Evenementenbeleid 2023, hoofdstuk 1 en 2

SAMENwerken voor een inclusieve, levendige en eigentijdse stad Evenementenbeleid 2023, mei 2023

Stad met een hart I N HOU D

I N HOUDSOPGAVE

1

Inhoud

1

Evenementen in Amersfoort

3 6

1.1

Aanleiding

7

1.2

Wie organiseert evenementen in Amersfoort

8

1.3

Wetgeving

8

2 Belang van evenementen

9

2.1

Visie

10

2.2

Omgevingsvisie

11

3 Uitgangspunten evenementenbeleid

12

3.1

Spreiding over het Stadshart en de wijken

13

3.2

Balans in levendigheid en leefbaarheid

14

3.3

Ruimte voor makers, talent en vernieuwing

15

3.4

Evenementen worden inclusiever en toegankelijker

16

3.4.1 Inclusie 3.4.2 Toegankelijkheid

21

4.1

Rol gemeente

22

4.2

Rol van de stad

23

5 Hoe worden de ambities uit het evenementenbeleid betaald?

24

5.1

Subsidieregelingen

25

5.2

Evenementenpakket

26

5.3

Evenementenfonds en Innovatie budget

26

Bijlage 1 Samenwerking met de stad Bijlage 2 Hoe wordt de waarde van een uniek, landelijk evenement voor Amersfoort bepaald? Bijlage 3 Wetgeving, beleidskaders en sturende instrumenten

28 30 31

16 17

3.5

Evenementen zijn veilig voor bezoeker en omgeving

18

3.6

Evenementen worden duurzamer georganiseerd

19

I N HOU D

4 Hoe werken we samen?

Foto voorzijde: Pride Amersfoort, fotograaf Brian Vijber

Publiekssamenvatting

I N HOUDSOPGAVE

2

Publiekssamenvatting In september 2015 heeft de raad de Nota Evenementenbeleid 2015 ‘Samen bouwen aan Evenementen’ vastgesteld en ambities langjarig vastgelegd. Vanwege maatschappelijke opgaven zoals verduurzaming en inclusiviteit en het feit dat de stad groeit hebben wij dit beleid vernieuwd. In dit document leest u waar wij ons in samenwerking met de organisatoren van de evenementen de komende jaren op focussen. De input van de evenementenorganisatoren, die via een enquête en interviews is opgehaald, is hierin meegenomen.

✔ Evenementen stimuleren binding met de stad (o.a. inzet vrijwilligers, WIJ Amersfoort) ✔ Evenementen dragen bij aan sociale verbondenheid in de wijken en een levendige (binnen)stad ✔ Evenementen bieden een podium voor makers, talent en maatschappelijke vraagstukken ✔ Evenementen zijn een aanvulling op bestaande sport- en cultuurvoorzieningen ✔ Evenementen tonen de creatiekracht van de stad.

Evenementen zijn belangrijk voor de stad Evenementen en festivals1 zijn onmiskenbaar een aanvulling op de sport- en cultuurvoorzieningen in alle wijken van de stad. Het meedoen aan evenementen levert voor mensen ontspanning op, nieuwe ontmoetingen en mogelijkheden om zichzelf te ontwikkelen. Dat heeft positieve effecten op ons welzijn. Evenementen zorgen op een laagdrempelige manier voor verbinding met elkaar, de stad, de wijk en de buurt. Daardoor dragen evenementen en festivals bij aan een inclusieve, levendige en eigentijdse stad. Onder evenementen verstaan wij het collectieve aanbod van publieksevenementen en stadsbrede herdenkingen en vieringen in Amersfoort. Evenementen zijn belangrijk voor de stad omdat:

Onder evenementen verstaan wij het collectieve aanbod van publieksevenementen en stadsbrede herdenkingen en vieringen in Amersfoort. De gemeente heeft een duidelijke rol op het vlak van ontwikkeling van beleid, vergunningverlening, begeleiding en subsidieverstrekking. De gemeente heeft een rol als makelaar en facilitator, en stelt zich flexibel en dienstverlenend op. Er heeft een professionaliseringsslag plaatsgevonden in de samenwerking tussen evenementenorganisatoren onderling en met de gemeente. De evenementencoördinator fungeert als direct aanspreekpunt en het gemeentelijke evenemententeam voorziet in een integrale benadering van vraagstukken en de uitvoering van beleid. Deze rol wordt ook bevestigd en gewaardeerd door organisatoren,2 ondermeer omdat sprake is van maatwerk.

1 Onder een evenement of festival verstaan we: Elke voor publiek toegankelijke (verzameling van) voorstelling(en), optreden(s), en vorm van publieksvermaak, met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden, op of aan de weg. 2

Enquête communicatie behoeften evenementenorganisatoren en Onderzoek evenementen december 2021

I N HOU D

PUBLI EKSSAMENVATTI NG

3

Onze uitgangspunten Voor het behoud van een vitaal evenementenklimaat, besteden we de komende jaren extra aandacht aan: Spreiding over het Stadshart en de wijken Er is een toenemende behoefte aan cultuur- en sportbeleving en elkaar ontmoeten in de wijk. Dat vraagt voor de toekomst, meer dan tot nu toe, een goede spreiding van evenementen in verschillende wijken. Dat betekent ook dat we bij nieuwbouw rekening houden met ruimte voor evenementen. De ruimte hiervoor is beperkt, omdat ook andere ontwikkelingen ruimte vragen. Zoals de vraag naar ruimte voor woningbouw en meer groen in de stad. Balans in levendigheid en leefbaarheid Levendigheid en leefbaarheid moeten met elkaar in balans blijven. Die balans is nodig voor het behouden van draagvlak voor evenementen. Daarom vinden wij het belangrijk dat er een goede samenwerking is tussen de organisatie van een evenement en alle belanghebbenden, zoals de inwoners, bedrijven en organisaties in de omgeving van een evenement. Zowel voor hen als de natuur dient de overlast beperkt te worden. Deze nota is kaderstellend voor de wijze waarop evenementen georganiseerd worden en de vergunning voor het borgen van de openbare orde & veiligheid en natuurbescherming. Per evenement en locatie is daarbij sprake van maatwerk.

Ruimte voor vernieuwing en lokaal talent Evenementen zijn een plek waarbij ‘jong en oud’ elkaar ontmoeten en er ruimte is voor vernieuwing en lokaal talent. We zien in onze stad graag een aantrekkelijk en passend aanbod dat aansluit bij trends en behoeften van verschillende groepen. Waar dit om ruimte vraagt buiten de reguliere evenementenlocaties, denken we hierin mee met het uitgangspunt; ja, mits goed en veilig georganiseerd. Inclusie en toegankelijkheid Amersfoort wil een inclusieve en toegankelijke stad zijn. Dat betekent dat we willen dat iedereen mee kan doen en zich welkom voelt bij alle evenementen. I N HOU D

Dit wordt in de huidige praktijk echter niet altijd zo ervaren. Hier willen we de komende jaren meer aan doen. Door inzichtelijk te maken wat nu nog ontbreekt, kunnen stappen gezet worden in het inclusiever en toegankelijker maken van evenementen. Veiligheid In de afgelopen jaren is er op het gebied van veiligheid veel gebeurd. Zo kan bijvoorbeeld de politie door capaciteitsgebrek en andere prioriteiten minder inzet leveren en zijn veiligheidseisen aangescherpt. Evenementenorganisaties worden gevraagd om meer zelf te regelen en alert te zijn op trends bij bezoekers. Zoals het gebruik van lachgas, vapers of verdovende middelen. Huidige tekorten aan gekwalificeerd beveiligingspersoneel en verkeersregelaars zorgen voor hogere veiligheidskosten, waardoor de kwalitatieve programmering van een evenement onder druk komt te staan. Dit vraagt nogal eens aanpassingen in de opzet van evenementen om een veilige organisatie te kunnen waarborgen. Wij zullen de organisatoren hierin meer gaan begeleiden. Duurzaamheid Vanaf 2030 stellen wij eisen aan de duurzame organisatie van evenementen. We begeleiden en stimuleren organisatoren om de komende jaren concrete stappen richting duurzamere evenementen te zetten. Verderop in deze nota zijn bovenstaande uitgangspunten verder uitgewerkt in concrete maatregelen.

