Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie

Je komt op voor (onderbelichte) belangen.

Procesbewaker

Je ontwerpt en monitort samen het proces waarbij

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 31

Wat kun jij verwachten van de gemeente De gemeente is duidelijk over hoe ze je kan faciliteren met kennis en middelen. De gemeente stelt je in staat om samen te werken aan de uitvoering van deze taak. De gemeente stelt zich constructief op en maakt het onderwerp van gesprek. De gemeente vertelt wat ze met het advies doet: je krijgt een terugkoppeling van de afweging. De gemeente stelt zich constructief op. De gemeente weegt de door jou ingebrachte belangen naast de andere belangen in een transparante afweging. De gemeente faciliteert en/of begeleidt het

Wat verwacht de gemeente van jou Je onderzoekt hoe je verschillende belangen raakt en houdt daar rekening mee. Je werkt samen aan een goed proces en je stelt je constructief op en maakt het onderwerp van gesprek.

Waarom willen we dit samen

Je signaleert en adviseert vanuit jouw expertise als antenne in het dorp of de wijk. Je stelt je constructief op.

Jouw expertise maakt het proces en/of het plan beter. Lokale kennis wordt gebruikt en gedeeld.

Je laat zien namens wie je spreekt.

Meer invalshoeken en belangen, maken de afweging sterker.

Je werkt mee aan het ontwerpen van

We werken samen aan een goed proces. Als

Jouw initiatief kan Altena nog mooier en beter maken.

Jouw (lokale) netwerk en kennis maken het mogelijk de publieke taak beter uit te voeren.

alle betrokkenen hun stem kunnen laten horen.

proces zoals afgesproken.

het proces en je gebruikt je voelsprieten in het dorp of de wijk om te kijken of alle belangen in beeld zijn.

onderweg blijkt dat de situatie vraagt om nieuwe afspraken, maken we die samen.

De rollen in het blokkenschema zijn niet voor alle situaties uitputtend. Andere rollen zijn hieronder beschreven. Deze kunnen ook goed gebruikt worden bij het maken van samenwerkingsafspraken. (Bij het maken van samenwerkingsafspraken op maat is het blokkenschema een hulpmiddel, geen beperking.) Wat doen we als we er niet uitkomen? Mochten we er ondanks de afspraken die gemaakt zijn, toch niet samen uitkomen, dan doorlopen we de volgende stappen: Als we verschillen van mening, pakken we de telefoon of drinken we een kop koffie om erover te praten. Als het verschil van inzicht blijft bestaan (agree to disagree), hou je elkaar op de hoogte van de stappen die je zet (zoals informeren wethouder, contact met pers, etc.). Dorpsraad én Gebiedsregisseur blijven aan tafel en in gesprek, ook als we het over het onderwerp niet eens zijn. Bij ontevredenheid over de samenwerking, kunnen we ook samen besluiten een manager, bestuurder of derde partij te vragen voor mediation. Samenwerkingsafspraken tussen dorps- en wijkraden en Gebiedsregisseur De gesprekken tussen gemeente dorps- of wijkraden en Gebiedsregisseur geven invulling en kleuring aan de samenwerkingsafspraken. Onderwerpen en voorstellen die vaker terugkomen, zijn hieronder weergegeven. Gebiedsregisseur en dorpsraden kunnen deze als leidraad gebruiken om afspraken te maken.

Dorpsraad en Gebiedsregisseur kunnen bespreken hoe de rol van adviseur vorm kan krijgen: o De Gebiedsregisseur neemt de dorpsraad aan de hand van het gebiedsprogramma mee in wat de gemeente van plan is in het gebied; o De dorpsraad deelt de signalen uit de kern met haar Gebiedsregisseur. Je kunt met elkaar bespreken hoe je je rol invult bij tegengestelde belangen binnen het dorp of de wijk en gebiedsoverstijgende tegenstellingen. o De Gebiedsregisseur deelt de basisafspraken over samenwerken met collega’s van andere afdelingen (denk aan projecten, beheer en onderhoud): “Zo werken we samen met deze dorpsraad;” o Afspraken over specifieke projecten of onderwerpen, kunnen worden toegevoegd in een bijlage of in het gebiedsprogramma. Daarmee worden ze ook zichtbaar en bruikbaar voor andere betrokken partijen. Je kunt bespreken hoe je elkaar informeert: o Bijvoorbeeld: “De Gebiedsregisseur informeert de dorpsraad actief en vroegtijdig over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad. Dat zijn in ieder geval ontwikkelingen die raken aan de samenhang in het dorp of de wijk, de vakinhoudelijke ambtenaren informeren de netwerken op het niveau van projecten;“ o Concretiseer eventueel ook andere thema’s of projecten;

