Bijlage 4 - Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020

electielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 VASTGESTELD STAATSCOURANT 11143, 26 februari 2020.

Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020 VNG Adviescommissie Archieven

Colofon Samenstelling Uitgebracht in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten Tekst VHIC: A.L.M. van Heijst eMIM , drs. R.B. Kaptein, C.J. Vermeulen, drs. A. J. Versteeg, A.T. van der Wulp Redactie Aletha Steijns Communicatie Eindredactie VNG Vormgeving Chris Koning (VNG) Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Postbus 30435, 2500 GK Den Haag. www.vng.nl ©Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, februari 2020 Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

4

1

6

2 3

Algemene toelichting 1.1 Inleiding

6

1.2 Uitgangspunten

7

1.3 Beginselen voor bewaring en vernietiging

9

1.4 Opbouw selectielijst

11

1.5 Gebruik van de selectielijst door de zorgdrager

14

1.6 Juridische werking van de Selectielijst

15

1.7 Strategisch Informatieoverleg en vaststellingsprocedure

18

1.8 Terminologie

20

Opsomming

22

Bijlagen

40

Bijlage 1. Nederlandse gemeenten per 1-1-2020 waarop de Selectielijst van toepassing is

40

Bijlage 2. Intergemeentelijke organen

43

Bijlage 3. Bewaartermijnen in wet- en regelgeving

54

Bijlage 4. Blijvend te bewaren registers

70

Bijlage 5. Concordans procestypen Selectielijst en bedrijfsprocessen GEMMA Procesarchitectuur 71 Bijlage 6. Verantwoording gevolgde methodiek Selectielijst 2017

74

Bijlage 7. Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995

gevoerde overleg tussen Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het Nationaal

Archief met betrekking tot de Selectielijst Gemeenten en intergemeentelijke

organen 2020.

82

Bijlage 8. Overzicht van wijzigingen in de Selectielijst 2017 in het kader van de actualisatie 2020

86

Managementsamenvatting Voor u ligt de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De selectielijst vormt de basis voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden bij gemeenten en intergemeentelijke organen. Deze selectielijst vormt een actualisatie van en volgt de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017: Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017 (Stcrt. 6 juli 2017, 38013) op. Die selectielijst verving de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen na 1996 uit 2005, geactualiseerd in 2012 (Stcrt. 2012, 11906)

Aansluiten op digitalisering De selectielijst zorgt ervoor, dat de digitale informatiehuishouding van gemeenten en de praktijk van het archiveren op elkaar aansluiten. Dit is nodig nu de informatie van een gemeente steeds meer digitaal tot stand komt en moet worden bewaard. In een digitale omgeving moet direct bij ontvangst en de vorming van informatie gekozen worden hoe lang die informatie bewaard moet worden. Achteraf selecteren en waarderen van digitale archiefbescheiden is arbeidsintensief en duur. Om de aansluiting op de digitale informatiehuishouding te bevorderen komt deze selectielijst overeen met de ordening van de informatie en met de werkprocessen van de gemeenten. De lijst is ingericht naar procestypen, en niet, zoals de lijst uit 2012, ingericht naar documenten en taken. Daarmee is de Selectielijst 2020 ook bruikbaar voor het zaakgericht werken: zaakdossiers kunnen als geheel worden gewaardeerd. De lijst is afgestemd op de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) procesarchitectuur en de Zaaktypencatalogus 2.0 van VNG Realisatie, voorheen het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De gekozen opzet is zodanig flexibel dat ook aansluiting op andere indelingen en zaaktypencatalogi mogelijk is. Verder zijn de bewaartermijnen in deze selectielijst zoveel als mogelijk geüniformeerd.

Toekomstbestendig Door de procesgerichte indeling is de Selectielijst 2020 toekomstbestendig gemaakt. Archiefbescheiden die in de toekomst zullen ontstaan bij de uitvoering van nieuwe wetten kunnen, naar nu te voorzien is, 4

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

op basis van deze selectielijst gewaardeerd worden. Alleen indien in nieuwe wetten bewaartermijnen worden vastgesteld, of de gemeente taken verliest, is actualisatie nodig.

Actualisatie 2020 Deze geactualiseerde Selectielijst 2020 is opgesteld naar aanleiding van wetten die na de vaststelling van de Selectielijst 2017 van kracht waren geworden, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een aantal correcties is aangebracht en omissies recht gezet. Tot slot zijn enkele nieuwe categorieën toegevoegd, waaronder bewaartermijnen voor algoritmes.

Toepassing op digitale én papieren archieven Gemeenten en intergemeentelijke organen die digitaal werken, zullen het meest voordeel hebben bij de nieuwe selectielijst. De Selectielijst 2020 blijft echter ook zonder meer toepasbaar op het papieren archief.

Overzicht naar taakvelden Om de herkenbaarheid op de werkvloer te vergroten zijn procestypen gerelateerd aan de taakvelden van de gemeente. De taakvelden zijn ontleend aan de Informatie voor derden (Iv3), die voor de gemeentelijke Planning & Control-cyclus worden gebruikt. Iv3 is voorgeschreven door het Besluit begroting en verantwoording (BBV).

Lokaal aanvullen De periodes die genoemd worden in deze selectielijst zijn de wettelijk geldende bewaartermijnen. Daarna moet de gemeente die of het intergemeentelijk orgaan dat bestuurlijk verantwoordelijk is voor het archief - de zorgdrager - de archiefbescheiden vernietigen, behalve als er een van de uitzonderingen geldt. Zo kan informatie over bijzondere gebeurtenissen of kwesties blijvend worden bewaard op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995. Een plaatselijke, aanvullende, ‘hotspot-monitor’ kan aangeven dat dit nodig is. Zie hiervoor de Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (2017, project Archiefinnovatie Decentrale Overheden in samenwerking met het Nationaal Archief).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5

1 Algemene toelichting 1.1 Inleiding Een selectielijst geeft aan hoe lang archiefbescheiden, ook informatie-elementen1 genoemd, bewaard moet worden. Het ontwerpen van een selectielijst, die door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt vastgesteld, is verplicht voor gemeenten op basis van artikel 5 van de Archiefwet 1995. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft, bevoegd hiertoe door machtiging van alle Nederlandse gemeenten, namens de gemeentelijke zorgdragers dit ontwerp van de generieke Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 opgesteld en heeft de VNG Adviescommissie Archieven daarbij betrokken. Leeswijzer De Selectielijst 2020 bestaat uit een aantal onderdelen. Hoofdstuk 1 vormt de toelichting. Het beschrijft kort de wijze waarop de nieuwe waarderingsmethodiek is toegepast bij de totstandkoming van de selectielijst, de beginselen voor bewaring en vernietiging, de manier waarop de selectielijst is opgebouwd, aanwijzingen voor het gebruik van de selectielijst door de zorgdrager, de juridische werking van de selectielijst en het Strategisch Informatieoverleg en de vaststellingsprocedure. Hoofdstuk 2 bestaat uit de opsomming die is opgebouwd uit de processen met, per procestype, de mogelijke resultaten en de bijbehorende waardering. Daarbij zijn de resultaten gerelateerd aan taakvelden.

