Bijlage Onderzoeksrapport bij RV Rapport onderzoek dorpsraden Rekenkamer Altena

Rekenkamer Altena

Rapport Rekenkamer Altena over de bijdrage van dorpsraden bij kerngericht werken

Dorpsraden en gemeente zoeken naar effectieve balans….

15 mei 2025

1

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................................... 2 DEEL I. KERN VAN HET RAPPORT ..................................................................................................... 3 I.I SAMENVATTING ........................................................................................................................ 3 I.II CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ........................................................................................ 8 DEEL II. RAPPORT VAN BEVINDINGEN ........................................................................................... 12 0. Inleiding........................................................................................................................................ 12 0.1 Aanleiding ............................................................................................................................... 12 0.2 Doelstelling, vraagstelling en onderzoeksaanpak ................................................................... 12 1

Visie, kaders en beleid .............................................................................................................. 14 1.1 Visie en uitganspunten op gebied van kerngericht werken ...................................................... 14 1.2 Dorpsraden als onderdeel van het kerngericht werken ........................................................... 15

2. Inrichting van de dorpsraden ........................................................................................................ 17 2.1 Overzicht dorpsraden.............................................................................................................. 17 2.2 Governance en financiering van de dorpsraden ...................................................................... 17 2.3 Besluitvorming binnen de dorpsraden.....................................................................................20 3. Uitvoering: de rol van de dorpsraden ............................................................................................22 3.1 Rollen van de dorpsraden in de praktijk ...................................................................................22 3.2 Wijze van onderwerpkeuze en wijze verantwoording.............................................................. 23 4. Uitvoering: de rol van de gemeente .............................................................................................. 27 4.1 De keuze voor inzet van de dorpsraden ...................................................................................

27 4.2 Verankering dorpsraden in de organisatie ..............................................................................28 4.3 Communicatie en verhouding tussen gemeente en dorpsraden............................................. 29 5. Communicatie en verhouding tussen raad en dorpsraden ............................................................ 34 6. Behaalde resultaten van de dorpsraden ........................................................................................ 35 6.1 Resultaten van de dorpsraden ................................................................................................. 35 6.2 Opvolging adviezen van de dorpsraden .................................................................................. 36 6.3 Invloed van de adviezen van de dorpsraden ............................................................................ 37 7. Knelpunten en uitdagingen voor de toekomst .............................................................................. 38 DEEL III. BIJLAGEN .......................................................................................................................... 39 III.1 Respondenten ........................................................................................................................

39 III.2 Documentenlijst .................................................................................................................... 39 III.3 Overzicht dorpsraden.............................................................................................................40 III.4 Leidraad samenwerkingsafspraken - Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie (sept. 2021) ... 41 III.5 Voorbeeld voor een afwegingsmechanisme voor inbreng dorpsraden ................................... 43 III.6 Aandachtspunten voor de website van dorpsraden............................................................... 44

2

DEEL I. KERN VAN HET RAPPORT I.I SAMENVATTING Inleiding De rekenkamer Altena voerde in de periode augustus 2024 tot en met maart 2025 onderzoek uit naar de dorpsraden, waarvan er in de gemeente Altena dertien zijn, in vijftien kernen. In twee kernen is er een gezamenlijke dorpsraad. De doelstelling van het onderzoek was het bieden van inzicht in het beleid van de gemeente Altena omtrent het kerngericht en dorpsgericht werken, daarnaast inzicht te bieden in de vorm en inzet van de dorpsraden daarbij en de rol van de gemeente. Tot slot was het doel handvatten te bieden voor verbeteringen. Vraagstelling van het onderzoek: Hoe dragen de dorpsraden bij aan kerngericht werken? De vraagstelling is uitgewerkt naar deelvragen. De rekenkamer voerde documentenanalyse, literatuurstudie en een enquête onder de dorpsraden uit en hield interviews met mensen uit de ambtelijke organisatie, de wethouder, een aantal dorpsraden en een aantal raadsleden.

Vraag en bevinding 1: Welke visie en uitgangspunten heeft de gemeente op het gebied van kerngericht werken? De gemeente heeft in de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie (Programmateam bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken september 2021) haar visie en uitgangspunten op gebied van kerngericht werken vastgelegd. Kerngericht werken betekent dat de betrokken organisaties als partners samenwerken aan de leefbaarheid van een dorp/wijk. Een andere kapstok is het Dienstverleningsconcept. De nieuwe Participatieverordening is in de maak.

Vraag en bevinding 2: Hoe maken de dorpsraden daar onderdeel van uit; hoe zijn deze vertaald naar de werkwijze en spelregels voor de dorpsraden? De dorpsraden maken op basis van 5 nader in de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie omschreven rollen, onderdeel uit van het samenwerken aan de leefbaarheid van de dorpen. In een zogenaamd Blokkenschema is de rol vertaald naar een werkwijze en spelregels voor de dorpsraden.

Vraag en bevinding 3: Welke dorpsraden zijn er? De huidige dorpsraden zijn: Almkerk Andel Babyloniënbroek Drongelen Eethen

Genderen Giessen/Rijswijk Meeuwen Nieuwendijk Oudendijk

Uitwijk/Waardhuizen Veen Werkendam

Vraag en bevinding 4: Hoe zijn zij georganiseerd qua governance, bekostiging en uitgaven? Vijf van de dorpsraden vormen een vereniging (dus hebben leden en een bestuur dat door de leden wordt gekozen en een algemene ledenvergadering), de andere dorpsraden kennen een 3

stichtingsvorm (dus met een bestuur, geen leden). Het aantal bestuursleden varieert van 2 tot 9. Eén dorpsraad heeft naast het dagelijks bestuur ook nog een algemeen bestuur (waarvan niet duidelijk is wat die rol behelst). De dorpsraden krijgen allemaal een subsidie van de gemeente van € 1.575 per dorpsraad. De verenigingen hebben afhankelijk van het dorp, tussen de 150 en 430 leden die tussen de € 2 en € 5 lidmaatschapsgeld per jaar betalen. De uitgaven van de dorpsraden betreffen organisatiekosten.

Vraag en bevinding 5: Hoe worden de besluiten genomen, standpuntbepaling en welke invloed hebben inwoners op deze besluiten? Inwoners hebben bij 7 van de 9 dorpsraden (die hebben gereageerd op de enquête van de Rekenkamer) invloed op de standpunten van de dorpsraad. Het meest wordt het standpunt bepaald door het bestuur na overleg met de inwoners. Bij 2 dorpsraden is dat ook op basis van overleg met de gemeente en bij nog 2 is dat ook na overleg met andere partijen. Enkele dorpsraden hebben werkgroepen ingericht die helpen bij standpuntbepaling. Afbeelding 1: Dorpshuis Oudendijk (bron: www.dorpsraadoudendijk.nl)

Vraag en bevinding 6: Welke rollen hebben de dorpsraden? De dorpsraden hebben op basis van de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie vijf rollen: initiatiefnemer, samenwerkingspartner, adviseur (klankbord), belangenbehartiger en procesbewaker. Met name de adviesrol, belangenbehartiger en het zijn van schakel tussen inwoners en de gemeente, zien de dorpsraden als hun rollen. De dorpsraden vinden deze rollen het meest logisch, vanuit hun kennis over/het zijn van ogen en oren in het dorp. Het adviseren aan specifiek de gemeenteraad of andere organisaties, zien weinig dorpsraden als hun rol.

