Accountantsverslag 2023 - gemeente Almelo - getekend
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2023
6 JUNI 2024
gemeente Almelo T.a.v. de raadsgriffier, de heer drs. H. Scherpenzeel Postbus 91 8200 AB Almelo Datum 6 juni 2024 Ons kenmerk ACV2023
Behandeld door M.B. Baveld MSc RE RA
Geachte leden van de gemeenteraad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Almelo aan. Onze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 22 september 2023. Dit verslag gaat in op onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2023. Bij de jaarrekening 2023 van de gemeente Almelo zullen wij een controleverklaring met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid afgeven. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo. Bij deze jaarrekening hebben wij op 6 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekken. Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Almelo voor de open en constructieve wijze van samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V. Caroline Louise Willems 2024.06.06 18:59:32 +02'00'
drs. C.L. (Caroline) Willems RA Partner
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
2
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting
▪ Bestuurlijke samenvatting controle 2023
4
▪ Belangrijkste bevindingen uit onze controle
9
▪ Rechtmatigheidsverantwoording
24
▪ De financiële positie van uw gemeente
31
▪ Financiële positie
Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit
▪ Resultaatanalyse
▪ Organisatie
35
▪ Administratieve organisatie en interne beheersing
▪ IT-audit
37
▪ Onze kijk op de algemene IT-beheersingsmaatregelen ▪ Betrouwbaarheid en continuïteit van IT omgeving
▪ Overige aangelegenheden
44
▪ Bijlagen
46
▪ Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen
Overig
▪ Bijlage 1b: Onzekerheden in de controle ▪ Bijlage 1c: In de controle opgenomen aanpassingen
Bijlagen
▪ Bijlage 1d: In de controle opgenomen aanpassingen rechtmatigheidsverantwoording ▪ Bijlage 1e: Tekortkomingen in de toelichtingen ▪ Bijlage 1f: Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
▪ Bijlage 2: Onafhankelijkheid
3
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Getrouwheidsoordeel
•
Wij geven een goedkeurend oordeel af voor de getrouwheid.
Pagina 14
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3.680.000 respectievelijk € 11.040.000.
•
De financiële positie ultimo 2023 is verbeterd ten opzichte van 2022. Met name het gevolg van het positieve resultaat over 2023 ad. € 18,3 miljoen.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 45,9 miljoen. De weerstandscapaciteit is ruim hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s ad € 8,6 miljoen.
•
Naar aanleiding van onze reguliere interim-controle in 2023 zien wij een gedegen interne beheersing, wat onder meer resulteert in dat wij kunnen steunen op de handmatige en digitale beheersingsmaatregelen rond de digitale factuurverwerking en het sociaal domein. Het grootste aandachtspunt blijft sinds jaren de beheersing van het rechtmatig aanbesteden van inkopen. Dit onderwerp behandelen wij apart als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording.
Pagina 36
•
De gemeente Almelo beschikt over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Een integrale analyse over de fraudegevoeligheid van de gemeente is in een vergevorderd stadium, zoals u ook rapporteert in paragraaf 3.5.11 Frauderisico’s en continuïteit. Hiertoe verwijzen wij ook in onze controleverklaring in sectie “Controle-aanpak frauderisico’s”. Het is van belang om de fraudeanalyse als deze klaar is onderdeel van uw vaste planning & control cyclus te maken, alsook te adresseren vanuit uw controle op de rechtmatigheidsverantwoording.
Pagina 38
•
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen aannemelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Pagina 11
Inhoudsopgave Financiële positie
Samenvatting Bevindingen Interne beheersing
Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Kwaliteit verslaggeving
Overig
Pagina 32
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
5
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Controleproces
•
Bij de start van de controle waren de jaarstukken gereed, het controledossier was nagenoeg compleet. Wij hebben de eerste steekproeven aan het begin van onze controle uitgezet, alsmede het verder aanscherpen van onze vragen en verloop via ons portaal YouProvide. Deze acties hebben bijgedragen aan het voorspoedige verloop van het controleproces. Wij willen de ambtelijke organisatie graag bedanken voor hun inzet en snelle oplevering. Daarnaast vinden wij een compliment op zijn plaats rondom de kwaliteit van aanlevering en de administratieve inrichting, mede in vergelijking met andere vergelijkbare gemeenten.
Grondexploitatie
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten met betrekking tot de grondexploitatie bepaalt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. De jaarrekening voldoet aan de verslaggevingseisen. Voor Almelo Noord Oost is sprake van een dalende afzet, wat betekent dat als de markt op de middellange termijn niet aantrekt u keuzes moet gaan maken over de verdere ontwikkeling van het plan. De bedrijventerreinen van Almelo verkeren in dezelfde situatie als voorgaande jaren.
Pagina 12
Overige Gemeente-specifieke onderwerpen
•
Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd.
Pagina 23
•
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 niet strijdig zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Almelo voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Conform de afspraken met onze beroepsvereniging hebben wij het anti-cumulatiebeding voor de WNT niet gecontroleerd en dit ook gemeld in de controleverklaring.
