Evenementenbeleid 2023, hoofdstuk 1 en 2

Voor de duur van een evenement is de evenementenorganisatie verantwoordelijk voor een veilig verloop, het gebruik en de inrichting van de evenementenlocatie in de openbare ruimte. En fungeert als aanspreekpunt voor veiligheidsdiensten, belanghebbenden en omwonenden. De inrichting en invulling van het evenemententerrein vormen een verplicht onderdeel van de evenementenvergunning en moeten worden weergegeven in de plattegronden bij de vergunningsaanvraag. Indien er sprake is van een horecacomponent bij een evenement, wordt in de vergunningaanvraag aangegeven op welke manier dit wordt vormgegeven (precieze afbakening van het evenemententerrein, mate van samenwerking met (lokale) horecaondernemers, al dan niet alcoholverstrekking en wijze van uitgifte etc.). Ook in geval van samenwerking met horecaondernemers blijft de organisatie BIJ L AGE 1

28

verantwoordelijk voor de naleving van de vergunningsvoorwaarden. De gemeente is verantwoordelijk voor de vergunning(verlening) en handhaving. De gemeente is verantwoordelijk voor de (inhoud van de) vergunning en een objectieve belangenafweging voor alle betrokkenen (o.a. evenementenorganisatoren, ondernemers, en bewoners). De juridische grond hiervoor is de (eind)verantwoordelijkheid van de burgemeester voor de openbare orde en veiligheid in de stad. We hanteren onderstaande werkwijze: • Voorafgaand aan de aanvraag van de evenementenvergunning kiest de organisator zelf een passende evenementenlocatie uit en is de organisator zich bij deze keuze ervan bewust dat hij gebruik wil maken van een plein waar terrasvergunningen verleend zijn. • Hij of zij streeft er hierbij naar om de evenementenlocatie dusdanig in te richten waarbij rekening gehouden wordt met de al aanwezige terrassen / terrassenareaal. • De organisator van het evenement stuurt bij zijn vergunningaanvraag een plattegrond van het evenemententerrein mee waarop de inrichting van de locatie op schaal is ingetekend. • In het daaropvolgende besluitvormingsproces wordt er advies gegeven op de vergunningaanvraag voor het evenement met betrekking tot de inrichting van de evenementenlocatie in de openbare ruimte.

Dit advies kan in voorkomend geval met zich meebrengen dat de inrichting van de evenementenlocatie dient te worden veranderd. • Indien het terras (gedeeltelijk) dient te worden verwijderd ten behoeve van een evenement, wordt de horecaondernemer in kwestie voorafgaand aan het evenement tijdig via de pleincoördinator geïnformeerd. Afhankelijk van het programma wordt er bepaald wat er met de evenementen moet gebeuren. Er zijn dan drie opties: • Het terras kan blijven staan; • Het terras moet worden verkleind of eerder dicht (het kan bijvoorbeeld blijven staan tot 18:00 uur daarna moet het worden opgestapeld of verwijderd); • Alleen gevelterras is toegestaan. I N HOU D

De gemeente verstrekt de evenementenvergunningen tijdig, zodat horecaondernemers, bewoners en belanghebbenden uiterlijk twee weken voorafgaand aan het evenement kunnen worden geïnformeerd door de organisator, over het plaatsvinden van het evenement. De communicatie hierover gebeurt in nauw overleg en is een gedeelde verantwoordelijkheid van gemeente en evenementenorganisatie: • De gemeente communiceert in algemene zin via de gemeentelijke website. Daarnaast zijn publicaties voor iedereen vindbaar via www.officiëlebekendmakingen.nl en www.overheid.nl. Dit betreft de jaarlijkse evenementenkalender inclusief marktverplaatsingen, aankondigingen, publicaties van verleende vergunningen, etc.) en waar nodig direct met ondernemers en belanghebbenden. • De evenementenorganisatie communiceert direct met ondernemers (via vereniging en/of plein coördinator), instellingen, bewoners en belanghebbenden. Bij de planvorming om af te stemmen en afspraken vast te leggen en na vergunningverlening om te informeren over het evenement in relatie tot bereikbaarheid, gevolgen voor de bedrijfsvoering, vragen en eventuele overlast. De evenementenorganisatie is verantwoordelijk voor uitvoering van het evenement conform de ingediende aanvraag en volgens de in de vergunning vastgelegde voorschriften en afspraken.

