20210702 Verslag Regionaal Archief Alkmaar - KPI 2021

Regionaal Archief Alkmaar

Verslag KPI's Informatiebeheer 2021 Gemeente Alkmaar

Auteur: Frans van der Horst (archiefinspecteur)

D a t u m : 16 april 2 0 2 1

V e r s i e : 1.0 ( d e f i n i t i e f )

Regionaal Archief Alkmaar

Ininoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Managementsamenvatting en actiepunten 3 KPI 1 . L o k a l e r e g e l i n g e n 6 KPI 2 . M i d d e l e n e n m e n s e n 8 KPI 3 . A r c h i e f r u i m t e n , a p p l i c a t i e s , a r c h i e f b e w a a r p l a a t s e n , e - d e p o t s 9 KPI 4 . I n t e r n e k w a l i t e i t s z o r g e n t o e z i c h t 10 KPI 5 . O r d e n i n g , a u t h e n t i c i t e i t , c o n t e x t , t o e g a n k e l i j k h e i d e n d u u r z a a m h e i d a r c h i e f b e s c h e i d e n 12 KPI 6 . V e r v a n g i n g , c o n v e r s i e / m i g r a t i e , s e l e c t i e , v e r n i e t i g i n g e n v e r v r e e m d i n g a r c h i e f b e s c h e i d e n . . . . 1 5 KPI 7 . O v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n 17 KPI 8 . T e r b e s c h i k k i n g s t e l l i n g v a n o v e r g e b r a c h t e a r c h i e f b e s c h e i d e n 18

1 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

Inleiding Op grond van artikel 4 van d e'Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch C e n t r u m Alkmaar' (RHC Alkmaar) houdt d edirecteur-archivaris van het RHC A l k m a a r toezicht o pd eniet-overgebrachte archieven van de g e m e e n t e A l k m a a r . Dit h o u d t in dat d earchivaris jaarlijks ( c o n f o r m artikel 2 v a n d e 'Archiefverordening A l k m a a r 2019') verslag doet aan het college van B & W over het gedane toezicht, dat d o o r de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar wordt uitgevoerd.

H e t K P I - v e r s l a g isg e b a s e e r d o p d e K r i t i s c h e P r e s t a t i e I n d i c a t o r e n (KPI's) zoals die zijn o p g e s t e l d d o o r d e V N G ^ . D i t r a a m w e r k o n d e r s t e u n t g e m e e n t e n bij d e h o r i z o n t a l e v e r a n t w o o r d i n g v a n d e z o r g o v e r e n h e t b e h e e r v a n a r c h i e v e n c o n f o r m d e A r c h i e f w e t 1 9 9 5 . D e KPI's o m v a t t e n acht i n d i c a t o r e n die e e n beeld g e v e n v a n d e kwaliteit van d einformatiehuishouding en d em a t e waarin d e g e m e e n t e aan d earchiefwettelijke eisen voldoet. T e g e l i j k e r t i j d k a n dit v e r s l a g d i e n e n als i n s t r u m e n t v o o r d e v e r t i c a l e v e r a n t w o o r d i n g t e n b e h o e v e v a n d e provinciale toezichthouder (Interbestuurlijk Toezicht).

D e KPI's beschrijven d es t a n d v a n z a k e n b i n n e n d e g e m e e n t e A l k m a a r n a a r aanleiding v a n h e t g e s p r e k dat d e archiefinspecteur begin 2 0 2 1 heeft g e v o e r d m e t d e I n f o r m a t i e a d v i s e u r D I V e n d e U n i t m a n a g e r Facilitair. Per KPI w o r d t i n het verslag i n e e n k o r t e conclusie d e v r a a g b e a n t w o o r d i nw e l k e m a t e d eg e m e e n t e a a n d e a r c h i e f w e t t e l i j k e e i s e n v o l d o e t e n w e l k e s t a p p e n zij n e e m t o m h i e r a a n t e k u n n e n v o l d o e n .

T e r b e o o r d e l i n g is e e n K P I - f o r m u l i e r i n g e v u l d d o o r d e I n f o r m a t i e a d v i s e u r D I V e n d i t f o r m u l i e r is u i t g e b r e i d met de archiefinspecteur besproken. Het f o r m u l i e r bevat d eh o o f d - en deelvragen per KPI-categorie (de wettelijke g r o n d s l a g v a n d e KPI) e n e e n o o r d e e l o f al d a n n i e t v o l d a a n w o r d t a a n d e w e t t e l i j k e eis. H e t f o r m u l i e r is u i t e i n d e l i j k b e o o r d e e l d d o o r d e a r c h i e f i n s p e c t e u r e n v o r m t d e basis v o o r h e t K P I - v e r s l a g .

In h e t verslag w o r d t h o o f d z a k e l i j k i n g e g a a n o p h e t b e h e e r v a n d e n i e t - o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n , m e t u i t z o n d e r i n g v a n KPI 8 . A n d e r e a s p e c t e n v a n h e t b e h e e r v a n d e (historische) a r c h i e v e n die zijn o v e r g e b r a c h t naar de archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar w o r d e n verder inhet Jaarverslag 2020 behandeld.

De uitspraken h e b b e n zowel betrekking o pd earchiefbescheiden die in het archiveringssysteem ( D M S e n / o f z a a k s y s t e e m ) zijn o p g e n o m e n als i n a n d e r e a p p l i c a t i e s e n o p n e t w e r k s c h i j v e n . E e n t e p l a a t s e n k a n t t e k e n i n g h i e r b i j is d a t d e g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e i n b e g i n s e l e e n o v e r z i c h t m o e t hebben v a n alle i n f o r m a t i e , g e o r d e n d per w e r k p r o c e s e n i n f o r m a t i e s y s t e e m .

Ten behoeve van bestuur en m a n a g e m e n t w o r d t het verslag voorafgegaan door een samenvatting van d e r e s u l t a t e n v a n d e KPI's m e t b i j b e h o r e n d e a c t i e p u n t e n . D e s a m e n v a t t i n g w o r d t grafisch o n d e r s t e u n d d o o r g e k l e u r d e s t o p l i c h t b o l l e t j e s , w a a r m e e i n één o o g o p s l a g e e n b e e l d v e r k r e g e n w o r d t v a n d e k w a l i t e i t v a n d e i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g e n i nw e l k e m a t e d e g e m e e n t e aan d e wettelijke eisen voldoet.

^ D e w e t t e l i j k e g r o n d s l a g e n w a a r de KPI's o p zijn g e b a s e e r d s t a a n In de h a n d r e i k i n g ' H o r i z o n t a l e v e r a n t w o o r d i n g A r c h i e f w e t 1 9 9 5 vla Kritische P r e s t a t i e I n d i c a t o r e n (KPI's)' ( V N G , 2 0 2 0 ) . Zie: h t t p s : / / v n E . n l / s l t e s / d e f a u l t / f l l e s / 2 0 2 0 - 05/horlzontale-verantwoordlne 20200430.pdf.

2 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

Managementsamenvatting en actiepunten

KPI 1. Lokale regelingen >^

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De g e m e e n t e l i j k e regelingen v o l d o e n g r o t e n d e e l s a a n de w e t t e l i j k e eisen. De g e m e e n t e blijft o v e r h e t algemeen alert w a n n e e r er over de zorg v o o r e n het beheer v a n archieven nadere afspraken gemaakt m o e t e n w o r d e n , d o o r in s a m e n s p r a a k m e t de b e t r o k k e n p a r t i j e n o v e r e e n k o m s t e n o p t e stellen e n af t e s l u i t e n .

Actiepunten • Formaliseer de Beheerregeling Informatiebeheer. Stel e e n Strategisch I n f o r m a t i e Overleg (SlO) in. • Betrek DIV tijdig w a n n e e r s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n w o r d e n aangegaan e n o v e r e e n k o m s t e n w o r d e n afgesloten. M a a r a f s p r a k e n o v e r h e t b e h e e r v a n i n f o r m a t i e e n leg deze vast. • T o e t s alle b e s t a a n d e regelingen e n o v e r e e n k o m s t e n o p juiste a f s p r a k e n o m t r e n t archiefzorg e n -beheer. • Ontwikkel procedures o m tijdig te k u n n e n signaleren indien overheidstaken wijzigen e n / o f de g e m e e n t e d e e l n e e m t a a n gemeenschappelijke regelingen e n andere s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n . Stel de vraag w e l k e invloed een dergelijke wijziging e n / o f d e e l n a m e heeft op de zorg en het beheer v a n archiefbescheiden. • Ontwikkel procedures o m tijdig te k u n n e n signaleren indien het archiefbeheer(taken) w o r d t uitbesteed. M a a k (bij o v e r e e n k o m s t ) e e n d u i d i g e a f s p r a k e n o v e r h e t archief- e n i n f o r m a t i e b e h e e r .

