Bundel 22 april

Met dit agendavoorstel biedt het college de Raad de volgende stukken aan:

Beantwoording vragen Op vrijdag 19 maart 2021 heeft het college ruim 50 vragen over de archivering van mailboxen ontvangen van de raad. De beantwoording van deze vragen is toegevoegd aan dit agendavoorstel.

Toelichting onderzoek naar bewaarde mailboxen en reconstructie van mailboxen Allereerst is gekeken welke mailboxen bewaard zijn gebleven in de Almere-omgeving. Vervolgens is voor elk van de bewaarde mailboxen bekeken of deze geheel of gedeeltelijk informatie bevat. Dit is gedaan door de mailboxen stuk voor stuk in te lezen om vervolgens ook te checken of de bestanden nog in goede staat waren (en dus niet beschadigd). Op basis daarvan is de mailbox opnieuw geordend. Ook bijbehorende bestanden zijn geordend naar onderwerp. Indien een mailbox niet meer aanwezig bleek, is door middel van eDiscovery geprobeerd de mailbox te reconstrueren. Indien een mailbox gedeeltelijk aanwezig bleek, wordt aanvullend een eDiscovery traject uitgevoerd en een analyse of dit extra mailberichten oplevert.

eDiscovery traject Het eDiscovery traject probeert mailboxen te reconstrueren door in de mailboxen van huidige medewerkers mails terug te vinden die verstuurd zijn aan of verzonden door een oud-medewerker. Door al deze mails te verzamelen, is het mogelijk om een reconstructie van de mailbox te maken. Voor het eDiscovery traject zijn de volgende stappen gezet: - Wanneer een mailbox niet teruggevonden is of niet compleet aanwezig is, gaat het eDiscoverytraject van start. Hierbij wordt in mailboxen van huidige medewerkers en groepsmailboxen gezocht naar mailberichten van en naar een oud-directeur of oud-bestuurder van wie de mailboxen bewaard hadden moeten blijven. Hierdoor wordt een mailbox gereconstrueerd op basis van de nog beschikbare informatie binnen de gemeente. - In verband met de privacy wetgeving moeten medewerkers geïnformeerd worden en nemen wij in het proces maatregelen zodat wij de privacy van de medewerkers beschermen. - De gevonden mailberichten uit de reconstructie worden geordend en indien aan de orde worden deze samengevoegd met gedeeltelijk teruggevonden mailboxen. - Alle stappen worden gelogd en gerapporteerd aan de eigenaren van de mailboxen waarin gezocht is. - De gereconstrueerde mailboxen worden tot slot opgeslagen.

Mailboxen van raadsleden

AGENDAVOORSTEL POLITIEKE MARKT

In december 2016 zijn er, aanvullend op de wettelijke verplichtingen vanuit de Archiefwet, Almeerse voorschriften in het kader van bewaring e-mailomgevingen vastgesteld. Onderdeel hiervan betreft het bewaren van mailboxen van oud-raadsleden. Uit het onderzoek blijkt dat de mailboxen van oud-raadsleden veelal niet bewaard zijn gebleven. Met de griffie is afgestemd over de reconstructie van mailboxen van raadsleden. De mails uit de mailboxen van raadsleden worden niet gebruikt voor de reconstructie van de mailboxen van oud-bestuurders en oud- directieleden. Binnen de mailboxen van ambtenaren is middels eDiscovery wel onderzocht in hoeverre mails van en naar oud-raadsleden aanwezig zijn. Deze kunnen door onze leverancier beschikbaar worden gesteld indien de raad verzoekt om de mailboxen van oud-raadsleden te reconstrueren.

Op basis van het onderzoek inclusief het eDiscovery traject is duidelijk geworden welke mailboxen wel/niet bewaard zijn gebleven en welke informatie er nog beschikbaar is. De precieze informatie per oud-bestuurder en oud-directielid is terug te vinden in de bijlagen.

Reconstructie tijdlijn Vele vragen van de raad hadden betrekking op de gang van zaken in de afgelopen jaren inzake archivering dan wel vernietiging van mailboxen. Bij dit agendaverzoek is een tijdlijn gevoegd die sinds 2016 beschrijft wat er bekend was over de archivering dan wel vernietiging van mailboxen en hoe gehandeld is.

Overkoepelende constateringen Op basis van alle informatie die nu voorhanden komen wij als College tot de volgende constateringen.

1. Al begin 2020 hebben wij geconstateerd dat terugkijkend over de jaren 2016 tot 2020 onvoldoende voortvarend is gewerkt aan de ontwikkeling en de borging van de wettelijke taken en het beleid op het gebied van informatie- en archiefbeheer ondanks diverse initiatieven daartoe. Hiervoor is niet één reden aan te wijzen. Het betreft een samenloop van elkaar versterkende redenen en omstandigheden waaronder: de reorganisatie van ICTAR (2017/2018), de doorontwikkeling van de structuur van afdelingen (2018/2019), opheffing van het kwaliteitsbureau (2018), moeilijk vervulbare vacatures waaronder de IBO en RMO-medewerker, veel aandacht voor IT operatie/Fujitsu contract (2018/2019), vernieuwing IT infrastructuur en werkplek (2019) en moeizame migratie document managementsysteem Verseon naar Djuma. Het informatie- en archiefbeheer heeft daardoor tot 2020 niet de prioriteit en de middelen gekregen om het naar een wettelijk vereist niveau te brengen. Begin 2020 is daarvoor het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering opgesteld met 3,3 miljoen aan incidentele middelen en 7 ton aan structurele middelen. De Raad is hierover begin 2020 op diverse momenten geïnformeerd in verschillende raadsbrieven, door toezending van het verslag archiefzorg 2019 en bij perspectiefnota en begroting.

De problematiek rond het bewaren van mailboxen past in het algemene beeld van de kwaliteit van het informatiebeheer en de archivering binnen de organisatie. Specifiek voor de problematiek van de bewaring van mailboxen kan op basis van de nu bekende informatie aanvullend nog het volgende worden geconstateerd:

2. Op verschillende momenten is in de afgelopen jaren geconstateerd dat vastgesteld beleid voor het bewaren van mailboxen van vertrokken bestuurders en directeuren onvoldoende was geïmplementeerd. Bij de behandeling van Wob-verzoeken is daarbij op verschillende momenten vastgesteld dat mailboxen van oud bestuurders en oud medewerkers niet teruggevonden konden worden. Er zijn steeds maatregelen getroffen om het beleid voor het bewaren van mailboxen beter te implementeren maar er is onvoldoende toegezien op de uitvoering daarvan. Terugkijkend blijkt ook dat niet goed onderzocht is wat de gevolgen waren van het niet voldoende implementeren van het vastgestelde beleid. Ook naar aanleiding van het behandelen van Wob-verzoeken is niet onderzocht en doorgevraagd hoeveel en welke mailboxen nog meer niet bewaard waren gebleven. De reikwijdte van de problematiek van de niet bewaard gebleven mailboxen is daardoor pas in de afgelopen weken (precies) duidelijk geworden. Wel zijn naar aanleiding van de behandeling van een Wob-verzoek in juni 2020 noodmaatregelen getroffen om mailboxen te bewaren. Deze noodmaatregelen worden nu in structurele maatregelen omgezet. Daarnaast is, zoals gezegd, in 2020 een programma gestart gericht op het structureel verbeteren van het informatiebeheer en de archivering binnen de organisatie.

AGENDAVOORSTEL POLITIEKE MARKT

Het college hecht er aan te benadrukken dat op geen enkele wijze is gebleken dat het niet voldoende borgen binnen de organisatie van het bewaren van mailboxen opzet is geweest. Ook bij het College is de precieze omvang van de problematiek van de niet bewaarde mailboxen pas in de afgelopen weken (precies) duidelijk geworden. Het is het College ook duidelijk geworden dat de gemeente Almere hierin niet uniek is. De gang van zaken past in het bredere beeld van de kwaliteit van het informatiebeheer en de archivering binnen de organisatie waarover de Raad begin 2020 uitgebreid is geïnformeerd en waarvoor een omvangrijk verbeterprogramma is opgezet.