Vraag en bevinding 7: Hoe kiezen de dorpsraden waar zij richting de gemeente van zich laten horen, hoe verantwoorden de dorpsraden zich richting gemeente en de inwoners? Inwoners hebben bij 6 van de 9 dorpsraden invloed op de onderwerpen waar de dorpsraden zich op willen richten. Bij 3 dorpsraden wordt dit bepaald alleen door het bestuur, bij 2 dorpsraden bepalen bestuur, inwoners en gemeente gezamenlijk. Dorpsraden hebben met meerdere partijen contact, met name met andere dorpsraden en vaker met ondernemers. Het minst is er contact met welzijnswerk en politie. Sommige dorpsraden hoeven weinig te weten van andere dorpsraden vanuit de negatieve toon die bij de bijeenkomsten in 2024 werd geuit vanuit sommige dorpsraden. De dorpsraden dienen -aldus de Subsidieregeling Kernenbudget Altena- verantwoording af te leggen over activiteiten en besteding door middel van “openbare vergaderingen en publicaties”. Alle verenigingen kennen een verplichte algemene ledenvergadering en houden die, van de stichtingen is het onduidelijk of Oudendijk en Veen een openbare vergadering houden. Hun websites zijn hierover niet duidelijk. Publicaties kunnen op verschillende manieren (fysiek of digitaal), maar bijna de helft van de dorpsraden heeft of geen werkende website en alleen Facebook en/of nauwelijks informatie of alleen (al dan niet zeer) gedateerde informatie.

Enkele van deze dorpsraden geven aan wel te flyeren, per mail of via de krant informatie te delen. De dorpsraden realiseren zich dat ze niet alle inwoners kunnen bereiken. 4

Verantwoording naar de gemeente, vindt niet plaats. De Subsidieregeling is er ook niet duidelijk over of dit moet.

Vraag en bevinding 8: Hoe kiest de gemeente waar zij richting de dorpsraden van zich laat horen; welk afwegingsmechanisme wordt door de gemeente gehanteerd over wat en hoe aan dorpsraden voor te leggen? De verwachtingen over de aard van onderwerpen waar dorpsraden zich over zouden kunnen buigen, verschillen (van concreet, het fysiek domein bij dorpsraden, naar ook vraagstukken in het sociaal domein bij de gemeente). Er is geen afwegingsmechanisme of kader wat (en hoe) aan de dorpsraden voor te leggen; het is niet altijd duidelijk waarbij dorpsraden betrokken kunnen worden. Afdelingen volgen nu nog vaak hun eigen trajecten qua participatie. Dorpsraden gaan het liefst aan de slag met concrete behapbare initiatieven (‘groen en grijs’, dus het openbaar groen, inrichting openbaar gebied, leefomgeving, karakter van het dorp, wegen). Vanuit de gemeente is er juist behoefte aan meer maatschappelijke onderwerpen en relevante initiatieven dienaangaande. De gemeente ervaart verschillen met hoe dorpsraden omgaan met wat aan hen voorgelegd wordt. De beleving is dat vaker dezelfde dorpsraden actief worden bij ideeën of voorstellen die vanuit de gemeente/gebiedsregisseurs worden aangedragen. Dorpsraden vullen hun rol dus niet alleen verschillend, maar ook met verschillend elan, in.

De gemeente verwacht dat naast de dorpsraden ook de inwoners (of andere organisaties in een dorp, zoals kerkgenootschappen, sportverenigingen) over de ontwikkelingen in de dorpen kunnen adviseren. Dorpsraden verwachten dat alleen zíj daarvoor zijn. Vanuit de gemeente worden de dorpsraden bij gevraagd en ongevraagd advies gezien als één van de gesprekspartners in een dorp, net zoals ondernemersverenigingen of sportverenigingen.

Vraag en bevinding 9: Hoe zijn de dorpsraden verankerd in de gemeentelijke organisatie (organisatorisch en qua processen)? Hoe gaat de ambtelijke organisatie met de dorpsraden om? De gemeente geeft vorm aan ‘bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken’ via de drie gebiedsregisseurs. De gebiedsregisseurs dienen als eerste aanspreekpunt (ook richting va afdelingen), hebben korte lijnen en zorgen voor de verbinding. De gebiedsregisseurs faciliteren het gesprek en ontmoeting tussen gemeente en dorpsraden. Zo vindt rechtstreekse communicatie plaats tussen dorpsraden en vak afdelingen als het gaat om een inhoudelijke vraag. Als zaken dreigen vast te lopen of er sprake is van een complexere vraag, dan kan de gebiedsregisseur zorgen voor een gecoördineerd overleg. Tot slot hebben de gebiedsregisseurs ook een signaalfunctie richting organisatie/college om te zien wat er binnen de dorpen speelt en wat politiek zou kunnen worden. Een derde van de dorpsraden vindt dat ze niet serieus genomen worden door de gemeente en onvoldoende ruimte krijgt zelf invulling te geven aan de werkzaamheden van de gemeente.

Vraag en bevinding 10: Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeente (organisatie), college en dorpsraden? De communicatie en daarmee de verhoudingen tussen gemeente en dorpsraden loopt via verschillende lijnen: gestructureerd overleg tussen alle dorpsraden gezamenlijk en de gemeente, periodiek overleg tussen een dorpsraad en de gemeente, tussentijdse communicatie en bestuurlijk.

5

Twee keer per jaar is er overleg tussen alle dorpsraden en gemeente in een zogenaamde themasessie. De voorzitters van de dorpsraden bepalen samen met de gebiedsregisseurs de agenda van deze themasessies. Afgelopen jaar ging deze bijeenkomst in het voorjaar moeizaam: 2-3 dorpsraden zetten de toon en waren zeer ontevreden over de relatie met de gemeente. Dit lag vooral aan verschil in verwachtingen over de rollen van de dorpsraden. Tijdens de bijeenkomst in september 2024 is over verwachtingen en rollen doorgepraat en is de afspraak gemaakt deze uit te werken met een werkgroep van dorpsraden. De concretiseringsslag zou het eerste kwartaal van 2025 moeten zijn. Het periodiek overleg tussen de gemeente en een dorpsraad vindt in een heel wisselende frequentie plaats, van wekelijks tot maandelijks, per kwartaal, tot minder dan 1x per jaar. Onderwerpen van gesprek zijn wat er speelt in het dorp, is er ruimte voor vragen van de dorpsraad en (bestaand) beleid van de gemeente. Nagenoeg alle dorpsraden vinden het gestructureerd overleg met de gemeente constructief en van meerwaarde, met een enkel verbeterpunt (tijdig aanleveren informatie, juiste mensen aan tafel). Over het tussentijds actief en vroegtijdig informeren van de dorpsraad over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorpsraad, verschillen de meningen.

De gemeente zou onvoldoende de afspraken uit 2019 ten aanzien van “actief informeren over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad” nakomen. Een aantal dorpsraden is daar (in enige tot sterke mate) negatief over. De gemeente onderkent dat er verbeteringen mogelijk zijn, maar is over het algemeen positiever dan de dorpsraden. De gemeente heeft geen clientmanagementsysteem. De communicatie en verhouding is verder afhankelijk van individuen, aldus zowel gemeente als dorpsraden, soms ook van de governance, en ook van de verwachtingen die dorpsraden hebben van de samenwerking met de gemeente. Voor het college staan de dorpsraden meer op afstand. Er is een verschil tussen de kernwethouder en de inhoudelijk wethouder: de laatste is leidend, de kernwethouder wordt ‘betrokken bij’. De kernwethouder volgt wat er leeft in de kern en geeft dit mee aan collega-wethouders die met inhoudelijke thema’s bezig zijn. Voor raadsleden is de rol van de kernwethouder en meerwaarde niet duidelijk.

Vraag en bevinding 11: Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeenteraad richting de dorpsraden vice versa? De communicatie/verhouding tussen raad en dorpsraden laat zich niet eenduidig kenschetsen. Aan de ene kant zijn er raadsleden die als toehoorder bijeenkomsten van dorpsraden bezoeken en zich doorgaans meer op de achtergrond houden. Aan de andere kant zijn er raadsleden die met input van dorpsraden zaken soms politiek maken (bijvoorbeeld stellen van artikel 53 RvO-vragen, bellen van de organisatie). Raadsleden onderschrijven het belang van de dorpsraden. Wel zijn zij kritisch over de mate waarin sommige dorpsraden de belangen behartigen van álle inwoners in het dorp, over hoe dorpsraden functioneren en daarmee welk ‘gewicht’ zij toekennen aan adviezen van de verschillende dorpsraden (versus die van bijvoorbeeld sportverenigingen). In de concept-Samenwerkings-afspraken dorpsraden en gemeente Altena die de Rekenkamer heeft mogen inzien (maart 2025), wordt nog onvoldoende ingegaan op de invulling van de adviesrol, waarover het ‘proactief informeren’ van de dorpsraad wel en niet gaat, of een antwoord gegeven hoe met het ‘gewicht’ van advies om te gaan.

