9. bijlage 1 jaarverslag 2023.pdf
Tekst van het document
status
privacy
afgerond
informatiehuishouding
eerste fases afgerond, migratie naar documentmanagementsysteem in 2024
informatiebeveiliging
zelfevaluatie uitgevoerd, gestart met opstellen beleid en plan van aanpak
personeelsdossiers
afgerond
bedrijfshulpverlening (BHV)
nieuwe BHV’er aangesteld, interne afspraken gemaakt. Afspraken met verhuurder nog niet uitgevoerd
huisvesting en facilitair
in afronding
dienstverleningsovereenkomsten
voor HR in afronding en voor ICT afgerond
portfolio management
nieuw tijdschrijfpakket aangeschaft, verdere implementatie in 2024
verbetering financiële sturing
op hoofdlijnen gerealiseerd
privacy Per 1 januari 2023 is een medewerker van de rekenkamer aangesteld als privacy officer. De privacy officer heeft een nieuw privacybeleid opgesteld. Dit privacybeleid is gecontroleerd door de Functionaris gegevensbescherming en vervolgens in mei vastgesteld door de directeur. In het beleid zijn afspraken opgenomen over onder meer het updaten van het verwerkingsregister, het uitvoeren van Data protection impact assessments (DPIA’s), de werkwijze bij datalekken en de omgang met personeelsgegevens van rekenkamermedewerkers. Privacy krijgt nu voldoende aandacht in het reguliere werkproces en er is continu aandacht voor verbeterpunten. Dit verbetertraject is daarmee afgerond. Meer informatie over privacy staat in paragraaf 11-3. informatiehuishouding In het tweede kwartaal is een verbeterplan informatiehuishouding vastgesteld. Vervolgens zijn externe partijen benaderd om de verbeteringen te realiseren. In het derde kwartaal is gestart met het opstellen van een nieuwe informatiebeheerplan, waarin rollen en werkprocessen worden vastgesteld. Ook is gestart met het archiveren
45
jaarverslag 2023
en vernietigen van fysieke en digitale documenten. Het opstellen van het informatiebeheerplan en het afronden van de achterstand in archivering wordt in het eerste kwartaal van 2024 afgerond. Na de ICT-migratie kan het voor de informatiehuishouding noodzakelijke documentmanagementsysteem (DMS) worden geïmplementeerd. informatiebeveiliging Aanvullend op de bedrijfsvoeringscan van de gemeente is in 2023 geconstateerd dat er verbeteringen nodig zijn in de informatiebeveiliging. In het najaar van 2023 is daarom een zelfevaluatie uitgevoerd aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De baseline is het vertrekpunt voor opstellen van informatiebeveiligingsbeleid en een jaarlijks vast te stellen plan van aanpak om de informatiebeveiliging te verbeteren. personeelsdossiers De directeur is de werkgever van de medewerkers van de rekenkamer, maar zij zijn formeel in dienst bij de gemeente Rotterdam. Hun personeelsdossier werd dus bijgehouden door de gemeente. Tot 2022 hield de rekenkamer daarnaast een eigen dossier bij, waardoor dossiers incompleet waren en er risico’s waren op datalekken. In 2023 zijn de dossiers bij de gemeente compleet gemaakt en de resterende documenten in de fysieke en digitale archieven van de rekenkamer vernietigd. BHV In 2023 is een nieuwe BHV’er opgeleid en aangesteld.
Ook zijn afspraken over incidenten vastgelegd en zijn medewerkers hierover geïnstrueerd. Er is overlegd met de verhuurder over een ontruimingsplan en -oefening voor de Minervahuizen I, II en III (verzamelpanden met meerdere huurders), maar dit heeft nog niet geleid tot concrete resultaten. huisvesting en facilitair Het huurcontract van het pand van de rekenkamer aan de Meent 94 liep af in 2024. Daarom zijn huuronderhandelingen gestart met de verhuurder. Om de werklast bij de rekenkamer te verlagen is er voor gekozen het pand te laten huren door de afdeling concernhuisvesting van de gemeente. Er is een nieuw huurcontract afgesloten voor tien jaar. Vanaf het najaar van 2023 is de rekenkamer dus niet meer de huurder, maar de gebruiker van het pand. De bestaande dienstverleningsovereenkomst (DVO) facilitair wordt aangepast, zodat afspraken over het gebruik en de kosten zijn vastgelegd. Omdat nu zowel huisvesting als facilitair via een DVO loopt, kan de rekenkamer de ondersteuning doelmatiger inrichten. Dienstverleningsovereenkomsten HR, financiën en ICT Naast de DVO facilitair heeft de rekenkamer dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Rotterdam voor HR-dienstverlening, voor de financiële administratie en financial reporting en voor ICT. In 2023 is geconstateerd dat de DVO voor HR onvolledig was en bijgewerkt moet worden. Deze herziening wordt in 2024 afgerond.
De DVO financiën is in 2021 aangegaan voor onbepaalde tijd. Voor ICT ontbrak een overeenkomst. Daarom zijn in 2023 afspraken gemaakt over de dienstverlening en de doorbelasting van de kosten. De nieuwe DVO is begin 2024 getekend en is ingegaan per 1 januari 2024.
46
jaarverslag 2023
portfoliomanagement Eén van de punten in het verbetertraject portfoliomanagement is het verbeteren van het tijdschrijfproces. In 2023 is na gesprekken met diverse aanbieders gekozen voor een nieuw tijdschrijfsysteem, dat in het najaar is geïmplementeerd. Met dit nieuwe tijdschrijfsysteem wordt beoogd om onder meer de capaciteitsinzet en planning van onderzoeken te verbeteren en meer grip te krijgen op doorlooptijden en tijdsbesteding van projecten. In 2024 zal verder invulling worden gegeven aan het benutten van verantwoordings- en sturingsinformatie uit het nieuwe tijdschrijfsysteem. Daarnaast is een start gemaakt met de analyse van de tijdschrijfgegevens over de periode 2017- 2022 om hier lering uit te kunnen trekken. verbetering financiële sturing In 2023 heeft de rekenkamer ingezet op verbetering van de financiële sturing. De directeur heeft ondersteund door de kwartiermaker bedrijfsvoering, Financial Reporting, de crediteurenadministratie en de controller het financiële beheer doorgelicht en gewijzigd. Er is een formatieplan opgesteld, waardoor de personeelskosten geraamd kunnen worden. Ook wordt nu een verplichtingenoverzicht bijgehouden. Voor de financiële besluiten die de directeur moet nemen, is nu een budgettoets ingevoerd. Er wordt scherp gecontroleerd of posten op het goede budgetnummer worden geboekt.
De informatievoorziening aan de leveranciers en de samenwerking met de crediteurenadministratie zijn verbeterd. Dus op hoofdlijnen is het financiële beheer in 2023 ingrijpend verbeterd. Bij de reguliere beoordeling van alle financiële entiteiten binnen het cluster BCO (waar de rekenkamer financieel toe gerekend wordt) was de rekenkamer eind 2023 de enige in de categorie ‘eenvoudige financiële structuur’ die de hoogste score heeft gekregen. overige ontwikkelingen bedrijfsvoering Naast de genoemde verbetertrajecten zijn ook andere onderdelen van de bedrijfsvoering in 2023 opgepakt. ICT-migratie en actualisatie inkoopbeleid Voor het vervolg van het verbetertraject informatiehuishouding is het noodzakelijk een ICT-migratie uit te voeren, opdat de rekenkamer gebruik kan gaan maken van een documentmanagementsysteem. In de loop van 2023 is geconstateerd dat de inkoop van de ICT-dienstverlening onrechtmatig is. Destijds is niet Europees aanbesteed, maar in de periode 2019-2022 is de norm die daarvoor geldt overschreden. In 2023 zijn de eerste stappen gezet die moeten leiden tot de noodzakelijke ICT-migratie en het rechtzetten van de onrechtmatige inkoop. Verder zijn de eerste stappen gezet om het inkoopbeleid en contractbeheer binnen de rekenkamer te verbeteren. huisstijl De huidige huisstijl dateert van 2008 en voldoet op een aantal punten niet meer aan de behoeften.