Ondertussen heeft intensief onderzoek in de afgelopen weken opgeleverd dat van 24 mailboxen van vertrokken oud-bestuurders en oud-directieleden informatie (gedeeltelijk) is teruggevonden. Aanvullend is daarbij met behulp van eDiscovery van 19 mailboxen van vertrokken oud-bestuurders en oud-directieleden informatie (gedeeltelijk) teruggehaald.

Vanaf 2010 zijn 19 van de 29 mailboxen van oud-bestuurders en oud-directieleden (gedeeltelijk) teruggevonden. Dat is 65,5%. De zoekactie met behulp van eDiscovery heeft ertoe geleid dat van de 10 niet bewaard gebleven mailboxen informatie (gedeeltelijk) is teruggehaald. Daarmee is vanaf 2010 van 100% van de mailboxen die bewaard hadden moeten blijven, informatie (gedeeltelijk) bewaard gebleven.

DOEL BESPREKING De raad in de gelegenheid stellen kennis te nemen van de gevraagde informatie inzake Archivering mailboxen en hierover (aanvullend) vragen te stellen.

BESCHRIJF WANNEER DE BESPREKING NAAR UW MENING SUCCESVOL IS VERLOPEN Wanneer de raad is geïnformeerd over de stand van zaken omtrent de Archivering van mailboxen. En zich op basis van deze informatie goed in positie acht om met het college het politieke (vervolg)gesprek te voeren over dit onderwerp.

NB. Aan de informatieverstrekking en de informatie- uitwisseling worden geen besluitvormende of bindende uitspraken ontleend.

Lijst met vragen t.b.v. het college, met het verzoek deze vragen te betrekken bij - en te beantwoorden in het uit te voeren onderzoek inzake de verdwenen mailboxen c.s.. Dit overeenkomstig hetgeen is afgesproken in de Politieke Markt van 18 maart 2021.

1. Van hoeveel functionarissen (wethouders en ambtenaren) van wie volgens de archiefwet mail geheel of gedeeltelijk bewaard hadden dienen te worden is aanvankelijk vastgesteld dat ze verdwenen waren? Wilt u de complete lijst met namen noemen? De bijlagen bevatten de lijsten van functionarissen van de gemeente Almere van wie de mailboxen volgens wet- en regelgeving permanent bewaard moe(s)ten blijven, welke mailboxen daarvan zijn gevonden en of deze geheel of gedeeltelijk bewaard zijn gebleven.

2. Volgens de raadsbrief van 9 maart jl. moeten mailboxen van raadsleden en college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier permanent bewaard worden. En dat in 2020 is vastgesteld dat deze niet meer bereikbaar zijn. In de raadsbrief van 16 maart staat dat ze alsnog zijn gevonden. Hierbij wordt gesproken over de mailboxen en bestanden van 17 oud- bestuurders. Welke bestuurders zijn dit en over welke periode is welke informatie precies beschikbaar? Tot 16 maart jl. was onze informatie dat de mailboxen die volgens wet- en regelgeving bewaard hadden moeten worden, vernietigd waren. Dinsdagavond 16 maart jl. zijn wij geïnformeerd dat een deel van de mailboxen die bewaard hadden moeten blijven, alsnog zijn gevonden. Op het moment van schrijven van de raadsbrief dd. 17 maart jl. waren de mailboxen en bestanden van 17 oud- bestuurders gevonden. Na 17 maart is de zoektocht verder gegaan en zijn er meer mailboxen gevonden en onderzocht. In de bijlagen treft u de complete lijst aan van de mailboxen die permanent bewaard moe(s)ten blijven, welke mailboxen daarvan zijn gevonden en of deze geheel of gedeeltelijk bewaard zijn gebleven.

3. De raadsbrief van 9 maart jl. stelt dat, naast de oud- bestuurders, de stadsarchivaris andere uitzonderingen kan benoemen van bepaalde groepen gebruikers waarvan de mailboxen ook bewaard moeten worden. De raadsbrief van 16 maart spreekt dat naast oud- bestuurders ook van oud- medewerkers in beeld wordt gebracht of die mailboxen nog terug te vinden zijn. Voor welke (oud)medewerkers/functies geldt nu precies de permanente bewaarplicht? En om welke oud- medewerkers gaat het waarvan de mailboxen nog aanwezig zijn of teruggevonden? Zijn deze geheel of gedeeltelijk teruggevonden. En ook hier de vraag welke info en welke periode het betreft?

Per 1 januari 1996 moeten op grond van de Archiefwet 1995 de volgende mailboxen en archiefbescheiden bewaard worden (wettelijk verplicht) • Bestuurders • Directieleden • Griffie(r) Per 21 december 2016 moet aanvullend bewaard worden volgens vastgelegde Almeerse voorschriften (niet wettelijk verplicht): • Raadsleden

• Mailomgeving rekenkamer en bestuurlijke commissies In de bijlage treft u de complete lijst aan van de mailboxen die permanent bewaard moe(s)ten blijven, welke mailboxen daarvan zijn gevonden en of deze geheel of gedeeltelijk bewaard zijn gebleven.

Daarnaast is het mogelijk om aanvullend bepaalde mailboxen te bewaren indien dit nodig is vanuit aangewezen hotspots.

4. Wilt u per functionaris duidelijk aangeven of er gegevens definitief als verloren beschouwd moeten worden en zo ja, over welke periode gegevens verloren zijn gegaan? In de bijlage treft u een overzicht aan van de functionarissen van de gemeente Almere van wie de mailboxen permanent bewaard moe(s)ten blijven, welke mailboxen daarvan zijn gevonden en of deze geheel of gedeeltelijk bewaard zijn gebleven.

5. In de raadsbrief van 16 maart wordt gesproken over vernietiging van mailboxen, in de raadsbrief van 9 maart dat het niet meer bereikbaar zijn. In de beantwoording op diverse wob- verzoeken zijn o.a. de kwalificaties “vernietigd”, “niet meer bereikbaar” en “niet meer te achterhalen” gebruikt. Wat is nu de gangbare definitie en is daar verschil tussen? De diverse termen hebben verschillende betekenissen. Onbereikbaar duidt aan dat de informatie zich op een plek bevindt waar de gemeente niet bij kan; ontoegankelijk duidt aan dat de informatie in een zodanige staat is, dat deze niet leesbaar of niet te openen is. De term verwijderd geeft aan dat de informatie is verwijderd uit de omgeving van gebruikers, maar dat de informatie nog in de back- up zit. De term vernietigd houdt in dat informatie onherroepelijk is verwijderd; de informatie is ook niet terug te halen uit de back- up. Bij formeel vernietigen wordt informatie onherroepelijk verwijderd op basis van de bewaartermijnen van de selectielijst. Dit is een gecontroleerd proces; de vernietiging vindt plaats met toestemming van de Stadsarchivaris. Wij hebben geconstateerd dat wij deze terminologie niet in alle gevallen correct hebben gehanteerd. Tot 16 maart jl. waren wij in de veronderstelling dat alle mailboxen die bewaard hadden moeten blijvend vernietigd waren.

6. In de raadsbrief van 9 maart staat dat de wettelijke plicht met betrekking tot het bewaren of archiveren van informatie in mailboxen in 2016 is vastgesteld in het gemeentelijk beleid rondom het bewaren van e- mailomgevingen. Welk beleid hebben we het nu precies over, wat houdt dat beleid precies in, door wie is dat vastgesteld en is de raad daarover geïnformeerd? Op 24 november 2016 wordt door de gemeenteraad de Archiefverordening 2016 vastgesteld. Op 21 december 2016 worden in het Directie Team Almere (DTA) de “voorschriften voor informatiebeheer m.b.t. e- mailomgevingen, netwerkschijven en digitaliseren” besproken en vastgesteld. Dit als uitwerking van de door de raad vastgestelde Archiefverordening 2016. Een van de voorschriften betreft het ‘Bewaren van E- mailomgevingen'. In dit voorschrift worden de overige uitzonderingen benoemd (naast de wettelijke uitzonderingen voor bestuurders, directieleden en griffier). Dit betreft de mailomgevingen van raadsleden en daarnaast wordt expliciet gemaakt dat naast de archiefbescheiden (wettelijk) ook de mailomgevingen van de Rekenkamer en de Bestuurlijke Commissies bewaard moeten blijven. Over (de vaststelling van) deze aanvullende voorschriften is de raad niet geïnformeerd.

