Bijlage 2 Health-check vendor invoice management.pdf
Tekst van het document
Health-check Vendor Invoice Management Deloitte Consultative Services B.V. Mei 2025
Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 4 1.
2.
3.
4.
5.
Inleiding........................................................................................................................................... 7 1.1.
Aanleiding onderzoek ............................................................................................................. 7
1.2.
Vendor Invoice Management .................................................................................................. 8
1.3.
Doel onderzoek ....................................................................................................................... 8
1.4.
Aanpak en onderzoeksverantwoording .................................................................................. 9
1.5.
Leeswijzer ................................................................................................................................ 9
Systeemovergang en ingebruikname ........................................................................................... 12 2.1.
Testen .................................................................................................................................... 12
2.2
Cut-over plan......................................................................................................................... 13
2.3
Data migratie ......................................................................................................................... 14
2.4
Eindgebruikers....................................................................................................................... 15
2.5
Probleem- en incidentbeheer ............................................................................................... 16
Ontvangst en herkenning van facturen ........................................................................................ 18 3.1
Ontvangst en herkenning van facturen ................................................................................. 18
3.2
Conclusie en aanbevelingen.................................................................................................. 19
Inkooporder facturen .................................................................................................................... 23 4.1
Inkooporder facturen ............................................................................................................ 23
4.2
Zakelijke regels inkooporder facturen ................................................................................... 24
4.3
Prijs en hoeveelheidsverschillen ........................................................................................... 26
4.4
Rollen .................................................................................................................................... 28
4.5
Conclusie en aanbevelingen.................................................................................................. 28
Directe facturen ............................................................................................................................ 32 5.1
Directe facturen .................................................................................................................... 32
5.2
Zakelijke regels directe facturen ........................................................................................... 32
5.3
Directe factuur – goedkeuring .............................................................................................. 33
5.4
Conclusie en aanbevelingen.................................................................................................. 34
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 1
6.
Rapportages .................................................................................................................................. 36 6.1
Inleiding rapportages ............................................................................................................ 36
6.2
Rapportage m.b.t. het automatiseringspercentage .............................................................. 36
6.3
Rapportage m.b.t. aantal benodigde handelingen per factuur ............................................ 37
6.4
Rapportage m.b.t. statusoverzicht van facturen ................................................................... 38
6.5
Rapportage m.b.t. VIM proces typen .................................................................................... 39
6.6
Rapportage m.b.t. factuurveroudering ................................................................................. 40
6.7
Rapportage m.b.t. factuurgoedkeuring ................................................................................. 41
6.8
Rapportage m.b.t. productiviteit .......................................................................................... 42
Bijlage 1: zakelijke regels voor inkooporder facturen ........................................................................... 44 Bijlage 2: zakelijke regels voor directe facturen .................................................................................... 51 Bijlage 3: totaaloverzicht van alle aanbevelingen ................................................................................. 56
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 2
Samenvatting
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 3
Samenvatting De directie Financiën en Inkoop van de gemeente Amsterdam streeft ernaar om de gemeentelijke organisatie, evenals de Amsterdamse burgers en bedrijven, een uitstekende en toekomstbestendige financiële dienstverlening te bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie, met geïntegreerde financiële en inkoopprocessen, vormt hiervoor de basis. AFIS is gebaseerd op een moderne oplossing van SAP S/4HANA, waarbij facturen worden verwerkt via de Vendor Invoice Management (VIM) module. VIM is ontworpen om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren en automatiseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van financiële transacties verbeteren. Recentelijk ondervindt de gemeente aanzienlijke uitdagingen binnen het factuurverwerkingsproces. De implementatie van het Amsterdam Financieel en Inkoop Systeem (AFIS) heeft geleid tot problemen, resulterend in een oplopende betalingsachterstand van een groot aantal facturen. In dit kader heeft de gemeente Amsterdam Deloitte gevraagd om onderzoek uit te voeren gericht op verbetering en toekomstgerichte optimalisatie van het factuurverwerkingsproces binnen AFIS en de VIM-module.
Voordat we de belangrijkste conclusies en aanbevelingen over de VIM-inrichting delen, is het belangrijk te vermelden dat veel issues die bij de livegang zijn gesignaleerd, normaal gesproken tijdens de testfase naar voren komen en vóór de livegang worden opgelost. Hoewel we het volledige testproces niet hebben onderzocht, willen we enkele opvallende punten uit de testaanpak benoemen: • Een significante factor die mogelijk heeft bijgedragen aan deze discrepantie is het gebrek aan testen met een grote hoeveelheid productiedata van bijvoorbeeld een volledige week of een maand. Dit kan ertoe leiden dat bepaalde scenario's, die in de realiteit voorkomen, niet adequaat tijdens het testen naar voren zijn gekomen. • Tijdens het doorlopen van de diverse teststadia waren onderdelen van de applicatie nog niet gereed (bijvoorbeeld het e-facturatie portaal), waardoor onderdelen van de applicatie zonder testen in productie zijn gekomen. • De scope van de testscripts lijkt op onderdelen beperkt, gezien de reikwijdte van de complete functionaliteit. Daarnaast is het functioneel beheer van het AFIS-systeem bij de gemeente Amsterdam bij de live-gang en momenteel nog niet voldoende op orde, wat leidt tot aanzienlijke druk op de implementatiepartner.
Hoewel de implementatiepartner een deel van het functioneel beheer op zich neemt, is het belangrijk dat de gemeente Amsterdam investeert in het optimaliseren van haar eigen functioneel beheer. Dit stelt de gemeente in staat om problemen tijdig en effectief op te lossen. Als we kijken naar de inrichting van de VIM-module, constateren wij dat de module op zichzelf als adequaat is te bestempelen en dat het systeem goed is geconfigureerd. Wel zijn er aandachtspunten die de effectiviteit van het factuurverwerkingsproces kunnen verbeteren. Deze aandachtspunten zijn ingedeeld in vier hoofdcategorieën: ontvangst en herkenning van facturen, inkooporder facturen, directe facturen en rapportages. Per categorie formuleren wij enkele aanbevelingen; de volledige lijst van aanbevelingen is te vinden in het desbetreffende hoofdstuk. Ontvangst en herkenning van facturen • Aanbevolen wordt om over te stappen naar een selectieve validatie bij de ontvangst en herkenning van facturen, waarbij alleen de meest kritieke of risicovolle facturen en gegevensvelden worden gecontroleerd. Momenteel worden alle facturen met bijbehorende velden gecontroleerd, wat leidt tot een tijdrovend proces met hogere werklast. Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 4
•
•
Een tweede aanbeveling is om aandacht te besteden aan de toewijzing van velden uit het XML-formaat van facturen van Tie-Kinetix naar de velden in VIM. Momenteel verloopt deze toewijzing, ook wel mapping genoemd, niet altijd correct. Deze inconsistente mapping kan leiden tot fouten bij de verwerking van facturen, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces in gevaar brengt. Bij het opvolgen van bovenstaande adviezen kan een op maat gemaakte rapportage via de tabel OTX/PF01_T_1EXT waardevolle inzichten bieden in de gegevens die door de OCR-engine zijn geëxtraheerd, evenals in de velden die zijn gevalideerd en aangepast. Het implementeren van deze rapportage stelt de crediteurenadministratie in staat om beter toezicht te houden op de informatie op de facturen en te identificeren bij welke leveranciers regelmatig aanpassingen nodig zijn.
