Bijlage Tweede Bestuursrapportage bij RV Tweede Bestuursrapportage 2024
Tekst van het document
Doorlopend punt
In het proces 1e Berap 2024 toegepast en zal jaarlijks zo worden toegepast. Het resultaat in 2024 was dat meeste aanmeldingen 1e Berap zijn opgevangen door andere meevallers. Daarnaast meevallers beoordeelt op structurele karakter en zo mogelijk ook structureel verwerkt.
Doorlopend punt
• • •
11
Omvangrijke, structurele onderuitputting; Het niet behalen van resultaten; Oorzaken die direct beïnvloedbaar zijn door de gemeente (overwegend interne oorzaken); • Onderuitputting waarbij de begrote middelen voor andere doelen aangewend kunnen worden. Organiseer in het traject naar de Decemberwijziging als organisatie een ‘goed gesprek’ tussen de inhoudelijke medewerkers en financieel adviseurs over de vraag of het overhevelen van middelen echt nodig is, of dat 'oud voor nieuw' aan de orde kan zijn. Durf als ambtelijke organisatie voorstellen op tafel te leggen om budgetten te schrappen of deze te benutten voor nieuw beleid.
12
Verbeter, in afstemming met in eerste instantie de auditcommissie, het P&C-instrumentarium en pas daaruit voortvloeiend de financiële verordening aan op het aspect van overheveling.
Dit maakt reeds onderdeel uit van het gesprek met de auditcommissie
Heeft voldoende doorlopende aandacht. Verordening wordt eind 2023 aangepast.
13
Zorg als ambtelijke organisatie voor meer sturing, integrale afweging en inzicht in de opgaven door te werken met teamplannen. Teams moeten nadrukkelijker integraal gaan werken met elkaar. Neem daarom daarin ook een paragraaf op die gaat over samenwerking en organiseer aan het begin van het jaar een werksessie met van elkaar afhankelijke teams om de afstemming te doen plaatsvinden.
Vanaf 2023 bestaan er teamplannen. Deze worden de komende jaren verder specifiek gemaakt
Afgewikkeld
14
Het is noodzakelijk om te blijven zoeken naar de balans tussen optimisme/gedrevenheid en uitvoeringsrealiteit. Wees als organisatie daarom scherp in het niet 'klakkeloos' opnemen van nieuwe ambities in de P&Cdocumenten, maar voer eerst voor nieuwe opgaven/taken een ex ante uitvoerbaarheidstoets uit, waarmee het wenselijke en haalbare met elkaar worden geconfronteerd. Werk in die zin meer projectmatig, door via het opstellen van een vorm van businesscase
Dit bedden we ook in binnen het ambtelijkbestuurlijke gesprek
Afgewikkeld
90
Aanbeveling
Omschrijving
Reactie college
Status
Dit heeft interne aandacht en maakt onderdeel uit van het proces binnen het leidinggevend kader. De mandaatregeling is inmiddels aangepast en geeft op onderdelen de bedoelde ruimte.
Afgerond
Omschrijving
Reactie college
Status
Voorzie de raad van informatie waarmee zij de discussie kan voeren en kan sturen
De aanbevelingen uit het conceptrapport sluiten aan bij de beleidsvoornemens in de Agenda Armoedepreventie- en bestrijding 2022-2025. We zullen ze als zodanig opnemen in de bij de Agenda behorende jaarplannen. Uw aanbevelingen zullen we zo goed mogelijk qua inhoud en planning laten aansluiten. Op deze wijze streven we een samenhangende uitvoering van het minimabeleid na. Hiermee verwachten we de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de
De aanbevelingen zullen worden meegenomen in het Programma Bestaanszekerh eid, waarvoor het programmapla n eind 2024 wordt vastgesteld door het college.
aan de voorkant meer inzicht te krijgen over benodigde capaciteit, tijd en financiële middelen. Laat dit op concernniveau (tenminste in managementoverleggen) toetsen, zodat een integrale afweging ten opzichte van het concernplan en op factoren als langdurig ziekteverzuim en vacatures kan plaatsvinden. 15
Bezie als college of de spelregels voor het autoriseren van budgetten op taakveldniveau volstaat. Geef de organisatie meer vrijheidsgraden om binnen de programma’s te schuiven tussen de taakvelden/budgetten (om onderuitputting op de ene functie in te zetten voor het bereiken van maatschappelijke effecten in een andere functie).
