Accountantsverslag 2022 - gemeente Almelo - wg versie
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2022
25 SEPTEMBER 2023
gemeente Almelo T.a.v. de raadsgriffier, de heer drs. H. Scherpenzeel Postbus 91 8200 AB Almelo
Geachte raad,
Datum 25 september 2023
Bij de jaarrekening 2022 van de gemeente Almelo hebben wij een controleverklaring met beperking verstrekt betreffende de rechtmatigheid en een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid.
Ons kenmerk ACV2022 Behandeld door M.B. Baveld MSc RE RA
Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Almelo aan. Onze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 10 november 2022. Dit verslag gaat in op onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2022.
De jaarrekening 2022 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo. Bij deze jaarrekening hebben wij op 22 september 2023 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld en een oordeel met beperking betreffende de rechtmatigheid verstrekt. De bespreking met de portefeuillehouder heeft op 31 augustus 2023 plaatsgevonden. Op 9 oktober 2023 hebben wij dit verslag besproken met de auditcommissie van uw gemeente.
Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Almelo voor de open en constructieve wijze van samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V.
Was getekend: drs. C.L. Willems RA Partner Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
2
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting
▪ Bestuurlijke samenvatting controle 2022
5
▪ Belangrijkste bevindingen uit onze controle
12
▪ De financiële positie van uw gemeente
39
▪ Financiële positie
Bevindingen
▪ Resultaatanalyse
▪ Organisatie Financiële positie
Organisatie IT-audit
43
▪ Administratieve organisatie en interne beheersing
▪ IT-audit
45
▪ Onze kijk op de algemene IT-beheersingsmaatregelen ▪ Betrouwbaarheid en continuïteit van IT omgeving
▪ Overige aangelegenheden
50
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
3
Inleiding Inhoudsopgave
▪ Bijlagen
52
▪ Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen
Samenvatting
▪ Bijlage 1b: Onzekerheden in de controle ▪ Bijlage 1c: In de controle opgenomen aanpassingen
Bevindingen
▪ Bijlage 1d: Tekortkomingen in de toelichtingen
▪ Bijlage 1e: Bevindingen controle SiSa-bijlage 2022
Financiële positie
▪ Bijlage 2: Onafhankelijkheidsbevestiging
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
4
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Wij geven een goedkeurend oordeel af voor getrouwheid en een oordeel met beperking voor de rechtmatigheid. De beperking ziet op de onrechtmatigheden geconstateerd naar aanleiding van onze controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3.340.000 respectievelijk € 10.020.000.
•
De financiële positie ultimo 2022 is verbeterd ten opzichte van 2021. Met name het gevolg van het positieve resultaat over 2022 ad. € 26,6 miljoen.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 45,8 miljoen. De weerstandscapaciteit is ruim hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s ad € 10,8 miljoen.
•
Naar aanleiding van onze reguliere interim-controle in 2022 zien wij een gedegen interne beheersing, wat onder meer resulteert in dat wij kunnen steunen op de handmatige en digitale beheersingsmaatregelen rond de digitale factuurverwerking en het sociaal domein. Het grootste aandachtspunt blijft sinds jaren de beheersing van het rechtmatig aanbesteden van inkopen. Dit onderwerp behandelen wij apart.
•
De situatie in de wereld zorgt ervoor dat veel nieuwe taken bij de gemeente terecht komen. Wij vinden het noemenswaardig hoe de gemeente is meebewogen in de actuele ontwikkelingen en doelmatig te werk is gegaan om de maatschappelijke doelen als de energietoeslagen en de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne te realiseren.
•
De gemeente Almelo beschikt over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Een integrale analyse over de fraudegevoeligheid van de gemeente is in een vergevorderd stadium, zoals u ook rapporteert in paragraaf 3.5.11 Frauderisico’s en continuïteit. Hiertoe verwijzen wij ook in onze controleverklaring in sectie “Controle-aanpak frauderisico’s”. Het is van belang om de fraudeanalyse als deze klaar is onderdeel van uw vaste planning & control cyclus te maken.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Financiële positie
Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit
Interne beheersing – reguliere interimcontrole over boekjaar 2022
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Referentie
Pagina 37
Pagina 41
6
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Bevinding integriteit
•
Tijdens een reguliere interne controle door de gemeente heeft een budgethouder een ongebruikelijke factuur geconstateerd. Het blijkt dat een medewerker voor een niet materieel bedrag (in totaal € 120.000) zijn eigen bedrijf als leverancier van Almelo heeft weten in te zetten. Hoewel er wel producten geleverd zijn, zijn procedures doorbroken en heeft de medewerker in strijd met de integriteitscode gehandeld. De gemeente heeft hier snel op gereageerd en na onderzoek een plan van aanpak opgesteld gericht op het voorkomen van herhaling. Wij hebben in de samenwerking met de gemeente over deze casus alle medewerking en een open en lerende houding ervaren.
Pagina 13
IT-audit Sociaal Domein & digitale factuurverwerking
•
Mede in afstemming met de auditcommissie hebben wij een uitgebreide ITaudit uitgevoerd ten aanzien van de digitale beheersingsmaatregelen binnen het sociaal domein, het grootboek en het digitale factuurverwerkingsproces. Het resultaat van deze audit is dat wij kunnen steunen op de beheersing van deze systemen en hebben daarom onder meer voor de sociale uitkeringen in geld, sociale uitkeringen in natura en de inkopen een gedeeltelijk systeemgerichte aanpak gehanteerd. Concreet betekent dit dat wij steunen op de interne beheersingsmaatregelen rond de controle en verantwoording van uitkeringen en declaraties van zorgaanbieders, verantwoorde lasten en haar vastlegging in de administratie. De gemeente heeft voldoende waarborgen aangebracht om te kunnen vertrouwen op de beheersingsmaatregelen in deze systemen. Tevens is door het verschuiven van de werkzaamheden naar de ITomgeving sprake van een afname van de door ons getrokken steekproeven op de verantwoorde lasten in zijn algemeenheid en de verantwoorde lasten in het sociaal domein en de inkopen.
