Agendabundel

7

     

Signaleert knelpunten bij een contractspartij en spreekt deze partijen, in overleg met en/of via de contractmanager, hierop aan; Neemt klachten over contractspartijen in behandeling wanneer deze niet naar tevredenheid worden afgehandeld door de contractspartij; Draagt zorg voor de wettelijke verplichting van het bestuursorgaan ex artikel 9:12a Awb tot registratie van klachten van de bij de gemeente en contractspartijen ingediende klachten; Rapporteert jaarlijks aan het college over de geregistreerde klachten. Het college informeert de raad over de klachten in het kader van haar controlerende functie. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd; Doet aanbevelingen voor de verschillende organisatieonderdelen en de contractspartijen om onder meer de dienstverlening te verbeteren en ziet toe op borging van de aanbevelingen; Is aanspreekpunt voor de Ombudsman Metropoolregio Amsterdam en adviseert het college van B&W naar aanleiding van de bevindingen van de Ombudsman.

10. Privacy Alle informatie die klager aan de gemeente verstrekt wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt waarvoor ze zijn verstrekt (doelbinding) en worden in overeenstemming met Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt (het vereiste van minimale gegevensverwerking). 11. Publicatie van geregistreerde klachten De gemeente publiceert jaarlijks de geregistreerde klachten (artikel 9:12a Awb). De klachtenfunctionaris maakt jaarlijks een verslag met daarin opgenomen aanbevelingen voor de organisatie en gecontracteerde aanbieders. De afdelingshoofden, contractmanagers/accounthouders, directie of college van B&W informeren de klachtenfunctionaris binnen redelijke termen of en op welke wijze aan de aanbevelingen gevolg is gegeven. 12. Inwerkingtreding en aanhaling Deze klachtenregeling vervangt de “klachtenprocedure en klanttevredenheid in het Sociaal Domein gemeente Amstelveen en gemeente Aalsmeer van 17 december 2014 en de instructie burgerraadsman vastgesteld door het college en goedgekeurd door de raad op 5 november 2008. De klachtenregeling kan worden aangehaald als “ Klachtenregeling Amstelveen’’.

Vastgesteld door het college op

8

BIJLAGE 1

Algemene wet bestuursrecht,

Hoofdstuk 9. Klachtbehandeling

Afdeling 9.1 Algemene bepalingen Artikel 9:1 1.

Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan. 2. Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan. Artikel 9:2 Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. Artikel 9:3 Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan kan geen beroep worden ingesteld. Afdeling 9.2 De behandeling van klaagschriften Artikel 9:4 1. 2.

Indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging jegens de klager en voldoet aan de vereisten van het tweede lid, zijn de artikelen 9:5 tot en met 9:12 van toepassing. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

 

de naam en het adres van de indiener;



een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

de dagtekening;

 Artikel 6:5, derde lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel 9:5 Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk. Artikel 9:6 Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk. Artikel 9:7 1.

De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. 2. Het eerste lid is niet van toepassing indien de klacht betrekking heeft op een gedraging van het bestuursorgaan zelf dan wel de voorzitter of een lid ervan. Artikel 9:8 1.

Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:



waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgende is behandeld;

 

die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

 

waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;

waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden, die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,



2. 3.

zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld. 9

Artikel 9:9 Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden. Artikel 9:10 1.

Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. 2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. 3. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Artikel 9:11 Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen zes weken of – indien afdeling 9.3 van toepassing is – binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift. 2. Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel 9:12 1.

1.

Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. 2. Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college, aangewezen om klachten over het bestuursorgaan te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt. Artikel 9:12a Het bestuursorgaan draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

10

1 Bijlage 2 klachtenprocedure en klanttevredenheid in het sociaal domein gemeente Amstelveen en Aalsmeer 17 december 2014

1 Bijlage 3 Interne instructie Klachtbehandeling 5 november 2008

1 Agendaverzoek SP klachtenprocedure

O N D ERW ERP VOO R BES PREKI NG I N E E N R A A D S C O MM I S S IE

Aan de voorzitter van de raadscommissie voor

Burgers en Samenleving

Ik verzoek u voor de vergadering van bovenvermelde raadscommissie het navolgende onderwerp op de agenda te plaatsen om daarover van gedachten te wisselen Onderwerp

Klachtenprocedure en klachtenafhandeling met betrekking tot het sociaal domein.