Zo voldoen de documenten in pdf-formaat, waaronder dit jaarverslag, niet aan de huidige eisen voor (digitale) toegankelijkheid. Daarnaast zijn de sjablonen verouderd en werken niet altijd (goed) met nieuwere versies van Office-software. Verder zijn de huidige sjablonen steeds gericht op één rekenkamer en bieden geen optie voor onderzoeken ten behoeve van meerdere gemeenten. In 2023 is daarom besloten om een nieuwe huisstijl te laten ontwikkelen. Voor het begeleiden van dit traject is een freelance vormgever aangetrokken. Deze is in 2023
47
jaarverslag 2023
gestart met het inventariseren van de behoeften en het opstellen van een briefingdocument. Aan de hand daarvan zal (naar verwachting in het voorjaar van 2024) een aantal ontwerpbureaus gevraagd worden een offerte in te dienen. bureaumanagementhandboek De rekenkamer beschikt over een bureaumanagementhandboek waarin diverse werkwijzen en processen zijn vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om facilitaire zaken, formele correspondentie, ICT, inkoop en HR. In het handboek zijn in 2023 diverse aanpassingen gedaan, onder andere naar aanleiding van de verbetertrajecten. Verdere aanscherping vindt in 2024 plaats als onderdeel van het verbetertraject voor de bedrijfsvoering.
11-2
personeel Het bureau van de rekenkamer bestond per 31 december 2023 formeel uit de directeur en 22 medewerkers (19,28 fte). Ten opzichte van 2022 is de vaste onderzoeksstaf versterkt. Dat was noodzakelijk om de gewenste ratio projectleider – onderzoeker te verhogen naar 1:2. Deze versterking was al eerder ingezet, maar deels tijdelijk uit de reserves gefinancierd. Door de structurele verhoging van het budget (zie hoofdstuk 2) konden een aantal tijdelijke contracten van onderzoekers worden verlengd of omgezet naar een vast contract. Daarnaast zijn op detacheringsbasis sinds het vierde kwartaal van 2023 twee onderzoekers tijdelijk werkzaam bij de rekenkamer. De detacheringen hebben niet alleen tot doel de ontstane formatieruimte in te vullen, maar zijn ook bedoeld om de relaties met voor de rekenkamer interessante instituten te versterken. De rekenkamer vindt het belangrijk studenten de mogelijkheid te bieden ervaring op te doen. In 2023 hebben twee studenten van de Erasmus Universiteit stage gelopen bij de rekenkamer. Daarnaast heeft de rekenkamer in 2023 geëxperimenteerd met de positie van onderzoeksassistent. Dit is een tijdelijke parttime baan voor een student. In 2023 heeft de onderzoeksassistent ondersteund bij de verbetertrajecten op het gebied van informatiebeveiliging en portfoliomanagement en is ad hoc ondersteuning verleend bij onderzoeksprojecten.
werving en selectie In 2023 hebben twee medewerkers de rekenkamer verlaten: een junior-onderzoeker (0,89 fte, schaal 10) en een senior-projectleider (0,89 fte, schaal 13). Er zijn drie nieuwe medewerkers gestart. Twee daarvan werken op basis van een detachering. Dit zijn beiden onderzoekers (1,89 fte, detachering fee). Daarnaast is er een junior-onderzoeker gestart. Ook is een tijdelijke projectleider aangetrokken vanwege een tijdelijk projectleiderstekort. In 2023 is een nieuwe projectleider geworven die per 1 januari 2024 in dienst is getreden. De rekenkamer maakt geen gebruik van recruitment van de gemeente Rotterdam, maar verzorgt de werving en selectie zelf en maakt daarbij ter ondersteuning gebruik van een extern wervingsbureau. In het kader van de inzet op diversiteit en inclusie heeft de rekenkamer in 2023 bij de werving en selectie voor de projectleider geëxperimenteerd met een nieuwe aanpak. Sollicitanten solliciteerden anoniem en zonder CV, maar werden gevraagd een aantal competentiegerichte vragen te beantwoorden. ziekteverzuim In een kleine organisatie als de rekenkamer kan het ziekteverzuim van jaar tot jaar sterk uiteenlopen. Zeker langdurig verzuim heeft grote invloed op het
48
jaarverslag 2023
verzuimpercentage. Het percentage is na een daling in 2022 weer iets toegenomen. In 2023 was het ziekteverzuim 5,9%. Ten opzichte van 2022 is vooral het percentage middellang verzuim gestegen. Het percentage kort verzuim is gedaald. Gemiddeld waren er 2,8 ziektemeldingen per medewerker. tabel 11-2: kengetallen ziekteverzuim Kengetallen
2019
2020
2021
2022
2023
ziekteverzuimpercentage
2,0%
4,0%
7,6%
4,8%
5,9%
kort verzuim (1 t/m 7 dagen)
1,2%
0,7%
0,9%
2,7%
1,3%
middellang verzuim (8 t/m 42 dagen)
0,8%
0,3%
0,0%
1,1%
3,2%
lang verzuim (vanaf 43 dagen)
0,0%
2,9%
6,7%
0,9%
1,4%
arbeidskosten Vanwege de structurele en tijdelijke versterking van de rekenkamer is de formatie in 2023 iets gestegen ten opzichte van 2022. De gemiddelde bezetting in fte bedroeg 18,7 in 2023. De gemiddelde loonsom nam in 2023 af ten opzichte van de twee voorgaande jaren. tabel 11-3: formatie, bezetting en loonkosten
formatie per 31/12
2019
2020
2021
2022
2023
15,2
15,2
14,5
18,2
19,4
medewerkers per 31/12
17
17
16
20
23
bezetting in gem. fte
14,4
14,9
14,6
16,1
18,7
loonkosten
€ 1.295.417
€ 1.329.297
€ 1.376.606
€ 1.503.388
€ 1.688.084
gemiddelde loonsom
€ 89.959
€ 89.214
€ 94.288
€ 93.378
€ 90.272
In de begroting van de rekenkamer is rekening gehouden met externe inhuur voor organisatieontwikkeling en voor expertise in onderzoeken waarover de rekenkamer niet zelf beschikt. Sinds 2022 worden beide onderwerpen apart begroot. Specifiek voor externe inhuur voor expertise in onderzoek was in 2023 een bedrag van € 152.000 begroot. Uiteindelijk is in 2023 minder besteed, namelijk € 105.587. tabel 11-4: externe inhuur onderzoek
inhuur
verslag 2022
plan 2023
verslag 2023
€ 61.540
€ 152.000
€105.587
functieboek In 2022 is gestart met het uitwerken van een functieboek. Dit moet weergeven welke functies er zijn en wat de formatie per functie is. In het functiehuis, dat ook onderdeel
49
jaarverslag 2023
is van het functieboek, dienen de functieomschrijvingen te staan en de manier waarop die zich tot elkaar verhouden. Het functieboek is daarmee een strategisch document dat een kader biedt voor een meerjarenplanning. Personeelskosten zijn voor een instituut als de rekenkamer de grootste kostenpost. Zicht op de benodigde formatie is onontbeerlijk om goed financieel beleid te kunnen voeren. In 2023 is in een formatieplan vastgelegd wat de benodigde formatie is om de gewenste resultaten te behalen. De volgende stap is het vaststellen van functieprofielen. In 2023 zijn daartoe belangrijke stappen gezet. Voor de onderzoeksstaf zijn de functieprofielen (onderzoeksassistent, junior-onderzoeker, onderzoeker, senior-onderzoeker, projectleider en senior-projectleider) nu grotendeels gereed. opleidingen Binnen de Rekenkamer Rotterdam start iedere nieuwe medewerker met een cursus “rekenkameronderzoek”. Dat is een externe cursus die gevolgd kan worden bij de Erasmus universiteit of bij de NVRR. In 2023 hebben alle nieuw ingestroomde medewerkers deze cursus gevolgd. Daarnaast kunnen medewerkers in hun Persoonlijk Ontwikkeling Plan zelf aangeven of zij behoefte aan scholing hebben. Uiteraard moet deze scholingsbehoefte passen binnen wat voor de rekenkamer relevant en/of nodig is. In 2023 hebben meerdere medewerkers op individueel niveau een opleiding of cursus gevolgd.
Zo heeft een medewerker een opleiding gevolgd tot privacy officer en heeft een medewerker een leiderschapstraining gevolgd. Naast scholing op individuele basis, zijn er ook gemeenschappelijke trainingen geweest. In 2023 heeft een feedbacktraining plaatsgevonden voor alle onderzoekers en projectleiders. Er heeft een driedaagse training plaatsgevonden rondom diversiteit en inclusie en een training van een dagdeel over divers en objectief werven. arbeidsomstandigheden De rekenkamer hecht aan goede arbeidsomstandigheden met een gezond en veilig werkklimaat voor medewerkers. Hiertoe is in 2023 onder andere een plan van aanpak opgesteld op basis van de Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) die in 2022 was uitgevoerd en vastgesteld. Met de nieuwe RI&E en het plan van aanpak voldoet de rekenkamer aan de Arbowet. De voortgang op het plan van aanpak wordt jaarlijks met de PVT besproken. De rekenkamer heeft besloten vanaf 2023 deel te nemen aan het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) van de gemeente. Vanwege de onafhankelijke positie van de rekenkamer worden de resultaten niet gedeeld met het concern. De totaalscore van de rekenkamer lag in 2023 op 69 punten op een schaal van 0-100. Hiermee ligt de score net onder het gemiddelde van de gemeente (71 punten). Uit het MTO komen verschillende aandachtspunten voor de medewerkerstevredenheid naar voren.
Uit het MTO blijkt dat alle medewerkers weten hoe zij vertrouwenspersonen kunnen bereiken. Medewerkers van de rekenkamer kunnen zowel terecht bij de pool van vertrouwenspersonen van de gemeente Rotterdam als bij een eigen externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon is in 2022 aangetrokken vanwege de onafhankelijke positie van de rekenkamer. De externe vertrouwenspersoon heeft in januari 2023 kennisgemaakt met het team en individueel
50
jaarverslag 2023
gesproken met bijna alle medewerkers. Bij de externe vertrouwenspersoon zijn volgens het opgestelde jaarverslag in 2023 vier meldingen gedaan. De vertrouwenspersonen van de gemeente Rotterdam hebben geen meldingen over de rekenkamer gemeld. De rekenkamer is al geruime tijd bezig met een traject op het gebied van organisatiecultuur en -structuur en neemt daarin de informatie uit het MTO en het jaarverslag van de externe vertrouwenspersoon mee.
11-3
privacy en informatiebeveiliging Zoals beschreven in paragraaf 11-1 is in 2023 nieuw privacybeleid opgesteld met daarin afspraken over onder meer het updaten van het verwerkingsregister, het uitvoeren van Data protection impact assessments (DPIA’s) en de personeelsgegevens van rekenkamermedewerkers. Over de belangrijkste ontwikkelingen rond privacy heeft de externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) een jaarverslag opgesteld dat is opgenomen in bijlage 1 van dit jaarverslag. In 2023 zijn twee datalekken gemeld bij de FG. In beide gevallen ging het om interne datalekken die niet gemeld hoefden te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over datalekken en beveiligingsincidenten staat in het jaarverslag van de FG (bijlage 1). In dit jaarverslag staat ook een nadere toelichting op de uitvoering van twee pre-DPIA’s en een DPIA. Die zijn uitgevoerd in het kader van de onderzoeken naar ambtelijke integriteit en toegankelijkheid van beleid en dienstverlening. In 2023 is een verwerkingsovereenkomst gesloten met Aenova, de aanbieder van het tijdschrijfsysteem. Ook is een onderlinge regeling getroffen met PBLQ, omdat bij de opdracht in het kader van het onderzoek naar toegankelijkheid zowel PBLQ als de rekenkamer verwerkingsverantwoordelijk zijn.
Een geactualiseerd overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens die de rekenkamer doet, is gelijktijdig met de publicatie van het jaarverslag gepubliceerd op de website van de rekenkamer in de vorm van een verwerkingsregister. Onder begeleiding van een externe adviseur heeft de rekenkamer een zelfevaluatie informatiebeveiliging uitgevoerd. Daarbij is de organisatie langs de maatregelen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gelegd. Deze baseline is van toepassing op alle overheidsorganisaties. De baseline is (nog) niet wettelijk verplicht, maar is een breed gedeelde basis voor informatiebeveiliging. De zelfevaluatie is een eerste stap in het verbeteren van de informatiebeveiliging. Vervolgstappen die in 2024 worden gezet zijn onder meer het opstellen van informatiebeveiligingsbeleid en gedragsregels voor gebruik van apparatuur. Ook worden de eisen vanuit de BIO meegenomen bij het verkennen voor opties voor migratie van de ICT.
11-4
Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is ingegaan op 1 mei 2022. De wet geeft overheden de verplichting bepaalde informatie actief openbaar te maken en om informatie te verstrekken als daar om wordt verzocht. De rekenkamer is een bestuursorgaan en moet voldoen aan de eisen uit deze wet.
51
jaarverslag 2023
De rekenkamer publiceert op de eigen website alle onderzoeksopzetten, rapporten en rekenkamerbrieven. Ook het jaarverslag en de onderzoeksprogrammering worden jaarlijks gepubliceerd. Verder is op de website informatie te vinden over onze werkwijze, de kwaliteitseisen waaraan de rekenkamer zich heeft geconformeerd en het privacybeleid. Tot slot bevat onze website praktische informatie over onze organisatie, contactgegevens en de manier waarop een onderzoeksonderwerp kan worden aangedragen. Voor de behandeling van verzoeken heeft de rekenkamer een protocol opgesteld. In 2023 ontving de rekenkamer één Woo-verzoek. De rekenkamer heeft het verzoek afgewezen, omdat de rekenkamer niet de beschikking had over de gevraagde informatie.
11-5
diversiteit en inclusie In 2022 is een externe partij aangetrokken om de rekenkamer begeleiding te bieden bij het thema diversiteit en inclusie binnen de organisatie. In 2023 hebben drie bijeenkomsten plaatsgevonden. De opdracht is in het najaar van 2023 afgerond. De uitkomst van dit traject kan worden samengevat in een drietal thema’s waar de rekenkamer verder mee aan de slag gaat: inclusief onderzoek, een inclusieve werkvloer en inclusieve werving. Binnen de rekenkamer worden deze thema’s verder opgepakt door de werkgroep DIG (diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid). In 2023 zijn hierin al verschillende stappen in gezet, onder andere op het gebied van inclusief werven.
11-6
onderzoekshandboek In het najaar van 2023 is de actualisatie van het onderzoekshandboek van de rekenkamer afgerond. Ook is een infographic opgesteld waarin de cruciale stappen en afspraken zijn samengevat. Het onderzoekshandboek bestaat uit twee delen: deel I gaat over de onderzoeksprocedures en beschrijft de processtappen in het onderzoeksproces dat gevolgd wordt bij rekenkameronderzoeken. Deel II bevat informatie over onderzoeksmethoden en andere inhoudelijke aspecten van onderzoek. Een werkgroep draagt er zorg voor dat het handboek up-to-date blijft. Het onderzoekshandboek heeft verschillende functies. Zo biedt het onderzoekers inzicht en houvast in hoe het onderzoeksproces idealiter moet verlopen. Daarnaast vormt het onderzoekshandboek een waarborg voor kwaliteit door goed lopende werkwijzen vast te leggen. Ten slotte biedt een handboek een zekere vorm van verantwoording, omdat het ten behoeve van evaluaties of visitaties inzicht geeft in hoe de rekenkamer haar processen heeft ingericht. Hiermee kan bepaald worden of de rekenkamer voldoet aan de eisen van goed onderzoek uitvoeren en eisen die uit het G4+1 kwaliteitshandvest komen (zie bijlage 2 voor meer informatie over de eisen uit dit kwaliteitshandvest). Beide delen van het onderzoekshandboek zijn bedoeld voor intern gebruik.
Op verzoek van de NVRR wordt van het deel over onderzoeksmethoden ook een publieke versie gemaakt.
11-7
nevenfuncties en declaraties In artikel 81f van de Gemeentewet is een lijst met functies opgenomen die de directeur rekenkamer niet mag vervullen naast haar functie als bestuurder van de
52
jaarverslag 2023
rekenkamer. Ook in de verordening Rekenkamer Rotterdam is een bepaling opgenomen die de mogelijkheid van nevenfuncties van de directeur rekenkamer beperkt (artikel 6). In lijn hiermee heeft de Rekenkamer Rotterdam een reglement voor nevenfuncties van medewerkers. Zij dienen elke nevenfunctie bij de directeur te melden. Uitgangspunt is dat nevenfuncties buiten het gebied van de voormalige Stadsregio Rotterdam toelaatbaar zijn. Voor nevenfuncties binnen het gebied van de voormalige Stadsregio geldt dat de uitoefening ervan niet op gespannen voet mag komen te staan met de werkzaamheden voor de rekenkamer. De volgende tabel geeft een overzicht van de nevenfuncties van de directeur rekenkamer en de medewerkers in 2023. tabel 11-5: nevenfuncties functie
Nevenfunctie
bezoldigd
directeur
hoogleraar Universiteit Maastricht
nee
(gastvrijheidsovereenkomst) tot juni 2023 directeur rekenkamer bij de regiogemeenten
nee (functie is qq)
(Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland) onderzoeker
buitenpromovendus bij de Faculteit der Maatschappij- en
nee
Gedragswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam
De directeur declareert geen kosten. In het jaarverslag is daarom geen tabel met uitsplitsing van gedeclareerde kosten opgenomen.
53
jaarverslag 2023
12 12-1
jaarrekening
inleiding Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven heeft de rekenkamer voor de voorjaarsnota van de gemeente Rotterdam een wens voor structurele versterking van de capaciteit ingediend. In totaal is € 400 k gevraagd voor versterking van de onderzoeksstaf en de bedrijfsvoering. Een deel van de versterking is gevraagd voor de tijdelijk investering in communicatie en het verbeteren van de bedrijfsvoering. Dit gaat om een bedrag van € 100 k, voor een periode van drie jaar. De wens van de rekenkamer is bij de behandeling van de voorjaarsnota gehonoreerd. Door de toekenning van de budgetversterking is de begroting 2023 gedurende het jaar bijgesteld. In de resultatenrekening in paragraaf 12-2 is de bijgestelde begroting opgenomen. aanpassing egalisatiereserve De Rekenkamer Rotterdam heeft een egalisatiereserve om de continuïteit te kunnen waarborgen. Op dit moment geldt een maximum van € 250 k. Dat is relatief hoog. De aard en omvang van eventuele investeringen of onvoorziene omstandigheden zijn na de structurele versterking zodanig dat een lager maximum volstaat. Vanaf 2024 wordt de maximale omvang van de reserve € 150 k.
12-2
resultatenrekening In de onderstaande tabel is de resultatenrekening 2023 opgenomen. Zoals in het vorige jaarverslag is aangekondigd, sluit de rekenkamer vanaf 2023 aan bij de rapportagewijze van de gemeente Rotterdam. Dit betekent dat is overgegaan op een andere indeling van kostenposten. Hierdoor is alleen een vergelijking van de totale kosten met voorgaand jaar mogelijk.
55
jaarverslag 2023
tabel 12-1: resultatenrekening 2023 rekening 2022
begroting 2023
rekening 2023
1.793.302
1.688.084
inhuur
152.000
105.587
overige apparaatslasten
80.450
83.640
inkopen en uitbestede werkzaamheden
371.217
339.646
interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam)
106.136
154.979
personeel
overige programmalasten
2.300
4.457
totaal uitgaven
2.056.434
2.505.406
2.377.041
bijdrage gemeente Rotterdam
1.597.559
2.149.706
2.149.706
40.250
40.250
40.250
bijdrage gemeente Albrandswaard bijdrage gemeente Barendrecht
65.150
65.150
65.150
bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel
106.500
106.500
106.500
bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel
45.550
45.550
45.550
bijdrage gemeente Lansingerland
98.250
98.250
98.250
overige inkomsten
0
0
6.565
totaal inkomsten
1.953.259
2.505.406
2.511.971
resultaat voor bestemming
-103.175
134.930
toevoeging reserves onttrekking reserves resultaat
12-3
-111.198 103.715 0
0
toelichting op de resultatenrekening algemeen Samen met de onderdelen Raad/Commissies, Griffie en de Gemeentelijke Ombudsman vormt de rekenkamer de kostenplaats Raad binnen het concern Rotterdam. De jaarrekening van de kostenplaats Raad wordt gepubliceerd als onderdeel van het concern Rotterdam. Uit de resultatenrekening is op te maken dat er een positief resultaat op de begroting is gerealiseerd. De belangrijkste reden hiervoor is dat de personeelskosten en externe inhuur lager zijn uitgevallen dan in de bijgestelde begroting. Tegenover lagere kosten voor personeel en inhuur stonden hogere kosten voor interne levering van diensten door het concern.
56
jaarverslag 2023
23.732
uitgaven personeel De personeelskosten zijn iets lager dan begroot. Dit wordt verklaard door het vertrek van een medewerker en doordat de ontstane formatieruimte na versterking van het budget niet direct kon worden ingevuld. De formatieruimte is ondertussen ingevuld met het aannemen van een nieuwe medewerker en via detachering vanuit de gemeente en de Algemene Rekenkamer. inhuur In 2023 heeft de rekenkamer extern personeel ingehuurd voor ondersteuning met specifieke expertise bij twee projecten. De begroting voor inhuur was gebaseerd op realisatie uit het verleden. Uiteindelijk is de realisatie lager dan begroot. overige apparaatslasten Onder de overige apparaatslasten vallen onder meer de kosten voor kantoorbenodigdheden, contributies en abonnementen, kosten voor arbodienstverlening en opleidingskosten. De kosten zijn iets hoger dan begroot, onder andere doordat meer gebruikt is gemaakt van opleidingen en trainingen. inkopen en uitbestede werkzaamheden Onder deze post zijn uitgaven verantwoord als huur- en servicekosten, ICT en inkoop ten behoeve van de bedrijfsvoering. De uitgaven zijn lager dan begroot. De voornaamste reden hiervoor is dat de rekenkamer in het najaar van 2023 het huurcontract heeft overgedaan aan de afdeling concernhuisvesting. Daarmee is de rekenkamer niet meer de huurder, maar de gebruiker van het pand.
