Eindrapport - doelen in het bestuursakkoord - Rekenkamercommissie Altena

Met ‘Raad op kop’ wordt invulling gegeven aan de ambitie om als gemeenteraad meer tijd te besteden aan de (grotere) maatschappelijke vraagstukken in Altena en juist rond 30/38 Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena die thema’s zichtbaar te zijn als volksvertegenwoordiging. Voor deze onderwerpen worden bestuursopdrachten geschreven8.

Controlerende rol Het is aan de raad het college op de uitvoering van de begroting te controleren. Of het mogelijk is de uitvoering goed te kunnen volgen, zijn de meningen verdeeld. Raadsleden geven aan dat zij wel de instrumenten in handen hebben om de controlerende rol uit te voeren, waaronder de Bestuursrapportages, de Jaarrekening, de agendering van Raadsinformatiebrieven, het gebruik maken van het vragenkwartier of de rondvraag bij de Altenatafel, het indienen van schriftelijke vragen (ex art. 53-RvO), maar ook technische vragen kunnen rechtstreeks aan de ambtelijke organisatie gesteld worden. Hiermee kan verduidelijking verkregen worden die op sommige onderwerpen wordt gemist, of wordt ook de aandacht gevestigd op onderwerpen. Anderzijds wordt door raadsleden ook erkend dat sommige technische vragen geen doel dienen (“je moet je wel afvragen wat je doet met het antwoord op technische vragen. Als je de antwoorden niet gebruikt, moet je de vragen ook niet stellen”). Zowel ambtelijk als vanuit de raadsleden wordt aangegeven dat de BOB-vergadersystematiek in de hand werkt dat tijdens de Beeldvorming (Altenaronde) veel vragen gesteld worden, nog niet eens zozeer ter ondersteuning van de kaderstellende rol of ten behoeve van de controlerende rol, maar ook omdat de setting maakt dat vragen móeten worden gesteld om de Beeldvorming voldoende gewicht te geven.

De wijze waarop de raad zijn controlerende rol invult, wordt vanuit de ambtelijke organisatie nu nog geregeld als te veel “in detail” ervaren in plaats van vanuit de rol en optiek van de raad. De 170 vragen bij de 2e Berap zijn hiervoor mogelijk illustratief. Uit de Regeling op de vergaderingen en organisatie van de werkzaamheden van de gemeenteraad Altena 2020 blijkt dat de auditcommissie een hele ruime adviesfunctie mag innemen richting de raad (artikel 61: […] tot doel advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden en de inrichting van de planningen controlcyclus […] en indeling/inrichting van daaruit voortvloeiende documenten). De auditcommissie is nog wel zoekende in die rol/taak. Overall is het beeld dat de raad, net als de gemeente in totaliteit, nog een lerende organisatie vormt (“na twee jaar kun je nog niet verwachten dat alles goed loopt”).

8

In het kader van dit onderzoek niet separaat onderzocht. 31/38

Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena Volksvertegenwoordigende rol Zoals uit de beschouwing van de controlerende rol blijkt, is de raad ook hier nog zoekende. Raadsleden acteren zo geven enkele gesprekspartners aansoms nog te veel vanuit hun ‘dorp’ of oude gemeente in plaats vanuit het grotere perspectief van de nieuwe (grotere) gemeente.

Respondenten in interview “Raadsleden werken soms op een manier die niet erg goed aansluit op bestuurlijke vernieuwing. Het is nog te veel ‘ik los het voor je op’ door initiatieven of processen direct in schriftelijke vragen om te zetten, waardoor maatschappelijk dynamiek de politieke arena wordt ingetrokken”.

Respondent in interview “Je kunt [als organisatie/college] het sociaal domen niet sturen met een Excel. […] De raad moet de signalen uit de samenleving concreet maken. De meerwaarde van de raadsleden zit hem er in juist te komen met concrete voorbeelden”.

Tegelijkertijd wordt de rol van raadsleden als ‘voelsprieten van de samenleving’ erkend in de grotere dossiers.

Het is hierin dus nog zoeken naar de juiste balans. Wel is afgelopen jaar de volksvertegenwoordigende rol als (collectieve) raad versterkt met diverse initiatieven, zoals de kernbezoeken, vergaderen in de kernen (Altenaronde) met daarbij de inloop, het ‘Corona-initiatief’ (belactie door raadsleden om inwoners te vragen hoe zij de situatie ervaren), brede consultatie via de raadsconferenties (raad op kop) e.d.