- De procedure van de klachtenafhandeling staat niet op de website vermeld. - Schriftelijke klachten mbt bejegening op het raadhuis door medewerkers moeten in aanwezigheid van degene waar de klacht over gaat of diens leidinggevende worden toegelicht door de klager. Dit is ontmoedigend en kan intimiderend overkomen. - Bovenstaande betekent dat de klachten mbt bejegening niet in vertrouwelijkheid met de klachtencoördinator besproken kunnen worden. - Er is afgesproken dat klachten door onafhankelijke medewerkers worden afgehandeld, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Dit kan worden voorkomen door een échte onafhankelijke klachtenbehandelaar aan te stellen zoals dat in Deventer is gebeurd. De drempel voor mensen met een uitkering om een klacht in te dienen wordt daar erkend en er is daarom een onafhankelijke klachtenbehandelaar Werk en Inkomen. Doel van bespreking - Komen tot een duidelijke klachtenprocedure die voor iedere Amstelvener goed te vinden is op de website (zoals de website van de gemeente Amsterdam met hun klachtenprocedure) - Overeenstemming bereiken over de definitie van onafhankelijke klachtenafhandeling - Vertrouwen van de burgers in de gemeentelijke klachtenafhandeling herstellen

Aanleiding voor bespreking (actualiteit)

Concrete vra(a)g(en) aan andere leden van de commissie

Of concrete vra(a)g(en) aan lid/leden van college

Naam/namen

- Hoe kijken de fracties aan tegen de onafhankelijkheid van de klachtencoördinatoren? - Is de commissie het eens met de SP dat klachten over personen in vertrouwelijkheid moeten worden toegelicht, dus zónder de aanwezigheid van degene waar de klacht over gaat of diens leidinggevende? - Is de commissie het met de SP eens dat de klachtenprocedure duidelijk vermeld moet staan op de website? - Is het college het met de SP eens dat er nu geen klachtenprocedure is? - Is het college bereid om een goede klachtenprocedure op te stellen en te publiceren? - Hoe denkt het college de onafhankelijkheid van de klachtencoördinatoren te waarborgen? Marina Casadei

Na beraadslaging in de commissie zal in overleg met de commissie beoordeeld worden of eer aanleiding is voor het ondernemen van verdere stappen aangaande het onderwerp. [] Besluitvorming/F057

Pagina

** doorhalen hetgeen niet van toepassing is

2 van 2

1 Beantwoording vragen agendaverzoek klachtenprocedure en klachtafhandeling met betrekking tot het Sociaal Domein

INTERNE NOTITIE

Aan

Commissie ABM

Datum

Yvonne Meijer/Tonnie Valkenaars

Kopie

18 november 2021

Via Van

Betreft

Beantwoording vragen agendaverzoek klachtenprocedure en klachtafhandeling met betrekking tot het Sociaal Domein Algemeen: De burgemeester (artikel 170 lid 1-e Gemeentewet) ziet toe op een zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur. Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat een regeling voor de wijze waarop het bestuursorgaan de klacht moet behandelen en afhandelen: Het zogenaamde interne klachtrecht. Iedere informele vorm van afdoening is mogelijk mits dat geschiedt tot tevredenheid van klager. Klachten moeten betrekking hebben op de wijze waarop het bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander heeft gedragen. De reikwijdte van de regeling wordt op een soortgelijke wijze omschreven als in artikel 12 van de Wet Nationale ombudsman. Algemene klachten over beleid dan wel beleidsuitvoering in het algemeen hebben geen betrekking op een bepaalde aangelegenheid, terwijl ook het feit dat de klacht een gedraging jegens iemand in moet houden, meer algemene wensen over het optreden of het beleid van het bestuursorgaan buiten het bereik van deze regeling houdt . Voor de overheid is zorgvuldige klachtbehandeling een vereiste dat voortvloeit uit de beginselen van behoorlijk bestuur en een kwestie van bestuurlijke betamelijkheid.

Zorgvuldige klachtbehandeling kan bijdragen aan herstel van het geschonden vertrouwen in het bestuur. Een zorgvuldig onderzoek naar klachten heeft een belangrijk leereffect. De vastgestelde klachtenregeling is een nadere uitwerking van de wettelijke minimale vereisten die hoofdstuk 9 stelt aan interne klachtbehandeling.