Tot slot is een aantal bijlagen opgenomen: een overzicht van de gemeenten en de intergemeentelijke organen waarop de selectielijst betrekking heeft, een overzicht van de in wet- en regelgeving genoemde bewaartermijnen waarmee rekening is gehouden in deze selectielijst, een overzicht van blijvend te bewaren registers die gemeenten onderhouden en een overzicht van de wijze waarop de indeling van deze selectielijst zich verhoudt tot de bedrijfsprocessen uit de GEMMA Procesarchitectuur 2.0. Verder 1

Zie KING Baseline informatiehuishouding gemeenten, 8 december 2011. Er is geen verschil in de betekenis van deze termen; ze zijn uitwisselbaar. Voor de herkenbaarheid in het werkveld wordt hier aan de term ‘archiefbescheiden’ de voorkeur gegeven.

6

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

is als bijlage opgenomen een verantwoording van de gevolgde methodiek bij de ontwikkeling van de Selectielijst 2020.

1.2 Uitgangspunten Waardering Bij het opstellen van deze selectielijst is gebruik gemaakt van de nieuwe waarderingsmethodiek en het nieuwe instrumentarium van het Nationaal Archief. Het uitgangspunt hiervan is dat ‘de focus niet bij de overheid ligt maar bij de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger.’2 De waardering van de categorieën van de Selectielijst 2020 is bepaald door vier factoren: 1 de uitkomsten van het Rapport prospectieve trendanalyse VNG 2010-2020 (2014), waarin de trends en ontwikkelingen in de maatschappij zijn aangegeven, waarvan de bij behorende archiefbescheiden op grond van het maatschappelijk en/of historisch belang bewaard moeten worden.3 2 de uitkomsten van de systeemanalyse Bewaren hoe het was, volgens de principes van hoe het wordt (2013), die de organisatie, missie en taken van gemeenten in beeld heeft gebracht.4 3 de uitkomsten van de risicoanalyse, die bepaalt hoe belangrijk de informatie is voor de bedrijfsvoering van de gemeente/het intergemeentelijk orgaan. 4 de in specifieke wet- en regelgeving vermelde bewaartermijnen. Op basis van de trendanalyse zijn vooral archiefbescheiden op het gebied van bouwen, milieu, ruimtelijke ordening en bodem in deze selectielijst als blijvend te bewaren aangeduid. De landelijke trendanalyse is voor het overige te grofmazig om archiefbescheiden als blijvend te bewaren aan te merken.

Een lokale hotspot-monitor moet uitwijzen welke informatie over ‘hotspots’ – gebeurtenissen of kwesties die leiden tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burger of tussen burgers onderling – blijvend bewaard moet worden. (Zie hiervoor paragraaf 1.5.) De uitkomsten van de systeemanalyse vormen de input om de waardering ‘blijvend te bewaren’ op te nemen bij resultaten in de selectielijst. In de Selectielijst 2020 zijn de archiefbescheiden uit die informatieknooppunten - de belangrijkste schakels in besluitvormings-, communicatie- en uitvoeringsprocessen bij gemeenten en intergemeentelijke organen - gewaardeerd als ‘blijvend te bewaren’. De uitkomsten van de risicoanalyse bepalen de lengte van de bewaartermijnen van de later te vernietigen archiefbescheiden. Risico is in het Rapport Methodiek Risicoanalyse (2014)5 gedefinieerd als ‘het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt door het al dan niet beschikbaar hebben van haar archiefbescheiden’. Om een eenduidige vertaling te maken van een risico naar een bewaartermijn is aan 5 risicoklassen een standaardbewaartermijn gekoppeld.

Risicoklasse

Klasse 1

Klasse 2

Klasse 3

KJlasse 4

Klasse 5

Termijn

1 jaar

5 jaar

10 jaar

20 jaar

50 jaar

Het risicoverloop is geen constante, maar tijdsafhankelijk en procesafhankelijk. Om de ideale lengte van de bewaartermijn vast te stellen, is per categorie archiefbescheiden het moment in de tijd bepaald, waarbij risico’s van vernietiging tot een aanvaardbaar niveau zijn afgenomen en het risico van bewaren

2

3 4 5

Commissie Waardering en Selectie Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Nationaal Archief, september 2007) p. 5. In Belangen in Balans (Nationaal Archief, 2015) wordt het instrumentarium, dat hoort bij deze nieuwe methodiek, nader uiteengezet. R. te Slaa en E. Hokke (Stroom In) Rapport prospectieve trendanalyse VNG 2010-2020 (juli 2014). M.J.W. van Twist e.a. (Nederlandse School voor Openbaar Bestuur) Bewaren hoe het was, volgens de principes van hoe het wordt. Systeemanalyse in verband met de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden (2013). A.L.M. van Heijst eMIM, drs. R.B. Kaptein en drs. A. J. Versteeg Rapport Methodiek Risicoanalyse (december 2014).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

7

gaat stijgen. De inschatting van het risicoverloop is door experts – archivarissen en proceseigenaren – beoordeeld. Onder meer heeft een inhoudelijke toetsing plaatsgevonden in het kader van de pilots die zijn uitgevoerd in drie gemeenten en twee gemeenschappelijke regelingen. In bepaalde wet- en regelgeving zijn termijnen vastgelegd voor het bewaren of vernietigen van archiefbescheiden. Bijlage 3 van de Selectielijst 2020 geeft een overzicht van bindende termijnen die in specifieke wet- en regelgeving voorkomen. In bijlage 6 is de gevolgde methodiek uitgebreid beschreven. Ordening volgens procestypen Om in een digitale omgeving zoveel mogelijk bij de bron, dus direct bij vorming van archiefbescheiden, te kunnen selecteren, moet een selectielijst zo goed mogelijk aansluiten op de informatiehuishouding van de zorgdrager. In artikel 5 lid 2 van het gewijzigde Archiefbesluit 1995 (Stb. 2012, 444) staat dat de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, de selectielijst, overeen moet stemmen met de ordeningsstructuur van de archiefvormer. Daarbij is het nodig om aan te sluiten bij de werkprocessen die gemeenten en intergemeentelijke organen uitvoeren. Artikel 17 sub b van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager ervoor moet zorgen dat van elk van de archiefbescheiden moet worden vastgelegd in welk werkproces zij zijn ontvangen of opgemaakt.

