequate controle en een vlotte afhandeling van facturen.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 33

Gedurende het gehele factuurverwerkingsproces wordt de voortgang van de factuur zorgvuldig gevolgd en gedocumenteerd in VIM. Dit bevordert transparantie en traceerbaarheid, waardoor eventuele problemen of vertragingen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Bovendien biedt het systeem rapportagemogelijkheden, waarmee de organisatie inzicht kan verkrijgen in het aantal en de status van directe facturen, evenals de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces. Deze functionaliteiten dragen bij aan een effectieve en efficiënte financiële administratie binnen de gemeente Amsterdam. Het is echter belangrijk op te merken dat de gemeente Amsterdam momenteel nog niet beschikt over de benodigde (geautomatiseerde) VIM rapportages. Hieraan wordt aandacht besteed in hoofdstuk 6 van dit rapport.

5.4

Conclusie en aanbevelingen

Voor het factuurverwerkingsproces van directe facturen kan worden geconcludeerd dat de inrichting van VIM adequaat is. Op basis van de huidige configuratie dient de gemeente Amsterdam in staat te zijn om haar directe facturen effectief door het factuurverwerkingsproces te leiden. Specifiek voor het factuurverwerkingsproces van directe facturen zijn er twee technieken binnen VIM die kunnen bijdragen aan de automatisering en optimalisatie van het verwerken van directe facturen, die de gemeente Amsterdam momenteel nog niet oppakt: • Autocoding: autocoding verwijst naar het automatisch toewijzen van coderingen aan facturen op basis van vooraf gedefinieerde regels en criteria. Dit omvat bijvoorbeeld het automatisch koppelen van kostenplaatsen, grootboekrekeningen, belastingcodes en andere relevante informatie, wat de handmatige invoer aanzienlijk vermindert. • Smart Coding: Smart coding gaat een stap verder dan autocoding door gebruik te maken van geavanceerde technologieën zoals machine learning en kunstmatige intelligentie. Dit systeem analyseert historische factuurgegevens en leert patronen en regels, waardoor toekomstige facturen nauwkeuriger en efficiënter kunnen worden gecodeerd. Smart coding past zich aan veranderingen aan en verbetert continu het proces van codering, wat resulteert in een hogere graad van automatisering en precisie.

Tot slot hebben wij vastgesteld dat de gemeente Amsterdam momenteel een relatief hoog percentage directe facturen heeft, met 54% directe facturen tegenover 46% inkooporder facturen. Deze situatie is voor een deel te wijten aan het feit dat de crediteurenadministratie inkooporder facturen, waarbij de inkooporder niet toereikend is, registreert als directe facturen. Op ons advies is dit proces verbeterd door een extra zakelijke regel toe te voegen, die controleert of de inkooporder voldoende is. Indien dit niet het geval is, dient de inkooporder te worden opgehoogd. Het is van cruciaal belang dat het gebruik van inkooporders wordt verhoogd, aangezien facturen met inkooporders een aanzienlijk sneller verwerkingsproces hebben in vergelijking met directe facturen. Ter illustratie: andere organisaties binnen de publieke sector hanteren doorgaans een percentage van minimaal 85% inkooporderfacturen. Historisch gezien, behaalde de gemeente Amsterdam ook een vergelijkbaar percentage. Echter, door de introductie van het nieuwe systeem blijft het gebruik van inkooporders achter.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 34