- De procedure van de klachtenafhandeling staat niet op de website vermeld. Het klopt dat deze niet op de website staat. Zodra de oude regeling door de Raad is ingetrokken wordt de door het college vastgesteld klachtenregeling in- en extern gepubliceerd en is dan terug te vinden op de website van de gemeente. - Schriftelijke klachten mbt bejegening op het raadhuis door medewerkers moeten in aanwezigheid van degene waar de klacht over gaat of diens leidinggevende worden toegelicht door de klager. Dit is ontmoedigend en kan intimiderend overkomen. Deze stelling is niet correct. Klager wordt uitgenodigd voor een gesprek en aan de voorkant wordt aan klager gevraagd of hij/zij prijs stelt op aanwezigheid van de teamleider. Immers achter een klacht schuilt vaak een hulpvraag. De hulpvraag en een eventuele oplossing kan dan meteen besproken worden. In de nieuwe klachtenregeling is het volgende opgenomen (pagina 5 en 6) Fase 2: Formele klachtafhandeling eerste lijn Als een klager niet tevreden is met de wijze van de informele klachtafhandeling in de lijn (fase 1) of als er aanleiding is om direct af te zien van fase 1, dan paraaf

ontvangstdatum : paraaf

[] 100/F012/ICT

:

Pagina

•

•

•

2 van 4

wordt de klacht behandeld overeenkomstig de bepalingen van titel 9.1, artikel 9:6 en verder Awb en de bepalingen van deze regeling. De klachtenfunctionaris neemt de behandeling van de klacht over. De klager wordt in de gelegenheid gesteld gehoord te worden. De klachtenfunctionaris voert overleg met klager over de wijze waarop de klacht wordt behandeld en wie bij een eventueel gesprek aanwezig is. Dit is maatwerk. Van het horen wordt een verslag gemaakt (art. 9:10 Awb). Dit kan schriftelijk of middels een geluidsopname. De klacht wordt onderzocht (waarheidsvinding). De klachtenfunctionaris heeft toegang tot alle benodigde stukken en kan elke betrokkene horen. Derden en/of deskundigen kunnen worden ingeschakeld voor inlichtingen, advies of kunnen worden uitgenodigd bij een klachtgesprek te verschijnen. In het geval van een bejegeningsklacht heeft de beklaagde ambtenaar recht op inzage in de stukken en toezending van de stukken. Of er sprake is van een beklaagde ambtenaar is ter beoordeling van de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris behandelt klachten over het persoonlijk handelen van een ambtenaar. Bij een algemene klacht of een klacht die de organisatie betreft is er geen sprake van een beklaagde ambtenaar. Het moet gaan om een klacht over onheuse of onbeleefde bejegening, onheuse gebaren of een niet respectvolle behandeling.

De beklaagde ambtenaar heeft het recht om zijn standpunt kenbaar te maken (wederhoor). De gemeente stelt zich op als een goed werkgever.

- Bovenstaande betekent dat de klachten mbt bejegening niet in vertrouwelijkheid met de klachtencoördinator besproken kunnen worden. Zie hierboven - Er is afgesproken dat klachten door onafhankelijke medewerkers worden afgehandeld, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Dit kan worden voorkomen door een échte onafhankelijke klachtenbehandelaar aan te stellen zoals dat in Deventer is gebeurd. En een kwestie De drempel voor mensen met een uitkering om een klacht in te dienen wordt daar erkend en er is daarom een onafhankelijke klachtenbehandelaar Werk en Inkomen Het is een wettelijke taak van de burgemeester (artikel 170 lid 1-e Gemeentewet) om toe te zien op een zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur. Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat een regeling voor de wijze waarop het bestuursorgaan de klacht moet behandelen en afhandelen: Het zogenaamde interne klachtrecht. Iedere informele vorm van afdoening is mogelijk mits dat geschiedt tot tevredenheid van klager. De gemeente moet als eerste lijn de mogelijkheid krijgen om een de klacht op te lossen en/of het probleem te herstellen. Is de klager het niet eens met de afhandeling van zijn/haar klacht in de eerste lijn dan kan de klager zich richten tot de Ombudsman.

Het college is van mening dat door de positioneren van de klachtenfunctionaris onder de directie de onafhankelijke positie van de klachtenfunctionaris gewaarborgd wordt.

Pagina

3 van 4

De klachtenfunctionaris is gemandateerd door het college van burgemeester en wethouders om klachten namens hen af te handelen en rapporteert rechtstreeks aan het management, directie en aan het college van B&W. Complexe, afdeling overstijgende en/of bejegeningsklachten worden door de klachtenfunctionaris gecoördineerd en/of behandeld. De klachtenfunctionaris heeft inzagebevoegdheid in alle benodigde dossiers.

