19. Raadsinformatiebrief 2021 421024 invoering Rechtmatigheidsverantwoording, BAR managementletter 2021, verbijzonderde Interne Controle plan 2022.pdf

Volledigheid lasten: Controleren dat de facturen die verantwoord zijn in 2022 daar ook terecht zijn verantwoord.

Memoriaalboekingen De meeste boekingen lopen via het crediteuren- en debiteurenproces. Er zijn ook boekingen die niet via het reguliere proces lopen. Dit zijn de memoriaalboekingen. Deze boekingen hebben van zichzelf een verhoogd risico. Dit proces zullen wij ook opnemen in de verbijzonderde interne controle.

6. De processen Hieronder worden de processen toegelicht zoals die in de VIC worden opgenomen. Onderstaand wordt per onderwerp het volgende behandeld:  Aard van de post: wat houdt deze post / dit proces in en welke zaken spelen er?  Normenkader. uitleggen  Risicoanalyse. Welke risico’s zien we vooraf  Controle: op welke aspecten is de controle gericht? De wijze waarop beheersmaatregelen werken komen we tegen bij de controle. Dat komt in de verslagen aan de orde. 1. Europese aanbestedingen Aard van de post

Het proces inkopen en aanbestedingen bestaat uit de volgende deelprocessen:   

Bepalen juiste aanbestedingsroute Contractenbeheer Gebruik van zaaktype inkoop- en aanbesteding in GreenValley

Risicoanalyse  Bevindingen uit voorgaande jaren: Onvoldoende toepassen van de EU-aanbestedingsregels leid tot rechtmatigheidsfouten. Het zaaktype inkoop – en aanbesteding in Green Valley wordt onvoldoende juist gebruikt.  Het contractbeheer is onvolledig.  Personele capaciteit binnen een aantal teams voor tijdige start van nieuwe procedures is niet geborgd.

13

Controle1

De naleving van de Europese aanbestedingsregels controleren wij gegevensgericht als volgt:  

Stel een crediteurenanalyse op met daarin de bestedingen per crediteuren over het huidige boekjaar en de drie eerdere jaren (4 jaar totaal). Controleer de naleving op de Europese aanbestedingsregels voor de volgende crediteuren: o Crediteuren met een besteding >€ 200.0002 totaal in vier jaar én een besteding in het huidige boekjaar; o Crediteuren met een besteding >€ 50.000 in het huidige boekjaar; o Crediteuren waarvan de bestedingen in eerdere jaren als onrechtmatig zijn aangemerkt. Daarvan willen we vaststellen of deze onrechtmatigheid is opgelost. 2. Betalen en facturen

Aard van de post

Het proces inkopen en aanbestedingen bestaat uit de volgende deelprocessen:     

Aanmaken nieuwe crediteuren en stamgegevens wijzigen Boeken inkoopfacturen Autoriseren inkoopfacturen Zichtbare vastlegging van de prestatielevering Betaling van inkoopfacturen

Risicoanalyse

Wij onderkennen voor dit proces de volgende (reguliere) risico’s:     

De lasten zijn onjuist verantwoord; De lasten zijn niet rechtmatig doordat de autorisatie niet overeenstemt met intern mandaat; De lasten zijn niet juist dan wel niet rechtmatig door ontbreken van prestatielevering; De lasten zijn niet juist door betaling aan een niet rechthebbende; De lasten zijn onvolledig doordat geleverde prestaties niet in het juiste boekjaar zijn verantwoord.

Controle

De controle verricht de volgende werkzaamheden:  

Het verkrijgen van inzicht in de opzet van het inkoop-, aanbesteding, factuur-, autorisatie(+prestatielevering) en betaalproces. Overige werkzaamheden: o IT-audit: Voor 2021 wordt nog overlegd met de accountant of er een externe IT-audit zal plaatsvinden. o Volledigheid lasten: Controleren dat de facturen die verantwoord zijn in 2021 daar ook terecht zijn verantwoord.

1 De controlewerkzaamheden zijn in een apart controleplan per VIC uitgewerkt in het controledossier. 2 De Europese Commissie stelt elke 2 jaar de drempelbedragen vast. Per 1 januari 2020 is de drempelwaarde voor leveringen en diensten

(laagste drempelwaarde) voor decentrale overheden € 214.000 (voorheen: € 221.000). Wij ronden dit voorzichtigheidshalve af naar € 200.000. Het bedrag van € 50.000 betreft de waarde van € 200.000 gedeeld door 4 jaar. Deze 4 jaar is richtinggevend voor de looptijd van bijvoorbeeld raamovereenkomsten Artikelen 5 en 33 van richtlijn 2014/24/EU).

14

3. Memorialen Aard van de post

Het proces memoriaalboekingen bestaat uit de volgende deelprocessen:  

Correctieboeking inkoopfacturen (dagboek 19) Administratieve correctieboeking (dagboek 50-61)

Risicoanalyse

Wij onderkennen voor dit proces de volgende (reguliere) risico’s:   

De baten/lasten zijn onjuist, niet tijdig of onvolledig verantwoord; De baten/lasten zijn niet rechtmatig doordat de autorisatie niet overeenstemt met intern mandaat; De baten/lasten zijn niet/onvolledig onderbouwd door ontbreken van onderliggende documentatie;

Controle

De controle verricht de volgende werkzaamheden: 

Het verkrijgen van inzicht in de opzet van het proces memoriaalverwerking (bestaan); o Zichtbare controle heeft plaatsgevonden dat brondocumenten zijn bijgevoegd o Zichtbare controle heeft plaatsgevonden op aanwezigheid van de juiste onderbouwing o Zichtbare controle heeft plaatsgevonden op de aanwezigheid van akkoord budgethouder o Zichtbare controle is geweest op de juistheid van de autorisatie



Het beoordelen van de werking van het proces memoriaalverwerking; o Aanwezigheid onderliggende documentatie o Onderliggende documentatie aansluit op de boeking in dagboek 19 o De budgethouder zichtbaar toestemming heeft gegeven o De juiste autorisatie heeft plaatsgevonden 4. Treasury

Aard van de post De volgende posten vallen binnen dit proces:  Vaste schulden langer dan 1 jaar  Netto vlottende schulden korte dan 1 jaar  Rentelasten Risicoanalyse De leningen zijn niet rechtmatig afgesloten als gevolg van niet voldoen aan Wet Fido en Treasurystatuut. Dit proces is wordt gecontroleerd gezien de hoogte van de bedragen en specifieke interne en externe wet- en regelgeving. Controle  Inzicht krijgen in het proces van liquiditeitsbegroting, bepalen financieringsbehoefte, autorisatie aanvraag nieuwe financiering/ verlenging, uitvraag marktpartijen, overweging keuze, aangaan contract en administratieve verwerking in het grootboek.  Gegevensgerichte controle op juistheid en rechtmatigheid alle leningen en verlengingen.

