3. Kwartaalrapportage Programma S&C 2e kwartaal 2021

Vanuit het college is in samenspraak met de programmadirectie een inhoudelijke reactie opgesteld om de raad te informeren.

22

6.

Programmabeheersing

6.1 Scope De scope van ons programma is per definitie dynamisch. Veel projecten op en rond de metrobaan hebben invloed op het S&C systeem. Soms alleen al omdat een antenne van het systeem moet worden verplaatst of er een nieuw object in de buurt wordt geplaatst. Om deze wijzigingen op een gecontroleerde wijze door te voeren hebben we het SSC opgericht (zie 5.1.3). 6.2 Planning De belangrijkste elementen uit de planning zijn: ▪

▪

▪

▪

De gefaseerde ingebruikname is gestart op 28 februari 2021 en wordt opgebouwd van een enkele zondag onder het S&C systeem exploitatie rijden naar hele weken totdat er voldoende vertrouwen is om niet meer terug te schakelen naar het huidige systeem VLSM/ZUB. In deze periode wordt gereden met reizigers op het gehele net onder het S&C systeem. Daarnaast wordt door GVB in deze periode de opleiding van het rijdend personeel afgerond. Op 14 juni is besloten de gefaseerde ingebruikname te pauzeren totdat er een nieuwe, verbeterde, softwareversie beschikbaar is om de gefaseerde ingebruikname mee te vervolgen. Deze nieuwe softwareversie wordt medio juli 2021 door Alstom geleverd en is gericht op het oplossen van de meest urgente problemen voor de livegang, de M7 en de eerste faseringstappen van Zuidasdok. De gefaseerde ingebruikname wordt naar verwachting begin augustus 2021 herstart met de nieuwe baseline. Dan bouwen we het aantal dagen per week, waarop we het systeem inzetten, geleidelijk op richting volledig gebruik. Indien het resterende deel van de gefaseerde ingebruikname goed verloopt verwachten we dat na september 2021 niet meer zal worden teruggeschakeld naar het oude systeem. Na een periode van monitoring van de performance van het S&C systeem tijdens de gefaseerde ingebruikname wordt er naar verwachting in Q4 2021 gestart met de verwijdering van het oude systeem.

Een overzicht van de vigerende planning is weergegeven in de onderstaande afbeelding:

De voorgestelde planning naar livegang vraagt een strakke bewaking in de gezamenlijke governance. Daarom zijn verschillende Go/No Go momenten gedefinieerd waarop tussentijdse besluitvorming plaatsvindt over het al dan niet starten van een volgende fase van de gefaseerde ingebruikname. De planning voor de periode na de indienststelling van het S&C systeem is nog onderwerp van studie.

23

6.3 Financiën Op basis van de actuele inzichten hebben we in Q2 2021 een herijking gemaakt van de programmaraming. Het geprognosticeerde tekort op de programmaraming is ten opzichte van het voorgaande kwartaal gestegen met € o,4 miljoen naar € 8,0 miljoen. Het geprognosticeerde tekort op het SCMA-project is naar beneden bijgesteld van € 6,1 miljoen naar € 5,3 miljoen door verschuiving van kosten van ‘SCMA’ naar ‘mutaties’ (zie verder). Zonder deze bijstelling zouden de kosten zijn gestegen met € 1,9 miljoen (van € 6,1 naar € 8,0 miljoen). Het tekort van € 1,5 miljoen op de nog te dekken VAT-kosten vanuit andere projecten waarover we nog geen zekerheid hebben is nu opgelost. Hierover zijn afspraken gemaakt met het project ‘ICT en S&C Zuidasdok’. Er heeft echter wel een her-rubricering plaatsgevonden van kosten van SCMA naar mutaties. Dit betreft 1,2 miljoen kosten bordessen en € 1,5 miljoen ongedekte Shared Service Center kosten. Daarom wordt er nu een tekort gepresenteerd van € 2,7 miljoen onder de mutaties. De verwachte overschrijding van het budget zoals overeengekomen in de ‘deal Pedro Peters’ is een combinatie van diverse oorzaken. Deze staan vermeld in de vertrouwelijke financiële bijlage.