Inkooporder facturen • Aanbevolen wordt om prioriteit te geven aan het openstaande ticket voor notificaties vanuit VIM. Dit is cruciaal voor de bedrijfsvoering, omdat het de manier is waarop verschillende rollen binnen VIM geïnformeerd worden wanneer zij actie moeten ondernemen. • Hoewel dit standaard niet mogelijk is, kan het worden overwogen om als maatwerkoptie commentaar toe te voegen in VIM Analytics, met als doel de communicatie en doorstroom van facturen te verbeteren. • Het is raadzaam om de toleranties die worden gebruikt voor het definiëren van prijs- en hoeveelheidsverschillen te herzien. Dit betreft intern beleid en is belangrijk om te bespreken en te verbeteren. Hoewel er momenteel geen standaardregel voorhanden is, kan het herzien van deze toleranties bijdragen aan een snellere afhandeling van facturen die slechts minimale afwijkingen vertonen ten opzichte van de inkooporder. • Daarnaast wordt geadviseerd om een alternatieve benadering te hanteren voor specifieke factuurstromen, zoals die van energie en zakelijke lasten. Ongeveer 13,5% van de facturen in het eerste kwartaal (ca. 14.000 facturen), was afkomstig van drie leveranciers op het gebied van energie en netbeheer, waarvan bijna 45% kleiner is dan 100 euro.
Een herziening van het proces voor deze facturen, bijvoorbeeld door de goedkeuringsworkflow over te slaan of te gaan werken met verzamelfacturen, kan leiden tot een efficiëntere en snellere afhandeling. Directe facturen Voor het factuurverwerkingsproces van directe facturen adviseren wij de gemeente Amsterdam om binnen VIM twee technieken toe te passen die kunnen bijdragen aan automatisering en optimalisatie: • Autocoding waarbij (deel)coderingen aan facturen op basis van vooraf gedefinieerde regels automatisch wordt toegepast, wat de handmatige invoer aanzienlijk vermindert. • Smart coding waarbij machine learning en kunstmatige intelligentie gebruikt worden om historische factuurgegevens te analyseren en patronen te leren om (deel)coderingen voor te stellen, wat kan leiden tot een nauwkeuriger en efficiënter coderingsproces voor toekomstige facturen. Rapportages SAP S/4HANA biedt de mogelijkheid om gerichte rapportages te ontwikkelen die de monitoring van uw factuurprocessen ondersteunen. Bij de livegang van AFIS waren er echter nauwelijks rapportages beschikbaar voor de gebruikers. Momenteel worden veel rapportages handmatig samengesteld en geëxporteerd uit VIM Analytics, wat een tijdrovend proces is dat de kans op fouten vergroot en de operationele efficiëntie onder druk zet. Dit rapport toont een aantal voorbeelden van hoe deze rapportages eruit kunnen zien.
In samenwerking met u hebben wij enkele belangrijke rapportages opgesteld en hiervoor een change request ingediend bij de implementatiepartner om deze rapportages te realiseren.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 5
Inleiding
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 6
1. Inleiding 1.1.
Aanleiding onderzoek
Elke dag worden in Amsterdam een grote hoeveelheid facturen verwerkt die betrekking hebben op de diverse diensten en producten geleverd aan de gemeente. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om deze facturen tijdig te betalen, wat van cruciaal belang is voor het onderhouden van goede relaties met leveranciers en het waarborgen van een efficiënte werking binnen de financiële administratie. Sinds kort kampt de gemeente echter met aanzienlijke uitdagingen binnen het factuurverwerkingsproces. De implementatie van het Amsterdam Financieel en Inkoop Systeem (AFIS) heeft geleid tot problemen die resulteren in een oplopende betalingsachterstand van ongeveer 27.000 facturen (vergadering rekenkamercommissie van 3 februari). Deze situatie wordt verergerd door een de instroom van facturen, waardoor de capaciteit van de financiële administratie onder druk staat. De gemeente erkent de urgentie om deze achterstanden aan te pakken, aangezien het niet tijdig betalen van facturen niet alleen schadelijk kan zijn voor de relaties met leveranciers, maar ook de algehele dienstverlening aan de Amsterdamse burgers in gevaar kan brengen. In reactie op deze situatie heeft de gemeente verschillende maatregelen aangekondigd, waaronder de inzet van extra personeel en het uitvoeren van een grondige analyse van de factuurverwerkingsmodule (ook wel bekend als de health check).
Dit is bedoeld om de efficiëntie te verbeteren en eventuele knelpunten op te lossen. Het voorliggende onderzoek is van belang voor de toekomst van de gemeentelijke financiële administratie. Het richt zich op het formuleren van verbeteringen binnen de factuurverwerkingsmodule, met als focus het optimaliseren van het factuurverwerkingsproces. Een goed functionerend factuurverwerkingsproces is essentieel voor het effectief beheer van de gemeentelijke financiën en heeft directe invloed op de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners van Amsterdam. Niet tijdig betalen van facturen leidt niet alleen tot wrijving met leveranciers, maar kan ook negatieve gevolgen hebben voor de betrouwbaarheid en reputatie van de gemeente. Bovendien heeft de gemeenteraad de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de financiële gezondheid van de gemeente en ervoor te zorgen dat publieke middelen op een verantwoorde manier worden besteed. Dit onderzoek biedt de gelegenheid om inzicht te krijgen in de huidige knelpunten en om aanbevelingen te doen die de financiële processen kunnen verbeteren. Het is daarnaast ook van vitaal belang voor de gemeenteraad om te begrijpen hoe de betalingsachterstanden zijn ontstaan, zodat zij beter in staat is om de uitvoering van het beleid te waarborgen en toekomstige financiële stabiliteit te garanderen.
Het succes van deze maatregelen zal niet alleen de efficiëntie van de financiële administratie verbeteren, maar ook de algehele dienstverlening aan de Amsterdammers versterken en bijdragen aan een positieve reputatie van de gemeente.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 7
1.2.
Vendor Invoice Management
De gemeente Amsterdam heeft de afgelopen jaren een nieuw financieel systeem geïmplementeerd, het Amsterdam Financieel en Inkoop Systeem (AFIS). AFIS is gebaseerd op een moderne oplossing van SAP S/4HANA, die wereldwijd wordt toegepast. Binnen dit systeem worden facturen verwerkt via de Vendor Invoice Management (VIM) module. VIM is ontworpen om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren en te automatiseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van financiële transacties worden verbeterd. Oorspronkelijk is Vendor Invoice Management ontwikkeld door OpenText, een toonaangevende leverancier van enterprise information management oplossingen. OpenText heeft zich gericht op documentbeheer en het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, wat essentieel is voor het effectief beheren van facturen. In de loop der jaren heeft SAP het Vendor Invoice Management van OpenText overgenomen, waardoor VIM een add-on oplossing voor SAP S/4HANA is geworden. VIM richt zich op documentgerichte bedrijfsprocessen, zoals de verwerking van inkomende facturen van leveranciers. Nadat inkomende facturen zijn vastgelegd, worden de gegevens verrijkt en gevalideerd aan de hand van vooraf gedefinieerde bedrijfsregels. Wanneer deze regels worden doorstaan, wordt het document automatisch in SAP geboekt zonder menselijke tussenkomst.
