Accountantsverslag gemeente Almelo 2021 dd 24-06-2022.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2021 Gemeente Almelo 24 juni 2022
Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan 15 Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Almelo Postbus 91 8200 AB Almelo Datum
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Almelo. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Almelo.
24 juni 2022
Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Almelo zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken
Ons kenmerk
De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid te verstrekken.
Jaarrekeningcontrole 2021 Behandeld door
L. Schenkel MSc RA +31 88 288 7530 Lschenkel@deloitte.nl Drs. H. Kuperus RA +31 88 288 0212 Dkuperus@deloitte.nl
Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging en met ons auditplan, dat op 25 oktober 2021 is besproken met de Commissie Planning en Control. Rapportage besproken met de raad De inhoud van dit accountantsverslag is door ons afgestemd met uw portefeuillehouder financiën en met de betrokken medewerkers van Team Planning en Control. Wij hebben onze rapportage op 20 juni 2022 besproken tijdens de bijeenkomst met de raad, waarbij ook uw vragen zijn beantwoord. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
4
•
5
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Bevindingen jaarrekening
10
•
De financiële positie van uw gemeente
11
•
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
16
Interne beheersing
25
•
26
Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing
Overige aangelegenheden
28
•
29
Overige aangelegenheden
Bijlagen
30
•
Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen
31
•
Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle
32
•
Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen
33
•
Bijlage B1 - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2021
35
•
Bijlage B2 - Bevindingen controle SiSa-bijlage Tozo 2021
38
•
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
39
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 3
Bestuurlijke samenvatting
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld en rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3.000.000 respectievelijk € 9.000.000. De rapporteringtolerantie voor fouten bedraagt € 150.000 en voor onzekerheden € 450.000.
Welke verbeteringen zien wij?
Wij zien dat uw gemeente de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd:
Belangrijke aandachtspunten
•
De aandacht voor de interne controlewerkzaamheden op het gebied van rechtmatigheid en de diepgang ervan. De gemeente heeft over 2021 diepgaande interne controlewerkzaamheden ten aanzien van rechtmatigheid uitgevoerd en in het bijzonder ten aanzien van het proces van inkopen en aanbestedingen.
•
Het proces van de aanlevering voor de controle van de grondexploitaties is op onderdelen verbeterd. Aannames en schattingen zijn beter onderbouwd met brondocumentatie waardoor vragen uit onze controle voornamelijk inhoudelijk van aard waren en minder toezagen op het ontbreken van controledocumentatie.
Wij onderkennen de volgende belangrijke aandachtspunten: •
Bij de controle van inkopen en aanbestedingen is voor EUR 1.255.574 aan rechtmatigheidsafwijkingen inzake Europese aanbestedingen geconstateerd. De afwijkingen ontstaan door onrechtmatige (verlengingen van) inhuurovereenkomsten en onrechtmatige overbruggingsovereenkomsten doordat de gemeente te laat heeft geconstateerd dat een looptijd de einddatum nadert en een Europese aanbestedingsprocedure opgestart dient te worden. Een deel van de onrechtmatigheden wordt veroorzaakt door het feit dat de gemeente vacatures niet heeft kunnen invullen. De gemeente is inmiddels gestart met een analyse op het huidige inkoopmodel om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.
•
Met ingang van boekjaar 2021 voert de gemeente ten aanzien van verschillende transactiestromen interne controlewerkzaamheden op het gebied van rechtmatigheid uit. Door de aard van de werkzaamheden bestaat er een overlap tussen de door de gemeente uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de werkzaamheden van de externe accountant. Medio 2022 evalueren wij met de ambtelijke organisatie het proces van de jaarrekeningcontrole om de afstemming tussen de interne controlewerkzaamheden en de werkzaamheden van de externe accountant zowel qua aard als qua timing beter op elkaar af te stemmen om te komen tot een soepeler proces van de jaarrekeningcontrole.
•
Belangrijke afwijkingen tussen begroting en realisatie (resultaat en kengetallen). In 2021 zijn deze grotendeels te herleiden tot: - Ontwikkelingen na de Slotrapportage 2021 (overdrachten Rijk zoals de algemene uitkering); - Grondexploitatiewinsten (worden niet begroot): ramingen worden alleen bijgesteld op basis van jaarlijkse actualisatie i.h.k.v. de
jaarrekening. -
Bestuurlijke samenvatting
COVID-19 (gedeeltelijk niet begroot).
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 5
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
•
De financiële positie ultimo 2021 is verbeterd ten opzichte van 2020.
