9. Raadsinformatiebrief 2021 336749 Rapport subsidies 2021 Albrandswaard.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n): 2

Ons kenmerk: 336749 Contact: W.A. Fijan Doorkiesnummer: 06-11870684 E-mailadres: a.fijan@BAR-organisatie.nl Datum: 25 mei 2021

Betreft: Rapport Subsidies Albrandswaard Geachte leden van de Raad, INLEIDING Het college van Albrandswaard laat jaarlijks verschillende onderzoeken uitvoeren naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en uitvoering. Eén van de onderzoeken voor 2020 is het onderzoek naar de wijze waarop het uitvoeringsproces van de subsidieverstrekking is georganiseerd bij Albrandswaard. Met de uitvoering van dit onderzoek wordt mede invulling gegeven aan artikel 213a van de gemeentewet. De afgelopen jaren zijn al diverse verbeteringen doorgevoerd op het gebied van prestatieafspraken bij het verstrekken van subsidies. In 2021 zal het subsidiebeleid van Albrandswaard verder worden geactualiseerd en eventueel nieuw beleid worden bepaald. Vanuit de vakafdeling is aangegeven dat hierbij de aanbevelingen uit het voorliggende onderzoek worden meegenomen. KERNBOODSCHAP

Onderzocht is welk beleid er is ten aanzien van subsidieverstrekking in Albrandswaard, hoe dit beleid in de organisatie verankerd is en of er verbetermaatregelen nodig zijn. CONSEQUENTIES De aanbevelingen uit het rapport Subsidies nemen wij mee bij de al lopende verbeterprocessen binnen de organisatie.

VERVOLG De betreffende vakafdeling(en) is gevraagd om een plan van aanpak op te stellen met verbeteracties. In een vervolgonderzoek door Concerncontrol zal worden nagegaan in hoeverre de verbeteracties zijn gerealiseerd en de aanbevelingen zijn opgevolgd. Dit vervolgonderzoek wordt uitgevoerd in 2022. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hofhoek 5 - 3176 PD Poortugaal - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

BIJLAGEN 1. Het rapport Subsidies Albrandswaard 2. Het bijbehorende actieplan van de vakafdeling

het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris, de burgemeester,

Hans Cats

drs. Jolanda de Witte

Subsidies Albrandswaard 2020

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 1 van 28

INHOUD

1

Aanleiding en doelstelling ............................................................................................................. 3 1.1 AANLEIDING VOOR HET ONDERZOEK ........................................................................................................... 3 2 Onderzoeksvragen en afbakening .................................................................................................. 4 2.1 ONDERZOEKSVRAGEN............................................................................................................................... 4 2.2 AFBAKENING VAN HET ONDERZOEK............................................................................................................. 4 2.3 ONDERZOEKSMETHODE ............................................................................................................................ 5 3 Bekende theoretische modellen .................................................................................................... 6 3.1. INLEIDING ................................................................................................................................................ 6 3.1 WAAROM WILLEN WE METEN? ..................................................................................................................

6 3.2 WAT KUNNEN WE METEN? ....................................................................................................................... 7 3.3 HOE MAKEN WE BELEID MEETBAAR? ........................................................................................................... 8 4 Onderzoeksresultaten: het beleid.................................................................................................. 9 4.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 9 4.2 ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING ALBRANDSWAARD 2010.......................................................................... 9 4.3 ONDERZOEK SUBSIDIEBELEID REKENKAMERCOMMISSIE ALBRANDSWAARD 2010.............................................. 10 4.4 KADERNOTA SUBSIDIEBELEID ...................................................................................................................13 4.5 UITVOERINGSREGELS VOOR SUBSIDIEVERSTREKKING ALBRANDSWAARD 2011 .................................................15 5 Nader bekeken: Stichting openbare bibliotheek Aan Zet en Stichting Welzijn Albrandswaard ....... 16 6 Samenvatting / Conclusies ..........................................................................................................

22 6.1 INLEIDING ............................................................................................................................................ 22 6.2 BELEID ................................................................................................................................................. 22 6.3 ONDERZOEK SUBSIDIEBELEID REKENKAMERCOMMISSIE ALBRANDSWAARD 2010.............................................. 23 6.4 PROCESSEN .......................................................................................................................................... 23 6.5 VASTLEGGEN / ARCHIVEREN INFORMATIE .................................................................................................. 24 6.6 SMART GEFORMULEERDE DOELSTELLINGEN .............................................................................................. 24 6.7 VERANTWOORDING ...............................................................................................................................24 6.8 DE BELANGRIJKSTE CONCLUSIES ZIJN: ........................................................................................................24 7 Aanbevelingen ............................................................................................................................

25 8 Bronnen ..................................................................................................................................... 25 Bijlage: De beleidscontext van opdrachtformulering ........................................................................... 26

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 2 van 28

1 Aanleiding en doelstelling 1.1 Aanleiding voor het onderzoek In artikel 213a van de gemeentewet is de eigen onderzoeksfunctie van het college geregeld. Dit artikel luidt: ‘Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.’ Albrandswaard geeft invulling aan de wet met het vaststellen van een eigen Verordening (onderzoeken) doelmatigheid en doeltreffendheid1. Deze verordening bepaalt dat het college van Albrandswaard jaarlijks preventief organisatiegericht onderzoek verricht bij een gemeentelijke afdeling en/of één themagericht onderzoek binnen de organisatie. Vanuit het college is opdracht gegeven om in 2020 onderzoek te doen naar het proces van financiële subsidieverstrekking in Albrandswaard. Door het verstrekken van subsidies wil Albrandswaard activiteiten van haar inwoners en verenigingen en overige organisaties stimuleren, beïnvloeden of ontmoedigen. Wanneer subsidies verstrekt worden kunnen kosten verlaagd worden voor de ontvanger van de subsidies of kan een drempel verlaagd worden voor (nieuwe) leden en het organiseren van activiteiten. Hiermee kunnen de beleidsdoelstellingen van Albrandswaard behaald worden. Het is hierbij belangrijk om vast te stellen of het verstrekken van de subsidies het gewenste effect hebben.

In dit onderzoek willen we nagaan op welke wijze Albrandswaard subsidies verstrekt en in hoeverre we kunnen vaststellen of de gewenste effecten daadwerkelijk worden bereikt. Na de oprichting van de BAR-organisatie wordt veel binnen de BAR-organisatie centraal georganiseerd en/of uitgevoerd. De afzonderlijke gemeenten hebben nog wel een eigen Subsidieverordening, Kadernota en Beleidsregels voor subsidieverstrekking. Met een onderzoek naar de uitvoering van het subsidiebeleid en overig vastgesteld beleid, kan inzicht verkregen worden over de effectiviteit en doelmatigheid van het proces. Met dit onderzoek willen we nagaan of de verstrekte subsidies in Albrandswaard ook daadwerkelijk zichtbaar kunnen bijdragen aan het behalen van door de raad en het college vastgestelde beleidsdoelstellingen en de gewenste effecten. Omdat het onderzoek als gevolg van de Coronacrisis in een beperkte periode moest worden uitgevoerd is gekozen voor een theoretische opzet die als basis gebruikt kan worden voor een verdere optimalisatie van het proces van subsidieverlening. Gezien de beperkt beschikbare tijd voor de uitvoering van dit onderzoek is gebruik gemaakt van bestaande inzichten, onderzoeken en rapportages van derden waaronder gemeenten zoals Hollandse Kroon.

