Bijlage A Eindrapportage HEVO bij RV Nieuwe huisvesting Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Rapportage huisvestingsstudie Streekarchief Beknopt PvE & Scenariostudie

Opdrachtgever Streekarchief Langstraat Heusden Altena Datum 21 juni 2023 Referentie 1709501-0010.2.0 Auteur(s) Pim Bressers - HEVO B.V. Eline Stevens - HEVO B.V.

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

5223 LA 's-Hertogenbosch

T 073 - 6 409 409

info@hevo.nl

KvK Brabant 16029774

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Burg. Roelenweg 40

8021 EW Zwolle

T 038 - 4 258 101

ISO 9001-gecertificeerd

BTW 0011.60.461.B01

Inhoudsopgave 1. 1.1.

Inleiding Huidige Situatie

3 4

2. 2.1. 2.2. 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3. 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4

Visie en ambities op huisvesting Missie Streekarchief Metaforen Voorzien in behoefte Welkom gevoel Bereikbaarheid en toegankelijkheid Kernwaarden Dienstverlening Efficiëntie Kwaliteit Educatie

5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6

3. 3.1. 3.1.1 3.2. 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3. 3.4. 3.5.

Beknopt Programma van Eisen Werkzone Scankamer Publiekszone Bezoekershal & expositieruimte Studiezaal Vrijwilligersruimte Overige ruimten Archiefdepot Ruimtestaat totaal Gewenste eigendomssituatie

7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

Afwegingskader en onderliggende argumenten Bereikbaarheid & toegankelijkheid Veiligheid Ruimtelijke inpasbaarheid & functionaliteit Kwaliteit & professionaliteit Duurzaamheid

10 10 10 10 10 10

Referentie: 1709501-0010.2.0.

4.6. 4.7. 4.8.

Representativiteit Aantal locaties Financiële kaders

10 10 11

5. 5.1. 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2. 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.3. 5.4.

Multicriteria-analyse Potentiële huisvestingsscenario’s Scenario 1: Renovatie stadhuis Heusdenvesting Scenario 2: Nieuwbouw perceel Heesbeen Scenario 3: Renovatie voorste gedeelte gemeentehuis Drunen Scenario 4: Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen Multicriteria-analyse scenario’s Scenario 1: Renovatie stadhuis Heusdenvesting Scenario 2: Nieuwbouw perceel Heesbeen Scenario 3: Renovatie voorste gedeelte gemeentehuis Drunen Scenario 4: Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen Totaal overzicht MCA Voorkeursscenario

13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 16 17 17

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4

Financiële doorrekening Toelichting op financiële doorrekeningen Referentiekader investeringskosten Financiële doorrekening voorkeursscenario Uitgangspunt voorkeursscenario Investeringskosten voorkeursscenario Doorrekening toekomstige huisvestingslasten Financiële conclusies voorkeursscenario

18 18 18 19 19 19 19 21

7. 7.1. 7.2.

Conclusies en vervolgstappen Conclusies Vervolgstappen

22 22 23

Pagina 2 van 24

1. Inleiding Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA) is gevestigd in Heusden en Zaltbommel. SALHA is een gemeenschappelijke regeling voor de zorg en het beheer van de archieven van de gemeenten Altena, Heusden en Waalwijk. Daarnaast verzorgt het SALHA ook archiefdiensten voor andere overheidsinstellingen (zoals o.a. Baanbrekers) en particuliere archieven.

Relevante ontwikkelingen: 1)

2)

3)

4)

5)

Het Streekarchief maakt momenteel gebruik van drie locaties, waarvan er twee locaties zich in Heusden bevinden. In Zaltbommel wordt een derde locatie gehuurd als archiefbewaarplaats. De twee locaties in Heusden worden gehuurd van de gemeente Heusden, de archiefbewaarplaats in Zaltbommel van de gemeente Zaltbommel. Van de totale huidige omvang aan archiefruimte, wordt een deel verhuurd aan het Regionaal Archief Tilburg en de gemeente Altena.

Archiefbewaarplaats Zaltbommel: Deze locatie zal in het voorjaar van 2026 gesloopt worden. Verlenging van de huurovereenkomst is dan ook niet mogelijk, hier ontstaat daarmee per 2026 een acuut ruimtevraagstuk voor het archiefdepot. Veranderingen in ruimtegebruik: Zoals alle organisaties is ook het Streekarchief aan verandering onderhevig. Deze veranderingen maakt dat de huidige (statische) ruimtes niet meer aansluiten bij de wensen van de organisatie. Zo is er minder behoefte aan een grote studiezaal en meer aan afzonderlijke werkruimten voor vrijwilligers en multifunctionele ruimten voor het aanbieden van cursussen, schoolbezoeken, lezingen, etc.. Financieel: Momenteel worden er drie locaties geëxploiteerd met ook driemaal (investeringen in & onderhoud van) klimaatinstallaties, alarminstallaties, servicekosten, etc.. Duurzaamheid: De huidige locaties van het Streekarchief zijn niet duurzaam. Nieuwe huisvesting of het grootschalig renoveren van de huidige objecten biedt goede kansen voor verduurzaming van het Streekarchief, ook in lijn met de gemeentelijke ambities. Digitalisering: De uitbreiding van een fysiek archief komt langzaam tot stilstand. Vanuit efficiëntie en kosten is het niet haalbaar en interessant om nu al het fysieke archief te digitaliseren.

Hierdoor is het goed in te schatten welke hoeveelheid fysiek archief er de komende jaren nog aangeleverd zal worden en wat de benodigde ruimte daarvoor is. Het gedigitaliseerde archief kan vervolgens in principe op afstand geplaatst worden.

Er spelen een aantal ontwikkelingen binnen de huidige huisvesting van het Streekarchief die vragen om een huisvestingsonderzoek. Dit onderzoek dient als name het doel om op basis hiervan toekomstbestendige keuzes te maken over de huisvesting van het Streekarchief.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 3 van 24

1.1. Huidige Situatie De hoofdvestiging aan de Pelsestraat in Heusden is uitgerust met een aantal werkplekken, een ruime studiezaal, een scankamer voor digitalisering van de archiefstukken en een archiefbewaarplaats. Daarnaast zijn er ruimten beschikbaar die met de eigenaar en een andere huurder worden gedeeld. Aan de Demer in Heusden zijn naast een kleine archiefbewaarplaats ook enkele werkplekken beschikbaar. De locatie Zaltbommel wordt uitsluitend gebruikt als archiefbewaarplaats. Hoewel het Streekarchief momenteel nog vrije archiefruimte beschikbaar heeft, is de verwachting dat de ruimtebehoefte voor wat betreft archiefdepots de komende jaren nog zal groeien. Dit als gevolg van het overbrengen van resterende fysieke archieven door de deelnemende gemeenten en de aangroei van particuliere archieven. Het archief in Zaltbommel zal in 2026 worden gesloopt en de locaties op de Pelsestraat en de Demer in Heusden worden gehuurd tot respectievelijk 1 augustus 2025 en 1 juli 2023. Voor deze locaties gelden mogelijkheden tot verlenging. Op basis van een globale in meting van de plattegronden heeft het Streekarchief op dit moment circa 1.440m2 Verhuurbaar Vloeroppervlakte (VVO) in gebruik.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 4 van 24

2. Visie en ambities op huisvesting

Het digitale karakter van het Streekarchief zal in de komende jaren alleen maar toenemen.

2.1. Missie Streekarchief “Bewaren voor de toekomst”

Het Streekarchief opereert vanuit onderstaande missie: “Streekarchief Langstraat Heusden Altena is een professionele en betrouwbare archief beherende instelling die zich inzet voor de duurzame bewaring van (overheids-) informatie. Daarnaast fungeert het Streekarchief als historisch centrum in zijn werkgebied. Het is de ambitie van het Streekarchief om zo optimaal mogelijk te voorzien in de informatiebehoefte van een breed publiek. Zowel voor inwoners als voor de deelnemende gemeenten is de informatie in het streekarchief een belangrijk middel dat kan worden benut voor juridische, culturele en maatschappelijke doelen. Het Streekarchief is een laagdrempelige, klantgerichte instelling voor geschiedenis en democratie.” De huisvesting van een organisatie sluit idealiter optimaal aan bij de missie en het primaire proces van deze organisatie.

2.2. Metaforen In een werksessie met de medewerkers is gevraagd naar metaforen voor de toekomstige huisvesting van het Streekarchief. Deze zijn gebundeld in de drie onderstaande sub-paragrafen.