Om hieraan te voldoen is in deze Selectielijst 2020 een beperkt aantal van 29 generieke procestypen benoemd. Daarvoor zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Een procestype wordt beschreven vanuit het oogpunt van de zorgdrager. Bijvoorbeeld het procestype ‘Toestemming verlenen’ gaat om de behandeling van een bij het orgaan ingediende aanvraag, maar het procestype ‘Toestemming vragen’ gaat om een aanvraag die het orgaan indient bij een ander overheidsorgaan. • In het kader van een proces is er sprake van een procesobject. De informatie die tijdens de procesuitvoering wordt gevormd heeft betrekking op dit procesobject. Zo lang dit procesobject bestaat heeft de gevormde informatie waarde voor de organisatie. Voorbeelden van projectobjecten zijn een vergunning, een overeenkomst, een brug. • Een procestype beslaat alle procesfasen: zowel het instellen c.q. aangaan c.q. starten, als het wijzigen c.q. beëindigen van een procesobject (de intrekking van een vergunning, de aanpassing of beëindiging van een overeenkomst, de sloop van de brug). • Een procestype is taakveldonafhankelijk. De procestypen kunnen toegepast worden in meerdere taakvelden. • De benoemde resultaten bij een procestype beschrijven de mogelijke uitkomsten die het proces kan hebben. Per procestype zijn in alle gevallen generieke resultaten benoemd.

Deze gelden in de basis voor alle bijbehorende archiefbescheiden. In uitzondering hierop zijn specifieke resultaten benoemd, op basis van de verschillende analyses en wetgeving. Deze gelden voor een specifiek omschreven deel van de archiefbescheiden. De termijn van een specifiek resultaat geldt in dat geval boven de termijn van het generieke resultaat. • De benoemde procestypen sluiten aan bij het zaakgericht werken zoals dat bij gemeenten plaatsvindt. Deze lijst van (inter)gemeentelijke procestypen dient als toekomstbestendig fundament voor de Selectielijst 2020. Tussentijdse wijzigingen en toevoegingen hoeven alleen plaats te vinden op het niveau van de resultaten die in de procestypen benoemd zijn.6

6

8

De VNG draagt, daartoe gemachtigd door de leden, zorg voor het actueel houden van de Selectielijst 2017.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Bedrijfsprocessen GEMMA De GEMMA Procesarchitectuur 2.0 bevat een overzicht van bedrijfsprocessen die als blauwdruk kunnen worden gebruikt voor de processen die een gemeente uitvoert. In bijlage 5 is een tabel opgenomen waarin wordt verduidelijkt hoe de twee overzichten van processen zich tot elkaar verhouden. Indeling in taakvelden De procestypen zijn niet gebonden aan één taakveld. De bijbehorende resultaten per procestype zijn dit ook niet altijd. Dit heeft bijvoorbeeld tot gevolg dat de resultaten die betrekking hebben op gezondheidszorg en onderwijs nu meer verspreid in de opsomming zijn terug te vinden. Om de herkenbaarheid te vergroten zijn in de opsomming procestypen gerelateerd aan de taakvelden van de Informatie voor Derden (Iv3) die voor de gemeentelijke Planning & Control-cyclus worden gebruikt. Iv3 is voorgeschreven door het Besluit begroting en verantwoording (BBV). Zo ontstaat een actueel beeld van de procesresultaten bij gemeenten in de praktijk. Bij de implementatie van de Selectielijst 2020 kan de indeling naar taakveld dienen als extra ingang op de lijst.

1.3 Beginselen voor bewaring en vernietiging Samenhang In principe moeten archiefbescheiden bewaard blijven van organisatieonderdelen die, binnen het kader van verleende bevoegdheden, daarvoor de verantwoordelijkheid dragen. Dit zal doorgaans het organisatieonderdeel zijn, dat de beslissing over de zaak heeft genomen. Hierbij moet ook de samenhang tussen archiefbescheiden van verschillende organisatieonderdelen van de gemeente en/of ketenpartners in aanmerking genomen worden, zoals die in de fases van voorbereiding, beslissing en uitvoering ontstaan. In het zaakdossier dienen de archiefbescheiden van de interne en externe partijen die een bijdrage aan het besluit hebben geleverd te worden bewaard. Dit conform de principes van bevoegd gezag. In de Selectielijst is zoveel als mogelijk rekening gehouden met de belangen van ketenpartners bij het bepalen van de bewaartermijnen; mogelijk worden deze bijgesteld als uit overleg met de medeoverheden daaraan behoefte blijkt. Kopieën Kopieën van archiefbescheiden worden in het algemeen gedurende de voorgeschreven bewaartermijn vernietigd. Kopieën dienen echter bewaard te worden als zij een rol hebben gespeeld in het werkproces, bijvoorbeeld als er op de kopieën aantekeningen zijn gemaakt die niet op het origineel voorkomen en die van belang zijn voor de reconstructie van een zaak.

In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Een andere reden om kopieën te bewaren is als de originele archiefbescheiden ontbreken. Daarnaast is het in een digitale informatiehuishouding gemakkelijk om kopieën te maken en op diverse plekken op te slaan. Op het moment van vernietiging van het origineel dienen ook digitale kopieën niet meer beschikbaar te zijn in de informatiehuishouding van de organisatie. Dit is anders ondermijnend voor de procedure van het gecontroleerd vernietigen van archiefbescheiden. Concepten Concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden. Criteria voor uitzondering van vernietiging De termijnen in de Selectielijst 2020 zijn de geldende bewaartermijnen. Daarna moet de zorgdrager tot vernietiging overgaan, tenzij één van de uitzonderingscriteria van toepassing is. De procesuitvoering op lokaal en regionaal niveau bepaalt immers in belangrijke mate de bijzondere waarde die aan de Vereniging van Nederlandse Gemeenten

9

archiefbescheiden (als bestanddeel van het cultureel erfgoed) moet worden toegekend, waardoor de mogelijkheid blijft bestaan de geschiedenis te kunnen onderzoeken. Een selectielijst moet op grond van artikel 5 sub e van het Archiefbesluit 1995 een opsomming bevatten van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager de archiefbescheiden kan uitzonderen van vernietiging terwijl ze volgens de selectielijst wel vernietigd zouden moeten worden. De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de Selectielijst 2020 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen van vernietiging te worden uitgezonderd: • Archiefbescheiden die op basis van een lokaal uitgevoerde hotspot-monitor (zie paragraaf 1.5.) kenmerkend zijn voor een hierin gesignaleerde hotspot. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. (Bijvoorbeeld een ramp, een internationaal sportevenement, een politiek omstreden besluit.) • Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn.

(Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw stadhuis.) • Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar). • Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2012 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in deze selectielijst. Precedenten dienen op grond van deze paragraaf blijvend te worden bewaard. • Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming.) • Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren. Algemene Verordening Gegevensbescherming In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; Verordening (EU) 2016/679) in werking getreden. Deze verordening beschermt de grondrechten en de fundamentele vrijheden van natuurlijke personen en met name hun recht op bescherming van persoonsgegevens. De AVG is rechtstreeks van toepassing in de hele Europese Unie.

De AVG is in Nederland geïmplementeerd in de Uitvoeringswet AVG (UAVG; Stb. 2018, 144). De (U)AVG is als volgt verwerkt in deze selectielijst. •

Overheden die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht persoonsgegevens rechtmatig te verwerken en te vernietigen als dat deze niet meer nodig zijn voor het doel waartoe ze zijn verzameld. De AVG staat bij uitzondering verwerking van persoonsgegevens toe met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden mits deze is onderworpen aan passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van burgers (artikel 89, lid 1 AVG). In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt. De bewaartermijnen in deze selectielijst zijn bepaald na zorgvuldige afweging van belangen, waaronder die van de privacy van de betrokkenen bij de processen, de risico’s voor de bedrijfsvoering en verantwoordingplichten en het cultuur-historische belang.

