Bijlage Onderzoeksrapport bij RV Rapport onderzoek dorpsraden Rekenkamer Altena

Drongelen

Openbare vergadering vereniging Jaarlijks ALV en aansluitend openbare vergadering, vaak met een themabijeenkomst (zoals over het thema woningbouw). Jaarlijkse bewonersbijeenkomst Jaarvergadering (actuele notulen op de website)

Eethen

Jaarlijks ALV

Kern Almkerk Andel

Overige verantwoording (1)

2-3x per jaar nieuwsbrief , en mail, social media Via mail en krant Aktu-ael 1x per jaar nieuwsbrief(1), social media Organiseren bijeenkomsten, flyers rondbrengen Organiseren bijeenkomsten, flyers rondbrengen, social media

Facebook, gedateerd

Openbare vergadering stichting Jaarlijkse bewonersbijeenkomst

Overige verantwoording Organiseren bijeenkomsten, mail, social media

Jaarlijkse bewonersbijeenkomst

Organiseren bijeenkomsten, social media

Website Website werkt niet, summiere Facebookpagina, zeer gedateerd Sinds 2025 werkende website, geen actueel nieuws

Jaarlijkse bewonersbijeenkomst?

? (Notulen jaarvergadering op de website zijn van 2017 en 2018) Organiseren bijeenkomsten, social media, krant

Jaarvergadering Genderen

Kern Babyloniënbroek GiessenRijswijk Meeuwen(2)

Jaarlijkse bewonersbijeenkomst Nieuwendijk Oudendijk(2)

Uitwijk/ Waardhuizen

Veen(2) Werkendam (1) (2)

(2)

Website Actuele uitgebreide financiële verantwoording

?

Nieuwsbrief

1 of 2x per jaar Dorpsforum (dorpsvergadering), voor alle inwoners. Controlerend orgaan van het bestuur. Inspraak inwoners door actuele thema’s aan te dragen en in de vorm van debat. ?

4x per jaar nieuwsbrief 1x per jaar enquête

Indirecte website, zo goed als geen informatie

Facebook en sinds kort website (onbeveiligd), geen nieuws.

Social media

Jaarlijkse bewonersbijeenkomst

: staan op betreffende website : geen deelname aan de door de Rekenkamer uitgezette enquête

Tabel 5: Wijze van verantwoorden per dorpsraad (in onderscheid vereniging en stichting)

Zie voor het volledige overzicht van websites bijlage III.3.

25

Bijna alle dorpsraden hebben een website waarop zij informatie opnemen inclusief verantwoording. De verantwoording is uitgebreid bij Dorpsraad Uitwijk/Waardhuizen met statuten, de taken en bevoegdheden van het bestuur, de vergaderingen en besluitvorming etc.18. Alleen wie er in het bestuur zitten, staat er dan weer niet op. Dorpsraad Oudendijk is transparant over de overleggen, zij geven op hun website aan wanneer overleg met wie (besturen buurtverenigingen, werkgroepen en gebiedsregisseur) gehad te hebben, maar geen actuele agenda (geen agenda en het laatste nieuws dateert van februari 2024). Een enkele dorpsraad heeft alleen een Facebook19-pagina en/of summiere en/of gedateerde informatie, zie bijgaande voorbeelden ter illustratie.

Tot slot zijn er quick-wins bij de websites, door bijvoorbeeld bij nieuwsberichten een datum te plaatsen.

In de enquête gericht aan de dorpsraden is gevraagd of zij alle inwoners van het dorp bereiken. Uitkomst: het bereik is wisselend: 6 van de 9 dorpsraden antwoorden positief, door inzet van bijvoorbeeld het dorpsblad Aktu-Ael en met flyers bij belangrijke gebeurtenissen. Specifieke zorg is er over het benaderen van jongeren tussen de 12 en 25 jaar en over de 'onderkant' van de samenleving. Niet iedereen kan bereikt worden.

Respondent in enquête “Er zijn ook mensen die het niet interesseert. Wij proberen iedereen te bereiken maar het is voor ons ook vrijwilligerswerk en kunnen niet huis aan huis gaan informeren”.

Verantwoording naar de gemeente, vindt niet plaats. De Subsidieregeling is ook niet duidelijk of dit moet.

18

https://uw-dorpsraad.nl/wp-content/uploads/Statuten-Stchting-Dorpsraad-Uitwijk-Waardhuizen-2022.pdf Een aantal social-media platforms, waaronder het moederbedrijf van Facebook, heeft wijzigingen doorgevoerd ten aanzien van het moderatiebeleid. Nederlandse overheden trekken zich daardoor in toenemende mate terug van Facebook. Consumentengebruik van Facebook is na jarenlange groei, gedaald met 2% (2015-2025). 19

26

4. Uitvoering: de rol van de gemeente 4.1 De keuze voor inzet van de dorpsraden Vraag 8: Hoe kiest de gemeente waar zij richting de dorpsraden van zich laat horen; welk afwegingsmechanisme wordt door de gemeente gehanteerd over wat en hoe aan de dorpsraden voor te leggen? Afgelopen jaren is door de gemeente een groot aantal onderwerpen aan de dorpsraden voorgelegd, variërend van Warmtevisie, Mobiliteitsvisie, Woonvisie, gebiedsontsluitingswegen, vuurwerk, ‘Opgroeien in een Kansrijke Omgeving’, asielopvang, de Bergsche Maasveren, tot het veiligheidsbeleid.’ Uit de interviews zowel bij gemeente als dorpsraden maken we op dat er geen afwegingsmechanisme is wat (en hoe) aan de dorpsraden voor te leggen; het is niet altijd duidelijk waarbij dorpsraden betrokken kunnen worden. Afdelingen volgen nu nog vaak hun eigen trajecten qua participatie. Zie bijgaand quote. Respondent in interview “Misschien leven er ook twijfels in de organisatie: welke rol mag ik de dorpsraad geven? Hoeveel zeggenschap mogen zij hebben? Dit zou opnieuw geduid en in de organisatie gebracht moeten worden”.

Dit moet beter en eenduidiger onder de aandacht worden gebracht, geeft ook de gemeente aan.

Uit de interviews/enquête bij zowel de dorpsraden als de gemeente blijkt dat dorpsraden het liefst aan de slag gaan met concrete behapbare initiatieven (‘groen en grijs’, dus het openbaar groen, inrichting openbaar gebied, leefomgeving, karakter van het dorp, wegen20); dus niet met bijvoorbeeld het oplossen van overlast. Vanuit de gebiedsregisseur en het beleidsteam sociaal domein is er juist behoefte aan meer maatschappelijke onderwerpen en relevante initiatieven, zoals bijvoorbeeld meer omzien naar elkaar21. Ook sommige raadsleden geven aan het een gemis te vinden dat de dorpsraden zich bijvoorbeeld niet met onderwerpen in het sociaal domein bezighouden, zoals dementie en vereenzaming22. De gemeente ervaart verschillen met hoe dorpsraden omgaan met wat aan hen voorgelegd wordt. De beleving is dat vaker dezelfde dorpsraden actief worden bij ideeën of voorstellen die vanuit de gemeente/gebiedsregisseurs worden aangedragen. Dorpsraden vullen hun rol dus niet alleen verschillend maar ook met verschillend elan in. Tot slot blijkt uit de interviews dat er verschil van inzicht is over aan wie de gemeente wat voorlegt. De gemeente verwacht dat naast de dorpsraden ook de inwoners (of andere organisaties in een dorp, zoals kerkgenootschap, sportvereniging) benaderd kunnen worden, niet alle dorpsraden verwachten dat (en dat dus alleen zij namens de dorpen inbreng leveren).

