03 Bestuurlijk eindrapport Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam

e Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningrijkrelaties, Nederlandse code voor goed

openbaar bestuur, juni 2009, p. 11.

27

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

te vragen. Ook is rekening gehouden met de extra verlenging in het geval het college en de Wob-verzoeker afspraken hebben gemaakt over een langere beslistermijn. •

Door de invoering van de Woo moeten verzoeken afgehandeld worden binnen vier weken. Deze termijn kan met twee weken worden verlengd, maar alleen als de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt.

•

Onder de Woo moeten meer soorten informatiecategorieën openbaar worden gemaakt dan onder de Wob zijn beschreven. Dat betreft echter een minimum positie; een overheid mag ervoor kiezen om uit eigen beweging andersoortige informatie openbaar te maken.

De Wob en vanaf 1 mei 2022 de Woo zijn helder over de rechten van burgers op overheidsinformatie en plichten van overheden om informatie openbaar te maken. Het college heeft de afgelopen jaren regelmatig laten zien de maximale termijnen uit de Wob te hanteren om te beslissen op een Wob-verzoek. Daarmee verliest het college uit het oog dat een wet meer is dan een regel. Het is een instrument om binnen het kader van de democratische rechtsstaat te voorzien in een maatschappelijke behoefte.f Die behoefte en de doelstelling van de wet is: zo spoedig mogelijk. Bovendien heeft het college vervolgens ook nog vaak de maximale termijnen overschreden. Daarmee wekt het college de indruk dat het voor overheden acceptabel is om zich niet aan de wet te houden. Dat ondermijnt het vertrouwen in de rechtsstaat. Het is daarom wenselijk dat het college zich uitspreekt over het belang van het naleven van de Wob en Woo en wat het onder 'zo spoedig mogelijk' verstaat. Dit is des te relevanter omdat de invoering van de Woo per 1 mei 2022 ervoor zorgt dat de totale beslistermijn korter wordt (zes in plaats van acht weken). Maar er worden door de Woo ook hogere eisen gesteld aan de verdaging van de termijn (met in de toekomst maar twee in plaats van vier weken).

In Amsterdam wordt vrijwel elk Wob-verzoek nu met vier weken verdaagt, maar in de toekomst kan dit alleen als de omvang of de gecompliceerdheid van het verzoek dat rechtvaardigt. Dit betekent dat er een vorm van een vroegtijdige toetsing moet komen. Maar het college kan de besluitvorming ook versnellen door meer actief openbaar te maken. Dit kan Wob-verzoeken voorkomen en ook het zoekproces naar documenten versnellen.

f Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningrijkrelaties, Nederlandse code voor goed

openbaar bestuur, juni 2009, p. 3.

28

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

6 Verbeter de voorwaarden voor openbaarheid 6.1 Aanbeveling 3: Verbeter het werkproces Hoewel in de afgelopen jaren al stappen zijn gezet, zijn er nog de nodige verbeteringen in het werkproces door te voeren. Zowel de procedures en werkinstructies, de opslag van informatie in documentmanagementsystemen, als de (technische) mogelijkheden om informatie te zoeken en openbaar te maken, vergen aandacht. De uitvoering van het classificatiebeleid moet nog beginnen. Achterliggende bevindingen • Er zijn meerdere werkinstructies voor het afhandelen van Wob-verzoeken. Ze zijn nog niet geïntegreerd en er is nog niet voor alle relevante aspecten aandacht. •

Er zijn nog geen centrale instructies voor actieve openbaarmaking.

•

Het classificatiebeleid wordt nog niet in de praktijk toegepast. Dat is ondoelmatig, omdat documenten afzonderlijk moeten worden opgezocht en beoordeeld.

•

Door de invoering van de Woo moeten er veranderingen worden aangebracht in de procedures en werkinstructies.

•

Het lakken van documenten gebeurt nu nog met de hand. Gegeven de grote hoeveelheden documenten is dat ondoelmatig.

•

Er zijn 49 documentatiemanagementsystemen, waardoor het opzoeken van informatie her en der moet worden verzameld.

