5. Kwartaalrapportage Programma S&C 4e kwartaal 2021

▪

▪

▪

▪

De gefaseerde ingebruikname is gestart op 28 februari 2021 en wordt opgebouwd van een enkele zondag onder het S&C systeem exploitatie rijden naar volledig gebruik totdat er voldoende vertrouwen is om niet meer terug te schakelen naar het huidige systeem VLSM/ZUB. In deze periode wordt gereden met reizigers op het gehele net onder het S&C systeem. Daarnaast wordt door GVB in deze periode de opleiding van het rijdend personeel afgerond. Op 14 juni is besloten de gefaseerde ingebruikname te pauzeren totdat er een nieuwe, verbeterde, softwareversie beschikbaar was om de gefaseerde ingebruikname mee te vervolgen. Deze nieuwe softwareversie is 18 juli in gebruik genomen en bevat oplossingen voor de meest urgente problemen, wijzigingen voor de M7 en de eerste faseringstappen van Zuidasdok. De gefaseerde ingebruikname is 1 augustus herstart met de nieuwe baseline. Op zaterdag 25 september hebben verkeerde diagnoses van een opgetreden probleem geleid tot de beslissing om weer terug te schakelen naar het oude systeem en de gefaseerde ingebruikname opnieuw te pauzeren. In oktober zijn wederom de urgentste problemen opgelost, en is de supportorganisatie beter gesteld om goede diagnoses van problemen uit te voeren en de gebruikers te ondersteunen; vanaf 24 oktober is de GIN herstart en is er sindsdien niet meer teruggeschakeld naar het oude ZUB/VLSM systeem.

Vanaf 24 oktober is een periode van drie maanden gestart waarin we niet meer terugschakelen naar het oude systeem. Tijdens deze periode monitoren we de performance van het S&C systeem. Als dat goed gaat kan er eind januari 2022 worden besloten om groen licht te geven voor de verwijdering van het oude systeem. Een gevolg van dat besluit is dat Amsterdam volledig over is op het gebruik van het nieuwe S&C systeem.

Een overzicht van de vigerende planning is weergegeven in de onderstaande tijdlijn:

21

De voorgestelde planning naar oplevering vraagt een strakke bewaking in de gezamenlijke governance. Daarom zijn verschillende Go/No Go momenten gedefinieerd waarop tussentijdse besluitvorming plaatsvindt over het al dan niet starten van een volgende fase van de gefaseerde ingebruikname. De planning voor de periode na de indienststelling van het S&C systeem wordt nog besproken.

6.3 Financiën Het geprognosticeerde tekort op de programmaraming is ten opzichte van het voorgaande kwartaal gedaald met € 2,0 miljoen van € 8,0 miljoen naar 6,0 miljoen. Dit heeft te maken met een kostenreductie van 2 miljoen die is toegezegd door GVB in de deal tussen de OV partijen (VRA, gemeente Amsterdam en GVB). Het resterende tekort van 6 miljoen wordt voor 3 miljoen gedekt door de gemeente Amsterdam en voor 3 miljoen door de VRA. Aangezien deze aanvullende dekking nog niet is geformaliseerd wordt het tekort van 6 miljoen nog gepresenteerd. Het tekort is opgebouwd uit € 3,5 miljoen tekort SCMA en een tekort van 2,5 miljoen onder de mutaties. De verwachte overschrijding van het budget zoals overeengekomen in de ‘deal Pedro Peters’ is een combinatie van diverse oorzaken. Dit zijn o.a. extra kosten als gevolg van COVID-19, tegenvallers in de softwareontwikkeling door Alstom, een langere doorlooptijd van de gefaseerde ingebruikname en daarmee samenhangende langere instandhouding van het oude ZUB/VLSM systeem, gemaakte kosten voor derden die niet kunnen worden doorbelast, en het bekostigen van een infrawijziging aan bordessen die niet was voorzien binnen de programmascope. De exacte kosten staan vermeld in de vertrouwelijke financiële bijlage.