•
Mede in afstemming met de auditcommissie hebben wij een uitgebreide IT-audit uitgevoerd ten aanzien van de digitale beheersingsmaatregelen binnen het sociaal domein, het grootboek en het digitale factuurverwerkingsproces. Het resultaat van deze audit is dat wij kunnen steunen op de beheersing van deze systemen en hebben daarom onder meer voor de sociale uitkeringen in geld, sociale uitkeringen in natura en de inkopen een gedeeltelijk systeemgerichte aanpak gehanteerd. Concreet betekent dit dat wij steunen op de interne beheersingsmaatregelen rond de controle en verantwoording van uitkeringen en declaraties van zorgaanbieders, verantwoorde lasten en haar vastlegging in de administratie. De gemeente heeft voldoende waarborgen aangebracht om te kunnen vertrouwen op de beheersingsmaatregelen in deze systemen. Ten opzichte van vorig jaar zijn er diverse verbeteringen aangebracht in de beheersing. Dit heeft geresulteerd in een significante afname van het aantal bevindingen in onze IT-audit. Tevens is door het verschuiven van de werkzaamheden naar de IT-omgeving sprake van een afname van de door ons getrokken steekproeven op de verantwoorde lasten in zijn algemeenheid en de verantwoorde lasten in het sociaal domein en de inkopen.
•
Uw gemeente is redelijk uniek dat deze controle bij u mogelijk is én dat u de kans op een andere manier van controleren heeft aangegrepen. Daarvoor complimenteren wij u.
Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit
IT-audit Sociaal Domein & digitale factuurverwerking
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Referentie
Pagina 37
6
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023
Inleiding Inhoudsopgave
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Rechtmatigheidsverantwoording
•
Wij hebben de rechtmatigheidsverantwoording gecontroleerd op haar getrouwheid in lijn met de handreiking 1152 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. In lijn met deze handreiking hebben wij afzonderlijke werkzaamheden gedaan op de werkzaamheden van de VIC-functie, op het voorwaarden-, M&O-, en begrotingscriterium. Het college heeft voor € 8,5 miljoen rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Dit is lager dan de verantwoordingsgrens van € 11,0 miljoen. De rechtmatigheidsafwijkingen groter dan de rapporteringsgrens van € 150.000 zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. De nieuwe regels voor de rechtmatigheidsverantwoording leiden tot een ander beeld dan voorgaande jaren. De nieuwe regels, zoals het wegen van onrechtmatigheden in de lastenoverschrijdingen, zijn dan ook op principiële punten anders dan u gewend bent. Raad en college hebben op deze cruciale punten beperkte invloed. Voor verdere toelichting verwijzen wij naar paragraaf 3.5.9 Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarverantwoording 2023.
Pagina 24
Grote projecten
•
Almelo is voornemens om grote investeringen te doen in de kwaliteit van de stad. Het college heeft dit doorgerekend in de meerjarenbegroting. In de jaarrekening van 2023 zijn vooralsnog de investeringen in het zwembad te zien: € 2,6 miljoen in 2023. Het zwaartepunt voor de investeringen komt in de volgende jaren. Uw raad heeft al wel voorbereidingskredieten toegekend.
Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
7
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023
Inleiding Inhoudsopgave
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Sociaal domein
•
Wij hebben in de zorguitkeringen in natura geen onzekerheden en/of afwijkingen voor getrouwheid geconstateerd, met uitzondering van een te lage schuldpositie van de te verwachten declaraties Jeugd en Wmo. Dit heeft als oorzaak dat de gemeente niet haar prognosemodel heeft toegepast waarin een inschatting wordt gemaakt van (1) de nog te verwachten declaraties op basis van de lopende indicaties over 2023 en (2) de verwachten declaraties waar voor nog geen indicatie is verantwoord in Suite4SociaalDomein. Men heeft hier gewacht met het binnenkomen van de productieverantwoordingen en vervolgens geen slotboeking gedaan op basis van deze nieuwe informatie. Dit resulteert in een afwijking van € 448.285. Wij bevelen aan om wel het prognosemodel toe te passen en niet te wachten op het binnenkomen van productieverantwoordingen.
Pagina 22
•
Wij hebben in de sociale uitkeringen in natura geen fouten voor getrouwheid geconstateerd.
Voorzieningen
•
Wij hebben daarnaast een presentatieverschil geconstateerd ter waarde van € 995.000 in de voorzieningen Riolering egalisatie en de Riolering vervanging. Het betreft een onterechte dotatie aan de voorziening Riolering vervanging, welke op basis van het BBV dient te worden afgeroamd op de voorziening voor beklemde middelen waarvan de bestemming gebonden is. De bevinding is niet gecorrigeerd. U vindt de correctie in dit verslag in de Bijlage 1a: Nietgecorrigeerde controleverschillen.
Pagina 16
Schatkistbankieren
•
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 6,7 miljoen. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de over- dan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Almelo in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Pagina 23
Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
8
Inleiding
Wij verstrekken een controleverklaring bij de jaarrekening 2023 met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid.
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)
Inhoudsopgave
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2023 van gemeente Almelo uitgevoerd, en verstrekken een controleverklaring met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid bij deze jaarrekening.
Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Conform de afspraken met onze beroepsvereniging hebben wij het anticumulatiebeding voor de WNT niet gecontroleerd en dit ook gemeld in de controleverklaring.
Samenvatting Bevindingen
Wel feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle enkele niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeente. Hiervoor verwijzen wij naar de bijlage 1a.
Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd
Fouten en onzekerheden in de PGB bestedingen
Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle:
De PGB-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met een oordeel met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt, vanwege rechtmatigheids- en getrouwheisafwijkingen.
•
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening gemeente Almelo (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
Met de opdrachtbevestiging van 22 september 2023 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023.
Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Als gevolg van de fouten in de verantwoorde PGB-bestedingen in de jaarrekening 2023 van de SVB leidt dit tevens tot een afwijking in onze controle voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. Deze afwijking is niet opgenomen in het (verplichte) overzicht van controleverschillen omdat deze kleiner is dan de rapportagedrempel ad € 184.000.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa-bijlage Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd.
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
10
Goedkeuringstoleranties
Inleiding
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Almelo
Inhoudsopgave
Ons zijn geen relaties bekend tussen Eshuis Registeraccountants B.V. en haar zusteren of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage 2 bij deze rapportage.
€ 3.680.000
Samenvatting Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
€ 11.040.000
Boekjaar 2023
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2023. Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen aannemelijk zijn en consistent worden gebruikt.
€ 184.000
€ 3.340.000
€ 10.020.000
Boekjaar 2022
€ 167.000
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 uitgevoerd met inachtneming van de volgende goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleverordening: €-
€ 2.000.000 € 4.000.000 € 6.000.000 € 8.000.000 € 10.000.000 € 12.000.000 Materialiteit
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Onzekerheden
Rapporteringstolerantie accountant
11
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening, met uitzondering van de door ons geconstateerde onzekerheden
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie
De jaarverantwoording 2023 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag 2023 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2023 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting en de SiSa-bijlage).
In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen met betrekking tot de vragen: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a. weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag. Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de toelichtingen van de gemeenteraad in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en toelichtingen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
Organisatie IT-audit Overig
•
Bijlagen
De grondexploitaties zijn geactualiseerd
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Wij hebben vastgesteld dat de toelichtingen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De balanspost met de belangrijkste schattingselementen in de jaarrekening van de gemeente Almelo betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties). De balanspost heeft een omvang van € 18,9 miljoen. Dit bedrag vertegenwoordigt het vermogen dat u al in de grondexploitatie heeft geïnvesteerd. Daar tegenover staan nog te realiseren baten groot € 46,8 miljoen en lasten groot € 24,8 miljoen.
De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor het uiteindelijke resultaat van de lopende projecten. Per project moet bepaald worden of er sprake is van een verwacht verlies, waarvoor een voorziening getroffen moet worden, of winst. De totale verwachte tussentijdse winst mag u gedurende het boekjaar als resultaat nemen. In 2023 heeft Almelo 11 grondexploitaties, overwegend woningbouwprojecten. Er is sprake van acht woningbouwprojecten. Controlewerkzaamheden grondexploitaties De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vier P’s: •
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
•
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
12
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting
Deze 4 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’. De balanswaarde is in 2023 afgenomen van € 24,9 miljoen tot € 18,9 miljoen. Dit is voor het grootste deel toe te schrijven aan de ontwikkelingen in de exploitatie van Bedrijvenpark Twente Noord en Almelo Noord Oost. Daarnaast is de winstneming toegenomen met € 0,9 miljoen, echter tegelijkertijd gecompenseerd door een gestegen verliesvoorziening met € 1,4 miljoen.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen; met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties hebben wij het volgende in overweging genomen:
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
•
Bevindingen
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
13
Inleiding Inhoudsopgave
De grondexploitaties zijn door u voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.
Samenvatting
Rechtmatigheid
Op grond van het BBV heeft uw gemeente in het boekjaar 2023 per saldo € 8,6 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitaties (2022: € 7,7 miljoen positief). Dit komt volledig voor de rekening van Almelo Noord Oost waarbij een hogere winst wordt verwacht en welke conform het BBV tussentijds moet worden verantwoord. Belangrijkste conclusies waardering grondexploitaties
Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons beoordeeld en als aannemelijk aangemerkt. Actualisatie grondexploitaties
Tussentijdse winstneming
Bevindingen
•
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier al contracten/overeenkomsten aan ten grondslag of niet). Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: •
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties.
•
Externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten.
Kostenstijgingen De kosten in de markt stijgen door. Deze kostenstijgingen zijn sterk marktgebonden. De gemeente Almelo kiest er dan ook voor om bekende prijsverhogingen bij de herzieningen te verwerken. Daarnaast is voor de komende jaren een generieke kostenstijging voor inflatie ingerekend van 2 – 3% voor bouwkosten en 2 – 5% voor plankosten. Die laatste stijging hangt ermee samen dat voor de korte termijn stijgingen in de ambtenarensalarissen worden verwacht. Rente Almelo heeft veel leningen aangetrokken. De rente die op die leningen betaald wordt is bepalend voor hoeveel rente toegerekend moet worden aan de grondexploitaties. Op het moment betaalt Almelo op de leningen gemiddeld 1,3%. Met de stijgende rentetarieven is het de verwachting dat dit niet langdurig zo zal blijven. De komende jaren moet Almelo ook een aantal externe leningen herfinancieren, naar verwachting tegen hogere rentetarieven. Vanaf 2026 wordt daarom gerekend met een rentepercentage van 1,8%. Verder in de toekomst is het afwachten hoe de rente zich gaat ontwikkelen. Uw gemeente heeft veel projecten voorgefinancierd en zal naar verwachting nog meer grondexploitaties voorfinancieren. Met voorfinancieren bedoelen we: de gemeente maakt alvast kosten voor het project, maar de verkoopopbrengsten komen pas later.