KPI 2 . M i d d e l e n e n m e n s e n

Kan de gemeente beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen zij voor de wettelijke taken {voor de archiefzorg en het archiefbeheer) ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

De g e m e e n t e stelt v o l d o e n d e m i d d e l e n beschikbaar o m de k o s t e n t e d e k k e n die zijn v e r b o n d e n a a n de u i t o e f e n i n g v a n d e z o r g v o o r c.q. h e t b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n . O p d i t m o m e n t is h e t n i e t d u i d e l i j k o f d i t v o l d o e n d e z a l z i j n o m d e d i g i t a l e o m s l a g b i n n e n d e o r g a n i s a t i e v e r d e r v o r m t e g e v e n e n de o n t s t a n e a c h t e r s t a n d e n w e g t e w e r k e n . M e t de inzet v a n h e t huidige a a n t a l f t e lijkt de o r g a n i s a t i e o v e r v o l d o e n d e m e n s e n t e b e s c h i k k e n , al zal s p o e d i g e x t r a c a p a c i t e i t e n k e n n i s n o d i g zijn.

Actiepunten • I n v e n t a r i s e e r o f h e t a a n t a l f t e v o l d o e n d e is ( o o k k w a l i t a t i e f g e z i e n ) e n w e r k d e o n t s t a n e a c h t e r s t a n d e n planmatig w e g . Stel hiervoor v o l d o e n d e middelen e n m e n s e n t e r beschikking. • Z o r g d a t h e t k w a l i t e i t s n i v e a u v a n m e d e w e r k e r s v o o r w a t b e t r e f t d e d i g i t a l e o m s l a g v o l d o e n d e is g e b o r g d (door de taakomschrijvingen te verbeteren en deze o p n i e u w te verdelen). Besteed aandacht aan opleiding. • Stel integraal v o o r w a a r d e n vast o m kwaliteit v a n i n f o r m a t i e te w a a r b o r g e n . Deze v o o r w a a r d e n bestaan uit r i c h t l i j n e n , k e n n i s , gedrag, b e s c h i k b a r e e n ingerichte s y s t e m e n , capaciteit o m alle v o o r w a a r d e n in t e v u l l e n .

KPI 3 . A r c h i e f r u i m t e n , a p p l i c a t i e s , a r c h i e f b e w a a r p l a a t s e n , e-depots

Zijn de fysieke en digitale b e w a a r o m s t a n d i g h e d e n o p o r d e ?

De fysieke e n digitale b e w a a r o m s t a n d i g h e d e n zijn o p o r d e .

Actiepunten • Actualiseer het calamiteitenplan v o o r archiefruimten. O e f e n regelmatig m e t dit plan.

KPI 4 . I n t e r n e k w a l i t e i t s z o r g e n t o e z i c h t

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

3 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar De g e m e e n t e w e r k t aan de kwaliteit v a n haar i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g e n beschikt deels over e e n wettelijk v o o r g e s c h r e v e n t o e t s b a a r k w a l i t e i t s s y s t e e m (zoals b e d o e l d in artikel 1 6 v a n de Archiefregeling). T o e z i c h t e n verslaglegging zijn belegd.

Actiepunten • W e r k aan de t o t s t a n d k o m i n g v a n een w e r k e n d kwaliteitssysteem, m e d e gelet op de verdere implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

KPI 5 . O r d e n i n g , a u t h e n t i c i t e i t , c o n t e x t , t o e g a n k e l i j k h e i d e n d u u r z a a m h e i d archiefbescheiden

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

De ordening v a n papieren e n digitale archiefbescheiden geschiedt planmatig e n de archiveringssystemen w a a r b o r g e n de authenticiteit, context, toegankelijkheid e n duurzaamheid v a n deze bescheiden. Daarbij heeft d e o r g a n i s a t i e t o t o p z e k e r e h o o g t e z i c h t o p d e a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e d i e i n t e g r a a l is o p g e s l a g e n , i n andere applicaties en o p netwerkschijven. W a t betreft de digitale archiefbescheiden m o e t n o g h e t e e n en a n d e r w o r d e n gedaan, zoals de o n t w i k k e l i n g v a n e e n bewaarstrategie.

Actiepunten • Zet c o n c r e t e s t a p p e n o m t o t e e n c o m p l e e t overzicht v a n alle a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e , g e o r d e n d p e r werkproces en informatiesysteem te komen. • Formaliseer informatiebeleid t e n aanzien v a n d u u r z a a m beheer v a n digitale archiefbescheiden. Besteed hierbij in het bijzonder aandacht aan het gebruik van opslagformaten e n de functionele eisen v a n digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n (bij c o n v e r s i e e n / o f m i g r a t i e ) . • Leg de eisen vast v a n a f w i j k e n d e digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n die specifiek g e d r a g v e r t o n e n . O n d e r z o e k h o e deze digitale bestanden zonder verlies v a n i n f o r m a t i e beheerd k u n n e n w o r d e n . • Stel in o v e r l e g m e t h e t R e g i o n a a l A r c h i e f A l k m a a r e e n b e w a a r s t r a t e g i e o p z o d a t de d u u r z a a m b e h e e r v a n digitale archiefbescheiden d o o r de tijd h e e n kan w o r d e n gewaarborgd.

KPI 6 . V e r v a n g i n g , c o n v e r s i e / m i g r a t i e , s e l e c t i e , v e r n i e t i g i n g e n v e r v r e e m d i n g v a n archiefbescheiden

Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

D e g e m e e n t e w e e g t z o r g v u l d i g a f w a n n e e r h e t b e z i t v a n b e s c h e i d e n n i e t m e e r v a n b e l a n g is v o o r bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De g e m e e n t e draagt grotendeels zorg v o o r de tijdige e n o p correcte wijze uitgevoerde vernietiging v a n d a a r v o o r in a a n m e r k i n g k o m e n d e archiefbescheiden.

Actiepunten Z o r g d a t D I V s t r u c t u r e e l b e t r o k k e n is b i j a l l e o p h a n d e n z i j n d e m i g r a t i e t r a j e c t e n . Standaardiseer migratietrajecten zodat goede documentatie kan plaatsvinden. M a a k procedurele afspraken hierover. Gebruik de 'Leidraad t e n behoeve v a n het opstellen v a n een migratieverklaring' (RAA, 2016). Stel e e n conversie/migratie protocol o p e n n e e m dit m e e in de t e o n t w i k k e l e n bewaarstrategie. Pas tijdig v e r n i e t i g i n g t o e n a d a t a f g e s l o t e n z a k e n v a n u i t h e t o u d e z a a k s y s t e e m e n a a n v e r w a n t e applicaties (per proces) g e m i g r e e r d zijn n a a r h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m . Stel e e n integrale procedure o p zodat tijdige e n r e c h t m a t i g e vernietiging v a n archiefbescheiden b i n n e n e n b u i t e n h e t z a a k s y s t e e m k a n p l a a t s e n v i n d e n . M a a k h i e r o v e r a f s p r a k e n m e t alle b e l a n g h e b b e n d e n . O n t w i k k e l e e n h o t s p o t m o n i t o r . M a a k h i e r v o o r a f s p r a k e n b i n n e n h e t Strategisch I n f o r m a t i e O v e r l e g (SlO).

4 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar KPI 7. O v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?

De g e m e e n t e brengt t eb e w a r e n archiefbescheiden na de wettelijke termijn van 20 jaar over naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . U i t z o n d e r i n g e n (archieven r e c h t s v o o r g a n g e r ) zijn m e t r e d e n e n o m k l e e d .

Actiepunten • B r e n g i n2 0 2 1 alle d a a r v o o r in a a n m e r k i n g k o m e n d e p a p i e r e n a r c h i e v e n n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v a n het RHC Alkmaar.