6.4 Risicomanagement In het kader van projectbeheersing sturen we naast de gewenste procesgang vooral ook op onzekerheden en risico’s, daarbij wegen we bij de besluitvorming de onzekerheden en risico’s bewust mee. Ook in de afgelopen periode zijn de risico’s, en bijbehorende beheersmaatregelen met de risico-eigenaren geëvalueerd, en waar nodig voorzien van extra beheersmaatregelen. Het risicodossier is weer grotendeels geactualiseerd. Daarnaast bespreken we risico’s tijdens de 4-wekelijkse gezamenlijke voortgangsrapportages. Tijdens deze rapportages rapporteren koppels van het Programma S&C en Alstom over de voortgang op hun gebied en over mogelijke risico’s. Ook de raakvlakrisico’s met nevenprojecten en andere afdelingen van GVB zijn in beeld en worden regelmatig geëvalueerd en besproken. Door het innovatieve karakter van onze opgave hebben we een hoog risicoprofiel. Voor de onderkende risico’s bedenken we maatregelen die de kans verkleinen en/of de mogelijke gevolgen beperken. We krijgen echter ook te maken met onverwachte situaties. Om deze snel en slagvaardig het hoofd te kunnen bieden hebben we de afgelopen jaren ingezet op intensieve samenwerking met alle betrokken partijen. Dit is gebleken van cruciaal belang te zijn.

In dergelijke onverwachte situaties gaat het om vroegtijdig herkennen, delen en erkennen van ‘early warning signs’ om vervolgens met gedegen en gedeelde maatregelen te komen. In de volgende sub-paragrafen beschrijven we een aantal belangrijke risicogebieden en bijbehorende beheersmaatregelen. 6.4.1 Risicomanagement: Voortgang ontwerp en realisatie S&C systeem De geïntensiveerde samenwerking met de ontwikkelaars van Alstom hebben geleid tot verbeteringen in het ontwikkelproces. Zoals eerder in deze rapportage beschreven is het ‘first time right’ percentage in de laatste softwareversies aanzienlijk toegenomen. Desalniettemin is gebleken dat er nog fouten in het systeem zitten die volledige livegang verhinderen. Het oplossen hiervan zal aandacht blijven vragen. Beheersing: Er zijn een aantal beheersingsmaatregelen getroffen:

22

▪ ▪

▪

▪

▪

Testen vormen een belangrijk deel van het risicomanagement ondanks dat er grenzen zijn aan de fouten die hiermee voorafgaand aan gebruik in exploitatie kunnen worden ontdekt. Het S&C-testteam is nauw betrokken bij de development activiteiten. Zo testen we op de simulator in het kantoor van Alstom te Duivendrecht, en zijn we daardoor in staat kort-cyclisch Alstom te ondersteunen bij de beoordeling van de development resultaten. Als maatregel is de actie gestart om te kijken of de systeemtekortkomingen kunnen worden op de korte termijn kunnen worden geaccepteerd en door operationele workarounds worden gecompenseerd. Dit wordt samen met GVB gedaan. Ook worden alle development ontwikkelingen en testresultaten besproken en beoordeeld in het indienststellingsteam van het programmateam en GVB en sinds kort Alstom om zo verrassingen te voorkomen en de juiste acties uit te voeren. Er is een intensievere samenwerking tussen Alstom en het programma opgezet waarbij de softwareontwikkelaars van Alstom direct in contact staan met operationele experts van GVB en leden van het test- en techniek-team van het programma. Dit vergroot de kans op het ‘first-time-right’ ontwikkelen van de te leveren functionaliteiten.

6.4.2 Risicomanagement: Migratiestrategie en S&C wijzigingen in de infrastructuur Begin 2020 zijn er afspraken gemaakt om ook de faseringsstappen 10 en 20 van Zuidasdok door te voeren in de systeem database die ontwikkeld wordt voor de komst van het nieuwe type metrovoertuig M7. De livegang van het S&C systeem valt nu samen met de komst van de M7 en de werkzaamheden bij Zuidasdok. Over deze drie projecten heen moet goed gemanaged worden om de geplande voortgang van alle drie te realiseren. Beheersing: Het Programma S&C stemt op regelmatige basis de ontwikkelingen in de projecten op elkaar af. Dit gebeurt o.a. in het MT S&C dat elke twee weken bij elkaar komt en waarin assetmanager, operator en projecten zijn vertegenwoordigd. Daarnaast worden de wijzigingen in de database en de bijbehorende software op een dusdanige manier ontwikkeld dat de afhankelijkheden tot een minimum beperkt kunnen blijven. Voor elke toekomstige wijziging in infrastructuur of materieel, zal dit op deze wijze moeten gebeuren. Daarnaast heeft het programmateam in Q4 de regiefunctie voor alle S&C-testen op de baan vormgegeven en geoperationaliseerd. Dat heeft ertoe geleid dat alle geplande SCMA, M7 en ZAD test- en uitvoeringsactiviteiten met gewenst resultaat konden worden uitgevoerd.

6.4.3 Risicomanagement: Afhankelijkheid van Alstom Met Alstom hebben we in eerste instantie een contract gesloten voor de levering van een nieuw treinbeveiligingsen verkeersleidingsysteem. Met deze overeenkomst zijn we in de praktijk, maar niet juridisch, een langjarige betrekking aangegaan voor de levensduur van het systeem. Dat komt doordat we voor alle aanpassingen in het systeem afhankelijk zijn van Alstom. Alleen zij kunnen deze wijzigingen in hun eigen product doorvoeren. Het is daarom belangrijk om in dit verband capaciteit binnen Alstom beschikbaar te houden om te voorkomen dat de doorlooptijd van wijzigingen heel lang wordt. In paragraaf 5.1 is dit nader toegelicht. Beheersing: Vanwege deze afhankelijkheid is sinds de laatste fase van de realisatie van de Noord/Zuidlijn ingezet op een goede samenwerking met Alstom. Dit hebben we de laatste jaren verder geïntensiveerd. Daarbij streven we ernaar om de samenwerking niet alleen financieel interessant voor Alstom te maken. Alstom heeft aangegeven Amsterdam als een belangrijke klant te beschouwen. De uitvraag van Amsterdam heeft Alstom gedwongen veel nieuwe functionaliteiten toe te voegen aan haar standaardproduct. Dit kan Alstom weer elders in de wereld bij andere klanten toepassen. Amsterdam wordt daarmee een interessante “showroom” en is daarmee impliciet een ‘launching customer’ voor Alstom geworden.

23

Onze gezamenlijke ambitie is om deze samenwerking stapsgewijs contractueel te verankeren. Daarom voeren we sinds 2019 op directie en managementniveau gesprekken met Alstom over hoe we een langjarige samenwerkingsovereenkomst het beste vorm kunnen geven. In Q1 2022 wordt deze raamovereenkomst getekend door Alstom en de gemeente Amsterdam. 6.4.4 Risicomanagement: Gebruik, beheer en onderhoud Het nieuwe S&C systeem stelt hoge eisen aan het assetmanagement. Wijzigingen in de infrastructuur en materieel zullen veel langer van tevoren moeten worden gepland. Er zullen regelmatige nieuwe softwareversies moeten worden getest en geïmplementeerd met zo min mogelijk consequenties voor de dagelijkse exploitatie. Er zal moeten worden nagedacht over veroudering van onderliggende platformen zoals Windows en toekomstige beschikbaarheid van huidige hardware. Thema’s als cyber security moeten blijvend aandacht krijgen. Monitoring van de performance wordt belangrijk om hoge beschikbaarheid te garanderen. Op dit moment vinden veel taken plaats binnen of onder regie van de programmaorganisatie. Vanaf juli 2022 zullen de huidige taken van de programmaorganisatie worden belegd bij het team S&C ontwikkeling binnen de nieuwe GVB RIB organisatie. Het opdrachtgeverschap van de projecten zal vanaf dat moment belegd worden bij de VRA.