Vanuit het college worden de dorpsraden bij gevraagd en ongevraagd advies gezien als één van de gesprekspartners in een dorp, net zoals ondernemersverenigingen of sportverenigingen. Dorpsraadadviezen hebben daarmee niet een zwaarder ‘gewicht’.

20

Bron: de website van de dorpsraad. Bron: interviews. 22 Bron: interviews. 21

27

4.2 Verankering dorpsraden in de organisatie Vraag 9a: Hoe zijn de dorpsraden verankerd in de gemeentelijke organisatie (organisatorisch, qua processen)? Vraag 9b: Hoe gaat de ambtelijke organisatie met de dorpsraden om?

4.2.1 Organisatorische verankering De gemeente geeft vorm aan ‘bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken’ via de drie gebiedsregisseurs. Zij maken onderdeel uit van team Samenleving. De dorpsraden hebben het meeste contact met de gebiedsregisseurs, die als eerste aanspreekpunten dienen, korte lijnen hebben en zorgen voor de verbinding. De gebiedsregisseurs faciliteren het gesprek en ontmoeting tussen gemeente en dorpsraden, zie §4.3. Zo vindt rechtstreekse communicatie plaats tussen dorpsraden en vakafdelingen als het gaat om een inhoudelijke vraag. Als zaken dreigen vast te lopen of er sprake is van een complexere vraag, dan kan de gebiedsregisseur zorgen voor een gecoördineerd overleg. Tot slot hebben de gebiedsregisseurs ook een signaalfunctie richting organisatie/college om te zien wat er binnen de dorpen speelt en wat politiek zou kunnen worden. De gebiedsregisseurs hebben qua positie -meer uitvoerend- in team Samenleving een (onlogische) ‘status aparte’, omdat het team Samenleving verder het enige beleidsteam is op gebied van het sociaal domein (naast de vier uitvoerende teams). Het cluster Dienstverlening heeft binnen het team de rol te adviseren en faciliteren om de zogenaamde serviceformules (zie §1.1) te vertalen naar de praktijk.

De rol van de gemeentelijke Regisseur dienstverlening is de serviceformules te vertalen naar de praktijk, bijvoorbeeld ten aanzien van rolduiding: wat is de rol van de gemeente en hoe ziet de gemeente de rol van de inwoners.

4.2.2 Procesmatige verankering Bezien vanuit de gemeente In §4.1 is dit punt al aan de orde gekomen. Uit de interviews blijken er qua procesmatige verankeringen verbeterpunten. Zo is bij de vak-afdelingen nog wel aanscherping van interne werkafspraken mogelijk (een voorbeeld: een mail die “7x wordt doorgestuurd23”). De gemeente heeft geen clientmanagementsysteem. (Een degelijk systeem helpt klantgegevens up-to-date te houden en elk contact met klanten bij te houden. Het helpt daarmee ‘kastje naar de muur’ te voorkomen). Ook dossiervorming rond de dorpsraden kan nog verbeteren. Bezien vanuit de dorpsraden Voor de dorpsraden is de procesmatige verankering binnen de gemeente uiteraard lastig te beoordelen. We hebben enkele afgeleide vragen aan de dorpsraden gesteld: Weten dorpsraad en gemeente elkaar te vinden? Ambtenaren van de gemeente weten de dorpsraad te vinden, als dit nodig is

5

Als dorpsraad weten we de juiste mensen binnen de gemeente te vinden als het nodig is

9

Grafiek 5: Reactie dorpsraden over elkaar kunnen ‘vinden’

23

Bron: interviews. 28

4

1

⚫ Helemaal mee eens ⚫ Mee eens ⚫ Neutraal ⚫ Oneens ⚫ Helemaal oneens

Uit de enquête onder de dorpsraden blijkt dat de dorpsraden de juiste medewerkers van de gemeente weten te vinden, als dat nodig is. Andersom hebben de dorpsraden een negatiever beeld over hoe medewerkers van de gemeente de dorpsraad weten te vinden als dat nodig is. Dit komt ook terug in de volgende paragraaf. De procesmatige verankering hebben wij daarnaast (indirect) gevraagd aan de hand van een aantal stellingen, van ‘warm’ naar ‘koud’:

Onze dorpsraad wordt serieus genomen door de gemeente

5

3

De gemeente stimuleert onze dorpsraad mee te denken

6

2

1

4

2

1

6

1 1 1

6

2

6

1 1 1

Onze dorpsraad krijgt ruimte zelf invulling te geven aan werkzaamheden van de gemeente Onze dorpsraad krijgt voldoende verantwoordelijkheden van de gemeente De kaders waarbinnen onze dorpsraad kan functioneren zijn duidelijk Zo nodig krijgt onze dorpsraad ondersteuning vanuit de gemeente

1

2

1

Grafiek 6: Reactie dorsraden op stelling over verankering dorpsraden

In de enquête geven dorpsraden aan dat zij zich niet altijd serieus genomen voelen. Ook krijgen de dorpsraden niet altijd ruimte (of kúnnen die krijgen) om zelf invulling te geven aan werkzaamheden van de gemeente (2 van de dorpsraden weten dit niet of geven aan “n.v.t.”).

4.3 Communicatie en verhouding tussen gemeente en dorpsraden Vraag 10: Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeente (organisatie), het college en de dorpsraden? Bezien vanuit de dorpsraden De communicatie en verhouding tussen gemeente en dorpsraden blijkt een ‘major issue’. Wij gaan daarom in op vier elementen: 1) gestructureerd overleg (waaronder themasessie) tussen alle dorpsraden gezamenlijk en de gemeente 2) periodiek overleg tussen een dorpsraad en de gemeente 3) overige communicatie tussen dorpsraden en gemeente 4) overleg/communicatie bestuurlijk

ad 1) Gestructureerd overleg dorpsraden en gemeente Twee keer per jaar is er contact tussen de dorpsraden en gemeente (gebiedsregisseurs) in een zogenaamde themasessie (bijvoorbeeld over dienstverlening). De voorzitters van de dorpsraden bepalen samen met de gebiedsregisseurs de agenda van deze themasessies.

