240112 Definitief Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie

Tijdigheid Een aanlevering is tijdig als deze uiterlijk op 15 juli van het jaar 2024 (T+1) volgend op het verantwoordingsjaar 2023 (jaar T) bij het CBS is ingediend.15 De datum die het CBS hiervoor als peildatum neemt is de datum vermeld op de ontvangstbevestiging van de indiening (zie 2.5 Ontvangstbevestiging (door het CBS)) en derhalve niet de datum waarop het CBS de stukken beoordeelt.

Plausibiliteit De plausibiliteitstoets betreft de controle op bepaalde vormvereisten. Deze toets voert het CBS uit op alle ingediende verantwoordingen. Deze plausibiliteitstoets staat los van de inhoudelijke toets ten behoeve van de financiële vaststelling, die uitgevoerd wordt door de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen (zie 2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker).

Het al dan niet plausibel verklaren heeft altijd betrekking op het geheel van de aanlevering. Dus als de jaarrekening en het jaarverslag conform de voorschriften zijn ingediend, maar bijvoorbeeld de tabel van fouten en onzekerheden ontbreekt dan is de volledige aanlevering niet plausibel. In dat geval moet de ontvanger het geheel van de stukken weer opnieuw aanleveren.

15 Voor de definitie van tijdigheid wordt aangesloten bij artikel 2:17 van de Algemene wet bestuursrecht.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 23 van 57

Elk jaar komt het bij een aantal ontvangers voor dat een aanlevering niet plausibel blijkt te zijn. Let er bij de indiening op dat aan de voorschriften is voldaan. Tabel 2.4 bevat een samenvatting van de controles die het CBS uitvoert.

Tabel 2.4 Samenvatting plausibiliteitstoets door het CBS 1. Algemeen: Het geleverde bestand is een zipbestand. Het zipbestand heeft de juiste naam. 2. Volledigheid: Het zipbestand bevat uitsluitend de vijf verplichte onderdelen. De vier PDF-documenten en het Excel-documenten hebben de voorgeschreven naam en bevatten de voorgeschreven onderdelen. In de jaarrekening is de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie leesbaar opgenomen. De controleverklaring is fysiek ondertekend of voorzien van de woorden ‘was getekend’ of ‘origineel getekend’. In het verslag van bevindingen is de tabel met fouten en onzekerheden opgenomen. De aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur van de medeoverheid aan minister BZK is ondertekend. De ondertekening bevat de handtekening (eventueel digitaal), naam en functie van de ondertekenaars. De aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur van de medeoverheid aan de minister van BZK bevat de verplichte elementen genoemd onder kopje aanbiedingsbrief in stap 4. 3. Gebruik van formats: De door het ministerie van BZK ter beschikking gestelde formats voor het Excel- bestand zijn niet gewijzigd. 4. Verantwoordingslijst: De medeoverheid verantwoordt over alle specifieke uitkeringen en provinciale middelen die volgens de verantwoordingslijst voor die medeoverheid van toepassing zijn.

Alle verplichte indicatoren (te verantwoorden elementen) die voor die specifieke uitkeringen of provinciale middelen in de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie zijn opgenomen, zijn ingevuld.

Let bij het bericht van plausibele ontvangst op het volgende: 1. Op de website van het CBS is een gedetailleerd overzicht van de controles te vinden. 2. Het CBS beoordeelt niet of de aangeleverde informatie inhoudelijk juist is. De aansluiting tussen de jaarrekening en de informatie in de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie behoort bijvoorbeeld tot de controles die de accountant van de ontvanger in het kader van de jaarrekeningcontrole verricht. 3. Het oordeel van het CBS betreft geen vaststelling van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. Deze vindt plaats door de verstrekker en behoort niet tot de taken van het CBS.

2.7 Bericht van niet-plausibele ontvangst (door het CBS) Indien uit de controles van het CBS blijkt dat de aangeleverde informatie de plausibiliteitstoets niet kan doorstaan, stuurt het CBS uiterlijk zeven werkdagen na

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 24 van 57

aanlevering van de SiSa-verantwoording een e-mail aan de SiSa-contactpersoon. De e- mail bevat een overzicht van de geconstateerde tekortkomingen zodat de ontvanger weet op welke punten de stukken hersteld moeten worden.

Let bij een niet-plausibele aanlevering op het volgende: 1. Een aantal van de controles door het CBS gebeurt automatisch en een aantal controles handmatig. Het streven is zoveel mogelijk tot één integraal oordeel te komen over de plausibiliteit, maar als de aanlevering de geautomatiseerde controles niet doorstaat, kunnen de handmatige controles niet (altijd) volledig worden uitgevoerd. Het CBS geeft in de mail aan of alle controles zijn uitgevoerd. Het kan dus voorkomen dat een tweede aanlevering waarin de genoemde fouten zijn hersteld wederom niet plausibel blijkt te zijn. Dit heeft dan te maken met controles die bij de eerste aanlevering nog niet konden worden uitgevoerd. 2. Het CBS treft geen maatregel indien niet tijdig en/of niet plausibel is aangeleverd. Het CBS meldt alleen de uitkomst van de toets. De minister van BZK is verantwoordelijk voor het eindoordeel en het treffen van maatregelen. 3. Als in een volgende aanlevering de tekortkomingen zijn hersteld, ontvangt de medeoverheid van het CBS de mededeling dat de aanlevering plausibel is. Als die nieuwe aanlevering uiterlijk 15 juli (jaar T+1) geschiedt, is de aanlevering bovendien ook tijdig. Het verdient dus de aanbeveling om tijdig te beginnen met het indienen van de SiSa-verantwoordingsinformatie.

Bijvoorbeeld door een proefaanlevering: Tip: de proeflevering Het komt voor dat aanleveringen door het CBS als niet plausibel worden aangemerkt. Tijdig beginnen met het indienen van de informatie is daarom van belang. Een mogelijkheid om tussentijds te controleren of de stukken voldoen aan de eisen is om een zogenaamde ‘proeflevering’ te doen. Dit gebeurt conform dezelfde stappen als beschreven in deze nota, de levering dient echter niet om tot een plausibele aanlevering te komen maar om te testen of de stukken voldoen aan de vereisten. Dit is aan te raden als de jaarrekening is opgesteld, maar pas kort voor 15 juli door het bestuur wordt vastgesteld. Het is in dat geval nog niet mogelijk om de aanbiedingsbrief in te sturen, maar al wel mogelijk om een oordeel van het CBS over de overige stukken te krijgen.

Een ontvanger stuurt dan alle stukken naar het CBS behalve de aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur aan minister BZK (of een aanbiedingsbrief zonder ondertekening). Dit leidt tot een niet-plausibele levering (de aanbiedingsbrief en/of handtekening ontbreekt), maar de ontvanger krijgt wél informatie over de plausibiliteit van de overige stukken (zoals de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie of de accountantsverklaring). Als het CBS op deze punten dan tekortkomingen constateert, heeft de ontvanger extra tijd deze fouten te herstellen.

Let bij het doen van een proeflevering op het volgende: Of een aanlevering een ‘echte’ of een proeflevering is, hoeft niet apart te worden vermeld in de stukken aan het CBS. Zorg ervoor dat iets in de stukken leidt tot een afkeuring van de zending. Een 0 (nul) invullen in een verplichte cel is geen reden tot afkeuring. Als de informatie volgens de toetsen van het CBS plausibel is, beschouwt het CBS de levering als plausibel en kan naderhand niets meer gewijzigd worden.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 25 van 57

2.8 Bericht van plausibele aanlevering (door het CBS) Als uit de controles van het CBS blijkt dat de aangeleverde informatie voldoet aan de voorwaarden dan stuurt het CBS, uiterlijk zeven werkdagen na aanlevering van de verantwoordingsinformatie, een e-mail aan de SiSa-contactpersoon dat de aanlevering plausibel is.