Raadsvergadering
20 juni 2023
Opmerkingen
-
Aanbeveling 1
Bezie als college samen met de auditcommissie de mogelijkheden de raad te voorzien van prestatieindicatoren (‘cijfers’) met betrekking tot Armoede en maak afspraken wat aanvullend op de P&C-cyclus te rapporteren (bijvoorbeeld een ‘maandrapportage’), om de raad tijdig in de controlerende (en kaderstellende) rol te ondersteunen. 2
Maak het makkelijk om financieel inzicht te krijgen Samenhangend met de eerste aanbeveling. Maak een overzicht van welke data er in beeld moet zijn/ komen en registreer die data. Aantallen gebruikers waren duidelijk in beeld, de financiën die daarmee samenhangen kunnen beter in beeld gebracht worden. Maak hiervoor mogelijkheden in de registratie.
3
Benut de uitkomsten van de Regeling energietoeslag
91
Aanbeveling
4
Omschrijving
Reactie college
Bij de uitvoering van deze regeling is veel goed gegaan. Er is snel geschakeld, er is een duidelijke goed uitvoerbare regeling opgezet, de communicatie is duidelijk, er is ingezet om aanvragers te helpen zowel in de gemeente als bij intermediairs, er zijn veel mensen in beeld gekomen die mogelijk ook voor andere toeslagen proactief benaderd kunnen worden. Benut dit bij de uitvoering van andere regelingen.
regelingen voor minimahuishoudens te bevorderen.
Voer een aantal (kleine) wijzigen in de regeling door Ook voor 2023 staat een Energietoeslag op de rit, waarschijnlijk rond de zomer. Er is een aantal aanpassingen mogelijk: •
5
Maak duidelijk(er) welke toeslagen (zorgtoeslag, huursubsidie e.d.) wel/ niet meetellen voor toekenning van de regeling; • Onderzoek de mogelijkheid om een rijbewijs als identiteitsbewijs te accepteren; • Onderzoek wat mogelijk is om gegevens van andere instanties te kunnen gebruiken om nog meer mensen rechtstreeks te benaderen Experimenteer in het bereiken van mensen Er zijn veel mensen bereikt, houd dit vast en blijf gebruik maken van de kanalen. Om toch nog meer mensen te bereiken zal er geëxperimenteerd kunnen worden op verschillende manieren: •
•
•
•
Bied -zie dit als een pilot- folders/ informatie op de website in diverse talen aan (ook al is dit tegen het gemeentelijk beleid), op nog meer plaatsen dan gebruikelijk en/of huis aan huis. Kijk of op basis daarvan een groter bereik ontstaat en overweeg op basis daarvan het beleid bij te stellen zodat het aanbieden van informatie in diverse talen gebruikelijk is. Ga op zoek naar mensen. Eigenlijk is de enige manier om dit ‘huis aan huis’ te doen. Probeer hier een aantal zaken in uit. Werk met vrijwilligers, scholieren, buurthuizen, instanties om zo veel mogelijk mensen aan te spreken. Dit is ook interessant voor andere onderwerpen dan alleen de energietoeslag. Zorg ervoor dat mensen ook persoonlijk worden aangesproken, dit werkt vaak het best. Bereik mensen via intermediairs, individueel en ook via bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld ouderbijeenkomsten op scholen. Spreek mensen aan en/of deel flyers uit bij winkels. Bekendheid van gemeente, regelingen en instanties vraagt om doorlopende aandacht. Het blijft een doorlopende zaak. Ga daarom door met het herhalen van de boodschap.
92
Status
Aanbeveling is meegenomen in de uitwerking van de nieuwe beleidsregels voor 2023. Uiteraard is daarbij rekening gehouden met juridische kaders. Zie status punten 1-3. Het sluit aan bij het programma Bestaanszekerh eid-.
Vergadering auditcommissie
11 oktober 2022
Opmerkingen
Via een RIB is de gemeenteraad geïnformeerd
Aanbeveling 1
Omschrijving
Actie
Status
Breng de behoefte van het bestuur aan meer betrokkenheid en informatie organisatiebreed in beeld en ga daarover met elkaar in gesprek
Portefeuillehouders/
Afgerond
teammanagers 1.
2
3
Inventariseer welke informele ondermandaten er zijn en in hoeverre zij kunnen worden geformaliseerd
Vergroot de bekendheid van de regelingen en de algemene kennis over mandaat. Neem de budgethoudersregeling daarin mee.