Hoewel een volledig geautomatiseerd proces zonder menselijke interactie mogelijk is, ondersteunt VIM ook de snelle en efficiënte afhandeling en oplossing van uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden via een workflow doorgegeven aan de relevante gebruiker of gebruikersgroep, op basis van de rol die aan de uitzondering is toegewezen. De VIM-module biedt diverse functionaliteiten, waaronder de mogelijkheid om inkomende facturen automatisch te scannen en te herkennen, wat de noodzaak voor handmatige invoer vermindert en de kans op fouten verkleint. Daarnaast stelt VIM gebruikers in staat om facturen eenvoudig te categoriseren, goedkeuringsprocessen te automatiseren en rapportages te genereren. Deze functionaliteiten dragen bij aan een transparantere en efficiëntere financiële administratie, wat van groot belang is voor de gemeente Amsterdam in haar streven naar een optimale verwerking van facturen en een verbeterde dienstverlening aan haar burgers.
1.3.
Doel onderzoek
Het doel van dit onderzoek is primair gericht op verbetering en toekomstgerichte optimalisatie van het factuurverwerkingsproces binnen AFIS en de VIM-module. In plaats van terug te kijken op de implementatie en te evalueren wat er fout is gegaan, richt dit onderzoek zich op het identificeren van kansen voor verbetering en het ontwikkelen van duurzame oplossingen voor de huidige knelpunten. Dit onderzoek richt zich specifiek op het analyseren van de VIM-module en het identificeren van mogelijke verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden om de prestaties te optimaliseren. Daarnaast is het onderzoek gericht op het formuleren van aanbevelingen die de gemeente kunnen helpen om toekomstige problemen te voorkomen. Dit kan onder meer inhouden dat er nieuwe processen worden geïmplementeerd, de bestaande inrichting wordt geoptimaliseerd of dat er trainingen voor het personeel worden georganiseerd om de vaardigheden en kennis met betrekking tot het gebruik van de VIM-module te verbeteren. Door een toekomstgerichte benadering te hanteren, wil dit onderzoek bijdragen aan een robuuste en transparante financiële administratie die niet alleen voldoet aan de huidige verplichtingen, maar ook de gemeente in staat stelt om haar ambities voor de toekomst waar te maken.
Het uiteindelijke doel is om een systeem te creëren dat effectief en efficiënt is, en tevens flexibel genoeg om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en nieuwe uitdagingen. Dit zal de gemeente helpen bij het versterken van de relaties met leveranciers en het verbeteren van de dienstverlening aan de inwoners van Amsterdam. Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 8
1.4.
Aanpak en onderzoeksverantwoording
Dit onderzoek richt zich op het verbeteren van het factuurverwerkingsproces binnen AFIS en de VIMmodule. De huidige werking van VIM wordt geanalyseerd om mogelijke verbeteringen te identificeren die de efficiëntie en effectiviteit van de factuurverwerking kunnen verhogen. In de afgelopen weken is actief bijgedragen aan het onderzoeken van de problematiek rondom de factuurverwerking. Wekelijks zijn prioriteiten aangegeven en is advies verstrekt aan de betrokken afdelingen en implementatiepartner om knelpunten te signaleren en op te lossen. Daarnaast is er een volledige workshop dag georganiseerd, waarin samen met medewerkers van de gemeente is gekeken naar de specifieke uitdagingen die zich voordoen in het gebruik van de VIM-module, en zijn best practices en mogelijke oplossingen besproken. De analyses in deze rapportage zijn gebaseerd op een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve onderzoeksmethoden. Relevante documentatie, zoals procesbeschrijvingen en gebruikerservaringen, is bestudeerd en geanalyseerd om een gedegen inzicht te krijgen in de huidige situatie. Tevens zijn gegevens over factuurverwerking verzameld om patronen en eventuele systematische problemen te identificeren.
Door deze aanpak wordt gestreefd naar het creëren van een robuuste en onderbouwde basis voor de aanbevelingen, met als doel de gemeente Amsterdam te ondersteunen bij het optimaliseren van haar factuurverwerkingsprocessen. Dit zal niet alleen bijdragen aan een efficiëntere factuurverwerking, maar ook aan het waarborgen van betrouwbare en transparante financiële administratie die voldoet aan de behoeften van de gemeente en haar leveranciers.
1.5.
Leeswijzer
VIM is ontworpen om de verwerking van facturen te stroomlijnen en te automatiseren. De stappen binnen het VIM-proces worden in onderstaande afbeelding in chronologische volgorde weergegeven.
Afbeelding 1: een schematische weergave van de processen in VIM
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 9
Dit onderzoeksrapport doorloopt dezelfde stappen uit het VIM factuurverwerkingsproces. In het volgende hoofdstuk wordt er eerst stilgestaan bij de systeemovergang en ingebruikname. Het proces begint vervolgens met de ontvangst en herkenning van de factuur (hoofdstuk 3). Afhankelijk van de type factuur (een inkooporder factuur of directe factuur), wordt de factuur gecontroleerd, afgehandeld en goedgekeurd. Dit wordt beschreven in hoofdstuk 4 voor inkooporder facturen en in hoofdstuk 5 voor rechtstreekse facturen. Het betalen van een factuur gebeurt niet in VIM en valt buiten de scope van dit onderzoek. Wel besteden wij in hoofdstuk 6 aandacht aan de noodzakelijke rapportages die u in staat zullen stellen om inzicht te krijgen in het factuurverwerkingsproces. Deze rapportages bieden waardevolle dataanalysemogelijkheden en helpen bij het monitoren van de efficiëntie van het proces, waardoor toekomstige optimalisaties kunnen worden geïdentificeerd en geïmplementeerd.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 10
Systeemovergang en ingebruikname
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 11
2. Systeemovergang en ingebruikname 2.1.
Testen
In dit rapport zal niet uitgebreid worden ingegaan op het testen van de VIM-module. Het primaire doel van dit onderzoek is gericht op de verbetering en toekomstgerichte optimalisatie van het factuurverwerkingsproces binnen de VIM-module. Desondanks is het van essentieel belang te erkennen dat veel van de problemen die de gemeente Amsterdam momenteel ondervindt bij de verwerking van facturen, normaal gesproken tijdens een uitvoerig testproces aan het licht zouden moeten komen. Dit testproces is cruciaal voordat een nieuw systeem in gebruik wordt genomen en omvat verschillende stadia, waaronder functionele testen, ketentesten en gebruikersacceptatietesten (GAT). Het zorgvuldig doorlopen van deze stappen is noodzakelijk, aangezien veel van de huidige problemen van de gemeente Amsterdam normaal gesproken tijdens deze tests geïdentificeerd zouden moeten worden. Er is echter een duidelijke discrepantie tussen de verwachte resultaten op basis van deze tests en de werkelijke uitkomsten in de praktijk. Een significante factor die mogelijk heeft bijgedragen aan deze discrepantie is het gebrek aan testen met een grote hoeveelheid productiedata van bijvoorbeeld een volledige week of een maand. Dit kan ertoe leiden dat bepaalde scenario's, die in de realiteit voorkomen, niet adequaat tijdens het testen naar voren zijn gekomen.