6.4 Risicomanagement In het kader van projectbeheersing sturen we naast de gewenste procesgang vooral ook op onzekerheden en risico’s. Bij besluitvorming worden de onzekerheden en risico’s bewust meegewogen. Ook in de afgelopen periode zijn de risico’s, onzekerheden en bijbehorende beheersmaatregelen met de risico-eigenaren geëvalueerd. Het risicodossier is vervolgens opnieuw geactualiseerd. Daarnaast bespreken we risico’s tijdens de 4-wekelijkse gezamenlijke voortgangsrapportages. Tijdens deze rapportages rapporteren koppels van het Programma S&C en Alstom over de voortgang op hun gebied en over mogelijke risico’s. Ook de raakvlakrisico’s met nevenprojecten en de staande organisaties van MET E&B en GVB zijn in beeld en worden regelmatig geëvalueerd en besproken. Door het innovatieve karakter van onze opgave hebben we een hoog risicoprofiel. Voor de onderkende risico’s bedenken we maatregelen die de kans verkleinen of mogelijke gevolgen beperken. We zullen echter ook te maken krijgen met onverwachte situaties. Om deze snel en slagvaardig het hoofd te kunnen bieden hebben we de afgelopen jaren ingezet op intensieve samenwerking met alle betrokken partijen. Dit achten we van cruciaal belang. In dergelijke onverwachte situaties gaat het om vroegtijdig herkennen, delen en erkennen van ‘early warning signs’ om vervolgens met gedegen en gedeelde maatregelen te komen.

In de volgende sub-paragrafen beschrijven we een aantal belangrijke risicogebieden en bijbehorende beheersmaatregelen. 6.4.1 Risicomanagement: Voortgang ontwerp en realisatie S&C systeem De geïntensiveerde samenwerking met de ontwikkelaars van Alstom hebben geleid tot verbeteringen in het ontwikkelproces. Zoals eerder in deze rapportage beschreven is het ‘first time right’ percentage in de laatste softwareversies aanzienlijk toegenomen. Desalniettemin is gebleken dat er nog fouten in het systeem zitten die volledige livegang verhinderen. Het oplossen hiervan zal aandacht blijven vragen. Beheersing: Er zijn een aantal beheersingsmaatregelen getroffen: ▪ ▪

▪

Testen vormen een belangrijk deel van het risicomanagement ondanks dat er grenzen zijn aan de fouten die hiermee voorafgaand aan gebruik in exploitatie kunnen worden ontdekt. Het S&C-testteam is nauw betrokken bij de development activiteiten. Zo testen we op de simulator in het kantoor van Alstom te Duivendrecht, en zijn we daardoor in staat kort-cyclisch Alstom te ondersteunen bij de beoordeling van de development resultaten. Als maatregel is de actie gestart om te kijken of de systeemtekortkomingen kunnen worden op de korte termijn kunnen worden geaccepteerd en door operationele workarounds worden gecompenseerd Dit wordt samen met GVB gedaan.

24

▪

▪

Ook worden alle development ontwikkelingen en testresultaten besproken en beoordeeld in het indienststellingsteam van MET, GVB en sinds kort Alstom om zo verrassingen te voorkomen en de juiste acties uit te voeren. Er is een intensievere samenwerking tussen Alstom en het Programma opgezet waarbij de softwareontwikkelaars van Alstom direct in contact staan met operationele experts van GVB en leden van het test- en techniek-team van het programma. Dit vergroot de kans op het ‘first-time-right’ ontwikkelen van de te leveren functionaliteiten.