De gemeente kan handhavend optreden als de voorschriften en afspraken uit de vergunning niet worden nageleefd. Ieder grootschalig evenement wordt met organisator, gemeente en hulpdiensten geëvalueerd. Uitkomsten van deze evaluatie kunnen bepalend zijn voor vergunningverlening in volgende jaren. De gemeente verleent geen vergunningen aan derden voor op zichzelf staande activiteiten in de openbare ruimte die gelijktijdig met het evenement en op dezelfde locatie worden gepland15.

15 APV Art. 2.25

BIJ L AGE 1

29

BIJLAGE 2 - Hoe wordt de waarde van een uniek, landelijk evenement voor Amersfoort bepaald? Regelmatig wordt Amersfoort gevraagd gaststad te zijn voor een uniek, landelijk evenement. Dan is het belangrijk om de waarde van een specifiek evenement voor Amersfoort te kunnen beoordelen. Voor ieder evenement dat zich aandient moet een vergunning worden aangevraagd. Daarnaast wordt soms subsidie of een andere financiële bijdrage gevraagd. Soms gaat het om een keuze tussen meerdere evenementen die zich aandienen. Soms gaat het simpelweg om een principebesluit: past dit evenement bij Amersfoort?

7 Welke rand voorwaardelijke criteria en condities zijn aan de orde in termen van gemeentelijke financiële middelen, (financiële) ondersteuning door lokale/ landelijke sponsors en/of fondsen, en in termen van capaciteit (kwaliteit en menskracht). 8 Wat is het verwachte economische rendement van het evenement (inkomsten horeca, detailhandel, toeristisch/recreatieve sector, werkgelegenheid) en hoe verhoudt zich dat tot de kosten? 9 Wat is de media-exposure en de publiciteitswaarde van het evenement? Op grond van deze criteria beslist het college om al dan niet gaststad te zijn voor een evenement en zo nodig een (financiële) bijdrage te leveren.

Bij de afweging van de waarde van een uniek, landelijk evenement voor Amersfoort, zijn verschillende typen factoren aan de orde, namelijk inhoudelijk (profilering), qua rendement en opbrengsten (maatschappelijk en economisch), en qua kosten (geld, tijd en capaciteit). De volgende vragen geven de bepalende criteria aan: 1 2 3 4

5 6

Wat is het verwachte maatschappelijk rendement van het evenement, m.a.w. versterkt het de lokale samenwerking en binding met de stad? Versterkt het evenement het inhoudelijke profiel van de stad zoals in het Verhaal van Amersfoort geschetst? Is het een uniek landelijk evenement en daarmee eenmalig een aanvulling op de evenementenkalender. Biedt het evenement mogelijkheden tot kansrijke cross-overs of een bredere themagerichte benadering? Evenementen kunnen daarmee ambities van de stad onderschrijven. Welke maatregelen zijn nodig en voor hoe lang (bijv. wegafsluitingen) en welke impact heeft dit op het draagvlak onder de inwoners, instellingen en/of bedrijven? Is er sprake van doorwerking van de waarde of de effecten gedurende een bepaalde periode of op de langere termijn? (De status van ‘Culturele Hoofdstad’ werkt bijvoorbeeld langer door dan het betreffende jaar).

I N HOU D

BIJ L AGE 2

30

BIJLAGE 3 - Wetgeving, beleidskaders en sturende instrumenten

Wetgeving Gemeentewet De bevoegdheid van het college in het kader van evenementen stoelt op artikel 160 Gemeentewet. Op basis van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd om het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren. Voor zover het evenementenbeleid betrekking heeft op belangen die het college aangaan, is het college bevoegd ten aanzien van de uitvoering van het beleid. Het gaat dan om belangen zoals de balans in leefbaarheid en levendigheid van de stad in dat kader. Het belang van openbare en veiligheid is echter een belang wat de burgemeester waarborgt. Het college kan geen regels vaststellen die daarop betrekking hebben. De bevoegdheid van de burgemeester in het kader van het toezicht op evenementen stoelt op artikel 174 Gemeentewet. In het derde lid van dit artikel is aangegeven dat de burgemeester belast is met de uitvoering van verordeningen voor zover deze betrekking hebben op het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. Het begrip ‘toezicht’ is ruimer dan alleen de handhaving van de openbare orde. Het gaat hier ook om de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de burger in incidentele gevallen en op bepaalde plaatsen. Het is ook de bevoegdheid van de burgemeester om uitvoeringsregels op de evenementenvergunning vast te stellen.

