5. 2025- 084768 Raadsvoorstel Controleplan VIC 2026, Normenkader 2026, Controleverordening 2025 e.v..pdf
Tekst van het document
-
Wagenparkbeheer: Er is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden over de procedure rond het gebruik van dienstvoertuigen door nieuwe medewerkers, wat resulteert in het ontbreken van de vereiste Dienstvoertuigenovereenkomst en een juiste registratie.
Deze bevindingen tonen aan dat er aandachtspunten zijn op zowel financieel- als procedureel vlak. De gemeente en De BedrijfsvoeringsPartner zijn nu aan zet om deze bevindingen op te volgen en waar nodig herstelacties te ondernemen.
7
3 Processen en bevindingen binnen de VIC 3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid) De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks, medio augustus, toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. In dit proces toetsen wij op het intern/lokaal inkoopbeleid, in paragraaf 3.13 richten wij ons op het proces Europese aanbestedingen. Bevindingen VIC-controle: Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Dit proces, ons lokaal inkoopbeleid, is geen onderdeel van het normenkader en derhalve niet ter beoordeling van onze controlerend accountant. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Van de 5 gecontroleerde dossiers is er geen van geregistreerd in RX.Enterprise. o Het gevolgde inkooptraject is daarmee niet vast te stellen. o Opdrachtbrieven/overeenkomsten zijn niet traceerbaar. o Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is niet vast te stellen. Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Alle dossiers complementeren/
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
n.v.t.
Gemeente
registratie in RX.Enterprise Legenda:
Opgelost
Openstaand
8
Onderhanden
3.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan De BedrijfsvoeringsPartner om zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard ligt.
Crediteurenadministratie Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Op basis van een steekproef zijn van nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte het risico en de, in haar optiek, te geringe opvolging van de bevinding dat bij het aanmaken van een nieuwe crediteur er geen expliciete controle is op juistheid IBAN-nummer. Repressieve controle door middel van een IBAN-check in de betaalapplicatie is eerder onderzocht en toen te duur bevonden. Wel zijn er aanvullende maatregelen reeds ingezet; - Elke nieuwe crediteur met een eerste factuur > € 25.000,-- wordt vooraf gecheckt en een printscreen wordt vastgelegd. - Bij een wijziging van een bankrekening wordt er ook een naam nummer controle uitgevoerd. De BedrijfsvoeringsPartner is begin 2025 al gevraagd om de repressieve controle mogelijkheid nader uit te werken, kosten te becijferen en met een voorstel aan Albrandswaard te komen. Wij adviseren dringend om uiterlijk in het derde kwartaal van 2025 een uitgewerkt voorstel te presenteren, waarna (mits instemming en besluitvorming) de IBAN-check nog tijdig geïmplementeerd kan worden voor aanvang boekjaar 2026.
9
Facturenregistratie tot betaalbaar stellen Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Onzekerheid € 33.176;
De onzekerheid in de steekproef leidt na extrapolatie naar de gehele populatie tot een maximale afwijking van € 2.038.021. Op basis van een steekproef zijn over de eerste 2 kwartalen 2025 totaal 28 facturen geselecteerd en beoordeeld. Van 7 facturen ontbreekt nog de prestatielevering. Alleen tijdige aanlevering van de prestatielevering kan voorkomen dat dit tot een onrechtmatigheidsfout leidt. Totaal beoordeelde facturen: Initieel geen prestatielevering aanwezig: Ontvangen na signalering door VIC:
28 stuks 16 stuks (57%) 9 stuks
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
2.
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
- 7 facturen geen/onvoldoende
€ 33.176
Gemeente
prestatielevering
(onzeker) DBP
Gemeente
Managementletter
Geen controle op de juistheid
2024
IBAN-nummer nieuwe
Geen
crediteur; voorstel DBP 3.
Managementletter
Onvoldoende aandacht voor
2024
prestatieleveringen en daarmee risico op onrechtmatige betalingen
Legenda:
Opgelost
Openstaand
Onderhanden
3.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en navolgbaar.
10
Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Geen
Legenda:
Opgelost
Rechtmatigheid Geen Openstaand
Actiehouder
Status
Onderhanden
3.04 Treasury Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Het tweede controlemoment start na afronding boekjaar 2025. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
In de eerste helft 2025 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is rechtmatig verlopen. Er zijn geen langlopende geldleningen aangetrokken. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Deloitte geeft in haar Managementletter 2024 het advies een preventieve controle of beheersmaatregel te borgen inzake het aantrekken van kortlopende kasgeld leningen. Sinds geruime tijd is de werkwijze hierin om maandelijks achteraf een repressieve controle te voeren. De BedrijfsvoeringsPartner heeft dit advies overwogen en aanpassingen doorgevoerd. Bij het beoordelen en accorderen van ontvangen offertes kasgeldleningen gaan treasurer en manager deze gezamenlijk te beoordelen. Juiste toepassing van deze werkwijze toetsen wij en rapporteren in de eerstvolgende rapportage. 2. Ook stelt Deloitte dat de voorspelbaarheid van de liquiditeitsbehoefte te beperkt is. De treasurer is onvoldoende geïnformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Inmiddels blijkt dat treasurer en strategisch financieel adviseur van de gemeente maandelijkse afstemming hebben hetgeen daarmee voldoende liquiditeitsinzichten geeft.
11
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
1.
1e VIC rapport
Geen bevindingen
Geen
2.
Managementletter
Preventieve controle in plaats
Geen
DBP
2024
van repressieve controle
Geen
DBP &
kortlopende leningen 3.
Managementletter
Voorspelbaarheid van
2024
liquiditeitsbehoefte is te
Gemeente
beperkt, de Treasurer is onvoldoende geinformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Legenda:
Opgelost
Openstaand
Onderhanden
3.05 Investeringen Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 4 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
In de eerste helft 2025 worden investeringen juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBVactiveringseisen. Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Geen bevindingen
-
Legenda:
Opgelost
Rechtmatigheid
Actiehouder
Geen Openstaand
12
Status
Onderhanden
3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Personeelsdossiers zijn volledig, arbeidsovereenkomsten zijn in overeenstemming met salarisbetalingen, mutaties zijn juist verwerkt, declaraties zijn onderbouwd en sluiten aan met uitbetaling. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Wij zetten in op aanvullende controlewerkzaamheden inzake aanvullende beloningen (bijvoorbeeld gratificaties) en toelagen (bijvoorbeeld arbeidsmarkt –en functioneringstoelagen). Om daarmee vast te stellen dat deze conform CAO en Personeelshandboek verstrekt worden. In het eerste half jaar 2025 is (nog) weinig sprake van dergelijke beloningen en zijn geen bevindingen geconstateerd, in het tweede half jaar continueren wij onze controles hierop. Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Geen bevindingen
-
Legenda:
Opgelost
Rechtmatigheid
Actiehouder
Geen Openstaand
13
Status
Onderhanden
3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling De controlewerkzaamheden richten zich op het gehele proces van subsidie aanvraag, subsidieverlening en subsidievaststelling. Wij toetsen op juiste toepassing van de subsidieverordening. De Algemene subsidieverordening van Albrandswaard is de juridische basis voor het verstrekken van subsidies door de gemeente, en beschrijft de algemene regels en voorwaarden waaraan alle subsidieaanvragen moeten voldoen. De verordening regelt onder andere de verschillende subsidievormen en de bevoegdheid om nadere regels te stellen, die bijvoorbeeld via uitvoeringsregels of specifieke subsidieprogramma's worden vastgelegd. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Het Subsidieregister wordt in Excel gevoerd. Hiermee is sprake van hoge foutgevoeligheid. 2. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte de verouderde Algemene subsidieverordening (2010) en het daarmee niet meer accuraat zijn naar hedendaagse standaarden. Uit de termijnagenda van de gemeenteraad blijkt dat een geactualiseerde subsidieverordening nog dit jaar vastgesteld zal worden. 3. Uit de analyse van 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt. Bij de aanvraag, de inhoudelijke beoordeling, het opstellen van de beschikking, en de betaalopdracht is niet geconstateerd dat de aanvrager en het bankrekeningnummer niet overeenkwamen. Zowel de financiële afdeling als de kredietbeheerder en de budgethouder hebben deze fouten niet opgemerkt, waardoor het subsidiebedrag aan de verkeerde stichting is overgemaakt. Middels onderlinge verrekening is het ontvangen subsidiebedrag uiteindelijk door de juiste rechtspersoon ontvangen. Aanvullende controle op uitbetalingen aan juiste aanvragers worden uitgevoerd.
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
2.
3. -
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Subsidieregister in Excel
Geen
Gemeente
Managementletter
De huidige subsidieverordening
Geen
Gemeente
2024
geldt al sinds 2010.
1e VIC rapport
Toets op juistheid uitbetalingen
Nog onbekend
DBP
Legenda:
Opgelost
Openstaand
14
Onderhanden
3.08 Grondexploitaties grondtransacties Voor de controle hanteren we een methode waarbij de grootste grondtransacties op basis van financiële omvang worden geselecteerd. In het eerste halfjaar is 1 controle uitgevoerd met betrekking tot de verkoop van Hof van spui. Verdere controles volgen in de tweede helft van het jaar. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Geen
Legenda:
Opgelost
Rechtmatigheid Geen Openstaand
15
Onderhanden
Actiehouder
Status
3.09 Participatiewet De Participatiewet heeft als doel heeft om zoveel mogelijk mensen met of zonder arbeidsbeperking aan het werk te helpen. Daarnaast regelt de wet de bijstandsuitkering voor degenen die niet in staat zijn om in hun eigen levensonderhoud te voorzien. Wij controleren op dossiers Participatiewet, Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (BBZ), Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) en Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ).
Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Beschikkingen BBZ werden door externe partij ondertekend, daarmee niet conform de mandaatregeling. Werkwijze is na constatering direct aangepast. 2. 1 dossier is door de interne controle door autorisatie problemen nog niet voltooid, deze zal in kwartaal 3 alsnog worden getoetst. 3. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte dat heronderzoeken in het kader van de Participatiewet beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IB-signalen en Suwinet-controles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toegepast wordt bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd. De gemeente dient hierop beleid te maken.
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Niet gemandateerde
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Geen
Gemeente
Geen
Gemeente
Geen
Gemeente
ondertekening beschikkingen BBZ 2.
3.
Managementletter
Periodieke heronderzoeken
2024
verkennen.
Functionaris
Ontwikkel beleid op gebruik
Gegevens-
Suwinet
bescherming Legenda:
Opgelost
Openstaand
16
Onderhanden
3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning De WMO zorgt ervoor dat mensen met een beperking of ziekte de juiste ondersteuning krijgen om zelfstandig te kunnen blijven functioneren en mee te doen in de maatschappij. De wet regelt dat gemeenten hiervoor verantwoordelijk zijn en de benodigde hulp, zoals hulp bij het huishouden, dagbesteding of hulpmiddelen, aanbieden. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget.
Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Onzekerheid: € 4.665
De vereiste PGB toets ontbreekt in 1 dossier. De PGB toets welke de budgetbeheerder moet afleggen. De PGB-toets is een beoordeling of iemand zelfstandig een persoonsgebonden budget (PGB) kan beheren, inclusief de bijbehorende administratieve en financiële taken. Alsnog afleggen en toevoegen van de toets lost deze bevinding op. Aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd om te bepalen in hoeverre dit een incident betreft. -
Onzekerheid: potentieel substantieel
De gemeente is niet zelf de ontvanger van de zorg, waardoor de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie vaak afhankelijk is van de gegevens die door de zorgaanbieders worden aangeleverd. Dit leidt tot diverse uitdagingen, zoals de controle op de juistheid van de declaraties, het waarborgen van de kwaliteit van de geleverde zorg en het respecteren van de privacy van de cliënten. Onderzoek en initiatieven lopen om hierop op efficiënte wijze een afdoende onderbouwing van de prestatielevering te kunnen waarborgen. -
Onzekerheid: omvang onbekend
1 dossier is niet te beoordelen wegens ontbrekende informatie; Het betreffende dossier uit 2009 kan niet inhoudelijk beoordeeld worden vanwege het ontbreken van informatie. Het dossier dateert uit 2009 en is niet meer in het archief aanwezig. Aanvullende controlewerkzaamheden zijn ook hierop ingericht en worden uitgevoerd. Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
2.
1e VIC rapport
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Ontbrekende PGB-toets;
€ 4.665
DBP &
aanvullende controle
(onzekerheid)
Gemeente
Waarborgen
Substantieel
Gemeente
Onbekend
DBP &
prestatieleveringen 2.
1e VIC rapport
Herbeoordeling en aanvullende controle
Legenda:
Opgelost
Gemeente Openstaand
17
Onderhanden
3.11 Jeugdwet De Jeugdwet regelt jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering voor kinderen en jongeren tot 18 jaar. Gemeenten zijn hierdoor verantwoordelijk voor de hulp aan kinderen, jongeren en hun ouders bij opvoed- en opgroeiproblemen, psychische problemen en stoornissen, met als doel hen zo snel en dichtbij mogelijk te helpen. De GRJR, oftewel de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond, koopt namens de deelnemende gemeenten specialistische jeugdhulp in. Hierdoor wordt de inkoop van jeugdhulp efficiënter en zorgen de gemeenten samen voor een breder en passender aanbod van zorg voor kinderen en jongeren. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget (door de gemeente) en verstrekking via de GRJR..
Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel De betaling aan de zorgverlener verloopt via de GRJR. Tot 2024 waren de kosten voor ingekochte jeugdhulp, die voortvloeien uit besluiten van de gemeenten, onderdeel van de jaarrekening van de GRJR. Nu worden deze lasten direct in de jaarrekeningen van de individuele gemeenten verantwoord. De deelnemende gemeenten moeten nu zelf de rechtmatigheid van de jeugdzorglasten in hun eigen administraties controleren. Na overleg tussen Team Control van DBP en de GRJR is bevestigd dat de financiële overzichten voldoende basis bieden voor een adequate financiële controle, uitkomsten hiervan worden in de volgende rapportage gepresenteerd.
-
Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel De gemeente is niet zelf de ontvanger van de zorg, waardoor de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie vaak afhankelijk is van de gegevens die door de zorgaanbieders worden aangeleverd. Dit leidt tot diverse uitdagingen, zoals de controle op de juistheid van de declaraties en het waarborgen van de kwaliteit van de geleverde zorg. Onderzoek en initiatieven lopen om op efficiënte wijze een afdoende onderbouwing van de prestatielevering te kunnen waarborgen.
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Aansluiting/verificatie
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Substantieel
DBP &
betalingen door GRJR
Gemeente
organiseren 2.
1e VIC rapport
Waarborgen
Substantieel
prestatieleveringen Legenda:
Opgelost
Openstaand
18
Onderhanden
Gemeente
3.12 Europese aanbestedingen Team Inkoopadvies voert 2 keer per jaar een crediteurenscan uit. De eerste scan vindt plaats in augustus 2025. In januari 2026 wordt de slotscan over 2025 uitgevoerd. De scan heeft als primair doel een check op rechtmatig aanbesteden door de gemeente Albrandswaard. Op de initiële (IC) beoordeling door team Inkoopadvies heeft vervolgens een onafhankelijke (VIC) toets plaatsgevonden. De bevindingen hebben betrekking op de periode januari tot augustus 2025.
Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid; wel risico
Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Onder de BAR-organisatie is een Europese aanbesteding gehouden voor technische gebruiksmaterialen. Deze overeenkomst liep tot 31-8-2024. Ook in 2025 zijn er facturen voor technische gebruiksmaterialen betaald aan deze leverancier, echter niet dermate substantieel dat dit aanbestedingsgrenzen overschrijdt. In 2025 is er geen onderliggende overeenkomst. Actie is inmiddels ingezet om dit juist te organiseren. 2. In de managementletter 2024 attendeert Deloitte op meer bewustwording inzake de aanbestedingsplicht en het gebonden zijn aan aanbestedingsrichtlijnen. Er ontstaat een risico op onrechtmatige inkoopcontracten, tevens geeft het contractregister een onvolledig beeld. Samen met Team Inkoopadvies wordt in 2025 nieuw inkoopbeleid opgesteld. Daarnaast is aan Team Inkoopadvies gevraagd een opleidings- en bewustwordingstraject te ontwikkelen wat we gezamenlijk gaan uitrollen in het laatste kwartaal. Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Formaliseren afgelopen
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Geen
Gemeente
Geen
DBP &
overeenkomst technische gebruiksmiddelen. 2.
Managementletter
Vergroten bewustwording
2024
aanbestedingsplicht
Legenda:
Opgelost
Gemeente
Openstaand
19
Onderhanden
3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht In het kader van het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst is een fiscale actielijst met uit te voeren acties en verbetermaatregelen gemaakt. Er zijn incidentele/eenmalige acties en structurele/terugkerende fiscale acties. In aanvulling op deze actielijst is een fiscale jaarkalender opgesteld. Door de structurele en terugkerende fiscale acties uit de actielijst op te nemen in een fiscale jaarkalender en de voortgang hiervan te monitoren kunnen de organisaties borgen dat alle fiscaal terugkerende acties worden uitgevoerd. De voorgang van de fiscale kalender is beoordeeld. Vastgesteld is dat op alle punten voortgang is die onderbouwd zijn door onderliggende documenten. Daar waar een termijn niet gehaald is zijn voldoende onderbouwingen aanwezig waarom een punt nog open staat. Per organisatie zijn er twee steekproeven uitgevoerd over verschillende deelonderwerpen. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Geen bevindingen
-
Legenda:
Opgelost
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Geen
Gemeente
Openstaand
20
Onderhanden
3.14 Wagenparkbeheer Binnen de gemeente Albrandswaard geldt een duidelijk verbod op het privégebruik van dienstvoertuigen. Deze voertuigen worden uitsluitend ingezet voor het uitvoeren van gemeentelijke taken en zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die hiervoor expliciet zijn geautoriseerd. Dit verbod is opgenomen in het gemeentelijk beleid en vormt een belangrijk uitgangspunt in het kader van integriteit, fiscale verantwoordelijkheid en doelmatig gebruik van gemeentelijke middelen. Iedere medewerker die gebruik mag maken van een dienstvoertuig, ondertekent een Dienstvoertuigenovereenkomst. Hierin wordt formeel vastgelegd dat het voertuig uitsluitend voor zakelijk gebruik wordt ingezet. Deze overeenkomst wordt bewaard in het personeelsdossier. De verantwoordelijkheid voor het aanmelden van medewerkers voor deze procedure ligt bij de leidinggevende van het team waarin de medewerker werkzaam is. Bevindingen VIC-controle:
Rechtmatigheid: -
Geen onrechtmatigheid;
Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. In sommige ritten ontbrak de naam van de bestuurder als gevolg van de gefaseerde overstap van het oude 2G-netwerk naar het nieuwe 4G-netwerk. Gedurende deze overgangsperiode was de registratie tijdelijk verdeeld over twee systemen, waardoor op sommige momenten gegevens van ritten of bestuurders ontbraken in de administratie. 2. Bij indiensttreding is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden dat in geval een nieuwe medewerker dienstvoertuigen zal gaan gebruiken dit kenbaar gemaakt moet worden bij de wagenpark beheerder. Hierdoor ontbreekt een ondertekende Dienstvoertuigenovereenkomst, is de toegangstag niet gekoppeld aan de beveiligde kast met dienstvoertuig sleutels en ontbreekt juiste registratie van bestuurder/gebruiker. Geadviseerd wordt om gebruik van dienstvoertuigen in het proces indiensttreding op te nemen.