Uitvoering Na twee impactvolle corona jaren hebben evenementenorganisatoren tijd nodig om te herstellen o.a. in financiële weerbaarheid, het werven van gekwalificeerd personeel, talentontwikkeling en het herstellen van hun vrijwilligersnetwerk. Daarnaast hebben organisaties tijd en middelen nodig om ambities op duurzaamheid, inclusie en toegankelijkheid te implementeren. En zijn er ontwikkelingen in landelijke wetgeving waar de organisator mogelijk rekening mee moeten houden, zoals het verbod op single-use plastics of eventuele beperkingen door stikstof regulering. PUBLI EKSSAMENVATTI NG

4

Om te monitoren of we gezamenlijk op de goede weg zijn, wordt in de 2e helft van 2025 met betrokken stakeholders geëvalueerd. Dan hebben we beter in beeld, welke effecten coronamaatregelen en inflatie hebben gehad en zijn handelingsperspectieven in relatie tot duurzaamheid en inclusie gezamenlijk gedefinieerd.

Leeswijzer In deze nota vindt u een korte terugblik op de ontwikkeling van evenementen in Amersfoort sinds 2015, de invloed van de corona maatregelen en inflatie en de opgedane ervaringen met de integrale benadering. Daarna beschrijven we de visie en uitgangspunten van het Evenementenbeleid. En hoe we voor de uitvoering, samenwerken binnen de gemeente en met organisatoren en partners in onze stad.

Na vaststelling van de nota stellen wij een uitvoeringsagenda op. In de uitvoeringagenda nemen we alleen activiteiten op waarbij de gemeente een rol heeft, naast het reguliere vergunningenproces. De partners in de stad voorzien een veel bredere inzet over diverse domeinen in Amersfoort. Wij zien het als een blijvende uitdaging om daar met onze inzet goed op aan te sluiten. Met deze actualisatie, sluiten wij aan op beleid van o.a. cultuur, sport en groenbeheer, horeca- en terrassen en de verwachte nota Dierenwelzijn. Daarnaast dragen we bij aan de Visie Podiumkunsten, de herontwikkeling van diverse stedelijke gebieden en pleinen in de stad en (op te stellen) wijkplannen.

I N HOU D

PUBLI EKSSAMENVATTI NG

5

Foto: Serious Request 2022, fotograaf Simon Lamme (gemeente Amersfoort)

Evenementen in Amersfoort

1

Evenementen in Amersfoort

1.1

Aanleiding

De ontwikkelingen en groei van evenementen in Amersfoort heeft sinds 2015 niet stil gestaan. Tot en met 2019 was landelijk een trend van ‘festivalisering’ zichtbaar. Er ontstond een toenemende vraag naar locaties in de (beperkte) openbare ruimte waar activiteiten, klein- en grootschalig, in festivalvorm georganiseerd kunnen worden. Amersfoort heeft daarmee een divers en gewaardeerd aanbod van evenementen opgebouwd. In 2019 zijn in Amersfoort 130 evenementen vergund en 200 meldingen gedaan van kleinschalige, wijk gerelateerde evenementen als een buurtbarbecue. Coronamaatregelen hebben vervolgens een grote invloed gehad op de evenementenkalender van 2020 en 2021. De sector is hard geraakt maar toonde zich veerkrachtig, creatief en oplossingsgericht met alternatieve concepten. Door de steeds wisselende maatregelen hebben echter veel organisatoren besloten om geen evenement te organiseren, omdat zij de verantwoordelijkheid niet wilden dragen of de exploitatie niet rond kregen. Alhoewel we uitgaan van een incidentele en uitzonderlijke situatie, zien we dat de maatregelen langdurige effecten hebben. Zoals een tekort aan gekwalificeerd personeel en vrijwilligers en mede daardoor hogere noodzakelijke kosten voor veiligheid. De inflatie zorgt daarnaast ook voor hogere tarieven voor techniek, catering, materiaal en transport.

Welk toekomstperspectief en vertrouwen hebben organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen? Zijn vrijwilligersorganisaties capabel genoeg en bereid om hierop te anticiperen? Daarbij moeten evenementen ook duurzamer, veiliger, toegankelijker en inclusiever georganiseerd worden. En zijn er ontwikkelingen in landelijke wetgeving waar de organisator rekening mee moeten houden. Deze opgave moeten we voor de evenementenorganisatoren zo concreet als mogelijk maken. Dat is wat we doen in deze nota. Daarnaast is er sprake van groei in het inwoneraantal van Amersfoort, wat ruimtelijke keuzes vraagt. Met als doel een goede balans in levendigheid en leefbaarheid. Sinds de coronaperiode zien we een groei in kleinschalige, in de wijk georiënteerde activiteiten. In 2022 zijn 115 evenementen vergund en 400 meldingen gedaan. Dit vraagt enerzijds om monitoring en begeleiding, met name als deze activiteiten succesvol zijn met een groeiend aantal bezoekers. En anderzijds om een proactieve handelswijze op het gecombineerde gebruik van de (tijdelijke) openbare ruimte en faciliteiten. Deze actualisatie vervangt de nota Evenementenbeleid 2015.

Vanaf maart 2022 konden weer evenementen georganiseerd worden, waar een grote krachtinspanning voor nodig was. Een gemis aan kennis, ervaring en personeel maakten draaiboeken van 2019 niet meer uitvoerbaar. Projectbegrotingen moesten gedurende de voorbereidingen regelmatig worden bijgesteld door inflatie en een energiecrisis. Een uitdagende tijd die vragen oproept voor de toekomst, want de maatschappelijke- en marktomstandigheden wijzigen voortdurend sinds het voorjaar van 2020. I N HOU D

EVEN EMENTEN I N AMERSFOORT

7

1.2

Wie organiseert evenementen in Amersfoort

Een grote variëteit aan organisatoren geven vorm aan de Amersfoortse Evenementenkalender: vanuit sport, cultuur, horeca, retail en gebiedspromotie, wijkbewoners en belangengroepen, allen verbonden aan Amersfoort. Evenementen worden georganiseerd vanuit een maatschappelijke of commerciële doelstelling. Door een bestuur en productieteam op vrijwillige basis of met inzet van professionals3. Uitgaande van de Evenementenkalender 2022 zijn ca. 80 organisaties actief met grofweg een verdeling in 20% professionals, 20% professionals aangevuld met vrijwilligers en 60% volledig vrijwillige organisaties. Daarbij is iedere organisatie en evenement uniek. Zo kent Dorpsfeest Hoogland al jaren een grote, vaste kern aan betrokken vrijwilligers. Konden Amersfoorters in 2022 voor het eerst kennis maken met Viva Vathorst. En loop je via de Amersfoortse Citytrail ieder jaar een ander parcours in de stad. In Amersfoort zijn ook professionals als producent betrokken bij meerdere evenementen in de stad en daarbuiten. Zij kennen elkaar en werken waar nodig of mogelijk ook samen. We zagen daarin ook cross-overs en samenwerkingsverbanden ontstaan tijdens corona, wat resulteerde in nieuwe concepten zoals Het Nieuwe Stadsterras. Incidentele activiteiten komen voort uit jubileumprogramma’s zoals Mondriaan 150 en eenmalige, unieke evenementen, zoals The Passion.

De gemeente is dan een gesprekspartner voor deze evenementen met landelijk bereik. Contacten worden via bonden naar verenigingen gelegd, uitgaande van beschikbare accommodaties (zoals de KNZB voor de Amerena), of via de evenementencoördinator bij gebruik van de openbare ruimte.

Organisaties zoals de Marathon Amersfoort en Amersfoort Jazz bieden een platform met diverse activiteiten gedurende het jaar, met als hoogtepunt het sportevenement of festival. Voor een laagdrempelige introductie en voorbereiding op het (sport) evenement. Of om verbonden te blijven met de door hen opgebouwde achterban en artiesten en sponsoren meer bekendheid te geven. Tot slot kent Amersfoort jonge initiatiefnemers, van culturele makers tot (urban) sportbeoefenaars. Zij creëren en organiseren zonder een kantoor, eigen (sport) faciliteiten of lidmaatschap van een vereniging. Zij maken vooral gebruik van hun netwerk en zijn in staat om mensen in korte tijd, op basis van een idee of programma, bij elkaar te brengen. Zij zijn goed op de hoogte van trends en delen activiteiten via diverse sociale media platforms. Een generatie die op een flexibele manier gebruik maakt van de openbare ruimte voor ontmoeting en beleving.