6

Vraag en bevinding 12: Welke concrete resultaten zijn door de dorpsraden behaald? Alle dorpsraden noemen als hun bijdrage dat zij zorgen voor een betere leefbaarheid in hun dorp en zorgen voor een betere informatievoorziening voor de inwoners van het dorp. Bijna alle dorpsraden geven aan dat zij bijdragen aan een grotere betrokkenheid van de inwoners bij het dorp en aan meer draagvlak voor projecten in de buurt. Dorpsraden kunnen een veelheid aan concrete resultaten noemen, die overigens nagenoeg allemaal te maken hebben met concrete projecten in de openbare ruimte of fysieke leefomgeving. Vier dorpsraden werken samen op sociaal gebied, voor mensen met eenzaamheid.

Vraag en bevinding 13: In hoeverre worden de adviezen van de dorpsraden door de gemeente opgevolgd? Een kwart van de dorpsraden vindt dat de gemeente de adviezen van de dorpsraden onvoldoende opvolgt c.q. luistert naar de inbreng. De helft vindt juist dat de gemeente wél luistert naar de inbreng. De gemeente geeft aan dat de adviezen net als adviezen van andere verenigingen gewogen worden.

Vraag en bevinding 14: Welke invloed hebben de (adviezen van de) dorpsraden op gemeentelijke besluiten? a. Leidt de input van dorpsraden tot betere besluitvorming/besluiten? b. Leidt de input van dorpsraden tot betere raadsbesluiten? De input van de dorpsraden leidt voor bijna alle dorpsraden tot betere besluitvorming en besluiten; de plannen worden inhoudelijk verbeterd en de input van de dorpsraden levert in een aantal gevallen snellere besluitvorming door de gemeente op. Dit wordt voor een deel herkend door de gemeente.

Vraag en bevinding 15: Welke knelpunten/uitdagingen ervaren/zien dorpsraden in hun functioneren c.q. voor de toekomst? Het is voor een derde van de dorpsraden een uitdaging voldoende bestuurders te krijgen. Ook voor een derde van de dorpsraden is het een uitdaging voldoende vrijwilligers te krijgen, zij het dat twee van de drie ándere dorpsraden betreffen.

Hoofdvraag: De bijdragen van dorpsraden aan kerngericht werken: De dorpsraden dragen in den brede bij aan het kerngericht werken in de gemeente Altena. De rol en effectiviteit is verschillend per dorpsraad. Er zijn handvatten zowel bij de gemeente als bij de dorpsraden zelf, om hun bijdrage te vergroten.

7

I.II CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN I.II.1 Conclusies 1. Inzicht in beleid en samenwerking: De gemeente Altena heeft vanaf het ontstaan van de nieuwe gemeente energie gestoken in kerngericht werken en in het eerste jaar een kader en spelregels opgesteld. De Leidraad samenwerkingsafspraken biedt al redelijk concreet richting aan hoe gemeente en dorpsraden zouden moeten samenwerken en wat zij van elkaar kunnen verwachten. 2. Verschillen in governance en financiering: De dorpsraden verschillen sterk qua governance, inrichting en financiering. Iets minder dan de helft van de dorpsraden zijn stichtingen, andere verenigingen. Het aantal bestuursleden varieert sterk, en er is geen directe relatie tussen de grootte van het dorp en het aantal bestuursleden. Ook het lidmaatschapsgeld per dorpsraad die leden hebben, is verschillend. Ook hier is geen relatie tussen lidmaatschapsgeld, aantal leden of grootte van het dorp. 3. Invloed van inwoners op besluitvorming: De besluiten binnen de dorpsraden worden overwegend met invloed van de inwoners genomen. Het bestuur bepaalt meer waar de dorpsraden zich richting de gemeente op willen richten, dan de daadwerkelijke standpuntbepaling. 4. Rol en zeggenschap van dorpsraden: De rollen die de dorpsraden voor zichzelf zien, zijn op papier passend bij de afspraken en verwachtingen.

Echter, de gemeente en dorpsraden verschillen met name over het beeld van wat de adviesrol en belangenbehartigersrol behelzen. Ook het beeld van het gewicht dat advies heeft ten opzichte van bijvoorbeeld andere partijen in het dorp (zoals sportverenigingen, kerkgenootschappen e.d.), verschilt. Er is geen afwegingsmechanisme wat (en hoe) aan de dorpsraden voor te leggen; het is niet altijd duidelijk waarbij dorpsraden te betrekken. 5. Verantwoording: De legitimatie voor het verkrijgen van de subsidie van de gemeente, op basis van de Subsidieregeling Kernenbudget Altena, is bij een aantal dorpsraden ‘mager’ en bij enkele dorpsraden is het de vraag of zij wel voldoen aan de bepalingen in de Subsidieregeling. De wijze van verantwoording over activiteiten en besteding van middelen, is voor een aantal dorpsraden voor verbetering vatbaar. Voor een aantal dorpsraden is daarnaast weinig duidelijk in welke mate zij de kern vertegenwoordigt. 6. Communicatie richting en samenwerking met dorpsraden: Communicatie (waaronder ‘proactief informeren’) en constructieve samenwerking zijn de grootste problemen van dorpsraden met betrekking tot de samenwerking met de gemeente. Vier van de negen dorpsraden (die meededen met de enquête) zijn niet tevreden tot zeer ontevreden over de samenwerking (communicatie, serieus genomen worden) met de gemeente richting de dorpsraden. 7.

Toon van kritiek richting gemeente: De negatieve communicatie van een aantal dorpsraden over de gemeente, leidde in 2024 tot minder contact tussen de dorpsraden. Dit staat het van elkaar leren en het uitwisselen van ervaringen tijdens de tweejaarlijkse bijeenkomsten tussen alle dorpsraden en gemeente, in de weg.

8

8. Rol kern- en inhoudelijk wethouder: Het verschil tussen de rol van de kern- en inhoudelijk wethouder is te onbekend of onduidelijk is bij zowel dorpsraden als raadsleden. 9. Betrokkenheid van de gemeenteraad: Raadsleden onderschrijven het belang van dorpsraden, maar zij gaan verschillend om met de adviezen en input van de dorpsraden naar gelang de representativiteit en omvang van de dorpsraad. 10. Meerwaarde van dorpsraden: De dorpsraden zien hun meerwaarde voor het dorp op meerdere facetten, zoals concrete resultaten en hun bijdrage aan de leefbaarheid en grotere betrokkenheid van inwoners. Ook de gemeente -inclusief gemeenteraad- ziet de meerwaarde van de dorpsraden.

I.II.2 Aanbevelingen Aanbevelingen voor het college en de ambtelijke organisatie: 1. Rollen van de dorpsraden: Werk de nieuwe samenwerkingsafspraken tussen gemeente en dorpsraden nader uit op elementen die nu nog ontbreken of onduidelijk zijn in de afspraken uit 2019, zoals wat verwacht mag worden van de invulling van de adviesrol, van het ‘proactief informeren’, of een antwoord op hoe met het ‘gewicht’ van advies om te gaan. Stel een afwegingsmechanisme op met als doel om duidelijkheid te scheppen welke onderwerpen aan dorpsraden worden voorgelegd en hoe de besluitvorming plaatsvindt, zodat de rol en mate van zeggenschap van de dorpsraden duidelijk is. Uitgangspunten zijn transparantie, betrokkenheid en representativiteit. Een voorbeeld is opgenomen in bijlage III.5. Neem de rol van de dorpsraden op in de nieuw op te stellen participatieverordening. 2. Gewicht van adviezen: Wees duidelijk naar de dorpsraden over het gewicht van hun adviezen versus die van andere partijen in het dorp, zoals sportverenigingen en kerkgenootschappen. 3. Zorg voor een duidelijke communicatie en afspraken over rollen: In samenhang met aanbeveling 1, maak heldere afspraken over de communicatie richting dorpsraden. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de rollen zijn; vakafdeling, inhoudelijk wethouders en/ of kernwethouder en communiceer ook daarover.

