Bijlage A Eindrapportage HEVO bij RV Nieuwe huisvesting Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Het nieuw te bouwen archiefdepot in Heesbeen wordt energieneutraal. Dat betekent dat al het gebouwgebonden energieverbruik (installaties, verlichting, etc.) in principe wordt gecompenseerd door alle gebouwgebonden energie opwek (middels PVpanelen). Wat overblijft is het energieverbruik voor gebruikersinstallaties (pc’s, apparaten, etc.). Ook hiervan is het in dit stadium moeilijk in te schatten wat het exacte

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 20 van 24

Excl. btw

Archiefdepot Heesbeen

Stadhuis Heusdenvesting

€ 189.937,-

Huurprijs Huurprijs / m2 / jaar

Subtotaal hvlasten:

€ 29,80

€ 9.497,-

€ 22.000,-

€ 8,65

€ 25,-

€ 3.989,-

Overige hvlasten/jaar Overige hvlasten / m2 / jaar

€ 26.212,-

€ 25,90

Verbruikskosten/jaar verbruikskosten / m2 / jaar

€ 198,60

€ 28.491,-

Servicekosten/jaar servicekosten / m2 / jaar

€ 174.745,-

€ 172,67

€ 3.510,-

€ 4,-

€ 4,-

€ 231.914,-

€ 226.467

€ 211,- / m2 / jaar

€ 257,- / m2 / jaar

€ 458.381,-

Totaal hvlasten Nieuwe situatie 1.980m2

€ 231,50 / m2 / jaar

Huidige hvlasten Huidige situatie (circa) 1.440m2 Huidige situatie (ex. Zaltb.)

€ 229,35 / m2 / jaar € 317,82 / m2 / jaar

€ 330.258,-

6.3.3.5 Potentiële opbrengsten Een gedeelte van het voorziene metrage (1.980m2) is op dit moment opgenomen als ‘beschikbaar voor verhuur aan derden’. Op dit moment verhuurt het Streekarchief al depotruimte aan derden in de begroting is hier jaarlijks voor circa € 80.000,- aan baten voor opgenomen. Omdat de groei in het totaal metrage voor een gedeelte ook gericht is op toekomstbestendigheid maar niet direct noodzakelijk is (‘ingroei-model’), kan worden verkend of het mogelijk is om de eerste periode na realisatie van het nieuwe archiefdepot een groter metrage verhuurd kan worden aan derden. Hiermee kunnen potentieel hogere opbrengsten gerealiseerd worden wat ten gunste komt van de totale exploitatie van het Streekarchief.

Zoals reeds de verwachting was gaan de totale huisvestingslasten van het Streekarchief uiteindelijk wel omhoog, een toename van in totaal circa € 128.120,- per jaar. De toename van de totale huisvestingslasten in de toekomstige situatie (€ 458.381,-) t.o.v. de huidige situatie (€ 330.258,-) komt dan ook volledig voort uit de grotere ruimtebehoefte die het Streekarchief heeft met het oog op de toekomstige groei van het archief en het kwalitatief goed uit kunnen blijven voeren van haar werkzaamheden. Met deze nieuwe huisvesting is het Streekarchief dan ook met recht klaar voor de toekomst. Een deel van deze huisvestingslasten (met name de verbruikskosten) zijn nog gebaseerd op (voorzichtige) aannames en kunnen in de volgende fase nader gedetailleerd worden. Wanneer het object in Heusdenvesting mogelijk wel verdergaand verduurzaamd kan worden dan kunnen deze verbruikslasten nog verder omlaag. Zoals reeds benoemd is het realiseren van extra archiefruimte, welke op de langere termijn benodigd is voor het Streekarchief zelf, aanvankelijk mogelijk een interessante manier om extra opbrengsten te genereren. Momenteel wordt er reeds archiefruimte verhuurd aan derden en hiervoor ontvangt het Streekarchief (conform begroting 2023) circa € 80.000,- per jaar.

Het verder proberen te vergroten van de verhuur aan derden kan dus interessant zijn om extra inkomsten te genereren en daarmee de totale jaarlijkse exploitatiekosten van het Streekarchief omlaag te brengen. Tijdens de volgende fase van deze huisvestingsstudie kan dit nader worden uitgewerkt en verkend.