1.3

Een evenementenorganisator heeft te maken met verschillende wetten, regelgeving en beleidskaders4 als hij/zij een evenement in de openbare ruimte organiseert. Daarnaast zijn er ontwikkelingen in landelijke wetgeving waar de organisator mogelijk rekening mee moeten houden, zoals het verbod op single-use plastics of eventuele beperkingen door stikstof regulering. Dit vraagt de komende jaren een grotere inspanning van organisaties om hun evenement te kunnen organiseren. Wij informeren, begeleiden en ontzorgen waar mogelijk lokale organisaties hierin. De evenementenvergunning wordt getoetst aan de openbare veiligheid en de Wet Natuurbescherming. Middelen als locatieprofielen, pilots, begeleidingstrajecten of subsidies faciliteren de benodigde transitie in het toegankelijker, duurzamer en inclusiever maken van evenementen.

4 3

Hoofdstuk 5, onderzoek nota Evenementenbeleid (deelnemers)

I N HOU D

Wetgeving

Zie bijlage 3 (pag 31). Op de webpagina www.amersfoort.nl/evenementen kunnen organisatoren informatie vinden over geldende wet- en regelgeving en beleidskaders.

EVEN EMENTEN I N AMERSFOORT

8

Foto: Smartlappenfestival, fotograaf Ietse Horneman

Belang van evenementen

2

Belang van evenementen

2.1

Visie

Evenementen en festivals5 zijn onmiskenbaar een aanvulling op de sport- en cultuurvoorzieningen in alle wijken van de stad. Het meedoen aan evenementen levert voor mensen ontspanning op, nieuwe ontmoetingen en mogelijkheden om zichzelf te ontwikkelen. Dat heeft positieve effecten op ons welzijn. Evenementen zorgen op een laagdrempelige manier voor verbinding met elkaar, de stad, de wijk en de buurt. Daardoor dragen evenementen en festivals bij aan een inclusieve, levendige en eigentijdse stad. Onder evenementen verstaan wij in deze nota, het collectieve aanbod van festivals, evenementen, stadsbrede herdenkingen en vieringen in Amersfoort. Om een aantal redenen vinden wij evenementen belangrijk voor de stad: Evenementen stimuleren de binding met de stad Evenementen dragen bij aan de binding van de bewoners met de stad: als bezoeker en omdat de meeste Amersfoortse evenementen worden georganiseerd en gedragen door een grote groep enthousiaste Amersfoortse vrijwilligers. Met het actief betrekken van de inwoners, zoals voor Koningsdag 2019 en Serious Request 2021 en 2022, wordt draagvlak en trots (Wij Amersfoort) gecreëerd. Evenementen dragen bij aan sociale verbondenheid in de wijken en een levendige binnenstad Tijdens de coronapandemie was er minder ruimte om elkaar te ontmoeten wat ervaren werd als een groot gemis.

Evenementen, klein- en grootschalig, dragen bij aan het herstel en behoud van de sociale verbondenheid in de wijken en een levendige binnenstad.

Evenementen bieden een podium voor makers, talent en maatschappelijke vraagstukken Wie zien graag dat Amersfoort een blijvende bron van productie en vernieuwing blijft. Evenementen kunnen een proeftuin zijn (experiment), aanjager zijn (mensen en partners in transities) en podium bieden voor makers, educatie en talentontwikkeling. Een mogelijkheid om op een groots (buiten)toneel te acteren en persoonlijke records te vestigen. Het is een middel om (h)erkenning en waardering te uiten en een gelegenheid om maatschappelijke vraagstukken zichtbaar en bespreekbaar te maken. Evenementen zijn een aanvulling op bestaande sport- en cultuurvoorzieningen Evenementenorganisatoren zijn als geen ander in staat in te spelen op veranderende en fluctuerende situaties (door bijv. coronamaatregelen) of publieksvoorkeuren. Zij kunnen fungeren als accelerator en zijn daarmee een waardevolle aanvulling op bestaande sport- en cultuurvoorzieningen. Evenementen tonen de creatiekracht van de stad Festivals en (sport)evenementen zijn een visitekaartje van en voor de stad, met regionale en landelijke bekendheid. Organisatoren en partners in de stad tonen de creatiekracht van de stad. Zij leveren een onmiskenbare bijdrage aan de gewenste culturele schaalsprong, jubileumprogramma’s zoals Mondriaan 150 en het faciliteren van European Rugby League wedstrijden.

5 Onder een evenement of festival verstaan we: Elke voor publiek toegankelijke (verzameling van) voorstelling(en), optreden(s), en vorm van publieksvermaak, met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden, op of aan de weg. De openbare ruimte is niet beschikbaar voor bedrijfsfeesten.

I N HOU D

BEL ANG VAN EVEN EMENTEN

10

2.2

Omgevingsvisie

Er is de afgelopen jaren veel veranderd in Amersfoort en de komende jaren zal er nog veel meer veranderen. De stad groeit omdat het voor veel mensen een aantrekkelijke plek is om te wonen, te werken en te recreëren. En vanwege economische ontwikkelingen, klimaatverandering en de energietransitie zal de stad op verschillende plekken ingrijpend aangepakt moeten worden. De (concept) Omgevingsvisie Amersfoort 2030-2040 voor Gezond Samenleven, fungeert hierin als leidraad. Gezond samenleven staat voor een gezonde leefomgeving in een compacte, inclusieve stad die plek biedt aan iedereen en waarbij de voorzieningen nabij en toegankelijk zijn. Hierbij zetten we in op het kwalitatief verbeteren van de openbare ruimte en willen we voorzieningen en ontmoetingsplekken goed laten aansluiten op de levensaders in de stad.

Foto: Koningsdag 2019, ©ANP / Niels Wenstedt

De invulling van de levensaders en ontmoetingsplekken vragen in de komende jaren een nadere uitwerking op gebieds- en wijkniveau. Daarmee wordt concreter gemaakt welke inrichting en voorzieningen passen bij de betreffende levensader. Dit is maatwerk waarbij we voorzieningen zoals evenementen op een goede manier laten aansluiten op de levensaders en ontmoetingsplekken in de stad.

I N HOU D

BEL ANG VAN EVEN EMENTEN

11

Foto: Amersfoort Cityrun, fotograaf Lamberth Fotografie

Uitgangspunten evenementenbeleid

3

Uitgangspunten evenementenbeleid Deze nota is kaderstellend in het gebruik van evenementenlocaties en het borgen van de veiligheid en natuurbescherming. Per evenement en locatie is daarbij sprake van maatwerk. Mede omdat er sprake kan zijn van schaarste door ruimtelijke beperkingen. Als er meer vraag dan mogelijkheid is voor het gebruik van een evenementenlocatie, maken we een overwogen keuze in de toewijzing van de locatie. Dit doen we jaarlijks, bij het vaststellen van de evenementenkalender6.

Culturele, sportieve en maatschappelijke publieksevenementen willen we inzetten als dragers voor een aantrekkelijke, levendige en eigentijdse stad. Ons beleid richt zich tot 2030 op onderstaande uitgangspunten: ✔ Spreiding over het Stadshart en de wijken ✔ Balans in levendigheid en leefbaarheid ✔ Ruimte voor makers, talent en vernieuwing ✔ Evenementen worden inclusiever en toegankelijker ✔ Evenementen zijn veilig voor bezoeker en omgeving ✔ Evenementen worden duurzamer georganiseerd

•

3.1

•

Spreiding over het Stadshart en de wijken

Amersfoort is een groeiende stad en verbindt oud met nieuw. Amersfoort heeft een Middeleeuws stadshart maar ook veel nieuwe wijken met moderne ontwikkelingen. Bij deze groei hoort ook een spreiding van voorzieningen, zoals evenementen, in de stad. De ruimte hiervoor is beperkt, omdat ook andere ontwikkelingen ruimte vragen. Zoals de vraag naar ruimte voor woningbouw en meer groen in de stad. Dat vraagt voor de toekomst, meer dan tot nu toe, een goede spreiding en facilitering van evenementen in de wijken. We vinden een gevarieerd aanbod aan evenementen in de stad belangrijk. Zowel in het Stadshart als in de wijken, met gevestigde namen én nieuwe of tijdelijke initiatieven. Het aantrekken van méér bezoekers of meer evenementen is niet ons doel. We sturen op spreiding en vernieuwing in aanbod. De stad maakt de komende jaren een schaalsprong. In nieuw te ontwikkelen wijken vraagt dit ook om ruimte voor evenementen. In bestaande wijken kan de beschikbare ruimte voor evenementen beperkt worden als meer woonruimte en groen in de stad hierom vragen. Tegelijk is er een toenemende behoefte aan cultuur- en sportbeleving en elkaar ontmoeten in de wijk. Dit vraagt om een zorgvuldige afweging van belangen en intensiever gebruik van bestaande voorzieningen.