2.2.1 Voorzien in behoefte In de archiefwet (1995) staat beschreven dat overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te bewaren en dat ze deze uiterlijk twintig jaar na hun ontstaan moeten overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Naast de wettelijke verplichting voor het opslaan van archiefbescheiden bestaat er ook een behoefte vanuit particuliere archieven om deze kwalitatief goed en gestructureerd op te slaan. Het Streekarchief streeft er naar dit zo efficiënt mogelijk te doen. Het doel is daarnaast om deze archieven beschikbaar te stellen en daarmee een breed publiek te voorzien in hun informatiebehoefte en daarmee ook te verrassen. Het voorzien in deze behoefte gebeurd middels een zowel fysiek als online archief. Het Streekarchief is bovenal een professionele omgeving met bijbehorende uitstraling en faciliteiten.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

2.2.2 Welkom gevoel Het Streekarchief is een laagdrempelige, klantgerichte instelling voor informatie, geschiedenis en democratie. Het is belangrijk dat bezoekers zich welkom en thuis voelen en dat informatie eenvoudig en laagdrempelig beschikbaar is, zowel online als offline.

2.2.3 Bereikbaarheid en toegankelijkheid Een groot gedeelte van de archieven en collecties die het Streekarchief beheert, bestaat uit overheidsarchieven. Deze archieven zijn publiek bezit, en dat betekent dat inwoners zo goed mogelijk in staat moeten worden gesteld deze te raadplegen. Om dit te bereiken is het van belang dat het Streekarchief op een goed bereikbare locatie (fiets, auto, OV) gesitueerd is én laagdrempelig toegankelijk is, ook voor mensen met een handicap. Tevens beheert het Streekarchief en groot aantal particuliere archieven en collecties. Bijvoorbeeld archiefbescheiden van families, personen, bedrijven, kerkelijke genootschappen en verenigingen. Hiervoor is het van belang dat inwoners optimale en laagdrempelig toegang hebben tot informatie over dit cultureel erfgoed. Het Streekarchief wordt bezocht door zowel inwoners, vrijwilligers, organisaties als medewerkers van de deelnemende gemeentes, maar ook door burgers/onderzoekers afkomstig van buitende grenzen van het werkgebied.

2.3. Kernwaarden 2.3.1 Dienstverlening Het Streekarchief is uniek door haar kleinschaligheid. Ze staat dichtbij de lokale gemeenschap en heeft hierdoor korte lijntjes met inwoners en de politiek. Door de flexibiliteit van de medewerkers is ze in staat om maatwerk te verlenen. Er wordt door het Streekarchief zowel fysieke als (in toenemende mate) digitale dienstverlening

Pagina 5 van 24

aangeboden. Om deze dienstverlening optimaal vorm te blijven geven is het van belang dat de locatie laagdrempelig toegankelijk is en de huisvesting voorzien is van goede faciliteiten en ruimten.

2.3.2 Efficiëntie Op dit moment maakt het Streekarchief gebruik van drie verschillende locaties, in Heusden en Zaltbommel. Deze driedeling is niet optimaal en in zekere mate inefficiënt. Daarbij brengt deze situatie relatief hogere kosten voor huisvesting met zich mee (dubbele lasten zoals klimaatinstallatie, verzekering, alarmering, verbruiken, etc.). Idealiter is van daaruit de wens ontstaan om het archiefdepot en de fysieke dienstverlening (incl. kantoorruimten) op één plek te situeren. Daarnaast is het ook voor de efficiëntie van belang dat de huisvesting voorzien is van goede faciliteiten en ruimten; zoals een ruime scankamer en goede vergader-/cursusruimten.

2.3.3 Kwaliteit Het archiveren van de stukken onder kwalitatief hoogwaardige omstandigheden staat hoog in het vaandel. In de eerste plaats is dit een wettelijke verplichting zoals opgenomen in de Archiefwet maar daarnaast is dat ook de persoonlijke motivatie van de medewerkers van het Streekarchief. Hieronder vallen bijvoorbeeld een goed Globale uitwerking visiesessie met medewerkers binnenklimaat (in het bijzonder voor het archiefdepot maar ook voor de overige ruimten), gezonde en moderne werkomgeving, duurzaamheid, etc. Ook het bieden van kwalitatief goede dienstverlening is een van de kernwaarden van het Streekarchief.

2.3.4 Educatie Het Streekarchief zet zich actief in om de belangstelling voor het lokale en regionale verleden te bevorderen. Om dit te bereiken ontvangt en bezoekt het Streekarchief scholen, biedt het cursussen aan en organiseert exposities en andere educatieve activiteiten.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 6 van 24

3. Beknopt Programma van Eisen In gesprekken met de medewerkers van het Streekarchief alsook het Dagelijks Bestuur is geïnventariseerd aan welke ruimtes behoefte is binnen de huisvesting van Het Streekarchief. In de volgende paragrafen wordt beknopt beschreven welke verschillende ruimtes gewenst zijn en waar deze (functioneel) aan moeten voldoen. Voor nu is deze beschrijving voornamelijk globaal met als doel het kunnen opstellen van een Programma van Ruimten. In een volgende fase dient het Programma van Eisen voor de huisvesting van het Streekarchief verder in detail uitgewerkt te worden.

3.1. Werkzone Het Streekarchief kent circa 11 medewerkers maar heeft de reële verwachting om te groeien naar 13 medewerkers, hiervoor worden er 9 arbo-conforme werkplekken voorzien waar medewerkers kunnen werken. De wens is flexibel te werken maar in kleinere ruimtes. Dus niet 7 bureaus in één ruimte maar liever met twee kleinere ruimtes 4 à 5 werkplekken. Daarnaast worden er 2 concentratiewerkplekken gerealiseerd waar medewerkers, kortdurend, in stilte kunnen werken. Deze werkplekken zijn arbo-conform en worden uitgerust met de benodigde AV-middelen. De concentratiewerkplekken zijn geschikt om tussen gesprekken door geconcentreerd te werken en eventueel aan aansluitende digitale overleggen deel te nemen. Er wordt voor nu 1 afgesloten belcel/ teamsplek voorzien in de nabijheid van de reguliere werkplekken. Aanvullend op de genoemde werkplekken worden er 2 aanlandplekken gerealiseerd welke bedoeld zijn voor kortdurende werkzaamheden bijvoorbeeld tussen overleggen in (minder dan 2 uur). Deze aanlandplekken voorzien ook als ‘flexibele schil’ om op de momenten waarop de meeste medewerkers aanwezig zijn voldoende werkplekken te kunnen bieden. In de nabijheid van de werkzone worden twee overlegruimtes voorzien; 1 voor circa 4 personen en 1 voor circa 15 personen. Deze laatste is ook te gebruiken voor kleinschalige cursussen, bijeenkomsten etc..

Voor de vergaderruimten geldt dat deze voorzien moeten zijn van moderne AV-middelen en mogelijkheden bieden voor hybride vergaderingen. In de nabijheid van de werkzone en vergaderruimten dient een pantry aanwezig te zijn met een mogelijkheid tot informele ontmoeting (ook voor de pauzes van medewerkers) alsook printvoorzieningen en een berging/garderobe.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

3.1.1 Scankamer In de scankamer staan 3 scanapparaten. Deze ruimte dient ook van een werkplek voorzien te worden en ruimte om archief in en uit te kunnen pakken.

3.2. Publiekszone 3.2.1 Bezoekershal & expositieruimte Bezoekers betreden het Streekarchief via de bezoekershal. Afhankelijk van de precieze huisvestingssituatie is deze hal voorzien van een receptie/ontvangstfunctie. Wanneer het Streekarchief een solitaire gebruiker is van het gebouw dient er rekening gehouden te worden met het faciliteren van deze ontvangstfunctie. Er is in de formatie van het Streekarchief niet direct ruimte om een receptiemedewerker aan te nemen, gelijktijdig is het ook onwenselijk (in het kader van laagdrempelige toegang) wanneer het Streekarchief enkel toegankelijk is door aan te bellen. Een oplossing kan zijn dat een van de werkplekken voor medewerkers wordt gerealiseerd in de ontvangstruimte, achter een balie-unit. Dit dient in de volgende fase, afhankelijk van de situatie, verder uitgewerkt te worden. De bezoekershal kan, samen met de expositieruimte, gebruikt worden voor exposities van het Streekarchief en grotere bijeenkomsten. Voor het organiseren van exposities en bijeenkomsten is het van belang dat deze ruimte voorzien is van de benodigde AV-middelen.