29

Bij de themasessie van vorig jaar 30 mei (2024) tussen de dorpsraden en gemeente, waren twee dorpsraden expliciet zeer ontevreden over de relatie met de gemeente. Dit lag vooral aan verschil in verwachtingen over de rollen van de dorpsraden. Tijdens deze themabijeenkomst zou gesproken worden over Samenwerken in partnerschap. Het 'laden' van dit thema kwam echter door de uitlatingen van twee dorpsraden onvoldoende uit de verf24. Tijdens deze bijeenkomsten zouden dorpsraden en gemeente elkaar beter kunnen leren kennen, van elkaar leren, elkaar versterken. Uiteindelijk is de toon dusdanig negatief geweest dat een aantal dorpsraden ‘afhaakt(e)’ en het hiervoor genoemde niet wordt bereikt. Het als dorpsraden gezamenlijk op elkaar reflecteren is nu niet georganiseerd of wordt niet gedaan. Op 30 september 2024 is een nieuwe bijeenkomst gehouden. Aandachtspunten gemeente gepresenteerd 30 sept. 2024 • Opvolging geven aan gemaakte afspraken en dit monitoren (terugbellen/mailen, communicatie in lopende dossiers etc.). • Gebruik communicatiekanalen (o.a. email) en centraal registreren van contacten. • Interne afstemming over contact bij multidisciplinaire vraagstukken. • Expliciet maken van wijze van participatie bij nieuwe ontwikkelingen. • Afstemmen verwachtingen bestuurlijke betrokkenheid.

Tijdens deze bijeenkomst heeft de gemeente aandachtspunten aangegeven, de 6 serviceformules toegelicht en het eerdergenoemde aanbod gedaan door te praten over de rol/positie van de dorpsraden, wat deze rol betekent en wat de verwachtingen over en weer zijn, om daarmee concrete afspraken te maken over hoe samen te werken.

Zoals aangegeven in §1.2 is bij deze bijeenkomst afgesproken dat de notitie Bestuurlijke vernieuwing in actie concreter gemaakt zou worden. De concretiseringsslag zou er het eerste kwartaal van 2025 moeten zijn25. Op 13 januari 2025 heeft een dorpsraad over het vervolg van die bijeenkomst (waar deze dorpsraad niet bij kon zijn) een brief gestuurd aan het college van B&W. Zij geven aan dat op 30 mei 2024 een bijeenkomst met wethouders was toegezegd, die niet heeft plaatsgevonden. De dorpsraad “betreurt het handelen van de gemeente in de samenwerking met de dorpsraden” en “ziet uit naar een dialoog met dorpsraden en de (uit te nodigen) wethouders in het voorjaar van 2025”.

Ad 2) Periodiek overleg dorpsraad en gemeente Er is ook periodiek overleg tussen de gemeente en een dorpsraad. In de enquête aan de dorpsraden is gevraagd naar hoe vaak zij overleg hebben met de gemeente, waar dan over wordt gesproken en hoe constructief het overleg is. Van de 9 dorpsraden die reageerden, hebben de meeste dorpsraden eens per kwartaal overleg met de gemeente, zie grafiek 7. Eén dorpsraad heeft wekelijks contact, een andere dorpsraad minder dan 1x per jaar. Bij deze laatste dorpsraad is de inhoud van het overleg anders dan bij de andere: het overleg gaat met name over “gebrekkige communicatie en betrokkenheid”.

24 25

Bron: interviews. Bron: interviews. 30

Bij de andere dorpsraden wordt gesproken over wat er speelt in de kern (8x geantwoord), over vragen van de dorpsraad (6x), (bestaand) beleid van de gemeente (6x geantwoord), diverse lopende zaken. Bij twee dorpsraden gaat het contact ook over financiën en bij één ook over lopende initiatieven vanuit de dorpsraad en/of inwoners.

Wekelijks Maandelijks Eens per kwartaal Een keer per half jaar Minder dan 1x per jaar 0

1

2

3

4

Grafiek 7: Frequentie overleg dorsraden met de gemeente

De dorpsraad die de enquête negatief heeft ingevuld, wilde eens per kwartaal om tafel met de gebiedsregisseur. Sinds er punten op tafel kwamen waar de dorpsraad en gebiedsregisseur het niet over eens konden worden, zit de dorpsraad liever met het college om tafel. “Het contact met collegeleden is redelijk regelmatig26”. De mate waarin het overleg constructief is, is af te lezen aan deze antwoorden: 8

1

Leggen van contact met de gemeente Juiste mensen aan tafel voor wat u wilt bespreken Frequentie van het overleg Tijdig aanleveren van informatie voor het overleg

6

3

7

2

5

3

⚫ Zeer goed ⚫ Goed ⚫ Neutraal ⚫ Niet zo goed ⚫ Slecht

9

Mate waarin iedereen aan het woord kan komen

8

Sfeer tijdens het overleg

1

Grafiek 8a: Mening dorpsraden over overleg met de gemeente

Uit de enquête blijkt dat dezelfde dorpsraad die minder dan 1x per jaar overlegt met de gemeente, ook het meest ontevreden is over het overleg. Deze dorpsraad vindt de sfeer aan tafel niet goed, beoordeelt de frequentie als slecht en het tijdig aanleveren van informatie ook als slecht. Overleg met de gemeente heeft meerwaarde voor onze dorpsraad

7

2

Grafiek 8b: Overall mening dorpsraden over overleg met de gemeente

26

Bron: interviews. 31

⚫ Zeer goed ⚫ Goed ⚫ Neutraal ⚫ Niet zo goed

Uit de enquête blijkt dat voor de overige dorpsraden het gestructureerd overleg met de gemeente constructief en van meerwaarde kan worden beschouwd, met een enkel verbeterpunt (tijdig aanleveren informatie, juiste mensen aan tafel).

Ad 3) Overige communicatie tussen gemeente en dorpsraden Naast de enquête, bleek de Rekenkamer tijdens de interviews langer bij stil te moeten staan. Uit de interviews komt een negatiever beeld naar voren over de communicatie naar voren. Een dorpsraad kijkt er positief naar. “Dat gebeurt in alle redelijkheid naar elkaar toe”. Een andere dorpsraad geeft aan dat er goede ervaringen zijn als het aankomt op de samenwerking met de gemeente, maar dat dit vooral in de uitvoering zit, niet zo zeer in beleidsmatige participatie. Twee andere dorpsraden zijn negatief: “Samenwerking moet van twee kanten komen. De dorpsraad is op zoek naar een meer proactieve houding vanuit de gemeente. Nu moet de dorpsraad er altijd achteraan en dat kost veel energie”. Straatverlichting wordt genoemd als voorbeeld waarbij een dorpsraad tevreden was met de samenwerking, maar dit wordt tegelijkertijd een “positief incident” genoemd. Genoemd wordt verder dat antwoord op mails en vragen lang duren.

Dorpsraad in interview “Nee kan ook een antwoord zijn, maar nergens op reageren is een ander verhaal”.

