A - 24 Kunst en Cultuur (29) 2. Reglementen EIT Culture Creativity e.V. (By
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Final draft dated 27 March 2023
EIT Knowledge and Innovation Community (KIC) in the Cultural and Creative Sectors and Industries
Satzung/Articles of Association of
EIT CCSI e.V. Inhalt / Table of Content Name, Sitz, Wirtschaftsjahr/Name, Registered Office, Financial Year ............................... 3 Zweck des Vereins, Gemeinnützigkeit/Purpose of the Association, non-profit status .......... 3 Mitgliedschaft/Membership................................................................................................. 7 Erwerb der Mitgliedschaft/Acquisition of Membership ....................................................... 8 Beendigung oder Änderung der Mitgliedschaft/Termination or change of membership..... 10 Allgemeine Pflichten der Mitglieder/General obligations of the members ......................... 12 Ordentliche Mitglieder (Core Partner)/Core Partner ......................................................... 13 Fördermitglieder (Cooperation Partner)/Cooperation Partner ........................................... 14 Organe des Vereins/Bodies of the Association ................................................................ 15 Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung/Competencies of the General Assembly ..... 15 Beschlussfassung der Mitgliederversammlung/Resolutions of the Geneneral Assembly .. 17 Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlung/Convening and holding of the General Assembly ...........................................................................................................
18 Zusammensetzung und Bestellung des Vorstands/Composition and appointment of the Executive Board .............................................................................................................. 23 Aufgaben des Vorstands/Tasks of the Executive Board.................................................... 26 Sitzungen und Beschlussfassung des Vorstands/Meetings and resolutions of the Excecutive Board ............................................................................................................ 28
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Final draft dated 27 March 2023 Zusammensetzung und Bestellung des Aufsichtsrat/Composition and appointment of the Supervisory Board .......................................................................................................... 30 Aufgaben des Aufsichtsrats/Tasks of the Supervisory Board ............................................ 34 Sitzungen und Beschlussfassung des Aufsichtsrats/Meetings and resolutions of the Supervisory Board .......................................................................................................... 35 Rechnungslegung und Prüfung/Accounting and audit ..................................................... 37 Auflösung/Dissolution ...................................................................................................... 37 Gerichtsstand/Competent court........................................................................................ 37 Maßgeblicher Text/Decisive wording ............................................................................... 38 Gendergerechte Sprache/Gender-sensitive language ..................................................... 38
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Final draft dated 27 March 2023
Vereinssatzung
Articles of Association
Name, Sitz, Wirtschaftsjahr
1.1
Name, Registered Office, Financial Year
Der Name des Vereins lautet: EIT CCSI. Er soll ins Vereinsregister eingetragen werden. Nach Eintragung lautet der Name:
1.1
The name of the Association is: EIT CCSI. The Association shall be registered with the competent register of associations. After registration, the name of the Association shall be:
EIT CCSI e.V.
1.2
Der Verein hat seinen Sitz in Köln, Deutschland.
1.2
The Association has its registered office in Cologne, Germany.
1.3
Das Wirtschaftsjahr des Vereins ist das Kalenderjahr.
1.3
The financial year of the Association is the calendar year.
Zweck des meinnützigkeit
Vereins,
Ge-
Purpose of the Association, nonprofit status
2.1
Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts "Steuerbegünstigte Zwecke" der Abgabenordnung.
2.1
The Association exclusively and directly pursues charitable purposes within the meaning of the “tax-privileged purposes” section of the AO (“Abgabenordnung”, German Fiscal Code).
2.2
Zweck des Vereins ist die Förderung der Wissenschaft und Forschung, von Kunst und Kultur, der Volks- und Berufsbildung und der internationalen Gesinnung im Bereich der Kultur- und Kreativbranchen und Kultur- und Kreativwirtschaft (Cultural and Creative Sectors and Industries, CCSI) sowie die Förderung des Denkmalschutzes und die Denkmalpflege, jeweils im Rahmen der vom Europäischen Institut für Innovation und Technologie (EIT) initiierten Wissens- und Innovationsgemeinschaft (KIC) EIT CCSI.
2.2
The purpose of the Association is the advancement of science and research, art and culture, public and vocational education, as well as an international outlook in the field of Cultural and Creative Sectors and Industries (CCSI) and the protection and preservation of historical monuments, each within the framework of the Knowledge and Innovation Community (KIC) EIT CCSI initiated by the European Institute of Innovation and Technology (EIT).
2.3
Im Rahmen des Satzungszwecks gemäß vorstehender Ziffer 2.2 fördert der
2.3
Within the scope of the Association’s purpose as set out in the foregoing
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Final draft dated 27 March 2023 Verein die Etablierung und Entwicklung der Wissens- und Innovationsgemeinschaft (KIC) EIT CCSI und übernimmt in diesem Rahmen die Funktion als Träger der KIC EIT CCSI Community. Die rechtliche Vertretung und Geschäftsführung der KIC EIT CCSI erfolgt über eine zu diesem Zweck durch den Verein zu gründende rechtlich selbstständige Tochtergesellschaft, die insoweit als KIC Legal Entity (KIC LE) agiert. Der Verein zielt darauf ab, Möglichkeiten der Vernetzung, der Zusammenarbeit, der gemeinsamen Gestaltung und der Weitergabe von Knowhow innerhalb des erweiterten „Wissensdreiecks“ zwischen der Bildung, der Forschung, der Wirtschaft und Organisationen des öffentlichen Sektors und der Zivilgesellschaft zu schaffen sowohl innerhalb der Kultur- und Kreativbranchen bzw. -wirtschaft (CCSI) als auch mit anderen Bereichen der Gesellschaft und der Wirtschaft, um so Innovationen, auch branchenübergreifend, zu fördern.
Clause 2.2 the Association promotes the establishment and development of the Knowledge and Innovation Community (KIC) EIT CCSI and in this context assumes the function as platform for the KIC EIT CCSI community. The legal representation and management of the KIC EIT CCSI is undertaken by a legally independent subsidiary that is to be founded for this purpose by the Association and which acts as KIC Legal Entity (KIC LE) insofar. The Association aims to empower networking opportunities, collaboration, co-creation and know-how transfer within the Extended Knowledge Triangle between education, research, business, public and civil society organisations, both within the cultural and creative sectors and industries (CCSI) and with other sectors of the society and the economy to foster innovation, including crosssectorial innovation.
Insbesondere dient der Verein der Forderung und Unterstützung:
In particular, the Association aims to promote and support:
der Kreativität und kulturellen Vielfalt der Menschen in Europa, u.a. durch Stärkung unternehmerischer und Querschnittskompetenzen in den Kultur- und Kreativbranchen unter Nutzung des europäischen Kulturerbes als wichtiges öffentliches Gut und Innovationsquelle,
The creativity and cultural diversity of the people of Europe, inter alia by strengthening entrepreneurship and cross-cutting skills in cultural and creative sectors using the European cultural heritage as an important public good and source of innovation,
der europäischen Identität und Kohäsion, u.a. durch Stärkung einer inklusiven und zugänglichen Beteiligung der Gemeinschaft, Innovationen in den Bereichen Design, Architektur und Nutzung des öffentlichen Raumes sowie durch die kulturbasierte gesellschaftliche Innovation;
The European identity and cohesion, inter alia through an inclusive and accessible community participation, innovations in design, architecture and the use of public spaces, as well as culture-led societal innovation,
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2.4
des Arbeitsmarktes, der wirtschaftlichen Widerstandskraft und des intelligenten Wachstums in Europa, u.a. durch Entwicklung innovativer Wege zur Unterstützung kreativer und kultureller Organisationen, Unternehmen und Intermediäre, sowie
The employment market, economic resilience and smart growth in Europe, inter alia through the development of innovative ways of supporting creative and cultural organisations, enterprises, and intermediaries as well as
Europas als globaler Akteur, unter anderem durch Entwicklung von Konzepten zur stärkeren Verbreitung europäischer kultureller Inhalte, von Produkten und Dienstleistungen.