Stel de achterliggende oorzaken vast Er is in de afgelopen jaren gaandeweg een probleemanalyse gemaakt van de te overwinnen problemen om te kunnen voldoen aan de collegedoelstelling en wettelijke doelstellingen voor het openbaar maken van overheidsinformatie. De achterliggende oorzaken zijn echter nog onvoldoende in beeld. Voer het classificatiebeleid uit Het is in Zweden verplicht om documenten direct te registreren in de daartoe bestemde dossiers en daarbij te markeren in hoeverre sprake is van een geheimhoudingsgrond. Ook het ministerie van BZK vermeldt op documenten of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Deze werkwijze bespoedigt het openbaarmakingsproces aanzienlijk, omdat bij de afwikkeling van informatieverzoeken nog slechts in het documentmanagementsysteem gezocht hoeft te worden en er ook al een eerste indicatie is of op het document een uitzonderingsgrond van toepassing is. Een verplichting voor ambtenaren om documenten te registreren en markeren kan Amsterdam, net als andere Nederlandse lokale overheden, invoeren en onderdeel maken van het gemeentelijke classificatiebeleid.

29

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

Integreer de procedures en maak ze volledig In de afgelopen jaren zijn werkinstructies opgesteld en is een centrale procesbeschrijving geschreven voor de afhandeling van Wob-verzoeken. Nog steeds moeten ambtenaren diverse instructies raadplegen voor de afhandeling. Integratie van procedures en instructies is wenselijk. Bovendien moet er een centrale procedure worden vastgesteld voor actieve openbaarmaking. Per 1 mei 2022 wordt de Woo van kracht en moeten procedures en werkwijzen worden aangepast aan de nieuwe wet. Ook de dan nog lopende 'oude' Wob-verzoeken moeten vanaf 1 mei 2022 worden afgehandeld volgens de regels van de Woo. Het zal nodig zijn om ambtenaren hiervoor eenmalig bij te scholen. Onderzoek en pas hulpmiddelen aan Kijk, ook aan de hand van de praktijk van Miami, hoe bespaard kan worden op het zoeken naar documenten en het onleesbaar maken daarvan. Niet alleen naar de techniek, maar ook of het echt noodzakelijk is om teksten onleesbaar te maken. Het is dringend gewenst dat er gesnoeid wordt in de 49 documentmanagementsystemen. Sneller vinden van documenten gaat alleen lukken als er meer overzicht komt en er minder systemen moeten worden doorzocht.

6.2 Aanbeveling 4: Verbeter centrale sturing Zorg voor een centrale registratie van Wob-verzoeken met actuele en volledige informatie, die een goede basis kan vormen voor centrale sturing. Achterliggende bevindingen • Ondanks vele verbeteringen is er in december 2021 nog geen centraal registratiesysteem met actuele en volledige informatie over de afhandeling van Wob-verzoeken. •

Ook is er geen centraal datasysteem waarmee alle directies en stadsdelen werken en waarin dossiervorming plaatsvindt. Alle directies werken ook in oktober 2021 nog met hun eigen systeem, waarin ze lopende Wob-verzoeken afhandelen.

•

Het college laat (nog) niet registreren of een Wob-verzoek volledig of deels is ingewilligd, geheel is afgewezen of buiten behandeling is gesteld of dat er sprake was van misbruik van recht door de Wob-verzoeker. Ook wordt niet vastgelegd aan welk bestuursorgaan het Wob-verzoek is gericht.

•

Er ontbreekt centrale informatie over de ingediende bezwaren en de afhandeling van bezwaren, (hoger) beroepen en klachten.

•

De wijze waarop verantwoordelijkheden zijn belegd, roepen vragen op over centrale sturing. Portefeuillehouders spreken de directeuren aan op de tijdigheid van het afhandelen van Wob-verzoeken. De CIO en de informatiecommissaris zien hun rol als de tweede lijn binnen het 'three lines of defencemodel', waarbij zij een

30

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

'control' functie vervullen. Daarnaast heeft de CIO door middel van argumenten draagvlak gecreëerd voor de door te voeren verbeteringen. Volgens het bevoegdhedenbesluit zijn de directeuren verantwoordelijk en niet CIO-office. Maak centrale registratie compleet In verschillende stappen is de afgelopen jaren toegewerkt naar een centrale registratie. Die kan pas echt centraal worden genoemd als alle directies en stadsdelen werken in hetzelfde systeem en zij er ook direct toegang tot hebben. Pas dan is het mogelijk door middel van 'een druk op de knop' centraal actuele en volledige informatie uit het systeem te genereren. De nog bestaande registratiesystemen op directieniveau worden dan overbodig. Noodzakelijk informatie over de (juridische) afhandeling van Wob-verzoeken moet nog aan het informatiesysteem worden toegevoegd. Ook kan het informatiesysteem worden aangevuld met informatie over aan welk bestuursorgaan het Wob-verzoek is gericht, de gedeeltelijke inwilliging of afwijzing van verzoeken, de buiten behandelingstelling daarvan en het eventuele misbruik van recht door een Wob-verzoeker. Schep duidelijkheid over de verantwoordelijkheden Ondanks dat alle bevoegdheden zijn geregeld, worden deze bevoegdheden in de praktijk als onduidelijk ervaren.

