9. Raadsinformatiebrief 2021 336749 Rapport subsidies 2021 Albrandswaard.pdf

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 20 van 28

5.1

De cyclus subsidieproces bij Bibliotheek Aan Zet en de Stichting Welzijn

In 4.3 werden de 7 stappen genoemd van de Cyclus subsidieproces Albrandswaard. Deze zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De subsidieverordening en beleidskaders Heldere doelen, bekend bij instellingen/aanvragers Doelen zijn uitgewerkte prestaties Onderbouwing en verantwoording aanvrager/instelling Ambtelijke analyse en samenwerking Bestuurlijke informatieverstrekking Monitoring en bijsturing

Uit de onderzochte subsidies blijkt dat er de afgelopen jaren vorderingen zijn gemaakt bij diverse onderdelen van de hierboven genoemde stappen. Zo is er een vraagwijzer opgesteld waarin kerndoelen en beoogde resultaten zijn opgenomen ten aanzien van de verschillende verstrekte subsidies. Bij de aanstelling van de Buurtsportcoach, bijvoorbeeld zijn de kerndoelen weergegeven van deze coach, zijn/haar hoofdresultaatgebied en de beoogde doelstellingen. Deze zijn wel beschrijvend geformuleerd. Tevens is in de vraagwijzer ruimte opgenomen waarin aangegeven kan worden wat is bereikt. Verbetering zijn er nog realiseren ten aanzien van de actualisatie van de subsidieverordening en beleidskaders omdat deze nog uit de periode 2010 dateren. Ook het SMART formuleren van doelstellingen en prestaties kan meegenomen worden bij toekomstige verbetertrajecten. Bij de ambtelijke analyse, samenwerking en bestuurlijke informatieverstrekking is het van belang dat de door de raad aangeven kaders worden opgevolgd (bijvoorbeeld in het geval van het toepassen van een inflatiecorrectie) en het ook daadwerkelijk monitoren en bijsturen wanneer de afgesproken doelstellingen niet (volledig) zijn gerealiseerd.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 21 van 28

6 Samenvatting / Conclusies 6.1 Inleiding Met het vaststellen van het onderzoeksplan 2020 heeft het college van Albrandswaard Concerncontrol de opdracht gegeven onderzoek te doen naar de mate waarin de gemeente Albrandswaard subsidies doelmatig en doeltreffend verstrekt. Omdat 2020 een intensief jaar was is het onderzoek verkort uitgevoerd en ligt het accent meer op een theoretisch kader voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van het subsidieproces. Hierdoor kunnen de uitkomsten meegenomen worden in lopende en toekomstige verbetertrajecten op de vakafdeling. Er is onderzoek gedaan naar het bestaande beleid, in hoeverre de uitvoering procesmatig verloopt en op welke wijze het subsidiebeleid wordt verantwoord. Hierbij is specifiek gekeken naar twee regelmatig terugkerende subsidies aan de Stichting Openbare Bibliotheek Aan Zet en aan de Stichting Welzijn Albrandswaard. 6.2

Beleid

Landelijk zijn er standaard werkprocessen beschikbaar en is er een standaard verordening beschikbaar om het proces van subsidieverlening te regelen binnen de gemeentelijke organisatie. Ook Albrandswaard maakt gebruik van een standaard werkwijze en van een standaard verordening. Deze Algemene subsidieverordening is wel aangepast aan de specifieke wensen van het college en de raad. De verordening is door de raad begin 2010 vastgesteld. De subsidie verordening is uitgewerkt in uitvoeringsregels. Deze uitvoeringsregels zijn meer inhoudelijke regels zoals bijvoorbeeld voor welke activiteiten er subsidie wordt verstrekt. De laatste versie hiervan dateert ook uit 2010 en is in 2012 geactualiseerd. In beide stukken zijn geen specifieke prestatie- of gebruiksindicatoren genoemd zodat er beperkt gestuurd kan worden SMAERT geformuleerde doelstellingen. Hiermee wordt het lastiger om te meten in hoeverre het beleid effectief is. In de uitvoeringsregels is vastgelegd dat deze elke vijf jaar geijkt moeten worden. Albrandswaard beschikt niet over een Kadernota Subsidiebeleid. Een kadernota is het beleidskader voor de verlening en vaststelling van subsidies. (Zie ook afbeelding 2, pagina 13) Hieruit volgen de strategische en beleidsmatige overwegingen om gemeente breed volgens een standaard werkwijze subsidies te verlenen en vast te stellen.