Leg in de samenwerkingsafspraken vast wat van de gemeente verwacht mag worden qua participatie bij inwonersideeën: de gemeente gaat niet overnemen of per definitie de ‘trekker’ zijn van ideeën vanuit de dorpen (wellicht integendeel). Zorg voor een goede duiding van de nieuwe afspraken met de dorpsraden binnen de organisatie, zodat afdelingen niet qua participatie hun eigen trajecten volgen. 4. Zorg voor een goede dienstverlening: Maak intern duidelijke afspraken over reactietijden en de kwaliteit van de reacties naar dorpsraden (maar ook naar anderen). ‘Nee’ is ook een antwoord. Neem de positie van dorpsraden in acht, het zijn veelal vrijwilligers die overdag werken, zodat bijvoorbeeld overdag afspreken niet haalbaar is.

9

In algemene zin: verbeter de dienstverlening door interne communicatiekanalen te optimaliseren (gebruik van email versus Teams bijvoorbeeld) en door centraal contacten te registreren via een clientmanagementsysteem. 5. Verantwoording naar de gemeente: Maak een keuze in hoe om te gaan met de verantwoording op basis van de Subsidieregeling Kernenbudget Altena. Kies óf voor een rapportageplicht aan de gemeente op de besteding van de subsidies óf maak concrete afspraken met de dorpsraden over de nakoming van de algemene publicatieplicht. Verhelder de Subsidieregeling of en zo ja hoe, naar de gemeente verantwoording dient plaats te vinden. 6. Verantwoording naar het dorp: Maak afspraken over een minimale set van eisen waaraan de verantwoording naar de dorpen moet voldoen (denk aan het hebben van een website, actuele informatie over bestuur, de jaarlijkse vergadering inclusief recente notulen, financiële verantwoording over het afgelopen jaar/begroting lopende jaar e.d.). Aanbevelingen voor de gemeenteraad: 1. Betrokkenheid: Zorg ervoor dat het college duidelijk vastlegt welke basisafspraken voor alle dorpsraden en de gemeente van toepassing zijn (dus de dorpsraad gaat wel over…., gaat niet over…), zodat de maatwerkruimte niet onduidelijk groot wordt. 2.

Weging van advies: Zorg ervoor dat inbreng en adviezen van dorpsraden op eenzelfde manier behandeld kunnen worden binnen de gemeenteraad. Vraag daarom bij twijfel door bij het college op duidelijkheid van informatie, wat betreft representativiteit van het advies voor het dorp.

10

Aandachtspunten voor de dorpsraden. Het is niet aan de Rekenkamer de dorpsraden te adviseren. Wij denken dat er wel aandachtspunten tussen college/organisatie gewisseld zouden kunnen worden, die toezien op de volgende punten: 1. Website en communicatie: Zorg voor een actuele website waarin activiteiten en informatie van de dorpsraden te vinden zijn1. Neem ook het laatste nieuws op, inclusief datum. Een Facebook-pagina volstaat niet omdat niet iedereen op Facebook zit (en zeker jongeren al nauwelijks). Laat de communicatie richting gemeente lopen via primair de gebiedsregisseurs: zij zijn het aanspreekpunt. Escaleer desnoods richting hun teammanager als afspraken over tijdigheid en concreetheid van antwoorden niet worden nagekomen en accepteer via hen gegeven antwoorden op vragen en informatie. Het op zoek gaan bij anderen naar een beter antwoord, is dan niet de geëigende weg. 2. Reflectie en training: Neem als dorpsraad tijd om te reflecteren op het eigen functioneren en opereren. Thema’s om te bespreken kunnen zijn representativiteit, effectieve communicatie, en hoe dorpsraden elkaar kunnen versterken. Stel een deel van de subsidie van de gemeente beschikbaar voor training. Gebruik de kennis en ervaring die aanwezig is bij de VKKNB om te komen tot professionalisering van de dorpsraad. 3.

Bewust zijn over rollen: Wees als dorpsraad bewust over de rol van de dorpsraad versus gemeente. De gemeente is geholpen met voor het dorp (het collectief belang vertegenwoordigende) representatieve adviezen. Een advies kan gemotiveerd ter zijde worden gelegd. Wees ervan bewust dat de gemeente niet per definitie initiatieven over kan nemen. 4. Onderbouwd advies: Geef bij advisering aan de gemeente duidelijk aan hoe (representatief) het advies en standpunt van de dorpsraad tot stand is gekomen, zodat de gemeente helder heeft hoe het algemeen belang van het dorp vertegenwoordigd is en terugkomt in het advies.

1

Actuele informatie over bestuur, de jaarlijkse vergadering inclusief recente notulen, financiële verantwoording over het afgelopen jaar/begroting lopende jaar e.d. Zie bijlage III.6. 11

DEEL II. RAPPORT VAN BEVINDINGEN 0. Inleiding 0.1 Aanleiding Jaarlijks brengt de Rekenkamer Altena één of meerdere onderzoeken uit ter ondersteuning van de gemeenteraad in zijn kade stellende en controlerende rol2. Het onderwerp ‘dorpsraden’ is tijdens een avond met vertegenwoordigers uit de fracties op 23 april 2024, als mogelijk onderzoek aangedragen. Dit onderwerp ligt in het verlengde van de al in 2022 gestelde vraag in het kader van de inventarisatie voor de groslijst, ‘wordt de kracht van de samenleving voldoende gebruikt?’ (van buiten naar binnen werken) en het eerder aangedragen onderwerp ‘burgerinitiatieven’. De dorpsraden vormen voor de gemeenteraad een belangrijke informatiebron over hoe er in de dorpen over zaken wordt gedacht. Tegelijkertijd vragen raadsleden zich af hoe representatief de inbreng is van een dorpsraad, voor alle meningen in het dorp. Daarom hebben vertegenwoordigers uit de fracties dit als mogelijk onderzoeksonderwerp genoemd. Vanuit de behandeling van een conceptvoorstel in het Presidium (25 juni 2024), zijn nog suggesties meegegeven die zijn meegenomen in het vervolg van het onderzoek.

0.2 Doelstelling, vraagstelling en onderzoeksaanpak Doelstelling De doelstelling van het onderzoek was het bieden van inzicht in het beleid van de gemeente Altena omtrent het kerngericht en dorpsgericht werken, daarnaast inzicht te bieden in de vorm en inzet van de dorpsraden daarbij en de rol van de gemeente. Tot slot was het doel handvatten te bieden voor verbeteringen. Vraagstelling van het onderzoek: Hoe dragen de dorpsraden bij aan kerngericht werken?

Vraagstelling De doelstelling is vertaald naar de volgende vragen: Visie, kaders en beleid 1) Welke visie en uitgangspunten heeft de gemeente op het gebied van kerngericht werken? 2) Hoe maken de dorpsraden daar onderdeel van; hoe zijn deze vertaald naar de werkwijze en spelregels voor de dorpsraden? Inrichting van de dorpsraden 3) Welke dorpsraden zijn er? 4) Hoe zijn zij georganiseerd qua governance (rechtsvorm (stichting/vereniging), aantal en rollen bestuursleden), bekostiging (subsidie) en uitgaven? 5) Hoe worden de besluiten binnen de dorpsraden genomen en welke invloed hebben inwoners op deze besluiten?

2

Ex art. 81 Gemeentewet. 12

Uitvoering: de rol van de dorpsraden 6) Welke rollen hebben de dorpsraden? 7) Hoe kiezen de dorpsraden waar zij richting gemeente van zich laten horen, hoe verantwoorden de dorpsraden zich richting gemeente en inwoners? Uitvoering: de rol van de gemeente 8) Hoe kiest de gemeente waar zij richting dorpsraden van zich laat horen; welk afwegingsmechanisme wordt door de gemeente gehanteerd over wat en hoe aan dorpsraden voor te leggen? 9) Hoe zijn de dorpsraden verankerd in de gemeentelijke organisatie (processen)? Hoe gaat de ambtelijke organisatie met de dorpsraden om? 10) Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeente (organisatie), college en dorpsraden? Rol van de raad 11) Hoe verloopt de communicatie/verhouding tussen de gemeenteraad richting de dorpsraden vice versa? Hoe vinden deze elkaar? Resultaat 12) Welke concrete resultaten zijn door de dorpsraden behaald? 13) In hoeverre worden de adviezen van de dorpsraden door de gemeente opgevolgd? 14) Welke invloed hebben de (adviezen van de) dorpsraden op gemeentelijke besluiten? a. Leidt de input van dorpsraden tot betere besluitvorming/besluiten? b. Leidt de input van dorpsraden tot betere raadsbesluiten? Toekomst 15) Welke knelpunten/uitdagingen ervaren/zien dorpsraden in hun functioneren c.q. voor de toekomst?