3.2.2 Studiezaal Vanuit de bezoekershal/expositieruimte is de studiezaal te bereiken. In de studiezaal kunnen bezoekers en vrijwilligers documenten of ander materiaal bestuderen er is hierin plek voor circa 6 bezoekers aan 1 of 2 tafels (afhankelijk van de precieze ruimte). Er dient ook één werkplek voor een medewerker in de studiezaal gerealiseerd te worden (dit is een van de reeds benoemde arbo-conforme werkplekken). Deze werkplek moet goed zichtbaar zijn. Het is belangrijk dat de studiezaal vanuit de entree zichtbaar dan wel direct benaderbaar is.

3.2.3 Vrijwilligersruimte Het Streekarchief maakt dankbaar gebruik van de inzet van een groep enthousiaste vrijwilligers, die een belangrijke bijdrage leveren aan het toegankelijk maken van de collecties. Vrijwilligers houden zich bijvoorbeeld bezig met het beschrijven van de foto's die via de website toegankelijk worden gemaakt, terwijl anderen betrokken zijn bij het ontsluiten van Burgerlijke Standsregisters. Deel van de werkzaamheden wordt thuis

Pagina 7 van 24

uitgevoerd en deels verrichten vrijwilligers hun werkzaamheden in het Streekarchief. Hiervoor zijn 2 werkplekken met bijbehorende ICT-middelen noodzakelijk, deze werkplekken dienen van voldoende omvang te zijn om ook archieven te kunnen bewerken.

3.2.4 Overige ruimten In de publiekszone is verder behoefte aan een eigen garderobe en pantry als ook sanitair ruimten.

3.3. Archiefdepot Het archiefdepot bestaat voor het grootste gedeelte uit mobiele archiefstellingen. Deze stellingen dienen goed bereikbaar te zijn en vanwege het verplaatsen van archieven m.b.v. trolleys dienen de tussenpaden ook voldoende breed te zijn. Daarnaast zijn er ladekasten en andere grootformaatoplossingen. Voor de depotruimte is het van belang dat het binnenklimaat van goede kwaliteit is in lijn met de voorschriften uit de Archiefwet (relatief lage temperatuur en luchtvochtigheid). Een gedeelte van dit depot dient daarnaast een koude depot te zijn voor het bewaren van foto’s en filmbeelden. Hiervoor gelden andere klimaateisen dan voor de ‘algemene’ depotruimten. Het is mogelijk dat een gedeelte van het archiefdepot verhuurd wordt aan andere archief houdende organisaties, deels kan dit ook als verdienmodel gezien worden. Hiervoor is het wenselijk als dit ruimtelijk logisch ingedeeld kan worden. Bij binnenkomst van nieuwe archieven is het van belang dat deze eerst kunnen worden verwerkt in een quarantaine ruimte van voldoende omvang. In deze ruimte dient plaats te zijn voor een trolley en rolcontainer als ook 2 (ruime) werktafels voor het inspecteren van de archiefstukken.

Daarnaast dient het archiefdepot voorzien te worden van een facilitaire ruimte voor algemene opslag en een ontvangstruimte (expeditie) voor nieuwe archieven die tevens dienst kan doen voor het opslaan van lege archiefrolcontainers. Het archiefdepot (de expeditie ruimte) dient direct bereikbaar te zijn met vrachtwagens. Bij voorkeur is het archiefdepot gelijkvloers. Mochten er meerdere verdiepingen gebruikt worden dan is de aanwezigheid van een ligt van reguliere omvang een vereiste voor het verplaatsen van archieven met rolcontainers, etc. Kleine goederenliften zijn onwenselijk.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

3.4. Ruimtestaat totaal Op basis van alle opgehaalde informatie is een ruimtestaat opgesteld. Hierin is aangegeven voor welke functies welke hoeveelheid ruimte benodigd is. Verder zijn, waar van toepassing, specifieke aandachtspunten en opmerkingen die voortkomen uit de gevoerde gesprekken benoemd bij de betreffende ruimten. Op de volgende pagina is de ruimtestaat, opgeknipt naar ‘onderdeel’, weergegeven voor één centrale locatie. In totaliteit is er een ruimtebehoefte van circa 1.861m2 BVO (inclusief een gedeelte archiefdepot voor verhuur aan derden (circa 175m2)). Op het moment dat de werkzone en publiek losgeknipt wordt van het archiefdepot ontstaat er enige mate van inefficiëntie en zullen sommige ruimtes dubbel gerealiseerd moeten worden (bijvoorbeeld een beperkte depotruimte bij de werkomgeving/ publieksgebied, sanitair, etc.). Dit resulteert dan ook in een grotere ruimtebehoefte, deze ruimtebehoefte is afhankelijk van de mogelijke huisvestingsscenario’s en de verdeling die daarin gemaakt kan worden.

3.5. Gewenste eigendomssituatie Het Streekarchief is met circa 11 medewerkers een kleine organisatie met een sterke focus op het primaire proces; het beheren van archieven. Om die reden is het niet de wens dat het Streekarchief vastgoed zelf in eigendom krijgt of een eventueel nieuwbouwproject in eigen beheer uitvoert. Een dergelijke constructie brengt een te grote (specialistische) verantwoordelijkheid en uitbreiding van het takenpakket naar het Streekarchief. Dit sluit niet aan bij het expertise en de capaciteit van de organisatie. Het heeft dan ook de voorkeur dat de huisvesting van het Streekarchief in eigendom is en blijft van een van de betreffende gemeenten. Deze hebben namelijk wel de benodigde expertise en formatie om dit te organiseren. Idealiter huurt het Streekarchief deze ruimte tegen een kostprijs dekkend huurtarief voor een lange termijn (bijvoorbeeld 30 - 40 jaar). Om duidelijkheid te creëren tussen huurder (Streekarchief) en verhuurder (een van de gemeenten) dient een zakelijke huurovereenkomst opgesteld te worden met goede afspraken, ook over de facilitaire dienstverlening, structurele huurder/verhuurder overleggen, etc.. Indien er meerdere gebruikers zijn in het betreffende object dienen deze ook meegenomen te worden in de afspraken, overleggen, etc..

De mogelijkheid bestaat ook dat het Streekarchief van een commerciële derde partij of ontwikkelaar ruimte gaat huren. In eerste instantie heeft dit nadrukkelijk niet de

Pagina 8 van 24

voorkeur omdat dit naar verwachting alleen maar een kostenverhogend effect heeft. Een extra (commerciële) tussenpartij zal in de praktijk namelijk altijd ook commerciële doelen nastreven die uiteindelijk betaald moeten worden door de betreffende gemeenten. Een eigendomssituatie met een van de gemeenten als eigenaar voorkomt deze tussenpartij en heeft van daaruit een positief effect op de kosten voor het Streekarchief. Globale ruimtestaat (nader te detailleren in een Programma van Eisen):

Omschrijving Ruimteprogramma

werkpl. (st)

Vergaderpl. (st)

ruimten (st)

m2 per ruimte

m2 totaal gewenst

Opmerkingen

WERKZONES (KANTOOR) Basiswerkplekken Concentratieplek Aanlandplekken Belcel / teamsplek (1p) Vergaderen 15p Vergaderen 4p Pantry kantoor + informele ruimte (tbv pauzes) Printvoorziening/opslag kantoorartikelen Berging + garderobe Scankamer + opslag AV-middelen Opslag verpakkingsmateriaal etc. Facilitaire opslag (schoonmaak, etc.) Sanitaire voorziening

9 2 2 1 15 4 13

1 1 1 1 1 1 1 1 2

8 8 3 3 3 3 30 10 10 40 15 15 5 SUBTOTAAL

72 16 6 3 38 12 30 10 10 40 15 15 10 276

Ook te gebruiken voor cursussen

M2 FNO

PUBLIEK Bezoekershal (ontvangst, etc.) Expositieruimte Ruimte t.b.v. boeken (bibliotheek opstelling) Studiezaal pantry bezoekers & vrijwilligers Berging + garderobe Vrijwilligersruimte Algemene opslag klein Sanitaire voorziening publiek

6

2

1 1 1 1 1 1 1 1 2

30 18 3 10 10 10 10 5 SUBTOTAAL

30 40 18 25 10 10 20 10 10 173

evt. met 'receptie'/ontvangst evt. samen met bezoekershal 98m1 in bibliotheek opstelling 6 personen + 1 wp

2/3 bureaus

M2 FNO

ARCHIEFDEPOT (mobiele) stellingen (SALHA nu+toekomstig) (incl. grotere vaste stellingen en deels gekoeld)

650

Tijdelijke opslag diverse (fin.) admin Ladekasten Opgerolde tekeningen in dozen Huidig verhuur (bezet en vrij) facilitaire opslag Expeditie/Opslag archiefcontainers etc.. Quarantaine ruimte SUBTOTAAL

TOTAAL FUNCTIONEEL NUTTIG VLOEROPPERVLAK

10 28 25 175 15 25 25 953

M2 FNO (175m2 nu voorzien verhuur)

1.402

INSTALLATIE RUIMTEN

ICT ruimte (patch) Meterkast Installatie ruimten

1 1 1

10 3 30 SUBTOTAAL

10 3 30 43

M2

SUBTOTAAL

217 217

M2

VERKEERSRUIMTE

Horizontale verkeersruimte (15%)

15%

TOTAAL NETTO VLOEROPPERVLAK Tarra: constructie, wanddikte, schachten etc

TOTAAL BRUTO VLOEROPPERVLAK

Referentie: 1709501-0010.2.0.