Rapportages

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 35

6. Rapportages 6.1

Inleiding rapportages

Bij de livegang van AFIS waren er niet tot nauwelijks rapportages beschikbaar voor de gebruikers van het systeem. Wel zijn er standaard VIM Analytics-rapportages beschikbaar, zoals het VIM Aging Report, VIM Automation Report, Central Audit Report, VIM Key Process Analytics, VIM Productivity Report en VIM Exception Analysis Report. Op dit moment worden deze rapportages nog handmatig samengesteld en geëxporteerd uit VIM Analytics. Dit proces is tijdrovend en vergroot de kans op fouten, wat de operationele efficiëntie verder onder druk zet. Daarnaast gebruiken andere organisaties doorgaans uitgebreidere rapportages, wat de noodzaak voor verbetering onderstreept. Wij adviseren dan ook om de rapportages te automatiseren en uit te breiden, zodat de gemeente Amsterdam sneller en accurater inzicht krijgt in de prestaties van het factuurverwerkingsproces. In dit hoofdstuk worden enkele voorbeelden van rapportages besproken die wij onlangs met u hebben doorgenomen. Voor deze rapportages hebben wij samen met u een change request ingediend bij de implementatiepartner om de noodzakelijke functionaliteiten te realiseren. De rapportages zullen onder andere inzicht bieden in het automatiseringspercentage van het factuurverwerkingsproces, het aantal benodigde handelingen per factuur, en een statusoverzicht van de facturen.

Daarnaast zullen uitzonderingsanalyses worden uitgevoerd om afwijkingen in de processen te identificeren, en wordt er geanalyseerd hoe verouderde en geblokkeerde facturen de goedkeuringsprocessen beïnvloeden. Door geautomatiseerde rapportages te implementeren, kan de gemeente Amsterdam de financiële processen beter monitoren en sturing geven. Dit zal niet alleen bijdragen aan een snellere afhandeling van facturen, maar ook aan een verbeterde controle en monitoring van deze processen. Het is belangrijk op te merken dat het eenvoudigweg automatiseren van rapportages op zichzelf niet automatisch leidt tot substantiële productiviteitsverbeteringen; de waarde ligt in de mogelijkheid om proactief te reageren op de verkregen inzichten. Daarom is het essentieel dat er stappen worden ondernomen om de rapportages in VIM te automatiseren.

6.2

Rapportage m.b.t. het automatiseringspercentage

De rapportage m.b.t. het automatiseringspercentage is een belangrijke rapportage dat inzicht biedt in de mate waarin facturen volledig geautomatiseerd zijn, ook wel aangeduid als ‘no-touch’ facturen. Het primaire doel van deze rapportage is om de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces te monitoren en mogelijkheden voor verdere optimalisatie te identificeren. Deze rapportage bestaat uit twee verschillende grafieken. De eerste grafiek toont het aantal ‘no-touch’ facturen voor alle VIM-rollen. Dit geeft een breed overzicht van de automatisering binnen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het factuurverwerkingsproces. De tweede grafiek richt zich specifiek op de financiële administratie, waarbij uitzonderingen zoals "goederenontvangst niet gedaan" worden uitgesloten. Door deze uitzonderingen uit te sluiten, krijgen gebruikers een duidelijker beeld van de werkelijke automatiseringsgraad binnen de financiële administratie.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 36

Onderstaande rapportage toont een voorbeeld van de rapportage. De blauwe balken zijn aan te klikken, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Deze details omvatten zowel factuur- als inkoopordergegevens.

Afbeelding 5: voorbeeld rapportage m.b.t. het automatiseringspercentage

Om bovenstaande rapportage te realiseren, dienen de volgende tabellen naar het data warehouse te worden geëxtraheerd: • OPT/VIM_1HEAD: Document Header; • OPT/VIM_1ITEM: Document Item; • EKKO: Purchasing Document Header; • EKPO: Purchasing Document Item; • OPT/VIM_1LOG: Document Log; • OPT/CT_LG_HIST: Log event history.

6.3

Rapportage m.b.t. aantal benodigde handelingen per factuur

Deze rapportage beschrijft het aantal benodigde handelingen per factuur in een specifieke periode. Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te bieden in de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces en om verbeteringen te meten door de geselecteerde periode te vergelijken met eerdere periodes. De rapportage bestaat uit verschillende elementen die helpen bij het analyseren van de handelingen die nodig zijn voor de verwerking van facturen. Dit biedt een duidelijk overzicht van de efficiëntie binnen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het factuurverwerkingsproces. Door deze analyses kunnen knelpunten en mogelijkheden voor verdere optimalisatie worden geïdentificeerd. De rapportage op de volgende pagina toont een voorbeeld van de gegevenspresentatie. De blauwe balken zijn aan te klikken, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Deze details omvatten zowel factuur- als inkoopordergegevens, alsook informatie over de rol en gebruiker die verantwoordelijk is voor de handelingen.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 37