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 32

o Een concrete manier om dat af te spreken is bijvoorbeeld informeel aftasten (even bellen, even koffie drinken: “Moeten we het er over hebben? Leeft het?”) en daarna formele afspraken maken om samen af te tasten hoe tot een handelswijze te komen; o Bespreek het (besluitvormings)proces zo veel mogelijk aan de voorkant; o Bespreek contacten met de pers of met andere partijen. Gedetailleerd of compact: het kan allebei o Niet alle dorpsraden hebben behoefte het doorspreken van de rollen. Voor een aantal voelt het als het onnodig ingewikkeld maken van een goede samenwerking. Met hen kun je het heel bondig maken: “We gaan op deze voet door. Als er iets aankomt, bespreken we dat, bijvoorbeeld op basis van het gebiedsprogramma;” o Andere dorpsraden en Gebiedsregisseur kunnen de afspraken op 1 A4 weer te geven: compact en helder. Als de gemeente samenwerkt met andere partijen in het gebied, informeert ze de dorpsraad als gesprekspartner in het gebied. o Dorps- en wijkraden worden door de buurt immers gevraagd naar hoe het zit; o Bespreek ook wanneer je als dorps- of wijkraad zelf antwoord geeft en wanneer je verwijst naar de gemeente.

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 33

Voorwaarden We proberen het zo regelvrij-mogelijk te organiseren, maar als de uitgangspunten worden vertaald in voorwaarden moet bij de challenge aan het volgende worden voldaan: 1. De initiatiefnemers zijn geworteld in de buurt/wijk waar het aanbod ontwikkeld en ingezet gaat worden en er is aantoonbaar voldoende, representatief draagvlak in de buurt/wijk (de uitdaging wordt gedragen door de wijk/buurt); 2. Toegankelijkheid: het nieuwe aanbod is toegankelijk voor iedereen; 3. Op basis van kennis en ervaring van de betrokken initiatiefnemers is aannemelijk dat zij de prestatie kunnen leveren en voor de kwaliteit van het aanbod gelden de minimale vereisten; 4. Het nieuwe aanbod voldoet aan de transformatiedoelen zoals die voor het sociaal domein leidend zijn; 5. Het nieuwe aanbod is kwalitatief beter en/of goedkoper (effectiever en/of efficiënter) dan het bestaande aanbod: Dat aanbod beter is, blijkt bijvoorbeeld uit een hogere score op cliënttevredenheid of een sterkere bijdrage aan de transformatiedoelen; 6. Het initiatief is duurzaam: Continuïteit van het aanbod na de opstart/experimentele fase is gewaarborgd. Het gaat niet om aanbod van een project dat na een jaar af is, maar het gaat om aanbod dat een structureel karakter heeft; 7. Het initiatief is exploitabel: de kosten voor de uitvoering zijn niet hoger dan de huidige kosten; 8.

Op het moment dat het nieuwe aanbod vanuit een challenge een structureel karakter krijgt, wordt het aanbod gedaan vanuit een rechtsvorm; 9. Het initiatief schaadt geen belang van andere inwoners. Indienen van een Challenge Als inwoners een challenge willen indienen, dan melden zij dat via een daartoe ingesteld emailadres. De melding bevat in ieder geval: 1. een omschrijving van de uitdaging: welke taak of voorziening wil de uitdager overnemen; 2. een plan van aanpak met beschrijving van de meerwaarde t.o.v. uitvoering door de gemeente; 3. het verwachte resultaat; 4. het draagvlak in de wijk/buurt: Hoe verkregen en met welk resultaat? 5. het beoogde verdienmodel; 6. het expertiseniveau van de initiatiefnemers en/of partners; 7. de inbedding in de wijk/buurt en relevante partners; 8. de planning; 9. de fase van het initiatief: start, doorontwikkeling/borging. Evaluatie Bij de evaluatie van een challenge worden in ieder geval de volgende individuele, sociale en economische aspecten betrokken: 1. Is het nieuwe aanbod gerealiseerd? 2. Wat zijn de positieve uitkomsten van de challenge en het ontwikkelde aanbod? Wat zijn negatieve uitkomsten? Hoe zijn deze te keren/op te lossen? 3. Levert het aanbod het verwachte resultaat en de bij aanvang benoemde meerwaarde? Is er nog steeds voldoende draagvlak in de buurt/wijk? 4. Worden kwaliteit en continuïteit voldoende geborgd? 5.