Pagina 45
•
Uw gemeente is redelijk uniek dat deze controle bij u mogelijk is én dat u de kans op een andere manier van controleren heeft aangegrepen. Daarvoor complimenteren wij u.
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
7
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Kwaliteit verslaggeving
•
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Pagina 15
Controleproces
•
Bij de start van de controle waren de jaarstukken nagenoeg gereed conform verwachting en was het controledossier compleet. Wij hebben de eerste steekproeven aan het begin van onze controle uitgezet, alsmede het verder aanscherpen van onze vragen en verloop via ons portaal YouProvide. Deze acties hebben bijgedragen aan het voorspoedige verloop van het controleproces. Wij willen de ambtelijke organisatie graag bedanken voor hun inzet en snelle oplevering. De Europese Aanbestedingen zijn via een interne controle voorbereid op de controle door de accountant. Deze controle vraagt veel van de ambtelijke organisatie. Wij zien daarin verbetermogelijkheden, waar wij in dit verslag nader op in gaan.
Grondexploitatie
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten met betrekking tot de grondexploitatie bepaalt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. De jaarrekening voldoet aan de verslaggevingseisen. Voor de toekomst zien wij nog aandachtspunten, die wij in ons verslag nader toelichten. Het gaat dan met name over hoe om te gaan met de veranderingen op de woningmarkt.
Pagina 17
Overige gemeentespecifie ke onderwerpen
•
Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa- en IMG-bijlage 2022 geconstateerd.
Pagina 33
•
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 niet strijdig zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2022 van de gemeente Almelo voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
Pagina 35
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
8
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Begrotingsrecht matigheid
•
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de jaarrekening (hoofdstuk ‘4.2.3 - Begrotingsrechtmatigheid’ ). Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2022. Er is geen sprake geweest van overschrijdingen die als onrechtmatigheid meetellen in ons oordeel voor wat betreft de programma’s. Dit is wel het geval geweest op de investeringskredieten. Op basis van aanvullende controlewerkzaamheden blijkt dat het merendeel van de overschrijdingen of wel worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, openeinde subsidieregelingen betreffen of reeds zijn gecommuniceerd richting de raad via bijvoorbeeld de programmabegroting 2023. Deze overschrijdingen betreffen formeel daarmee wel onrechtmatigheden maar lopen niet mee in ons oordeel. Tegelijkertijd hebben wij wel vastgesteld dat meerdere kleinere overschrijdingen die samen € 201.000 bedragen die wel gemeld hadden kunnen worden aan de raad. Op basis hiervan loopt deze onrechtmatigheid wel mee in ons oordeel.
Pagina 23
Schatkistbankieren
•
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2022 per kwartaal een limiet van € 6,2 miljoen. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de over- dan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2022 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Almelo in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Pagina 33
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
9
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Sociaal domein
•
Wij hebben in de zorguitkeringen in natura geen onzekerheden en/of afwijkingen voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd.
Pagina 29
•
Wij hebben in de sociale uitkeringen in natura € 198.000 aan fouten voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd. De fouten zien op de door de Sociale Verzekeringsbank geconstateerde getrouwheids- en rechtmatigheidsfout in de PGB’s. In 2022 zijn door de gemeente toereikende aanvullende werkzaamheden verricht om de onzekerheden in PGB’s weg te nemen, waardoor uitsluiteind de gevonden getrouwheidsafwijking mee telt in ons oordeel.
•
In overeenstemming met de Beleidsregels eenmalige energietoeslag gemeente Almelo 2022 heeft de gemeente over 2022 zorggedragen voor de uitvoering van deze regeling.
•
Aangezien deze kosten een verlengstuk zijn van de G2-regeling hebben wij deze kosten gecontroleerd mede op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022 en de Beleidsregels eenmalige energietoeslag gemeente Almelo 2022. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde kosten. Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
•
Wij hebben als onderdeel van de controle op de SiSa bijlage deze A16 regeling gecontroleerd. Veruit het grootste gedeelte van de verantwoorde kosten betreft de bekostiging met betrekking tot de gerealiseerde opvangplekken per dag tegen het vastgestelde normbedrag.
•
Wij hebben de verantwoorde kosten gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens (indicatoren). Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Energietoeslag
Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Opvang en leefgeld Oekraïners
Pagina 31
Pagina 32
10
Conclusies jaarrekeningcontrole 2022
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
EU-aanbesteding
•
Naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden inzake de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij onrechtmatigheden vastgesteld. Wij hebben fouten geconstateerd groot € 5,3 miljoen en onzekerheden groot € 0,8 miljoen. Op basis van onze evaluatie hebben deze onrechtmatigheden impact op de strekking van de controleverklaring.
Pagina 12
•
De gemeente heeft al voor onze controle zelf de problematiek rondom inhuur gesignaleerd omdat onder druk van de arbeidsmarkt de afgelopen jaren de noodzaak tot inhuur sterk is toegenomen. Uit ons onderzoek blijkt dat bij de gemeente inderdaad sprake is geweest van te weinig gemeentebrede visie op inhuur, maar ook groenbeheer en softwareinkoop. Als aanbestedende dienst moet de gemeente inkopen niet vanuit vacatures of afdelingen bekijken, maar vanuit de structurele behoefte van de gemeente als geheel. Het afdelingsgewijs denken belemmert dit. De gemeente heeft vanuit haar eigen risicoanalyse al een wijziging in beleid ingezet waardoor nu al diverse aanbestedingen rondom inhuur in voorbereiding zijn. De noodzakelijke contracten aanbesteden zal tijd kosten, maar de nu ingezette maatregelen waarborgen wel dat de problematiek opgelost kan worden. Het is voor wat betreft aanbestedingen zo dat perfectie (nul fouten) alleen bereikt kan worden door zware preventieve maatregelen. De gemeente mag een aantal aanbestedingen fout doen voor dat dit tot een niet-goedkeurende verklaring leidt. Met dit in gedachten zet de gemeente in op het versterken van de preventieve maatregelen.