Een dorpsraad geeft aan met de “handen in het haar te zitten” en heeft al eens contact gezocht met de Nationale ombudsman om zich te laten adviseren hoe de samenwerking te verbeteren27. Nog enkele voorbeelden van de dorpsraden (ook uit de enquête): • Niet informeren als iets wordt georganiseerd in het dorp (een zaalvoetbaltoernooi, een gemeentelijk onderzoek naar de zorgvraag van inwoners op de lange termijn; in de optiek van de dorpsraad te beperkte doelgroep bekeken28); • niet informeren dat er een bushalte kwam (“opeens staat die er dan”), terwijl de dorpsraad al lang streed voor beter vervoer in de kern; • (te late) betrokkenheid bij het realiseren van een jongerenontmoetingsplek (JOP); • (te late) betrokkenheid bij de dorpsvisie Almkerk (via de raad is vervolgens afgedwongen dat er een extra participatieronde werd georganiseerd). Kernwoorden in de interviews zijn meer proactief informeren en betrokkenheid vragen van de dorpsraden.

Respondent in interview “Het zou voor de gemeente gemakkelijk zijn om gebruik te maken van een dorpsraad, er zit zoveel kennis. […] Maar in plaats daarvan huurt de gemeente bedrijven in voor onderzoeken en daar komt altijd de verkeerde conclusie uit”. “In het begin werd de dorpsraad overal bij betrokken. Door interne verschuivingen binnen de gemeente is dat nu anders. Voorbeeld: dit jaar waren we opeens vergeten subsidie aan te vragen, terwijl we andere jaren hier altijd een reminder voor kregen”.

In hoofdstuk 1 (afspraken 2019) is als ‘actie’ opgenomen: Regievoerder Gebiedsregie, dorpsraden

Actie De gebiedsregisseur informeert de dorpsraad actief en vroegtijdig over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad. Dat zijn in ieder geval ontwikkelingen die raken aan de leefbaarheid en samenhang in het dorp of de wijk.

Wanneer Doorlopend

Over de mate waarin de gemeente de dorpsraad over “ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad” actief informeert, verschillen klaarblijkelijk de meningen.

27 28

Bron: interviews. Na contact van de dorpsraad met de lokale huisarts is er inmiddels een klein comité opgericht om te kijken welke zorgvraag er is en hoe deze beantwoord kan worden. 32

Bezien vanuit de gemeente Zoals in de vorige paragraaf aangegeven, verloopt het contact tussen gemeente en dorpsraden over het algemeen via de gebiedsregisseurs, en over het algemeen in de ogen van de gemeente goed. De communicatie en verhouding is verder afhankelijk van de individuen, aldus zowel gemeente als dorpsraden zelf, soms ook van de governance, en ook van de verwachtingen die dorpsraden hebben van de samenwerking met de gemeente.

Ad 4) Overleg/communicatie bestuurlijk In januari 2024 heeft de fractie van Progressief Altena schriftelijke vragen gesteld over ‘van buiten naar binnen werken’ en de dorpsraden. Uit de antwoorden van het college (15 februari 2024) blijkt dat er zich ondanks ondersteuning “nog regelmatig problemen in de communicatie voordoen”. Het college geeft aan extra aandacht te zullen hebben voor een terugkoppeling na meedenksessies of participatiebijeenkomsten en van tevoren afstemmen van de verwachtingen. Verder geeft het college aan in de antwoorden op de vragen dat er voldoende capaciteit is om dorpsraden goed te ondersteunen en te faciliteren. Binnen het college zijn er via het “Handboek college van B&W” procesafspraken gemaakt over communicatie met onder andere dorpsraden. Voor het college staan de dorpsraden meer op afstand. Er is een verschil tussen de kernwethouder en de inhoudelijk wethouder. Voor de gemeente is de inhoudelijk wethouder leidend, de kernwethouder wordt ‘betrokken bij’. De rol van de kernwethouder is vooral om te weten wat er leeft in de kern en dit eventueel mee te geven aan collega-wethouders die met inhoudelijke thema’s bezig zijn29. De kernwethouder is aanspreekpunt, gezicht voor een kern bijvoorbeeld tijdens de Sinterklaasviering of 4 mei.

De kernwethouder bezoekt bijvoorbeeld ook een algemene ledenvergadering van de dorpsraden; bij de jaarlijkse gezamenlijke themasessie of bij een bijeenkomst met alle dorpsraden sluit de inhoudelijke wethouder wel aan. Uit de interviews met raadsleden blijkt dat hen de rol van de kernwethouder en meerwaarde niet duidelijk is, anders dan “bij openingen te zijn”, een stuk gastvrijheid en zichtbaarheid.

29

Bron: interviews. 33

5. Communicatie en verhouding tussen raad en dorpsraden Vraag 11: Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeenteraad richting de dorpsraden en vice versa?

Formele rol raad versus dorpsraden Zoals uit hoofdstuk 1 blijkt, heeft de raad geen formele relatie met de dorpsraden. (De Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie is ook door het college vastgesteld). Op een heidag in 2020 is onder raadsleden geïnventariseerd wat men verstond onder ‘uitnodigend bestuur’ en hoe de raad hiermee verder wilde. Het leidde tot de vorming van een KleinSlimGroepje (KSG’tje) Uitnodigend Bestuur bestaande uit raadsleden en de portefeuillehouder bestuurlijke vernieuwing. In 2021 heeft het KSG’tje deze uitwerking gemaakt in de vorm van een ‘wenkend perspectief’ en concrete aanbevelingen. Het wenkend perspectief is dat inwoners de gemeente beleven als een partner om in en met de eigen leefomgeving een mooie en leefbare gemeenschap vorm te geven. Uitnodigend Bestuur is sindsdien een raadsagenda-onderwerp30. Het KSG’tje heeft een uitleg gehad over kerngericht werken door de gebiedsregisseurs. Een uiting van uitnodigend bestuur vormt bijvoorbeeld het maandelijkse kernbezoek van de raad. Het programma wordt samen met een dorpsraad en/of andere inwoners opgesteld. Beeld raadsleden richting/over de dorpsraden Het belang van de dorpsraden wordt door raadsleden onderschreven; hun aanwezigheid in de kernen en betrokkenheid vanuit participatieoogpunt worden belangrijk gevonden.

Raadsleden geven aan dat “het van alles kan zijn waar de dorpsraden mee kunnen komen”, voor hen is het van belang dat dorpsraden hier zich senang bij voelen. Zij realiseren zich dat dorpsraden het met weinig geld en goedbedoelende vrijwilligers moeten doen. Voor raadsleden moeten dorpsraden zelf kunnen aangeven waar ze van zijn, welke rol ze vervullen en welke ambities ze hebben. En ook waar ze niet van zijn. In algemene zin krijgt de gemeenteraad via het jaarverslag (heel summiere) verantwoording over de (betrokkenheid van de) dorpsraden. Daarnaast bezoeken raadsleden bijeenkomsten van dorpsraden. Er bestaan ook directe lijnen tussen de dorpsraden en raadsleden, raadsleden zijn immers ook inwoners van de kernen. In de interviews wordt genoemd dat raadsleden met input van dorpsraden zaken soms politiek maken (bijvoorbeeld stellen van artikel 53 RvO-vragen, bellen van de organisatie). Dit kan in sommige gevallen ook tot succes leiden, omdat het inwilligen van een klein verzoek dan “minder gedoe” oplevert. Het beeld is echter dat raadsleden zich doorgaans meer op de achtergrond houden en als toehoorder komen naar bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering. Raadsleden zijn kritisch over de mate waarin alle dorpsraden de belangen behartigen van alle inwoners in het dorp. Degene die in een bepaalde kern woont, weet vaak ook hoe de dorpsraad functioneert.