Mocht u in de toekomst gaan werken met de projectontwikkelaars dan is wellicht mogelijk om met hen afspraken te maken over de verdeling van de lasten van voorfinanciering.
14
Grondprijzen
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
De grondprijzenstijging houdt u bewust bescheiden op 1 – 3%. De stijging van 1% is specifiek voor bedrijfsruimtes op de korte termijn, aangezien de gemeente hier nog veel oudere kavels heeft waarvoor een sterke prijsstijging niet haalbaar is. Voor Almelo Noord Oost is de factor ‘prijs’ erg bepalend voor de verkoopresultaten. Wij behandelen de prijsstelling voor dit complex daarom apart.
Mocht voor de lange termijn blijken dat het marktpotentieel voor grote kavels permanent is opgedroogd, dan kunt u meer permanente maatregelen toepassen zoals: -
Aanbieden van kortingen;
-
Herverkavelen naar kleinere kavels;
-
Structureel verlagen van het prijsbeleid;
-
Kavels ‘as is’ handhaven in prijs en omvang en de rentelasten over het geïnvesteerde vermogen accepteren.
Algemeen De grondexploitatie van Almelo bestaat in hoofdlijnen uit één winstgevend project (Almelo Noord Oost), diverse kleinere woningbouwlocaties die
Wij adviseren om naar deze maatregelen te kijken als duidelijk is dat de marktvraag permanent is veranderd.
rondom een nulresultaat zullen eindigen en verlieslatende bedrijventerreinen plus één woningbouwlocatie. De verlieslatende projecten zijn allemaal langlopend en stammen uit het verleden. De voorzieningen zijn allen al in het verleden volledig genomen. Almelo Noord Oost In ons vorige accountantsverslag was al opgenomen dat de verkopen in Noord Oost achterbleven op schema; in het verdere verloop van het jaar is dat zo gebleven. In 2023 zijn in plaats van de geplande 50 woningen er 30 verkocht. In 2022 werden overigens 72 woningen verkocht, meer dan de geplande 50. Voor de komende jaren gaat de planning uit van 25 kavels in 2024 waarna de doelstellingen per jaar gestaag afnemen tot het project verkocht is. Doordat de verkopen op dit moment niet in lijn liggen met de afzetraming is sprake van een opbrengstenrisico dat moet worden afgedekt. Het college heeft dit in 2023 gedaan door in de calculatie de opbrengsten met € 1,5 miljoen te verlagen.
Bedrijvenpark Twente Noord Evenals vorig jaar loopt de verkoop van courante kavels door. De incourante kavels zijn ook in 2023 niet verkocht. Ook voor deze kavels geldt dat het bij uitblijvende verkoop nodig is om te beoordelen of verkoop nog steeds mogelijk is, of u wilt wachten tot er weer nieuwe vraag ontstaat of dat u andere plannen voor de grond wilt ontwikkelen. Qua prijs zijn de gronden al ver onder de marktwaarde gewaardeerd. Rhijnbeek De situatie rondom project Rhijnbeek blijft in beweging, maar in praktisch opzicht is er voor de jaarrekening weinig veranderd. Het college blijft gecommitteerd aan de verkoop. Ondanks gunstige ontwikkelingen bij de rechter is de zaak nog niet beslecht. De koper van de grond blijft conform overeenkomst bereid tot aankoop.
De gekozen maatregel is een voorzichtige oplossing op de korte termijn. Op deze manier rekent u bestuurlijk niet op opbrengsten die mogelijk niet komen maar laat u in de markt nog geen prijsverlagingen zien. Het externe prijsbeleid voor Almelo Noord Oost is immers vastgesteld.
15
Nieuwe complexen
Inhoudsopgave
Het college heeft in 2022 na goedkeuring van de raad zes nieuwe complexen geopend. Het gaat in alle gevallen om kleinschalige complexen voor binnenstedelijke uitbreiding. De verkoop van deze projecten is al beklonken met projectontwikkelaars, maar heeft lichte vertraging opgelopen. De verkoop wordt in 2024 verwacht. Vanwege onderliggende contracten is de verkoop voldoende zeker.
Samenvatting
Weggeler
Inleiding
Bevindingen Rechtmatigheid
Op het Weggeler is sprake van nieuwe ontwikkelingen. De langlopende juridische procedure met de voormalig ontwikkelaar is ten einde. U heeft daarbij afgezien van al uw vorderingen op de ontwikkelaar. Deze waren in het verleden overigens al volledig afgewaardeerd. Voor het bedrijvendeel van het Weggeler is nog geen nieuwe calculatie opgesteld.
Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben voor deze gebieden het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Op basis hiervan concluderen wij dat de gedane schattingen aanvaardbaar zijn. Wij hebben in de controle op de voorzieningen wel een presentatieverschil geconstateerd ter waarde van € 995.000 in de voorzieningen Riolering egalisatie en de Riolering vervanging. Het betreft een onterechte dotatie aan de voorziening Riolering vervanging, welke op basis van het BBV dient te worden afgeroamd op de voorziening voor beklemde middelen waarvan de bestemming gebonden is. De bevinding is niet gecorrigeerd. U vindt de correctie in dit verslag in de Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen.
