1. Versterking governance en samenwerking OV-keten Amsterdam - Pedro Peters - eindadvies fase 2.pdf

GVB is verantwoordelijk en risicodragend voor realisering rendement De realisatie van dit overeengekomen rendement is de verantwoordelijkheid van GVB. GVB is hiervoor risicodragend. Bij de jaarlijkse bestemming van het gerealiseerde rendement is het redelijk dat allereerst dividend wordt uitgekeerd aan Amsterdam ter hoogte van rente en risico van de oorspronkelijke investering in GVB. De bestemming van het rendement boven dit dividendniveau blijft binnen het OVdomein van GVB. De aandeelhouders zullen jaarlijks beslissen over de aanwending hiervan, waarbij allereerst de afweging plaatsvindt of het eigen vermogen GVB moet worden aangevuld. De hoogte van het eigen vermogen moet in de gewijzigde situatie wellicht opnieuw worden vastgesteld naar aanleiding van een gewijzigd risicoprofiel. In ieder geval blijft het rendement binnen het OV-domein, hetgeen redelijk is aangezien het volledig gerealiseerd is uit reizigersopbrengsten en overheidsgeld.

.

Schematische samenvatting advies

.

Context overlegstructuren Om de complexe rolverdeling en sturingsrelaties in de OV-keten beter in te zetten wordt een herziene overlegstructuur voorgesteld. Een gestructureerd overkoepelende overlegstructuur op het juiste niveau bleek te ontbreken en daarmee ook een regulier escalatiemodel. Dit leidde tot veel ad-hoc overlegstructuren en langlopende issues/meningsverschillen die vaak niet werden opgelost of “buitenlangs” op de bureaus van de bestuurders werden gelegd. Bestuurlijk bestaat de nadrukkelijke wens dit te doorbreken. De nieuwe structuur voorziet in de eerste plaats in gezamenlijke voorbereiding en afstemming van bestuursbesluiten van de verschillende betrokken besturen (College B&W en DB VRA en directie/RvC GVB). De overlegstructuur beoogt de onderlinge samenwerking en afstemming te verbeteren. Met het voorstel wordt ten tweede een formeel escalatiemodel ingesteld. Zo kunnen meningsverschillen, onderlinge discussies en issues tijdig onderling worden geregeld en indien noodzakelijk op een reguliere wijze op directietafel en/of bestuurstafel komen. Langslepende issues moeten hiermee voorkomen worden. De overlegstructuur stelt de partijen in staat hun afzonderlijke en gezamenlijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de OV-keten beter te vervullen. Deze structuur komt niet in plaats van de bestaande (bilaterale) overleggen over afzonderlijke onderwerpen.

Hier worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

- De partijen zijn en blijven verantwoordelijk voor het eigen beleid - De partijen kunnen hun eigen rol blijven waarmaken. Voor de gemeente gaat dat

bijvoorbeeld om de rol van aandeelhouder en voor de Vervoerregio om de rol van subsidieverlener

- Partijen treden niet in elkaars bevoegdheden, denk aan de bevoegdheid van de Vervoerregio als concessieverlener.

Overlegstructuur met drie niveaus en vier onderdelen Voor de volgende overleggen worden uitgewerkte voorstellen gedaan:

- Structureel, formeel beleidsoverleg - Financieel overleg - Structureel, formeel directieoverleg.

Het huidige bestuurlijk overleg zoals dat gehouden is tijdens fase 1 van het onderzoek en advies wordt gecontinueerd, minimaal gedurende fase 2 en 3. De voorstellen bevatten in ieder geval afspraken over:

- Doel en positie t.o.v. de andere overleggen

- Thema’s en onderwerpen die op de agenda moeten staan

- Frequentie - Wijze van besluitvorming - Procedures rondom voorbereiding. De voorstellen gelden voor de nieuwe situatie zoals die in het bredere traject wordt ontwikkeld. Jaarlijks evaluatiemoment De partijen spreken af om de overlegstructuur jaarlijks te evalueren. Dit kan leiden tot bijstellingen van de overlegstructuur. Partijen al gestart met implementatie en werken met overlegstructuur De ketenpartijen zijn eind gestart met werken volgens de in dit hoofdstuk beschreven overlegstructuur. Het reguliere directeurenoverleg komt inmiddels regelmatig bijeen. Pedro Peters is gevraagd tijdelijk dit overleg voor te zitten. De werkafspraken voor de overlegstructuur zijn bijlage bij dit rapport.

