31. Raadsinformatiebrief 2025-001928 inzake Rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in samenhang.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk: 2025-001928

Uw kenmerk:

Contact: Monique Blijenburg

Bijlage(n): 3

Doorkiesnummer: 010-5061102 E-mailadres: m.blijenburg@albrandswaard.nl Datum: 21 januari 2025

Betreft: Rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in samenhang

Geachte raadsleden, INLEIDING Graag bieden wij u in de bijlagen de volgende stukken aan: -

de 2de rapport VIC over de periode t/m oktober 2024

-

het 1ste verslag Misbruik & Oneigenlijk gebruik

-

het uitvoeringsplan artikel 213a Gemeentewet

In het vastgestelde Interne Controleplan 2024 van Albrandswaard zijn de uitgangspunten voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vastgesteld. Onderdeel van de verantwoording van de uitvoering van dit plan is het nu voorliggende verslag over de VIC. Het verslag gaat in op de processen en de controles die zijn uitgevoerd binnen de lijn (IC) en vanuit de onafhankelijke positie (VIC) door Concerncontrol. De vermelde bevindingen over De BedrijfsvoeringsPartner, met betrekking tot de bedrijfsvoering, worden door de directie (verder) opgepakt. Misbruik en oneigenlijk gebruik is een criterium waarop de financiële rechtmatigheid wordt getoetst en bevindingen worden bij de jaarrekening in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen. Samenhangend beleid is hiervoor eerder vastgesteld als uitgangspunt voor de eerste rapportage van bevindingen. Frauderisicoanalyse en integriteit staan op de kaart als thema’s in de verbijzonderde interne controle, op de agenda van het management en op de agenda van ons college. KERNBOODSCHAP

U informeren over voortgang van de VIC 2024 en de stand van zaken rondom het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik 2024. Daarnaast informeren wij u over de onderwerpen zoals die in het uitvoeringsplan artikel 213a Gemeentewet zijn opgenomen met betrekking tot de toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid in de uitvoering van onze processen. TOELICHTING Het is van belang te benadrukken dat de VIC nog is gericht op de financiële rechtmatigheid. Op dit moment is alle capaciteit nodig om de financiële rechtmatigheid in beeld te krijgen. Daarna gaan we ook inzetten om de andere taken zoals de juridische rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid er aan toe te voegen. De basis op orde, goede procesbeschrijvingen, risicoherkenning en –erkenning binnen processen en IC zijn mooie stappen voorwaarts die nu goed zichtbaar zijn en waarmee de thema’s samen komen.

Stationsstraat 4 – 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

VERVOLG Afgesproken is om onze Raad, door middel van een presentatie in de Auditcommissie, te allen tijde adequaat te informeren. De VIC-rapportage, de rapportage misbruik en oneigenlijk gebruik en het overzicht frauderisico en integriteit worden 2 x per jaar opgesteld en vormen samen met de jaarlijkse Managementletter van de accountant de basis van de rechtmatigheidsverantwoording bij onze Jaarrekening. Vertrouwende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd,

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris de burgemeester,

mr. drs. Florus van der Linden drs. Jolanda de Witte

Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen januari t/m oktober 2024

Gemeente Albrandswaard

Datum:

02-01-2025

Steller:

Team Control van BedrijfsvoeringsPartner

Samenvatting In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over de periode januari t/m oktober 2024 betreffende de gemeente Albrandswaard. Reeds eerder rapporteerden wij aan u over de eerste 2 kwartalen 2024. Vanuit deze en eerdere rapportage is het aan de organisatie om te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan de organisatie om gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk herstelacties te ontplooien. Waar processen door de BedrijfsvoeringsPartner uitgevoerd worden ligt deze verantwoordelijkheid bij de BedrijfsvoeringsPartner. Bevindingen en daaruit volgende noodzakelijke acties uit de VIC-rapportage over het eerste half jaar 2024 worden strak bewaakt. Per proces rapporteren wij de status van acties. In deze tweede rapportage zijn tevens bevindingen van Deloitte zoals gerapporteerd in de Managementletter toegevoegd. Hiermee ontstaat een totaal beeld van bevindingen en (waar mogelijk) herstel acties. Het overall beeld van de VIC blijft positief. Gesteld kan worden dat de organisatie overwegend in control is, een beeld dat ook controlerend accountant Deloitte bevestigd. Wel is er een aantal bevindingen die opgepakt moeten worden.

Dat betreft potentiele financiële of rechtmatigheid fouten. Deze moeten worden hersteld voor het vaststellen van de jaarrekening. Proces

Bevinding

Financiële rechtmatigheidsfout

Europese aanbestedingen

Premie brandverzekering AON Risk Solutions, looptijd 2021 t/m 2024. Totaal premie € 256.046, is niet meervoudig onderhands aanbesteed. EUdrempel in 2021 € 214.000.

Onrechtmatig: € 69.325

WMO

Een indicatie is afgegeven voor een periode van 6 maanden, maar de beschikking is voor onbepaalde tijd afgegeven. Na de eerste 6 maanden blijven declaraties en betalingen plaatsvinden, wat niet in lijn is met de oorspronkelijke indicatie.

PM

WMO

In één dossier is door VIC een signaal op mogelijk oneigenlijk gebruik PGB-gelden afgegeven.

PM

Aandacht vragen wij voor; 1.

Het uitvoeren van taken voor het verrichten van de interne controle zijn op een aantal onderdelen kritiek dan wel kritiek geweest. Denk hierbij aan de controles bij Jeugd en Subsidies. De ontvlechting brengt met zich mee dat de interne controle op subonderdelen bij slechts één medewerker is belegd.

2.

De druk op diverse teams voor de uitvoering van reguliere taken komt tot uiting bij de controles op de processen Jeugd, WMO en Subsidies. Processen worden daar niet altijd binnen de geldende termijnen afgehandeld.

3.

Het valt op dat bij Jeugd de beschikkingen niet altijd volledig zijn wat betreft het benoemen van de soort hulp en het volume. De steekproef bevat beschikkingen uit verschillende jarentallen. Begin 2024 zijn de standaard formats van de beschikkingen op deze constatering aangepast. Dit is terug te zien in de beschikkingen die na 1 januari 2024 zijn afgegeven.