Is het nieuwe aanbod exploitabel? 6. Is er een passend juridisch kader? 7. Welke consequenties hebben bovenstaande uitkomsten voor het vervolg?

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 34

We zijn tevreden over het Right to Challenge als: 1. de samenwerking tussen uitdrager(s) en gemeente goed verloopt 2. de structuur binnen gemeente bijdraagt aan het gezamenlijk creëren van mogelijkheden voor het Right to Challenge, 3. via challenges een aantal taken wordt overgenomen en dit de betrokkenheid en sociale cohesie in dorp, buurt of wijk versterkt, 4. de resultaten van het werk in het kader van het Right to Challenge tegemoet komen aan de wensen van de inwoners, 5. de kracht van de wijken en de buurten benut wordt en inwoners actief hun eigen buurt of wijk gaan vormgeven. Na 2 jaar experimenteren willen we een antwoord kunnen geven op vragen als: 1. Wat zijn de positieve en wat zijn de negatieve ervaringen, uitkomsten?; 2. Welke succes- en welke faalfactoren zien we?; 3. Welke activiteiten zijn wel/niet geschikt?; 4. Op welke manier kan kwaliteit en continuïteit worden geborgd?; 5. Wat kunnen effecten op werkgelegenheid zijn en hoe gaan we daar mee om?; 6. Hoe kunnen we initiatiefnemers verantwoording laten afleggen, zonder te verzanden in bureaucratische rompslomp en lasten? 7. Welke consequenties moeten we op basis van onze ervaringen tot dan toe verbinden aan het vervolg? Voorwaarden inwonersinitiatieven Een inwoner met een idee zal: 1. Helder beschrijven wat het plan is…; 2. Doel van het voorstel.

Aangeven wat de maatschappelijke meerwaarde is op wijk, buurt /dorp of gemeentelijk niveau; 3. Aangeven op welke wijze uitvoering van het plan bijdraagt aan, dan wel aanvulling is op, bestaande activiteiten en hoe de relatie wordt vormgegeven; 4. Een duidelijke raming van de kosten en waar mogelijk uiteindelijk bezit komt te liggen; 5. Omschrijving van de activiteiten. Wat moet er gebeuren…; 6. Beschrijf de gevolgen van het plan. Wat zijn de voordelen? Wat zijn de nadelen?; 7. Aangeven of de gevraagde bijdrage een eenmalig dan wel structureel karakter heeft; 8. Aangeven of het initiatief inkomsten genereerd of op andere wijze (mede) gefinancierd wordt; 9. Aangeven op welke wijze, en hoeveel, inwoners zijn betrokken / het plan ondersteunen (mogelijk een handtekeningenlijst overleggen). Toetsingskader De gemeente zal het plan ook toetsen op de democratische waarden: 1. Inclusie, selectie en diversiteit: Welke mensen of groepen zijn betrokken en kunnen er mee doen? Worden er mensen uitgesloten?; 2. Deliberatie: Is er voldoende uitwisseling van argumenten, kunnen betrokkenen hun mening kwijt?; 3. Transparantie, Inzicht in het proces, informatie en geldstromen: Is het mogelijk om informatie te krijgen over het initiatief? Heeft iedereen evenveel informatie over de gang van zaken, plannen etc.?; 4.

Inwonerschap, Inwonerschap versterken: Leidt het initiatief tot meer zeggenschap, betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij inwoners? Wordt de gemeenschap hierdoor versterkt of juist de overheid?; 5. Macht, invloed: Wie bepaalt wat er gebeurt? Wie heeft invloed: wie neemt de besluiten? Welke mensen hebben voordeel van het resultaat of maken winst hierdoor?;