.

Voorstellen voor overleggen

. .

Directieoverleg Opdracht

- Coördineren van de implementatie van de verbeteringen van de samenwerking en de governance na besluitvorming over voorliggende adviezen (fase 3);

- Afstemming en voorbereiding bestuurlijke besluitvorming; - Escalatieplatform met betrekking tot alle onderwerpen en samenwerking die betrokken partijen raken.

Onderwerpen en status Het overleg richt zich op de onderwerpen die niet binnen de al bestaande reguliere overleggen worden behandeld of die daar niet opgelost worden.

Te behandelen onderwerpen

Doel van bespreking onderwerp

Bestuurlijk overleg

- Onderlinge afstemming beleid door bestuurders; - Voorbereidend voor afzonderlijke bestuurlijke besluitvorming door GVB, VRA en B&W;

- Bestuursbesluiten die bij de verschillende partijen in voorbereiding zijn die ook de andere partijen raken worden ter informatie gedeeld.

Escalatieplatform

- Informatie-uitwisseling/afstemming en

besluitvormend, eventueel voorbereidend naar bestuurlijk overleg

Beleidsmatige onderwerpen (zie beleidsoverleg)

- Informatie-uitwisseling/afstemming, in afstemming met beleidsoverleg;

- Besluitvormend binnen mandaat directeuren (per onderwerp te bepalen).

Financiële onderwerpen (zie financieel overleg

- Informatie-uitwisseling/afstemming, in afstemming met financieel overleg;

- Besluitvormend binnen mandaat directeuren (per onderwerp te bepalen).

Gezamenlijke werkzaamheden/projecten

- Gezamenlijke voorbereiding; - Informatie-uitwisseling/afstemming; - Besluitvormend.

Leggen verbinding beleidsterreinen, afweging doelen OV en aanpalende beleidsterreinen

- Informatie-uitwisseling/afstemming -

Typische agenda . Start a. Update voortgang lopende zaken (algemeen) . Voortgang grote lopende beleidsmatige en/of financiële zaken a. Overleg en besluitvorming over aangedragen onderwerpen uit beleidsoverleg en/of financieel overleg b. Overleg en besluitvorming over gezamenlijke onderwerpen . Voorgenomen bestuurlijke besluiten van de verschillende partijen afzonderlijk (informatie-uitwisseling en afstemming) . Voorbereiding aanstaande bestuurlijk overleg voor gezamenlijke besluiten en afzonderlijke besluiten . Overige onderwerpen a. Ontwikkelingen op aanpalende beleidsterreinen . Afsluiting a. Vooruitblik aandachtspunten komende weken

. .

Beleidsoverleg Opdracht

- Ontwikkeling gezamenlijke visie – strategie – uitvoeringsagenda voor mobiliteit en OV in Amsterdam en de regio met lange termijn horizon, die over concessieperiodes heen reikt;

- Informatie uitwisseling en afstemming beleid afzonderlijke ketenpartners. Onderwerpen en status Te behandelen onderwerpen

Doel van bespreking onderwerp

Bestuursbesluiten in de maak (afzonderlijk en gezamenlijk)

- Voorbereidend, informatie-uitwisseling en afstemming.

- In ieder geval komen aan bod:

vervoerprognose en MJIP Activa (zie 5.4.4)

Voorbereiding directieoverleg via gezamenlijke rapportage

- Voorbereidend.

Afstemming met financieel overleg

- Informatie-uitwisseling/afstemming.

Gezamenlijke visie – strategie – uitvoeringsagenda

- Gezamenlijk ontwikkelen.

Gezamenlijke werkzaamheden

- Informatie-uitwisseling/afstemming en gezamenlijke voorbereiding voor besluitvorming in directieoverleg.

