240112 Definitief Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie

Definitief Nota procedure aanlevering SiSa- verantwoordingsinformatie

SiSa 2023 Versie 11 januari 2024

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................. 2 1. Inleiding ................................................................................................................... 4 1.1 Inhoud van deze nota ................................................................................................. 4 1.2 Werken met deze nota ................................................................................................ 4 1.3 Uitkeringsvormen in relatie tot de specifieke uitkering ..................................................... 5 1.4 Provinciale middelen? .................................................................................................. 5 1.5 De procedure in vogelvlucht ......................................................................................... 6 1.6 Rollen en verantwoordelijkheden .................................................................................. 7 1.5 Welke medeoverheden leveren via SiSa verantwoordingsinformatie aan ............................ 7 2. Procedure aanlevering SiSa (in stappen) .................................................................. 8 2.0 Beschikking (door de verstrekker) ................................................................................

8 2.1 Voorbereiding aanlevering (door de ontvanger) .............................................................. 8 2.1.a Doorgeven of controleren contactgegevens ................................................................. 8 2.1.b. Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens ............................................ 9 2.1.c Controleren verantwoordingslijst 2023...................................................................... 10 2.1.d Controleren concept format SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2023 ..................... 13 2.2 Samenstellen en vaststellen jaarstukken (door de ontvanger) ........................................ 14 2.2.a Format SiSa-bijlage op maat ................................................................................... 14 2.2.b Tabel van fouten en onzekerheden .......................................................................... 15 2.3 Versturen inloggegevens voor het uploaden (door het CBS) ........................................... 17 2.4 Aanleveren bij het CBS (door ontvanger) .................................................................... 18 2.4.a Checklist aanlevering bij het CBS ............................................................................. 18 2.4.b Aanbieden van pdf-bestanden .................................................................................

19 2.4.c Toelichting per verantwoordingsdocument ................................................................. 20 2.4.d Naamgeving bestanden in het zipbestand ................................................................. 21 2.5 Ontvangstbevestiging (door het CBS) ......................................................................... 23 2.6 Bericht van plausibele ontvangst (door het CBS) .......................................................... 23 2.7 Bericht van niet-plausibele ontvangst (door het CBS) .................................................... 24 2.8 Bericht van plausibele aanlevering (door het CBS) ........................................................ 26 2.9 Doorlevering van informatie (door het CBS) ................................................................. 26 2.9.a Voorbereiding ....................................................................................................... 27 2.9.b Versturen inloggegevens voor het downloaden .......................................................... 27 2.9.c Doorleveren van informatie aan verstrekkers............................................................. 28 2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker) .......................................................... 30 3. Correcties en/of aanvullingen na plausibele aanlevering ........................................

32 3.1 De werkwijze ............................................................................................................ 32 3.2 Termijn voor een correctie en/of aanvulling ................................................................. 32 3.3 Het doorgeven van correcties en/of aanvullingen .......................................................... 33 3.4 De documenten bij een correctie en/of aanvulling ......................................................... 34 4. Verzoek tot uitstel .................................................................................................. 37 5. Maatregelenbeleid .................................................................................................. 38 5.1 Hulpmiddelen ter voorkoming van het maatregelenbeleid ................................................ 38 5.2 Het treffen van een maatregel ................................................................................... 38 5.3 Publicatie lijst van tijdige en plausibele leveringen ......................................................... 39 5.4 Consequenties via verstrekkers bij niet tijdige en plausibele verantwoording .................... 39 6. Meer informatie over SiSa .......................................................................................

41 6.1 Plaats in wet- en regelgeving ....................................................................................... 41 6.2 Single Review .......................................................................................................... 41 6.3 Contact met het ministerie van BZK............................................................................ 42 Bijlage 1 Cyclus aanlevering ....................................................................................... 44 Bijlage 2 Rollen en verantwoordelijkheden ................................................................... 46

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 2 van 57

Bijlage 3 SiSa-vormen ................................................................................................. 47 Bijlage 4 Aanbiedingsbrieven ...................................................................................... 53

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 3 van 57

1. Inleiding Dit is de nota procedure verantwoordinginformatie SiSa 2023, waarin de procedure rond de SiSa verantwoording over het jaar 2023 wordt toegelicht, op grond van artikel 4 van de Regeling informatieverstrekking SiSa.

SiSa staat voor: Single information, Single audit, eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. SiSa is sinds 2006 de manier waarop provincies, gemeenten, gemeenschappelijke regelingen (hierna: medeoverheden) zich per jaar verantwoorden over de besteding van specifieke uitkeringen en/of provinciale middelen (te weten vanaf 2015 Fryslân en vanaf 2016 ook Groningen en Drenthe). In hoofdstuk 1.3 en 1.4 meer over wat specifieke uitkeringen en provinciale middelen inhouden.

Om de lasten van de verantwoording zo laag mogelijk te houden, is SiSa volledig ingebed in het reguliere jaarrekeningproces van de medeoverheden. De verantwoording via SiSa is vastgelegd in artikel 17a Financiële-verhoudingswet en nader geregeld in de Regeling informatieverstrekking sisa (nr. 2010-0000812461).

1.1 Inhoud van deze nota Het doel van deze nota is de procedure voor aanlevering van verantwoordingsinformatie via SiSa te beschrijven. Er wordt ingegaan op vragen als door wie, wanneer, hoe en aan wie welke informatie wordt geleverd. Daarnaast gaat de nota in op de controles die het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) uitvoert en hoe de doorlevering van de aangeleverde verantwoordingsinformatie aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen plaatsvindt. Ook worden de maatregelen beschreven die ervoor moeten zorgen dat de verantwoordingsinformatie volgens de gestelde eisen wordt verstrekt. Deze nota is van toepassing op de specifieke uitkeringen die zijn opgenomen in de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2023 als onderdeel van de jaarrekening 2023.

1.2 Werken met deze nota De doelgroep van deze nota betreft alle medewerkers bij (mede)overheden en diens accountant die te maken hebben met specifieke uitkeringen en provinciale middelen die via SiSa moeten worden verantwoord. Daarbij in het bijzonder de medewerkers die te maken hebben met het aanleveren van de SiSa-verantwoordingsinformatie en het ontvangen van deze informatie. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld werken bij een provincie, gemeente gemeenschappelijke regeling of ministerie. Deze procedurebeschrijving is ook van belang voor de accountants en voor de medeoverheden omdat deze nota naast een procesbeschrijving ook het maatregelenbeleid bevat dat in werking treedt als niet aan de voorwaarden van het proces wordt voldaan (zie Hoofdstuk 5. Maatregelenbeleid).