Afbeelding 6: voorbeeld rapportage m.b.t. aantal benodigde handelingen per factuur

6.4

Rapportage m.b.t. statusoverzicht van facturen

Deze rapportage biedt een overzicht van de status van open (niet vrijgegeven) facturen binnen het factuurverwerkingsproces. Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te verschaffen in waar deze facturen zich bevinden en welke stappen nog moeten worden ondernomen om de goedkeuring en verwerking te voltooien. De rapportage op de volgende pagina toont een voorbeeld van de gegevenspresentatie. De blauwe balken zijn aan te klikken, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Deze details omvatten zowel factuur- als inkoopordergegevens, wat gebruikers in staat stelt om snel de status van open facturen te controleren en te begrijpen welke acties nodig zijn voor verdere verwerking. Voor de realisatie van deze rapportage dienen de volgende tabellen naar het data warehouse te worden geëxtraheerd: • OPT/VIM_1HEAD: Document Header; • OPT/VIM_1ITEM: Document Item; • EKKO: Purchasing Document Header; • EKPO: Purchasing Document Item; • OPT/VIM_1LOG: Document Log; • OTX/PF01_T_1LOG.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 38

Afbeelding 7: voorbeeld rapportage m.b.t. statusoverzicht van facturen

6.5

Rapportage m.b.t. VIM proces typen

Deze rapportage voor VIM proces typen toont het aantal en type uitzonderingen gedurende een geselecteerde periode. Het biedt de mogelijkheid om deze cijfers te vergelijken met een andere periode, waardoor inzicht wordt verkregen in de voortgang van genomen beslissingen, bijvoorbeeld op het gebied van doorgevoerde verbeteringen die zouden leiden tot een vermindering van uitval. De rapportage toont een voorbeeld van de gegevenspresentatie. De blauwe balken zijn aan te klikken, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Deze details omvatten zowel factuur- als inkoopordergegevens. Voor specifieke uitzonderingen is het van belang om te weten wie de uitzondering heeft opgelost.

Afbeelding 8: voorbeeld rapportage m.b.t. VIM proces typen

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 39

6.6

Rapportage m.b.t. factuurveroudering

Deze rapportage toont de leeftijd van uw facturen in vergelijking met de betalingstermijn en vervaldatum. Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te verschaffen in de tijdsduur die facturen in het systeem doorbrengen zonder betaald te worden, en om potentiële risico's van verouderde facturen te identificeren. Onderstaande rapportage toont een voorbeeld hoe een dergelijke rapportage er uit kan zien. De blauwe balken zijn aan te klikken, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Deze details omvatten zowel factuur- als inkoopordergegevens, wat gebruikers in staat stelt om snel te analyseren welke facturen verouderd zijn en welke acties nodig zijn om deze snel(ler) te verwerken.

Afbeelding 9: voorbeeld rapportage m.b.t. factuurveroudering

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 40

6.7

Rapportage m.b.t. factuurgoedkeuring

Deze rapportage biedt een uitgebreid overzicht van het aantal facturen dat goedkeuring nodig heeft, evenals de veroudering van deze facturen. Dit inzicht is cruciaal, aangezien facturen die langdurig in de goedkeuringsfase blijven vaak niet meer actief worden bekeken door de crediteurenadministratie, wat kan resulteren in vertragingen in de betaling. De rapportage combineert gegevens over het aantal wachtende facturen met de tijd die zij al in de goedkeuringsfase doorbrengen. Dit stelt de gemeente Amsterdam in staat om potentiële knelpunten in het goedkeuringsproces te identificeren en tijdig actie te ondernemen om de doorlooptijden te verkorten. Onderstaande rapportage toont een voorbeeld van de gegevenspresentatie. De blauwe balken zijn aanklikbaar, waardoor gedetailleerde informatie over de facturen kan worden weergegeven. Het is van groot belang om ook de persoon of personen te tonen in wiens digitale postvak, de factuur ter goedkeuring staat. Dit creëert transparantie en verantwoordelijkheid binnen het proces, waardoor goedkeuringen sneller kunnen worden opgevolgd en onnodige vertragingen kunnen worden voorkomen. Door deze rapportage te implementeren, kan de gemeente Amsterdam de efficiëntie van het factuurgoedkeuringsproces verbeteren, wat bijdraagt aan een gestroomlijnde factuurverwerking.