Aanpak Het onderzoek is uitgevoerd in de periode augustus 2024 tot en met maart 2025. Het onderzoek is gestart met een startgesprek (zie bijlage III.1) en met documentenstudie van relevante documenten. Een volledige lijst van de geraadpleegde documenten is terug te vinden in bijlage III.2. Een enquête is uitgezet waaraan 9 van de 13 dorpsraden hebben hieraan deelgenomen. In de enquête werd op hoofdlijnen gevraagd naar de inrichting, hoe men nu de taken uitvoert, hoe de samenwerking met gemeente en andere partners is en welke resultaten zijn geboekt. Tot slot zijn er interviews uitgevoerd met de belangrijkste actoren, binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Binnen de gemeente is er naast gesprekken met een afvaardiging van de raad en met verantwoordelijken in de ambtelijke organisatie, gesproken met de verantwoordelijk wethouder. Daarnaast zijn er vier gesprekken geweest met vertegenwoordigers van vier dorpsraden. Voor een volledig overzicht van de gesprekspartners, zie bijlage III.1. In de volgende hoofdstukken zijn de bevindingen op de onderzoeksvragen per hoofdstuk weergegeven.

13

1 Visie, kaders en beleid 1.1 Visie en uitganspunten op gebied van kerngericht werken Vraag 1: Welke visie en uitgangspunten heeft de gemeente op het gebied van kerngericht werken? De gemeente Altena is 1 januari 2019 ontstaan vanuit de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Op dat moment waren er 10 dorpsraden van de verschillende voormalige gemeenten en drie in oprichting. In de overige dorpen werd gebouwd aan een netwerk met buurtgroepen, of met inwoners die op een thema betrokken (wilden) zijn3. Op dat moment was er geen beleidskader of visie rond kerngericht werken. Vanaf 1 augustus 2019 is het zogenaamde Programmateam kerngericht werken ingericht, bestaande uit twee gebiedsregisseurs en één programmamanager. Zij hebben de werkwijze en de ‘spelregels’ van het kerngericht werken opgesteld en zijn de netwerken in de kernen gaan opbouwen. I Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie Een eerste kapstok voor het kerngericht werken is de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie (Programmateam bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken september 2021; door het college vastgesteld, zie bijlage III.4). Daarin is de rol van de dorpsraden in de gemeente geduid. Kerngericht werken “betekent dat de betrokken organisaties als partners samenwerken aan de leefbaarheid van een dorp/wijk.

De onderwerpen kunnen per dorp of wijk verschillen en zijn afhankelijk van de wensen en behoeften inwoners en de partners in de kern of de wijk”. De notitie definieert een dorpsraad als: Een dorpsraad bestaat uit een groep vrijwilligers. Zij zetten zich samen in om de algemene belangen van de inwoners in hun dorp te behartigen. De raden zijn geen extra bestuurslaag of politiek orgaan. […] en Het hebben van een dorpsraad is […] niet ‘verplicht’. Het is wenselijk voor de continuïteit en voor de verbinding met de inwoners (duidelijke structuur en binding met het dorp).

Het Programmateam is inmiddels opgeheven. Kerngericht werken is in de lijn ingedaald en geen programma meer (zie sub-§4.2.1). In de huidige bestuursperiode is de lijn van bovenstaande notitie vastgehouden: In het Bestuursakkoord 2022-2026 staat: “We geven uitvoering aan het programma bestuurlijke vernieuwing en kerngericht werken, conform de vastgestelde uitvoeringsagenda van de notitie ‘Bestuurlijke vernieuwing in actie’”. II Een andere kapstok voor het kerngericht werken is het Dienstverleningsconcept: Op basis van het dienstverleningsconcept van de gemeente, heeft de gemeente zes zogenaamde serviceformules met klantwaarden (wat mag de 'klant' van ons verwachten?) geformuleerd. Samenwerken is er één van1.

3

Notitie Eerste rapportage en stand van zaken kerngericht werken. December 2019. Programmateam kerngericht werken: “de bestaande dorpsraden zijn georganiseerd als vereniging en vragen over het algemeen een kleine lidmaatschapsvergoeding (tussen de € 0,00 en € 5,00). Over het algemeen is het bereik (lidmaatschap en dus directe vertegenwoordiging) in de dorpen groot”. 14

Het gaat bij Samenwerken over het oppakken en afwegen van initiatieven van een inwoner, ondernemer, stichting, vereniging, buurt of dorpsraad in de samenleving. De serviceformule beschrijft dat het als gemeentelijke organisatie voor een goede uitvoering van 'Samenwerken' belangrijk is focus te leggen op: “Duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en financiering in samenwerkingsprojecten, opbouwen en onderhouden van relaties en netwerken (accounthouderschap breed), regelmatig contact leggen, overzicht hebben van trajecten (en de planning daarvan) en processen met als doel proactief te kunnen werken, bestuurlijke rugdekking en draagvlak bespreken voor ieder project, heldere visie op participatie en samenwerking uitdragen en prioriteiten blijven afstemmen”. Deze serviceformule gaat ook over bewoners-initiatieven. Daarnaast zijn er formules voor standaard dienstverlening, dienstverlening op maat, beheer en onderhoud, handhaven en Interne dienstverlening.

Respondent in interview “Dat het duidelijk moet zijn wat de rol van de gemeente is en wat je van elkaar mag verwachten, is van belang omdat er nog wel eens gedacht wordt dat als er een idee is, de gemeente dat gaat trekken”.

Het Dienstverleningsconcept vormt de basis voor het gesprek met de dorpsraden en wat de rollen van de dorpsraden zélf kunnen zijn, afhankelijk van wat er speelt. Op weg naar de participatieverordening Gemeenten zijn verplicht om per 1-1-2027 een participatieverordening te hebben. Dit wordt een overkoepelende verordening die de brede participatie aangaat die aangeeft hoe de gemeente invulling geeft aan de participatie bij het ontwikkelen en evalueren van beleid. Hoe de relatie tussen de gemeente en dorpsraden hierin wordt (opgenomen), is niet bekend.

1.2 Dorpsraden als onderdeel van het kerngericht werken Vraag 2: Hoe maken de dorpsraden daar onderdeel van uit; hoe zijn deze vertaald naar de werkwijze en spelregels voor de dorpsraden? De gemeente heeft in de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie aangegeven hoe dorpsraden onderdeel uitmaken van het kerngericht werken. In de notitie staat wat van de dorpsraden verwacht wordt en welke (vijf) rollen zij kunnen hebben: 1. Initiatiefnemer: Je hebt een idee en je hebt de gemeente nodig om het zelf uit te voeren. 2. Samenwerkingspartner: Je werkt mee aan de uitvoering van een publieke taak: gemeente en dorps of wijkraad werken samen vanuit ieders verantwoordelijkheid. 3. Adviseur (klankbord): De gemeente vraagt je om advies op haar plan of je hebt een goed idee om een gemeentelijk plan te verbeteren. 4. Belangenbehartiger: Je komt op voor (onderbelichte) belangen. 5. Procesbewaker: Je ontwerpt en monitort samen het proces waarbij alle betrokkenen hun stem kunnen laten horen’.