Van belang is het onderscheid tussen ‘verstrekkers’ en ‘ontvangers’: verstrekkers zijn de ministeries van het Rijk en medeoverheden die via de methode SiSa specifieke uitkeringen of provinciale middelen verstrekken en ontvangers zijn de medeoverheden die de specifieke uitkering of provinciale middelen verantwoorden via SiSa.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 4 van 57

1.3 Uitkeringsvormen in relatie tot de specifieke uitkering Gelet op de autonome positie van de medeoverheden staan de verschillende typen uitkeringen in een voorkeursvolgorde als het gaat om de keuze voor een type. Die voorkeursvolgorde vloeit voort uit de positie die deze overheden in ons staatsrechtelijk bestel innemen, waarbij hen een zo groot mogelijke vrijheid bij het uitvoeren van hun taken toekomt. De algemene uitkering is de preferente uitkering. Via deze uitkering worden middelen toegekend volgens een objectief verdeelmodel. De volgende optie binnen de voorkeursvolgorde is de integratie- of decentralisatie-uitkering. Dit type uitkering is een extra financiële bijdrage aan specifieke gemeenten en provincies voor specifiek beleid. Om beleidsmatige redenen kan dit geld nog niet via de maatstaven van de algemene uitkering worden verdeeld. Als ook een decentralisatie-uitkering niet mogelijk blijkt, dan valt de keuze uiteindelijk op een specifieke uitkering. De specifieke uitkering wordt verstrekt als decentrale overheden de gelden daadwerkelijk dienen te besteden aan een door een minister geformuleerd beleidsdoel.

Specifieke uitkeringen: zijn volgens de Financiële verhoudingswet dan ook ‘elke bijdrage uit 's Rijks kas die door of vanwege Onze Minister wie het aangaat onder voorwaarden ten behoeve van een bepaald openbaar belang wordt verstrekt aan een medeoverheid’. Verder wordt met ‘gemeenschappelijke regeling’ bedoeld een openbaar lichaam opgericht op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Bij specifieke uitkeringen is sprake van verticale financiële en beleidsmatige verantwoording, omdat deze onder voorwaarden door het Rijk worden verstrekt.

Met inachtneming van de voorkeursvolgorde voor de verstrekking van gelden is een specifieke uitkering de laatste optie. In volgende situaties is een specifieke uitkering in ieder geval van toepassing; 1. Beleidsonzekerheid: als de uitvoering door medeoverheden van door het Rijk geïnitieerd beleid onzeker is, zoals bij experimenteel beleid, of wanneer met onduidelijke volumeontwikkelingen rekening moet worden gehouden, of als een decentralisatie-uitkering niet heeft geleid tot het gewenste beleidsresultaat, dan is financiële sturing van het Rijk aan de orde en wordt gekozen voor een specifieke uitkering; 2. Zeer sporadisch beleid: als een uitkering slechts sporadisch wordt uitgekeerd, is een structurele verdeling via het algemeen fonds niet mogelijk. Als ook een decentralisatie-uitkering niet mogelijk blijkt te zijn, wordt gekozen voor een specifieke uitkering; 3. Europees geld: Europese geldstromen die via het Rijk worden verdeeld over specifieke overheden, kennen eigen verantwoordingsvereisten en sturing vanuit Europa. In die situaties kan worden gekozen voor een specifieke uitkering.

1.4 Provinciale middelen? Provinciale middelen: zijn middelen die via de begroting van een aantal provincies (te weten Fryslân, Groningen en Drenthe) aan een medeoverheid worden uitgekeerd en een financiële verantwoording kennen via de SiSa methodiek. De wettelijke grondslag voor deze provinciale middelen is door de betreffende provincie in de eigen wet en regelgeving (verordeningen) vastgelegd. Let op! Als provinciale middelen niet via SiSa verlopen, wordt er veelal een provinciale bijlage of een andere werkwijze gebruikt. Vraag bij uw contactpersoon bij de provincie na wat de werkwijze is.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 5 van 57

1.5 De procedure in vogelvlucht Om de verantwoordingen over specifieke uitkeringen en provinciale middelen van de ongeveer 600 medeoverheden in goede banen te leiden, heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als coördinator van dit proces een procedure ingericht waarmee de verantwoordingsinformatie vanuit de ontvangers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen wordt aangeleverd aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen en provinciale middelen. Dit is het SiSa-proces. Figuur 1.1 bevat een overzicht van de elf afzonderlijke stappen waaruit deze procedure bestaat. De procedure loopt vanaf het moment dat een verstrekker van een specifieke uitkering of provinciale middelen een beschikking afgeeft (stap 0) tot het moment dat de verstrekker overgaat tot afrekening (stap 10). Bijlage 1 Cyclus aanlevering bevat een overzicht van de acties binnen deze stappen in de tijd.

Figuur 1.1: Procedure aanlevering SiSa in stappen

0: Verstrekker 10: Verstrekker Beschikking door verstrekker van Vaststelling door verstrekker van specifieke uitkering of provinciaal specifieke uitkering of provinciaal middel. middel.

1: Ontvangers 9: CBS Voorbereiding aanlevering: Levert informatie door aan doorgeven/controleren verstrekker specifieke uitkering contactgegevens, controleren of provinciale middelen. verantwoordingslijst en het format voor de SiSa-bijlage. 8: CBS Verstuurt bericht WEL plausibel 2: Ontvangers aan medeoverheid Samenstellen en vaststellen aan te leveren stukken

3: CBS Verstuurt inloggegevens voor uploaden

4: Ontvangers/Medeoverheden 7: CBS Dient stukken in bij CBS voor 15 Verstuurt bericht NIET juli jaar T+1 plausibel aan medeoverheid

5: CBS nee Meldt ontvangstbevestiging

ja

6: CBS Plausibel? Voert plausibiliteitstoets uit

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 6 van 57

1.6 Rollen en verantwoordelijkheden Bijlage 2 Rollen en verantwoordelijkheden bevat een volledig overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden. - Stappen 0 en 10 worden uitgevoerd door de verstrekkers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen. Stappen 1, 2 en 4 worden uitgevoerd door de ontvangers van specifieke uitkeringen of provinciale middelen. Ondanks dat de rol van de ontvangers na stap 4 lijkt te zijn afgerond, is dit niet zo. Het proces van aanleveren is pas afgerond als de medeoverheid een bericht van plausibele aanlevering (stap 8) ontvangt. Als de aanlevering niet plausibel is (stap 7), moet de medeoverheid stap 4 herhalen. Het gehele SiSa-proces is afgerond wanneer de beschikking is vastgesteld. - Stap 3 en 5 tot en met 9 behoren tot de verantwoordelijkheid van het ministerie van BZK en worden uitgevoerd door het CBS. Dit betekent dat het CBS in opdracht van het ministerie van BZK de verantwoordingsinformatie van medeoverheden ontvangt, verwerkt, toetst op tijdigheid en plausibiliteit en vervolgens ter beschikking stelt aan de desbetreffende verstrekker van de specifieke uitkering of provinciale middelen. Het CBS heeft geen beleidsmatige verantwoordelijkheid: die ligt bij het ministerie van BZK.

1.5 Welke medeoverheden leveren via SiSa verantwoordingsinformatie aan De hoofdregel is dat alle medeoverheden die een specifieke uitkering of provinciale middelen (van de provincie Fryslân, Groningen of Drenthe) ontvangen (direct van een ministerie dan wel indirect of direct van een provincie of gemeente), verantwoorden via SiSa. Dit betreffen provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (medeoverheden).

SiSa kent in 2023 vijf verschillende vormen waarin de medeoverheden de rollen van verstrekker en ontvanger vervullen. Bijlage 3 SiSa-vormen bevat een verdere uitwerking. De procedure beschreven in deze nota geldt voor álle verstrekkers en álle ontvangers ongeacht de SiSa-vorm.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 7 van 57

2. Procedure aanlevering SiSa (in stappen) 2.0 Beschikking (door de verstrekker) Nadat de regeling is opgesteld volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving, kan de medeoverheid een aanvraag indienen om aanspraak te maken op deze regeling. Het opstellen van een beschikking op grond waarvan een medeoverheid in aanmerking komt voor een specifieke uitkering of provinciaal middel is de verantwoordelijkheid van de verstrekker van de betreffende specifieke uitkering of provinciaal middel. Verstrekkers kunnen zijn ministeries, provincies, gemeenten en in een enkel geval een gemeenschappelijke regeling.