15

   

Aansluiten langlopende leningen op grootboek/ jaarrekening. Vaststellen dat leningenposities volgens standaardbankverklaringen op einde jaar aansluiten op de grootboekbestanden en bedragen in de jaarrekening. Vaststellen voor alle leningen zoals aanwezig per begin boekjaar, dan wel gedurende het boekjaar en per einde boekjaar dat de rentelasten en de post nog te betalen rente juist en volledig is verantwoord in het grootboek en de jaarrekening. Vaststellen dat verstrekte garantstellingen voldoen aan de kaders zoals beschreven in de Nota Garantstellingen en Leningen 2021. 5. Investeringen

Aard van de post Het betreft het waarderen, activeren en afschijven. Risicoanalyse - Investeringsuitgaven worden ten onrechte geactiveerd. - Kapitaallasten worden niet conform het beleid berekend. - De werkelijke waarde van het activum komt niet overeen met de waarde zoals opgenomen in de staat van activa. Controle - Vaststellen dat er op een juiste manier is omgegaan met het budgetrecht van de raad. - Vaststellen dat de kosten terecht en in het juiste boekjaar als investering zijn geboekt. - Dat het activeren en afschrijven juist in de activa-administratie is opgenomen. - Dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd. 6. Personeel Aard van de post Het betreft de Wet normering Topinkomens, indienst- uitdienst- declaraties en mutaties. Risicoanalyse - De WNT wordt niet goed toegepast. - Indiensttreding en uitdiensttreding worden niet juist verwerkt. - Declaraties worden dubbel, onjuist en niet tijdig verwerkt. Controle - Vaststellen dat het proces van indienst en uitdienst goed wordt doorlopen. - Vaststellen dat de normen van de WNT juist en volledig worden toegepast. - Vaststellen dat het proces van declaraties juist wordt doorlopen. 7. Subsidieverstrekking aan derden Aard van de post Jaarlijks wordt in de begroting een subsidieplafond vastgesteld mede op basis van de ingediende aanvragen. De praktijk is dat 90% van de aanvragen terugkerend is.

16

Risicoanalyse  Accounthouders leggen onvoldoende de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag/ vaststelling vast.  Rol accounthouder wordt onvoldoende ingevuld.  Er wordt onvoldoende rekening gehouden met het budgetplafond.  Onrechtmatige verstrekking. Controle  Verkrijgen van inzicht in de opzet van het proces aanvraag, toetsing en toekenning, betaling en definitieve vaststelling.  Uitvoeren van een gegevensgerichte deelwaarneming op de aanvragen jaar t en de toekenningen jaar t-1. 8. Verhuuropbrengsten Aard van de post Grip op inkomsten uit gemeentelijk vastgoed. Verhuuropbrengsten en incidentele inkomsten uit verhuur zijn conform afspraken in overeenkomsten en te herleiden. Risicoanalyse - De huur wordt niet geïnd of geïndexeerd conform de gemaakte afspraken in overeenkomsten, besluiten e.d.. - Er is geen volledig en compleet overzicht van alle objecten waar wel dan niet opbrengsten uit voort kunnen komen. Controle - Vaststellen dat er zichtbare controle is op gebruik juiste huurtarieven (inclusief indexering). - Vaststellen dat er zichtbare controle is op aansluiting op huurcontracten. - Vaststellen dat er zichtbare aansluiting is tussen sub administratie en key2Financën. - Vaststellen dat er zichtbare controle is op de volledigheid van de opbrengsten bij “verhuur in eigen beheer”. 9.

Grondexploitaties Aard van de post Bij de grondexploitaties gaat het vooral om het marktconform werken. Risicoanalyse - De ingekochte notariswerkzaamheden zijn onvoldoende gekwalificeerd. - Taxaties zijn niet uitgevoerd waardoor er geen sprake is van marktconformiteit. - Berekeningen worden niet tijdig bijgesteld. Controle - Vaststellen dat de grondprijzen marktconform zijn. - Vaststellen dat er grondprijzenbeleid is vastgesteld. - Vaststellen dat er wordt gewerkt met deskundige notarissen tegen reële prijzen. - Vaststellen dat er voldoende onderlinge challenges worden uitgevoerd.

17

10. Begraafrecht Aard van de post Juistheid en volledigheid van de opbrengsten en juistheid bezettingsgraad. Risicoanalyse - Niet alle kosten worden in rekening gebracht. - Graven zijn bezet buiten de administratie om. - De verkeerde tarieven worden in rekening gebracht. Controle - Vaststellen dat de juiste tarieven zijn ingevoerd in de sub-administratie en dat hierop controle heeft plaatsgevonden (4-ogenprincipe). - Vaststellen dat alle kosten daadwerkelijk in rekening zijn gebracht bij derden. - Vaststellen dat er een juiste en volledige aansluiting is tussen de sub-administratie en Key2Financiën. 11. Leges WABO Aard van de post Dit betreft de afhandeling van bouwleges. Het gaat hierbij om het juist toepassen van legestabel en legesverordening. Risicoanalyse Het risico bestaat dat: - De legestabel niet juist wordt toegepast. - De volledigheid van de inkomsten en aansluiting met Key2Financiën niet wordt bewaakt. - Er geen controle wordt uitgevoerd op het gebruik van de juiste tarieven en bouwsom. Controle  Interviews voor inzicht in de opzet van het proces van aanvraag, heronderzoek, beëindiging, betaling en administratieve verwerking.  Uitvoeren van een lijncontrole per sub proces.  Verkrijgen van aansluiting Key2Vergunningen met Key2financiën.  Verrichten detailcontroles op een aantal boekingsregels. 12. Sociaal domein/ Participatiewet Aard van de post

Onder de Participatiewet (PW) vallen de gebundelde uitkeringen WWB, IOAW, IOAZ, BBZ, BOB en minimabeleid.   

De grootste stroom uitkeringen betreft de algemene bijstandsuitkeringen (WWB). Er is sprake van een regulier bedrijfsproces zonder wezenlijke schattingscomponent vanwege de normbedragen. De uitkeringen worden geregistreerd in Suites (van Centric) en batchgewijs verwerkt in Key2Financiën.

18

Risicoanalyse De lasten komen door middel van een toereikend proces tot stand (proces uitkeringen en inkomensoverdrachten). De uitbetaling van de uitkering (na toekenning)vindt maandelijks plaats via het regulier betalingsproces. De individuele omvang van een uitkering is beperkt, wat blijkt uit de maandelijkse normbedragen per uitkeringssoort. De totale populatie bestaat derhalve uit een groot aantal relatief kleine transacties. Hierdoor is het risico op een materiële afwijking beperkt. Controle  Verrichten detailcontroles op een aantal boekingsregels.  Vaststellen dat recht, hoogte en duur juist zijn vastgesteld.

13. Sociaal domein/ WMO Aard van de post Dit betreft de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) met de gemeentelijke taken - Hulp bij Huishouden (HbH), - Rolstoelvoorzieningen, - Woningaanpassingen, - Vervoersvoorzieningen, - Begeleiding. Van de zorgaanbieders worden productieverantwoordingen en controleverklaringen ontvangen. Op basis hiervan worden de daadwerkelijke bestedingen verantwoord. Ook ten aanzien van deze WMO-producten is er sprake van een regulier bedrijfsproces. Hieruit blijkt dat de lasten WMO een toereikend proces van totstandkoming kennen.