Evaluatie van de belangrijkste inschattingen van het management
Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen. Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college.
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
16
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Als onderdeel van onze controle vragen wij uw organisatie jaarlijks om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad (of met de auditcommissie). Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. De gemeente Almelo heeft gedurende 2023 grote stappen gezet naar een uitgebreide frauderisicoanalyse. Dit beleidstuk, genaamd “Fraudebeleid 2023-2024 Gemeente Almelo” zal ter kennisname nog worden aangeboden aan de raad, maar kaders zijn op basis hiervan helder gemaakt. In het huidige klimaat van toenemende complexiteit en uitdagingen op het gebied van financiën en bestuur, benadrukt de gemeente het cruciale belang van fraudepreventie op alle niveaus van de organisatie.
Het waarborgen van integriteit en transparantie in alle activiteiten van de gemeente is niet alleen een verantwoordelijkheid, maar ook een essentieel onderdeel van het publiek vertrouwen.
In lijn met deze overtuiging heeft de gemeente actief maatregelen geformaliseerd om fraudepreventie te versterken en te verankeren in de operationele processen. Deze maatregelen omvatten niet alleen het aanscherpen van interne controlesystemen en het implementeren van striktere nalevingsprocedures, maar ook het bevorderen van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag binnen de gemeente. Een verdere operationalisering van het beleid is de “Nota misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen” en het hieruit gekomen “Risicogebieden en Werklijsten toetsing M&O” die de basis vormt voor de controle op de rechtmatigheidsverantwoording in het kader van het M&O criterium. Fraudepreventie is een dynamisch en continu proces dat voortdurend evolueert om gelijke tred te houden met veranderende omstandigheden en opkomende risico's. Het beleid en het werkplan van de gemeente vormen solide leidraden voor het implementeren van effectieve anti-fraudebeheersing. We hebben vastgesteld dat deze documenten een gedegen basis bieden voor het identificeren, analyseren en aanpakken van potentiële frauderisico's op een gestructureerde en proactieve manier. Wel bevelen wij nog aan om ook voor specifiek interne fraudepreventie een werkplan op te stellen zoals bij misbruik en oneigenlijk gebruik is gedaan.
Bovendien merken wij op dat de gemeente in haar paragraaf bedrijfsvoering specifieke aandacht heeft besteed aan frauderisicobeheersing. Het opnemen van deze kwestie in het risicomanagement getuigt van een voortdurende toewijding aan het waarborgen van integriteit en transparantie in alle aspecten van haar activiteiten.
Als uw accountant zijn we vol vertrouwen dat de gemeente op de goede weg is om een robuust kader voor fraudepreventie te ontwikkelen en te handhaven. We blijven de gemeente attenderen om ervoor te zorgen dat deze inspanningen worden versterkt en effectief worden uitgevoerd, met als uiteindelijk doel het beschermen van de financiële belangen van de gemeenschap en het bevorderen van een cultuur van vertrouwen en integriteit.
17
Rapporteren over fraude
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd worden transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van organisatie en bestuur. Met ingang van 2022 is het op grond van de verslaggevingsregels voor veel organisaties verplicht om in het jaarverslag te rapporteren over de fraudegevoeligheid van de organisatie. Voor gemeente geldt een aanbeveling om hierover te rapporteren vanuit de kadernota rechtmatigheid. Voor gemeenten geldt echter vanuit Artikel 2:391 lid 1 BW dat voornaamste risico’s dienen te worden toegelicht in onder andere de paragraaf bedrijfsvoering.
Wij dienen als uw accountant er op toe te zien dat het college rapporteert over de voornaamste frauderisico’s en het fraudemanagement van de gemeente.
De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Fraude en integriteit Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de integriteitsmeldingen. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd. Onze conclusie is dat uw gemeente op een adequate wijze opvolging geeft aan geïdentificeerde integriteitskwesties, en hierover tijdig met ons in contact treedt.
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
De afgelopen jaren hebben we steeds aandacht gevraagd voor het opstellen van een (fraude)risicoanalyse en de rapporteringsverplichting in veel sectoren is een volgende stap in dit proces. De gemeente Almelo beschikt over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Zoals benoemd vormen de documenten “Fraudebeleid 2023-2024 Gemeente Almelo” en “Nota misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen” hier de kern in. Dit is kort benoemd in de jaarrekening, namelijk in paragraaf 3.5.11 Frauderisico’s en continuïteit. Hiertoe verwijzen wij ook in onze controleverklaring in sectie “Controle-aanpak frauderisico’s”.
18
Inleiding
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude
Inhoudsopgave
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten.
Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de gemeente om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren. Vanwege de geopolitieke situatie, de inflatie, de energieprijsontwikkeling en ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants is, net als bij het onderwerp fraude, steeds vaker informatie in de controleverklaring opgenomen over de continuïteitsbeoordeling die wij uitvoeren. De continuïteitsafwegingen worden bij u op dit moment veelal expliciet gemaakt en zijn onderdeel van het proces waarin organisatie en bestuur worden betrokken. Dit heeft haar weerslag in bijvoorbeeld 3.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing, waarin u aandacht heeft voor uw risicobeheersing en de gestelde norm kengetallen waarop de provincie Overijssel haar beoordeling baseert.