Let bij het plausibiliteitsbericht op het volgende: De enige mogelijkheid om na een plausibele aanlevering na 15 juli (jaar T+1) wijzigingen aan te brengen in de verantwoordingsinformatie (bijvoorbeeld door een foutieve interpretatie van de regeling) is via het aanvullen of corrigeren van de informatie, 3. Correcties en/of aanvullingen na plausibele aanlevering.

2.9 Doorlevering van informatie (door het CBS) Het CBS levert informatie door aan de verstrekkers van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen. In figuur 2.5 is dit proces beschreven.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 26 van 57

Figuur 2.5: Procedure van beschikking tot afrekening specifieke uitkeringen

1: Ontvangers 0: Verstrekker 10: Verstrekker Voorbereiding aanlevering: Beschikking door Vaststelling door doorgeven/controleren verstrekker van verstrekker van contactgegevens, controleren specifieke uitkering of specifieke uitkering verantwoordingslijst en het provinciale middelen of provinciale format voor de SiSa-bijlage.

9: 3: CBS Levert informatie door Verstuurt inloggegevens aan verstrekker voor uploaden specifieke uitkering of provinciale middelen.

2.9.a Voorbereiding Net als de ontvangers van een specifieke uitkering of provinciale middelen geven ook de verstrekkers aan het ministerie van BZK de contactgegevens van een SiSa- contactpersoon door (zie 2.1.a Doorgeven of controleren contactgegevens).

Voor verstrekkers die tevens ontvangers zijn (zoals gemeenten en provincies bij SiSa tussen medeoverheden) is het voorgaande niet van toepassing: Het is namelijk niet mogelijk per organisatie meerdere SiSa-contactpersonen aan te melden. De contactpersoon voor het indienen van de verantwoordingsinformatie ontvangt dus ook de inlogcode en gebruikersnaam voor het ontvangen van de verantwoordingsinformatie van andere medeoverheden. Als twee verschillende personen deze twee taken uitvoeren, kan de medeoverheid ervoor kiezen gebruik te maken van een functioneel e-mailadres (zie 2.1 Voorbereiding aanlevering (door de ontvanger).

2.9.b Versturen inloggegevens voor het downloaden Het CBS verstuurt uiterlijk 15 juni 2024 (jaar T+1) een e-mail naar de SiSa- contactpersonen van de verstrekkers met de inloggegevens voor het download portaal: de website waar de door ontvangers van specifieke uitkering of provinciale middelen verstuurde verantwoordingsinformatie kan worden opgehaald, door de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. De ontvangst van deze e-mail wil nog niet zeggen dat er ook gegevens voor u klaar staan om te downloaden. Hierover ontvangt u afzonderlijk bericht.

Let op!: de gegevens op de download portaal blijven maar gedurende een beperkte periode online staan. Download dus zo spoedig als mogelijk uw informatie van het portaal. Bijvoorbeeld het Ministerie van SZW maakt gebruik van deze gegevens voor de berekening van de G2 en G3 regeling. Check daarom goed of de gegevens juist zijn ingediend als derden voor u deze regeling uitvoeren.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 27 van 57

Voorbeeld van de e-mail die u van het CBS ontvangt voor het downloadportal:

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zal in het kader van Single information Single audit (SiSa) binnenkort bestanden voor u klaarzetten op het download portaal. Deze bestanden kunt u via een beveiligde toegang downloaden via het onderstaande internetadres: https://databestanden.cbs.nl

Uw gebruikersnummer is: … Uw toegangscode is: …

2.9.c Doorleveren van informatie aan verstrekkers Als de aanlevering van een medeoverheid plausibel is, zet het CBS de informatie klaar voor het Ministerie van BZK, de verstrekkers van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen. Deze verstrekkers kunnen de informatie ophalen op een speciaal daarvoor bestemde website, het zogenaamde ‘download portaal’. Het CBS levert alleen informatie van regelingen die voor de betreffende ontvanger vermeld staan op de verantwoordingslijst. Het CBS zet op een aantal vaste momenten verantwoordingsinformatie klaar, zie tabel 2.6. SiSa-contactpersonen ontvangen bericht van het CBS zodra er verantwoordingsinformatie voor hen klaar staat16. Daarna is deze verantwoordingsinformatie gedurende vier maanden te downloaden. Bij een volgende doorlevering (binnen 4 maanden) is ook de informatie van de vorige doorlevering(en) nog op het download portaal beschikbaar.

Het doorleverportaal maakt gebruik van tweestapsverificatie aan de hand van de eigen mobiele telefoon. Een handleiding voor de installatie en configuratie van de mobile authenticator is de raadplegen op www.cbs.nl/sisa.

Tabel 2.6: Doorleverdata en beschikbaarheid Doorleverdata Beschikbaar tot Voor 20 september de eerste werkdag na de eerste werkdag na T+1: 24 juni 24 oktober 4 juli 4 november 14 juli 12 november 18 juli 18 november 5 augustus 5 december 19 augustus 19 december 19 september 19 januari Na 20 september T+1 Wekelijks 4 maanden na bericht

Het CBS comprimeert de informatie per verstrekker tot één of meerdere zipbestanden. Een zipbestand is niet groter dan 250Mb om het downloaden te versnellen. Het downloaden gebeurt door op het betreffende zipbestand te klikken en te kiezen voor opslaan (op uw computer). Aangezien het portaal al is beveiligd door middel van het inloggen zijn de zipbestanden niet afzonderlijk versleuteld of beveiligd. Het zipbestand bevat de volgende vijf documenten:

16 Daarbij geldt dat tot en met 15 juli alleen stukken worden doorgezonden als de volledige aanlevering van een

medeoverheid plausibel is. Na 15 juli kan het ministerie van BZK besluiten dat voor zover mogelijk een deel van de aanlevering van een medeoverheid, bijvoorbeeld over één specifieke uitkering, aan de verstrekker wordt aangeleverd.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 28 van 57

Document Toelichting 1. Aanbiedingsbrief De integrale aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur van de ontvanger aan de minister van BZK (per ontvanger één pdf-bestand).

2. Controleverklaring De integrale controleverklaring van de controlerend accountant bij de jaarrekening (per ontvanger één pdf- bestand).

3. Verslag van bevindingen Het integrale verslag van bevindingen van de accountant (per ontvanger één pdf-bestand).

4. SiSa-bijlage + tabel van fouten en De SiSa-bijlage onzekerheid verantwoordingsinformatie met verantwoordingsindicatoren (de te verantwoorden elementen) waarvoor de ontvanger verantwoording moet afleggen op grond van de verantwoordingslijst.

De tabel van fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen over fouten en onzekerheden (per ontvanger een extract uit het aangeleverde Excel- bestand).

5. Overzicht aangeleverde informatie Per specifieke uitkering of uitgekeerde provinciale middelen een Excel-bestand met een overzicht van alle ontvangers waarvan de verantwoordingsinformatie voor deze uitkering is doorgeleverd op de desbetreffende doorleverdatum (zie hierna). Na 15 augustus bevat dit bestand een totaaloverzicht in plaats van een overzicht per doorleverdatum.