Algemene Plaatselijke Verordening Amersfoort In hoofdstuk 2 geeft de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) in artikel 2:24 tot en met 2:26 regels voor evenementen. De APV verstaat onder een evenement elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Het jaarlijks vaststellen van de Evenementenkalender is tevens vastgelegd in de APV, artikel 2:25 lid 9.

I N HOU D

Het doel van de regeling in de APV is het voorkomen van overlast in de openbare ruimte en van verstoring van de openbare orde, het voorkomen van (verkeers-)onveiligheid en het voorkomen van zaken die een gevaar zijn voor de gezondheid en milieu. Alcoholwet Voor het bedrijfsmatig (tegen betaling) schenken van zwakalcoholische dranken tijdens een evenement, is een ontheffing van artikel 35 van de Alcoholwet vereist. Deze ontheffing wordt niet verleend aan de organisator van het evenement maar rechtstreeks aan degenen, die leiding geven op de locaties waar alcohol wordt verstrekt. Alleen zwakalcoholische dranken (15% volume alcohol of minder) mogen met de ontheffing worden geschonken. De aanvrager van de ontheffing is minimaal 21 jaar oud en mag niet van slecht levensgedrag zijn. Hij moet toezien op een goede verstrekking van alcohol zoals het niet schenken aan jongeren onder de 18 jaar. Wet Natuurbescherming In de Wet natuurbescherming is bepaald dat beschermde planten en dieren niet mogen worden gedood, verjaagd, gevangen of verontrust. Activiteiten mogen geen significante negatieve effecten hebben op Natura 2000 gebieden. Uitvoering van werkzaamheden en dus ook het organiseren van evenementen, kan in strijd zijn met dit verbod. Bestaat er op een evenementenlocatie risico dat dit verbod wordt overtreden, dan moeten er maatregelen worden getroffen.

Als maatregelen niet voldoende zijn kan een ontheffing van dit verbod worden aangevraagd bij de Provincie Utrecht. De kans dat de Provincie een ontheffing geeft voor een evenement is dan klein. Veiligheidsnormen en richtlijnen Krachtens diverse wettelijke regelingen en landelijke richtlijnen en normen, bijvoorbeeld het Besluit brandveilig gebruiken basishulpverlening overige plaatsen, worden eisen gesteld aan de fysieke veiligheid. Bij risicovollere evenementen in relatie tot de openbare orde en veiligheid wordt altijd advies wordt ingewonnen bij de Veiligheidsregio Utrecht en politie. BIJ L AGE 3

31

Wet Bibob Op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur kunnen evenementenorganisatoren en organisaties worden getoetst. Als uit die toetsing blijkt dat er redenen zijn om aan te nemen dat de vergunning (mede) gebruikt zal worden om uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten of om strafbare feiten te plegen, of dat ter verkrijging van de aangevraagde dan wel gegeven beschikking een strafbaar feit is gepleegd, dan kan de vergunning worden geweigerd. Zie ook Beleidsregel toepassing Wet Bibob Amersfoort 2021 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) Legesverordening Voor het verlenen van evenementenvergunningen en de afgifte van ontheffingen en vergunningen worden leges in rekening gebracht. Actuele leges worden vermeld op de webpagina: www.amersfoort.nl/evenementen Wettelijke aansprakelijkheid Voorop staat dat de vergunninghouder of de organisator zelf, primair aansprakelijk kan worden gesteld voor daardoor veroorzaakte schade. Dit volgt uit bestaande jurisprudentie. De gemeente aanvaardt ook geen aansprakelijkheid voor schadeclaims van derden ten gevolge van het evenement. De evenementenorganisatoren kunnen voor hun evenement een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.