•

De AVG biedt burgers onder meer het recht op gegevenswissing. Het recht om vergeten te worden is echter niet van toepassing voor zover hierdoor archivering in het algemeen belang onmogelijk dreigt te worden of ernstig in het gedrang dreigt te komen, aldus artikel 17 derde lid sub d onder

10

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

de AVG. Vernietiging vindt pas plaats nadat de bewaartermijn van deze selectielijst is verstreken. Voor persoonsgegevens die enkel met de grondslag “toestemming” zijn verwerkt en waarvan de toestemming door betrokkene is ingetrokken, worden de persoonsgegevens vanaf het moment van intrekking vernietigd. Voor persoonsgegevens die onder een andere grondslag uit de AVG worden bewaard, geldt de normale bewaartermijn van de zaak waar die persoonsgegevens onderdeel van uit maken. De AVG verplicht overheden om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Het register is toegevoegd aan de lijst van blijvend te bewaren registers opgesomd in bijlage 4.

1.4 Opbouw selectielijst In deze paragraaf wordt stilgestaan bij de verdere opbouw van de Selectielijst 2020. Hierbij wordt gekeken naar: • de mogelijke resultaten per procestype • de aanduiding van de herkomst van de benoemde selectielijstcategorie • het onderscheid tussen een procestermijn en een bewaartermijn • de blijvend te bewaren registers Resultaten per procestype Bij elk procestype zijn de mogelijke resultaten daarvan benoemd. De resultaten geven een omschrijving van de uitkomsten die de procesuitvoering kan opleveren. Bij het procestype Toestemming verlenen is dat bijvoorbeeld ‘toegekend’, ‘geweigerd’ en ‘ingetrokken’. Elk resultaat heeft een unieke codering waarnaar verwezen kan worden als selectiegrondslag. Als in een procestype een procesobject ontstaat dat door de organisatie te beheren/monitoren is (een dienstverband, vergunning, voorziening, etc.), vallen onder dat procestype ook de processen die leiden tot wijziging of beëindiging van dit procesobject. De hiermee samenhangende resultaten zijn ook opgenomen. Generiek of specifiek Een resultaat kent twee varianten: een generiek en een specifiek resultaat. Het generieke resultaat is van toepassing op alle concrete zaken die bij organen kunnen voorkomen en die eenzelfde resultaat hebben. Daarom staat er bij een generiek resultaat géén omschrijving genoemd.

Een proces waarop een generiek resultaat toegepast kan worden is bijvoorbeeld een verleende vergunning (het resultaat ‘verleend’ bij het procestype ‘toestemming verlenen’). Archiefbescheiden die niet onder een specifiek resultaat vallen, vallen onder het generieke resultaat van een procestype. Een specifiek resultaat vormt een uitzonderingscategorie op het generieke resultaat. Met de kolom omschrijving wordt er een specifieke categorie processen onderscheiden. Voor de archiefbescheiden horend bij deze processen geldt een afwijkende waardering. Een specifiek resultaat vormt altijd een verbijzondering van een generiek resultaat. Er bestaan geen losstaande specifieke resultaten. Een specifiek resultaat in het bovenstaande voorbeeld is een verleende vergunning voor een tanksanering. Voor specifieke resultaten geldt een afwijkende bewaartermijn ten opzichte van de bewaartermijn bij het generieke resultaat. Een generieke vergunning kan worden vernietigd één jaar na einde van de toestemming; betreft het de vergunning voor een tanksanering dan is in dit specifieke geval de bewaartermijn vijftig jaar na afhandeling van de tanksanering.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

11

Herkomstaanduiding Binnen de systematiek van de selectielijst is er een beperkt aantal redenen om een verbijzondering te maken naar een specifiek resultaat: 1 Op basis van in wet- en regelgeving opgenomen specifieke bepalingen over de bewaartermijnen van groepen archiefbescheiden. 2 Op basis van de systeemanalyse zijn categorieën archiefbescheiden voor blijvende bewaring aangemerkt. 3 Op basis van de trendanalyse zijn categorieën archiefbescheiden voor blijvende bewaring aangemerkt. 4 Op basis van de risicoanalyse zijn aan categorieën archiefbescheiden afwijkende bewaartermijnen toegekend vergeleken met de termijn van het generieke resultaat. Bij elk specifiek resultaat is daarom aangegeven vanuit welke reden het specifieke resultaat is opgenomen. Hierbij staat: • Wet- en regelgeving (inclusief verwijzing naar het betreffende wetsartikel) • Systeemanalyse • Trendanalyse • Risicoanalyse Achtervang De generieke resultaten van een werkproces (er wordt een vergunning verleend, geweigerd, het proces wordt afgebroken of een aanvrager trekt zich terug) vormen de kern van de selectielijst. Enerzijds zijn ze bedoeld als een brede, algemene categorie, op basis waarvan een groot deel van zaaktypen van gemeenten gewaardeerd kunnen worden. Anderzijds bieden ze een achtervang voor situaties die bij het opstellen van de selectielijst nog niet voorzien konden worden.

Nieuwe processen die de gemeente of het intergemeentelijk orgaan zal gaan uitvoeren kunnen altijd op basis van de generieke resultaten gewaardeerd worden, in zoverre de waardering daarvoor geschikt is.7 Procestermijn en bewaartermijn Vanuit het oogpunt van de risicoanalyse is het zeer onwenselijk dat archiefbescheiden vernietigd worden tijdens de periode dat het overheidsorgaan er een beroep op moet kunnen doen voor bedrijfsvoering, of om bewijs te leveren en zich te verantwoorden. Daarom is het noodzakelijk om waarborgen in de systematiek in te bouwen om voortijdige vernietiging te voorkomen. Er valt echter in de tijd, bijvoorbeeld op basis van een gebeurtenis, een moment aan te wijzen dat deze verantwoording niet meer nodig is. In de periode erna kan incidenteel nog wel een beroep worden gedaan op deze archiefbescheiden, maar is het directe bedrijfsvoeringbelang vervallen. De lengte van deze periode is vastgelegd in de selectielijst. Levenscyclus Schematisch levert dit het onderstaande model op, dat de levenscyclus beschrijft van archiefbescheiden in een zaakdossier tussen ontstaan en vernietiging:

procesfase creatie zaakdossier

7

12

procestermijn afhandeling zaak

bewaartermijn

bedrijfsvoeringsbelang vervallen

vernietiging of overbrenging zaakdossier

Als er een gemeentelijke taak bijkomt op basis van nieuwe wet- en regelgeving waarin specifieke bewaartermijnen van archiefbescheiden worden genoemd, dan gaan deze voor en kunnen de generieke resultaten niet zonder meer worden toegepast.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Toelichting • Procesfase De procesfase loopt van het ontstaan van een zaakdossier tot aan de afronding van het proces, wanneer de zaak is afgehandeld. Het moment waarop het proces is afgerond is afhankelijk van de bij het proces benoemde resultaten. • Procestermijn De procestermijn is de periode waarin het zaakdossier actief gebruikt en/of geraadpleegd wordt ter ondersteuning van andere processen van de organisatie. Bijvoorbeeld omdat een persoon in dienstbetrekking is; een uitkering heeft; een vergunning nog gebruikt wordt voor het doel waarvoor deze is afgegeven; een object in stand wordt gehouden of een activiteit nog wordt uitgevoerd. Deze periode loopt vanaf de afronding van het proces tot aan het moment waarop de in het dossier vastgelegde archiefbescheiden niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Met andere woorden: tot het bedrijfsvoeringbelang komt te vervallen. • Bewaartermijn De bewaartermijn is de periode waarin archiefbescheiden, na vervallen van het bedrijfsvoeringbelang, nog worden bewaard. De lengte van deze periode wordt op basis van de risicoanalyse bepaald. Tijdens de bewaartermijn vindt risicoverloop plaats. Op basis van de methodiek van de risicoanalyse wordt het optimale moment bepaald om de archiefbescheiden te vernietigen.

De gehele periode waarin archiefbescheiden na afhandeling van de zaak worden bewaard bestaat uit de optelsom van de procestermijn en de bewaartermijn. Daar waar in deze selectielijst dit wordt bedoeld, wordt gesproken van de ‘totale bewaartermijn’. Aansluiting zaakgericht werken De toepassing van dit model sluit aan op het zaakgericht werken binnen gemeenten. Als een gemeente bijvoorbeeld grond verhuurt, is het vanuit het zaakgericht werken te verwachten dat de zaak, en dus de procesfase, loopt tot het moment dat de verhuurovereenkomst tot stand is gekomen. De huurovereenkomst blijft minimaal beschikbaar zolang de grond verhuurd wordt en dit bepaalt daarmee de duur van de procestermijn. Na deze procestermijn zal de huurovereenkomst nog enige tijd bewaard blijven om deze te kunnen raadplegen, om bijvoorbeeld controles uit te voeren. Dit is dan de bewaartermijn. Risico’s Het hierboven beschreven model van de levenscyclus is verwerkt in de gehanteerde methodiek voor de risicoanalyse. In de eerste plaats kan, na de afhandeling van de zaak, een termijn volgen waarin de archiefbescheiden een directe functie vervullen in de bedrijfsvoering van een organisatie. De informatie wordt dan geraadpleegd, gebruikt of gemuteerd in het kader van een ander werkproces van de organisatie.

In die periode - de procesfase - is het onwenselijk dat de archiefbescheiden vernietigd worden en raakt dit mogelijk de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dit risico is onaanvaardbaar voor een overheidsorgaan. De uitgevoerde landelijke risicoanalyse richt zich daarom alleen op de lengte van de bewaartermijn. In die periode is sprake van een aantal risicocategorieën dat in de loop van de tijd toe- of afneemt. De bewaartermijn dient zodanig gekozen te worden dat het risicoverloop het meest gunstige punt heeft bereikt. Overgang van procestermijn naar bewaartermijn De duur van de procestermijn wordt bepaald door het gebruik van archiefbescheiden in de processen van de organisatie. Afhankelijk van het procestype en het resultaat is er sprake van een procestermijn. In de selectielijst worden vijf categorieën van procestermijnen onderscheiden. A De procestermijn is nihil. Er is geen aparte procestermijn, de bewaartermijn start direct na de procesfase. B De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject. De lengte van de procestermijn is afhankelijk Vereniging van Nederlandse Gemeenten

13

van het procesobject. Nadat het procesobject haar geldigheid heeft verloren of niet meer bestaat, gaat de bewaartermijn lopen. C De ingeschatte maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject. Er wordt een inschatting gemaakt van de maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject, ongeacht de daadwerkelijke duur. Dit kan bijvoorbeeld al vastgelegd worden in het zaaktype, zodat procestermijn en bewaartermijn samen één totale bewaartermijn vormen die direct kan gaan lopen na de procesfase. D Een tijdens het proces vast te leggen datum waarop de geldigheid van het procesobject komt te vervallen. Tijdens de procesuitvoering wordt de datum bepaald wanneer het procesobject zijn geldigheid zal verliezen en de procestermijn beëindigd wordt. E De procestermijn en bewaartermijn zijn samengevoegd als totaalwaarde van de bewaartermijn. De datum waarop deze bewaartermijn moet gaan lopen is benoemd in de toelichting bij de categorie en kan ook in het verleden liggen, bijvoorbeeld op basis van een geboortedatum. Per resultaat is in de opsomming in hoofdstuk 2 aangegeven welke procestermijn van toepassing is. Omdat het benoemen van meerdere typen procestermijnen bij één resultaat tot onduidelijkheid zou leiden, heeft elk resultaat een procestermijn. Waar een andere procestermijn geldt, is een apart specifiek resultaat opgenomen.

Automatiseerbaarheid De Selectielijst 2020 biedt door het concreet benoemen van het einde van de procestermijn de mogelijkheid om in een digitale omgeving de geplande vernietigingsdatum accuraat te berekenen, zonder dat het dossier hiervoor opnieuw bekeken hoeft te worden. Door zo concreet mogelijk aan te geven wanneer het bedrijfsvoeringbelang is vervallen wordt tegelijkertijd gewaarborgd dat archiefbescheiden niet voortijdig worden vernietigd. Registers In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van blijvend te bewaren registers. Deze registers worden als onderdeel van de uitvoering van bepaalde processen van de organisatie bijgewerkt. Zij zijn echter ook zelfstandige archiefbescheiden waarvan in wet- en regelgeving bepaald kan zijn dat ze blijvend dienen te worden bewaard en daarom zijn ze apart benoemd. De gemeente kan dit overzicht verder uitbreiden met andere (lokale) registers die binnen de gemeentelijke informatiehuishouding een rol spelen. Niet blijvend te bewaren registers zijn onderdeel van de opsomming van procesresultaten en dienen dus op basis daarvan te worden geselecteerd.

1.5 Gebruik van de selectielijst door de zorgdrager Opschonen Met deze procesgerichte Selectielijst 2020 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Het apart benoemen van documentcategorieën die een onderdeel vormen van een breder procestype, zoals de voorbereiding bij beleidsopstelling, is op basis van deze selectielijst niet meer mogelijk. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Bijvoorbeeld kladversies, dubbele exemplaren en uitnodigingen voor vergaderingen kunnen verwijderd worden. Maar verplicht is dit opschonen niet.