Jaarstukken17 De jaarstukken zoals aangeleverd door de ontvanger worden niet integraal doorgestuurd naar de verstrekkers van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. Deze jaarstukken kunnen wel, op verzoek van een verstrekker, worden klaargezet op het download portaal. Een e-mail aan het ministerie van BZK is daarvoor voldoende.

17 Het CBS stuurt de jaarstukken van gemeenten wel toe aan de provincies en de jaarstukken van provincies aan het

ministerie van BZK vanuit de formele toezichtrol van die organisaties.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 29 van 57

Let bij de jaarstukken op het volgende: 1. Indien op de eerste werkdag na 20 juni nog geen inloggegevens zijn ontvangen, kan de verstrekker dit melden bij het ministerie van BZK. 2. Met name bij gemeenten is het van belang dat de SiSa-contactpersoon verifieert of er voor de gemeente gegevens klaar staan; bijvoorbeeld bij de Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet is het mogelijk dat een gemeenschappelijke regeling naar een gemeente heeft verantwoord zonder dat de gemeente daar (formeel) van op de hoogte is. De gemeente moet deze informatie wel het volgende jaar verwerken in de SiSa-verantwoording naar het Rijk. 3. Ontvangers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen ontvangen geen afzonderlijke ontvangstbevestiging van de verstrekkers dat de gegevens door het CBS doorgeleverd zijn.

2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker)

Een gedetailleerde beschrijving van het proces rondom de afrekening van specifieke uitkeringen of provinciale middelen (financiële vaststelling) valt buiten de reikwijdte van deze procedurebeschrijving. Het ministerie van BZK coördineert het proces van het doorleveren van de informatie van ontvangers van specifieke uitkeringen en of provinciale middelen naar de verstrekkers. BZK heeft geen rol in het proces van de afrekening. Dit afrekenen behoort tot de inhoudelijke beoordeling en expertise van de betreffende verstrekker. De termijnen voor het opstellen van deze afrekeningen zijn per verstrekker en per specifieke uitkering en/of uitgekeerde provinciale middelen verschillend. Dit komt doordat de onderliggende regelgeving per specifieke uitkering op dit punt verschillende termijnen stelt. Voor sommige regelingen geldt een vaststellingstermijn van twaalf maanden of meer terwijl voor andere regelingen deze termijn korter is gesteld. Zie tabel 2.7 voor een overzicht.

Tabel 2.7: Vaststellingstermijnen per ministerie Ministerie Termijnen voor vaststelling Justitie en Veiligheid De vaststellingstermijnen wisselen per specifieke (JenV) uitkering en zijn terug te vinden in de onderliggende regelgeving. Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties (BZK) Met ingang van SiSa 2012 hebben deze ministeries

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 30 van 57

Ministerie Termijnen voor vaststelling Onderwijs, Cultuur en afgesproken dat zij de medeoverheden in beginsel Wetenschap (OCW) voor 31 december van het jaar T+1 informeren over hun oordeel naar aanleiding van de aangeleverde Infrastructuur en verantwoordingsinformatie. Daarnaast hebben deze Waterstaat (IenW) ministeries, met ingang van SiSa 2013, afgesproken medeoverheden niet alleen te informeren voor 31 Economische Zaken & december T+1, maar de specifieke uitkeringen ook Klimaat (EZK) vast te stellen voor die datum. Deze streeftermijn geldt niet als de op uiterlijk 15 juli T+1 aangeleverde Volksgezondheid, Welzijn verantwoordingsinformatie niet blijkt te kloppen of en Sport (VWS) aangevuld moet worden, of als de resultaten van de eerste fase van de single review door de Landbouw, Natuur en Accountantsdienst Rijk (zie hoofdstuk 5) Voedselkwaliteit (LNV) correctieacties noodzakelijk maken. Het is niet altijd mogelijk dat een ministerie zich aan deze afspraak Financiën (FIN) houdt. De wettelijke termijnen in de regelgeving blijven maatgevend. Sociale Zaken en De vaststellingstermijnen voor de regelingen van het Werkgelegenheid (SZW) ministerie van SZW zijn uniform.

In de betreffende materiewetten is een uiterste termijn bepaald waarop correcties in de SiSa- verantwoording in aanmerking kunnen worden genomen. De gestelde termijnen zijn voor de budgetvaststelling 15 augustus jaar T+1 en voor de toepassing van terugvorderingsbepalingen 30 september jaar T+1.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 31 van 57

3. Correcties en/of aanvullingen na plausibele aanlevering 3.1 De werkwijze De SiSa-verantwoordingssystematiek veronderstelt dat ontvangers de vereiste zorgvuldigheid betrachten bij het opstellen van de verantwoordingsinformatie die zij via de procedure aanlevering uiterlijk op 15 juli indienen zodat de verstrekkers van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen er bij de beoordeling vanuit kunnen gaan dat de informatie die zij ontvangen juist en volledig is. Dit betekent dat gemeenten de verantwoording vóór de indiening op juistheid en volledigheid controleren en hierbij het oordeel van de met de controle belaste accountant betrekken. Omdat het in incidentele gevallen zo kan zijn dat of de verstrekkers van de uitkeringen of de ontvangers daarvan tot de conclusie komen dat ergens in het proces een fout is gemaakt, bestaat de mogelijkheid de aangeleverde verantwoordingsinformatie te corrigeren of aan te vullen.

De werkwijze correctie en/of aanvulling van verantwoordingsinformatie over een bepaald jaar treedt in werking nadat een aanlevering over hetzelfde jaar door het CBS plausibel is verklaard. Het is dus niet de aanleverdatum die bepalend is voor het moment waarop nog wel of geen correcties via het CBS kunnen worden doorgegeven, maar het feit of een aanlevering plausibel is verklaard. Nadat een aanlevering over een bepaald jaar plausibel is verklaard, kunt u na 15 juli (jaar T+1) geen correcties meer via het CBS doorvoeren.

Correcties of aanvullingen worden direct van ontvanger naar verstrekker doorgegeven. Als een ontvanger aangeleverde verantwoordingsinformatie wil corrigeren of aanvullen, legt deze medeoverheid dit verzoek rechtstreeks voor aan de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen (of indirect via het ministerie van BZK), bijvoorbeeld via e-mail.

Een verstrekker hoeft niet akkoord te gaan met een verzoek tot het indienen van een correctie of aanvulling op de ingediende verantwoordingsinformatie. Het mogen indienen van een correctie of aanvulling hangt af van de omstandigheden en dient te worden afgestemd met de verstrekker. Dit past bij de verplichting van de ontvanger om tijdig en plausibel de juiste en volledige verantwoordingsinformatie in te dienen.

3.2 Termijn voor een correctie en/of aanvulling Voor het indienen van een verzoek voor een correctie/aanvulling geldt geen algemeen geldende uiterste indieningsdatum. De algemene richtlijn is dat aangeleverde verantwoordingsinformatie uiterlijk kan worden aangepast tot het moment dat de specifieke uitkering of de uitgekeerde provinciale middelen zijn vastgesteld. De vaststellingstermijnen zijn per verstrekker en per specifieke uitkering verschillend. In specifieke zin geldt dat indien de betreffende verstrekker instemt met de correcties of aanvulling deze zal aangeven wanneer de informatie uiterlijk van de ontvanger verwacht wordt.

Als een ontvanger na de definitieve vaststelling ontdekt dat een fout is gemaakt, is de procedure voor bezwaar en beroep de enige mogelijkheid om deze afrekening nog te

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 32 van 57

laten corrigeren. Informatie over die procedure vindt u in de betreffende vaststellingsbeschikking en specifieke regeling. In deze vaststellingsbeschikking vindt u ook de informatie over contactmogelijkheden. Het ministerie van BZK heeft geen zicht op of een rol in deze afrekeningen.