Relevante beleidskaders Geluidbeleid 2016 Geluidsoverlast, is een belangrijkste bron van ergernis voor met name bewoners en/of bedrijven. Ook al worden de voorgeschreven geluidsnormen volledig in acht genomen, dan nog zal sprake zijn van enige overlast. Voor een verdeling van de evenementen met mogelijke (geluid)overlast heeft de gemeente ervoor gekozen verschillende gebieden aan te wijzen voor het houden van evenementen. De normen zijn per evenementenlocatie verschillend en worden per evenement beoordeeld. Per evenementenlocatie is het maximum aantal geluidsevenementen of geluidsdagen per jaar vastgelegd met de bijbehorende maximaal te ontheffen geluidnorm. Daarnaast gelden per evenementenlocatie begin- en eindtijden van het evenement. De maximale ontheffingswaarde die hierbij kan worden afgegeven is 70/8 dB(A). Met een maximale verhoging voor lage tonen 85/95 dB(C), bij een geluidgevoelige bestemming (bv een woning) of op een beoordelingspunt op een bepaalde afstand van de geluidsbron. Dit betekent niet dat alle evenementenorganisatoren op een locatie automatisch het ‘recht’ hebben op de maximale ontheffingswaarde. De ontheffingswaarde wordt bepaald door de sfeer van het evenement, de locatie en de mogelijke belasting op de omgeving. Wanneer tijdens evenementen klachten van geluidsoverlast worden ingediend, hebben deze vaak te maken met de lage bastonen.

De lage frequenties die muziekgeluid veroorzaakt, worden als extra hinderlijk ervaren. Om deze reden nemen wij naast een geluidsnorm in dB(A) ook altijd een geluidsnorm op in dB(C). De C-weging wordt gebruikt omdat de lage tonen hierbij nadrukkelijk worden meegenomen. Hierdoor is de C-weging geschikter als hindermaat.

I N HOU D

BIJ L AGE 3

32

In ons geluidbeleid voor evenementen is opgenomen op welke beoordelingspunten de geluidnormen worden bepaald, dit kan zijn op een gevel van een woning of geluidgevoelig object, of op een representatief beoordelingspunt. Veiligheid De veiligheid rondom evenementen valt onder de bevoegdheid van de burgemeester. In dat kader stelt de burgemeester voorwaarden en beperkingen aan evenementen om de openbare orde en veiligheid, gezondheid en milieu te waarborgen. Raakvlakken met andere domeinen Relevante beleidskaders naast het evenementenbeleid zijn het cultuurbeleid, het sportbeleid, het horeca-en terrassenbeleid, het verwachtte dierenwelzijnsbeleid en eventueel beleid op gebied van citymarketing en toerisme.

Sturingsinstrumenten

Foto: Dias Latinos, fotograaf Peter Putters

In bestemmingsplannen is benoemd of evenementen kunnen plaatsen, het aantal evenementendagen en/of geluiddagen, eventuele tijden en eventueel het maximum aantal bezoekers. Bij het jaarlijks samenstellen van de concept evenementenkalender wordt hier rekening mee gehouden. Bepalingen in het bestemmingsplan zijn terug te vinden in het locatieprofiel, die wij per evenementenlocatie opstellen. Dit profiel is een informatiedocument dat gebruikersvoorwaarden inzichtelijk maakt. En een organisator helpt met aandachtspunten in relatie tot geluid, veiligheid, toegankelijkheid en duurzaam gebruik van de natuurlijke leefomgeving. Door middel van subsidies, die vanuit verschillende beleidsafdelingen worden opgesteld, kunnen eisen gesteld worden aan de invulling van het evenement. Met als doel om doelstellingen te behalen in relatie tot cultuur- en/of sportbeleid. Met de uitvoering van pilots, kunnen organisatoren gestimuleerd worden om vroegtijdig te starten met voorbereidingen op toekomstige wetgeving.

I N HOU D

BIJ L AGE 3

33

Colofon Tekst: Vormgeving

Gemeente Amersfoort Studio Harry Prins

Mei 2023

Gemeente Amersfoort

I N HOU D

Postadres Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

Bezoekadres Stadhuisplein 1 3811 LM Amersfoort

T 14 033 E info@amersfoort.nl I

www.amersfoort.nl

I N HOUDSOPGAVE

34