6.3.4 Financiële conclusies voorkeursscenario Zoals zichtbaar in de samenvattende financiële tabel gaat het Streekarchief per vierkante meter nauwelijks meer betalen dan in de huidige situatie. Het verschil per m2 is slechts € 2,- per jaar. Daarbij is het belangrijk om te vermelden dat de ‘huidige situatie’ vertroebeld wordt door de zeer lage (en onder de markt gelegen) huurprijs die momenteel in Zaltbommel gehanteerd wordt. Wanneer we de vergelijking maken met enkel de objecten die op dit moment al in Heusden worden gehuurd dan gaat het Streekarchief per m2 zelfs aanzienlijk minder betalen in de toekomstige situatie dan in de huidige situatie (circa €86,-/m2 minder).

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 21 van 24

7. Conclusies en vervolgstappen

dan krijgt het Streekarchief in de toekomstige situatie per jaar juist lagere huisvestingslasten per m2 dan in de huidige situatie.

7.1. Conclusies Er zijn diverse ontwikkelingen waardoor het voor het Streekarchief noodzakelijk is geweest om een huisvestingsstudie op te starten naar de toekomstige huisvesting. De voornaamste aanleiding hiervoor is het eindigen van de huur van het archiefdepot in Zaltbommel per april 2026. De uitgevoerde scenariostudie heeft geresulteerd in een aantal scenario’s waarvan uiteindelijk middels een multicriteria-analyse de voorkeur is uitgegaan voor een combinatie van 2 scenario’s: 1. Gebruik blijven maken van (het gerenoveerde en verduurzaamde) oude stadhuis in Heusdenvesting (t.b.v. kantoor, publiek en gedeelte archiefdepot); 2. Gebruik maken van een nieuw te bouwen, energieneutraal, archiefdepot in Heesbeen (circa 1.100m2 BVO). Deze combinatie van 2 scenario’s sluit het beste aan bij de wensen & eisen van het Streekarchief, is het meest realistisch (en binnen de planning haalbaar) en sluit tevens aan op de voorkeuren die geuit zijn vanuit het Algemeen Bestuur van het Streekarchief. Naast kwaliteit zijn vanzelfsprekend ook de toekomstige financiële lasten en de vergelijking met de huidige situatie een belangrijk aspect in een huisvestingsstudie. Op basis van hoofdstuk 6 kan worden geconcludeerd dat de jaarlijkse huisvestingslasten van het Streekarchief toe zullen gaan nemen met circa € 128.120,per jaar (excl. btw).

Een toename die voor een belangrijk gedeelte te verklaren is door twee thema’s: 1. Ten eerste is de huidige huur die betaald wordt voor het archiefdepot in Zaltbommel zeer laag en onder de markt gelegen. Naar verwachting komt dit omdat het betreffende object is afgeschreven en dus, voor de betreffende gemeente, ook geen/nauwelijks kapitaallasten meer draagt. Dit vertroebeld de vergelijking tussen de huidige financiële situatie en de toekomstige financiële situatie dus aanzienlijk. Wanneer we de vergelijking enkel maken tussen de objecten die nu reeds in gebruik zijn door het Streekarchief binnen Heusden en de toekomstige situatie

Referentie: 1709501-0010.2.0.

2.

Dat brengt de vergelijking dan ook automatisch bij het tweede thema dat de vergelijking vertroebeld. Het uitgangspunt van deze huisvestingsstudie is geweest het realiseren van toekomstbestendige huisvesting voor het Streekarchief met een scope van +25 jaar. Dat betekent dat er in dit scenario rekening is gehouden met de (realistisch) te verwachten groei van het archiefdepot. Dit maakt dat de totale ruimtebehoefte van de toekomstige huisvesting van het Streekarchief circa 500m2 groter is dan de huidige situatie. Vanzelfsprekend resulteert het gebruik maken van een groter metrage automatisch ook in hogere jaarlijkse huisvestingslasten.

Het betreft hier een ‘ingroei-model’ waarbij het Streekarchief deze extra meters nog niet direct nodig zal hebben voor het eigen archief. Echter omdat het realiseren van ‘werk met werk’ in de praktijk aanzienlijk goedkoper is dan later alsnog extra meters bij bouwen is het advies om wel direct over te gaan tot het bouwen van de volledige (toekomstige) ruimtebehoefte. Voor de periode dat het Streekarchief deze ruimte nog niet zelf nodig heeft kan het interessant zijn om te verkennen of het mogelijk is om deze ruimtes te verhuren aan derden. Momenteel verhuurt het Streekarchief al archiefdepot aan derden wat resulteert in aanzienlijke jaarlijkse baten, het verder uitbreiden van deze verhuur voor de periode dat het Streekarchief deze ruimte niet nodig heeft kan dus een interessant verdienmodel zijn dat de totale exploitatiekosten van het Streekarchief omlaag brengt. Tenslotte is de toekomstige huisvesting ook op diverse kwalitatieve aspecten aanzienlijk beter t.o.v. de huidige situatie. Denk hierbij aan de kwaliteit van het binnenklimaat, kwaliteit van het archiefdepot, de duurzaamheidsprestaties, een moderne werkomgeving, etc.. Omdat ook deze aspecten om een investering vragen resulteren die ook in hogere jaarlijkse lasten. Deze komen echter wel 1-op-1 ten goede aan de kwaliteit van de werkzaamheden van de organisatie.