7. Er is onderscheid tussen archiefbeheer en archieftoezicht. Hoe zijn beide georganiseerd en wie heeft welke rol in het bepalen wanneer gegevens bewaard moeten worden of vernietigd kunnen worden? Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden om de informatie, in welke vorm dan ook, van de gemeente in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor tijdige vernietiging. Hierop zijn de Archiefwet 1995 en aanvullende (uitvoerende) wetgeving van toepassing. Archieftoezicht betreft het toezien op het archiefbeheer conform dezelfde wet- en regelgeving.

Er zijn inzake het archiefbeheer verschillende rollen: - Gemeenteraad: stelt ter uitvoering van het Archiefwet 1995 de archiefverordening vast, die aan Gedeputeerde Staten wordt meegedeeld. - College: is belast met de archiefzorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Het stelt het Besluit informatiebeheer vast, ter uitvoering van de gemeentelijke Archiefverordening. Het college zorgt voor de randvoorwaarden zo dat de gemeente beschikt over beleid voor het archiefbeheer en dat deze conform wet- en regelgeving wordt uitgevoerd. Jaarlijks overlegt het college aan de gemeenteraad de bevindingen over het toezicht van de stadsarchivaris. - Gemeentesecretaris: stelt nadere regels vast voor de toepassing op het kwaliteitssysteem voor archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief. Hij is tevens ambtelijk eindverantwoordelijk voor het beheer van de niet- overgebrachte archieven. Binnen de directie wordt de concerndirecteur Digitale Stad en Innovatie beschouwd als CIO. - Beheerder: Alle afdelingen met gemandateerde taken, waarbij archief wordt gevormd. En ook: de organisatie of functionaris aan wie archiefbescheiden in beheer zijn gegeven. De afdelingen zijn inhoudelijk en uitvoerend verantwoordelijk voor het beheer van de gevormde archieven.

- Organisatie voor de informatievoorziening, waaronder de verschillende functionarissen binnen de gemeente specifiek aangewezen voor de beleidsvorming voor het informatie- en archiefbeheer (de Informatie Beheer Officer, IBO), de bevordering daarvan (Record Management Officer, RMO) , de toetsing erop (RMO en IBO) en de ondersteuning bij de uitvoering ervan (Documentair Informatie Voorziening, DIV). De CIO stelt het beleid voor informatie en archiefbeheer vast, ziet erop toe dat de organisatie voor de informatievoorziening toereikend is en dat deze functioneert. - Stadsarchivaris: beheert de overgebrachte archieven en stelt deze binnen de gemeente en aan de inwoners ter beschikking.

Ook voor het archieftoezicht zijn er verschillende rollen: - Provincie Flevoland: houdt in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht, interbestuurlijk toezicht (IBT) op de naleving van archiefwet- en regelgeving op basis van KPI’s. - Stadsarchivaris: Houdt toezicht op het beheer van de overgebrachte en niet- overgebrachte archieven. Brengt jaarlijks aan het college verslag uit uit over de staat van het archiefbeheer in een inspectierapport.

8. Hoe is de raad in de afgelopen jaren meegenomen in de zorgen over het archief- en informatiebeheer vooral t.a.v. het bewaren/archiveren van mailboxen?

Sinds 2020 bieden wij het Verslag Archiefzorg over het voorgaande jaar door middel van een raadsbrief aan uw raad aan. In de jaren daarvoor is uw raad via een paragraaf in de Jaarrekening geïnformeerd over het archief- en informatiebeheer. Vóór 2016 bestonden er zorgen over zowel het beleid als de uitvoering omtrent het archief- en informatiebeheer van de gemeente Almere. Zo rapporteert de Jaarrekening 2015: “De archiefinspecteur concludeert dat het informatiebeheer niet op alle punten op archiefwettelijk niveau is.” In 2016 is het gemeentelijk beleid rondom informatie- en archiefbeheer geactualiseerd. Sindsdien bestaan er zorgen over de implementatie daarvan. Zo meldt de Jaarrekening 2016: “De gemeentelijke regelingen zijn geactualiseerd. (…) Het blijft evenwel aandacht vragen om het kwaliteitszorgsysteem zoals beschreven ook in de praktijk, binnen gestelde termijnen, daadwerkelijk uit te voeren en te blijven uitvoeren.” In de Jaarrekening 2017 is opgenomen dat ten aanzien van informatie- en archiefbeheer “een flink gat gaapt tussen beleid en uitvoering”.

In de Jaarrekening 2018 staat onder meer geschreven: “De archiefinspectie constateert evenwel nog tekortkomingen, waardoor het informatie- en archiefbeheer niet volledig toereikend is.” Het Verslag Archiefzorg 2018 (waarover wordt gerapporteerd in de Jaarrekening 2018) heeft ertoe geleid dat de gemeente op 15 januari 2020 onder actief toezicht is gesteld door de toezichthouder Provincie Flevoland. Daarover hebben wij uw raad per raadsbrief dd. 4 februari 2020 geïnformeerd. De brief meldt onder meer dat de Provincie constateert: “Binnen de meeste afdelingen worden analoge en digitale archieven vernietigd buiten de wettelijke procedure en buiten artikel 5 van het Besluit Informatiebeheer om.” en: “Het analoge en digitale archief wordt bij de meeste afdelingen beheerd buiten de vakkundige ondersteuning om. De gemeentelijke selectielijst 2017 is daar niet geïmplementeerd. Dit geeft grote risico’s op onvolledige en ontbrekende informatie.” Het Verslag Archiefzorg 2019 (dd. 30 juni 2020) meldt: “De informatieopslag, zoals op de netwerkschijven en in de emailboxen, is niet gestructureerd: het kan zelfs chaotisch worden genoemd.” (…) “De aanbeveling om met de afdelingen afspraken te maken over de procedure rondom het vernietigen en bewaren van informatie is niet uitgevoerd.

Hierdoor wordt overheidsinformatie onbewust illegaal vernietigd of bewaard.” (…) En: “In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat er geen zekerheid is dat zelfs een valide Wob verzoek in alle gevallen beantwoord kan worden.”

9. Omroep Flevoland meldt 16 maart op basis van e- mailwisseling gemeente/Fujitsu dat archivering van de mailboxen te duur bleek te zijn voor de gemeente. Wat zijn de afspraken met Fujitsu over het instandhouden van mailboxen en voor wie zijn de kosten hiervan? In 2018 is er met Fujitsu gesproken over kostenbesparingen binnen het contract. Een van de mogelijkheden was het terugbrengen van de back- up van 6 naar 3 maanden, daar een 3 maanden back- uptermijn steeds meer gangbaar wordt. In Almere is hier ook voor gekozen. Het betreft hier overigens enkel de back- up voorziening (ervoor zorgen dat iets terug te halen is, indien er bijv een storing is) en niet de archivering (permanente bewaring). Er is nooit een gesprek geweest over het niet archiveren van mailgegevens omdat het te duur zou zijn.

10. De portefeuillehouder gaf in de bespreking van 18 maart aan dat alle data rond Covid- 19 en de Floriade worden bewaard omdat ze zijn aangemerkt als ‘hotspot’. Nu heeft het college op 30 juni 2020 het besluit genomen om Covid- 19 aan te merken als hotspot, waardoor die gegevens niet vernietigd mogen worden ook al

zouden ze daarvoor in aanmerking komen. Wanneer is dit besluit aangaande de Floriade genomen? COVID- 19 is op Rijksniveau als Hotspot aangemerkt. Het College heeft formeel vastgesteld dat COVID- 19 ook voor het grondgebied van gemeente Almere van toepassing is. Het besluit voor de Floriade is in de maak, en nog niet vastgesteld. De informatie binnen het project voor de realisatie van de Floriade valt nu al grotendeels onder blijvende bewaring. Dit is omdat het een ruimtelijk project betreft. Voor ruimtelijke projecten geldt dat de projectinformatie conform de selectielijst grotendeels onder blijvende bewaring valt. Daarnaast is de regel dat projectarchieven nooit tijdens de looptijd van het project geschoond worden. Aan het eind van het project mag de Stadsarchivaris, dan wel een andere gemachtigde partij de informatie, die formeel wel onder vernietiging zou vallen, alsnog van vernietiging uitzonderen. Te denken valt aan ambtelijke overleggen met derden waarvoor normaliter een bewaartermijn van 5 jaar geldt. Aanvullend op bovengenoemde situatie omtrent bewaring voor ruimtelijke projecten is voor de Floriade een Hotspot- procedure gestart, zodat ook overige informatie over de Floriade (in de toekomst) bewaard blijft.