15

Een dorpsraad of wijkplatform heeft -aldus de notitie- de volgende ‘taken’: • Gevraagd en ongevraagd advies geven aan gemeente en haar partners; • fungeren als communicatiekanaal tussen gemeente en dorp of wijk, weten wat speelt in de kern; • organiseren van de samenwerking met partners in kern of wijk en gezamenlijke afspraken maken; • keuze te participeren in bewonersinitiatieven en werkgroepen; • stimuleren en motiveren van inwoners tot het nemen van initiatieven. In dezelfde notitie wordt over de dorpsraden aangegeven: “de platforms (dorpsraden) fungeren […] ook als katalysator voor een brede groep inwoners”. Tot slot geeft de notitie aan dat een dorpsraad maatwerkafspraken maakt met de Gebiedsregisseur per thema of project en over de onderwerpen waar bestuurlijk overleg gewenst is. Er wordt daarmee ruimte geboden aan de diversiteit in positionering en rolopvatting. Om de verbinding tussen overheid en de kernen vorm te geven zijn in de notitie twee actiepunten opgenomen: Thema: Dorpsraden en netwerken Regievoerder Onderwerp Gebiedsregie, Kerngericht werken dorpsraden met de dorpsraden.

Gebiedsregie

Bijeenkomst vertegenwoordigers dorpsraden en netwerken.

Actie De gebiedsregisseur informeert de dorpsraad actief en vroegtijdig over ontwikkelingen op thema’s of projecten die gevoelig liggen bij de dorps- of wijkraad. Dat zijn in ieder geval ontwikkelingen die raken aan de leefbaarheid en samenhang in het dorp of de wijk. Dorpsraden en gemeente hebben afgesproken samen met betrokken inwoners uit de netwerken thema’s die overstijgend zijn aan de kernen met elkaar te bespreken en op deze wijze (gelijk) geïnformeerd te worden en kennis uit te wisselen. Bijvoorbeeld op thema’s: woningbouw, energietransitie, sociaal domein en omgevingswet.

Wanneer Doorlopend

Twee à drie maal per jaar

Tabel 1: Actie per regievoerder

Ten slotte is in bijlage 1 van de betreffende notitie een zeer uitgebreide en concrete set van ‘spelregels’ op basis van een Blokkenschema opgenomen, de zogenaamde Leidraad samenwerkingsafspraken. Deze zijn opgenomen in dit rapport als bijlage III.4. Concretisering Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie in voorjaar 2025 Op 30 september 2024 (zie hoofdstuk 4) is tussen de gemeente en de dorpsraden afgesproken dat de notitie Bestuurlijke vernieuwing in actie concreter gemaakt gaat worden door samenwerkingsafspraken op te stellen. Hiervoor is een werkgroep opgericht (zie §4.3). Deze notitie wordt tevens geëvalueerd vanwege de nieuwe Wet versterking participatie. Zowel binnen de organisatie als met een afvaardiging van de (nu twee) dorpsraden met de gebiedsregisseurs, zal dit vormkrijgen via een werkgroep. Dit zal ook meer helderheid bieden over wanneer de dorpsraden vanuit de gemeente waarbij worden betrokken. In het eerste kwartaal van 2025 zou er voor de dorpsraden helderheid moeten zijn4.

4

Bron: interviews. 16

2. Inrichting van de dorpsraden 2.1 Overzicht dorpsraden Vraag 3: Welke dorpsraden zijn er? De gemeente heeft 21 kernen en heeft 13 dorpsraden voor 15 kernen. In twee kernen is er dus een gezamenlijke dorpsraad. De huidige dorpsraden zijn: Almkerk Genderen Uitwijk/Waardhuizen Andel Giessen/Rijswijk Veen Babyloniënbroek Meeuwen Werkendam Drongelen Nieuwendijk Eethen Oudendijk In 2013 waren er 7 dorpsraden, waarvan 4 in de gemeente Aalburg5. In Aalburg waren er in 2015 al zes dorpsraden actief (Genderen al vanaf 2004) en alleen het dorp Wijk en Aalburg beschikte toen niet over een dorpsraad6. Dorpsraad Dussen heeft zich opgeheven in juni 2015 en ook Hank, Wijk en Aalburg en Woudrichem hebben geen dorpsraad (meer). Bij het ontstaan van de gemeente in 2019 waren er 10 dorpsraden, drie in oprichting. Dorpsraad Oudendijk is in juni 2020 geïnstalleerd7, Dorpsraad Uitwijk/ Waardhuizen in mei 20228, Nieuwendijk en Werkendam bestaan beide circa 2 jaar. De eerste was ontstaan ‘op verzoek’ van de gemeente, de laatste is ontstaan als idee bij een businessclub (waardoor er ondernemers zitting in hebben). Voor de kernen waar geen dorpsraad is, worden inwoners binnen de kern op een andere manier betrokken, bijvoorbeeld via de kerk, een sportvereniging of een ander inwonersvertegenwoordigend platform.

In Woudrichem is sprake van (sinds afgelopen november 2024 twee) 'vesting gouverneurs' die de vesting vertegenwoordigen. Verder is er een Bewonersbeweging Noordwaard9. Deze laatste lijkt -op basis van de informatie op de website-(die gaat tot enkele jaren geleden) weinig actief (meer).

2.2 Governance en financiering van de dorpsraden Vraag 4: Hoe zijn zij georganiseerd qua governance (rechtsvorm (stichting/vereniging), aantal en rollen bestuursleden), bekostiging (subsidie) en uitgaven?

Governance rechtsvorm De dorpsraden hebben een rechtsvorm van stichting (5) of vereniging (8). Het verschil is onderstaand geduid:

5

Zie bronnenlijst, onderzoek BZK/Necker van Naem 2013.

6

https://www.altena.net/nieuws/2015-07-07-5734-geen-draagvlak-dorpsraad-wijk-en-aalburg https://www.hetkontakt.nl/altena/228434/dorpsraad-oudendijk-officieel-geinstalleerd 8 https://www.altena.net/nieuws/dorpsraad-uitwijk-waardhuizen-een-feit-2022-05-13 7

9

https://denoordwaard.nl/. 17

Stichting Heeft alleen een bestuur, geen leden Bestuur kiest de eigen bestuurders

Bestuursvergadering

•

Dorpsraden Babyloniënbroek VKKNB • Uitwijk/Waardhuizen Giessen-Rijswijk VKKNB • Werkendam • Veen VKKNB Meeuwen VKKNB

• •

Nieuwendijk Oudendijk

• •

Vereniging Heeft zowel een bestuur, als leden Bestuur wordt uit de leden gekozen; legt verantwoording af aan de leden bij de algemene ledenvergadering Bestuursvergadering én Algemene ledenvergadering Dorpsraden • Almkerk • Andel • Drongelen • Eethen VKKNB •

Genderen VKKNB

Tabel 2: Rechtsvorm per dorpsraad en lidmaatschap VKKNB

De gemeente laat de keuze van de governance van een dorpsraad vrij. Vanuit de oude gemeente Aalburg waren het verenigingen. Het is aan de inwoners hoe zij zich organiseren. Daar komt bij dat de 'eis' stellen dat een dorpsraad een stichting zou moeten zijn, drempelverhogend zou kunnen werken. Wel wijst de gemeente erop dat als een dorpsraad een meer georganiseerd verband heeft, er meer kansen zijn op andere subsidies dan die van de gemeente (zoals Jantje Beton). De dorpsraden met VKKNB zijn aangesloten bij de Vereniging Kleine Kernen Noord-Brabant (VKKNB)10, die is opgericht om initiatieven van bewoners te ondersteunen en stimuleren. Deze vereniging draagt door uitwisseling van ervaringen en kennis en door advisering, activering en belangenbehartiging van en aan de dorpsraden, bij aan professionalisering.

Governance bestuur De meeste dorpsraden hebben een bestuur met 4 of meer leden. Governance bestuur Naam Dorpsraad Almkerk Andel Babyloniënbroek Drongelen Eethen Genderen Giessen-Rijswijk Meeuwen

Aantal bestuursleden 9 >4 >4 7 5/4(1) 7 5 6

Nieuwendijk

4

Oudendijk

5

UitwijkWaardhuizen

5/2(2)

Bestuur Dagelijks bestuur voorzitter, secretaris, penningmeester en 6 leden. Bestuursleden Bestuursleden Voorzitter, secretaris, penningmeester, 4 bestuursleden Bestuur voorzitter, secretaris, penningmeester, 2 vacatures Bestuursleden Bestuursleden Bestuur voorzitter, secretaris, penningmeester, 3 algemene bestuursleden, waarvan 2 vacatures (secretaris en penningmeester) Bestuur voorzitter, tweede voorzitter, secretaris en penningmeester, daarnaast 6 leden algemeen bestuur Afvaardiging 5 buurtverenigingen vormt ”officiële bestuur” van de stichting. Voorzitter, secretaris, penningmeester, 2 leden Bestuur (waaronder voorzitter) 1x in de 4 jaar gekozen door de inwoners11.