Wanneer er inderdaad gebruik gemaakt wordt van het ingroei-model en de overtollige metrages in eerste instantie verhuurd worden aan derden dan zullen de jaarlijkse huisvestingslasten aanvankelijk mogelijk aanzienlijk lager zijn en door de tijd heen

Pagina 22 van 24

(naarmate de omvang van het archiefdepot toeneemt) oplopen tot aan het niveau zoals berekend in hoofdstuk 6. Al deze thema’s maken dat het voorliggende toekomstscenario voor de huisvesting van het Streekarchief resulteert in de situatie waarin de organisatie met recht klaar is voor de toekomst en ook voor lange periode (+25 jaar) weet waar zij aan toe is, evenals de betreffende gemeenten.

7.2. Vervolgstappen

Gelijktijdig aan de realisatie van het Archiefdepot in Heesbeen kan ook het proces rondom het oude Stadhuis in Heusdenvesting verder worden opgestart. Ook hier is een goede samenwerking tussen de gemeente en het Streekarchief van belang om de huisvesting optimaal aan te laten sluiten bij de wensen en eisen van de organisatie. Hoewel er voor deze locatie geen harde deadline ligt is het wel zeer wenselijk dat ook hier spoedig voortgang geboekt wordt in de renovatie en verduurzaming van het gebouw om weer aan te sluiten bij de eisen van deze tijd, hoge verbruikskosten te voorkomen en het Streekarchief en haar medewerkers te voorzien van kwalitatief goede huisvesting.

Nadat besluitvorming over het toekomstige huisvestingsscenario van het Streekarchief heeft plaatsgevonden kan de volgende fase worden opgestart. In deze vervolgfase vindt nadrukkelijk verdere detaillering plaats van dit huisvestingsscenario middels het opstellen van een Ruimtelijk, Functioneel en Technisch Programma van Eisen (ook wel de ‘definitiefase’). Omdat de huisvesting in eigendom komt/blijft van de gemeente Heusden is het ook het meest logisch dat deze gemeente de ‘regie’ heeft in alle vervolgfasen. Echter omdat er sprake is van een specifieke (en volledige) gebruiker (het Streekarchief) zouden deze vervolgfasen in goede samenwerking met het Streekarchief opgepakt moeten worden. Wanneer deze eerste vervolgfase (PvE) is afgerond kan ook een meer gedetailleerde investeringskostenraming worden gemaakt op basis waarvan ook de toekomstige huisvestingslasten nogmaals in meer detail kunnen worden doorgerekend. De in deze rapportage berekende investeringskosten en jaarlijkse lasten zijn dan ook met name richtinggevend. Wijzigingen tijdens de definitiefase hebben altijd (positief of negatief) effect op de investeringskosten en de daar uitvolgende jaarlijkse lasten.

In deze fase kan ook de mogelijke verhuur aan derden verder worden verkend zodat Deze kunnen worden toegevoegd aan de gedetailleerde berekening van de toekomstige huisvestingslasten (en dus potentieel baten) van het Streekarchief. Na de definitiefase wordt opgestart met de ontwerpfase en vervolgens de realisatiefase. Omdat in eerste instantie de urgentie ligt bij het Archiefdepot in Heesbeen zou het advies zijn om aan de realisatie hiervan voorrang te geven. Hierdoor moet het haalbaar zijn om dit gebouw begin 2026 op te leveren zodat het Streekarchief de huidige huisvesting in Zaltbommel tijdig kan verlaten.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 23 van 24

Colofon Uitgave: Datum:

HEVO B.V. 21 juni 2023

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Contact Statenlaan 8 5223 LA 's-Hertogenbosch

Burg. Roelenweg 40 8021 EW Zwolle

T 073 - 6 409 409 info@hevo.nl

T 038 - 4 258 101

www.hevo.nl ●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 24 van 24