1.662 m2 NVO 12%

199

1.861 m2 BVO

Pagina 9 van 24

4. Afwegingskader en onderliggende argumenten Om de toekomstige huisvestingsscenario’s voor het Streekarchief onderling te kunnen vergelijken is vanuit de verschillende overleggen toegewerkt naar een afwegingskader. Voor dit kader zijn een aantal thema’s beschreven die van belang zijn voor de huisvesting van het Streekarchief en zijn vervolgens per ‘thema’ een aantal ‘criteria’ geformuleerd waarmee het scenario kan worden getoetst aan een bepaald thema. De thema’s en criteria worden in dit hoofdstuk beknopt en in willekeurige volgorde toegelicht.

4.1. Bereikbaarheid & toegankelijkheid Het centrale punt van het Streekarchief dient op een goed bereikbare locatie op grondgebied van een van de gemeentes van het samenwerkingsverband gesitueerd te zijn. Goed bereikbaar in de volledige betekenis van het begrip; met de auto, fiets en OV (op loopafstand). Voor de auto is het hierbij van belang dat er voldoende parkeergelegenheid is (met oplaadfaciliteiten), ook voor mindervaliden, en voor fietsen ook voldoende fietsenstallingen (deels overdekt en afsluitbaar). De huisvesting dient daarbij laagdrempelig toegankelijk te zijn, ook voor mensen met een handicap.

4.2. Veiligheid De veiligheidseisen aan een archiefdienst zijn voor een gedeelte vastgelegd in de Archiefwet. Aanvullende veiligheidseisen bevinden zich met name intern (veiligheidszonering, etc.) en zijn, in de basis, in ieder gebouw te realiseren.

4.3. Ruimtelijke inpasbaarheid & functionaliteit In hoeverre kan het scenario voldoen aan de ruimtebehoefte die voortkomt uit de opgestelde ruimtestaat. Kunnen de ruimtes efficiënt/functioneel gerealiseerd worden en ontstaan hiermee samenhangende, compacte en multifunctionele ruimtes?

4.4. Kwaliteit & professionaliteit In hoeverre is het mogelijk om een kwalitatief goede werkomgeving te creëren binnen het scenario die aansluit bij de huidige kwaliteitsstandaarden; zowel qua binnenklimaat als andere moderne faciliteiten en een gezonde omgeving. Een kwalitatief goede werkomgeving resulteert ook in goed werkgeverschap en bevordert de

Referentie: 1709501-0010.2.0.

aantrekkelijkheid van de organisatie. Het Streekarchief is een professionele organisatie; de kwaliteit van de werkplekken en het binnenklimaat dient daarbij minimaal van hetzelfde niveau te zijn als de werkplekken van de deelnemende gemeenten. Voor wat betreft de kwaliteit van de depotruimte is het realiseren van de wettelijke vereisten uit de Archiefwet het minimale uitgangspunt.

4.5. Duurzaamheid Gemeenten hebben een maatschappelijke voorbeeldfunctie als het gaat om duurzaamheid, dit geldt ook voor organisaties die opereren in opdracht van de gemeenten. De precieze duurzaamheidsambities kunnen per huisvestingsscenario verschillen. Immers het behouden van een bestaand, eventueel monumentaal, gebouw is op een bepaalde manier ook duurzaam. Voor nieuwbouw geldt energieneutraliteit als uitgangspunt, voor bestaande gebouwen dient dit zoveel als mogelijk, en redelijkerwijs haalbaar, gerealiseerd te worden.

4.6. Representativiteit Het gebouw dient herkenbaar te zijn als Streekarchief en een welkome aansprekende uitstraling te hebben. Inwoners en geïnteresseerden moeten weten waar ze naar toe kunnen en het gebouw waarin dit gehuisvest is moet aansluiten bij dat verwachtingspatroon. Vanuit die gedachte zou het Streekarchief dan ook bij voorkeur centraal in de gemeenschap in een van de gemeentes gesitueerd zijn, op een herkenbare locatie. Voor representativiteit en herkenbaarheid kán het Streekarchief gehuisvest zijn in een monumentaal gebouw/historische omgeving maar dat is geen vereiste. Zolang de huisvesting maar herkenbaar en welkom is. Wanneer er een splitsing in functies ontstaat en er een separaat archiefdepot gerealiseerd wordt is het ook voor deze locatie van belang dat deze representatief en aansprekend is.

4.7. Aantal locaties Vanuit efficiëntie is het voor het Streekarchief een pre wanneer er op één locatie gehuisvest kan worden. Dit betekent een gecombineerde locatie voor kantoor, publieke dienstverlening én het totale archiefdepot. Echter wanneer een bepaald scenario op de andere kwalitatieve criteria (zeer) kansrijk is en er in de directe nabijheid (circa 2km) een mogelijkheid gevonden kan worden voor het archiefdepot dan behoort dat ook tot de mogelijkheden.

Pagina 10 van 24

4.8. Financiële kaders Het Streekarchief is geen eigenaar van de gebouwen die zij gebruikt. De gebouwen zijn in eigendom van de betreffende gemeenten en het Streekarchief is huurder, ook voor de toekomst is dit nadrukkelijk het gewenste scenario. Dit betekent dat de financiële kaders met betrekking tot de huisvesting primair gevormd worden door de “kostprijs dekkende” huur die de betreffende gemeente hanteert voor het betreffende gebouw aangevuld met service-/exploitatiekosten, eventueel nog losse verbruikskosten en aanvullende kosten zoals verzekering en beveiliging. Het Streekarchief maakt momenteel gebruik van 3 locaties voor de huur en servicekosten daarvan houdt de organisatie, conform begroting 2023, rekening met onderstaande huisvestingslasten: Stadhuis Depot Depot Heusden Zaltbommel Demer Huur (geïndexeerd naar 2023) € 169.312 € 46.018 € 39.054 Huur / m2 (globaal) Gemiddelde huur per m2

Aandeel in Exploitatielasten (geïndexeerd naar 2023) Div. kosten Verbruikskosten Div kleine posten (klein onderhoud,

€ 257,-/m2

€ 78,-/m2 € 177,-/m2

€ 197,-/m2

€ 47.936 € 12.838 € 7.600 € 7.500

beveiliging, etc.)

Totaal jaarlijkse huisvestingslasten

€ 330.258,-

Totale lasten/m2 (circa 1.440m2 huidige situatie)

€ 229,- /m2

Omdat dit het bedrag dat is opgenomen in de begroting van het Streekarchief vormt dat ook het vertrekpunt in de vergelijking van de lasten voor de toekomstige huisvesting. Dit betekent dat de initiële investeringen die benodigd zijn om een toekomstig huisvestingsscenario te realiseren teruggerekend worden naar de toekomstige jaarlijkse huisvestingslasten voor het Streekarchief. Hiervoor wordt, in overleg met de experts van de betreffende gemeente, een langlopende kostprijs dekkende huur en servicekosten bepaald.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Op basis daarvan kan de vergelijking gemaakt worden tussen de toekomstige en de huidige huisvestingslasten om van daaruit een volledig onderbouwde afweging te maken. Hoewel de hoogte van de huidige huisvestingslasten het uitgangspunt vormen is het de reële verwachting dat de toekomstige huisvestingslasten (na het realiseren van toekomstbestendige, kwalitatief goede en duurzame huisvesting) hoger uit gaan vallen voor het Streekarchief en daarmee dus ook voor de gemeenten. Een (ver)nieuw(d) gebouw kent immers per definitie hogere kapitaallasten dan een gebouw dat al voor lange tijd bestaat en geen hoge boekwaarde of kapitaallasten meer heeft. Daarbij is in de naastgelegen tabel zichtbaar dat voor het archiefdepot in Zaltbommel op dit moment een zeer laag huurtarief gehanteerd wordt. Dit huurtarief ligt ruim onder de markt en komt waarschijnlijk voort uit het feit dat het een ‘afgeschreven gebouw’ betreft dat op de nominatie staat tot herontwikkeling. De afgelopen jaren is hier door het Streekarchief ‘voordelig’ gebruik van gemaakt, overgang naar een nieuwe situatie zal voor deze meters altijd een (aanzienlijke) stijging van de huurkosten met zich mee brengen. Daarnaast gaat het Streekarchief in de toekomstige situatie ook meer meters gebruiken. Dit resulteert automatisch ook in hogere totale huisvestingslasten.