Europe as a global actor, by inter alia developing concepts for the enhancement of the dissemination of European cultural content, products and services.
Der Satzungszweck gemäß Ziffer 2.2 wird insbesondere verwirklicht durch
2.4
The purpose of the Association as set out in Clause 2.2 will be fulfilled in particular by promotion of
Entwicklung und Förderung kulturbasierter und von Kreativität getriebener Innovationen,
the development and advancement of culture-based and creativity-driven innovations,
die Durchführung und Finanzierung wissenschaftlicher Forschungs-, Innovations- und Entwicklungsvorhaben im Bereich CCSI ,
the realisation and funding of scientific research, innovation and development projects in the field of CCSI,
die Durchführung von wissenschaftlichen Lehrveranstaltungen und Bildungsmaßnahmen,
the organisation of academic and educational courses,
Vergabe von Stipendien gemäß der jeweils geltenden Vergaberichtlinie, die in Übereinstimmung mit § 52 Abs. 1 AO erlassen wird,
the award of scholarships under the terms of the award guideline applicable at any time, which will be issued in accordance with Sec. 52 (1) AO (“Abgabenordnung”, German Fiscal Code),
Organisation des nationalen und internationalen Wissenschaftsaustauschs und der Zusammenarbeit in Forschung und Innovation,
the organisation of national and international scientific exchange as well as of cooperation in research and innovation;
zeitnahe Veröffentlichungen über die erzielten Forschungsergebnisse zur allgemeinen Nutzung,
the timely publication of the research results achieved for public use,
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Final draft dated 27 March 2023 die Durchführung von allgemein zugänglichen Ausbildungsaufgaben,
the performance of publicly accessible educational tasks,
Verbreitung von Informationen (z.B. Internetauftritt, Versand von Newslettern), sowie
the dissemination of information (e.g. via internet, newsletters etc.), as well as
Organisation und Durchführung von Tagungen oder anderer Netzwerkaktivitäten zur Ermöglichung des Austauschs und der Kooperation zwischen den Stakeholdern des erweiterten Wissensdreiecks.
the organisation and holding of conferences or other networking activities enabling communication and cooperation among the stakeholders of the Extended Knowledge Triangle.
2.5
Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
2.5
The Association operates altruistically and does not primarily pursue its own economic purposes.
2.6
Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder des Vereins dürfen keine Gewinnanteile und in ihrer Eigenschaft als Mitglieder auch keine sonstigen Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.
2.6
The funds of the Association may be used only for the purposes set out in the Articles of Association. The members of the Association may receive neither profit shares nor any other allocations from the funds of the Association in their capacity as members.
2.7
Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
2.7
No person may be favoured by expenses that are alien to the purpose of the Association or by disproportionately high remuneration.
Die von dem Verein erzielten Überschüsse dürfen den Mitgliedern nicht ausgezahlt werden, sie sind ausschließlich zu dem genannten gemeinnützigen Zweck zu verwenden. Deshalb kann kein ausscheidendes Mitglied Zahlungen aus dem Vereinsvermögen verlangen.
Profits realised by the Association may not be disbursed to the members; they have to be used exclusively for the taxprivileged purposes as set out above. Thus, no member may receive payments from the assets of the Association upon termination of the membership.
2.8
Der Verein ist berechtigt, alle Geschäfte zu tätigen, die der Erfüllung des Vereinszwecks unmittelbar oder mittelbar dienlich sind. Er ist insbesondere berechtigt, Gesellschaften zu gründen oder sich an Gesellschaften zu beteiligen.
2.8
The Association is entitled to carry out all activities which are directly or indirectly conducive to achieving the defined purposes. In particular, the Association is also entitled to establish companies or to participate in companies.
2.9
Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins (Ziffer 20) oder bei Wegfall
2.9
If the Association is dissolved (Clause 20) or no longer pursues tax
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3.1
steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen der Körperschaft an eine Juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für die Förderung von Kunst und Kultur, der Wissenschaft und Forschung sowie der Volks- und Berufsbildung im Bereich der Kultur- und Kreativbranchen und Kultur- und Kreativwirtschaft (CCSI).
privileged purposes, the assets of the Association will pass to a public legal entity or another legal entity which is tax privileged; in this case, the assets must be used for the advancement of art and culture, science and research as well as public and vocational education in the field of Cultural and Creative Sectors and Industries (CCSI).
Mitgliedschaft
Membership
Der Verein besteht aus folgenden Mitgliedern:
3.1
The Association shall consist of the following members:
(i) Ordentlichen Mitgliedern (Ziffer 7) als Core Partner (nachfolgend auch „Core Partner“ genannt) und
(i) Full (ordinary) members (Clause 7) as Core Partners (hereinafter also referred to as “Core Partners”) and
(ii) Fördermitgliedern (Ziffer 8) (nachfolgend auch „Cooperation Partners“ genannt).
(ii) extraordinary (supporting) members (Clause 8) (hereinafter also referred to as “Cooperation Partners”).
3.2
Die Mitgliedschaft im Verein steht natürlichen Personen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts offen, welche (i) die Ziele des Vereins bejahen und unterstützen (ii) ihren Wohnsitz oder Geschäftssitz innerhalb eines Landes der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich (UK), der Schweiz und/oder einem mit dem Horizon Europe Programm assoziierten Land haben sowie (iii) innerhalb mindestens eines der vorgenannten Länder im erweiterten Wissensdreiecks (Bildung, Forschung, Wirtschaft, Organisationen des öffentlichen Sektors und der Zivilgesellschaft) im Bereich der Kultur- und Kreativbranchen bzw. Kultur- und Kreativwirtschaft (CCSI) tätig sind.
3.2
Membership in the Association is open to natural persons and public and private legal entities who/which (i) approve and support the objectives of the Association and (ii) reside or have their registered office within a country the European Union, the United Kingdom (UK), Switzerland and/or a third country associated with the Horizon Europe Programme as well as (iii) are active within at least one of the aforementioned countries in the Extended Knowledge Triangle (education, research, business, public and civil society organisations) in the Cultural and Creative Sectors and Industries (CCSI).