14

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Lokale inkleuring Deze selectielijst vormt het algemeen kader voor selectie voor gemeenten en intergemeentelijke organen. Aanvullend hierop moet de gemeente of het intergemeentelijke orgaan aan de selectie een nadere lokale inkleuring geven door het uitvoeren van een hotspot-monitor. Dit mede met het oog op de verwerving van interessante informatie van organisaties buiten de overheid8. Dit is echter niet verplicht. Lokale hotspot-monitor De trendanalyse Rapport prospectieve trendanalyse VNG 2010-2020 die in opdracht van de VNG is opgesteld, heeft een generiek karakter en beschrijft geen specifieke lokale trends of hotspots. De analyse is niet toegespitst op één gemeente, maar beschrijft ontwikkelingen in het lokale domein die van invloed zijn op de taakuitvoering van gemeenten. De identificatie van lokale hotspots kan naar haar aard niet op landelijk niveau plaatsvinden. Dit is een activiteit die lokaal, aanvullend moet plaatsvinden. Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van de gemeente of het intergemeentelijk orgaan, de archivaris of de eindverantwoordelijke voor de informatievoorziening dient hiertoe opdracht te geven.

In de handreiking van het Nationaal Archief voor de Rijksdepartementen Belangen in balans (2015) is de trendanalyse inmiddels vervangen door een ‘hotspot-monitor’.9 Dit wordt praktischer bevonden voor het digitale tijdperk dan het opstellen van een trendanalyse, die meestal achteraf ontwikkelingen in kaart brengt. Het signaleren van hotspots en het selecteren van de betreffende archiefbescheiden kan kort op de gebeurtenis of kwestie plaatsvinden. De hotspot-monitor moet regelmatig worden herhaald om actueel te blijven. In onderstaande afbeelding (afkomstig uit de handreiking Belangen in balans) wordt dit cyclische proces geïllustreerd.

Waardering De zorgdrager kan op basis van de hotspot-monitor besluiten om bepaalde, in deze selectielijst als op termijn te vernietigen gewaardeerde, archiefbescheiden blijvend te bewaren. De uitkomsten van de hot-spotmonitor kunnen aanleiding vormen om de waardering van concrete zaakdossiers aan te passen.

1.6 Juridische werking van de Selectielijst De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 5 dat de zorgdrager voor de archiefbescheiden (bij een gemeente is dit het college van burgemeester en wethouders) verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten, waarin ten minste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. In het Archiefbesluit 1995 worden in de artikelen 2 tot en met 5 de vereisten voor het ontwerpen 8 9

De hotspot-monitor heeft dus mogelijk gevolgen voor het acquisitiebeleid. Ch. Jeurgens en A. Kolle, Belangen in balans (Nationaal Archief, maart 2015).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

15

van selectielijsten verder uitgewerkt. De Nota van Toelichting geeft aan dat er zich een praktijk heeft ontwikkeld waarbij voor de collectiviteit van gemeenten een uniforme selectielijst wordt ontworpen (Stb. 1995, 671, p.10). Afsluiting oude selectielijst Deze Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, vastgesteld op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) en overeenkomstig de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671; wijziging per 1 januari 2013 Stb. 2012, 444) treedt in werking per 1 januari 2020. Ook voor de dossiers die op 1 januari 2020 nog niet waren afgesloten, kan deze selectielijst worden toegepast. De Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, zoals vastgesteld op 23 juni 2017 nr. NA/2017/1217430 door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. 2017, 38013) wordt afgesloten per 31 december 2019. Griffie en rekenkamer Deze selectielijst geldt voor papieren en digitale archiefbescheiden die voorkomen in administraties van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Als gevolg van de wijziging van de Gemeentewet als uitvloeisel van de Wet dualisering gemeentebestuur kan de gemeenteraad vanaf 7 maart 2002 een eigen administratie voeren.

Op basis van de Archiefwet 1995 blijft het college van burgemeester en wethouders ook zorgdrager voor de daarin voorkomende archiefbescheiden. Dat geldt ook voor rekenkamers die door de gemeenteraad zijn ingesteld. Intergemeentelijke organen Intergemeentelijke organen treden, op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen in het algemeen binnen de grenzen van de getroffen regeling, op ter behartiging van belangen die anders door de gemeenten individueel vervuld worden. Dit zijn dus organen die diverse gemeentelijke taken uit kunnen voeren. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt, dat zij verplicht zijn een voorziening voor de zorg voor het archief van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen te treffen.10 Is dit niet geregeld dan zijn volgens artikel 40 lid 3 van de Archiefwet de bepalingen die ter zake gelden voor de vestigingsgemeente van de gemeenschappelijke regeling (bij deelname door een provincie, de provincie van vestiging) van overeenkomstige toepassing. Volgens artikel 40 lid 2 van de Archiefwet dient de voorziening zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet getroffen te worden. Dat betekent onder meer, dat er sprake moet zijn van uitoefening van het zorgdragerschap op basis van een verordening.

Alleen gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam hebben een verordenende bevoegdheid en kunnen dus zelfstandig zorgdrager voor het archief zijn. Waar de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archieven berust is voorts afhankelijk van de wijze van bevoegdheidstoekenning. Bij mandaat11 blijven de deelnemende overheden verantwoordelijk. Gemeenschappelijke regelingen waaraan bevoegdheden zijn gedelegeerd12, hebben wel een zelfstandige 10 Het gaat hier om o.a. het vaststellen van een archiefverordening, aanwijzing van een archiefbewaarplaats en een kwaliteitsmanagementsysteem. 11 Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid besluiten te nemen bij de mandaatverlener. Artikel 10:2 Awb bepaalt dat de mandaatontvanger de besluiten neemt namens de mandaatverlener. De mandaatverlener blijft aldus verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor de genomen besluiten. 12 Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent’ (artikel 10:13 Awb).

16

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

zorgdragerschap. Zij zijn verantwoordelijk voor de archiefzorg van de archiefbescheiden met betrekking tot de gedelegeerde taken en bevoegdheden, het algemeen bestuur en de eigen bedrijfsvoering.13 In de praktijk voeren veel openbare lichamen zowel taken in mandaat uit als daartoe gedelegeerd. De bevoegdheidsattributie is dan gemengd. Deze selectielijst is mede van toepassing op de archiefbescheiden van de volgende gemeenschappelijke regelingen: 1. Gemeenschappelijke regelingen zonder openbaar lichaam c.q. met een gemeenschappelijk orgaan, bedrijfsvoeringorganisatie of centrumgemeente constructie. 2. Gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam, die in mandaat werken voor de deelnemende overheden. 3. Gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan, waaraan bevoegdheden zijn gedelegeerd en die zelfstandig zorgdragerschap hebben, maar die geen voorziening hebben getroffen. Er zijn geen thans geen intergemeentelijke organen met een eigen selectielijst. 4. Gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan en zelfstandige zorgdragerschap waarin een provincie deelneemt, die de VNG hebben gemandateerd tot het ontwerpen van een selectielijst. Dit teneinde de archiefbescheiden behorende tot het algemene bestuur onder de werking van de selectielijst voor gemeenten te brengen.