6.4.2 Risicomanagement: Migratiestrategie en S&C wijzigingen in de infrastructuur Begin 2020 zijn er afspraken gemaakt om ook de faseringsstappen 10 en 20 van Zuidasdok door te voeren in de systeem database die ontwikkeld wordt voor de komst van het nieuwe type metrovoertuig M7. Doordat nu wordt ingezet op een livegang van het S&C systeem in september 2021, komt het moment van livegang dichter op de komst van de M7 en de werkzaamheden bij Zuidasdok te liggen. Hierdoor worden de buffers tussen deze 3 projecten kleiner. Het uitstel van de livegang van SCMA kan beperkte invloed hebben op de uitvoering van de eerste testen met de M7 voertuigen. Dit komt voort uit de beperkte testtijd in de nachten buiten exploitatie. Testen voor SCMA en M7 kunnen met elkaar concurreren. Beheersing: Het Programma S&C stemt op regelmatige basis de ontwikkelingen in de projecten op elkaar af. Dit gebeurt o.a. in het MT S&C dat elke twee weken bij elkaar komt en waarin assetmanager, operator en projecten zijn vertegenwoordigd. Daarnaast worden de wijzigingen in de database en de bijbehorende software op een dusdanige manier ontwikkeld dat de afhankelijkheden tot een minimum beperkt kunnen blijven. Voor elke toekomstige wijziging in infrastructuur of materieel, zal dit op deze wijze moeten gebeuren.

Doordat de testen met het M7 metrovoertuig de eerste periode alleen ’s nachts worden uitgevoerd levert het geen blokkering op voor het M7 testprogramma wanneer het (voor de M7 noodzakelijke) S&C systeem overdag nog niet live is. Het biedt echter wel voordelen als dan overdag ook al onder het S&C systeem gereden kan worden, omdat er dan ’s nachts geen wisseling van het beveiligingssysteem nodig is en er dus meer testtijd per nacht overblijft. 6.4.3 Risicomanagement: Afhankelijkheid van Alstom Met Alstom hebben we in eerste instantie een contract gesloten voor de levering van een nieuw treinbeveiligings- en verkeersleidingsysteem. Met deze overeenkomst zijn we in de praktijk maar niet juridisch een langjarige betrekking aangegaan voor de levensduur van het systeem, omdat we voor alle aanpassingen in het systeem afhankelijk zijn van Alstom. Alleen zij kunnen deze wijzigingen in hun eigen product doorvoeren. Het is daarom belangrijk om in dit verband capaciteit binnen Alstom beschikbaar te houden om te voorkomen dat de doorlooptijd van wijzigingen heel lang wordt. In par. 5.1 is dit toegelicht. Beheersing: Vanwege deze afhankelijkheid is sinds de laatste fase van de realisatie van de Noord/Zuidlijn ingezet op een goede samenwerking met Alstom. Dit hebben we de laatste jaren verder geïntensiveerd.

Daarbij streven we ernaar om de samenwerking niet alleen financieel interessant voor Alstom te maken. Alstom heeft aangegeven Amsterdam als een belangrijke klant te beschouwen. De uitvraag van Amsterdam heeft Alstom gedwongen veel nieuwe functionaliteiten toe te voegen aan haar standaardproduct. Dit kan Alstom weer elders in de wereld bij andere klanten toepassen. Amsterdam wordt daarmee een interessante “showroom” en is daarmee impliciet een ‘launching customer’ voor Alstom geworden.

25

Deze samenwerking verankeren we stapsgewijs contractueel, waarbij het uiteindelijke streven is om een langjarige samenwerking aan te gaan. Daarom is in de afgelopen periode op directie en managementniveau met Alstom verkend welke onderwerpen een plek moeten krijgen in de Raamovereenkomst die naar verwachting in zal gaan in de 2e helft van 2021 (zie par 5.1.2). Zoals beschreven in paragraaf 5.1 zijn er afspraken gemaakt om capaciteit van de Alstom organisatie beschikbaar te houden tot aan de inwerkingtreding van de Raamovereenkomst. 6.4.4 Risicomanagement: Gebruik, beheer en onderhoud Het nieuwe S&C systeem stelt hoge eisen aan het assetmanagement. Wijzigingen in de infrastructuur en materieel zullen veel langer van tevoren moeten worden gepland. Er zullen regelmatige nieuwe softwareversies moeten worden getest en geïmplementeerd met zo min mogelijk consequenties voor de dagelijkse exploitatie. Er zal moeten worden nagedacht over veroudering van onderliggende platformen zoals Windows en toekomstige beschikbaarheid van huidige hardware. Thema’s als cyber security moeten blijvend aandacht krijgen. Monitoring van de performance wordt belangrijk om hoge beschikbaarheid te garanderen. Op dit moment vinden veel taken plaats binnen of onder regie van de programmaorganisatie.