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
19
Inleiding
Sociaal domein (3 decentralisaties) Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd, exclusief PGB’s) geëvalueerd.
Deze kwestie vereist aandacht en actie van uw kant. De onderwaardering van de schuldpositie wordt voornamelijk veroorzaakt door het toepassen van het prognosemodel binnen de gemeente. Dit model voorziet in een nauwkeurige inschatting van twee cruciale elementen: •
De nog te verwachten declaraties op basis van lopende indicaties voor 2023: Het gebrek aan een gestructureerde prognose voor deze declaraties leidt tot onzekerheid met betrekking tot de financiële verplichtingen van de gemeente in de komende periode.
•
De verwachte declaraties waarvoor nog geen indicatie is verantwoord in Suite4SociaalDomein: Het ontbreken van een duidelijk beeld van deze declaraties creëert een blinde vlek in het financiële overzicht van de gemeente, wat de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de rapportage in gevaar brengt.
Inhoudsopgave PGB’s en Sociale Verzekeringsbank
Samenvatting Bevindingen
De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt. Voor de gemeente Almelo heeft de accountant van de SVB fouten voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd. De geconstateerde fouten vallen onder de rapporteringstolerantie, waardoor deze niet staan benoemd in de bijlage 1.
Rechtmatigheid
De geconstateerde afwijking bedraagt € 448.285. Dit bedrag vertegenwoordigt het verschil tussen de werkelijke schuldpositie en de geschatte schuld op basis van beschikbare gegevens per mei 2024.
€ 45.000.000
Financiële positie
€ 40.000.000
€ 39.535.572 € 34.772.451
€ 35.000.000
Organisatie
€ 24.339.468
Wij doen u de volgende aanbevelingen:
€ 30.000.000
€ 26.240.276
€ 25.000.000
IT-audit
€ 20.000.000 € 15.000.000
Overig
•
Het toepassen en mogelijk doorontwikkelen van het bestaande prognosemodel dat rekening houdt met zowel lopende indicaties als potentiële toekomstige declaraties.
•
Het gebruik van Suite4SociaalDomein te optimaliseren om alle relevante indicaties nauwkeurig te registreren en te beheren, waar nodig via accountgesprekken met zorgaanbieders over het declaratiegedrag.
•
Periodieke evaluaties uit te voeren om de effectiviteit van de prognoses en de nauwkeurigheid van de financiële rapportage te waarborgen.
€ 22.520.241 € 23.146.989
€ 8.285.733 € 8.610.521 € 7.498.725
€ 10.000.000 € 5.000.000
€ 2.113.881
€ 860.667
€ 1.097.715
€-
Bijlagen
Jeugdwet Bestedingen 2023
WMO Bestedingen 2022
Beschermd Wonen
PGB bestedingen
Bestedingen 2021
Zorg in Natura/Jeugdzorg en WMO Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
We hebben in onze controle op de bestedingen in het kader van Wmo, Beschermd Wonen en Jeugdwet een bevinding met betrekking tot de schuldpositie nog te ontvangen zorgdeclaraties over 2023.
Door deze aanbevelingen op te volgen, kan de gemeente haar financiële processen versterken en haar vermogen vergroten om adequaat te reageren op de uitdagingen binnen het domein van de sociale uitkeringen in natura.
20
Verdeling energietoeslagen in aantallen
Energietoeslag
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
In overeenstemming met de Beleidsregels eenmalige energietoeslag gemeente Almelo 2023 heeft gemeente zorggedragen voor de uitvoering van deze regeling. Inwoners van de gemeente konden indien zij voldoen aan bepaalde voorwaarden zoals opgenomen in de Beleidsregels een energietoeslag aanvragen. Inwoners met een uitkering op grond van de algemene bijstand, de IOAW/IOAZ, bijzondere bijstand of met een inkomen dat niet hoger is dan 120 % van de toepasselijke bijstandsnorm komen voor de toeslag in aanmerking De eenmalige energietoeslag betrof € 800 per huishouden met een laag inkomen. Een aanvullende uitkering van € 500 is uitgekeerd aan huishoudens die aan het maximale bestaansminimum voldeden.
7.000
6.094 6.000 5.071 5.000
4.000
3.000 2.000
Rechtmatigheid 1.000
Ve deling ene gietoeslagen in €
Financiële positie
€ 7.922.200
€ 8.000.000
Organisatie
375
9
€ 9.000.000
€ 6.591.910
€ 7.000.000
-
69
-
0
Toeslag 500
Toeslag 800 Boekjaar 2022
Toeslag 650
Toeslag 1300
Boekjaar 2023
€ 6.000.000
IT-audit
Wij hebben als onderdeel van de controle van de SiSa G2 regeling de uitgekeerde energietoeslagen gecontroleerd. Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd. Vanuit de december circulaire is er voor 2023 nog een toeslag vastgesteld, waardoor een tweede tranche van deze uitbetalingen doorlopen tot in 2023. Zoals te zien is aan de cijfers heeft de gemeente Almelo voor het overgrote deel van de aanvragen de maximale toeslag uitgekeerd.