Doel van bespreking -Inkomen. Komen tot een duidelijke klachtenprocedure die voor iedere Amstelvener goed te vinden is op de website (zoals de website van de gemeente Amsterdam met hun klachtenprocedure) - Overeenstemming bereiken over de definitie van onafhankelijke klachtenafhandeling - Vertrouwen van de burgers in de gemeentelijke klachtenafhandeling herstellen Reactie College: Het college deelt het beeld van de SP niet dat het vertrouwen van de burgers in de gemeentelijke klachtenafhandeling hersteld moet worden. Het college is zich er van bewust dat het belangrijk is dat inwoners vertrouwen moeten hebben in de afhandeling van klachten door de gemeente. Met de klachtenregeling wil het college bereiken dat inwoners en ondernemers laagdrempelig hun uitingen van onvrede over het gemeentelijk handelen kunnen uiten en dat de organisatie deze klachten behandelt, met hoor en wederhoor, daar waar mogelijk oplost en waar mogelijk genoegdoening biedt. Als klachten gezien worden als signalen voor verbetering, ontwikkeling en innovatie dan draagt een professionele klachtbehandeling bij aan de verbetering van de dienstverlening.

Concrete vra(a)g(en) aan andere leden van de commissie - Hoe kijken de fracties aan tegen de onafhankelijkheid van de klachtencoördinatoren? - Is de commissie het eens met de SP dat klachten over personen in vertrouwelijkheid moeten worden toegelicht, dus zónder de aanwezigheid van degene waar de klacht over gaat of diens leidinggevende? - Is de commissie het met de SP eens dat de klachtenprocedure duidelijk vermeld moet staan op de website? Of concrete vra(a)g(en) aan lid/leden van college - Is het college het met de SP eens dat er nu geen klachtenprocedure is? Het college is het hier niet mee eens. Vanaf 2018 is in overleg met de directie en ombudsman gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne klachtenprocedure. De volgende stappen zijn al gezet: • De functie burgerraadsman is in 2018 opgeheven en vervangen door de functie klachtencoördinator, inmiddels klachtenfunctionaris; • De klachtenfunctionarissen zijn door het college gemandateerd om klachten af te handelen; • De klachtenfunctionarissen zijn op grond van hun onafhankelijke positie binnen de organisatie direct gepositioneerd onder de directie; • Bij de vakafdelingen zijn klachtbehandelaren aangewezen voor behandeling van (meest) eenvoudige klachten in de lijn (bij de bron). De laatste stap is “formalisering van de staande praktijk”: een uniforme regeling voor lokaal maatwerk.

De huidige wijze van klachtbehandeling, is conform de uitgangspunten van de ombudsman. Op 2 november 2021 is de klachtenregeling vastgesteld. Deze

Pagina

4 van 4

vervangt de achterhaalde en elkaar deels overlappende regelingen die formeel nog van toepassing zijn binnen de gemeente. Aan de Raad wordt gevraagd deze in te trekken. - Is het college bereid om een goede klachtenprocedure op te stellen en te publiceren? De klachtenregeling is op 2 november 2021 door het college vastgesteld en wordt ter bespreking aangeboden aan de commissie ABM van 30 november 2021. Aan de Raad wordt het volgende besluit te nemen: 1. intrekken klachtenprocedure en klanttevredenheid in het sociaal domein gemeente Amstelveen en gemeente Aalsmeer, vastgesteld door de raad op 17 december 2014; 2. intrekken interne instructie klachtbehandeling, vastgesteld door het college van B&W en goedgekeurd door de raad op 5 november 2008; en kennis te nemen van de klachtenregeling Amstelveen, vastgesteld door het college op 2 november 2021. - Hoe denkt het college de onafhankelijkheid van de klachtencoördinatoren te waarborgen? De klachtenfunctionaris heeft een onafhankelijk positie binnen de organisatie en wordt met ingang van 1 januari 2022 direct gepositioneerd onder de directie. De klachtenfunctionaris is gemandateerd door het college van burgemeester en wethouders om klachten namens hen af te handelen en rapporteert rechtstreeks, directie en aan het college van B&W.

1 Klachtenstroomschema

Klachten komen via verschillende kanalen binnen zoals een brief, e-mail, telefoon of via social media. Alle klachten (ongeacht aan wie gericht) moeten gestuurd worden naar klachten@amstelveen.nl. Dan volgt de onderstaande procedure

Klacht komt binnen

Beoordeling door klachtenfunctionaris

Informele afhandeling (afdeling 9.1 Awb)

Formele afhandeling 1e lijn (afdeling 9.2 Awb)

Klachtbehandelaar neemt binnen twee dagen contact op

Klachtenfunctionaris handelt klacht af met verwijzing naar ombudsman (2e lijn)

Klacht naar tevredenheid opgelost!