1 Verordening Onderzoeken doelmatigheid en Doeltreffendheid van de gemeente Albrandswaard (28 juni 2004).

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 3 van 28

2 Onderzoeksvragen en afbakening 2.1 Onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag voor dit onderzoek is: “In hoeverre is het subsidiebeleid van Albrandswaard doelmatig en doeltreffend?” Ten aanzien van beleid, proces en uitvoering zijn de volgende deelvragen geformuleerd: Ten aanzien van beleid: - ‘Welke visie en doelen stelt het huidige subsidiebeleid en hoeverre zijn deze SMART2 geformuleerd?’ Ten aanzien van het proces: - ‘Hoe verloopt het proces van de aanvraag, het toekennen, vaststellen en verantwoorden van subsidies?’ Ten aanzien van de uitvoering: - ‘In hoeverre zijn de (onderbouwingen van de) subsidieaanvragen van de verstrekte subsidies in overeenstemming met de doelen en kaders van het subsidiebeleid? - ‘In hoeverre zijn effecten meetbaar en worden gestelde doelen behaald?’

2.2 Afbakening van het onderzoek De onderzoeksvragen geven de begrenzing van het onderzoek aan. In verband met het tijdig opleveren van de onderzoeksresultaten is gekozen voor een beperkte opzet. Gekeken is naar enkele langlopende subsidies uit de jaren 2018 - 2020 omdat bij een subsidieaanvraag uit deze periode aanvraag, uitvoering en vaststelling kan worden beoordeeld. De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) definieert in artikel 4:21 subsidie als volgt: “de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.” Deze definitie van subsidie is ruim opgesteld en kan meer omvatten dan in de Subsidieverordening Albrandswaard (hierna: Subsidieverordening) wordt aangewezen als subsidie. Subsidies onderscheiden zich in juridische zin slechts door het feit of het een jaarlijkse dan wel incidentele subsidie betreft. Daarom wordt een tweedeling in type subsidies aangebracht en tevens een beperking van het aantal subsidienamen: Jaarlijkse subsidie De jaarlijkse subsidie heeft betrekking op voortdurende activiteiten van een rechtspersoon of een natuurlijke persoon en wordt bij voorkeur voor meerdere jaren verstrekt.

Hieronder vallen: Budgetsubsidies Overeenkomst tussen gemeente en organisatie, of groep van organisaties, waarbij een integraal samenwerkingsverband is ontstaan. Gericht op uitvoering van gemeentelijk beleid, uitgewerkt in te behalen doelstellingen en prestaties, waarbij de subsidieontvanger de uitvoering ter hand neemt.

2

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 4 van 28

Eenmalige subsidie Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit van een rechtspersoon of een natuurlijke persoon: of een activiteit waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Hieronder vallen: - Projectsubsidies Een projectsubsidie is tijdelijk en doelgericht. De subsidie is gericht op een prestatie, activiteit, evenement, product of resultaat, die aansluit op gemeentelijk beleid, in tijd beperkt is en inhoudelijk een afgerond resultaat oplevert. - Investeringssubsidies Een investeringssubsidie kan worden verkregen voor het verwerven, nieuw te bouwen, uitbreiden, of het renoveren van accommodaties. Het onderzoekt beperkt zich tot de in de subsidieverordening en beleidsregels voor subsidieverstrekking genoemde subsidies.

2.3 Onderzoeksmethode Bij het theoretisch kader (hoofdstuk 3) maken we gebruik van een literatuurstudie. Dit hoofdstuk biedt kaders vanuit verschillende onderzoeken voor het bepalen van de effectiviteit van beleid. Voor het onderzoek naar het beleid (hoofdstuk 4) analyseren we de relevante beleidsstukken van Albrandswaard. We houden het beleid tegen het licht. De studie naar het proces subsidiebeleid (hoofdstuk 5) is vooral beschrijvend van aard; we behandelen het proces van aanvraag tot verantwoording. Het tweede deel van dit hoofdstuk betreft het onderzoek naar de uitvoering. Hierbij analyseren we een verstrekte subsidie van het jaar 2018 - 2020. We kijken hierbij naar de aanvraag, doelen, activiteiten, verantwoording en bedrag.

Afbeelding 1: Uit de rapportage QuickScans Subsidieproces en beleid, Contractbeheer en contractmanagement juni 2017. ( Nicole Heuts en Henk Zomer)

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 5 van 28

3

Bekende theoretische modellen

3.1. Inleiding Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is het belangrijk om een aantal criteria te hebben waaraan we het beleid, het proces en de uitvoering kunnen toetsen. Door het bepalen van SMART geformuleerde doelstellingen en gebruik te maken van de juiste indicatoren bepalen we wat nodig is voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van beleid. We doen dit aan de hand van bekende modellen. In de tachtiger jaren van de vorige eeuw ontstond het New Public Management (NPM) met de doelmatigheid en doeltreffendheid als basis. Het NPM wil publieke organisaties veranderen in organisaties waarbij meetbare prestaties of effecten, effectiviteit en efficiëntie centraal staan. Begin deze eeuw hebben onderzoeken aangetoond dat er veel onduidelijkheid is over de effectiviteit van subsidies en dat meetbare effecten en evaluaties vaak ontbreken3. Het is belangrijk dat we eerst bepalen waarom we willen meten (evaluatie en meetbare effecten) om daarna te bepalen wat we kunnen meten en hoe we dit kunnen doen. 3.1 Waarom willen we meten? In 2013 voerde C. Masselink een onderzoek uit naar de effect- en prestatieverantwoording bij gemeentelijke subsidieverlening4. Masselink stelt dat je kennis van de effecten nodig hebt om een beleidsmaatregelen te kunnen beoordelen. Door effecten te meten kunnen we nagaan of een maatregel ook gewerkt heeft.

Vervolgens kunnen we een evaluatie uitvoeren en met de uitkomsten hiervan het beleid weer bijsturen. De opgedane kennis zorgt uiteindelijk voor een betere planning voor het verdelen van de middelen. Dit leidt tot verbeteringen ten aanzien van:  de hoeveelheid middelen die ingezet moet worden om de doelstellingen (effecten) te bereiken;  het verbeteren van de controle zodat tijdig bijgestuurd kan worden wanneer de beoogde doelstellingen niet volledig behaald gaan worden;  het vaststellen van de effecten is nodig om verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid. Verantwoording Overheidsmiddelen moeten efficiënt en effectief besteed worden. Daarover dient het college periodiek verantwoording af te leggen aan de raad. De raad heeft in dit opzicht een kaderstellende en toetsende rol. Wanneer de beoogde effecten niet bij voorbaat vastliggen en deze niet getoetst worden kan ook niet goed vastgesteld worden of de besteding van publieke middelen rechtmatig, doeltreffend en doelmatig zijn uitgevoerd. Periodiek rapporteren over de mate waarin de geleverde prestaties zijn gerealiseerd en de beoogde effecten is daarbij belangrijk. Het leveren van deze informatie is niet alleen een taak van de ambtelijke organisatie maar ook van bijvoorbeeld de stichting, vereniging of overige ontvanger van subsidies.

Hierdoor kan uiteindelijk verantwoording afgelegd worden aan de inwoners van Albrandswaard. Bij het afleggen van verantwoording moet wel rekening gehouden worden met de hoeveelheid beschikbare formatie binnen de BAR-organisatie en bij de ontvangers van subsidies. Het maken van rapporten is vaak een tijdrovende bezigheid die bij gelijkblijvende formatie de kwaliteit van de uitvoering van andere (kern)taken onder druk kan zetten. Er dient daarom een balans te zijn tussen het beoogde doel van verantwoording afleggen en het tijdsbeslag op de interne en externe organisatie(s). 3 De Algemene Rekenkamer, Leer van subsidie-evaluaties, 2011; C. Masselink, Een onderzoek naar de effect- & prestatieverant-

woording bij gemeentelijke subsidieverlening, 2013. 4 C. Masselink, Een onderzoek naar de effect- & prestatieverantwoording bij gemeentelijke subsidieverlening, 2013

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 6 van 28

3.2 Wat kunnen we meten? Het vaststellen en beoordelen van de doelmatigheid en doeltreffendheid kan niet zonder het eerst vaststellen van de gemeentelijke doelstellingen. De mate waarin deze doelstellingen zijn gerealiseerd bepaalt uiteindelijk hoe effectief de maatregelen geweest zijn. (SMART geformuleerde doelstellingen) Een doel is een staat of situatie die een organisatie (of individu) wil bereiken. Een officiële doelstelling van een organisatie als geheel is vaak breed en vaag.5 Deze is vergelijkbaar met wat in het artikel van Stade Advies6 wordt gedefinieerd als maatschappelijk effect: “een globale ambitie welke de overheid in de samenleving wil bereiken in een bepaald tijdsbestek.” Om te beoordelen of deze lange termijn doelen behaald worden, moeten operationele doelstellingen voor de korte termijn opgesteld worden. Een operationele doelstelling heeft betrekking op een kleiner deel, is specifiek en makkelijker meetbaar aan de hand van kritieke prestatie-indicatoren. Het hiervoor genoemde artikel van Stade Advies spreekt op dit niveau van beleidsdoelstellingen en resultaten.

“Een beleidsdoelstelling is een concreet, meetbaar doel, waar mogelijk SMART geformuleerd, dat gerealiseerd moet worden in een bepaalde periode en dat bijdraagt aan het realiseren van het gewenste maatschappelijke effect.” Voor het realiseren van beleidsdoelstellingen worden resultaten geformuleerd: “een resultaat is een aanwijsbare verandering c.q. gerealiseerde baat die een of meerdere diensten (bij burgers) teweegbrengt, en daarmee bijdraagt aan de beleidsdoelstelling c.q. het maatschappelijk effect. Resultaten zijn, indien over concrete gegevens/cijfers beschikt kan worden, SMART geformuleerd.” Uit bovenstaande blijkt dat officiële doelstellingen of maatschappelijke effecten niet eenvoudig meetbaar zijn. Maar door deze te operationaliseren en te concretiseren in beleidsdoelstellingen en resultaten kan gekomen worden tot een meetbaar beleid. Gemeten kan worden of de doelstellingen die ten grondslag liggen aan de subsidieverlening behaald worden en de effectiviteit van het subsidiebeleid kan bepaald worden. Er moeten dan wel expliciete, eenduidige en duidelijke beleidsdoelstellingen zijn. Of beleidsdoelen behaald worden kan worden nagegaan door prestatiemeting. Dit is het verzamelen, beoordelen en gebruiken van informatie over prestaties. Prestaties zijn goederen of diensten als resultaat van bepaalde activiteiten.

Over deze prestaties willen we informatie hebben in de vorm van: input, output en outcome. Bij de input gaat het om de ingezette middelen. De output betreft handelingen die verricht worden, zoals het aantal activiteiten. We kunnen de doelmatigheid meten door te kijken naar de verhouding tussen middelen (input) en resultaten (output). Beleid is doelmatig (efficiënt) als er bepaalde baten met minder kosten of met bepaalde kosten meer baten worden bereikt. Tot slot gaat outcome over de uiteindelijke doelen van beleid, zoals het verbeteren van de volksgezondheid. Voor het beoordelen van de effectiviteit van beleid willen we de outcome meten. Outcome is in de publieke sector echter lastig te meten. De makkelijker meetbare output wordt daarom vaker gebruikt voor het meten van effectiviteit. De output heeft niet per se een direct verband met de outcome. Zo kunnen we op basis van het aantal nieuwe leden op een voetbalvereniging (output) niet zeggen dat de samenleving gezonder is geworden (outcome). Toch is output is een belangrijk onderdeel van de verantwoording. Bij subsidieverlening gaat het erom dat de activiteiten (output) van de ontvanger (uiteindelijk) bijdragen aan het behalen van beleidsdoelstellingen.

Een gemeentelijke doelstelling gericht op verhoogde cultuurparticipatie, is op het operationele niveau van de subsidieontvanger goed meetbaar in termen van output, zoals het aantal leden, lessen of bezoekers. Deze output geeft een beeld van wat de ontvanger doet om haar eigen doelstellingen te bereiken. Bij een effectieve subsidieverlening dragen deze operationele doelstellingen ook bij aan de officiële gemeentelijke doelstellingen.

5 C. Masselink, Een onderzoek naar de effect- & prestatieverantwoording bij gemeentelijke subsidieverlening, 2013. 6 5 Stade Advies, De beleidscontext van opdrachtformulering: maatschappelijke effecten, beleidsdoelen en resultaten, 2012.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 7 van 28

3.3 Hoe maken we beleid meetbaar? In de vorige vraag is besproken waarom we willen meten en wat we kunnen meten. In deze paragraaf wordt uiteengezet hoe beleid meetbaar gemaakt kan worden. We maken hiervoor gebruik van de drie W-vragen, het SMART-principe en meetbare indicatoren. Dit zijn hulpmiddelen om duidelijke doelstellingen op te stellen waarvan de effectiviteit en efficiëntie beoordeeld kan worden. Om prestaties te kunnen meten en zo de effectiviteit van beleid te kunnen beoordelen, moeten we doelstellingen meetbaar formuleren. Een hulpmiddel hierbij is het gebruik van de drie W ‘s. We stellen hiervoor de volgende 3 vragen: 1. wat willen we bereiken? (en waarom?); 2. wat gaan we daarvoor doen?; 3. wat mag het kosten? Het SMART-principe wordt veel gebruikt om doelstellingen te beoordelen op controleerbaarheid en meetbaarheid. De doelstelling moet SMART zijn dus: 1. Specifiek (wat willen we? Hoe? En waarom?); 2. Meetbaar (indicatoren); 3. Acceptabel of Aanvaardbaar; 4. Realistisch; 5. Tijdgebonden.7 Een doelstelling maken we meetbaar door bepaalde verwachtingen op te stellen, zogenaamde indicatoren. Aan de hand van de indicatoren bepalen we de mate waarin een doelstelling is behaald. Ook de indicatoren moeten SMART worden opgesteld. Er zijn diverse soorten indicatoren, waaronder een effecten-, gebruiks-, prestatie-, proces- en middelenindicator.

De effectenindicator meet de eerder genoemde outcome. Een gebruiksindicator meet het aantal gebruikers of bezoekers. Een prestatie-indicator meet het aantal diensten, activiteiten of producten. De laatste twee zijn dus bruikbare indicatoren voor het meten van output. Ze dragen beide bij aan de beoordeling van de mate waarin een activiteit bijdraagt aan een operationele doelstelling (van een subsidieontvanger)

7 Een uitgebreide omschrijving van het SMART-principe is opgenomen in het artikel van StadeAdvies, De beleidscontext van op-

drachtformulering: maatschappelijke effecten, beleidsdoelen en resultaten, 2012. Zie de bijlage bij dit rapport (pagina 25).

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 8 van 28

4 Onderzoeksresultaten: het beleid 4.1 Inleiding In 2014 is de BAR-organisatie gestart, het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Binnen dit samenwerkingsverband wordt daar waar mogelijk geprobeerd om het subsidieproces doelmatig en efficiënt te laten verlopen. Door van elkaar te leren en daar waar mogelijk samen te werken. De drie samenwerkende gemeenten blijven wel autonoom wat betreft het eigen subsidiebeleid. Zo heeft elke gemeente haar eigen subsidieverordening en beleidsregels voor de subsidieverstrekking. Voor Albrandswaard is dit de Algemene Subsidieverordening Albrandswaard 2010. In deze verordening heeft het college nadere regels en specifieke voorwaarden geformuleerd ten aanzien van de subsidieverstrekking. Tevens zijn in deze verordening de grondslagen voor subsidieverlening benoemd. De subsidieplafonds (per werkveld) zijn opgenomen in de jaarlijkse begroting van Albrandswaard. In 2011 is de nota: ‘Uitvoeringsregels voor verstrekking van subsidie op grond van de Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010’ vastgesteld.