Risicoanalyse Het risico bestaat dat: - de bestedingen niet juist zijn verantwoord doordat de verstrekkingen niet rechtmatig en of juist zijn. - de bestedingen WMO niet juist zijn doordat de vergoeding die is betaald aan de zorgaanbieders niet in overeenstemming is met de productieverantwoording van de zorgaanbieder dan wel dat er geen goedkeurende controleverklaring bij de productieverantwoording is afgegeven. - dat WMO-zorg is geleverd en gefactureerd alsook zorgkosten zijn verantwoord terwijl geen recht op zorg bestaat. - dat er geen prestatie is geleverd. Controle  Verrichten detailcontroles op een aantal boekingsregels.  Vaststellen dat recht, hoogte en duur juist zijn vastgesteld.  Vaststellen dat de prestatie is geleverd.

19

14. Sociaal domein/ Jeugdhulp lokaal Aard van de post Dit betreft de uitvoering van de taken op gebied van de lokale jeugdhulpverlening geïndiceerd binnen het wijkteam. Van de zorgaanbieders worden productieverantwoordingen en controleverklaringen ontvangen. Op basis hiervan worden de daadwerkelijke bestedingen verantwoord. Ook ten aanzien van deze producten is er sprake van een regulier bedrijfsproces. Hieruit blijkt dat de lasten voor de lokale jeugdhulpverlening een toereikend proces van totstandkoming kennen. Risicoanalyse Het risico bestaat dat: - de bestedingen niet juist zijn verantwoord doordat de verstrekkingen niet rechtmatig en of juist zijn. - de bestedingen niet juist zijn doordat de vergoeding die is betaald aan de zorgaanbieders niet in overeenstemming is met de productieverantwoording van de zorgaanbieder dan wel dat er geen goedkeurende controleverklaring bij de productieverantwoording is afgegeven. - dat jeugdzorg is geleverd en gefactureerd alsook zorgkosten zijn verantwoord terwijl geen recht op zorg bestaat. - dat er geen prestatie is geleverd. Controle  Verrichten detailcontroles op een aantal boekingsregels.  Vaststellen dat recht, hoogte en duur juist zijn vastgesteld.  Vaststellen dat de prestatie is geleverd.

15. Sociaal domein/ Doelgroepenvervoer Aard van de post Dit betreft de uitvoering van de gemeentelijke taken in 2 percelen op de markt gebracht: - Leerlingenvervoer en jeugdhulpvervoer - WMO-collectiefvervoer Risicoanalyse Het risico bestaat dat: Er gebruik wordt gemaakt van vervoer zonder beschikking. Controle  Verrichten detailcontroles op een aantal boekingsregels.  Vaststellen dat recht, hoogte en duur juist zijn vastgesteld.  Vaststellen dat de prestatie is geleverd.

20

Bijlage 1 De commissie BBV heeft in januari 2020 de modeltekst voor de rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd: “In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x.

Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen:   

In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.”

21

Bijlage 2 Richtlijnen voor de dossiervorming Een eenduidige opbouw van de dossiers is belangrijk. In elk dossier moeten vaste thema’s terugkomen die de bevindingen en aanbevelingen onderbouwen. Een controlespoor met vastlegging van elke stap die wordt uitgevoerd is daarbij van belang. Procesbeschrijving Beschrijving van belangrijkste processtappen en beheersmaatregelen. De zogenaamde opzet van het proces. De processen worden eenduidig opgemaakt in I-server. Een voorbeeld van een beschreven proces is in bijlage 2 opgenomen. Aan de procesplaten wordt een format (zie bijlage 3) gekoppeld waarin per stap de relevante gegevens worden vastgelegd als: Naam (sub)proces Naam Processtap Input Wat Wie Bevoegdheid Waarom Documenten Opslagplaats documenten Data Applicaties Output/ verantwoordelijkheden Grondslag Risico’s (inclusief toelichting) Beheersmaatregelen Risico’s bij overdracht (inclusief toelichting) Gedocumenteerde lijncontrole Op basis van een interview met de procesbeheerder is het proces conform de procesbeschrijving uitgewerkt. De beschreven processtappen zijn onderbouwd met documenten, screenshots e.d. en dienen ter onderbouwing van het bestaan van het proces en de beheersmaatregelen. Tevens is bij elke stap in het proces vastgesteld welke medewerker de stap uitvoert en komt de functiescheiding (aangetoond) aan de orde.

Massa en selectie Documentatie omtrent de gehanteerde massa’s ten behoeve van selecties voor gegevensgerichte detailcontroles.

Vastlegging Checklists en memo’s met detailbevindingen. Vaste vorm van rapportage van bevindingen om de eenduidigheid binnen de organisatie te bewaken. Documentatie en onderbouwing werkzaamheden Mapjes per deelwaarneming met de onderbouwing van de selecties (documenten) en overige werkzaamheden om te komen tot de detailbevindingen.

22

Foutenevaluatie en eindrapportage Vanuit de interne controle binnen de clusters en teams verwachten we minimaal tweemaal per jaar een rapportage op procesniveau waaruit de beheersing van het proces blijkt. In deze rapportage wordt duidelijk op welke wijze de beheersing is getoetst en wat er is gedaan met eventuele afwijkende bevindingen. Een afsluitende analyse op basis van realisatie komt in de laatste rapportage terug. In de rapportages worden twee conclusies getrokken: de conclusie ten behoeve van het totaal en de deelconclusie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Die rapportages zullen bij de VIC worden betrokken. Deze nieuwe werkwijze wordt ondersteund vanuit de toolkit waarin we handvatten zullen geven voor de wijze waarop de interne controle opgezet kan worden en welke vaste onderdelen die interne controle zoal kan bevatten. De foutenevaluatie en eindrapportage zijn daarbij belangrijke onderdelen. Tweemaal per jaar wordt een VIC-rapportage opgesteld door Concerncontrol. In die rapportages zal op hoofdlijnen worden ingegaan op de bevindingen van de VIC. Daarnaast zal gerapporteerd worden over de voortgang van het project processen op orde en zal worden aangegeven hoe er opvolging wordt gegeven aan de bevindingen uit voorgaande rapportages en bevindingen uit de managementletter van de accountant.