Raadsleden informeren elkaar daarover, over de politieke partijen heen.

Respondent in interview “Soms zitten er inwoners in de dorpsraad die verder geen klik hebben met de achterban. Dan moet je “het geluid” van de dorpsraad ook anders wegen”.

Dit betekent ook dat raadsleden het mandaat van een dorpsraad verschillend wegen. Zij kijken daarnaast naar het aantal leden/omvang en consulteren van de achterban. Raadsleden wegen ook het belang van dorpsraden bijvoorbeeld versus die van sportverenigingen verschillend.

30

Bron: Uitnodigend Bestuur raadsopdracht; 22 november 2022. 34

Sommige gesprekspartners zien dorpsraden als “boven” de sportverenigingen, andere niet (zie ook §4.1). De dorpsraden richting/over de gemeenteraad Uit de interviews komt naar voren dat sommige dorpsraden de politiek weten te vinden, vooral als zij binnen de gemeente geen open deur hebben gevonden of een antwoord krijgen van de gemeente waarmee ze niet ‘blij’ zijn. Als voorbeeld noemt een dorpsraad beter begrip voor de dorpsraad en betere dienstverlening, waarover met fracties, wethouder en ambtenaren gesproken zou zijn. Een andere dorpsraad geeft aan dat het contact met de gemeenteraad vooral informeel is.

Respondenten in interview “Een onderbouwd nee wordt niet altijd geaccepteerd. Soms moeten dorpsraden beter hun verlies nemen”. “Het politiek shoppen komt voor bij alle dorpsraden”.

6. Behaalde resultaten van de dorpsraden 6.1 Resultaten van de dorpsraden Vraag 12: Welke concrete resultaten zijn door de dorpsraden behaald? Bezien vanuit de dorpsraden In de enquête gericht aan de dorpsraden is gevraagd via stellingen wat een dorpsraad in het dorp realiseert/teweegbrengt: 8 Een grotere betrokkenheid van de inwoners bij ons eigen dorp

1

9

Een betere informatievoorziening voor de inwoners van ons dorp 8 Meer draagvlak voor projecten in de buurt

1

⚫ Helemaal mee eens ⚫ Mee eens ⚫ Neutraal ⚫ Weet niet/n.v.t.

9 Een betere leefbaarheid in het dorp

Grafiek 9: Mening dorpsraden over wat een dorpsraad teweegbrengt in hun dorp

De dorpsraden denken dat zij vooral invloed hebben op de verbetering van de leefbaarheid in het dorp en de informatievoorziening. De wijkraden noemen desgevraagd een aantal voorbeelden van concrete resultaten: • Almkerk: bijdrage aan AFC / buurtpreventie dorpsschouw. • Andel: onderhoud bij de Romboutstoren, aanleggen Jeu de Boules-banen. • Babyloniënbroek: wandelroute binnen/langs het dorp met pontje. • Eethen: wandelpark met crossbaan en moestuin voor de school. • Genderen: plaatsen tafeltennistafel en plaatsen voedseldeelkast. • Giessen Rijswijk: realisatie Parelplein. • Nieuwendijk: windmolens uit (de omgeving van) het dorp weggehouden. • Uitwijk-Waardhuizen: 30 km campagne, initiatief nieuwe inwoners, verkeersbesluit Smitstraat Uitwijk. • Werkendam: gezamenlijk met de gemeente betere fietsroute langs de Lange Wiep gerealiseerd. Daarnaast hopelijk snel oplossing parkeerprobleem. 35

Bezien vanuit de gemeente Vanuit de diverse gesprekspartners wordt een aantal voorbeelden van concrete resultaten genoemd: • Eethen: realiseren pumptrack, met folluw-up met schoolmoestuin. • Giessen Rijswijk: meedenken over veiligheid rond Oud en Nieuw. • Nieuwendijk: organiseert dat verenigingen het gesprek voeren over gegeven dat verenigingen alle aan dezelfde vrijwilligers trekken. • Veen: eens in de 6 weken bijeenkomen van circa 80 mensen met een beperking in Dorpshuis Veen. • Vier dorpsraden werken samen voor mensen met eenzaamheid.

6.2 Opvolging adviezen van de dorpsraden Vraag 13: In hoeverre worden de adviezen van de dorpsraden door de gemeente opgevolgd? In de enquête gericht aan de dorpsraden is hen gevraagd of zij vinden dat de gemeente de adviezen opvolgt c.q. luistert naar inbreng: 6

De gemeente luistert naar onze inbreng

3

Grafiek 10: Mening dorpsraden of er naar hun inbreng wordt geluisterd Dorpsraad in interview “Hij/zij [gebiedsregisseur) gaat er vervolgens met de beste bedoelingen mee verder, maar vaak loopt dat ook vast en worden overleggen uitgesteld”.

Eén van de dorpsraden geeft aan ‘weet niet/n.v.t.’. Van de andere 8 dorpsraden zijn er 2 van mening dat niet wordt geluisterd naar de inbreng, 4 zijn van mening dat dit wel gebeurt, 2 staan er neutraal in.

In de interviews is uitgediept of de adviezen worden opgevolgd. Eén dorpsraad is daar positief over, andere zijn negatiever, zie bijgaande quotes. Vanuit de gemeente wordt de ontwikkeling van het MFA in Almkerk als voorbeeld genoemd van advisering waarbij de dorpsraad heeft meegedacht.

Dorpsraden in interviews “Een dorpsraad heeft vaak goede ideeën over zaken in de kern, zoals oplossingen bij een ingewikkeld kruispunt, maar daar gebeurt vaak niks mee. Dan voel je je niet gehoord en dat is jammer”. “Aankaarten lost niets op. Je wordt van het kastje naar de muur gestuurd”. “De dorpsraad zit vol goede ideeën, maar wordt niet gehoord. En als de dorpsraad wel wordt gehoord, dan worden ze vervolgens alsnog aan de zijlijn gezet”.

De gemeente geeft aan dat de adviezen net als adviezen van andere gesprekspartners in een dorp, gewogen worden.

36

6.3 Invloed van de adviezen van de dorpsraden Vraag 14: Welke invloed hebben de (adviezen van de) dorpsraden op gemeentelijke besluiten? a. Leidt de input van dorpsraden tot betere besluitvorming/besluiten? b. Leidt de input van dorpsraden tot betere raadsbesluiten? Bezien vanuit de dorpsraden In de enquête gericht aan de dorpsraden is hen gevraagd naar al dan niet betere plannen en besluiten: 7

Inhoudelijk verbetering van plannen van de gemeente

8

Inhoudelijke verbetering van plannen van andere organisaties

5

Snellere besluitvorming door de gemeente

2

1

3

⚫ Helemaal mee eens ⚫ Mee eens ⚫ Neutraal ⚫ Oneens ⚫ Helemaal oneens ⚫ Weet niet/n.v.t.