Het opstellen van deze beschikkingen is de verantwoordelijkheid van deze verstrekkers. Het ministerie van BZK heeft ook geen inzicht in alle beschikkingen, die door de diverse verstrekkers worden verstuurd. Bij vragen over een bepaalde beschikking dient u dan ook direct contact op te nemen met de desbetreffende verstrekker. De ministeries maken sinds 1 januari 2014 gebruik van een model toekennings- en vaststellingsbeschikking, waar alle uitgaande beschikkingen aan dienen te voldoen. Dit model is te vinden via de website. Provincies gebruiken dit model niet, maar proberen de beschikkingen die via SiSa verlopen zoveel mogelijk overeen te laten komen met deze modelbeschikking.

2.1 Voorbereiding aanlevering (door de ontvanger)

2.1.a Doorgeven of controleren contactgegevens

Het is de verantwoordelijkheid van de medeoverheid als ontvanger van een specifieke uitkering of provinciale middelen om ervoor te zorgen dat het ministerie van BZK beschikt over: - De naam van de persoon verantwoordelijk voor het indienen van de verantwoordingsinformatie en het beheer van de uploadcodes: de ‘SiSa- contactfunctionaris’. Deze persoon kan ook door het CBS en/of het ministerie van BZK aangesproken worden bij vragen of problemen. Graag ook adresgegevens aanleveren, bijvoorbeeld om brieven te kunnen versturen en het e-mailadres en telefoonnummer voor overige communicatiemogelijkheden. - Het e-mailadres dat het CBS kan gebruiken voor de communicatie met de SiSa- contactfunctionaris over de verzending van de codes (stap 3 en eventueel 9) en voor correspondentie over de indiening van de verantwoordingsinformatie (stap 5, 7 en 8).

Let bij het uitvoeren van het doorgeven of controleren contactgegevens op het volgende: 1. Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgegeven via het contactpersoon wijzigingsformulier SiSa van het ministerie van BZK (zie 6.3 Contact met het ministerie van BZK). Contactpersoonswijzigingen die via het CBS binnen komen worden niet doorgezonden of verwerkt. 2. De medeoverheid is verantwoordelijk voor het doorgeven van contactgegevens en het actueel houden van deze gegevens, bijvoorbeeld door bij het uit dienst

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 8 van 57

treden van de SiSa-contactfunctionaris een nieuwe SiSa-contactfunctionaris te benoemen en door te geven aan BZK. 3. De SiSa-contactfunctionaris is automatisch aangemeld voor de berichtgeving door het ministerie van BZK via onder andere de SiSa-berichten via de e-mail en de IBI-nieuwsbrief. Naast de SiSa-contactfunctionaris kunnen ook anderen zich aanmelden voor de verzending van deze nieuwsbrief. Dus niet iedereen die de nieuwsbrief ontvangt, is automatisch SiSa-contactfunctionaris. Alleen de SiSa- contactfunctionaris ontvangt de e-mails van het CBS en specifieke berichtgeving van BZK. Dit betreft onder andere de e-mails met de uploadcode en de berichtgeving over het al dan niet plausibel zijn van de aanlevering. Aanmelding van niet SiSa-contactfunctionarissen voor de IBI-nieuwsbrief kan via deze link. 4. Ook als een medeoverheid zowel een verstrekker als een ontvanger is van een specifieke uitkering (zie de verschillende vormen van SiSa in Bijlage 3 SiSa vormen) kan slechts één persoon en één e-mailadres worden gebruikt voor de SiSa-contactpersoon als zowel ontvanger als verstrekker. Als dus twee verschillende personen deze twee taken uitvoeren, kan de medeoverheid ervoor kiezen gebruik te maken van een functioneel e-mailadres, zie het kader hieronder. 5.

Helaas komt het voor dat e-mails van het CBS met bijvoorbeeld uploadcodes in een postbus van een medewerker terecht komen die om wat voor reden dan ook afwezig is en waar anderen in de organisatie geen toegang toe hebben, of die niet regelmatig wordt gecontroleerd. Dit leidt tot problemen bij de tijdige en plausibele aanlevering van de verantwoordingsinformatie of het ontvangen van andere belangrijke informatie.

TIP! Zorg voor een e-mailadres voor SiSa die voor meerdere medewerkers toegankelijk is en in zeker ook in tijden van vakantie wordt bijgehouden. Bijvoorbeeld sisa@gemeente.nl of financien@provincie.nl . Het kiezen van een dergelijk e- mailadres kan problemen voorkomen. (Het is niet mogelijk meerdere e-mailadressen per medeoverheid te gebruiken voor de communicatie met het CBS.)

2.1.b. Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens Wij gebruiken de gegevens die u in dit formulier heeft ingevuld om de SiSa of Iv3 functionaris van uw organisatie in onze administratie te kunnen opnemen. De SiSa en/of Iv3 functionaris wordt voor de organisaties die daarvoor in aanmerking komen wettelijk verplicht in de administratie BZK opgenomen, t.b.v. de uitvoering en informatie-uitwisseling die ten grondslag liggen aan de wet financiële verhoudingen, het Besluit Begroting Verantwoording, de regeling SiSa en de regeling Iv3. Zonder deze registratie, kan het ministerie zijn wettelijke taak als systeemverantwoordelijke niet uitvoeren en kunnen de overheden die gegevens dienen aan te leveren dit niet via de daarvoor bestemde wegen uitvoeren, waaraan wettelijke maatregelen zijn verbonden.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 9 van 57

Op welke manier worden uw gegevens verwerkt? Omdat de technische uitvoering bij partijen buiten BZK is belegd om de informatie- uitwisseling en verantwoording die via SiSa en Iv3 te kunnen uitvoeren, kan uw informatie na beoordeling van de BZK-medewerker met derden worden gedeeld. De SiSa of Iv3 contactfunctionaris is daarnaast automatisch aangemeld voor de berichtgeving door het ministerie van BZK, via onder andere de SiSa/ Iv3 berichten, relevant IBI nieuws via de e-mail en de IBI-nieuwsbrief.

Hoelang bewaren wij uw gegevens? Zodra wij uw contactpersoonsgegevens hebben verwerkt, worden uw gegevens volgens in de archiefwet opgenomen regelingen tijdelijk bewaard in de daarvoor bestemde archiefsystemen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties (BZK). Schrijft u zich uit als contactpersoon, dan worden uw gegevens ook uit de systemen gehaald.

Wat zijn uw rechten? Meer informatie over uw rechten vindt u op de pagina 'Privacy' (link opent in nieuw tabblad).

2.1.c Controleren verantwoordingslijst 2023 Om ontvangers te helpen bij het bepalen van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen waarover zij in enig jaar verantwoording moeten afleggen, stelt het ministerie van BZK als service per jaar, aan de hand van informatie van verstrekkers van de uitkeringen, de zogenaamde verantwoordingslijst op. Elke ontvangende medeoverheid kan in de verantwoordingslijst zien over welke specifieke uitkering(en) of provinciale middelen moet worden verantwoord.