KPI 8. T e r b e s c h i k k i n g s t e l l i n g v a n o v e r g e b r a c h t e archiefbescheiden

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De g e m e e n t e voldoet i nd epraktijk aan d e openbaarheidseisen v a n de Archiefwet. Dit betreft d e archieven die zijn o v e r g e b r a c h t n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o fo p g e n o m e n zijn i n het e - d e p o t v a n h e t R H C A l k m a a r .

Actiepunten • Niet van toepassing.

Mate waarin de gemeente voor de betreffende KPI-categorie aan de wettelijl<e eisen voldoet:

3 Voldoet Voldoet voor aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

5 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 1. Lokale regelingen

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De g e m e e n t e l i j k e regelingen v o l d o e n g r o t e n d e e l s a a n de w e t t e l i j k e eisen. De g e m e e n t e blijft o v e r h e t a l g e m e e n alert w a n n e e r er over de zorg v o o r en het beheer van archieven nadere afspraken g e m a a k t m o e t e n w o r d e n , d o o r in s a m e n s p r a a k m e t de b e t r o k k e n p a r t i j e n o v e r e e n k o m s t e n o p t e s t e l l e n e n af t e s l u i t e n .

1.1. Archiefverordening De g e m e e n t e beschikt over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening w a a r i n d e z o r g v o o r e n t o e z i c h t o p d e n i e t - o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n is g e r e g e l d ( v a s t s t e l l i n g s d a t u m 2 5 a p r i l 2 0 1 9 ) . D e v e r o r d e n i n g is m e d e g e d e e l d a a n G e d e p u t e e r d e S t a t e n .

1.2. B e h e e r r e g e l i n g i n f o r m a t i e b e h e e r N a d e r e v o o r s c h r i f t e n t e n a a n z i e n v a n het b e h e e r v a n de n i e t - o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n zijn u i t g e w e r k t in h e t B e s l u i t I n f o r m a t i e b e h e e r ( v a s t s t e l l i n g s d a t u m 9 j u n i 2 0 1 5 ) . D i t b e s l u i t is n i e t m e e r a c t u e e l e n z a l v e r v a n g e n m o e t e n w o r d e n d o o r d e B e h e e r r e g e l i n g I n f o r m a t i e b e h e e r . D e z e r e g e l i n g is i n c o n c e p t v o r m o p g e l e v e r d .

1.3 S t r a t e g i s c h I n f o r m a t i e O v e r l e g ( S l O ) V o l g e n s d e o r g a n i s a t i e l a a t d e i n s t e l l i n g v a n e e n S l O v o o r l o p i g n o g o p z i c h w a c h t e n . W e l is D I V m e t v e r s c h i l l e n d e m e n s e n in g e s p r e k o m e e n S l O v a n de g r o n d t e k r i j g e n . H e t v o o r s t e l zal b i n n e n k o r t w o r d e n v o o r g e l e g d w o r d e n a a n h e t coördinatie-overleg o f w o r d t o p g e n o m e n i n één v a n d e v e r b e t e r p r o g r a m m a ' s .

1.4. W i j z i g i n g o v e r h e i d s t a k e n H e t c o l l e g e t r e f t bij w i j z i g i n g v a n o v e r h e i d s t a k e n a d e q u a t e v o o r z i e n i n g e n o m t r e n t d e z o r g v o o r a r c h i e f b e s c h e i d e n bij o p h e f f i n g , s a m e n v o e g i n g , s p l i t s i n g o f w a n n e e r t a k e n w o r d e n o v e r g e d r a g e n a a n e e n a n d e r o v e r h e i d s o r g a a n . I n d i t v e r b a n d is h e t b e l a n g r i j k o m t e c o n t r o l e r e n o f d e z o r g v o o r e n h e t b e h e e r v a n archiefbescheiden in ( t o e k o m s t i g e ) o v e r e e n k o m s t e n v o l d o e n d e zijn g e b o r g d .

Velllgheldsreglo NHN Bij d e o v e r d r a c h t v a n t a k e n v a n d e g e m e e n t e l i j k e b r a n d w e e r n a a r d e V e i l i g h e i d s r e g i o N H N h e e f t d e g e m e e n t e z e l f d e g e b r u i k s v e r g u n n i n g - e n t o e z i c h t t a k e n b e h o u d e n . D e z e d o s s i e r s z i j n i n b e h e e r bij d e a m b t e l i j k e organisatie. Dit geldt o o k v o o r de dossiers v a n de v o o r m a l i g e g e m e e n t e n G r a f t de Rijp e n S c h e r m e r .

1.5. G e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n W a n n e e r n i e u w e g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen o n t s t a a n h e e f t dit de aandacht e n w o r d e n de nodige v o o r z i e n i n g e n g e t r o f f e n o m t r e n t d e z o r g v o o r a r c h i e f b e s c h e i d e n . I n d i t v e r b a n d is h e t o o k b e l a n g r i j k d a t a f s p r a k e n o v e r h e t b e h e e r v a n i n f o r m a t i e w o r d e n g e f o r m a l i s e e r d e n in e e n o v e r e e n k o m s t w o r d t o p g e n o m e n . Tot op heden gebeurt dat niet altijd, zeker w a n n e e r s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n w o r d e n aangegaan. De g e m e e n t e beschikt over een bijgewerkt register van gemeenschappelijke regelingen.

Omgevingsdlenst Noord-Holland Noord In 2 0 1 7 zijn er t u s s e n de g e m e e n t e A l k m a a r e n de O m g e v i n g s d i e n s t N o o r d - H o l l a n d N o o r d ( v o o r h e e n R U D ) concrete a f s p r a k e n g e m a a k t t e n aanzien v a n h e t (digitaal) archief- e n i n f o r m a t i e b e e r . Deze zijn f o r m e e l vastgelegd.

Halte W e r k De primaire processen w o r d e n uitgevoerd d o o r Halte W e r k , A l k m a a r verzorgt de technische ondersteuning van d e z e p r o c e s s e n e n h e t a r c h i e f - e n i n f o r m a t i e b e h e e r h i e r v a n . H i e r v o o r is e e n D V O a f g e s l o t e n m e t H a l t e W e r k . De g e m e e n t e H e e r h u g o w a a r d verzorgt de o n d e r s t e u n d e processen (administratie) en beheert de bestuurs- en b e d r i j f s v o e r i n g s a r c h i e v e n v a n H a l t e W e r k . In dit v e r b a n d v e r z o e k t de a r c h i e f i n s p e c t e u r dat H a l t e W e r k e n / o f de g e m e e n t e A l m a a r o o k nadere afspraken m a a k t m e t de g e m e e n t e n H e e r h u g o w a a r d en Langedijk (of de rechtsopvolger) o m t r e n t het archief- en i n f o r m a t i e b e h e e r dat voortvloeit uit de primaire processen, m e d e g e l e t o p d e i m p l e m e n t a t i e v a n h e t z a a k s y s t e e m . E e n g o e d v o o r b e e l d v a n d e u i t w e r k i n g v a n d e z e a f s p r a k e n is

6 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar t e v i n d e n in de b e h e e r s o v e r e e n k o m s t m e t de O m g e v i n g s d i e n s t N o o r d - H o l l a n d N o o r d . I m m e r s , d e d e s b e t r e f f e n d e g e m e e n t e n z i j n e n b l i j v e n als z o r g d a g e r v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h u n a r c h i e f b e s c h e i d e n .

Samenwerkingsverbanden H o e d e z o r g v o o r e n h e t b e h e e r v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n is g e r e g e l d b i n n e n s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n b l i j k t n i e t altijd duidelijk te zijn. Veel s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n w o r d e n officieus gestart of z o n d e r d a a d w e r k e l i j k e a f s p r a k e n o v e r b e h e e r v a n i n f o r m a t i e . In d e p r a k t i j k w o r d t D I V n i e t a u t o m a t i s c h b e t r o k k e n w a n n e e r o v e r e e n k o m s t e n w o r d e n a f g e s l o t e n , z o a l s bij d e D V O v a n H a l t e W e r k . Z a k e n w o r d e n v a a k a c h t e r a f e n a d h o e g e r e g e l d . E r is g e e n v a s t g e s t e l d e p r o c e d u r e h i e r o m t r e n t . D a a r o m m o e t e n a l l e b e s t a a n d e r e g e l i n g e n e n o v e r e e n k o m s t e n w o r d e n getoetst op juiste afspraken o m t r e n t de archiefzorg en -beheer. Structurele b e t r o k k e n h e i d D I V is g e w e n s t e n z o u o p s t r a t e g i s c h e n t a c t i s c h n i v e a u b e l e g d m o e t e n w o r d e n ( z i e § 1 . 3 ) .

1.6. M a n d a a t r e g e l i n g a r c h i e f z o r g D e g e m e e n t e b e s c h i k t o v e r e e n m a n d a a t r e g e l i n g . H e t m a n d a a t r e g i s t e r is n i e t a c t u e e l . A f g e l o p e n j a a r l i e p d e d i s c u s s i e o v e r o m g e k e e r d m a n d a a t . R e c e n t is b e s l o t e n d o o r h e t c o l l e g e v a n B & W o m h i e r v o o r n i e t t e k i e z e n . Binnenkort w o r d t het mandaatregister geactualiseerd.

1.7. U i t b e s t e d e n a r c h i e f b e h e e r ( t a k e n ) Indien (aspecten v a n ) a r c h i e f b e h e e r ( t a k e n ) zijn u i t b e s t e e d w o r d t er r e k e n i n g g e h o u d e n m e t de w e t t e l i j k e g e m e e n t e l i j k e e i n d v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d . De g e m e e n t e m a a k t indien nodig concrete afspraken m e t (privaatrechtelijke) partijen o m t r e n t de creatie, beschikbaarstelling, rechten, e i g e n d o m , d u u r z a m e bewaring v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n . I n d i t v e r b a n d is h e t o o k v a n b e l a n g d a t d e d i e n s t v e r l e n i n g e n h e t c o n t r a c t b e h e e r ( i n d e n i e u w e digitale b e h e e r o m g e v i n g ) verder w o r d t v o r m g e g e v e n . Volgens de organisatie w o r d t de actualiteit v a n dergelijke o v e r e e n k o m s t e n jaarlijks gecontroleerd door een accountmanager.

M e t verschillende partijen (Notubiz, A r c h i e f w e b . e u ) zijn o v e r e e n k o m s t e n a f g e s l o t e n , w a a r i n e e n exit-scenario is o p g e n o m e n . D e a u d i o v i s u e l e r a a d s v e r s l a g e n s t a a n n u n i e t i n h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m . D e d u u r z a m e e n t o e g a n k e l i j k e o p s l a g v a n d e z e a r c h i e f b e s c h e i d e n in de n i e u w e digitale b e h e e r o m g e v i n g m o e t n o g a p a r t w o r d e n geregeld. Deze vraag m a a k t o n d e r d e e l uit v a n de beschrijving en i m p l e m e n t a t i e v a n e e n mogelijke k o p p e l i n g m e t h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m . De o r g a n i s a t i e g e e f t a a n d a t in o v e r l e g m e t N o t u b i z o o k g e k e k e n w o r d t v o o r h e t a r c h i v e r e n bij d e b r o n v a n d e z e r a a d s v e r s l a g e n .

M e t e e n p r i v a t e p a r t i j is e e n o v e r e e n k o m s t g e s l o t e n v o o r d e o p s l a g e n h e t b e h e e r v a n o p t e r m i j n t e v e r n i e t i g e n p a p i e r e n a r c h i e f s t u k k e n . T e v e n s zijn er a f s p r a k e n g e m a a k t o m t r e n t de uiteindelijke vernietiging.

1.8 P u b l i c a t i e e n b e k e n d m a k i n g D e g e m e e n t e d o e t h a a r p u b l i c a t i e s e n b e k e n d m a k i n g e n v i a D R O P ( D e c e n t r a l e R e g e l g e v i n g e n Officiële Publicaties) e n / o f https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad.

7 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 2. Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen zij voor de wettelijke taken (voor de archiefzorg en het archiefbeheer) ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

De g e m e e n t e stelt v o l d o e n d e m i d d e l e n beschikbaar o m de k o s t e n t e d e k k e n die zijn v e r b o n d e n a a n de u i t o e f e n i n g v a n d e z o r g v o o r c.q. h e t b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n . O p d i t m o m e n t is h e t n i e t d u i d e l i j k o f d i t v o l d o e n d e zal z i j n o m d e d i g i t a l e o m s l a g b i n n e n d e o r g a n i s a t i e v e r d e r v o r m t e g e v e n e n de o n t s t a n e a c h t e r s t a n d e n w e g t e w e r k e n . M e t de inzet v a n h e t huidige a a n t a l f t e lijkt de o r g a n i s a t i e o v e r v o l d o e n d e m e n s e n t e b e s c h i k k e n , al z a l s p o e d i g e x t r a c a p a c i t e i t e n k e n n i s n o d i g z i j n .

2.1. Middelen De g e m e e n t e stelt v o l d o e n d e m i d d e l e n beschikbaar o m de k o s t e n t e d e k k e n die zijn v e r b o n d e n a a n de u i t o e f e n i n g v a n d e z o r g v o o r c.q. h e t b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n . O p d i t m o m e n t is h e t n i e t d u i d e l i j k o f d i t v o l d o e n d e zal z i j n o m d e d i g i t a l e o m s l a g b i n n e n d e o r g a n i s a t i e v e r d e r v o r m te geven en de o n t s t a n e achterstanden w e g te w e r k e n .

Achterstanden D e g e m e e n t e h e e f t a c h t e r s t a n d e n in de v e r n i e t i g i n g v a n digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n o m d a t de v e r n i e t i g i n g s f u n c t i o n a l i t e i t i n s o m m i g e a p p l i c a t i e s n i e t is i n g e r e g e l d ( z i e § 6 . 4 ) . D e z e a c h t e r s t a n d e n g r o e i e n w e l m i n d e r snel o m d a t steeds m e e r processen in het n i e u w e zaaksysteem w o r d e n ingericht.

V o l g e n s d e o r g a n i s a t i e is e r o n v o l d o e n d e z i c h t o p d e b e n o d i g d e i n s p a n n i n g o m d e a c h t e r s t a l l i g e d i g i t a l e v e r n i e t i g i n g u i t t e v o e r e n . D i t z a l bij d e o p s t e l l i n g v a n d e m i g r a t i e p r o j e c t e n d u i d e l i j k m o e t e n w o r d e n . D e p l a n n i n g v o o r d e d i g i t a l e i n f o r m a t i e b e h e e r t a k e n is e r n i e t . D e m i g r a t i e e n d a a r o p v o l g e n d d e v e r n i e t i g i n g v a n digitale i n f o r m a t i e vraagt o o k veel kennis e n capaciteit. O p dit m o m e n t zijn er t e w e i n i g m e n s e n m e t de j u i s t e kennis o m bepaalde w e r k z a a m h e d e n uit te v o e r e n . V o o r de papieren archieven zullen de a c h t e r s t a n d e n niet g r o e i e n m a a r w e l m i n d e r s n e l w e g g e w e r k t k u n n e n w o r d e n , (zie ' P l a n n i n g o v e r d r a c h t ' v o o r p a p i e r e n a r c h i e f ) .

2.2. M e n s e n ; kwantitatief t e n behoeve v a n beheer De organisatie geeft aan deels over v o l d o e n d e m e n s e n t e beschikken o m de digitale o m s l a g verder v o r m te geven, de w e r k z a a m h e d e n v o o r a n a l o o g e n digitaal a r c h i e f b e h e e r naar b e h o r e n uit te k u n n e n v o e r e n en de a c h t e r s t a n d e n w e g t e w e r k e n . M e t de inzet v a n h e t huidige a a n t a l f t e (inclusief de i n h u u r v a n p e r s o n e e l ) lijkt d e g e m e e n t e l i j k o r g a n i s a t i e o v e r v o l d o e n d e m e n s e n t e b e s c h i k k e n , al z a l s p o e d i g e x t r a f o r m a t i e n o d i g z i j n .

Ontwikkelingen De m e d e w e r k e r s in de o r g a n i s a t i e die i n f o r m a t i e p r o d u c e r e n o f v e r w e r k e n zijn n a u w e l i j k s o p de h o o g t e v a n de interne richtlijnen op informatiebeheergebied o m een goed informatiebeheer te kunnen garanderen. Daarom wordt vanuit het Informatiedomein (Informatiebeheer samen met l&A, Control, Informatiebeveiliging en juridische zaken) richting het m a n a g e m e n t aangegeven dat de v o o r w a a r d e n v o o r goed i n f o r m a t i e b e h e e r m o m e n t e e l o n v o l d o e n d e zijn ingevuld b i n n e n de g e m e e n t e l i j k e organisatie. Deze v o o r w a a r d e n b e s t a a n uit r i c h t l i j n e n , k e n n i s , g e d r a g , b e s c h i k b a r e e n i n g e r i c h t e s y s t e m e n , capaciteit o m alle v o o r w a a r d e n in t e v u l l e n .

2.3. M e n s e n ; kwalitatief t e n b e h o e v e van beheer H e t k w a l i t e i t s n i v e a u v a n d e m e d e w e r k e r s d i e z i c h b e z i g h o u d e n m e t d e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g is d u s d a n i g d a t niet alle s o o r t e n w e t t e l i j k verplichte w e r k z a a m h e d e n n a a r b e h o r e n k u n n e n w o r d e n v o l d a a n , zoals kwaliteitszorg.

Ontwikkelingen De organisatie geeft aan dat de transitie van DIV van uitvoerende t a k e n en w e r k z a a m h e d e n naar adviserende, ondersteunde en controlerende taken en w e r k z a a m h e d e n v o r m begint te krijgen. D I G I - D I V - e r s z i j n a c t i e f . In 2 0 1 9 z i j n h i e r t o e d e n o d i g e s t a p p e n g e z e t . W e l m o e t e n t a a k o m s c h r i j v i n g e n w o r d e n v e r b e t e r d e n o p n i e u w w o r d e n v e r d e e l d . Dit zal o o k k u n n e n b e t e k e n e n d a t e x t r a o p l e i d i n g e n n o d i g zijn. E e n o p l e i d i n g s t r a j e c t is n o g n i e t g e s t a r t . D e o r g a n i s a t i e m o e t i n z i c h t e l i j k m a k e n w a a r d e h i a t e n z i t t e n e n h i e r o p anticiperen. Een Plan van Aanpak ontbreekt nog.

8 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen, e-depots

Zijn de fysieke en digitale b e w a a r o m s t a n d i g h e d e n op o r d e ?

De fysieke e n digitale b e w a a r o m s t a n d i g h e d e n zijn o p o r d e .

3.1. Archiefruimte(n) en applicaties In 2 0 1 5 h e e f t de a r c h i e f i n s p e c t e u r t o t t w e e m a a l t o e de a r c h i e f r u i m t e i n h e t s t a d h u i s b e z o c h t o m t e k u n n e n b e o o r d e l e n o f d e z e r u i m t e a a n d e a r c h i e f w e t t e l i j k e e i s e n v o l d o e t . D e r e d e n h i e r v o o r is d a t d e g e m e e n t e i n d e loop van 2 0 1 4 had geconstateerd dat de klimaatinstallatie niet naar b e h o r e n functioneerde en derhalve aangepast diende te w o r d e n . Het jaar daarop heeft de organisatie de nodige m a a t r e g e l e n getroffen o m d e aanpassingen aan het klimaatinstallatie te k u n n e n realiseren. De archiefinspecteur heeft indertijd besloten o m de r u i m t e z o w e l v o o r als na de v o o r n o e m d e a a n p a s s i n g e n t e b e o o r d e l e n . Naar aanleiding van deze inspecties valt de concluderen dat betreffende r u i m t e grotendeels voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling. De definitieve c o n s t a t e r i n g e n v a n de archiefinspecteur zijn g e r a p p o r t e e r d a a n het college v a n B & W (zie de b r i e f v a n 2 1 m a a r t 2 0 1 6 , k e n m e r k 2 0 1 6 f h - A - l ) .

3.1.1. Applicatieoverzicht D e o r g a n i s a t i e b e s c h i k t o v e r a p p l i c a t i e o v e r z i c h t ( B l u e D o l p h i n ) w a a r d o o r zij z i c h t h e e f t o p d e g e b r u i k t e applicaties en de i n f o r m a t i e s t r u c t u r e n en koppelingen. V o l g e n s de o r g a n i s a t i e w o r d t h e t inzicht in de applicaties, h u n p o s i t i e e n rol in de i n f o r m a t i e - a r c h i t e c t u u r steeds duidelijker. O o k de M o n i t o r Digitale I n f o r m a t i e ( M D I ) v a n h e t Regionaal A r c h i e f A l k m a a r (die d o o r de gemeentelijke organisatie structureel w o r d t ingevuld) vervolmaakt het overzicht.

3.2. Archiefbewaarplaatsen (voor analoge archiefbescheiden) D e g e m e e n t e h e e f t de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v a n h e t R H C A l k m a a r a a n g e w e z e n als a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . D e z e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s is b e g i n 2 0 1 8 geïnspecteerd d o o r d e a r c h i e f i n s p e c t e u r v a n h e t G e m e e n t e a r c h i e f Z a a n s t a d e n v o l d o e t a a n alle w e t t e l i j k e eisen.

3.3. E-depot(s) De g e m e e n t e gaat gebruik m a k e n v a n het e-depot v a n het RHC A l k m a a r v o o r de b e w a r i n g v a n digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n . Dit e - d e p o t v o l d o e t a a n de e i s e n o p basis v a n de A r c h i e f r e g e l i n g .

3.4. O n d e r d e e l g e m e e n t e l i j k r a m p e n p l a n De g e m e e n t e beschikt over een plan m e t procedures v o o r de verplaatsing/veiligstelling van objecten m e t een cultuurhistorische waarde.

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten e n o n t r u i m i n g Het calamiteitenplan v o o r de archiefruimten w a a r aandacht w o r d t besteed aan de reikwijdte, d e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d s v e r d e l i n g e n d e o n t r u i m i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n is b e s c h i k b a a r m a a r n i e t m e e r a c t u e e l . D i t p l a n h e e f t z o w e l b e t r e k k i n g o p a n a l o g e als d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n .

9 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

De g e m e e n t e w e r k t aan de kwaliteit van haar i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g en beschikt deels over een wettelijk v o o r g e s c h r e v e n t o e t s b a a r k w a l i t e i t s s y s t e e m (zoals b e d o e l d in artikel 16 v a n de Archiefregeling). T o e z i c h t en verslaglegging zijn belegd.

4.1. Kwaliteitssysteem archief-en informatiebeheer De g e m e e n t e w e r k t aan de kwaliteit van haar i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g en o n t w i k k e l t een wettelijk v o o r g e s c h r e v e n t o e t s b a a r k w a l i t e i t s s y s t e e m (zoals b e d o e l d in artikel 16 v a n de Archiefregeling).

De t o t s t a n d k o m i n g v a n e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m , w a a r i n v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n zijn belegd en t a k e n w o r d e n u i t g e v o e r d o m e e n v o o r a f b e p a a l d e k w a l i t e i t t e b e r e i k e n , is n o o d z a k e l i j k o m d e k w a l i t e i t v a n d e i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g binnen de gemeentelijke organisatie structureel te k u n n e n borgen. De urgentie v o o r h e t o p z e t t e n v a n e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m zal d a a r o m o r g a n i s a t i e b r e e d ( u i t ) g e d r a g e n m o e t e n w o r d e n .

T a a k g e r i c h t e D I V - p r o c e d u r e s zijn o p u i t v o e r e n d n i v e a u vastgelegd. Alle w e r k p r o c e s s e n die hieruit v o o r t v l o e i e n w o r d e n gecontroleerd en indien nodig herzien e n / o f uitgewerkt, m e d e gelet op de i m p l e m e n t a t i e van het n i e u w e z a a k s y s t e e m . In dit v e r b a n d g e e f t de o r g a n i s a t i e a a n dat de h e r z i e n i n g v a n deze w e r k p r o c e s s e n s a m e n w o r d t opgepakt m e t l&A en andere belanghebbenden o m integraal gegevensmanagement mogelijk te m a k e n binnen de n i e u w e digitale b e h e e r o m g e v i n g .