•

• •

6

Wat doen we concreet Ieder jaar stelt het college de Evenementenkalender vast, waarin de reserveringen staan van data en locaties voor evenementen in de openbare ruimte. Binnen de kaders van de Evenementenkalender en beschikbare evenementenlocaties kijken we in hoeverre een nieuw initiatief aanvullend is op het aanbod en niet meer van hetzelfde. In geval van schaarste; er is meer vraag dan aanbod van een bepaalde evenementenlocatie, hanteert het evenemententeam een toewijzingskader en adviseert zij het college voor de toewijzing van een locatie, voor vaststelling van de Evenementenkalender. Uitgangspunt hierin is een transparant proces, met duidelijke criteria die vooraf gecommuniceerd worden met mogelijke aanvragers. Reserveringen op de evenementenkalender hebben voorrang op aanvragen die wij na vaststelling van de evenementenkalender ontvangen. We signaleren integraal trends en kansen, bijvoorbeeld bij de (her)ontwikkeling van stadsdelen en gebouwen, om tijdelijke initiatieven te stimuleren, zoals voor placemaking7.

Evenementenorganisatoren ontvangen bij uitvraag van de evenementenkalender (2024 en daarna) een toelichting op het proces en het toewijzingskader schaarse evenementenvergunningen.

7

De kern van placemaking is dat bewoners en andere belanghebbenden, betrokken worden bij de inrichting van de openbare ruimte. Dat inrichten heeft tot doel om een plaats (= place) te creëren waar mensen graag verblijven.

I N HOU D

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

13

3.2

Balans in levendigheid en leefbaarheid

Een groeiende stad vraagt om het vinden van een balans in levendigheid en leefbaarheid. De openbare ruimte is van iedereen en voor iedereen. Een gezonde en fijne leefomgeving voor mens en dier. Sinds de coronaperiode wordt door inwoners en organisaties vaker gebruik gemaakt van de openbare ruimte. Alle gebruikers dragen bij aan het behoud van een levendige, schone omgeving waar het fijn is om te verblijven. Amersfoort kent diverse evenementenlocaties in de stad8 en veelal is de gemeente de eigenaar. In de afgelopen jaren zijn daar nieuwe locaties bij gekomen, zoals de Oliemolenhof met een projectontwikkelaar als eigenaar. Of het stadspark Elisabeth Groen met de Stichting Elisabeth Groen als medebeheerders. Op deze locaties, in de winkelcentra en in de wijken zien we een groei aan (kleinschalige) activiteiten. Om draagvlak voor evenementen te creëren en te behouden zijn en worden afspraken gemaakt over het aantal en de omvang van evenementen en hoe overlast voor de directe omgeving en de natuur zo veel mogelijk te beperken is. Dat draagvlak is het grootst als de belangen van betrokkenen optimaal worden ingevuld, waarbij het maatschappelijk belang het individueel belang kan overstijgen. Daarom stimuleren wij de samenwerking tussen alle belanghebbenden9 en maken we gebruikersvoorwaarden inzichtelijk via locatieprofielen.

Daarbij zal sprake zijn van een grotere focus op ‘goed gebruik’. Met behoud van monumentale kenmerken en het minimaliseren van de impact op de natuurwaarden van de evenementenlocatie. Bij een aantal evenementen in de stad worden momenteel levende dieren ingezet, zoals een levende kerststal, een kinderboerderij op locatie of ponyrijden. Wij willen het inzetten van dieren ter vermaak ontmoedigen. En de bewustwording vergroten waarmee organisatoren de afweging kunnen maken tussen het dierlijke welzijn en het menselijke vermaak. Hiervoor gaan we in gesprek met initiatiefnemers en met andere gemeenten, ter voorbereiding op de nota dierenwelzijn en een toetsingskader voor evenementen met dieren.

Wat doen we concreet • Het gebruik van de openbare ruimte, verspreid over de stad, wordt uitgewerkt in een actueel overzicht van evenementenlocaties en maakt onderdeel uit van de Visie Podiumkunsten. • We stellen locatieprofielen op per evenementenlocatie. Dit profiel is een informatiedocument dat gebruikersvoorwaarden inzichtelijk maakt. En een organisator helpt met aandachtspunten in relatie tot geluid, veiligheid, toegankelijkheid en duurzaam gebruik van de natuurlijke leefomgeving. Deze aspecten, voortkomend uit bestaand beleid, worden inzichtelijk gemaakt via een factsheet en een plattegrond. • We inventariseren voor de meest kwetsbare locaties, met zowel interne afdelingen als externe deskundigen, wat er nodig is om organisatoren hierop goed voor te bereiden. Daarmee worden natuurwaarden van de locatie inzichtelijk en de maatregelen die een organisator hierin gevraagd wordt te nemen per 2024. • We attenderen organisatoren van een kleinschalig evenement waarvoor een meldplicht afdoende is, op ‘goed gebruik’ van de locatie via een informatiedocument. • We gaan, voorafgaand aan een vastgestelde dierenwelzijnsnota, in gesprek met organisatoren die aangeven dieren in te willen zetten voor evenementen om dit te ontmoedigen.

Als er toch dieren worden ingezet omschrijft de organisator hoe zij dit invullen volgens de vijf internationaal gedragen vrijheden voor dierenwelzijn10 • We stellen, na vaststelling van de dierenwelzijnsnota, in overleg met beleidsafdelingen een toetsingskader op voor het verlenen van vergunningen of subsidies aan evenementen met dieren. • We actualiseren het proces voor vergunningverlening, met deze actualisatie van de nota Evenementenbeleid • We gaan in gesprek met projectontwikkelaars of gebruikersgroepen die (nieuwe) locaties faciliteren of beheren, voor eenduidige afspraken in gebruik.

8

Een overzicht is te raadplegen via www.amersfoort.nl/evenementen

9

Zie bijlage 1 – Samenwerking met de stad

10 Artikel 1.3 Intrinsieke waarde, Wet Dieren

I N HOU D

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

14

3.3

Ruimte voor makers, talent en vernieuwing

Evenementen zijn een plek waarbij ‘jong en oud’ elkaar ontmoeten en ruimte is voor vernieuwing en lokaal talent. We zien in de stad graag een aantrekkelijk aanbod dat aansluit bij trends en behoeften. En geven inspirerende voorbeelden een podium, bijvoorbeeld via subsidies, het beschikbaar stellen van faciliteiten en ‘placemaking’. Huidige trends en behoeften zijn uiteenlopend en divers. Als rode draad staan beleving en ontmoeting centraal. Technologische ontwikkelingen en sociale media spelen daarbij een steeds grotere rol om doelgroepen te informeren, te mobiliseren en betrokken te houden. Zowel talenten als organisatoren maken hier gebruik van. We zien graag dat organisatoren elkaar opzoeken en gebruik maken van het netwerk in Amersfoort om ‘cross-overs’ te onderzoeken. Via diverse culturele en sportieve platformen en instellingen maar ook de horeca, erfgoed organisaties, het toerisme, onderwijs (MBO Amersfoort en HU) én het bedrijfsleven. De stad heeft met haar inwoners en organisaties een grote creatiekracht. Tijdens de coronapandemie hebben organisatoren de krachten gebundeld en zijn creatieve en innovatieve (digitale)vormen ingezet om (inter-)nationale doelgroepen alsnog te bedienen. De wil om te vernieuwen en hierin samen te werken, kan ook de integratie van maatschappelijke thema’s als verduurzaming en inclusiviteit versnellen.