Het gebruik van representatieve data is essentieel om een realistisch beeld te krijgen van de prestaties van het systeem en om te waarborgen dat alle functionaliteiten onder verschillende omstandigheden worden getest. Daarnaast waren niet alle systeemfunctionaliteiten beschikbaar tijdens de testfases, hetgeen de evaluatie van het systeem verder bemoeilijkte. Zo werd bijvoorbeeld de e-facturatiekoppeling later opgeleverd, waardoor deze pas op een later moment kon worden getest. Hoewel de koppeling beschikbaar was, ontbrak de toewijzing van de factuurvelden, wat resulteerde in het feit dat een volledige test niet mogelijk was. Bovendien waren de workflows voor factuurgoedkeuring nog niet ingericht. Het uitvoeren van de verschillende testen op een niet volledig operationeel systeem kan resulteren in een incompleet inzicht in de gebruiksvriendelijkheid en effectiviteit van het systeem in de praktijk, waardoor het risico op onvoorziene problemen na de implementatie toeneemt. Bovenstaande voorbeelden zijn slechts enkele illustraties van de uitdagingen die zich tijdens het testproces hebben voorgedaan. Zoals eerder vermeld, zullen wij niet verder ingaan op het testen in dit rapport, aangezien ons primaire doel gericht is op de verbetering en toekomstgerichte optimalisatie van het factuurverwerkingsproces binnen de VIM-module.
Voor een grondige evaluatie van het AFISprogramma adviseren wij dan ook om het testen van de VIM-module nader te onderzoeken. Een gedetailleerde analyse van het testproces, de bijbehorende resultaten en de feedback van de betrokkenen is cruciaal om te begrijpen waarom de huidige problemen niet in de verschillende teststadia aan het licht zijn gekomen. Dit inzicht kan ons helpen om toekomstige implementaties te verbeteren en ervoor te zorgen dat de processen beter aansluiten bij de behoeften van de gebruikers.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 12
2.2
Cut-over plan
In het kader van systeemimplementaties en -transities verwijst de cut-over strategie naar het proces van overstappen van een oud systeem naar een nieuw systeem. Dit is een cruciale fase in elke implementatie, waarbij de werking van het nieuwe systeem daadwerkelijk van start gaat en het oude systeem wordt uit gefaseerd. Het cut-over plan omvat een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat deze overgang soepel en zonder onderbrekingen van de bedrijfsvoering verloopt. Een goed doordacht cut-over plan is essentieel om de risico's te minimaliseren die gepaard gaan met de overgang, zoals dataverlies, systeemstoringen of verstoringen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het biedt een gedetailleerd overzicht van de stappen die moeten worden genomen, inclusief de timing, verantwoordelijkheden en benodigde middelen, om een succesvolle overgang te waarborgen. In onderstaande tabel staan de belangrijkste componenten van het cut-over plan m.b.t. het factuurverwerkingsproces beschreven. Omschrijving
Geplande datum
Gerealiseerde datum
Communicatie versturen naar de teamleiders van de administratie dat vanaf 16 december 2025 geen nieuwe facturen meer verwerkt worden in AFS. Facturen worden bewaard tot live-gang van AFIS.
01-11-2024
01-11-2024
Uitzetten e-facturatie portaal van Tie-Kinetix naar AFS
16-12-2024
11-12-2024
Uitzetten factuur scanstraat
16-12-2024
16-12-2024
Niet volledig goedgekeurde facturen blokkeren, terugzetten en downloaden t.b.v. datamigratie naar AFIS
20-12-2024
20-12-2024
Bewaarde en niet volledig goedgekeurde facturen laden in VIM
05-01-2025
20-01-2025
Live-gang AFIS
06-01-2025
06-01-2025
Aanzetten e-facturatie portaal van Tie-Kinetix naar AFIS
07-01-2025
20-01-2025
Tabel 1: componenten cut-over plan m.b.t. factuurverwerking
In het kader van het cut-over plan en de datamigratie zijn er enkele belangrijke aandachtspunten naar voren gekomen die de factuurverwerking hebben beïnvloed. Het e-facturatieportaal van Tie-Kinetix werd op basis van een afweging een week eerder uitgeschakeld dan gepland, onder de beslissing van het Management Team Financiën & Inkoop. Deze beslissing was bedoeld om het aantal facturen dat van het oude systeem (AFS) naar het nieuwe systeem (AFIS) moest worden overgezet, te verminderen. Hoewel het gebruikelijk is om in de maand december eerder te stoppen met de verwerking van facturen in verband met de jaarafsluiting, heeft deze vroegtijdige stopzetting geleid tot een aanzienlijke achterstand in de factuurverwerking bij de live-gang van het nieuwe systeem. Er was aanvankelijk rekening gehouden met de inzet van extra personeel als mitigerende maatregel, maar deze bleek onvoldoende effectief. Hierdoor is de impact van deze keuze uiteindelijk groter geworden dan vooraf ingeschat. Gezien de gemiddelde instroom van 7.000 facturen per week, waarvan ongeveer 70% via het e-facturatieportaal wordt verwerkt, is er bij de live-gang van AFIS een aanzienlijk risico genomen door het e-facturatieportaal eerder uit te schakelen.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 13
Vanaf 7 januari werd duidelijk dat de koppeling met Tie-Kinetix wel functioneerde, maar dat er problemen waren met de weergave van bijlagen, wat bulkimport bemoeilijkte. Twee belangrijke issues speelden hierbij een rol: ten eerste werden niet alle zakenpartners herkend, hetgeen leidde tot het handmatig aanmaken van nieuwe zakenpartners. Ten tweede waren er problemen met de weergave van bijlagen, wat enkele dagen analyse vergde. Nadat deze problemen opgelost waren, werd vanaf 13 januari gestart met het batchgewijs doorzetten van facturen. Echter, technische storingen in de server veroorzaakten verdere vertragingen in het proces waardoor uiteindelijk pas op 20 januari alle facturen zichtbaar waren in VIM. In de wethouder staf financiën van 20 januari is deze vertraging ook gemeld, waarbij is aangegeven dat van dat moment de behandeling van facturen weer mogelijk was. Op maandag 27 januari werd geconstateerd dat de server problemen waren opgelost maar er performance problemen waren. Hiervoor is een melding gemaakt bij de leverancier. Op 28 januari is een tijdelijke oplossing geïmplementeerd, namelijk het gebruik van een andere codeer tegel, om de lange wachttijd tussen schermen bij het coderen te beperken. Als gevolg van het cut-over plan, in combinatie met de technische problemen, bedroeg de totale instroom in januari 43.354 facturen.