Beleidsafstemming over o.a. (niet uitputtend) mobiliteitsgroei; Agenda Autoluw, MaaS, Open data ontwikkelingen, Duurzaamheid/klimaatakkoord, Nieuwe OV-betaalmogelijkheden en tariefbeleid, andere onderwerpen

- Informatie-uitwisseling/afstemming

Escalatieplatform beleidsmatige issues

- Informatie-uitwisseling/afstemming; - Besluitvormend binnen mandaat; - Indien nodig voorbereidend naar besluitvorming in directieoverleg

Typische agenda . Start a. Lopende zaken partijen beleid . Overleg en besluitvorming over vooraf ingebrachte onderwerpen . Overleg en besluitvorming over vooraf bepaalde gezamenlijke beleidsopdrachten (voorbeeld gezamenlijke visie – strategie en uitvoeringsagenda) . Afstemming financieel overleg . Voorbereiding onderwerpen voor aanstaande directieoverleg . Overige onderwerpen a. Ontwikkelingen op aanpalende beleidsterreinen . Afsluiting a. Vooruitblik aandachtspunten komende weken . .

Financieel overleg Opdracht

- Ontwikkelen gezamenlijke financiële meerjarenprogrammering - Staven financiële dekking beleidsplanning

Onderwerpen en status Te behandelen onderwerpen

Doel van bespreking onderwerp

Voorbereiding directieoverleg

- Bespreken/voorbereiden gezamenlijke rapportage

Gezamenlijk financieel meerjarenbeeld en programmering opstellen

- Informatie-uitwisseling/afstemming en

Afstemming met beleidsoverleg overleg

- Informatie-uitwisseling/afstemming

Gezamenlijke werkzaamheden op vooraf bepaalde onderwerpen, zoals meerjarenbeeld en programmering

- Informatie-uitwisseling/afstemming en

Onderzoeken (alternatieve) financieringsmogelijkheden

- Informatie-uitwisseling/afstemming en

Escalatieplatform financiële issues

- Informatie-uitwisseling/afstemming; - Besluitvormend; - Indien nodig voorbereidend naar

gezamenlijke uitwerking

gezamenlijke uitwerking voorbereiding besluitvorming in directieoverleg

gezamenlijke uitwerking voorbereiding besluitvorming in directieoverleg

directieoverleg

Typische agenda . Start a. Lopende zaken partijen financiën . Overleg en besluitvorming over vooraf ingebrachte onderwerpen . Overleg en besluitvorming over vooraf bepaalde gezamenlijke opdrachten (voorbeeld financieel meerjarenbeeld en programmering) . Afstemming beleidsoverleg . Voorbereiding aanstaande directieoverleg . Overige onderwerpen . Afsluiting a. Vooruitblik aandachtspunten komende weken

.

Vormgeving implementatietraject Traject besluitvorming van de betrokken partijen Op basis van de bespreking van dit rapport binnen het Bestuurlijk Overleg tussen gemeente Amsterdam, VRA en GVB in mei kan formele besluitvorming over de adviezen plaatsvinden. In eerste instantie zal deze besluitvorming plaatsvinden binnen het College van Burgemeester en Wethouders van Amsterdam, het Dagelijks Bestuur van VRA en directie van GVB. Iedere betrokken partij zal vervolgens haar eigen besluitvormings- en informatietraject volgen naar bijvoorbeeld de gemeenteraad Amsterdam, de Regioraad en Raad van Commissarissen en aandeelhouder GVB. Op basis van deze besluitvorming kan daarna een implementatietraject van start gaan. Opzetten programmastructuur Advies is om het implementatietraject te organiseren in een programmastructuur met centrale leiding en bestaande uit verschillende deelprojecten. Deze aanpak komt het best tegemoet aan de omvang van het gehele traject en diversiteit van de deelprojecten. Tevens is het van belang om de integraliteit van de verschillende deeladviezen tijdens de implementatiefase te bewaken. Dit kan het best door het geheel als één programma te organiseren. Betrokkenheid bestuurders is belangrijk Het betreft een complex traject met verschillende organisaties met hun verschillende belangen. Ook zijn verschillende bestuursorganen direct betrokken en verantwoordelijk.