Verzoeker niet tevreden?

Klacht terug naar klachtenfunctionaris

Klacht naar tevredenheid opgelost!

Verzoeker niet tevreden?

Verzoeker kan zich wenden tot de ombudsman (2e lijn)

KLACHTENREGELING AMSTELVEEN Klacht komt binnen

Beoordeling door klachtenfunctionaris

Informele afhandeling (afdeling 9.1 Awb)

Formele afhandeling 1e lijn (afdeling 9.2 Awb)

Klachtbehandelaar neemt binnen twee dagen contact op

Klachtenfunctionaris handelt klacht af met verwijzing naar ombudsman (2e lijn)

Klacht naar tevredenheid opgelost!

Verzoeker niet tevreden?

Klacht terug naar klachtenfunctionaris

Klacht naar tevredenheid opgelost!

Verzoeker niet tevreden?

Verzoeker kan zich wenden tot de ombudsman (2e lijn)

1 Collegebrief Beantwoording technische vragen fractie SP over klachtencommissie

College van B&W

Uw contact T. Valkenaars T

(020) 540 46 96

F

(020) 540 45 59

klacht@amstelveen.nl

AAN de gemeenteraad Amstelveen

Postbus 4, 1180 BA Amstelveen Vermeld bij reactie ons kenmerk en datum van deze brief

Datum Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Betreft

30 november 2021 22 november 2021 -

Beantwoording technische vragen fractie SP over klachtencommissie voor commissievergadering 30 november 2021

Geachte raad, Op 22 november 2021 heeft de fractie SP vragen gesteld over de klachtencommissie ten behoeve van de commissievergadering ABM van 30 november 2021. In deze brief gaan wij in op de door de fractie SP gestelde vragen (cursief) met daaronder onze beantwoording. Vraag 1: Wie is er eindverantwoordelijk voor de gemeentesecretaris? Het college van B&W is eindverantwoordelijk. Vraag 2: Wie is er nu eindverantwoordelijk voor de klachtenfunctionarissen? Het college is eindverantwoordelijk. De klachtenfunctionarissen zijn functioneel autonoom en zijn door het college gemandateerd klachten te behandelen. Daar waar het om bijvoorbeeld integriteit gaat, signalen die komen over functioneren van deze functionarissen en/of personeelsaangelegenheden is de gemeentesecretaris verantwoordelijk. Vraag 3: Waar vinden we het beleid dat gepensioneerde ambtenaren zonder sollicitatieprocedure in dienst worden genomen als klachtencoördinatoren? Daar is geen beleid voor. Deze medewerkers zijn tijdelijk in dienst aangenomen ter vervanging van een langdurig zieke. Door de ervaring van beiden in het werkveld en de kennis van de gemeente waren zij perfecte kandidaten die zonder inwerken direct aan de slag konden gaan. Vraag 4: Waar staan de salarisschalen voor klachtencoördinatoren? De functie van de klachtenfunctionaris is gewaardeerd conform het HR21 model in schaal 11.

Over persoonlijke inschalingen wordt geen informatie gedeeld.

Raadhuis Laan Nieuwer Amstel 1

Route per bus (overdag ma t/m vrij)

1182 JR Amstelveen

Lijn 174, halte Raadhuis

T

Lijn 186, halte Dorpsstraat + 5 min.

(020) 540 49 11

www.amstelveen.nl

Plan uw reis via www.9292ov.nl

IBAN NL22 BNGH 0285 0003 14

F089 []

Pagina

2 van 2

Vraag 5: Valt de functie van klachtencoördinatoren onder het ambtenaren cao? Ja al het gemeentelijk personeel valt onder de CAO Gemeenten Vraag 6: En waaronder vallen de gepensioneerde ambtenaren die aangetrokken zijn zonder sollicitatieprocedure die nu, of recent klachtencoördinatoren zijn geweest? Deze vallen ook onder de cao-gemeenten. Vraag 7. Tevens wenst de SP alle gemeentelijke interne notities over het aanstellen van voormalige gepensioneerde ambtenaren. Er is geen interne notitie gemaakt. Vraag 8. Wat is het salaris van de gepensioneerde klachtencoördinatoren? De functie van de klachtenfunctionaris is gewaardeerd in schaal 11. Over persoonlijke inschalingen wordt geen informatie gedeeld. Vraag 9: Het is de SP bekend dat de voormalige burgerraadsman heeft gewerkt als klachtencoördinator na zijn pensioen en dat er nu voormalig teamleider van het sociaal team als klachtencoördinator werkzaam is. Voor welke periode zijn deze voormalige ambtenaren aangetrokken? Van wanneer tot wanneer en voor hoeveel dagen/ uren per dag? Voormalig burgerraadsman: Periode 1 van 26 oktober 2020 tot 30 april 2021 voor 24 u/w. Periode 2 van 1 mei 2021 - 30 juni 2021 voor 16 u/w. Voormalig teamleider ST: 3 juni 2021 - 31 december 2021 voor 16 u/w

