5. 2025- 084768 Raadsvoorstel Controleplan VIC 2026, Normenkader 2026, Controleverordening 2025 e.v..pdf
Tekst van het document
Voorstel Onderwerp: Controleplan VIC 2026, Normenkader 2026, Controleverordening 2025 e.v.
College van burgemeester en wethouders 4 november 2025
Portefeuillehouder Mario Bianchi Opsteller: Blijenburg Monique
Zaaknummer 2024-084768
Openbaar
Geadviseerd besluit 1. Het controleplan VIC 2026, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen. 2. Het normenkader 2026 Albrandswaard, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen. 3. De Controleverordening Albrandswaard, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen.
Raadsvoorstel Inleiding Inmiddels is de werkwijze rondom de controle en de opstelling van de rechtmatigheidsverantwoording ingebed in het proces van de jaarrekening controle. Dat betekent dat het College inhoudelijk verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. De rechtmatigheidverantwoording die het College afgeeft wordt opgenomen in de (concept)jaarrekening. De verklaring over de rechtmatigheid wordt gebaseerd op onder andere vaststelling van juiste werking van uitvoeringsprocessen, (verbijzonderde) interne controles en audits. Het College laat voorafgaand aan het boekjaar het controleplan VIC 2026 vaststellen door de Raad. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. Het College laat ook voorafgaand aan het controlejaar het Normenkader 2026 vaststellen door de Raad. De Raad kan ook hier toetsingsnormen toevoegen. Met de verlenging van het contract met de accountant, voor de periode van 2025 tot en met 2028 laat het College eveneens een nieuwe Controleverordening vaststellen waarin de kaders voor de accountant zijn vastgelegd. Ter volledigheid sturen wij als bijlagen het 1ste halfjaarrapport VIC 2025 en het 1ste halfjaarrapport Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2025 mee.
Beoogd effect Wat we willen bereiken is dat de basis op orde is, processen beheerd en beheerst worden en van daaruit de financiële rechtmatigheid aangetoond kan worden. Argumenten 1.1 Vaststelling is noodzakelijk om de VIC 2026 uit te kunnen voeren. De Raad bepaalt, met ingang van de Rechtmatigheidsverantwoording, de controlepunten waarop het College toetst, aan de hand van het criterium Misbruik en Oneigenlijk gebruik en op het voorwaarden criterium. Met het vaststellen van het controleplan VIC 2026 zijn de meest materiele processen vanuit financieel oogpunt gedekt. 3.1 Vaststelling is noodzakelijk om kaders mee te geven aan de controlerend accountant. Overleg gevoerd met Accountant en Control van De BedrijfsvoeringsPartner. Kanttekeningen 1.1 Bij het niet uitvoeren van VIC stagneert de kwaliteitsverbetering van processen. Uit de rapportages blijkt dat kwaliteitsverbetering nog steeds aan de orde is. Het gaat niet alleen om verbetering van processen en procedures, ook verbetering van houding en gedrag in de uitvoering is en blijft aan de orde. 1.2 Het ontbreken van IC en VIC zorgt er voor dat het College geen onderbouwing heeft voor de rechtmatigheidsverantwoording. IC en VIC is een sturingsinstrument voor het College, als dit ontbreekt zal de accountant zelf rechtmatigheidsonderzoek moeten doen om te komen tot een verklaring bij de jaarrekening.
3.1 Bij het niet vaststellen van een Controleverordening zijn er geen kaders voor de accountant vastgesteld. Naast de opdrachtbevestiging die jaarlijks door de Raad en de accountant wordt opgesteld is het vastleggen van controle-afspraken in de verordening een verplichting die voortvloeit uit artikel 213 Gemeentewet. Hiermee voldoen we aan die wettelijke verplichting. Uitvoering/vervolgstappen Bij de jaarrekening moet de rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld welke onderdeel moet uitmaken van jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld conform de vigerende wet- en regelgeving. Financiën Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.
2/4
Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.
Normenkader 2026 Albrandswaard.pdf Control jaarplan VIC 2026 Albrandswaard.pdf 1e halfjaarrapportage VIC 2025.pdf Definitief_Rapportage_MO_1e_halfjaar_2025.docx Controleverordening Albrandswaard 2025 e.v.pdf
3/4
CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Controleplan VIC 2026, Normenkader 2026, Controleverordening 2025 e.v.
Zaaknummer:
De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 4 november 2025, gelet op
; overwegende, dat Niet van toepassing.
BESLUIT: 1. Het controleplan VIC 2026, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen.
2. Het normenkader 2026 Albrandswaard, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen.
3. De Controleverordening Albrandswaard, gehoord hebbende de Auditcommissie, vast te stellen.
4/4
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern
0. Algemeen
Extern
NORMENKADER Wetgeving extern Gemeentewet (Titel IV, Gemeentelijke Financiën) Algemene wet bestuursrecht Wet Markt en Overheid Financiële Verhoudingenwet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige besluiten EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatssteun Kadernota Rechtmatigheid Aanbestedingswet 2012 EU aanbestedingsregels 2015 Wet op het BTW compensatiefonds
Jaar
Artikel
Omschrijving
art. 3
Bijdrage regionaal openbaar lichaam Recht op bijdrage uitgesloten Tijdstip recht op bijdrage
art. 4 art. 5 Wet inkomstenbelasting 2001 Wet op de loonbelasting 1964
Handboek Loonheffingen
Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet op de omzetbelasting 1968 Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Pensioenwetgeving (gericht op een juiste, tijdige en volledige inhouding en afdracht van pensioenpremies) Regeling informatievoorziening Sisa Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publiek en semipublieke sector (WNT)
Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet FIDO
Wet Dwangsom en beroep EU verordeningen structuurfondsen Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wet politiegegevens (Wpg) Wet gemeentelijke regelingen CAO gemeenten
art. 20 t/m 24 art. 26 art. 26b art. 31 & 31a art. 2.3 art. 9.1 art. 10.1
Belastingtarief en standaardloonheffingskorting Bijzondere beloningen Afwijking van belastingtarief Eindheffingsbestanddelen Loonbelastingverklaring Bruto - netto berekening Werking WKR
art. 20 art. 35a
21% of 9% BTW Verplichtingen op een factuur
art. 2.3 art. 3.2 art. 3.7
Maximale bezoldiging topfunctionarissen Beëindigen dienstverband
art. 2 & 2b
Aangaan van leningen, middelen uitzetten of garanties verlenen
art. 3 art. 4.2
Kasgeldlimieten Overschrijden van kasgeldlimiet
Vaststellen functie art. 3.1 & 3.2 art. 3.3 t/m 3.7 Salaris art. 3.8 t/m 3.16 Salaris toeslagen art. 3.17 t/m Vergoedingen 3.25 art. 4.1 t/m 4.6 IKB art. 6.1 t/m 6.5 Vakantie-uren art. 6.6. t/m 6.18 Verlof art. 7.1 t/m 7.6 art. 10.1 t/m 10.24
Arbeidsongeschiktheid Uitkeringen
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern Intern
NORMENKADER Wetgeving extern
2025
Personeelshandboek
2024
1e gewijzigde Algemene Subsidieverordening Albandswaard 2010 Kadernota subsidiebeleid Legesverordening en tarieventabel Albrandswaard 2025 Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Albrandswaard 2023 (artikel 213 Gemeentewet) Beleidskader Verbonden partijen Nota maatschappelijk vastgoed Albrandswaard Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Albrandswaard 2022 Regeling organisatie gemeenteraad Albrandswaard Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Albrandswaard Uitsluitend §3.1, §3.2, §3.3 en §5.5, voor zover het gaat om Europese aanbestedingsregelgeving en nationale regelgeving.
1. Openbare orde en Veiligheid & Algemeen Bestuur
Extern
Jaar
Financiële verordening gemeente Albrandswaard 2025
(Beperking conform §3.1.1 uit de Kadernota Rechtmatigheid 2024) verordening Rekenkamer Albrandswaard Subsidieverordening oud papier gemeente Albrandswaard 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard Verordening gemeentelijke onderscheidingen Albrandswaard Verordening programmaraad Albrandswaard Gemeentewet
Artikel
Omschrijving
art. 7 art. 17 art. 18 art. 2.1 & 2.2. art. 4.1, 4.10 & 4.11 art. 4.6 t/m 4.8 art. 5.1 art. 15.1
Informatieplicht Administratie Financiële organisatie Benodigdheden contract Functiebeschrijving en salarisschalen Toelages IKB Opzeggen arbeidsovereenkomst
art. 15.3 art. 11
Bedrijfseigendommen Regelingen integriteit - Declaraties
art. 44
Tegemoetkomingen, inkomsten en vergoedingen wethouders Tegemoetkomingen, inkomsten en vergoedingen burgemeester
2010 2025 2023
2021 2022 2022 2019
2020 2021 2010 2010 2000
art. 66
Rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers
Intern
Rechtspositiebelsuit wethouders Rechtspositiebesluit burgemeesters Overlastwet Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Verordening rechtspositie raads- en commissieleden
art. 3.1 art. 3.2
2024
Verordening fractieondersteuning Besluit personeelsbesluiten Griffie Verordening rechtspositie gemeentelijke ombudsman Verordening op de Rekenkamer Verordening bezwaarschriften Albrandswaard 2024 Verordening onderzoeksrecht Albrandswaard Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Albrandswaard 2021
2022
Verordening burgerinitiatief Albrandswaard Archiefverordening Albrandswaard Integraal Veiligheidsbeleid gemeente Albrandswaard 2025-2028
2007 2006
2016 2020 2024 2016 2021
art. 3.4
Beloning raadslid Beloning burgemeester en wethouders Vergoeding commissieleden
art. 4 art. 11
Reis- en verblijfskosten Betaling van vaste vergoedingen
art. 12
Betaling en declaratie van onkosten
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern
2. Ruimtelijke Ordening, Wonen & Economie
Extern
NORMENKADER Wetgeving extern
Jaar
Wet Ruimtelijke Ordening Omgevingswet
Artikel
Omschrijving
art. 12.6 art. 12.8 art. 12.11
Exploitatieopzet Verhalen van kosten Overschrijden van betalingstermijn
art. 13.3 & 13.4 Vergoeding van extra kosten art. 13.5 Financiële zekerheidsstelling art. 13.6 Ontgrondingsactiviteit Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Monumentenwet Leegstandswet Bouwbesluit Besluitwoninggebonden subsidies Huisvestingswet Huurprijzenwet woonruimte Pachtwet Wet bevordering eigen woningbezit Erfgoedwet Verordening sociale huur en middeldure huur gemeente Albrandswaard 2021
2021
Intern Verordening woonruimtebemiddeling regio Rotterdam 2025 14e wijziging van de Bouwverordening Albrandswaard Verordening Starterslening Albrandswaard 2023 Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhanving omgevingsrecht gemeente Albrandswaard Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Albrandswaard 2023 (artikel 213 Gemeentewet) Nota Grondbeleid 2018 - 2022
2020 2024 2017 en 2023 2016
Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 2
Gemeente Albrandswaard Nota Grondprijsbeleid 2019 Verordening winkeltijden Albrandswaard Verordening laagrentende geldlening gemeentelijke monumenten
1996 2001
Instrumenten bij actief grondbeleid Uitgangspunten Methoden om grondprijs te bepalen
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern
3. Buitenruimte
Extern
Intern
4. Financiën
Extern
Intern
NORMENKADER Wetgeving extern Wet op de Vennootschapsbelasting 1969 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet Markt en Overheid Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatsteun Algemene verordening ondergrondse infrastructuren Albrandswaard Verordening algemene begraafplaatsen Albrandswaard Algemene plaatselijke verordening Albrandswaard Verordening dode gezelschapsdieren gemeente Albrandswaard Wegsleepverordening gemeente Albrandswaard Monumentenverordening Albrandswaard Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op BTW compensatiefonds Werkkostenregeling Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet HOF (EMU-Saldo) Uitvoeringsbesluit BTW compensatiefonds Wet FIDO Legesverordening en tarieventabel Albrandswaard 2025 Treasurystatuut 2024 gemeente Albrandswaard
Jaar
Artikel
Omschrijving
art. 2
Doelstelling van de Treasurtyfunctie Uitgangspunten bij leningen en garanties Het beperken van interne liquiditeitsrisico's Uitgangspunten bij financiering
2022 2021 2021 2010 2022 2024
2025 2024
art. 5 art. 6 art. 7 art. 8.3 art. 8.4 art. 11 art. 11.4 art. 12.1 art. 12.2 Bijlage 1
5. Educatie
Extern
Nota Garantstellingen en Leningen Gemeente Albrandswaard 2021
2021
art. 3.4 art. 4.2 & 4.3
Mandaatbesluit Treasuryfunctie gemeente Albrandswaard
2018
art. 2
Afvalstoffenverordening Albrandswaard 2022 Financiële verordening gemeente Albrandswaard 2025 Wet op het primair onderwijs Wet op de expertisecentra Wet op het voortgezet onderwijs Bibliotheekwet Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Albrandswaard 2015
2022 2025
Beleidsregels tegemoetkoming kosten kinderopvang op basis van sociaal-medische indicatie gemeente Albrandswaard Verordening ruimte- en inrichtingseisen peuterspeelzalen gemeente Albrandswaard
2025
Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Albrandswaard 1e gewijzigde Algemene Subsidie Verordening Albrandswaard
2006 2010
Relatiebeheer m.b.t. financiële instellingen Relatiebeheer m.b.t. tussenpersonen Administratieve Organisatie en Interne Controle Functiescheiding Informatievoorziening: Beleidsmatige informatie Informatievoorziening: Operationele informatie Taken en verantwoordelijkheden van de Treasuryfunctie Beleidskaders Benodigde informatie en beoordelingscriteria Mandaat, volmacht of machtiging
2015
Intern
6.Sport
2011
art. 6
Intern art. 8 art. 12 t/m 17
Aanvraagformulier en vereiste bijlagen Wettelijk beslistermijn Eisen verleningsbeschikking
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern
7. Sociaal Domein
Extern
NORMENKADER Wetgeving extern Regeling informatievoorziening Sisa Bijstandsbesluit Zelfstandigen 2004
Jaar
Artikel
Omschrijving
art. 1b art. 2.1
Definitie zelfstandige Zelfstandige in aanmerking voor een uitkering Vermogen wat niet in aanmerking wordt genomen Vorm van bijstand De uitbetaling De duur De duur bij een beginnende zelfstandige Inkomenseis Beëindigende zelfstandige De aanvraag Aanvraag ondernemers in de binnenvaart
art. 7 art. 10 art. 11 art. 18 art. 23 art. 25 art. 27 art. 35 art. 36 Wet Kinderopvang Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen Vreemdelingenwet 2000 Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen Regeling Zorgverzekering Participatiewet - Recht
- Hoogte
- Duur - De betaling van de uitkering
Vorm van bijstand Voorschot Beschikking
Wet IOAW Wet IOAZ Wet werk en bijstand Wet Sociale Werkvoorziening Jeugdwet
Wet maatschappelijke ondersteuning
art. 11 lid 1 art. 11 lid 4 art. 13 art. 14 art. 15 art. 16 art. 17 lid 3 art. 19 lid 1 art. 40 lid 1 art. 18 lid 1 art. 19 lid 2 art. 20 t/m 23 art. 27 art. 28 art. 31 lid 1 & 2 art. 32 art. 33 art. 35 art. 11 art. 44 art. 40 lid 2 art. 45 lid 1 t/m 5 art. 48 lid 1 & 2 art. 50 lid 1 art. 52 lid 1 & 2 art. 52 lid 4 Mandaatregelin g art. 4:13 Awb art. 4:86 Awb
Controle aanvraag en recht op levensonderhoud
art. 1.3 art. 2 art. 2.3 art. 2.9 art. 7.1 art. 8.1.1 t/m 8.1.8 art. 1.2.1 art. 1.2.2 art. 2.1.3
Verantwoordelijkheid college Beschikbaar plan Treffen van voorziening Regels verordening PGB Financiën en verantwoording
art. 2.1.4 art. 2.3.2 art. 2.3.4 art. 2.3.5 Wet langdurige zorg Welzijnswet Regeling sportakkoord Specifieke uitkering Stimulering sport
Controle van de norm die is vastgesteld
Ingangsdatum en einddatum Afwijkingen en vaststellingen betaling Vorm van de bijstand Toetsing van voorschot Controle van de beschikking
Ingezetene van Nederland Vreemdeling in Nederland Bepalingen voor de verordening Algemene voorziening De melding Identiteit van cliënt Beslissing en advies
Overzicht normenkader 2026 Albrandswaard
Versie: 06/09/2025 Programma's
Wet-/ regelgeving Extern/ Intern Intern
NORMENKADER Wetgeving extern
Jaar
1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard Beleidsplan integrale handhaving sociaal domein Albrandswaard Verordening Re-integratie, Loonkostensubsidie en Tegenprestatie Albrandswaard 2023
2010 2024 2023
Beleidsplan integrale handhaving sociaal domein Albrandswaard Privacyreglement sociaal domein gemeente Albrandswaard Privacyreglement GR BAR-organistie sociaal domein Privacybeleid van de gemeente Albrandswaard 2019/2020 Verordening bekostiging leerlingenvervoer Albrandswaard 2023 Verordening individuele inkomenstoeslag Albrandswaard 2023 Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Albrandswaard
2024 2015 2015 2019/2020 2023 2023 2022
Verordening jeugdhulp Albrandswaard
2022
Artikel
Omschrijving
art. 2 art. 6 art. 8 art. 9 art. 11 art. 1.2 art. 4.1
Melding hulpvraag Onderzoek De aanvraag Criteria maatwerkvoorziening Aanvullende criteria Toegankelijkheid Melding Jeugdhulp Aanvraag individuele voorziening
art. 4.3 hst. 5 art. 7.3 Verordening beslistermijn Schuldhulpverlening Gemeente Albrandswaard Verordening Meedoen Albrandswaard 2016 Verordening maatschappelijke adviesraad Albrandswaard 2015 Verordening wachtlijstbeheer Wet sociale werkvoorziening (WSW) gemeente Albrandswaard Verordening Inburgering Albrandswaard
2021 2016 2015 2010 2007
Beschikking voorziening Hoogte pgb
Gemeente Albrandswaard
Control jaarplan VIC 2026 Fiscale, proces en rechtmatigheidscontrol
1. Inleiding Voor u ligt het control jaarplan 2026. Het uiteindelijke doel van de Verbijzonderde interne controle (VIC) is het vaststellen van het rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De VIC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) door het college als onderdeel van de jaarrekening 2026. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel. Door de recente wijzigingen in het BBV en het BADO (gepubliceerd 16 april 2025) ligt de verantwoordelijkheid voor de RMV bij het College van B&W. De accountant hanteert voortaan één gecombineerde goedkeuringstolerantie van 2% (som van fouten en onzekerheden), berekend over de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is ten hoogste 2%; de raad kan een lager percentage vaststellen. Het college rapporteert in de jaarrekening alle rechtmatigheidsfouten en onzekerheden die boven deze door de raad vastgestelde grens uitkomen en licht deze toe (ook in de paragraaf bedrijfsvoering). Overschrijding van de 2%-goedkeuringstolerantie of het niet vermelden van afwijkingen boven de verantwoordingsgrens kan leiden tot een nietgoedkeurende accountantsverklaring.
Met het werken controleren van onze processen volgens het “3-lines” model worden belangrijke stappen gezet in het beheer van risico’s en behalen van doelen. Met het steeds verder in kaart brengen van de AO/IC en het verder uitrollen van risicomanagement worden de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen steeds beter inzichtelijk gemaakt. Tegen deze achtergrond kunnen de controles dan ook steeds beter binnen het primair proces gericht worden uitgevoerd. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de RMV. In hoofdstuk 3 benadrukken we het belang van het beheersen en beheren van processen en de rollen en verantwoordelijkheden die ingericht en benoemd moeten zijn om de RMV daadwerkelijk vorm en inhoud te kunnen geven. Naast de invoering van de RMV proberen wij ook steeds meer aandacht te geven en te vragen voor proces control. Daarvoor zal in 2026 een ontwikkelplan worden opgesteld. Met als ultiem doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Bijkomend voordeel is dat de organisatie over zou kunnen gaan op een efficiëntere interne controle namelijk de procesgerichte controle waar nu nog sprake is van gegevensgerichte controles. Hieraan wordt aandacht besteed in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 geven wij aandacht aan fiscale control.
Naast enkele aandachtspunten van afgelopen jaren met een fiscaal raakvlak besteden wij ook aandacht aan de voortgang van de fiscale kalender.
De uitvoering van de financiële rechtmatigheidscontrole, de scoping, vorm van rapportages en de spelregels van de RMV zetten we uiteen in hoofdstuk 5. In het plan is een overzicht opgenomen van de processen die in 2026 worden gecontroleerd en de frequentie daarvan. Voorbeelden zijn Europese aanbestedingen (2 maal per jaar), Betalen en facturen (4 maal per jaar) en processen binnen het Sociaal Domein (4 maal per jaar). Daarnaast worden aanvullende controlewerkzaamheden ingepland voor processen die opbrengsten genereren, zoals Bouwleges en Verhuur en pachten, om de volledigheid van de opbrengsten te controleren. Tussentijds worden er drie rapportages uitgebracht in 2026 om de voortgang en bevindingen te communiceren.
Tot slot zijn de bijlagen Terminologie 3 Lines Model en het Normenkader 2026 bijgevoegd.
Controleplan 2026
Pagina 2 van 15
Inhoudsopgave 1.
Inleiding .......................................................................................................................................... 2
2.
De Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................. 4
3.
Proces control ................................................................................................................................. 6
4.
Fiscale control ................................................................................................................................. 7
5.
Rechtmatigheid control .................................................................................................................. 8 5.1
Ontwikkelingen BBV/BADO ..................................................................................................... 8
5.2
Materialiteit............................................................................................................................. 8
5.3
Scoping van transactiestromen ............................................................................................... 8
6
Controle aanpak ........................................................................................................................... 10 6.1
Startgesprekken VIC .............................................................................................................. 10
6.2
Trekken van steekproeven .................................................................................................... 10
6.3
Uitvoering controles .............................................................................................................. 10
6.4
Hoor en wederhoor formaliseren, sneller acteren ............................................................... 11
6.5
Rapportages .......................................................................................................................... 11
7
Overzicht uit te voeren VIC’s ........................................................................................................ 12 7.1
8
Advies omtrent 4 aanvullende processen ............................................................................. 12
Spelregels...................................................................................................................................... 13
Bijlagen .................................................................................................................................................. 14 1.
Terminologie 3LM...................................................................................................................... 14
Controleplan 2026
Pagina 3 van 15
2. De Rechtmatigheidsverantwoording De RMV maakt, vanaf boekjaar 2023 verplicht onderdeel uit van de jaarrekening. Het college is verplicht, op basis van de artikelen 212 en 213 van de gemeentewet zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering en zorgt voor adequate vastlegging en dossiervorming hiervan. Het college treft maatregelen waardoor de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Bij de RMV bestaat een directe relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Er worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium. Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium
7. Begrotingscriterium 8. Voorwaardencriterium 9. Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium De criteria 1 tot en met 6 zijn criteria die een dubbel karakter kennen dat wil zeggen dat een fout in rechtmatigheid tevens een getrouwheidsfout in de jaarrekening is. Deze fouten komen derhalve ook voort uit de accountantscontrole en zitten daardoor niet primair in de scope van werkzaamheden ten behoeve van de RMV. Deze fouten komen niet terug in de RMV en blijken uit het accountantsverslag. De criteria 7 tot en met 9 moeten deels worden ondervangen door de VIC. Deze werkzaamheden moeten gebeuren in een samenspel tussen raad, college, gemeentecontroller, Control DBP en Planning & Control. In paragraaf 5.7 zal dit schematisch uitgewerkt worden. Nu de gedeeltelijke ontvlechting een feit is draagt De BedrijfsvoeringsPartner (DBP) onder mandaat zorg voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen in samenwerking met en onder verantwoordelijkheid van de afzonderlijke gemeenten. Bedrijfsprocessen zijn niet rigoureus te knippen en op te delen. Samenwerking, verbinding en gedeelde verantwoordelijkheid voor de werking van processen blijft bestaan. De invoering van de RMV en de gedeeltelijke ontvlechting zijn hét moment om in samenwerking tussen de gemeente en DBP door te pakken met advisering op:
Het verbeteren van de interne beheersing; Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces; Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.
College en management samen met DBP zullen voortdurend aandacht moeten hebben voor risico’s, wat betekent dat zij continu bezig zijn met signaleren, beoordelen, beheersen, voorkomen en beperken van risico’s. Om te borgen dat de uitvoering van processen adequaat verloopt, worden interne beheersmaatregelen uitgevoerd door medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de dagelijkse activiteiten. De eerstelijnscontroles.
Controleplan 2026
Pagina 4 van 15
De tweede lijn ontwerpt, implementeert en beheert systemen voor onder meer informatievoorziening en beheersing van bedrijfsprocessen en ondersteunt en adviseert daarmee de eerste lijn bij het identificeren, bewaken en beheersen van risico’s. Systemen zoals procesbeheersing, planning & control, informatieverwerking, communicatie en rapportage. De interne toetsingswerkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers die in zekere mate objectief oordelen over processen die zij toetsen. De toetsing is ter ondersteuning van de eerste lijn bij het bijsturen van procesvoering, het uitvoeren van evaluaties en het afleggen van verantwoording. De tweedelijnscontroles. De derde lijn is niet verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen en het ontwerpen en implementeren van systemen voor de beheersing van bedrijfsprocessen. De VIC toetst de opzet, bestaan en werking van de systemen en kan zo de spiegel voorhouden aan het management. Een spiegel waarin het oordeel over de effectiviteit van de besturing, het risicomanagement en de interne beheersing wordt getoond. De VIC stopt niet na het voorhouden van de spiegel, maar adviseert over verbeteringen en denkt daarin mee. De derdelijnscontroles.
In de bijlage 1 zijn alle termen uitgewerkt zoals die in onderstaande tabel zijn opgenomen.
Figuur 1: Three Lines model (3LM)
Controleplan 2026
Pagina 5 van 15
3. Proces control Procesmanagement staat voor het gestructureerd en periodiek beheren, verbeteren en aanpassen van processen met als doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Belangrijke voorwaarde is dat elk proces een eigenaar en een beheerder heeft. In 2024 en 2025 zijn er nieuwe proceseigenaren en nieuwe procesbeheerders begonnen aan hun taak. Die moeten verder groeien in die taak en kunnen daar ondersteuning bij nodig hebben. Procesmanagement is in opbouw en valt onder de verantwoordelijkheid van team I-advies. Via startgesprekken bij processen die als financieel omvangrijk aangemerkt zijn houdt team Control periodiek de vinger aan de pols hoe de processen ervoor staan en of procesmanagement leeft in de organisatie. Vanuit daar steeds te zoeken of processen en interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn ingeregeld om een procesgerichte controle mogelijk toe te kunnen gaan passen. In 2026 zullen wij bevindingen uit de startgesprekken meenemen in onze rapportage. Hierin zullen wij rapporteren of we procesgericht kunnen controleren of niet. Zo niet zullen wij de belangrijkste beperkingen daarvan rapporteren. Het oplossen van deze beperkingen betekent echter niet direct dat een procesgerichte controle mogelijk is en/of de meest efficiënte vorm van controle is.
Dit kan gezien worden als een advies inzake de volwassenheid van de processen.
Controleplan 2026
Pagina 6 van 15
4. Fiscale control In het kader van het convenant Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT) met de Belastingdienst worden er controles uitgevoerd gericht op fiscale wet –en regelgeving. Hierbij valt te denken aan:
WKR; Fiscale grondslagen salarisadministratie; Dienstauto’s; Facturen.
Voor het DHT is een zogenaamde fiscale kalender opgesteld. Hierin zijn stappen gezet om te komen tot doorontwikkeling van het fiscaal in control komen en blijven, alle fiscale beheersingsmaatregelen en fiscale werkzaamheden zijn hierin verwerkt. Met een VIC zullen wij toetsen of deze werkzaamheden juist en volledig uitgevoerd zijn. Hierover zal in de rapportage gerapporteerd worden als ook neemt de Belastingdienst kennis van de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Er is periodiek afstemming met de Belastingdienst en de Fiscale kerngroep om te blijven voldoen aan het DHT.
Controleplan 2026
Pagina 7 van 15
5. Rechtmatigheid control 5.1 Ontwikkelingen BBV/BADO Waar voorheen de accountant afzonderlijke toleranties hanteerde voor fouten (1%) en onzekerheden (3%), is er nu één gecombineerde goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten van de gemeente van kracht. Het college moet in de jaarrekening zelf rapporteren over alle afwijkingen die boven deze verantwoordingsgrens uitkomen. De rol van de accountant verschuift van het vaststellen van afwijkingen naar het controleren of de verantwoording van het college correct en volledig is. Dit betekent dat de interne controle binnen de gemeente robuuster moet zijn en dat de documentatie van de beheersingsmaatregelen en de geconstateerde afwijkingen van cruciaal belang is.
5.2 Materialiteit De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid is 2% van de lasten. Dit is in lijn met de materialiteit voor getrouwheid welke aan de accountant wordt meegegeven. Door deze twee materialiteiten gelijk te houden zijn er geen complicaties ten aanzien van de getrouwheidsverklaring bij onze rechtmatigheidsverantwoording. Uitgaande van een totale begrotingslast 2025 geeft dat een materialiteit van € 1.545.098 zijnde 2%. De rapporteringsgrens voor individuele fouten wordt vastgesteld in de financiële verordening. De materialiteit wordt definitief vastgesteld en gerapporteerd via de rechtmatigheidsverantwoording.
5.3 Scoping van transactiestromen In het kader van de RMV is het van belang beschikbare capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang wordt gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een selectie gemaakt in de processen die binnen 2026 gaan plaatsvinden. Deze scoping maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze aspecten worden hieronder per transactiestroom uitgewerkt. Deze zijn gebaseerd op de begrotingscijfers zoals deze begin augustus 2025 in Key2Financiën waren opgenomen.
Controleplan 2026
Pagina 8 van 15
Transactiestroom
Begroting 2025
Factor materialiteit
In VIC betrekken
Lasten
Personeel
€ 9.217.300
12 %
Ja
Inkoop goederen en diensten excl. Grondaankopen en excl. VPB
€ 24.913.300
32 %
Ja
Grondaankopen
€-
Sociaal Domein
€ 16.124.900
21 %
Ja
Participatie
€ 3.463.000
4%
Ja
WMO
€ 5.961.000
8%
Ja
Jeugd
€ 6.435.900
8%
Ja
€ 265.000
0%
Nee
Subsidieverstrekking en overige bijdragen aan (niet-)overheid w.o. GR excl. Sociaal Domein
€ 18.509.500
24 %
Ja
Rente (rentelasten + toegerekende reële en bespaarde rente)
€ 395.000
1%
Nee
€ 3.575.200
5%
Nee
€ 126.300
0%
Nee
Mutatie voorzieningen
€ 1.212.400
2%
Nee
Vennootschapsbelasting
€0
0%
Nee
Overige verrekeningen
€ 3.307.300
4%
Nee
Baten reinigingsrechten en afvalstofheffing
€ 4.326.400
6%
Nee
Baten rioolheffing
€ 3.168.500
4%
Nee
Baten OZB gebruikers en eigenaren
€ 8.280.100
11 %
Nee
Belastingen overig
€-
0%
Nee
Grondverkopen
€-
0%
Ja
Duurzame goederen
€-
0%
Nee
Huren en pachten
€ 957.000
1%
Ja
Sociaal Domein
€ 4.588.100
6%
Nee
Overige opbrengsten
€ 1.009.000
1%
Nee
€ 649.800
1%
Ja
€-
0%
Nee
Bouwvergunningen
€ 351.400
0%
Ja
Algemene uitkering
€ 42.334.900
55 %
Nee
Ontvangen inkomensoverdrachten (excl. algemene uitkering en sociaal domein)
€ 3.583.400
5%
Nee
Rente (rentebaten + toegerekende reële en bespaarde rente) + financiële transacties treasury
€ 184.600
0%
Nee
Mutatie reserves
€ 893.300
1%
Nee
Mutatie voorzieningen
€ 4.573.800
6%
Nee
Overige verrekeningen
€ -709.900
-1 %
Nee
Wijkteams
Afschrijving Mutatie reserves
Ja
Baten
Secretarieleges burgerzaken Parkeerbelasting
Investeringen zullen meegenomen worden op basis van realisatie. Echter de omvang is vooraf lastig te begroten, realisatie heeft echter per definitie een materiële impact. Volledigheid wordt bij de selectie op facturen gewaarborgd door te beoordelen of dit geen investeringen zijn.
Controleplan 2026
Pagina 9 van 15
6 Controle aanpak 6.1 Startgesprekken VIC Vast onderdeel van elk proces wat in de VIC betrokken wordt is een startgesprek. Dit startgesprek wordt gevoerd met de proceseigenaren, –beheerders en IC medewerkers (kwaliteitsmedewerkers). Deze gesprekken kennen een aantal vaste onderdelen namelijk:
Doornemen van de processen (bij voorkeur aan de hand van processen zoals vastgelegd op iServer). Gespreksonderwerpen zijn: o Zijn er wijzigingen in het proces; o Laat zien dat het proces bestaat zoals besproken en we lopen een dossier door; o Kwaliteit van interne beheersingsmaatregelen; Fraude: o Is fraude bespreekbaar op de afdeling; o Zijn er gevallen van fraude geweest in het afgelopen jaar/sinds vorig startgesprek; Personele wisselingen; Aandachtspunten als gevolg van wijzigingen in wet en regelgeving; Stand van zaken ten aanzien van de inrichting van de nieuwe organisatie; Planning van de controlewerkzaamheden.
6.2 Trekken van steekproeven In overleg met de accountant zullen wij de omvang van de steekproef per ingescoopt proces bepalen. Steekproeven worden deels risicogericht getrokken en deels middels de applicatie die gebruikt wordt om (V)IC te documenteren. Die applicatie kent diverse mogelijkheden om selecties te trekken en te bepalen. De methoden die wij gebruiken naast de risicogerichte selectie, zijn de euro steekproef en de posten steekproef. De euro steekproef is een methode waarin elke verantwoorde euro in de administratie evenveel kans heeft om geselecteerd te worden. De posten steekproef is het vooraf afgestemd aantal dossiers dat getrokken wordt binnen een proces.
6.3 Uitvoering controles De controles zullen wij zo inrichten dat ze voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader. De vastlegging hiervan wordt gedaan in de applicatie die hiervoor door Team Control wordt gebruikt. Vooraf worden checklisten met elkaar afgestemd voor dat de feitelijke controle begint. Vanuit de tweede verdedigingslinie worden selecties vastgelegd en onderbouwd (de feitelijke interne controle in de lijn). VIC voert hierop een onafhankelijke toets uit en borgt de kwaliteit van deze dossiers. Via raadpleegrechten heeft de accountant toegang tot deze applicatie waarop de accountant zijn oordeel ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening kan baseren.
Controleplan 2026
Pagina 10 van 15
6.4 Hoor en wederhoor formaliseren, sneller acteren Na een controleperiode en afronding van de controlewerkzaamheden worden bevindingen via een standaard format al tussentijds gecommuniceerd door VIC aan de proceseigenaar en procesbeheerder. Hiermede te bewerkstelligen dat de uiteindelijke formele VIC-rapportages enkel herkenbare bevindingen bevat. En bovenal er sneller geacteerd kan worden op bevindingen alvorens deze pas bij de VIC-rapportage bekend worden. Ook bevindingen welke middels herstelacties opgelost kunnen worden (bijvoorbeeld het alsnog opleveren van prestatieleveringen), worden door VIC sneller gerapporteerd opdat dergelijke bevindingen na herstel kunnen komen te vervallen.
6.5 Rapportages Tussentijds brengen wij in 2026 drie rapportages uit:
een rapportage over januari tot en met juni om over voortgang en eerste bevindingen te informeren. Deze rapportage in oktober met u te bespreken. een rapportage over januari tot en met oktober inclusief een terugkoppeling op de bevindingen uit de managementletter 2026. Deze rapportage in januari met u te bespreken. een rapportage op hoofdlijnen over het gehele boekjaar 2026. Deze rapportage ambtelijk te bespreken en te gebruiken voor het opstellen Rechtmatigheidsverantwoording.
Naast bovenstaande informeren wij ook over het feit of controles op schema liggen.
Controleplan 2026
Pagina 11 van 15
7 Overzicht uit te voeren VIC’s In het onderstaande overzicht is opgenomen welke processen voor 2026 binnen de VIC zijn opgenomen en met welke frequentie deze worden uitgevoerd. Naam proces
Frequentie
Europese aanbestedingen
2 maal per jaar (september en na afsluiting boekjaar)
Inkoopproces enkelvoudig en meervoudig onderhandse procedures
2 maal per jaar (juli en afsluiting boekjaar)
Betalen en facturen inclusief fiscale componenten
4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal
Memoriaalboekingen
2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)
Treasury
2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)
Investeringen (WAA)
2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)
Personeel inclusief fiscale componenten
4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal
Subsidieverlening en -vaststelling
1 maal per jaar (augustus)
Grondexploitaties challenge
1 maal per jaar (na afsluiting boekjaar)
Sociaal domein Participatiewet
4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)
Sociaal domein Wet maatschappelijke ondersteuning
4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)
Sociaal domein Jeugdwet
4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)
7.1 Advies omtrent 4 aanvullende processen Naast de bovenstaand genoemde processen adviseren wij de volgende nieuwe processen te betrekken in de VIC 2026; Naam proces
Frequentie
Bouwleges
1 maal per jaar (september)
Verhuur en pachten
2 maal per jaar (juli en afsluiting boekjaar)
Baten begraafplaatsrechten
2 maal per jaar (juli en afsluiting boekjaar)
Secretarieleges Burgerzaken
2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)
Controleplan 2026
Pagina 12 van 15
8 Spelregels De verantwoordelijkheid voor de rapportage over het rechtmatig handelen ligt bij het voltallig College. Om aan deze taak te voldoen is het noodzakelijk dat er een controller is die overkoepelend de relevante delen van de RMV coördineert. In hoofdstuk 2 is reeds benoemd dat de volgende drie aspecten van belang zijn: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. Schematisch zou het samenspel er als volgt uit zien: Wie
Raad
College
Gemeente controller
X
Voorstel kaders RMV
Opstellen van de RMV
Fin. advies
X
Kaders opstellen RMV
Vaststellen van de RMV
P&C
VIC
Wat Kaders vaststellen RMV
Team Control
X
X
X X
Coördinatie en review
X
Werkzaamheden op begrotingscriterium
X
Werkzaamheden op Voorwaardencriterium
X
Werkzaamheden op M&O
X
Controleplan 2026
Pagina 13 van 15
Bijlagen 1. Terminologie 3LM De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de gemeente op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten: de eerste lijn is betrokken bij de operationele kernactiviteiten van de gemeente. Ze zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van efficiënte en effectieve processen terwijl ze rekening houden met risico’s en controles. - Risico-identificatie: dit omvat het herkennen van operationele, financiële, regelgevings- en reputatierisico’s. - Risicobeheersing: het beheersen van de geïdentificeerde risico’s. - Rapportage: de eerste lijn moet regelmatig rapporteren over de status van de risico’s en controles aan hoger management en de tweede verdedigingslinie. De tweede lijn vanuit de gemeente bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie.
Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies: de tweede lijn biedt richtlijnen en advies aan de eerste lijn bij identificeren, beoordelen en beheren van risico’s. Ze helpen bij het interpreteren van beleidsregels en het implementeren van effectieve controles. - Risicobeheersing: het beheersen van geïdentificeerde risico’s door de eerste en tweede lijn. - Risicomonitoring: het analyseren van de effectiviteit van beheersmaatregelen en controleren of de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. - Compliance monitoring: de tweede lijn zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan relevante wetten, regelgeving en industrienormen. De kwaliteitsmedewerkers volgen veranderingen in de regelgeving en zorgen ervoor dat de organisatie zich aanpast aan de nieuwe vereisten. - Interne control: de interne controle wordt ingericht door de tweede lijn. De IC zorgt ervoor dat de activiteiten en operaties van de gemeente effectief worden beheerd, de financiële rapportage accuraat is en de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Verbinding tussen alle drie de lijnen: de tweede lijn heeft een coördinerende rol tussen de eerste en derde lijn. Door verbinding te creëren wordt de communicatie en samenwerking tussen de verschillende functies vergemakkelijkt.
De derde lijn bevindt zich niet binnen de gemeente, maar binnen De BedrijfsvoeringsPartner. De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller binnen de gemeente. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken: de derde lijn voert startgesprekken voor processen die mee worden genomen in de Verbijzonderde Interne Controle. Tijdens de startgesprekken worden eventuele veranderingen in het proces besproken en vragen gesteld. Daarnaast worden er afspraken gemaakt over de werkzaamheden voor Interne Controle en de daarop volgende Verbijzonderde Interne Controle.
Controleplan 2026
Pagina 14 van 15
-
-
-
Risicobeoordeling: de derde lijn beoordeelt de effectiviteit van het risicobeheersysteem en identificeert eventuele tekortkomingen of gebieden die aandacht vereisen. Ze kunnen nieuwe of opkomende risico's identificeren en aanbevelingen doen voor verbetering. Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle: De derde lijn is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle en rapporteert de bevindingen aan de controller van de gemeente. Advies: de derde lijn geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de eerste en tweede lijn. Rapportage: de derde lijn rapporteert de bevindingen en aanbevelingen aan het controller van de gemeente. Deze rapporten bieden inzicht in de effectiviteit van risicobeheer en interne controle.
Controleplan 2026
Pagina 15 van 15
Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen januari t/m juni 2025
Datum:
06-09-2025
Steller:
Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner
Inleiding In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over de periode januari t/m juni 2025. Vanuit deze rapportage is het aan de gemeente om te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de Rechtmatigheidsverantwoording en Paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan de gemeente om gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk tijdig herstelacties te ontplooien. Waar processen door De BedrijfsvoeringsPartner uitgevoerd worden ligt deze verantwoordelijkheid bij De BedrijfsvoeringsPartner. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het College zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Ook draagt het College zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het College, indien van toepassing, op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven.
De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de VIC zijn opgenomen en de Financiële verordening geeft de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd. Bevindingen en daaruit volgende noodzakelijke herstelacties uit deze VIC-rapportage over het eerste half jaar 2025 worden bewaakt. Per proces rapporteren wij de status van deze acties. In deze rapportage zijn tevens bevindingen van controlerend accountant Deloitte toegevoegd zoals gerapporteerd in de Managementletter 2024. Hiermee ontstaat een totaal beeld van bevindingen 2025 en (indien van toepassing) nog openstaande herstel acties. Het uiteindelijke doel van de VIC is het vaststellen van het rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De (V)IC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college als onderdeel van de jaarrekening 2025. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel.
2
Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................... 2 1
Focus op financiële rechtmatigheid ................................................................................... 4
1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid .................................................................... 4 1.2 De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ................................. 5 2
Management samenvatting ............................................................................................... 6
2.1
Algemene status van de financiële rechtmatigheid ........................................................ 6
2.2
Onrechtmatigheden / onzekerheden ............................................................................. 6
2.3
Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid ............................................................... 7
3
Processen en bevindingen binnen de VIC .......................................................................... 8
3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid).................................. 8 3.02 Facturen en betalen ........................................................................................................ 9 3.03 Memorialen ................................................................................................................... 10 3.04 Treasury ......................................................................................................................... 11 3.05 Investeringen ................................................................................................................. 12 3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ............................................................. 13 3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling ........................................................................... 14 3.08 Grondexploitaties grondtransacties.............................................................................. 15 3.09 Participatiewet .............................................................................................................. 16 3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning .......................................................................... 17 3.11 Jeugdwet .......................................................................................................................
18 3.12 Europese aanbestedingen ............................................................................................. 19 3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ................................................................... 20 3.14 Wagenparkbeheer ......................................................................................................... 21 4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik ..................................................................................... 22 4.02 Fraude............................................................................................................................ 22 Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen ................................................ 23
3
1 Focus op financiële rechtmatigheid De Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de RMV). De accountant geeft dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. In het kader van de RMV is het van belang beschikbare controle capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang worden gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een selectie gemaakt in de processen die binnen 2025 plaatsvinden. Deze selectie maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze zijn gebaseerd op de begrotingscijfers 2025. De RMV gaat hoofdzakelijk over financiële rechtmatigheid en ziet toe op een drietal wettelijke criteria; 1. Misbruik & Oneigenlijk gebruik: Dit criterium kijkt breder dan alleen de formele naleving van regels. Het beoordeelt of er geen sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van middelen of bevoegdheden. 2. Begrotingscriterium: Dit criterium controleert of de uitgaven binnen de vastgestelde budgettaire kaders blijven.
Er wordt gekeken of de uitgaven niet de geautoriseerde bedragen overschrijden, zoals vastgelegd in de begroting. 3. Voorwaarden: Dit criterium richt zich op de strikte naleving van wet- en regelgeving bij het doen van uitgaven of het ontvangen van inkomsten. Het gaat erom dat alle formele eisen en procedures die door de wet of andere voorschriften zijn vastgesteld, correct zijn gevolgd. De focus van de controlewerkzaamheden en daaruit voortvloeiende bevindingen in dit verslag liggen op het Voorwaardencriterium, derhalve het rechtmatig handelen volgens wet –en regelgeving. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Openstaande dossiers dienen afgehandeld te zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekening van de gemeente Albrandswaard of zoveel eerder als mogelijk. Middels Hoor en Wederhoor heeft er met proceseigenaren en procesbeheerders reeds afstemming plaatsgevonden omtrent bevindingen en aanbevelingen alvorens deze in de VIC-rapportage te verwerken.
1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Naast de financiële rechtmatigheid waar de Kadernota rechtmatigheid betrekking op heeft (en daarmee de Rechtmatigheidsverantwoording) ontstaan uit de controlewerkzaamheden bevindingen welke niet van financiële aard zijn en/of geen financiële gevolgen kennen. Het gaat hier dan om beleidsmatige, juridische of proces gerelateerde bevindingen welke duiden op verbeterpunten in de uitvoering, maar niet leiden tot de conclusie dat de handeling onrechtmatig is.
4
1.2 De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie.
De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert over bevindingen en aanbevelingen. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies Rapportage
5
2 Management samenvatting 2.1 Algemene status van de financiële rechtmatigheid Het hoofddoel van de VIC is om vast te stellen of de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. De accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, maar het is het College dat een oordeel vormt over de rechtmatigheid. Deze rapportage geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld en nog tijdig kan acteren op bevindingen. Uit de VIC rapportage blijkt dat de organisatie over het algemeen in control is en dat de beheersmaatregelen afdoende functioneren. Er zijn geen onherstelbare onrechtmatigheden geconstateerd in de controlewerkzaamheden. De bevindingen, zoals de ontbrekende prestatieleveringen bij facturen en de onjuiste uitbetaling van een subsidie, zijn van een herstelbare aard. Een separaat overzicht met gedetailleerde informatie, uitsluitend bestemd voor ambtelijk gebruik, geeft inzicht in de juiste herstelacties. Daarnaast is het wel van belang dat het College aandacht en energie steekt in de aanbevolen verbeteringen op het gebied van bevindingen zonder gevolgen voor de rechtmatigheid. Het uitstekende niveau van de Intern controleurs samen met de constructieve inbreng van Control van de gemeente Albrandswaard draagt bij aan efficiënte en kwalitatieve controles.
2.2 Onrechtmatigheden / onzekerheden In de eerste helft van 2025 zijn de volgende herstelbare onrechtmatigheden/onzekerheden geconstateerd. Tijdige herstelacties in dit boekjaar kunnen voorkomen dat deze tot onrechtmatigheden leiden. -
Facturen en betalingen: Uit een steekproef van 28 facturen blijkt dat bij 7 facturen de prestatielevering ontbrak. Dit heeft geleid tot een financiële onzekerheid van €33.176. De onzekerheid in de steekproef leidt na extrapolatie naar de gehele populatie tot een maximale afwijking van € 2.038.021.
-
Jeugdwet: De verificatie van betalingen via de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) ontbreekt. Sinds 2024 zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de jeugdzorgkosten in hun eigen administratie. Na overleg tussen Team Control van DBP en de GRJR is bevestigd dat de financiële overzichten voldoende basis bieden voor een adequate financiële controle, uitkomsten hiervan worden in de volgende rapportage gepresenteerd. Omdat de gemeente niet de directe ontvanger van de zorg is, is het vaststellen van de daadwerkelijk geleverde prestatie afhankelijk van gegevens die door zorgaanbieders worden aangeleverd. Het organiseren van adequate prestatieleveringen is daardoor een aandachtspunt.
-
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo): Er is een onzekerheid van €4.665 omdat de vereiste PGB-toets in één dossier ontbrak. Deze toets is een voorwaarde voor het toekennen van een Persoonsgebonden budget, aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd om vast te stellen in hoeverre dit een incident betreft. Ook kon een ander dossier uit 2009 niet worden beoordeeld omdat de informatie ontbrak; u wordt geadviseerd om hiervoor een herbeoordeling uit te voeren. Ook hierop worden aanvullende controles uitgevoerd.
6
2.3 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid In de eerste helft van 2025 hebben wij de volgende adviezen en bevindingen, gecombineerd met hetgeen controlerend accountant Deloitte eerder heeft gerapporteerd in de managementletter 2024: -
Facturen en betalingen: Het risico dat er geen expliciete controle is op de juistheid van IBANnummers bij het aanmaken van nieuwe crediteuren. Hoewel hier maatregelen voor zijn genomen, zoals een check bij facturen boven de €25.000, blijft dit nog een aandachtspunt.
-
Subsidieverstrekking: Procedureel werd geconstateerd dat het Subsidieregister in Excel wordt bijgehouden, wat gevoelig is voor fouten. Deloitte wees er ook op dat de Algemene subsidieverordening uit 2010 verouderd is. Bij 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt.
-
Europese aanbestedingen: Hoewel er geen onrechtmatigheid is geconstateerd, is er wel een risico. In 2025 zijn er facturen betaald aan een leverancier voor technische gebruiksmaterialen, terwijl de overeenkomst op 31 augustus 2024 is afgelopen. Actie loopt tot juiste formalisering van een nieuwe opdracht. Ook waarschuwt Deloitte (en wij onderkennen dat) voor een gebrek aan bewustwording rond de aanbestedingsplicht en de onvolledigheid van het contractenregister.
-
Lokaal inkoopbeleid: geen van de vijf gecontroleerde inkoopdossiers is geregistreerd in het zaaksysteem RX.Enterprise. Hierdoor is de gevolgde inkoopprocedure niet traceerbaar, was het team Inkoopadvies niet betrokken, konden de opdrachtbrieven niet worden teruggevonden en bestaat geen zicht op de mate van MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen).
-
Participatiewet: Deloitte benoemt dat heronderzoeken beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IBsignalen en Suwinet-controles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toepassen bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd, wat disproportioneel is ten opzichte van de resultaten. De gemeente dient hierop beleid te maken.