Vooral bij de SZW-regelingen is het van belang niet te wachten met het, indien nodig, indienen van een verzoek tot een correctie of aanvulling. De vaststellingstermijnen in de SZW-regelgeving geven ontvangers weinig tijd om eenmaal ingediende verantwoordingsinformatie te corrigeren of aan te vullen. De regelgeving gaat er van uit dat de per 15 juli 2024 verstrekte verantwoordingsinformatie juist en volledig is.18 Dit betekent dat correcties of aanvullingen op de SiSa-verantwoording waarvan de Minister van SZW pas na de in tabel 2.7 gestelde data kennis kan nemen, niet meer in aanmerking genomen worden voor de verdeling van de budgetten voorafgaande aan het begrotingsjaar en voor de toepassing van de terugvorderingsbepalingen. Bij de beoordeling van de aangeleverde gegevens kan het gebeuren dat in specifieke situaties - bij evidente fouten - de Minister van SZW een geconstateerde fout en de veronderstelde verbetering aan de ontvanger ter bevestiging voorlegt.

3.3 Het doorgeven van correcties en/of aanvullingen Als de ontvanger toestemming heeft van de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen om een correctie of aanvulling door te geven ten opzichte van de bij de plausibele aanlevering aangeleverde verantwoordingsinformatie (uiterlijk 15 juli T+1) stuurt de ontvanger de volgende informatie naar het met de verstrekker afgestemde e-mail- of postadres. Deze informatie bevat: - een door het dagelijks bestuur ondertekende aanbiedingsbrief aan de verstrekker voor correcties of aanvullingen met daarin verwerkt de correcties en/of aanvullingen uitgesplitst naar regeling en indicator. - de aanbiedingsbrief van de accountant aan het algemeen bestuur van de ontvanger. - de ontvanger betrekt de accountant bij de correctie/aanvulling van de aangeleverde verantwoordingsinformatie. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om te bepalen of de wijziging in de verantwoordingsinformatie nadere controlewerkzaamheden vergt en zo ja, welke. Uiteraard is de op SiSa betrekking hebbende wet- en regelgeving, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden ook van toepassing bij het corrigeren van verantwoordingsinformatie. In het verslag van bevindingen moeten de bevindingen van de accountant worden vastgelegd.

• Ingeval de controlebevindingen van de accountant bij de wijzigingen van zodanige aard zijn dat zij de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening beïnvloeden, bevat de aanbiedingsbrief (van het dagelijks bestuur van de ontvanger aan de verstrekker) de datum van het akkoord van het algemeen bestuur van de ontvanger. • Als de strekking van de controleverklaring niet wordt beïnvloed kan de ontvanger kiezen of de stukken voor akkoord of ter informatie aan de het algemeen bestuur worden voorgelegd.

18 Het uitgangspunt dat de op 15 juli T+1 aangeleverde informatie juist en volledig is, verklaart ook waarom de termijnen

van 15 augustus en 30 september T+1 (voor specifieke uitkeringen van SZW) een afwijking behelzen van artikel 7:11 van de Algemene wet bestuursrecht en niet van artikel 17a Financiële Verhoudingswet. Het gaat om termijnen voor het indienen van gecorrigeerde gegevens waarmee SZW rekening kan houden.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 33 van 57

• De correctie/aanvulling bevat ook altijd een aanbiedingsbrief van de accountant aan het algemeen bestuur waarin deze aangeeft: o in welke mate de controleverklaring wijzigt (alleen in uitzonderlijke gevallen); en o in welke mate het verslag van bevindingen dan wel de daarin opgenomen tabel met fouten en onzekerheden wijzigt.

3.4 De documenten bij een correctie en/of aanvulling De verstrekker beoordeelt welke afspraken gemaakt worden over de aan te leveren stukken om de correctie/aanvulling te verwerken. Gelet op het belang van de rechtmatigheid van de correcties/aanvullingen ligt het voor de hand dat verstrekkers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen vragen om de volgende informatie:

1. Een aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur van de ontvanger aan de verstrekker van de uitkering over de correctie/aanvulling19 De aanbiedingsbrief is gericht aan de minister van het betreffende ministerie of het dagelijks bestuur van het orgaan dat de betreffende uitkering heeft verstrekt en is ondertekend door het dagelijks bestuur20 van de ontvangende medeoverheid. De ondertekening omvat de namen, handtekeningen en functies van de ondertekenaars en, indien sprake is van een mandaat, ook de vermelding ‘namens/voor deze’.21 In bijlage 4 zijn voorbeelden van deze aanbiedingsbrief bij correcties/aanvullingen te vinden (optie 2a of 2b). Ook digitale ondertekening van de tekenbevoegde worden goedgekeurd, mits deze voldoen aan de wettelijke vereiste voor digitale ondertekening. Dit betekend dat de aanbiedingsbrief een gecertificeerde elektronische ondertekening moet bevatten. Daarnaast dient dit certificaat te kunnen worden geopend en ingezien door het CBS.

Wat is een gecertificeerde elektronische handtekening?

Een gecertificeerde elektronische handtekening is een digitaal bestand dat aan het oorspronkelijke document is toegevoegd. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners. De Nederlandse overheid maakt gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)- overheid. Agentschap Telecom controleert de certificatiedienstverleners. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig.

• De aanbiedingsbrief van een correctie/aanvulling van het dagelijks bestuur aan de verstrekker verschilt inhoudelijk van de aanbiedingsbrief van de aanlevering 15 juli: • De aanbiedingsbrief 15 juli is gericht aan de minister van BZK, de aanbiedingsbrief van een correctie/aanvulling is gericht aan de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. Dit kan de minister van het betreffende ministerie zijn, of het college van gedeputeerde staten van een provincie.

19 De aanbiedingsbrief is voorgeschreven op grond van artikel 2 van de Ministeriële regeling ex artikel 17a, lid 3 van de

Financiële verhoudingswet. 20 Afhankelijk van het type medeoverheid betreft het dagelijks bestuur: college van gedeputeerde staten, college van

burgemeester en wethouders of dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 21 De richtlijnen voor de ondertekening zijn te vinden in artikel 59a van de Gemeentewet en Provinciewet; artikel 168 van

de Gemeentewet; artikel 166 van de Provinciewet en overeenkomstige bepalingen in Wet gemeenschappelijke regelingen.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 34 van 57

o Correcties en/of aanvullingen gaan normaal gesproken niet samen met het opnieuw vaststellen van de jaarrekening. Bovendien hoeft de ontvanger niet de volledige gecorrigeerde SiSa-bijlage mee te sturen. Daarom hoeft de ontvanger in de aanbiedingsbrief correctie/aanvulling niet te verklaren dat de aangeleverde Excel- bestanden inhoudelijk gelijk zijn aan respectievelijk de SiSa-bijlage zoals opgenomen in de jaarrekening en aan de tabel met fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen van de accountant. o De ontvanger hoeft niet meer te verklaren wanneer de jaarstukken zijn vastgesteld door het algemeen bestuur22, maar moet wel aangeven dat de correctie/aanvulling ter informatie aan het algemeen bestuur is/wordt aangeboden. • De volgende elementen moeten altijd in de aanbiedingsbrief correctie/aanvulling van het dagelijks bestuur aan de verstrekker voorkomen: a. de aanleiding van de correctie/aanvulling; b. welke wijziging(en) is (zijn) aangebracht. De wijzigingen moeten specifiek benoemd worden: het nummer van de specifieke uitkering of uitgekeerde provinciale middelen conform de nummering in de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie en welke indicatoren (te verantwoorden elementen) zijn aangepast;

c. de reden van de correctie/aanvulling(en) (zo specifiek mogelijk). Bijvoorbeeld: bij de eerdere aanlevering waren bepaalde posten vergeten mee te nemen, of herstel rekenfout of typefout. • De beoordeling of de controleverklaring en/of het verslag van bevindingen wijzigt, is aan de accountant. Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger om de accountant te betrekken bij de correctie/aanvulling. • Als de wijzigingen van zodanig aard zijn dat zij de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening beïnvloeden bevat de aanbiedingsbrief correctie/aanvulling van het dagelijks bestuur aan de verstrekker altijd de datum van het akkoord van het algemeen bestuur23 voor de correctie/aanvulling. In de andere gevallen is het de eigen keuze van de ontvanger of de stukken voor akkoord of ter informatie aan het algemeen bestuur worden voorgelegd.