•
Wij hebben nadere informatie opgenomen over onze conclusies rondom de leningen aan IGM en Heracles en over de verwerking van het liquidatiesaldo van Soweco. Wij hebben nadere aandacht aan deze posten besteed en hierbij geen afwijkingen aangetroffen.
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Verbonden partijen
Pagina 34
11
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Wij verstrekken een controleverklaring met beperking bij de jaarrekening 2022 betreffende de rechtmatigheid en een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid.
Op basis van ons onderzoek willen wij u een aantal verbeterkansen meegeven om meer greep te krijgen op het aanbestedingsproces. Wij zien de volgende punten:
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2022 van gemeente Almelo uitgevoerd, en verstrekken een controleverklaring met beperking voor rechtmatigheid en goedkeurend betreffende de getrouwheid bij deze jaarrekening.
-
Almelo huurt veel extern in, voor ongeveer € 12,7 miljoen (2021: € 11,2 miljoen) in 2022. Deze inhuur wordt vooral afdelingsgewijs beoordeeld, maar er wordt weinig gekeken naar de inkoopbehoefte van de gemeente als geheel. Zo huren verschillende afdelingen dezelfde type medewerkers in. De Aanbestedingswet vraagt om een analyse vanuit de inkoopbehoefte van de gemeente als totaal. Daar kunnen nuances inzitten – niet alles moet meteen op één hoop – maar het inzicht moet er wel zijn. Gezien de omvang van de inhuur is een overschrijding van de aanbestedingsgrenzen relatief snel aan de orde. Het overkoepelende inzicht in de naleving van de aanbestedingswet t.a.v. inhuur is bij Almelo onvoldoende aanwezig.
-
De signaleringsfunctie voor contracten die de aanbestedingsgrens naderen werkt beperkt en wordt niet ondersteund door meldingen via het digitale systeem. De facturen workflow staat upload van documenten maar beperkt toe.
-
Inkoop is gedecentraliseerd, waarbij inkoop ingeschakeld kan worden als de besteller een aanbestedingsprobleem signaleert.
Het proces rondom de aanbestedingen is al langer een aandachtspunt, bijvoorbeeld ook vanuit uw vorige accountant. In goed overleg met de gemeentelijke organisatie hebben wij afgesproken om in dit eerste jaar van onze controle ‘diep’ te gaan om alle problematiek boven tafel te krijgen. Daarmee krijgt het college ook een duidelijke startpositie als het rechtmatigheidsoordeel in boekjaar 2023 overgaat van de accountant naar het college. Eerst hebben uw interne controleurs een integraal onderzoek gedaan en daarop hebben wij nog aanvullende werkzaamheden uitgevoerd. Zoals u hiernaast kunt zien hebben wij € 5,3 miloen aan fouten en € 0,8 miljoen aan onzekerheden geconstateerd. Dit ligt boven de goedkeuringstoleranties waardoor wij komen tot een oordeel met beperking voor de rechtmatigheid.
13
Inleiding
-
Voor sommige crediteuren bestaan meerdere crediteurennummers.
-
Onderhoudscontracten voor groen worden bij meerdere partijen belegd, terwijl dezelfde werkzaamheden worden uitgevoerd. Deze werkzaamheden zijn ook deels belegd bij de SWorganisatie, maar niet volledig.
Inhoudsopgave
Samenvatting -
Met de leverancier van één administratief pakket wordt al sinds 2001 gewerkt met hetzelfde contract.
-
Gelijksoortige diensten worden door verschillende afdelingen individueel ingekocht. Er is geen gemeentebrede inkoop voor dergelijke diensten.
-
Inkopen worden niet duidelijk aan contracten gelabeld.
-
In het IT-systeem zijn geen workflows ingebouwd die aanbesteding afdwingen of signaleren.
-
Overwegingen over wel of niet aanbesteden zijn niet overal schriftelijk vastgelegd.
Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Los van onze feitelijke bevindingen is het onze ervaring dat cultuur een belangrijke succesfactor is voor het naleven van de aanbestedingswet. Een accountant kan cultuur niet objectief toetsen. Wel kunnen wij u ons beeld meegeven, maar het is aan u om dat te wegen in combinatie met uw eigen inzicht in uw organisatie. Wij observeren dat het inkopen bij Almelo versnipperd over de afdelingen lijkt te liggen.
Aanbesteden wordt als lastig ervaren waardoor er weinig incentive is bij decentrale medewerkers of afdelingen om een aanbestedingsproces te prioriteren. U heeft al vooruitlopend op onze controle geconstateerd dat u het inkoopproces wilt verbeteren. Daartoe heeft u allereerst de belangrijkste inkopen geïdentificeerd die zo snel mogelijk aanbesteed gaan worden. Daarnaast heeft u het proces meer gecentraliseerd. Het zal enige tijd duren voordat deze maatregelen hun gewenste effect hebben aangezien aanbestedingen tijd vragen. Het is daarom uw verwachting dat er in 2023 nog sprake zal zijn van onrechtmatige inkopen. U hebt niet de intentie om een pakket maatregelen in te voeren dat fouten volledig voorkomt. Dat zou enerzijds een grote administratieve lastendruk veroorzaken en anderzijds de zelfstandigheid van de ambtenaren teveel belemmeren. Wel streeft u naar een set maatregelen waarmee de gemeente als geheel haar verantwoordelijkheid neemt in de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Wij herkennen in uw beleid keuzes die ook andere gemeentes maken.