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 35

6. Efficiëntie en proportionaliteit: Is het wenselijk de gemeente bij het initiatief te betrekken en zo ja: waarom? Welke hulp van de gemeente (bijvoorbeeld budget, advies) is nodig en wordt deze hulp zo klein mogelijk gehouden?; 7. Vrijheid van meningsuiting: Kunnen mensen vrijuit zeggen wat ze van het initiatief vinden (positief, negatief, twijfels)? Kunnen mensen dat via diverse kanalen doen, zodat ze niet per se naar een vergadering hoeven te komen, maar kunnen ze hun mening ook geven per mail, telefoon of sociale media?; 8. Legitimiteit: Is het initiatief niet in strijd met de wet (juridische legitimiteit)? Is er draagvlak voor het initiatief (democratische legitimiteit; zie inclusie en inwonerschap). Komen de uitkomsten van het initiatief overeen met de verwachtingen (output legitimiteit)? Uitgesloten Een inwonersinitiatief kan niet worden ingediend over de volgende aangelegenheden: 1. de uitvoering van besluiten van hogere bestuursorganen waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft; 2. gemeentelijke procedures; 3. de gemeentelijke organisatie; 4. vaststelling en wijziging van de gemeentelijke begroting en begrotingen; 5. gemeentelijke belastingen en tarieven; 6. geldelijke voorzieningen voor ambtsdragers, gewezen ambtsdragers dan wel hun nagelaten betrekkingen of hun rechthebbenden; 7.

onderwerpen waarover de raad korter dan twee jaar voor de indiening van het burgerinitiatief een besluit heeft genomen; 8. handelingen en gedragingen van collegeleden, raadsleden of ambtenaren waartegen een klacht kan worden ingediend op grond van de Algemene wet bestuursrecht of een door de gemeenteraad of het college vastgestelde klachtenregeling; 9. benoemingen van personen en functioneren van personen; 10. onderwerpen waartegen een bezwaar- of beroepsprocedure openstaat of heeft opengestaan.

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 36

En dan hebben we een platform https://aandeslag.gemeentealtena.nl/nl-NL/ en gaan we aan de slag! We gaan ervan uit dat, na de implementatieperiode, meerdere projecten via AanDeSlag worden uitgevoerd. Een schatting is moeilijk te geven. We starten stap voor stap met het platform en kiezen voor een groeimodel. In eerste instantie zullen ongeveer drie projecten worden geplaatst en doen we ervaring op. De kennis om met het platform te werken wordt door het werken in projectteams in de organisatie verspreid. Er zijn een aantal superusers getraind in het werken op het platform. Er zijn een aantal collega’s met beheerdersrechten. Zij kunnen op het platform wijzigingen aanbrengen en functioneel beheer voeren. Bij aanvang zijn de beheerders Rick, Natascha en Han-Willem. Overigens ook goed te vermelden is dat met de licentie CitizenLab ook een licentie Typeform ons ter beschikking staat. Een professionele enquête tool. Aanvraag Het starten van een project op het platform begint met een aanvraag… Een project wordt bij de AanDeSlag projectmanager aangevraagd (dit gebeurt in principe door (of met goedkeuring van) een teammanager, door een projectleider of door een programmamanager).

Het project wordt door de projectleider samen met de communicatieadviseur ‘getoetst’ en indien nodig aangevuld op de volgende onderdelen: • Omschrijving van het plan of idee? • Wie zijn erbij betrokken? Intern en extern • Zijn er veel mensen bij betrokken? • Wat is de impact op de buurt/omgeving? • Welke maatschappelijke waarde voegt het toe? • Wat zijn de gevoeligheden? • Wie is er bestuurlijk bij betrokken? • Wat is de betrokkenheid van de gemeenteraad? • Waar ben je nieuwsgierig naar? Welke kennis ontbreekt? • Wat zijn de beperkingen (tijd – geld- materiaal)? • Waar zit de ruimte voor verandering, aanpassing of stopzetten van het project? • Hoe kun je in dit proces nog iets toevoegen aan de (lokale) gemeenschap? • Wat is de globale planning? • Is er beeldmateriaal (foto’s/ video’s/ animaties of infographics)? • Zijn er documenten die belangrijk zijn voor dit project? • Heeft het maatschappelijke impact? • Geeft het hinder? • Kan het wachten? Ofwel is er landelijke, regionale of lokale noodzaak om nu door te gaan? • Zijn er negatieve financiële consequenties? En zo ja, voor wiens rekening komen die? • Zijn er afspraken over participatie met derde partijen? • Heeft het project een positief effect op de leefbaarheid en/of sociale cohesie? • wat is het communicatieplan van het project, totaal? • Is AanDeSlag de enige tool of worden meerdere communicatiemiddelen ingezet? Niet

alle dossiers zijn geschikt… Een project moet aan de volgende voorwaarden voldoen om op het platform te worden geplaatst: • Een (groep) medewerker(s) uit een team start een project met de intentie om met de resultaten aan de slag te gaan. Zij doen dit met de ondersteuning en advisering van communicatie.