11. In de vorige raadsperiode is door de rekenkamer vastgesteld dat er te weinig kennis is over ICT in de gemeentelijke organisatie. Actie; het aanstellen van een CIO. Waarom heeft de CIO niet gezorgd dat de gemeente aan zijn wettelijke taken kan voldoen! Per april 2018 is de concerndirecteur Digitale Stad en Innovatie belast met de verantwoordelijkheid van CIO (wordt momenteel opnieuw geworven). De uitvoeringstaken van de CIO zijn belegd bij de afdelingsmanager van ICTAR. Beide functies vervullen een rol in het sturen en toezien op de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer binnen de organisatie. De afdelingsmanagers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het informatiebeheer van de afdelingen. ICTAR biedt daarin centrale ondersteuning (zie ook vraag 7). Over de jaren 2016 tot 2020 is terugkijkend met onvoldoende voortvarendheid gewerkt aan de ontwikkeling en de borging van de wettelijke taken en het beleid op het gebied van informatie- en archiefbeheer ondanks diverse initiatieven daartoe. Daarvoor is niet één reden aan te wijzen.

Het betreft een samenloop van elkaar versterkende redenen en omstandigheden waaronder: de reorganisatie van ICTAR (2017/2018), de doorontwikkeling van de structuur van afdelingen (2018/2019), opheffing van het kwaliteitsbureau (2018), moeilijk vervulbare vacatures waaronder IBO en RMO medewerker, veel aandacht voor IT operatie/Fujitsu contract (2018/2019), vernieuwing IT infrastructuur en werkplek (2019) en moeizame migratie document managementsysteem Verseon naar Djuma. Het informatie- en archiefbeheer heeft tot 2020 niet de prioriteit en de middelen gekregen om het naar een wettelijk vereist niveau te brengen.

12. Waarom is van portefeuillehouder gewisseld. Met de komst van wethouder De Jonge is de portefeuilleverdeling van het College van Burgemeester en Wethouders van Almere op 25 februari 2020 geactualiseerd. Bij deze actualisatie nam burgemeester Weerwind het dossier Digitalisering en ICT over van wethouder Lindenbergh. Wethouder Lindenbergh kreeg andere dossiers in zijn portefeuille erbij. Burgemeester Weerwind nam het dossier Digitalisering en ICT over vanwege zijn kennis en ervaring op dit beleidsterrein (onder meer als voorzitter van de VNG- commissie Informatiesamenleving).

13. Is er een overdrachtdossier? Zo nee, waarom niet? Er heeft een mondelinge overdracht plaatsgevonden tussen wethouder Lindenbergh en burgemeester Weerwind. Daarnaast heeft de toenmalige concerndirecteur dhr. F. Jorna in de eerste maanden meerdere overleggen gehad met burgemeester Weerwind om de portefeuillehouder bij te praten op het dossier van Digitalisering en ICT.

14. Is de CIO een politieke benoeming geweest of is het iemand met gedegen kennis en ervaring.? Gaanrne CV bijvoegen. De uitvoeringstaken van de CIO zijn belegd bij de afdelingsmanager van ICTAR. Daarnaast is er per april 2018 een CIO op directieniveau, te weten de concerndirecteur Digitale Stad en Innovatie. Deze functie van concerndirecteur Digitale Stad en Innovatie is gecreëerd bij de vorming van de nieuwe concerndirectie in januari 2018 en is van mei 2018 tot september 2020 vervuld geweest. Op dit moment wordt een nieuwe concerndirecteur geworven. De huidige afdeling ICTAR is gevormd in 2018 met uitzondering van de teams Documentaire Informatievoorziening en het team Informatie en Processen die sinds 2019 zijn toegevoegd. De functie van afdelingsmanager ICTAR is in oktober 2017 ingevuld met een medewerker in vaste dienst. De twee jaar daarvoor werd de functie ingevuld met externe inhuur. De huidige afdelingsmanager ICTAR is in dienst sinds juni 2020 en is op dit moment nog ingehuurd. Beide afdelingsmanagers en de concerndirecteur zijn aangenomen op basis van hun kennis en ervaring.

15. Hoelang wist de CIO al dat de gemeente niet aan zijn wettelijke plicht kan voldoen. In oktober 2017 wordt geconstateerd dat het vastgestelde beleid van 21 december 2016 en het bijbehorend implementatieplan van juli 2017 op gebied van de mailarchivering, niet nageleefd worden. Dit wordt bekend doordat de afdelingsmanager ICTAR zoekt naar de mailomgeving van zijn voorganger.

16. Is de CIO een externe of is hij in loondienst? Dhr. Jorna en de toenmalige afdelingsmanager ICTAR (oktober 2017- juni 2020) waren beide in dienst van de gemeente. De huidige afdelingsmanaer ICTAR is bij de gemeente Almere op dit moment nog werkzaam op basis van inhuur, maar met de mogelijkheid deze medewerker in vaste dienst aan te stellen.

17. Heeft de CIO gemeld dat de gemeente niet aan zijn wettelijke taken kan voldoen? Wanneer en aan wie? Via de managementreacties in de jaarverslagen Archiefzorg en via de jaarrekeningen is de afgelopen jaren aan respectievelijk het college en de raad gemeld dat (de uitvoering van) het informatiebeheer en de archivering niet voldeed aan de eisen van de Archiefwet. Zie ook het antwoord op vraag 8.

18. Bij inventarisatie moet rekening gehouden worden met de AVG stelt u, maar prevaleert hier niet de archiefwet? De AVG heeft als Europese verordening voorrang boven de Archiefwet. Voor een goede uitvoering van beide wetten, dienen ze in onderlinge samenhang te worden bekeken en toegepast. Persoonsgegevens mogen alleen op grond van de Archiefwet worden bewaard, als

deze in overeenstemming met de AVG zijn verzameld en verwerkt. Wanneer dat is vastgesteld, geldt de bewaartermijn zoals in gemeentelijke selectielijst 2020 aangegeven.

19. In 2016 is er beleid vastgesteld met tot het bewaren en archiveren van mailboxen. Wat zijn de redenen naar de mening van het college dat dit beleid niet tot de juiste uitvoering is gekomen tot op heden? Voor de voorschriften die op 21 december 2016 zijn vastgesteld, is in 2017 een implementatieplan opgesteld. Op basis hiervan zijn binnen de organisatie het beleid en richtlijnen verspreid. Er heeft echter geen check op plaatsgevonden of het uitgezette beleid vervolgens ook uitgevoerd werd in de organisatie. Van de PDCA- cyclus (Plan- Do- Check- Act) is dus wel het Plan en Do gedeelte uitgevoerd, maar niet de Check en Act.

20. Op welke momenten sinds 2016 is bestuurlijk of ambtelijk geconstateerd dat dit beleid onvoldoende of niet goed is uitgevoerd? Sinds 2016 wordt in de jaarlijkse verslagen Archiefzorg gemeld dat de gemeente niet voldoende voortgang maakt op de verbeteringen in het kader van uitvoering van het Informatiebeheer- en Archiveringsbeleid. In die jaren zijn ook verschillende initiatieven genomen om verbeteringen te realiseren. In de bijlage treft u de tijdlijn inzake de archivering binnen de gemeente Almere. Hierin staan ook de momenten vermeld waarop ambtelijk en/of bestuurlijk geconstateerd wordt dat het archiefbeleid niet voldoende wordt uitgevoerd.

21. Welke actie(s) zijn toen genomen bestuurlijk of ambtelijk op die constateringen? In de bijlage treft u de tijdlijn inzake archivering. Hierover vindt u ook informatie over welke acties op welk moment zijn ondernomen.