Deze overdracht van taken en verantwoordelijkheden zal komend half jaar veel aandacht vergen. Beheersing: Om de overgang van Bijzondere Projecten naar GVB RIB zo soepel mogelijk te laten verlopen is besloten om de bestaande werkwijze zoveel mogelijk te continueren in 2022. De huidige programmamanager (Pelle de Wit) zal daarom ook in de eerste helft van 2022 leiding blijven geven aan het team S&C-ontwikkeling binnen GVB RIB. Het streven is om gelijktijdig een vaste GVB-collega te werven die de rol van manager S&C-ontwikkeling kan overnemen en door de huidige programmamanager ingewerkt kan worden. In Q3 is een bedrijfsplan uitgewerkt waarin in meer detail is beschreven welke medewerkers vanuit het programmateam ook in 2022 betrokken blijven, en hoe de werkprocessen volgend jaar vormgegeven worden. In het bedrijfsplan staan ook een aantal voorwaarden vermeld waaraan moet zijn voldaan om de overgang succesvol door te kunnen voeren, bijvoorbeeld afspraken over rekening en risico, en opdrachtgeverschap. Mocht er niet tijdig aan deze voorwaarden zijn voldaan, dan bestaat de terugvaloptie om het Programma S&C tijdelijk voort te zetten binnen de Directie Bijzondere Projecten van de gemeente Amsterdam. Naast de continuering van de taken van de programmaorganisatie blijft het ook van belang om het (dagelijks) onderhoud van het S&C systeem goed in te richten.

Deze onderhoudstaken worden momenteel reeds door GVB RS uitgevoerd. Naast deze taken zijn er een aantal acties gestart om de beschikbaarheid van het S&C systeem op de lange termijn te kunnen borgen. Deze acties worden bewaakt door het Mobilisatieteam. 6.4.5 Risicomanagement: Financiën Zoals toegelicht in de paragraaf financiën is geconstateerd dat de huidige budgetten niet toereikend zijn voor afronding van het Programma S&C. Met de actuele inzichten is vastgesteld dat als hiervoor niet voor het einde van Q1 2022 aanvullende dekking beschikbaar komt, dit ertoe zou kunnen leiden dat het Programma S&C niet volledig kan worden uitgevoerd. In dat geval kunnen ook geen nieuwe verplichtingen met Alstom worden aangegaan, met vertragingen op de beoogde planning als gevolg. Daarnaast zijn in de afgelopen jaren veel nieuwe geavanceerde technische installaties in het metrosysteem aangebracht. De nieuwe mogelijkheden, het hogere veiligheidsniveau, maar ook aanvullende eisen aan aantoonbaarheid, maken dat de onderhoudskosten in de komende jaren zullen stijgen. De budgetten zullen hierop moeten blijven aansluiten.

24

Beheersing: Om bovenstaande situatie te voorkomen heeft het Directeurenoverleg S&C een gezamenlijke financiële werkgroep de opdracht gegeven om een dekkingsvoorstel te maken. Het voorstel ziet niet alleen toe op de dekking van de huidige tekorten, maar bevat ook een voorstel hoe met toekomstige mutaties en het bijbehorende beheer en onderhoud daarvan om te gaan. De CFO’s van de betrokken partijen hebben op basis van het voorstel een advies aan de directeuren gegeven over hoe het tekort gedekt moet worden. In Q4 2021 is in het Directeurenoverleg een besluit genomen over hoe het tekort gedekt gaat worden. Het totale tekort wordt gedekt door een kostenreductie van € 2,0 miljoen door GVB, welke nu al in de rapportage is verwerkt. Deze afspraak is namelijk al definitief. Verder wordt het resterende tekort van € 6,0 miljoen gelijk verdeelt over de VRA en de gemeente Amsterdam. Hiervoor is een kredietaanvraag in gang gezet welke in februari 2021 ter vaststelling in de raad is gepland. Daarnaast onderzoekt een werkgroep in hoeverre er in de toekomst structureel voldoende budget is voor het onderhouden van het nieuwe S&C systeem. Tot slot is het programma tijdig aangehaakt bij eventuele wijzigingen en bij het programmeringsproces met het Shared Service Center. Hierin worden alle wijzigingen in behandeling genomen en aan een eerste beoordeling onderworpen.

Als uit de programmering blijkt dat mutaties achterblijven dan zal hierop geacteerd worden door ook af te schalen in het programmateam. Verder is het proces van binnenkomst van verzoeken strakker getrokken waarbij er onder andere ook eerder aandacht wordt besteed aan de dekking van de betreffende mutaties.

25