Een Kadernota volgt de landelijke visie op subsidiebeleid:10  werken op basis van vertrouwen;  verminderen van administratieve last en regeldruk;  verhoging kwaliteit dienstverlening aan instellingen en burgers;  efficiënt en effectief subsidieproces;  verder standaardisatie en uniformiteit binnen de gemeente. Doelmatigheid en doeltreffendheid In een kadernota kunnen ook de uitgangspunten worden opgenomen ten aanzien van de doelmatigheid en de doeltreffendheid. De afgelopen jaren zijn er bij de gemeente Barendrecht diverse verbeterslagen gemaakt ten aanzien van subsidieverstrekking Dit heeft onder meer geleid tot een geactualiseerde, verbeterde subsidieverordening en kadernota subsidies. Ook zijn de werkprocessen in beeld gebracht. Bij eenzelfde verbetertraject binnen Albrandswaard kan geprofiteerd worden van de positieve ervaringen die zijn opgedaan bij Barendrecht.

10 Uniform Subsidiekader (1 Januari 2010, Ministerie van Financiën)

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 22 van 28

6.3 Onderzoek subsidiebeleid rekenkamercommissie Albrandswaard 2010 In 2009 is door de rekenkamercommissie (RKC) Albrandswaard onderzoek gedaan naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het subsidiebeleid in de gemeente Albrandswaard. De rekenkamercommissie stelt dat het doelmatig en doeltreffend verlenen van subsidies afhankelijk is van de kaderstelling zoals die door de gemeente is vastgesteld. “Als een heldere kaderstelling ontbreekt, dan komt de beleidsontwikkeling en het inhoudelijke initiatief bij de subsidieaanvragers te liggen. In een dergelijke situatie kan de gemeente niet sturen op de wenselijkheid van uitvoering van activiteiten. Hoe duidelijker de gemeentelijke doelformulering, des te effectiever het subsidiebeleid als sturingsinstrument voor realisatie van de door de gemeente gestelde doelen, werkt.” Subsidieverlening behoort als een cyclisch proces ingericht te zijn. De resultaten en bevindingen van het vorige subsidiejaar moeten een doorwerking hebben naar het volgende subsidiejaar. Belangrijkste conclusies uit het RKC rapport De RKC concludeerde in 2010 dat de uitvoering van het subsidieproces bij Albrandswaard niet optimaal verloopt.

Daar grotendeels de beleidskaders ontbreken om vanuit de gemeente met het subsidie-instrument op de gesubsidieerde instellingen prestatiegericht te kunnen sturen, is de situatie ontstaan dat de organisaties zelf het initiatief nemen en naar eigen goeddunken - en dus niet op basis van gemeentelijke beleidscriteria - de jaarlijkse subsidieaanvraag onderbouwen. De rol van de gemeente Albrandswaard wordt in hoofdzaak reactief ingevuld en is daarbij voornamelijk beperkt tot financiële aspecten. Niettegenstaande deze beleidsdynamiek heeft de RKC het beeld dat de kaders nog dermate in embryonale ontwikkeling zijn dat er een flinke slag zal moeten worden gemaakt om tot concrete afrekenbare prestatieafspraken met instellingen te komen. De RKC concludeerde dat prestatie-indicatoren en/of te maken prestatieafspraken pas kunnen worden vastgesteld als helder is wat het gewenste beleidseffect (de outcome) is. Bij subsidiebedragen boven € 75.000 controleert een externe accountant de jaarrekening van de instellingen. De RKC heeft niet kunnen constateren dat er bij subsidies onder dit bedrag enige vorm van controle door de gemeente op de besteding van subsidies wordt uitgeoefend of dat wordt nagegaan of er voor de uitgegeven bedragen bonnen aanwezig zijn. Aanbevelingen uit het RKC rapport 1. Uitwerking kaders toespitsen op subsidieproces 2. Werkproces opnieuw inrichten 3.

Heldere relaties met instellingen 4. Bezint eer gij (met iets nieuws) begint 5. Informeer de raad over verbeteringen Hoewel er de afgelopen jaren op een aantal terreinen verbeteracties zijn uitgevoerd is op dit moment nog niet volledig aan bovenstaande aanbevelingen invulling gegeven. Bij het actualiseren van de huidige subsidieverordening en die hierbij behorende beleidsregels en mogelijk een kadernota kunnen de aanbevelingen opnieuw worden meegenomen in samenhang met de aanbevelingen uit dit rapport. 6.4

Processen

Het beschikken over werkprocessen is niet voldoende om in control te zijn van een proces. Er zal ook gewerkt moeten worden zoals in de werkprocessen is vastgelegd. Dus organisatiebreed moet (aantoonbaar) conform de werkprocessen worden gewerkt. Daarom moeten werkprossen regelmatig geactualiseerd worden en moet de rolverdeling binnen de organisatie en de controlemomenten duidelijk zijn vastgelegd en opgevolgd. Ook moeten de werkprocessen daar waar mogelijk geïntegreerd worden in de gebruikte systemen.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 23 van 28

6.5

Vastleggen / Archiveren informatie

Albrandswaard is overgestapt op een nieuwe wijze van archiveren. In het ‘oude’ archiveringssysteem Verseon worden geen nieuwe documenten meer opgeslagen. Alle nieuwe documenten worden sinds 2017 opgeslagen in het systeem GreenValley. Bij het onderzoek is gekeken naar de wijze waarop de documenten zijn opgeslagen voor de aanvraag van de subsidies voor de Stichting bibliotheek Aan Zet en de Stichting Welzijn Albrandswaard. Deze dossiers bevonden zich ten aanzien van de aanvraag volledig in het archiefsysteem. Binnen Green Valley is het subsidieproces zo ingericht dat alle stappen verplicht moeten worden doorlopen. Hierdoor functioneert Green Valley als een digitaal werkproces. 6.6

SMART geformuleerde doelstellingen

Een belangrijk doel van subsidies is dat zij worden ingezet als middel om de gemeentelijke doelstellingen te bereiken. Om uiteindelijk te kunnen vaststellen of dit daadwerkelijk ook gebeurd op een efficiënte en effectieve wijze dienen de doelstellingen uit het coalitieakkoord en de hieruit volgende beleidsstukken en begroting concreet (SMART) te zijn geformuleerd. 6.7

Verantwoording

Vervolgens dient bij het verstrekken van de subsidie aan de ontvanger te worden gevraagd om bij de verantwoording concreet aan te geven in hoeverre de subsidie is besteed aan de gemeentelijke doelstellingen. In de praktijk blijkt dat zowel de huidige doelen uit de programmabegroting als de kaders rondom de verstrekking van de subsidies niet concreet zijn. Hierdoor kan er niet altijd een directe relatie gelegd worden tussen de beleidsdoelstellingen en de verstrekte subsidies en is dus ook niet duidelijk in hoeverre de subsidie bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen. Jaarlijks terugkerende subsidies worden vaak ‘uit gewoonte’ verleend en de onderbouwing van het keuze instrument is onvolledig of ontbreekt. 6.8    



De belangrijkste conclusies zijn: Albrandswaard streeft naar een doelmatig en doeltreffend subsidiebeleid. Nog niet in alle gevallen zijn de doelstellingen SMART geformuleerd zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid niet volledig vastgesteld kan worden. Zowel de subsidieverordening als de uitvoeringsregels zijn gedateerd en toe aan een actualisatie. In 2010 is er door de rekenkamercommissie onderzoeken gedaan naar het proces subsidieverlening binnen Albrandswaard. Hoewel er veel verbeterd is zijn nog niet alle verbeteracties 100% opgevolgd. Niet alle subsidieaanvragen en -verantwoordingen zijn volledig toetsbaar op doelmatigheid en doeltreffendheid. In de praktijk is dit niet of slechts beperkt haalbaar. Deels doordat er geen helder geformuleerde beleidsdoelstellingen zijn en deels doordat er geen SMART geformuleerde indicatoren zijn geformuleerd om de uitvoering van doelstellingen te meten. Het subsidieproces leunt voor een groot deel op een goede jarenlange samenwerking met de verschillende organisaties die subsidie ontvangen. Hierbij staat het belang van de vereniging of stichting vaak voorop. Dit heeft er toe geleid dat een stichting een hoger subsidiebedrag ontvangt als gevolg van indexering ondanks dat de raad heeft besloten tot een bevriezing van alle uitgaven.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 24 van 28

7 Aanbevelingen 1. (Conclusie 6.6 ) Zorg voor heldere (SMART) geformuleerde doelstellingen bij de subsidieverlening. Neem in de relevante beleidsstukken en/of Kadernota’s de gewenste maatschappelijke effecten op die bereikt moeten worden met behulp van de subsidies. Er dient een duidelijke relatie te bestaan tussen het beoogde maatschappelijke effect en de doelstelling. Maak gebruik van kritische succesfactoren. 2. (Conclusie 6.2 ) Actualiseer de Algemene subsidieregels en uitvoeringsregels. Maak hierbij gebruik van de uitkomsten van het verbetertraject is uitgevoerd voor Barendrecht. 3. (Conclusie 6.3 ) Maak de gewenste maatschappelijke effecten duidelijk aan de subsidieaanvragers en zorg ervoor dat bij de aanvraag van een subsidie de aanvragers zelf aan de gemeente aangeven in hoeverre de aan hun verstrekte subsidie bijdraagt aan het bereiken van deze maatschappelijk effecten. 4. (Conclusie 6.6 ) Subsidieer impactgericht. Richt de subsidies specifiek op de outcome in casu op de maatschappelijke effecten. 5. (Conclusie 6.4 ) Zorg ervoor dat de maatschappelijke effecten onderdeel uitmaakt van een standaard werkproces subsidieverstrekking voor de aanvraag en verantwoording van alle subsidies en digitaliseer het proces voor zowel kleine als grote subsidies. Hierdoor worden aanvragen vergelijkbaar en kan de verantwoording controleerbaar gemaakt worden. 6.

(Conclusie 6.7 ) Zie er op toe dat subsidies niet automatisch verlengd worden wanneer er in een jaar onvoldoende verantwoording over is afgelegd. 7. (Conclusie 6.7 ) Stuur uitsluitend met subsidies wanneer bij de aanvraag om een subsidie duidelijk is dat hiermee een bijdrage geleverd wordt aan de gestelde doelen en niet op basis van gewoonte. 8. (Conclusie 6.2 ) Zorg ervoor dat alle aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamercommissie Albrandswaard 2010 voor zover dit nog niet gebeurd is alsnog volledig worden geïmplementeerd in de organisatie van Albrandswaard. Doe dit in samenhang met de aanbevelingen uit dit rapport en maak hierbij tevens gebruik van de positieve ervaringen van Barendrecht (en Ridderkerk) op dit gebied. Hiermee wordt het subsidieproces verder geoptimaliseerd.

8

Bronnen

Intern Algemene Subsidieverordening Albrandswaard (2010) Uitvoeringsregels verstrekking Subsidies Albrandswaard (2011) Onderzoek van de rekenkamercommissie Albrandswaard (2020) Begroting 2019 Begroting 2020 Extern  De Algemene Rekenkamer, Leer van subsidie-evaluaties, 2011  C. Masselink, Een onderzoek naar de effect- & prestatieverantwoording bij gemeentelijke subsidieverlening, 2013.  Rapport Subsidies Hollands Kroon  Stade Advies, De beleidscontext van opdrachtformulering: maatschappelijke effecten, beleidsdoelen en resultaten, 2012.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 25 van 28

Bijlage: De beleidscontext van opdrachtformulering Uit: Stade Advies, De beleidscontext van opdrachtformulering: maatschappelijke effecten, beleidsdoelen en resultaten, 2012.