Portefeuillehouder en teammanager bespreken tijdens het portefeuillehoudersoverleg de huidige betrokkenheid en informatievoorziening m.b.t. de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Bij tekortschieten worden nadere afspraken ter verbetering gemaakt. 2. Terugkoppeling van de bevindingen binnen MTA door teammanagers vindt plaats om ervaringen te delen en de algemene lijn te bewaken. Team JZ en teammanagers 1.
Formuleren van een e-mail voor de uitvraag informele mandaten naar de teammanagers (JZ); 2. Format ondermandaat ter beschikking stellen aan de teammanagers en waar wenselijk en mogelijk de informele mandaten formaliseren(JZ en teammanagers). Team JZ 1.
2.
93
Huidige handleiding mandaat, volmacht en machtiging begrijpelijker maken. In de handleiding ook de budgethoudersregeling meenemen (JZ); Het onderwerp mandaat is onderdeel van de basistraining
Afgerond (punt 1 wordt meegenomen bij uitrol project ondermandaat)
Afgerond (met uitzondering van punt 1, wordt 2024 in combinatie met aanbeveling 5, punten 2-4 en aanbeveling 7).
Aanbeveling
Omschrijving
Actie
Status
“Algemene wet bestuursrecht” (JZ); 3. Het onderwerp mandaat meenemen in het juridisch vakberaad (JZ); 4. In concept is gereed een voorstel tot aanpassing van de mandaatregeling van het college aan de gemeentesecretaris, alsmede een wijziging van de ondermandaten, verleend door de gemeentesecretaris aan directeuren en teammanagers,met name op het gebied van personeelszaken. Daarbij worden de twee ondermandaatbesluiten van gemeentesecretaris aan de directeuren en teammanagers ook samengevoegd tot één besluit. De directeuren worden voorts bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan programmamanagers. Zie voor verdere actiepunten bij aanbeveling 11. 4
Waarborg dat nieuwe medewerkers over mandaat en de regelingen worden geïnformeerd
Team JZ in overleg met Team
Gereed
P&O 1.
5
Ruim onduidelijkheden rond de toepassing van de mandaatregelingen en de budgethoudersregeling uit de weg
Binnen het onboarding programma informatie opnemen m.b.t. de mandaten. 2. Zie actiepunt 2 bij aanbeveling 3. Team JZ/Team financiën 1.
2.
3.
94
De (on)mogelijkheden om in mandaat af te wijken van beleid, is meegenomen in het voorstel tot aanpassing van het mandaatbesluit van het college aan de gemeentesecretaris; Team Financiën stelt een factsheet op over de budgethoudersregeling; De verhouding tussen de mandaatregelingen en de budgethoudersregeling meenemen in de handleiding met verwijzing naar de
Gereed. In 2025 zal de budgethoudersr egeling opnieuw worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld
Aanbeveling
6
Omschrijving
Investeer in de (door)ontwikkeling van de politiek-bestuurlijke sensitiviteit van teammanagers en medewerkers en neem het college daarin mee
Actie
Status
factsheet over de budgethoudersregeling (JZ); 1. Route begroting meenemen in de handleiding (JZ). Team P en O
Afgerond
1.
Aandacht schenken aan dit onderwerp in het opleidingsaanbod. Teammanagers 2.
Aandacht schenken aan dit onderwerp in Altenagesprekken, waaronder de doorontwikkeling van competenties van medewerkers ook op terrein van politieke sensitiviteit. Zie ook de actiepunten 1 en 2 bij aanbeveling 1 ter zake het meenemen van de portefeuillehouder hierin. N.B. de aandacht voor de (door)ontwikkeling van de politiekbestuurlijke sensitiviteit van teammanagersen medewerkers vloeit ook voort uit het Meerjarenplan Organisatieontwikkeling. 7
8
Zorg voor meer uniformiteit bij de ondertekening en de verdere inhoud van stukken
Team JZ 1.
Benader de afweging om al dan niet ondermandaat te verlenen meer vanuit een kwalitatieve inhoudelijke analyse
In de handleiding verwijzen naar wijze van ondertekening die uit de mandaatregelingen volgt en model beschikbaar stellen (JZ) Secretaris
Gereed
1.