Afbeelding 10: voorbeeld rapportage m.b.t. factuurgoedkeuring

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 41

6.8

Rapportage m.b.t. productiviteit

De productiviteitsrapportage biedt inzicht in het totale aantal verwerkte facturen per rol of per gebruiker. Deze rapportage is essentieel voor het evalueren van de prestaties binnen de financiële administratie, aangezien het niet alleen het verwerkingsvolume toont, maar ook de gemiddelde verwerkingstijd en de gemiddelde wachttijd (de tijd die een factuur in het postvak in doorbrengt voordat deze wordt geopend). Door de geselecteerde periode te vergelijken met een andere periode, kan de gemeente Amsterdam beoordelen of verandermanagementacties effect hebben gehad op de productiviteit, bijvoorbeeld door te analyseren of er een afname is in de gemiddelde wachttijd. Dit kan waardevolle inzichten bieden in de impact van procesverbeteringen en training op de efficiëntie van het team. Onderstaande rapportage toont een voorbeeld van de gegevenspresentatie. De blauwe balken zijn aanklikbaar, waardoor gedetailleerde informatie over de verwerkte facturen, verwerkingstijd, wachttijd en de betrokken rol of gebruiker kan worden weergegeven. Dit maakt het mogelijk om specifieke prestaties en efficiëntie binnen de financiële administratie te monitoren en gerichte verbeteracties te ondernemen waar nodig. Door deze inzichten te benutten, kan de gemeente Amsterdam haar productiviteit optimaliseren en ervoor zorgen dat het factuurverwerkingsproces soepel en efficiënt verloopt.

Afbeelding 11: voorbeeld rapportage m.b.t. productiviteit

Voor de realisatie van deze rapportage dienen de volgende tabellen naar het data warehouse te worden geëxtraheerd: • OPT/VIM_1HEAD: Document Header; • OPT/VIM_1ITEM: Document Item; • EKKO: Purchasing Document Header; • EKPO: Purchasing Document Item; • OPT/VIM_1LOG: Document Log; • OPT/CT_LG_HIST: Log event history; • OPT/VIM_1PROC: Workflow Information for VIM Processes; • OPT/AT_APPR_HIS: Approval History for Level Based Approvals; • OPT/AT_LBA_LOG: Approval History for Level Based Approvals.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 42

Bijlagen

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 43

Bijlage 1: zakelijke regels voor inkooporder facturen Step ID

Proces ID

Zakelijke Regel

Initiële Rol

Uitleg en bevinding

133

Factuurreferentie leverancier ontbreekt (bestelling)

AP_PROCESSOR

De leveranciersfactuur moet het factuurnummer vermelden op de factuur. Er kunnen twee scenario's voorkomen: Scenario 1: het factuurnummer op de factuur is aanwezig. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

101

Ongeldig bestelnummer (bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: het factuurnummer op de factuur is niet aanwezig. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De factuur moet beschikbaar zijn in SAP. Er kunnen twee scenario's voorkomen: Scenario 1: het inkooporder nummer dat op de factuur wordt vermeld, komt overeen met het inkooporder nummer in SAP en het inkooporder nummer is niet gemarkeerd als verwijderd. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

102

Ongeldige leverancier (bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: het inkooporder nummer dat op de leveranciersfactuur wordt vermeld, komt niet overeen met het inkooporder nummer in SAP of het inkooporder nummer is gemarkeerd als verwijderd. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De leverancier die op de factuur wordt vermeld, moet beschikbaar zijn in SAP. Er kunnen twee scenario's voorkomen: Scenario 1: de factuurleverancier bestaat in SAP als leverancier. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap. Scenario 2: de leverancier bestaat niet in SAP als leverancier. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