Grafiek 11: Mening dorpsraden over meerwaarde van hun dorpsraad op besluitvorming

Dorpsraden zijn op basis van de enquête over het algemeen redelijk positief over hun invloed op de kwaliteit van de gemeentelijke besluiten. Eén dorpsraad is sceptisch over de eigen invloed en verwacht geen inhoudelijke verbetering van plannen of snellere besluitvorming. Bezien vanuit de gemeente Vanuit de gemeente wordt als voorbeeld van betere besluiten de tarifering van de pontjes bij Drongelen genoemd. “Dit was een duidelijk signaal, waardoor er toen een ander besluit is genomen door de raad”. Een ander voorbeeld zijn de windmolens bij Drongelen/Genderen in Waalwijk. In Giessen-Rijswijk heeft de dorpsraad rond de fusie van de voetbal een belangrijke rol gespeeld. Er zijn ook voorbeelden waar het minder goed ging. De dorpsraad Oudendijk bijvoorbeeld startte goed met het doen van onderzoek/behoeftepeiling onder de inwoners maar later liep het proces spaak.

37

7. Knelpunten en uitdagingen voor de toekomst Vraag 15: Welke knelpunten/uitdagingen ervaren/zien dorpsraden in hun functioneren c.q. voor de toekomst? In de enquête gericht aan de dorpsraden is hen gevraagd of zij voldoende bestuurders kunnen krijgen voor hun dorpsraad. Een derde geeft aan dat zij onvoldoende bestuurders kunnen krijgen. Enkele dorpsraden geven aan dat dit juist níet gezien wordt als een uitdaging. Hetzelfde antwoord wordt gegeven op de vraag of zij voldoende vrijwilligers kunnen krijgen, zij het dat twee van de drie andere dorpsraden betreffen. Dorpsraad Eethen kan zowel onvoldoende bestuurders vinden als vrijwilligers.

⚫ 33% dorpsraden heeft moeite voldoende bestuurders of vrijwilligers te vinden

Nee 33%

⚫ 67 % heeft voldoende bestuurders en Ja 67%

vrijwilligers

Grafiek 11: Percentages voldoende bestuur en vrijwilligers kunnen vinden

------

38

DEEL III. BIJLAGEN III.1 Respondenten Naam Startgesprek: Peter Breukers Willem Ippel Wendy van Ooijen Ilona Fertoute Han-Willem Groeneveld Isabelle Buvelot Willem Ippel Emile Dijkstra Wilbert van Steenis Henk van den Assem Hannie Vink Joost-Jan van der Nat Ton Cornet Kees van den Heuvel Kees Eikelboom Wendy van Ooijen Philip den Haan Henno Timmermans Gerard Vos Anne-Wil Maris Pim Bouman

Functie

Datum

Gemeentesecretaris Gebiedsregisseur Wethouder, portefeuillehouder voor o.a. kerngericht werken/bestuurlijke vernieuwing Regisseur dienstverlening Manager Team Samenleving Gebiedsregisseurs

23 sept. 2024

Dorpsraad Almkerk

15 jan. 2025

Dorpsraad Giessen Rijswijk Dorpsraad Werkendam

15 jan. 2025 15 jan. 2025

Dorpsraad Uitwijk Waardhuizen Wethouder portefeuille onder andere Kerngericht werken/bestuurlijke vernieuwing Raadslid (AL) Raadslid (VVA) Raadslid (CDA) Raadslid (PA) Raadslid (VVD)

15 jan. 2025 4 febr. 2025

13 nov. 2024 13 nov. 2024 13 nov. 2024

18 febr. 2025

III.2 Documentenlijst Titel Dorps- en wijkraden in Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Notitie Bestuurlijke vernieuwing in actie Bestuursakkoord 2022-2026 gemeente Altena Rekenkameronderzoek wijk- en dorpsraden Weert Subsidieregeling kernenbudget Altena 2024 Presentatie dorpsraden voor bijeenkomst 30 september 2024 Aan de slag met de serviceformules Klantwaaier Altena. Service om u tegen te zeggen. Serviceformules dienstverlening, versie 0.6

Auteur Ministerie van BZK / Necker van Naem

Datum 26 maart 2013

Programmateam bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken gemeente Altena Gemeente Altena

September 2021

I&O Research / Rekenkamer Weert

14 september 2023

Gemeente Altena (op overheid.nl)

3 mei 2024

Gemeente Altena

30 september 2024

Gemeente Altena

Ongedateerd (2023?) Ongedateerd (2023?)

theRevolution voor de gemeente Altena

39

Ongedateerd

III.3 Overzicht dorpsraden Bron Kern Almkerk Andel Babyloniënbroek Drongelen Eethen Genderen Giessen/Rijswijk Meeuwen Nieuwendijk Oudendijk Uitwijk/Waardhuizen Veen Werkendam

https://dorpsraadalmkerk.nl/ Facebookpagina www.dorpsraad.babylonienbroek.eu (werkt niet); Facebookpagina www.dorpsraaddrongelen.nl/ www.dorpsraad-eethen.nl/ https://genderendigitaal.nl/dorpsraad-genderen/ www.giessenrijswijk.nl (werkt niet); Facebookpagina www.onsmeeuwen.nl/ dorpsraad/ https://dorpsraadnieuwendijk.nl/ www.dorpsraadoudendijk.nl/ https://uw-dorpsraad.nl / https://dorpsraadveen.nl/ www.dorpsraadwerkendam.nl/

Uit de voormalige gemeenten zijn al minimaal dorpsraden overgekomen (bron onderzoek BZK Necker van Naem, 2013):

Aantal dorpsraden Rechtsvorm publiek of privaatrecht Benoeming of verkiezing van leden Raden vervullen functies: • Dienstverlening op korte afstand van burger • Belangenbehartiging en representatie lokale gemeenschap in de gemeente • Platform van initiatieven uit de lokale samenleving Afspraken met de gemeente middels: • Intentieverklaring • Convenanten • Verordeningen • Integrale Dorps ontwikkelplannen • Informele afspraken met de gemeente Raden gefinancierd uit: • Subsidie gemeente • Eigen middelen (zoals contributie door leden, donaties, sponsoring, inkomsten uit initiatieven) Eerste aanspreekpunt bij gemeente • Gemeenteraadsleden • Wethouder • Contactambtenaar • Geen vast aanspreekpunt

Aalburg 4 Privaatrechtelijke basis Verkiezingen

Werkendam 1 Privaatrechtelijke basis Verkiezingen

• Belangenbehartiging

• Belangenbehartiging

Woudrichem 2 ? ? ?

• Platform ? • Convenanten • Informele afspraken

• Informele afspraken ?

?

?

?