14
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat
Wij hebben tijdens onze controle niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeente. Deze controleverschillen zullen wij hierna behandelen. Wij hebben één controleverschil geconstateerd dat beneden de rapporteringsgrens ligt maar dat wij melden vanwege kwalitatieve redenen en wettelijke voorschriften. Dit verschil zit op niet integer handelen door één van de medewerkers van de gemeente Almelo. Deze medewerker heeft een belang in een bedrijf. De medewerker is er in geslaagd om dit bedrijf als leverancier bij Almelo te introduceren en is ook in de positie gekomen dat de medewerker de facturen van dit bedrijf en het bedrijf van een familielid mocht goedkeuren. Het gaat om afgerond een bedrag van € 92.000 in boekjaar 2022 en € 29.000 in 2023. Het aanbestedingsbeleid van Almelo is niet gevolgd voor deze leveranciers. Het bedrag is niet materieel.
Hoewel de medewerker het belang wel in een eerder gedeeld CV had gemeld, heeft Almelo geen verdere beheersingsmaatregelen geïntroduceerd. De medewerker heeft de nevenfunctie niet in het daartoe aangewezen systeem geregistreerd. Het hebben van banden met een leverancier van Almelo is in strijd met de gedragscode van de gemeente. De strijdige samenloop van belangen is geconstateerd door een nieuwe budgetverantwoordelijke bij het beoordelen van de betreffende facturen. Almelo heeft in opdracht van de gemeente nader onderzoek gedaan en de arbeidsrelatie met de betreffende medewerker is beëindigd.
De gefactureerde producten zijn geleverd. Uit het onderzoek van de gemeente blijkt dat op basis van een benchmark mogelijk 30% tot 40% meer is betaald dan mocht worden verwacht. Tegelijkertijd is niet met zekerheid vastgesteld dat de gefactureerde bedragen te hoog waren gezien de geleverde prestatie. De gemeente heeft informatie ingewonnen bij haar jurist over mogelijke vervolgstappen, maar deze acht de jurist niet kansrijk.
.
15
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie
In overeenstemming met de wet op accountantsorganisaties hebben wij de directie verzocht om een verbeterplan te overleggen met concrete maatregelen om herhaling te voorkomen. De directie heeft dit initiatief op grond van het onderzoek al genomen en het onderzoek en het verbeterplan voorgelegd aan het college. Het onderzoek is begin september 2023 afgerond. Directie en college hebben het plan op 12 september vastgesteld.
Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging van 10 november 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022.
Naar aanleiding van het plan van aanpak hebben wij onze controleaanpak geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden uitgevoerd op de naleving van het beleid rondom nevenfuncties.
Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle:
Feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat (vervolg)
• De Controleverordening gemeente Almelo (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
IT-audit Overig
Ook hebben wij geconstateerd dat informatie bekend is geworden tijdens het opstellen van de jaarrekening waardoor een liquidatiewaarde hoger is uitgekomen, komend op een impact van € 697.000. U heeft er voor gekozen om deze bevindingen ongecorrigeerd te laten en nemen wij daarmee mee in onze foutenevaluatie.
Deze controleverschillen zien met name toe op de verwerking van de dividenduitkering vanuit Cogas welke – zo blijkt uit voortschrijdend inzicht - te laag was verantwoord ad. € 1,1 miljoen. Wij hebben daarnaast geconstateerd dat een voorziening niet voldeed aan de vereisten zoals gesteld vanuit het BBV ter waarde van € 296.000, naast de reeds vermelde afwijking in de PGB bestedingen ter waarde van € 198.000.
• Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
• Het op 28 maart 2023 door het college ingestemde normenkader 2022, welke ter kennisgeving is aangenomen op 30 mei 2023.
16
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en is nader omschreven in het auditplan. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT.
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Almelo Ons zijn geen relaties bekend tussen Eshuis Registeraccountants B.V. en haar zuster- en of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage 2 bij deze rapportage.
Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa en IMG-bijlage Wij hebben geen niet-gecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa- en IMG-bijlage 2022 geconstateerd.
17
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2022 uitgevoerd met inachtneming van de volgende goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleprotocol:
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste Boekjaar 2022 verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2022.
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
€ 3.340.000 € 10.020.000 € 167.000
€ 3.000.000 € 9.000.000
Boekjaar 2021 € 150.000 €-
€ 5.000.000
Materialiteit
Onzekerheden
€ 10.000.000
€ 15.000.000
Rapporteringstolerantie
18
Inleiding
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening De jaarstukken 2022 van uw gemeente bestaan uit:
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
• Het jaarverslag 2022 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen). • De jaarrekening 2022 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting en de SiSa-bijlage). In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen met betrekking tot de vragen: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a. weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag.
Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: • Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV. • Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van de gemeenteraad in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen. • Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
19
De grondexploitaties zijn geactualiseerd
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen
De balanspost met de belangrijkste schattingselementen in de jaarrekening van de gemeente Almelo betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties). Deze balanspost is op grond van haar omvang ad € 24,3 miljoen relevant voor de accountantscontrole, maar ook vanwege de schattingselementen die een rol spelen bij het ramen van de nog te realiseren baten ad € 53,5 miljoen en lasten ad € 25,4 miljoen van belang.
Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
De grondexploitaties zijn door u voor de jaarrekening 2022 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.