Door aandacht voor andere (podium)kunst- en sportvormen en nieuwe generaties makers en sporters worden ook groepen bereikt die zich nu misschien minder aangesproken voelen. Een voorbeeld hiervan is Urban Sports, waar een samenwerking wordt gezocht met kunst-/ cultuurvormen om de beleving te versterken.

I N HOU D

Talentontwikkeling De stad is een broedplaats voor jonge artiesten en makers op het vlak van (straat) theater, creatieve producties en festivals. Een verzamelplek en voorbeeld hiervan is OostWest. Voor jonge evenementenorganisatoren is Amersfoort ook een bakermat. Diverse succesvolle concepten en producenten zijn hier gegroeid naar landelijke bekendheid. Deze bakermat willen we blijven voor nieuwe concepten en in de begeleiding van jonge organisatoren. Een huldiging van Femke Bol op de atletiekbaan van Altis, inspireert talenten in Amersfoort en de regio. Nationale wedstrijden zoals de NK Kortebaan zwemmen of de Dutch Open Tennis, bieden talenten de mogelijkheid ervaring op te doen richting het internationale speelveld. En promoten de sport op een laagdrempelige manier bij inwoners en bezoekers uit de regio. Wij vinden het belangrijk om voorzieningen daarvoor te behouden en waar mogelijk uit te breiden. Wat doen we concreet • We inventariseren met de makers en organisatoren hoe we voorwaarden kunnen scheppen om flexibel in te kunnen spelen op trends en ontwikkelingen, bijvoorbeeld via subsidies en ‘placemaking’.

• We maken zowel lokale als landelijke kennispartners en platformen beter bekend onder organisatoren • We stimuleren de verbinding met de nieuwe generatie makers en organisatoren; studenten van de (evenementen)opleidingen MBO Amersfoort en de HU, in Amersfoort en de regio. • We begeleiden nieuwe organisatoren in een goede voorbereiding op evenementen in de openbare ruimte. • We monitoren landelijke trends en ontwikkelingen in de evenementensector en delen innovaties als deze maatschappelijke opgaven kunnen versnellen. • We promoten (vernieuwende) sport- en cultuuractiviteiten in de stad via Citymarketing

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

15

3.4

Evenementen worden inclusiever en toegankelijker

Amersfoort wil een inclusieve en toegankelijke stad zijn. Dat betekent dat we willen dat iedereen mee kan doen en zich welkom voelt bij alle evenementen. Om in Amersfoort een breder publiek te bedienen in cultuur- en sportbeleving en stadsbrede vieringen is het belangrijk dat evenementen laagdrempelig zijn, zowel om te bezoeken als om aan mee te doen. 3.4.1 Inclusie Evenementenorganisaties acteren vanuit een gastvrij perspectief, iedereen is welkom. Tegelijkertijd ervaren inwoners, vrijwilligers of bezoekers dit in de praktijk niet altijd of zijn ze niet op de hoogte van het aanbod en de toegankelijkheid daarvan (onbekend is onbemind). Bezoekers kunnen afzien van deelname aan evenementen, omdat het aanbod niet aansluit bij de behoefte. Of omdat deelname niet mogelijk is voor mensen met een beperking of een minimum inkomen. Door inzichtelijk te maken wat nu nog ontbreekt, kunnen stappen gezet worden naar het inclusiever en toegankelijker maken van evenementen.

We willen de houding van evenementenorganisatoren rondom inclusie, veelal vanuit onwetendheid of nog niet ervaren noodzaak, positief beïnvloeden. Inclusiever organiseren is op diverse manieren mogelijk, zowel in de voorbereiding als in de programmering en het is een breed te interpreteren begrip. We gaan met elkaar op zoek naar een gedeeld handelingsperspectief op dit thema. Daarbij stellen we de vraag: welke sociale impact wil je als organisatie met je evenement realiseren? Wat doen we concreet • We vergroten de kennis en het bewustzijn bij organisatoren via gemeentelijke uitvoeringsagenda’s (regenboogagenda, de toegankelijkheidsagenda en de anti-discriminatie agenda) en beschikbare landelijke platformen (zoals inclusief sporten en bewegen en Code Diversiteit & Inclusie) waar informatie, tips en trainingen worden aangeboden. • We gaan met elkaar in gesprek en delen inspirerende voorbeelden en ervaren uitdagingen, bijvoorbeeld in de samenwerking met vrijwilligers met diverse culturele achtergronden. • We organiseren kennissessies en bieden handreikingen via bemiddelingsorganisaties als PACT! Utrecht, de SRO en Denktank Inclusieve Stad. We stimuleren samenwerkingen en het uitwisselen van ervaringen in de stedelijke regio.

Inclusie is een houding, waarbij we het verschil in de ander positief waarderen en daar gelijke mogelijkheden en behandeling aan verbinden. Daarnaast zien wij integratie als proces waarin we in de samenleving leren van het verschil met de ander en dichter naar elkaar toegroeien. Beide thema’s beïnvloeden elkaar. Het zijn vormen om te werken aan de overbrugging: Organiseer je het voor me, dan kom ik misschien Organiseer je het met me, dan ben ik er al

I N HOU D

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

16

3.4.2 Toegankelijkheid We werken aan een Amersfoort waarin iedereen overal zelfstandig mee kan doen. We maken de openbare ruimte en daarmee publieksevenementen in Amersfoort toegankelijk voor mensen met een fysieke, auditieve of visuele beperking. Oplossingen hiervoor vragen maatwerk, budget en tijd. Voorzieningen worden permanent getroffen door de gemeente bij de (her)inrichting van de openbare ruimte en incidenteel door de organisator voor een evenement. Het thema toegankelijkheid wordt door organisatoren voornamelijk geassocieerd met personen met een beperking in mobiliteit11. Er kunnen nog stappen gemaakt worden. Met inclusieve communicatie, programmering en voorzieningen voor bezoekers met een auditieve of visuele beperking. Hierbij zien we een meerwaarde in de samenwerking met ervaringsdeskundigen (publiek en makers) omdat: • Andere inzichten naar boven komen die anders niet meteen zichtbaar zijn; • Het bijdraagt aan meer bewustwording en begrip bij anderen; • Het de positie van ervaringsdeskundigen versterkt en hen uitnodigt om ook deel te nemen aan evenementen.

11 Onderzoek evenementenbeleid, dec 2021

I N HOU D

Wat doen we concreet • We leggen de verbinding tussen organisatoren en ervaringsdeskundigen om bewustwording te vergroten. Zo neemt Amersfoort deel aan de koplopersgroep inclusiviteit van HandicapNL. • We delen ervaringen opgedaan tijdens pilots in 2022 i.s.m. HandicapNL met organisatoren en we bieden evenementen en festivals, die al bezig zijn met toegankelijkheid en het goede voorbeeld geven, een podium. • We stimuleren de bereidheid om mee te doen aan sportevenementen middels projectsubsidies (sport) en platforms als uniek sporten waar hulpmiddelen aangevraagd kunnen worden. Daarnaast fungeert de buurtsportcoach als ambassadeur voor passend sporten bij diverse sportaanbieders in de stad. De ambassadeur kan tevens zijn/ haar kennis delen voor de invulling van sportevenementen. • We onderzoeken hoe een inclusieve programmering gestimuleerd kan worden via subsidies. • We bieden handreikingen voor publieksevenementen via de ‘routekaart inclusieve festivals’ op de webpagina www.amersfoort.nl/evenementen. Deze routekaart kan door organisatoren gebruikt worden bij alle fasen en keuzes die bij het festival of evenement horen. Een eenduidige aanpak of vaste checklist bestaat niet. Ieder festival of evenement heeft een eigen signatuur. • We nemen de huidige mate van toegankelijkheid op in de op te stellen locatieprofielen.