Hierin wordt per werkveld of per beleidsterrein ingegaan op de activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie, de relevante doelgroepen, procedurebepalingen, kosten die voor subsidie in aanmerking komen, berekening van de subsidie, verdeling van het subsidieplafond, specifieke weigeringsgronden en eventuele aanvullende verplichtingen. In de begroting 2020 gaat Albrandswaard niet expliciet in op het bestaande subsidiebeleid. Bij bepaalde onderdelen zoals bijvoorbeeld Sport wordt gesproken over het “opstellen van een Verenigingsakkoord. (o.a. aanpassingen subsidiemogelijkheden….,)” In de begroting is ook de subsidiestaat meet het subsidieplafond voor 2020 opgenomen. Voorgesteld is om de subsidies voor 2020 te indexeren. Voor 2020 is een subsidieplafond opgenomen van 2.458.900 euro, verdeeld over bijna 20 organisaties. De 4 hoogste subsidies zijn: Centrum Jeugd en Gezin 691.200 euro, WMO Algemene Voorzieningen 385.100 euro, Sociale Activering Ouderen 232.600 euro en Jeugd en Jongerenwerk Algemeen 212.400 euro. 4.2 Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010 De Awb regelt in titel 4.2 het algemene subsidierecht. De Subsidieverordening Albrandswaard heeft een aanvullend, procedureel karakter en voorziet in een wettelijke grondslag voor het verstrekken van subsidies.

In de subsidieverordening draagt de raad aan het college op om de subsidieverordening uit te werken in beleidsregels. In die beleidsregels komen meer inhoudelijke regels aan de orde, zoals bijvoorbeeld voor welke activiteiten subsidie wordt verstrekt. De subsidieverordening staat door haar procedurele of formele karakter verder af van de doelstellingen van het subsidiebeleid. De subsidieverordening lijkt wel een aantal dingen te willen bevorderen en ontmoedigen; dit zijn echter niet de beleidsdoelstellingen van de subsidieverlening. In artikel 2.1 staat een aantal algemene en bijzondere verplichtingen. De verordening bevat tevens een artikel over weigerings-, intrekkings- en terugvorderingsgronden. In de verordening zijn geen beleidsdoelstellingen opgenomen, maar vanwege haar procedurele karakter kan deze wel sturen op het meetbaar maken van de effecten van subsidieverlening. In de artikelen die betrekking hebben op de aanvraag van subsidie kunnen we nagaan of de verordening helpt om de effectiviteit van het beleid meetbaar te maken. In deze artikelen wordt aan de aanvrager van een subsidie onder meer een beschrijving van de activiteiten met doelstelling per activiteit en de hoe de activiteiten daaraan bijdragen gevraagd (zie artikel 1.8 van de Subsidieverordening).

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 9 van 28

Er wordt daarmee beperkt gestuurd op een SMART-onderbouwing van de aanvraag en verantwoording. Er wordt gevraagd naar specifieke activiteiten. Om aan de ‘M’ van meetbaar te voldoen, moeten prestatie- of gebruiksindicatoren opgenomen worden in de aanvraag en verantwoording. Hier wordt in de verordening geen nadere omschrijving voor gegeven. Bij lastig meetbare beleidsdoelstellingen zijn dit type indicatoren bruikbaar om te kunnen meten en controleren in hoeverre het beleid effectief is. Dat niet om deze informatie wordt gevraagd kan te maken hebben met de achterliggende gedachte van de verordening dat de verplichting van de subsidieontvangers zo goed mogelijk moet worden afgestemd op de aard en omvang van de subsidie. Dit moet voorkomen dat subsidieontvangers onnodige administratieve lasten worden opgelegd. Vooral bij de kleinere bedragen van de activiteitensubsidies kan de uitbreiding van informatievoorziening een (ongewenste) administratieve last voor subsidieaanvrager en gemeente opleveren. Het gaat om de balans tussen verantwoorden en het doel dat hiermee gediend is. Albrandswaard vraagt om een inhoudelijk verslag achteraf (zie artikel 1.8 van de Subsidieverordening). Hiermee geven de ontvangers verantwoording. Er wordt echter ook hier niet (actief) gestuurd op meetbaarheid door het opnemen van bepaalde indicatoren.

Dus ook al wordt voorzien in informatie, de effectiviteit van beleid wordt er niet per se beter meetbaar door van. De afgelopen jaren zijn er bij de gemeente Barendrecht diverse verbeterslagen gemaakt ten aanzien van subsidieverstrekking Dit heeft onder meer geleid tot een geactualiseerde, verbeterde subsidieverordening en kadernota subsidies. Ook zijn de werkprocessen in beeld gebracht. Bij eenzelfde verbetertraject binnen Albrandswaard kan geprofiteerd worden van de ervaringen die zijn opgedaan bij Barendrecht. 4.3 Onderzoek subsidiebeleid rekenkamercommissie Albrandswaard 2010 In 2009 is onderzoek gedaan naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het subsidiebeleid in de gemeente Albrandswaard door de rekenkamercommissie (RKC) Albrandswaard. De rekenkamercommissie stelt dat het doelmatig en doeltreffend verlenen van subsidies afhankelijk is van de kaderstelling zoals die door de gemeente is vastgesteld. “Als een heldere kaderstelling ontbreekt, dan komt de beleidsontwikkeling en het inhoudelijke initiatief bij de subsidieaanvragers te liggen. In een dergelijke situatie kan de gemeente niet sturen op de wenselijkheid van uitvoering van activiteiten.

Hoe duidelijker de gemeentelijke doelformulering, des te effectiever het subsidiebeleid als sturingsinstrument voor realisatie van de door de gemeente gestelde doelen, werkt.” De rekenkamercommissie heeft ten behoeve van haar onderzoek een normenkader vastgesteld. Het normenkader bevat de volgende hoofdgroepen: - De (kwaliteit van) de subsidieverordening van Albrandswaard; - De mate waarin en wijze waarop Albrandswaard het subsidie-instrument heeft gekoppeld aan te behalen doelstellingen; - De effectiviteit van de verleende subsidies; - De sturing op subsidies. Subsidieverlening behoort als een cyclisch proces ingericht te zijn. De resultaten en bevindingen van het vorige subsidiejaar moeten een doorwerking hebben naar het volgende subsidiejaar. De RKC heeft daarom het normenkader in onderstaand schema gevisualiseerd en als cyclisch proces zichtbaar gemaakt.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 10 van 28

Cyclus subsidieproces: 1. Subsidieverordening en beleidskaders • Gehanteerde begrippen in voorschriften en communicatie zijn voor één uitleg vatbaar • Er is bij de gemeente en instelling helderheid over de maatregelen voor beheersen subsidie-instrument, zoals termijnen e.d. • De doelen die de gemeente voor met het subsidie-instrument voor ogen heeft zijn SMART uitgewerkt in termen van output en outcome • De verschillende typen subsidies zijn helder beschreven

2. Heldere doelen, bekend bij instellingen/aanvragers

• De verwachtingen van gemeente zijn de subsidieontvangers duidelijk • Er is een helder beeld over wel/niet hanteren subsidieplafonds en de verdeling van subsidiegelden over de verschillende beleidsterreinen

3. Doelen zijn uitgewerkt in prestaties • Subsidieontvangers werken doelen uit in prestaties en kunnen de bijdrage aan de doelen aangeven

4. Onderbouwing en verantwoording aanvrager/instelling • Er zijn duidelijke richtlijnen voor te voeren administratie én de verantwoording • Uit de rapportages blijkt welke doelen zijn gerealiseerd en beoogde effecten zijn behaald • Er vindt periodieke rapportage plaats o.a. over doelrealisatie

5. Ambtelijke analyse en samenwerking • Voor de ambtelijke toetsing en advisering bestaat goed contact met subsidieontvangers • Er zijn duidelijke handvatten voor afwijzen/toekennen • De aanvragers zijn tevreden over de gemeentelijke dienstverlening m.b.t. het subsidieproces • De toekenning van de subsidie is gebaseerd op een geobjectiveerde vaststelling van kosten en baten

6. Bestuurlijke informatieverstrekking • De planning en control-cyclus geeft het college en de raad overzichtelijke informatie over subsidies en prestaties

7. Monitoring en bijsturing • De gemeente treft maatregelen bij afwijkingen en stuurt bij Cyclus subsidieproces uit onderzoeksrapport subsidies RKC Albrandswaard 2010

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 11 van 28

Belangrijkste conclusies uit het RKC rapport De RKC concludeerde in 2010 dat de uitvoering van het subsidieproces bij Albrandswaard niet optimaal verloopt. Daar grotendeels de beleidskaders ontbreken om vanuit de gemeente met het subsidie-instrument op de gesubsidieerde instellingen prestatiegericht te kunnen sturen, is de situatie ontstaan dat de organisaties zelf het initiatief nemen en naar eigen goeddunken - en dus niet op basis van gemeentelijke beleidscriteria - de jaarlijkse subsidieaanvraag onderbouwen. De rol van de gemeente Albrandswaard wordt in hoofdzaak reactief ingevuld en is daarbij voornamelijk beperkt tot financiële aspecten. Tegelijkertijd is in het onderzoek wel geconstateerd dat op vele fronten hard wordt gewerkt aan beleidsverheldering en nieuwe kaders. Niettegenstaande deze beleidsdynamiek heeft de RKC het beeld dat de kaders nog dermate in embryonale ontwikkeling zijn dat er een flinke slag zal moeten worden gemaakt om tot concrete afrekenbare prestatieafspraken met instellingen te komen. De RKC concludeerde dat prestatie-indicatoren en/of te maken prestatieafspraken pas kunnen worden vastgesteld als helder is wat het gewenste beleidseffect (de outcome) is. Het onderzoek van de RKC heeft ook aangetoond dat er op het punt van procesbeheersing eveneens een grote verbeterslag te maken is.

Bij subsidiebedragen boven € 75.000 controleert een externe accountant de jaarrekening van de instellingen. De RKC heeft niet kunnen constateren dat er bij subsidies onder dit bedrag enige vorm van controle door de gemeente op de besteding van subsidies wordt uitgeoefend of dat wordt nagegaan of er voor de uitgegeven bedragen bonnen aanwezig zijn. Ook in het geval dat een stichting namens de gemeente subsidies verstrekt wordt er niet op gelet of de stichting zelf over een externe kascontrole-commissie beschikt. In de voorgenomen nieuwe Verordening worden zeer lichte eisen gesteld in de verantwoording van subsidies lager dan € 10.000. De RKC is van mening dat eerst het interne gemeentelijke controlehuis op orde moet worden gebracht en bijvoorbeeld het nemen van geregelde steekproeven ook bij kleinere subsidies goed is geregeld. Aanbevelingen uit het RKC rapport 1. Uitwerking kaders toespitsen op subsidieproces Zet de reeds ambtelijk ingezette lijn tot uitwerking van beleidskaders voort en schenk daarbij specifiek aandacht aan de rol die gesubsidieerde instellingen spelen bij het realiseren van gemeentelijke doelen. Draag er zorg voor dat de kaders zodanig zijn geformuleerd dat bij subsidieverlening (SMART) doelstellingen kunnen worden overeengekomen. 2. Werkproces opnieuw inrichten Richt het totale subsidiewerkproces opnieuw in.

Prioriteiten zijn daarbij: • het verbeteren van verantwoordings- en controleproces • de verbetering van de communicatie met de instellingen; werk met vaste contactpersonen • een heldere taakverdeling tussen subsidieambtenaar en beleidsadviseur • het werken binnen termijnen 3. Heldere relaties met instellingen Houd bij getrapte (beleids)uitvoering door bijvoorbeeld stichtingen de relatie helder, voorkom incompatibiliteiten en houdt het verantwoordingsproces helder. 4. Bezint eer gij (met iets nieuws) begint Heroverweeg of het raadzaam is om al op korte termijn met nieuwe spelregels (nieuwe Verordening, nieuw uitvoeringskader) te gaan werken terwijl het huis nu -zowel beleidsmatig als procesmatig- niet op orde is. 5. Informeer de raad over verbeteringen Stel ter informatie aan de raad o.b.v. het RKC-rapport een helder verbeterplan op t.a.v. de genoemde aspecten. Periodieke info-voorziening over de subsidieverlening en -verantwoording maakt hiervan onderdeel uit.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 12 van 28

Sinds het rekenkamerrapport uit 2010 zijn er een aantal verbeterslagen gemaakt binnen het subsidieproces. Zo is het proces schematisch opgesteld en zijn ten aanzien van de meeste subsidies boven de 75.000 doelstellingen geformuleerd. Met de komst van de BAR-organisatie en het hierdoor centraal coördineren van het subsidiebeleid binnen de BAR-organisatie zijn er per gemeente verschillen ontstaan bij het optimaliseren van het subsidiebeleid. Albrandswaard kan profiteren van bij de verbeterslagen die gemaakt zijn bij de andere gemeenten die deelnemen aan de BAR-organisatie.

Afbeelding 2: Uit de rapportage QuickScans Subsidieproces en beleid en Contractbeheer en contractmanagement juni 2017. ( Nicole Heuts en Henk Zomer) 4.4 Kadernota Subsidiebeleid Albrandswaard beschikt niet over een Kadernota Subsidiebeleid. Een kadernota is het beleidskader voor de verlening en vaststelling van subsidies. (Zie ook hierboven bij afbeelding 2) Hieruit volgen de strategische en beleidsmatige overwegingen om gemeente breed volgens een standaard werkwijze subsidies te verlenen en vast te stellen. Een Kadernota volgt de landelijke visie op subsidiebeleid:8  werken op basis van vertrouwen;  verminderen van administratieve last en regeldruk;  verhoging kwaliteit dienstverlening aan instellingen en burgers; 8 Uniform Subsidiekader (1 Januari 2010, Ministerie van Financiën)

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 13 van 28

 

efficiënt en effectief subsidieproces; verder standaardisatie en uniformiteit binnen de gemeente.

Doelmatigheid In een kadernota kunnen ook de uitgangspunten worden opgenomen ten aanzien van de doelmatigheid en de doeltreffendheid. De volgende uitgangspunten kunnen hiervoor worden opgenomen9: 1. Eenvoud, snelheid, tegengaan bureaucratie De vele soorten subsidiesoorten zijn teruggebracht tot slechts jaarlijkse subsidies en incidentele subsidies: - per financiële categorie is een procesbeschrijving opgesteld voor zowel de subsidieverlening als voor de -vaststelling. Deze is leidend binnen de gehele gemeente; - Er wordt een eenduidige beoordelingswijze van de aanvragen en voor de controle van de verantwoordingen ingevoerd en hiervoor worden inhoudelijke en financiële digitale formats ontwikkeld; - gemeentelijke regelingen sluiten qua verantwoordingseisen, indien mogelijk, zoveel als mogelijk aan bij de verplichtingen uit de betreffende financiële categorie uit de Subsidieverordening . - Het BAR breed geïntroduceerde zaaksysteem (Greenvalley) ondersteunt het subsidieproces. Standaard handelingen worden zoveel als mogelijk geautomatiseerd; - een managementdashboard biedt sturings- en management informatie gegenereerd uit het zaaksysteem; - via het zaaksysteem is het voor de aanvragers mogelijk inzage te krijgen in de status van hun aanvraag- of vaststellingsverzoek. 2. Uitvoeringskosten De uitvoeringskosten van subsidiebeleid moeten zo laag mogelijk zijn. 3.

Transparantie Alle betrokkenen, zowel subsidieaanvragers, -ontvangers, behandelaars als verantwoordelijken, hebben goed inzicht voor welk doel kan worden aangevraagd, de wijze van aanvragen, criteria, de procedure, besluitvorming, verlening, afrekening en toetsing. 4. Efficiënt en effectief Het subsidiebeleid is er op gericht om de beperkte collectieve middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. 5. Wet Normering Topinkomens (WNT) Op grond van de WNT worden inkomens en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen met een publieke functie genormeerd en openbaar gemaakt. 6. Stapeling en proportionaliteit Bij beoordelingen van aanvragen wordt gelet op stapeling van subsidies en andere financiële voordelen die via de gemeente worden geboden. 7. Flexibiliteit De maatschappij is een dynamisch en organisch samenspel van menselijke en maatschappelijke factoren. Het subsidiebeleid moet hierop aansluiten. Het beleid stelt dus hoge eisen aan flexibiliteit, waarbij maatwerk mogelijk is. Doeltreffendheid Er wordt jaarlijks beoordeeld op basis van de verantwoording en het gevoerde jaargesprek of de subsidie het beoogde effect heeft opgeleverd. Eens per vijf jaar worden subsidies geëvalueerd. De evaluatiecriteria zijn vooraf in de betreffende beleidsnota opgenomen. Alleen SMART beleid maakt een effectieve inzet van het instrument subsidie mogelijk.

9 Uit de Kadernota subsidiebeleid van de gemeente Barendrecht 2018 - 2022

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 14 van 28

4.5 Uitvoeringsregels voor subsidieverstrekking Albrandswaard 2011 De uitvoeringsregels zijn in beginsel bedoeld als een nadere concretisering van het subsidiebeleid. De uitvoeringsregels zijn onder meer bedoeld om subsidieaanvragen te beoordelen. Ook is het proces van subsidieverlening opgenomen. (Aanvraag, subsidieverlening en vaststelling. De beleidsregels soms zo concreet dat de instellingen/doelgroepen die in aanmerking komen al genoemd worden. Bijvoorbeeld bij de bibliotheekvoorzieningen, Brede doeluitkering Centrum Jeugd en Gezin, GGZ en het ouderenwerk. Aan een aantal instellingen worden specifieke eisen gesteld zoals bij peuterspeelzalen die minimaal 40 weken per jaar open moeten zijn. In de uitvoeringsregels is opgenomen dat elke 5 jaar de uitvoeringsregels geijkt worden en dat er een verslag gepubliceerd wordt over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk (Art. 4:24 Awb). Op 19 juni 2012 heeft het college van Albrandswaard de 1e gewijzigde Uitvoeringsregels Voor verstrekking van subsidie op grond van de 1e gewijzigde subsidieverordening Albrandswaard 2010 vastgesteld. De uitvoeringsregels Subsidieverstrekking Albrandswaard 2011 bestaat uit de volgende onderdelen: 1 Algemene uitgangspunten en regels 2 Toetsingscriteria voor subsidieverstrekking 3 Normen voor waarderingssubsidies T.a.v.

1 Algemene uitgangspunten en regels In dit onderdeel worden de drie subsidievormen benoemd namelijk waarderingssubsidies, budgetsubsidies (effectsubsidies) en investeringssubsidies. Naast een beschrijving van de verschillende subsidies wordt aangegeven wie gemandateerd is voor de toekenning van de subsidies (college of raad) en op welke wijze verantwoording plaatsvindt. Er zijn algemene voorwaarden opgenomen voor het verstrekken van subsidies en de wijze waarop de subsidies worden geïndexeerd. Daarnaast zijn verenigingen en andere organisaties in bepaalde gevallen verplicht inzage te geven in hun reserves en voorzieningen en zijn regels opgenomen voor de maximale hoogte hiervan. Tenslotte zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van personeelsbeleid en wachtgeldregelingen. T.a.v. 2 Toetsingscriteria voor subsidieverstrekking Bij de toetsingscriteria zijn de regels (vereisten) opgenomen waaraan de aanvraag van de verschillende vormen van subsidies moeten voldoen. Onderdeel hiervan is het verantwoording afleggen over de ontvangen subsidie en de geleverde prestaties. De toetsingscriteria zijn opgenomen per doelgroep zoals Amateurkunst, Bibliotheekwerk, Evenementen, enzovoorts. T.a.v. 3 Normen voor waarderingssubsidies In dit onderdeel van de subsidieregels wordt aangegeven welke normen zijn bepaald voor de (maximale) hoogte van de subsidies per subsidiejaar.

Ook hier vindt dit plaats per doelgroep. Achtereenvolgens wordt besproken Heet doel van de subsidie, de doelgroep, de beoogde activiteiten en de grondslag en specifieke voorschriften. Ook hier worden verenigingen specifiek benoemd zoals bijvoorbeeld de Oranjevereniging.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 15 van 28

5

Nader bekeken: Stichting openbare bibliotheek Aan Zet en Stichting Welzijn Albrandswaard

5.1. Inleiding In het kader van dit onderzoek behandelen we twee regelmatig terugkerende subsidies aan de Stichting openbare bibliotheek Aan Zet en aan de Stichting Welzijn Albrandswaard. Hoe verloopt het proces van het aanvragen, verlenen, vaststellen en verantwoorden van de jaarlijkse subsidie aan beide stichtingen? De voornaamste bron hiervoor is de Subsidieverordening Albrandswaard. We zetten het proces kort uiteen zonder in te gaan op alle details en uitzonderingen, hiervoor verwijzen we naar de Subsidieverordening Albrandswaard. Na de uiteenzetting van het proces analyseren we de verstrekte subsidie in 2019. We onderzoeken of (meetbaar is dat) verstrekte subsidies bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Wat kunnen we naar aanleiding van deze analyse zeggen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de subsidieverstrekking aan Stichting openbare bibliotheek Aan Zet en Stichting Welzijn Albrandswaard? 5.2. Het proces Proces van subsidieverstrekking 1. Aanvraag 2. Beoordelen 3. Verlenen 4. Vaststellen 5. Verantwoorden 1. Aanvraag Het subsidieproces voor beide subsidies start met de aanvraag. Een subsidieaanvraag die per kalenderjaar wordt verstrekt, wordt ingediend uiterlijk 1 april voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de aanvraag betrekking heeft.

(Artikel 1.5 van de Subsidieverordening) De aanvraagvereisten zijn afgestemd op de aard en omvang van de subsidie. Een aanvraag voor een budgetsubsidie moet voldoen aan de vereisten van paragraaf 4.2.8.2 van de Awb. Een activiteitenplan en een begroting dienen bij de aanvraag te worden overlegd. In het activiteitenplan worden de nagestreefde doelstellingen per activiteit genoemd en de benodigde middelen. Voor dit onderzoek is gekeken naar de aanvraag voor de twee subsidies van 2020. De aanvraag is in het zaaksysteem Green Valley opgeslagen onder nummer 58385 (Stichting Welzijn Albrandswaard) en 49513 (Stichting Openbare Bibliotheek). In het zaaksysteem zijn ten behoeve van de aanvraag de volgende documenten opgenomen: Aanvraag, Beschikking, Uitstel verlening en overige correspondentie.  Aanvraag voor de subsidie voor 2020 van de Stichting Openbare Bibliotheek Aan Zet De Bibliotheek heeft haar aanvraag gedaan met daarbij de begroting 2020. De aanvraag bevat een productboek, een toelichting op de begroting, een risicoparagraaf en een exploitatiebegroting. Onderdeel van het uitvoeringsprogramma is voor 2020 is de jaarlijkse subsidie van de gemeente Albrandswaard. Voor 2020 bedraagt deze 192.168 euro. Tevens bevat de subsidieaanvraag een bedrag van 8.160 euro voor een coördinator basisvaardigheden.

De aanvraag is als volgt opgebouwd: Aanvraag 2019: Indexatie 2020 (2%): Totaal aanvraag 2020:

188.400 euro 3.768 euro 192.168 euro

Aanvraag 2019 Coördinator Basisvaardigheden: Indexatie 2020 (2%): Totaal aanvraag 2020:

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

8.000 euro 160 euro 8.160 euro

Rapportnaam Subsidies

Pagina 16 van 28

In de begroting van de Bibliotheek voor 2020 zijn bovenstaande subsidies meegenomen. De subsidieaanvraag bevat verder een productboek waarin wordt ingegaan op de dienstverlening en de doelstellingen die men wil behalen. De voorgenomen activiteiten ten aanzien van verschillende maatschappelijke thema’s zoals taalachterstand worden toegelicht. Er wordt bij de subsidieaanvraag geen directe link gelegd tussen de ontvangen subsidies en de voorgenomen activiteiten. De activiteiten zijn een onderdeel van de totale begroting. De aangevraagde subsidie bestaat uit de subsidie van het voorgaande jaar plus een indexatie van 2%.  Aanvraag voor de subsidie voor 2020 van de Stichting Welzijn Albrandswaard De Stichting Welzijn Albrandswaard (SWA) heeft haar aanvraag gedaan met behulp van het door de gemeente verstrekte aanvraagformulier. In het formulier is een begroting en dekkingsplan opgenomen. In deze begroting is een onderbouwing opgenomen per werkgebied. Voorbeelden hiervan zijn verslavingspreventie, jongerenwerk en het Loket Zorg en Welzijn (vraagwijzer). Per onderdeel zijn de baten en lasten afgezet tegen de baten en lasten van de voorgaande jaren. Het belangrijkste onderdeel van de sluitende begroting voor 2020 is de jaarlijkse subsidie van de gemeente Albrandswaard. Voor 2020 bedraagt deze 923.848 euro.

Dit is, gecorrigeerd met Welzijn op Recept, bijna 2 % hoger dan het aangevraagde bedrag voor 2019. Eind juli is een extra subsidie aangevraagd van 22.599 boven de al eerder aangevraagde subsidie i.vm geïndexeerde loonkosten. Deze is ook toegekend. In de aanvraag zijn geen kengetallen opgenomen ten aanzien van het bereiken van de doelstellingen. Deze worden uitsluitend verwoord per activiteit en niet SMART geformuleerd. De begroting is gebaseerd op de afgesproken resultaten die SWA met de gemeente Albrandswaard in 2016 heeft gemaakt voor het jaar 2016/2018. SWA geeft aan dat in overleg met de gemeente is afgesproken dat deze resultaten als uitgangspunt genomen blijven worden en dat in overleg met de nieuwe directeur-bestuurder van SWA gewerkt zal worden aan nieuwe afspraken. 2. Beoordelen De subsidiecoördinator toetst de aanvraag op een aantal formele vereisten, zoals tijdigheid en volledigheid. Vervolgens beoordeelt hij/zij de aanvraag aan de hand van de bepalingen zoals vastgesteld in de Algemene Subsidieverordening Albrandswaard en de Beleidsregels voor subsidieverstrekking.  Beoordeling van de subsidie voor 2020 van de Stichting Openbare Bibliotheek Aan Zet De aanvraag van de Bibliotheek is beoordeeld door de beleidsmedewerk(st)er van de gemeente Albrandswaard.

De aanvraag is (nog exclusief de Coördinator basisvaardigheden) 2.768 euro hoger dan het bedrag (subsidieplafond) dat is genoemd in de begroting 2020. Deze bedraagt 189.400 euro. In de begroting 2020 (pagina 23) heeft de raad aangegeven dat er geen ruimte is om te indexeren. De vakafdeling heeft controles uitgevoerd ten aanzien van de hoogte van het bedrag en de beleidskaders zoals opgenomen in de subsidieverordening. Deze zijn verwerkt in het aanvraagformulier:

Aanvraagformulier budgetsubsidie 2020 Budgetsubsidies zijn subsidies voor activiteiten van organisaties die een rechtspersoon zijn (zoals stichtingen en verenigingen) en één of meerdere beroepskrachten in dienst hebben. Deze subsidies worden aan de organisaties verleend onder de voorwaarde dat een prestatieovereenkomst / uitvoeringsovereenkomst tot stand komt. In deze overeenkomst staan de activiteiten die verricht moeten worden met daaraan gekoppeld de te leveren producten en prestaties. De periode waarvoor de gemeente een budgetsubsidie verleent en een prestatieovereenkomst / uitvoeringsovereenkomst afsluit, is voor meerdere jaren ( in principe vier jaar). De subsidie wordt per boekjaar vastgesteld.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 17 van 28

2. Beoordelingsgegevens

Voor de beoordeling van uw budgetsubsidieverzoek moet u, indien van toepassing, de volgende documenten als bijlagen bij deze aanvraag aanleveren (aanvinken als bijlage bij deze aanvraag is toegevoegd) □ Activiteitenplan □ Begroting en dekkingsplan □ Doelstelling(en) en resultaten die worden nagestreefd □ Stand reserves en voorzieningen □ Vermogensplan □ Opgave bestuurssamenstelling □ Bouwvergunning (indien vereist)

De subsidieontvanger is op de hoogte gebracht van de beleidskaders van de gemeente Albrandswaard. Zowel de begroting van de Bibliotheek als de beleidskaders van de gemeente Albrandswaard zijn niet op alle onderdelen SMART geformuleerd.  Beoordeling van de subsidieaanvraag voor 2020 van de Stichting Welzijn Albrandswaard De aanvraag van de Stichting Welzijn Albrandswaard is beoordeeld door de beleidsmedewerk(st)er van de gemeente Albrandswaard. Voor 2020 heeft de Stichting Welzijn Albrandswaard (SWA) de volgende aanvraag ingediend: 28 maart 2019 Oorspronkelijke aanvraag € 923.848 29 juli 2019 Stijging loonkosten CAO € 22.599 29 juli 2019 Buurtsportcoach € 25.000____ Totale budgetsubsidieaanvraag 2020: € 971.447 Collegebesluit over de subsidieaanvraag voor 2020: Wij hebben, op grond van het bepaalde in artikel 1.1 sub g van de Algemene Subsidieverordening Albrandswaard en onder voorbehoud van de in november 2019, door de gemeenteraad vast te stellen begroting 2020, het volgende besloten: 1. Onder voorbehoud van de vaststelling van de begroting 2020 door de gemeenteraad in november 2019 de Stichting Welzijn Albrandswaard voor 2020 een budgetsubsidie te verlenen van in totaal € 950.402 volgens de volgende specificatie: 1.1 Ten aanzien van jeugd- en jongerenwerk, buurtsportcoach, wijkteams en verslavingspreventie een subsidie te verlenen van € 406.548; 1.1.1.

Ten aanzien van het beheer en exploitatie wijkcentra(€ 21.045) de subsidieaanvraag af te wijzen; 1.2 Ten aanzien van het loket Zorg en Welzijn een subsidie te verlenen van€ 212.858; 1.3 Ten aanzien van de SWA-activiteiten, informele zorg, mantelzorgondersteuning, welzijnsarrangementen en vrijwilligersondersteuning een subsidie te verlenen van€ 330.996; De uiteindelijke toekenning betrof dus het aangevraagde bedrag van 971.447 euro min het afgewezen bedrag van 21.045 euro = 950.402 euro.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 18 van 28

3. Verlenen De Awb kent twee soorten beschikkingen: de verlening en de vaststelling van de subsidie. Wanneer beide bedoeld zijn, hebben we het over het verstrekken van subsidies. Na de beoordeling van de aanvraag neemt het college een beslissing tot verlening van de subsidie. Het college beslist op de aanvraag voor 31 december voorafgaande aan het jaar waarvoor de subsidie is gevraagd. Het verlenen van een subsidie geeft nog geen recht op de betaling van de subsidie. Het geeft slechts voorwaardelijk aanspraak op de subsidie. De aanvrager krijgt het subsidiebedrag wanneer hij de activiteiten waarvoor subsidie is verleend heeft uitgevoerd en voldaan is aan de aan hem gestelde verplichtingen.  Verlening van de subsidie voor 2020 van de Stichting Openbare Bibliotheek Aan Zet Naar aanleiding van de subsidieaanvraag door de Stichting Openbare Bibliotheek, de gevoerde correspondentie met de Stichting Openbare Bibliotheek en het vastgestelde subsidieplafond door de gemeenteraad van Albrandswaard is op 4 december 2019 een beschikking 2020 toegezonden aan de Stichting voor een bedrag van 192.168 euro en een bedrag van 8.160 euro. Totaal 200.328 euro.

Ten aanzien van de Toekenning budgetsubsidie bibliotheekdiensten 2020 is in de beschikking vermeld: “Op grond van de 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010, de toets aan de uitvoeringsregels en vastgestelde subsidieplafonds in de gemeentebegroting 2020 hebben wij besloten om aan de Stichting Openbare Bibliotheek AanZet een budgetsubsidie toe te kennen van € 192.168.-.” In de begroting 2020 is het subsidieplafond voor de Bibliotheek vastgesteld op 189.400. Hoewel de raad in de begroting 2020 expliciet heeft aangegeven dat er niet geïndexeerd mocht worden is dat in dit geval wel gebeurd. (Voor zowel de reguliere subsidie als de subsidie voor de coördinator + 2%.) In de beschikking is nogmaals gewezen op de bepalingen uit de subsidieverordening, de beleidsregels en de aanvullende door het college bepaalde voorwaarden en verplichtingen. In de beschikking wordt tevens aangegeven op welke wijze de verantwoording dient plaats te vinden om het in de voorlopige beschikking genoemde bedrag van 200.328 definitief toegekend te krijgen.  Verlening van de subsidie voor 2020 aan de Stichting Welzijn Albrandswaard Op grond van de gemaakte afspraken en de artikelen 1.5 en 1.8 van de bovengenoemde subsidieverordening is een subsidieverlening van 950.502 euro door het college vastgesteld onder de volgende voorwaarden: 1.

de uitvoering van de werkzaamheden dient te gebeuren volgens de "uitvoeringsovereenkomst SWA 2016-2018 (nr. 1117609); Gemeente Albrandswaard - Stichting Welzijn Albrandswaard" en/of volgens de nieuwe, met u overeen te komen, prestatieafspraken. 2. U dient voor 1 juni 2021 een jaarverslag en een jaarrekening over 2020 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring in. 4. Vaststellen In de Subsidieverordening is opgenomen dat soms verlening en vaststelling (vooraf) in één beschikking plaats kan vinden. Bij waarderingssubsidies vallen de verlening en vaststelling samen. Een afzonderlijke beschikking tot verlening en vaststelling van dit soort relatief lage subsidiebedragen levert te veel administratieve lasten voor zowel de gemeente als de aanvrager op. In andere gevallen wordt de subsidie vastgesteld na het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Voor de vaststelling moet de subsidieontvanger weer een aanvraag indienen. Hierbij legt hij als het ware rekening en verantwoording af over de uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. Vervolgens vindt vaststelling plaats. Bij subsidies van boven de 75.000 euro dient er een uitgebreide verantwoording plaats te vinden met een inhoudelijk verslag ten aanzien van de gerealiseerde taken, een financieel verslag of jaarrekening, een balans met toelichting en een controleverklaring van de accountant.

Auteur Concerncontrol

Datum maart 2021

Rapportnaam Subsidies

Pagina 19 van 28



Vaststelling van de subsidie aan de Stichting Welzijn Albrandswaard en de Stichting openbare bibliotheek Aan Zet Albrandswaard Omdat het aangevraagde bedragen voor beide Stichtingen hoger is dan 75.000 euro wordt de toegekende subsidie pas definitief zodra deze tijdig en juist is verantwoord. De verantwoording van de subsidie van 2018 voor beide Stichtingen is hieronder bij punt 5 opgenomen. 5. Verantwoorden De verantwoording achteraf is afhankelijk van de hoogte van de subsidie. Zoals hiervoor aangegeven, is bij een waarderingssubsidie een beperkte verantwoording (lees: aanvraag tot vaststelling) nodig. Bij budgetsubsidies (effectsubsidies) is het wel noodzakelijk om gegevens te verstrekken alvorens de subsidie wordt vastgesteld. Deze zijn deels afhankelijk van de hoogte van de subsidie. Vanaf 75.000,- euro dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in (voor 1 april van het jaar volgend op de subsidieperiode) waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht. Naast het inhoudelijk verslag moet ook een financieel verslag of jaarrekening worden verstrekt. Hierin moet een overzicht staan van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De eindverantwoording bevat tevens een controleverklaring van de accountant (bij bedragen hoger dan 75.000 euro) van de aanvrager. Deze bepalingen zijn in de beschikking opgenomen. 

Verantwoording van de subsidie aan de Stichting Welzijn Albrandswaard en de Stichting openbare bibliotheek Aan Zet Albrandswaard In Artikel 1.8 van de Algemene Subsidieverordening Albrandswaard is bepaald dat de aanvraag tot vaststelling van de ontvanger van de subsidie de volgende documenten moet bevatten: a) Een inhoudelijk verslag van de verrichte activiteiten over de afgelopen subsidieperiode, waarbij door de subsidieontvanger tevens een vergelijking wordt gemaakt tussen de beoogde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting wordt gegeven op de afwijkingen. b) Een financieel verslag van de afgelopen subsidieperiode, bestaande uit: - een exploitatieoverzicht van de baten en lasten; - een balans op de laatste dag van de subsidieperiode; - een toelichting op het exploitatieoverzicht en de balans. c) Een schriftelijke verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek omtrent de getrouwheid van het financieel verslag indien de subsidie € 75.000, - of meer bedraagt (jaarlijks te indexeren op basis van door het college vastgestelde beleidsregels). Bij de definitieve vaststelling van de subsidies worden de bepalingen uit de beschikking en de subsidieverordening getoetst op basis van de door de ontvanger verstrekte rapporten.

Hierin is aangegeven welke van de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en/of in welke mate is bijgedragen aan de gemeentelijke doelstellingen en de hierbij behorende uitgaven. Gecontroleerd wordt op basis van de controleverklaring van de accountant en het jaarverslag. Hierna vindt de definitieve vaststelling plaats. De laatst vastgestelde subsidie aan Bibliotheek Aan Zet is de subsidie van 2019. Het betrof de reguliere subsidie van 188.400 euro. Deze subsidie is conform aanvraag vastgesteld. De documenten zijn opgenomen in Greenvalley onder zaaknummer 10186. De verantwoording bevat een jaarverslag en een accountantsverklaring. De verantwoording is door de behandelend medewerk(st)er getoetst op een aantal criteria waaronder volledigheid. De laatst vastgestelde subsidie aan Stichting Welzijn Albrandswaard is ook de subsidie van 2019. Het betrof de reguliere subsidie van 906.658 euro. Deze subsidie is conform aanvraag vastgesteld. De documenten zijn opgenomen in Greenvalley onder zaaknummer 9668 en 10127. De verantwoording is door de behandelend medewerk(st)er getoetst op een aantal criteria waaronder volledigheid.