Wanneer er gekozen wordt voor een scenario waarbij bestaand vastgoed, in eigendom van een van de gemeenten, een grote rol speelt (bijv. het stadhuis in Heusdenvesting) dan dient er een goede demarcatie gemaakt te worden m.b.t. welk deel van de investering ‘ten laste’ gebracht kan worden van het Streekarchief. Bijvoorbeeld voor de casus van het oude Stadhuis in Heusdenvesting geldt dat dit gebouw op (korte) termijn sowieso een kwalitatieve upgrade nodig heeft alsook (aanzienlijke) verduurzaming, ongeacht of het Streekarchief hier wel of geen gebruik van blijft maken. Het zijn dus met name de kosten voor interne verbouwing en gedeeltelijk de verduurzaming, etc. die doorgerekend kunnen worden naar een nieuwe kostprijs dekkende huur. Wanneer er elders nieuwbouw wordt gerealiseerd voor het Streekarchief is dat vanzelfsprekend anders, hoewel dit gebouw in eigendom blijft van een van de gemeenten wordt hier wel een volledig nieuw gebouw gerealiseerd t.b.v. het Streekarchief (zolang er geen functies worden toegevoegd vanuit de gemeente of extra meters worden gerealiseerd). Dit maakt dat de investering ook voor een groot

Pagina 11 van 24

gedeelte een-op-een kan worden door vertaald naar een kostprijs dekkend huurtarief voor dit gebouw. Na de keuze voor een voorkeursscenario wordt verder in gegaan op de financiële consequenties van dat scenario waarbij ook de vergelijking gemaakt wordt met de huidige (begrootte) huisvestingslasten en in hoeverre daarbij sprake is van een ‘overschrijding’ van het in de begroting opgenomen bedrag.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 12 van 24

5. Multicriteria-analyse In dit hoofdstuk worden de verschillende huisvestingsscenario’s van het Streekarchief getoetst aan het in hoofdstuk 4 beschreven afwegingskader. Per scenario resulteert dit in een multicriteria-analyse waarin de kwalitatieve kenmerken van het scenario voor ieder criteria objectief getoetst worden. In paragraaf 5.3 worden deze afzonderlijke analyses samengevoegd in een totaaloverzicht. Op basis hiervan kunnen scenario’s onderling vergeleken worden. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 27 maart 2023 is door alle vertegenwoordigde gemeenten uitgesproken dat het de wens is dat huisvesting van het Streekarchief in principe plaatsvindt binnen de gemeente Heusden, deze gemeente heeft daarvoor ook een aantal concrete scenario’s aangedragen. Gemeente Altena heeft aangegeven geen concrete opties te hebben, gemeente Waalwijk heeft aangegeven wel enkele mogelijkheden te kunnen onderzoeken voor wanneer er in Heusden geen passend scenario gevonden kan worden. De scenario’s zoals beschreven in 5.1 bevatten dan ook enkel scenario’s in de gemeente Heusden.

technische beschouwing van de renovatie mogelijkheden, dient verder te worden uitgewerkt in de vervolgfase. Het ‘hoofd’ archiefdepot kan in dit scenario niet ingepast worden in hetzelfde gebouw. Hiervoor zou gebruik gemaakt kunnen worden van scenario 2 (nieuwbouw van een archiefdepot op een perceel in Heesbeen). Het perceel in Heesbeen bevindt zich (zeer) nabij het oude stadhuis in Heusden vesting (slechts 1.8km). Scenario 1 resulteert daarmee uiteindelijk in 2 locaties (Heusdenvesting & Heesbeen).

5.1.2 Scenario 2: Nieuwbouw perceel Heesbeen Scenario 2 is een nieuwbouw scenario in de gemeente Heusden, op het perceel Heesbeen is er ruimte voor de depotruimtes. Dit scenario is een combinatie met scenario 1. Om het totaal te kunnen huisvesten, in combinatie met scenario 1, is er circa 1.100m2 BVO benodigd aan archiefdepot en direct aanverwante ruimten. Omschrijving Ruimteprogramma

5.1. Potentiële huisvestingsscenario’s De potentiële huisvestingsscenario’s voor deze studie zijn: • Scenario 1: Renovatie stadhuis Heusdenvesting • Scenario 2: Nieuwbouw Perceel Heesbeen (in combinatie met scenario 1) • Scenario 3: Renovatie voorste deel gemeentehuis Drunen (mogelijk deels uitbreiden) • Scenario 4: Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen

werkpl. (st)

Vergaderpl. ruimten (st) (st)

m2 per ruimte

m2 totaal gewenst

16

Opmerkingen

ARCHIEFDEPOT Kantoor

2

1

16

Kantine/ overlegplek (mobiele) stellingen (SALHA nu+toekomstig) (incl. grotere vaste stellingen en deels gekoeld) Tijdelijke opslag diverse (fin.) admin Ladekasten Opgerolde tekeningen in dozen Huidig verhuur (bezet en vrij) Facilitaire opslag Expeditie/Opslag archiefcontainers etc.. Quarantaine ruimte

6

1

30

30 650

SUBTOTAAL

10 28 25 175 15 30 30 1009

5.1.1 Scenario 1: Renovatie stadhuis Heusdenvesting

MINUS ARCHIEFDEPOT PELSESTRAAT Minus archiefdepot op de Pelsestraat

175

In dit scenario blijven de kantoren en de publieke dienstverlening van het Streekarchief gesitueerd in het oude stadhuis in Heusden vesting. Om dit gebouw aan te laten sluiten bij de huidige wensen en eisen wordt een grootschalige renovatie en verduurzaming voorzien. De exacte ambities van deze ingreep zijn op dit moment nog niet volledig duidelijk. Om de ruimte in het gebouw optimaal te benutten wordt er bij dit scenario ook uitgegaan van een volledige nieuwe inpassing/inrichting van de begane grond van het gebouw. De archiefdepot ruimte in de kelder wordt hierbij gehandhaafd, in totaal betreft dit circa 880 m2 bvo. De precieze inpassing, in combinatie met een

TOTAAL FUNCTIONEEL NUTTIG VLOEROPPERVLAK

834

M2 FNO (175m2 nu voorzien verhuur)

INSTALLATIE RUIMTEN

ICT ruimte (patch) Meterkast Installatie ruimten

1 1 1

10 3 30 SUBTOTAAL

10 3 7 20

M2

15% SUBTOTAAL

128 128

M2

982

m2 NVO

VERKEERSRUIMTE

Horizontale verkeersruimte (15%)

TOTAAL NETTO VLOEROPPERVLAK Tarra: constructie, wanddikte, schachten etc

TOTAAL BRUTO VLOEROPPERVLAK

12%

118

1.100 m2 BVO

Figuur 1 Ruimtestaat scenario 2

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Pagina 13 van 24

5.1.3 Scenario 3: Renovatie voorste gedeelte gemeentehuis Drunen In dit scenario wordt de publieke dienstverlening en de kantoren ingepast in het voorste gedeelte van het gemeentehuis in Drunen. Afhankelijk van een momenteel lopende scenariostudie naar het toekomstige gemeentehuis van de gemeente Heusden komt dit gebouw op termijn mogelijk vrij. Voor inpassing van het Streekarchief dient het pand gerenoveerd te worden en te worden voorzien van een volledig nieuw inbouwpakket. Ook hier geldt dat het archiefdepot elders gehuisvest moet worden. Wederom kan hiervoor gebruik gemaakt worden van het perceel in Heesbeen, echter bevindt zich dat op circa 6,5km afstand. Door het archiefdepot elders te positioneren blijft het perceel achter het stadhuis in Drunen onbenut waardoor het gehele terrein gebruikt kan worden voor een mogelijke herontwikkeling.