22. Er werd in het debat aangegeven dat nu alle e- mails bewaard worden. Op welke wijze wordt er voor gezorgd dat hierbij de passende vernietigingstermijn van alle emails wordt toegepast? Per 21 juni 2020 is een handmatige noodprocedure opgesteld die herhaling moet voorkomen. In januari 2021 is de implementatie van de structurele oplossing in de systemen gestart, waarbij een geautomatiseerd proces zorgt voor de juiste toekenning van een uitzonderingskenmerk. Dit kenmerk wordt niet pas bij het vertrek van een medewerker meegegeven, maar reeds bij indiensttreding. Aanvullend heeft de gemeente per 16 maart jl. het besluit genomen om per direct de vernietiging van mailboxen van te vertrekken medewerkers op te schorten. Dit houdt in dat tot nader order alle mailboxen – ongeacht de categorie- onder een bijzonder bewaarregime komen te vallen. Tot nader order is totdat het vernietigingsproces goed is ingevoerd. De voorwaarden en de maatregelen behorend bij dit besluit passen binnen de reikwijdte van de AVG.

23. Op welke wijze worden de bestanden (waaronder emails) die mogelijk niet correct zijn opgeslagen/vernietigd, op dit moment opgezocht? Het onderzoek naar de mailboxen bestaat uit de volgende stappen: - Eerst wordt gekeken of mailboxen die bewaard hadden moeten blijven (deels) aanwezig zijn. - Wanneer een mailbox aanwezig is wordt deze ingelezen. Er vindt een inventarisatie plaats of de mailbox geheel of gedeeltelijk informatie bevat. De mailbox wordt geordend. - Wanneer een mailbox niet teruggevonden is of niet compleet aanwezig is, gaat het eDiscovery traject van start. Hierbij wordt in mailboxen van huidige medewerkers en groepsmailboxen gezocht naar mailberichten van en naar een oud- directeur of oud- bestuurder van wie de mailboxen bewaard hadden moeten blijven. Hierdoor wordt een mailbox gereconstrueerd op basis van de nog beschikbare informatie binnen de gemeente.

- In verband met de privacy wetgeving moeten medewerkers geïnformeerd worden en nemen wij in het proces maatregelen zodat wij de privacy van de medewerkers beschermen. - De gevonden mailberichten uit de reconstructie worden geordend en indien aan de orde worden deze samengevoegd met gedeeltelijk teruggevonden mailboxen. - Alle stappen worden gelogd en gerapporteerd aan de eigenaren van de mailboxen waarin gezocht is. - De gereconstrueerde mailboxen worden tot slot opgeslagen.

24. En hoe breed is de scope bij dit traject? De scope van het onderzoek betreft alle vertrokken bestuurders en directieleden sinds 1 januari 1996. In de bijlage treft u de totale lijst aan van mailaccounts die binnen de scope vallen.

25. een tijdlijn met wanneer wat gebeurde en welke acties daarop werden genomen? In de bijlage treft u de tijdlijn inzake de archivering.

26. en toekomst gericht hoe het nu geregeld is (of moet worden?) om problemen in de toekomst te voorkomen. Per 21 juni 2020 is een handmatige noodprocedure opgesteld die herhaling moet voorkomen. In januari 2021 is de implementatie van de structurele oplossing in de systemen gestart, waarbij een geautomatiseerd proces zorgt voor de juiste toekenning van een uitzonderingskenmerk. Dit kenmerk wordt niet pas bij het vertrek van een medewerker meegegeven, maar reeds bij indiensttreding. Voor huidige medewerkers voor wie dit geldt, wordt dit met terugwerkende kracht uitgevoerd. Aanvullend heeft de gemeente per 16 maart jl. het besluit genomen om per direct de vernietiging van mailboxen van te vertrekken medewerkers op te schorten. Dit houdt in dat tot nader order alle mailboxen – ongeacht de categorie- onder een bijzonder bewaarregime komen te vallen. Tot nader order is totdat het vernietigingsproces goed is ingevoerd. De voorwaarden en de maatregelen behorend bij dit besluit passen binnen de reikwijdte van de AVG. Daarnaast wordt er vanuit het Programma Verbeterplan Informatiebeheer en Archivering (VIA) gewerkt aan de bewustwording en belang van archivering bij medewerkers. Hiertoe wordt in 2021 ook het opleidingsplan Digitale Vaardigheid opgestart met daarin trainingen op gebied van informatiebeheer en archivering voor medewerkers.

27. In eerdere beantwoording van technische vragen wordt de e- mail omgeving niet als archiefomgeving beschouwd. Welke implicaties heeft dit op de bewaarstrategie en hoe zorgt de gemeente er voor dat er geen essentiële informatie verloren gaat. De bewaarstrategie van de gemeente verwijst naar het voorschrift voor de gekozen aanpak voor de bewaring van mailomgevingen. De gemeente heeft voor de archivering van relevante e- mails archiefbeheersystemen aangewezen, waardoor de mailberichten met data niet in de mailomgevingen mogen blijven. In (zeer) beperkte mate is momenteel e- mail gearchiveerd in de bestemde archiefbeheersystemen. Met het Programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering (VIA) worden de informatiehuishouding én de borging van het informatiebeheer in de toekomst op orde gebracht.

28. Een gebruiker kan zelf beslissen of en hoe hij e- mails bewaart in zijn e- mail omgeving. Hoe controleert de gemeente op het naleven van de archiefwet.

De naleving van de Archiefwet houdt in dat er conform officiële bewaartermijnen tijdig vernietigd of permanent bewaard wordt. De gemeente mag volgens de privacy wetgeving echter niet zomaar actief controleren op de aanwezigheid van archiefwaardig materiaal in de mailomgevingen van medewerkers. Daarom hanteert de gemeente de Capstone Approach in haar bewaarstrategie. De Capstone Approach wordt ondersteund door de VNG. Ook op Rijksniveau bestaat er vanaf 2018 vergelijkbaar beleid. In het kort komt deze methodiek erop neer dat de informatie in persoonlijke mailomgevingen in z'n geheel bewaard blijft voor de afgesproken periode benodigd voor verantwoording, en dat de mailomgeving of de inhoud daarna verwijderd wordt. (De belangrijke te archiveren berichten en bijlagen uitgezonderd). De gehele mailomgeving van in wet- en regelgeving aangewezen groepen blijft permanent bewaard. Deze methode gaat goed samen met het hanteren van selectielijsten of het aanwijzen van hotspots. Daarnaast geldt de regel dat belangrijke berichten en bijlagen in de daartoe aangewezen archiefbeheersystemen opgeslagen dienen te worden.

29. Een mailbox heeft een maximale grootte (max 2 TB). Wat gebeurt er bij overschrijding. Binnen Almere hebben we twee typen mailboxen met verschillende maximale grootte. De ene heeft een maximale grootte van 2 GB en de andere van 100GB (type mailbox is afhankelijk van de functiegroep). Bij beide mailboxen krijgt de eigenaar van de mailbox een waarschuwing vlak voor het bereiken van de maximale grootte met het verzoek om op te ruimen. Indien opruimen niet voldoende ruimte biedt voor een mailbox van 2GB, is het mogelijk om deze mailbox uit te breiden naar een capaciteit van 100GB. Bij het bereiken van de maximale grootte zal er geen mail meer verstuurd of ontvangen kunnen worden.

30. Naast de e- mail omgeving wordt er steeds vaker gebruikt gemaakt van Instant Messaging via platformen zoals WhatsApp, Microsoft Teams en Slack. In hoeverre worden deze platformen meegenomen in de archiveringsstrategie. De gemeente stelt momenteel een richtlijn op over het bewaren en archiveren voor Instant Messaging, overeenkomstig de richtlijn van de VNG voor berichtenverkeer. Na vaststelling maakt deze richtlijn deel uit van de bewaarstrategie (= archiveringsstrategie). Daarnaast ontwikkelt de gemeente een samenwerkomgeving met MS Teams, waarin informatiebeheer en archivering in het ontwerp zijn meegenomen.

31. Veel organisaties staan het toe om te werken met devices die persoonlijk eigendom zijn van de gebruiker (Bring Your Own Device). Hoe gaat de gemeente Almere hier mee om. Als dit niet is toegestaan, hoe controleert de gemeente dat er geen informatie “lekt” naar privé accounts of apparatuur. De gemeente Almere staat het gebruik van Bring Your Own Device (BYOD) toe. De gemeente ziet dit wel als een risico en is daarom bezig met het implementeren van een aantal essentiële verbeteringen, waaronder Mobiel Device Management (MDM) om onze gegevens beter te beveiligen. Met Mobiel Device Management geven wij de gemeentelijke beleidseisen mee aan het BYOD. Hieronder vallen niet alleen configuratie (wijze van aanmelden) maar ook de opslag van gemeentelijke informatie en implementatie van de gemeentelijke digitale veiligheidsregels.