3.3
Es darf jeweils nur ein Unternehmen einer Unternehmensgruppe (wie nachstehend definiert) als Core Partner Mitglied des Vereins werden. „Unternehmensgruppe“ bedeutet eine Gruppe von Rechtspersonen, die zusammen
3.3
Only one legal entity of a Group (as defined below) may become a member of the Association as a Core Partner. "Group" means a group of legal entities under the same Control together
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Final draft dated 27 March 2023 mit der beherrschenden Rechtsperson unter derselben Kontrolle stehen. „Beherrschung“ oder „Kontrolle“ eines Rechtsträgers bedeutet in diesem Sinne die Möglichkeit, unabhängig davon, ob sie tatsächlich ausgeübt wird, die Geschäftsführung eines anderen Rechtsträgers direkt oder indirekt zu lenken, durch (a) die direkte oder indirekte Inhaberschaft von mehr als fünfzig Prozent (50 %) des Nominalkapitals oder mehr als fünfzig Prozent (50 %) der Stimmrechte des Rechtsträgers oder (b) das vertragliche Recht oder eine anderweitige Möglichkeit, die Mehrheit der Mitglieder des Leitungsorgans (oder eines Organs mit gleichwertigen Befugnissen zur Leitung und Geschäftsführung eines solchen Rechtsträgers) zu bestellen. Eine gemeinsame Kontrolle durch eine öffentliche Körperschaft oder eine sonstige staatliche Einrichtung begründet für sich genommen keine Verbindung als Unternehmensgruppe. Jeder verbundene Rechtsträger einer Gruppe, der einem Core Partner als ordentliches Vereinsmitglied zugehört, kann aber als Cooperation Partner Mitglied des Vereins sein.
with the Controlling legal entity. "Controlling" or "Control" of an entity means in this context the power, whether or not actually exercised, to directly or indirectly direct the management of another entity through, (a) the direct or indirect ownership of more than fifty per cent (50%) of the nominal share capital or more than fifty per cent (50%) of the voting rights of such an entity; or (b) the contractual right or other power to appoint a majority of the members of the management body (or of a corporate body with equivalent powers to direct and manage such legal entity). A Common Control through a public body or other public institution does not, in itself, constitute a relationship as a Group. Any affiliated entity of a Group belonging to a Core Partner as ordinary member of the Association may, however, be a Cooperation Partner of the Association.
3.4
Die Rechte und Pflichten der jeweiligen Mitglieder werden durch die Satzung des Vereins sowie in einer separaten Vereinsordnung, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird, geregelt.
3.4
The rights and duties of the respective members shall be governed by the Articles of Association and separate ByLaws to be adopted by the General Assembly.
3.5
Zur Klarstellung: Eine Mitgliedschaft im Verein ist keine Voraussetzung für die Bewerbung oder Teilnahme an Förderprojekten des EIT.
3.5
For clarification purposes: membership of the Association is not a prerequisite for applying for or participating in projects funded by the EIT.
Erwerb der Mitgliedschaft 4.1
Acquisition of membership
Für den Erwerb jeglicher Form der Mitgliedschaft ist ein schriftlicher Aufnahmeantrag an den Vorstand des Vereins zu richten aus dem hervorgeht, welche Art der Mitgliedschaft (Core Partner oder Cooperation Partner) beantragt
4.1
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The acquisition of any kind of membership requires a written membership application to the Association’s Executive Board showing which type of membership (Core Partner or Cooperation
Final draft dated 27 March 2023 wird. Ferner ist in dem Aufnahmeantrag anzugeben, inwieweit der Antragsteller die Zwecke, Aufgaben und Aktivitäten des Vereins fördern wird. Es ist ein Wechsel zwischen einer ordentlichen Mitgliedschaft als Core Partner und einer Fördermitgliedschaft als Cooperation Partner und jeweils umgekehrt nach Maßgabe von Ziffer 5.6 möglich.
Partner) is being applied for. The membership application must also state the extent to which the applicant will support the purposes, tasks and activities of the Association. A switch between (i) an ordinary membership as Core Partner and a supporting membership as Cooperation Partner and vice versa is possible in accordance with the provisions of Clause 5.6.
4.2
Mit dem Aufnahmeantrag erkennt der Bewerber für den Fall seiner Aufnahme die Satzung, eine etwaige Vereinsordnung sowie sonstige Regelwerke des Vereins in der jeweils gültigen Fassung als bindend an.
4.2
By submitting the membership application, the applicant accepts the Articles, any By-Laws and any further rules of the Association in the respective valid version as binding in the event of the applicant’s admission.
4.3
Soweit in dieser Satzung nicht anders geregelt ist, entscheidet der Vorstand über den Aufnahmeantrag in Übereinstimmung mit den notwendigen Anforderungen an Transparenz und Offenheit. Er ist dabei an die Vorgaben dieser Satzung und einer etwaigen Vereinsordnung gebunden. Ein Anspruch auf Aufnahme besteht nicht. Die Entscheidung über die Aufnahme ist dem Bewerber mitzuteilen und im Falle einer Ablehnung des Antrags zu begründen.
4.3
Unless stated otherwise in these Articles of Association, the Executive Board shall decide on the membership application with the required transparency and openness. In this respect, it is bound by the requirements of these Articles of Association and any ByLaws. The applicant has no right to claim admission. The applicant is to be informed of the admission decision and, in the event of a rejection, given the reasons for such rejection.
4.4
Gegen eine ablehnende Entscheidung über den Aufnahmeantrag kann der Bewerber Beschwerde erheben. Die Beschwerde ist innerhalb eines Monats ab Zugang der ablehnenden Entscheidung schriftlich beim Vorstand des Vereins einzulegen. Über die Beschwerde entscheidet der Aufsichtsrat.
4.4
The applicant may lodge an appeal against the rejection of his/her membership application. The appeal must be submitted in writing to the Association’s Executive Board within one month of receipt of the rejection decision. The Supervisory Board shall decide on the appeal.
4.5
Die Mitgliedschaft beginnt mit dem Zeitpunkt der Fassung des Aufnahmebeschlusses durch den Vorstand bzw. im Falle der vorstehenden Ziffer 4.4 durch den Aufsichtsrat.
4.5
The membership begins at the time of the adoption of the resolution on the admission by the Executive Board, or in case of Clause 4.4 above, by the Supervisory Board.
4.6
Sofern das Mitglied eine juristische Person ist, hat das Mitglied gegenüber
4.6
If the member is a legal entity, the member must provide the Executive Board with the name of a person who
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Final draft dated 27 March 2023 dem Vorstand eine Person zu benennen, die die Mitgliedschaftsrechte gegenüber dem Verein ausübt. 4.7
exercises the membership rights vis-àvis the Association.
Weitere Voraussetzungen und Einzelheiten für die Antragsstellung und die Aufnahme als Mitglied können in einer separaten Vereinsordnung geregelt werden.
4.7
Beendigung oder Änderung der Mitgliedschaft 5.1
Further requirements and details for the application and acceptance of members can be laid down in separate By-Laws of the Association.
Termination or change of membership
Die Mitgliedschaft endet
5.1
The membership ends
5.1.1 durch Tod der natürlichen Person bzw. durch Auflösung oder Liquidation der juristischen Person oder anderweitigen Verlust seiner Rechtspersönlichkeit;
5.1.1 upon the death of the natural person or the dissolution or liquidation of the legal entity or any other loss if its legal personality;
5.1.2 durch Austrittserklärung des Mitglieds aus dem Verein, oder
5.1.2 upon the member's declaration of withdrawal from the Association; or
5.1.3 durch Ausschluss des Mitglieds aus dem Verein.