23

Bijlage 3 Controlemethoden Er worden twee methoden onderscheiden voor het uitvoeren van controlewerkzaamheden, namelijk: 1. Gegevensgerichte controles: de resultaten en producten van een proces worden getoetst en niet zozeer de totstandkoming (het procesverloop) zelf. 2. Systeemgerichte controles: controle gericht op het toetsen van het proces. Is de opzet (inrichting) van een proces goed en wordt daadwerkelijk gewerkt zoals het proces is opgezet. In de praktijk worden voor de interne controle de begrippen gegevensgericht, procesgericht, systeemgericht en risico gericht gebruikt. We willen (door)ontwikkeling naar interne controle waarbij efficiency en effectiviteit centraal staan. Voor 2022 wordt nog ingezet op gegevens gericht controleren in de meeste processen. Wel willen we in 2022 al een begin gaan maken met dataprocesgerichte controles. Met name een proces als salarissen en mutaties leent zich daar goed voor. Onderstaand wordt de relatie tussen de controlemethodiek en de ontwikkeling van de interne controlefunctie zichtbaar gemaakt. Gegevensgerichte controles Voor gegevensgerichte controles zijn de volgende methoden toepasbaar:  Target testing: 20-80 regel, met 20% van de populatie kan een oordeel over 80% van de populatie worden gegeven.  Accept/reject: gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren op aantallen en niet op geld.

 Sampling: statistische steekproef (omvang in overleg met accountant vast te stellen). In het werkprogramma per proces wordt ingeval van gegevensgerichte werkzaamheden aangegeven welke methode is toegepast. Procesgerichte controles Voor proces gerichte controles gelden de aantallen te controleren items volgens onderstaande tabel. Systeemgerichte controles Deze controle is alleen mogelijk als gesteund kan worden op de IT omgeving. Een belangrijke voorwaarde in deze zijn adequate general IT-controls (change-, autorisatie en incidentmanagement). In 2022 richten wij ons in dit kader op de opzet, bestaan en werking van de controles op het elektronisch berichtenverkeer en de koppeling BRP met GWS. Daarnaast noemen we in het kader van systeemgerichte controles de verkenningen inzake mogelijkheden data-analyse en procesmining.

24

Bijlage 4

Interne controle rapportage Naamproces: Organisatie: Uitvoerend IC-er: Datum opstellen rapportage: Datum akkoord businesscontroller/ proceseigenaar:

Barendrecht/ Albrandswaard/ Ridderkerk/ BAR-organisatie3

Procesgegevens Kaders/ wet- en regelgeving: Proceseigenaar: Procesbeheerder: Doel van de IC:

Vaststellen dat wij conform de geldende wet- en regelgeving werken.

Samenvatting controlewerkzaamheden Uitvoering steekproef aantal: Aantal aangetroffen onzekerheden: Aantal aangetroffen fouten:

Beschrijving onzekerheden per dossier Steekproefnummer

Dossiernummer Feitelijke vastlegging onzekerheid

Beschrijving fouten per dossier Steekproefnummer Dossiernummer

Feitelijke vastlegging fout

Juridisch/ financieel

Conclusie per dossier Steekproefnummer

Dossiernummer

Omschrijving van de fout in euro’s of juridische zin

1 Weghalen wat niet van toepassing is.

25

Acties/ aanbevelingen Gebruiksinstructie Organisatie Bij organisatie geef je aan of de gegevens die je controleert van een gemeente of de BAR-organisatie zijn. We spreken bewust van organisatie, omdat we voor 4 verschillende organisaties werken. In de dagelijkse praktijk merken we daar niet altijd iets van. Elke organisatie is wel verplicht een eigen begroting en jaarrekening op te stellen. Dat betekent dat we voor elke organisatie apart aantonen dat wij de processen op orde hebben en rechtmatig werken. Dat is ook de reden dat binnen heel veel processen gewerkt wordt met onze gemeentecodes 489 voor Barendrecht, 597 voor Ridderkerk en 613 voor Albrandswaard. Samenvatting controlewerkzaamheden Hier vermeldt je alleen de aantallen. Het aantal dossiers dat in de steekproef is opgenomen, het aantal dossiers waarbij een onzekerheid aan de orde is en het aantal dossiers waar een fout is geconstateerd. Beschrijving van een onzekerheid Als je niet kunt zeggen of iets goed of fout is dan is het onzeker. Dat betekent dat je net zo lang moet door zoeken tot je wel voldoende feiten kent om de casus als goed of fout te beoordelen. Je geeft hier alleen je onzekerheid aan als je na afronding van het rapport nog verder moet zoeken. Dat betekent dat deze onzekerheid automatisch terugkomt in het volgende rapport waarin je dan 2 varianten hebt.

Je kunt dan aangeven de onzekerheid nog bestaat en het onderzoek nog loopt of je geeft aan dat de onzekerheid is weggenomen en je het dossier nu als goed of fout vastlegt. Beschrijving van een fout Hier gaat het om de wat. Bij het constateren van een fout is het van belang dat er direct contact wordt opgenomen met Concerncontrol. Het is van belang dat we met elkaar duidelijkheid hebben over de soort fout die is geconstateerd. Elke een fout heeft effect en dat effect moeten we met elkaar vaststellen. Is het een eenmalige fout? Is het een fout in de inrichting van het systeem? Is het een menselijke fout die bij één medewerker voorkomt of bij meerdere? Dit vastleggen van een fout is best een lastig onderdeel, je moet je volledig op feiten baseren hier. Iets moet aantoonbaar niet kloppen om het fout te rekenen. Het gaat niet om een oordeel over wat je constateert en je zoekt hier ook niet naar een oplossing voor wat je bent tegengekomen. Je geeft heel feitelijk aan wat je constateert en of basis waarvan je dat doet. Jouw eigen gevoel, begrip voor wat je tegen bent gekomen of voor de persoon die het aangaat moet je hier volledig uitschakelen. Het gaat niet om wie de fout maakt, maar wat de fout is. Conclusie per dossier Hier gaat het om de hoe. De beoordeling van je feitelijke vastlegging, je bevinding.

Wat voor soort fout is er geconstateerd en hoe is die ontstaan? Waar kan je zoal aan denken: - Menselijke fout: Het is een medewerker die een inhoudelijke afweging maakt waardoor er een juridische of financiële fout ontstaat. - Systeemfout: Het zijn data welke onjuist zijn ingevoerd, bijvoorbeeld een norm, waardoor de fout ontstaat.

26

Op welke manier werkt deze fout door. Is het een financiële fout, wat is dan de omvang van de fout die je hebt geconstateerd.

Aanbeveling Welke oplossingen zijn er om de fout te herstellen. Vaak is het zo dat een fout hersteld kan worden. Een verkeerde norm in een systeem kan worden aangepast. De omvang van de fout kan vastgesteld worden, er kan inzichtelijk gemaakt worden wat de fout voor de burger betekent. Denk daarbij aan een overweging om na te betalen als de burger is benadeeld, maar ook om te overwegen om eventueel terug te vorderen als er teveel is uitbetaald. Een beleids- of instructiefout is te herstellen door de documenten aan te passen, desgewenst vast te laten stellen en te communiceren met de betrokken medewerkers. Een menselijke fout is te bespreken met de betreffende medewerker.