• Wij vragen organisatoren om te communiceren over de mate van toegankelijkheid, hiermee kan iedere bezoeker zelfstandig het besluit voor bezoek of deelname nemen. • Wij vragen organisatoren om de maatregelen waarmee het evenemententerrein toegankelijker wordt gemaakt bij aankomst, verblijf en in geval van ontruiming, te duiden bij het intekenen van plattegronden voor de vergunningaanvraag. • Via landelijke netwerken vragen we aandacht voor certificering van leveranciers (inzet middelen) en maatwerk in de begeleiding van organisatoren van openbare publieksevenementen in steden. • We geven het goede voorbeeld met het toegankelijker maken van evenementen die de gemeente organiseert en begeleidt. UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

17

3.5

Evenementen zijn veilig voor bezoeker en omgeving

In de afgelopen jaren is er op het gebied van veiligheid veel gebeurd, met een noodzaak tot verdere professionalisering. Zo kan bijvoorbeeld de politie, door capaciteitsgebrek en verschuiving in prioriteiten, alleen noodhulp verlenen bij evenementen en zijn veiligheidseisen aangescherpt. Evenementenorganisaties worden gevraagd om meer zelf te regelen en alert te zijn op trends bij bezoekers. Zoals het gebruik van lachgas, vapers en verdovende middelen. Met name vrijwilligersorganisaties ervaren, mede door hoofdelijke aansprakelijkheid, een grotere druk op een veilige uitvoering, wat aanwezig enthousiasme kan ondermijnen. Dit vraagt vanuit het evenemententeam, specifiek de casemanagers vergunningen, meer begeleiding op dit onderdeel. Voor de duur van een evenement is de organisator verantwoordelijk voor een veilig verloop, het gebruik en de inrichting van de evenementenlocatie in de openbare ruimte. En zij fungeert als aanspreekpunt voor veiligheidsdiensten, belanghebbenden en omwonenden. De wijze waarop aan die verantwoordelijkheid invulling wordt gegeven, moet blijken uit de aanvraag voor de evenementenvergunning. Een goed uitgewerkt veiligheidsplan vormt een belangrijke voorwaarde voor vergunningverlening. Tijdens het vergunningenproces wordt getoetst op inhoud waarvoor we in- en externe adviezen inwinnen.

Daarbij kan de afweging gemaakt worden om meer tijd te nemen om lokale initiatieven te ondersteunen en de veiligheid te borgen. De burgemeester kan hierin een zelfstandig besluit nemen om wel of geen vergunning te verstrekken in relatie tot de openbare orde.

exponentieel gestegen sinds 2021. Veel personeel maakte een overstap naar een andere sector door de langdurige onzekerheid door coronamaatregelen. Het tekort aan gekwalificeerd veiligheids- en productiepersoneel wat hierdoor is ontstaan, zorgt voor explosief gestegen uurtarieven en/of toeslagen. Deze ontwikkeling zet de verhouding tussen noodzakelijke veiligheids- en organisatiekosten en de kwalitatieve programmering van een evenement verder onder druk. Programmering waar de gemeente mogelijk aan bijdraagt met (meerjaren-)subsidie. Dit kan vragen om een aanpassing in de opzet van het evenement. Hierover neemt de organisator voor de vergunningaanvraag contact op met de subsidie- en/of vergunningverlener. Stadsbrede vieringen zoals Koningsdag, Sinterklaas en Oud en Nieuw zijn gezichtsbepalende evenementen. Maatschappelijke ontwikkelingen en hogere kosten vragen daarvoor meer begeleiding vanuit de gemeente.

•

•

• Bij de organisatoren is daarbij sprake van een grote diversiteit in kennis; van nieuwkomers tot zeer ervaren professionals. Een tekort aan informatie en (basis) kennis op het gebied van veiligheid bij een organisatie vraagt om handreikingen en kan de inzet van professionals noodzakelijk maken. Hiermee kan de organisatie de veilige uitvoering van een evenement borgen.

• • •

De kosten van veiligheidsmaatregelen zijn onderdeel van de begroting van het evenement. Zowel voor de horeca, materialen als personele inzet zijn de inkoopkosten I N HOU D

Wat doen we concreet Via amersfoort.nl/evenementen kan een initiatiefnemer voor een evenement zich voorbereiden op een veilige en zorgvuldige organisatie. Met daarbij als gevraagde actie een melding of een vergunningaanvraag. We doen het voorstel voor wijziging van de APV, om de termijn voor vergunningaanvraag van 12 naar 14 weken te verlengen. Dit geeft organisatoren en de veiligheidsdiensten meer voorbereidingstijd. De gemeente kan hierdoor de publicatie van de vergunning en de bezwaartermijn beter faciliteren. We verstrekken een blauwdruk veiligheidsplan aan (nieuwe) organisatoren of initiatiefnemers voor evenementen in de binnenstad We vergroten vaardigheden in, kennis over en noodzaak voor veilige evenementen, met o.a. een jaarlijkse kennissessie. Waar mogelijk koppelen we initiatiefnemers van soortgelijke evenementen om van elkaar te leren in de opzet van een veiligheidsplan. We koppelen vrijwilligersorganisaties en nieuwe initiatiefnemers met, bij voorkeur Amersfoortse, professionals voor ondersteuning in de opzet en uitvoering van (veiligheids-) plannen. UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

18

3.6

Evenementen worden duurzamer georganiseerd

Tegelijkertijd met de groei van de stad wordt er hard gewerkt aan de verduurzaming van de openbare ruimte. Met meer groen, de inzet van deelvervoer, het uitbreiden van elektrische laadpalen en de aanleg van waterpunten.

Foto: Koningsdag De Nieuwe Stad, fotograaf Ietse Horneman

Evenementen maken op een locatie tijdelijk gebruik van aanwezige (hulp)bronnen en produceren met haar bezoekers, geluid, CO2 en afval. De noodzaak om evenementen duurzamer te organiseren groeit en eerste stappen zijn gezet. In de komende jaren werken we gezamenlijk toe naar het minimaliseren van deze ‘footprint’. Vanaf 2030 wordt een duurzame inzet van evenementen verplicht via de ‘Amersfoortse Duurzaamheidsrichtlijn voor evenementen’. Hierdoor moeten evenementen voldoen aan criteria om in aanmerking te komen voor een evenementenvergunning. De criteria zijn gebaseerd op zes thema’s en de gebruikersvoorwaarden van de betreffende locatie (locatieprofiel). We helpen organisatoren om nu al in te zetten op het verduurzamen van hun evenementen. Bij het verduurzamen van een evenement, kan een organisator kiezen voor: • een efficiëntere inzet van bijvoorbeeld stroom en/of • de inzet van duurzame alternatieven voor bijvoorbeeld de catering en/of • het minder gebruiken en minder verspillen of hergebruik van bepaalde grondstoffen of materialen. In 2023 en 2024 ligt de focus op het verbod op single use plastics. We volgen hiermee landelijke wetgeving en informeren organisatoren en inwoners hierover. Door de nieuwe wetgeving ontstaan in de markt nieuwe, plasticvrije producten of serviceconcepten om te recyclen.

Deze nieuwe mogelijkheden zijn vaak als laatste bekend bij vrijwillige organisaties en lokaal beschikbaar. De gemeente begeleidt vrijwillige organisatoren in deze transitie met informatie, advies en voorbeelden en reikt kennispartners aan. Het blijft echter de verantwoordelijkheid van de organisator hoe zij deze verandering in het evenement doorvoert.

I N HOU D

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

19

De energietransitie levert ook nieuwe toepassingen op. Er is vraag naar deze opties met duidelijke richtlijnen voor een veilige inzet. Een voorbeeld zijn de nieuwe energie opslagsystemen (EOS) op tijdelijke locaties zoals in de bouw en voor evenementen. Organisatoren dienen aanwezige vaste aansluitingen op het stroomnet te gebruiken, als meest duurzame en veilige optie. Echter zijn deze niet op alle locaties waar evenementen plaatsvinden aanwezig. Organisatoren kunnen ook verduurzamen in transport en vervoer, aangeboden horeca en crewcatering, en het gebruik van water en materialen. Daarbij kan breder gekeken worden dan de milieu impact, er is ook sprake van lokale en sociale duurzaamheid. Met de inzet van lokale leveranciers, daklozen of statushouders als vrijwilliger en ‘social returns’ op de locatie waar het evenement plaatsvindt. We vinden het belangrijk dat organisaties een actieplan opstellen, op weg naar een duurzaam evenement en om in 2030 te voldoen aan de ‘Amersfoortse Duurzaamheidsrichtlijn voor evenementen’. Met een inventarisatie waar ze nu staan, het formuleren van ambities, een meerjarenplanning en concrete acties om daar te komen. We realiseren ons dat de implementatie van duurzaamheidsambities tijd, geld en energie vergt. Door ambities en ervaringen te delen en met elkaar in gesprek te gaan, kan de implementatie mogelijk versneld worden.