2. Een aanbiedingsbrief van accountant bij correctie/aanvulling Bij alle correcties/aanvullingen levert de ontvanger een aanbiedingsbrief van de accountant gericht aan het algemeen bestuur bij de door hem gewaarmerkte aanbiedingsbrief correcties/aanvullingen aan de verstrekker waarin de correcties/aanvullingen zijn vermeld.

3. Eventueel: het verslag van bevindingen24 Het verslag van bevindingen van de accountant bevat de tabel met fouten en onzekerheden. Als de accountant in zijn aanbiedingsbrief meldt dat het oorspronkelijk verslag van bevindingen niet wijzigt, hoeft geen verslag van bevindingen (inclusief tabel van fouten en onzekerheden) te worden meegestuurd. Als de accountant in zijn aanbiedingsbrief meldt dat het verslag van bevindingen dan wel de daarin opgenomen tabel met fouten en onzekerheden wel wijzigen dan wordt het addendum verslag van

22 Afhankelijk van het type medeoverheid betreft het algemeen bestuur: de gemeenteraad/provinciale staten/het algemeen

bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 23 Afhankelijk van het type medeoverheid betreft het algemeen bestuur: de gemeenteraad/provinciale staten/het algemeen

bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 24 Dit is het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 217, derde en vierde lid van de Provinciewet, onderscheidenlijk

artikel 213, derde en vierde lid van de Gemeentewet.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 35 van 57

bevindingen van de accountant met de gecorrigeerde tabel van fouten en onzekerheden meegestuurd.

4. Eventueel: addendum controleverklaring In het uitzonderlijke geval dat de controleverklaring wijzigt moet de nieuwe controleverklaring worden meegestuurd.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 36 van 57

4. Verzoek tot uitstel De ontvanger die vaststelt dat door overmacht de verantwoordingsinformatie niet tijdig en plausibel kan worden aangeleverd, kan een schriftelijk verzoek indienen bij de minister van BZK tot uitstel van de aanlevering van de verantwoordingsinformatie.25 Het uitstel betreft altijd de volledige verantwoordingsinformatie (dus jaarrekening inclusief SiSa-bijlage). Dus als over meerdere specifieke uitkeringen of uitgekeerde provinciale middelen verantwoording wordt afgelegd, betreft het uitstelverzoek de verantwoording over al deze regelingen. Het uitstelverzoek moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger bij een uitstelverzoek: - Het schriftelijke verzoek van het dagelijks bestuur zo vroeg mogelijk in te dienen (Postbus 20011, 2500 EA Den Haag), maar in ieder geval vóór 1 juli van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar (voor 1 juli T+1). Een uitstelverzoek voor aanlevering van de verantwoordingsinformatie over het jaar 2023 moet dus vóór 1 juli 2024 zijn ingediend. Medeoverheden die van deze mogelijkheid gebruik willen maken wordt aangeraden om in aanvulling op bovenstaande, het verzoek per ommegaande via e-mail (postbusibi@minbzk.nl) kenbaar te maken aan het ministerie van BZK. - Ervoor te zorgen dat het verzoek met redenen is omkleed. Dit houdt in dat het probleem en de ingezette en in te zetten maatregelen om aan de verplichting te kunnen voldoen uiteengezet worden. Er is sprake van overmacht indien oorzaken of situaties niet ontstaan zijn door schuld van de medeoverheid en deze evenmin toegerekend kunnen worden aan die medeoverheid. In het laatste geval kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een handelen of nalaten, waardoor een verhoogd risico is ontstaan op het intreden van de oorzaken of de situaties, die in de weg staan aan De een tijdige minister verantwoording.

van BZK neemt (eventueel na overleg met de verstrekkers van de specifieke uitkeringen of provinciale middelen) binnen twee weken een besluit over het verzoek tot uitstel. De minister stelt de ontvanger schriftelijk op de hoogte van het besluit en de gevolgen voor de aanlevering van de verantwoordingsinformatie, zoals het moment van aanlevering of afwijkende aanlevering. Het ministerie van BZK stelt het CBS en de relevante ontvangers van de verantwoordingsinformatie op de hoogte van de medeoverheden aan wie uitstel is verleend. Hierbij informeert het ministerie van BZK het CBS over hoe met het verleende uitstel om te gaan, onder meer voor de te verrichten toetsen.

Let bij het indienen van een uitstelverzoek op het volgende: Ontvangers die van deze mogelijkheid gebruik willen maken, wordt aangeraden om in aanvulling op bovenstaande, het verzoek per ommegaande via e-mail kenbaar te maken aan het ministerie van BZK. Daardoor kan het ministerie van BZK eventueel al voor het versturen van de brief een op het concrete geval toegespitst advies geven over de informatie die noodzakelijk is om het verzoek te kunnen beoordelen. Hier geldt nog steeds dat de formele brief met het verzoek om uitstel moet zijn ingediend voor 1 juli van het jaar, volgend op het verantwoordingsjaar.

25 Ingevolge artikel 17b, tweede lid van de Financiële-verhoudingswet.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 37 van 57

5. Maatregelenbeleid Het maatregelenbeleid treedt in werking als een ontvangende medeoverheid niet voldoet aan de procedure die is vastgesteld voor de verantwoording over specifieke uitkeringen.

5.1 Hulpmiddelen ter voorkoming van het maatregelenbeleid Om ontvangers te ondersteunen bij het voldoen aan de voorwaarden van het SiSa- proces heeft het ministerie van BZK een aantal hulpmiddelen ingebouwd in het proces.

1. De besturen van de medeoverheden die op de concept-verantwoordingslijst voorkomen ontvangen rond 1 november 2023 (jaar T) een e-mail van het ministerie van BZK. In deze e-mail worden de medeoverheden geattendeerd op de nieuwe concept SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie en de concept- verantwoordingslijst, die dan via www.rijksoverheid.nl/sisa beschikbaar zijn (zie 2.1.c Controleren verantwoordingslijst ). 2. De minister van BZK stuurt rond 1 juni (jaar T+1) een attenderingsbrief aan de ontvangers die op de definitieve verantwoordingslijst staan. 3. Vier werkdagen na 15 juli (jaar T+1) wordt het bestuur van de ontvangende medeoverheid bij nalatigheid schriftelijk door de minister van BZK geïnformeerd. Bij gemeenschappelijke regelingen worden eveneens de deelnemers geïnformeerd. Hierna heeft de betreffende medeoverheid nog een beperkt aantal (werk)dagen de mogelijkheid om ter voorkoming van een maatregel alsnog de gevraagde SiSa-verantwoordingsinformatie plausibel aan te leveren. Deze fase kent drie consequenties:

- Er wordt jaarlijks een lijst gepubliceerd van welke medeoverheden tijdig en plausibel de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd, zie hoofdstuk 5.3. - Als de betreffende medeoverheid een gemeenschappelijke regeling is, zullen de SiSa-contactpersonen van de provincies en gemeenten die deze gemeenschappelijke regeling vormen geïnformeerd worden over deze nalatigheid. - Herhaaldelijk later dan 15 juli verantwoorden kan consequenties hebben voor de afweging bij het treffen van een maatregel en het bepalen van de hoogte van de opschorting van deze maatregel.

5.2 Het treffen van een maatregel Als een medeoverheid niet voldoet aan de gestelde eisen, beschikt de minister van BZK, als medebeheerder van het Gemeentefonds en het Provinciefonds samen met de minister van Financiën over de mogelijkheid de bevoorschotting van die fondsen op te schorten voor de desbetreffende medeoverheid (artikel 17b lid 3 van de Financiële- verhoudingswet). In beginsel wordt bij een dergelijke maatregel een opschortingspercentage van 60 procent gehanteerd.

Indien een gemeenschappelijke regeling de verantwoordingsinformatie niet tijdig en/of niet plausibel aanlevert, kan de minister besluiten de bevoorschotting van de uitkeringen uit het Provinciefonds en het Gemeentefonds op te schorten van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende provincies en/of gemeenten. Het

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 38 van 57

opschortingspercentage wordt dan berekend door het door de minister vast te stellen percentage (bijvoorbeeld 60%) te delen door het aantal aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende provincies en gemeenten. Dit betekent bijvoorbeeld dat, indien aan een gemeenschappelijke regeling wordt deelgenomen door 1 provincie en 2 gemeenten en het opschortingspercentage 60 is, elke deelnemer 60% : 3 = 20% wordt opgeschort. Dat opschortingspercentage wordt dan toegepast op de bevoorschotting die de betreffende provincie ontvangt uit het Provinciefonds en de bevoorschotting die de betreffende gemeenten ontvangen uit het Gemeentefonds. Percentages worden in beginsel naar boven afgerond.

Er kan sprake zijn van samenloop van opschortingen. Zo kan bijvoorbeeld de bevoorschotting van een gemeente worden opgeschort vanwege de nalatigheid de verantwoordingsinformatie tijdig en/of plausibel aan te leveren. Daarnaast kan diezelfde gemeente ook te maken hebben met een opschorting in verband met de nalatigheid van één of meer gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelneemt. Tenslotte kan de gemeente nog te maken krijgen met een opschorting in verband met het niet nakomen van de verplichtingen in het kader van Iv3. Bij samenloop worden de getroffen opschortingsmaatregelen opgeteld met als maximum 100% van de wekelijkse bevoorschotting van het Gemeentefonds/Provinciefonds.

Het bestuur van de ontvanger kan in geval van overmacht op grond van artikel 17b, lid 5 van de Financiële-verhoudingswet schriftelijk verzoeken om de opschorting ongedaan te maken. De minister van BZK beslist binnen 2 weken op dat verzoek, voor zover relevant na overleg met de verstrekker van de specifieke uitkering die het aangaat. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, wordt in dat besluit een uiterlijke termijn voor het alsnog aanleveren van de informatie opgenomen. Indien de correcte levering niet binnen die termijn plaatsvindt, dan zal de bevoorschotting van de algemene uitkering wederom worden opgeschort.

Na correcte aanlevering van de verantwoordingsinformatie wordt op grond van artikel 17b, lid 4 van de Financiële-verhoudingswet de opschorting van de bevoorschotting van de algemene uitkering de week na de correcte aanlevering beëindigd en ontvangt de desbetreffende medeoverheid tevens de opgeschorte bevoorschotting. De totale lengte van de termijn van opschorting zal niet meer dan 26 weken bedragen.

5.3 Publicatie lijst van tijdige en plausibele leveringen De minister van BZK maakt op www.rijksoverheid.nl/sisa bekend welke medeoverheden tijdig en plausibel de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd. Door vergelijking van deze lijst met de verantwoordingslijst kunnen provincies en gemeenten nagaan of de gemeenschappelijke regeling(en) waar zij deel van uitmaken en die verantwoordingsinformatie moeten aanleveren dat tijdig en plausibel hebben gedaan. Deze bekendmaking is tevens bedoeld om het onderlinge contact tussen medeoverheden over good practices te stimuleren.

5.4 Consequenties via verstrekkers bij niet tijdige en plausibele verantwoording Het maatregelenbeleid ziet op de tijdige en plausibele verantwoording via SiSa. Na ontvangst van de verantwoordingsinformatie of na afloop van de maximale opschortingstermijn kunnen de verstrekkers van de specifieke uitkeringen overgaan tot het financieel vaststellen (zie 2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker)).

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 39 van 57

Het ontbreken van (plausibele) verantwoordingsinformatie en/of de door de accountant gemelde fouten en onzekerheden kan gevolgen hebben voor de hoogte van de vaststelling. Het ontbreken van (plausibele) verantwoordingsinformatie kan gevolgen

hebben voor de budgettoekenning voor het lopende of komende jaar. Bepalingen hieromtrent kunnen zijn opgenomen in de betreffende materiewetgeving.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 40 van 57

6. Meer informatie over SiSa 6.1 Plaats in wet- en regelgeving Diverse wetten en besluiten bevatten bepalingen die van belang zijn voor het opstellen van jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) van diverse overheidsorganen, zoals: • Financiële-verhoudingswet (Fvw); • Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); • Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

Deze wetten en besluiten bepalen dat ontvangers op uiterlijk 15 juli van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar (15 juli van jaar T+1) de verantwoordingsinformatie naar het ministerie van BZK sturen.26 Deze verantwoordingsinformatie bestaat uit: • de jaarrekening en het jaarverslag27 • de controleverklaring en het verslag van bevindingen.28

In aanvulling op deze bepalingen, heeft de minister van BZK, via de Regeling informatieverstrekking sisa, nadere voorschriften vastgesteld over de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen.29 Deze voorschriften gaan over: a) de vorm waarin de verantwoordingsinformatie wordt opgesteld.30 b) de procedure waarmee de verantwoordingsinformatie door ontvangers wordt aangeleverd.31

a) De vorm De voorschriften over de vorm omvatten bepalingen voor: • de accountants: het format voor de tabel van fouten en onzekerheden. Deze tabel is nader toegelicht in de nota verwachtingen accountantscontrole en komt aan de orde bij stap 4 in deze procedurebeschrijving. • de ontvangers: het format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie. De werking van dit format is nader toegelicht in de afzonderlijke invulwijzer.

b) De procedure De nadere voorschriften van de minister van BZK hebben formeel alleen betrekking op de procedure die geldt voor ontvangers. De onderhavige procedure biedt echter handvatten voor alle betrokkenen. Nadere duiding van formele verplichtingen staat in de ministeriele regeling.

6.2 Single Review De Auditdienst Rijk (ADR) (voorheen de auditdiensten van de ministeries) voert jaarlijks een steekproef uit op de controle uitgevoerd door de accountants van de

26 Op grond van Artikel 17a lid 1 van de Financiële-verhoudingswet. 27 Bedoeld in artikel 202, eerste lid, van de Provinciewet, onderscheidenlijk artikel 198, eerste lid, van de Gemeentewet. 28 Bedoeld in artikel 217, derde en vierde lid, van de Provinciewet, onderscheidenlijk artikel 213, derde en vierde lid, van

de Gemeentewet. 29 Het betreft de Regeling informatieverstrekking SiSa, vastgesteld op grond van artikel 17a lid 3 van de Financiële-

verhoudingswet. 30 Zie artikel 2, 3.1 en 3.2 van de Regeling informatieverstrekking SiSa. 31 Zie artikel 4 van de Regeling informatieverstrekking SiSa.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 41 van 57

ontvangers met betrekking tot specifieke uitkeringen: de zogenaamde single review. De ADR beoordeelt de door de accountants uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de controle van specifieke uitkeringen. Deze reviews vinden plaats na de aanlevering door ontvangers in het jaar volgend op het verantwoordingsjaar.

Voor deze reviews ontvangen de reviewteams alle verantwoordingsinformatie van de geselecteerde medeoverheden die zij bij het CBS hebben ingediend na een schriftelijk verzoek hiertoe bij het CBS. Het CBS voldoet binnen tien werkdagen, voor zover de verantwoordingsinformatie beschikbaar is, aan dit verzoek. Het CBS zal daarbij het oordeel over de verantwoordingsinformatie - plausibel of niet – aangeven.

6.3 Contact met het ministerie van BZK Ontvangers, verstrekkers en accountants kunnen met vragen over SiSa contact opnemen met het ministerie van BZK via het contactformulier op de website www.rijksoverheid.nl/sisa. Hier kunnen zij terecht voor technische vragen over de Excel-formats en voor inhoudelijke SiSa-vragen. Het ministerie van BZK nodigt alle ontvangers en accountants nadrukkelijk uit interpretatievraagstukken voorafgaand aan het vaststellen van de jaarstukken voor te leggen aan het ministerie van BZK. Het ministerie van BZK reageert in beginsel binnen vijf werkdagen. De reactie is ofwel een antwoord op de vraag of een voortgangsbericht als de beantwoording van de vraag meer tijd kost. Dit zal het geval zijn als het ministerie van BZK de vraag niet zelf kan beantwoorden, maar de vraag moet doorsturen naar de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. Zo nodig wordt telefonisch contact opgenomen met de vragensteller.

Website Op www.rijksoverheid.nl/sisa staat alle actuele informatie over SiSa en de informatie over SiSa van de afgelopen jaren. Via deze website kan ook het te gebruiken Excel- format voor de tabel fouten en onzekerheden worden gedownload. Tabel 6.1 laat de informatiebronnen zien die voor SiSa 2021 beschikbaar zijn.

Tabel 6.1 Informatiebronnen in 2023 Informatiebronnen in 2023 Invulwijzer 2023 www.rijksoverheid.nl/sisa Verantwoordingslijst 2023 https://teverantwoordenregelingen.rijksover heid.nl/ SiSa bijlage op maat 2023 Op-maat versie via een e-mail aan de SiSa- contactpersoon. Procedure aanlevering www.rijksoverheid.nl/sisa verantwoordingsinformatie 2023 Nota verwachtingen www.rijksoverheid.nl/sisa accountantscontrole 2023 IBI-nieuwsbrief, met onder andere berichten over specifieke uitkeringen www.rijksoverheid.nl/sisa en SiSa (zie hieronder).

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 42 van 57

We adviseren iedereen met een vraag over SiSa eerst de stukken op de website te raadplegen, omdat hier vaak al het antwoord te vinden is. Op de website zijn ook de oudere stukken van SiSa te vinden.

Nieuwsbrief IBI Iedere SiSa-contactpersoon of geïnteresseerde ontvangt als er nieuws is over SiSa per e-mail de nieuwsbrief IBI van het ministerie van BZK. Geïnteresseerden in de nieuwsbrief kunnen zich via deze link abonneren op de nieuwsbrief: IBI-nieuwsbrief | Actueel | Rijksoverheid.nl. Deze nieuwsbrief bevat informatie over interbestuurlijke informatie, dus behalve over SiSa bijvoorbeeld ook over Iv3 of het gemeentefonds.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 43 van 57

Bijlage 1 Cyclus aanlevering Jaar Datum Voor Voor Activiteit ont- ver- van- strek- gers: kers: 2023 1 X X Publicatie van concept verantwoordingslijst en T november SiSa-bijlage door BZK. Na deze publicatie dienen medeoverheden deze concepten te controleren op juistheid en volledigheid. 29 X Deadline toekennen specifieke uitkeringen december en/of provinciale middelen jaar T door verstrekkers van specifieke uitkeringen en provinciale middelen die via SiSa verantwoording kennen. 2024 2 januari X X Omstreeks 2 januari is de verantwoordingslijst T+1 definitief en dient het als basis voor het genereren van de formats-op-maat van de SiSa bijlage verantwoordingsinformatie per ontvanger 2 januari X X Omstreeks 2 januari is het format voor de SiSa bijlage definitief. Dit format staat als PDF op de website van het ministerie van BZK. 31 januari X Uiterlijk 31 januari verstuurt het CBS via een e- mail de Excel-versie van het format-op-maat voor de SiSa bijlage verantwoordingsinformatie naar de SiSa contactpersonen bij de medeoverheden. Zie ook hoofdstuk 2.1.c procedure bij het constateren van fouten in de verantwoordingslijst. 15 mei X Omstreeks 15 mei verstuurt het CBS de inloggegevens voor uploaden verantwoordingsinformatie naar de SiSa contactpersonen bij de medeoverheden, waarmee het uploadingsproces is gestart. Vanaf deze datum is het mogelijk te uploaden.

De contactpersonen controleren of de inloggegevens zijn ontvangen. 1 juni X Omstreeks 1 juni verstuurt ministerie van BZK een attenderingsbrief naar de medeoverheden. 15 juni X Omstreeks 15 juni verstuurt het CBS de inloggegevens voor het downloadportal. Hiermee kunnen de verstrekkers van specifieke uitkeringen en provinciale middelen de aan hen verstrekte verantwoordingsinformatie downloaden. 22 juni X Het CBS begint met het doorleveren van

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 44 van 57

verantwoordingsinformatie aan verstrekkers (informatie blijft na doorlevering 4 maanden beschikbaar op het downloadportal). 1 juli X Deadline voor het schriftelijk indienen van een uitstelverzoek. Zie ook hoofdstuk 4. 15 juli X Deadline beoordeling uitstelverzoek door minister van BZK. 15 juli X Deadline indienen plausibele verantwoordingsinformatie bij CBS. na aan- X CBS verstuurt ontvangstbevestiging (geen levering bericht van CBS ontvangen: ministerie van BZK informeren). na aan- X Uiterlijk 7 dagen na het versturen van de levering ontvangstbevestiging volgt een bericht van het CBS met wel/geen plausibele aanlevering. 19 juli X 4 werkdagen na 15 juli informeert ministerie van BZK medeoverheden die nog niet plausibel hebben aangeleverd over nalatigheid. 25 juli X Bij nalatigheid (nog geen plausibele aanlevering) start opschorten uitkering gemeentefonds/provinciefonds. 15 X SZW gaat voor de budgetverdeling uit van de augustus SiSa-informatie die dan beschikbaar is. 30 X SZW gaat ten behoeve van het financieel september vaststellen uit van de SiSa-informatie die dan beschikbaar is. 31 X Deadline alle verantwoordingsinformatie van oktober medeoverheden (procedure 15 juli T+1) beschikbaar op het download portaal van het CBS. 15 X X Laatste mogelijkheid doorgeven opmerkingen december aan ministerie van BZK m.b.t. SiSa- verantwoordingslijst, SiSa-bijlage en invulwijzer.

31 X Verstrekkers informeren medeoverheden over december hun beoordeling van de ingediende verantwoordingsinformatie.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 45 van 57

Bijlage 2 Rollen en verantwoordelijkheden Hieronder volgt een omschrijving van de verschillende belanghebbenden met hun verantwoordelijkheden. De rollen zijn als volgt:

• Provinciale staten/gemeenteraad/algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn verantwoordelijk voor de vaststelling van de verantwoordingsinformatie op grond van artikel 202 Provinciewet respectievelijk artikel 198 Gemeentewet en de artikelen 34, 47, en 58 van de wet gemeenschappelijke regelingen. • Gedeputeerde staten/college van burgemeester en wethouders/dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling (hierna: het bestuur van de medeoverheid) zijn verantwoordelijk voor de tijdige en plausibele aanlevering van de verantwoordingsinformatie op grond van artikel 17a, eerste en tweede lid van de Financiële-verhoudingswet en de artikelen 34a, 47a en 58a van de wet gemeenschappelijke regelingen. • Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is verantwoordelijk voor het verzamelen van de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen in het kader van SiSa en, op grond van artikel 17a, vierde lid van de Financiële-verhoudingswet, voor het onverwijld ter kennis brengen van die verantwoordingsinformatie aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen die het aangaat. Uit voorgaande volgt ook de verantwoordelijkheid voor het nemen van positieve en negatieve maatregelen voor het aspect tijdige en plausibele aanlevering. • Het CBS vervult namens het ministerie van BZK een intermediaire rol.

Dit betekent dat het CBS in opdracht van BZK de SiSa-verantwoordingsinformatie van medeoverheden ontvangt, verwerkt, toetst op tijdigheid en plausibiliteit en ter beschikking stelt aan de verstrekkers van de specifieke uitkeringen die het aangaat. Het CBS heeft geen beleidsmatige verantwoordelijkheid: die ligt bij het ministerie van BZK. • De verstrekkers van specifieke uitkeringen zijn verantwoordelijk voor de financiële vaststelling van de specifieke uitkering. Hieronder vallen ook de communicatie hierover en het nemen van aan de vaststelling gerelateerde maatregelen. De verstrekkers kunnen ook andere maatregelen treffen bij niet tijdige of niet plausibele aanlevering van de verantwoordingsinformatie. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van SiSa-informatie voor de financiering van het volgende jaar, waarover bepalingen zijn opgenomen in de betreffende materiewetgeving. • De accountants werken aan een betrouwbare controle van de SiSa-bijlage (en de jaarrekening. Accountants hanteren een afgesproken werkwijze en zijn betrokken bij eventuele herstelacties. De van toepassing zijnde regelgeving is aangescherpt na de Single Review van de AuditDienst Rijk in 2013. • De AuditDienst Rijk (ADR) reviewt jaarlijks bij de accountantskantoren van een selectie van medeoverheden de jaarrekeningcontrole, voor zover relevant voor specifieke uitkeringen: de zogenaamde single review.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 46 van 57

Bijlage 3 SiSa-vormen In 2023 bestaan er vijf verschillende SiSa-vormen op grond waarvan medeoverheden in aanmerking komen voor verantwoording via SiSa.

Bijlage 3.1: SiSa-basis De basisvorm van SiSa is dat het Rijk een specifieke uitkering verstrekt aan een medeoverheid – een gemeente, een provincie of een gemeenschappelijke regeling (ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)) – en deze medeoverheid verantwoord aan het Rijk, zie figuur a. Alle ontvangers zijn ‘directe’ ontvangers omdat zij de specifieke uitkering direct van het Rijk ontvangen. Zie figuur a: SiSa-basis:

Rijk

Jaar T Jaar T

Provincie Gemeente A Gr 1

figuur: a

Bijlage 3.2: SiSa tussen medeoverheden (regulier) Bij enkele specifieke uitkeringen is de basisvorm uitgebreid en geldt SiSa ook in de situatie dat provincies (of in enkele gevallen gemeenten) als directe ontvangers de uitkering doorverstrekken aan een gemeente en/of een gemeenschappelijke regeling (ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)). De ontvangers van deze doorverstrekking zijn ‘indirecte’ ontvangers. Indirecte ontvangers verantwoorden aan de verstrekker van de uitkering, in het geval van SiSa tussen medeoverheden is dat dus de provincie of gemeente en niet het Rijk. De provincie of gemeente (de doorverstrekker) verantwoordt de besteding van de medeoverheid een jaar later aan het Rijk. De provincie heeft immers wel de taken overgedragen, maar niet de verantwoordelijkheid en moet zich daarom over de totale taakuitvoering aan het Rijk verantwoorden. Zie figuur b: SiSa inclusief SiSa tussen medeoverheden (regulier):

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 47 van 57

Rijk

Jaar T Jaar T

Prov / Gem Gr 1

Jaar T-1

Overig Gr 2 Gemeente A

figuur: b

In de situatie zoals afgebeeld in figuur b, is gemeente A zowel een directe ontvanger van een specifieke uitkering, als een indirecte ontvanger via een doorverstrekking door de provincie. Gemeente A neemt in dezelfde SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie, via de daarvoor bestemde afzonderlijke regelingen, zowel de verantwoordingsinformatie op die bestemd is voor de provincie als de verantwoordingsinformatie bestemd voor het Rijk.

Overige organisaties die taken uitvoeren, zoals een stichting of een BV zijn niet opgericht op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en kunnen daarom niet via SiSa verantwoorden. In de SiSa-systematiek beschouwt de provincie zichzelf als de uitvoerder van de taken die overige organisaties voor haar uitvoeren. De provincie verantwoordt dus de taken in haar eigen jaarstukken en is voor die taken een ‘zelfstandige uitvoerder’.

In het geval van doorverstrekking van een gemeente aan een andere gemeente bestaan de volgende opties:

1) In het geval van doorverstrekking van een gemeente aan een andere gemeente, beschouwt de doorverstrekker zich als ‘zelfstandig uitvoerder’. Hieruit volgt dat de doorverstrekkende gemeente de volledige taakuitvoering verantwoordt in de SiSa- bijlage. De gemeenten die een deel van de uitvoering voor hun rekening nemen, sturen de vereiste verantwoordingsinformatie aan de doorverstrekkende gemeente. 2) Er is sprake van SiSa tussen medeoverheden. Het ministerie dat de regeling opstelt voor de specifieke uitkering, draagt zorg voor de totstandkoming van een zogeheten B-regeling en werkt ook in de regeling en de beschikkingen uit hoe de verantwoording tussen de gemeenten vorm krijgt. Dit omvat onder meer een omschrijving van de informatie die per gemeente beschikbaar gesteld moet worden en het proces uitgezet in de tijd (waaronder eventueel een T-1-systematiek).

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 48 van 57

Bijlage 3.3: SiSa tussen medeoverheden (provinciale middelen)

Provinciale middelen: zijn middelen die via de begroting van een aantal provincies (te weten Fryslân, Groningen en Drenthe) aan een medeoverheid worden uitgekeerd en een financiële verantwoording kennen via de SiSa methodiek. Provincies kunnen provinciale middelen verstrekken aan een andere provincie, gemeenten, gemeenschappelijke regelingen of waterschappen voor de provinciale regelingen die daarvoor in aanmerking komen. Op provinciale middelen is het RSK (Rijkssubsidiekader) van toepassing.