Dit alles vraagt om directe bestuurlijke bemoeienis en sturing van het implementatietraject. Advies is daarom dat het Bestuurlijk Overleg, bestaande uit de wethouders Deelnemingen en Verkeer en Vervoer van Amsterdam, het Dagelijks Bestuur van VRA en de directeur van GVB, gezamenlijk bestuurlijk leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor het implementatietraject.

Het programma moet erop gericht zijn dat de volledige implementatie wordt afgerond voor - . Op deze wijze wordt bereikt dat zowel de nieuwe OVconcessie van GVB als de governance en samenwerkingsverbeteringen gelijktijdig geïmplementeerd kunnen zijn. Tevens biedt deze fasering voldoende tijd voor een zorgvuldige implementatie. Per deelproject kan binnen het Programma een eigen fasering worden bepaald, waarbij onderdelen ook eerder gerealiseerd kunnen worden. Zo is het denkbaar om de nieuwe aandeelhoudersstructuur al te realiseren per - . Voor de voorgestelde overlegstructuur geldt dat deze op dit moment al wordt ingevoerd. Vanzelfsprekend is het gewenst dat bij een aantal uitwerkingen een juridische toets hiervan onderdeel uitmaakt. Dit kan toetsing aan Wls, Wpv, in- en aanbestedingsregels etc. omvatten, nader te bepalen per onderwerp. Ook zullen adviesaanvragen bij ondernemingsraden bij een aantal onderwerpen aan de orde zijn. Aansturing programma Van belang is dat het implementatieprogramma centraal gecoördineerd en gestuurd wordt. Voorstel is om een programmadirecteur te benoemen, waarbij het noodzakelijk is dat deze programmadirecteur voldoende bevoegdheden en middelen heeft om dit programma te realiseren.

Wij stellen derhalve voor dat de programmadirecteur eindverantwoordelijk is voor het Programma, doorzettingsbevoegheden krijgt naar de verschillende partijen en rechtstreeks rapporteert aan het Bestuurlijk Overleg. Onder leiding van de programmadirecteur kan een stuurgroep voor dit programma worden ingesteld met een “vaste bezetting” door de directeuren MeT, GVB, VRA. Op basis van de agenda kan de stuurgroep aangevuld worden met VenOR en Deelnemingen. Het Programma bestaat uit verschillende deelprojecten, waarbij voor ieder deelproject een projectleider wordt benoemd/aangewezen. Deze projectleiders rapporteren aan de Programmadirecteur. Onderdelen De volgende hoofdindeling van de deelprojecten kan gemaakt worden:

- Werkwijze en sturing aanleg, beheer en onderhoud railinfrastructuur - Organisatiestructuur aanleg, beheer en onderhoud railinfrastructuur - Werkwijze Activa Rollend Materieel - Aandeelhouderschap, zeggenschap en dividend - Overlegstructuur

Ieder deelproject zal ook weer uit verschillende subdelen kunnen bestaan.

.

Schematische weergave programmastructuur

.

Onderwerpen voor nadere uitwerking in implementatie fase Wij hebben een inventarisatie gemaakt van de onderwerpen/onderdelen waarvoor tijdens de implementatie binnen het programma nadere uitwerking moet plaatsvinden. Programmadirecteur en projectleiders werken het programma verder uit. Onderdeel B: Werkwijze en besturing beheer en onderhoud railinfra

- Intrekken delegatie van VRA aan Amsterdam in kader Wls - Intrekken/wijzigen andere afspraken/regelingen Amsterdam – VRA inzake beheer en onderhoud

- Aanwijzing GVB Railinfra BV als spoorbeheerder - Regeling werkwijze en besturingsprincipes beheer en onderhoud: - Beheervisie VRA - Meerjaren onderhoudsplan - Financiering jaarschijven en verantwoordelijkheden - Bepaling contractvorm BORI en MVP - Werkwijze onder- overschrijdingen jaarschijven - Rapportage- en verantwoordingssystematiek - Afspraken VAT kosten en algemeen beheerkosten - Cyclus regelen van planning tot en met uitvoering en verantwoording - Regelvrijheid spoorbeheerder GVB. - Regeling “rekening en risico” BORI en MVP - Sturing VRA op output - Regeling Amsterdam – GVB werkwijze eigenaarschap infra/waardebehoud/vruchtgebruik etc.

- Regeling VRA en Amsterdam over “eigenaarschap Infra” en onderhoudsplicht - Inbestedingstraject Beheer en Onderhoud van railinfrastructuur bij GVB - Afspraken welke activiteiten door GVB in “eigen beheer” worden uitgevoerd en welke door GVB “op de markt” worden gezet.

- Bevoegdheden en takenverdeling vergunningen Wls

Onderdeel C: Organisatiestructuur beheer en onderhoud railinfrastructuur

- Concrete uitwerking verdeling taken en projecten MeT – GVB Railinfra - Organisatieplan GVB Railinfra BV - Taken - Due diligence MeT - GVB - Interne organisatie Railinfra BV - Personeelsplan - Competenties - opleidingsplan - marktconformiteit - make- or buy afwegingen - efficiency taakstellingen - risicoprofiel - effecten op o.a. eigen vermogenspositie GVB - Organisatiewijzigingen GVB i.v.m. Railinfra BV - Wijziging topstructuur - Herijking risicoprofiel GVB - Herindeling taken en bevoegdheden binnen GVB - Vormgeving integrale besluitvorming binnen GVB - Organisatieplan VRA - Bepaling effecten/wijzigingen voor VRA - Wijziging competenties - Wijziging organisatiestructuur - Opleidingsplan - Organisatieplan MeT-projectenorganistie - Keuze organisatiestructuur resterende taken MeT door gemeente - Organisatieplan op basis organisatiekeuze - Personeelsplan - Opleidingsplan - Regeling relatie VRA – MeT (Amsterdam) voor projecten - Uitwerken werkwijze projecten voor rekening en risico VRA - Uitwerken werkwijze projecten op subsidiebasis

Onderdeel D. Activa Rijdend Materieel

- Regeling werkwijze “korte termijn” o.a. - GVB Activa BV - Vervallen of wijzigen convenant Amsterdam – VRA - Regeling/afspraken vervoersprognose - Regeling Strategisch Materieelplan (SMP)

- Regeling Meerjareninvesteringsplan Activa (MJIP) - Afspraken businesscases - Besluitvormingsafspraken - Verantwoording/rapportages - Uurtarieven - Financieringsafspraken/regeling - Bekostigingsafspraken - Afspraken rekening en risico - Bepaling risicoprofiel + effecten op o.a. eigen vermogen - Terugklapregelingen (nader te bepalen of naar Gemeente Amsterdam of VRA teruggeklapt wordt)

- Werkwijze evt afstoten Activa door GVB - Instandhouding door GVB - Pandrecht - Concessieduur overschrijdende contracten die in GVB Activa BV zijn ondergebracht.

- Regeling werkwijze “langere termijn” o.a. - Gewijzigde bekostigingssystematiek overeenkomen - Systematiek uitwerken - Ontwikkeltraject uitwerken Onderdeel E: Zeggenschap-dividend

- Overeenkomst Amsterdam – VRA principes beslissende zeggenschap,

aandeelhouderschap etc.: bestaande regelingen wijzigen en nieuwe opstellen

- Overeenkomst VRA – gemeente -GVB werkwijze m.b.t. - Rendement GVB in bieding - Dividend uitkering Amsterdam - Aanwending rendement boven dividend - Statutenwijziging GVB - Rolscheiding tussen opdrachtgever en aandeelhouder binnen VRA: bestuurlijk en ambtelijk

Onderdeel F: Overlegstructuur

- Formaliseren overlegstructuur - Instelling beleidsoverleg en financieel overleg - Opstellen “opdrachten” aan beleidsoverleg en financieel overleg - Uitwerken – aanpassen rol VenOR naar VRA toe. - Uitwerken verbetervoorstellen voor de onderlinge samenwerking. - Uitwerken invloed gemeente Amsterdam op algemeen mobiliteitsbeleid naar VRA en GVB

- Uitwerken zeggenschap en werkwijze ten aanzien vastgoed en overige activa tussen GVB, gemeente Amsterdam en VRA