102

Ongeldige tenaamstelling

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

AP_PROCESSOR

De uitzondering wordt gebruikt bij de controle van de naam van de leverancier die op de factuur staat. Indien deze niet overeenkomt met de naam die in SAP staat, wordt de uitzondering geactiveerd. Pag. 44

902

KVK-nummer is leeg of komt niet overeen

AP_PROCESSOR

138

Ontbrekende verplichte informatie (bestelling)

AP_PROCESSOR

De factuur wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt gebruikt bij controle van het aanwezige KVK-nummer op de factuur. Indien deze niet overeenkomt met het KVK-nummer die in SAP staat, wordt de uitzondering geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Geselecteerde velden op de factuur kunnen als verplicht worden ingesteld als onderdeel van de configuratie. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer er geen waarde wordt opgegeven in het verplichte veld. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: er is een waarde ingevoerd in het verplichte veld. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

903

Verkeerd kanaal gebruikt gemarkeerde efacturatie

AP_PROCESSOR

105

Mogelijk duplicaat (bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: er is geen waarde niet ingevoerd in verplicht veld. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering treedt op wanneer in de stamgegevens van een leverancier staat dat deze leverancier e-facturatie moet gebruiken, maar toch een PDF factuur stuurt. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze specifieke uitzondering controleert op een dubbele factuur op basis van specifieke velden die in de configuratie zijn ingesteld. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: als de factuur geen duplicaat is, wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap. Scenario 2: als de factuur een duplicaat is, wordt de uitzondering geactiveerd en wordt het werkitem automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

116

Factuur ouder dan toegestaan (bestelling)

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

AP_PROCESSOR

Er zijn wekelijks gemiddeld 250 duplicaten. Soms worden facturen ten onrechte als duplicaat geïdentificeerd omdat leveranciers herinneringen sturen en de oorspronkelijke factuur als verouderd wordt beschouwd. Wanneer de afdeling crediteuren de herinneringsfactuur ontvangt, staat deze nog steeds op de zakelijke regel, maar in het duplicatenscherm zijn er geen facturen meer zichtbaar. Hierdoor denken ze dat de duplicaatregel onterecht geactiveerd is. Als het verschil tussen de systeemdatum en de factuurdatum groter is dan het aantal dagen vermeld in de Z-constante 005 / Pag. 45

916

154

Factuurdatum in de toekomst Service-invoer verplicht (bestelling)

AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR

INVOICE_DAYS_OLD, wordt de uitzondering en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer de factuurdatum in de toekomst is. Deze uitzondering controleert op het dienstinvoervel in het SAP S/4HANA-systeem bij de op diensten gebaseerde facturen. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de service invoer sheet bestaat. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

166

Service-invoer verplicht uitgebreide controle (bestelling)

AP_PROCESSOR

113

Handmatige controle vereist/ontbrekende gegevens valideren

AP_PROCESSOR

Scenario 2: de service invoer sheet bestaat niet. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering controleert het bedrag op diensten gebaseerde facturen. De uitzondering wordt geactiveerd als het bedrag van het regelitem hoger is dan het openstaande bedrag dat gefactureerd moet worden. Wanneer deze uitzondering wordt toegepast, wordt de IO-factuur gecontroleerd of alle gegevens koptekst en regelitems - volledig zijn verstrekt. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: als de gegevens van het regelitem volledig zijn, wat betekent dat alle verplichte velden volledig zijn ingevuld, wordt de bedrijfsregel voltooid zonder enige uitzondering en gaat het document door naar de volgende logische stap.

160

Creditnota met bestelling verwerken (bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: een regel wordt als onvolledig beschouwd als een of meer verplichte velden niet volledig zijn ingevuld. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Als deze uitzondering geactiveerd is voor het gegeven Documenttype, wordt de IO-factuur gecontroleerd of het een creditnota is of niet. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: als de factuur geen creditnota is, wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

908

Factuur met BTW verlegd

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: als de factuur een creditnota is, wordt de uitzondering gemaakt en wordt de factuur automatisch gerouteerd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering controleert de BTW-codes gebruikt op facturen.