27

Bijlage 5 Lasten

Begroting 2022

Personeel

€

1.425.000

Inkoop goederen en diensten excl. Grondaankopen en excl. VPB Grondaankopen Sociaal Domein Subsidieverstrekking en overige bijdragen aan (niet-)overheid w.o. GR excl. Sociaal Domein Rente (rentelasten + toegerekende reële en bespaarde rente) Afschrijving Mutatie reserves Mutatie voorzieningen Vennootschapsbelasting Overige verrekeningen Resultaat van de rekening van baten en lasten (taakveld 0.11)

€ € € €

14.407.000 18.345.000 18.068.000

€ € € € € € € €

699.000 3.336.000 126.000 1.305.000 24.000 793.000 58.528.000

Baten

Begroting 2022

Baten reinigingsrechten en afvalstofheffing Baten rioolheffing Baten OZB gebruikers en eigenaren Belastingen overig Grondverkopen Duurzame goederen Huren en pachten Sociaal Domein Overige opbrengsten Secretarieleges burgerzaken Parkeerbelasting Bouwvergunningen Algemene uitkering Ontvangen inkomensoverdrachten (excl. algemene uitkering en sociaal domein) Rente (rentebaten + toegerekende reële en bespaarde rente) + financiele transacties treasury Mutatie reserves Mutatie voorzieningen Overige verrekeningen Resultaat van de rekening van baten en lasten (taakveld 0.11)

28

€ € € € € € € € € € € € € €

3.995.000 2.982.000 7.318.000 643.000 1.092.000 4.933.000 1.431.000 313.000 490.000 32.504.000 819.000

€

9.000

€ € € € €

1.386.000 928.000 132.000 (444.000) 58.531.000

BAR-organisatie, december 2021 GreenValley nummer: 421027

Inhoud Risicoanalyse Fraude en Integriteit ......................................................................................................... 3 Inleiding ............................................................................................................................................... 3 1.

Wat is fraude ............................................................................................................................... 3

2.

Risico en context ......................................................................................................................... 3

3.

Fraudedriehoek groeit door naar Fraudediamant ...................................................................... 3

4.

Cyclus frauderisicoanalyse .......................................................................................................... 4

5.

De Processen die in 2021 in de VIC zijn opgenomen .................................................................. 5

6.

Impact analyse............................................................................................................................. 5

7.

Aanpak op maat .......................................................................................................................... 6

8.

Integraal risicomanagement ....................................................................................................... 7

9.

Preventie door communicatie ..................................................................................................... 7

2

Risicoanalyse Fraude en Integriteit Inleiding Een gemeente heeft te maken met frauderisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door frauderisico’s te analyseren kunnen we weloverwogen keuzes maken ten aanzien van het voorkomen daarvan. Het college/ dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt een frauderisicoanalyse op. Concerncontrol heeft als taak de jaarlijkse actualisatie te coördineren. Het is belangrijk dat het onderwerp frauderisico en integriteit periodiek op de agenda staat en onderwerp is van gesprek van het college/ dagelijks bestuur, directie en management. Zeker niet minder belangrijk is dat frauderisico en integriteit ook een gespreksonderwerp is tussen leidinggevende en medewerker en medewerkers onderling. De frauderisicoanalyse is vanaf 2021 vast onderdeel van het controle plan Verbijzonderde Interne Controle. In de halfjaarlijkse rapportages komen de bevindingen op dit onderwerp terug als vast item. Naast de risicoanalyse, fraude en integriteit wordt ook aandacht besteedt aan misbruik en oneigenlijk gebruik.

1. Wat is fraude In dit document houden we de begripsomschrijving aan zoals die in de standaarden van accountants (NV COS) zijn opgenomen. “Fraude is een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste persoenen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.” Fraude wordt hier dus zowel intern als extern bedoeld.

2. Risico en context Een risico is het effect van onzekerheid op het behalen van doelstellingen. Risico’s worden op ieder organisatieniveau geïdentificeerd. Het betreft hier de risicogerichte aanpak op operationeel en tactisch niveau die onderdeel uitmaakt van de Verbijzonderde Interne controle.

3. Fraudedriehoek groeit door naar Fraudediamant Een combinatie van meerdere aspecten maakt dat er fraude bestaat. Deze aspecten zijn prikkels/ druk, gelegenheid en rationalisatie. Bij prikkels/ druk gaat het om de aanleiding tot frauderen bij een individueel geval. Bij gelegenheid gaat het om het procesniveau. De interne beheersing geeft de mogelijkheid tot frauderen. Bij rationalisatie gaat het onder andere over ‘the tone at the top’, het goedpraten van gedrag. In aanvulling op het fraudemodel van Cressey zoals hierboven is verwoord, dient ook het vermogen van een individu om de details van de fraude te implementeren te worden meegenomen (The Fraud Diamond, Wolfe en Henderson, 2004). Veel fraude zou niet hebben plaatsgevonden zonder de juiste persoon met de juiste kennis, middelen en ervaring om de fraudehandeling daadwerkelijk uit te voeren. Samenspanning intern en extern is daarbij een aspect dat zeker niet buiten beschouwing gelaten kan worden. Dus er zijn 4 aspecten die maken dat er fraude bestaat: Gelegenheid Motivatie (druk) Rationalisatie 3

En Bekwaamheid

4. Cyclus frauderisicoanalyse Periodieke detectie met behulp van een risicogerichte aanpak Frauderisico is een onderwerp dat blijvend onder de aandacht moet zijn. Bedrijfsrisico’s worden beoordeeld op impact en waarschijnlijkheid en daarom worden acties ondernomen. Uitgangspunt is interne fraude en financiële risico’s met materiële omvang. Ook misbruik & oneigenlijk gebruik, misbruik van bijvoorbeeld de subsidieregelingen. In de processen van de VIC hebben we een risicogerichte aanpak en wordt steeds gerapporteerd. Hiervoor leggen we de volgende zaken vast:  We leggen vast wat de doelen zijn van de organisatie en op welke wijze die doelen worden vertaald naar het cluster en de afzonderlijke teams.  Met behulp van clusterplannen (A3) worden de doelstellingen vertaald naar activiteiten waarmee de organisatiedoelen moeten worden behaald. Deze cluster specifieke doelstellingen worden direct opgehangen aan de hierop toegerichte processen en bijbehorende teams.  We bespreken met de proceseigenaar en de uitvoerend verantwoordelijk teamleider risico’s binnen het proces. Denk bijvoorbeeld aan financiële risico’s, integriteitsrisico’s en ook compliance risico’s. Daarbij richten we ons op de processen zoals hieronder zijn opgenomen, maar willen zeker ook oog hebben voor andere processen binnen een team.  We bespreken de beheersmaatregelen die in het proces zijn opgenomen.

Daarbij leggen we vast welke processtappen als keycontrol (een processtap die geldt als maatregel) zijn vastgelegd, hoe hier op wordt getoetst, hoe deze toets wordt vastgelegd en welke stappen worden gezet naar aanleiding van bevindingen.  We brengen per proces in kaart wat de financiële omvang is. Dit om de grotere transactiestromen te onderscheiden. De financiële omvang bepaalt mede de prioritering van de in de VIC op te nemen processen.  We evalueren per proces wat de uitkomsten van controles zijn uit voorgaande jaren.  We beoordelen wat het niveau is van interne beheersing van het proces. 4



We inventariseren per proces waar we mogelijk een verhoogd politiek-, integriteits- of reputatierisico lopen.