5.1.4 Scenario 4: Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen Scenario 4 is een nieuwbouw scenario in Vlijmen aan de Nassau Dwarsstraat. Deze locatie ligt in/aan een woonwijk. Om die reden zou het haalbaar kunnen zijn om een MFA te realiseren met meerdere functies waaronder de publieksfuncties en kantooromgeving van het Streekarchief. Vanwege deze locatie lijkt realisatie van het volledige archiefdepot op deze locatie minder voor de hand liggend. Ook bij dit scenario zal de depotfunctie naar verwachting op een nadere plaats gerealiseerd moeten worden, ook hier bijvoorbeeld in combinatie met scenario 2.

5.2. Multicriteria-analyse scenario’s In deze paragraaf worden de verschillende huisvestingsscenario zoals gepresenteerd in paragraaf 5.1 getoetst aan het in hoofdstuk 4 beschreven afwegingskader. Per scenario resulteert dit in een multicriteria-analyse waarin de kwalitatieve kenmerken van het scenario voor ieder criteria objectief worden getoetst. In paragraaf 5.3 worden deze afzonderlijke analyses samengevoegd in een totaaloverzicht. Op basis hiervan kunnen de scenario’s onderling vergeleken worden. In hoofdstuk 6 worden de financiële consequenties daarbij inzichtelijk gemaakt.

5.2.1 Scenario 1: Renovatie stadhuis Heusdenvesting

Dit scenario zal in combinatie met een ander scenario (bij voorkeur scenario 2 vanwege de nabijheid) uitgevoerd moeten worden. Scenario 1 scoort gemiddeld vrij goed op de kwalitatieve criteria. Het uitgangspunt is dat het oude stadhuis volledig van een nieuw inbouwpakket wordt voorzien, nieuwe technische installaties krijgt en ook aanzienlijk wordt verduurzaamd. Hierdoor kan een omgeving gecreëerd worden die optimaal aansluit bij de wensen en eisen van het Streekarchief. De bereikbaarheid scoort goed; Heusden vesting is redelijk te bereiken met het OV en vanuit het werkgebied prima te bereiken met de auto. Met name het parkeren (openbaar) en het stallen van fietsen is een aandachtspunt. Een ander aandachtspunt betreft de twee locaties. Het archiefdepot kan niet (goed) worden ingepast in het oude stadhuis. Hiervoor dient elders een depot gerealiseerd te worden. Wanneer hiervoor het perceel in scenario 2 gebruikt kan worden dan bevindt dit zich zeer nabij (1.8 km) het oude stadhuis. Dit zou voor het Streekarchief acceptabel zijn omdat de andere kwalitatieve criteria goed beoordeeld worden. 1.

Renovatie stadhuis Heusden vesting

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

+

Parkeren auto’s en fietsenstalling zijn aandachtspunt.

Veiligheid

++

Naar wens te realiseren

Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit

++

Kwaliteit en professionaliteit

++

Duurzaamheid

++

Representativiteit

++

Aantal Locaties

+

Doorlooptijd

++

Naastgelegen overzicht geeft de beoordeling weer van scenario 1 a.d.h.v. het geformuleerde afwegingskader.

++ Goed Referentie: 1709501-0010.2.0.

+ Voldoende

+/- Matig

Volledig nieuwe en functionele inpassing in stadhuis + nieuwbouw archiefdepot Volledig nieuw inbouwpakket, klimaatinstallaties, etc. realiseerbaar. Samen met nieuwbouw archiefdepot Gemeente heeft aangegeven fors te willen verduurzamen, exacte uitwerking nog onbekend, betreft geen historisch gebouw dus technisch (veel) mogelijk. Object met karakter en herkenbaar in het centraal in Heusden vesting Scenario scoort goed op kwalitatieve criteria, daarmee is 2 locaties acceptabel. Perceel Heesbeen bevindt zich op circa 1.8km Gemeente heeft aangegeven op korte termijn over te kunnen gaan tot verdere planvorming en uitvoering.

- Onvoldoende

-- Slecht

0 = N.t.b. Pagina 14 van 24

5.2.2 Scenario 2: Nieuwbouw perceel Heesbeen Onderstaand overzicht geeft de beoordeling weer van scenario 2 a.d.h.v. het geformuleerde afwegingskader. Aangezien scenario 2 een nieuwbouw scenario is scoort dit scenario op bijna alle punten zeer goed. Een nieuw gebouw is immers volledig te realiseren naar de wensen en eisen van de gebruiker. Representativiteit scoort ‘matig’, dit komt met name omdat de locatie voor het gedeelte publieke dienstverlening als ook kantoren minder representatief dan wel aantrekkelijk is. Voor het archiefdepot voldoet deze locatie daarentegen meer dan prima. 2.

Nieuwbouw perceel Heesbeen

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

++

Locatie is goed bereikbaar, parkeren op eigen terrein geeft mogelijkheden.

Veiligheid

++

Naar wens te realiseren

Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit

++

Kwaliteit en professionaliteit

++

Duurzaamheid

++

Representativiteit

+/-

Betreft nieuwbouw dus optimale inpasbaarheid en functionaliteit. Kwalitatief en qua professionaliteit een optimale ruimte realiseerbaar. Echter de locatie is minder aansprekend voor de publieksfunctie. Nieuwbouw dus optimaal (ENG) te realiseren Voor publieke dienstverlening is de locatie minder representatief. Voor enkel depotfunctie zou het prima voldoen.

Aantal Locaties

++

1 locatie

Doorlooptijd

++

Grond in eigendom van de gemeente, zou op korte termijn opgestart kunnen worden.

++ Goed

+ Voldoende

+/- Matig

- Onvoldoende

-- Slecht

0 = N.t.b.

5.2.3 Scenario 3: Renovatie voorste gedeelte gemeentehuis Drunen Onderstaand overzicht geeft de beoordeling weer van scenario 3 a.d.h.v. het geformuleerde afwegingskader.

Scenario 3 scoort gemiddeld gezien ‘matig’. Het gebouw leent zich iets minder voor een inpassing dan het oude stadhuis in Heusden, dat komt met name door het noodzakelijke gebruik van meerdere verdiepingen. Daarbij is dit een historisch object wat ook beperkingen met zich mee brengt in de mogelijke aanpassingen etc.. Feitelijk zijn er twee mogelijkheden. In de mogelijkheid waarbij een combinatie met het archiefdepot ontstaat op dezelfde plek is de ‘versnippering’ van het depot over meerdere verdiepingen een aandachtspunt. Daarbij dient ook aanvullend onderzoek gedaan te worden naar de maximale belasting van de verdiepingsvloeren t.b.v. het gewicht van de depotstellingen. 3.

Renovatie voorste gedeelte gemeentehuis Drunen

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

+

Goed bereikbaar, voldoende parkeergelegenheid en creëren afgesloten fietsenstalling is mogelijk. Toegankelijkheid aandachtspunt; wanneer dienstverlening op 1e verdieping komt is dat mogelijk een barrière.

Veiligheid

++

Naar wens te realiseren

Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit

-

Kwaliteit en professionaliteit

+/-

Duurzaamheid

+

Representativiteit

++

Aantal Locaties

+

Doorlooptijd

-(-)

++ Goed Referentie: 1709501-0010.2.0.

+ Voldoende

+/- Matig

Inpassing en indien combinatie met archiefdepot ook een uitbreiding. Inpassing in het oude gemeentehuis suboptimaal (gefragmenteerd over meerdere verdiepingen) Volledig nieuw inbouwpakket, klimaatinstallaties, etc. realiseerbaar. Versnipperd depot (meerdere verdiepingen). Verduurzaming mogelijk, betreft wel een historisch object. Maar het in gebruik houden daarvan is ook een vorm van duurzaamheid. Object met karakter gelegen in het centrum. 1 locatie mogelijk (met beperkingen). Andere variant 2 locaties ook mogelijk, maar kent aanzienlijk langere afstanden. Interne verbouwing en nieuwbouw/uitbreiding depot. Afhankelijkheid andere ontwikkelingen.

- Onvoldoende

-- Slecht

0 = N.t.b. Pagina 15 van 24

Wanneer het archiefdepot elders gerealiseerd wordt (bijvoorbeeld bij scenario 2 of 5) scoort de locatie in Drunen nog steeds niet meer dan redelijk. Het gebouw kent beperkingen en de afhankelijkheid van een andere (lopende) ontwikkeling rondom het gemeentehuis van de gemeente Heusden maakt dat doorlooptijd op dit moment nog erg onzeker is.