Pag. 46

126

Ongeldige belastinginformatie (bestelling)

AP_PROCESSOR

De uitzondering wordt geactiveerd als er een andere BTW-code geselecteerd moet worden (voor buitenlandse facturen) en de factuur wordt automatisch gerouteerd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Wanneer deze zakelijke regel wordt geactiveerd, wordt de belastinginformatie op de leveranciersfactuur geanalyseerd en gekoppeld aan standaard SAP-belastingwaarden (belastingcodes) en doorgegeven aan het VIM-document. Afhankelijk van de VIM-specifieke belastingconfiguratieinstellingen (met automatische belastingberekening of zonder automatische belastingberekening), wordt de belastinginformatie gevalideerd en, in geval van afwijkingen, wordt de uitzondering "Ongeldige Belastinginformatie (bestelling)" geactiveerd en wordt de factuur doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Er zijn veel scenario's die kunnen ontstaan afhankelijk van de configuratie. Hieronder worden enkele mogelijke scenario's beschreven: Scenario 1: de belastinginformatie die op het VIMdocument is ingevoerd, heeft een overeenkomstige geldige SAP-belastinginformatie. Het document gaat door naar de volgende logische stap.

Voorbeeld: Het op de factuur vermelde BTWpercentage heeft een overeenkomstige BTWbelastingcode Scenario 2: de belastinginformatie die op het VIMdocument is ingevoerd, heeft geen overeenkomstige geldige SAP-belastinginformatie. De uitzondering wordt geactiveerd en het document wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. . Voorbeeld: Het op de factuur vermelde BTWpercentage heeft geen overeenkomstige BTWbelastingcode in SAP S/4HANA.

Scenario 3: de belastinginformatie is niet aanwezig op de factuur. De uitzondering wordt geactiveerd en het document wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

920

Ongeldig BTWnummer leverancier

AP_PROCESSOR

Voorbeeld: Het te betalen BTW-percentage of het BTW-bedrag is niet aanwezig op de leveranciersfactuur. Wanneer deze uitzondering wordt geactiveerd, moet het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, overeenkomen met BTWnummer can de levernacier dat is vastgelegd in de leveranciersstamgegevens in SAP S/4HANA. De volgende scenario's zijn mogelijk: Scenario 1: het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, komt overeen met het BTW-nummer dat in de stamgegevens is vastgelegd.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 47

In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document verder naar de volgende logische stap.

905

IBAN-nummer is niet gevuld

AP_PROCESSOR

170

Bankgegevens valideren (bestelling)

AP_PROCESSOR

153

Leverancier komt niet overeen (bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2- het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, komt niet overeen met het BTW-nummer dat in de stamgegevens in SAP is vastgelegd. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Wanneer er op de factuur geen IBAN-nummer staat vermeld van de leverancier, dan wordt deze uitzondering getriggerd (behalve bij facturen via het Ariba IDOC kanaal omdat hier nooit een IBAN nummer op staat). Standaard VIM zou in deze situatie automatisch het IBAN-nummer overnemen van de geselecteerde leverancier. Aangezien de gemeente Amsterdam dit niet gewenst vond, is deze uitzondering geconfigureerd. Deze bestaat naast de standaard uitzondering 170 bankgegevens valideren indien het IBAN-nummer op de factuur niet overeenkomt met het IBAN-nummer van de leverancier dat in het SAP S/4HANA-systeem staat. Als ongeldige bankgegevens worden ontvangen, wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Het leveranciersnummer van de factuur moet overeenkomen met het leveranciersnummer van de inkooporder in het SAP S/4HANA-systeem.