De gemeente zoekt daarbij naar mogelijke combinaties binnen uitvoeringsprogramma’s, zoals herontwikkeling van stadsgebieden, programma circulaire stad of duurzaamheidsinitiatieven vanuit de stad.

I N HOU D

Wat gaan we concreet doen • We vergroten de bewustwording en mogelijke duurzame alternatieven vanuit het programma circulaire stad door (lokale) voorbeelden, informatie, tools en partners te delen. • We ondersteunen innovaties of pilot trajecten in samenwerking met programmaleiders duurzame stad zowel in kennis als financiële middelen. Een voorbeeld hiervan is de pilot Stadshub in aanloop naar Zero Emissie 2025 in de binnenstad. • We optimaliseren stroom- en watervoorzieningen op evenementenlocaties. Hierbij wordt prioriteit gegeven aan locaties die regelmatig voor evenementen worden gebruikt, zonder plannen voor herontwikkeling. Hiervoor wordt een businesscase opgesteld waarbij betrokken interne afdelingen en externe partijen gezamenlijk investeren. Dit betreft een investering in de openbare ruimte. Deze investering geeft geen voorrecht op gebruik (precedent) van de locatie in de toekomst, door een organisator. Tevens zijn we alert op het duurzame gebruik van stroom- en waterfaciliteiten in parken en groengebieden. • We bieden organisatoren een begeleidingstraject voor het opstellen van een actieplan. Jaarlijks vragen we deelnemers om een nadrukkelijke inspanningsverplichting om één actie te realiseren, inclusief monitoring en kennisdeling. Om op deze wijze gezamenlijk toe te werken naar 2030.

Dan zal de gemeente het gebruik van duurzame middelen verplicht stellen via de Amersfoortse Duurzaamheidsrichtlijn voor evenementen, wat een organisator ook dient aan te tonen. • We onderzoeken of een certificering als Future Proof Festival, A Greener Festival Award of de Barometer Duurzame Evenementen door organisatoren gebruikt kan worden voor vergunningverlening vanaf 2030. • We bespreken met het evenemententeam en deskundigen opgehaalde ambities uit het begeleidingstraject. Kunnen we als gemeente obstakels wegnemen of anders samenwerken?

UITGANGSPUNTEN EVEN EMENTEN BELEI D

20

Foto: Dorpsfeest Hoogland, fotograaf Dorpsfeest Hoogland

Hoe werken we samen?

4

Hoe werken we samen?

Onder evenementen verstaan wij het collectieve aanbod van publieksevenementen en stadsbrede herdenkingen en vieringen in Amersfoort. De stichting Citymarketing draagt daarbij onmiskenbaar bij aan de profilering en promotie van evenementen en festivals in Amersfoort en de regio, via diverse mediakanalen, het platform tijdvooramersfoort.nl en de webpagina amersfoortfestivals.nl.

Kennisdelen en informeren Het evenementendossier heeft raakvlakken met alle domeinen. Daarom worden vraagstukken in relatie tot evenementen integraal afgestemd op beleids- en operationeel niveau door het gemeentelijk evenemententeam. De meerwaarde van het evenemententeam is;

4.1

Vergunningverlener De gemeente heeft een onafhankelijke positie in haar rol van vergunningverlener en houdt rekening met belangen van bewoners en betrokkenen in de stad. De juridische grond hiervoor is de (eind)verantwoordelijkheid van de burgemeester voor de openbare orde en veiligheid in de stad.

• Eén zichtbaar ‘loket’ met een coördinerend aanspreekpunt, dat vragen vooraf wegneemt en (nieuwe) organisatoren op weg helpt; • Het koppelen van initiatieven met opleidingen, instellingen en netwerken in de stad; • Het vergroten en delen van (vak)kennis en inspirerende voorbeelden o.a. via workshops en pilots; • Het signaleren en monitoren van ervaren uitdagingen in de organisatie van evenementen; • De betrokkenheid om te kunnen anticiperen op nieuwe wetgeving en advisering in de opzet en uitvoering van evenementen; • Signaleren van kansen/ unieke (landelijke) evenementen voor de stad.

Makelaar en facilitator De gemeente spant zich in om organisaties en partijen bij elkaar te brengen en tot samenwerking te stimuleren. De gemeente vervult een faciliterende rol, zodat de gezamenlijke kracht van evenementenorganisatoren en partners in de stad wordt versterkt. Evenementen zijn mogelijk in alle wijken van de stad, daarbij hanteren wij het uitgangspunt: ja, mits goed en veilig georganiseerd.

De gemeente zet evenementen daarnaast in als middel voor representatie, het uiten van waardering en contact met de stad. Er zijn lessen geleerd van grote evenementen als Koningsdag, The Passion en Serious Request. De bekendheid van Amersfoort, met haar centrale ligging en goede bereikbaarheid, is mede daardoor gegroeid. De evenementencoördinator adviseert over de mogelijkheden van onze stad met organisatoren, sportbonden, televisie- en radioprogramma’s en Ngo’s.

Rol gemeente

Het aanbod van publieksevenementen in de stad bestaat vooral uit initiatieven van private partijen of stichtingen. De gemeente Amersfoort werkt in regie. Dit betekent voor evenementen dat de gemeente reguleert en in bepaalde gevallen faciliteert en/ of subsidieert.

Naast lokaal onderzoek als de Vrijetijdsmonitor zoeken we de samenwerking voor regionale (publieks-)onderzoeken. Met de verkregen data kunnen organisatoren beter inspelen op trends en behoeften van bezoekersgroepen.

I N HOU D

HOE WERKEN WE SAMEN?

22

We ervaren dat we met de integrale benadering en betrokken partners in de stad, mooie en impactvolle evenementen kunnen realiseren. Dit zetten we de komende jaren voort om opgedane kennis en ervaring toe te passen, verder te professionaliseren en maatschappelijke opgaven gezamenlijk invulling te geven. Herdenken en Vieren Jaarlijks worden gezichtsbepalende stadsbrede evenementen ondersteund en begeleid door de gemeente zoals Koningsdag, de 4 t/m 8 mei herdenkingen en vieringen, veteranendag en de Sinterklaas intocht. Met subsidies wordt ondersteuning geboden voor een veilig verloop en/of de programmering – denk bijv. aan de discussies rond het Sinterklaasfeest of herdenkingen. Naast deze bekende landelijke vieringen komen er ‘nieuwe’ vieringen bij als Keti Koti of de Nederlands Indië herdenking. De gemeenteraad neemt in 2024 een besluit over de mogelijke voortzetting van een centraal aftelmoment tijdens de jaarwisseling.

4.2

Rol van de stad

De rol van de stad (in dit geval van evenementenorganisaties, partners en stakeholders in de stad) ligt vooral in het actief inhoudelijk vormgeven en uitvoeren van ambities, meedenken en betrokken zijn. De mogelijkheden voor cross overs en verdere samenwerking kunnen nog meer worden benut. Dit vraagt om een open houding en het gezamenlijk zoeken naar verbindingen: op inhoud, (maatschappelijke) thema’s, locatie, tijdstip en planning. Evenementenorganisaties zoeken elkaar al op maar kunnen ons inziens nog transparanter en uitnodigender werken, zodat partijen van elkaar kunnen leren en daardoor makkelijker samenwerkingsmogelijkheden zien. Ook verwachten we dat partijen blijven zoeken naar mogelijkheden om geldstromen en doelstellingen te combineren, zodat een praktisch en financieel synergie-effect wordt bereikt voor de langere termijn.

Gaststad Bij het aanbod van unieke concepten of landelijke initiatieven wordt de afweging gemaakt of het evenement een unieke kans is, de identiteit van de stad (Verhaal van Amersfoort) en haar ambities onderschrijft en een verrijking is op de evenementenkalender. Het college weegt op grond van een ‘bidbook’ en/of acquisitie met behulp van het beschreven afwegingskader12 de waarde van evenementen voor de stad, en kan bij de jaarlijkse vaststelling van de begroting de benodigde gelden aan de reserve Evenementen onttrekken of via een raadsbesluit.

12 Bijlage 2 - Hoe wordt de waarde van grootschalige evenementen voor Amersfoort bepaald?

I N HOU D

HOE WERKEN WE SAMEN?