Op basis van bovenstaande punten maken we per proces een weging en leggen we vast met welke frequentie het proces op de controlekalender wordt opgenomen.

5. De Processen die in 2021 in de VIC zijn opgenomen

Bovenstaande processen zijn beschreven en opgenomen in de I-server.

6. Impact analyse Hier worden de risico’s vastgelegd inclusief interne beheersmaatregelen aan de hand van de fraudedriehoek. Daarbij wordt steeds gekeken naar hoe risico’s worden ingeschat en wat de vastlegging daarvan is. Voor processen met een verhoogd risico brengen we de kwetsbare functionarissen in kaart. Een aantal uitgangspunten beschrijven we hier als het gaat om kaders. Kwetsbaarheden, wat zijn dat en hoe herkennen we die. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten richten wij ons op de hieronder genoemde kwetsbare werkgebieden en/of activiteiten. Het gaat om veelvoorkomende kwetsbaarheden. Het overzicht is niet uitputtend en kan op basis van bevindingen worden aangepast.

5

Het grootste risico binnen een organisatie is en blijft de mens. Om de risico’s beter beheersbaar te maken is het van belang ons te richten op het individu. Binnen kwetsbare werkgebieden zijn het de specifieke functionarissen die in de kwetsbaarheid de verhogende factor vormen. Beslissingen genomen vanuit het individu zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder richten we ons op het individu/ de functionaris.

In het jaarplan Verbijzonderde Interne Controle wordt het overzicht gepresenteerd welke processen zijn opgenomen in de VIC waarbij wordt aangegeven op welke wijze fraude- en integriteitsrisico’s worden gedetecteerd en welke beheersmaatregelen er worden verwacht binnen de processen. Elk proces wordt standaard ingericht op basis van doelstellingen en risico’s/ beheersmaatregelen. Hierbij komt standaard het thema fraude en integriteit aan de orde.

7. Aanpak op maat Hier gaat het om de opvolging en repressie, ontwerpen van maatregelen en aanpassen van de organisatie. Op welke manier heeft de directie grip op de geïdentificeerde frauderisico’s. De directie en het management hebben een belangrijke rol in het grip krijgen op de geïdentificeerde frauderisico’s en in de opvolging van de maatregelen ter voorkoming en opsporing van fraude. Concerncontrol heeft een rol in het onderzoeken en vaststellen dat getroffen beheersmaatregelen in de praktijk zijn ingevoerd en daadwerkelijk functioneren. De verhoogde frauderisico’s zijn ingepast in de reguliere VIC en IT controls.

6

8. Integraal risicomanagement We ontkomen er zekerheidshalve niet aan om in het integrale risicomanagement rekening te houden met een mogelijke schade in de nabije toekomst. Dit geconsolideerde risico maakt onderdeel uit van het risicoprofiel van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie en daarmee van de deelnemende gemeenten. De bandbreedte van dit risico wordt in belangrijke mate bepaald door de mate van risicoanalyse en toegepaste beheersing op procesniveau.

9. Preventie door communicatie Geen taboe op het onderwerp. Voer het gesprek over risico’s die we met elkaar zien. Dat kan op tal van momenten en manieren. We kunnen met elkaar veel doen om geen gelegenheid te bieden door het plegen van fraude of om te voorkomen dat frauduleus handelen wordt goedgepraat. Dat begint bij de top, door het uitdragen van normen en waarden van de organisatie, het geven van het goede voorbeeld en de open communicatie hierover. Medewerkers informeren en prikkelen om er voor te zorgen dat medewerkers de visie op frauderisico’s kennen. Fraudebewustzijn als periodiek onderwerp organisatie breed aandacht geven. Dit doen we met ‘hard controls’ en met ‘soft controls’. Er is een BAR-personeelshandboek d.d. 17-2-2021. Dit handboek is opgenomen in weten en regelen op bar plaza en voor iedereen toegankelijk.

7

NOTA MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK

Albrandswaard December 2021 – GV 421027

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 2 1.1 Een overkoepelend kader .......................................................................................................... 2

2.

Rechtmatigheid ........................................................................................................................... 2 2.1 Definities.................................................................................................................................... 3 2.2 Misbruik en oneigenlijk gebruik ................................................................................................ 3

3. Integer handelen ............................................................................................................................. 4 3.1 Ons integriteitsbeleid ................................................................................................................ 4 3.2 Aanspreken en handhaven ........................................................................................................ 5 4. Misbruik en oneigenlijk gebruik in beleid en uitvoering ................................................................. 6 4.1 Beleidsvoorbereiding................................................................................................................. 6 4.2 Regelgeving ............................................................................................................................... 6 4.3 Uitvoering .................................................................................................................................. 6 4.4 Voorlichting/communicatie ....................................................................................................... 7 4.5 Controlebeleid ...........................................................................................................................

7 4.6 Maatregelenbeleid .................................................................................................................... 7 4.7 Verantwoording......................................................................................................................... 7 4.8 Evaluatie .................................................................................................................................... 8 5. Focus van de interne controle ......................................................................................................... 8 5.1 Risicovolle processen................................................................................................................. 8 5.2 Privacy en databeveiliging ......................................................................................................... 9 5.3 Integriteit inzake relaties ........................................................................................................... 9 5.4 Ondermijning ............................................................................................................................. 9 6. Samenvatting en conclusie ............................................................................................................

10 Bijlage 1 – relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik .............................................. 11

Pagina 1 van 11

1. Inleiding Misbruik en oneigenlijk gebruik is 1 van de 9 criteria waarop de jaarrekening van de gemeente wordt getoetst. Dit criterium dekt samen met het begrotingscriterium en voorwaardencriterium de financiële rechtmatigheid af. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, hierna RMV, zijn dit de criteria waarop het college de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoord aan de raad. In hoofdstuk 2 gaan we hier dieper op in. Dit criterium is, net als de andere criteria, niet nieuw. In de financiële verordening wordt aangegeven dat het college verantwoordelijk is voor het vastleggen van beleid en interne regels op dit gebied. In de financiële verordening van de gemeente Albrandswaard 2017 is het volgende opgenomen: Artikel 18 Financiële organisatie 1. Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d.

de te maken afspraken met de GR BAR over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; e. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, Deze nota geeft invulling aan de in lid 1e genoemde opdracht aan het college.

1.1 Een overkoepelend kader Het in deze nota geformuleerde beleid is een uiteenzetting van belangrijke uitgangspunten van de gemeente Albrandswaard om misbruik en oneigenlijk gebruik te bestrijden. De nota bevat op zich geen nieuwe regels. Het is een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand beleid. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Overigens zijn de meeste regelingen gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. De gemeente Albrandswaard moet voldoen aan deze wettelijke eisen. Deze nota kan daarom ook niet los worden gezien van de risicoanalyse fraude en integriteit.