5.1.3 upon exclusion of the member from the Association.
5.2
Der Austritt muss schriftlich gegenüber dem Vorstand des Vereins erklärt werden. Er ist nur unter Einhaltung einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende eines Wirtschaftsjahres möglich. Für den Fall, dass die Mitgliederversammlung gemäß Ziffer 6.2 beschließt, Sonderbeiträge und/oder Umlagen von den Mitgliedern zu erheben, kann jedes hiervon betroffene Mitglied zudem seinen sofortigen Austritt aus dem Verein innerhalb einer Frist von einem (1) Monat ab Mitteilung über die Beschlussfassung erklären. Maßgeblich für die Einhaltung der Austrittsfrist ist jeweils der Zugang des Austrittsschreibens beim Verein.
5.2
The withdrawal must be declared to the Executive Board in writing and is only possible in observance of a notice period of three (3) months to the end of a financial year. In the event that the General Assembly resolves to levy special contributions and/or charges from the members pursuant to Clause 6.2, each member affected by this can declare his/her immediate withdrawal from the Association within a notice period of one (1) month as of notification of the adoption of the resolution. The date of the Association’s receipt of the letter of withdrawal is decisive in each case for observance of the withdrawal deadline.
5.3
Der Vorstand kann ein Mitglied durch Beschluss aus wichtigem Grund aus dem Verein ausschließen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn
5.3
The Executive Board may exclude a member from the Association by resolution for good cause. It shall constitute good cause, in particular, if
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Final draft dated 27 March 2023 5.3.1 ein Verbleiben des Mitglieds in dem Verein dessen Ansehen oder seine Interessen schädigen würde, wobei in diesem Fall vor der Beschlussfassung dem Mitglied unter Setzung einer angemessenen Frist Gelegenheit zu geben ist, sich schriftlich vor dem Vorstand zu äußern;
5.3.1 the continued membership of the relevant member in the Association would harm the Association’s reputation or interests. In this case, the member must be given the opportunity to submit a written declaration to the Executive Board within a reasonable period of time before the resolution is adopted;
5.3.2 ein Mitglied die gemäß dieser Satzung oder einer separaten Vereinsordnung für dieses Mitglied aufgestellten Aufnahmekriterien nicht mehr erfüllt. In diesem Fall ist eine Beschlussfassung über den Ausschluss nur zulässig, wenn das jeweilige Mitglied zuvor die Aufforderung des Vorstands zur Erfüllung der Aufnahmekriterien, die mit einer Frist von mindestens 4 (vier) Wochen zu versehen ist, fruchtlos hat verstreichen lassen;
5.3.2 a member who no longer fulfils the acceptance criteria established for this member according to these Articles of Association or any separate By-Laws. In this case, a resolution on the exclusion is only permissible if the member in question has previously failed to meet the Executive Board’s demand to fulfil the acceptance criteria, which must be made with a deadline of at least four (4) weeks;
5.3.3 ein Mitglied mit der Zahlung von zumindest einem Jahresmitgliedsbeitrag mehr als drei (3) Monate in Rückstand ist und den rückständigen Betrag auch nach einer zweimaligen schriftlichen Mahnung, zwischen deren Absendung mindestens ein (1) Monat liegen muss, nicht innerhalb von zwei (2) Wochen nach Absendung der zweiten Mahnung vollständig entrichtet; oder
5.3.3 a member is more than three (3) months in arrears with the payment of at least one annual membership fee and the outstanding amount is not paid, even after two written warnings that are to be sent with at least one (1) month internal between them, in full within two (2) weeks of dispatch of the second warning; or
5.3.4 ein Mitglied trotz schriftlicher Mahnung durch den Vorstand wiederholt gegen sonstige Verpflichtungen aus dieser Satzung oder einer separaten Vereinsordnung verstößt.
5.3.4 a member, despite a written warning by the Executive Board, repeatedly violates other obligations under these Articles of Association or any separate By-Laws.
5.4
5.4
Der Ausschluss des Mitglieds wird mit der Beschlussfassung wirksam. Der Beschluss ist dem Mitglied schriftlich bekannt zu geben und zu begründen. Gegen den Ausschließungsbeschluss des Vorstandes steht dem Mitglied das Recht der Berufung an den Aufsichtsrat zu. Die Berufung muss innerhalb einer Frist von einem (1) Monat ab Zugang des Ausschließungsbeschlusses beim Vorstand schriftlich eingelegt
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The exclusion of the member takes effect with the adoption of the resolution. The resolution is to be notified to the member in writing, stating the reasons. The member is entitled to appeal to the Supervisory Board against the exclusion resolution of the Executive Board. The appeal must be filed in writing to the Executive Board within a period of one (1) month as of receipt of the exclusion resolution. The Supervisory
Final draft dated 27 March 2023 werden. Über die rechtzeitig eingelegte Beschwerde entscheidet der Aufsichtsrat.
Board decides on the timely filed appeal.
5.5
Ab Beendigung der Mitgliedschaft, gleich aus welchem Grund, stehen dem ausgeschiedenen Mitglied keinerlei Mitgliedschaftsrechte zu. Noch ausstehende Verpflichtungen aus dem Mitgliedschaftsverhältnis, insbesondere ausstehende Beitragspflichten, bleiben hiervon unberührt. Der Jahresbeitrag für das Wirtschaftsjahr, in den die Beendigung der Mitgliedschaft fällt, ist in voller Höhe zu leisten. Vereinseigene Gegenstände sind mit Beendigung der Mitgliedschaft dem Verein herauszugeben. Eine Rückzahlung geleisteter Mitgliedsbeiträge findet bei Beendigung der Mitgliedschaft nicht statt.
5.5
As of the end of the membership, whatever the reason therefor, the withdrawn member has no membership rights whatsoever. Outstanding obligations under the membership relationship, in particular outstanding fee obligations, are not affected by this. The annual fee for the financial year in which the membership ends is to be paid in full. Items belonging to the Association are to be handed over to the Association with the end of the membership. There is no reimbursement of paid membership fees upon the end of the membership.
5.6
Sofern eine ordentliche Mitgliedschaft als Core Partner in eine Fördermitgliedschaft als Cooperation Partner oder umgekehrt geändert werden soll, ist für eine solche Erklärung die für den Austritt aus dem Verein in Ziffer 5.2 geregelte Form und Frist für die Austrittserklärung entsprechend einzuhalten.
5.6
If an ordinary membership as Core Partner is to be changed into a supporting membership as Cooperation Partner or vice versa, the formal and time requirements for the withdrawal declaration regulated in Clause 5.2 with regard to withdrawal from the Association apply analogously to such declaration.
Allgemeine Pflichten der Mitglieder
General obligations of the members
6.1
Die Mitglieder sind verpflichtet, die Ziele und Interessen des Vereins zu unterstützen sowie die Beschlüsse und Anordnungen der Vereinsorgane zu befolgen.
6.1
The members are obliged to support the goals and interests of the Association. They have to adhere to the decisions and instructions of the Association’s bodies and organs.