23

Foto: Amersfoort World Jazz, fotograaf Nico Brons

Hoe worden de ambities uit het Evenementenbeleid betaald?

5

Hoe worden de ambities uit het Evenementenbeleid betaald?

Het voortzetten van de integrale benadering van evenementen met de inzet van een evenementencoördinator, is structureel voorzien binnen het coalitieprogramma 2022-2026. De uitvoering van de ambities vraagt een nauwe samenwerking met andere programma’s (inclusieve stad en duurzame stad) en het inzetten kennis, tools en gezamenlijke middelen. Naast de inzet van een evenementencoordinator die uitvoering geeft aan de evenementennota, kunnen subsidies aan evenementen verstrekt worden vanuit de afdelingen cultuur, sport en externe betrekkingen.

Subsidieregelingen

Foto: FC Amersfoort, fotograaf Esther Slijkerman - Buddingh

5.1

Amersfoort kent meerdere subsidieregelingen waaruit evenementen gefinancierd kunnen worden. Hiervoor dienen organisaties tijdig een aanvraag in te dienen: • Meerjarige subsidie Cultureel Klimaat 2021-2024 (evenementen) € 369.000,- per jaar 13 • Subsidieregeling projecten professionele kunst en cultuur € 200.000,- per jaar • Meerjarensubsidies sport 2021-2025 (o.a. ATP Tennis en Marathon) € 520.000,• Projectsubsidies sport (investeringen en activiteiten) € 270.000,- per jaar Het subsidieplafond voor iedere regeling wordt jaarlijks in de gemeentebegroting vastgelegd. Voor subsidieverlening gelden voorwaarden14.

13 Afhankelijk van de subsidieaanvragen en de beoordeling door de BACK kunnen deze gelden worden ingezet voor evenementen, maar ook voor andersoortige aanvragen. 14 Op www.amersfoort.nl/subsidies wordt iedere subsidieregeling - doelstelling en voorwaarden - nader toegelicht.

I N HOU D

HOE WORDEN DE AMBITI ES UIT H ET EVEN EMENTEN BELEI D BETAALD?

25

In de bestuursperiode 2018-2022 en bij de corona steunmaatregelen hebben we gezien dat er steeds meer sprake is van ‘matching’. Voor culturele evenementen en festivals geven de provincie Utrecht en fondsen bijvoorbeeld alleen geld als dit door de gemeente ook wordt gedaan.

Reserve Evenementen Met het Reserve Evenementen hebben we de kans om bijzondere evenementen, zoals eerder The Passion en Koningsdag, aan te trekken. Er wordt nu jaarlijks € 50.000 in de reserve gestort.

5.2

Voor de toekomst bekijken we of deze storting voldoende is. We willen inspelen op kansen om nieuwe bijzondere evenementen aan te trekken, bijvoorbeeld de landelijke intocht van Sinterklaas, nationale sport- of muziekevenementen of incidentele jubileumprogramma’s met stadsbrede activiteiten. Deze programma’s zorgen voor lokale samenwerkingen en bevorderen cohesie in de stad, met mogelijk landelijke uitstraling.

Evenementenpakket

Organisatoren zonder commerciële doelstelling, die op openbare, gemeentelijke grond een evenement organiseren, kunnen gebruik maken van het evenementenpakket voor een veilig verloop en het voorkomen van zwerfafval. In het Stadshart worden tevens plaskruizen voor evenementen voorzien om monumentale gevels te beschermen. En de pleinen na evenementen schoongeveegd vanuit het beheer van de openbare ruimte. Hiervoor dienen organisatoren wel vooraf een verzoek in te dienen.

5.3

Evenementenfonds en Innovatie budget

Amersfoort kan hiermee initiatieven ondersteunen die niet binnen één specifiek beleidsveld of subsidieregeling passen. De middelen worden vooral ingezet als cofinanciering.

Innovatiebudget Initiatieven in de stad kunnen niet altijd ondersteund worden via de huidige subsidieregelingen. Met een innovatiebudget kunnen we festival- of evenementenorganisatoren die door middel van experimenten en innovaties de stad duurzamer, toegankelijker en inclusiever maken, ondersteunen. De opgedane kennis en ervaringen worden hierna met andere organisatoren gedeeld. Daarnaast kunnen we vernieuwende concepten, die een verrijking zijn op het huidige evenementenaanbod, gedurende de concept- en introductiefase ondersteunen. We willen onderzoeken of het opzetten van een innovatiebudget, van minimaal € 50.000 per jaar, mogelijk is.

I N HOU D

HOE WORDEN DE AMBITI ES UIT H ET EVEN EMENTEN BELEI D BETAALD?

26

Foto: Spoffin, fotograaf Harry Prins

Bijlagen

BIJLAGE 1 - Samenwerking met de stad Evenementen worden georganiseerd op de pleinen, in parken, in het Stadshart en in de wijken. Het draagvlak voor evenementen is het grootst als de belangen van betrokkenen optimaal wordt ingevuld, waarbij het maatschappelijk belang het individueel belang kan overstijgen. Daarom stimuleren wij de samenwerking tussen alle belanghebbenden door: ✔ betrokkenen met elkaar in gesprek te brengen ✔ als gemeente één aanspreekpunt te hanteren (evenementencoördinator) ✔ (horeca)ondernemers aan te sporen zich te verenigen om belangenbehartiging en communicatie gestructureerd vorm te geven ✔ culturele evenementenorganisatoren aan te sporen zich aan te sluiten bij het AFO Samenwerking tussen evenementenorganisatie en horeca Samenwerking met de ondernemers ter plaatse komt het draagvlak voor het evenement en de lokale economie ten goede. De gemeente is dan ook voorstander van constructieve samenwerkingsafspraken tussen evenementenorganisatoren en lokale horecaondernemers. Voor de samenwerking met de stad en op de pleinen hebben wij weliswaar duidelijke ambities maar weinig sturingsmiddelen: goede samenwerking is vooral afhankelijk van de inzet van betrokken partijen. Hierin speelt de OBA i.s.m.

de KHN Amersfoort een verbindende rol tussen de (horeca)ondernemers in de stad en ondersteunt zij initiatieven die de binnenstad aantrekkelijker maken, waaronder evenementen. Voor de samenwerking tussen evenementenorganisatie en horecaondernemers geldt de meest recente versie van de Horecanota Amersfoort als uitgangspunt. In de Horecanota en de individuele terrasvergunningen is bepaald dat een terras moet wijken als dat voor de uitvoer van het betreffende festival of evenement nodig is. Het maken van afspraken over de mate van samenwerking tussen evenementenorganisatoren en horeca is een zaak van evenementenorganisatoren en de plein coördinator onderling. Wij zien vooral kansen voor constructieve samenwerking als de horecaondernemers per plein verenigd zijn in een heldere structuur en onderling in goed overleg de samenwerking met evenementen kunnen vormgeven. Versnippering en onduidelijkheid komen de samenwerking niet ten goede. I N HOU D

Marktverplaatsing In de Floa (beleidsregels fysieke leefomgeving) is het aantal marktverplaatsingen ten behoeve van evenementen vastgelegd. Gezien de hieraan verbonden kosten en praktische implicaties geldt een maximum van twee marktverplaatsingen per jaar. Er kan door de gemeente hierin afgeweken worden voor een incidenteel evenement, welke van belang is voor de stad. De vrijdag- en zaterdagmarkt worden dan van de Hof en het Lieve Vrouwekerkhof verplaatst naar een andere locatie. In de overige gevallen wordt besproken met de marktmeesters of het eerder opruimen of inschikken van de markt mogelijk is, waardoor de evenementenorganisatie eerder kan opbouwen. De toekenning van de marktverplaatsing vindt voor een vastgestelde periode van maximaal vier jaar plaats op basis van de toewijzigingssystematiek en opgedane ervaringen door de marktmeesters met het evenement. De toekenning voor de jaren 2022 t/m 2024 wordt op verzoek van de drie gehonoreerde evenementen, jaarlijks onderling verdeeld om een zo optimaal mogelijke invulling van de Hof te faciliteren. De evenementenorganisatie is vergunninghouder en aanspreekpunt De evenementenorganisatie vraagt een vergunning aan voor het evenement in al haar facetten.