Ontwikkeling balanswaarde (in mln) € 60,0
€ 50,2
€ 50,0
De nog te realiseren baten en lasten vormen tezamen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het resultaat van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien verwacht wordt dat het project verlieslatend is, en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Ten behoeve van de waardering van de bouwgronden in exploitatie per balansdatum dient de gemeente per individuele grondexploitatie te bepalen of de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar de beste inschatting, terugverdiend zullen worden. In 2022 gaat het om dertien individuele grondexploitaties.
€ 41,6
€ 42,8
€ 35,3
€ 40,0
€ 24,3
€ 30,0 € 20,0 € 10,0 €2018
2019
2020
2021
2022
20
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Tussentijdse winstneming
In 2020 heeft de commissie BBV de notitie Grondbeleid gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor winstneming de ‘percentage of completion (POC-) methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden geschat. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Op grond van het BBV heeft uw gemeente in het boekjaar 2022 € 2,1 miljoen (2021: € 2,7 miljoen) aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitaties. Belangrijkste bevindingen waardering
grondexploitaties Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier al contracten/overeenkomsten aan ten grondslag of niet).
Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol. Binnenstedelijke herstructurering zorgt immers voor een grotere complexiteit, doordat de bestaande ruimte herontwikkeld wordt en dit type projecten hierdoor (financieel gezien) gevoeliger is voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever wordt naarmate de doorlooptijd toeneemt.
Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: • Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten. • Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties
21
Inleiding
• Externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten.
Inhoudsopgave
• Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
Samenvatting Bevindingen
In onze controle merken wij de effecten van de aanscherping van beheersingsmaatregelen rondom de calculaties. Ontwikkelingen zijn bekend en worden goed gedocumenteerd onderbouwd en bijgehouden. Gronden in exploitatie (Voorraden)
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2022 zijn verwerkt, zijn door ons beoordeeld en als aannemelijk aangemerkt.
Evenals vorig jaar lopen alle complexen conform verwachting door.
Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
€50.000 €45.000 €40.000 €35.000 €30.000 €25.000 €20.000 €15.000 €10.000 €5.000 €0
€44.179
€35.301 €27.569
€24.326
€7.716
Grond in exploitatie (GREX)
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Bruto waarde 31.12.2022
Voorziening 31.12.2022
Netto waarde 31.12.2021
Netto waarde 31.12.2022
Winstneming 31.12.2022
22
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen
Algemeen De grondexploitatie van Almelo bestaat in hoofdlijnen uit één zeer succesvol en winstgevend project (Almelo Noord Oost), diverse kleinere woningbouwlocaties die rondom een nulresultaat zullen eindigen en verlieslatende bedrijventerreinen plus één woningbouwlocatie. De verlieslatende projecten zijn allemaal langlopend en stammen uit het verleden. De voorzieningen zijn allen al in het verleden volledig genomen.
Financiële positie Almelo Noord Oost
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Het project Almelo Noord Oost heeft in 2022 boven verwachting gepresteerd. In plaats van de geplande 50 woningen zijn er ruim 70 verkocht. Het college heeft daarom besloten tot een gestaffelde prijsverhoging van de kavels in 2023. Tegelijkertijd is te zien dat de verkopen in 2023 achterlopen op de planning. Vooral de XL-kavels lopen langzamer dan verwacht. De gemeente heeft hierop gereageerd door langzaam lopende kavels te herverkavelen naar kleinere percelen. Daarnaast is geld gereserveerd voor extra verkoopinspanningen. Omdat de m2 prijzen voor Noord Oost gestaffeld zijn (de m2 worden minder duur naarmate je meer koopt) betekent herverkaveling overwegend meer opbrengsten.
Omdat de verkopen in 2023 onder de verwachtingen liggen zijn een aantal voordelen nog niet ingerekend in de huidige calculatie van het eindresultaat van het project. Het gaat om de volgende voordelen: -
Prijsverhoging conform collegebesluit in 2023 is niet ingerekend;
-
Voordelen uit herverkaveling zijn niet ingerekend;
-
Prijzen voor slecht lopende kavels (XL) zijn niet verhoogd maar ook niet geïndexeerd sinds 2020/2021.
Daarnaast zijn vanwege de oplopende prijzen de nog te maken kosten geïndexeerd met 10% verhoogd. Deze maatregelen maken dat de calculatie voorzichtig is ingestoken. Desondanks kon dit jaar nog een winst van € 2,1 miljoen worden gerealiseerd. De gekozen beheersingsmaatregelen maken dat de calculatie voorzichtig is ingestoken om te voorkomen dat er later tegenvallers komen. Voor 2023 is het van belang om te evalueren of de herverkaveling en extra verkoopinspanningen het gewenste resultaat hebben. Zo niet, dan moet ook geëvalueerd worden of de voorgenomen prijsstijging en de extra voordelen uit herverkaveling ingerekend kunnen worden. Dat zijn belangrijke strategische keuzes voor de toekomst.
23
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Bedrijvenpark Twente Noord
Nieuwe complexen
De verkopen op het Bedrijvenpark lopen voor de courante kavels conform planning. Er is echter ook sprake van niet-courante kavels en daar loopt de verkoop traag of niet. Deze niet-courante kavels zijn getaxeerd en bewust tegen een zeer lage waarde in de administratie gezet. Daardoor is het risico op een afwaardering beperkt. Wel gaat op langere termijn de ‘rentewekker’ lopen. De rente op uw huidige leningen is laag, maar de marktrente stijgt. Dat betekent dat op langere termijn – naarmate Almelo haar langlopende leningen moet herfinancieren – de rentelast die op de grondexploitaties drukt ook gaat stijgen. Die steeds hogere rentelasten zullen dan zwaar op dit project gaan drukken, waardoor de voorziening verhoogd moet worden. Het gaat hier wel om de middellange tot lange termijn.