Dit aantal omvat zowel de overgangsfacturen uit het AFS-systeem als de facturen die zijn verzonden via het e-facturatieportaal van Tie-Kinetix. Naar aanleiding van schriftelijke vragen die zijn gesteld in de gemeenteraad, zijn onderstaande cijfers vervolgens met de leden van de gemeenteraad gedeeld. Omschrijving
12-02
13-02
15-02
17-02
18-02
19-02
20-02
21-02
Werkvoorraad buiten betaaltermijn
30.782
27.969
28.519
28.299
27.719
26.075
25.419
24.972
Werkvoorraad binnen betaaltermijn
24.266
23.588
21.999
20.346
20.607
20.330
19.548
18.592
Totale werkvoorraad
55.048
51.557
50.518
48.645
48.326
46.405
44.967
43.564
Tabel 2: dagelijkse afhandeling facturen 12-02-2025 t/m 21-02-2025
2.3
Data migratie
Datamigratie is een cruciaal aspect van de systeemimplementatie, vooral in de overgang van het oude systeem (AFS) naar het nieuwe systeem (AFIS). Het proces van datamigratie omvat het overzetten van gegevens uit het oude systeem naar het nieuwe systeem, waarbij de integriteit en de nauwkeurigheid van de gegevens gewaarborgd moeten worden. Een goed uitgevoerde datamigratie is essentieel om ervoor te zorgen dat de nieuwe applicatie met volledige en correcte informatie kan functioneren. In het kader van de migratie van openstaande inkoopfacturen heeft de gemeente Amsterdam twee distinctieve categorieën vastgesteld: Categorie 1: reeds goedgekeurde facturen die nog openstaan in de crediteurenadministratie: • Facturen die niet gerelateerd zijn aan subsidies worden gemigreerd naar de crediteurenadministratie. • Facturen die wel gerelateerd zijn aan subsidies worden gemigreerd naar een tussenrekening. Categorie 2: nog niet goedgekeurde facturen die vanaf de start van het proces worden ingelezen: • Deze facturen worden gemigreerd naar AFIS, maar de bijbehorende documenten worden niet overgezet. • Facturen die in het goedkeuringsproces zijn gebracht maar nog niet volledig zijn goedgekeurd, worden aan AFIS (VIM) aangeboden als nieuwe facturen. Op deze manier worden ze opnieuw in het validatie- en goedkeuringsproces ingebracht.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 14
Een belangrijke stap in de datamigratie is het uitvoeren van tests om te bevestigen dat de overgebrachte gegevens correct zijn en goed functioneren binnen het nieuwe systeem. Dit omvat het vergelijken van gegevens in het oude en nieuwe systeem om eventuele discrepanties op te sporen. Het is essentieel om eventuele fouten vroegtijdig te identificeren en te corrigeren om een soepele overgang te waarborgen. Echter, verschillende problemen kwamen pas aan het licht na de datamigratie, bij de live-gang van AFIS, die de factuurafhandeling bemoeilijken. Ten eerste zijn inkooporders gemigreerd met een stuksprijs van 1 euro. Als voorbeeld: een inkooporder waarbij één stuk wordt besteld voor 250 euro, is gemigreerd als 250 stuks van 1 euro. Deze inconsistentie leidde tot verwarring bij de codering van facturen, wat niet voor iedereen duidelijk was. Hierdoor hebben veel facturen vertraging opgelopen. Inmiddels zijn deze inkooporders aangepast en gewijzigd om dit probleem te verhelpen. Daarnaast konden leveranciers in het oude systeem meerdere KVK-vestigingsnummers hebben, terwijl in het nieuwe systeem afzonderlijke leveranciers voor elk vestigingsnummer moeten worden aangemaakt. Dit kan problemen veroorzaken bij het koppelen van een factuur aan de juiste leverancier, omdat er soms per ongeluk voor dezelfde leverancier een ander adresnummer wordt gekozen.
2.4
Eindgebruikers
Bij de ingebruikname van een nieuw systeem is het volkomen logisch dat gebruikers tijdelijk minder productief zijn als gevolg van een periode van gewenning. Deze afname in productiviteit is een verwachte en natuurlijke reactie op de introductie van nieuwe werkprocessen en functionaliteiten. In de projectfase is er bewust ingezet op training en ondersteuning voor medewerkers om deze impact zoveel mogelijk te mitigeren. Een van de uitdagingen waarmee eindgebruikers bij de start zijn geconfronteerd en die momenteel nog steeds speelt, is dat veel facturen geen doorgang vinden, omdat voor elke factuur een service- of goederenontvangst geregistreerd moet worden. Dit proces verschilt aanzienlijk van het oude AFSsysteem, waar de prestatieverklaring anders was en gebruikers eenvoudig konden kiezen tussen akkoord of niet akkoord, met de mogelijkheid om een bewijs van levering toe te voegen. Deze verandering vereist een aanpassing in de werkwijze van de gebruikers, wat in sommige gevallen leidt tot vertragingen in de factuurverwerking. Daarnaast is het nu belangrijker dan ooit voor eindgebruikers om nauwkeuriger te zijn bij het aanmaken van inkooporders. Dit komt doordat AFIS nu controleert op hoeveelheden en stuksprijzen, iets wat in het vorige systeem niet het geval was.
Hierdoor kan een inkooporder factuur potentieel uitvallen als de ingevoerde gegevens niet correct zijn, wat verdere vertragingen in het factuurverwerkingsproces met zich meebrengt. Om de impact van deze overgang te verlichten, is het cruciaal dat er blijvende ondersteuning en training wordt geboden aan eindgebruikers. Door hen de juiste kennis en vaardigheden bij te brengen, kan de adoptie van het VIM-systeem verder worden versneld.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 15
2.5
Probleem- en incidentbeheer
Bij het oplossen van de geconstateerde technische bevindingen was het opvallend dat de gemeente Amsterdam een beperkte rol speelde in diagnose en oplossen van knelpunten. De gemeente Amsterdam leunt in de productiefase nog zwaar op de implementatiepartner. Dit leidt doorgaans tot langere oplostijden voor relatief eenvoudige knelpunten. Deze situatie draagt ook niet bij aan het opbouwen van kennis en ervaring naar de toekomst. Hoewel de implementatiepartner een deel van het functioneel beheer op zich neemt, is het belangrijk dat de gemeente Amsterdam investeert in het optimaliseren van haar eigen functioneel beheer. Dit stelt de gemeente in staat om problemen tijdig en effectief op te lossen. De beperkte rol van de gemeente Amsterdam in het functioneel beheer heeft geleid tot beperkte kennis en expertise, waardoor vragen van gebruikers vaak niet adequaat kunnen worden beantwoord en problemen niet tijdig worden opgelost. Het is essentieel dat de gemeente investeert in het optimaliseren van haar eigen functioneel beheer. Door de verantwoordelijkheid voor het oplossen van vragen en problemen niet alleen bij de implementatiepartner te leggen, maar ook intern op te pakken, kan de gemeente de doorlooptijden verkorten. Dit zal niet alleen de tevredenheid van de gebruikers verhogen, maar ook de algehele kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 16
Ontvangst en herkenning van facturen
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 17
3. Ontvangst en herkenning van facturen 3.1
Ontvangst en herkenning van facturen
VIM biedt een oplossing voor het automatisch vastleggen van facturen uit verschillende bronnen, zoals e-mail, fax en papieren facturen. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en zorgt ervoor dat facturen snel en nauwkeurig worden geregistreerd. Door gebruik te maken van Optical Character Recognition (OCR) technologie kan VIM relevante gegevens uit facturen halen, wat de automatische identificatie en extractie van belangrijke informatie, zoals factuurnummer, datum, bedrag en leveranciersgegevens, mogelijk maakt. De gemeente Amsterdam ontvangt facturen van leveranciers via drie verschillende kanalen. Momenteel komt ongeveer 70% van deze facturen binnen via het e-facturatieportaal van Tie-Kinetix, waarbij het gaat om gestructureerde documenten in XML-formaat. Daarnaast wordt ongeveer 30% van de facturen als PDF-bestanden via e-mail verstuurd. Een klein aantal facturen, ongeveer 100 per maand, wordt ontvangen via Ariba, het inkoopplatform van de gemeente dat wordt gebruikt voor het beheren van processen. Facturen die via Tie-Kinetix en Ariba worden ontvangen, zijn gestructureerde documenten en kunnen via mapping direct naar VIM worden gestuurd, zonder dat ze het OCR-proces doorlopen. Dit is positief, aangezien het percentage gestructureerde documenten dat wordt ingelezen momenteel 70% bedraagt, wat mogelijkheden biedt voor geautomatiseerde verwerking.
De facturen van Tie-Kinetix worden verder onderverdeeld in twee groepen: XML-facturen die door de leverancier worden gegenereerd en facturen afkomstig van web portaal formulieren, die manueel door de leverancier op het portaal van Tie-Kinetix worden ingevoerd. Voor de PDF-bestanden is het noodzakelijk dat de data wordt gecapteerd via OCR. Bij de gemeente Amsterdam zijn er vier verschillende OCR-profielen ontwikkeld, die elk zijn ontworpen om de specifieke kenmerken van verschillende soorten PDF-bestanden te verwerken. Deze profielen bevatten dezelfde velden, maar worden in verschillende situaties gebruikt, afhankelijk van het type factuur of de aard van de factuur. In onderstaande tabel volgt een uitleg van de verschillende soorten facturen. Soort factuur
Omschrijving
Amsterdam betaalopdrachten
Deze categorie omvat particuliere facturen, facturen die niet gericht zijn aan de Gemeente Amsterdam, formulieren die speciaal behandeld moeten worden, en subsidies. Dit zijn facturen waarvoor geen tegenfactuur wordt ontvangen.
Amsterdam bijzondere betaalopdrachten
Dit betreft losse betalingen zonder goedkeuring en vooraf goedgekeurde facturen. Dit kan worden herkend aan het e-mailadres van de afzender.
Amsterdam escalaties
Facturen die snel verwerkt moeten worden in geval van een escalatie
Amsterdam inkomende facturen
Alle overige facturen.
Tabel 3: verschillende soorten facturen in VIM Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 18
De financiële administratie is momenteel getraind om de OCR-stap zelf uit te voeren. Er wordt elke keer een klein team van medewerkers toegewezen om de validatie van de factuurgegevens te verzorgen. Op dit moment is er echter geen specifieke validatieprocedure van kracht, wat betekent dat elke factuur handmatig wordt gecontroleerd. Dit biedt ruimte voor verbetering, aangezien een selectieve validatieprocedure het proces verder kan optimaliseren en de efficiëntie kan verhogen. Selectieve validatie helpt ook bij het beheren van risico's door ervoor te zorgen dat de meest risicovolle facturen of gegevensvelden worden gecontroleerd, waardoor de kans op fouten en fraude afneemt. Dit proces kan worden ondersteund door geavanceerde OCR-technologie en machine learning, die helpen bij het automatisch identificeren van facturen of velden die extra validatie nodig hebben. Bovendien draagt het bij aan het voldoen aan interne en externe auditvereisten door ervoor te zorgen dat kritieke gegevens nauwkeurig worden gevalideerd. Het is belangrijk op te merken dat andere klanten doorgaans selectieve validatie toepassen 3 tot 4 maanden na de go-live. Dit tijdsframe stelt organisaties in staat om het systeem en de processen eerst goed te stabiliseren, alvorens over te gaan op een meer geavanceerde validatieaanpak.
3.2
Conclusie en aanbevelingen
Over het algemeen functioneert de ontvangst en herkenning van facturen binnen de gemeente Amsterdam goed. Het is met cijfers vast te stellen hoe goed dit proces functioneert, wanneer er gebruik wordt gemaakt van een op maat gemaakte rapportage via de tabel OTX/PF01_T_1EXT (zie onze laatste aanbeveling in dit hoofdstuk). Echter, doordat er momenteel nog niet gerapporteerd wordt met deze tabel, hebben wij dit niet met cijfers kunnen vaststellen; onze observaties zijn gebaseerd op gesprekken met de werknemers. Deze gesprekken bieden waardevolle inzichten in de dagelijkse praktijk en de ervaringen van de medewerkers, wat ons helpt bij het formuleren van aanbevelingen voor verdere verbetering van het proces. Eén van de aanbevelingen voor verdere verbetering is dat de gemeente Amsterdam op korte termijn kan overstappen naar selectieve validatie in OCR. Dit proces binnen het kader van VIM houdt in dat specifieke facturen of gegevensvelden gecontroleerd en gevalideerd worden op basis van vooraf bepaalde criteria. Hierdoor hoeft niet elke factuur of elk gegevensveld handmatig te worden gecontroleerd; in plaats daarvan wordt een selectie gemaakt van de meest kritieke of risicovolle elementen die extra aandacht vereisen. Facturen kunnen voor validatie geselecteerd worden op basis van criteria zoals bedrag, leverancier, foutfrequentie of specifieke velden.
Door enkel de meest kritieke gegevens te valideren, kan de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces verhoogd worden, waardoor de tijd en middelen voor volledige handmatige controle verminderen. Door over te stappen naar selectieve validatie in OCR kan de gemeente Amsterdam de nauwkeurigheid en efficiëntie van haar factuurverwerkingsproces verbeteren, terwijl tegelijkertijd de operationele kosten worden verlaagd. Het risico van het gebruik van selectieve validatie zou minimaal zijn, aangezien VIM zakelijke regels heeft ingesteld om belangrijke factuurdetails vast te leggen, zodat deze kunnen worden betaald. Een tweede aanbeveling is om aandacht te besteden aan de toewijzing van velden uit het XML-formaat van facturen van Tie-Kinetix naar de velden in VIM. Momenteel verloopt deze toewijzing, ook wel mapping genoemd, niet altijd correct. Deze inconsistente mapping kan leiden tot fouten bij de verwerking van facturen, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces in gevaar brengt.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 19
De facturen van Tie-Kinetix kunnen verder worden onderverdeeld in twee groepen: enerzijds de XMLfacturen die door de leverancier worden gegenereerd en anderzijds de facturen die afkomstig zijn van web portaal formulieren, welke handmatig door de leverancier op het portaal van Tie-Kinetix worden ingevoerd. Het is raadzaam om deze facturen te splitsen, zodat gerichte acties kunnen worden ondernomen in het geval dat de toewijzing van factuurvelden aan de juiste VIM-velden niet correct verloopt. Daarnaast is er recentelijk een aanzienlijk aantal facturen vanuit Tie-Kinetix (ongeveer 7.000) per abuis dubbel geladen in de VIM-module. Hoewel de exacte oorzaak van deze fout nog wordt onderzocht, is het van cruciaal belang om passende acties te ondernemen om herhaling te voorkomen. De huidige configuratie voor het laden facturen van Tie-Kinetix verloopt als volgt: • Verzending van facturen: Tie-Kinetix stuurt de facturen naar SAP Process Orchestration (SAP PO), dat de bestanden doorstuurt naar een specifieke directory (AL11) op SAP. • Verwerking in de VIM module: een programma (E009), genaamd ZVIM_UPLOAD_XML_AL11_VIM, haalt de facturen op en archiveert deze. Het proces in VIM wordt gestart en iedere zes uur worden batches van nieuwe facturen geladen.
Het succes van het huidige proces is afhankelijk van het correct plaatsen van bestanden naar de specifieke directory (AL11) op SAP en de succesvolle verwerking van de batch. Voor het verzenden van facturen kan SAP PO worden gebruikt; echter, deze applicatie wordt na 2030 niet meer ondersteund door SAP. Daarom wordt vaak geadviseerd om te kiezen voor SAP BTP SI. Deze nieuwere technologie biedt namelijk verschillende voordelen ten opzichte van SAP PO: • Geautomatiseerde controles: het systeem kan checks op duplicaten of bestandsformaat automatisch uitvoeren. • Real-time verwerking: in plaats van batchjobs kan een real-time verwerking worden geïmplementeerd, wat de efficiëntie verhoogt. • Traceerbaarheid en foutmeldingen: verbeterde traceerbaarheid en direct inzicht in foutmeldingen dragen bij aan een snellere oplossing van problemen. Het overstappen naar SAP BTP SI vereist echter een technische wijziging met impact. Wij adviseren in ieder geval om op korte termijn te onderzoeken of de huidige opzet versterkt kan worden. Het implementeren van controles op dubbele facturen binnen ZVIM_UPLOAD_XML_AL11_VIM zou een directe en haalbare verbetering zijn. Tot slot zijn er nog diverse maatwerkverbeteringen mogelijk die een significante bijdrage kunnen leveren aan een snellere ontvangst en herkenning van facturen: 1.