32. Het reconstrueren van mailboxen lijkt een tijdrovende en complexe zaak. Voor WOB verzoeken in met name het verkeer met externe partijen van belang. Is het ook mogelijk om deze informatie te achterhalen als dit alleen naar de externe partij is verstuurd. Het is mogelijk de binnen de gemeente verzonden en ontvangen mailberichten van oud- bestuurders en oud- medewerkers (die bewaard hadden moeten worden) via een gemeentebrede inventarisatie met speciale software te verzamelen op een centrale locatie. Op

basis van de gevonden berichten, is het mogelijk om een deel van het interne berichtenverkeer van de mailboxen te reconstrueren. In de uitvoering zoekt de software in de mailboxen van alle huidige medewerkers en bestuurders binnen de gemeente Almere (of een selectie daarvan) naar mailberichten die zijn verstuurd naar- of zijn ontvangen van bijvoorbeeld een oud- bestuurder die niet meer in dienst is. De inventarisatie kan niet alle mails boven halen. Erbuiten vallen: - mails die door huidige medewerkers zelf al verwijderd waren - mailberichten van en naar medewerkers of bestuurders die niet meer binnen de organisatie werken - mailberichten die verstuurd zijn naar personen buiten de organisatie, waarbij geen andere interne medewerkers of interne groepsmailboxen op de adreslijst stonden. - mailberichten die ontvangen zijn van personen buiten de organisatie, waarbij geen andere interne medewerkers of interne groepsmailboxen op de adreslijst stonden.

33. Welke expertise wordt door ICTAR ingehuurd (naast de outsourced beheer partner) op het gebied van storage, informatie beveiliging, beheer en lange termijn planning. Momenteel betreft de inhuur voor de uitvoering van het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering: een programmamanager, twee senior adviseurs informatiebeheer & archivering, een Informatiebeheer Officer (parttime), een projectleider e- Depot (parttime), een adviseur Stadsarchief (parttime) en vijf medewerkers bewerking achterstand analoge archieven (aanbesteding archiefbewerking). In het programma is er ook nog inhuur van extra expertise voor het vervolmaken van de bestandsinventarisatie en de schoning en overbrenging (Stadsarchief) van digitale archieven. Buiten het Programma VIA om wordt er nu tijdelijk een Informatie Beheer Officer (IBO) ingehuurd als vervanger van de vaste IBO die met zwangerschapsverlof is. Daarnaast worden als aanvulling - omdat de vaste medewerkers werkzaam zijn in het VIA Programma - enkele functionarissen ingehuurd op het gebied van Record Management, Privacy en Security en bij de Archief Inspectie. In de uitvoering en ondersteuning van ICT binnen de organisatie wordt een expert op het gebied van Office 365 ingehuurd en een expert op het gebied van MS Teams. Beiden totdat er een vaste medewerker is gevonden.

34. Wordt er informatie uitgewisseld over “best practices” met andere gemeenten. Is Almere bereid zijn ervaringen te delen. Kan de VNG hier een rol spelen? Binnen verschillende groepen binnen de VNG worden best practices uitgewisseld. Voor het specifieke onderwerp mailarchivering nog niet. Wel zijn wij door andere gemeenten benaderd na de raadsvergadering van 18 maart jl., die aangaven dat ook zij op dit moment niet voldoen aan alle wettelijke vereisten op informatiebeheer en graag geïnformeerd willen worden over onze inspanningen om dit op orde te brengen.

35. Wie heeft opdracht gegeven tot het verwijderen van de e- mailboxen van de oud- Floriade- wethouders van 2010 – 2013? Ambtelijk noch bestuurlijk is opdracht gegeven tot het verwijderen van e- mailboxen. Volgens de archiefwet en het gemeentelijk beleid dienen mailboxen van oud- bestuurders permanent bewaard te worden. In de tijdlijn in de bijlage is de gang van zaken beschreven.

36. Waarom heeft het college dit niet expliciet gemeld aan de raad? Het ging om tenminste drie wethouders. Bij de behandeling van het WOB- verzoek dd. 13 december 2018 inzake het ontstaan van de Floriade constateerden wij dat de mailboxen van enkele oud- bestuurders in de periode 2010 – 2013 niet te vinden en dus niet te raadplegen waren. Wij hebben uw Raad daar toen niet over geïnformeerd. Op dat moment was het beeld niet volledig. Het beeld was destijds nog dat alleen mailboxen vernietigd waren van betreffende personen. Begin 2020 was het beeld dat alle mailboxen die bewaard hadden moeten blijven vernietigd waren. Wij hebben toen de Raad uitgebreid geïnformeerd over de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de

organisatie en het programma gericht op het verbeteren daarvan. Terugkijkend op beide momenten en met de kennis van nu zijn wij van mening dat wij de Raad daarbij explicieter hadden kunnen informeren over de niet gevonden mailboxen.

37. Wie was precies wanneer op de hoogte van wat? Dus bijvoorbeeld in 2018/2019 bij Wob verzoek ADW. Welke wethouder en ambtenaren waren op de hoogte van de gewiste mailboxen en de ernst van de situatie? Wat het hele college op de hoogte? In de bijlage treft u de tijdlijn inzake archivering. Hierin wordt ook vermeld wie wanneer op de hoogte was van welke situatie.

38. Was op het moment van de raadsbrief van juni 2020 expliciet bij het college bekend dat er e- mailboxen van drie wethouders weg waren? Bij de behandeling van het WOB- verzoek dd. 13 december 2018 werden toenmalig wethouder Ypma en burgemeester Weerwind geïnformeerd dat e- mailboxen van bepaalde oud- bestuurders niet meer aanwezig waren. Op dat moment was het beeld niet volledig. Het beeld was destijds dat het een incident betrof en alleen mailboxen vernietigd waren van de betreffende wethouders. Met de kennis van nu, betreuren wij deze gang van zaken en zijn wij van mening dat wij breder hadden moeten onderzoeken of het om een structurele kwestie ging.

39. Hoe vaak en wanneer precies is deze kwestie in het college aan de orde geweest? Zie tijdlijn. De kwestie van mailboxen die niet gevonden zijn is niet besproken in vergaderingen van het College. Deze informatie was in 2018 wel bekend bij enkele collegeleden (zie vraag 38). Op dat moment is er geen nader onderzoek gedaan naar de omvang van hoeveel mailboxen niet bewaard werden. In 2020 is er in het College wel gesproken over de algehele staat van informatiebeheer en archivering op basis van de ontvangen brief van de provincie Flevoland. Daarnaast worden jaarlijks alle verslagen over de archiefzorg inclusief de managementreactie en ook het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering besproken in het College.

40. Tot welke concrete stappen heeft dit geleid? In de bijlage treft u de tijdlijn inzake archivering. Hierin staat vermeld welke stappen ondernomen zijn op welk moment.

41. Waarom is tot op de dag van vandaag dit nog steeds niet op orde? In 2020 is gestart met het Programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering (VIA). De uitvoering van dit programma moet ervoor zorgen dat het gehele informatiebeheer en archivering binnen de gemeente op orde gebracht wordt en dat er daarnaast ook borging is voor het onderhoud daarvan. De uitvoering van het programma loopt tot eind 2022.

42. Sinds wanneer precies staan wij onder toezicht van de provincie? Hoe ziet het onder toezicht staan van de provincie er precies uit? Is het verwijderen van mailboxen daarin al eerder aan de orde geweest? Sinds 15 januari 2020 staat de gemeente onder toezicht van de Provincie met betrekking tot Informatie Beheer en Archivering. De provincie werkt vanuit haar toezichthoudende rol met een zgn. Interventieladder. In januari 2020 is de gemeente van Actief Toezicht (Trede 3 van 6: Er worden dan afspraken gemaakt met de Gemeente over acties, termijnen en vervolg) naar Vooraankondiging van Interventie (Trede 4 van 6: Bij onvoldoende voortgang wordt de gemeente aangezegd dat een indeplaatsstelling kan worden toegepast en deze aanzegging wordt ook openbaar gepubliceerd) gegaan. Wij overleggen ieder kwartaal met de provincie over de voortgang van de uitvoering van het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering en de

gerealiseerde resultaten. Het verwijderen van mailboxen is in de gesprekken met de provincie niet expliciet aan de orde geweest.