Het college heeft in 2022 na goedkeuring van de raad zes nieuwe complexen geopend. Het gaat in alle gevallen om kleinschalige complexen voor binnenstedelijke uitbreiding. De verwachte resultaten liggen rondom de nullijn, van een bescheiden winst tot een bescheiden verlies. Omdat het hier gaat om kleine complexen die nieuw zijn, hebben wij een beperkte werkzaamheden uitgevoerd, gericht op het vaststellen of de uitgangspunten van deze nieuwe complexen consistent zijn met het beleid van Almelo en de ervaringen bij de andere complexen. Dit is het geval.
Rhijnbeek
De situatie rondom project Rhijnbeek blijft in beweging, maar in praktisch opzicht is er voor de jaarrekening weinig veranderd. Het college blijft gecommitteerd aan de verkoop. Ondanks gunstige ontwikkelingen bij de rechter is de zaak nog niet beslecht. De koper van de grond blijft conform overeenkomst bereid tot aankoop.
Weggeler Het Weggeler is een langlopend project. De lange looptijd volgt vooral uit de juridische procedures die rondom dit project gevoerd worden. Op dit moment worden wijzigingen van het plan overwogen v.w.b. het deel bedrijventerrein/woningbouw. Op het project is een voorziening van ruim € 5 miljoen getroffen. Of deze voorziening verhoogd of verlaagd gaat worden is afhankelijk van de effecten van eventuele planwijzigingen.
24
Inleiding
Parameters
Overig
De parameters en renteberekeningen zijn conform de voorschriften van het Bbv. De parameters worden jaarlijks via een aparte notitie vastgesteld. Gedurende 2022 zijn er nieuwe ontwikkelingen op met name de woningmarkt ontstaan. De markt komt steeds meer onder druk te staan, waardoor de prijzen voor o.a. civieltechnische kosten sterk stijgen. Niet alleen door inflatie, maar ook door stijgende inkoopprijzen voor materialen. Daar staat tegenover dat de markt voor nieuwbouwwoningen aan het afkoelen is. Door de sterke prijsstijgingen is een nieuwbouwwoning niet meer voor iedereen bereikbaar. De parameters die Almelo heeft gekozen reflecteren dit. De kosten voor bestaande complexen zijn met 4% verhoogd voor 2023. De prijzen zijn voor 2023 niet verhoogd. Voor de meeste complexen is naast de generieke kostenstijging ook een specifieke kostenstijging o.b.v. de ervaringen met het individuele project ingerekend.
Bijlagen
Rente
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
De gemeente moet conform het BBV rente toerekenen aan de grondexploitaties. Deze rente is in het geval van Almelo gebaseerd op de betaalde rente op de langlopende leningen. Deze rente is nu nog laag (1,3%). De gemeente heeft berekend dat deze rente op termijn gaat stijgen naar 1,8%.
De rentestijging is afhankelijk van welke rente de gemeente kan bedingen als de rentetermijnen op de huidige leningen aflopen. Almelo heeft voor ruim € 190 miljoen extern geleend, dus de rentelast is een relevante factor. De rente wordt ingerekend voor alle jaren dat de gemeente vermogen in de grondexploitaties heeft geïnvesteerd. Als de gemeente veel investeert maar niets verkoopt, loopt de rentelast steeds op. Dat betekent dat het project steeds minder winst opbrengst, totdat er uiteindelijk sprake is van een verliesgevend project. Als de rente hoog is, gaat dat veel harder dan wanneer de rente laag is. De gemeente heeft de rente op veel van haar leningen lang vastgezet. Wij hebben scenario’s doorgerekend aan de hand van de rentevasteperiodes en de huidige marktrente. De inschatting van de gemeente dat de rente naar 1,8% gaat stijgen, klopt. De ontwikkeling van de rente is een aandachtspunt. Voor Almelo is dan ook een belangrijke keuze op de lange termijn of u de leningportefeuille gaat aflossen of gaat herfinancieren. Dat is afhankelijk van de marktrente, uw behoefte aan liquiditeit en uw visie op uw eigen financiële positie. Uiteindelijk reflecteren die keuzes dan ook op de rentelast voor nieuwe grondexploitaties.
25
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van raad.
Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV, welke van toepassing is op 2022. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Wij hebben in de figuur op de volgende pagina de programma’s met lastenoverschrijdingen opgenomen en met roze aangemerkt. Deze overschrijdingen zijn in te delen in de categorieën zoals genoemd in de Kadernota rechtmatigheid 2022 van de commissie BBV. Wij hebben aanvullende werkzaamheden verricht ten aanzien van de programma’s die een overschrijding laten zien en om te kunnen concluderen om welke type begrotingsoverschrijdingen het gaat.
26
Inleiding Inhoudsopgave
Wij hebben concluderend dat deze overschrijdingen vallen onder de volgende typen: • Lastenoverschrijdingen zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten;
Samenvatting
• Lastenoverschrijdingen passen binnen het beleid en zijn tijdig gemeld aan de raad middels een raadsbrief, conform de Financiële verordening gemeente Almelo 2021;
Bevindingen
• Lastenoverschrijdingen bij open einde regelingen.
Financiële positie
Deze type overschrijdingen zijn wel onrechtmatig maar dienen volgens de kadernota rechtmatigheid niet mee te worden geteld met ons oordeel.
Organisatie IT-audit
Er zijn daarnaast wel sprake geweest van cumulatieve, kleine overschrijdingen ad. € 201.000 in de investeringskredieten die als onrechtmatigheid meetellen in ons oordeel. Deze overschrijdingen zijn
conform de “Financiële verordening gemeente Almelo 2021” niet terstond zijn gemeld aan de raad. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2018 dienen deze overschrijdingen dan ook mee te tellen in ons oordeel betreffende de rechtmatigheid.