Omstreeks 1 november 2023 (jaar T) publiceert het ministerie van BZK een zo compleet als mogelijke conceptversie van deze verantwoordingslijst via de speciale webapplicatie. Via de webapplicatie kan een verantwoordingslijst op maat per medeoverheid worden gegenereerd. De webapplicatie is te benaderen: - direct via https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl/ - via de link in www.rijksoverheid.nl/sisa, in de alinea Verantwoording (SiSa). Een handleiding voor deze applicatie staat in de SiSa invulwijzer.

Recente mededelingen over website https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl/ zijn te vinden op de mededelingenpagina.

De verantwoordingslijst bevat twee soorten informatie:

basisinformatie: de combinatie extra informatie: zoals medeoverheid en regeling te vinden op beschikkingsnummers en bedragen te het scherm van de webapplicatie: de lijst vinden in het Excelbestand dat u via de van specifieke uitkeringen en of webapplicatie kunt genereren provinciale middelen waarover de (downloaden). medeoverheid verantwoording af moet leggen);

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 10 van 57

De plausibiliteitstoets van het CBS (zie stap 6) betreft alleen de basisinformatie. De extra informatie is een service van het ministerie van BZK en van de verstrekkers van de specifieke uitkeringen en provinciale middelen om het invullen van het format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie gemakkelijker te maken (zie stap 2).

Het is de (mede)verantwoordelijkheid van de medeoverheid: - de conceptversie van de verantwoordingslijst direct na publicatie te controleren op juistheid en volledigheid. De SiSa-contactfunctionaris krijgt een e-mail waarin wordt gevraagd deze controle uit te (laten) voeren en als daar aanleiding toe is op- en/of aanmerkingen zo spoedig mogelijk door te geven aan het ministerie van BZK. - (indien de medeoverheid ook een verstrekker van een specifieke uitkering is:) het ministerie van BZK informeren over het bestaan van de verstrekker-ontvanger- relatie.

Let bij het controleren van de verantwoordingslijst 2023 op het volgende: 1. Medeoverheden (met name gemeenschappelijke regelingen) die van mening zijn dat zij via SiSa moeten verantwoorden maar niet op de verantwoordingslijst vermeld staan, dienen op eigen initiatief deze informatie door te geven aan het ministerie van BZK. 2. Maak bij de controle onderscheid tussen de basisinformatie en de extra informatie. 3. Specifieke uitkeringen of provinciale middelen kunnen zelfs in december van het betreffende verantwoordingsjaar 2023 (jaar T) toegekend worden. Het is daarom van belang niet alleen de eerste conceptversie te controleren die het ministerie van BZK begin november publiceert, maar ook de latere conceptversies van de verantwoordingslijst. 4. Omstreeks 2 januari 2024 (jaar T+1) is de verantwoordingslijst definitief. Na de publicatie van de definitieve verantwoordingslijst kunnen géén wijzigingen meer worden aangebracht. Vanwege het verwerkingsproces wordt 15 december (jaar T) gehanteerd als uiterlijke datum waarop opmerkingen kunnen worden doorgegeven, met uitzonderingen van opmerkingen over beschikkingen uit december (jaar T). Als er door BZK aanleiding is om van bovenstaande data af te wijken wordt u daarover geïnformeerd. 5.

Als in de definitieve verantwoordingslijst de beschikkingsnummers en/of bedragen voor een bepaalde medeoverheid onjuist of onvolledig zijn, heeft de medeoverheid de vrijheid bij het invullen van het format uit te gaan van de juiste data (zoals beschikkingsnummers) en kan daarbij dus afwijken van de informatie in de verantwoordingslijst. Het betreft immers extra informatie waarop de plausibiliteitstoets van het CBS niet van toepassing is. Voor meer informatie, zie 2.2 Samenstellen en vaststellen jaarstukken. Zie ook hoofdstuk 5 van de invulwijzer. 6. Als in de definitieve verantwoordingslijst de basisinformatie voor een medeoverheid onjuist of onvolledig is, geldt de volgende procedure: a. Als na de publicatie van de definitieve verantwoordingslijst een ontvanger van mening is dat de lijst met te verantwoorden regelingen niet juist is (een regeling te veel of weinig), meldt de ontvanger dit direct bij het ministerie van BZK.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 11 van 57

b. Het ministerie van BZK treedt in overleg met zowel de verstrekker als de ontvanger om te achterhalen in hoeverre dit inderdaad zo is. Blijkt de regeling terecht opgenomen (de ervaring uit voorgaande jaren leert dat dit in veel gevallen zo is) dan verantwoordt de ontvanger de betreffende regeling. Blijkt de regeling per abuis onnodig opgenomen (er was geen verantwoording nodig), dan verantwoordt de ontvanger toch deze regeling door 0 (nul) of niet van toepassing in te vullen (de ontvanger is zelf ook verantwoordelijk voor het controleren van de verantwoordingslijst). 7. Blijkt de regeling onterecht niet opgenomen (er moest wel verantwoord worden) dan past het ministerie van BZK de verantwoordingslijst met een aantal voorwaarden voor die betreffende medeoverheid aan. Die voorwaarden zijn onder andere dat de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen op de hoogte moet zijn en dat zodra de wijziging is doorgevoerd de ontvanger een nieuw aangepast format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie ontvangt.

Tabel 2.1: Procedure na constateren van fouten in de verantwoordingslijst

Voorkomende Basis of Extra Resultaat Medeoverheid ‘fouten’ informatie? bemiddeling BZK- verantwoordt: verstrekker? Verantwoordingslij Het gaat om het Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: de st geeft aan: wel enige (of alle) st is correct betreffende verantwoording. beschikkings- verantwoordingsinforma Ontvanger is van nummer(s) binnen tie mening dat het een regeling Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: 0 ‘geen (= st is niet correct (nul) en/of niet van verantwoording’ basisinformatie) toepassing. De had moeten zijn. verantwoordingslijst wordt niet aangepast. Het gaat om een Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: de van meerdere st is correct betreffende beschikkings- verantwoordingsinforma nummers binnen tie een regeling Verantwoordingslij De ontvanger laat de (= extra st is niet correct verantwoording voor het informatie) beschikkingsnummer achterwege en verantwoordt alleen over de juiste beschikkingen. De verantwoordingslijst wordt niet aangepast. Verantwoordingslij Het gaat om een Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: de st geeft aan: geen van meerdere st is correct betreffende verantwoording. beschikkings- verantwoordingsinforma Ontvanger is van nummers binnen tie van de overige mening dat het een regeling beschikkingsnummers.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 12 van 57

‘wel (dus: extra Verantwoordingslij De ontvanger voegt het verantwoording’ informatie) st is niet correct beschikkingsnummer had moeten zijn. toe aan de verantwoording over de regeling. De verantwoordingslijst wordt niet aangepast. De regeling komt Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: Niets. nog niet voor op st is correct (immers: voor die de regeling geen verantwoordingslij verantwoording nodig) st Verantwoordingslij Voor 15 juli T+1: de (= st is niet correct betreffende basisinformatie) verantwoordingsinforma tie nadat de verantwoordingslijst is aangepast. Deze wijziging wordt doorgevoerd in de webapplicatie.