MAATSCHAPPELIJKE EFFECTEN, BELEIDSDOELEN EN RESULTATEN 1. MAATSCHAPPELIJK EFFECT

Een maatschappelijk effect is een geformuleerde globale ambitie welke de overheid in de samenleving wil bereiken in een bepaald tijdsbestek (meestal een langere periode). Vaak is een maatschappelijk effect het omgekeerde van een in de samenleving waargenomen ongewenste maatschappelijke trendmatige ontwikkeling. Bijvoorbeeld: In de gemeente wordt de trend waargenomen dat een groep jeugdigen er een ongezonde levensstijl op na houdt: ze drinken op steeds jongere leeftijd alcohol, nemen grotere hoeveelheden alcohol tot zich dan goed voor ze is, roken en experimenteren met drugs, eten teveel vet voedsel wat leidt tot overgewicht en bewegen te weinig. De samenleving vindt dit een ongewenste ontwikkeling. Het te realiseren maatschappelijk effect kan dan zijn: Jongeren in stad x hebben een gezonde levensstijl. Ander voorbeeld: In de samenleving wordt waargenomen dat de leefbaarheid in een bepaalde stad of wijk onder druk staat; er is sprake van toenemende criminaliteit, mensen voelen zich onveilig, het aantal jongeren dat zorgt voor overlast neemt toe, enzovoort. Bewoners van de stad/wijk ervaren dit als een ongewenste ontwikkeling. Het te realiseren maatschappelijk effect kan dan zijn: De leefbaarheid in stad/wijk x neemt toe. Alle maatschappelijke effecten hebben dus gemeen dat ze in algemene zin geformuleerd zijn: een globale ambitie, een wenselijke situatie aangevend.

2. BELEIDSDOELSTELLING

Waar een maatschappelijk effect een globale ambitie aangeeft, een wenselijke situatie, is een beleidsdoelstelling veel concreter. Ook is de periode waarin een beleidsdoel stelling gerealiseerd moet worden duidelijk gedefinieerd meestal vier jaar (collegeperiode). Feitelijk is een beleidsdoelstelling een concrete, meetbare doorvertaling van het maatschappelijk effect, met als doel het realiseren van dit maatschappelijke effect. En omdat vele wegen naar Rome leiden, kan een maatschappelijk effect vertaald worden in meerdere beleidsdoelstellingen. Gedefinieerd is een beleidsdoelstelling: Een concreet doel, waar mogelijk smart geformuleerd, dat gerealiseerd moet worden in een bepaalde periode en dat bijdraagt aan het realiseren van het gewenste maatschappelijk effect. Voorbeeld: Als de gemeente de wens heeft uitgesproken dat alle jongeren in haar gemeente een gezonde levensstijl hebben, dan raakt dat meerdere leefterreinen. In de praktijk van alle dag blijkt dat de gegevens/cijfers die nodig zijn om een beleidsdoelstelling smart te formuleren niet altijd voorhanden zijn. Met andere woorden: een nulmeting ontbreekt vaak. Betekent dit dat je dan geen beleidsdoelstellingen kunt formuleren? Natuurlijk kan dat wel, alleen zullen de beleidsdoelstellingen dan minder concreet zijn.

In het voorliggende geval is het van belang om bij deze niet smart geformuleerde beleidsdoelstellingen slimme indicatoren te bedenken die gegevens opleveren waarmee in een volgend jaar of een volgende periode de beleidsdoelstellingen wel smart geformuleerd kunnen worden.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 26 van 28

Samenvattend

Een beleidsdoelstelling is een concreet, meetbaar doel, waar mogelijk smart geformuleerd, dat gerealiseerd moet worden in een bepaalde periode en dat bijdraagt aan het realiseren van het gewenste maatschappelijk effect. Beleidsdoelstellingen zijn, indien over concrete gegevens/cijfers beschikt kan worden, SMART geformuleerd.

Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een Waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. Beschrijf ook precies om welke doelgroep het gaat. Naarmate de doelstelling preciezer geformuleerd is, wordt het makkelijker er invulling aan te geven.

Meetbaar

Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel

Is er draagvlak voor wat we doen? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Als je een SMART - doel voor jezelf stelt, dan is het voldoende dat je het zelf accepteert. Maar wanneer je een doel voor anderen formuleert, dan is het belangrijk dat er draagvlak voor is. De anderen, de doelgroep moeten het willen, anders wordt het doel niet gehaald of beklijft de verandering niet. Je kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het kiezen en formuleren van de doelstelling. Het is belangrijk ze daarbij daadwerkelijk inspraak te geven. Soms wordt de ‘A’ in SMART ook wel uitgelegd als “Aanwijsbaar”. Daarmee wordt bedoeld dat duidelijk moet zijn wie wat moet doen om het doel te bereiken. En een andere uitleg voor de ‘A’ is “Activerend” of “Actiegericht”: de doelstelling moet uitnodigen tot actie en energie losmaken. De doelstelling moet positief geformuleerd zijn. Er moet een actieplan zijn. Maar let erop dat een SMART-doel een bepaald resultaat voorschrijft, niet een inspanning.

Realistisch

Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoen de knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Een te makkelijk doel is ook niet interessant, omdat het niet uitdaagt en geen bevrediging oplevert. Moeilijk bereikbare doelstellingen kun je opsplitsen in kleinere haalbare subdoelstellingen. Soms wordt de 'R' in SMART ook wel uitgelegd als "Relevant". Een haalbare en zinvolle doelstelling is motiverend en maakt energie los.

Tijdgebonden

Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. Met name korte-termijndoelen moeten SMART zijn. Bij lange-termijndoelen is dat niet altijd mogelijk.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 27 van 28

3. RESULTATEN Wanneer de beleidsdoelstellingen geformuleerd zijn, is dat meestal niet het eind van het verhaal. Een beleidsdoelstelling is een concreet meetbaar doel waar mogelijk smart geformuleerd, dat gerealiseerd moet worden in een bepaalde periode en dat bijdraagt aan het realiseren van het gewenst maatschappelijk effect. De meeste beleidsdoelstellingen zijn echter zo geformuleerd dat meerdere actoren een bijdrage moeten leveren aan het realiseren ervan. Of anders gezegd: de vraag ‘Wie zijn er betrokken bij het realiseren van het doel?’ moet nog gesteld worden. Deze uiteenrafeling van een beleidsdoelstelling in meerdere betrokkenen (actoren) leidt tot de te formuleren resultaten.

Wat is een resultaat?

Volgens van Dale is een resultaat dat ‘wat door een min of meer doelgerichte handeling, proces, werking wordt opgeleverd, wat er door ontstaat’. Er moet, volgens van Dale, dus iets ontstaan of opgeleverd worden. De handeling, het proces of de werking moet, met andere woorden, tot iets leiden. Maar tot wat? Wij definiëren ‘resultaat’ als volgt: ‘De aanwijsbare verandering c.q. gerealiseerde baat die een of meerdere diensten (bij burgers)teweegbrengt, en daarmee bijdraagt aan de beleidsdoelstelling c.q. het maatschappelijk effect’. Met andere woorden: dat wat een handeling of een proces op moet leveren of wat er door moet ontstaan is een aanwijsbare verandering of een gerealiseerde baat. In een goed geformuleerd resultaatstaat de doelgroep centraal en wordt geformuleerd wat de baat is voor de doelgroep van de uitgevoerde interventies (diensten) of welke verandering er bij de doelgroep is opgetreden na uitvoering van de interventies (diensten). Vijf gouden regels voor het formuleren van een resultaat: 1. Bedenk wat de opbrengst van de uitgevoerde interventie voor de klant / doelgroep moet zijn (verandering in houding / ervaren baat) 2. Formuleer het WAT niet het HOE (geen middelen dus) 3. Formuleer het resultaat zoveel als mogelijk smart 4. Formuleer het resultaat in de VT (burgers zijn geïnformeerd; het conflict is opgelost) 5.

Formuleer het resultaat zo dat het te realiseren is door één maatschappelijke organisatie Met deze vijf gouden regels bij de hand kan de beleidsdoelstelling ‘overgewicht’ van gemeente X als volgt, voor de verschillende actoren, worden vertaald in resultaten:

Samenvattend

Een resultaat is een aanwijsbare verandering c.q. gerealiseerde baat die een of meerdere diensten (bij burgers) teweegbrengt, en daarmee bijdraagt aan de beleidsdoelstelling c.q. het maatschappelijk effect’. Resultaten zijn, indien over concrete gegevens/cijfers beschikt kan worden, SMART geformuleerd

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 28 van 28

Reactie / Actie naar aanleiding van het rapport Subsidies Albrandswaard 2021

Nr. Aanbeveling 1

(Conclusie 6.6 ) Zorg voor heldere (SMART) geformuleerde doelstellingen bij de subsidieverlening. Neem in de relevante beleidsstukken en/of Kadernota’s de gewenste maatschappelijke effecten op die bereikt moeten worden met behulp van de subsidies. Er dient een duidelijke relatie te bestaan tussen het beoogde maatschappelijke effect en de doelstelling. Maak gebruik van kritische succesfactoren.

Datum gereed / Doorlopend proces Binnen het beleidsteam Maatschappelijke Zaken is geen beleidskennis In overleg ntb beschikbaar om het Subsidiebeleid aan te passen/ te herzien. Subsidiebeleid vraagt dermate kennis van de Awb dat hier extern op moet worden ingehuurd. Reactie / actie Cluster / team

Wanneer het subsidiebeleid wordt herzien danwel aangepast, willen wij de genoemde aanbevelingen graag meenemen in de uitwerking. Tevens adviseren wij om zoveel als mogelijk aan de sluiten bij de ASV vanuit VNG (procesmatig bezien). Voor de borging van het lokale maatschappelijke beleid willen wij graag (zo adviseren wij) de koppeling maken met de nota Integraal Beleid Sociaal Domein. Deze strategische beleidsnota is onlangs vastgesteld door de gemeenteraad.

2

(Conclusie 6.2 ) Actualiseer de Algemene Zie antwoord bij 1. subsidieregels en uitvoeringsregels. Maak hierbij gebruik van de uitkomsten van het verbetertraject is uitgevoerd voor Barendrecht.

3

(Conclusie 6.3 ) Maak de gewenste Zie antwoord bij 1. maatschappelijke effecten duidelijk aan de subsidieaanvragers en zorg ervoor dat bij de aanvraag van een subsidie de aanvragers zelf aan de gemeente aangeven in hoeverre de aan hun verstrekte subsidie bijdraagt aan het bereiken van deze maatschappelijk effecten.

April 2021

Reactie / Actie naar aanleiding van het rapport Subsidies Albrandswaard 2021

Nr. Aanbeveling

Reactie / actie Cluster / team

4

(Conclusie 6.6 ) Subsidieer impactgericht. Richt de Zie antwoord bij 1. subsidies specifiek op de outcome in casu op de maatschappelijke effecten.

5

(Conclusie 6.4 ) Zorg ervoor dat de maatschappelijke effecten onderdeel uitmaakt van een standaard werkproces subsidieverstrekking voor de aanvraag en verantwoording van alle subsidies en digitaliseer het proces voor zowel kleine als grote subsidies. Hierdoor worden aanvragen vergelijkbaar en kan de verantwoording controleerbaar gemaakt worden.

Het proces subsidieverstrekking zal als onderdeel van een September organisatiebreed procesgericht verbetertraject worden meegenomen. 2021. Subsidieverstrekking is ingepland in het derde kwartaal 2021. Bij het in beeld brengen en uitwerken van de processen worden de aanbevelingen uit de verschillende onderzoeken meegenomen. Zie tevens het antwoord bij 1.

6

(Conclusie 6.7 ) Zie er op toe dat subsidies niet Correct, dat is ook gekoppeld aan aanbeveling 5. automatisch verlengd worden wanneer er in een jaar onvoldoende verantwoording over is afgelegd.

7

(Conclusie 6.7 ) Stuur uitsluitend met subsidies Zie antwoord bij 1. wanneer bij de aanvraag om een subsidie duidelijk is dat hiermee een bijdrage geleverd wordt aan de gestelde doelen en niet op basis van gewoonte.

April 2021

Datum gereed / Doorlopend proces

Reactie / Actie naar aanleiding van het rapport Subsidies Albrandswaard 2021

Nr. Aanbeveling 8

Reactie / actie Cluster / team

(Conclusie 6.2 ) Zorg ervoor dat alle aanbevelingen Zie antwoord bij 1. uit het onderzoek van de rekenkamercommissie Albrandswaard 2010 voor zover dit nog niet gebeurd is alsnog volledig worden geïmplementeerd in de organisatie van Albrandswaard. Doe dit in samenhang met de aanbevelingen uit dit rapport en maak hierbij tevens gebruik van de positieve ervaringen van Barendrecht (en Ridderkerk) op dit gebied. Hiermee wordt het subsidieproces verder geoptimaliseerd.

April 2021

Datum gereed / Doorlopend proces