Lastenoverschrijdingen in programma's (in miljoenen) Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke…
€ -13.108
€ -4.987
Volksgezondheid en milieu
€ -7.140
Sociaal domein
Overig
Sport, cultuur en recreatie Onderwijs
Bijlagen
€ -8.752
€ 529
€ 1.510
Economie Verkeer, vervoer en waterstaat € -212 Veiligheid € -274 € Bestuur -2.905 en ondersteuning
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
€ -14.000
€ -12.000
€ -10.000
€ -8.000
€ -6.000
€ -4.000
€ -2.000
€-
€ 2.000
€ 4.000
27
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Evaluatie van het frauderisico De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.
28
Rapporteren over fraude
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneelkritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving.
Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van organisatie en bestuur. Met ingang van 2022 is het op grond van de verslaggevingsregels voor veel organisaties verplicht om in het jaarverslag te rapporteren over de fraudegevoeligheid van de organisatie. Voor gemeente geldt een aanbeveling om hierover te rapporteren vanuit de kadernota rechtmatigheid.
Voor gemeenten geldt echter vanuit Artikel 2:391 lid 1 BW dat voornaamste risico’s dienen te worden toegelicht in onder andere de paragraaf bedrijfsvoering. Wij dienen als uw accountant er op toe te zien dat het college B&W rapporteert over de voornaamste frauderisico’s en het fraudemanagement van de gemeente. De rapporteringsverplichting is een volgende stap in dit proces. De gemeente Almelo beschikt over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan, maar een definitief vastgesteld en breed gedragen integrale fraude risicoanalyse of rapportering over de fraudegevoeligheid van de activiteiten ontbreekt nog. Deze analyse is wel in een vergevorderd stadium, zoals u ook rapporteert in paragraaf 3.5.11 Frauderisico’s en continuïteit. Hiertoe verwijzen wij ook in onze controleverklaring in sectie “Controleaanpak frauderisico’s”. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn.
29
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Via de interne beheersingsmaatregelen van Almelo is één potentieel fraudegeval geconstateerd. Dit geval ziet op een samenloop van onjuist uitgevoerde beheersingsmaatregelen rondom een functionaris die in strijd met het integriteitsbeleid van de gemeente lijkt te hebben gehandeld. Verder rapporteert u over de fraudegevoeligheid van de gemeente in de paragraaf 3.5.11 Frauderisico’s en continuïteit.
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de gemeente om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren.
Vanwege de coronapandemie, de energieprijsontwikkeling en ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants is, net als bij het onderwerp fraude, steeds vaker informatie in de controleverklaring opgenomen over de continuïteitsbeoordeling die wij uitvoeren. Om die reden vragen wij uw aandacht voor deze beoordeling. De continuïteitsafwegingen worden bij u op dit moment veelal expliciet gemaakt en zijn onderdeel van het proces waarin organisatie en bestuur worden betrokken. Dit heeft haar weerslag in bijvoorbeeld paragraaf 2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing, waarin u aandacht heeft voor uw risicobeheersing en de gestelde norm kengetallen waarop de provincie Overijssel haar beoordeling baseert.
30
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting
Evaluatie van de belangrijkste inschattingen van het management Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben voor deze gebieden het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.
Correctie De voorzieningen zijn gevormd conform de voorschriften van het BBV. Wij hebben één voorziening niet goedgekeurd. Dit betreft de voorziening voor financiering van de sociale recherche. Deze voorziening voldoet niet aan de grondslagen van een voorziening maar heeft het karakter van een bestemmingsreserve. De voorziening is als ongecorrigeerde fout in bijlage 1a opgenomen.
Advies In de balans is een voorziening voor tariefegalisatie riolering opgenomen. Hierin reserveert de gemeente dat deel van de rioleringsheffing dat niet besteed is aan de taken rondom de riolering. Dit geld is beklemd door derden en moet als voorziening blijven staan. Een uitzondering hierop zijn efficiency resultaten. Deze mag de gemeente (via het resultaat) laten vrijvallen naar een bestemmingsreserve als onderdeel van het eigen vermogen. U heeft nog geen analyse gemaakt van de effecten van eventuele efficiencyvoordelen. Wij raden u aan dat te doen. In de voorziening is € 5,7 miljoen gereserveerd.
31
Samenvatting
Sociaal domein (3 decentralisaties) Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd, exclusief PGB’s) geëvalueerd.
Bevindingen
PGB’s en Sociale Verzekeringsbank
Inleiding Inhoudsopgave
Financiële positie
Organisatie IT-audit
De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2022 verstrekt. Voor de gemeente Almelo heeft de accountant van de SVB voor € 35.000 aan fouten voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd. De geconstateerde fouten vallen onder onze rapporteringstolerantie, waardoor deze niet staan benoemd in de bijlage 1.
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Inzicht in de bestedingen
Zorg in Natura/Jeugdzorg en WMO
De gemeente hanteert een selectiesysteem voor (nieuwe) zorgaanbieders en zorgverleners PGB waardoor meer greep moet ontstaan op de geleverde kwaliteit én effectiviteit. Dit kwaliteitsbeheersingssysteem is onderdeel van de maatregelen die Almelo heeft ingevoerd om zorgfraude tegen te gaan.
In de bestedingen aan zorgaanbieders WMO en Jeugd hebben wij in 2022 geen onzekerheden of afwijkingen voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd.
Zoals u op de grafiek op de volgende pagina kan zien, zijn de bestedingen voor WMO en PGB’s gedaald ten opzichte van 2021.