6.2
Die Mitglieder sind zudem verpflichtet, einen jährlichen Mitgliedsbeitrag zu entrichten. Die Höhe des Mitgliedsbeitrags wird von der Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands festgesetzt. Die Beitragspflicht beginnt im Wirtschaftsjahr des Beitritts. Darüber hinaus können zur Finanzierung besonderer Vorhaben durch Beschluss der Mitgliederversammlung Sonder-
6.2
The members are also obliged to pay an annual membership fee to the Association. The amount of the annual membership fee will be decided by the General Assembly upon proposal of the Executive Board. The payment obligation starts with the financial year in which the member has been accepted. In addition, special contributions and/or charges up to an amount of two
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Final draft dated 27 March 2023 beiträge und/oder Umlagen bis zu einer Höhe von zwei Jahresmitgliedsbeiträgen von den Mitgliedern erhoben werden. Von Mitgliedern, die nicht öffentliche Einrichtungen oder steuerbefreite Körperschaften/Organisationen sind, können insbesondere auch Sonderbeiträge und/oder Umlagen zur Finanzierung von Projekten der KIC LE erhoben werden. Erklärt das Mitglied nach Maßgabe von Ziffer 5.2 aufgrund der Erhebung von Sonderbeiträgen und/oder Umlagen fristgerecht seinen Austritt aus dem Verein, wird der betreffende Beschluss über die Erhebung von Sonderbeiträgen und/oder Umlagen diesem Mitglied gegenüber nicht wirksam. Einzelheiten zur Höhe des Mitgliedsbeitrags sowie weitere Zahlungsmodalitäten werden in einer separaten Vereinsordnung geregelt, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird. 6.3
annual membership fees may be levied by resolution of the General Assembly to finance special projects. From Members who are not public institutions or tax-exempt entities/organisations, special contributions and/or charges may in particular also be levied to finance projects of the KIC LE. If the member makes a timely declaration of his/her withdrawal from the Association pursuant to Clause 5.2 on grounds of the levy of special contributions and/or charges, the relevant resolution on the levy of special contributions and/or charges is not effective vis-à-vis this member. Details regarding the amount of the annual membership fee and further terms of payment shall be laid down in separate By-Laws of the Association, which will be adopted by the General Assembly.
Die Mitglieder sind verpflichtet, dem Vorstand eine ladungsfähige postalische Anschrift sowie eine E-Mail-Adresse mitzuteilen und den Vorstand über jede Änderung ihres Namens und/oder ihrer Adressdaten unverzüglich zu informieren. Sofern das Mitglied eine juristische Person ist, hat das Mitglied gegenüber dem Vorstand diese Angaben auch im Hinblick auf den in Ziffer 4.6 genannten Vertreter zu machen, der die Mitgliedschaftsrechte gegenüber dem Verein ausübt.
6.3
Ordentliche Mitglieder (Core Partner) 7.1
The members are obliged to notify the Executive Board of a postal address for service purposes, as well as an email address, and must notify the Executive Board without undue delay of every change of their name and/or addresses. If the member is a legal entity, the member must provide this information to the Executive Board also with respect to the representative named in Clause 4.6 who exercises the membership rights vis-à-vis the Association. Ordinary members (Core Partners)
Core Partnern stehen als ordentlichen Mitgliedern des Vereins sämtliche gesetzlichen Mitgliedschaftsrechte zu, darunter insbesondere folgende Rechte:
7.1
7.1.1 Teilnahme-, Rede, und Stimmrecht bei der Mitgliederversammlung;
As full (ordinary) members of the Association, Core Partners are entitled to all statutory membership rights, including, in particular, the following rights:
7.1.1 Right to attend, speak and vote at the meetings of the General Assembly;
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Final draft dated 27 March 2023 7.1.2 Nutzung der Einrichtungen des Vereins und der sonstigen Angebote und Leistungen, die der Verein zur Verfügung stellt (z.B. Sachmittel, Kontakte und Netzwerke) nach Maßgabe der jeweils vom Vorstand erlassenen Nutzungsordnung, die auch die Erhebung von Entgelten für die Nutzung der Einrichtungen, Leistungen und Angebote vorsehen kann;
7.1.2 Use of the facilities of the Association and of other offers and services made available by the Association (e.g. material resources, contacts and networks) in accordance with the respective Rules of Use issued by the Executive Board, which can also provide the levying of charges for the use of the facilities, services and offers;
7.1.3 Teilnahme an den Veranstaltungen des Vereins;
7.1.3 Participation in events of the Association.
7.1.4 Entsendung von Mitgliedern in Arbeitsgruppen des Vereins, nebst Unterbreitung und Ausarbeitung von Vorschlägen für zweckfördernde Tätigkeiten des Vereins.
7.1.4 Delegation of members to working groups of the Association, including the submission and development of proposals for activities pursuing the purpose of the Association;
7.2
7.2
Der Verein kann die Ausübung und den Umfang der Mitgliedschaftsrechte der Core Partner im Rahmen der von der Mitgliederversammlung zu verabschiedenden Vereinsordnung weiter konkretisieren. Fördermitglieder (Cooperation Partners)
8.1
Further details regarding the exercise and the scope of the membership rights of the Core Partners can be laid down in separate By-Laws of the Association to be adopted by the General Assembly. Supporting members (Cooperation Partner/)
Cooperation Partners sind Fördermitglieder des Vereins. Sie sind keine ordentlichen Mitglieder des Vereins und ihnen stehen daher nicht die in vorgenannter Ziffer 7 genannten Mitgliedschaftsrechte der Core Partner zu. Cooperation Partners haben ausschließlich folgende Rechte:
8.1
Cooperation Partners are extraordinary (supporting) members of the Association. They are not full (ordinary) members of the Association and are therefore not entitled to the membership rights of the Core Partners as set out in Clause 7 above. Cooperation Partners have exclusively the following rights:
8.1.1 Teilnahme an Mitgliederversammlungen ohne Stimmrecht;
8.1.1 Right to participate in General Assembly without a voting right;
8.1.2 Nutzung der Einrichtungen des Vereins und der sonstigen Angebote und Leistungen, die der Verein zur Verfügung stellt (z.B. Sachmittel, Kontakte und Netzwerke) nach Maßgabe der je-
8.1.2 Use of the facilities of the Association and of other offers and services made available by the Association (e.g. material resources, contacts and networks) in accordance with the respec-
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Final draft dated 27 March 2023 weils vom Vorstand erlassenen Nutzungsordnung, die auch die Erhebung von Entgelten für die Nutzung der Einrichtungen, Leistungen und Angebote vorsehen kann. 8.2
tive Rules of Use issued by the Executive Board, which can also provide the levying of charges for the use of the facilities, services and offers.
Der Verein kann die Ausübung und den Umfang der Rechte der Cooperation Partners im Rahmen der von der Mitgliederversammlung zu verabschiedenden Vereinsordnung weiter konkretisieren.
8.2
Organe des Vereins 9.1
Further details regarding the exercise and the scope of the rights of the Cooperation Partners can be laid down in separate By-Laws of the Association to be adopted by the General Assembly.