2.8 Rol van het college en organisatie Het college voert vanzelfsprekend het Bestuursakkoord uit. Het college werkt volgens een traditionele portefeuilleverdeling; de programma’s uit het Bestuursakkoord zijn niet (herkenbaar) verdeeld onder de wethouders. De driekoppige directie heeft ook een verdeling die hier verder geen relatie mee heeft 9. Het college is via de portefeuillehouders sturend op de uitvoering van het Collegeprogramma en de ‘dagelijkse’ gang van zaken. De organisatie heeft (via de teammanagers) wekelijks of tweewekelijks overleg met de portefeuillehouder. De directie is aangesloten op dit proces. De directie heeft zicht op de agenda van het overleg met de wethouder, de college- en de raadsagenda. Daarmee hebben zij zicht op inhoud van de besluiten. Reguliere zaken worden geregeld via de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen. Voor majeure onderwerpen wordt gebruik gemaakt van een Stuurgroep, zodat de directie direct aansluiting heeft en aanstuurt (zoals

9

Bestuur & dienstverlening, samenleving & bedrijfsvoering en ruimte, strategische beleidsvorming en programmatisch werken. 32/38 Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena Omgevingswet, Veense Put, Gebiedsontwikkeling Werkendam). Ook voor het Sociaal domein is er nu al een Stuurgroep. De directie bespreekt de Lange Termijn Planning (eens per ca. 2 maanden) met de griffier. Verder wordt via de directierapportages (3 keer per jaar) ook gekeken naar de voortgang maar dan ook naar bedrijfsvoeringsaspecten als ziekteverzuim. Daarnaast zijn er voortgangsgesprekken tussen teammanager, directie en concerncontroller waarin de voortgang op het collegeprogramma, financiën en risico’s aan de orde komen. Per kwartaal ontvangt de directie een overzicht van de status van acties. Deze kwartaalcyclus voor de directie wijkt overigens af van de cyclus voor de bestuursrapportages. Om de regie over de (doelen uit) de programmabegroting te verbeteren, wordt sinds kort gebruik gemaakt van programmacoördinatoren10; teammanagers die verantwoordelijk zijn voor een programma uit de begroting, in de P&C-cyclus. Teammanagers kunnen -zo komt uit de interviews- nog in bestuurlijke sensitiviteit groeien. Zij worden daartoe gecoacht door de directieleden. Vanuit de organisatie geven gesprekspartners aan dat zij het Bestuursakkoord overwegend uitvoerbaar vinden (met dien verstande dat het te ambitieus is in de eerste jaren, zie §2.5). De ambtelijke inzet voor de doelen van het Bestuursakkoord verschilt per team en taak.

Respondent in interview “Het Bestuursakkoord biedt houvast en het helpt qua sturing”.

Zo is Duurzaamheid een nieuw thema uit het Bestuursakkoord waar medewerkers 80% van hun tijd aan besteden, maar wordt bij Omgeving 90% van de tijd ingezet op bestaand beleid11. De doorvertaling van de begroting naar teamplannen is wisselend, sommige teams maken hier wel gebruik van, sommige niet.

-------

10 11

De begroting is hiermee een stap verder in ontwikkeling dan het bestuursakkoord. Bron: interviews. 33/38

Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena BIJLAGE 1: Verantwoording Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode van juli 2020 tot en met december 2020. Op 16 juni 2020 is een concept van de startnotitie voor dit onderzoek met het Presidium besproken. Dit heeft geleid tot enkele marginale aanpassingen. Daarna is dit onderzoek gestart en op basis van documentenstudie, gesprekken en interviews is het beeld gevormd. Belangrijke schriftelijke bronnen waren onder andere: • Programmabegroting 2020 (vastgesteld 12 november 2019) • Programmabegroting 2021 (vastgesteld 10 november 2020) • Kaderbrief 2021 • Tweede Berap 2020 • Collegeprogramma 2019-2022 (ongedateerd) • Bestuursakkoord 2019-2022 ‘Samen bouwen aan kernachtig Altena. In Brabant gaat er niets boven Altena’ (CDA Altena, AltenaLokaal, SGP Altena, Progressief Altena) • Jaarverslag 2019 (vastgesteld 30 juni 2020) Tijdens een startgesprek (13 juli 2020) is van gedachten gewisseld over de onderzoeksvragen, de te interviewen personen en over praktische zaken rond de uitvoering van het onderzoek. Op onderdelen is het onderzoek nog verrijkt. Ook met de portefeuillehouder (vanuit dienst verantwoordelijkheid voor de P&C-cyclus en daaruit voortvloeiende producten) is in dat kader gesproken. Gesprek of interview Startgesprek: • Gemeentesecretaris/algemeen directeur • Concerncontroller • Strategisch adviseur