Overig Bijlagen
Wij hebben voor boekjaar 2022 een uitgebreide IT-audit verricht ten aanzien van de kritische applicatie in het sociaal domein. Onderdeel van deze audit was het testen van handmatige- en geautomatiseerde controls binnen het sociaal domein op effectieve werking. Op basis van het resultaat van de IT-audit hebben wij voldoende controlezekerheid kunnen verkrijgen ten aanzien van recht, hoogte en duur van de zorgbestedingen. Hierdoor hebben wij geen onzekerheden onderkend in de zorgbestedingen van zorgaanbieders zonder controleverklaring, dan wel met een niet goedkeurende verklaring.
32
Inleiding
De bestedingen aan Jeugdzorg zijn echter gestegen. Dit hangt samen met de invoer van de nieuwe productserie ‘dakje’: alternatieve huisvesting voor jeugdigen.
Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit
Het is van belang om goed inzicht te krijgen in de nadere inhoudelijke oorzaken achter deze stijgingen en daling om zo bij te sturen op beleid. Uw gemeente maakt deze analyses regelmatig. U beschikt ook over een IT-systeem dat door de IT-auditor is goedgekeurd en dat dus betrouwbare data produceert. Daarmee behoren dashboarding en data-analyse ook tot uw mogelijkheden om meer inzicht te krijgen in
€ 40.000.000 € 30.000.000
de data achter de bestedingen. Bijvoorbeeld welk deel van de populatie altijd op zorg aangewezen zal zijn en dus niet kan herstellen en wat de succescijfers zijn voor cliënten die wél een traject gericht op verbetering en herstel doorlopen. Wij zien dat steeds meer gemeentes zich in de data achter de cijfers verdiepen om zo tot een realistische begroting te komen. Almelo is hier ook mee bezig en heeft met de betrouwbare inrichting van Suites hier ook een goede startpositie voor.
€ 34.772.451 € 24.339.468
€ 22.520.241
€ 23.146.989
€ 20.000.000
Overig
€ 2.113.881
€ 10.000.000 € 1.097.715
Bijlagen
€Jeugdwet
WMO Bestedingen 2022
Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
PGB bestedingen
Bestedingen 2021
33
Energietoeslag
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Organisatie IT-audit Overig Bijlagen
Aantal uitgekeerde energietoeslagen
In overeenstemming met de Beleidsregels eenmalige energietoeslag gemeente Almelo 2022 heeft gemeente zorggedragen voor de uitvoering van deze regeling. Inwoners van de gemeente konden indien zij voldoen aan bepaalde voorwaarden zoals opgenomen in de Beleidsregels een energietoeslag aanvragen. Inwoners met een uitkering op grond van de algemene bijstand, de IOAW/IOAZ, bijzondere bijstand of met een inkomen dat niet hoger is dan 120 % van de toepasselijke bijstandsnorm komen voor de toeslag in aanmerking. Bij zelfstandigen is de jaarrekening en aangifte inkomstenbelastingen 2021 of de Winst- en Verliesrekening over het eerste kwartaal van 2022 bepalend voor het bepalen van het inkomen.
De eenmalige energietoeslag betrof € 800 per huishouden met een laag inkomen. Een aanvullende uitkering van € 500 is uitgekeerd aan huishoudens die aan het maximale bestaansminimum voldeden.
8.000
6.094
6.172
Toeslag € 1.300
Alle toeslagen
6.000 4.000 2.000
9
69
Toeslag € 500
Toeslag € 800
-
Wij hebben als onderdeel van de controle van de SiSa G2 regeling de uitgekeerde energietoeslagen gecontroleerd. Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd. Vanuit de december circulaire is er voor 2023 nog een toeslag vastgesteld, waardoor een tweede tranche van deze uitbetalingen doorlopen tot in 2023. Zoals te zien is aan de cijfers heeft de gemeente Almelo voor het overgrote deel van de aanvragen de maximale toeslag uitgekeerd.
Kosten uitgekeerde energietoeslagen € € 7.922.200 7.981.900
€ 10.000.000 € 8.000.000 € 6.000.000 € 4.000.000 Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
€ 2.000.000 €-
€ 4.500
€ 55.200
Alle Toeslag € Toeslag € Toeslag € toeslagen 500 800 1.300
34
Inleiding Inhoudsopgave
Samenvatting Bevindingen
€ 10.000.000
Opvang ontheemden Oekraïne Op basis van de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne heeft de gemeente Almelo de gemaakte kosten rondom Opvang ontheemden Oekraïne verantwoord in de SiSa bijlage, onder regeling A16. Oekraïense ontheemden zijn geregistreerd en verbleven in de opvanglocatie zoals beschikbaar gesteld door de gemeente (Huize Alexandra).
€ 9.000.000 € 8.000.000
€ 7.861.425
€ 8.774.736
€ 7.000.000
€ 6.000.000 € 5.000.000 € 4.000.000
€ 3.000.000 € 2.000.000 € 1.000.000
Financiële positie
Organisatie
€-
1.400
1.289
1.200
Totale bekostiging Totale verantwoorde normbedrag x kosten A16 regeling gerealiseerde plekken x aantal dagen
1.000
IT-audit
Wij hebben deze kosten gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens (indicatoren). Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
800
Overig Bijlagen
600 400 254
281
Gemiddeld aantal gerealiseerde plekken
Aantal dagen beschikbaar
200 Accountantsverslag 2022 gemeente Almelo
Aantal personen waaraan verstrekking is gedaan
35
Inleiding Inhoudsopgave
Verbonden partijen De gemeente Almelo heeft financiële relaties met haar verbonden partijen. Gezien het belang willen wij voor de volgende relaties nader onze controlewerkzaamheden en bevindingen toelichten.