€ 5.000.000 € 4.000.000
Overig Bijlagen
€ 3.000.000 € 2.000.000 € 1.000.000 €-
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
€ 4.500 € -
€ 55.200 € -
Toeslag 500
Toeslag 800 Boekjaar 2022
€ 243.750 €Toeslag 650
Toeslag 1300
Boekjaar 2023
21
Inleiding Inhoudsopgave
Opvang ontheemden Oekraïne
€ 12.000.000
Op basis van de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne heeft de gemeente Almelo de gemaakte kosten rondom Opvang ontheemden Oekraïne verantwoord in de SiSa bijlage, onder regeling A16. Oekraïense ontheemden zijn geregistreerd en verbleven in de opvanglocatie zoals beschikbaar gesteld door de gemeente (Huize Alexandra).
€ 10.000.000
Samenvatting
€ 10.166.865 € 9.509.974
€ 8.000.000
1.400 1.289
Bevindingen
1.202 1.200
Rechtmatigheid Financiële positie
1.000
€ 6.000.000
€ 4.000.000
800 € 2.000.000
Organisatie IT-audit
600 €400
312
281
254
Overig Bijlagen
Totale verantwoorde kosten A16 regeling
200
Gemiddeld aantal gerealiseerde plekken
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Totale bekostiging normbedrag x gerealiseerde plekken x aantal dagen
365
Aantal dagen beschikbaar 2023
Aantal personen waaraan verstrekking is gedaan
Wij hebben deze kosten gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens (indicatoren). Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
2022
22
Schatkistbankieren
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 6,6 miljoen. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de overdan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Almelo in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Bevindingen
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT)
Rechtmatigheid
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt.
Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
De bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2023 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
23
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie
Stand van zaken rechtmatigheidsverantwoording per 12 april 2024
Rechtmatigheid uitgelegd
Zoals we eerder aan u gerapporteerd hebben, heeft het Rijk besloten dat met ingang van 2023 niet langer de accountant maar het college verantwoording aflegt en een conclusie trekt over het rechtmatig handelen binnen de gemeente Almelo. Onze rol beperkt zich tot het toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. Dit omvat toets op de rechtmatigheidsverantwoording zelf, de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering, en de bevindingen die voortvloeien uit de interne controles en anderszins zijn geconstateerd.
Rechtmatigheid houdt in dat alle handelingen van de gemeente in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving. Dit omvat onder andere aanbestedingen, omgevingswet, arbeidsomstandigheden en subsidievoorwaarden. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de focus gelegd op de financiële rechtmatigheid, waarbij door het college moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn uitgevoerd. In 2005 zijn negen criteria vastgesteld om het begrip financiële rechtmatigheid concreet te maken. Het college legt in de jaarrekening verantwoording af over al deze criteria. De eerste zes criteria, die gerelateerd zijn aan de getrouwheid van de financiële informatie, worden weerspiegeld in de balans en het overzicht van baten en lasten. De overige drie criteria, die specifiek gaan over rechtmatigheid, worden behandeld in de rechtmatigheidsverantwoording.
Begin 2024 zijn decentrale overheden en accountants geconfronteerd met de mededeling van het ministerie van BZK dat het regelgevend kader voor de rechtmatigheidsverantwoording nog niet af is. De gemeentewet en de wet gemeenschappelijke regelingen zijn weliswaar gewijzigd maar dat geldt niet voor uw verslaggevingsregels, het BBV, en voor onze controlecriteria, zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Inmiddels is bekend geworden dat de Algemene Rekenkamer heeft aangegeven fundamentele bezwaren te hebben tegen de voorgestelde regelgeving. Dat houdt snelle aanpassing van de regels tegen.
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Dat betekent niet dat de rechtmatigheidsverantwoording niet kan worden opgesteld of dat de controle daarop nog niet is uitgevoerd, omdat op basis van de conceptregelgeving en de daarop gebaseerde uitspraken en toelichtingen, veel mogelijk is. Onze cijfermatige controles ondervinden hier geen hinder van en u bent zelf aan de slag gegaan met de rechtmatigheidsverantwoording. Inmiddels heeft BZK in IBI Nieuwbrief 121 en 122 decentrale overheden gevraagd om, conform de gewijzigde Gemeentewet, “gewoon” een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Daarmee is begin april 2024 duidelijkheid gekomen, waardoor organisaties en accountants verder kunnen. Als accountants betreuren we deze, voor ons niet beïnvloedbare, en voor ons beide lastige, omstandigheden. Uiteindelijk hebben deze perikelen niet geleid tot vertraging van de afgifte van de controleverklaring, uitgezonderd het moment van aanpassen van de financiële verordening.
De volgende criteria vallen onder ons getrouwheidsoordeel: •
Calculatiecriterium
•
Valuteringscriterium
•
Adresseringscriterium
•
Volledigheidscriterium
•
Aanvaardbaarheidscriterium
•
Leveringscriterium
De volgende criteria vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording: •
Voorwaardencriterium
•
Begrotingscriterium
•
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
25
Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet ook van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. En die verantwoording is ‘waar’, dus getrouw. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid, met als doel om zowel de kaderstellende als de controlerende rol van de raad te versterken. Wij evalueren de huidige status van de kaderstelling en de drie afzonderlijke criteria, waarover door het college verantwoording afgelegd moet worden.