2.1.d Controleren concept format SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie 2023 De SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie1 is het document waarmee medeoverheden verantwoording afleggen over specifieke uitkeringen of provinciale middelen. Deze bijlage wordt jaarlijks vastgesteld door de medeoverheid als onderdeel van de jaarstukken. In januari wordt het eerste concept op de website geplaatst, omstreeks 15 mei en 1 november (jaar T) publiceert het ministerie van BZK een tweede en derde conceptversie van het format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie op de website.

Het is de (mede)verantwoordelijkheid van de medeoverheid: - de conceptversie van het format SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie en bijbehorende toelichting in de invulwijzer direct na publicatie te beoordelen op juistheid, volledigheid en begrijpelijkheid. De SiSa-contactfunctionaris krijgt een e- mail waarin wordt gevraagd deze controle uit te (laten) voeren en als daar aanleiding toe is op- en/of aanmerkingen zo spoedig mogelijk door te geven aan het ministerie van BZK.

Let bij het controleren van het concept format op het volgende: 1. Het concept format die het ministerie van BZK omstreeks 2 januari, 1 augustus en 1 november 2023 publiceert op de website (www.rijksoverheid.nl/sisa) is een conceptversie en kan niet worden gebruikt bij het indienen van de stukken bij het CBS (stap 4). Het ministerie van BZK communiceert over de te hanteren versie voor stap 4 via de nieuwsbrief. U ontvangt de te hanteren versie via een mail van het CBS in januari (jaar T+1). 2. De invulwijzer 2023 (jaar T) te vinden via www.rijksoverheid.nl/sisa bevat zowel een toelichting bij het gebruiken van het Excel-bestand als een toelichting per

1 Op grond van artikel 3.1 Regeling informatieverstrekking SiSa ex artikel 17a, lid 3 Fvw.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 13 van 57

indicator en een bijbehorende begrippenlijst. Raadpleeg deze invulwijzer voorafgaand aan het stellen van vragen aan het ministerie van BZK. 3. Het ministerie van BZK stelt omstreeks 31 december 2023 (jaar T) een definitief format voor de SiSa-bijlage vast. Op- en aanmerkingen moeten dus vóór die tijd worden doorgegeven aan het ministerie van BZK, in beginsel uiterlijk 15 december (jaar T). Het definitieve format van de SiSa-bijlage wordt verwerkt in een op-maat-versie. Op 22 januari 2024 (T+1) ontvangen de SiSa- contactpersonen van de medeoverheden een e-mail van het CBS met daarin de op maat gemaakt SiSa bijlage van uw organisatie.

2.2 Samenstellen en vaststellen jaarstukken (door de ontvanger) Het is de verantwoordelijkheid van medeoverheden om elk jaar een jaarrekening en jaarverslag op te stellen.2 Het is daarnaast de verantwoordelijkheid van de medeoverheden om een accountant opdracht te geven de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) te laten controleren. De accountant stelt een controleverklaring en een verslag van bevindingen (met daarin o.a. de tabel van fouten en onzekerheden) op. Zie voor meer informatie de nota verwachtingen accountantscontrole 2023 via www.rijksoverheid.nl/sisa.

Het is de (mede)verantwoordelijkheid van de ontvanger van een specifieke uitkering en/of provinciale middelen: - de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen en / of provinciale middelen in te vullen in het format-op-maat van de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie van het betreffende jaar. - de ingevulde SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie op te nemen in de jaarrekening van het betreffende jaar. - over het integrale pakket van jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie) een controleverklaring (inclusief tabel van fouten en onzekerheden) op te laten stellen door de accountant. - een aanbiedingsbrief op te stellen (van dagelijks bestuur aan minister BZK) conform de voorbeelden in Bijlage 4 Aanbiedingsbrieven en deze te laten ondertekenen door binnen de organisatie daarvoor bevoegde functionarissen.

TIP! Zorg voor voldoende speling in het verantwoordingsproces. Het samenstellen en vaststellen van de jaarstukken is een terugkerend proces. Anticiperen daarop kan knelpunten voorkomen. Houd in dit proces ook rekening met de tijd die de accountant nodig kan hebben.

2.2.a Format SiSa-bijlage op maat Medeoverheden ontvangen in januari 2024 (T+1) een op-maat gemaakte versie van het Excelformat van de SiSa-bijlage.

2 Provinciale staten/gemeenteraad/algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn verantwoordelijk voor de

vaststelling van de verantwoordingsinformatie op grond van respectievelijk artikel 202 Provinciewet, artikel 198 Gemeentewet en de artikelen 34, 47, en 58 van de wet gemeenschappelijke regelingen.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 14 van 57

Voorbeeld: Inlogportaal CBS

De basis voor het maatwerk is de verantwoordingslijst. Niet tijdig gecorrigeerde fouten in de verantwoordingslijst vertalen zich op die manier direct door in de SiSa-bijlage. Op de website van het ministerie van BZK verschijnt een volledige versie van het format voor de SiSa-bijlage 2023 die kan dienen ter controle.

TIP! Medeoverheden of accountanskantoren die een ODS of excel-versie van het volledige of op-maat versie nodig hebben, kunnen zich melden bij het ministerie van BZK via het vragenformulier op de website. Zij ontvangen dan een versie op-maat als ODS- bestand.

2.2.b Tabel van fouten en onzekerheden De tabel van fouten en onzekerheden3 is het document waarin de accountant informatie opneemt over geconstateerde fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSa verantwoordingsinformatie. Het format voor deze tabel wordt jaarlijks vastgesteld en is opgenomen als tabblad in de SiSa-bijlage op maat. Het format voor de tabel van fouten en onzekerheden is een Excel bestand en bevat alle specifieke uitkeringen en/of provinciale middelen die in een bepaald jaar aan de orde zijn. Per specifieke uitkering of uitkering van provinciale middelen bevat dit format ruimte waarin de accountant aangeeft welke fouten en onzekerheden zijn aangetroffen bij de controle.

Sinds SiSa 2018 zijn er een aantal aanpassingen gedaan met betrekking tot het downloaden en indienen van de tabel van fouten en onzekerheden. 1. Het format voor de tabel van fouten en onzekerheden wordt sinds SiSa 2018 niet meer gepubliceerd via de website, maar u ontvangt dit format als onderdeel bij de SiSa-bijlage op maat van het CBS. 2. In de tabel van fouten en onzekerheden dient worden aangegeven wat voor controle verklaring er is afgegeven door de accountant. Zowel op rechtmatigheid als getrouwheid. Dit dient ook in het verslag van bevindingen te worden aangegeven bij de tabel van fouten en onzekerheden door de accountant.

3 Op grond van artikel 3.2 Regeling informatieverstrekking SiSa ex artikel 17a, lid 3 Fvw.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 15 van 57

3. Daarnaast verklaart het college zoals ook afgelopen jaren in de aanbiedingsbrief, dat het ingediende excel format gelijk is aan de door de accountant opgenomen tabel van fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen. Afgelopen jaren bleken deze twee tabellen, niet altijd gelijk te zijn. Wat extra acties tot gevolg had voor accountants en medeoverheden. We raden dan ook aan het excel bestand in afstemming met de accountant in te dienen.

Let bij het samenstellen en vaststellen van de aan te leveren stukken op het volgende: 1. Het is uitsluitend toegestaan de ter beschikking gestelde formats te gebruiken omdat anders de doorlevering van de informatie door het CBS aan de verstrekker van de specifieke uitkering of provinciale middelen niet kan worden gegarandeerd. In deze formats mogen geen wijzigingen worden aangebracht. Dit betekent ook dat niets mag worden weggelaten of mag worden toegevoegd. 2. Neem bij twijfel over de te gebruiken versie contact op met het ministerie van BZK. Het invullen en vervolgens versturen van een verkeerde versie leidt tot het oordeel ‘niet plausibel’ door het CBS. De ontvanger moet dan alsnog de informatie overnemen in de juiste versie van het format en het geheel opnieuw aanleveren. 3. Bij wijzigingen in de verantwoordingslijst voor de ontvanger na het versturen van het format-op-maat ontvangt de ontvanger een nieuw format-op-maat van het CBS. Let hierbij op berichtgeving van het CBS hierover, want hiervoor is een afwijkende procedure op van toepassing (zie 2.1.b). 4. Gebruik bij het invullen van het format voor de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie de bijbehorende invulwijzer, te vinden via www.rijksoverheid.nl/sisa. Raadpleeg deze invulwijzer voorafgaand aan het stellen van vragen aan het ministerie van BZK. 5.

Elk jaar komt het voor dat medeoverheden een paar dagen voor de uiterlijke indieningsdatum van 15 juli prangende vragen stellen waardoor de tijdige aanlevering in gevaar komt. Ook op dat soort momenten gelden de reguliere termijnen voor het beantwoorden van vragen omdat het ministerie van BZK, zeker voor inhoudelijke vragen, afhankelijk is van antwoorden van andere verstrekkers. Dit levert het risico van vertraging op.

TIP! Start in het begin van de verantwoordingscyclus met het lezen van deze procedure en het invullen van het format SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie. Beoordeel tijdig aan de hand van de indicatoren welke informatie moet worden aangeleverd en neem bij onduidelijkheden contact op met het ministerie van BZK.

6. Vul alle regelingen in (en alle indicatoren met witte cellen binnen die regelingen) waarover u op grond van de verantwoordingslijst verantwoording moet afleggen. Doet u dit niet, dan leidt dit tot het oordeel ‘niet plausibel’ door het CBS. 7. Vul per regeling ook daadwerkelijk álle verplichte cellen in en wees daarin zorgvuldig. Het invullen van onvolledige informatie levert problemen op bij de beoordeling van de verantwoordingsinformatie, door de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen. Dit kan leiden tot een verzoek tot aanvullende informatie van de verstrekker of tot terugvordering van de ontvangen specifieke uitkering en/of provinciale middelen (en eventueel de noodzaak de verantwoordingsinformatie te corrigeren of aan te vullen). Vul alle

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 16 van 57

verplichte cellen in, ook als u van mening bent dat een toelichting ‘n.v.t.’ is of een waarde 0 (nul) euro. Het niet invullen van een verplichte cel leidt automatisch tot het bericht van een niet plausibele levering. Raadpleeg eerst de invulwijzer. 8. Ga na dat de accountant het juiste format van de tabel van fouten en onzekerheden gebruikt in zijn verslag van bevindingen. Het niet hanteren van het juiste format levert de ontvanger problemen op bij het indienen van de verantwoordingsinformatie. 9. Het format voor de tabel van fouten en onzekerheden bevat alle regelingen die in het betreffende jaar van toepassing zijn. Het door de medeoverheid of de accountant wijzigingen van het format en dit aldus gewijzigde format indienen bij het CBS leidt automatisch tot een oordeel niet plausibel. Het format heeft per regeling altijd twee regels zodat de accountant voldoende ruimte heeft de bevindingen weer te geven. Gebruikelijk is om een regel te gebruiken voor fouten, en de andere regel voor onzekerheden.

2.3 Versturen inloggegevens voor het uploaden (door het CBS) De indiening van verantwoordingsinformatie (het uploaden) bij het CBS gebeurt aan de hand van inloggegevens die uniek zijn per medeoverheid en per jaar. Vanaf dit jaar kunt u de uploadcodes vinden op het downloadportaal van het CBS. Rond 15 mei van jaar T+1, stuurt het CBS een herinnering waar u de inloggegevens voor het uploaden van de verantwoordingsinformatie van jaar T kunt vinden. Dit bericht wordt gestuurd naar de SiSa-contactfunctionarissen die in het adressenbestand van het ministerie van BZK staat geregistreerd. Zonder inloggegevens voor uploaden is het niet mogelijk de verantwoordingsinformatie in te dienen.

Voorbeeld van de e-mail die u van het CBS ontvangt voor het uploadportal:

Hierbij ontvangt u de inloggegevens voor het uploaden van het zipbestand met de verantwoordingsinformatie voor Single Information Single Audit (SISA) 2023. Meer informatie over de te leveren gegevens vindt u op www.cbs.nl/sisa. U kunt het bestand beveiligd over het internet naar het CBS uploaden door op onderstaande link te klikken: https://antwoord.cbs.nl/

Gebruik voor het inloggen de volgende codes: Gebruikersnaam: … Wachtwoord: …

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 17 van 57

Let bij de inloggegevens op het volgende: 1. De afzender van de twee e-mails van het CBS over de inloggegevens is noreply@cbs.nl. Dit betekent dat u geen antwoord kunt geven op deze e-mail. Vragen kunt u stellen aan het ministerie van BZK via de vragenformulieren. 2. Als een medeoverheid op de eerste werkdag na 20 mei nog geen e-mail met inloggegevens heeft ontvangen, controleert u dan eerst of uw spamfilter de e- mail niet per abuis in een andere map heeft geplaatst. Let daarbij op de afzender: noreply@cbs.nl. Als de gegevens alsnog ontbreken, neem dan zo spoedig mogelijk contact op met het ministerie van BZK. Inloggegevens zijn alleen geldig voor het jaar waarvoor ze verstrekt worden. De inloggegevens voor de verantwoording over het jaar 2022 kunnen dus niet gebruikt worden voor het indienen van de verantwoordingsinformatie over het jaar 2023. 3. Bewaar de inloggegevens op een centrale plaats in uw organisatie. Ieder jaar komt het voor dat wegens ziekte een collega niet in de inbox kan waar de inloggegeven aan toe zijn gezonden. 4. De inloggegevens zijn niet gebonden aan personen maar aan de organisatie. De SiSa-contactpersoon ontvangt de codes en kan deze doorgeven aan een collega.

2.4 Aanleveren bij het CBS (door ontvanger) Vanaf het moment dat het CBS de inloggegevens bekend heeft gemaakt, is het voor de ontvangers mogelijk de verantwoordingsinformatie in te dienen. Het aanleverproces van de verantwoordingsinformatie gebeurt via een grotendeels elektronisch proces waarbij de ontvanger van de specifieke uitkering of de provinciale middelen de verantwoordingsdocumenten via een website aanlevert bij het CBS. Het CBS beoordeelt of de aangeleverde informatie aan bepaalde vormvereisten voldoet. Pas na goedkeuring van deze vormvereisten levert het CBS de informatie door aan de verstrekker en is het proces van aanlevering afgerond. Het CBS controleert niet of de aangeleverde informatie inhoudelijk juist is. De beoordeling van de inhoud ten behoeve van de financiële vaststelling ligt bij de verstrekker van de specifieke uitkering of de provinciale middelen (zie 2.10 Vaststellen en afrekenen (door de verstrekker)).

Het ministerie van BZK stuurt rond 1 juni 2024 (T+1) een attenderingsbrief aan de ontvangers die op de definitieve verantwoordingslijst staan om hen te herinneren aan de aankomende deadline voor de aanlevering van de verantwoordingsinformatie.

2.4.a Checklist aanlevering bij het CBS

De verantwoordingsinformatie bestaat uit vijf onderdelen: 1. Aanbiedingsbrief van dagelijks bestuur aan minister BZK (PDF); 2. Jaarstukken (PDF) bestaande uit de jaarrekening inclusief SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie en het jaarverslag; 3. Controleverklaring (PDF); 4. Verslag van bevindingen (PDF); 5. SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie + Tabel van fouten en onzekerheden (Opgenomen als tabblad in het Excel-bestand bij de SiSa-bijlage) (Excel)

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 18 van 57

Het is de verantwoordelijkheid van de medeoverheid als ontvanger van een specifieke uitkering of provinciale middelen: - De SiSa-verantwoordingsinformatie tijdig en plausibel aan te leveren.4 - De SiSa-verantwoordingsinformatie wordt als één zipbestand aangeleverd. - Een plausibele aanlevering is een aanlevering die voldoet aan de vormvereisten die gelden voor het betreffende jaar.

Let bij de aanlevering bij het CBS op het volgende: 1. Gebruik de inloggegevens (enquêtecode, het correspondentienummer en het controlenummer) die het CBS voor SiSa heeft verstrekt alleen voor het aanleveren van de SiSa-verantwoordingsinformatie. 2. Maak bij de aanlevering bij het CBS onderscheid tussen de aanlevering van SiSa verantwoordingsinformatie en de aanlevering van de Informatie voor derden (Iv3). Elk jaar komt het voor dat een aanlevering door een ontvanger als niet plausibel wordt aangemerkt omdat het om de verkeerde informatie gaat. 3. Als u voor meerdere organisaties de SiSa-verantwoordingsinformatie indient, let dan op het gebruik van de juiste code bij de juiste medeoverheid. 4. Het is niet mogelijk de SiSa-verantwoordingsinformatie op een andere manier aan te leveren. Het is dus verplicht de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie op te nemen in de jaarstukken en een controleverklaring in te dienen die betrekking heeft op het geheel van de jaarrekening. Per post verzonden stukken worden niet in behandeling genomen. 5. Bij het uploaden van verantwoordingsinformatie laat de website van het CBS het volgende bericht zien: “Indien de contactinformatie in de brief of e-mail niet meer correct is, kunt u hier de juiste gegevens invullen.” Dit is een standaardbericht van het CBS dat niet van toepassing is op SiSa.

De enige manier om wijzigingen in contactgegevens door te geven is via het ministerie van BZK (zie 2.1.a Doorgeven of controleren contactgegevens). 6. Als de medeoverheid om redenen buiten de invloedssfeer van het bestuur (zoals een brand in het gemeentehuis) niet in staat is de verantwoording tijdig in te dienen, kan de ontvanger een uitstelverzoek indienen (zie 4. Verzoek tot uitstel). 7. Indien de aanlevering op 15 juli van het kalenderjaar volgend op het verantwoordingsjaar door het CBS niet als plausibel is beoordeeld treedt mogelijk het maatregelenbeleid in werking (zie 5. Maatregelenbeleid). Maak bijvoorbeeld gebruik van een proefaanlevering bij het CBS om dit te voorkomen. Verderop een uitgebreide toelichting met betrekking tot deze proefaanlevering.

2.4.b Aanbieden van pdf-bestanden Zorg ervoor dat de pdf-bestanden goed leesbaar zijn en probeer tegelijkertijd de omvang van het document (het aantal megabites) zo beperkt mogelijk te houden. U kunt dit doen door gebruik te maken van een zogeheten PDF-creator, een programma dat werkt als een printer en te benaderen is op dezelfde wijze als een printer. Op deze manier kunt u Word- of Excelbestanden direct omzetten naar pdf-bestanden zonder deze eerst uit te printen en vervolgens te scannen. Neem bij vragen hierover contact op met de systeembeheerder of ICT-helpdesk binnen uw eigen organisatie. Deze programma’s zijn over het algemeen beschikbaar binnen elke organisatie. 4 Gedeputeerde staten/college van burgemeester en wethouders/dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling

(hierna: het bestuur van de medeoverheid) zijn verantwoordelijk voor de tijdige en plausibele aanlevering van de verantwoordingsinformatie op grond van artikel 17a, eerste en tweede lid van de Financiële-verhoudingswet en de artikelen 34a, 47a en 58a van de wet gemeenschappelijke regelingen.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 19 van 57

Let op! Stuur geen ingescande of gekopieerde documentatie in bij het CBS, want deze versies zijn niet of zeer slecht doorzoekbaar bij de controles. Dit leidt veelal tot extra werkzaamheden en extra controles voor het CBS en de verstrekker van de specifieke uitkering. Vanaf SiSa 2019 zullen deze versies daarom niet meer worden toegestaan. De enige uitzondering hierop is de aanbiedingsbrief van het college, aangezien deze ondertekend moet worden, overige documenten hebben dus ook geen handtekening nodig of gebruik een digitale handtekening.

TIP! Als uw pdf van de jaarstukken wordt geleverd door een extern bedrijf in hoge kwaliteit voor publicatie op uw website, vraag dan ook om een pdf in een lagere resolutie voor doorlevering aan het CBS.

2.4.c Toelichting per verantwoordingsdocument

Aanbiedingsbrief van dagelijks bestuur aan minister BZK5 De aanbiedingsbrief is gericht aan de minister van BZK en ondertekend door het dagelijks bestuur6 van de medeoverheid. De ondertekening (eventueel digitaal zie 3.4) omvat de namen, handtekening en functie van de ondertekenaars en, indien sprake is van een mandaat, ook de vermelding ‘namens/voor deze’.7 Zie Bijlage 4 Aanbiedingsbrieven. In de aanbiedingsbrief verklaart het dagelijks bestuur dat: 1. Het algemeen bestuur8 de verantwoordingsinformatie heeft vastgesteld; 2. De datum waarop dit is gebeurd; 3. Dat de aangeleverde Excel-bestanden inhoudelijk gelijk zijn aan respectievelijk de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie, zoals opgenomen in de jaarrekening, en aan de tabel van fouten en onzekerheden, zoals opgenomen in het verslag van bevindingen van de accountant.

Let bij de aanbiedingsbrief op het volgende: Een (schriftelijke) kopie of een e-mail van de aangeleverde informatie of de aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur aan de minister van BZK, het CBS of de toezichthouder (in geval van gemeenten en provincies) is niet nodig en wordt door het ministerie van BZK of het CBS niet behandeld. De enige toegestane aanlevering is uploaden via het portal van het CBS.