2

Externe en interne regelgeving wordt opgesteld om na te leven. Externe regelgeving hebben we vanuit onze organisatie weinig tot geen invloed op in ons dagelijks werk. Interne regelgeving wordt vastgesteld om de dagelijkse werkzaamheden juist, volledig en zoveel als mogelijk eenduidig uit te voeren (maatwerk waar het kan wordt dan goed onderbouwd/ gemotiveerd). Dit betekent dat we interne regels kennen en conform uitvoeren. We merken dat de toepassing van die interne regels te wensen overlaat. Wij zien tekortkomingen in zaken die het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik, zijnde intern vastgestelde regels, raken: 

De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Nog altijd worden maandelijks voor het gehele bijstandsbestand alle mogelijke signalen bij het Inlichtingenbureau opgevraagd. De AP adviseert doelgroepenbeleid vast te stellen en niet integraal te controleren. Controlerend accountant Deloitte is content met het huidige beleid gelet dit meer zekerheid geeft.



Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen.

We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn verdergaande analyses nodig. In 2025 zal team Control in samenspraak met de gemeente Albrandswaard onderzoek doen en zo mogelijk komen met een plan van aanpak om naar proces –en systeemgericht werken en controleren te groeien. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Openstaande dossiers dienen afgehandeld te zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekeningen van de gemeente Albrandswaard of zoveel eerder als mogelijk. Hoor en wederhoor is een belangrijk onderdeel in de controlewerkzaamheden van de VIC. Dit heeft niet altijd op het juiste niveau plaatsgevonden (wel met kwaliteitsmedewerker, niet met proceseigenaar en procesbeheerder) en verdient in de toekomst verbetering.

3

Inhoudsopgave Samenvatting .........................................................................................................................2 Inleiding .................................................................................................................................5 Zorg en aandacht ....................................................................................................................5 1.

Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle ..........................6 1.01

Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen .................................................6

1.02

Facturen en betalen ..............................................................................................7

1.02.1

Crediteurenadministratie .....................................................................................7

1.02.2

Facturen en betalen .............................................................................................7

1.03

Memorialen ..........................................................................................................8

1.04

Treasury ................................................................................................................9

1.05

Investeringen ......................................................................................................10

1.06

Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ....................................................11

1.07

Subsidieverlening aanvragen ..............................................................................13

1.08

Subsidievaststellingen 2023 ................................................................................14

1.09

Grondexploitaties grondtransacties ....................................................................15

1.10

Grondexploitaties challenge................................................................................15

1.11

Participatiewet ...................................................................................................15

1.12

Wet maatschappelijke ondersteuning .................................................................16

1.13

Jeugdwet lokale voorzieningen ...........................................................................18

1.14

Europese aanbestedingen ...................................................................................20

1.15

Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ..........................................................21

1.16

Wagenparkbeheer ..............................................................................................21

2.01

Misbruik & Oneigenlijk gebruik ...........................................................................22

2.02

Fraude ................................................................................................................24

3.0

Actielijst .................................................................................................................25

4

Inleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe wetgeving van kracht geworden die de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een feit maakt. Vanaf boekjaar 2023 legt het college verantwoording af aan de raad over het (financieel) rechtmatig handelen. De Rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het college zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Ook draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het college op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de scoop van de Verbijzonderde Interne Controle zijn opgenomen en de Controle verordening en Financiële regeling geven de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd.

Zorg en aandacht De opbouw van de nieuwe organisatiestructuur heeft zijn weerslag op de uitvoering van interne controles binnen de lijn en daarmee direct effect op de uitvoering van de VIC. De organisatie is in opbouw geweest en dat heeft ook effect op de VIC. Aangaande de processen in scope voor de Verbijzonderde Interne Controle kan wel worden gesteld dat de organisatie in de basis in control is. Dat is op zichzelf al een behoorlijke prestatie. Met daarbij zoals ook in de samenvatting is aangegeven een aantal aandachts- en verbeterpunten. Het organiseren van Interne Controle met daarop voldoende en gekwalificeerde collega’s bleek een opgaaf, maar laat inmiddels goede verbetering zien.

5

1. Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle 1.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks, medio oktober, toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. Bevindingen VIC-controle (10 dossiers): Procedurele opmerkingen: - Van de tien gecontroleerde dossiers zijn slechts drie volledig en correct geregistreerd in RX.Enterprise. Bij de overige zeven dossiers ontbreken documenten of zijn er andere tekortkomingen in de archivering binnen RX.Enterprise. - In één dossier is een verkeerd zaaktype aangemaakt.(dossier: 3440 Dynamx beveiliging). Hierdoor heeft team Inkoop niet met dit dossier mee kunnen kijken. Het aanpassen van een zaaktype in RX.Enterprise is achteraf niet mogelijk. De archivering en bewaartermijn van dit dossier is mede hierdoor niet juist. N.a.v. de VIC is de ondertekende opdrachtbrief aangeleverd. Deze wordt alsnog aan RX.Enterprise toegevoegd.

Contractdocumentatie: - In alle gecontroleerde dossiers is een opdrachtbrief, dienstverleningsovereenkomst of een ander contractdocument aanwezig. - In één dossier is de opdrachtbrief op briefpapier van de gemeente Barendrecht verzonden in plaats van dat van de gemeente Albrandswaard.(Dossier: 1125 Antea Realisatie B.V.) Gezien het tijdsbestek wordt hier geen actie meer op geadviseerd. Acties: - In de meeste dossiers is de registratie in RX.Enterprice niet aanwezig of niet compleet. Deze dossiers moeten in RX.Enterprise aangevuld worden. Nr.

Bron

Bevinding

1.

2e VIC rapport

Merendeel dossiers onvolledige

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



registratie in RX.Enterprise 2.

2e VIC rapport

Verkeerde zaaktype aangemaakt 3440 Dynamx Beveiliging

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

6

 Onderhanden

1.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan de BedrijfsvoeringsPartner zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard valt.

1.02.1

Crediteurenadministratie

1. Op basis van een steekproef zijn van 9 nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Ingegeven door onvolledige opdrachtverstrekking aan leveranciers dan wel onjuiste facturatie van die leveranciers komen facturen te vervallen en/of worden deze alsnog in de juiste entiteit opgevoerd. Heldere opdrachtverstrekking met consequente toepassing van routenummers blijft het advies. 2. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte het risico en de, in haar optiek, te geringe opvolging van de bevinding dat bij het aanmaken van een nieuwe crediteur er geen expliciete controle is op juistheid IBAN-nummer. Repressieve controle door middel van een IBAN-check in de betaalapplicatie is door ons onderzocht en te duur bevonden. Wel zijn er aanvullende maatregelen reeds ingezet; - Elke nieuwe crediteur met een eerste factuur > € 25.000,-- wordt vooraf gecheckt en een printscreen wordt vastgelegd. - Bij een wijziging van een bankrekening wordt er ook een naam nummer controle uitgevoerd. De BedrijfsvoeringsPartner zal de onderzochte repressieve controle mogelijkheid nader uitwerken, kosten becijferen en daarop met gemeente Albrandswaard in gesprek gaan.

1.02.2

Facturen en betalen

Op basis van een steekproef zijn over de eerste 3 kwartalen 2024 totaal 42 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld, hier zijn geen bevindingen geconstateerd. Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

- 0 facturen geen/onvoldoende

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



n.v.t.

Gemeente





prestatielevering 2.

1e VIC rapport

- 1 factuur ten laste van onjuiste boekjaar (2024 ipv 2023 geboekt)

3.

4.

Managementletter

Geen controle op de juistheid

Bedrijfsvoerings

2024

IBAN-nummer nieuwe crediteur

Partner

2e VIC rapport

- 0 facturen geen/onvoldoende

Geen

prestatielevering Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

7

 Onderhanden

Gemeente



1.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en navolgbaar. Bevindingen: Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

1.

1e VIC rapport

Geen

Geen



2.

Managementletter

Geen

Geen



Geen

Geen



2024 3.

2e VIC rapport

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

8

 Onderhanden

1.04 Treasury Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Het tweede controlemoment start na afronding boekjaar 2024. Bevindingen: In de eerste helft 2024 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is procedureel juist verlopen. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er is sprake van gedegen liquiditeitsbeheer, zowel voor boekjaar 2024 als meerjarig. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Deloitte geeft in haar Managementletter 2024 het advies een preventieve controle of beheersmaatregel te borgen inzake het aantrekken van kortlopende kasgeld leningen. Sinds geruime tijd is de werkwijze hierin om maandelijks achteraf een repressieve controle te voeren. De BedrijfsvoeringsPartner zal dit advies overwegen en eventuele aanpassingen doorvoeren. Overwegingen en eventuele aanpassingen zullen in samenspraak met gemeente Albrandswaard plaatsvinden. Actie: Opvolging naar aanleiding van Managementletter Deloitte. Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen

2.

Managementletter

Preventieve controle in plaats

Geen

2024

van repressieve controle

Actiehouder

Status

 Bedrijfsvoerings



Partner

kortlopende leningen 3.

2e VIC rapport

Legenda:

 Opgelost

Geen controle plaats gevonden  Openstaand

9

Geen  Onderhanden



1.05 Investeringen Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 6 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen: - In de eerste helft 2024; investeringen worden juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBV-activeringseisen.

Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

2e VIC rapport -

Legenda:

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen bevindingen

Geen

Gemeente



Geen bevindingen

Geen

Gemeente



 Opgelost

 Openstaand

10

 Onderhanden

1.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers De controle heeft zich gericht op de periode januari tot en met oktober 2024, totaal 19 deelwaarnemingen zijn geselecteerd en beoordeeld. Bevindingen uit 1e VIC rapport met financiële fout: Pers.nr Deel Bevindingen proces 479614

In dienst

-

Medewerker per abuis administratief in Barendrecht in plaats van Albrandswaard geplaatst. Later gecorrigeerd. Medewerker geeft aan geen loonheffingskorting te wensen, deze wordt wel toegepast op het salaris.

Er zijn aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd op voornoemde bevindingen; - Er heeft een integrale controle plaatsgevonden op juiste plaatsing van medewerkers. Hieruit zijn geen bevindingen voortgekomen. De geconstateerde bevinding kan als incident aangemerkt worden en is inmiddels gecorrigeerd. - Er heeft een integrale controle op juiste toepassing loonheffingsverklaring plaatsgevonden. Hieruit zijn geen bevindingen voortgekomen. Hieruit zijn geen bevindingen voortgekomen. De geconstateerde bevinding kan als incident aangemerkt worden en is inmiddels gecorrigeerd. Overige bevindingen: - Wij kennen de regeling Thuiswerkplek inrichting. Indien gebruik gemaakt van deze regeling en vrijwillige uitdiensttreding binnen 5 jaar volgt ontstaat een terugbetaalverplichting naar rato. o Wij hebben een integrale controle uitgevoerd op juiste en volledige afrekening/terugvordering. Hieruit blijken geen onjuistheden. o Wel blijkt dat 2 medewerkers boven het maximum van € 750,- hebben kunnen declareren en ontvangen. Dit teveel ontvangen bedrag is inmiddels in de salarisverwerking november verrekend, met uiteraard kennisgeving aan betrokken medewerkers. - Het declareren van reiskosten woon-werk kilometers en de thuiswerkvergoeding is in de maanden januari en februari 2024 middels een gewijzigde tijdelijke procedure verlopen.

Inmiddels is in Youforce een goede aanpassing doorgevoerd waardoor nieuwe medewerkers nu een concrete actie dienen uit te voeren. - Het administratief verwerken van het behalen van pensioengerechtigde leeftijd in Youforce en daardoor in de salarisadministratie verloopt niet altijd goed. De medewerker zelf vraagt het pensioen aan via Stichting Pensioenfonds ABP. Als de pensioenaanvraag is geregeld, meldt de teamleider/manager de medewerker uit dienst via Youforce. Doordat deze procedure niet altijd duidelijk is of juist wordt gevolgd zien wij situaties waarin het salaris is doorbetaald na pensioengerechtigde datum. Middels aanvullende controlewerkzaamheden gaan wij deze frequentie en omvang vaststellen. - In het personeelshandboek van de gemeente Albrandswaard zijn in hoofdstuk 4 ‘’Aanvullende afspraken over salaris, toelagen en vergoedingen’’ de toelagen en gratificatie beschreven. Wij zien dossiers waarbij sprake is van een stapeling en combinatie van meerdere toelagen tegelijkertijd. Middels aanvullende controlewerkzaamheden gaan wij deze frequentie en

11

omvang vaststellen, daaruit onderzoeken in hoeverre dit past binnen ons personeelsbeleid zoals beschreven in het personeelshandboek. Actie: - De teveel uitbetaalde vergoedingen aan 2 medewerkers voor het inrichten van de thuiswerkplek zal door Cluster Mens&Faciliteiten van De BedrijfsvoeringsPartner worden teruggevorderd cq verrekend. Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Plaatsing in onjuiste entiteit

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Bedrijfsvoerings



Partner 1e VIC rapport

2.

Loonheffing niet juist verwerkt

Geen

Bedrijfsvoerings



Partner 2e VIC rapport

3.

2 dossiers consequenties voor

Geen

Bedrijfsvoerings

rechtmatigheid: teveel



Partner

uitbetaalde vergoeding thuiswerkplek 2e VIC rapport

4.

Onderzoek en uitwerken processen indienst- en

Onbekend

Bedrijfsvoerings Partner

uitdiensttreding - Pensioengerechtigde leeftijd - Stapeling/combineren van toelagen -

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

12

 Onderhanden



1.07 Subsidieverlening aanvragen Vanaf dit jaar, 2024, is het voormalig subsidieteam ontvlochten. Binnen de gemeente Albrandswaard is 1 medewerker aanwezig voor het subsidieproces. Dit blijkt een kwetsbare invulling in geval van bijvoorbeeld uitval wat in dit geval ook van toepassing is. Subsidies 2024 zijn uiterlijk rond 1 september 2023 ingediend. De subsidiestaat is nog niet volledig bijgewerkt. Het volledig en secuur bijhouden van de subsidiestaat is een goed middel om overzicht en dus grip te behouden op het verleningsproces. Hier zou nog een verbeterslag gemaakt kunnen worden. Vaststellingen 2022 en 2023 zijn nog niet volledig afgerond en de aanvragen voor 2025 zijn per 1 september al weer binnen gekomen. Bevinding met financiële afwijking: - Er is inzake de beschikking aan Welzijn Albrandswaard een financiële afwijking vastgesteld van € 10.000. De afwijking is ontstaan in de beschikking waar de bedragen onjuist bij elkaar zijn opgeteld. Wij beoordelen deze fout als een incidentele fout gebaseerd op een slordigheid. Er is geen sprake van een rechtmatigheidsfout omdat het subsidiebedrag nog niet definitief is vastgesteld. Er zijn voorschotten verstrekt, de vaststelling dient nog plaats te vinden De vakafdeling heeft informatie aangeleverd waaruit blijkt dat het vermeende verschil van € 10.000 geen rekenfout betreft.

Het bedrag is het resultaat van de samenvoeging van een betaling met een losstaande meerjarige beschikking. Echter, de beschikking was hiermee onvolledig. Het had duidelijk vermeld moeten worden dat dit bedrag uit een andere beschikking afkomstig was en dat beide bedragen samen in één betaalopdracht zijn verwerkt. Gelet op de omvang van het totale bedrag (boven de miljoen euro) en de toevoeging van € 10.000 om administratieve redenen, is dit zonder duidelijke vastlegging lastig te volgen. Het onderstreept het belang van goede documentatie en transparantie bij dergelijke financiële processen. Overige bevindingen: - In de dossiers is niet aangetoond op welke wijze de aanvragen zijn beoordeeld. Het advies is de interne afspraken over de administratieve vastlegging van de aanvragen te herijken dan wel bij de interne controles en de VIC’s de bewijzen aan te leveren. - Start een verbetertraject ten einde de administratieve vastlegging van de dossiers te verbeteren.

13

Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Financiële afwijking van €

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



n.v.t.



10.000 tussen beschikking en betaling 2.

1e VIC rapport

Gebrekkige administratieve vastlegging

3.

Managementletter

De subsidieverordening dateert

2024

uit 2010 en sluit mogelijk niet meer aan bij huidige standaarden.

4.

5.

Managementletter

Onvoldoende kwaliteit

2024

subsidieregister

2e VIC rapport

n.v.t.

Legenda:

 Opgelost

n.v.t.  Openstaand

 Onderhanden

1.08 Subsidievaststellingen 2023 Dit proces op de subsidievaststellingen 2023 is nog niet (geheel) in interne controle uitgevoerd. Vaststellingen van 2023 of eerdere jaren hebben op dit moment geen prioriteit. De bezetting is kwetsbaar, ziekteverzuim en de inmiddels ingediende aanvragen 2025 verhogen de druk om de vaststellingen op te kunnen pakken. Er is geen reden tot zorg omdat het college een periode van 5 jaar heeft om de subsidies vast te stellen. Er is in die zin nog voldoende ruimte om de werkzaamheden op een ander moment uit te voeren. Desondanks wordt de noodzaak van de werkzaamheden ingezien alleen is het nu wat lager geprioriteerd.

14

1.09 Grondexploitaties grondtransacties Er zijn geen grondtransacties geweest. Er zijn eveneens geen grond aankopen geweest in het eerste half jaar. In het tweede half jaar zullen wij beoordelen of er nieuwe transacties zijn geweest.

1.10 Grondexploitaties challenge Dit proces wordt voornamelijk uitgevoerd bij de actualisaties van het MPG. Dit is in januari/maart in het komend jaar.

1.11 Participatiewet Er zijn over de eerste drie kwartalen van 2024 drie steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. En de derde over de periode juli tot en met september 2024. De aantallen staan hieronder benoemd.

Levensonderhoud

1ste trekking 4

2de trekking 2

Levensonderhoud Levensonderhoud Levensonderhoud

1 -

1 1 1

Onderde el P-wet

Proces

BBZ IOAW IOAZ

3de trekking 3 -

Totaal 9 1 2 1

Bevindingen: -

-

-

-

Er zijn binnen de 13 Participatiewet dossiers geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. Het valt op dat besluiten die afwijken van de standaard in de rapportages worden gemotiveerd en onderbouwd. Deze motivering en onderbouwing komt echter niet terug in de beschikking. Er worden standaard beschikkingen afgegeven waarbij de juridische grondslagen niet op de casus worden aangepast. Voor de burger moet duidelijk zijn wat de motivatie is van een besluit en waar het besluit op is gebaseerd. Ook dit jaar is in een aantal dossiers duidelijk dat op het gebied van activering niet of niet veel ondersteuning wordt aangeboden. Dit laatste neemt een risico met zich mee dat klanten zich comfortabel gaan voelen in de uitkering. Het is algemeen bekend dat een granieten bestand moeilijker in beweging te krijgen is. Uit interne controles over Q1 en Q2 blijkt dat de aanbeveling uit 2023 over dossiervorming en archivering is opgepakt. De interne controleur kan nu gegevens vanaf 2014 uit het archief aanleveren, wat wijst op verbeterde toegankelijkheid en efficiëntie. In de steekproef over Q3 is vastgesteld dat bij een afwijkend besluit zowel in het rapport als in de beschikking een duidelijke motivatie is vastgelegd, wat een positieve ontwikkeling in de kwaliteit van besluitvorming aantoont.

Actie: - Opvolging geven aan bevindingen waar nodig.

15

Actie n.a.v. de managementletter: - Heronderzoeken in het kader van de Participatiewet worden beperkt uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IBsignalen en Suwinet-controles beperken dit risico tot een aanvaardbaar niveau. - Heroverweeg het bestaande (college)beleid en verken de mogelijkheden voor periodieke heronderzoeken in het kader van de Participatiewet. Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen volledige en juiste

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



motivering bij afwijkend besluit in de beschikking 2.

Managementletter

Achterstanden binnen Sociaal

2024

Domein

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

 Onderhanden

1.12 Wet maatschappelijke ondersteuning Er zijn over de eerste drie kwartalen van 2024 drie steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. En de derde over de periode juli tot en met september 2024. De aantallen staan hieronder benoemd.

Onderdeel

Proces

1ste trekking

2de trekking

3de

Totaal

rekking

WMO

ZIN

12

6

9

27

WMO

PGB

3

1

2

6

Bevindingen Q1 en Q2: Er zijn binnen de 22 WMO dossiers van Q1 en Q2 geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. - Aandachtspunt is het tijdige oppakken van meldingen en tijdige afwikkeling van aanvragen voor de verstrekking van WMO. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor. - In een dossier is een procedurele opmerking gemaakt. De eigen bijdrage voor de toegekende voorziening was niet in de Suite geregistreerd. Dit heeft geen financiële consequenties omdat er meerdere voorzieningen zijn toegekend waarvoor eigen bijdrage al was opgelegd. De eigen bijdrage kan maar een keer opgelegd worden. - Er is eenmaal vastgesteld dat er geen aanvraag aanwezig was en eenmaal dat de aanvraag niet door de juiste persoon was ondertekend. Bevindingen Q3: Er zijn binnen de 11 WMO dossiers van Q3, vier dossiers die extra aandacht vereisen: - Financiële rechtmatigheidsfout: een indicatie is afgegeven voor een periode van 6 maanden, maar de beschikking is voor onbepaalde tijd afgegeven. Na de eerste 6 maanden blijven declaraties en betalingen plaatsvinden, wat niet in lijn is met de oorspronkelijke indicatie.

16

-

-

-

Financiële onzekerheid: Hoewel het vastgestelde budget rechtmatig is toegekend, wordt er een signaal afgegeven over mogelijk oneigenlijk gebruik van PGB-gelden. Het volledige jaarbudget voor 2024 is binnen drie maanden bijna volledig besteed, wat duidt op opvallend declaratiegedrag. Analyse van de zorgovereenkomst toont aan dat de gemachtigde vertegenwoordiger tevens de zorgverlener is. Dit is een situatie van belangenverstrengeling en verhoogt het risico op fraude, aangezien de zorgverlener zijn eigen facturen accordeert. Er is één procedurele opmerking: Hoewel de klant recht heeft op de voorziening, lijkt de financiering via de Wet langdurige zorg, wat een voorliggende voorziening is, mogelijk beter passend. De vakafdeling heeft een onderzoek naar deze mogelijkheid opgestart. In Q3 is geconstateerd dat aanvragen tijdig worden opgepakt, wat duidt op een positieve trend in de snelheid van afhandeling.

Acties Q1 en Q2: - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake de eigen bijdrage leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. Opvolging: Er is afgesproken dat bij stapeling van voorzieningen voor onbepaalde tijd nieuw toegekende voorzieningen een aparte registratie krijgen. Hoewel slechts eenmaal een eigen bijdrage kan worden opgelegd, moeten de registraties volledig en accuraat zijn. Actie kan afgesloten worden. -

Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake ontbrekende aanvraag en onjuiste ondertekening leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. Opvolging: Dossier 1 (geen aanvraag): Dit dossier is uitvoerig onderzocht en gedocumenteerd. Gezien de ouderdom van de beschikking (2021) wordt de burger niet benaderd om alsnog een aanvraag in te dienen. Dossier 2 (geen juiste handtekening): Voor dit dossier is een budgetplan en aanvullend rapport beschikbaar (2023). Ook hier zal de burger niet worden benaderd om een ontbrekende handtekening te zetten, aangezien dit geen meerwaarde heeft. In beide gevallen is geconcludeerd dat aanvullende acties richting de burger niet noodzakelijk zijn. Wel zal de kwaliteitsmedewerker bij de vakafdeling aandacht vragen voor een zorgvuldige en volledige afhandeling van toekomstige aanvragen.

Acties Q3: - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake de beschikking (onbepaalde tijd) die niet aansluit op de indicatie (6 maanden) leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake het signaal op de wijze van PGB onttrekking leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de uitkomst van het heronderzoek naar mogelijke financiering via WLZ mogelijk tot gevolg heeft.

17

N

Bron

Bevinding

1e VIC rapport

Geen tijdigheid van afwikkeling

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



Gemeente



onzekerheid

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



r. 1.

dossiers 2.

1e VIC rapport

Geen registratie van de eigen bijdrage

3.

1e VIC rapport

Ontbreken aanvraag en ontbreken bevoegde handtekening

3.

4.

Managementlette

Achterstanden binnen Sociaal

r 2024

Domein

2e VIC rapport

Indicatie en beschikking komen

Financiële fout

niet overeen, heronderzoek

(oplopend)

opgestart. 5

2e VIC rapport

Signaal op mogelijk oneigenlijk gebruik PGB-gelden, heronderzoek opgestart.

6.

2e VIC rapport

Mogelijk verkeerde financiering, heronderzoek opgestart.

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

 Onderhanden

1.13 Jeugdwet lokale voorzieningen Er zijn over de eerste drie kwartalen van 2024 drie steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. En de derde over de periode juli tot en met september 2024. De aantallen staan hieronder benoemd.

Onderdeel

Proces

1ste trekking

2de trekking

3de

Totaal

rekking

Jeugd

ZIN

8

4

7

19

Jeugd

PGB

3

1

2

6

Wegens de personele wisseling bij de uitvoeringstaken van de interne controle op het proces Jeugd is gebleken dat het niet haalbaar is om alle dossiers te toetsen. In overleg met VIC is besloten om ons vooralsnog te beperken tot de minimale aantallen vastgesteld door Deloitte. Om deze redenen zijn er tot en met Q3 in totaal 12 Jeugd dossiers in de controle beoordeeld. Er staan nog 13 dossier

18

onbehandeld open. Deze dossiers dienen voor 03-02-2025 door de interne controleur van de gemeente te zijn afgerond. Bevindingen Q1 en Q2: - Er zijn binnen de 7 Jeugd dossiers geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. - Aandachtspunt is het tijdige oppakken van meldingen en tijdige afwikkeling van aanvragen Jeugdhulp. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor. - Begin 2024 zijn de standaard formats van de beschikkingen aangepast waarmee soort hulp en volume juist en volledig in de beschikking wordt opgenomen. Bevindingen Q3: -

-

In de 5 Jeugd dossiers zijn geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. Procedurele aandachtspunt: In één dossier is een losse handtekening aangetroffen. Dit is niet conform de juiste archiveringswijze. Bij ondertekening door een klant dient het volledige document te worden gearchiveerd, zodat eenduidig vastgesteld kan worden waarop de handtekening betrekking heeft (duidelijkheid en traceerbaarheid). Beschikkingen zijn nagenoeg volledig en correct; bevinding afgedaan door aanpassing standaardformat beschikkingen.

Actie Q1 en Q2: - Binnen het proces zelf zijn geen financiële onzekerheden en geen rechtmatigheidsfouten vastgesteld. Het grootste aandachtspunt binnen het proces Jeugd is het tijdig afhandelen van de aanvragen, geadviseerd wordt hierop passende maatregelen te nemen. Opvolging: de gemeente geeft aan dat de aanvragen in 2024 tijdig worden afgehandeld. Echter, op basis van de steekproef over Q3 kan dit niet volledig worden bevestigd. Van de vijf onderzochte dossiers zijn er vier beschikt in 2024. Eén van deze dossiers (aanvraag juli 2023, opgepakt maart 2024, beschikt mei 2024) kent een zeer lange afhandelingsperiode, wat aangeeft dat er nog verbetering mogelijk is binnen het proces. Actie Q3: - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake het archivering van getekende stukken leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

1.

1e VIC rapport

Geen tijdigheid van afwikkeling

Status

n.v.t.

Gemeente



n.v.t.

Gemeente



Gemeente



dossiers 2.

3.

Managementletter

Achterstanden binnen Sociaal

2024

Domein

2e VIC rapport

Geen volledige archivering van

n.v.t.

ondertekende stukken. Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

19

 Onderhanden

1.14 Europese aanbestedingen Team Inkoopadvies voert 2 keer per jaar een factuurscan uit. De eerste EU-scan vindt plaats in augustus 2024. In januari 2025 wordt de slotscan over 2024 uitgevoerd. De scan heeft als primair doel een check op rechtmatig aanbesteden door de gemeente Albrandswaard. De bevindingen hebben betrekking op de periode januari tot en met augustus 2024.

Bevindingen: EU-scan Augustus 2024, dossiers in relatie tot EU-aanbestedingseisen Bedrijf: Albrandswaard Dossiers die niet rechtmatig zijn of waarvan een vermoeden van onrechtmatigheid bestaat: Creditnr + Naam

Constatering

Goed, Fout of Onzeker

4793 – AON Risk

Enkelvoudig onderhands verstrekte brandverzekering,

Fout

Solutions

overschrijdt de EU drempel waardoor onrechtmatig. Looptijd brandverzekering 2021 t/m 2024, totaal betaalde premie € 256.046. De omvang van de fout is de besteding in het jaar dat de onrechtmatigheid geconstateerd is.

EU drempel in 2021: €214.000,-

Bedrag onrechtmatig: € 69.325

Bevinding met financiële afwijking: - De premie brandverzekering voor het bedrag van € 69.325 als onrechtmatig aan te merken. Actie:

-

Team Control: uitvoering geven aan een volledige VIC op de crediteurenscan en bevindingen rapporteren in eerstvolgende rapportage. Opvolging: Een volledige Verbijzonderde Interne Controle op de crediteurenscan en de daaruit voortvloeiende bevindingen heeft plaatsgevonden. Anders dan het als onrechtmatig beoordeelde dossier brandverzekering zijn er geen andere (dreigende) onrechtmatige dossiers geconstateerd.

Nr.

Bron

Bevinding

1.

2e VIC rapport

Niet Europees aanbestede

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

€ 69.325

Gemeente



brandverzekering Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

20

 Onderhanden

1.15 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht In het kader van het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst is een fiscale actielijst met uit te voeren acties en verbetermaatregelen gemaakt. Er zijn incidentele/eenmalige acties en structurele/terugkerende fiscale acties. In aanvulling op deze actielijst is een fiscale jaarkalender opgesteld. Door de structurele en terugkerende fiscale acties uit de actielijst op te nemen in een fiscale jaarkalender en de voortgang hiervan te monitoren kunnen de organisaties borgen dat alle fiscaal terugkerende acties worden uitgevoerd. Team Control voert hier een Verbijzonderde Interne Controle op. BTW/VPB en Loonheffingen De voorgang van voorgenoemde fiscale kalender is beoordeeld. Vastgesteld is dat op alle punten voortgang is die onderbouwd zijn door onderliggende documenten. Daar waar een termijn niet gehaald is zijn voldoende onderbouwingen aanwezig waarom een punt nog open staat. Per organisatie zijn er twee steekproeven uitgevoerd over verschillende deelonderwerpen waardoor op het totaal van 97 acties er 8 zijn onderzocht.

1.16 Wagenparkbeheer In 2023 is gestart met controles op het beheer en de inregeling rondom het wagenparkbeheer. Om te blijven voldoen aan de vereisten vanuit het horizontaal toezicht is dit jaar eveneens een controle uitgevoerd op de rittenregistratie. Algemeen is de observatie dat de bestuurders minder nauwkeurig zijn vastgelegd dan vorig jaar. Dit komt door een storing in de tags, met de leverancier is overleg om dit te verhelpen. Er zijn twee controles uitgevoerd op de rittenregistratie, hieruit is voldoende de zakelijkheid onderbouwd van de ritten.

21

2 Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de halfjaarsrapportage hebben we eveneens aandacht voor Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Gedurende onze VIC hebben wij voor deze aspecten aandacht voor M&O. Dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik op te sporen. Wel denken wij ook door het gesprek met afdelingen aan te gaan dat dit de open cultuur, om over deze aspecten met elkaar te communiceren, ten goede komt.

2.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik zijn acht risicovolle processen onderkend. In de reguliere VIC is hieraan voor materiele stromen voldoende aandacht geweest en controles zijn ingericht op het ontdekken van M&O aspecten: 1.

Inkopen en aanbestedingen

Met name afgedekt door de controle op prestatielevering, immers zonder prestatieverklaring zal een (spook)factuur niet betaald worden, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 2.

Betalingen bankrekening(en)

Middels controle op betalingen is gecontroleerd dat achter betalingen alleen facturen zitten die het gehele autorisatie proces hebben doorlopen, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 3.

Verstrekken van subsidies

Door VIC op subsidies waarin beschikking en vaststelling worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 4.

Sociaal Domein (zorgaanbieders)

Risico wordt met name afgedekt door de ontvangst van zorgverantwoordingen van de zorgaanbieders voorzien van een controleverklaring van een extern accountant. In de VIC is derhalve geen aandacht aan dit proces besteed vanuit de VIC. Gezien de planning van productieverantwoordingen komt zekerheid over dit boekjaar na afsluiten van de VIC 2023, uit 2022 zijn ons geen signalen bekend om een andere aanpak te hanteren. 5.

Sociaal Domein (cliënten)

Door VIC op sociaal domein waarin beschikking en betalingen worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces. Uit het gesprek met de teamleider administratie blijkt het volgende: Op 30-6-2022 heeft de FG een onderzoeksrapport opgeleverd naar aanleiding van signalen die afgegeven zijn door de AP over het gebruik van het Inlichtingenbureau (IB). Het onderzoek verschaft inzicht in de gegevensuitwisseling met de IB in relatie tot de vereisten uit de AVG. De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Nog altijd wordt maandelijks voor het gehele bijstandsbestand alle mogelijke signalen bij het Inlichtingenbureau opgevraagd. Het op deze wijze structureel verwerken van veel persoonsgegevens is een ongewenste situatie. Ondanks de goede bedoelingen om dit proces anders in te gaan richten, zijn nog geen wijzigingen doorgevoerd.

22

Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen. Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden. 6.

Vergunningverlening

Zie eerdere rapportage. Gezien de omvang van deze post en het aantal transacties is op een later moment geoordeeld dat deze post niet in-scope moet zijn. De kans op een fout ten aanzien van M&O is gering. 7.

Salarissen en declaraties

Door VIC op salarissen waarin declaraties en mutaties worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. Aanvullende controlewerkzaamheden en grotere aandacht voor Interne Controle moeten M&O criteria alsnog en beter borgen. 8.

Prive gebruik (wagenpark)

Zoals gesteld in de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik willen we eveneens focus aanbrengen op interne aangelegenheden. Onder andere door na te gaan of medewerkers werken naar de ethiek van misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierover zijn nog een aantal zaken te adviseren, die in het tweede halfjaar 2024 worden opgepakt, zoals bijvoorbeeld in de buitenruimte:   

Wordt beoordeeld of materieel van de buitendienst privé is gebruikt. Door data van GPStrackers na te gaan op activiteit in het weekend of avonduren. Dit puur de locatie van spullen zonder te beoordelen of er mensen op de werf zijn geweest. Is de registratie van bedrijfswagens waterdicht en als mensen met de auto weggaan zijn alle tags dan ook juist gekoppeld is er een naam herleidbaar of alleen een tagnummer. Door VIC op privé gebruik dienstauto’s waarin de rittenregistratie wordt gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen.

23

2.02 Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd. Daarnaast is er aandacht voor fraude op de volgende wijze:     

Bij startgesprekken hebben we het over mogelijkheden, bedreigingen en risico’s (bewust zijn); Bij startgesprekken vragen we of er fraude is geweest (registratie voor totaalbeeld); We zoeken naar nieuwe manieren om in de organisatie aandacht voor fraude vast te houden. Bijvoorbeeld door dit onderwerp ook aan te brengen in fiscale onderzoeken, waarin aandacht is voor het niet privé gebruiken van voertuigen (detectie); Wij pleiten er voor een module fraude op te nemen in de leerlijn van (nieuwe) managers; Elke ambtenaar legt een eed af waarin verklaard integer te handelen.

Over 2024 is ons geen informatie bekend geworden of gemaakt dat er een fraude heeft plaatsgevonden in 2024.

24

3.0

Actielijst

Ten einde een goed en volledig overzicht te behouden op de diverse actiepunten zoals benoemd in deze rapportage is onderstaand schematisch weer gegeven waar de verantwoordelijkheid ligt per actie.

Proces

Verantwoordelijke

Organisatie

Toelichting

Treasury

Cluster

BedrijfsvoeringsPartner

Overwegen repressieve

Financien&Rechtmatigheid

beheersmaatregel kortlopende leningen

Personeel

Team Control

BedrijfsvoeringsPartner

Bevinding loonheffingskorting

Team Control

BedrijfsvoeringsPartner

Terugvordering thuiswerk plek inrichting boven maximale vergoeding

Team Control

BedrijfsvoeringsPartner

Controles inzake pensioengerechtigde leeftijd en stapeling toelagen

Subsidieverlening

Proceseigenaar

Albrandswaard

Verbeteren vastlegging dossiers

Subsidievaststelling

Proceseigenaar

Albrandswaard

Vaststellingen 2023 complementeren

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Motivatie in beschikking opnemen

WMO

Proceseigenaar

Albrandswaard

Activering intensiveren

Proceseigenaar

Albrandswaard

Tijdige afhandeling

Team Control

BedrijfsvoeringsPartner

Juiste toepassing eigen bijdrage

Jeugdwet

Team Control

BedrijfsvoeringsPartner

Aanvraag en ondertekening

Proceseigenaar

Albrandswaard

Tijdige afhandeling

25

Rapportage Misbruik en Oneigenlijk Gebruik van Gemeentelijke Voorzieningen

Inhoudsopgave Rapportage Misbruik en Oneigenlijk Gebruik van Gemeentelijke Voorzieningen.....................1 1. Inleiding...............................................................................................................................3 2. Overzicht van Regelingen en Voorzieningen......................................................................3 3. Geconstateerd Misbruik en Oneigenlijk Gebruik...............................................................5 4. Verantwoording in de jaarrekening....................................................................................5 5. Maatregelen ter Prevente en andhaving........................................................................6 •

Voorkomende preventemaatregelen..........................................................................6

•

Voorkomende handhavingsmaatregelen.....................................................................6

6. Evaluate..............................................................................................................................6 7. Conclusies, Verbeterpunten en aanbevelingen..................................................................6 Bijlage 1 – relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik...............................8

1. Inleiding

Achtergrond en doel van de rapportage Rechtmatgheid, het voldoen aan wet- en regelgeving, is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Gemeenten moeten publieke gelden rechtmatg verwerven en besteden. et voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen, middelen en eigendommen is één van de drie rechtmatgheidscriteria waarover het college met ingang van de invoering van de rechtmatgheidsverantwoording de verantwoording afegt in de jaarrekening. et criterium misbruik en oneigenlijk gebruik maakt onderdeel uit van de in totaal 9 criteria waarop de (fnanciële) rechtmatgheid van de jaarrekening wordt getoetst, 6 daarvan raken eveneens de getrouwheid. De accountant toetst met ingang van 2023 de jaarrekening inclusief de door het college afgegeven rechtmatgheidsverantwoording. De rechtmatgheidsverantwoording wordt opgebouwd met 3 van de 9 criteria. Dit zijn het voorwaardecriterium, het begrotiggscriterium en het criterium migsbruik ei oieigeilijk gebruik. Deze eerste rapportage geef een overzicht van de regelingen en voorzieningen die binnen het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik vallen en een eerste bevinding op geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke subsidies, voorzieningen en sociale regelingen binnen de gemeente over 2024.

We zijn een opbouwende organisate waarin nog niet alle rollen taken en verantwoordelijkheden volledig zijn belegd, dit rapport geef een beeld van de stappen die gezet zijn of nog gezet (moeten) worden om het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik goed in beeld te krijgen.

2. Overzicht van Regelingen en Voorzieningen De notte Misbruik en Oneigenlijk gebruik is een overkoepelende notte waarin, in de bijlage, diverse regelingen en voorzieningen worden genoemd. Deze bijlage bij deze notte, zoals vastgesteld in 2023, blijkt niet compleet en is op basis van deze rapportage aangevuld. Voor de leesbaarheid van dit stuk verwijzen we naar de nieuw toegevoegde bijlage. ieronder gaan we in op de regelingen die nu zijn meegenomen in deze rapportage.             

Verstrekken van voorzieningen WMO Verstrekken van voorzieningen Jeugdwet Verstrekken van sociale uitkeringen Partcipatewet, IOAW, IOAZ en Bbz., waaronder verhaal en terugvordering en handhaving en toezicht Tegemoetkoming in de kosten van kinderopvang Subsidieverlening en vaststelling Vergunningverlening in het kader van de Omgevingswet Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) Beleidsregels Damocles Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) andhavingsbeleid opkoop- en verkoopregister Algemene Plaatselijke Verordening (APV) i.h.k.v. woonoverlast en BRP-meldingen Acteplan Veilig Meldpunt (eventueel anoniem) via de website

In de uitvoering wordt geconstateerd dat een aantal regelingen onvoldoende is ingebed in de nieuwe organisate en nog onvoldoende wordt ingezet in de praktjk. et gaat hier om de volgende zaken:  Vanaf oktober wordt er geen opvolging gegeven aan onderzoeken Toezicht en andhaving op de sociale uitkeringen. Deze functe is (nu) niet belegd. Dit betekent dat nu er geen onderzoeken plaatsvinden op basis van meldingen via de website, signalen van klantmanagers of via het Inlichtngen Bureau (IB). Signalen vanuit het IB worden door de administrate en klantmanagers wel onderzocht tot aan de stap Toezicht en andhaving.  Vanaf september 2020 is er een vastgesteld Beleidsplan Toezicht en andhaving in het sociaal domein (GV 194015). ierin worden toezichthoudende rollen voor de Partcipatewet, WMO en Jeugdwet opgenomen om de rechtmatgheid te kunnen toetsen en te handhaven. Deze rollen en taken zijn nu niet geborgd.  Vergunningverlening Toezicht en andhaving (VT ) mist een jaarplan met daarin o.a. een georganiseerd overzicht van handhavingsactes waarop is geprioriteerd. Dit betekent in de praktjk dat op elke melding een handhavingsacte opgepakt moet worden.  et proces aan de Frontofce van Burgerzaken is kwetsbaar. Niet in alle gevallen is er sprake van voldoende functescheiding. Door de huidige bezetng versus openingstjden is functescheiding niet te waarborgen.

 Tot 1-1-2024 was er een Lokaal Informate Overleg (LIO) waar in o.a. burgerzaken, het sociaal domein, OOV en andere ketenpartners partcipeerden. Deze samenwerking besprak misbruik en oneigenlijk gebruik van adres, huwelijk en alle mogelijkheden die daaruit voortvloeien op het gebied van regelingen en toeslagen waarvan een deel de gemeentelijke verstrekkingen raakt als uitkering, minimabeleid, meedoen e.d..  De Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) werkt op basis van afwijkingen geconstateerd door ketenpartners (zoals CJIB, Belastngdienst, Polite enz.). et ministerie maakt de afwijkingen bij de gemeente bekend. Door de ontvlechtng is dit proces uit beeld geraakt tot aan het recent afgegeven signaal van het ministerie. et proces wordt verfjnd naar de gemeentelijke wensen en weer uitgevoerd. Overigens worden deze ‘afwijkingen’ ook al gemeld door middel van een terugmeldvoorziening in de Burgerzakenapplicate. Deze signalen worden vrijwel direct verwerkt. Burgerzaken is alert op: Brondocumentraude, Adresfraude, Documentraude, Schijn erkenningen, Schijn huwelijken. Naast bovenstaande regelingen kan het ook gaan om misbruik en oneigenlijk gebruik van data. et kan gaan om het lekken van vertrouwelijke informate of inbreuk geven op de privacy als er sprake is van identteitsfraude.

Deze onderwerpen vallen weliswaar buiten het misbruik en oneigenlijk criterium, maar kunnen (indirect) wel fnanciële risico’s met zich meebrengen. Jaarlijks wordt door de Functonaris Gegevensbescherming verslag gedaan aan het college over alle privacy aangelegenheden en het voldoen aan de AVG en Wpg. De Baseline Informatebeveiliging Overheid (BIO) is uitgewerkt in strategisch informateveiligheidsbeleid. Een ISMS (Informaton Security Management System) zal worden ingericht als instrument om te ondersteunen bij het waarborgen en besturen van informateveiligheid en het uitvoeren van audits. Belangrijk is het hier de gebruikers bij te betrekken om zo een ISMS in te richten dat voldoet aan de wensen/ eisen van alle gebruikers. Vanuit de BIO wordt jaarlijks een verplichte zelfevaluate uitgevoerd naar het voldoen aan alle BIO-normen conform de ENSIA-methodiek. De ENSIA rapportage wordt vastgesteld door het college en als bijlage gevoegd bij de jaarrekening. Tevens wordt de rapportage beschikbaar gesteld aan het betrefende ministerie.

3. Geconstateerd Misbruik en Oneigenlijk Gebruik Een overzicht van geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik in de vorm van onzekerheden wordt beschreven en is niet compleet. Van een organisate in opbouw mag verwacht worden dat alle taken, rollen en verantwoordelijkheden in beeld komen en conform de wet- en regelgeving daarbij de noodzakelijke processen worden ingevuld. Dat gebeurt dan ook nog volop. Vastgesteld kan worden dat wet- en regelgeving in beeld is, maar nog niet in alle gevallen voldoende is geborgd in de dagelijkse praktjk. Geconstateerd wordt dat het niet ontbreekt aan voldoende processen, maar aan invulling daarvan. Er zijn wel onzekerheden geconstateerd. Onzeker, omdat er geen onderzoek op de meldingen heef plaatsgevonden. Duidelijk is dus nu niet of hier werkelijk sprake is van misbruik en/ of oneigenlijk gebruik. De meldingen van misbruik en/ of oneigenlijk gebruik die via de website binnenkomen zijn niet opgepakt. Daarvoor is wel een proces aanwezig. Naast mogelijke fnanciële onrechtmatgheid is hier ook kans op imagoschade. We willen immers geen gemeente zijn waar misbruik of oneigenlijk gebruik van voorzieningen niet wordt bestraf. andhaving en terugvordering binnen de Partcipatewet wordt (in ieder geval vanaf oktober 2024) niet opgepakt wegens het ontbreken van een daartoe bevoegd medewerker. Regelgeving en procedures zijn wel aanwezig.