Status kaderstelling Of het nu de financiële kaders van de begroting zijn, de verordeningen of de beleidsmatige kaders in de vorm van visies en nota’s, het is bijna altijd het college dat de kaders formuleert. De raad stelt deze kaders al dan niet na enige discussie en soms met amendementen vast. Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben veel decentrale overheden kaderstellingen geactualiseerd. In onze controle hebben wij ons gebaseerd op de volgende kaders: •
Controleverordening;
•
Controleprotocol, inclusief verantwoordingsgrens;
•
Financiële verordening;
•
Normenkader.
De gemeente Almelo heeft de kaders tijdig geactualiseerd, maar de wet van de remmende voorsprong is ook op u van toepassing. De verschillende interpretaties, uitspraken en aanpassingen in de landelijke regelgeving hebben ook geleid tot een de facto aanscherping in de toepassing van de criteria. Met name op het vlak van begrotingsrechtmatigheid is in de laatste maanden na veel discussie nog het nodige aangepast. Dit heeft voor uw gemeente uiteindelijk ook geresulteerd in een op 28 mei 2024 aangepaste financiële verordening inzake hoe om te gaan met begrotingsafwijkingen in het kader van het begrotingscriterium. Voor de impact die dit heeft gehad verwijzen wij naar de paragraaf over het begrotingscriterium. Werkzaamheden accountant t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording De accountant dient, in overeenstemming met de NBA-handreiking 1152, op basis van de evaluatie van de opzet en het bestaan van de werkzaamheden van de VIC-functie per proces te beoordelen of deze kwalificeert als een effectieve beheersingsmaatregel waarop de accountant kan steunen. Bij het bepalen van de aard, timing en omvang van controlewerkzaamheden verricht de accountant werkzaamheden om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de effectieve werking van de VICfunctie als interne beheersingsmaatregel over het gehele boekjaar. Dit betreft een mix van de volgende werkzaamheden: •
Vaststellen dat uitgevoerde werkzaamheden conform de geplande werkzaamheden zijn;
•
Inspecteren van de werkdocumenten, onderliggende documentatie en rapportages op onderlinge consistentie en het bespreken van de VIC uitkomsten met de controller en functionarissen van de VIC-functie;
•
Vaststellen dat er voldoende en geschikte informatie is verkregen om de VICfunctie in staat te stellen redelijke conclusies te trekken, waaronder het inspecteren van de onderliggende brondocumentatie die door de VIC-functie is gebruikt bij de uitvoering van de werkzaamheden;
26
Inleiding
•
Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
Reperformance van de VIC, waarbij eveneens wordt vastgesteld dat de bevindingen in de rapportages van de VIC-functie consistent zijn met de uitkomsten van de uitgevoerde werkzaamheden. Naast de reperformance voert de accountant ook eigen gegevensgerichte werkzaamheden en deelwaarnemingen uit op transacties die door de cliënt niet in de werkzaamheden (uitgevoerde steekproef, spend analyse, deelwaarneming) zijn betrokken;
•
Aan de hand van de notulen / actielijst vaststellen dat de rapportages van de VICfunctie inhoudelijk zijn behandeld in het MT / de directie;
•
Vaststellen dat er follow-up wordt gegeven aan de geconstateerde bevindingen.
Verantwoordingscriterium Het voorwaardencriterium betreft de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Deze eisen of voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en omvatten aspecten zoals doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium richt zich met name op aandachtspunten zoals naleving van eigen voorwaarden bij subsidieverstrekking, vermijding van niettoegestane staatssteun, aanbestedingen, naleving van de Participatiewet, modelverordeningen 212 en 213a, bevoegdheden, personeelslasten en verordeningen. Het uitgangspunt betreft het door de raad vastgestelde normenkader.
Monitor rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheid Financiële positie Organisatie
Zoals benoemd gaat het in de rechtmatigheidsverantwoording om drie criteria, te weten het voorwaarden-, M&O-, en begrotingscriterium. Het college heeft in de paragraaf bedrijfsvoering openheid en transparantie betracht in het rapporteren van geconstateerde onrechtmatigheden, zelfs wanneer deze onder de vastgestelde verantwoordingsgrens van de raad blijven. Hoewel dit niet strikt noodzakelijk is op basis van formele vereisten, getuigt deze benadering van een sterke toewijding aan integriteit en verantwoording.
Rechtmatigheidsverantwoording rechtmatigheidsfouten, zoals geconstateerd door de VIC-functie Begrotingscriterium
€ 664.000
Voorwaardencriterium
€ 7.382.463
M&O-criterium
IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Almelo
Door de volledige omvang van onrechtmatigheden te rapporteren, ongeacht de financiële drempel, toont het college een hoog niveau van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het beheer van publieke middelen. In de tabel hiernaast is een samenvatting opgenomen van de informatie zoals benoemd onder Rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering.
€ 456.000
Totale rechtmatigheidsfouten
€ 8.502.463
Verantwoordingsgrens (3%)
€ 11.040.000
Ruimte onder de grens niet goedkeurend oordeel rechtmatigheid
€ 2.537.537