In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de intergemeentelijke organen, waarop deze selectielijst van toepassing is. Daarbij is de samenwerkingsvorm en bevoegdhedenattributie van gemeenschappelijke regelingen aangegeven. Die gemeenschappelijke regelingen waarin een provincie deelneemt en die een machtiging aan de VNG hebben verleend zijn daarin specifiek aangeduid. Gebruik door intergemeentelijke organen en griffie Wanneer organen als het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie, griffie en gemeenschappelijke regelingen met elkaar samenwerken binnen een keten is het bijvoorbeeld mogelijk dat dezelfde archiefbescheiden enerzijds gewaardeerd worden op grond van het selectielijstproces ‘Adviseren’ en anderzijds op basis van een proces ‘Toestemming verlenen’. Het advies dat een veiligheidsregio in het kader van een omgevingsvergunning voor het brandveilig gebruiken van een bouwwerk aan een gemeente afgeeft, wordt op basis van deze selectielijst door de veiligheidsregio minder lang bewaard dan door de gemeente. Het is in principe per orgaan mogelijk om de selectielijst zo te filteren dat alleen nog de processen en resultaten overblijven die van toepassing zijn op het betreffende orgaan. Hiertoe zal regelmatig overleg tussen ketenpartners nodig zijn.

Privaatrechtelijke rechtspersonen De selectielijst is van toepassing op die gemeentelijke taken die in mandaat worden uitgevoerd door privaatrechtelijke rechtspersonen. De (inter)gemeentelijke organen blijven hier immers zorgdrager van. Openbare scholen Deze selectielijst is van toepassing op scholen uit het primair en voortgezet onderwijs waarvan het gemeentebestuur tevens het bestuur van de school vormt. Overige vormen van openbaar en bijzonder onderwijs vallen niet onder het zorgdragerschap van de gemeenten. Werkingsduur Deze selectielijst blijft na de vaststelling door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ten hoogste 20 jaar van kracht, conform art. 2 lid 2 Archiefbesluit 1995. Er zal een evaluatie en eventuele actualisatie plaatsvinden in 2022.

13 LOPAI, Notitie verbonden partijen, 2014

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

17

Bijstelling De vastgestelde selectielijst moet tussentijds op onderdelen bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn of geharmoniseerd moeten worden met ketenpartners. Ook is het mogelijk dat deze lijst periodiek wordt aangepast, dus binnen de wettelijk voorgeschreven geldigheidsduur geactualiseerd. Machtiging Deze selectielijst machtigt tot vernietiging van de daarin vermelde archiefbescheiden volgens de daarvoor gestelde termijnen. De vernietiging van archiefbescheiden volgens wettelijk voorschrift gebeurt op de wijze en op de termijn zoals in dat voorschrift gesteld is. Bij het opstellen van deze selectielijst is rekening gehouden met in specifieke wet- en regelgeving benoemde bewaartermijnen. Voor zover vernietiging niet in specifieke wetgeving is geregeld, gebeurt dit volgens deze selectielijst. Aanhalen Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

1.7 Strategisch Informatieoverleg en vaststellingsprocedure Het opstellen van de selectielijst 2020 vond plaats naar aanleiding van wetten die na de vaststelling van de Selectielijst 2017 van kracht waren geworden met gevolgen voor de bewaartermijnen van bepaalde archiefbescheiden. Daarnaast zijn er bij de Adviescommissie Archieven verzoeken en signalen binnengekomen van gemeenten en intergemeentelijke organen, waarin werd gewezen op omissies en gevraagd om wijziging van bewaartermijnen en om verduidelijking van de toelichting daarop. Ook zijn er enkele verzoeken gedaan om opname van nieuwe resultaten teneinde de bewaartermijn van de daar bijbehorende archiefbescheiden vast te leggen. Het SIO over het ontwerp vond plaats op 10 december 2018, 13 februari 2019, 13 juni 2019 en 17 oktober 2019 werd gevoerd door de VNG-Adviescommissie Archieven, die per 2018 de volgende samenstelling kende: Deskundigen op het gebied van de gemeentelijke organisatie en taken: •

De heer mr. P. de Baat, burgemeester van de gemeente Montferland (voorzitter)

•

De heer drs. J. van der Noordt, gemeentesecretaris van de gemeente Horst aan de Maas

Archivarissen: •

De heer drs. L. Zoodsma, Archivaris - Directeur Noord-Hollands Archief, namens de Regionale Historische Centra

•

Mevrouw Y. Welings, Archivaris 12 gemeenten Midden- en West-Brabant, namens het BREED Netwerk

•

De heer V.J. van Koutrik MA, plaatsvervangend archivaris Het Utrechts Archief, namens de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland/Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (KVANBRAIN)

•

Roland Bisscheroux, Gemeentearchivaris Waterlands Archief, namens Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland/Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (KVAN/BRAIN)

18

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Deskundigen ten aanzien van het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden: •

De heer drs. A.P.J. Glaudemans, Archiefinspecteur Streekarchief Gooi en Vechtstreek, namens de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland/Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (KVANBRAIN)

•

De heer G. Zwagerman, Teamleider Expertisepool Recordmanagement Cluster Interne Dienstverlening gemeente Amsterdam, namens Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals (KNVI)

•

De heer dr. H. Bongenaar, Adviseur digitale dossiervorming en archivering Afdeling Informatie, Beheer en Techniek Gemeente Zaanstad, namens Vereniging van Informatie- en Automatiseringsprofessionals in Nederlandse Gemeenten (VIAG)

•

De heer L. de Jager, expertisemanager informatiebeheer BEC Informatievoorziening cluster Informatiebeheer Gemeente Den Haag

Een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie: •

De heer drs. T. Kunzler, adjunct-directeur Open State Foundation

Adviseurs: •

De heer A. Plat, Senior adviseur VNG Realisatie

•

De heer Th. Peters, Product-portfoliomanager GEMMA bij VNG Realisatie

Secretaris: •

De heer drs. J. Jawad, Senior beleidsmedewerker VNG

Verslag van de vaststellingsprocedure De ontwikkeling van de ontwerpselectielijst is gestart in september 2018 en heeft gelopen tot 18 februari 2020. Het conceptontwerp van de selectielijst is door de Directieraad van de VNG op 28 maart 2019 aan de leden ter consultatie aangeboden. Vanuit de leden zijn opmerkingen ontvangen, die zijn voorzien van een reactie. Vervolgens is het ontwerp van de Selectielijst 2020 door de algemene directeur van de VNG op 20 augustus 2019 aangeboden aan de algemene rijksarchivaris. De verslagen van de betreffende vergaderingen van de Adviescommissie Archieven en de ledenbrief zijn beschikbaar gesteld voor raadpleging. Van het tussen het Nationaal Archief en de vertegenwoordigers van de zorgdragers gevoerde overleg over de selectielijst is een verslag gemaakt, dat met de selectielijst ter inzage is gelegd. (Hierbij toegevoegd als bijlage 7.) Vanaf 2 januari 2020 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Daarop werd de selectielijst op 18 februari door de algemene rijksarchivaris namens de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media vastgesteld. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 26 februari 2020, 11143).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

19

1.8 Terminologie Archiefbescheiden

Informatie van overheidsorganen, ongeacht de drager van deze informatie. De Archiefwet 1995 definieert archiefbescheiden als bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt, anders gezegd: procesgebonden informatie. Niet alle bescheiden bij overheidsorganen kunnen als archiefbescheiden worden aangemerkt: ze moeten naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Dit betekent dat er een relatie moet zijn met de taak van het overheidsorgaan. Voor archiefbescheiden geldt geen vormvereiste. Ook: informatie-element.