43. De besproken tijdlijn, met graag daarin duidelijk iedereen vermeld die er bij betrokken was en wat zijn/haar rol en verantwoordelijkheid was. In de bijlage treft u de tijdlijn inzake archivering.

44. Wellicht aparte aandacht voor het dossier Floriade. Wat is de schade daar? Wat is daar precies verloren en niet meer te achterhalen? Wat voor gevolgen kan dit hebben? Het is op dit moment nog onduidelijk wat de schade, inhoud en gevolgen zijn ten opzichte van de Floriade. Dit zal pas na de afronding van het onderzoek naar de mailboxen blijken. Aanvullen met precieze informatie over Floriade en betrokken medewerkers.

45. Is er bij de oud- (Floriade)- wethouders nagevraagd of zij de e- mailboxen nog hebben? Nee, dit is niet opgevraagd. Dit omdat we eerst inzetten op het eigen onderzoek naar de mailboxen. Indien het eigen onderzoek tot weinig resultaten leidt, gaan wij na of het juridisch mogelijk is om dit op te vragen.

46. Hoeveel gaat het op orde brengen kosten? Bij de vaststelling van het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering (februari 2020) zijn de incidentele kosten voor het driejarig programma (2020- 2022) geraamd op totaal 3.3 miljoen Euro. Voor het structureel op orde brengen en houden zijn de kosten in 2020 geraamd op 443.000 euro per 2021 oplopend naar 705.000 euro in 2023 en de jaren erna.

47. En hoeveel het herstellen van de gewiste mailboxen? De kosten van het eDiscovery traject bedragen ongeveer 15.000 euro. Dit wordt gedekt uit het programma Verbetering Informatiebeheer en Archivering.

48. Kunt u uitsluiten dat dit met opzet is gebeurd? En zo ja hoe? En zo nee, waarom niet? Wij kunnen helaas nooit helemaal uitsluiten dat het met opzet is gebeurd, maar wij hebben geen enkele aanwijzing dat dit het geval is geweest. Wij betreuren dan ook dat als gevolg van niet- ingevoerd archiefbeleid een deel van de te bewaren mailboxen onbewust is vernietigd. Middels het eDiscovery traject hebben wij geprobeerd dit zo veel mogelijk te herstellen.

49. Bij Almere is de ICT uitbesteed, wat zijn de afspraken en hoe ziet de aanbesteding eruit? De gemeente heeft niet alle ICT diensten uitbesteed. De uitbesteding betreft de ICT- werkplek en Data Centre Services. Dit is middels een Europese Aanbesteding gegaan, met een Uitnodiging tot Inschrijving (Aanbestedingsnummer CIA2010.10.09). Deze aanbesteding is gegund aan het bedrijf Fujitsu, die in 2013 de uitbesteding van Atos overnam. Fujitsu beheert het Gemeente netwerk, met daaraan gekoppeld alle werkplekken. Daarnaast beheert zij ook de Data Centres waarin de Servers met de verschillende applicaties zijn ondergebracht. Fujitsu brengt de dienstverlening in een combinatie van een vaste prijs gecombineerd met een P*Q (Pay per Quantity, betaal per verbruik) in rekening. Binnen het contract zijn afspraken gemaakt over de beschikbaarheid van de dienstverlening (o.a. stabiliteit en performance) en verbetering en modernisering van het hiervoor genoemde netwerk. Het contract met Fujitsu loopt tot oktober 2024 en dan zal er opnieuw moeten worden aanbesteed, omdat een verlenging wettelijk niet meer mogelijk is.

50. Zijn er ook groepsmailboxen aangemaakt (welke vaak beheerd worden door een secretaresse of deze worden toegewezen aan een medewerker) en zijn er distributielijsten (meerdere personen krijgen dezelfde mail? Ja. Er is een formeel proces om groepsmailboxen en distributielijsten aan te maken.

51. En vaak wordt de mail op een server gezet op een gezamenlijke schijf, is dit hier ook het geval? Binnen gemeente Almere is dit niet de standaard werkwijze. Archivering dient plaats te vinden via het documentmanagementsysteem (Djuma).

52. Als iemand uit dienst gaat of wordt opgevolgd dan wordt de mailbox vaak beheerd door een secretaresse! Is dat hier ook het geval (geweest)? Indien een medewerker uit dienst gaat, wordt de persoonlijke mailbox van die medewerker op de dag van uitdiensttreding afgesloten.

53. Dan worden er nog back- ups gemaakt dus, en veel staat ook nog op een USB stick of op een andere gegevensdrager (mag niet gebeurd wel). Is dat hier het geval, graag onderzoek hiernaar. Vanwege het beleid rondom gegevensbescherming is het niet standaard mogelijk om op de werkstations van de gemeente Almere een USB stick of andere gegevensdrager aan te sluiten. Aanvragen voor het vrijgeven van USB poorten worden geadministreerd; dit wordt alleen toegestaan als een leidinggevende akkoord is. In eerdere onderzoeken naar mailboxen is expliciet nagevraagd bij het bestuurssecretariaat of dergelijke backups aanwezig zijn, dit bleek niet het geval te zijn.

54. Mocht een mailbox niet benaderbaar zijn kan de mailbox beheerder er altijd bij! Ingeval van nood kan hij de rechten aanpassen !( Dit gebeurd op aanvraag en vaak via een verzoek via de servicedesk) of anders een via een werkopdracht (dit is om de beheerder juridisch uit de wind te houden ivm schending privacy) Zijn al deze mogelijkheden onderzocht? Jazeker, dit zit in de procedure toegankelijkheid mailboxen door derden. Hier gaat een juridisch advies aan vooraf en verloopt via securitymanagement. Echter: het beleid rondom bewaring van mailboxen was niet in de uitvoering terechtgekomen, waardoor er - ondanks de aanwezigheid van dit proces inzake toegankelijkheid- in eerste instantie geen mailboxen gevonden zijn.

Rapport Almere Recovery Team

Toelichting rapport Aanleiding onderzoek Volgens de Archiefwet 1995, die in werking is getreden op 1 januari 1996, dienen de mailboxen van oud-bestuurders en oud-directeuren permanent bewaard te blijven. Voor de gemeente Almere betekent dit dat vanaf 1 januari 1996 in totaal 81 mailboxen bewaard hadden moeten blijven. Tot 16 maart 2021 was onze informatie dat deze mailboxen vernietigd waren. Op 16 maart 2021 zijn back-ups gevonden van dataschijven van oud- bestuurders en oud-directeuren. Op deze dataschijven was in sommige gevallen een .PST bestand (Outlook mail bestand) aanwezig. Er is een onderzoek gestart naar de gevonden mailboxen en er is tevens verder gezocht naar de overige mailboxen die bewaard hadden moeten blijven.

Beschrijving en voorlopige resultaten onderzoek De onderzoeksmethode bestaat uit twee delen. Eerst zijn alle gevonden dataschijven onderzocht. Van de mailboxen die op de dataschijven gevonden zijn, zijn de bestanden veilig gesteld, onderzocht en geordend. Hiermee is er inzicht verkregen in hoeveel mails per mailbox aanwezig waren en uit welke periode de mails afkomstig waren. In totaal zijn op de dataschijven 24 mailboxen geheel of gedeeltelijk gevonden. Dit is 29,6% van de 81 mailboxen die sinds 1996 bewaard hadden moeten blijven. Van de mailboxen die vanaf 2010 bewaard hadden moeten blijven, zijn 19 mailboxen geheel of gedeeltelijk gevonden. Dit is 65,5% van de 29 mailboxen die bewaard hadden moeten blijven. Naast de teruggevonden mailboxen is middels een tool van Microsoft (eDiscovery) gepoogd mailboxen te herstellen aan de hand van nog bestaande mails binnen de organisatie. Er is gezocht in de bestaande mailboxen van medewerkers en in gedeelde mailboxen/groepsmailboxen. Deze zoektocht heeft voldaan aan de geldende privacy regels. De zoekactie met behulp van eDiscovery is uitgevoerd voor de mailboxen van oud-bestuurders en oud-directeuren. Door middel van het eDiscovery traject zijn aanvullend van 19 mailboxen de mailberichten gedeeltelijk teruggehaald.