Er kunnen twee scenario's zijn zoals hieronder beschreven: Scenario 1: het opgegeven leveranciersnummer komt overeen met het leveranciersnummer van de inkooporder in SAP S/4HANA. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

155

Valuta komt niet overeen (bestelling)

AP_EXPERT

Scenario 2- niet overeenkomend Het opgegeven leveranciersnummer komt niet overeen met het leveranciersnummer van de inkooporder in SAP S/4HANA. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer de valuta op de factuur niet overeenkomt met de valuta van de inkooporder. Er kunnen twee scenario's zijn zoals hieronder beschreven: Scenario 1: de opgegeven valuta op de factuur van de leverancier komt overeen met de valuta van de inkooporder in SAP S/4HANA. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap. Scenario 2: de opgegeven valuta op de factuur van de leverancier komt niet overeen met de valuta van de inkooporder in SAP S/4HANA.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 48

900

Leverancier met Grekening: check handmatig

AP_PROCESSOR

901

Leverancier met Incasso (I): check handmatig

AP_PROCESSOR

154

Service-invoer verplicht (bestelling)

AP_PROCESSOR

De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering zorgt ervoor dat bij G-rekening facturen altijd een handmatige controle nodig is. Dit komt omdat het bedrag soms niet duidelijk op de factuur staat en de leverancier met percentages werkt. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering zorgt ervoor dat bij incassofacturen altijd een handmatige controle nodig is. Het bepalen van incassofacturen wordt gedaan op basis van stamgegevens. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Wanneer deze uitzondering wordt geactiveerd, wordt de op diensten gebaseerde factuur die door de ontvanger is ontvangen, gecontroleerd op het dienstinvoervel in SAP. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de service entry sheet bestaat. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

203

425

Kan uitzonderingen hoeveelheid/prijs niet control ..

AP_PROCESSOR

204

418

Hoeveelheid/prijs komen niet overeen (bestelling)

AP_PROCESSOR

205

417

Bevestiging hoeveelheid/prijs vereist (bestelling)

REQUISITIONER_A

206

418

Hoeveelheid/prijs komen niet overeen (bestelling)

AP_PROCESSOR

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Scenario 2: de service entry sheet bestaat niet. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt gebruikt voor de VIM Bevestiging prijs/hoeveelheid Fiori-app. De uitzondering wordt geactiveerd als de boekingssimulatie om een of andere reden niet kan worden uitgevoerd (ontbrekende gegevens, vergrendelingen op de IO, enzovoort). Eens geactiveerd, wordt het werkitem doorgestuurd naar de AP-processor rol. De verantwoordelijke agent kan de gegevens verifiëren, de gegevensvalidatie verwerken en de zakelijke regels laten toepassen om een nieuwe poging tot het uitvoeren van de simulatie mogelijk te maken. Deze uitzondering wordt gebruikt voor de VIM Bevestiging prijs/hoeveelheid Fiori-app. Hij wordt geactiveerd als potentiële betalingsblokkeringen worden gedetecteerd of als de factuur een bevestiging vereist (niet GO/FO), maar het Fiori-app proces niet automatisch mag starten. Hij wordt ook geactiveerd na het voltooien van de Fiori-app stap om de AP-processor rol de informatie die vanuit de Fiori-app is doorgegeven te laten verifiëren en te beslissen over de volgende stappen. Deze uitzondering wordt gebruikt voor de VIM Bevestiging prijs/hoeveelheid Fiori-app. Het is de daadwerkelijke Fiori-app stap.

Aanvragers zouden goedkeuring moeten geven via de app in deze stap. Deze uitzondering wordt gebruikt voor de VIM Bevestiging prijs/hoeveelheid Fiori-app.

Pag. 49

250

996

Controleer prijs limiet order

AP_PROCESSOR

300

151

Leverancieraudit verplicht (bestelling)

AP_PROCESSOR

Hij wordt geactiveerd als potentiële betalingsblokkeringen worden gedetecteerd of als de factuur een bevestiging vereist (niet GO/FO), maar het Fiori-app proces niet automatisch mag starten. Hij wordt ook geactiveerd na het voltooien van de Fiori-app stap om de AP-processor rol de informatie die vanuit de Fiori-app is doorgegeven te laten verifiëren en te beslissen over de volgende stappen. Deze nieuwe uitzondering controleert de prijs van de limiet order en wordt geactiveerd wanner er facturen zijn die het beschikbare inkooporder bedrag overschrijden. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Relevante leveranciers kunnen in de configuratie worden gemarkeerd als audit vereist, zodat de facturen die van deze leveranciers worden ontvangen, kunnen worden doorgestuurd naar de auditagent voor verdere verwerking. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de leverancier is niet onderworpen aan een audit. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap. Scenario 2: de leverancier is onderworpen aan een audit. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