De huurkosten zijn daarmee overgegaan naar de post interne levering. interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam) De rekenkamer neemt verschillende diensten af van de gemeente Rotterdam. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De kosten daarvan worden door de gemeente doorbelast aan de rekenkamer. In 2023 zijn de kosten hoger dan begroot. De belangrijkste reden hiervoor is dat er een verschuiving van het huurcontract naar de gemeente heeft plaatsgevonden. overige programmalasten Onder deze post zijn belastingaanslagen door de gemeente Rotterdam opgenomen. inkomsten bijdrage gemeente Rotterdam In de meerjarenbegroting van de gemeente kent de raad een bijdrage toe aan de rekenkamer voor de uitvoering van de werkzaamheden, op grond van de Verordening Rekenkamer Rotterdam (artikel 7, lid 1). Het budget is in 2023 met € 500 k gestegen (zie paragraaf 11-1). Daarnaast heeft de rekenkamer gelijktijdig met het concern van de gemeente een gedeeltelijke compensatie ontvangen voor de loonkostenstijging in de CAO.
57
jaarverslag 2023
bijdragen gemeenten Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Naast haar activiteiten voor de gemeente Rotterdam heeft de rekenkamer ook nog de mogelijkheid om de rekenkamerfunctie bij andere gemeenten in de voormalige Stadsregio in te vullen. Dit doet de rekenkamer op dit moment voor vijf regiogemeenten. Deze post betreft de bijdragen van die gemeenten ten behoeve van de uitoefening van de rekenkamerfunctie. In 2022 is volledig overgegaan naar een lumpsum-financiering, vandaar dat de begroting en realisatie exact overeenkomen. overige inkomsten Deze post bestaat uit eventueel ontvangen vergoedingen van derden zoals bijvoorbeeld een bijdrage van het UWV. resultaat Bij het vaststellen van de voorjaarsnota in juni ontving de rekenkamer uitsluitsel over het gevraagde extra budget. In de periode daarvoor is de rekenkamer terughoudend omgegaan met het vastleggen van verplichtingen als het aannemen van personeel en het opstarten van verbetertrajecten voor de bedrijfsvoering. Nadat er duidelijkheid over het extra budget was, zijn verschillende stappen gezet, maar lopen uitgaven door in 2024. Dit resulteert in een onderbesteding in 2023. Uiteindelijk is het jaar afgesloten met een positief saldo van € 135 k. Daarvan is € 111 k toegevoegd aan de reserve van de Rekenkamer Rotterdam.
De Rekenkamer Rotterdam mag maximaal € 250 k reserve aanhouden. Het resultaat na toevoeging aan de reserve (€ 24 k) gaat terug naar de gemeente. In de onderstaande tabel is de ontwikkeling van de reserve vanaf 2015 opgenomen. Vanaf 2024 is het maximum € 150 k. tabel 12-2: opbouw reserves 2015-2023 (€) beginsaldo
mutatie
eindsaldo
2015
236.000
14.000
250.000
2016
250.000
0
250.000
2017
250.000
-45.360
204.640
2018
204.640
0
204.640
correctie 2018
21.149
saldo 2019
-8.695
toevoeging 2019
12.454
217.094
2020
217.094
18.914
236.008
2021
236.008
5.891
241.977
2022
241.977
-103.175
138.802
2023
138.802
111.198
250.000
58
jaarverslag 2023
12-4
balans tabel 12-3: balans (€) activa
2023
2022
passiva
vaste activa
0
0
vaste passiva
materiële vaste activa
0
0
eigen vermogen
2023
2022
250.000
138.802
250.000
138.802
langlopende schulden
0
0
vlottende passiva
0
4.381
reserves
vreemd vermogen
vlottende activa
250.000
143.183
kortlopende vorderingen debiteuren
0
0
crediteuren
0
4.381
overlopende activa
0
143.183
overlopende passiva
0
0
250.000
143.183
totaal passiva
250.000
143.183
totaal activa
12-5
kortlopende schulden
toelichting op de balans materiële vaste activa De rekenkamer heeft geen materiële vaste activa. De rekenkamer heeft namelijk geen investeringen met bruto-investeringsbedrag van € 100.000 of meer. Volgens de Verordening financiën Rotterdam 2021 worden investeringen met een lager bedrag niet geactiveerd. debiteuren Deze post betreft de stand van de openstaande facturen ultimo 2023. Er stonden geen facturen open. overlopende activa Sinds medio 2014 wordt de administratie van de Rekenkamer Rotterdam via de administratie van de gemeente Rotterdam gevoerd. In dat kader betreft de overlopende activa een balanssluitpost. passiva reserve De reserve van de Rekenkamer Rotterdam heeft als doel heeft de continuïteit van de onderzoeken te waarborgen. De reserve kent een maximum van € 250 k. Het resultaat van € 111 k in 2023 is aan de reserve toegevoegd. De reserve heeft daarmee de maximale omvang bereikt.
59
jaarverslag 2023
langlopende schulden De langlopende schulden betroffen de financiering van de materiële vaste activa (zie materiële vaste activa). Deze post is vervallen. crediteuren De overige schulden betreffen de stand van de openstaande crediteuren (openstaande inkoopfacturen) ultimo 2023. overlopende passiva De overlopende passiva betreffen de stand van de nog te betalen bedragen, waarvan de factuur in 2023 ontvangen wordt, maar de prestatie geleverd is in 2022.
12-6
financieel arrangement regiogemeenten De directeur en medewerkers van de rekenkamer zijn aangesteld bij de gemeente Rotterdam. Hun salaris en overige kosten komen ten laste van het budget van de Rekenkamer Rotterdam. De kosten die gemaakt worden voor de Rekenkamer Barendrecht, Rekenkamer Lansingerland, Rekenkamer Capelle aan den IJssel, Rekenkamer Krimpen aan den IJssel of Rekenkamer Albrandswaard moeten gedekt worden uit de bijdragen die door de gemeenteraden zijn toegekend. Voor de begroting van 2024 is met de regiogemeenten afgesproken dat zij de bijdrage van 2023 indexeren conform wat gangbaar is binnen hun eigen gemeente. De rekenkamer wordt na vaststelling van de gemeentebegroting geïnformeerd over de in de begroting opgenomen bijdrage. In 2022 is overgegaan naar lumpsum-bekostiging. Jaarlijks wordt eenmaal het begrote bedrag gefactureerd. De lumpsum-bekostiging betekent dat geen wijzingen in de reserves optreden, omdat het begrote bedrag is gefactureerd. In 2023 hebben dan ook geen onttrekkingen of toevoegingen aan de reserves plaatsgevonden. In de onderstaande tabel is de stand van de reserves weergegeven. tabel 12-4: stand van de reserves saldo reserve
budget 2023
% van budget
Rekenkamer Albrandswaard
10.638
40.250
26%
Rekenkamer Barendrecht
21.651
65.150
33%
Rekenkamer Capelle aan den IJssel
9.650
106.500
9%
Rekenkamer Krimpen aan den IJssel
14.140
45.550
31%
Rekenkamer Lansingerland
38.175
98.250
39%
60
jaarverslag 2023
13 13-1
begroting 2024
inleiding In 2023 is zoals in hoofdstuk 11 gemeld gewerkt aan betere financiële besluitvorming en meer controle op de uitgaven, de administratieve verwerking daarvan en het budgetbeheer. In 2024 zal worden ingezet op verdere versterking van het budgetbeheer en de begrotingssystematiek.
13-2
begroting De begroting bevat de te verwachten baten en lasten in 2024. tabel 13-1: begroting 2024 (€) begroting 2024 baten bijdrage gemeente Rotterdam bijdrage gemeente Albrandswaard
2.239.498 41.538
bijdrage gemeente Barendrecht
64.300
bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel
111.342
bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel
46.917
bijdrage gemeente Lansingerland
107.906
onttrekking reserves
144.013
totaal baten
2.755.514
lasten personeel inhuur
75.000
overige apparaatslasten
72.300
inkopen en uitbestede werkzaamheden
195.000
interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam)
359.100
overige programmalasten totaal lasten
13-3
2.054.114
2.755.514
toelichting op de begroting baten Er is geen uniforme grondslag voor de bijdragen van de gemeenteraden. Ook wettelijk is daarvoor geen norm. De rekenkamer heeft met de regiogemeenten afgesproken dat zij voor 2024 het budget dat in 2022 en 2023 aan de rekenkamer werd toegekend conform de indexatie-systematiek van die gemeente verhogen. Die bedragen zijn nu opgenomen in de begroting. In het verleden ontstonden verschillen tussen de bedragen in de gemeentelijke begrotingen en die van de rekenkamer. Met deze
61
jaarverslag 2023
afspraak is er voor 2024 consistentie tussen de begroting van de rekenkamer en die van de deelnemende regiogemeenten. In de begroting is een onttrekking aan de reserves opgenomen voor tijdelijke ondersteuning om de bedrijfsvoering verder op orde te brengen. lasten De belangrijkste lasten zijn de personeelskosten. Een verbetering ten opzichte van het verleden is dat de rekenkamer nu werkt met een formatieplan. Hierdoor worden de personeelskosten meerjarig begroot. Op deze manier is ingebouwd dat er budget is om tegenvallers, zoals de noodzaak tot tijdelijke vervanging, op te vangen. Door de aanpassingen van de dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente nemen deze kosten toe. Dit wordt vooral veroorzaakt door overgang van het huurcontract. De inkopen nemen daardoor juist af.
62
jaarverslag 2023
bijlagen
bijlage 1 verslag Functionaris Gegevensbescherming Verslag van de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) ten behoeve van de Rekenkamer Rotterdam over het jaar 2023 In mei 2022 heeft de Rekenkamer Rotterdam ondergetekende aangesteld als externe FG. Binnen de rekenkamer is in 2022 voorts een onderzoeker intern aangesteld als Privacy-Officer. De rekenkamer heeft met de Privacy Officer en onder toezicht van de FG ook in 2023 verschillende acties ondernomen om het privacybeleid uit te voeren en de bescherming van persoonsgegevens te borgen. Het betreft de volgende onderwerpen. Privacybeleid In 2022 is het privacybeleid bijgewerkt en in mei 2023 is een volledig herziene versie vastgesteld. De aanpassingen in deze herziene versie waren niet van inhoudelijke aard. De formulering van het beleid is taalkundig verbeterd en de rollen van de Privacy Officer en de FG zijn verduidelijkt. Verwerkingsregister Binnen de rekenkamer is in 2022 voor het verwerkingsregister vanuit de verschillende onderzoeken input geleverd, waarbij is vermeld welke persoonsgegevens voor welk doel worden verwerkt. Deze input is samengevoegd, waardoor er in 2022 één document tot stand is gekomen dat het verwerkingsregister van de rekenkamer vormt. Dit document wordt periodiek gemonitord en bijgehouden door de Privacy Officer en is voor het laatst geactualiseerd en vastgesteld op 15 september 2023.
Informatiehuishouding In 2022 is een bedrijfsvoeringscan uitgevoerd. Daar is onder meer uit naar voren gekomen dat er ten aanzien van de informatiehuishouding verbeterslagen gemaakt moeten worden. Vanuit privacy-perspectief diende onderzocht te worden of persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en of de toegang tot persoonsgegevens juist is en niet te ruim belegd. In dat kader heeft in november 2022 een bureau brede opruimdag plaatsgevonden binnen de rekenkamer. Dit heeft in 2023 een vervolg gekregen. Bureau Becis Dior heeft een plan van aanpak opgesteld om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen. Dat verloopt in vier fasen, waarbij de eerste twee fasen in het derde en vierde kwartaal van 2023 zijn uitgevoerd. Deze fasen hebben betrekking op het actualiseren van de werkprocessen, het opzetten van een mappenstructuur op de netwerkschrijf en het daarin plaatsen van de informatie, het onderhouden van het rollenbeheer en het opstellen van werkinstructies en trainingen. Het opruimen van de netwerkschijf is in januari 2024 afgerond. Beveiligingsincidenten en datalekken Binnen de rekenkamer is een protocol datalekken vastgesteld en wordt sinds 2022 een logboek bijgehouden waarin beveiligingsincidenten en datalekken worden vastgelegd. Er zijn in 2023 zeven beveiligingsincidenten geweest.
Deze incidenten zijn opgenomen in het interne logboek beveiligingsincidenten. Het betrof onder meer te ruime autorisaties voor submappen en oude adressenbestanden, ook met privé-mails, telefoonnummers en adressen, zowel van zakelijke contacten als van privépersonen
65
jaarverslag 2023
in een algemeen toegankelijke map. De gegevens uit de algemeen toegankelijke map zijn verwijderd en de autorisaties zijn aangepast, waarmee het beveiligingsrisico is verholpen. Ook ten aanzien van de andere beveiligingsincidenten zijn maatregelen getroffen om de risico’s te verhelpen. Alle maatregelen zijn opgenomen in het logboek beveiligingsincidenten Rekenkamer Rotterdam. Er hebben zich in 2023 twee datalekken voorgedaan bij de Rekenkamer Rotterdam. Deze datalekken werden veroorzaakt doordat een medewerker onterecht toegang had tot een schijf met bestanden met persoonsgegevens van (voormalige) collega’s. De betreffende bestanden zijn van de schijf verwijderd en de datalekken zijn opgenomen in het interne logboek datalekken Rekenkamer Rotterdam. De datalekken zijn niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens omdat er door de genomen maatregelen en de omvang en aard van de persoonsgegevens die inzichtelijk waren, geen risico op een inbreuk op de rechten en vrijheden van de betrokken personen aanwezig is. DPIA’s Binnen de Rekenkamer Rotterdam zijn in 2023 twee Pre-Data Protection Impact Assessments (DPIA) uitgevoerd. Er is een Pre-DPIA uitgevoerd op de toegankelijkheid in beleid en in de uitvoering van dienstverleningsprocessen.
Daaruit is naar voren gekomen dat er voor deze processen een DPIA dient te worden opgesteld omdat het om de verwerking van bijzondere persoonsgegevens gaat van een kwetsbare groep (mensen met een beperking). Deze DPIA is in januari 2024 vastgesteld. Voorts is een Pre-DPIA uitgevoerd op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het rekenkameronderzoek integriteit binnen de gemeente Rotterdam. Uit deze Pre-DPIA blijkt dat een DPIA niet nodig is. Er worden weliswaar bijzondere persoonsgegevens verwerkt, maar deze verwerking is niet grootschalig. Er is sprake van het voldoen aan slechts één van de negen criteria die zijn opgenomen in het richtsnoer van de Europese toezichthouder over de vraag wanneer een DPIA verplicht is. Het betreft voorts een beperkte verwerking in het kader van een beperkt aantal casusonderzoeken. Voorts zijn er verschillende beheersmaatregelen getroffen. Deze beheersmaatregelen zijn afdoende om de aanwezige risico’s te mitigeren. De Rekenkamer Rotterdam is voornemens over te gaan naar gebruik van Microsoft365, mogelijk in 2024 maar het is niet zeker of dat lukt omdat de rekenkamer daarvoor mede afhankelijk is van derden (ICT-leveranciers). Omdat er al veel DPIA’s over Microsoft 365 beschikbaar zijn, is besloten geen DPIA te doen, maar bij de inrichting te zorgen voor goede informatiebeveiliging.
De Rijksoverheid heeft al meerdere DPIA’s uit laten voeren naar Microsoftdiensten. Op basis daarvan heeft Microsoft ook verschillende aanpassingen gedaan om informatie beter te beveiligen. De rekenkamer kan als gemeentelijke organisatie ook gebruik maken van de overeenkomst tussen de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Microsoft. Daarmee gelden ook de privacyvoorwaarden die het Rijk is overeengekomen met Microsoft. Onderlinge regeling Met organisatie PBLQ (een onafhankelijk adviesbureau voor de publieke sector) is een onderlinge regeling gesloten als bedoeld in artikel 26 AVG. Met PBLQ is op 24 november 2023 de overeenkomst Aanbod PBLQ Klantreizen afgesloten. PBLQ verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van het onderzoek naar het aanbod klantreizen. Deze persoonsgegevens verwerkt PBLQ voor haar eigen dienstverlening richting de Rekenkamer Rotterdam en de persoonsgegevens worden daarbij niet
66
jaarverslag 2023
doorgegeven aan de rekenkamer. Om die reden is PBLQ een verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker namens de rekenkamer. Omdat de Rekenkamer Rotterdam wel de opdrachtgever is op wiens verzoek het onderzoek door PBLQ wordt uitgevoerd, is de rekenkamer zelf ook als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen aan te merken. Om die reden heeft de Rekenkamer Rotterdam een onderlinge regeling in verband met gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid gesloten, als bedoel in artikel 26 AVG. Hier zijn de onderlinge afspraken en verantwoordelijkheden vastgelegd. Overig De autorisatiematrix (een overzicht van alle autorisaties van de medewerkers tot bestanden of mappen met persoonsgegevens) zoals dat door verwerker Stepco is geleverd, is kritisch bekeken met als doel te beoordelen of medewerkers alleen toegang hebben tot die persoonsgegevens die zij nodig hebben voor het uitvoeren van de functie. Daar waar de autorisaties te ruim waren toegekend, zijn deze aangepast en de autorisaties bij het verlenen van toegang tot nieuwe mappen, wordt consequent toegepast door deze alleen te verlenen als die autorisatie noodzakelijk is voor de functie. Er zijn in 2023 geen verzoeken gedaan als bedoeld in hoofdstuk III AVG (rechten van betrokkenen). In 2023 is een protocol vastgesteld voor de afhandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo).
Persoonsgegevens in openbare documenten worden geanonimiseerd, met uitzondering van namen van personen met een publieke/openbare functie (bijvoorbeeld van een burgemeester of wethouder) als die namen in die hoedanigheid in de stukken worden genoemd. Blik op 2024 Voor het jaar 2024 worden geen nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens verwacht of zal daar in het nieuwe jaar anders mee worden omgegaan. De ingezette verbeterslag ten aanzien van de informatiehuishouding wordt in 2024 voortgezet. In het eerste kwartaal van 2024 zullen voorbereidingen worden getroffen voor het opzetten en herinrichten van een nieuwe mappenstructuur in SharePoint en het vaststellen van de werkprocessen en autorisaties. Daarbij zullen de werkprocessen ten aanzien van gebruik, monitoring en beheer worden ingericht, ook ten aanzien van metadata. Dit staat gepland voor februari 2024. Een training en werkinstructies voor de medewerkers staat voor 27 februari 2024 gepland. De migratie naar Sharepoint als Document Management Systeem (DMS) vindt naar verwachting in de loop van 2024 plaats. Er zal in 2024 worden overgegaan naar Microsoft365. De beste optie daarvoor wordt onderzocht. Als FG ondersteun ik de Rekenkamer Rotterdam ook in 2024 weer graag en ik zie uit naar de voortzetting van de prettige samenwerking. Arjo Buurma Functionaris Gegevensbescherming Rekenkamer Rotterdam 13 februari 2024
67
jaarverslag 2023
bijlage 2 zelfevaluatietoets kwaliteitshandvest goed bestuur; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
onafhankelijkheid
ja
• toetsing nevenfuncties, verantwoording in jaarverslag
deskundigheid
ja
integriteit
ja
• budget via gemeenteraad, eigen bevoegdheid rekenkamer aanwenden budget • breed scala aan academische disciplines binnen het bureau • geschenkenregeling • gedragscode gemeente Rotterdam • ambtseed gemeente Rotterdam
rechtmatigheid
deels
• verantwoording aan raad in jaarverslag • FG voor omgang vertrouwelijke gegevens • privacybeleid voldoet aan de AVG • beheer personeelsdossiers voldoet aan AVG • archivering grotendeels afgerond met behulp van extern bureau • wordt gewerkt aan nieuw beleid voor informatiebeveiliging
doelmatigheid
• wordt gewerkt aan nieuw inkoopbeleid
ja
• kwartiermaker bedrijfsvoering aangesteld
en doeltreffendheid
• tijdsmonitoring verbeterd • onderzoekshandboek vernieuwd • onderzoeksprogrammering vernieuwd
weloverwogen
• selectietoetsen voor onderzoeksprogramma
ja
• intercollegiale toetsing binnen het team en door de projectleider, een inhoudelijke toets door de directeur en oplegnotities voor de directeur tbv besluitvorming • interne QA-procedure met drie toetsmomenten per onderzoek door onderzoekers die niet bij het project betrokken zijn
transparantie
ja
68
• zie ‘onderzoeksproces’
jaarverslag 2023
organisatie en medewerkers; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
onderzoekersvaardigheden
ja
• functie eisen academisch niveau • casustoets is onderdeel sollicitatieprocedure • scholingsbudget beschikbaar • intervisie • persoonlijk ontwikkelingsplan
integriteit
ja
• zie ‘goed bestuur’
personeelsbeleid
deels
• extern advies ingewonnen diversiteit en inclusie
gericht op kwaliteit
• planningsgesprekken en POP voor alle medewerkers • intervisieprogramma met G4 en provinciale rekenkamers
randvoorwaarden
ja
• elke medewerker kan gebruik maken van het scholingsbudget
personeelsbeleid
• interne trainingen • lunchlezingen • uitgebreid inwerkprogramma met cursus rekenkameronderzoek • lidmaatschap beroepsorganisaties wordt aangemoedigd
programmering; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
onafhankelijke keuzes
ja
• inbreng onderzoeksstaf • selectietoetsen • vastgestelde werkwijze onderzoeksprogrammering
in dialoog met de raad
ja
• anonieme uitvraag naar onderwerpen bij alle raadsleden • jaarlijkse sessie raadsleden voor input programmering • directeur brengt jaarlijks bezoek aan fracties • gemiddeld 1 verzoek om onderzoek per jaar • Commissie Rekenkamer Rotterdam (CRR) en begeleidingscommissies dan wel commissies die de rekenkamer als taakveld hebben bij de regiogemeenten
navolgbaarheid keuzes
ja
• selectietoetsen vastgelegd • onderzoeksprogramma openbaar en gepresenteerd aan raad • elke onderzoeksopzet naar de raad
bewuste afweging middelen
deels
en baten
• raming vooraf bij elke onderzoeksopzet • capaciteitsplanning wordt bepaald in projectleidersoverleg • portfoliomanagement verbeterd • in voorkomende gevallen wordt eerst een verkenning naar een onderzoeksonderwerp gedaan • budgetbeheer nog onvoldoende • verbetering contractbeheer • formatieplan als basis voor begroting
69
jaarverslag 2023
onderzoeksproces; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
planmatig onderzoek
ja
• vooraf vastgestelde onderzoeksopzet • normenkader, indien passend bij opzet • inzet op onderzoeksteams die in uitvoeringsfase stabiel zijn
methodisch onderzoek
• maandelijks overleg projectteam met directeur op inhoud en proces
ja
• onderzoekshandboek vernieuwd en toegankelijk gemaakt • vier keer per jaar onderzoekersoverleg waarin methodologische vraagstukken worden besproken • drie QA-procedures per onderzoek • werkgroep over rekenkamermethodologie met G4 en Randstedelijke Rekenkamer • onderzoeksdag voor G4 en Randstedelijke Rekenkamer
transparantie
ja
• onderzochte ambtelijke organisatie wordt op verschillende momenten tijdens het onderzoek geïnformeerd (voorgesprekken, onderzoeksopzet, voorafgaand aan wederhoor, contacten met vaste ambtelijke aanspreekpunten per onderzoek) • contact met griffie over voortgang • contact met verantwoordelijk wethouder voorafgaand aan publicatie onderzoeksopzet en bestuurlijk wederhoor
feitelijk wederhoor
ja
• ambtelijk wederhoor conform verordening
bestuurlijke reactie
ja
actieve en zorgvuldige
ja
• bestuurlijk wederhoor conform verordening • rapporten zijn openbaar, worden aan raad gestuurd en gepubliceerd op website
openbaarmaking
• bij rapport wordt persbericht verspreid • vastgestelde communicatiestrategie, inclusief sociale media • communicatieadviseur
aanspreekbaarheid
ja
• toelichting door directeur van rapport in raadscommissie, inclusief beantwoorden vragen, binnen drie maanden na publicatie • rekenkamer biedt toelichting aan ambtelijke organisatie aan • vragen vanuit media worden beantwoord binnen redelijke termijn
70
jaarverslag 2023
onderzoeksproducten; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
toegankelijkheid
deels
• structuur rapporten is helder, meestal afgeleid van onderzoeksvragen • begrijpelijkheid tekst gecontroleerd door QA-ers • gebruik tabellen en figuren • weinig gebruik van infographics en beeldtaal; wordt in geïnvesteerd
betrouwbaarheid
• feiten en oordelen strikt gescheiden en expliciet benoemd
ja
• onderzoeksverantwoording in elk rapport • voetnoten met bronverwijzing
goede onderbouwing
• positieve en negatieve bevindingen benoemd
ja
• koppeling bevindingen aan onderzoeksvragen • QA-ers toetsen op adequate onderbouwing van bevindingen • conclusies altijd expliciet onderbouwd door bevindingen • in rapporten aandacht voor maatschappelijke, bestuurlijke en financiële context van onderwerp • oorzaken en verklaringen worden benoemd als deze kunnen worden onderbouwd • aanbevelingen sluiten aan op conclusies
bruikbaarheid
ja
• focus in aanbevelingen • aanbevelingen worden in het rapport zelf toegelicht
andere producten
ja
• DoeMee-onderzoek NVRR, externe presentaties, vakpublicaties
effectiviteit; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
realisering doelstellingen
ja
• doelstelling is om jaarlijkse onderzoeksprogramma geheel uit te voeren en impact te maken door middel van aanbevelingen, debat daarover en opvolging aanbevelingen door college • over afgeronde onderzoeken wordt verantwoording afgelegd in jaarverslag, daarin opgenomen of aanbevelingen zijn overgenomen • bij elk rapport nagesprek met ambtelijke organisatie en met wethouder • bij elk rapport lichte toets op opvolging aanbevelingen • jaarlijks één opvolgingsonderzoek
leercyclus, leren rekenkamer
deels
• elk onderzoek wordt geëvalueerd en evaluatie wordt besproken in projectleidersoverleg • evaluatie met advies projectleiders wordt vastgesteld door directeur
opvolgingsonderzoek
• verbeterpunten meegenomen in onderzoekshandboek
ja
71
• jaarlijks opvolgingsonderzoek
jaarverslag 2023
transparantie; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
werkwijze
deels
• verordening rekenkamer en beschrijvingen werkwijze openbaar op website
jaarplan
ja
• verbetering vindbaarheid op website wordt aan gewerkt • onderzoeksprogramma jaarlijks voorafgaand aan jaar gepubliceerd • jaarverslag jaarlijks voor 1 april • jaarverslag in Q2 besproken in Commissie Rekenkamer Rotterdam • onderzoeksprogramma en jaarverslag gepubliceerd op website openbaarheid
ja
• alle rapporten openbaar • communicatiestrategie
jaarverslag
ja
• in jaarverslag wordt verslag gedaan over voortgang onderzoeksprogramma en andere voornemens • financiële gegevens opgenomen in jaarrekening gemeente • jaarverslag rekenkamer bevat financieel verslag op hoofdlijnen • gedetailleerde jaarrekening gaat via interne P&C cyclus gemeente
periodieke evaluatie; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer
toelichting
periodieke evaluatie
nee
• verplichting tot periodieke evaluatie vastgelegd in handvest, minimaal één keer in de zes jaar – laatste periodieke evaluatie was in 2014
interne evaluatie
deels
• kwaliteitshandvest inclusief evaluatieverplichting wordt herijkt • zelfevaluatie uitgevoerd in 2021 • QA-procedure zorgt voor inhoudelijke tegenspraak • PVT • vanaf 2023 participeren in jaarlijks MTO • meting diversiteit en inclusie • periodiek overleg bestuurders G4 en Randstedelijke Rekenkamer • actieve deelname NVRR gericht op reflectie • actief netwerken met andere rekenkamers met regiofunctie • halfjaarlijkse evaluatiegesprekken met werkgeverscommissie
beoordeling interne evaluatie
nee
externe evaluatie
nee
72
jaarverslag 2023
• externe adviseurs ten aanzien van governance rekenkamer
de rekenkamer De gemeenteraad van Rotterdam heeft in december 1997 de Rekenkamer Rotterdam ingesteld. Sinds 14 juni 2021 is mevrouw dr.ir. Marjolein van Asselt directeur. Zij is door de gemeenteraad voor zes jaar benoemd en beëdigd.
doel De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid, het financieel beheer en de organisatie van het gemeentebestuur. Zij doet dat ten behoeve van de gemeenteraad. Met interdisciplinair onderzoek en beleidsevaluatie draagt de rekenkamer bij aan het versterken van de lokale democratie en de kwaliteit van het gemeentebestuur.
onafhankelijk De rekenkamer is net als de gemeentelijke Ombudsman onafhankelijk. Haar taken en bevoegdheden staan in de Gemeentewet en de verordening Rekenkamer Rotterdam. De rekenkamer bepaalt zelf waar ze onderzoek naar doet en heeft vergaande bevoegdheden om informatie te verzamelen. De raad en/of het college van B en W kunnen de rekenkamer wel vragen om onderzoek te doen. De rekenkamer stuurt hen jaarlijks haar onderzoeksplan en jaarverslag toe.
openbaar Het onderzoek resulteert in openbare rapporten die de rekenkamer ter behandeling aan de raad aanbiedt. Zij bevatten tevens de reacties van de onderzochte organen en instellingen op de conceptrapporten (ambtelijk en bestuurlijk wederhoor). De rapporten worden toegelicht in (commissies van) de gemeenteraad.
voor Rotterdam en regio Vijf regiogemeenten hebben zich in de loop der jaren aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam, namelijk Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland.
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Postbus 70012 3000 kp Rotterdam telefoon 010 • 267 22 42 info@rekenkamer.rotterdam.nl www.rekenkamer.rotterdam.nl
afbeeldingen Google maps, Rekenkamer Rotterdam, Dave Bruggeling gemeente Capelle aan den IJssel, Frank de Roo basisontwerp dewerf.com, Zuid-Beijerland
uitgave Rekenkamer Rotterdam maart 2024