10

https://www.vkknoordbrabant.nl/organisatie/doelstellingen

11

Het bestuur bestaat uit 5 vrijwillige dorpsbewoners, 2 uit Waardhuizen, 2 uit Uitwijk en 1 beslissende stem. 18

Governance bestuur Naam Dorpsraad Veen Werkendam (1) (2) (3)

Aantal bestuursleden 9/11(3) 5

Bestuur Bestuur voorzitter, secretaris, penningmeester en 6 bestuursleden. Bestuur voorzitter, secretaris, penningmeester en 2 bestuursleden.

: Volgens opgave aan de gemeente (december 2024) 4, volgens de website 5. : Volgens opgave aan de gemeente (december 2024) 2, volgens de website 5. : Volgens opgave aan de gemeente (december 2024) 11, volgens de website 9.

Tabel 3: Aantallen en bestuur per dorpsraad (bron: websites/Facebook dorpsraden)

Een aantal websites verschillen qua opgave van het aantal bestuursleden ten opzichte van de opgave die de dorpsraden in december 2024 aan de gemeente deden. Mogelijk zijn de websites dus niet up to date (zie ook 3.2.2). Over het aantal keren dat het bestuur bij elkaar komt, is zo goed als geen informatie te vinden op hun websites of Facebookpagina. Wie in het bestuur zitten, is voor de benaderbaarheid van de dorpsraad relevant. Bij Dorpsraad Uitwijk-Waardhuizen staat dit niet op hun site, bij Andel, Babyloniënbroek en Genderen evenmin (Facebook/indirecte website), bij de dorpsraad Almkerk staat de helft van hun bestuursleden op de site. De vraag is of de dorpsraden alle inwoners representeren. De dorpsraden zelf vormen qua bemensing geen afspiegeling van de kernen (de voorzitter en secretaris zijn doorgaans van hogere leeftijd, waar andere dorpsraadleden ook 30+ zijn).

Financiering en uitgaven van dorpsraden Dorpsraden krijgen (I) subsidie en een aantal vraagt (II) geld voor het lidmaatschap. Verder zijn er (III) indirecte inkomsten mogelijk. I Subsidie De dorpsraden krijgen een jaarlijkse subsidie via de Subsidieregeling Kernenbudget Altena12. Het subsidieplafond wordt jaarlijks vastgesteld (nu € 1.575 per dorpsraad). Subsidie kan (uitsluitend) worden verstrekt voor de organisatiekosten van de dorpsraad. Hierbij gelden als eisen dat de dorpsraad: • De kern(en) vertegenwoordigt en inwoners van de kern(en) activeert op maatschappelijke opgaven; • Toegankelijk is voor alle inwoners in hun kern(en); • Naar hun kern(en) verantwoording aflegt over activiteiten en besteding door middel van openbare vergaderingen en publicaties. “Toegankelijkheid voor alle inwoners van hun kern(en) en de wijze van verantwoording richting de inwoners zijn beschreven in de oprichtingsakte van de dorpsraad”. Hoe dit feitelijk verloopt is onderdeel van onderzoeksvraag en komt terug in hoofdstuk 3. Op incidentele basis hebben dorpsraden ook subsidies ontvangen (voorbeeld Postcodeloterij13). II Lidmaatschapsgelden Van de dorpsraden kan men in geval van een vereniging lid worden. Het aantal leden verschilt uiteraard met het aantal inwoners, ook de lidmaatschapsgelden verschillen, zie tabel 4.

12

Bron: de schriftelijke vragen uit januari 2024. Subsidie waarmee structurele activiteiten zoals van de Oranjeverenigingen, 4 mei comités, timmerdorpen, en onderhoud muziekkiosken ondersteund worden. 13 https://www.dorpsraad-eethen.nl/images/Bestuur/Vergaderingen/2022-03-07_Verslag-ALV-Dorpsraad-Eethen.pdf 19

Aantal leden 417

Kosten lidmaatschap € 5,00 pp per jaar

185 gezinsadressen

€ 5,00 per jaar

150

0

?

€ 5,00 pp per jaar

430

€ 2,00 per gezinslid (vrijblijvend per gezin) € 2,50 pp per jaar

Dorpsraad Almkerk Andel Babyloniënbroek

(1)

Drongelen Eethen Genderen (1)

300

De opbrengsten verschillen hiermee ook: Dorpsraad Genderen14 heeft een opbrengst van circa € 750 per jaar, Vereniging Dorpsraad Almkerk heeft een opbrengst van circa € 2.00015.

: Stichting

Tabel 4: Lidmaatschapsgelden en aantal leden per dorpsraad.

III Overige indirecte financiering • Subsidieregeling Kernenbudget Altena: Deze regeling kan ook ingezet worden als eenmalige subsidie voor bewonersinitiatieven, dus gericht zijn op activiteiten van natuurlijke personen, verenigingen of stichtingen, gericht op de verbetering van het woon-, werk- en/of leefklimaat in de gemeente, op kern-, straat-, buurt- of wijkniveau. De dorpen kunnen hiermee dus indirect ook financiering ontvangen. • Inwonersbudget: Het inwonersbudget van € 50.000 in 2024 is een éénmalig project en staat los van het Kernenbudget. Het budget is eenmalig en moet ingezet worden voor een idee dat past binnen een van de drie thema’s: elkaar verder helpen, elkaar samenbrengen of elkaar ondersteunen. De uitgaven van de dorpsraden betreffen organisatiekosten (administratiekosten, website (hosting), bank- en bestuurskosten, evenementen, informatieavonden / (alg) ledenvergadering etc.). Dorpsraad Almkerk is hier het meest actueel en transparant over op hun site.

2.3 Besluitvorming binnen de dorpsraden Vraag 5: Hoe worden de besluiten binnen de dorpsraden genomen, standpuntbepaling en welke invloed hebben inwoners op deze besluiten? De dorpsraden zijn verschillend georganiseerd en daarmee ook de besluitvorming. Inwoners hebben bij een aantal dorpsraden invloed op deze besluiten. In de enquête gericht aan de dorpsraden is hen hiernaar gevraagd (meerdere antwoorden mogelijk). Hoe bepaalt u als dorpsraad het standpunt dat u wilt innemen?

⚫ Na overleg in het bestuur (1) ⚫ Na overleg in het bestuur en na overleg met inwoners (3) ⚫ Na overleg in het bestuur, na overleg met inwoners en gemeente (2) ⚫ Na overleg in het bestuur, na overleg met inwoners, de gemeente en andere partijen (2)

⚫ Na overleg in het bestuur en input uit de werkgroepen (ingesteld door dorpsraad; 1)

Diagram 1: Wijze waarop het standpunt wordt bepaald

14

Bron: genderendigitaal.nl. Jaarrekening 2024 en begroting 2025: https://dorpsraadalmkerk.nl/wp-content/uploads/2025/03/Dorpsraad-Almkerkjaarrek-2024-en-begr-2025.pdf 15

20

Inwoners hebben bij 7 van de 9 dorpsraden invloed op de standpunten van de dorpsraad. Het meest wordt het standpunt bepaald door het bestuur na overleg met de inwoners (3 van de 9 gegeven antwoorden). Bij 2 dorpsraden is dat ook op basis van overleg met de gemeente en bij nog 2 is dat ook na overleg met andere partijen. Enkele dorpsraden hebben werkgroepen ingericht die zich richten op specifieke onderwerpen16. Nieuwendijk neemt het standpunt in met input van de werkgroepen. Verder is er bij enkele dorpsraden een overlegstructuur ingericht die de besluitvorming ondersteunt, met onder andere de buurtverenigingen.