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen, de secretaris, de burgemeester,

Bert Winthorst

Tjapko Poppens

2.2 Vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer - Amstelveen 1 Dossier 600 voorblad.pdf

Raadscommissie voor Algemeen bestuur en middelen Dossiernummer

600

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

30 november 2021

Agendapunt

2.2

Omschrijving

Vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer Amstelveen

Geagendeerd

Vergaderdatum

Raadscommissie voor Algemeen

30 november 2021

bestuur en middelen Toelichting De gemeenteraad wordt gevraagd om afspraken en voorstellen ten aanzien van de ambtelijke samenwerking met Aalsmeer voor de periode 2022-2026 vast te stellen. In 2019 heeft de gemeenteraad kaders meegegeven voor het overleg met Aalsmeer over voortzetting en wijziging van de ambtelijke samenwerking met Aalsmeer. In het collegevoorstel zijn diverse afspraken en wijzigingen opgenomen over de overdracht van taken, formatie en vrijwillige overstap van medewerkers uit de AA-organisatie naar Aalsmeer, het aangaan van een Samenwerkingsovereenkomst 2022 t/m 2026, het aanpassen van de Centrumregeling AA en de uitvoering van de samenwerking AA.

1 Collegevoorstel Vernieuwing ambtelijke samenwerking AA

COLLEGEVOORSTEL

Voorstel nr

90

Datum B&W-besluit

Portefeuillehouder

2 november 2021

Afdeling

wethouder Frank Berkhout

Directie

Z19-066755

Behandelend ambtenaar (voor technische vragen)

Voor de raadsvergadering van

G. Gelderloos 020-5404646 g.gelderloos@amstelveen.nl

15 december 2021 Behandelen in de raadscommissie op

Algemeen bestuur en middelen (ABM)

30 november 2021

Onderwerp

Vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer – Amstelveen (AA) Gevraagd besluit

1. In te stemmen met de voorstellen voor nieuwe samenwerkingsafspraken voor de periode 2022 t/m 2026, zoals opgenomen in bijgevoegde rapportage van de procesversnellers en deze financieel te concretiseren via de onderstaande besluiten 3 tot en met 7; 2. Het college van burgemeester en wethouders (B&W) toestemming te geven de gewijzigde Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer – Amstelveen (CR AA) vast te stellen; 3. Een egalisatiereserve ‘samenwerking AA’ in te stellen en hieraan € 2.000.000 toe te voegen, waarvan € 1.500.000 ten laste van het begrotingssaldo (=de algemene reserve) en € 500.000 bijdrage van de gemeente Aalsmeer; 4. Een reserve ‘frictiekosten vorming kernorganisatie Aalsmeer’ in te stellen en daaraan toe te voegen € 1.670.000 bijdrage van de gemeente Aalsmeer; 5. De geraamde dienstverleningsbijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen te verlagen met een bedrag van € 1.942.500 structureel vanaf 2022 en een nieuwe structurele bijdrage van Aalsmeer aan Amstelveen voor dienstverlening aan de 1e schil op te nemen van € 441.000 structureel vanaf 2022; 6. De lagere baten conform besluit nr.

5 van per saldo € 1.502.000 structureel vanaf 2022 te dekken door lagere kosten ambtelijke organisatie en hiervoor een stelpost op te nemen, nader uit te werken via de afdelingsplannen 2022 en op basis daarvan te verwerken in de Eerste Tijdvakrapportage 2022/Perspectiefnota 2023; 7. De (meerjaren)begroting 2022-2025 te wijzigen conform de besluiten 3 tot en met 6, inclusief het muteren van reserves, c.a.. WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

Een stabiele ambtelijke samenwerking met Aalsmeer en de afspraken daarover voor een periode van vijf jaren vastleggen. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

1. 2.

3. 4. 5.