•
De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2021 bedraagt € 30,6 miljoen (2020: € 10,7 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Almelo onderkende en aanwezige risico’s van € 11,5 miljoen (2020: € 12,5 miljoen). De weerstandsratio van 2,7 (2020: 0,9) is hoger dan de minimale gewenste weerstandsratio van 1,2 zoals vastgesteld in de Kadernota Integraal Risicomanagement en Weerstandsvermogen.
•
Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en realisatie, en kent een relatief hoog voordelig rekeningresultaat 2021 ad € 16,2 miljoen (2020: voordelig € 2,1 miljoen) en een positief saldo van baten en lasten ad € 30,9 miljoen (2020: voordelig € 4,9 miljoen).
Interne beheersing
•
Op basis van de interim-controle 2021 hebben wij in de managementletter 2021 een aantal aandachtspunten en adviezen gerapporteerd ten aanzien van de interne beheersingsmaatregelen op het gebied van financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u (gemeenteraad) gedeeld, en zijn besproken in de Commissie Planning en Control van 20 december 2021. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. Het overall beeld is dat de gemeente actief aan de slag is gegaan met de door ons gerapporteerde bevindingen en de opvolging ervan met ons heeft gedeeld.
Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking
•
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021 van de gemeente Almelo hebben wij een audit verricht op de IT-beheersmaatregelen. De betrouwbaarheid van de informatievoorziening in de geautomatiseerde omgeving van de gemeente is mede afhankelijk van een goed werkend stelsel van algemene IT-beheersmaatregelen. De IT-audit 2021 heeft zich gericht op de applicaties Decade, Donau en Suite en de onderliggende databases, serves en netwerken. Bij de IT-auditwerkzaamheden is beoordeeld of de geselecteerde beheersmaatregelen in voldoende mate de risico’s adresseren die een impact hebben op de betrouwbaarheid van de financiële gegevensverwerking. Wij hebben daarbij uitsluitend die beheersmaatregelen bekeken die relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole en wij rapporteren hierbij uitsluitend de daarbij geconstateerde bevindingen. Uit onze controle blijken bevindingen met een diversiteit aan impact. In onze optiek zijn de bevindingen die wij hebben vastgesteld goed oplosbaar, mits hieraan de juiste prioriteit en middelen worden toegekend. Op basis van de bevindingen concluderen wij dat de kwaliteit van de GITC op dit moment nog onvoldoende is om in het kader van de audit een systeemgerichte controleaanpak te ondersteunen. De jaarrekeningcontrole is derhalve gegevensgericht uitgevoerd.
Kwaliteit verslaggeving
•
Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevings-vraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.
Financiële positie
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 6
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het normenkader 2021, dat op 23 februari 2022 ter kennisgeving is aangeboden aan de gemeenteraad.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Wij hebben geen materiële controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2021, zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2021.
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van uw gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
Op basis van onze controlewerkzaamheden en de toelichting in de jaarrekening (hoofdstuk: ‘Begrotingsrechtmatigheid’) constateren wij dat er geen sprake is van begrotingsoverschrijdingen die op grond van de kadernota meewegen in ons rechtmatigheidsoordeel. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa
Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Almelo hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt
Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2021 geconstateerd.
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Almelo uitgevoerd en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting op de jaarrekening 2021, onder ‘Waarderingsgrondslagen’. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.
Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel, die van invloed zijn op de WNT. Voor de controle van de WNT hebben wij specialisten ingezet.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 8
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Almelo Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zusteren/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over onder andere weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering en verbonden partijen) het jaarverslag.
Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging.
Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar
•
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2021.
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag, en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken, verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De grondslagen zijn toegepast met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De grondslagen zijn aanvaardbaar. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. De jaarstukken 2021 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag 2021 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2021 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting en de SiSa-bijlage).
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 9
Bevindingen jaarrekening
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2021 bedraagt € 30,9 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 14,7 miljoen in de reserves gestort, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 circa € 16,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (x € 1.000)
2021
2020
2019
Eigen vermogen per 1 januari
30.604
25.707
16.910
Tussentijdse resultaatbestemming
14.731
2.787
5.478
Gerealiseerd resultaat
16.193
2.110
3.319
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
30.924
4.897
8.797
Eigen vermogen per 31 december
61.528
30.604
25.707
In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 circa 19,0% van het balanstotaal (ultimo 2020: 9,4% van het balanstotaal) en is verbeterd ten opzichte van 2020.
Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming.
Exploitatieresultaat (x € 1.000)
Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.
Bij: onttrekkingen aan reserves
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Totale baten
317.802
Totale lasten
-/- 286.878
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
30.924
Af: stortingen in reserves
-/- 23.117 8.386
Saldo mutaties reserves
-/- 14.731
Gerealiseerd resultaat
16.193
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 11
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 30,924 miljoen zien, ten opzichte van een begroot voordelig saldo van € 18,753 miljoen (begroting na wijziging). De jaarrekening 2021 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een voordelig gerealiseerd resultaat van circa € 16,193 miljoen. In de programmaverantwoording geeft het college op taakveldniveau op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. De gemeente heeft de belangrijkste verschillen toegelicht en heeft de financiële impact ervan in kaart gebracht. In de paragraaf Begrotingsrechtmatigheid van onze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid.
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen) 30 25 20 15 10 5 -
2019
2020
2021
Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) (3) (6) (9)
(12) (15) 2019
2020
2021
Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 18 16 14 12 10 8 6 4 2 2019
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
2020
2021
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 12
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Almelo (begroot en werkelijk over de periode 2019-2021)
Solvabiliteit
20%
20%
15%
15%
10%
10%
5%
5%
0%
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)
Grondexploitatiequote 32 30 28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 (2) (4) (6) (8) (10) (12)
0% 2019
2020
Begroot
2021
2019
Werkelijk
2020
Begroot
Netto schuldquote
2021
Werkelijk
Structurele exploitatieruimte
100%
15%
80%
10%
60%
5%
40%
0%
20% 0%
-5%
2019 Begroot
Bestuurlijke samenvatting
2020
2021
Werkelijk
Bevindingen jaarrekening
2019 Begroot
Interne beheersing
2020
2021
Werkelijk
2019
Begroot
Overige aangelegenheden
2020
Begroot na wijziging
Bijlagen
2021
Werkelijk
Blz. 13
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Voorspellende waarde van uw begroting De jaarrekening 2021 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 16,193 miljoen (begroot: 4,598 miljoen). De verschillen tussen begroting en realisatie zijn grotendeels te herleiden tot: •
Ontwikkelingen na de Slotrapportage 2021 (overdrachten Rijk zoals de algemene uitkering);
•
Grondexploitatiewinsten (worden niet begroot):
Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen) 35 30 25 20 15 10 5 (5) (10) Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
ramingen worden alleen bijgesteld op basis van jaarlijkse actualisatie i.h.k.v. de jaarrekening; •
COVID-19 (gedeeltelijk niet begroot).
De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waar aan het college uitvoering geeft. De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter dat de balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden precair is. Het blijft daarom van groot
belang om bij de totstandkoming van uw begroting voldoende aandacht te houden voor een realistisch tijdspad en uitvoeringsplan waar het gaat om de realisatie van de ambities voor uw stad. Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In dit licht adviseren wij u dit nader te evalueren en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen.
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 330 325 320 315 310 305 300 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 320 315 310 305 300 295 290 285 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 14
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Het weerstandsvermogen is toegenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2021; de ratio weerstandsvermogen is toegenomen van 0,9 eind 2020 naar 2,7 eind 2021. Beschikbare weerstandscapaciteit De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 30,6 miljoen (2020: € 10,7 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is toegenomen ten opzichte van voorgaand jaar.
Uw weerstandscapaciteit van € 30,6 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 11,5 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag. De weerstandsratio van 2,7 (2020: 0,9) is hoger dan de minimale gewenste weerstandsratio van 1,2 zoals vastgesteld in de Kadernota Integraal Risicomanagement en Weerstandsvermogen.
Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen) 35 30 25 20 15 10 5 2019
Benodigde weerstandscapaciteit
Bevindingen jaarrekening
2021
Benodigde weerstandscapaciteit
De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risicoinventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 11,5 miljoen (2020: € 12,5 miljoen). Ten opzichte van 2020 is hiermee sprake van een afname van de gekwantificeerde risico’s met € 1,0 miljoen.
Bestuurlijke samenvatting
2020
Beschikbare weerstandscapaciteit
Ratio weerstandsvermogen 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 2019
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
2020
2021
Blz. 15
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
De voorraad onderhanden werk De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2021 ad € 35,6 miljoen relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de in 2022 e.v. nog te realiseren baten ad € 67 miljoen en lasten ad € 27 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient. Ultimo 2021 gaat het om 8 individuele projecten. De gemeente Almelo schat ultimo 2021 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 28,105 miljoen bedraagt (2020: € 32 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen.
Deze voorziening is voor EUR 27,778 miljoen op de activazijde in mindering gebracht en voor EUR 0,327 credit op de balans opgenomen onder de voorzieningen. Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vijf P’s:
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
•
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
•
Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen) 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 2019
2020
2021
Ontwikkeling boekwaarde
Uit deze figuur blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in 2021 is afgenomen. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn gerealiseerde opbrengsten van EUR 16 miljoen waar investeringen ad EUR 5 miljoen tegenover staan.
De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 16
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties – vooral de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POC-methode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen. Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten.
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2021 voor € 5,4 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2020: € 1,5 miljoen).
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag of niet).
•
De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties
Zo zorgt binnenstedelijke herstructurering normaliter voor een grotere complexiteit, doordat de gemeente de bestaande ruimte herontwikkelt en dit type projecten hierdoor (financieel gezien) gevoeliger is voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever is naarmate de doorlooptijd toeneemt. Op grond van onze risicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat de grondexploitaties Rhijnbeek, Bedrijvenpark Twente Noord (bedrijventerreinen) en Almelo Noord Oost (woningbouw) de belangrijkste projecten binnen uw gemeente zijn. Deze hebben wij voor onze controle op deelcomplexniveau geanalyseerd en geselecteerd voor nadere controle. Van deze (deel)projecten hebben wij de aannemelijkheid van de nog te realiseren kosten en opbrengsten getoetst en is tevens de getroffen verliesvoorziening of de verantwoorde (tussentijdse) winstneming gecontroleerd. Bij het controleren van de grondexploitaties hebben wij eveneens de methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving binnen de grondexploitaties geëvalueerd. .
Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 17
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: •
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties
•
Externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt. Verder merken wij volledigheidshalve op dat wij voor de waardering van de grondexploitatie per 31 december 2021 de per die datum vastgestelde projectkaders en genomen besluiten betrokken hebben bij de controle van de waardering. Er is geen rekening gehouden met de effecten van eventuele toekomstige, nog vast te stellen, ambities van uw gemeente.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 18
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij een controle uitgevoerd op de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet de gemeenteraad zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt met het vaststellen van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad.
Voor de begrotingsrechtmatigheid kijken wij naar de lastenoverschrijdingen per hoofdtaakveld. De raad heeft een achttal programma’s vastgesteld. Uit de jaarrekening 2021 blijkt dat geen sprake is van een begrotingsoverschrijding groter dan de rapporteringstolerantie. Kredietoverschrijdingen Kredietoverschrijdingen vereisen conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV – vergelijkbaar met kostenoverschrijdingen in het overzicht van baten en lasten – autorisatie van de gemeenteraad. Afspraken hierover tussen de gemeenteraad en het college kunnen zij nader vastleggen in de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet. In het jaarverslag is in bijlage 5.3 Kredietenverslag een overzicht opgenomen met toegekende kredieten en de gerealiseerde investeringen in 2021. Uit dit overzicht blijken geen kredietoverschrijdingen op individueel projectniveau groter dan de rapporteringstolerantie (ad EUR 150.000).
Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn rechtmatigheidsoordeel. De kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen en zijn in te delen in de categorieën als genoemd in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 20
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over fraude en integriteit, en de stappen die uw gemeente hierin heeft gezet. De gemeente gaat hier in 2022 verder aan de slag met de doorontwikkeling van integraal risicomanagement, waarbij ook specifiek aandacht zal zijn voor projectrisico’s en de beheersmaatregelen. Ook geeft de gemeente aan dat er aandacht blijft voor de betrokkenheid van de proceseigenaren en het doorlopend actualiseren van de risicoanalyse.
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Fraude en integriteit Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de integriteitsmeldingen. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 21
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Naleving van de Europese aanbestedingsregels
De aard van de rechtmatigheidsafwijkingen is tweeledig: Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels jaarlijks a) Onrechtmatigheden op het gebied van inhuurovereenkomsten. Aangezien een groot deel een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit, die in samenspraak van de onrechtmatige inkopen in 2021 volgt vanuit met ons tot stand komt en waarbij de organisatie onrechtmatige inkoopcontracten, adviseren wij u voorbereidende werkzaamheden uitvoert op basis van nogmaals om in het systeem (of als onderdeel van onze selecties. Over boekjaar 2021 zijn deze interne het inkoopstartformulier) in te regelen dat bij een controlewerkzaamheden door de gemeente ten opzichte voorgenomen inhuuropdracht de medewerkers van van voorgaand jaar met meer diepgang uitgevoerd. Als de P&O-afdeling wordt betrokken. Zij hebben gevolg van deze diepgaandere interne centraal zicht op gemeentebrede inhuur, de controlewerkzaamheden in combinatie met een contractvoorwaarden en de totale opdrachtwaarde toename van het aantal en de omvang van inhuurop grond waarvan de geschikte aanbestedingsovereenkomsten is de totale geconstateerde procedure kan worden geselecteerd. De gemeente onrechtmatigheid op het gebied van Europees heeft in het voorjaar 2022 reeds een start gemaakt aanbesteden hoger dan in voorgaande jaren.
Bij de met het herstellen van een deel van de controle is een totaalbedrag ad EUR 1.255.574 aan onrechtmatige inhuurovereenkomsten door deze onrechtmatigheden geconstateerd. Dit bedrag is formeel te beëindigen. De gemeente verwacht de opgebouwd uit EUR 727.718 aan bekende fouten en leidt totale analyse (inclusief het nemen van eventuele geëxtrapoleerd (doordat met steekproeven wordt herstelacties) op korte termijn af te ronden. gewerkt) tot een totale afwijking ad EUR 1.255.574. De bekende fout ad EUR 727.718 is als volgt te specificeren: 1)
Onrechtmatige inhuurovereenkomsten die reeds in de foutenevaluatie van voorgaand jaar zijn geconstateerd maar in 2021 nog steeds doorlopen: EUR 236.840.
2)
Onrechtmatige inhuurovereenkomsten die voorgaande jaren nog niet zijn geconstateerd en in 2021 doorlopen of in 2021 onrechtmatig zijn verlengd: EUR 299.705.
3)
Onrechtmatige inhuurovereenkomsten die in 2021 zijn aangegaan en geconstateerd: EUR 136.717.
4)
Overige waarbij de gemeente te laat heeft gesignaleerd dat een Europese aanbestedingsprocedure opgestart moest worden en waarbij een overbruggingsovereenkomst ook te laat is opgesteld en hierdoor onrechtmatig is: EUR 54.456. Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
b)
Onrechtmatigheden doordat de gemeente te laat heeft gesignaleerd dat een Europese aanbestedingsprocedure opgestart diende te worden. Om inzicht te houden in de looptijd (en einddata) van contracten, adviseren wij u een organisatiebrede verplichtingenadministratie en aanbestedingskalender te implementeren waarbij er een signaal de organisatie in wordt gestuurd als er acties moeten worden ondernomen om tijdig een aflopende overeenkomst rechtmatig in de markt te zetten. De gemeente heeft aangegeven inmiddels te zijn gestart met een organisatiebrede aanpak. Een plan van aanpak voor een verplichtingenadministratie is inmiddels goedgekeurd door het Centraal Management Team (CMT). Verder is de gemeente bezig met een algehele analyse van het huidige inkoopmodel om vast te stellen waar deze verder verbeterd kan worden. Wij bevelen u aan om de adviezen ten aanzien van inkoop en aanbestedingen die wij in de managementletter hebben opgenomen te betrekken in de evaluatie. Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Sociaal domein | Zorg in Natura . In de jaarrekening is voor circa EUR 50,8 miljoen (2020: EUR 52,4 miljoen) aan bestedingen zorg in natura verantwoord. Net als voorgaande jaren is de gemeente niet volledig afhankelijk van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders, maar heeft zij een combinatie aan interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten. Als onderdeel van de interne beheersing maakt de gemeente jaarlijks wel aansluiting tussen de verantwoorde lasten zorg in natura volgens de administratie van de gemeente en de productie die de zorgaanbieders hebben opgenomen in de (gewaarmerkte) productieverantwoordingen. De combinatie van werkzaamheden die de gemeente uitvoert leidt ertoe dat de jaarrekening 2021 een nauwkeurige inschatting bevat van de totale lasten (inclusief de Nog te betalen bedragen over jaar T in jaar T +1) zorg in natura.
Ten aanzien van de prestatielevering heeft de gemeente ook een mix aan interne beheersmaatregelen geïmplementeerd om zelfstandig te kunnen concluderen dat de levering van de gedeclareerde zorg aannemelijk is, zoals het herbeoordelen van afgegeven indicaties (evalueren of beoogde effecten zijn behaald), inzet Sociale Recherche Twente als toezichthouder Wmo, preventief toezicht zorginstellingen ZIN beschermd wonen (screening en bedrijfsbezoeken), onderzoeken Sociale recherche op basis van signalen over zorgaanbieders van inwoners, gemeentemedewerkers en de Sociale Verzekeringsbank (repressief), evalueren klachten via de klachtenprocedure DNO/Gemeente Almelo en ‘Overijsselse Ombudsman, cliëntervaringsonderzoeken, evalueren onderzoeksrapporten Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd, evalueren controleverklaringen bij productieverantwoordingen en het eigen bijdrage proces.
Bijlagen
Blz. 22
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Sociaal domein | Persoonsgebonden budgetten De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGBverantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2021 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGBbestedingen over 2021 bedragen circa € 2,3 miljoen (2020: € 3,0 miljoen).
•
Verstrekken van continuïteitsbijdragen: over 2021 • zijn geen continuïteitsbijdragen verstrekt. Wel echter vergoedingen voor meerkosten.
•
Wij merken op dat de gemeente voldoende (extra) interne beheersmaatregelen heeft getroffen om de zorgverlening te continueren, en de (mogelijke) financiële effecten van corona voor het sociaal domein in beeld te brengen en te beheersen. Dit blijkt uit het feit dat de zorg is gecontinueerd en de verzoeken voor en de omvang van continuïteitsbijdragen en meerkosten corona qua omvang beperkt zijn.
Uw organisatie voert – in aanvulling op de controleverklaring van de SVB - aanvullende interne controles uit om zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de PGB-bestedingen (zie ook toelichting prestatielevering bij zorg in natura, grotendeels ook betrekking op persoonsgebonden budgetten) Met de getroffen beheersmaatregelen en uitgevoerde interne controles is voor de PGB-bestedingen over 2021 voldoende zekerheid verkregen wat betreft zowel de getrouwheid als rechtmatigheid van deze bestedingen.
Wij hebben in de management 2021 gerapporteerd over de bijzondere gevolgen van corona voor het sociaal domein. Hieronder voorzien wij u van een beknopte actualisatie. De financiële gevolgen voor de gemeente zien toe op de volgende onderdelen: •
Continueren van reguliere zorg: Voor zover mogelijk hebben de zorgverleners de reguliere zorg gecontinueerd en volstaat ter zake de interne beheersing die in afgelopen jaren voldoende heeft gefunctioneerd.
•
Leveren van alternatieve zorg: Voor zover zorgleveranciers de reguliere zorg niet konden continueren, mochten zij alternatieve zorg leveren. De verantwoording en afrekening hiervan vindt op dezelfde wijze plaats als de afrekening van reguliere zorg.
Bestuurlijke samenvatting
COVID-19 Wij sommen hier de belangrijkste effecten op die het coronavirus heeft (gehad) op de jaarrekening 2021 van uw gemeente: •
Sociaal domein | Gevolgen corona
Bevindingen jaarrekening
•
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat er een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s, en daarmee de waardering van de vorderingen, gecontroleerd, en merken op dat er vooralsnog geen sprake is of zou moeten zijn van grote • mutaties in de voorziening voor oninbare vorderingen.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Subsidieverstrekkingen: uw college is in bepaalde gevallen niet overgegaan tot het terugvorderen van subsidies (in gevallen waarin de prestatie door de effecten van/maatregelen vanwege corona niet (geheel) geleverd is). De gemeenteraad is hierover geïnformeerd. Dit houdt in dat, ondanks het feit dat de gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd, het college de subsidies op basis van dit besluit kan vaststellen en wij deze subsidies daarmee als rechtmatig vastgesteld beschouwen. Tozo: één van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De gemeente heeft de uitvoering van deze regeling uitbesteed aan ROZgroep. De accountant van ROZ-groep heeft de SiSabijlage met de Tozo bestedingen en baten gecontroleerd. Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage van de gemeente hebben wij een dossierreview uitgevoerd bij de accountant van ROZgroep. Uit de verantwoording aan de gemeente blijken geen bijzonderheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van de transactiestromen gerelateerd aan de Tozo. De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid inzake Misbruik en Oneigenlijk (M&O) beleid voor de Tozo-regeling.
Wij stellen vast dat uw gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld met daarin de getroffen interne beheersmaatregelen, zoals de controle achteraf, en de wijze waarop u gebruikmaakt van het Inlichtingenbureau. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente het M&O-beleid heeft nageleefd, waarmee is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
Bijlagen
Blz. 23
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2021 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses. Medio 2022 evalueren wij het proces van de jaarrekeningcontrole met de gemeente om de afstemming tussen de interne controlewerkzaamheden en de werkzaamheden van de externe accountant zowel qua aard als qua timing beter op elkaar af te stemmen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 24
Interne beheersing
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Interne beheersing Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2021
Managementletter 2021, toegespitst op de interne (financiële) beheersing
Een belangrijk onderdeel om interne beheersmaatregelen De gemeente heeft voorbereidingen getroffen voor het effectief te laten werken is dat medewerkers zich bewust actualiseren van het treasurybeleid. Aanvullend worden zijn van werkafspraken en de te volgen processen. In de de beleidskaders (leningen en garanties/ subsidie Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in managementletter hebben wij een drietal adviezen oefenveldverlichting/ lening nieuwbouw clubgebouw en het najaar van 2021 een interim-controle meegegeven ten aanzien van inkoop- en aanbestedingen. beleidskaders buitensportaccomodaties) hierbij uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op De gemeente heeft inmiddels een start gemaakt met de meegenomen. Het doel is om dit in het tweede halfjaar de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen follow-up van de aanbevelingen. Inmiddels is het plan van van 2022 met betrokkenheid van de raad voor te van administratieve organisatie en interne beheersing, aanpak voor een verplichtingenadministratie goedgekeurd bereiden voor besluitvorming door college en raad. voor zover van belang voor onze controle op de door het Centraal Management Team (CMT). Het betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de stappenplan om te komen tot een organisatiebrede aanpak Memoriaalboekingen jaarrekening opgenomen gegevens. is ook in het plan van aanpak opgenomen.
De gemeente In het proces van boeken van memoriaalboekingen is heeft aangegeven de overige adviezen mee te nemen in de conform procesopzet sprake van controletechnische Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen totale analyse op het huidige inkoopmodel waarvoor in het functiescheiding tussen het aanleveren van wij naar onze managementletter 2021 van tweede kwartaal van 2022 een eerste opzet wordt gemaakt. memoriaalboekingen, de inhoudelijke controle op de 21 december 2021. aanlevering en het boeken in de financiële administratie. Voor een verdere toelichting omtrent de geconstateerde In de managementletter hebben wij een aantal De inhoudelijke controle op de voorgestelde boeking is rechtmatigheidsafwijkingen op het gebied van Europese aandachtspunten richting de jaarrekening 2021 zichtbaar aan de hand van een bevestiging per mail. De aanbestedingen refereren wij naar hoofdstuk Belangrijkste benoemd. Als onderdeel van onze werkzaamheden voor controletechnische functiescheiding in het proces van bevindingen uit onze controle. de jaarrekening zijn wij nagegaan of deze boeken van memoriaalboekingen is niet ingeregeld aan aandachtspunten voldoende zijn opgevolgd. Voor zover de hand van een digitale workflow.
In theorie bestaat de opvolging en/of onze controle ervan hiertoe het risico dat een memoriaalboeking is ingevoerd waar aanleiding geven, hebben wij onze bevindingen in dit Actualiseren treasurystatuut geen inhoudelijke controle op heeft plaatsgevonden. accountantsverslag bij het betreffende onderwerp Op 12 juli 2016 heeft de gemeenteraad het Treasurystatuut verwerkt. De gemeente is voornemens om de controle op de 2016 gemeente Almelo vastgesteld. In artikel 13 van het memoriaalboekingen in de eerste lijn te organiseren Inkopen en aanbestedingen statuut is opgenomen dat de treasurer één keer per vier conform het vierogenprincipe op basis van een jaar het treasurystatuut aan de gemeenteraad aanbiedt. steekproef. Aanvullend voert de gemeente op basis van De gemeente Almelo maakt gebruik van een Tijdens de interim-controle hebben wij vernomen dat dit een steekproef interne controlewerkzaamheden inkoopmodel waarbij tactische inkopers en bestellers sinds 2016 niet is gebeurd. In december 2021 heeft de achteraf uit om vast te stellen of de geselecteerde decentraal zijn gepositioneerd. De afspraken en gemeente aangegeven begin 2022 een evaluatie op te memoriaalboekingen getrouw en rechtmatig zijn.
De preventieve en dectectieve interne beheersmaatregelen starten met betrekking tot het actualiseren van het interne controle over 2021 is op moment van schrijven op het gebied van inkopen en aanbestedingen (zoals het treasurystatuut. van dit accountantsverslag nog niet definitief afgerond. gebruik van een inkoopstartformulier of We adviseren u om interne controlewerkzaamheden projectstartarchitectuur (I&A) om te komen tot de juiste periodiek uit te voeren zodat eventuele herstelacties aanbestedingsprocedure) zijn centraal vastgelegd in tijdig kunnen worden genomen. Beleid en handboeken en opgenomen in Kennisnet.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 26
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Almelo
Interne beheersing Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2021
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021 van de gemeente Almelo hebben wij een audit verricht op de ITbeheersmaatregelen. De betrouwbaarheid van de informatievoorziening in de geautomatiseerde omgeving van de gemeente is mede afhankelijk van een goed werkend stelsel van algemene IT-beheersmaatregelen. De IT-audit 2021 heeft zich gericht op de volgende elementen: • Applicatie Decade (Oracle Database, Linux Server en netwerk Windows AD) • Applicatie Donau (Oracle Database, Linux Server en netwerk Windows AD) • Applicatie Suites (Oracle Database, Linux Server en netwerk Windows AD) Wij hebben werkzaamheden verricht omtrent de opzet, het bestaan en de werking van de General IT Controls (“GITC”) binnen de IT-omgeving van de gemeente Almelo. In onze beoordeling van de GITC hebben wij beheersmaatregelen binnen de volgende drie deelgebieden getoetst: •
•
•
Toegangsbeveiliging: beheersmaatregelen die verzekeren dat enkel geautoriseerde personen toegang hebben tot de IT-systemen, en enkel voor zover dat benodigd is uit hoofde van de functie.
Wijzigingsbeheer: beheersmaatregelen die verzekeren dat enkel geautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd en dat deze wijzigingen op een adequate wijze zijn getest voordat ze naar productie worden gebracht. Datacenter en netwerkoperaties: beheersmaatregelen die verzekeren dat geautomatiseerde gegevensverwerking en opslag op betrouwbare wijze plaatsvindt. Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Bij de IT-auditwerkzaamheden is beoordeeld of de geselecteerde beheersmaatregelen in voldoende mate de risico’s adresseren die een impact hebben op de betrouwbaarheid van de financiële gegevensverwerking. Wij hebben daarbij uitsluitend die beheersmaatregelen bekeken die relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole en wij rapporteren hierbij uitsluitend de daarbij geconstateerde bevindingen. Uit onze controle blijken bevindingen met een diversiteit aan impact. 60% betreft bevindingen met de risicoclassificatie hoog. Deze zouden dan ook een hoge prioriteit moeten krijgen bij het oplossen ervan. In onze optiek zijn de bevindingen die wij hebben vastgesteld goed oplosbaar, mits hieraan de juiste prioriteit en middelen worden toegekend. Op basis van de bevindingen concluderen wij dat de kwaliteit van de GITC op dit moment nog onvoldoende is om in het kader van de audit een systeemgerichte controleaanpak te ondersteunen. De jaarrekeningcontrole is derhalve gegevensgericht uitgevoerd. In onze optiek zijn de belangrijkste acties: •
Het implementeren van een proces voor een periodieke review van gebruikersrechten voor Decade, Donau & Suites. (Bevinding 1, 4 en 5)
•
Het implementeren van een proces voor het toekennen van geautoriseerde rechten binnen Suites. (Bevinding 2)
•
Het formeel vaststellen van een autorisatiematrix voor Suites. (Bevinding 3)
•
Het tijdig intrekken van toegangsrechten of het deactiveren van accounts binnen Decade, Donau, Suites & Windows AD. (Bevinding 6)
•
De toegekende hoge rechten voor Decade, Donau & Suites te beperken. (Bevinding 7)
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
•
Het implementeren van een proces rondom het gebruik van Keepass. (Bevinding 8)
•
Het updaten van het wachtwoordbeleid en het implementeren van de vereiste wachtwoordparameters op applicatie-, database- en netwerkniveau. (Bevinding 9)
Alle detailbevindingen zijn opgenomen in de rapportage IT-audit observaties 2021 die gedeeld is met het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. Ten slotte hebben wij als onderdeel van de IT-audit werkzaamheden een gesprek gevoerd met de Chief Information Security Officer (CISO) van de gemeente Almelo en inzicht verkregen hoe de gemeente Almelo de cyberrisico’s beheerst op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Hieruit blijkt onder andere dat er nog geen cybersecuritybeleid beschikbaar is. Daarnaast zijn de rollen en verantwoordelijkheden bij eventuele cyberincidenten nog niet belegd. Op basis van de vijf fasen binnen cybersecurity is de beheersing van de cybersecurity-risico’s binnen de gemeente Almelo geëvalueerd. De aanbevelingen hiervoor zijn opgenomen in bijlage I van de rapportage IT-audit observaties 2021.