Bodies of the Association
Die Organe des Vereins sind
9.1
The bodies of the association are
9.1.1 die Mitgliederversammlung (Ziffern 10 bis 12),
9.1.1 the General Assembly (Clauses 10 to 12),
9.1.2 der Vorstand (Ziffern 13 bis 15) und
9.1.2 the Executive Board (Clauses 13 to 15) and
9.1.3 der Aufsichtsrat (Ziffern 16 bis 18) .
9.1.3 the Supervisory Board (Clauses 16 to 18).
9.2
9.2
Der Verein kann zudem auf Vorschlag des Vorstands durch Beschluss der Mitgliederversammlung Arbeitsgruppen oder Komitees bilden. Einzelheiten über die Bildung, Zusammensetzung und die Aufgaben der Arbeitsgruppen bzw. Komitees werden in der Vereinsordnung oder in den in den jeweiligen Beschlüssen der Mitgliederversammlung festgelegt. Die Arbeitsgruppen oder Komitees sind keine Organe des Vereins. Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung
At the proposal of the Executive Board by resolution of the General Assembly, the Association can also form working groups or committees. Details regarding the formation, composition and tasks of the working groups or committees shall be laid down in the Association’s By-Laws or in the respective resolutions of the General Assembly. The working groups or committees are not to be considered as corporate bodies of the Association. Competencies of the General Assembly
10.1
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ des Vereins.
10.1
The General Assembly is the highest corporate body of the Association.
10.2
Die Mitgliederversammlung ist für sämtliche Angelegenheiten zuständig, die nach den gesetzlichen Vorgaben, dieser Satzung oder der von ihr zu beschließenden Vereinsordnung nicht
10.2
The General Assembly is competent for all matters which are not assigned to other bodies of the Association according to the statutory provisions, the Articles of Association or the By-Laws
15
Final draft dated 27 March 2023 anderen Vereinsorganen zugewiesen sind; die Mitgliederversammlung hat insbesondere folgende Zuständigkeiten:
to be resolved by the General Assembly; the competencies of the General Assembly are, in particular:
10.2.1 Wahl und Abberufung der Mitglieder des Vorstands auf Vorschlag des Aufsichtsrats;
10.2.1 election and revocation of the members of the Executive Board as proposed by the Supervisory Board;
10.2.2 Wahl und Abberufung der Mitglieder des Aufsichtsrats auf Vorschlag des Aufsichtsratsauswahlkomitees;
10.2.2 election and revocation of the members of the Supervisory Board as proposed by the Supervisory Board Selection Committee;
10.2.3 Entgegennahme des Jahresberichts des Vorstands;
10.2.3 receipt of the Executive Board’s annual report;
10.2.4 Beschlussfassung über die Genehmigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses;
10.2.4 resolution on the approval of the annual financial statement prepared by the Executive Board;
10.2.5 Beschlussfassung über die Genehmigung der vom Vorstand aufgestellten Jahresplanung für den Verein für das jeweils nächste Wirtschaftsjahr;
10.2.5 resolution on the approval of the annual plan for the Association prepared by the Executive Board for the respective next financial year;
10.2.6 Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands auf Vorschlag des Aufsichtsrats;
10.2.6 Resolution on the approval of the actions (discharge) of the Executive Board as proposed by the Supervisory Board;
10.2.7 Beschlussfassung über die Genehmigung der Strategischen Agenda für die KIC EIT CCSI in der vom Aufsichtsrat genehmigten Fassung;
10.2.7 resolution on the approval of the Strategic Agenda for KIC EIT CCSI as approved by the Supervisory Board;
10.2.8 Beschlussfassung über die Änderung der Satzung auf Vorschlag des Aufsichtsrats;
10.2.8 resolution on the amendment of the Articles of Association as proposed by the Supervisory Board;
10.2.9 Beschlussfassung über Erlass und Änderung der Vereinsordnung auf Vorschlag des Aufsichtsrats;
10.2.9 resolution on the adoption and the amendment of the By-Laws of the Association as proposed by the Supervisory Board;
10.2.10 Beschlussfassung über Festsetzung von Mitgliedsbeiträgen und etwaigen Umlagen (Ziffer 6.2);
10.2.10 resolution on the determination of membership fees and any charges (Clause 6.2);
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Final draft dated 27 March 2023 10.2.11 Beschlussfassung über die Bestellung des externen Abschlussprüfers (Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) auf Vorschlag des Aufsichtsrats;
10.2.11 resolution on the appointment of the external auditor (certified public accountant or auditing company) as proposed by the Supervisory Board;
10.2.12 Entscheidungen über die Gründung von oder Beteiligung an einer Tochtergesellschaft oder Beendigung oder Änderung der Beteiligung an Tochtergesellschaften oder die Errichtung von Niederlassungen des Vereins, jeweils nach Zustimmung durch den Aufsichtsrat;
10.2.12 decisions about the establishment of or the participation in a subsidiary or the termination or change in the shareholding in subsidiaries or the establishments of branches of the Association, in each case after approval of the Supervisory Board;
10.2.13 Genehmigung des mit dem European Institute of Innovation and Technology (EIT) abzuschließenden Partnerschaftsvertrags (Partnership Agreement) sowie des Model Grant Agreement (MGA), einschließlich aller deren Änderungen; und
10.2.13 approval of the Partnership Agreement to be entered into with the European Institute of Innovation and Technology (EIT) as well as the Model Grant Agreement (MGA) as well as any amendments thereof; and
10.2.14 Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins (Ziffer 20).
10.2.14 resolution on the dissolution of the Association (Clause 20).
Beschlussfassung der Mitgliederversammlung
Resolutions of the General Assembly
11.1
In der Mitgliederversammlung hat jeder Core Partner eine (1) Stimme. Cooperation Partners haben als Fördermitglieder ein Recht auf Teilnahme an der Versammlung, aber kein Stimmrecht.
11.1
At the General Assembly, each Core Partner has one (1) vote. Cooperation Partners, as supporting members, are entitled to participate in the meeting but have no voting right.
11.2
Eine zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung berechtigte juristische Person als Vereinsmitglied wird in der Gesellschafterversammlung durch die gemäß Ziffer 4.6 gegenüber dem Vorstand zur Ausübung der Mitgliedschaftsrechte benannte Person vertreten. Zur Ausübung des Stimmrechts kann ein stimmberechtigter Core Partner einen anderen stimmberechtigten Core Partner in schriftlicher Form bevollmächtigen. Die Bevollmächtigung
11.2
A legal entity entitled to participate at the General Assembly as an Association member is represented at the General Assembly by the person appointed pursuant to Clause 4.6 to exercise the membership rights vis-à-vis the Executive Board. A Core Partner entitled to vote can provide another Core Partner entitled to vote with written authorisation to exercise his/her voting right. The authorisation must be provided separately for each General
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Final draft dated 27 March 2023 ist für jede Mitgliederversammlung gesondert zu erteilen. Ein Core Partner darf jedoch nicht mehr als drei (3) fremde Stimmen vertreten.
Assembly. However, a Core Partner may not represent more than three (3) votes of other Core Partners.
11.3
Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn so viele stimmberechtigte Core Partner anwesend oder ordnungsgemäß vertreten sind, dass mindestens 25% der Stimmrechte eingebracht werden können. Ist eine Mitgliederversammlung nicht beschlussfähig, ist der Vorstand verpflichtet, unverzüglich eine weitere Mitgliederversammlung gem. Ziffer 12.1 (bzw. im Falle einer außerordentlichen Mitgliederversammlung gem. Ziffer 12.2) mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen; diese ist ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig. Hierauf ist in der Einladung zu der weiteren Mitgliederversammlung gesondert hinzuweisen.
11.3
The General Assembly constitutes a quorum if there are sufficient Core Partners entitled to vote present or duly represented that at least 25% of the voting rights can participate. If a General Assembly does not constitute a quorum, the Executive Board is obliged to convene a further General Assembly without undue delay pursuant to Clause 12.1 (or in case of an extraordinary General Assembly, Clause 12.2) with the same agenda; this General Assembly constitutes a quorum irrespective of the number of members present, which is to be explicitly mentioned in the invitation to the additional General Assembly.
11.4
Die Mitgliederversammlung fasst Beschlüsse im Allgemeinen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen der Partner als ordentliche Mitglieder, soweit das zwingende Gesetz oder diese Satzung keine höheren Mehrheitserfordernisse vorsehen; Stimmenthaltungen bleiben außer Betracht und gelten nicht als abgegebene Stimmen. Abweichend hiervon bedürfen die in Ziffern 10.2.8, 10.2.9 und 10.2.12 genannten Beschlussgegenstände einer qualifizierten Mehrheit von 2/3 (zweidrittel) und der in 10.2.14 genannte Beschlussgegenstand 3/4 (dreiviertel) der abgegebenen gültigen Stimmen der Core Partner.
11.4
The General Assembly generally adopts resolutions with a simple majority of the valid votes cast by the Partners as ordinary members, insofar as no higher majority requirements are envisaged by mandatory law or these Articles of Association; abstentions are disregarded and do not constitute votes cast. In deviation from this, the resolution topics set out in Clauses 10.2.8, 10.2.9 and 10.2.12 require a qualified majority of 2/3 (two thirds) and the resolution topic in Clause 10.2.14 3/4 (three quarters) of the valid votes cast by the Core Partners.
Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlung 12.1
Convening and holding of the General Assembly
Mindestens einmal im Jahr, möglichst im letzten Quartal, soll eine ordentliche Mitgliederversammlung stattfinden, in der die Mitgliederversammlung den Jahresbericht des Vorstands entgegennimmt (Ziffer 10.2.3) sowie über
12.1
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At least once a year, if possible during the final quarter, an ordinary General Assembly shall be held in which the General Assembly receives the Executive Board’s annual report (Clause 10.2.3) and resolves on the
Final draft dated 27 March 2023 die Genehmigung des Jahresabschlusses und die Entlastung des Vorstands (Ziffer 10.2.4) sowie die Jahresplanung des Vereins für das nächste Wirtschaftsjahr (Ziffer 10.2.5) beschließt. Sie wird vom Vorstand, vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden oder im Verhinderungsfall von seinem Stellvertreter, unter Einhaltung einer Ladungsfrist von mindestens vier (4) Wochen - der Tag der Absendung der Einladung und der Tag der Versammlung nicht mitgerechnet - in Textform (z.B. per Brief oder einfacher EMail) einberufen. Die Einladung gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn es an die letzte vom Mitglied dem Verein bekannt gegebene Adresse (einschließlich E-Mail-Adresse) gerichtet ist.
approval of the annual financial statement and formal approval of the actions of the Executive Board (Clause 10.2.4) as well as the annual planning of the Association for the next financial year (Clause 10.2.5). It shall be convened by the Executive Board, represented by the chairperson of the Executive Board or, in the event of his/her hindrance, his/her deputy, observing a notice period of at least four (4) weeks – the day of sending the invitation and the day of the meeting are not included in the notice period – in text form (e.g. by letter or simple email). The invitation is deemed received by the member when it is addressed to the last address (including e-mail address) notified to the Association by the member.
12.2
Der Vorstand, vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden und oder im Verhinderungsfall von seinem Stellvertreter, kann ferner jederzeit eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Diese muss einberufen werden, wenn das Interesse des Vereins es erfordert oder, wenn die Einberufung von mindestens 10% der Core Partner schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe vom Vorstand verlangt wird. Bei Eilbedürftigkeit verkürzt sich die Ladungsfrist gem. vorstehender Ziffer auf 14 Tage. Im Übrigen gelten die hierin für die ordentliche Mitgliederversammlung getroffenen Regelungen entsprechend für die außerordentliche Mitgliederversammlung.
12.2
The Executive Board, represented by the chairperson of the Executive Board or, in the event of his/her hindrance, his/her deputy, can also convene an extraordinary General Assembly at any time. This must be convened if the interests of the Association require such a meeting or if at least 10% of the Core Partners demand from the Executive Board in writing that a meeting be convened, stating the purpose and reasons. In urgent cases, the notice period for convening the meeting pursuant to the above clause is reduced to 14 days. In all other respects, the rules agreed herein for the ordinary General Assembly apply analogously to the extraordinary General Assembly.
12.3
Die Tagesordnung für die Mitgliederversammlung setzt der Vorstand fest. Die Tagesordnung ist den Mitgliedern zusammen mit der Einladung zu übersenden. Jeder Core Partner kann als ordentliches Mitglied bis spätestens vierzehn (14) Tage vor einer Mitgliederversammlung beim Vorstand in Textform (z.B. per Brief oder einfacher
12.3
The agenda for the General Assembly is determined by the Executive Board. The agenda is to be sent to the members together with the invitation. Each Core Partner can, as ordinary member, until fourteen (14) days before a General Assembly at the latest, apply to the Executive Board in text form (e.g. by letter or simple e-mail) for an addition to the agenda. If the subject matter of
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Final draft dated 27 March 2023 E-Mail) eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen. Hat die Ergänzung eine Satzungsänderung zum Gegenstand, muss der Antrag die beantragte Satzungsänderung im Wortlaut enthalten. Der Vorstand muss die Tagesordnung wie beantragt ergänzen, wenn der Antrag von mindestens 10% der Core Partner gestellt oder unterstützt wird. Im Übrigen entscheidet der Vorstand nach dem Maßstab billigen Ermessens über die Berücksichtigung des Ergänzungsantrags (§ 315 BGB). Jede Ergänzung der Tagesordnung ist den Mitgliedern mindestens fünf (5) Tage vor der Mitgliederversammlung der Tag der Absendung der ergänzten Tagesordnung und der Tag der Versammlung nicht mitgerechnet - mitzuteilen; die Einladungsvorschriften in Ziffer 12.1 gelten insoweit entsprechend. 12.4
the addition is an amendment of the Articles of Association, the application must contain the wording of the proposed amendment of the Articles of Association. The Executive Board must supplement the agenda as proposed if the application is made or supported by at least 10% of the Core Partners. In all other respects, the Executive Board shall decide at its due discretion on the consideration of the application for an addition (Sec. 315 German Civil Code [Bürgerliches Gesetzbuch, BGB]). Every addition to the agenda must be notified to the members at least five (5) days before the General Assembly – the day of sending the supplemented agenda and the day of the meeting are not included in the notice period; the provisions on convening meetings contained in Clause 12.1 apply analogously insofar.