N o r m e n zijn v a s t g e s t e l d . In de p r a k t i j k w o r d t g e k e k e n in h o e v e r r e w o r d t v o l d a a n a a n de gestelde n o r m e n e n k w a l i t e i t s a f s p r a k e n die h i e r o m t r e n t zijn g e m a a k t . Deze k w a l i t e i t s t o e t s i n g vindt plaats o p het n i v e a u v a n de s c a n w e r k z a a m h e d e n (sinds 2 0 2 0 via het ' H a n d b o e k V e r v a n g i n g 1 1 - 1 2 - 2 0 1 9 , versie 2 . 4 ' ) , de registratie en het t o e k e n n e n v a n z a a k t y p e n (in o v e r e e n s t e m m i n g m e t de b e t r e f f e n d e a f d e l i n g e n ) . D I V l o o p t v o o r o n d e r s t e u n i n g e n a d v i e s m e e bij d e v a k a f d e l i n g e n .

Het invoeren van het digitaal zaakgericht w e r k e n en de i m p l e m e n t a t i e van het n i e u w e zaaksysteem w o r d t bij d e i n r i c h t i n g z o v e e l m o g e l i j k g e s t a n d a a r d i s e e r d (o.a. m e t s j a b l o n e n ) . D e u i t g a n g s p u n t e n v o o r h e t d i g i t a a l i n f o r m a t i e b e h e e r b i n n e n de n i e u w e b e h e e r o m g e v i n g zijn vastgesteld. Hierbij w o r d e n verschillende eisen g e s t e l d ( o . a . N E N 2 0 8 2 ) , d a n w o r d t m a a t w e r k t o e g e p a s t . Bij d e i n r i c h t i n g v a n h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m w o r d e n (per proces) proceseigenaren aangesteld en key users b e n o e m d . O o k de inrichting van het bestuurlijk besluitvormingsproces heeft de aandacht en staat op de planning. Volgens de organisatie dient de borging van de kwaliteit op t e r m i j n vanuit het proces plaats te vinden.

De nodige b a s i s e l e m e n t e n v a n e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m zijn gelegd o m de kwaliteit v a n i n f o r m a t i e te k u n n e n b o r g e n . De v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n t e n aanzien v a n h e t i n f o r m a t i e b e h e e r zijn g r o t e n d e e l s belegd. T e n aanzien van het kwaliteitssysteem w o r d e n deze verantwoordelijkheden uitgezocht en teruggekoppeld. De verantwoordelijkheid v o o r het toepassen en uitvoeren van het kwaliteitssysteem m o e t officieel w o r d e n belegd. In lijn m e t v e r a n d e r e n d e o r g a n i s a t i e w o r d t o p strategisch e n tactisch n i v e a u h e t k w a l i t e i t s s y s t e e m verder vormgegeven.

Ontwikkelingen Volgens de organisatie m o e t de verdere t o t s t a n d k o m i n g van het kwaliteitssysteem m o e t nog w o r d e n gestart, v a n w e g e g e b r e k a a n v o l d o e n d e capaciteit v a n de i n f o r m a t i e b e h e e r d e r s . O p strategisch e n tactisch n i v e a u zijn w e l diverse initiatieven o m de informatiekwaliteit te v e r b e t e r e n . V a n u i t een O-situatie zullen procedures en r i c h t l i j n e n o p g e s t e l d e n geïmplementeerd w o r d e n . V a n d a a r u i t z a l d e P D C A - c y c l u s i n g e v u l d m o e t e n w o r d e n . D e g e m e e n t e A l k m a a r is a a n g e s l o t e n b i j K I D O L i g h t s e s s i e s ( V N G ) . D e z e s e s s i e s z i j n v o o r a l b e d o e l d o m n a d e r o n d e r z o e k t e d o e n n a a r de m o g e l i j k h e d e n o m e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m v e r d e r in t e r i c h t e n . D e o r g a n i s a t i e is m e t e e n a a n t a l v e r b e t e r a s p e c t e n a a n d e s l a g g e g a a n . D a a r b i j w o r d t v o o r a l g e k e k e n n a a r d e m e t h o d i e k . H o e k a n e e n d e r g e l i j k s y s t e e m w e r k e n ? E e n P l a n v a n A a n p a k is h i e r v o o r n o g n i e t o p g e s t e l d .

D e o r g a n i s a t i e w i l e e r s t k i j k e n n a a r d e v e r s c h i l l e n d e m o g e l i j k h e d e n a l v o r e n s zij e e n p l a n n i n g g a a t m a k e n .

1 0 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

4.2 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark H e t R H C A l k m a a r is a l s a r c h i e f i n s t e l l i n g a a n g e w e z e n t e n b e h o e v e v a n d e u i t v o e r i n g v a n h e t b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n in de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . H e t R H C A l k m a a r w e r k t m e e a a n de m o n i t o r d i e n s t v e r l e n i n g .

4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris D e d i r e c t e u r v a n h e t R H C A l k m a a r , d i e i n h e t b e z i t is v a n e e n d i p l o m a a r c h i v i s t i e k , is a l s a r c h i v a r i s a a n g e w e z e n . Hij h o u d t t o e z i c h t o p h e t b e h e e r v a n d e n i e t - o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n v a n d e g e m e e n t e A l k m a a r e n d o e t bij verordening jaarlijks verslag a a n h e t college v a n B & W .

4.4. Verslag toezicht archiefbeheer De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de g e m e e n t e over het beheer v a n de niet-overgebrachte a r c h i e f b e s c h e i d e n . Zie o n d e r h a v i g v e r s l a g : ' V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 , G e m e e n t e A l k m a a r ' .

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de g e m e e n t e over het beheer v a n naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Zie verslaglegging: Het Jaarverslag 2020 v a n het Regionaal Archief Alkmaar. 'Verslag KPI-inspectie o v e r g e b r a c h t e archieven 2 0 2 0 ; Regionaal Archief A l k m a a r ' (18 m e i 2 0 2 0 , versie 1.0), n . a . v . e e n i n s p e c t i e d i e d o o r d e d i r e c t e u r - a r c h i v a r i s v a n h e t W a t e r l a n d s A r c h i e f b e g i n 2 0 2 0 is u i t g e v o e r d .

1 1 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

De ordening v a n papieren en digitale archiefbescheiden geschiedt planmatig en d e archiveringssystemen waarborgen d e authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Daarbij heeft d e o r g a n i s a t i e t o t o p z e k e r e h o o g t e zicht o p d e a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e die i n t e g r a a l is o p g e s l a g e n i n andere applicaties en o pnetwerkschijven. W a t betreft d e digitale archiefbescheiden m o e t nog het een e n ander w o r d e n gedaan, zoals de ontwikkeling v a n een bewaarstrategie.

5.1. G e o r d e n d overzicht a n a l o o g e n digitaal De g e m e e n t e beschikt o v e r e e n actueel, compleet, g e o r d e n d e n logisch s a m e n h a n g e n d overzicht v a n d e p a p i e r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n . V a n d e d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n is d i t o v e r z i c h t a l l e e n a a n w e z i g v o o r z o v e r d e z e in a r c h i e f b e h e e r s y s t e m e n ( D M S o fz a a k s y s t e e m ) zijn o p g e n o m e n . M e t b e h u l p v a n d eb e h e e r t o o l (l-navigator) w o r d t dit inzichtelijk g e m a a k t . De g e m e e n t e heeft deels zicht e n grip op digitale archiefwaardige i n f o r m a t i e die integraal w o r d t opgeslagen i n a n d e r e a p p l i c a t i e s e n o p n e t w e r k s c h i j v e n . H e t b e l a n g r i j k d a t d e o r g a n i s a t i e e e n o v e r z i c h t m o e t creëren v a n alle i n f o r m a t i e , g e o r d e n d per w e r k p r o c e s e n i n f o r m a t i e s y s t e e m ^ .

Netwerkschijven R e c e n t is e e n u i t g e b r e i d e i n v e n t a r i s a t i e g e w e e s t v a n d e n e t w e r k s c h i j v e n . D i t m o e t l e i d e n t o t n a d e r e m a a t r e g e l e n , zoals het m i g r e r e n v a n i n f o r m a t i e naar het n i e u w e z a a k s y s t e e m . Deze migratie vindt gelijktijdig m e t d e i n r i c h t i n g v a n p r o c e s s e n i n h e t z a a k s y s t e e m p l a a t s . E e n v o o r s t e l is h i e r o m t r e n t is r e e d s v o o r g e l e g d .

Ontwikkelingen D e g e m e e n t e g a a t o v e r n a a r e e n n i e u w z a a k s y s t e e m . D i t i m p l e m e n t a t i e is m o m e n t e e l g a a n d e e n w o r d t g e f a s e e r d d o o r g e v o e r d . D e r e d e n d a t d e g e m e e n t e is o v e r g e g a a n t o t a a n s c h a f v a n e e n n i e u w z a a k s y s t e e m is d a t h e t h u i d i g e z a a k s y s t e e m b e p e r k i n g e n h e e f t bij d e i n r i c h t i n g e n n a a r a a n l e i d i n g v a n d i v e r s e k l a c h t e n v a n g e b r u i k e r s . D I V is n a u w b e t r o k k e n b i j i n r i c h t i n g e n i m p l e m e n t a t i e v a n h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m .

Volgens d e organisatie verloopt d eimplementatie tot o p zekere hoogte naar verwachting. Echter, een planning o n t b r e e k t v o o r a l s n o g . N o g niet alle processen zijn ingericht. O p s o m m i g e m o m e n t e n l o o p t de organisatie t e g e n p r o b l e m e n o m d a t v e e l m a a t w e r k n o d i g is bij d e i n r i c h t i n g v a n d e p r o c e s s e n . T o t o p h e d e n zijn v i e r t o t vijf a p p l i c a t i e s g e k o p p e l d a a n h e t z a a k s y s t e e m . Bij h e t r e a l i s e r e n v a n k o p p e l i n g e n zijn o o k eisen gesteld v o o r archieffunctionaliteiten. Dit g e b e u r t d o o r middel v a n acceptatietesten en t e m a k e n afspraken over het invullen van d e metagegevens.

M e t d einvoering van het n i e u w e zaaksysteem w o r d t de l-navigator gebruikt o m een totaaloverzicht van d e p r o c e s s e n i n b e e l d t e b r e n g e n . U i t e i n d e l i j k zal d el - n a v i g a t o r e e n a c t u e e l e n c o m p l e e t b e e l d g e v e n . B e l a n g r i j k a s p e c t is d a a r b i j d a t h e t o v e r z i c h t a c t u e e l blijft. D e p r o c e s s e n die n i e t i n h e t z a a k s y s t e e m w o r d e n opgenomen z u l l e n o o k w o r d e n b e n o e m d . D e l - n a v i g a t o r is n i e t g e k o p p e l d a a n h e t z a a k s y s t e e m . Binnenkort w o r d t deze tooi aangepast w a a r d o o r de mogelijkheid ontstaat o m informatie eruit te halen en t e i m p o r t e r e n i nhet zaaksysteem. W a a r d o o r structureel beheer van processen i napplicaties mogelijk w o r d t . S a m e n m e t l & A w o r d t g e k e k e n n a a r d e i n z e t b a a r h e i d v a n d eb e h e e r t o o l e n B l u e D o l p h i n (zie § 3.1.1).

De o u d e b e h e e r o m g e v i n g e n ( H u m m i n g b i r d , D M S Alfresco) w o r d e n t ezijner tijd afgesloten en afsloten zaken w o r d e n geëxporteerd n a a r N e x t 2 K n o w . W a a r n o d i g w o r d e n m e t a g e g e v e n s c o r r i g e e r t e n v e r r i j k t ( c o n f o r m h e t T M L O ) . M e d e w e r k e r s kunnen d e dossiers/stukken raadplegen inNext2Know. Later w o r d t het z a a k s y s t e e m g e k o p p e l d m e t deze applicaties o m raadpleging via het z a a k s y s t e e m mogelijk te m a k e n .

^ Bij o n t w i k k e l i n g v a n e e n c o m p l e e t o v e r z i c h t v a n a r c h i e f w a a r d i g e I n f o r m a t i e k a n d e o r g a n i s a t i e g e b r u i k m a k e n v a n d e leidraad van Inspectie O v e r h e i d s i n f o r m a t i e en Erfgoed. Zie: h t t p s : / / w w w . l n s p e c t l e - o e . n l / o n d e r w e r p e n / b e s t a n d s o v e r z l c h t .

1 2 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal M e t a g e g e v e n s b e p a l e n de a u t h e n t i c i t e i t , c o n t e x t t o e g a n k e l i j k h e i d v a n archiefbescheiden en zijn v a n belang voor het beheer en waarborging van het archiveringssysteem op het niveau van het D M S en/of zaaksysteem. B o v e n d i e n zijn m e t a g e g e v e n s n o o d z a k e l i j k v o o r d e u i t w i s s e l b a a r h e i d v a n g e g e v e n s bij m i g r a t i e , c o n v e r s i e o f d e t o e k o m s t i g e overdracht naar een voorziening o m digitale informatie v o o r e e n lange t e r m i j n te k u n n e n beheren en toegankelijk te houden (e-depot). E e n m e t a g e g e v e n s s c h e m a ( w a a r b i j de s a m e n h a n g e n d e s t r u c t u u r v a n m e t a g e g e v e n s in t o t u i t d r u k k i n g m o e t k o m e n ) is b e s c h i k b a a r e n v a s t g e s t e l d v o o r h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m . D i t s c h e m a is i n l i j n g e b r a c h t m e t h e t T o e p a s s i n g s p r o f i e l M e t a g e g e v e n s L o k a l e O v e r h e d e n ( T M L O ) , p a s t d e o r g a n i s a t i e t o e bij ( d e i n r i c h t i n g v a n ) a n d e r e a p p l i c a t i e s e n n e e m t zij m e e t i j d e n s a a n b e s t e d i n g s t r a j e c t e n .

5.3. S y s t e e m v o o r d u u r z a m e toegankelijkheid analoog en digitaal De toegankelijke staat van archiefbescheiden w o r d t d o o r de g e m e e n t e gewaarborgd, zodanig dat deze binnen r e d e l i j k e t e r m i j n v i n d b a a r e n b r u i k b a a r zijn. Er zijn a f s p r a k e n o m t r e n t de ( i n t e r n e ) d i e n s t v e r l e n i n g . I n p r i n c i p e zijn alle s t u k k e n (snel t e r u g t e v i n d e n d o o r alle gebruikers. Via Topdesk k u n n e n vragen gesteld w o r d e n aan DIV inzake opslag en registratie. Fysieke stukken w o r d e n niet m e e r u i t g e l e e n d . D e i n z e t v a n d e g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e is o m z o v e e l m o g e l i j k d i g i t a a l t e w e r k e n .

5.4. D u u r z a m e materialen en gegevensdragers analoog D e g e m e e n t e g e b r u i k t d u u r z a m e m a t e r i a l e n bij h e t o p m a k e n , b e h e r e n e n o p s l a a n v a n a n a l o g e ( f y s i e k e n audiovisuele) archiefbescheiden.

5 . 5 . D u u r z a m e v e r p a k k i n g s m a t e r i a l e n bij o p s l a g a n a l o o g A r c h i e f b e s c h e i d e n w o r d e n i n g o e d e materiële s t a a t g e b r a c h t e n g e h o u d e n , w a a r m e e d e d u u r z a a m h e i d v o o r a n a l o g e b e s c h e i d e n is g e b o r g d .

5.6. S y s t e e m v o o r d u u r z a a m h e i d analoog D e p e r m a n e n t t e b e w a r e n a n a l o g e a r c h i e f b e s c h e i d e n w o r d e n b e w a a r d in e e n g o e d g e k e u r d e a r c h i e f r u i m t e . In deze r u i m t e w o r d t h e t k l i m a a t s y s t e m a t i s c h g e m o n i t o r d . A f g e l o p e n j a r e n w a r e n g e e n o v e r s c h r i j d i n g e n i n temperatuur en relatieve luchtvochtigheid.

5.7. O p b o u w d u u r z a a m digitaal i n f o r m a t i e b e h e e r D e g e m e e n t e w e r k t bij d e o p b o u w v a n d u u r z a a m digitaal i n f o r m a t i e b e h e e r n i e t s t r u c t u r e e l o p basis v a n s t a n d a a r d e n . Een actueel e n vastgesteld beleid t.a.v. het beheer v a n digitale archiefbescheiden o n t b r e e k t .

D e o r g a n i s a t i e is b e k e n d m e t h e t R e f e r e n t i e k a d e r O p b o u w D i g i t a a l I n f o r m a t i e b e h e e r ( R O D I N ) e n b i j d e o p b o u w v a n h e t h u i d i g e d i g i t a a l i n f o r m a t i e b e h e e r w o r d t d i t k a d e r als r e f e r e n t i e g e b r u i k t . D i t k a d e r w o r d t t e v e n s i n g e z e t b i j d e i n r i c h t i n g e n t o e t s i n g v a n d e n i e u w e d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g . Bij h e t i n r i c h t e n v a n h e t functioneel beheer van het n i e u w zaaksysteem w o r d t de n o r m N E N 2082 gehanteerd.

In R O D I N zijn e i s e n b e s c h r e v e n v o o r h e t beleid e n de o r g a n i s a t i e , v o o r h e t i n f o r m a t i e b e h e e r e n v o o r ICT- beheer en beveiliging, v a n een digitale b e h e e r o m g e v i n g w a a r i n digitale archieven w o r d e n beheerd, en v o r m t een v o o r w a a r d e o m de d u u r z a m e toegankelijkheid v a n digitale archieven te borgen.

5.8. A a n v u l l e n d e m e t a g e g e v e n s digitaal D e o r g a n i s a t i e h e e f t a a n v u l l e n d e m e t a g e g e v e n s o n t w o r p e n e n geïmplementeerd.

5.9. Opslagformaten Digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n w o r d e n o p g e s l a g e n in f o r m a t e n die a a n e e n o p e n s t a n d a a r d v o l d o e n , m a a r h e t g e b r u i k v a n d e z e b e s t a n d s f o r m a t e n is n i e t i n t e g r a a l v o o r g e s c h r e v e n , a l l e e n o p u i t v o e r e n d n i v e a u . V o l g e n s d e o r g a n i s a t i e w o r d t bij d e i n r i c h t i n g v a n h e t z a a k s y s t e e m g e b r u i k g e m a a k t v a n d e a c c e p t a b e l e f o r m a t e n e n i n enkele gevallen de v o o r k e u r s f o r m a t e n .

13 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar 5.10. Functionele eisen V a n a f w i j k e n d e digitale archiefbescheiden die specifiek g e d r a g v e r t o n e n , zijn de belangrijkste f u n c t i o n e l e eisen deels bekend, m a a r deze eisen w o r d e n niet vastgelegd. (Het gaat hierbij vooral o m informatieobjecten w a a r v a n d e f u n c t i o n a l i t e i t e n n i e t v a n z e l f b e w a a r d b l i j v e n bij e e n c o n v e r s i e o f m i g r a t i e , z o a l s 3 D - b e s t a n d e n , rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden, websites en samengestelde bestanden.)

D e r g e l i j k e v a s t l e g g i n g is n o o d z a k e l i j k v o o r h e t w a a r b o r g e n v a n d e a u t h e n t i c i t e i t . D e o r g a n i s a t i e g e e f t a a n d a t h e t inzicht in d e z e i n f o r m a t i e b e s t a n d e n s t e e d s d u i d e l i j k e r w o r d t . M a a t r e g e l e n m o e t e n w o r d e n o p g e n o m e n i n de nog op te stellen bewaarstrategie.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie D e g e m e e n t e zal v o o r z i e n i n g e n t r e f f e n v o o r d e t o e g a n k e l i j k h e i d e n o r d e n i n g v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n i n h e t geval er compressie- e n / o f encryptietechnieken w o r d e n toegepast.

1 4 I V e r s l a g KPI's I n f o r m a t i e b e h e e r 2 0 2 1 Gemeente Alkmaar 16-04-2021

Regionaal Archief Alkmaar

KPI 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

D e g e m e e n t e w e e g t z o r g v u l d i g a f w a n n e e r h e t b e z i t v a n b e s c h e i d e n n i e t m e e r v a n b e l a n g is v o o r bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De g e m e e n t e draagt grotendeels zorg v o o r de tijdige e n o p c o r r e c t e w i j z e u i t g e v o e r d e v e r n i e t i g i n g v a n d a a r v o o r in a a n m e r k i n g k o m e n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n .

6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen Sinds 1 januari 2 0 2 0 vervangt de g e m e e n t e op r o u t i n e m a t i g e wijze haar archiefbescheiden (uitzonderingen d a a r g e l a t e n ) die in h e t n i e u w e z a a k s y s t e e m w o r d e n o p g e n o m e n . Per proces w o r d e n a r c h i e f b e s c h e i d e n v e r v a n g e n , c o n f o r m de p r o c e d u r e die staat b e s c h r e v e n in het ' H a n d b o e k V e r v a n g i n g ' ( 1 1 - 1 2 - 2 0 1 9 , versie 2.4) van de g e m e e n t e Alkmaar.

6.2. C o n v e r t e r e n en migreren Conversie e n / o f migratie dient tijdig plaats te vinden indien niet m e e r aan de g e o r d e n d e en toegankelijke staat v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n w o r d t v o l d a a n . H e t is w e n s e l i j k e e n c o n v e r s i e / m i g r a t i e p r o t o c o l t e o n t w i k k e l e n .

D e g e m e e n t e A l k m a a r zal i n v o o r k o m e n d e g e v a l l e n v e r k l a r i n g e n o p s t e l l e n , c o n f o r m a r t i k e l 2 5 v a n d e Archiefregeling. Daarbij w a a r v o l d o e n d e zicht h e e f t op het traject w o r d t de conversie of migratie gedocumenteerd. Het ontbreekt echter aan standaardisatie en goede afspraken hierover.

Ontwikkelingen D e u r g e n t i e v a n c o n v e r s i e / m i g r a t i e w o r d t d u i d e l i j k e r b i n n e n o r g a n i s a t i e . In s o m m i g e g e v a l l e n z i j n ( l o p e n d e ) zaken vanuit het oude zaaksysteem (Webnext/Alfresco) handmatig gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem. V o o r het overgrote deel van de afgesloten zaken m o e t de migratie nog uitgevoerd w o r d e n . Z o w e l vanuit het o u d e z a a k s y s t e e m als v a n a f d e n e t w e r k s c h i j v e n . D I V is bij d e z e p r o j e c t e n a a n g e s l o t e n . D e m i g r a t i e v a n h e t financiële s y s t e e m n a a r d e n i e u w e a p p l i c a t i e w o r d t n u v o o r b e r e i d . D e r o l v a n D I V h i e r i n is b e p e r k t .

6.3. Archiefselectielijst, h o t s p o t m o n i t o r en stukkenlijst D e g e m e e n t e h a n t e e r t d e ' S e l e c t i e l i j s t g e m e e n t e n e n i n t e r g e m e e n t e l i j k e o r g a n e n 2 0 2 0 ' als g r o n d s l a g v o o r d e (digitale) vernietiging e n o v e r b r e n g i n g v a n archiefbescheiden. E r is g e e n l o k a l e a a n v u l l i n g o p d e z e s e l e c t i e l i j s t v a n t o e p a s s i n g . D e o n t w i k k e l i n g v a n e e n h o t s p o t m o n i t o r w o r d t m e e g e n o m e n in h e t in t e stellen Strategisch I n f o r m a t i e O v e r l a g (SlO). Daar m o e t e n c o n c r e t e a f s p r a k e n gemaakt w o r d e n over het b e n o e m e n en vaststellen van hotspots.

6.4. Vernietiging en verklaringen D e v e r n i e t i g i n g s t e r m i j n w o r d t d i r e c t bij d e r e g i s t r a t i e (via d e b e h e e r t o o l ) v a s t g e l e g d . N a a f h a n d e l i n g v a n e e n d o c u m e n t e n / o f zaak w o r d t a u t o m a t i s c h het jaar van de uiteindelijke vernietiging t o e g e k e n d . De behandelaars w o r d e n v o o r v e r n i e t i g i n g g e c o n s u l t e e r d . In a l l e g e v a l l e n w o r d t e e n v e r k l a r i n g v a n v e r n i e t i g i n g o p g e s t e l d .