1) 2025-11-24, Plaberum 2025 Inleiding en fase 1-5 (def)
Tekst van het document
Aangezien hiervoor geen vaste richtlijnen zijn, komt het hier aan op het vakmanschap van de projectmanager, met oog voor ambtelijke en politieke posities en mandaten. Indien duidelijk buiten de financiële bandbreedte van het investeringsbesluit wordt getreden, dient via het college te worden teruggegaan naar de gemeenteraad, voor een herziening van het investeringsbesluit. Zie voor details hierover de handleiding grondexploitaties.
Uitvoering ter plekke Op de plek zelf wordt in de uitvoeringsfase bouwrijp gemaakt, gebouwd, openbare ruimte ingericht en worden ondergrondse werkzaamheden verricht. Deze activiteiten vergen talrijke besluiten en opdrachten die worden afgedaan door de projectleider uitvoering. Aanbesteding is een aandachtsveld op zich, met vele manieren waaronder enkelvoudig onderhands, meervoudig, nationaal openbaar en Europees. Voor elke vorm gelden drempelbedragen waar de projectmanager aan gehouden is. Deze worden elk jaar Europees en nationaal herzien. Details hierover zijn bekend bij het ingenieursbureau.
31
Gemeente Amsterdam Ruimte en Duurzaamheid
Versie 2025 [Datum]
Plaberum 2025
Binnen de gemeente Amsterdam werkt V&OR (primair) met raamcontracten. Sommige daarvan zijn ook verplicht in de gebiedsontwikkeling (materialen). In samenwerking met het ingenieursbureau dient een aanbestedingsstrategie te worden opgesteld. Belangrijk daarbij is dat de gemeente niet te veel betaalt voor geleverde werken. Omstreeks 2021 is een handboek voor fase 4 opgesteld dat veel regelt over de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de gemeentelijke diensten bij de uitvoering. Het gaat vooral om Grond & Ontwikkeling, Ingenieursbureau, Projectmanagementbureau en Ruimte & Duurzaamheid. Het handboek is, evenals het in 2025 geactualiseerde ‘ontwerpproces openbare ruimte’, te vinden op de intranetsitesite van het Plaberum 2025. Toezicht op al deze werkzaamheden gebeurt door de gemeente, in opdracht van de projectleider uitvoering. Omwonenden worden geïnformeerd en betrokken, mede op basis van het participatieplan, met een belangrijke rol voor de omgevingsmanager van het projectteam.
Overdracht naar beheer De beheeroverdracht via het ‘Beheeracceptatieproces’ (BAP) vormt fase 5. Zie hiervoor het separate fase 5-document.
32
Gemeente Amsterdam Ruimte en Duurzaamheid
Versie 2025 [Datum]
Plaberum 2025
Fase 5: Beheeroverdracht
Fase 5 betreft de beheeroverdracht. In eerdere plaberumversies maakte die (impliciet) deel uit van uitvoeringsfase 4, maar in het Plaberum 2025 heeft die vanwege het belang en de complexiteit een eigen fasenummer gekregen. De overgang van ontwikkeling naar beheer gaat gepaard met een andere taal, andere regels en andere prioriteiten. Om dat goed te laten verlopen, zet dit document de belangrijkste aandachtspunten voor fase 5 op een rij. Bedenk bij sommige aandachtspunten dat deze fase in de tijd overlapt met fase 4.
Planafsluiting De planafsluiting en de overgang van gebiedsontwikkeling naar beheer is de laatste stap op weg naar een beheerfase die in principe oneindig duurt. Met de planafsluiting wordt de grondexploitatie afgesloten. Een beheeroverdracht kan ook plaatsvinden voor een deel van het gebied dat al gereed is, terwijl de grondexploitatie voor het gebied als geheel nog loopt. Voor een planafsluiting gelden enkele financiële regels die zijn terug te vinden in de handleiding grondexploitaties, bekend bij G&O.
Eerdere fases Een soepele beheeroverdracht vereist voorwerk in eerdere planfases. Het beheeracceptatieproces begint in feite al in fase 1 of 2, want dan kan het ruimtelijke project al worden aangemeld bij het beheerteam. Vanuit het beheerloket wordt dan een beheernummer (BAP-nummer) toegewezen, waarna betrokkenheid van beheer is verzekerd. In fase 3 is een beheertoets noodzakelijk; zie het format voor fase 3. In fase 4 maakt het ingenieursbureau in opdracht van de projectmanager een beheerplan behorende bij het definitief ontwerp van (een deel van) de openbare ruimte. Indien in een eerdere fase al beheerovereenkomsten met derden worden afgesloten, dan is advisering door V&OR verplicht.
Beheeracceptatieproces (BAP) Overdracht van bovengemeentelijke beheertaken, bijvoorbeeld van wateroppervlak, vindt plaats tussen G&O en de betreffende beheerinstantie
33
Gemeente Amsterdam Ruimte en Duurzaamheid
Versie 2025 [Datum]
Plaberum 2025
zoals het waterschap. Maar in het overgrote deel van gebiedsontwikkelingen gaat het om een interne beheeroverdracht. Dit document gaat dan ook vooral dáárop in. Onze assets in de openbare ruimte worden beheerd en onderhouden door Stedelijk Beheer (van V&OR), en Stadswerken (dagelijks onderhoud). ‘Assets’ zijn wegen, groen, civiele constructies, speeltoestellen, straatmeubilair, kunst, water, verkeersinformatiesystemen, verkeersregelinstallaties, verlichting en laadinfrastructuur. Om dat veilig, duurzaam en kostenefficiënt te doen, is er het beheeracceptatieproces (BAP). Dat behelst het hele proces van eerste aanmelding tot de daadwerkelijke beheeroverdracht en decharge.
Beheerteam Het beheerteam speelt in het beheeracceptatieproces een sleutelrol. Het team is aanspreekpunt, kadersteller en adviseur voor het projectteam van de gebiedsontwikkeling. Het beheerteam bestaat uit V&OR-beheerders van de verschillende assets en een gebiedsbeheerder van Stadswerken. Een speciale beheercoördinator óf de beheerder van de meest voorkomende asset(s) in het projectgebied krijgt de coördinerende rol. Het beheerteam is op de hoogte van de meest recente Programma's van eisen van Stedelijk Beheer, de Puccinimethode met beleidskader, Handboek Rood, Handboek Groen en het Handboek Inrichting Openbare Ruimte (HIOR). Het beheerteam wijst op zaken waar een projectteam niet altijd bij stil staat, bijvoorbeeld toevoeging van een nooduitgang in de brugkelder, een brandtrap aan een beweegbare brug of de keuze van het type bomen in een straat. DB’s van de stadsdelen zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de openbare ruimte. Maar aangezien de beheeroverdracht normaliter ambtelijk verloopt en weinig bestuurlijke vraagstukken kent, is de rol van de bestuurder hierbij minder aan de orde.
Beheertoetsoverleg, toetsteam ORM Per stadsdeel zijn er regelmatig beheertoetsoverleggen. Aanmelding voor een beheertoetsoverleg is vrijwillig voor schetsontwerpen en verplicht voor voorlopige ontwerpen en definitieve ontwerpen. Ook planwijzigingen moeten langs het beheertoetsoverleg. Tijdens het beheertoetsoverleg worden de plannen en ideeën van het projectteam doorgesproken. Het beheerteam toetst ontwerpen en geeft advies op basis van beheerbaarheid. Samen wordt naar oplossingen gezocht als ontwikkelideeën en beheereisen met elkaar botsen. In een verslag wordt
34
Gemeente Amsterdam Ruimte en Duurzaamheid
Versie 2025 [Datum]
Plaberum 2025
beschreven op welke punten projectteam en beheerteam overeenstemming met elkaar hebben bereikt en op welke punten dat eventueel nog niet zo is. Ontwerpen van de openbare ruimte worden verplicht getoetst door het toetsteam Openbare Ruimte en Mobiliteit (ORM). Dit team toetst mede op de beheerbaarheid van projecten. Zij toetst alleen positief op projecten die het beheeracceptatieproces goed hebben doorlopen. Het verslag van het beheertoetsoverleg wordt daarom meegestuurd bij de aanmelding voor het toetsteam ORM.
Afronding van het beheeracceptatieproces Na realisatie organiseert het projectteam een vooropname met het beheerteam. Eventuele restpunten worden vastgelegd in een restpuntenlijst. Na oplossing van de restpunten tekent Stadswerken een proces-verbaal van ingebruikname, waarna het beheerteam het overdrachtsdossier ontvangt. Na controle op volledigheid en kwaliteit tekent het beheerteam het proces-verbaal van inbeheername van de betreffende assets en volgt er decharge van het project. Het dagelijks onderhoud van de assets wordt vanaf dan (weer) uitgevoerd door Stadswerken. Let wel: er kan tijd zitten tussen ingebruikname en inbeheername. Op intranet staat een gedetailleerde beschrijving van het beheeracceptatieproces.
35