Vanaf 1 januari 2022 zullen de huidige taken van de programmaorganisatie worden belegd bij de afdeling S&C ontwikkeling van de nieuwe GVB RIB organisatie. Het opdrachtgeverschap van de projecten zal vanaf dat moment belegd worden bij de VRA. Deze overdracht van taken en verantwoordelijkheden zal komend half jaar veel aandacht vergen. Beheersing: Om de overgang van MET Bijzondere opdrachten naar GVB RIB zo soepel mogelijk te laten verlopen is besloten om de bestaande werkwijze zoveel mogelijk te continueren in 2022. De huidige programmamanager (Pelle de Wit) zal daarom ook in de eerste helft van 2022 leiding blijven geven aan de afdeling S&C-ontwikkeling binnen GVB RIB. Het streven is om parallel een vaste GVB-collega te werven die de rol van manager S&C-ontwikkeling kan overnemen en door de huidige programmamanager ingewerkt kan worden. Komende kwartaal zal een bedrijfsplan worden uitgewerkt waarin in meer detail zal worden beschreven welke medewerkers vanuit het programmateam ook in 2022 betrokken blijven, en hoe de werkprocessen volgend jaar vormgegeven worden. Naast de continuering van de taken van de programmaorganisatie blijft het ook van belang om het (dagelijks) onderhoud van het S&C systeem goed in te richten. Deze onderhoudstaken worden momenteel reeds door MET E&B/GVB RS uitgevoerd.

Naast deze taken zijn er een aantal acties gestart om de beschikbaarheid van het S&C systeem op de lange termijn te kunnen borgen. Deze acties worden bewaakt door het Mobilisatieteam. 6.4.5 Risicomanagement: Financiën Zoals toegelicht in de paragraaf financiën is geconstateerd dat de huidige budgetten niet toereikend zijn voor afronding van het Programma S&C. Als hiervoor niet aanvullende dekking beschikbaar komt zou dat er onder andere toe kunnen leiden dat het Programma S&C niet volledig kan worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen we in dat geval geen nieuwe verplichtingen met Alstom aangegaan, met vertragingen op de beoogde planning als gevolg. Het risico met betrekking tot de ongedekte VAT kosten binnen het onderdeel mutaties derden is gemitigeerd. Het eerder aangegeven te dekken bedrag van € 1,5 miljoen VAT-kosten voor het doorvoeren van wijzigingen in het S&C systeem is opgelost. Dit komt omdat er afspraken zijn gemaakt met Zuidasdok over de doorbelasting van de VAT kosten voor huidige en toekomstige mutaties waarbij het uitgangspunt is om een VAT opslag te hanteren van 30% voor de dekking van de VAT kosten van het S&C team. Wel is er nog een dekkingsrisico met betrekking tot de kosten van de opstelterreinen en de SSC kosten.

26

Verder onderzoekt een werkgroep in hoeverre er in de toekomst structureel voldoende budget is voor het onderhouden van het nieuwe S&C systeem. In de afgelopen jaren zijn veel nieuwe geavanceerde technische installaties in het metrosysteem aangebracht. De nieuwe mogelijkheden, het hogere veiligheidsniveau, maar ook aanvullende eisen aan aantoonbaarheid, maken dat de onderhoudskosten in de komende jaren zullen stijgen. De budgetten zullen hierop moeten blijven aansluiten. Beheersing: Het programma is tijdig aangehaakt bij eventuele wijzigingen en bij het programmeringsproces met het Shared Service Center. Hierin worden alle wijzigingen in behandeling genomen en aan een eerste beoordeling onderworpen. Als uit de programmering blijkt dat mutaties achterblijven dan zal hierop geacteerd worden door ook af te schalen in het programmateam. Verder is het proces van binnenkomst van verzoeken strakker getrokken waarbij er onder andere ook eerder aandacht wordt besteed aan de dekking van de betreffende mutaties.

27