In sommige gevallen wordt de B01, waarmee het BTW-nummer van een leverancier eindigt, aangezien voor het cijfer 8. De financiële administratie heeft aangegeven dat dit regelmatig voorkomt. Door het ontwikkelen van een maatwerkcode kan er een aanvullende controle worden uitgevoerd, waarbij VIM automatisch de B omzet naar een 8 indien dit het geval is. Dit bevordert de nauwkeurigheid van de gegevensverwerking en vermindert het risico op fouten. 2. Het huidige factuurnummer heeft een maximale lengte van 16 tekens, wat ertoe leidt dat sommige waarden worden afgekapt. Om dit probleem te verhelpen, adviseren wij het veld 'Invoice Reference Long' te gebruiken om het volledige factuurnummer op te slaan. Bovendien is het belangrijk om dit veld ook op te nemen in de duplicatencheck om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en te voorkomen dat dubbele facturen worden verwerkt. 3. VIM bevat een veld voor de bestellijst waarin regelmatig een oud bestelnummer of een verkeerd nummer wordt vastgelegd. Deze inconsistentie kan leiden tot verwarring en afwijkingen tijdens het factuurverwerkingsproces. Wij adviseren daarom om dit veld automatisch leeg te maken of ervoor te zorgen dat hierin uitsluitend een Ariba-bestelnummer kan worden ingevoerd.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 20
4. Een op maat gemaakte rapportage via de tabel OTX/PF01_T_1EXT kan waardevolle inzichten bieden in de gegevens die door de OCR-engine zijn geëxtraheerd, evenals in de velden die zijn gevalideerd en aangepast. Door deze rapportage te implementeren, kan de crediteurenadministratie beter controle uitoefenen over de informatie op de facturen en identificeren bij welke leveranciers er regelmatig aanpassingen noodzakelijk zijn. Dit stelt hen in staat om gerichte acties uit te zetten en proactief in te spelen op eventuele afwijkingen. Wij adviseren dan ook om deze rapportage te ontwikkelen en op te nemen in de standaard werkprocessen van de gemeente. Dit zal niet alleen de nauwkeurigheid van de factuurverwerking verbeteren, maar ook bijdragen aan een effectievere monitoring van leveranciersprestaties en een snellere afhandeling van facturen. Vanaf VIM versie 20.4 (Service-Pack 3) bestaat er tevens de mogelijkheid om via ‘embedded analytics’ een ‘IES Extraction rapport’ te genereren. In deze versie zijn Core Data Services (CDS) queries en OData-services beschikbaar, die het mogelijk maken om een extractie-analyserapport te creëren.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 21
Inkooporder facturen
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 22
4. Inkooporder facturen 4.1
Inkooporder facturen
Wanneer een factuur binnenkomt bij de gemeente Amsterdam, wordt als eerste bepaald of deze de inkooporderflow of de directe factuurflow moet volgen. Kort gezegd, als de inkooporder is ingevuld tijdens de validatie, worden de facturen geregistreerd als inkooporder facturen. Als de inkooporder niet is ingevuld, worden ze behandeld als directe facturen. Inkooporder facturen zijn facturen die gekoppeld zijn aan een inkooporder die door de gemeente Amsterdam is uitgegeven. Deze facturen worden gegenereerd wanneer een leverancier goederen of diensten levert op basis van een vooraf goedgekeurde inkooporder. Het proces van het verwerken van inkooporder facturen binnen VIM omvat doorgaans de automatische matching van de factuur met de bijbehorende inkooporder en ontvangstbewijzen. Deze matching, ook wel bekend als de 3-weg match, is een cruciaal onderdeel van het factuurverwerkingsproces en houdt in dat er drie belangrijke documenten met elkaar worden vergeleken: 1. Inkooporder: dit document bevat details over de bestelling, zoals de beschreven goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen en voorwaarden. Het biedt de basis voor wat er besteld is. 2. Goederenontvangst of service ontvangst: dit document bevestigt dat de geleverde goederen of diensten zijn ontvangen.
Het bevat informatie over de hoeveelheid en de staat van de ontvangen items, en dient als bewijs dat de levering heeft plaatsgevonden. 3. Factuur: dit document van de leverancier geeft een overzicht van de geleverde goederen of diensten en de bijbehorende kosten. De factuur moet overeenkomen met de inkooporder en de ontvangstbewijzen om voor betaling in aanmerking te komen. Door deze drie documenten met elkaar te matchen, kan de gemeente Amsterdam verifiëren dat de geleverde goederen of diensten overeenkomen met wat er is besteld en ontvangen, en dat de factuurbedragen correct zijn. Deze automatische matching vermindert de noodzaak voor handmatige controle, verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces en helpt bij het voorkomen van fouten en fraude. Inkooporder facturen spelen dan ook een cruciale rol in het stroomlijnen van de financiële administratie van de gemeente Amsterdam en het waarborgen van correcte en tijdige betalingen aan leveranciers. In SAP zijn er verschillende soorten inkooporders beschikbaar. Voor de gemeente Amsterdam zijn de meest relevante typen de reguliere inkooporders en de doorlopende inkooporders, ook wel bekend als limiet inkooporders. Bij limiet inkooporders is het belangrijk op te merken dat er geen goederenontvangst wordt verwacht.
Daarnaast is er onzekerheid over de verwachte bedragen van de ontvangen facturen en het aantal facturen dat aan de order is gekoppeld. Alleen over het totale bedrag bestaat enige mate van zekerheid. Deze kenmerken maken limiet inkooporders uniek binnen het inkoopproces van de gemeente Amsterdam.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 23
4.2
Zakelijke regels inkooporder facturen
VIM maakt gebruik van zakelijke regels (ook wel proces typen) om het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. Deze regels zijn vooraf gedefinieerde criteria en procedures die bepalen hoe facturen moeten worden behandeld. Een belangrijk aspect van de zakelijke regels in VIM is de rangschikking, die de volgorde bepaalt waarin de regels worden toegepast. Wanneer een factuur binnenkomt, wordt deze eerst door de OCR-technologie verwerkt om de relevante gegevens te extraheren. Vervolgens moet elke factuur elke zakelijke regel ter validatie doorlopen, waarbij de regels in een specifieke volgorde worden toegepast, afhankelijk van hun prioriteit. Daarnaast kunnen zakelijke regels aan specifieke rollen worden toegewezen, zodat bepaalde regels direct naar de juiste personen kunnen worden doorgestuurd voor beoordeling. Deze gestructureerde aanpak stelt VIM in staat om efficiënt en nauwkeurig facturen te verwerken, waarbij de meest kritieke controles als eerste worden uitgevoerd. Dit resulteert in tijd- en kostenbesparingen en vermindert het risico op fouten en fraude. Bovendien kan de rangschikking worden aangepast aan de behoeften van de organisatie, waardoor een flexibel en effectief factuurverwerkingsproces wordt gegarandeerd. In onderstaande tabel zijn de zakelijke regels opgenomen die van toepassing zijn op inkooporderfacturen.