De afspraken die in het overleg tussen Amstelveen en Aalsmeer over vernieuwing van de samenwerking ambtelijk zijn voorbereid vaststellen en uitvoeren. De overeengekomen overdracht van taken en formatie en vrijwillige overstap van een aantal medewerkers vanuit de AA-organisatie naar de kernorganisatie Aalsmeer implementeren in samenwerking met de gemeentesecretaris Aalsmeer en hiertoe een transitieplan opstellen en uitvoeren. Met de gemeente Aalsmeer een Samenwerkingsovereenkomst 2022 t/m 2026 aangaan. De CR AA aanpassen aan de gemaakte afspraken. De gemaakte uitvoeringsafspraken over de samenwerking AA dd 20 oktober 2021 vaststellen en uitvoeren.

[] 101/F105/ICT

Pagina

2 van 6

ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Alle programma’s Aanleiding

Op 11 december 2019 heeft de gemeenteraad kaders meegegeven voor het overleg met Aalsmeer over voortzetting en wijziging van de ambtelijke samenwerking met Aalsmeer. In dat overleg is ingebracht dat Amstelveen een voorkeursscenario voor voortzetting van de samenwerking heeft. Dat voorkeursscenario is omschreven in het collegebesluit dd 25 november 2019 en is gebaseerd op een quick scan naar mogelijke gevolgen van ontbinding van de CR AA, uitgevoerd door bureau Berenschot in het najaar van 2019. Sinds die tijd is in overleg met Aalsmeer gewerkt aan invulling van een mogelijke vernieuwde vorm van samenwerking. In 2020 heeft de gemeente Aalsmeer de contouren geschetst van de toekomstige organisatie van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en de toekomstige samenwerking met de gemeente Amstelveen, zoals de gemeente Aalsmeer dat bij voorkeur wenst. Die toekomstvisie is vastgesteld in een raadsbesluit van de gemeente Aalsmeer dd 10 december 2020. Vervolgens zijn elementen van de toekomstige samenwerking met de gemeente Amstelveen uitgewerkt in een gezamenlijke ambtelijke stuurgroep samenwerking AA. Om het proces van vernieuwing van de samenwerking een impuls te geven zijn in juni 2021 twee externe begeleiders aangetrokken als ‘procesversnellers’.

Onder begeleiding van deze procesversnellers zijn – in opdracht van de beide colleges van B&W - de voorliggende voorstellen voor vernieuwing van de samenwerking uitgewerkt. In dat overleg bleek dat de mogelijkheden om tot overeenstemming te komen tussen Aalsmeer en Amstelveen beperkt zijn. In intensief overleg is het voorliggende samenhangende pakket vernieuwingsafspraken tot stand gekomen. Uitgaande van de daarvoor door de raad in het besluit dd 11 december 2019 gestelde kaders en randvoorwaarden hebben wij in het overleg over de vernieuwing van de samenwerking de volgende eisen gesteld: 1.

2. 3.

4.

Behoud van de CR AA als basis voor de samenwerking, geen privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst creëren met een bekostigingssystematiek op basis van prijs x volume (geen PxQ). Stabiliteit door gefixeerde inhoudelijke en financieringsafspraken voor een periode van vijf jaar (geldig gedurende de volledige volgende bestuursperiode). In de raad van Aalsmeer van 25 juni 2020 heeft de gemeenteraad van Aalsmeer de zgn. motie RAP Raad aangenomen. In deze motie is onder meer opdracht gegeven aan het college van Aalsmeer te onderzoeken of een structurele besparing op de kosten van de ambtelijke organisatie voor Aalsmeer, oplopend over de periode 2022 – 2025, mogelijk is. Daarbij is als richting gevend bedrag een besparing van structureel ca. € 5 mln in de motie opgenomen. Onze inzet in het overleg met Aalsmeer was om - gekoppeld aan overdracht van een gering aantal taken naar de kernorganisatie Aalsmeer - een daarmee onderbouwde beperkte verlaging van de dienstverleningsbijdrage af te spreken. En daarmee de structurele besparingsopdracht die in de motie RAP Raad besloten ligt achter ons te laten. Afspraken over vereenvoudigde en eenduidige aansturing van de AA-organisatie en creëren van zo min mogelijk grensvlakken tussen taken die in de kernorganisatie Aalsmeer zijn belegd met werkzaamheden, die de AA-organisatie uitvoert.