Dat belemmert het tijdig nemen van Wob-besluiten, het nemen van een beslissing op bezwaar of het uit eigen beweging openbaar maken van informatie. Het college zal de bestaande onduidelijkheden over de bevoegdhedenverdeling moeten oplossen, waarbij het de afweging moet maken of de Amsterdamse bevoegdheidsregeling aanpassing behoeft. Openbaarheid kan directie- en stadsdeel-overstijgend zijn, terwijl de Amsterdamse bevoegdhedenregeling uitgaat van een grote verantwoordelijkheid van individuele directeuren en stadsdeelbestuurders.

7 Breid de informatievoorziening uit 7.1 Aanbeveling 5: Informeer de raad ook over resultaten Informeer de gemeenteraad over de beleidsrealisatie, het actief openbaar maken van informatie en het afhandelen van de Wob- en later de Woo-verzoeken. Achterliggende bevindingen • Het college heeft de gemeenteraad via raadsbrieven - en in beperkte mate via P&C-producten - in grote lijnen geïnformeerd over de afhandeling van Wob-verzoeken. •

Zo is de raad geïnformeerd over het voorgenomen beleid, de ingezette veranderingen en over de ontwikkeling in het percentage van de Wob-verzoeken dat binnen de wettelijke termijn is afgehandeld (van 22% in januari 2021 naar 38% in augustus 2021).

31

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

•

Het college heeft de gemeenteraad duidelijk gemaakt dat er achterstanden zijn in de afhandeling van Wob-verzoeken, maar niet hoe groot die zijn.

De gemeenteraad heeft in de afgelopen jaren geprobeerd door middel van moties en initiatiefvoorstellen de openbaarheid te vergroten. Het college heeft de gemeenteraad in grote lijnen geïnformeerd over het beleid en de manier waarop dat wordt uitgevoerd. Desondanks weet de gemeenteraad weinig tot niets over het concrete aantal ingediende en afgehandelde Wob-verzoeken, over de termijnen waarbinnen Wob-verzoeken zijn afgehandeld, over het aantal afgewezen verzoeken en over de wijze waarop documenten beschikbaar zijn gesteld. Raadsleden kunnen de gepubliceerde Wob-besluiten op de website raadplegen, maar dit biedt geen overzicht. De raad mist nu informatie om het college te controleren. Het college is volgens de Woo verplicht om een openbaarheidsparagraaf op te nemen in de begroting, waarin het ingaat op de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. In de jaarrekening moet het college op grond van de Woo verslag doen van de uitvoering van de Woo in relatie tot de beleidsvoornemens.

7.2 Aanbeveling 6: Vul de informatie op de website aan Publiceer alle afgehandelde Wob-dossiers op de website van het Stadsarchief en maak deze tekstdoorzoekbaar. Achterliggende bevindingen • De website bevat informatie over de Wob-besluiten en sinds kort ook over lopende Wob-verzoeken. •

Niet alle Wob-besluiten worden op de website gepubliceerd.

•

Van de gepubliceerde Wob-dossiers is gemiddeld 85% compleet.

•

De meeste gepubliceerde documenten (90%) zijn niet-tekstdoorzoekbaar.

De website moet worden aangevuld worden met ontbrekende Wob-dossiers en Wobdocumenten. Dit geldt ook voor documenten die bij een beslissing op bezwaar bij een Wob-besluit (deels) openbaar zijn gemaakt. Om de gepubliceerde documenten voor eenieder toegankelijk te maken, zouden deze ook tekstdoorzoekbaar moeten zijn.