Passend bij de in de koersdocumenten geformuleerde ambitie wordt het Ondermandaatbesluit van de gemeentesecretaris aan teammanagers en directeuren aangepast met als doel: verdere professionalisering van de organisatie door teammanagers integraal verantwoordelijk te laten zijn voor meer p. en 0.bevoegdheden Team P en O en Team JZ in samenwerking met MTA en teams 2.
95
Onder aansturing van projectleider en projectteam
Gereed. Borging is continu proces
Aanbeveling
Omschrijving
Actie
Status
gesprek binnen organisatie voeren t.b.v. analyse of en hoe ondermandaat door teammanagers aan medewerkers op een positieve wijze kan bijdragen aan de slagvaardigheid, flexibiliteit en wendbaarheid van de organisatie, waarbij aspecten worden betrokken als: - vertrouwen teammanager; - visie medewerker (zie aanbeveling 9); - voldoende toerusting teammanager en medewerker; - meenemen bestuurder.Doel: eind 2023 besluitvorming door teammanagers inzake ondermandaat aan medewerkers. Teammanagers 3.
9
10
11
Weeg bij de keuze om al dan niet ondermandaat te verlenen ook de visie van de betrokken medewerker(s) mee
Maak in het overleg met de portefeuillehouder een duidelijk onderscheid tussen mandaatzaken en andere onderwerpen
Aanvaard dat er met mandaten ook iets mis kan gaan en ga daar constructief mee om
96
Als wenselijkheid, wil en randvoorwaarden duidelijk zijn verlenen van ondermandaat door teammanagers in overleg met JZ. P en O in samenwerking met MTA en teams
Continu proces
Zie actiepunten 1 en 2 bij aanbeveling 1 en actiepunten 2 en 3 bij aanbeveling 8. Teammanagers Dit is een actiepunt voor de teammanagers. Bespreekbaar maken in het portefeuillehoudersoverleg. Zie verder actiepunt 1 bij aanbeveling 1. Teammanagers
Afgerond
1.
1. 2.
Aan de orde stellen in het MTA. Vast agendapunt in portefeuillehoudersoverleg ter zake het bespreken van het functioneren van de uitvoerende organisatie inzake het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Afgerond
Aanbeveling 12
13
Omschrijving
Actie
Status
Neem de tijd om de basis verder op orde te brengen
MTA
Afgerond
Focus vooral op soft controls waar het gaat om de beheersing van mandaten
1.
Met de voorgenomen wijziging van de ondermandaatbesluiten door de secretaris aan de teammanagers, wordt dit deels al ingezet, met name op het gebied van personeelsbevoegdheden. Op basis van ervaringen in het verleden zijn nu nieuwe beoordelingen gemaakt van waar een bevoegdheid moet liggen (vanuit de gedachte – laag wat kan, hoog wat moet) 2. Zie verder actiepunten 2 en 3 bij aanbeveling 8. P en O in samenwerking met MTA en teams
Continu proces
Duidelijke afspraken, elkaar stimuleren en transparantie in de communicatie tussen teammanager en medewerker alsmede tussen teammanager/medewerkers en portefeuillehouder inzake de toepassing van mandaten bevordert een goede beheersing van de uitvoering. Zie daartoe actiepunten 1 en 2 bij aanbeveling 1, alsmede actiepunten 1 en 2 bij aanbeveling 6. 14
Benader het bevoegdhedenvraagstuk in ieder geval de eerstkomende tijd meer vanuit een kwalitatieve inhoudelijke analyse
15
Ga na of de in de Organisatiefilosofie uitgestippelde koers bijstelling behoeft
97
P en O in samenwerking met MTA en teams Zie actiepunt 2 bij aanbeveling 8. De aanbevelingen passen bij het Meerjarenplan Organisatieontwikkeling uit 2021, voortvloeiend uit de Organisatiefilosofie van 2017, waarin samenvattend is gesteld dat er in de organisatie ontwikkeling nodig is op de volgende onderwerpen: het verder op orde brengen van de basis, cultuur, leiderschap en rolinvulling, kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke capaciteit, sturing en prioritering, methoden van samenwerken en de ontwikkeling van medewerkers. Aspecten zoals het laag leggen van verantwoordelijkheden en ontwikkelen van politiek-bestuurlijke sensitiviteit zijn daarin reeds
Continu proces
Afgerond
Aanbeveling
Omschrijving
Actie benoemd.. Voornoemde actiepunten kunnen dan ook worden opgepakt.
98
Status