2. Rechtmatigheid Rechtmatigheid is een van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente publieke gelden rechtmatig verwerft en besteedt. Haar vertegenwoordigers in het bestuur moeten erop toezien dat dit gebeurt. In de huidige situatie maakt het oordeel over de rechtmatigheid nog onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. Met ingang van het verslagjaar 2022 moet het College van burgemeester en wethouders zich rechtstreeks aan de raad verantwoorden over de financiële rechtmatigheid.

Pagina 2 van 11

Het college zal voor het bepalen van de financiële rechtmatigheid van haar handelen de volgende drie criteria moeten gaan toetsen: 1. Het begrotingscriterium Financiële beheershandelingen dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s, investeringen etc. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd.

2. Het Voorwaardencriterium Bij het voorwaardecriterium wordt getoetst of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de eisen en voorwaarden die worden gesteld in de interne en externe regelgeving. Deze hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Hier wordt getoetst of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen in een omgeving gericht op voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

2.1 Definities Het begrip misbruik en oneigenlijk gebruik wordt door de Commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid 2022 als volgt omschreven: Misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. In deze definities gaat het met name over misbruik en oneigenlijk gebruik door inwoners en bedrijven (extern). In het vervolg nemen we ook expliciet het mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik door ambtenaren (intern) mee. In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 is dit aangemerkt als fraude in het kader van de controle van de jaarrekening en wordt hier het volgende over geschreven: De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening.

Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.

2.2 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Pagina 3 van 11

Misbruik en oneigenlijk gebruik gaat zowel over mogelijkheden voor fraude, diefstal of andere vormen van zelfverrijking in de organisatie, ambtelijk en bestuurlijk, als over misbruik van regelingen door burgers, bedrijven en instellingen. In de praktijk zal vaak sprake zijn van samenspanning door externe partijen met één of meerdere personen binnen de gemeente. Bij alle processen waar sprake kan zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten in de kaders voor deze regelingen waarborgen zijn opgenomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Extern geldt dat geen middelen de deur uitgaan zonder toetsing aan geldende regelgeving. De gemeente Albrandswaard vindt het belangrijk dat o.a. de uitkeringen, subsidies en vergunningen naar de inwoners of bedrijven gaan die daar recht op hebben. Het is belangrijk dat ook de duur en hoogte van het bedrag juist is. Misbruik en oneigenlijk gebruik willen wij daarom tegengaan. Een bijzondere vorm van misbruik is ‘ondermijnende criminaliteit’. Een exacte definitie daarvan is moeilijk in een zin samen te vatten.

Grofweg betekent het de vermenging van de onderwereld en de bovenwereld, de sluipende bedreiging van de integriteit van het openbaar bestuur, overheidsambtenaren en bedrijfsleven, bedreigde bestuurders en ambtenaren, afpersingspraktijken, de innesteling van criminele fenomenen in buurten en woonwijken of het ontstaan van ‘vrijplaatsen’. Om misbruik te voorkomen moeten we niet alleen naar buiten kijken, maar ook naar ons eigen handelen. Intern gelden integriteitsregelingen, de ambtseed, functiescheiding in (financiële) processen, maar ook aanspreekgedrag en collegiale toetsing.

3. Integer handelen Het dichttimmeren van onze organisatie met procedures, systemen en structuren geeft nog geen garantie dat inwoners, bedrijven maar ook de eigen ambtenaren, collegeleden en raadsleden geen misbruik of oneigenlijk gebruik plegen. Bij de interne gerichtheid kijken we naar ons eigen handelen en maken we gebruik van de Integriteitsbeleid en de Ambtseed.

3.1 Ons integriteitsbeleid Ons integriteitsbeleid is vastgelegd in het BAR-Personeelshandboek (febr. 2021) en in “Hoofdstuk 3 – De ambtenaar en integriteit” beschreven. In bijlage 1 van het BAR-Personeelshandboek worden de gelden integriteitsnormen en de daarbij behorende plichten verder uitgewerkt. Dit beleid is vastgesteld binnen de BAR-organisatie. Wanneer er door medewerkers van de BAR-organisatie gehandeld wordt in strijd met de geldende integriteitsnormen heeft dit echter een direct gevolg voor de rechtmatigheid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeente. Daarom is het van belang om ook deze beleidsregels mee te nemen in deze notitie. Een overheidswerkgever is op grond van artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017 verplicht een integriteitsbeleid te voeren. Het integriteitsbeleid richt zich op:  het bevorderen van goed ambtelijk handelen;  het bevorderen van integriteitsbewustzijn;  het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie. Het integriteitsbeleid bestaat onder andere uit het zorgen voor duidelijke normen (rechten en plichten) en het scheppen van randvoorwaarden voor werknemers om zich aan deze normen te houden.

Hiervoor zijn door de werkgever de volgende regelingen vastgesteld:  de gedragscode (voor goed ambtelijk handelen);  de regeling ambtseed of belofte;  de regeling nevenwerkzaamheden;  de regeling melding financiële belangen(verstrengeling); Pagina 4 van 11

 

de regeling melden vermoeden misstand (klokkenluidersregeling); het privacyreglement.

Om het integriteitsbewustzijn te bevorderen is integriteit onderwerp van gesprek in het introductietraject voor nieuwe werknemers, het werkoverleg en het “goede gesprek”. Tijdens het introductietraject wordt aan de hand van dilemma’s het bewustzijn over integriteit bij werknemers bevorderd. Werknemers leggen vervolgens de eed of belofte af en ondertekenen de gedragscode. De getekende gedragscode wordt opgenomen in het digitale personeelsdossier van de werknemer. Overige acties om integriteit te verankeren zijn:  het registreren en publiceren van nevenfuncties van de directie;  het controleren van echtheid van originele documenten en referenties tijdens het wervingsen selectieproces, het voorleggen van relevante integriteitsdilemma’s aan kandidaten tijdens het sollicitatiegesprek en het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor kandidaten die in dienst treden en werknemers die een andere functie binnen de organisatie gaan bekleden;  het aanwijzen van vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit, het rapporteren over aantallen en aard van meldingen, het bespreken van meldingen met de directie en het trainen en bijscholen van de vertrouwenspersonen;  het periodiek evalueren van het integriteitsbeleid.