32

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

Reactie college en nawoord rekenkamer Op 1 februari 2022 hebben wij een conceptversie van dit rapport aan het college aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Daarbij hebben wij in het bijzonder verzocht om een reactie op onze conclusies en aanbevelingen. Op 16 februari 2022 hebben wij de bestuurlijke reactie van het college ontvangen. De integrale tekst van de bestuurlijke reactie is hieronder te lezen.

8 Bestuurlijke reactie Geachte heer De Ridder, Op 1 februari 2022 heeft u het college van B&W het concept-bestuurlijk eindrapport aangeboden van de Rekenkamer Metropool Amsterdam (hierna te noemen: Rekenkamer) van uw onderzoek Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam. De centrale vraag hierin luidt: In hoeverre handelt het college doeltreffend en rechtmatig bij het actief en passief openbaar maken van overheidsinformatie? Het college heeft kennisgenomen van de conclusies en aanbevelingen in uw rapport en geeft in deze brief haar bestuurlijke reactie. Alvorens wij op uw conclusies en aanbevelingen ingaan, willen wij u danken voor het werk dat u heeft verzet. Algemeen Voor het college is openbaarheid noodzakelijk om het vertrouwen van burgers in de overheid te vergroten. In januari 2022 heeft de burgemeester de notitie met de titel ‘Vertrouwen begint bij de overheid’ aangeboden aan de gemeenteraad. In de notitie wordt ook aandacht besteed aan het belang van het openbaar maken van informatie: “De inzet is om het vertrouwen tussen de inwoners en de gemeente Amsterdam te verbeteren. Van groot belang is dat de overheid opener en controleerbaarder wordt, en zoveel mogelijk en zo gelijk mogelijke toegang tot kennis, informatie en data biedt. Actief openbaar maken, tenzij er hele goede redenen zijn voor geheimhouding, moet de nieuwe standaard worden.

Voor volksvertegenwoordigers, voor participerende burgers, voor iedereen.” Dit sluit aan bij de beschrijving van het belang van openbaarheid zoals dat is omschreven in de Memorie van toelichting bij de Wet open overheid, die op 1 mei 2022 in werking treedt. “Overheidsinformatie is niet gebaat bij exclusiviteit; de actieve ter beschikking stelling ervan kan de publieke sector, de informatie-economie en het cultureel wetenschappelijke leven slimmer en sterker maken. Het toegankelijk maken van publieke informatie is geen gunst van de overheid, maar een recht van de burger dat hem of haar in staat stelt de overheid te controleren, fundamentele rechten uit te oefenen en economische en culturele waarde te creëren”.

33

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

Vanwege het belang van openbaarheid heeft het college de afgelopen jaren veel werk verzet om de openbaarmaking van haar overheidsinformatie te verbeteren, zowel op het gebied van de bestuurlijke als de ambtelijke besturing van het openbaarheidsproces. Om de tijdigheid en kwaliteit van het afhandelen van Wob-verzoeken te verbeteren, is onder andere een generiek proces opgesteld, zijn kaders en richtlijnen ontwikkeld en worden verschillende opleidingen aangeboden. Daarnaast is er extra capaciteit ingezet om achterstanden weg te werken. Bij de Voorjaarsnota 2021 heeft het college extra middelen beschikbaar gesteld om de omslag te maken naar actieve openbaarheid en voor de verbetering van de informatiehuishouding. Maar het college ziet ook dat de gemeente op het gebied van openbaarheid nog veel stappen te zetten heeft. Daarom maakt het college dankbaar gebruik van de uitkomsten van het onderzoek van de Rekenkamer en de aanbevelingen. De conclusie van uw onderzoek De rekenkamer heeft oog voor de positieve ontwikkelingen die de afgelopen jaren door het college zijn ingezet. U geeft bijvoorbeeld aan dat de bestuurlijke aandacht sterk is gegroeid en dat er een groot aantal ambities zijn geformuleerd over passieve en actieve openbaarheid. Maar uw hoofdconclusie is helder: het college handelt nog onvoldoende doeltreffend en rechtmatig bij het openbaar maken van overheidsinformatie.

Er zijn belangrijke punten die nog te weinig aandacht krijgen: • Dat de vertaling van beleid in procedures en werkinstructies verbeterd moet worden en dat de organisatie een cultuuromslag moet realiseren. • Dat de opvolging van gestelde ambities nog onvoldoende wordt opgepakt. • Dat openbaarheid als kerntaak ontbreekt. Vaak is het een onderdeel naast het eigen werk. Dit moet veranderen. • Dat er te weinig centrale sturing is op onderdelen die gemoeid gaan met zowel actieve als passieve openbaarheid. Ondanks de weg die de afgelopen jaren is ingezet, beseft het college dat we er nog niet zijn en dat extra inspanning nodig is. Daarbij zullen punten waar u terecht aandacht voor vraagt worden meegenomen, bijvoorbeeld in het meerjarenprogramma Open Amsterdam. Aanbevelingen Naar aanleiding van de uitkomsten van uw onderzoek doet u in uw rapport een zestal aanbevelingen: 1 Beschouw openbaarheid als een vanzelfsprekendheid. 2 Stuur meer op zo snel mogelijk openbaar maken.

34

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

3 4 5 6

Verbeter het werkproces. Verbeter centrale sturing. Informeer ook over resultaten. Vul de informatie op de website aan.

Het college zal per aanbeveling aangeven hoe zij er opvolging aan geeft. Aanbeveling 1: Beschouw openbaarheid als een vanzelfsprekendheid. Zoals aangegeven in de notitie ’Vertrouwen begint bij de overheid’ begint het terugwinnen van het vertrouwen van de burger bij onszelf: het bestuur en de ambtelijke organisatie. Het verder brengen van openbaarheid om zo het gemeentelijk beleid beter te verantwoorden is daarin een belangrijk aspect. Om de gevraagde cultuuromslag te realiseren zijn de afgelopen tijd de nodige stappen gezet: het gesprek over het belang van openbaarheid wordt in alle lagen van de organisatie gevoerd, sturing op openbaarheidsdoelstellingen is geïntensiveerd, het opleidingsaanbod is uitgebreid en kaders, procedures en richtlijnen zijn ontwikkeld. Het college realiseert zich eveneens dat een cultuuromslag niet van vandaag op morgen is gerealiseerd en dat dit blijvend de aandacht vraagt. Daarom zetten wij de aankomende tijd bijvoorbeeld extra in op gemeentebrede scholing door middel van opleidingen, trainingen, campagnes en bewustzijnsbevordering. De aanbeveling om een laagdrempelige (interactieve) instructievideo te creëren nemen wij in het kader van de bewustzijnsbevordering graag over. Daarnaast werken wij de aankomende tijd toe naar een standaardproces voor het actief openbaar maken van informatie.

Om dat te realiseren is er onder andere een agenda voor beleid, kaders en richtlijnen opgezet, die de komende tijd wordt uitgewerkt. Aanbeveling 2: Stuur meer op zo snel mogelijk openbaar maken. Het college neemt deze aanbeveling over. Wij onderschrijven het belang van het tijdig afhandelen van Wob- en in de toekomst Woo-verzoeken. Om de afhandeling van Wobverzoeken te versnellen, de achterstanden weg te werken en de kwaliteit te verbeteren is een stedelijk aanpak met een stedelijk team openbaarheid neergezet. Het stedelijk team ondersteunt de organisatieonderdelen bij het afhandelen van verzoeken. Dit doen ze onder andere door extra capaciteit te leveren voor Wob-coördinatie, maar ook voor ondersteuning bij het vinden en bewerken van informatie en door de inzet van technologie te onderzoeken. Deze lijn wordt de komende tijd voortgezet. Daarnaast zijn we gestart met het verbeteren van de informatiehuishouding, waarvoor een programmamanager is aangesteld, zodat informatie beter vindbaar is en minder bewerking nodig heeft. Ook zal het classificatiebeleid worden doorgevoerd. Een verbeterde informatiehuishouding is een randvoorwaarde voor een kwaliteitsverbetering en het versnellen van de afhandeling van Wob-verzoeken. Naast het verbeteren van het afhandelen van Wob-verzoeken zijn we gestart met de eerste activiteiten om meer informatie actief openbaar maken.

De komende tijd worden de verplichte Woo-categorieën actief openbaar gemaakt. Naast de verplichte categorieën hebben we plannen voor een vliegende brigade: een team, dat direct bij

35

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

maatschappelijk bepalende onderwerpen het dossier vormt, de informatie bewerkt en actief openbaar maakt. Hierin nemen wij de aanbeveling van een vroegtijdige toetsing mee. Aanbeveling 3: Verbeter het werkproces Het college neemt deze aanbeveling over. Wij zijn ons bewust van de verbeteringen die moeten worden doorgevoerd in de huidige processen die gemoeid gaan met zowel passieve als actieve openbaarheid. Voor het afhandelen van Wob-verzoeken is in 2021 een generiek proces ontwikkeld, waarin ook de rollen en verantwoordelijkheden en benodigde nadere kaders en richtlijnen zijn benoemd. Het proces wordt de komende tijd verder geïmplementeerd, maar ook geëvalueerd en waar nodig aangepast. Onder regie van het Programma Open Amsterdam wordt het proces in ieder geval verbreed door het proces van actieve openbaarheid te integreren en gaan we aan de slag met het verder ontwikkelen en implementeren van beleid, kaders en richtlijnen. Daarnaast onderzoeken we hoe de nieuwe Amsterdamse Digitale Werkomgeving (ADW) kan worden ingezet om actieve en passieve openbaarheid zoveel mogelijk te ondersteunen. Daarnaast gaan we het classificatiebeleid nadrukkelijker toepassen. Aanbeveling 4: Verbeter centrale sturing Het college neemt deze aanbeveling over. Ambtelijk is de Chief Information Officer (CIO) verantwoordelijk voor de stedelijke sturing op het openbaarheidsproces.

De maandelijkse rapportages voor onder andere alle collegeleden en stadsdeelbesturen, wordt uitgebreid met sturingsinformatie over actieve openbaarheid en het verbeteren van de informatiehuishouding. De inkomende Wob-verzoeken worden al enige tijd centraal geregistreerd. Onlangs is een traject gestart om de centrale registratie uit te breiden, onder andere door het realiseren van een centraal registratiesysteem. Wij gaan onderzoeken of en hoe we de ingediende bezwaren en de afhandeling van bezwaren, (hoger) beroepen en klachten kunnen integreren in het centrale systeem. De aankomende tijd gaan wij onderzoeken waar eventuele onduidelijkheden zitten in de bevoegdhedenverdeling en waar nodig zullen we de bevoegdhedenverdeling aanpassen en /of acties inzetten om onduidelijkheden weg te nemen. Hierin zijn duidelijke afspraken en vertaling naar de praktijk van groot belang, die bij het maken van beleid, kaders en richtlijnen ook worden doorgevoerd. Aanbeveling 5: Informeer ook over resultaten Het college neemt deze aanbeveling over. Als onderdeel van de ingezette lijn van het informeren van de burgemeester, wethouders en GMT gaan wij ook de gemeenteraad actief informeren. Wij onderzoeken welke informatie daarbij relevant is en in welke frequentie het beste aangeboden kan worden.

Daarnaast gaat het college vanaf het Jaarverslag 2022 een openbaarheidsparagraaf opnemen in het Jaarverslag, wat na het in werking treden van de Woo tevens verplicht wordt.

36

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

Aanbeveling 6: Vul de informatie op de website aan Het college neemt deze aanbeveling over. Wij proberen de ontbrekende Wob-dossiers al enige tijd zoveel mogelijk aan te vullen en zullen ons daarvoor blijven inzetten. Daarnaast hebben we in het generieke proces duidelijkere afspraken gemaakt over het publiceren van Wob-besluiten en wordt de uitvoering hiervan vanuit het Stedelijk team gecoördineerd. Zo proberen we nieuwe achterstanden zoveel mogelijk te voorkomen. Ter voorbereiding op de Woo zijn we gestart met het verbeteren van het publicatiekanaal bij het Stadsarchief. Het doorzoekbaar maken van tekst is onderdeel van het verbetertraject. Daarnaast willen we via hetzelfde publicatiekanaal ook proces gerelateerde informatie openbaar te maken, zodat de samenleving inzicht heeft in hoe de gemeentelijke processen worden uitgevoerd en hoe een Wob- en in de toekomst Woo-dossier tot stand komt. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam, Femke Halsema Burgemeester

9 Nawoord rekenkamer We danken het college van B en W voor de constructieve en positieve reactie. Het college geeft expliciet aan vijf van de zes aanbevelingen in zijn geheel over te nemen (aanbeveling 2 tot en met 6). In de reactie lezen wij veel positieve intenties om uitvoering te geven aan onze aanbevelingen, en daarmee Amsterdam opener te maken. Wij willen de gemeenteraad nog enkele aandachtspunten meegegeven bij de behandeling van dit rekenkamerrapport. Dat lijkt ons vooral nuttig omdat de behandeling van het rapport pas na de raadsverkiezingen is, met een nieuwe raad. Onze eerste aanbeveling, beschouw openbaarheid als een vanzelfsprekendheid, heeft een ander karakter dan de overige vijf aanbevelingen. Ook in ons rapport Geheimhouding (oktober 2020) gaven wij aan dat een open overheid om een andere bestuurlijke en ambtelijke cultuur vraagt. Dat is geen eenvoudige opgave, cultuur is immers weinig tastbaar. Maar juist daarom vraagt het om concrete activiteiten met een tijdpad om veranderingen te realiseren, waarbij ook wordt gemonitord of er met die concrete activiteiten een verschil wordt gecreëerd. Als het niet via concrete stappen nadrukkelijk en zichtbaar op de agenda wordt gezet, zal er weinig veranderen. We vinden het dan ook een gemiste kans dat de reactie van het college bij deze eerste aanbeveling weinig concreet is.

Wat bedoelt het college als het zegt ‘het gesprek over het belang van openbaarheid wordt

37

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

in alle lagen van de organisatie gevoerd’? Wij hebben dat niet waargenomen tijdens het onderzoek, noch zijn wij over deze ontwikkeling geïnformeerd. En gaat het college activiteiten ondernemen om een laagdrempelige en informele aanpak te hanteren bij Woben Woo-verzoeken? Dat blijkt niet uit de bestuurlijke reactie. Ook bij andere aanbevelingen zien wij de door ons gewenste concreetheid nog niet altijd terug. Wat bedoelt het college als het zegt zich te zullen blijven inzetten om de ontbrekende Wob-dossiers zoveel mogelijk aan te vullen? Eind 2021 was circa een derde van de mogelijk afgehandelde Wob-verzoeken (circa 617 Wob-verzoeken) nog niet gepubliceerd op de gemeentelijke website (aanbeveling 6). Volstaat de huidige inzet dan wel, of zijn er aanvullende activiteiten nodig en welke dan? Vanwege het ontbreken van concreetheid en een tijdsplanning in de reactie van het college op onze aanbevelingen zien wij geen reden dat het college afziet van het opstellen van een plan van aanpak om uitvoering te geven aan de aanbevelingen. Dit is niet in lijn met wat in juni 2021 is overeengekomen door het presidium, de gemeentesecretaris en ons. In tegendeel. We raden de gemeenteraad daarom aan het college nadrukkelijk te vragen wanneer de gemeenteraad het plan van aanpak ontvangt.

Naast deze algemene aansporing tot meer concreetheid maken we in dit nawoord ook nog een aantal andere opmerkingen naar aanleiding van de reactie van het college. Bij aanbeveling 2 zijn we positief over de actiegerichtheid van het college om meer te gaan sturen op het zo snel mogelijk openbaar maken van informatie. Dit is ook echt nodig. De beslistermijnen worden al jaren structureel overschreden. Dit wekt de indruk dat het college vindt dat een overheid zich niet aan de wet hoeft te houden. Dat zal natuurlijk niet echt zo zijn, maar die uitstraling alleen al ondermijnt het vertrouwen in onze rechtsstaat. Positief is ook de toezegging van het college om het classificatiebeleid te gaan doorvoeren en toepassen (aanbeveling 2 en 3). Dat maakt het mogelijk om informatie sneller te vinden. Het college reageert echter niet op onze suggestie om de oorzaken van niet tijdige afhandeling breder in kaart te brengen. Terwijl inzicht in de oorzaken de sleutel is om tijdig te kunnen beslissen en de eigen en wettelijke doelstellingen te kunnen realiseren. Het college zet goede stappen om de centrale sturing te verbeteren (aanbeveling 4). Maar in de toelichting wekt het college de indruk zich onvoldoende bewust te zijn van het feit dat de registratie van Wob-verzoeken nog steeds onvolledig is en het aantal Wobverzoeken nog steeds moet worden geschat.