Pagina

3 van 6

De eerste drie punten zijn grotendeels onderdeel geworden van de voorstellen voor vernieuwde samenwerking die nu voorliggen. Voor het vierde punt geldt dat minder: het is moeilijk gebleken een takenpakket over te dragen dat ‘stand-alone’ door de kernorganisatie Aalsmeer kan worden uitgevoerd. Wij verwachten dat met de vorming van de kernorganisatie Aalsmeer veelvuldige afstemming tussen medewerkers en leidinggevenden van de AA-organisatie met medewerkers van de kernorganisatie Aalsmeer nodig zal zijn. De bij aanvang van de samenwerking in 2013 ingeboekte, geëffectueerde en 50%/50% verdeelde efficiencybesparing is niettemin in de onderhavige “package deal” gehandhaafd. Het te verwachten synergieverlies, c.q. de onvermijdelijke extra inspanningen/meerkosten door toenemende afstemmingsmomenten zullen door de organisatie moeten worden opgevangen als een impliciete, nu niet te becijferen, structurele desintegratietaakstelling. Argumenten

Ad 1: de voorliggende voorstellen passen binnen de kaders en randvoorwaarden voor de vernieuwde samenwerking, die de gemeenteraad in december 2019 heeft meegegeven. Ook blijven de voorstellen binnen de contouren van het voorkeursscenario zoals dat is omschreven in het collegebesluit dd 25 november 2019. Drie van de vier eisen die Amstelveen vanuit deze kaderstelling heeft ingebracht in het overleg met Aalsmeer zijn gehonoreerd in de voorliggende voorstellen voor vernieuwde samenwerking. Al met al zijn wij ervan overtuigd dat deze onderling samenhangende voorstellen het maximaal haalbare pakket vormen waar beide gemeenten mee kunnen instemmen. Ad 2: de voorgestelde aanpassing van de CR AA betreft een tweetal technische wijzigingen, nl: • Het bestaande Dienstverleningshandvest 2017 voor de samenwerking Aalsmeer – Amstelveen uit 2017 vervalt en wordt vervangen door een Samenwerkingsovereenkomst 2022 t/m 2026. Daarom moet artikel 8 van de CR AA worden aangepast: het artikel omschrijft aard en inhoud van het Dienstverleningshandvest. Dat wordt vervangen door een nieuw artikel 8, waarin is opgenomen dat de colleges een Samenwerkingsovereenkomst aangaan waarin de samenwerkingsafspraken vastliggen. In de CR AA, art. 10 en 26, wordt verwezen naar art. 8. In die artikelen 10 en 26 wordt de term ‘Dienstverleningshandvest’ vervangen door ‘Samenwerkingsovereenkomst’.

• In de tweede slotbepaling van de bijgevoegde Samenwerkingsovereenkomst is opgenomen dat de afspraken uit de Samenwerkingsovereenkomst in de tweede helft van 2025 worden geëvalueerd. In de CR AA, art. 26, stond nog een oude evaluatiedatum van 2015. Die datum is aangepast aan 2025. De overeenkomst is ter informatie als bijlage bij dit collegevoorstel over de vernieuwing van de samenwerking AA gevoegd. Ad 3 t/m 7: deze onderdelen van het voorgestelde besluit zijn noodzakelijk om de voorgestelde financiële afspraken te verwerken in de gemeentebegroting. Zie ook de toelichting in de financiële paragraaf bij dit voorstel. De vorming van een nieuwe egalisatiereserve met een gezamenlijke dotatie door beide gemeentebesturen (75%/25%) van € 2 miljoen is te beschouwen als een investering in stabiliteit in de vorm van voorfinanciering van noodzakelijk meerwerk in de AAorganisatie voor de komende jaren. Wanneer dat meerwerk niet in deze omvang noodzakelijk blijkt raakt die egalisatiereserve niet leeg. Kanttekeningen

Ad 1: de voorgestelde vernieuwing van de ambtelijke samenwerking komt voort uit de wens van Aalsmeer om meer zichtbaarheid, nabijheid, grip en sturing te creëren in de dienstverlening aan inwoners en ondernemers van Aalsmeer. De voorstellen leiden tot desintegratie van taken, die identiek voor beide gemeenten binnen de AA-organisatie worden uitgevoerd. Ook ontstaat meer noodzakelijke afstemming tussen medewerkers van de AA-organisatie en de kernorganisatie Aalsmeer. De quick scan die eind 2019 is uitgevoerd door bureau Berenschot heeft laten zien dat de maatschappelijke schade van andere varianten voor vernieuwing van de samenwerking substantieel groter is. Daaruit bleek bijvoorbeeld dat die ingrijpender varianten zouden leiden tot