Subsidie van de gemeente

Contactambtenaar

40

III.4 Leidraad samenwerkingsafspraken - Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie (sept. 2021) Integrale tekst uit de Notitie: De Gebiedsregisseur en de dorps- of wijkraad maken desgewenst samenwerkingsafspraken op maat. Dorpsen wijkraden pakken hierbij verschillende rollen die ook weer kunnen uiteenlopen per onderwerp. Er is behoefte aan maatwerk in samenwerkingsafspraken die recht doet aan de diversiteit van de dorps- en wijkraden en de gebieden. 1.

2.

Met onderstaand blokkenschema als hulpmiddel kunnen er concrete afspraken gemaakt worden per dorps- of wijkraad en per onderwerp. Op basis van het blokkenschema maakt de dorps- of wijkraad maatwerkafspraken met de Gebiedsregisseur per thema of project en over de onderwerpen waar bestuurlijk overleg gewenst is. (De vakinhoudelijk ambtenaar is betrokken en blijft de eigenaar van de inhoud.) Door middel van het gebiedsprogramma is voor iedereen duidelijk wat er leeft en speelt in het gebied.

Inwoner(s) als

Wat is het

Initiatiefnemer

Je hebt een idee en je hebt de gemeente nodig om het zelf uit te voeren.

Samenwerkingspartner

Je werkt mee aan de uitvoering van een publieke taak: gemeente en dorps of wijkraad werken samen vanuit ieders verantwoordelijkheid De gemeente vraagt je om advies op haar plan of je hebt een goed idee om een gemeentelijk plan te verbeteren. Je komt op voor (onderbelichte) belangen.

Adviseur (klankbord)

Belangenbehartiger

Procesbewaker

Je ontwerpt en monitort samen het proces waarbij alle betrokkenen hun stem kunnen laten horen.

Wat kun je verwachten van de gemeente De gemeente is duidelijk over hoe ze je kan faciliteren met kennis en middelen. Gemeente stelt je in staat samen te werken aan de uitvoering van deze taak. Gemeente stelt zich constructief op en maakt het onderwerp van gesprek. De gemeente vertelt wat ze met het advies doet: je krijgt een terugkoppeling van de afweging. De gemeente stelt zich constructief op. De gemeente weegt de door jou ingebrachte belangen naast de andere belangen in een transparante afweging. De gemeente faciliteert en/of begeleidt het proces zoals afgesproken.

Wat verwacht de gemeente van jou Je onderzoekt hoe je verschillende belangen raakt en houdt daar rekening mee. Je werkt samen aan een goed proces en je stelt je constructief op en maakt het onderwerp van gesprek. Je signaleert en adviseert vanuit jouw expertise als antenne in het dorp of de wijk. Je stelt je constructief op. Je laat zien namens wie je spreekt.

Waarom willen we dit samen Jouw initiatief kan Altena nog mooier en beter maken.

Je werkt mee aan het ontwerpen van het proces en je gebruikt je voelsprieten in het dorp of de wijk om te kijken of alle belangen in beeld zijn.

We werken samen aan een goed proces. Als onderweg blijkt dat de situatie vraagt om nieuwe afspraken, maken we die samen.

Jouw (lokale) netwerk en kennis maken het mogelijk de publieke taak beter uit te voeren

Jouw expertise maakt het proces en/of het plan beter. Lokale kennis wordt gebruikt en gedeeld. Meer invalshoeken en belangen, maken de afweging sterker

De rollen in het blokkenschema zijn niet voor alle situaties uitputtend. Andere rollen zijn hieronder beschreven. Deze kunnen ook goed gebruikt worden bij het maken van samenwerkingsafspraken. (Bij het maken van samenwerkingsafspraken op maat is het blokkenschema een hulpmiddel, geen beperking).

41

Wat doen we als we er niet uitkomen? Mochten we er ondanks de afspraken die gemaakt zijn, toch niet samen uitkomen, dan doorlopen we de volgende stappen: • Als we verschillen van mening, pakken we de telefoon of drinken we een kop koffie om erover te praten. • Als het verschil van inzicht blijft bestaan (agree to disagree), hou je elkaar op de hoogte van de stappen die je zet (zoals informeren wethouder, contact met pers, etc.). • Dorpsraad én Gebiedsregisseur blijven aan tafel en in gesprek, ook als we het over het onderwerp niet eens zijn. • Bij ontevredenheid over de samenwerking, kunnen we ook samen besluiten een manager, bestuurder of derde partij te vragen voor mediation.

Samenwerkingsafspraken tussen dorps- en wijkraden en Gebiedsregisseur De gesprekken tussen gemeente dorps- of wijkraden en Gebiedsregisseur geven invulling en kleuring aan de samenwerkingsafspraken. Onderwerpen en voorstellen die vaker terugkomen, zijn hieronder weergegeven. Gebiedsregisseur en dorpsraden kunnen deze als leidraad gebruiken om afspraken te maken. • Dorpsraad en Gebiedsregisseur kunnen bespreken hoe de rol van adviseur vorm kan krijgen: o De Gebiedsregisseur neemt de dorpsraad aan de hand van het gebiedsprogramma mee in wat de gemeente van plan is in het gebied; o De dorpsraad deelt de signalen uit de kern met haar Gebiedsregisseur. •

Je kunt met elkaar bespreken hoe je je rol invult bij tegengestelde belangen binnen het dorp of de wijk en gebiedsoverstijgende tegenstellingen. o De Gebiedsregisseur deelt de basisafspraken over samenwerken met collega’s van andere afdelingen (denk aan projecten, beheer en onderhoud): “Zo werken we samen met deze dorpsraad”; o Afspraken over specifieke projecten of onderwerpen, kunnen worden toegevoegd in een bijlage of in het gebiedsprogramma. Daarmee worden ze ook zichtbaar en bruikbaar voor andere betrokken partijen.

•

Je kunt bespreken hoe je elkaar informeert: o Bijvoorbeeld: “De Gebiedsregisseur informeert de dorpsraad actief en vroegtijdig over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad. Dat zijn in ieder geval ontwikkelingen die raken aan de samenhang in het dorp of de wijk, de vakinhoudelijke ambtenaren informeren de netwerken op het niveau van projecten;“ o Concretiseer eventueel ook andere thema’s of projecten; o Een concrete manier om dat af te spreken is bijvoorbeeld informeel aftasten (even bellen, even koffie drinken: “Moeten we het er over hebben? Leeft het?”) en daarna formele afspraken maken om samen af te tasten hoe tot een handelswijze te komen; o Bespreek het (besluitvormings)proces zo veel mogelijk aan de voorkant; o Bespreek contacten met de pers of met andere partijen.

•

Gedetailleerd of compact: het kan allebei: o Niet alle dorpsraden hebben behoefte het doorspreken van de rollen. Voor een aantal voelt het als het onnodig ingewikkeld maken van een goede samenwerking. Met hen kun je het heel bondig maken: “We gaan op deze voet door. Als er iets aankomt, bespreken we dat, bijvoorbeeld op basis van het gebiedsprogramma;” o Andere dorpsraden en Gebiedsregisseur kunnen de afspraken op 1 A4 weergeven: compact en helder.