Jaarstukken9 De jaarstukken bevatten de reguliere jaarrekening en het reguliere jaarverslag van de medeoverheid. Deze jaarrekening bevat de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie. 5 De aanbiedingsbrief is voorgeschreven op grond van artikel 2 van de Ministeriële regeling ex artikel 17a, lid 3 van de

Fvw. 6 Afhankelijk van het type medeoverheid betreft dit gedeputeerde staten, college van burgemeester en wethouders en

dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 7 De richtlijnen voor de ondertekening zijn te vinden in artikel 59a van de Gemeentewet en Provinciewet; artikel 168 van

de Gemeentewet; artikel 166 van de Provinciewet en overeenkomstige bepalingen in Wet gemeenschappelijke regelingen. 8 Afhankelijk van het type medeoverheid betreft dit provinciale staten, gemeenteraad of het algemeen bestuur van de

gemeenschappelijke regeling. 9 De jaarstukken omvatten de jaarrekening en het jaarverslag zoals bedoeld in artikel 202, eerste lid van de Provinciewet,

onderscheidenlijk artikel 198, eerste lid van de Gemeentewet, of de overeenkomstige stukken van een openbaar lichaam.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 20 van 57

Controleverklaring10 In de controleverklaring kan in plaats van een fysieke ondertekening ook de aanduiding “was getekend” en “origineel getekend” worden opgenomen (zie artikel 4 van het Bado).

Let bij de controleverklaring op het volgende: Afzonderlijke controleverklaringen per specifieke uitkering zijn niet toegestaan. Ook is het niet nodig om aan de verstrekker van de specifieke uitkering (gemeente, provincie of ministerie) een afzonderlijke controleverklaring te verstrekken, naast de reguliere controleverklaring bij uw jaarstukken. In afwijking op deze regel zijn er drie afwijkingen: 1. een eventuele informatie-uitvraag in het kader van de single review (zie paragraaf 6.2); 2. een verstrekker om aanvullende (specifieke) accountantsverklaringen vraagt bijvoorbeeld bij het doen van correcties en aanvullingen na 15 juli (zie hoofdstuk 3); 3. of uw accountant is van mening dat een aanvullende (specifieke) verklaring nodig is.

Bij vragen over deze afwijkingen neem dan contact op met het ministerie van BZK.

Verslag van bevindingen11 Het verslag van bevindingen van de accountant bevat de tabel met fouten en onzekerheden over specifieke uitkeringen en provinciale middelen.

SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie12 Bedoeld is de ingevulde Excel versie van het format-op-maat waarvan een identieke versie is opgenomen in de jaarrekening waarop alleen die regelingen voorkomen die op de verantwoordingslijst voor de betreffende ontvanger zijn vermeld.

Tabel van fouten en onzekerheden13 Bedoeld is de ingevulde Excel (tablad bij de SiSa-bijlage-op-maat) van het format voor de tabel van fouten en onzekerheden zoals u heeft ontvangen van het CBS en waarvan een identieke versie is opgenomen in het verslag van bevindingen van de accountant. Voor een toelichting op deze tabel wordt verwezen naar de nota verwachtingen accountantscontrole, eveneens gepubliceerd op de website www.rijksoverheid.nl/sisa. Let op: De tabel van fouten en onzekerheden moet ook worden ingediend bij het CBS als de accountant geen fouten of onzekerheden heeft gemeld.

2.4.d Naamgeving bestanden in het zipbestand De naamgeving van de vijf bestanden en het zipbestand14 is als volgt:

10 Dit is de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 217, derde en vierde lid van de Provinciewet, onderscheidenlijk

artikel 213, derde en vierde lid van de Gemeentewet. 11 Dit is het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 217, derde en vierde lid van de Provinciewet, onderscheidenlijk

artikel 213, derde en vierde lid van de Gemeentewet. 12 Dit is de SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie, voorgeschreven op grond van artikel 3a van de Regeling

informatieverstrekking SiSa ex artikel 17a, lid 3 van de Fvw. 13 Dit is de tabel van fouten en onzekerheden, voorgeschreven op grond van artikel 3b van de Regeling

informatieverstrekking SiSa ex artikel 17a, lid 3 van de Fvw.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 21 van 57

sisa_jjjj_llbbbb_xxxxxxxx.aaa

Tabel 2.2 bevat een toelichting van de gebruikte afkortingen.

Tabel 2.2 Toelichting afkortingen in naamgeving zip-bestand Toelichting jjjj Het verantwoordingsjaar waar de gegevens betrekking op hebben. ll Omschrijving van de overheidslaag: 03 – provincies 05 – gemeenschappelijke regelingen 06 – gemeenten bbbb De 4-cijferige CBS berichtgeverscode.

U vindt deze berichtgeverscode in de verantwoordingslijst en op de website van het CBS. In de verantwoordingslijst wordt een getal van 5 cijfers gebruikt. Het eerste cijfer (3, 5 of 6) in de verantwoordinglijst is de aanduiding van de overheidslaag. Als uw berichtgeverscode een getal van 3 cijfers betreft, zoals 734, dient u ook de 0 (nul) voorafgaand aan dit cijfer te gebruiken zodat de totale code uit vier cijfers bestaat. xxxxxx Specifieke naam van het aan te leveren bestand: Aanbiedingsbrief Jaarstukken Controleverklaring Verslag_van_Bevindingen Bijlage_Verantwoordingsinformatie

Let bij de naamgeving van de bestanden op het volgende: Gebruik de naam zoals hierboven aangegeven; Gebruik geen spaties; Gebruik de tekens zoals hierboven aangegeven; De controle bij het CBS is NIET hoofdlettergevoelig. aaa Extensie (pdf, xls, ods, zip).

Voorbeeld: Dit betekent dat voor gemeente met gemeentenummer 1234 de in het zipbestand op te nemen bestanden over het jaar 2023 de volgende namen krijgen:

sisa_2023_061234_Aanbiedingsbrief.pdf sisa_2023_061234_Jaarstukken.pdf sisa_2023_061234_Controleverklaring.pdf sisa_2023_061234_Verslag_van_Bevindingen.pdf sisa_2023_061234_Bijlage_Verantwoordingsinformatie.xls

Sinds SiSa 2019 dient de Tabel van fouten en onzekerheden als onderdeel van het bestand SiSa_2023_061234_Bijlage_Verantwoordingsinformatie.xls (zie

14 U gebruikt voor het zippen bij voorkeur het programma WinZip.

Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie – 11-01-2024 Pagina 22 van 57

tabblad) te worden aangeleverd.

2.5 Ontvangstbevestiging (door het CBS) De ontvangstbevestiging is een geautomatiseerd bericht dat het CBS na ontvangst van een aanlevering op de website laat zien en dat u (als u wilt) kunt afdrukken. Deze ontvangstbevestiging is alleen de bevestiging van ontvangst en betekent nog niet dat de aanlevering ook plausibel is.

Let bij de ontvangstbevestiging op het volgende: 1. Neem contact op met het ministerie van BZK als na een aanlevering geen ontvangstbevestiging is ontvangen. 2. De aanlevering is pas afgerond als de aanlevering ook plausibel is. Daarover krijgt de medeoverheid afzonderlijk bericht zie 2.6 Bericht van plausibel ontvangst (door het CBS) en 2.7 Bericht van niet plausibele ontvangst (door het CBS) 3. Tot het bericht van plausibele aanlevering is ontvangen, is het aanleverproces nog niet afgerond. Het is mogelijk dat u bepaalde stappen opnieuw moet zetten. 4. De datum van ontvangstbevestiging van de levering is de datum die het CBS hanteert voor de tijdigheidstoets. 5. U ontvangt geen ontvangstbevestiging van de verstrekkers van de specifieke uitkering of de provinciale middelen.

2.6 Bericht van plausibele ontvangst (door het CBS) Het CBS toetst de aanlevering van de verantwoordingsinformatie op het criterium plausibiliteit en registreert de datum waarop de aanlevering is ingediend in verband met de tijdigheid.