Die Mitgliederversammlung kann in Form einer Präsenzveranstaltung, einer zeitgleichen virtuellen Zusammenkunft (d.h. ohne Anwesenheit der Mitglieder an einem Versammlungsort, insbesondere im Wege jeder Art von Telekommunikation und Datenübertragung) oder einer Kombination aus Präsenzveranstaltung und zeitgleicher virtueller Zusammenkunft (teilvirtuell bzw. hybrid) stattfinden. Die Entscheidung über die Form der Veranstaltung liegt im Ermessen des Vorstands. Präsenzveranstaltungen sollen am Sitz des Vereins oder an einem anderen, vom Vorstand in der Einladung angegebenen Ort in der der Europäischen Union und/oder einem mit dem Horizon Europe Programm assoziierten Land stattfinden. Auf die Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme muss in der Einladung zur Mitgliederversammlung ausdrücklich hingewiesen werden. Auch im Übrigen ist der Vorstand ermächtigt, Bestimmungen zum Verfahren und zur Ausübung der Mitgliedschaftsrechte in der Versammlung zu treffen. Im Falle einer rein virtuellen
12.4
20
The General Assembly may be held in the form of a face-to-face meeting, a simultaneous virtual meeting (i.e. without the presence of the members at a meeting place, in particular by means of any kind of telecommunication and data transmission) or a combination of a face-to-face meeting and a simultaneous virtual meeting (semi-virtual or hybrid). The decision on the form of the meeting shall be at the discretion of the Executive Board. Face-to-face events shall take place at the seat of the Association or at another location in the European Union and/or a country associated with the Horizon Europe Programme, as specified by the Executive Board in the invitation. The possibility of virtual participation must be explicitly mentioned in the invitation to the General Assembly. In all other respects, the Executive Board is also authorised to make provisions regarding the procedure and the exercise of membership rights in the meeting. In the case of a purely virtual General Assembly, the Executive Board may, in particular, limit the right of Cooperation Partners to speak and ask questions in terms of
Final draft dated 27 March 2023 Mitgliederversammlung kann der Vorstand insbesondere das Rede- und Fragerecht von Cooperation Partners zeitlich und sachlich in angemessener Weise begrenzen. Wird die Versammlung als kombinierte Präsenz- und virtuelle Mitgliederversammlung abgehalten (teilvirtuell bzw. hybrid), kann der Vorstand das Rede- und Fragerecht ferner auf die in der Präsenzversammlung anwesenden Mitglieder beschränken. Etwaige Beschränkungen gemäß den beiden vorstehenden Sätzen 5 und 7 dieser Ziffer 12.4 sind mit der Einladung zur Mitgliederversammlung anzukündigen. Die Zugangsdaten für eine virtuelle Teilnahme sowie die Information, wie die Mitgliedschaftsrechte im Wege der elektronischen Kommunikation virtuell ausgeübt werden können (zum Beispiel per E-Mail, Online-Formular, Chat oder Handzeichen in Videokonferenzen) sind dem Mitglied in der Einladung mitzuteilen. Die Mitglieder sind verpflichtet, die Zugangsdaten keinem unberechtigten Dritten zugänglich zu machen. Der Vorstand ist berechtigt, die Identität der Teilnehmer in der Mitgliederversammlung durch Vorzeigen eines gültigen Lichtbildausweises (bei virtuell Teilnehmenden z.B. über die Videofunktion des technischen Endgeräts) oder über entsprechende anderweitige Verfahren zur Identitätsprüfung festzustellen. 12.5
time and subject matter in an appropriate manner. If the meeting is held as a combination of a face-to-face meeting and a virtual meeting (semi-virtual or hybrid), the Executive Committee may limit the right to speak and ask questions to the members present at the face-to-face meeting. Any restrictions according to the two preceding sentences 5 and 7 of this Clause 12.4 shall be announced with the invitation to the General Assembly. The access data for virtual participation as well as information on how membership rights can be exercised virtually by means of electronic communication (for example, by e-mail, online form, chat or show of hands in video conferences) shall be communicated to the member in the invitation. The members are obliged not to make the access data available to any unauthorised third party. The Executive Board is entitled to verify the identity of participants in the General Assembly by having them show a valid photo ID (in the case of virtual participants, e.g. via the video function of the technical terminal device) or via appropriate other procedures for verifying identity.
Die Mitgliederversammlungen werden vom Vorsitzenden des Vorstands geleitet, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter können die Leitung auf einen Vertreter übertragen. Ist kein Vorstandsmitglied anwesend, bestimmt die Versammlung den Leiter. Bei Wahlen kann die Versammlungsleitung für die Dauer des Wahlgangs und der vorhergehenden Diskussion einem Wahlausschuss übertragen werden.
12.5
21
The General Assembly shall be led by the chairperson of the Executive Board or, in the event of his/her hindrance, his/her deputy. The chairperson and his/her deputy can transfer the chair to a representative. If no Executive Board member is present, the General Assembly determines the chair. In elections, the chair of the meeting can be transferred to an election committee for the duration of the election process and preceding discussion.
Final draft dated 27 March 2023 12.6
Über den Verlauf der Mitgliederversammlung ist zu Beweiszwecken (nicht als Wirksamkeitsvoraussetzung) ein Protokoll anzufertigen, das vom jeweiligen Versammlungsleiter und dem Protokollführer, zu unterzeichnen ist. Der Protokollführer wird vom Versammlungsleiter bestimmt; zum Protokollführer kann auch ein Nichtmitglied bestimmt werden. Das Protokoll soll folgende Feststellungen enthalten: Ort, Art und Zeit der Versammlung, die Person des Versammlungsleiters und des Protokollführers, die Zahl der Teilnehmer unter Angabe der Art der Teilnahme (anwesend oder virtuell) und die Anzahl der von den Teilnehmer insgesamt vertretenen Stimmrechte, die Tagesordnung, die Feststellung des Versammlungsleiters über die Förmlichkeiten der Einberufung und die Beschlussfähigkeit, alle Anträge, die einzelnen Abstimmungsergebnisse (mit Stimmenergebnissen ja/nein/Enthaltung), die Art der Abstimmung sowie die gefassten Beschlüsse. Bei Satzungsänderungen soll der genaue Wortlaut angegeben werden. Das Protokoll ist von dem Versammlungsleiter und dem Protokollführer zu unterzeichnen und in Kopie an die Mitglieder zu übermitteln (z.B. per E-Mail).
12.6
Minutes shall be taken of the course of the General Assembly for evidentiary purposes (not as a condition of its validity) and shall be signed by the person chairing the meeting and the person taking the minutes. The person taking the minutes shall be appointed by the chairperson of the meeting; a non-member may also be appointed to take the minutes. The minutes shall contain the following: place, type and time of the meeting, the person chairing the meeting and the person taking the minutes, the number of participants, indicating the type of participation (present or virtual) and the total number of voting rights represented by the participants, the agenda, the statement by the chairperson of the meeting on the formalities of convening the meeting and constituting a quorum, all motions, the individual voting results (with the voting results yes/no/abstention), the type of voting and the resolutions passed. In the case of amendments to the Articles of Association, the exact wording is to be provided. The minutes are to be signed by the chairperson of the meeting and the person taking the minutes and sent to the members in copy (e.g. by e-mail).