•

Als de gemeente samenwerkt met andere partijen in het gebied, informeert ze de dorpsraad als gesprekspartner in het gebied. o Dorps- en wijkraden worden door de buurt immers gevraagd naar hoe het zit; o Bespreek ook wanneer je als dorps- of wijkraad zelf antwoord geeft en wanneer je verwijst naar de gemeente.

42

III.5 Voorbeeld voor een afwegingsmechanisme voor inbreng dorpsraden 1. Doel en uitgangspunten Het afwegingsmechanisme heeft als doel om duidelijkheid te scheppen over welke onderwerpen aan dorpsraden worden voorgelegd en hoe de besluitvorming plaatsvindt. Uitgangspunten zijn transparantie, betrokkenheid en representativiteit. 2. Criteria voor onderwerpen Onderwerpen die aan dorpsraden worden voorgelegd, moeten voldoen aan de volgende criteria: • • •

Relevantie: Het onderwerp moet direct invloed hebben op de leefbaarheid en samenhang in het dorp. Impact: Het onderwerp moet een significante impact hebben op de gemeenschap. Betrokkenheid: Het onderwerp moet voldoende draagvlak hebben onder de inwoners.

3. Proces van voorlegging Het proces van voorlegging van onderwerpen aan dorpsraden verloopt in de volgende stappen: 1. Identificatie: Gemeentelijke afdelingen identificeren potentiële onderwerpen op basis van de criteria. 2. Consultatie: De gebiedsregisseur consulteert de dorpsraden over de geïdentificeerde onderwerpen. 3. Prioritering: Dorpsraden geven prioriteit aan de onderwerpen op basis van urgentie en belang. 4. Besluitvorming: Dorpsraden nemen een besluit over de onderwerpen en geven advies aan de gemeente. 4. Communicatie en verantwoording Om de transparantie te waarborgen, wordt het volgende communicatie- en verantwoordingsproces gehanteerd: • •

•

Informatieverstrekking: De gemeente verstrekt tijdig en volledig informatie over de onderwerpen aan de dorpsraden. Openbare vergaderingen: Dorpsraden organiseren minimaal 1x per jaar een openbare vergadering om de onderwerpen te bespreken en input van inwoners te verzamelen. Rapportage: Dorpsraden rapporteren aan de gemeente over de besluitvorming en de verzamelde input.

5. Evaluatie en bijstelling Het afwegingsmechanisme wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld op basis van feedback van dorpsraden en inwoners.

43

III.6 Aandachtspunten voor de website van dorpsraden In het hierna volgende zijn punten opgenomen die een dorpsraad kan gebruiken als richtsnoer hoe een website (qua inhoud) in te richten. Een website dient te lopen via een beveiligde omgeving (https31).

1. Homepagina: o

Beschrijving dorpsraad: wat is een dorpsraad, (zover van toepassing) informatie over het lidmaatschap (inclusief kosten) en wat doet de dorpsraad, wat wil de dorpsraad voor het dorp bereiken

o

Actueel nieuws: Kort overzicht van belangrijke gebeurtenissen, bijvoorbeeld aankomende vergaderingen, nieuws over projecten of andere ontwikkelingen in het dorp

2. Over de dorpsraad (‘Over ons’) o

Geschiedenis van de dorpsraad: een korte beschrijving van hoe de dorpsraad is ontstaan en wat de belangrijkste doelen zijn.

o

Samenstelling bestuur: namen, functies en foto bestuursleden

o

Organisatiestructuur: is de dorpsraad een vereniging of stichting, hoe worden beslissingen genomen, lidmaatschap (inclusief beschrijving van het waarom en kosten), eventuele werkgroepen: namen en leden (eventueel foto)

o

Statuten (voor zover van toepassing)

3. Agenda & Vergaderingen o

Aankomende vergaderingen: Duidelijke data en tijden van vergaderingen, inclusief locatie (fysiek of digitaal) en agenda.

o

Notulen van vergaderingen

o

Vergaderstukken: Relevante documenten en presentaties die tijdens vergaderingen zijn/worden gepresenteerd, maar ook begroting/jaarrekening.

4. Thema’s en projecten: o

Actuele onderwerpen en projecten waar de dorpsraad zich mee bezighoudt (bijvoorbeeld woningbouw, brede school, verkeersveiligheid etc.)

o

Voltooide projecten: Wat zijn de projecten die succesvol zijn afgerond en wat hebben ze opgeleverd voor het dorp?

5. Laatste nieuws: o

Nieuwsberichten met datum

o

Nieuwsbrief met datum

6. Contact en betrokkenheid dorpsgenoten: o

Contactinformatie: Hoe kunnen bewoners de dorpsraad? (Contactformulier of emailadres en eventueel telefoonnummer).

o

Mogelijkheden mee te denken: Wat zijn de manieren waarop bewoners kunnen bijdragen, zoals enquêtes, inspraakmomenten of het aanmelden voor een werkgroep.

31

In verband met betrouwbaarheid en veiligheid moet een website een SSL-certificaat hebben om een veilige verbinding tussen de gebruiker en de server te waarborgen. 44

o

Nieuwsbrief: Mogelijkheid om in te schrijven voor een digitale nieuwsbrief waarmee bewoners op de hoogte kunnen blijven van de laatste ontwikkelingen.

7. Documenten & Beleidsstukken o

Lokale beleidsdocumenten: Bijvoorbeeld documenten met betrekking tot het dorp, zoals beleidsstukken van de gemeente.

o

Formulieren: Belangrijke formulieren die bewoners nodig kunnen hebben, bijvoorbeeld voor vergunningen, aanvragen subsidies, het aanmelden voor evenementen.

8. Evenementen o

Agenda evenementen: Lijst geplande evenementen in het dorp, zoals buurtfeesten, schoonmaakacties, informatieavonden, etc.

o

Mogelijkheid evenement te melden: Bewoners kunnen hier hun eigen evenementen toevoegen die relevant zijn voor de gemeenschap.

9. Foto's & Media o

Fotogalerij: Foto’s evenementen, projecten en andere belangrijke momenten uit het dorp.

o

Sociale media links:

10. Links naar andere relevante organisaties o

Gemeente: Koppeling naar gemeentelijke website of belangrijke gemeentelijke diensten relevant voor de bewoners.

o

Andere lokale organisaties: Informatie over samenwerkende organisaties, zoals verenigingen, sportclubs, of stichtingen.

Ten aanzien van de vorm, zijn op Internet vele voorbeelden te vinden van eisen waaraan een website moet voldoen, maar ze komen vooral neer op: 1. Mooi en vooral functioneel design 2. Gebruiksvriendelijk 3. Duidelijke structuur en indeling 4. Goede navigatie en zoekfunctie 5. Vindbaar in zoekmachines zoals Google en Bing 6. Snel kunnen laden 7. Technisch actueel zijn of up to date houden 8. Inhoud relevant voor de doelgroep 9. Geschikt voor mobiel (responsive) 10. Meten is weten

45