20210702 Verslag Regionaal Archief Alkmaar - KPI 2021

D i g i t a l e v e r n i e t i g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n b i n n e n h e t o u d e z a a k s y s t e e m ( W e b n e x t / A l f r e s c o ) is n i e t m o g e l i j k o m d a t vernietigingsfunctionaliteit ontbreekt. Hetzelfde geldt v o o r de applicatie H u m m i n g b i r d en taakspecifieke applicaties. V o l g e n s de organisatie w o r d e n o m die r e d e n l o p e n d e zaken (per ingericht proces) gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem. De afgesloten zaken zullen gemigreerd w o r d e n naar een andere omgeving waar vernietiging alsnog kan w o r d e n uitgevoerd.

D e v e r n i e t i g i n g i n v a k a p p l i c a t i e s is n o g n i e t m o g e l i j k . N a d e r e a f s p r a k e n m e t a f d e l i n g e n m o e t e n n o g g e m a a k t w o r d e n . W e l w o r d t bij a a n b e s t e d i n g s t r a j e c t e n h i e r o p g e s t u u r d . De o r g a n i s a t i e g e e f t in dit v e r b a n d a a n d a t d e b e t r o k k e n h e i d v a n D I V bij d e a a n b e s t e d i n g e n / o f i n r i c h t i n g v a n a p p l i c a t i e s s t e e d s b e t e r w o r d t .

15 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar In dit v e r b a n d b e n a d r u k t d ea r c h i e f i n s p e c t e u r dat d eo n t w i k k e l i n g v a n integrale v e r n i e t i g i n g s p r o c e d u r e e s s e n t i e e l is. Bij h e t o p z e t t e n v a n e e n d e r g e l i j k e p r o c e d u r e k u n n e n d e v o l g e n d e s t u k k e n v a n d i e n s t z i j n : 'Handreiking Digitaal vernietiging'^ (Nationaal Archief, 2021). 'Adviesnotitie van het Regionaal Archief Alkmaar (2021) inzake Archiefvernietiging in interne/externe i n f o r m a t i e s y s t e m e n , T S A ' s e n als k e t e n p a r t n e r .

De vernietiging v a n digitale archiefbescheiden (inclusief bijbehorende m e t a g e g e v e n s ) dient op geen enkele wijze gereproduceerd t e k u n n e n w o r d e n . Behalve d em e t a g e g e v e n s die a a n t o n e n dat e r daadwerkelijk digitale vernietiging heeft plaatsgevonden, zodat e reen verklaring v a n vernietiging kan w o r d e n o p g e m a a k t .

6.5. V e r v r e e m d i n g , besluiten e n verklaringen De vervreemding van archiefbescheiden heeft d elaatste jaren niet plaatsgevonden door hier bewust niet voor t e k i e z e n . M o c h t e e n dergelijke situatie zich t o c h v o o r d o e n t r e f t d e g e m e e n t e h i e r v o o r de n o d i g e m a a t r e g e l e n en voorzieningen o m d ezorg voor archiefbescheiden t e k u n n e n waarborgen.

' zie: https://www.natlonaalarchlef.nl/archlveren/kennlsbank/handrelklne-dleltaal-vernletleen

16 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 7. Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?

De g e m e e n t e brengt te b e w a r e n archiefbescheiden na de wettelijke termijn v a n 20 jaar over naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . U i t z o n d e r i n g e n (archieven r e c h t s v o o r g a n g e r ) zijn m e t r e d e n e n o m k l e e d .

7.1. O v e r b r e n g i n g n a bijw e t vastgestelde t e r m i j n De gemeentelijke organisatie heeft de archieven t o t e n m e t 1 9 9 9 v a n de voormalige g e m e e n t e Alkmaar op p l a n m a t i g e w i j z e e n in g o e d e , g e o r d e n d e e n t o e g a n k e l i j k e staat o v e r g e b r a c h t n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v a n het RHC Alkmaar. De archieven van de voormalige Milieudienst Alkmaar en de persoonskaarten dienen nog o v e r g e b r a c h t t e w o r d e n . D e z e a r c h i e v e n w o r d e n dit j a a r n o g o v e r g e b r a c h t . ( D e p e r s o o n s k a a r t e n s t a a n al in d e archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar).

De a r c h i e v e n v a n de v o o r m a l i g e g e m e e n t e ( r e c h t s v o o r g a n g e r ) G r a f t De Rijp s t a a n in de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v a n h e t R H C A l k m a a r m a a r zijn f o r m e e l niet o v e r g e b r a c h t , w a a r m e e de g e m e e n t e m o m e n t e e l niet a a n de w e t t e l i j k e overbrengingseisen voldoet. Deze archieven w o r d e n dit jaar n o g overgebracht.

E e n p l a n n i n g is b e s c h i k b a a r v a n a l l e a r c h i e v e n d i e n o g o v e r g e b r a c h t m o e t e n w o r d e n . I n o v e r l e g m e t h e t R H C Alkmaar worden nadere afspraken gemaakt.

7.2. V e r k l a r i n g e n v a n o v e r b r e n g i n g S a m e n m e t h e t RHC A l k m a a r m a a k t de g e m e e n t e v a n alle o v e r b r e n g i n g e n e e n verklaring o p .

7.3. N i e t - o v e r b r e n g e n v a n w e g e bedrijfsvoering Alle h i e r v o o r in a a n m e r k i n g k o m e n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n zijn o v e r g e b r a c h t . D e g e m e e n t e zal e e n m a c h t i g i n g t o t o p s c h o r t i n g v a n o v e r b r e n g i n g a a n v r a g e n bij g e d e p u t e e r d e s t a t e n w a n n e e r a r c h i e f b e s c h e i d e n die o m redenen v a n bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht k u n n e n w o r d e n .

17 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De g e m e e n t e voldoet i nd epraktijk aan d e openbaarheidseisen v a n de Archiefwet. Dit betreft d e archieven die zijn o v e r g e b r a c h t n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o fo p g e n o m e n zijn i n het e - d e p o t v a n h e t R H C Alkmaar'*.

8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen De i nd e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s b e r u s t e n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n zijn v o o r e e n i e d e r k o s t e l o o s t e raadplegen. Eenieder kan o peigen kosten afbeeldingen, afschriften en b e w e r k i n g e n van d e archiefbescheiden (laten) m a k e n . Het RHC A l k m a a r heeft regels opgesteld o v e r de g e n o e m d e kosten.

8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging Bij o v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e v e n v a n d e g e m e e n t e n n a a r h e t R H C A l k m a a r w o r d e n a f s p r a k e n g e m a a k t o v e r archiefstukken die eventueel langer v a n d e o p e n b a a r h e i d o n t h o u d e n m o e t e n w o r d e n .

8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar M e t u i t z o n d e r i n g v a n archiefbescheiden a f k o m s t i g v a n d eBurgerlijke S t a n d , zijn er g e e n s t u k k e n m e t e e n b e p e r k i n g v a n 7 5 j a a r o f l a n g e r in d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s h e t R H C A l k m a a r .

8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik De b e h e e r d e r v a n d e archiefbewaarplaats heeft regels g e f o r m u l e e r d o m t r e n t afwijzing v a n raadpleging o f g e b r u i k v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n w e g e n s d e s l e c h t e materiële t o e s t a n d e r v a n o f d e o n v e i l i g h e i d v a n d e verzoeker.

8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling De b e h e e r d e r v a n d e archiefbewaarplaats v o l d o e t aan zijn w e t t e l i j k e verplichting o m d e o v e r g e b r a c h t e archiefbescheiden v o o r bepaalde tijd uit t e lenen a a n het a r c h i e f v o r m e n d e o v e r h e i d s o r g a a n .

8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik E r is e e n r e g l e m e n t v o o r h e t f y s i e k e b e z o e k e n g e b r u i k v a n d e p u b l i e k s r u i m t e b i j d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . D e archieforganisatie maakt daarbij geen gebruik van een kwaliteitshandvest.

8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Het RHC A l k m a a r beschikt over een digitale front-office m e t t e n m i n s t e een toegang tot de collectie(registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement.

* Deze bevindingen zijn a f k o m s t i g uit het 'Verslag KPI-Inspectle o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n 2 0 2 0 ; Regionaal Archief A l m a a r ' ( 1 8 m e i 2 0 2 0 , v e r s i e 1 . 0 ) , n . a . v . e e n I n s p e c t i e d i e d o o r d e d i r e c t e u r - a r c h i v a r i s v a n h e t W a t e r l a n d s A r c h i e f Is u i t g e v o e r d .

18 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

Bergerweg 1 1 8 1 5 AC A l k m a a r I Burgemeester en wethouders van de g e m e e n t e Alkmaar W 072 850 82 0 0 info@ar:hiefalkmaar.nl www.archlefalkmaar.nl I Postbus 53 1 8 0 0 BC A L K M A A R I Datum: 16 april 2 0 2 1 Kenmerk: 2021fh-A-l Onderwerp: 'Verslag KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r '

Geacht college,

In d e ' G e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r ' e n d e ' A r c h i e f v e r o r d e n i n g A l k m a a r 2 0 1 9 ' is h e t t o e z i c h t o p d e n i e t - o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n v a n d e g e m e e n t e A l k m a a r b e l e g d b i j d e d i r e c t e u r - a r c h i v a r i s v a n het RHC Alkmaar. O v e r e e n k o m s t i g de Archiefverordening brengt de archivaris jaarlijks verslag uit o m t r e n t d e u i t o e f e n i n g v a n dit toezicht. I nh e t k a d e r v a n d eh o r i z o n t a l e v e r a n t w o o r d i n g dient het college dit verslag t e overleggen aan de gemeenteraad. M e t d einwerkingtreding van de W e t Revitalisering generiek toezicht dient het verslag o o k gezonden t ew o r d e n naar de provinciale toezichthouder (Interbestuurlijk Toezicht).

H e t b i j g e v o e g d e ' V e r s l a g K P I ' s I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r ' is g e b a s e e r d o p d e K r i t i s c h e P r e s t a t i e I n d i c a t o r e n (KPI's) z o a l s d i e zijn o p g e s t e l d d o o r d e V N G . D i t r a a m w e r k o n d e r s t e u n t g e m e e n t e n bij d e h o r i z o n t a l e v e r a n t w o o r d i n g v a n d ezorg o v e r e n h e t b e h e e r v a n a r c h i e v e n c o n f o r m de A r c h i e f w e t 1 9 9 5 . De KPI's o m v a t t e n acht indicatoren die een beeld geven v a n d ekwaliteit v a n d ei n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g en d em a t e w a a r i n de g e m e e n t e aan de archiefwettelijke eisen voldoet. H e t K P I - v e r s l a g is o p g e s t e l d d o o r d e a r c h i e f i n s p e c t e u r v a n h e t R H C A l k m a a r .

D e u i t k o m s t e n k u n n e n a f w i j k e n t e n o p z i c h t v a n v o r i g j a a r o m d a t g e b r u i k is g e m a a k t v a n h e t g e a c t u a l i s e e r d e r a a m w e r k v o o r de archief-KPI's, zoals b e d o e l d i nd ehandreiking 'Horizontale v e r a n t w o o r d i n g A r c h i e f w e t 1 9 9 5 via Kritische P r e s t a t i e I n d i c a t o r e n (KPI's)' ( V N G , 2020)-'. M e t als g e v o l g d a t s o m m i g e h o o f s t u k k e n e n / o f v r a g e n zijn s a m e n g e v o e g d . Dit heeft invloed o phet resultaat dat grafisch w o r d t o n d e r s t e u n d d o o r gekleurde stoplichtbolletjes.

H e t a l g e m e n e b e e l d d a t uit h e t v e r s l a g n a a r v o r e n k o m t is d a t d e g e m e e n t e A l k m a a r n o g s t e e d s g r o t e n d e e l s a a n d e w e t t e l i j k e eisen v o l d o e t . M e e r d e r e z a k e n w a r e n w e l o p g e p a k t d o o r de organisatie m a a r zijn d o o r omstandigheden blijven liggen o fzijn g e w o o n w e g (nog) niet a f g e r o n d . Dit h e e f t g e r e s u l t e e r d dat bepaalde u i t k o m s t e n i n n e g a t i e v e zin zijn gewijzigd t e n opzichte v a n vorig jaar. T o c h b o e k t de g e m e e n t e i na l g e m e n e zin v o o r u i t g a n g i n d e praktijk.

Graag v e r n e e m ik uiterliik 1 s e p t e m b e r 2 0 2 1 van u een inhoudelijke reactie o phet verslag w a a r i n u aangeeft w e l k e stappen d eorganisatie n e e m t o freeds heeft g e n o m e n o m d ekwaliteit v a n d ei n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g te v e r b e t e r e n .

I k h o o p u h i e r m e e v o l d o e n d e t e h e b b e n geïnformeerd.

M e t vriendelijke groet.

D r s . P.J. P o s t , a r c h i v a r i s e n d i r e c t e u r v a n h e t R H C A l k m a a r

^Zle: h t t p s : / / v n e . n l / s l t e s / d e f a u l t / f l l e s / 2 0 2 0 - 0 5 / h o r l z o n t a l e - v e r a n t w o o r d l n e 20200430.pdf.

Page 1

From: "Post" <Post(5)alkmaar.nl> Date: 19 Apr 2 0 2 1 09:27:05 +0200 To: "DocHerkP" <digipost(5)alkmaar.nl> Subject: F W : V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r Attachments: 20210416_KPI_Verslag_Alkmaar_2021_def_versie_1.0.pdf,20210416_Alkmaar_kpi_brief.pdf

V a n : Frans van der Horst <f.vdhorst(5)archiefalkmaar.nl> V e r z o n d e n : vrijdag 16 april 2 0 2 1 14:07 A a n : Post <Post(5)alkmaar.nl>

O n d e r w e r p : V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r

Geacht college, B i j g a a n d b i e d ik u n a m e n s d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s h e t ' V e r s l a g K P I ' s I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r ' a a n , inclusief begeleidende brief.

M e t vriendelijke groet,

F.A. ( F r a n s ) v a n d e r H o r s t Archiefinspecteur

Regionaal Archief Alkmaar B e r g e r w e g 1 , 1 8 1 5 AC A l k m a a r ( 0 7 2 ) 8 5 0 8 2 0 0 / 2 2 5 (direct) www.archiefalkmaar.nl

(aanwezig: maandag t / m donderdag, vrijdagochtend)