5.2.4 Scenario 4: Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen Onderstaand overzicht geeft de beoordeling weer van scenario 4 a.d.h.v. het geformuleerde afwegingskader. Scenario 4 is een lastig te beoordelen scenario. Er is veel onduidelijkheid over de haalbaarheid en wenselijkheid om op dit perceel het Streekarchief te huisvesten. Het betreft een nieuwbouw situatie wat qua kwaliteit, professionaliteit en duurzaamheid veel mogelijkheden creëert. Echter ontstaat daarbij ook de vraag in hoeverre deze plek wenselijk is voor de huisvesting van het Streekarchief. 4.

Wanneer het realiseren van één centrale locatie niet haalbaar is (wat aannemelijk lijkt gezien de locatie) dan is een tweede locatie (voor het archiefdepot) noodzakelijk. Voor deze 2e locatie zou het perceel in Heesbeen (scenario 2) gebruikt kunnen worden echter is deze afstand bijna 10km. Omdat dit scenario op een aantal van de kwalitatieve criteria minder goed scoort als ook de doorlooptijd/haalbaarheid (zeer) onzeker is, is het de vraag in hoeverre dit een gewenst scenario betreft.

Nieuwbouw Nassau Dwarsstraat Vlijmen

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

-

Beperkt/niet bereikbaar met OV. Gelegen aan de rand van het werkgebied

Veiligheid

++

Naar wens te realiseren

Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit

++

Kwaliteit en professionaliteit

+

Duurzaamheid

++

Representativiteit

-

Aantal Locaties

--

Doorlooptijd

++ Goed

+ Voldoende

Referentie: 1709501-0010.2.0.

+/- Matig

Betreft nieuwbouw dus optimale inpasbaarheid en functionaliteit. Kwalitatief en qua professionaliteit een optimale ruimte realiseerbaar. Echter de locatie (woonwijk) is minder aansprekend voor de publieksfunctie. Nieuwbouw dus optimaal (ENG) te realiseren Locatie niet bijzonder representatief voor archiefdienst. Afhankelijk van bijkomende functies (MFA) 2 locaties, onduidelijk of combinatie met depot mogelijk/wenselijk is. Tevens grotere afstanden tot andere percelen. Bestemmingsplan wijziging noodzakelijk en perceel is gelegen aan/in woonwijk. Doorlooptijd/haalbaarheid vormt daarmee een reëel risico

- Onvoldoende

-- Slecht

0 = N.t.b.

Pagina 16 van 24

5.3. Totaal overzicht MCA Zoals reeds benoemd zijn er een aantal scenario’s op dit moment moeilijk te beoordelen, er is veel onzekerheid en/of onduidelijkheid wanneer deze beschikbaar komen en wat deze vervolgens precies inhouden. Het betreft daarbij in ieder geval de scenario’s 4 (Vlijmen) en in zekere mate scenario 3 (Drunen). De andere scenario’s (1, en 2) liggen relatief dichtbij elkaar. De afweging is daar bijna terug te brengen tot de vraag hoeveel waarde er gehecht wordt aan het creëren van één locatie t.o.v. het ‘in stand houden’ van de reeds bestaande locatie in het oude stadhuis in Heusden vesting. Beide scenario’s (of een combinatie daarvan) kunnen resulteren in kwalitatief goede, functionele, toekomstbestendige en duurzame huisvesting die aansluit bij de wensen en eisen van het Streekarchief.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

5.4. Voorkeursscenario In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 27 maart 2023 is door de leden van het AB de voorkeur uitgesproken voor een combinatie voorkeursscenario van scenario 1 (oude stadhuis in Heusdenvesting) voor het kantoor- en publieksgedeelte en een gedeelte van het archiefdepot van het Streekarchief en scenario 2 een nieuwbouw archiefdepot op een perceel in Heesbeen. Dit voorkeursscenario is vervolgens ook gepresenteerd tijdens een gezamenlijke informatie avond voor de gemeenteraden op 15 mei 2023.

Pagina 17 van 24

6. Financiële doorrekening De financiële consequenties van de verschillende scenario’s vormen een onderdeel van een scenariokeuze. Om dit te kunnen beoordelen zijn er financiële doorrekeningen gemaakt van de investeringskosten. In dit hoofdstuk worden de gehanteerde methodiek om te komen tot de investeringskostenraming beknopt toegelicht.

6.1. Toelichting op financiële doorrekeningen Er is een volledige investerings- en bouwkosten berekening gemaakt voor de ‘nieuwbouw’ scenario’s. Daarbij zijn verschillende mogelijkheden uitgewerkt: • Een nieuwbouw archiefdepot (zonder kantoor (enkel direct noodzakelijk) en publiek, circa 1.100 m2 BVO) • Een combinatie nieuwbouw (totaal: kantoor + publiek + archiefdepot; circa 1.861m2 BVO) De omvang (m2 BVO) van deze ‘mogelijkheden’ is gebaseerd op het in hoofdstuk 3 beschreven beknopt programma van eisen. Wanneer er gebruik gemaakt gaat worden van een bestaand gebouw of een combinatie hiervan (zoals het voorkeursscenario) dan is het mogelijk dat deze metrages net anders uitpakken. Er dient in de volgende fase altijd een gedetailleerde inpassingsstudie gedaan te worden om te beoordelen of het beschikbare metrage van voldoende omvang is om het Streekarchief te kunnen huisvesten. Daarbij resulteert een wijziging in het metrage altijd in een wijziging in de investeringskosten en mogelijk ook in de kosten per m2 (schaalvoordelen, etc.). De bouwkosten omvatten de kosten voor bouwkundige werken, W-installaties, Einstallaties, vaste inrichting en voorzieningen, terrein en algemene uitvoeringskosten. In de vertaling van bouwkosten naar investeringskosten worden daarnaast ook de grond- en terreinkosten, bijkomende kosten en onvoorziene kosten berekend.

Het gehanteerde prijspeil betreft 1 januari 2023, alle kosten betreffen kosten inclusief btw of een mengpercentage, tenzij anders vermeld.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

6.2. Referentiekader investeringskosten Voor de genoemde ‘mogelijkheden’ binnen de nieuwbouwscenario’s zijn begrotingen gemaakt van de investerings- en bouwkosten (conform NEN2699). In onderstaande tabel worden de investeringskosten samengevat. Voor de kosten van grondverwerving is in deze fase, in overleg met de gemeente, een generieke aanname gedaan. Na besluitvorming dient dit verder worden uitgewerkt. Prijspeil 1-1-2023 (incl. btw)

Nieuwbouw archiefdepot

Combinatie nieuwbouw

Investeringskosten (incl. BTW) Investeringskosten /m2 Grondverwerving Totaal

€ 3.449.000,€ 3.135,-/m2 € 500.000,€ 3.949.000,-

€ 6.230.000,€ 3.348,-/m2 € 500.000,€ 6.730.000,-

Een volledige ‘combinatie nieuwbouw’ kost circa € 6.7 miljoen (incl. grondverwerving), het realiseren van een solitair archiefdepot circa € 3.9 miljoen (conform genoemd metrage, inclusief verwerving grond). Het realiseren van een solitair archiefdepot is, conform het voorkeursscenario, in ieder geval noodzakelijk. Wanneer er gekozen wordt voor een solitair archiefdepot komen daar uiteindelijk vanzelfsprekend de kosten nog bovenop die benodigd zijn voor het aanpassen van bijvoorbeeld scenario 1; het bestaande stadhuis in Heusden. Daarbij is het de vraag welk gedeelte van die kosten ‘doorbelast’ kunnen worden aan het Streekarchief, zoals besproken in paragraaf 4.8. Het betreft immers ook bestaand vastgoed in eigendom van een gemeente dat sowieso (op termijn) investeringen behoeft. Voor nu zijn de bedragen en ook de doorrekening van het voorkeursscenario (paragraaf 6.2 en 6.3) met name richtinggevend. Na besluitvorming over de ‘richting’ (het toekomstscenario) kan in de volgende fase nadere detaillering plaatsvinden (PvE, etc.). Op basis hiervan kan vervolgens ook een meer gerichte kostenraming worden gemaakt.

Pagina 18 van 24

6.3. Financiële doorrekening voorkeursscenario 6.3.1 Uitgangspunt voorkeursscenario Zoals beschreven in paragraaf 5.4 is door het AB van het Streekarchief, mede op basis van de multicriteria-analyse, de voorkeur uitgesproken voor een combinatiescenario van het oude stadhuis in Heusdenvesting t.b.v. het kantoor en publieksgedeelte (en beperkt archiefdepot) en een nieuwbouw van het centrale archiefdepot op een perceel in Heesbeen. Omdat het een gedeeltelijke inpassing betreft zijn de exacte specificaties qua metrage afwijkend van hetgeen ‘technisch’ benodigd is conform het ruimteprogramma. Voor nu is er voor de locatie in Heusdenvesting een inpassing gedaan (volledige herinrichting van de begane grond en blijvend gebruik bestaande archiefruimte; circa 880m2 bvo), voor het nieuw te bouwen depot in Heesbeen is op basis daarvan de berekening gemaakt dat er nog circa 1.100 m2 BVO gebouwd dient te worden t.b.v. het centrale archiefdepot en de direct aanverwante (facilitaire) ruimten. In de volgende fase (opstellen van het Programma van Eisen) dient dit nader uitgewerkt te worden, mogelijk dient het ‘te bouwen metrage’ op basis daarvan herijkt te worden.

6.3.2 Investeringskosten voorkeursscenario Zoals beschreven in paragraaf 6.2 bedragen de kosten voor het nieuw te bouwen archiefdepot in Heesbeen (1.100m2) circa € 3.449.000,- (incl. btw, prijspeil 1-1-2023). Daarbovenop komen nog de kosten voor het verwerven van de grond, deze post is voor nu ingeschat op een bedrag van circa € 500.000,-. Dit brengt de totale investering voor het realiseren van een centraal archiefdepot in Heesbeen op € 3.949.000,- (incl. btw). Conform een van de eerste uitgangspunt komt het vastgoed in eigendom van de gemeente waarin het gesitueerd is. In dit geval zal gemeente Heusden dus de initiële investering dragen voor het realiseren van dit archiefdepot en daarvoor ook het eigendom krijgen. Met de andere gemeenten worden afspraken gemaakt of het langjarig gebruik hiervan, dit vormt daarmee de langjarige dekking van een gedeelte van deze initiële investering.

Referentie: 1709501-0010.2.0.

Naast het realiseren van een centraal archiefdepot in Heesbeen dient in het voorkeursscenario ook het oude stadhuis in Heusdenvesting grootschalig gerenoveerd te worden. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: • Verduurzaming naar een energiearm en gasloos gebouw (exacte mogelijkheden nader te definiëren) • Volledige vernieuwing inbouwpakket ruimtes Streekarchief • Vernieuwing/renovatie/verbetering van (klimaat)installaties, verticale verkeersruimtes, etc. • Levensduurverlening voor minimaal 30 jaar Door de gemeente Heusden (in overleg met een onafhankelijke calculator) zijn de kosten van deze grootschalige en levensduurverlengende renovatie van het totale gebouw ingeschat op circa € 5.050.000 (incl. btw). Omdat het Streekarchief niet het gehele gebouw gebruikt (circa 61% van het metrage conform opgave gemeente Heusden) is ongeveer € 3.080.500 van deze totale investering toe te rekenen aan de ruimtes van het Streekarchief. Voor beide locaties van het Streekarchief komt dat daarmee op een investering van circa € 7.029.000,- (incl. btw). Zoals eerder beschreven is de hoogte van de initiële investering voor de jaarlijkse lasten van het Streekarchief minder van belang.

De investeringen worden gedaan door de gemeente Heusden, het gaat er voornamelijk om welke kostprijs dekkende huurtarieven en servicekosten de gemeente berekend om de investering en de jaarlijkse exploitatiekosten langjarig te kunnen dekken. Deze worden verder nog aangevuld met de verbruikskosten (elektra) en eventuele bijkomende kosten welke direct voor rekening van het Streekarchief komen.

6.3.3 Doorrekening toekomstige huisvestingslasten 6.3.3.1 Berekening huurprijs De gemeente Heusden heeft op basis van de initiële investeringen een huurprijs berekend op basis van de te verwachten exploitatiekosten. Voor het nieuw te bouwen archiefdepot in Heesbeen komt deze huurprijs op € 172,67/m2 (totaal: € 189.937/jaar) Voor de meters die het Streekarchief gaat gebruiken in het gerenoveerd stadhuis in Heusdenvesting wordt een huurprijs gehanteerd van € 198,60/m2 (totaal circa: € 174.745/jaar). De totale ‘kale huur’ van de toekomstige huisvesting van het Streekarchief komt daarmee op € 364.682,- per jaar. Deze bedragen zijn excl. btw.

Pagina 19 van 24

6.3.3.2 Servicekosten Op dit moment bedraagt de bijdrage in de exploitatiekosten in het stadhuis in Heusdenvesting circa € 48.000 (incl. G/W/L). Hier is de voor de gemeente Heusden de laatste jaren een structureel tekort ontstaan in het uitvoeren van onderhoud en de gestegen kosten voor gas en elektra. De gemeente Heusden geeft aan dat het conform kengetallen (o.a. NVM en OGwijzer) gebruikelijk is om circa 15% van de huurprijs te hanteren voor de servicekosten (excl. G/W/L). Het uitgangspunt is dat de verschillende ruimtes die gehuurd gaan worden door het Streekarchief in het oude stadhuis in Heusdenvesting worden voorzien van een tussenmeter zodat het Streekarchief zelf contracten afsluit voor gas, water en licht. De servicekosten komen hiermee voor het Archiefdepot in Heesbeen op circa € 28.491/jaar en voor de huisvesting in Heusdenvesting op circa € 26.212/jaar. De totale servicekosten (excl. G/W/L) komen daarmee op € 54.703,- per jaar. Deze servicekosten bevatten alle vastgoedbeheerstaken zoals (klein) onderhoud, contractonderhoud, schoonmaak, brandbeveiliging, vuilverwerking, etc.. 6.3.3.3 Verbruikskosten en andere (kleine) huisvestingslasten Het bepalen van de exacte verbruikskosten is in dit stadium lastig.

Voor het gebouw in Heusdenvesting wordt een aanzienlijke verduurzaming voorzien waarvan de exacte specificaties op dit moment nog niet duidelijk zijn, het is in ieder geval de ambitie om dit gebouw gasloos en ‘energiearm’ te maken. Bij het opstellen van huurcontracten is circa 20% van de huurprijs gebruikelijk om te rekenen voor de verbruikskosten (circa € 35.000/jaar). Echter omdat het in de nieuwe situatie een gasloos en energiearm gebouw betreft is voor nu het uitgangspunt gehanteerd dat dat percentage aan de hoge kant is. Om die reden rekenen we voor nu met een percentage van 12,5% van de huurprijs van de ruimtes in Heusdenvesting. Voor deze locatie komt dat neer op een totaal aan verbruikskosten van circa € 22.000,-/jaar.

verbruik gaat zijn. Omdat dit verbruik naar verwachting relatief laag is rekenen we voor nu met 5% van de totale huursom. Voor deze locatie komt dat neer op een totaal aan verbruikskosten (water en elektra) van circa € 9.497,-/jaar. Daarmee komen de totale verbruikskosten voor beide locaties op € 31.497,-/jaar. In een volgende fase, wanneer meer details inzichtelijk zijn, kan hier een nadere berekening van gemaakt worden. Op dit moment zijn er nog diverse andere (kleine) huisvestingslasten voor bijvoorbeeld beveiliging etc. Deze post bedraagt op dit moment circa € 7.500,- (conform begroting). Om dat op dit moment geen nauwkeurigere aanname mogelijk is wordt dit bedrag gehanteerd t.b.v. ‘overige huisvestingslasten’ en voor nu naar rato verdeeld over beide locaties (respectievelijk € 3.989 en € 3.510). 6.3.3.4 Samenvattend overzicht toekomstige huisvestingslasten Het geheel van de sub paragrafen 6.3.3.1 t/m 6.3.3.3 is samengevat in de tabel op de volgende pagina, hierin wordt ook de vergelijking gemaakt met de huidige huisvestingslasten. Het is hierbij belangrijk om te vermelden dat een huidige situatie weliswaar financieel gemakkelijk te vergelijken is met een toekomstige situatie, inhoudelijk is het dat niet. De toekomstige huisvesting wordt kwalitatief namelijk aanzienlijk beter en ook duurzaam, daarnaast wordt er groei voorzien in het totaal benodigde metrage.

Op dit moment gebruik het Streekarchief circa 1.440m 2, op basis van de inpassing van het Programma van Ruimten in het voorkeursscenario (combinatie van scenario 1 en 2) is voor toekomstbestendige huisvesting circa 1.980m2 benodigd. Deze groei in het aantal benodigde meters resulteert vanzelfsprekend ook in hogere jaarlijkse huisvestingslasten. Daarbij wordt de huidige situatie vertroebeld door de (zeer) lage huurprijs die in Zaltbommel wordt gerekend.