3.2 Aanspreken en handhaven Gedragsafspraken werken alleen binnen een cultuur waarin aanspreken normaal is en waarin gehandhaafd wordt bij overtreding. 3.2.1 Bespreekbaarheid De bespreekbaarheid van standpunten, gevoelens, dilemma’s en overtredingen is een kernfactor in een cultuur waarin kernwaarden gezamenlijk ervaren worden. Voor een waarde als integriteit geldt dit in het bijzonder. Naarmate mensen binnen de organisatie meer ruimte krijgen om over morele zaken te spreken, doen zij dat ook en leren zij meer van elkaar. De manier om dit te bevorderen is door te zorgen dat het gesprek over integriteit gaande blijft. Om ruimte te creëren voor lastige gesprekken, om nadrukkelijk elkaar ‘uitdagend te bevragen’. Klokkenluiden Mocht onverhoopt een situatie ontstaan waarin een medewerker zich desondanks niet vrij voelt dit gesprek aan te gaan, dan resteert er een laatste middel. Als het vermoeden is dat een misstand speelt die niet in een cultuur van openheid besproken kan worden, dan vragen we de medewerker dit kenbaar te maken of bij zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon, maar het hoe dan ook op tafel te leggen. Hiervoor kennen we de regeling melding vermoeden mistanden, ‘de klokkenluidersregeling’. (bijlage1.5 van het Personeelshandboek) 3.2.2 Handhaving Sluitstuk is de handhaving van gedrag.

Uiteindelijk zien we hoe belangrijk we een norm vinden in de mate waarin we bereid zijn tot handhaving daarvan, in de waardering en beloning van gewenst gedrag en de sanctionering van ongewenst gedrag en de mate waarin er wordt geleerd van (bijna)fouten, incidenten en ongelukken. Waar nodig nemen we maatregelen, met als ultieme sanctie schorsing op basis van artikel 11.4 van de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties 2020 en van de CAO gemeenten 2020.

Pagina 5 van 11

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik in beleid en uitvoering Zoals in hoofdstuk 2 gesteld richten de definities van misbruik en oneigenlijk gebruik zich vooral op het misbruik door derden van publieke middelen. Het is aan ons om waarborgen aan te brengen om dit te voorkomen. Voor activiteiten die vatbaar zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik, geven we hieronder handvatten om op verschillende niveaus waarborgen in te richten, ter voorkoming of vermindering van het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit vormt een handleiding voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik in onze regelgeving en uitvoering. Zowel beleidsmakers, juristen, inkopers als controllers hanteren dit als richtsnoer bij hun werkzaamheden. We kiezen voor een procesmatige benadering, waarbinnen acht stappen worden onderscheiden, te weten: 1. Beleidsvoorbereiding 2. Regelgeving 3. Uitvoering 4. Voorlichting/communicatie 5. Controlebeleid 6. Maatregelenbeleid 7. Verantwoording 8. Evaluatie Hierna worden de verschillende stappen toegelicht.

4.1 Beleidsvoorbereiding In de planfase wordt beleid opgesteld en worden verordeningen of subsidieregelingen voorbereid. Bij het opstellen van de regelingen zorgen wij ervoor dat wij de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik minimaliseren. Medewerkers moeten zich zo vroeg mogelijk in het beleidsproces al afvragen of er sprake is van een voor misbruik en oneigenlijk gebruik gevoelig beleidsterrein. In paragraaf 5.1 noemen we een aantal risicogebieden.

4.2 Regelgeving Regelgeving moet zo min mogelijk ruimte bieden voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit bereiken we door heldere definities, een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en het opnemen van rechten, plichten en voorwaarden. In de regelgeving wordt ook opgenomen welke maatregelen of sancties worden toegepast bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarnaast dienen in beschikkingen altijd (indien van toepassing) de volgende punten te worden vermeld:  rechten;  plichten;  voorwaarden en  mogelijke maatregelen of sancties.

4.3 Uitvoering Misbruik en oneigenlijk gebruik speelt met name bij die activiteiten waarbij de informatie van derden/belanghebbende van groot belang is voor het verlenen of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Processen waarbij gevoeligheden spelen, moeten voldoende maatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid, volledigheid en prestatielevering te toetsen van de door belanghebbende verstrekte gegevens. Hoe we dit organiseren leggen we vast in de procesbeschrijvingen. Regelmatig wordt door verantwoordelijken getoetst of wordt gewerkt conform de procesbeschrijving. De checks worden zichtbaar vastgelegd. Pagina 6 van 11

Wij zorgen ervoor dat een medewerker goed nagaat of door de inwoner(s) of bedrijven aan de voorwaarden van bijvoorbeeld een subsidie of uitkering is voldaan. De door de klant of het bedrijf aangeleverde gegevens worden – indien mogelijk – geverifieerd. Deze toetsing wordt ook vastgelegd. Voordat wordt beschikt en/of uitbetaald, controleert een andere medewerker of deze werkzaamheden zichtbaar, volledig en juist zijn uitgevoerd (vier-ogen- principe). Op deze wijze worden toereikende controles uitgevoerd op het waarborgen van de getrouwheid en rechtmatigheid.

4.4 Voorlichting/communicatie Voorlichting geven heeft een preventieve werking en is, in dit kader, vooral van belang om misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling te voorkomen en te ontmoedigen. Bij het beschrijven van de processen zal standaard aandacht worden gevraagd voor het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. Door het onderwerp misbruik en oneigenlijk gebruik als vast onderdeel op te nemen in (start)gesprekken van de Verbijzonderde Intern Controle (VIC) houden we de interne communicatie over dit onderwerp levend.

4.5 Controlebeleid Zoals hierboven beschreven, zijn belangrijke ‘checks’ geïmplementeerd in de dagelijkse uitvoering en het management en monitoring daarvan. In control termen praten we dan over de Interne Controle binnen de eerste en tweede lijn. Daarnaast toetst periodiek de VIC in de derde lijn, de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit doen we op basis van een risico gedreven controle aanpak. Basis hiervoor is het door het college jaarlijks vast te stellen Interne Controleplan, waarin duidelijk aandacht is voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Over de uitvoering van het Interne Controleplan wordt tweemaal per jaar, met bevindingen en aanbevelingen, gerapporteerd aan de DR van de BAR-Organisatie en aan het college. Op termijn is doelmatigheid ook uitdrukkelijk onderdeel van de focus van de VIC. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de toets op misbruik en oneigenlijk gebruik een van de voorwaarden waaraan het college de uitvoering van haar taken toetst op rechtmatigheid. Daarmee komt dit onderwerp nog nadrukkelijker op de agenda van college en gemeenteraad.

4.6 Maatregelenbeleid Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik, is een adequaat maatregelenbeleid vereist dat aansluit op de regelgeving. Als norm hierbij wordt gehanteerd, dat tenminste het behaalde voordeel wordt weggenomen. Afhankelijk van de ernst van de situatie, wordt in voorkomende gevallen aangifte gedaan. Van het strikt toepassen van het maatregelenbeleid gaat ook een preventieve werking uit. Aandachtpunten hierbij zijn:  dat bepalingen met betrekking tot sancties en maatregelen moeten worden opgenomen in de desbetreffende verordening c.q. regeling;  dat het maatregelenbeleid (zo nodig) nader wordt uitgewerkt in een aanvullende regeling;  het waarborgen dat het maatregelenbeleid in gelijke gevallen op gelijke wijze wordt toegepast;  dat bij de voorlichting ook aandacht wordt besteed aan het maatregelenbeleid. In geval van fraude (misdrijf) wordt in beginsel aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie.