39. 766829 Raadsvoorstel zienswijze op de concept begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl.pdf

Voorstel Onderwerp: Zienswijze op de concept Begroting 2024 BARorganisatie nieuwe stijl.

College van burgemeester en wethouders 22 augustus 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi

Openbaar

E-mailadres opsteller: r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. een zienswijze vast te stellen op de concept Begroting 2024 van de GR BAR-organisatie nieuwe stijl overeenkomstig bijgevoegde conceptbrief met daarin als opmerkingen: a - Dat de gemeente Albrandswaard niet kan instemmen met de nieuwe voorgestelde manier/systematiek van kostenverdeling. b - Albrandswaard graag een nieuwe Producten/Dienstcatalogus tegemoet ziet waarin de huidige mogelijkheden van standaard en maatwerk mogelijk blijven met een eerlijke verdeling en verrekensystematiek tussen de gemeenten. c - Albrandswaard nog steeds niet wil instemmen met het telkens terugkerende verzoek om een eigen reserve te mogen vormen. d - Dat het nu niet het geschikte moment is om kosten voor nieuw personeel op te voeren, zeker gezien het een beleidsarme concept Begroting betreft. e - De gemeente Albrandswaard een taakstelling van gestaffeld 10% wil meegeven aan de GR BAR-organisatie nieuwe stijl.

1/4

Raadsvoorstel Inleiding Op 30 juni heeft het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie de concept Begroting 2024 GR BAR-organisatie nieuwe stijl bij meerderheid vastgesteld. Zowel de directie als het college van Albrandswaard hebben hier een tegenstem op uitgebracht. U wordt uitgenodigd om uiterlijk 4 oktober 2023 uw zienswijze daarop te geven. Het resultaat van deze concept Begroting 2024 van de GR BAR-organisatie nieuwe stijl zal verwerkt moeten worden in onze primaire Begroting 2024 van Albrandswaard, overeenkomstig de eisen van de Provincie als onze toezichthouder. Beoogd effect Het standpunt van de gemeente Albrandswaard over de concept Begroting 2024 van de GR BARorganisatie nieuwe stijl kenbaar te maken en daarmee invloed uit te oefenen op het te voeren beleid van de Gemeenschappelijke Regeling. Argumenten 1.1a Nieuwe kostenverdeelsystematiek. De voorgestelde nieuwe bekostiging op basis van inwoneraantal is feitelijk niet in overeenstemming met het uitgangspunt “rechtvaardig” en zou niet onze instemming moeten krijgen. Ons argument hiervoor is dat de BAR-organisatie “nieuwe stijl” een bedrijfsvoeringorganisatie wordt waarbij een veel reëlere en eerlijke verdeling op basis van FTE in relatie tot de deelnemende gemeenten gehanteerd kan worden.

Immers, de werkzaamheden zullen vooral gerelateerd zijn aan aantallen laptops/telefoons/ mailaccounts/salarisstroken/licenties etc. waarbij dan mede op basis van aantal fte een veel reëlere kostenverdeling op zijn plaats is. Direct klantcontact wat de basering op basis van inwoneraantal zou rechtvaardigen komt immers zoveel mogelijk bij de “eigen” gemeente te liggen. Door dit, in onze ogen onrechtvaardige beginsel van kostenverdeling, wordt de bijdrage van Albrandswaard onevenredig verhoogd (1,2% van ca; € 33.000.000,- = € 400.000,- per jaar). De meest zuivere, eerlijke en goed werkbare variant (conform advies van de afdeling financiën van de BARorganisatie) is die van de gewogen combinatie van Inwoneraantal/FTE/begrotingsomvang. Deze Verrekensystematiek heeft onze sterke voorkeur en zien wij graag zo spoedig mogelijk verwerkt worden in de voorliggende concept Begroting 2024 GR BAR-organisatie “nieuwe stijl". 1.1b Producten/diensten catalogus en pakketten. Er wordt aangegeven dat dit een “basisbegroting 2024” betreft die de komende maanden nog verder uitgewerkt gaat worden in dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende gemeenten.

Wij gaan ervan uit dat het standaardwerk en maatwerk hierin mogelijk blijft en dat hiervoor een bekostigings- en verantwoordingsmodel uitgewerkt gaat worden dat recht doet aan een eerlijke inzeten kostenverdeling, waarbij individuele gemeentelijke wensen niet ten koste gaan van de benodigde basis inzet van personeel voor de andere gemeente(n) maar ook niet ten laste komen van de andere gemeente(n). 1.1c Eigen vermogen 2% en eerste storting € 500.000,- als reserve risico’s. De vorming van een eigen reserve heeft al een lange geschiedenis binnen de GR BAR-organisatie welke telkens door de gezamenlijke raden om moverende redenen is tegengehouden. Het nu wel opvoeren met als argument de mogelijke vermindering van bestuurlijke drukte en flexibiliteit voor de organisatie heeft nog steeds niet onze voorkeur. Het zou ons inziens het integrale rechtmatige handelen (Inzet reserve bij tegenvallers zonder melding aan de deelnemers) en de inzichtelijkheid van de jaarlijkse na-verrekening bemoeilijken. 1.1d Geen nieuwe ambities in BAR nieuwe stijl, wel budgettaire aanpassingen. Ondanks dat er wordt aangegeven dat er geen nieuwe ambities zijn verwerkt in deze concept Begroting 2024, worden er wel enkele noodzakelijk geachte personeelsuitbreidingen opgevoerd.

Omdat er daarnaast ook vermeld wordt dat deze “basisbegroting 2024” nog bijgesteld gaat worden lijkt ons deze verhoogde raming nu (nog) niet gewenst. Wij gaan dan ook nu niet akkoord met deze aanpassing, maar staan in principe niet onwelwillend tegenover noodzakelijke uitbreidingen om de huidige dienstverlening op peil te houden Wij zien na de tot stand gekomen DVO’s met de gemeenten een onderbouwde claim op de bijdragen met belangstelling tegemoet. 1.1e Financiële situatie Albrandswaard door de BAR-ontvlechting.

2/4

Door de BAR-ontvlechting worden wij geconfronteerd met sterk verhoogde kosten. Alleen al voor personele kosten hebben wij € 1.700.000,- aan extra budget toegekend om aan onze verplichtingen van het overnemen van personeel te kunnen voldoen en een volwaardige organisatie mogelijk te maken. Wij willen daarom een taakstelling van 10% in de begroting meegeven om onze eigen financiële huishouding op orde te krijgen/houden en de continuïteit van de BAR nieuwe stijl te kunnen waarborgen vanuit Albrandswaard. Gezien uw huidige gepresenteerde en berekende bijdragen zou dit dus gaan om een besparing van afgerond € 690.000,- voor Albrandswaard. Wij zien dit graag verwerkt in de voorliggende concept Begroting 2024. Wij achten een ingroeipad van 3% in 2024, 6% in 2025 en 10% in 2026 realistisch. Overleg gevoerd met N.v.t. Kanttekeningen Geen. Uitvoering/vervolgstappen De vastgestelde zienswijze wordt naar het DB van de GR BAR-organisatie gezonden. Besluiten in het AB worden genomen bij unanimiteit/consensus. Is die er niet dan verschuift het onderwerp naar de volgende vergadering. Daar wordt op basis van de bepalingen uit Wgr en Gemeentewet bij volstrekte meerderheid besloten. Financiën Zie de concept Begroting 2024 GR BAR-organisatie nieuw stijl. Inclusiviteitstoets N.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming N.v.t.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief begroting 2024 BAR naar BW AW.pdf 2. Begroting 2024-2027 BAR nieuwe stijl - Zienswijzeprocedure.pdf 3. Concept zienswijzebrief AW over de Concept Begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl.docx

3/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Zienswijze op de concept Begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl.

Zaaknummer:

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 22 augustus 2023,

BESLUIT: 1. een zienswijze vast te stellen op de concept Begroting 2024 van de GR BAR-organisatie nieuwe stijl overeenkomstig bijgevoegde conceptbrief met daarin als opmerkingen: a - Dat de gemeente Albrandswaard niet kan instemmen met de nieuwe voorgestelde manier/systematiek van kostenverdeling. b - Albrandswaard graag een nieuwe Producten/Dienstcatalogus tegemoet ziet waarin de huidige mogelijkheden van standaard en maatwerk mogelijk blijven met een eerlijke verdeling en verrekensystematiek tussen de gemeenten. c - Albrandswaard nog steeds niet wil instemmen met het telkens terugkerende verzoek om een eigen reserve te mogen vormen. d - Dat het nu niet het geschikte moment is om kosten voor nieuw personeel op te voeren, zeker gezien het een beleidsarme concept Begroting betreft. e - De gemeente Albrandswaard een taakstelling van gestaffeld 10% wil meegeven aan de GR BAR-organisatie nieuwe stijl.

4/4

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Albrandswaard

Uw brief van:

-

Kenmerk:

697997

Uw kenmerk:

-

Contactpersoon:

T. Werksma

Bijlage(n):

2

Afdeling:

Financiën

Onderwerp:

Concept begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl inclusief vermindering taken GR BAR

Doorkiesnummer: Datum:

0180 451 646 30 juni 2023

Geachte collegeleden, Wij nodigen u uit kennis te nemen van de conceptbegroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl en verzoeken u deze door te geleiden naar de gemeenteraad voor de zienswijzeprocedure. Traject opstellen begroting anders dan voorgaande jaren Het tijdschema waarbinnen deze nieuwe begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl wordt opgesteld is anders dan vorige jaren. U kreeg de nieuwe begroting altijd eind maart / begin april toegestuurd voor de zienswijzeprocedure. Dat was deze keer niet mogelijk door het besluit om met ingang van 1 januari 2024 beleid en uitvoering terug te laten gaan naar de gemeenten en de BAR-organisatie verder te laten gaan in een afgeslankte vorm met daarin de bedrijfsvoeringstaken, met uitzondering van gemeentelijke communicatie. Door dat besluit zaten we in de eerste maanden van 2023 in een traject van ontvlechting van de huidige BAR-organisatie en de opbouw van de 4 nieuwe organisaties voor de drie gemeenten en een gewijzigde BAR. Daardoor kon in maart nog geen nieuwe begroting opgeleverd worden, omdat nog diverse besluiten genomen moesten worden over de uitgangspunten voor de nieuwe begroting. Normaal gesproken moet een begroting van een gemeenschappelijke regeling voor 15 september worden ingezonden naar de provincie. Maar de provincie heeft deze keer uitstel verleend tot 15 november.

Daardoor was er langer de tijd voor het opstellen van de begroting en ontvangt u die begroting nu, drie maanden later dan gebruikelijk, voor de zienswijzeprocedure. Vermindering taken GR BAR per 1 januari 2024 Wij zijn voornemens om, als de begroting 2024 terug is van de zienswijzeprocedure en ter vaststelling naar het algemeen bestuur (AB) gaat, het AB voor te stellen: Met ingang van 1 januari 2024 het basistakenpakket van de BAR-organisatie aan te passen en te beperken tot: a. Human Rescource Management (HRM); b. Informatie en Communicatie Technologie (ICT) inclusief Informatieveiligheid en Privacy; c. Control; d. Financiën met uitzondering van Planning en Control-taken; e. Juridische zaken en inkoop; f. Facilitaire zaken; g. Administratie Zorg en Uitkeringen.

1

Uit artikel 4, vierde lid, van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie vloeit voort dat de deelnemende gemeenten gehouden zijn om in alle gevallen de diensten en producten, die behoren tot het basistakenpakket, af te nemen. Een deelnemer mag bepaalde taken of diensten pas zelf uitvoeren of uitbesteden na bestuurlijke besluitvorming van het algemeen bestuur. Met ingang van 1 januari 2024 verminderen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk de ambtelijke samenwerking in de BAR-organisatie. Concreet betekent dit dat de beleids- en uitvoeringstaken per 1 januari 2024 bij de drie eigen gemeentelijke organisaties worden belegd. Aanpassing van het basistakenpakket is dan noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de ontvlechting en overdracht van de betrokken taken. Op deze wijze worden de afspraken over het terugbrengen van de beleids- en uitvoeringstaken bij de drie gemeenten vastgelegd. Vertrekpunt begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl We zitten nog in het traject van de ontvlechting en er moet nog veel gebeuren. De nu voorliggende begroting is een basisbegroting. Waarbij het eind mei vastgestelde Organisatie-en Formatieplan van de BAR-organisatie nieuwe stijl de belangrijkste basis vormt. Dat betekent dat de formatie die nu is opgenomen in deze begroting gebaseerd is op de huidige situatie.

Immers het Organisatie en formatieplan is gebaseerd op de huidige formatie, onder andere om de plaatsing van medewerkers mogelijk te maken. Daarbij is het uitgangspunt dat we de huidige dienstverlening continueren. Relatie begroting met het dienstverleningspakket aan de gemeenten In de komende maanden werken we aan de doorontwikkeling van deze basisbegroting. Waarbij de begroting in verband wordt gebracht met de nog op te stellen dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de gemeenten. We hebben een proces ingericht waarbij de BAR-organisatie samen met de gemeentelijke opdrachtgevers zal komen tot afspraken over de dienstverlening. Daarbij wordt een link gelegd met de begroting 2024. Uitgangspunt hierbij is wat op basis van de huidige begroting aan dienstverlening kan worden geleverd aan de drie gemeenten. We zullen daarbij onderscheid maken tussen twee soorten dienstverlening: generieke dienstverlening die noodzakelijk én voor iedere gemeente hetzelfde is; dit ten behoeve van schaalgrootte- en efficiëntie-voordelen, dienstverlening waarbij onderscheid per gemeente mogelijk is; dit ten behoeve van flexibiliteit en keuzemogelijkheid voor onze gemeenten. We werken daarvoor een model uit dat recht zal doen aan eerlijke verdeling waarbij individuele gemeentelijke wensen niet ten laste komen van de andere gemeente(n).

Voortschrijdend inzicht De nieuwe werkelijkheid van het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is deels ook nog onbekend. In de praktijk doen we ervaring op over hoe dat werkt en kunnen we vanuit dat inzicht ook tot herziene afspraken met de gemeenten komen en de koppeling maken naar de begroting. Geen nieuwe ambities in begroting 2024 Bovenstaande maakt dat de begroting 2024 het bestaand beleid betreft voor de bedrijfsvoeringstaken. De belangrijkste ambitie voor 2024 is te zorgen dat de overgang van taken van de GR BAR naar de gemeenten goed verloopt. Daar komt bij dat we de drie gemeentelijke organisaties op een goede wijze willen ondersteunen bij de opbouw van hun organisaties, in het belang van de continuïteit van dienstverlening aan onze inwoners. Én daar hoort ook de opbouw en ontwikkeling van de BARorganisatie nieuwe stijl zelf bij. Ook in 2025 verwachten we hier nog mee bezig te zijn. In deze begroting is een aantal budgettaire aanpassingen gedaan. Dit betreft geen nieuw beleid maar noodzakelijke, onvermijdelijke mutaties om de basis dienstverlening te kunnen blijven continueren.

Opbouw begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl De vorming van de BAR-organisatie nieuwe stijl is als volgt geraamd:  Begrotingswijziging opheffen / ontvlechten huidige GR BAR Als eerste is een begrotingswijziging opgesteld waarin per 1 januari 2024 alle budgetten 2024 van de huidige GR BAR worden afgeraamd naar 0 en de gemeenten hun gemeentelijke bijdragen volledig terug krijgen. De begrotingswijziging is als bijlage bij deze brief gevoegd. 2



Ramen BAR-organisatie nieuwe stijl 2024 Vervolgens is de begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl per 1 januari 2024 geraamd. Net als bij de huidige GR BAR worden de gemeenten om een bijdrage gevraagd voor de BARorganisatie nieuwe stijl. De gemeentelijke bijdragen voor de nieuwe BAR zijn in de begroting berekend op basis van inwoneraantallen. Dit naar aanleiding van een besluit van de Bestuurlijke Stuurgroep waarbij werd ingestemd met de voorgestelde verdeelsleutel op basis van inwoneraantal, tenzij een andere verdeelsleutel handiger lijkt te zijn. Maar hierover is binnen ons DB nog geen consensus. De bestuurders van Barendrecht en Ridderkerk stemmen in met deze verdeling. Albrandswaard opteert voor een andere verdeelsleutel. Begroting bestaand beleid De begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl bestaat in eerste instantie uit de bedrijfsvoeringbudgetten zoals die zijn opgenomen in de begroting van de huidige GR BAR. Concreet betreft dit de budgetten voor de afdelingen Control, Facilitair, Financiën met uitzondering van de Planning & Controltaken, HRM, Informatie & Automatisering inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Inkoop, Juridische Zaken en de administratie van het Sociaal Domein.

Die budgetten zijn in de begrotingswijziging voor het opheffen van de huidige BAR tezamen met alle andere budgetten afgeraamd naar 0 (zie hiervoor: begrotingswijziging opheffen huidige BAR). In de begroting van de BAR-organisatie nieuwe stijl worden die bedrijfsvoeringsbudgetten weer opgenomen. Dat is het startpunt voor de BAR-organisatie nieuwe stijl. Vervolgens zijn de ramingen voor de loonkosten aangepast aan de door de colleges en het bestuur van de GR BAR vastgestelde “Organisatie & Formatieplan BAR nieuwe stijl”. Voor de bedragen is uitgegaan van: formatie x werkgeverslasten, maximum schaal x 98,5%. Tot en met 2023 werden de salarislasten begroot op werkelijke lasten. Omdat de plaatsing van de medewerkers nog niet afgerond is ten tijde van het opstellen van de begroting is dit nu niet mogelijk. Daarom is voor deze begroting aansluiting gezocht bij ervaringscijfers en zijn we uitgekomen op 98,5% van het maximum van de schaal. Hiermee zitten we gemiddeld tussen trede 10 en trede 11. Mocht na de plaatsing van de medewerkers blijken dat er een grote afwijking is ten opzichte van de werkelijke lasten dan kunnen we een wijziging doorvoeren in de 1e Tussenrapportage 2024.



Noodzakelijke budgetwijzigingen 2024 De volgende budgettaire aanpassingen zijn gedaan: 1. Inflatie 2024 - € 261.300, structureel 2. Opleidingen - € 104.000, structureel 3. Noodzakelijke extra formatie * Administratie Sociaal Domein - € 100.000, incidenteel * Applicatiebeheer (3 fte) als gevolg van de ontvlechting - € 265.700, structureel (inclusief 10% opslag overhead) 4. Voorziening verlofsparen en voorziening Regeling Vervroegd Uittreden - € 200.000, structureel 5. Budget extra ondersteuning bij opbouw gemeentelijke organisaties - € 500.000, incidenteel Dit bedrag wordt beschikbaar gesteld door Barendrecht en Ridderkerk (beide 50%) en wordt gestort in een reserve. Indien dit budget niet volledig wordt benut dan zal dit worden teruggegeven aan de 2 gemeenten.

Deze 5 noodzakelijke budgetverhogingen tellen op tot € 1.431.000 en zijn in de begroting toegelicht op de bladzijden 26-28.

3

Overleg gemeenten over begroting 2024 Er is overleg gevoerd met de gemeenten over de gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen van het opheffen van de huidige GR BAR en het opstellen van de begroting 2024 van de BAR nieuwe stijl. Ook over de verwerking van de wijzigingen die nadien komen zal overleg worden gevoerd met de gemeenten. De nieuwe situatie van het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is deels nog onbekend. In de praktijk doen we ervaring op over hoe dat werkt en kunnen we vanuit dat inzicht ook tot herziene afspraken met de gemeenten komen en de koppeling maken naar de begroting. Nieuwe naam voor BAR-organisatie nieuwe stijl De naam BAR-organisatie nieuwe stijl is tijdelijk. Wij hebben akkoord gegeven op het proces om tot een nieuwe naam te komen. Bijdrage gemeente Albrandswaard aan de BAR-organisatie nieuwe stijl 1. In de begrotingswijziging voor het opheffen / ontvlechten van de huidige GR BAR worden alle budgetten afgeraamd naar 0 en krijgen de gemeenten hun gemeentelijke bijdragen aan de GR BAR volledig terug. Voor Albrandswaard gaat dit om € 18.741.200. 2. De bijdrage 2024 van Albrandswaard is in de begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl berekend op € 6.906.700.

Vervolgens kunt u in uw gemeentebegroting de financiële gevolgen ramen van het besluit om met ingang van 1 januari 2024 beleid en uitvoering terug te laten gaan naar de gemeenten. Hierbij kunt u eigen keuzes maken. Als dit is gebeurd ontstaat er een totaaloverzicht van de structurele financiële gevolgen van de ontvlechting van de BAR-organisatie. Indienen zienswijze Wij verzoeken u een eventuele zienswijze voor woensdag 4 oktober 2023 12:00 uur in te dienen. De behandeling van de begroting 2024 van de BAR-organisatie nieuwe stijl in het algemeen bestuur staat geagendeerd voor dinsdag 7 november 2023.

Hoogachtend, het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie,

de secretaris,

de voorzitter,

G.J. Bravenboer

Drs. R.E. Schneider

Bijlagen: - begrotingswijziging opheffen / ontvlechten huidige GR BAR-organisatie - begroting 2024 BAR-organisatie nieuwe stijl

4

BAR-organisatie nieuwe stijl Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk werken samen op het gebied van de bedrijfsvoeringstaken op basis van de kernwaarden

dichtbij, aandacht, ontwikkeling en zakelijk

Begroting 2024 Versie Zienswijzeprocedure

1

Inhoudsopgave INLEIDING ................................................................................................................................................... 3 BELEIDSBEGROTING ...................................................................................................................................... 5 1.

Programmaplan ............................................................................................................. 6

1.1

Doelstellingen ...................................................................................................................... 6

1.2

Prestatieafspraken en indicatoren ...................................................................................... 8

1.3

Bekostigingsmodel .............................................................................................................. 9

1.4

Financiën ........................................................................................................................... 10

1.5

Financiële en overige ontwikkelingen ............................................................................... 10

2.

Paragrafen .................................................................................................................. 13

2.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ...................................................... 13

2.2

Paragraaf Financiering ....................................................................................................... 18

2.3

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................... 21

2.4

Paragraaf Bedrijfsvoering .................................................................................................. 22

2.5

Openbaarheidsparagraaf................................................................................................... 22

FINANCIËLE BEGROTING .............................................................................................................................. 24 3.

Overzicht van baten en lasten en toelichting ................................................................ 25

3.1

Cijfers begroting ................................................................................................................ 25

3.2

Gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd .................................................................. 30

3.3

Overzicht incidentele baten en lasten............................................................................... 33

3.4

Beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ................................. 33

3.5

Geprognosticeerde meerjarenbalans................................................................................ 34

3.6

EMU-saldo ......................................................................................................................... 34

BIJLAGEN .................................................................................................................................................. 36 Bijlage Investeringen ............................................................................................................. 37 Bijlage Taakvelden ................................................................................................................. 38 Bijlage Overzicht Overhead .................................................................................................... 39

2

Inleiding Voor u ligt de begroting voor het jaar 2024 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie nieuwe stijl. Onze GR BAR nieuwe stijl werkt samen met de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk op het gebied van de bedrijfsvoeringstaken. Het doel van deze samenwerking is het leveren van goede integraal afgestemde producten en diensten in de gehele keten van de bedrijfsvoering tegen acceptabele kosten met een efficiënt ingerichte en kostenbewuste organisatie. Om op één A-4tje inzicht te krijgen in de cijfers van deze begroting wordt verwezen naar bladzijde 29, het Overzicht van baten en lasten 2024. BAR-organisatie nieuwe stijl per 1 januari 2024 Met ingang van 1 januari 2024 gaat de GR BAR-organisatie verder in een nieuwe vorm waarin de bedrijfsvoeringstaken, met uitzondering van gemeentelijke communicatie, worden opgenomen. Beleid en uitvoering gaan terug naar de gemeenten. Daarmee is ook de begroting opnieuw opgebouwd. Passend bij het meer beperkte takenpakket van de BAR-organisatie nieuwe stijl. Vertrekpunt voor de nieuwe begroting 2024 We zitten nog in de ontvlechting en er moet nog veel gebeuren. De nu voorliggende begroting is een basisbegroting. Waarbij het eind mei vastgestelde Organisatieen Formatieplan van de BAR-organisatie nieuwe stijl de belangrijkste basis vormt.

Dat betekent dat de formatie is gebaseerd op de huidige situatie, onder andere om de plaatsing van medewerkers mogelijk te maken. We continueren de huidige dienstverlening. Daar hoort de kanttekening bij dat in deze begroting alleen noodzakelijke budgetwijzigingen zijn opgenomen om de basis dienstverlening te kunnen blijven continueren. Relatie begroting met het dienstverleningspakket aan de gemeenten In de komende maanden werken we aan de doorontwikkeling van deze basisbegroting. Deze vormt de basis voor de nog op te stellen dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de gemeenten. Uitgangspunt hierbij is wat op basis van de huidige begroting aan dienstverlening kan worden geleverd aan de drie gemeenten. We zullen daarbij onderscheid maken tussen twee soorten dienstverlening: - generieke dienstverlening die noodzakelijk én voor iedere gemeente hetzelfde is; dit ten behoeve van schaalgrootte- en efficiëntie-voordelen, - dienstverlening waarbij onderscheid per gemeente mogelijk is; dit ten behoeve van flexibiliteit en keuzemogelijkheid voor onze gemeenten. We werken daarvoor een model uit dat recht zal doen aan eerlijke verdeling waarbij individuele gemeentelijke wensen niet ten laste komen van de andere gemeente(n). Voortschrijdend inzicht De nieuwe werkelijkheid van het ondersteunen van drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties is deels nog onbekend.

In de praktijk doen we ervaring op over hoe dat werkt en kunnen we vanuit dat inzicht ook tot herziene afspraken met de gemeenten komen en de koppeling maken naar de begroting.

3

Geen nieuwe ambities in begroting 2024

Bovenstaande maakt dat de begroting 2024 het bestaand beleid betreft voor de bedrijfsvoeringstaken. De belangrijkste ambitie voor 2024 is te zorgen dat de overgang van taken van de GR BAR naar de gemeenten goed verloopt. Daar komt bij dat we de drie gemeentelijke organisaties op een goede wijze willen ondersteunen bij de opbouw van hun organisaties, in het belang van de continuïteit van dienstverlening aan onze inwoners. Én daar hoort ook de opbouw en ontwikkeling van de BAR-organisatie nieuwe stijl zelf bij. Ook in 2025 verwachten we hier nog mee bezig te zijn. In deze begroting is een aantal budgettaire aanpassingen gedaan. Dit betreft geen nieuw beleid maar onvermijdelijke mutaties om de basis dienstverlening te kunnen blijven continueren. Een toelichting op deze posten is opgenomen in Hoofdstuk 3. De effecten van nieuwe wetgeving en nieuwe taken worden in het eerstvolgende P&C document opgenomen. Bij de investeringen 2024 zijn alleen de onontkoombare vervangingsinvesteringen opgenomen. Bekostigingsmodel Met het aanbieden van de begroting wordt ook het nieuwe bekostigingsmodel voor de GR BAR vastgesteld. Dit bekostigingsmodel is gebaseerd op de bestuurlijke besluiten over de verdeelsleutel. In de paragrafen 1.3 en 3.2 is het nieuwe bekostigingsmodel uitgewerkt.

Niet geplaatste medewerkers en langdurig zieke medewerkers In het Sociaal Plan dat is vastgesteld ten behoeve van de ontvlechting van de BAR-organisatie is afgesproken dat medewerkers die niet geplaatst worden in dienst blijven/komen bij de BARorganisatie nieuwe stijl. Datzelfde geldt voor langdurig zieke medewerkers. Deze medewerkers worden ondergebracht in een Transitiebureau. Begeleiding naar (ander) werk wordt voor hen geregeld. De kosten die hiermee verband houden kunnen niet worden begroot. Conform de bestuurlijke afspraken zullen de kosten van niet geplaatste medewerkers in rekening worden gebracht bij Barendrecht en Ridderkerk. De kosten van langdurig zieke medewerkers worden door de drie gemeenten betaald. Naam In het najaar van 2023 zal een nieuwe naam voor de GR BAR-organisatie nieuwe stijl worden gekozen. In dit document wordt de voorlopige werknaam gehanteerd.

4

Beleidsbegroting

5

1. Programmaplan 1.1

Doelstellingen

GR BAR-organisatie nieuwe stijl De GR BAR-organisatie nieuwe stijl is het samenwerkingsverband van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk op het gebied van de bedrijfsvoeringstaken. Bedrijfsvoering betreft de afdelingen die ondersteunend zijn aan de afdelingen die werkzaam zijn in het primaire proces. Voor onze BAR-organisatie nieuwe stijl gaat het om: Control, Facilitair, Financiën, HRM (human resource management), Informatie & Automatisering inclusief Informatieveiligheid en Privacy, Inkoop, Juridische Zaken en de administratie van het Sociaal Domein. Twee hoofddoelen De BAR-organisatie nieuwe stijl is een organisatie met twee hoofddoelen: het ontzorgen van ‘onze’ drie gemeenten, nu en in de toekomst op het gebied van de gehele keten van bedrijfsvoering. En een fijne en goede werkgever zijn voor haar medewerkers. Een werkgever met een eigen ‘gezicht’ en eigen identiteit. Een organisatie die er mag zijn. Visie Wij geven veel ruimte voor ontwikkeling. Ontwikkeling van onze medewerkers, de vakgebieden waarop we werkzaam zijn, onze eigen organisatie en de ontwikkelopgaven van onze gemeenten. We werken met elkaar op basis van wederzijds vertrouwen. Dat doen we door veel aandacht te geven aan samenwerking en dichtbij de gemeenten te staan. We leveren maatwerk en werken efficiënt en kostenbewust. Wij werken op basis van realistische, zakelijke afspraken.

Wij zijn een organisatie waar het fijn werken is. Onze medewerkers staan centraal. Iedereen wordt gezien en gestimuleerd het beste uit zichzelf te halen. We zijn trots op onze organisatie, op onze collega’s en op wat we doen voor onze drie gemeenten.

6

Besturingsmodel Onderstaande besturingsmodel is opgenomen in het goedgekeurde Organisatie & Formatie plan. Parallel aan het opstellen van de begroting vindt nog overleg plaats over de exacte invulling van de governance, dat kan nog leiden tot een aanpassing van het besturingsmodel op topniveau.

Hoofdstructuur

Missie Wij leveren met aandacht en plezier hoogwaardige diensten in de gehele bedrijfsvoeringsketen. Daarbij richten we ons op de behoeften van elke afzonderlijke gemeente. Wij zijn een professionele partner met kennis van de drie gemeenten, de bestuurders en de medewerkers. Dat maakt ons uniek. De gemeenten kunnen zich zo focussen op hun inwoners en de maatschappelijke en bestuurlijke vraagstukken. Onze centrale leidraad hierbij is: onze collega’s en bestuurders voelen zich door mij goed geholpen.

7

Organisatie Onze organisatie: - is er voor onze drie gemeenten - ontzorgt het primaire proces vanuit de bedrijfsvoering - onderscheidt zich door samenwerking, nabijheid en kennis van onze drie gemeenten - levert goede producten en diensten tegen acceptabele kosten - realiseert schaalvoordelen waarbij maatwerk mogelijk blijft - behoudt steeds het goede en verandert mee met de werkelijkheid van de drie gemeentelijke organisaties - heeft blijvende aandacht voor de medewerkers Kernwaarden  Dichtbij  Aandacht  Ontwikkeling  Zakelijk Doelstellingen Onze doelstellingen voor de aankomende periode zijn: - 1e fase: 2024 en 2025: Op orde komen  onze drie gemeenten helpen om op orde te komen  dienstverlening aan onze drie gemeenten optimaliseren  aandacht voor onze medewerkers  onze organisatie op orde brengen  een organisatie die er mag zijn     

1.2

2e fase: 2025 en verder: Ontwikkeling hoogwaardig partnerschap naar onze gemeenten continue ontwikkeling van de eigen organisatie aandacht voor medewerkers efficiënte dienstverlening tegen acceptabele kosten de gemeenten ondersteunen vanuit de bedrijfsvoering bij hun maatschappelijke opgaven en ontwikkelingen

Prestatieafspraken en indicatoren

In vorige begrotingen waren bij dit onderdeel prestatieafspraken en indicatoren opgenomen waarin de hoofddoelstellingen van onze GR BAR werden uitgewerkt. Dit is niet meer opgenomen. Voor de BAR-organisatie nieuwe stijl zullen die prestatieafspraken en indicatoren opnieuw ontwikkeld moeten worden. Daarbij zal een aantal van deze indicatoren in de BAR-begroting een plek krijgen en een aantal zal worden opgenomen in de nog af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de drie gemeenten. Vanuit de visie en missie geven we de BAR-organisatie nieuwe stijl vorm en onderscheiden we drie thema’s: 1. Partner in standaard producten en diensten We bieden kosteneffectief hoge kwaliteit standaard producten, diensten en advies die onze gemeenten in staat stellen om zich te richten op de maatschappelijke opgaven en politieke ambities die volgen uit de collegeprogramma’s. Wij ontzorgen op beleidsarme terreinen. We bieden kostenefficiënte kwaliteit.

8

2. Partner in opgaven De GR BAR combineert bedrijfsvoeringsexpertise met diepgaande kennis van onze drie gemeenten en is daardoor de beste adviseur voor Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Daarmee zorgen we, op een krappe arbeidsmarkt, voor bundeling van kennis en expertise. Van HRM tot juridisch tot ICT en systeem. We verminderen kwetsbaarheid en zijn in staat om vanuit de gehele keten van bedrijfsvoering te ondersteunen bij de opgaven van de gemeenten. 3. Partner in ontwikkeling We gaan uit van langdurige samenwerking en onderlinge afhankelijkheid. Om goede producten en diensten te kunnen blijven bieden, zullen we ‘bij moeten blijven’. Onze vakgebieden ontwikkelen snel: wet- en regelgeving komt op ons af, de arbeidsmarkt verandert, de eisen aan rechtmatig werken worden steeds dwingender en digitalisering is niet meer weg te denken uit onze primaire processen. Goede dienstverlening betekent ook het ‘eigen huis op orde’ hebben en bijblijven. We ontwikkelen de BAR-organisatie om ook in de toekomst optimale diensten te kunnen bieden aan onze klanten en om onze eigen medewerkers te blijven binden en boeien. Deze drie thema’s vormen de basis voor onze organisatie. De basis om onze drie gemeenten toekomstvast te kunnen voorzien van goede adviezen en standaard producten en diensten.

De prestatieafspraken en indicatoren die de GR BAR gaat afspreken met de gemeenten worden vastgelegd in Dienstverleningsovereenkomsten. Bij het opstellen van deze begroting (voorjaar 2023) waren deze afspraken nog niet gemaakt en daarom niet opgenomen in deze begroting 2024.

1.3

Bekostigingsmodel

Een wijziging van de BAR-organisatie vraagt ook om nieuwe afspraken over de bekostiging van deze organisatie. Uitgangspunten voor het nieuwe bekostigingsmodel zijn: - Vertrouwen en samenwerking er wordt gewerkt vanuit vertrouwen en vanuit de intentie tot goede samenwerking. - Financiële voorspelbaarheid

9

er wordt toegewerkt naar een situatie van financiële voorspelbaarheid voor de drie gemeenten. Zodat steeds goed inzichtelijk is wat de kosten zijn van de BAR-organisatie nieuwe stijl. Ook in meerjarig perspectief.

-

-

Beperking van bestuurlijke drukte uitgangspunt is een bekostigingssystematiek die bestuurlijke drukte rond besluitvorming over de financiën zo veel mogelijk beperkt. Rechtvaardig de deelnemers ontvangen diensten en producten die recht doen aan hun bijdrage. Hanteerbaar de methode brengt niet te veel administratieve lasten en kosten met zich mee. Overzichtelijk de kosten die verrekend worden zijn eenvoudig te herleiden en transparant opgesteld.

De gemeentelijke bijdragen voor de BAR-organisatie nieuwe stijl worden berekend op basis van inwoneraantallen.

1.4

Financiën

Wat gaat het kosten? In onderstaande tabel is weergegeven wat de totale netto lasten van onze BAR-organisatie nieuwe stijl zijn. De GR BAR heeft, in tegenstelling tot de gemeenten, slechts één programma, namelijk bedrijfsvoering. De programmabudgetten van de gemeenten zijn opgenomen in de begrotingen van de gemeenten zelf. De in de tabel genoemde bedragen zijn gesaldeerde bedragen van de baten en de lasten (exclusief de bijdragen van de gemeenten)

Omschrijving

Begroting 2024 Noodzakelijke Begroting 2024 Bestaand beleid budgetwijzigingen

Salariskosten (incl. inhuurkosten) Overige bedrijfsvoerings lasten

21.941.500 9.666.500

541.500 889.500

22.483.000 10.556.000

TOTAAL SALDO (excl. bijdragen gemeenten)

31.608.000

1.431.000

33.039.000

Voor een verdere specificatie van deze cijfers wordt verwezen naar het onderdeel Overzicht van baten en lasten 2024 in de financiële begroting op bladzijde 29. Onze GR BAR heeft als belangrijkste inkomstenpost de bijdragen van de drie gemeenten. Er is geen apart bedrag voor onvoorzien geraamd. Eventuele tegenvallers worden of binnen de eigen begroting van de GR BAR opgevangen of doorbelast aan de gemeenten, bijvoorbeeld als het nieuwe taken of meerwerk betreft.

1.5

Financiële en overige ontwikkelingen

Effecten van de ontvlechting en ontwikkeling GR BAR-organisatie nieuwe stijl In de inleiding van deze begroting is beschreven dat de BAR-organisatie nieuwe stijl per 1 januari 2024 van start gaat met een basis formatieplan. Gebaseerd op het huidige takenpakket en bekostiging van de bedrijfsvoering. In het formatieplan zijn niet de potentiële effecten op het takenpakket van de bedrijfsvoering opgenomen als gevolg van de ontvlechting van beleid en uitvoering. We willen concreet in beeld hebben wat de mogelijke gevolgen zijn. Om daar dan vervolgens op basis van een voorstel met de gemeenten over te spreken en duidelijke afspraken te maken over het takenpakket van de GR BAR, de gewenste dienstverlening, het niveau daarvan en de

10

benodigde bekostiging. Conform het proces zoals beschreven in de inleiding. Waarbij een koppeling wordt aangebracht tussen de begroting en de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de gemeenten. In 2024 en 2025 zijn we nog aan het (op)bouwen binnen de GR BAR zelf en ondersteunend aan de opbouw van de drie gemeentelijke organisaties. Wij verwachten dat we de komende jaren volop in beweging zullen zijn en evalueren onze relatie met de gemeenten en onze prestaties op de opgaven regelmatig. En wij zijn in staat om onze interactie en dienstverlening te laten aansluiten bij de voortdurend veranderende omstandigheden. Geleidelijk groeien we toe naar de ideale organisatie die in de gehele keten aan onze drie gemeenten duurzaam goede bedrijfsvoering biedt tegen acceptabele kosten. Daarom willen we meerjarige afspraken maken met onze gemeentelijke opdrachtgevers. Cao gemeenten en Samenwerkende gemeentelijke organisaties Zodra de financiële consequenties van een nieuwe cao bekend zijn worden die verwerkt in de P&Cdocumenten van onze GR BAR. Dat is dan de eerstvolgende tussenrapportage of begroting na het verbindend worden van de cao. Afgesproken is dat hiervoor de gemeentelijke bijdragen mogen worden verhoogd. Voor de werknemers van onze GR BAR is de cao Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO) van toepassing.

De huidige cao SGO 2023 is op 5 april 2023 bekrachtigd en loopt van 2 januari 2023 tot en met 31 december 2023. De financiële gevolgen zijn structureel verwerkt in de 1e tussenrapportage 2023 van de huidige GR BAR. In de begroting van onze GR BAR wordt geen stelpost opgenomen voor nog af te sluiten cao’s. In dit geval de cao die voor 2024 zal worden afgesloten. De gemeenten nemen op basis van eigen inschattingen hier wel een stelpost voor op in hun primitieve begroting. Dit gebeurt in samenhang met de accresontwikkeling (jaarlijkse toe- en afname) van de algemene uitkering. Prijsstijgingen De te hanteren prijsstijging voor de inflatiegevoelige posten in de begroting wordt ieder jaar gebaseerd op de prognose in het jaarlijks verschijnende Centraal Economisch Plan (CEP) van het Centraal Plan Bureau (CPB). In het CEP 2023 van 9 maart 2023 gaat het CPB uit van een inflatie voor 2024 van 3,2%. Dit gaat om een bedrag van € 261.300 Afgesproken is dat de BAR-organisatie nieuwe stijl (net als de huidige GR BAR) door de gemeenten wordt gecompenseerd voor de inflatie. In de praktijk zien we dat indexatie van lopende contracten regelmatig hoger is dan het gemiddelde wat door het CPB is bepaald. Voor de meerjarenraming van onze GR BAR (2025 - 2027) worden constante prijzen gehanteerd.

Personeel gerelateerde budgetten Als gevolg van de ontvlechting zijn er ontwikkelingen op het gebied van personeel gerelateerde budgetten zoals verzuimbegeleiding, ARBO-voorzieningen et cetera. In juni is een voorstel voor verdeling van de budgetten tussen de vier organisaties besproken. De effecten van dit voorstel voor de BAR-organisatie nieuwe stijl zijn opgenomen in de begroting. Dit betreft geen nieuw beleid of extra ambities. Maar gaat puur om het kunnen blijven continueren van de basis dienstverlening op het gebied van HRM.

11

Informatievoorziening Voor de ontvlechting en opbouw van het totale ICT-landschap lopen de werkzaamheden ook in 2024 door. Hiervoor zijn incidentele middelen beschikbaar in de projectbegroting van het project Nieuwe Organisaties Samen Bouwen. Ontwikkeling formatie Zoals eerder beschreven is de basis van deze begroting bestaand beleid. Dat betekent dat er geen nieuwe ambities zijn opgenomen. En op dat punt zijn er ook geen formatieclaims opgenomen. Wat wel in de begroting zit is een noodzakelijke formatieclaim op het gebied van applicatiebeheer. Door de ontvlechting van alle applicaties is het noodzakelijk om meer beheer capaciteit te organiseren. Dit is nodig om de basis ondersteuning op applicatiebeheer te kunnen blijven garanderen. Ook op andere plekken in de organisatie zien we mogelijke effecten voor de formatie om de dienstverlening op het huidige niveau te kunnen houden. Bijvoorbeeld bij informatieveiligheid en privacy en financieel advies. In de inleiding van de begroting zijn we daar al op in gegaan: er is nu geen formatieclaim opgenomen. We gaan eerst het proces in van de gesprekken met de drie gemeenten over de dienstverleningsovereenkomsten en het gewenste niveau van dienstverlening.

12

2. Paragrafen 2.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De GR BAR is tot en met 31 december 2023 de uitvoeringsorganisatie namens de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Voor deze gemeenten voert de GR BAR actief beleid op de beheersing van de risico’s die gezamenlijk worden gelopen. Door inzicht in de actuele risico’s en de mogelijke maatregelen, worden organisatie en bestuur in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Alle risico’s worden tenminste twee keer per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Alle geïdentificeerde onzekerheden of risico’s die niet in de begroting (kunnen) worden opgenomen, worden vanaf het moment dat zij kwantificeerbaar zijn opgenomen in het risicoprofiel. Dit risicoprofiel komt tot stand met behulp van het risicomanagementsoftware-programma NARIS. Per 1 januari 2024 is de GR BAR niet langer de uitvoeringsorganisatie voor de gemeenten waar het de uitvoering van taken op het gebied van beleid en uitvoering betreft. Hiermee verandert ook het risicoprofiel. De BAR-organisatie nieuwe stijl is verantwoordelijk voor de (ondersteunende) bedrijfsvoeringsfuncties. Omdat de ontvlechting in 2023 wordt voorbereid sluit het risicoprofiel niet in één keer aan op de nieuwe situatie. Het risicoprofiel zal mee-ontwikkelen met de veranderingen die stap voor stap worden doorgevoerd.

De risico’s die van toepassing zijn op het taakveld van de BAR-organisatie blijven onveranderd onderdeel uitmaken van de risicoprofielen van de gemeenten, waar ze van invloed zijn op de benodigde weerstandscapaciteit. Weerstandvermogen, weerstandscapaciteit en risico’s Het weerstandsvermogen is het saldo van de weerstandscapaciteit en de risico’s, oftewel: weerstandscapaciteit - risico’s = weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit kan bestaan uit de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, het bedrag voor onvoorzien en stille reserves. Binnen de GR BAR wordt een reserve gevormd van € 500.000 wat kan dienen als weerstandscapaciteit. De in deze paragraaf geïnventariseerde risico’s van de BAR-organisatie nieuwe stijl zijn als geconsolideerd risico ondergebracht in de gemeentelijke risicoprofielen. Top 10 belangrijkste risico’s BAR-organisatie nieuwe stijl Deze verzameling van de belangrijkste risico’s vormen op dit moment het risicoprofiel van de BARorganisatie nieuwe stijl in wording. Deze inventarisatie is gericht op de situatie waar we risicobeheersing op moeten toepassen per 1 januari 2024. Onder bedrijfsvoering valt alles wat de BAR-organisatie nieuwe stijl inzet om burgers, bedrijven en instellingen van de deelnemende gemeenten goed te bedienen.

De bedrijfsvoering omvat tevens alle activiteiten die binnen de organisatie worden uitgevoerd, met uitzondering van het verlenen van diensten en het produceren van producten, het hierbij te voeren beleid, oftewel het primaire proces. Bedrijfsvoering betreft ook de inrichting, de organisatie en de ervaring en deskundigheid van het personeel.

De belangrijkste risico’s behorend bij het primaire proces staan in de risicoprofielen van de gemeentelijke bestuursrapportages omdat deze direct gerelateerd zijn aan gemeentespecifieke doelen en bijbehorend uitvoeringsbeleid. Het totaal aan risico’s van de BAR-organisatie nieuwe stijl, geïnventariseerd tot 31 mei 2023, bedraagt ongeveer € 2.800.000 en wordt in eerste instantie afgedekt door de reserve voor een

13

bedrag van € 500.000. Het resterend risico wordt afgedekt door de deelnemende gemeenten. Deze top tien vertegenwoordigt bijna 93% van het totaal aan bedrijfsvoeringsrisico’s zoals deze worden ingeschat vanaf 1 januari 2024. Positie

Maximaal

Invloed

risico

(%)

Risicogebeurtenis

Gevolgen

Maatregelen / info

1

Cluster ICT risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging.

Financieel, imago, continuïteit gemeentelijke dienstverlening

Kwaliteitsontwikkeling, organisatieontwikkeling, Jaarlijkse IT audit, opzet en doorontwikkeling informatieveiligheid en privacy

€ 1.275.000

2

Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur

Financieel, tijd- uitstel doelstelling, imago

Consolidatie- en rationalisatie, procesmanagement, organisatieontwikkeling, Good governance

€ 500.000

3

Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd.

Financieel, kwaliteit dienstverlening, imago

Business Continuity management, HRM, begeleiding en ontwikkeling,

€ 400.000

4

Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance)

Financieel, imago

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, ontwikkelen Governance, Risk en Compliance competenties

5

Cluster risico’s Fraude en Integriteit

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

6

Bedreiging business continuïteit door / tijdens crisissituatie(s)

Financieel- extra kosten en boetes, imagoschade

Business Continuïteit management Risicomanagement, beveiliging.

€ 200.000

7

Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel

Financieel, imago

HRM, begeleiding en ontwikkeling

€ 200.000

8

Brand- en gevolgschade + glasschade

Lagere verzekerings kosten door eigen risico

Acceptatie van deel van kosten door schade i.p.v. duurdere verzekeringen

€ 250.000

9

Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten

Financieel, schade voor de gemeente

Contractbeheer / -management, procesmanagement, organisatieontwikkeling

€ 261.000

10

Onvoorziene kosten doorontwikkeling BARorganisatie

Financieel

monitoring, organisatieontwikkeling, procesmanagement

€ 250.000

Nu / oud

Procesmanagement, organisatieontwikkeling, verbeteren compliance functie,

€ 525.000

€ 750.000

36,62

15,45

9,11

8,84

6,97

4,58

3,75

2,86

2,38

2,07

92,63 %

Ontwikkeling risicoprofiel GR BAR tijdens ontvlechting Het actuele risicoprofiel wordt steeds meer beïnvloed door de ingezette ontvlechting tussen de gemeenten en de BAR-organisatie nieuwe stijl. In de opbouwfase waarin het project nieuwe organisaties 2024 zich momenteel bevindt komt steeds meer zicht op hoe de risico’s zich kunnen ontwikkelen. Voor verschillende onderwerpen worden scenario’s geschetst waarover in goed overleg

14

keuzes en afspraken (moeten) worden gemaakt. Op het gebied van bijvoorbeeld ICT / data, personeel, processen, producten en diensten wordt hard gewerkt aan de best mogelijke oplossingen waarmee de interne klanten en de burger op de juiste dienstverlening kunnen blijven rekenen. Bij de realisatie van dit omvangrijke project worden maatregelen doorgevoerd om de risico’s niet onnodig hoog op te laten lopen. Top 10 risico’s met korte toelichting en opsomming belangrijke trends en ontwikkelingen 1. Cluster ICT-risico’s gerelateerd aan software, hardware, communicatietechniek en informatiebeveiliging. Door de ontwikkeling van nieuwe technologieën en digitalisering is digitaal werken en het belang van veiligheid online fundamenteel. Stilstaan is achteruitgang, maar aanhaken vraagt veel van organisaties qua ontwikkeling en inzet van middelen. Er worden continu toenemende eisen gesteld aan een goedwerkende en veilige digitale werkomgeving. Zeker nu hybride werken als nieuwe norm geldt. De ontvlechting vraagt deels om een nieuwe opzet en inrichting. Om in de nieuwe situatie in 2024 dezelfde dienstverlening te kunnen waarborgen worden er naast de lopende bedrijfsvoering veel wijzigingen doorgevoerd om de gemeenten ook straks optimaal te kunnen ondersteunen.

Trends en ontwikkelingen:  continu aandacht voor het mentaal welbevinden: medewerkers die door stress, drukte en vermoeidheid minder scherp zijn bij het in acht nemen van de beveiligingsrichtlijnen.  door het hybride werken is er een grotere kans op problemen met of inbraak in de ICTsystemen, de veiligheid bij online samenwerken staat onder druk (verdere digitalisering samenleving en aantal diensten).  digitale transformatie van overheidsdienstverlening neemt verder toe in omvang en complexiteit.  er ontstaat een generatie collega’s die niet optimaal kan functioneren en taken niet / moeizamer kan uitvoeren door onvoldoende digitale vaardigheden.  niet of beperkt in (kunnen) vullen van de technische bedrijfsfuncties behorend bij de noodzakelijke technologie en het expertiseniveau.  cyberaanval / hackacties waardoor bedrijfsvoering (deels) stil komt te liggen. 2. Achterblijvende ontwikkeling bedrijfsprocessen / -structuur De BAR-organisatie nieuwe stijl investeert doorlopend in het actualiseren en optimaliseren van de processen. Een gemeentelijke organisatie telt ruim 1.300 processen die actueel en werkend moeten worden gehouden. Denk hierbij onder andere aan goedwerkende en veilige geautomatiseerde ondersteuning, toepassing van actuele wet- en regelgeving, doorontwikkelen van competenties en het op juiste wijze beleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Trends en ontwikkelingen:  hogere werkdruk en stress door hoger verloop en verzuim, andere prioriteiten (invloed op welbevinden).  procesoptimalisatie wordt mogelijk vertraagd door de opbouw van de nieuwe organisatie.  uitval van personeel door ziekte speelt vooralsnog een belangrijke rol. 3. Moeilijke werving door schaarste op arbeidsmarkt. Invullen competenties die onvoldoende ontwikkeld / aanwezig zijn kost meer dan geraamd. De arbeidsmarkt wordt al een langere periode gekenmerkt door schaarste. Het werven van personeel met de juiste competenties is hierdoor moeilijk. De kans dat er op specifieke competenties moet worden ingehuurd neemt toe. Trends en ontwikkelingen:

15

  

het inwerken van en de binding van nieuwe medewerkers met de organisatie is momenteel problematisch met het oog op de reorganisatie. toename in eisen aan kennis, ervaring en specifieke vaardigheden (competenties). de reorganisatie veroorzaakt onzekerheid en de kans op een toename in het personeelsverloop.

4. Niet (kunnen) voldoen aan actuele wet- en regelgeving (Compliance) De verantwoordelijkheid voor het compliant zijn is verdeeld over verschillende rollen en staat onder druk door de invoering en wijzigingen van wetgeving en daarmee de uitbreiding van gemeentelijke taken en plichten. Compliance management en juridische control zijn sterk in ontwikkeling. Trends en ontwikkelingen:  beheersen van nieuwe en complexe regelgeving vereist continue doorontwikkeling.  uitvoering geven aan wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging en privacybescherming vereisen en leggen toenemend beslag op specifieke competenties.  veerkracht / weerbaarheid van lokale overheid staat onder druk door uitbreiding taken. 5. Cluster risico’s Fraude en Integriteit Om bestuur en management voldoende in positie te brengen om kritisch toezicht te kunnen houden op de uitvoering van het beleid is het nodig voldoende capaciteit toe te kennen aan een uitgebreide frauderisicoanalyse. Trends en ontwikkelingen:  risicoanalyse fraude en integriteit wordt geborgd in het geactualiseerde beleid.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  eerder in aanraking komen met criminaliserende omstandigheden/ factoren. 6.

Bedreiging business continuïteit door / tijdens crisissituatie(s) Op de belangrijkste / kritieke processen wordt Business continuïteit management gevoerd om bij een onverhoopte crisissituatie operationeel te kunnen blijven. Dit vereist onderhoud en actualisatie van maatregelen die alleen worden toegepast onder bijzondere omstandigheden. Trends en ontwikkelingen:  tijdens de opbouw van de organisatie is er mogelijk minder aandacht voor de continuïteit (kritieke processen) bij eventuele calamiteiten.  de crisisorganisatie op niveau en bemenst houden is een uitdaging gelet op het feit dat ook de crisisorganisaties zijn opgesplitst. 7. Aansprakelijkheid door fouten / onwetendheid / niet handelen van personeel De praktijk toont aan dat het personeel een veerkrachtig geheel vormt en onder moeilijke omstandigheden in staat is te schakelen en met beperkte mogelijkheden te blijven presteren. De kans dat er iets misgaat onder de huidige omstandigheden is wel hoger. De taken op lokaal niveau nemen toe en worden steeds ingewikkelder. De blijvende toename van het aantal taken en vereiste kennis door diverse nieuwe wetten of aanpassingen in wetten komen hier extra bij. Trends en ontwikkelingen:  afname mentaal welbevinden door stress, drukte, vermoeidheid.  hogere werkbelasting door toename belasting van lokale overheid en invoering van nieuwe regelgeving.

 nieuwe en gewijzigde wetten en regels vragen ook ontwikkeling van bijkomende competenties. Het niet of onvolledig invullen van competenties vormt een aanzienlijk risico.

16



uitval en vertrek personeel door ziekteverzuim en / of hoge werkdruk, hoger ziekteverzuim.

8. Brand- en gevolgschade + glasschade in / aan gebouwen in eigendom of beheer van de gemeenten Het is in bepaalde situaties beter om risico’s te accepteren en af te dekken vanuit de eigen middelen dan te kiezen voor vaak kostbare verzekeringen. Dit risico is hier opgenomen omdat het verzekeringsbeheer binnen de GR BAR is ondergebracht. 9. Onvoldoende inzicht in en kennis van contracten De toenemende kwaliteit bij inkoop- en contractmanagement beperken dit risico. Het omgevingsbeeld waarbinnen wordt geacteerd verandert echter sterk en zorgt voor vele uitdagingen. De opbouw van de organisatie vraagt om gerichte aandacht voor het te voeren contractmanagement. Trends en ontwikkelingen:  proceseigenaarschap wordt verdeeld door de ontvlechting en vereist nieuwe borging.  verdere digitalisering van samenleving en aantal diensten.  toenemende eisen discipline en communicatie van alle verschillende verantwoordelijken in een keten- / netwerkorganisatie waarin de product- en dienstverlening plaatsvindt. 10. Onvoorziene kosten doorontwikkeling BAR-organisatie Veel van de genoemde risico’s zijn van invloed op de doorontwikkeling. De ervaringen en inzichten leren om vooral realistisch om te gaan met de vele onzekerheden in het aan verandering onderhevige wereldbeeld.

Trends en ontwikkelingen:  de ontvlechting van beleid en uitvoering heeft ook potentiële gevolgen voor het takenpakket van de BAR-organisatie. Er ontstaat namelijk een situatie waarbij niet één maar drie gemeentelijke organisaties ondersteund moeten worden.  gemeentelijke bedrijfsfuncties kunnen niet altijd of niet volledig worden ingevuld.  veranderde omstandigheden vragen om nieuwe vaardigheden, middelen en aanpassingstijd.

17

2.2

Paragraaf Financiering

Kaders De wettelijke kaders voor de financieringsfunctie zijn vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fido). Beheersing van de financiële risico’s speelt daarin een belangrijke rol. In het Treasurystatuut 2018 van onze GR BAR zijn deze wettelijke kaders verder uitgewerkt. Dit statuut schetst de context waarbinnen het treasurybeleid van de GR BAR vorm is gegeven en beschrijft de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de treasuryfunctie. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering Om de treasuryfunctie adequaat te kunnen invullen is juiste, tijdige en volledige financiële informatie - zoals een betrouwbare liquiditeitsplanning - van essentieel belang. De periodieke bevoorschotting van de deelnemende gemeenten is zoveel mogelijk afgestemd op de financieringsbehoefte en dekken de uitgaande kasstroom van de reguliere exploitatie af. Hierdoor hoeft onze GR BAR over het algemeen geen geldleningen af te sluiten. Op grond van de Regeling Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om overtollige liquide middelen die boven een bepaald drempelbedrag uitkomen aan te houden in ’s Rijksschatkist. Overtollige middelen kunnen ook tijdelijk via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden.

De hoogte van de rentevergoeding is gelijk aan de rente waartegen de Nederlandse Staat de eigen uitgaven financiert op de geld- en kapitaalmarkten: de zogenoemde ‘inleenrente’. De verwachting is dat er in 2024 geen sprake is van langdurige overliquiditeit en we daarom minimaal gebruik maken van deze mogelijkheid. Volgens het treasurystatuut kunnen, in het geval van tijdelijke liquiditeitstekorten en -overschotten, de GR BAR en de drie gemeenten elkaar onderling kasgeldleningen verstrekken tegen een marktconforme rente. Renterisicobeheer In dit onderdeel wordt inzicht gegeven in de renterisico’s van onze GR BAR. Risicobeheersing vormt één van de pijlers van de Wet Fido. Voor de bepaling van de renterisico’s die verbonden zijn aan de uitvoering van de treasuryfunctie zijn twee normen verplicht gesteld:  de kasgeldlimiet, heeft betrekking op leningen met een looptijd tot maximaal één jaar,  de renterisiconorm, heeft betrekking op leningen met een looptijd vanaf één jaar. Deze twee normen hebben als doel de budgettaire risico’s als gevolg van rentestijgingen te beperken.  Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet heeft de wetgever een norm gesteld voor het maximumbedrag aan kortlopende middelen (looptijd tot maximaal een jaar) waarmee de decentrale overheid haar activiteiten mag financieren.

Het doel van deze limiet is het risico te voorkomen dat fluctuaties van de korte rente direct grote impact hebben op de rentelasten tijdens het begrotingsjaar. Bij overschrijding van de kasgeldlimiet gedurende drie achtereenvolgende kwartalen dienen deze rapportages te worden toegezonden aan onze financiële toezichthouder de provincie, met daarbij een plan om weer te gaan voldoen aan de kasgeldlimiet. Hieronder volgt een prognose van de kasgeldlimiet over 2024. De financieringsbehoefte van onze GR BAR is over het algemeen laag. Als op korte termijn liquiditeitsbehoefte ontstaat, wordt dit opgevangen door een tijdelijke ophoging van de wekelijkse bijdragen van de gemeenten. Dit wordt gecorrigeerd met lagere bijdragen later in het jaar, waardoor de bijdragen over het hele jaar