Datum (2020) 13 juli

Portefeuillehouder verantwoordelijk voor P&C-cyclus

19 augustus

Concerncontroller (inmiddels heeft betreffende medewerker de organisatie verlaten)

2 september

Individueel gesprek teamleiders: • Teammanager Omgeving en Vastgoed • Teammanager Samenleving a.i. • Teammanager financieel advies • Programma manager bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken

14 oktober 15 oktober

Groepsgesprek directie: • Gemeentesecretaris/algemeen directeur • Directie-adviseur • Strategisch adviseur

26 november

Groepsgesprek auditcommissie

11 december

34/38 Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena BIJLAGE 2: Uitgewerkte doelen uit het Bestuursakkoord 1 De inwoner en bestuur De inwoner centraal -

Wij spreken en schrijven ‘klare taal’.

-

Wij zorgen voor een vangnet voor digitaal minder vaardige mensen.

-

We denken mee met onze inwoners, bedrijven en instellingen.

-

We denken in mogelijkheden, niet in onmogelijkheden.

Kerngericht en van buiten naar binnen -

Wij spannen ons in om in al onze 21 kernen het contact met de inwoners te versterken en gezamenlijk te bouwen aan kernen met een goed voorzieningenniveau en een sterke sociale samenhang.

-

Wij verdelen de 21 kernen onder de wethouders.

-

We dagen onszelf daarbij uit om steeds nieuwe vormen van samenwerking vorm te geven, daaruit te leren en te vernieuwen.

-

We gaan de komende periode werken met budgetten per kern.

-

Met deze budgetten geven we steun (‘duwtje in de rug’) aan inwoners of organisaties die activiteiten opzetten, gericht op het samenbindend karakter tussen en binnen de kernen. We werken dit uit in een voorstel.

-

In 2019 werken we aan een nieuw integraal veiligheidsbeleid. We doen dit met onze inwoners en informatiegestuurd door slimmer en beter gebruik te maken van data en met oog voor samenhang tussen preventie en repressie. Het veiligheidsbeleid geeft bijzondere aandacht aan de positie van de wijkagent én de bereikbaarheid van de politieorganisatie (herijken afspraken over aangifte doen).

-

We willen de inzet van de vrijwillige politie stimuleren.

-

Wij ontwikkelen een voorstel voor de programmatische aanpak van ondermijning in Altena.

2. Altena samenredzaam Sociaal domein -

We zorgen voor onze aanpak van beschermd wonen en maatschappelijke opvang (en crisiszorg), gericht op het ondersteunen van kwetsbare inwoners zoveel mogelijk in hun kern, waarbij we wonen, zorg en welzijn verbinden.

-

Samen met onze partners en de samenleving werken we aan goede zorg dichtbij mensen (met als uitgangspunt de bestaande transformatieagenda).

-

Wij zetten ons in om de tekorten terug te dringen, zonder afbreuk

te doen aan het principe van passende zorg en

hulp. Ook binnen de regio West-Brabant-Oost werken we samen aan beheersmaatregelen. -

Wij maken een plan van aanpak met concrete acties die erop gericht zijn dat iedereen mee kan doen. Wij zetten in op een brede sociale adviesraad.

-

We maken ons sterk voor het toevoegen van een medische voorziening als een (poli)kliniek of huisartsenpost in Altena.

-

We onderzoeken de mogelijkheden en haalbaarheid. We gaan voor een ‘dementievriendelijke en mantelzorgvriendelijke gemeente Altena’ en ontwikkelen daarvoor beleid en concrete activiteiten, zoals dagopvang en respijtzorg.

-

We zetten in op voorlichtingsmaatregelen ter vergroting van de sociale veiligheid en weerbaarheid van de jeugd (bijvoorbeeld tegengaan (cyber)pesten).

-

Binnen de wijkteams is ook aandacht voor het helpen van ouders en opvoeders van jongeren die te maken hebben met verslaving (alcohol, drugs, gamen e.d.).

-

We geven uitvoering aan de reeds ingezette acties rondom armoede en schuldenproblematiek. 35/38

Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena

3. Veelzijdig Altena Economie -

We stellen een economische adviesraad/denktank in met ondernemers, scholen vakbonden en deskundigen.

-

We zorgen ervoor dat er voor ondernemers duidelijke aanspreekpunten binnen de gemeente zijn, zodat snelle dienstverlening geleverd kan worden.

-

Informatiegestuurd werken we een integrale aanpak uit voor arbeidsmigranten, met huisvesting zoveel mogelijk buiten de kernen.

-

We verkennen samen met het maritieme cluster de haalbaarheid van de twee havenprojecten (insteekhaven en nieuwe havenontwikkeling). We gaan na of de havenontwikkeling kan worden gekoppeld aan het Deltaprogramma.

-

Met de agrariërs en andere belanghebbenden onderzoeken we mogelijkheden die meer ruimte bieden voor nevenactiviteiten en herontwikkeling van vrijkomende agrarische percelen en bebouwing. In 2019 komen we met een plan van aanpak.

-

De winkelopenstelling op zondag blijft beperkt tot de vesting Woudrichem.

Onderwijs -

We harmoniseren het bestaande beleid en ontwikkelen nieuw beleid om onderwijsachterstanden tegen te gaan.

-

We doen een voorstel aan de raad over harmonisatie van de Integrale Huisvestingsplannen en de benodigde dekking.

-

We stimuleren lokale vakgerichte opleidingen en leerplekken bij bedrijven.

-

Aandacht voor vergroening schoolpleinen.

Sport en bewegen -

Wij ontwikkelen een nieuw accommodatiebeleid voor de sportsector.

-

We bereiden een besluit voor inzake de uitwerking van het voorstel “aanleg atletiekbaan”.

-

Initiatieven voor samenwerking/fusie tussen verenigingen worden door ons ondersteund, bijvoorbeeld vv Altena en vv Almkerk.

-

Wij faciliteren de verdere invulling van de Sportadviesraad.

-

We bereiden een besluit voor inzake de uitwerking van het voorstel MFC ‘d’Alburcht’ (combinatie sport en zalencentrum).

Cultuur en cultuurhistorie -

We stimuleren het samengaan van de cultuurraden.

-

Samen met de Stichting Vestingdriehoek en de deelnemers in het Pact van Loevestein maken we de vesting Woudrichem (vestingagenda) en de forten van de Oude en Nieuwe Hollandse Waterlinie ‘beleefbaar’.

-

We leggen de Cultuurvisie die is opgesteld met vele betrokkenen ter vaststelling voor aan de raad en werken die daarna samen met de Cultuurraad en andere betrokkenen verder uit.

-

We bieden lokale kunstenaars expositieruimte in het gemeentehuis en op de wijklocaties.

-

Voor de lokale omroepen zal een kader worden bediscussieerd met de raad, met als doel een advies uit te brengen aan het commissariaat voor de Media.

Recreatie en toerisme -

Wij geven uitvoering aan de herijkte visie toerisme en recreatie uit 2016.

-

Wij treden initiatieven die passen bij de uitgangspunten van de visie welwillend tegemoet.

4. Duurzaam Altena Duurzaamheid -

Wij harmoniseren het subsidiebeleid. 36/38

Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena -

Subsidies worden in de overgangsperiode verleend op basis van de bestaande subsidieregelingen, waarbij wordt aangegeven dat de subsidie in de toekomst mogelijk wordt aangepast.

-

Wij onderzoeken hoe we bij het verstrekken van subsidies wederkerigheid vormgeven.

De Energietransitie -

We leggen op korte termijn een energiestrategie (met doelstellingen en uitvoeringsagenda voor deze bestuursperiode) ter vaststelling voor aan de gemeenteraad.

-

Bewustwording, besparing en verduurzaming van de bebouwde omgeving geven we deze bestuursperiode prioriteit.

-

We geven als gemeente het goede voorbeeld door zo duurzaam mogelijk te handelen en ons vastgoed verder te verduurzamen.

-

We sluiten aan op de landelijke zonneladder. Voorstellen van het college worden voorzien van een duurzaamheidsparagraaf.

-

We zorgen dat inwoners en ondernemers bij een duurzaamheidsloket de benodigde informatie verkrijgen over energiebesparing, woningaanpassing en subsidies.

-

We stimuleren lokale duurzaamheidsinitiatieven en werken samen met lokale coöperaties.

-

Vanuit een robuust duurzaamheidsfonds (vanuit het uitgekeerde Intergasdividend) wordt de energietransitie in Altena ondersteund.

Wonen Bedrijventerreinen -

We stellen samen met de woningcorporaties, de huurdersorganisaties en andere betrokkenen een nieuwe Woonvisie op en leggen die voor aan de raad (2020). We zijn op zoek naar nieuwe initiatieven en innovaties, met name op het gebied van energierechtvaardigheid en voor bijzondere doelgroepen.

-

We ondersteunen initiatieven die gericht zijn op mensen met een zorgvraag, zoals woonzorgvoorzieningen en pleegzorg of gezinshuiszorg voor jongeren met een hulpvraag.

Circulaire economie -

We gaan in gesprek met het bedrijfsleven om te verkennen hoe wij bedrijven kunnen ondersteunen om voortgang te boeken op de weg naar een circulaire economie en betrekken daarbij ook kennisinstituten.

-

Wij stellen in overleg met het bedrijfsleven, kennisinstituten en onze inwoners een Actieprogramma circulaire economie op.

-

Samen met onze lokale Fairtrade Werkgroep inventariseren we de mogelijkheden Altena Fairtrade & Altena PUUR & GlobalGoalsGemeente te combineren.

Afval en grondstoffen -

Besluitvorming voorbereiden in verband met de aanbesteding van de inzameling van gft, restafval en PD (2019).

-

Besluitvorming voorbereiden inzake de vervanging van containers voor gft en restafval (2019).

-

Stappenplan voor de route naar een kostendekkende afvalinzameling.

-

Bepalen keuze in aantallen milieustraten, openstellingstijden en tariefstelling.

-

We gaan zwerfvuil tegen door afvalbakken te plaatsen in de openbare ruimte op plekken waar dat nodig is of door de frequentie aan te passen waarin deze worden geleegd.

-

Om bewustwording aan te moedigen stimuleren we het scholenprogramma AltenaSchoon.

Altena als groen blauwe oase -

We stimuleren inwoners, bedrijven en organisaties om verharding te vervangen door groen.

-

Groenstructuren in en rondom de dorpen kunnen worden uitgebreid en toegankelijker worden gemaakt. Bij bouwplannen houden we daar vanaf het begin rekening mee (klimaatbestendig en natuurinclusief bouwen). 37/38

Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena

Rekenkamercommissie Altena

5. Bereikbaar Altena De A27 en het onderliggend wegennet -

We vragen blijvend aandacht voor het realiseren van de reconstructie van de A27 binnen de vastgestelde planning, inclusief zorgvuldige communicatie met onze inwoners en ondernemers.

-

Beperking van de negatieve effecten van het sluipverkeer op het interne wegennet.

-

Reconstructie en versterking van het knooppunt bij Werkendam.

-

De overlast tijdens de bouwperiode minimaliseren en eraan bijdragen dat Altena goed bereikbaar blijft.

-

In samenspraak met de provincie wordt ook het fileknelpunt bij de Kromme Nol aangepakt en de rotonde bij de Maasdijk/N322 gerealiseerd.

-

We onderzoeken knelpunten die het landbouwverkeer met zich meebrengt.

-

Verkeersveiligheid: gevaarlijke verkeerssituaties naar en rondom scholen, sport- en recreatieve voorzieningen en overlastgevende gebiedsontsluitingswegen worden in beeld gebracht en waar nodig aangepakt.

Openbaar vervoer, veer- en fietsverbindingen -

We gaan met betrekking tot de veerdiensten in gesprek met onze inwoners, regionale partners, overheden en exploitanten om te inventariseren waar zich de grootste knelpunten voordoen (ook financieel) en hoe deze kunnen worden aangepakt.

-

We analyseren ons fietsroutenetwerk en onderzoeken waar snelle fietsroutes kunnen worden gerealiseerd.

-

We gaan na of bestaande verkeersstromen kunnen worden gebundeld.

-

We stimuleren initiatieven zoals de beschikbaarstelling van OV-fietsen of een belbus.

-

We stimuleren pilots of experimenten die gericht zijn op verbetering van de mobiliteit.

Beheer van wegen, water, groen, riool en verlichting -

Wij actualiseren de beheerplannen en leggen ze ter vaststelling aan de raad voor, met inbegrip van een advies over het onderhoudsniveau en de daarbij behorende kosten. De bestaande budgetten zijn hierbij het uitgangspunt.

6. Financiering Behoedzaam manoeuvreren Stringent begrotingsbeleid -

We streven ernaar deze collegeperiode de structurele tekorten op te lossen om te komen tot een sluitende (meerjaren)begroting.

-

Een gezonde reserve- en schuldpositie die voldoet aan de normatieve kaders.

Strategisch vastgoedbeleid Gemeentelijke belastingen en heffingen -

Wij leggen een strategisch vastgoed-en accommodatiebeleid aan de raad voor in 2020/2021.

-

We nemen een besluit over de definitieve gemeentelijke huisvesting.

38/38 Rapport Onderzoek naar doelen in het bestuursakkoord in Altena