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 37

• De doorlooptijd van een project moet realistisch en controleerbaar zijn. Bijvoorbeeld drie tot zes maanden. • Een mogelijke implementatie of beslissing moet maximaal een jaar na het einde van het project mogelijk zijn. • Het indienen van een project door een team gebeurt binnen de bevoegdheid van hun vakgebied. Indien mogelijk geven ze ook een indicatie van budgettaire consequenties. Project per fase Een participatief proces kan worden onderverdeeld in verschillende fasen. 1. Instellen en starten; 2. Communicatie (zelf een e-mail opstellen en sturen met daarin een link naar de registratiepagina op het platform. Het is aan te raden om dit te doen via het algemene emailadres: aandeslag@gemeentealtena.nl); 3. Deel informatie en data, want als wij inwoners vragen mee te denken dan moeten ze geïnformeerd zijn; 4. Verwerking van input en feedback aan deelnemers (ook tijdens het proces); 5. Analyse en rapportage; 6. Aankondiging van geplande acties; 7. Evaluatie van het proces. Elementen in de verschillende fasen: Instellen en starten ➔ Een (groep) medewerker(s) van een team overlegt met de (communicatie & financieel) adviseurs hoe zij hun project op het online platform willen plaatsen. ➔ De AanDeSlag projectmanager controleert of de voorwaarden voor een volwaardig participatieproces zijn gehaald. ➔ De AanDeSlag projectmanager helpt het team bij het ontwerp van het project.

Lancering en communicatie ➔ De communicatieadviseur zorgt, aan de hand van een communicatieplan, er samen met het projectteam voor dat voor elk project altijd een mix van participatiekanalen wordt gebruikt. ➔ Het team communicatie zorgt ervoor dat er altijd een kwaliteitscontrole is op de lay-out en promotie van elk project. ➔ Er wordt informatie gedeeld zodat inwoners zich een beeld en een mening kunnen vormen van, en op, het dossier. ➔ Voorbereiding van lancering (mogelijk evenement). Beheer en feedback ➔ Het projectteam bewaakt de input van het project en gaat in dialoog met de burger via de verschillende (automatische) feedbackmogelijkheden. Analyse en rapportage ➔ Aan het einde van een participatieproject of van een relevante interactiefase, rapporteert het projectteam. Het projectteam verwerkt de resultaten in het advies aan management, directie, bestuur of het college. ➔ De uitkomsten en de (niet-) implementatie- en / of (niet-) beleidsbeslissing wordt gedeeld met de deelnemers / inwoners.

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 38

Uitgangspunten Zorgvuldige participatie ontstaat in een oprecht gesprek waarbij alle partijen bereid zijn om naar elkaar te luisteren. Een gesprek waarin zij begrip hebben voor elkaars rollen, verantwoordelijkheden en belangen. Waarbij zij bereid zijn om, waar mogelijk, hun eigen ideeën bij te stellen. Dit is mensenwerk en niet in een checklist te vangen. Toch hebben we een aantal uitgangspunten op een rij gezet die initiatiefnemers helpen om op een zorgvuldige manier participatie te organiseren…: • Neem de bedoeling van participatie oprecht als intentie: goede buur zijn, betere plannen maken en zorgvuldige besluiten nemen. • Breng zo goed en vroeg mogelijk alle belangen en belanghebbenden in beeld. • Ga in gesprek voorafgaand aan het nemen van besluiten, dus als er echt nog ruimte is voor beïnvloeding. • Bied bij ieder gesprek helderheid over het onderwerp en het doel van het gesprek (waar gaat het wel en waar gaat het niet over), over wat er gebeurt met de opbrengst en over het vervolg. • Bied bij grotere projecten inzicht in stappen en besluiten en leg uit wie welke verantwoordelijkheid heeft. • Sluit met de vorm van de participatie zo goed mogelijk aan bij de mensen om wie het gaat. Bij sommige groepen passen beter één op één gesprekken, bij andere kan e-participatie een goede vorm zijn.

• Wees zo open mogelijk over belangen en vraag dat ook van de mensen met wie je in gesprek bent. Dat draagt bij aan begrip en vertrouwen; • Gebruik begrijpelijke taal; • Informeer betrokkenen over de uitkomst van het participatietraject, de besluitvorming en het vervolg.

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 39

Notitie bestuurlijke vernieuwing | 40