Daarmee zijn in totaal 43 van de 81 mailboxen die sinds 1 januari 1996 bewaard hadden moeten blijven, geheel of gedeeltelijk teruggehaald (53,1 %). Voor de mailboxen die vanaf 2010 bewaard hadden moeten blijven, zijn alle mailboxen geheel of gedeeltelijk teruggehaald op de dataschijven of via eDiscovery (100%). Bijlage 1A bevat de lijst van alle oud-bestuurders en oud-directeuren vanaf 1 januari 1996 (kolom 1), met in kolom 2 of de mailbox gevonden is (ja/nee/deels) en in kolom 3 of er via eDiscovery mails teruggehaald zijn. Bijlage 1B bevat de lijst van alle oud-bestuurders en oud-directeuren vanaf 2010 (kolom 1), met in kolom 2 of de mailbox gevonden is (ja/nee/deels) en in kolom 3 of er via eDiscovery mails teruggehaald zijn.

NB 1: Omdat rekening gehouden met privacy wetgeving en dit tijd in beslag neemt, zijn de mails uit het eDiscovery traject nog niet geordend per jaar, maar hebben we slechts totaal tellingen op dit moment. NB 2: Van de mailboxen die gedeeltelijk zijn teruggevonden, verschilt het aantal gevonden mailberichten sterk - uiteenlopend van tientallen tot duizenden mailberichten per mailbox. Hierop wordt aanvullend een eDiscovery traject uitgevoerd. NB 3: Op basis van eDiscovery is het niet mogelijk om vast te stellen hoeveel procent van de totale mailbox gereconstrueerd is. Enkel het aantal gevonden mailberichten is feitelijk inzichtelijk te maken.

Nog te doen Binnen het onderzoek naar de ontbrekende mailboxen moeten nog een aantal stappen afgerond worden. Resultaten van het eDiscovery onderzoek moeten gedeeld worden met personen bij wie de mails gevonden zijn. Daarna worden de gevonden mails veiliggesteld en geordend. Vervolgens worden de mailboxen beschikbaar gesteld, zodat ze op de juiste wijze gearchiveerd kunnen worden. Voor de deels teruggevonden mailboxen wordt een aanvullend eDiscovery traject uitgevoerd, waarna een analyse wordt uitgevoerd of dit extra mailberichten oplevert voor de betreffende mailbox. De archivering is geen onderdeel van het onderzoek, maar vindt plaats na afronding van het onderzoek. De verwachting is dat wij na afronding van het onderzoek geen aanvullende mailboxen zullen vinden. Wij hebben alle mogelijke technieken en archieven gebruikt waar wij op dit moment kennis van hebben.

BIJLAGE 1A

Dikgedrukte namen zijn de namen die bewaard hadden moeten blijven. Sommige collegeleden staan er meerdere keren, en daarom dus maar één keer dikgedrukt.

Oud-bestuurders per 1 januari 1996: Mailbox aanwezig ja/nee/deels eDiscovery

College 1994 – 1998: - Burgemeester Pans, R.J.J.M. nee nee - Wethouder Bemmel, C.W.J. van nee nee - Wethouder Bliek-de Jong, A.E. nee nee - Wethouder Ling, R.M.M. van nee nee - Wethouder Oogen-Visser, S. van nee nee - Wethouder Spruit, A.W.M. nee nee - Wethouder Wachtmeester, J. nee nee - Wethouder Woudenberg, W.C. nee nee

College 1998 – 2002: - Burgemeester Ouwerkerk, H.G. nee nee - Wethouder Bemmel, C.W.J. van - Wethouder Bijl, A.W. nee nee - Wethouder Faber, W.G. nee deels - Wethouder Halbesma, D. nee nee - Wethouder Hoogenhuizen-Verploegh, P.M. van nee nee - Wethouder Lammerts van Bueren, R.J.B. nee nee - Wethouder Smeeman, H.J.A.M. nee nee - Wethouder Velsink-de Vrij, M. nee nee - Wethouder Ling, R.M.M. van - Wethouder Spruit, A.W.M.

College 2002 – 2006: - Burgemeester Jorritsma-Lebbink, A. (F) deels in uitvoering Burgemeester Ouwerkerk, H.G. - Burgemeester Doef, J. van der (waarnemend) nee nee - Wethouder Bijl, A.W. - Wethouder Faber, W.G. - Wethouder Halbesma, D. - Wethouder Haanstra, J. deels in uitvoering - Wethouder Huis, F. ja nvt - Wethouder Lankreijer, J.P.M. nee nee - Wethouder Velde, V.C van der nee nee - Wethouder Visser-van de Weele, H.M. nee nee - Wethouder Smeeman, H.J.A.M.

College 2006 – 2010: - Burgemeester Jorritsma-Lebbink, A. - Wethouder Duivesteijn, A.Th. (F) deels in uitvoering - Wethouder Faber, W.G. - Wethouder Haanstra, J. - Wethouder Smeeman, H.J.A.M. - Wethouder Visser, A.P. (F) nee deels - Wethouder Visser, M.K. deels in uitvoering

College 2010 – 2014: - Burgemeester Jorritsma-Lebbink, A. - Wethouder Anker, E.W. deels in uitvoering

- Wethouder Duivesteijn, A.Th. - Wethouder Mulder, H.J.W. (F) deels in uitvoering - Wethouder Peeters, R. (F) nee deels - Wethouder Pol, M. (F) ja nvt - Wethouder Scholten, B. (F) deels in uitvoering - Wethouder Smidt, I.R. ja - Wethouder Steunenberg, B. nee deels - Wethouder Visser, A.P.

College 2014 – 2018: - Burgemeester Jorritsma-Lebbink, A. - Burgemeester Weerwind, F.M. - Wethouder Herrema, Tj. (F) deels in uitvoering - Wethouder Huis, F. - Wethouder Jonge, F.T. de ja nvt - Wethouder Mulder, H.J.W. - Wethouder Peeters, R. - Wethouder Pol, M.

College 2018 – 2022: - Burgemeester Weerwind, F.M. - Wethouder Bosch, R. - Wethouder Dijkstra, A. ja nvt - Wethouder Garderen, H.I. van - Wethouder Haak, M. nee deels - Wethouder Herrema, T. - Wethouder Hoek, J. - Wethouder J. Lindenbergh - Wethouder Lodders, J. (F) nee deels - Wethouder Soetekouw, J.A. ja nvt - Wethouder Ypma, L. (F) ja nvt - Wethouder Veeningen, M. - Wethouder Jonge, F.T. de

Griffier: - W. Hartsuiker, als kwartiermaker griffiersfunctie Nee deels

Directieleden: Mailboxen aanwezig ja/nee/deels eDiscovery

- W. Hartsuiker nee deels - D. Lievense nee deels - T. Boot nee nee - H-J. Bodewitz (CC / F) ja nvt - F. Jorna ja nvt - P. van Vilsteren deels in uitvoering - R. de Vries deels in uitvoering - K. Nickolson nee deels - H. Mulder (F) deels in uitvoering - G. Blom (F) deels in uitvoering - H. van Oosten deels in uitvoering - K. Leenman nee deels - R. Burgler nee deels - I. Caminada nee nee - A. Grootoonk (F) deels in uitvoering - B. Arnold nee nee - L. Meijer nee deels - J. van Loon deels in uitvoering - V. van Woerkom nee deels - F. Heijke nee nee - H. Palma nee nee - G. Dekkers nee nee - J. Nieuwenhuizen nee nee - G. Gallé nee nee - L. Hosman nee nee - J. Hock nee nee - A. Kaneman nee deels - B. van Riel nee deels - L. van der Pols nee deels - D. van Cadzand (CC) nee deels - K. de Haas nee deels - B. Hanssen nee nee - P. Voorbraak nee nee - J. Purvis nee nee - F. Helmig nee nee - J. Poels nee deels - C. de Goede nee nee - J. Kroezen (CC) nee nee - B. Strijbos nee nee - P. Notermans nee nee - M. Leijtens (CC) nee nee