Hotspot

Hiermee wordt een gebeurtenis of kwestie bedoeld die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burger of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken.

Hotspot-monitor

De hotspot-monitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het gaat daarbij om de hotspots binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager. Het doel van de hotspot-monitor is om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring. De hotspot-monitor moet regelmatig worden herhaald om actueel te blijven.

Informatie-element

Zie archiefbescheiden. Zie ook de Baseline informatiehuishouding gemeenten, KING, 8 december 2011.

Informatiehuishouding Omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Voor alle operationele bedrijfsprocessen vormt het fundament een adequaat ingerichte en professioneel gebruikte informatiehuishouding. Ordeningsstructuur

Een ordeningsstructuur regelt de logische ordening van archiefbescheiden. Bij het logisch ordenen van digitale archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van metadata, zoals het toekennen van een auteur, proceseigenaar, datum document, zaaktype, classificatiecode (bijvoorbeeld rubrieknummer).

Procesobject

Het onderwerp waarop een zaak betrekking heeft en wat verandert door het proces. Dit onderwerp is een object, subject of gebeurtenis ten aanzien waarvan een verandering plaatsvindt en dat gemonitord kan worden.

Procestype

Een groep processen met dezelfde kenmerken en behandelingstappen.

Resultaat

De uitkomst van een werkproces. Dit kan zowel een product zijn als het afbreken van een proces, het niet doorgaan of een negatieve toetsing.

Risico

Het eventuele nadeel dat de organisatie ondervindt door het (niet) beschikbaar hebben van haar archiefbescheiden

Risicoanalyse

Een risicoanalyse is een methode waarbij nader benoemde risico’s worden gekwantificeerd door het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan: risico = kans x gevolg.

Selectielijst

De selectielijst is de belangrijkste grondslag voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan. In een selectielijst wordt aangegeven of archiefbescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat vermeld na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. Elk overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.

Systeemanalyse

Een systeemanalyse brengt structuren (relaties tussen actoren, functies en archiefbescheiden) en taken in kaart om wezenlijke informatie te identificeren

20

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

en is nodig om activiteiten van gemeenten te kunnen reconstrueren. Trendanalyse

Een trendanalyse geeft aan welke trends in de maatschappij de moeite waard zijn om te documenteren: ontwikkelingen die van belang zijn om te bewaren uit maatschappelijk en/of historisch perspectief.

Waardering

Activiteit binnen het selectieproces, waarbij wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke of blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet door toekenning van bewaartermijnen.

Zaak

Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden.

Zaaktype

Kenmerken van groepen vergelijkbare zaken worden vastgelegd met het zaaktype. Een zaaktype beschrijft de procesgang van de behandeling van gelijksoortige aanvragen of andere aanleidingen. Een zaaktypebeschrijving omvat onder meer de statussen van het proces, de doorlooptijd(en) van zaak en statussen, rollen en betrokkenen, de samenstelling van het dossier (welke documenten kunnen of moeten er in voorkomen) en de mogelijke resultaten (aanvraag gehonoreerd, geweigerd, etc.).

Zaaktypecatalogus

Een zaaktypecatalogus bevat de zaaktypen die onderscheiden worden binnen het domein waarop die catalogus van toepassing is.

Zorgdrager

Overheidsorgaan die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

21

2 Opsomming Legenda Procestypenummer

Nummer van de selectielijstcategorie

Procestypenaam

Benaming van het procestype

Procestypeomschrijving

Omschrijving van het procestype

Procestype toelichting

Toelichting op het procestype

Procesobject

Object waar de uitvoering van het proces op van toepassing is en waarvan de bestaans- of geldigheidsduur eventueel van belang is bij het bepalen van de start van de bewaartermijn

Generiek/specifiek

Een procestype heeft een of meerdere generieke resultaten met hieraan gekoppeld een bewaartermijn. Deze is van toepassing op de archiefbescheiden van alle processen van dit procestype met het betreffende resultaat. Een specifiek resultaat benoemt een uitzonderingscategorie op dit generieke resultaat met een afwijkende bewaartermijn. Via de omschrijving wordt een afbakening gemaakt voor de processen waarvoor deze uitzonderingscategorie geldt. Voor deze processen geldt de bewaartermijn van het specifieke resultaat.

Resultaat

Omschrijving van het resultaat van het betreffende procestype.

Omschrijving/voorbeelden

Omschrijving waarmee een afbakening wordt gemaakt voor de processen die onder het specifieke resultaat vallen

Herkomst

Aanduiding op grond waarvan een specifiek resultaat is opgenomen: • specifiek benoemde wet- en regelgeving • de systeemanalyse • de trendanalyse • de risicoanalyse

Waardering

22

Aanduiding blijvend te bewaren of op termijn te vernietigen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Procestermijn

De procestermijn is de periode dat het zaakdossier actief gebruikt en/ of geraadpleegd wordt ter ondersteuning van andere processen van de organisatie. Deze periode loopt vanaf de afronding van het proces tot aan het moment dat de in het dossier vastgelegde archiefbescheiden niet meer van belang zijn voorvoor het betreffende proces. De duur van de procestermijn is ingedeeld in verschillende categorieën: A Nihil = Er is geen aparte procestermijn, de bewaartermijn start direct. B De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject = De lengte van de procestermijn is afhankelijk van het procesobject. Nadat het procesobject haar geldigheid heeft verloren of niet meer bestaat, gaat de bewaartermijn lopen. C De ingeschatte maximale bestaans - of geldigheidsduur van het procesobject = Er wordt een inschatting gemaakt van de maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject, ongeacht de daadwerkelijke duur. Dit kan bijvoorbeeld al vastgelegd worden in het zaaktype, zodat proces- en bewaartermijn samen een bewaartermijn vormen die gaat lopen vanaf het moment van afsluiten van de zaak. D De tijdens het proces vast te leggen datum waarop de geldigheid van het procesobject komt te vervallen = Tijdens de procesuitvoering wordt de datum bepaald wanneer het procesobject haar geldigheid zal verliezen. Tot dat moment loopt de procestermijn.

E Procestermijn samengevoegd met bewaartermijn = De proces- en bewaartermijn zijn samengevoegd als totaalwaarde bij de bewaartermijn. De datum waarop deze termijn moet gaan lopen is benoemd in de toelichting bij de categorie en kan in het verleden liggen.

Bewaartermijn

De op basis van specifieke wet- en regelgeving of de uitgevoerde risicoanalyse bepaalde bewaartermijn.

Toelichtingen

Opmerkingen, voorbeelden en eventueel de startdatum van de categorie Taakveldnaam