Voor een uitgebreide uitleg van elke zakelijke regel verwijzen wij naar bijlage 1, waar gedetailleerde informatie en toelichtingen zijn opgenomen. Proces type 133 101 102 102 902 138 903 105 116 916 154 166 113 160 908 126 920 905 170 153 155 900 901 154 425 418 417 418 996 151 150 999
Omschrijving Factuurreferentie leverancier ontbreekt (bestelling) Ongeldig bestelnummer (bestelling) Ongeldige leverancier (bestelling) Ongeldige tenaamstelling KVK-nummer is leeg of komt niet overeen Ontbrekende verplichte informatie (bestelling) Verkeerd kanaal gebruikt gemarkeerde e-facturatie Mogelijk duplicaat (bestelling) Factuur ouder dan toegestaan (bestelling) Factuurdatum in de toekomst Service-invoer verplicht (bestelling) Service-invoer verplicht - uitgebreide controle (bestelling) Handmatige controle vereist/ontbrekende gegevens valideren Creditnota met bestelling verwerken (bestelling) Factuur met BTW verlegd Ongeldige belastinginformatie (bestelling) Ongeldig BTW-nummer leverancier IBAN-nummer is niet gevuld Bankgegevens valideren (bestelling) Leverancier komt niet overeen (bestelling) Valuta komt niet overeen (bestelling) Leverancier met G-rekening: check handmatig Leverancier met incasso (I): check handmatig Service-invoer verplicht (bestelling) Kan uitzonderingen hoeveelheid/prijs niet controleren Hoeveelheid/prijs komen niet overeen (bestelling) Bevestiging hoeveelheid/prijs vereist (bestelling) Hoeveelheid/prijs komen niet overeen (bestelling) Controleer prijs limiet order Leverancier audit verplicht (bestelling) Goedkeuring verplicht (bestelling) Factuur met bestelling verwerken met G-rekening
Initiële rol AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_EXPERT AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR REQUISITIONER AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR
Tabel 4: zakelijke regels / proces type voor inkooporder facturen * AP = accounts payable / crediteurenadministratie Requisitioner = aanvrager
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 24
In de afgelopen weken hebben wij samen met de gemeente Amsterdam stilgestaan bij de verschillende proces typen binnen het factuurverwerkingsproces. Wij hebben geconstateerd dat er een aanzienlijke hoeveelheid facturen in de proces typen 417 en 418 blijft hangen, wat leidt tot langdurige vertragingen in de afhandeling. De proces typen in VIM zijn als volgt ingericht: proces type 417 vereist een bevestiging van hoeveelheid en prijs bij een bestelling, terwijl proces type 418 wordt toegepast wanneer de hoeveelheid of prijs niet overeenkomt met de bestelling. Het proces was bij de livegang als volgt ingericht: • Wanneer er een afwijking in prijs of hoeveelheid is tussen de bestelling en de factuur, wordt de factuur eerst in proces type 418 geplaatst. • Indien er geen afwijkingen zijn (met andere woorden: geen blokkades), gaat de factuur direct door naar proces type 417 voor goedkeuring door de aanvrager. • In het geval dat de factuur in proces type 417 wordt afgewezen door de prestatieverklaarder, keert deze terug naar proces type 418 voor verdere behandeling door de crediteurenadministratie. Proces type 417 zou geen complicaties op het gebied van factuurafhandeling voor de gemeente Amsterdam moeten opleveren, omdat in dit procestype enkel goedkeuring door de aanvrager vereist is.
Proces type 418 brengt echter verschillende complicaties met zich mee voor de factuurafhandeling binnen de gemeente Amsterdam: • Indien een factuur in proces type 417 wordt afgekeurd, komt deze terecht in proces type 418 en moet de crediteurenadministratie deze oppakken. • Facturen die in proces type 417 zijn goedgekeurd, komen onterecht in proces type 418 terecht, terwijl deze eigenlijk direct voor betaling zouden moeten doorgaan. Dit is een gevolg van de standaard inrichting van het systeem. Voor dit probleem is er een ticket aangemaakt bij OpenText om te onderzoeken of de standaard inrichting van het systeem kan worden aangepast of geoptimaliseerd. • Proces type 418 vertoont verschillende factuur statussen die niet overeenkomen met de procestypen voor hoeveelheid en prijs en onterecht in proces type 418 terecht . Voorbeelden hiervan zijn facturen die niet kunnen worden geboekt vanwege de toepassing van meerdere BTW percentages of wanneer het factuurbedrag het bedrag van de inkooporder overschrijdt. Deze bevindingen benadrukken de noodzaak om de huidige inrichting van de proces typen 417 en 418 te herzien en aanpassingen door te voeren ter verbetering van de factuurverwerking.
Wij hebben daarom de volgende wijzigingen geadviseerd die inmiddels zijn geïmplementeerd: • Limiet inkooporders: er is gekozen voor een wijziging die ervoor zorgt dat facturen die zijn gekoppeld aan een limiet inkooporder de processtappen 418 en 417 overslaan en direct naar proces type 150 (goedkeuring verplicht) worden verzonden voor goedkeuring. Na ontvangst van de goedkeuring zal de factuur automatisch worden geboekt. Door deze stap te introduceren, vindt er voor limiet orders alleen nog een controle plaats op prijs en niet meer op hoeveelheid. Dit verbetert de efficiëntie van het proces aanzienlijk. • Facturen boven het inkooporder bedrag: wij hebben voorgesteld om een extra proces type toe te voegen voor facturen die het beschikbare inkooporderbedrag overschrijden. Deze maatregel stelt de gemeente Amsterdam in staat om deze specifieke facturen gericht aan te pakken, wat de controle en naleving van de budgetten ten goede komt. • Goederenontvangst: wij hebben voorgesteld om een extra proces type toe te voegen voor facturen die binnen proces type 418 vallen, maar waarvoor nog geen goederenontvangst is geboekt. Door deze facturen gericht af te handelen, wordt de stroomlijning van het proces bevorderd en worden administratieve fouten geminimaliseerd.
Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)
Pag. 25
4.3
Prijs en hoeveelheidsverschillen
Zoals eerder vermeld, wordt in VIM de 3-weg match toegepast om de nauwkeurigheid van facturen te waarborgen door deze te vergelijken met de bijbehorende inkooporder en ontvangstbewijzen. Dit proces is essentieel voor het identificeren van prijs- en hoeveelheidsverschillen en zorgt ervoor dat alleen correcte en geverifieerde facturen voor betaling worden goedgekeurd. Aangezien dit proces nieuw is voor de gemeente Amsterdam, hebben wij geconstateerd dat veel facturen vertraging oplopen doordat de aanvragen voor inkooporders of de registratie van goederenontvangst niet altijd nauwkeurig worden uitgevoerd. In deze paragraaf wordt daarom een nadere uitleg gegeven over het 3-weg match proces en de bijbehorende uitdagingen. Het 3-weg match proces begint met de inkooporder, die belangrijke details bevat over de goederen of diensten die zijn besteld, inclusief prijzen, hoeveelheden en voorwaarden. Deze informatie wordt vastgelegd in het systeem op het moment dat de bestelling wordt geplaatst. Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, wordt er een ontvangstbewijs gegenereerd, dat bevestigt dat de bestelde items zijn ontvangen en gegevens bevat over de daadwerkelijk ontvangen hoeveelheden. Vervolgens stuurt de leverancier een factuur voor de geleverde goederen of diensten, waarin details zoals prijzen, hoeveelheden en andere relevante informatie zijn opgenomen.