16

Voorbeeld: de drie werkgroepen van Oudendijk: Verkeer, Groen en Wonen & Voorzieningen. 21

3. Uitvoering: de rol van de dorpsraden 3.1 Rollen van de dorpsraden in de praktijk Vraag 6: Welke rollen hebben de dorpsraden? Bezien vanuit de dorpsraden In §1.2 zijn de rollen en taken op basis van de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie (zie bijlage III.4) aangegeven. In de enquête gericht aan de dorpsraden is hen gevraagd naar hoe zij hun rol (en taken) zien (meerdere antwoorden mogelijk).

Grafiek 2: Rollen van de dorpsraden

Met name de adviesrol, belangenbehartiger en het zijn van communicatiekanaal, zien de dorpsraden als hun rollen. Uit de interviews blijkt dat de dorpsraden deze rollen het meest logisch vinden, vanuit hun kennis over/ ogen en oren in het dorp. Respondent in interview “Het is een taak van de dorpsraad om naar de goede personen te verwijzen. Als mensen vastlopen bij de gemeente proberen we dat aan te slingeren”.

Als voorbeeld van (on)gevraagd advies bij de herinrichting van een rotonde. Als voorbeeld van belangenbehartiger/ lobby wordt het Parelplein17 genoemd, of het uitbaggeren van een vijver (wat inmiddels door de gemeente is gebeurd).

Het adviseren aan specifiek de gemeenteraad of andere organisaties, zien weinig dorpsraden als hun rol. Bezien vanuit de gemeente De verwachtingen over de rolinvulling lopen uiteen. De gemeente ervaart de rolinvulling van de dorpsraden niet altijd overeenkomstig met het beeld van de dorpsraden. De interpretatie van de adviesrol blijkt nog wel eens verschillend. Enkele voorbeelden: • De gemeente verwacht dat bij een Omgevingsvergunningaanvraag de dorpsraden zelf reageren; zij worden hierover niet proactief bevraagd. (In ieder geval enkele) dorpsraden verwachten dat wel;

17

Bron: interview dorpsraad. 22

•

De gemeente verwacht dat bij regulier werk (bijvoorbeeld bij een beheer- en onderhoudsplan, met daarbij een 1 op 1 vervanging van een weg) een dorpsraad niet geconsulteerd hoeft te worden (daarentegen bij een herinrichting weer wel), een dorpsraad ziet dit anders. Respondent in interview “Dorpsraden zijn niet altijd dienend aan de participatieve democratie, sommige dorpsraden lijken soms meer op een politieke partij”.

De rol van belangenbehartiger voor de (collectieve) inwoners wordt ook verschillend beleefd bij enkele dorpsraden. Een voorbeeld: een voorzitter van de dorpsraad die “op de stoel van een individu ging zitten”, waarna deze als niet-belanghebbende werd aangeduid. Gevolg: ontevredenheid en slechtere samenwerking.

Vanuit de gemeentelijke gesprekspartners wordt onderkend dat meer kleuring gegeven moet worden aan verwachtingenmanagement bij in ieder geval de adviesrol: wat verwachten we van elkaar, wat gebeurt er vervolgens met die adviezen van de dorpsraad? Afspraken over de rolinvulling Over de (wederzijdse verwachtingen ten aanzien van) rolinvulling van de dorpsraden, is in september 2024 afgesproken dat er een afvaardiging van de dorpsraden met de gebiedsregisseurs in een werkgroep in gesprek gaat, om hierover tot nadere afspraken te komen. Er is tot dan dus nog géén standaardantwoord op de vraag wat de rol van de dorpsraden is en wanneer de dorpsraden worden betrokken, wanneer niet, wanneer ze beslissingsbevoegdheid hebben et cetera. De intentie is dat de afspraken voor alle dorpsraden hetzelfde zijn, maar er kunnen mogelijk toch verschillen zijn in aanpak - op basis van ‘Dienstverlening op Maat’-, afhankelijk van de context van elke dorpsraad; er moet ruimte kunnen zijn voor maatwerk. Eind 2024 zou een concept gereed zijn (wat niet is gebeurd); medio april 2025 volgt terugkoppeling van de werkgroep aan alle dorpsraden. De Rekenkamer heeft een concept van deze concretisering kunnen inzien.

Op een aantal onderdelen vormt dit document inderdaad een aanscherping (op bijvoorbeeld op wat tijdig informeren behelst, de responstijd op mail/telefoontjes, de rol van de dorpsraden (vooral: wat zijn ze níet), dat plannen “anders” of “niet” tot ontwikkeling kunnen komen dan verwacht, rol kernwethouder et cetera).

3.2 Wijze van onderwerpkeuze en wijze verantwoording Vraag 7: Hoe kiezen de dorpsraden waar zij richting de gemeente van zich laten horen, welk standpunt het daarbij inneemt en hoe verantwoorden de dorpsraden zich richting gemeente en de inwoners?

3.2.1 Wijze keuze van onderwerpen Bezien vanuit de dorpsraden Uit de enquête onder de dorpsraden blijkt dat de dorpsraden op verschillende manieren de onderwerpen kiezen, waar ze zich op richten. Hoe kiest u als dorpsraad op welke onderwerpen u zich wilt richten:

23

⚫ Dat bepaalt het bestuur ⚫ Dat bepalen de inwoners ⚫ Dat bepalen het bestuur en de inwoners ⚫ Dat bepalen het bestuur, de inwoners en de gemeente

Diagram 3: Aantallen en percentages van bepaling onderwerpen waarop dorpsraad zich op richt

De dorpsraden kiezen overwegend samen met inwoners waar zij richting gemeente van zich laten horen, bij een derde van de dorpsraden kiest het bestuur. De rol van de gemeente bij de onderwerpkeuze is beperkt. De keuze waar de dorpsraden zich richting de gemeente van laten horen en standpuntbepaling kan naast contacten met inwoners, ook vorm krijgen door contacten met andere organisaties. Vandaar dat de vraag gesteld is: Heeft uw dorpsraad contact met andere organisaties:

⚫ Ja vaak ⚫ Ja soms ⚫ Nee bijna nooit ⚫ Nee nooit ⚫ Weet niet/n.v.t.

Met andere dorpsraden

Met de woningstichting

Met de politie

Met welzijnswerk

Met ondernemers

Grafiek 4: Andere gesprekspartners van dorpsraden

Uit de enquête (meerdere antwoorden mogelijk) blijkt dat de dorpsraden met meerdere partijen contact hebben (6 van de 9 soms), maar met name met andere dorpsraden en vaker met ondernemers (3 van de 9 vaak). Het minst is er contact met welzijnswerk en politie. Respondent in interview “Het overleg met alle dorpsraden en de gemeente wordt het liefst overgeslagen. Dit is vaak een oudzeer-uurtje”. “Het centrale overleg met de dorpsraden is niet effectief en de sfeer is niet prettig”.

Opvallend is dat 3 dorpsraden (van de 9 die reageerden) er bewust voor kiezen weinig contact te hebben met andere dorpsraden, vanuit negatieve ervaringen; sommige dorpsraden hebben zelfs géén overleg met andere dorpsraden, zie bijgaande quotes.

Wij hebben de dorpsraden gevraagd met wélke andere organisaties er contact wordt onderhouden (open vraag): dit levert een breed scala aan verenigingen/organisaties op zoals: sportverenigingen, kerken, gemeente Waalwijk over windmolens, AFC, Oranjevereniging Juliana, Dorpsblad Aktu-Ael , kinderopvang, school, dorpshuis, BIZ Businessparken Werkendam, BIZ Centrum Werkendam, WMI, Buurtpreventie etc...

24

3.2.2 Verantwoording De dorpsraden dienen -aldus de Subsidieregeling Kernenbudget Altena- verantwoording af te leggen over activiteiten en besteding door middel van “openbare vergaderingen en publicaties”. Wij zien dat de dorpsraden hier verschillend mee omgaan. De verenigingen kennen een verplichte algemene ledenvergadering, stichtingen niet. Uit de enquête blijkt dat 8 van de 9 dorpsraden die reageerden, een jaarlijkse bijeenkomst hebben voor inwoners, Uitwijk-Waardhuizen doet dit twee keer per jaar.