400

150

Goedkeuring verplicht (bestelling)

AP_PROCESSOR

450

999

Factuur met bestelling verwerken met Grekening

AP_PROCESSOR

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Deze uitzondering wordt op dit moment niet echt gebruikt. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer een van de IO-nummers, die in de factuurkop of in de regelitems zijn opgegeven, wordt onderhouden in de tabel van goedkeuringsvereiste inkooporders (tabel /OPT/VIM_BL_POAP). In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de goedkeurder in een goedkeuringsworkflow. Deze uitzondering wordt gebruikt bij G-rekening facturen waarbij het bedrag handmatig gesplitst moet worden (miro boeken). In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

Pag. 50

Bijlage 2: zakelijke regels voor directe facturen Step ID

Proces ID

Zakelijke Regel

Initiële Rol

Uitleg en bevinding

435

Bestellingsgegevens bestaan (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

201

Ongeldige leverancier (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

Deze uitzondering controleert of er IO-gegevens aanwezig zijn in het directe factuur-proces om de gebruiker een hint te geven voor een eventuele wijziging van het documenttype. De leverancier die op de factuur wordt vermeld, moet beschikbaar zijn in het SAP S/4HANAsysteem. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de leverancier bestaat in SAP. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

202

Ongeldige valuta (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: de leverancier bestaat niet in SAP. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De valuta die op de factuur wordt vermeld, moet beschikbaar zijn in SAP. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de valuta op de factuur bestaat in SAP. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

233

Factuurreferentie leverancier ontbreekt (z. best.)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: de valuta op de factuur bestaat niet in SAP. De wordt geactiveerd en het werkitem wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De leveranciersfactuur moet het factuurnummer vermelden op de factuur. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: het factuurnummer op de leveranciersfactuur is aanwezig. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap. Scenario 2: het factuurnummer op de leveranciersfactuur is niet aanwezig. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 51

238

Ontbrekende verplichte informatie (zonder bestell ...

AP_PROCESSOR

Geselecteerde velden op het VIM-document kunnen als verplicht worden ingesteld als onderdeel van de configuratie. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer er geen waarde wordt opgegeven in het verplichte veld. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: er is een waarde ingevoerd in het verplichte veld. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

920

Ongeldig BTW-nummer leverancier

AP_PROCESSOR

Scenario 2: er is geen waarde ingevoerd in het verplicht veld. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Wanneer deze uitzondering wordt geactiveerd, moet het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, overeenkomen met BTW-nummer can de levernacier dat is vastgelegd in de leveranciersstamgegevens in SAP. Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, komt overeen met het BTW-nummer dat in de leveranciersstamgegevens is vastgelegd. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document verder naar de volgende logische stap.

903

Verkeerd kanaal gebruikt gemarkeerde efacturatie

AP_PROCESSOR

918

Ongeldige tenaamstelling

AP_PROCESSOR

902

KVK nummer is leeg of komt niet overeen

AP_PROCESSOR

906

A'dam ref (WBS Element/Kostenplaats) ontbreekt

AP_PROCESSOR

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Scenario 2: het BTW-nummer van de leverancier dat op de factuur wordt vermeld, komt niet overeen met het BTW-nummer dat in de leveranciersstamgegevens in SAP is vastgelegd. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt rood wanneer in de stamgegevens van een leverancier staat dat deze leverancier e-facturatie moet gebruiken, maar toch een PDF stuurt. In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De uitzondering wordt gebruikt bij de controle van de naam van de leverancier die op de factuur staat. Indien deze niet overeenkomt met de naam die in SAP staat, wordt de uitzondering geactiveerd en factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt gebruikt bij controle van het aanwezige KVK-nummer op de factuur. Indien deze niet overeenkomt met het KVK-nummer die in SAP staat, wordt de uitzondering geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/17075712/1