Adequate sturing gaat niet lukken zonder volledige registratie en actuele informatie. Bij volledige registratie gaat het niet alleen om het registreren van alle Wob-verzoeken maar ook om de volledigheid van informatie bij elk Wob-verzoek. Het college geeft aan te gaan onderzoeken of en hoe de ingediende bezwaren en de afhandeling van bezwaren, (hoger) beroepen en klachten geïntegreerd kunnen worden in het centrale systeem. Wij begrijpen het onderzoek naar het “hoe”, maar verbazen ons dat het onderzoek zich ook

38

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

richt op de vraag “of” deze informatie wel onderdeel moet uitmaken van de centrale registratie. Om te kunnen leren is zicht op die informatie van belang. Het stemt ons positief dat het college de raad actief gaat informeren (aanbeveling 5). Voor ons is echter niet duidelijk waarom het college geen openbaarheidsparagraaf gaat opnemen in de begroting en zich beperkt tot het jaarverslag. De systematiek waarbij het college in de begroting aangeeft wat het wil bereiken en wat het daarvoor zal gaan doen, gevolgd door een verantwoording over de verrichtte activiteiten en de realisatie in het jaarverslag, maakt verantwoording transparanter en vergroot de controleerbaarheid voor de raad.

39

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

Onderzoeksverantwoording Dit is het bestuurlijk eindrapport van het onderzoek van de rekenkamer naar het Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam. Het volledige rapport bestaat naast dit bestuurlijk eindrapport, ook uit twee onderzoeksrapporten. Dit bestuurlijk eindrapport en het tweede onderzoeksrapport staan vanaf 18 februari 2022 op de projectpagina.

10 Onderzoeksteam Rekenkamer Amsterdam Directeur

dr. Jan de Ridder

Onderzoekers

Mr. drs. Arjan Kok RA (projectleider) drs. John van Leuken Meike Jansen MSc drs. Caroline van Zon Wies Brijker BSc

11 Onderzoeksrapport, onderzoeksvragen en dankwoord Onderzoeksrapport Dit is het bestuurlijk rapport van het onderzoek naar het openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam. Het bestuurlijk rapport geeft een bondige samenvatting van de belangrijkste bevindingen van het onderzoek, de daaruit volgende conclusies, een analyse en aanbevelingen. Het onderzoeksrapport (deel 1) bevat een gedetailleerde omschrijving van de aanleiding van het onderzoek, de onderzoeksvragen, de aanpak en de beantwoording van vier van de zes deelvragen op basis van gedetailleerde onderzoeksbevindingen. Deze vragen hebben betrekking op de opzet, het leren en de informatievoorziening. In het tweede onderzoeksrapport (deel 2) zijn de overige twee deelvragen (deelvragen 3 en 5) over de praktijk van het openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam beantwoord.

40

OPENBAAR MAKEN VAN OVERHEIDSINFORMATIE IN AMSTERDAM - BESTUURLIJK EINDRAPPORT

Onderzoeksvraag en deelvragen De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt:

In hoeverre handelt het college doeltreffend en rechtmatig bij het actief en passief openbaar maken van overheidsinformatie? De centrale onderzoeksvraag is beantwoord aan de hand van zes deelvragen: 1 In welke mate dragen de beleidsmatige en organisatorische keuzes bij aan een doeltreffende en rechtmatige openbaarmaking van informatie? 2 In welke mate dragen de processtappen bij aan een doeltreffende en rechtmatige openbaarmaking van informatie? 3 In welke mate laat de praktijk een doeltreffende en rechtmatige openbaarmaking van informatie zien? 4 In welke mate leert het college van Wob-verzoeken, -besluiten, beslissingen op bezwaar en uitspraken in (hoger) beroep? 5 Hoe ervaren de ambtenaren en Wob-verzoekers de afhandeling van een Wobverzoek? 6 In welke mate rapporteert het college over de doeltreffendheid en rechtmatige openbaarmaking van informatie? Dankwoord Wij willen onze dank uitspreken aan alle personen die hebben meegewerkt aan ons onderzoek naar het openbaar maken van overheidsinformatie. Met speciale dank aan de ambtenaren van de gemeente Amsterdam van CIO-office voor het aanleveren van documenten (ook voor de landelijke benchmark), het beantwoorden van (aanvullende) vragen, de gevoerde gesprekken en het controleren van onze onderzoeksrapporten op feitelijke onjuistheden.

En alle ambtenaren die de tijd hebben genomen om hun ervaringen over het afhandelen van Wob-verzoeken met ons te delen in de enquête. Speciale dank gaat ook uit naar de ruim tweehonderd Wob-verzoekers die hun ervaringen met ons hebben gedeeld.

41