Status bevindingen en opvolging Nr.
Bron
Bevinding
1.
1e VIC rapport
Gebruik dienstvoertuigen
Rechtmatigheid
Actiehouder
Status
Geen
DBP
integreren in indiensttredingsproces. -
Legenda:
Opgelost
Openstaand
21
Onderhanden
4 Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude In deze halfjaarsrapportage hebben wij eveneens aandacht voor Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude. Onze controlewerkzaamheden bevatten expliciete onderdelen van M&O en Fraude, maar dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om M&O en Fraude op te sporen.
4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik Niet elk proces kent evenveel risico’s voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). In onze VIC controles bepalen we op basis van een risicoanalyse tot hoe ver onze toetsing reikt. De rapportage Misbruik en Oneigenlijk gebruik gaat wel verder en geeft adequate verbeterpunten om op te gaan laten pakken door de organisatie.
4.02 Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn, immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd.
22
Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen 1.1 Totaal overzicht onrechtmatigheden / onzekerheden Proces
Verantwoordelijke Organisatie
Toelichting
Status
Facturen
Budgethouders
Aanleveren 7
Albrandswaard
prestatieleveringen
WMO
Proceseigenaar
Albrandswaard
PGB-toets complementeren
WMO
Proceseigenaar
Albrandswaard
Heronderzoek naar dossier 2009
WMO
Team Control &
DBP &
Efficiënte
Proceseigenaar
Albrandswaard
onderbouwing
prestatieleveringen
Jeugdwet
Team Control &
DBP &
Efficiënte
Proceseigenaar
Albrandswaard
onderbouwing
prestatieleveringen
Jeugdwet
Legenda:
Team Control &
DBP &
Verificatie betalingen
Proceseigenaar
Albrandswaard
via GRJR
Opgelost
Openstaand
23
Onderhanden
1.2 Totaal overzicht bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Proces
Verantwoordelijke Organisatie
Toelichting
Status
MVO en EVO
Managers
Complementeren 5
Albrandswaard
inkoopdossiers in RX zaaksysteem
Facturen
Cluster Financien&
DBP
Rechtmatigheid
IBAN-check onderzoeken/
implementeren
Treasury
Cluster Financien&
DBP
Rechtmatigheid
Overwegen repressieve beheersmaatregel
kortlopende leningen
Treasury
Personeel
Cluster Financien&
DBP &
Informatiepositie
Rechtmatigheid
Albrandswaard
Treasurer vergroten
Team Control
DBP
Controles inzake aanvullende beloningen
en toelagen
Subsidies
Proceseigenaar
Albrandswaard
Subsidieverordening (2010) actualiseren
Subsidies
Proceseigenaar
Albrandswaard
Subsidieregister in Excel uitfaseren
Participatiewet
Proceseigenaar
Albrandswaard
Periodieke heronderzoeken
verkennen
Participatiewet
Proceseigenaar
Albrandswaard
Beleid omtrent gebruik Suwinet ontwikkelen
EU-aanbestedingen
Team Inkoopadvies
DBP &
Bewustwording inkoop
Albrandswaard
–en aanbestedings
richtlijnen vergoten
EU-aanbestedingen
Budgethouders
Albrandswaard
Formaliseren overeenkomst technische gebruiksmiddelen
24
Wagenpark beheer
Cluster Mens &
DBP & wagenpark
Gebruik dienstvoertuig
Faciliteiten
beheerder
in indiensttredings proces opnemen
25
Rapportage Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) van gemeentelijke voorzieningen
1e halfjaar 2025
Figuur 1 Onderscheid diverse begrippen
Inhoudsopgave 1. Inleiding ....................................................................................................................................... 3 2. Stand van zaken 2024 .................................................................................................................. 3 3. Bevindingen 1e halfjaar 2025 ...................................................................................................... 3 4. Aanvullende bevindingen ............................................................................................................ 4 5. Verantwoording in de jaarrekening............................................................................................. 4 6. Preventie en handhaving ............................................................................................................. 4 7. Verbeterpunten ........................................................................................................................... 5 8. Eindconclusie ............................................................................................................................... 6 9. Afwegingskader voor oneigenlijk gebruik en misbruik ............................................................... 6 10. Verantwoording in de jaarrekening .......................................................................................... 7 11.
Evaluatie .................................................................................................................................... 7 Bijlage 1 – Relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik ....................................... 8
2
1. Inleiding Deze rapportage bevat de bevindingen over misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van gemeentelijke regelingen, middelen en eigendommen van de gemeente Albrandswaard over de periode januari tot en met juni 2025. M&O is één van de drie criteria waarop het college verplicht is te rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze drie criteria zijn: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze maken op hun beurt deel uit van de negen toetsingscriteria waarop de accountant de getrouwheid en rechtmatigheid toetst. Voor dit rapport is gebruikgemaakt van dataonderzoek en gesprekken met medewerkers van de betrokken afdelingen. De organisatie bevindt zich in opbouw; nog niet alle rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn geborgd. Deze rapportage brengt in kaart welke stappen zijn gezet en welke nog nodig zijn om het criterium M&O goed in beeld te krijgen. We hebben in 2024 voor het eerst bevindingen gerapporteerd, dus kijken niet alleen vooruit, maar ook even terug naar de voortgang op die bevindingen.
2. Stand van zaken 2024 Uit de rapportage over 2024 bleek dat diverse regelingen binnen het sociaal domein onvoldoende waren ingebed in de nieuwe organisatie. Met name toezicht en handhaving op sociale uitkeringen en verstrekkingen werden niet actief opgepakt, mede doordat toezichthouders en handhavers formeel niet waren aangewezen. Daarnaast bleek het proces rondom signalen van het Inlichtingenbureau niet effectief ingericht; signalen werden niet structureel opgevolgd. De Functionaris Gegevensbescherming concludeerde dat het noodzakelijkheidcriterium onvoldoende werd toegepast bij gegevensuitwisseling, wat leidde tot onnodige verwerking van persoonsgegevens. Er was wel beleid beschikbaar voor toezicht, handhaving, terugvordering en verhaal, maar deze werd slechts gedeeltelijk uitgevoerd.
3. Bevindingen 1e halfjaar 2025 In het eerste halfjaar van 2025 is vastgesteld dat de situatie grotendeels onveranderd is gebleven. Er zijn 3 meldingen in het kader van de Participatiewet en 1 melding onder de Wmo geregistreerd, maar deze zijn niet opgepakt wegens het ontbreken van handhavingscapaciteit. Er staan 14 werkprocessen Boete en Handhaving open die wachten op opvolging. Hoewel klantmanagers signalen van het Inlichtingenbureau oppakken tot aan de drempel van handhaving, blijft opvolging uit. De noodzakelijke functies rondom handhaving zijn nog steeds niet formeel ingericht. 3
De borging van toezicht op prestatielevering binnen de Wmo en Jeugd laat vooruitgang zien door betere controles, maar structurele borging van toezichthoudende rollen ontbreekt nog.
4. Aanvullende bevindingen Het proces bij Burgerzaken kent knelpunten in functiescheiding bij aanvraag, scanning en uitgifte van reisdocumenten. In 20% van de gevallen is dit niet realiseerbaar; dit wordt ondervangen door het invullen van C17-formulieren. Er ontbreekt nog een actueel handhavingsuitvoeringsplan 2025–2026. Wel is op 25 maart 2025 het beleidsplan vergunningverlening en handhaving vastgesteld, dat echter nog moet worden gepubliceerd. Kamergewijze bewoning wordt geconstateerd in de praktijk, maar hiervoor ontbreekt handhavingsbeleid. De Landelijke Aanpak Adreskwaliteit wordt grotendeels opgepakt, mede dankzij de inzet van de backoffice BRP. De opheffing van het Lokaal Informatie Overleg (LIO) per 1 januari 2024 heeft geleid tot minder structurele samenwerking tussen ketenpartners. In het actieplan Veilig 2025 is het herstel van het LIO voorzien in 2026.
5. Verantwoording in de jaarrekening De constatering dat meldingen niet worden onderzocht, leidt tot een onduidelijkheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Hoewel er (nog) geen sprake is van geconstateerde financiële fouten, moet deze onduidelijkheid conform de Kadernota Rechtmatigheid 2024 worden vermeld. Er wordt geen sprake geacht van financiële gevolgen, maar procesmatig is er sprake van tekortkomingen die in de paragraaf bedrijfsvoering thuishoren.
6. Preventie en handhaving Preventieve maatregelen zijn ondergebracht in aanvraagformulieren, voorlichting en controles vooraf. Repressieve maatregelen omvatten sancties en handhaving, waarvoor beleid is opgesteld. Jaarlijks worden beleidsregels geëvalueerd. De maatregelen per regeling zijn uitgewerkt in beleidsdocumenten. Deze evaluatie over het eerste halfjaar 2025 past binnen die systematiek.
4
7. Verbeterpunten Regeling Toezicht en Handhaving sociale uitkeringen
Jaarplan Vergunningverlening Toezicht en Handhaving
Lokaal Informatie Overleg (LIO)
Vastgestelde notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik
Bevinding Er wordt minimaal vanaf oktober 2024 geen opvolging gegeven aan meldingen en opgeboekte processen. Vanaf september 2020 is er een vastgesteld beleidsplan Toezicht en Handhaving sociaal domein op zowel de PW, WMO als Jeugdwet. Dit beleid is niet ingevuld in de praktijk.
Vanaf 2022 ligt er een rapport van de FG over het gebruik van het Inlichtingenbureau. Er ligt een concept Uitvoeringplan 2025-2026 voor Albrandswaard waarin prioritering mee wordt gegeven aan het handhavingsbeleid dat de gemeente wil voeren. Gemeentelijk beleid staat kamergewijs verhuren niet toe. In de praktijk zijn situaties van o.a. arbeidsmigranten die als dan niet illegaal met elkaar in woningen en bedrijfspanden verblijven. Het ontbreekt vanaf 1-1-2024 aan een LIO waarin o.a. burgerzaken, het sociaal domein, OOV en andere ketenpartners participeren.
De bijlage is niet up-to-date.
5
Aanbeveling De rol en taak beleggen.
De rol en taak beleggen. Eventueel anticiperen op de ontwikkelingen in de Participatiewet die op stapel staan. De uitgangspunten van de Participatiewet veranderen op termijn. Maak beleid op het inzetten van het IB (Inlichtingenbureau). Het Uitvoeringplan 20252026 daadwerkelijk in Q3 door het college laten vaststellen. Als beleid niet wordt aangepast, dan op handhaven.
Start met de inrichting van een LIO. Houdt daarbij rekening met de spelregels rondom delen van gegevens in het kader van de AVG. In het actieplan Veilig is dit als actie opgenomen. Implementatie is gepland in Q4 2025. Bijlage zoals aan dit document is toegevoegd als vervangende bijlage vaststellen.
8. Eindconclusie Op basis van de bevindingen in het eerste halfjaar 2025 is vastgesteld dat het gemeentelijk beleid op hoofdlijnen aanwezig is, maar de uitvoering op cruciale onderdelen achterblijft. Meldingen worden niet opgevolgd, handhavingstaken zijn niet belegd en de functiescheiding bij Burgerzaken is beperkt werkbaar. Hoewel geen directe financiële fouten zijn vastgesteld, is er wel sprake van onduidelijkheid in de rechtmatigheid en van risico’s op toekomstige onrechtmatigheden. Rapportage hierover in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening 2025 is noodzakelijk, met daarbij geformuleerde verbetermaatregelen. Zie het afwegingskader hieronder in paragraaf 9.
9. Afwegingskader voor oneigenlijk gebruik en misbruik
6
10. Verantwoording in de jaarrekening In deze tabel is weergegeven wat het effect is van een afwijking van wet- en regelgeving en de consequenties voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Bepalingen in de wet- en regelgeving worden niet nageleefd (voorwaardencriterium), maar dit kan geen direct financiële consequenties hebben die in de jaarrekening tot uitdrukking moeten komen. Bepalingen uit de wet- en regelgeving worden niet nageleefd (voorwaardencriterium), en hieruit kunnen directe financiële consequenties voortvloeien die in de jaarrekening tot uitdrukking moeten komen. Er zijn geen effectieve M&O maatregelen en mede als gevolg daarvan zijn rechtmatigheidsafwijkingen en/of onduidelijkheden geconstateerd die geen consequenties hebben voor getrouwe beeld aspecten van jaarrekeningposten. Er zijn geen effectieve M&O maatregelen, maar ondanks dat zijn er geen fouten en/of onduidelijkheden geconstateerd.
Niet Opnemen in de RMV
Wel Opnemen in de RMV
X
X
X
X
11. Evaluatie Jaarlijks moet het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium verantwoord worden in de rechtmatigheidsverantwoording zoals het college die opstelt in de jaarrekening. Minimaal 2 keer per jaar worden de beleidsregels op dit thema geëvalueerd en verbeterpunten en aanbevelingen gedaan. De nu voorliggende rapportage ziet op de periode januari tot en met juni 2025 en voldoet daarmee aan de opgestelde evaluatiecriteria.
7
Bijlage 1 – Relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik Verordening / regeling
Vastgesteld door
Op:
1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010 Handhavingsbeleidsplan WABO 2019-2023 Albrandswaard Handhavingsbeleidsplan Omgevingswet/ BRIKStaken 2024-2028 Integraal Veiligheidsplan 2025-2028 Albrandswaard Beleidsregel voor toepassing van de Wet BIBOB 2023 Informatiebeveiligingsbeleid Handhaving en afstemmingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ Beleidsregels bestuurlijke boete PW, IOAW en IOAZ 2023 Albrandswaard Beleidsregels terugvordering & verhaal 2023 Regeling tegemoetkoming kosten kinderopvang 2023 Beleidsregel Damocles Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) Beleidsregel Wet aanpak woonoverlast 2018 Handhavingsbeleid opkoopen verkoopregister Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
Raad
29-11-2010
Datum inwerkingtreden 10-12-2010
College
11-12-2018
30-03-2019
College
25-3-2025
Niet gepubliceerd
Raad
16-12-2024
04-01-2025
College
04-07-2023
19-07-2023
College Raad
30-06-2020 02-11-2020
30-06-2020 18-12-2020
College
4-7-2023
01-01-2023
College
4-7-2023
01-01-2023
College
4-7-2023
01-01-2023
Burgemeester
23-1-2018
14-3-2018
Burgemeester
6-3-2018
24-3-2018
Burgemeester
14-12-2021
23-9-2022
Raad
19-1-2021
1-1-2021
8
Controleverordening gemeente Albrandswaard 2025 Besluit van de raad van de gemeente Albrandswaard tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Albrandswaard 2025 (Controleverordening gemeente Albrandswaard 2025). De raad van de gemeente Albrandswaard; gelezen het voorstel van het college van 11 november 2025; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Albrandswaard 2025 (Controleverordening gemeente Albrandswaard 2025). Artikel 1.
Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a) accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b) accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c) Auditcommissie: een door de raad ingestelde commissie samengesteld uit leden van de gemeenteraad die over alle zaken gaat die de raad en de accountant aangaan; d) College: het college van burgemeester en wethouders; e) deelverantwoording SiSa: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; f) jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; g) managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; h) raad: gemeenteraad; i) rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar (exclusief mogelijke verlenging). 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Albrandswaard 2023 (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.
Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden ((Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren.
De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de Auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad. 5. Het college overlegt de managementletter met een reactie vanuit het college aan de raad. 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1.
Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1. De rapporteringsgrens van bevindingen is ter oordeelsvorming van de accountant. 2. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 3.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 4. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie. Artikel 8. Intrekking oude regeling Het controleprotocol 2023-2024 Albrandswaard wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en de SiSa deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Albrandswaard 2025. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 december 2025. de griffier,
de voorzitter
drs. Leendert Groenenboom
drs. Cees Pille
Artikelsgewijze toelichting Controleverordening gemeente Albrandswaard 2025 Algemeen Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het college nauw betrokken. Het college kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het college en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het college ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren.
De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het college een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het college Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is.
Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1. Definities In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de raad met een afschrift aan het college. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de ITomgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en het college. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien. Eerste lid Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst.
Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een AccountantAdministratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst. Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Tweede lid Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan het college. De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen afgevaardigden namens het college het programma van eisen (in concept) op. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit.
De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet. Derde lid, onder a Voor de accountantscontrole is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van toepassing, zoals vastgesteld door de minister op grond van artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet. Dit besluit bevat bepalingen over onder meer de omvangsbasis, de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De omvangsbasis betreft de totale lasten van de gemeente, exclusief reservemutaties. Op grond van bijzondere activiteiten binnen een deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de betreffende
deelverantwoording. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 2, zevende lid, van het BADO en biedt ruimte voor maatwerk bij de controle van specifieke deelverantwoordingen. De goedkeuringstolerantie geeft aan binnen welke grenzen fouten en onzekerheden in de jaarrekening zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te kunnen komen. De rapporteringstolerantie bepaalt wanneer afzonderlijke fouten en onzekerheden moeten worden toegelicht in het verslag van bevindingen van de accountant. Indien deze grenzen worden overschreden, kan de accountant concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De actuele normen zoals opgenomen in het BADO zijn leidend bij de uitvoering van de controle. De raad heeft de mogelijkheid om de in het BADO opgenomen toleranties aan te scherpen. In dat geval worden de aangepaste toleranties opgenomen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze aanscherping kan leiden tot een hogere prijsstelling, vanwege de extra werkzaamheden die dit voor de accountant met zich meebrengt. Derde lid, onder b Daarnaast heeft het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) ook betrekking op de deelverantwoordingen (SiSa) die afzonderlijk door de accountant moeten worden gecontroleerd.
Ook voor deze deelverantwoordingen geldt een goedkeuringstolerantie die bepaalt binnen welke grenzen fouten en onzekerheden zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen. De bovengrens voor deze goedkeuringstolerantie is gelijk aan de goedkeuringstolerantie zoals beschreven in derde lid onder a. De raad heeft de mogelijkheid om deze tolerantie aan te scherpen, bijvoorbeeld door een lager percentage vast te stellen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Een dergelijke aanscherping kan leiden tot extra werkzaamheden voor de accountant en daarmee tot een hogere prijsstelling. Derde lid, onder c tot en met h Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden. Vierde lid De raad kan in het programma van eisen ter voorbereiding op het aantrekken van een nieuwe accountant, afspraken maken over de wijze waarop de raad de opdrachtgevende rol uitvoert. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen. Vijfde lid Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed.
Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Eerste lid Het eerste lid regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Albrandswaard 2023 (artikel 213a Gemeentewet). Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen.
Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen het college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien het college het voornemen heeft de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het college de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Tweede en derde lid Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Eerste lid Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Het college is hierin volgend. Tweede lid In het tweede lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten.