19. Raadsinformatiebrief 2021 421024 invoering Rechtmatigheidsverantwoording, BAR managementletter 2021, verbijzonderde Interne Controle plan 2022.pdf

Gemeenteraad van Albrandswaard p/a de griffie

Uw brief van:Uw kenmerk: Bijlage(n): 5

Ons kenmerk: 421024 Contact: Rob van der Stoel Doorkiesnummer: E-mailadres:r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl Datum: 21 december 2021

Betreft: : Invoering vernieuwde Rechtmatigheidsverantwoording, ML 2021, VIC Plan 2022.

Geachte raadsleden, Inleiding

In oktober jl. heeft de interim controle door de accountant plaatsgevonden. De managementletter 2021 is geschreven. Het jaarplan Verbijzonderde Interne Controle 2022 is opgesteld. Het eerste jaarplan dat uiting gaat geven aan de Rechtmatigheidsverantwoording die vanaf boekjaar 2022 ingevoerd wordt. Over het boekjaar 2021 wordt proefgedraaid met de invoering van die Rechtmatigheidsverantwoording. In 2022 is het verplicht om een nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik te hebben en een notitie Risicoanalyse, Fraude en Integriteit up-to-date te houden. Voorgaande is in 5 documenten verwerkt, deze zijn als bijlagen opgenomen. Er is onderlinge samenhang. Met deze informatiebrief willen wij u die samenhang tonen. Op alle 5 de thema’s gaan wij kort in. Stand van zaken

Rechtmatigheidsverantwoording In de afgelopen periode is gewerkt aan het optimaliseren van een aantal zaken met betrekking tot financiële rechtmatigheid. Met het oog op de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording zijn stappen gezet en is het boekjaar 2021 als proefjaar aangemerkt. De achterliggende reden van de invoering van een proefjaar is dat er draagvlak wordt gecreëerd en de inpassing in het bestaande proces kan worden getoetst. Zo kunnen knelpunten gesignaleerd en opgepakt worden nog voor de invoering een wettelijke verplichting wordt vanaf boekjaar 2022. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zullen mee moeten groeien met de ontwikkelingen.

Hofhoek 5 - 3176 PD Poortugaal - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Het jaarplan Verbijzonderde Interne Controle 2022 Het Voorwaardencriterium, het Begrotingscriterium en het Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium zijn de criteria die gebruikt worden om de financiële rechtmatigheid te toetsen. Vanuit dat perspectief is een risicoanalyse gemaakt en zijn de processen geselecteerd van grote financiële omvang of waar in het verleden fouten zijn geconstateerd. Die processen zijn opgenomen in het controleplan 2022. De basis is interne controle in de lijn, dat wordt in 2022 vastgehouden en uitgebouwd. Verbijzonderde Interne Controle kan dan door ontwikkelen naar een ware derdelijns activiteit en vanuit onafhankelijke positie de financiële rechtmatigheid toetsen. De managementletter 2021 De accountant geeft een positief beeld af en neemt kennis van het feit dat er binnen de lijn interne controles worden uitgevoerd op een eenduidige wijze met overzichtelijke rapportages. De accountant ziet dat hiermee de meerwaarde van de Verbijzonderde Interne Controle groeit en ook daar is dit jaar gewerkt aan eenduidige vastlegging en deugdelijke onderbouwing. Er is kennis genomen van het beleid op prestatielevering. De follow-up op de aanbevelingen wordt tweemaal per jaar verwerkt in de rapportage Verbijzonderde Interne Controle.

Risicoanalyse, Fraude en Integriteit Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt een frauderisicoanalyse op. Control heeft als taak de jaarlijkse actualisatie te coördineren. Het is belangrijk dat het onderwerp frauderisico en integriteit periodiek op de agenda staat en onderwerp is van gesprek van het bestuur, directie, management en medewerkers onderling. De frauderisicoanalyse is vanaf 2022 vast onderdeel van het controle plan Verbijzonderde Interne Controle. In de halfjaarlijkse rapportages komen de bevindingen op dit onderwerp terug als vast onderdeel. Misbruik & Oneigenlijk gebruik De nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik geeft invulling aan artikel 11 lid 2 van de Financiële Regeling van de BAR-organisatie. De nota bevat op zich geen nieuwe regels. Het is een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand (gemeente)beleid. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Belangrijke ‘checks’ zijn geïmplementeerd in de dagelijkse uitvoering en het management en monitoring daarvan. Over de uitvoering van het Interne Controleplan wordt tweemaal per jaar, met bevindingen en aanbevelingen, gerapporteerd.

Vervolg Graag willen we u tijdens een auditcommissie verder informeren over alle veranderingen die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met zich mee brengt.

Vertrouwende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd.

BIJLAGEN:

1. 2. 3. 4. 5.

Rechtmatigheidsverantwoording proefjaar 2021 Albrandswaard Het jaarplan Verbijzonderde Interne Controle 2022 Albrandswaard De Managementletter 2021 BAR en Albrandswaard Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2021 Albrandswaard Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2021 Albrandswaard

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de adjunct-secretaris, de burgemeester,

Marcel Schoonen

drs. Jolanda de Witte

Hofhoek 5 - 3176 PD Poortugaal - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

2021

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording PROEFJAAR 2021

GreenValley nummer 421024

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 2

2.

Wat is rechtmatigheidsverantwoording...................................................................................... 3

2.1.

Wat is het doel en meerwaarde van de rechtmatigheidsverantwoording ............................. 3

3.

Wat gaat er veranderen .............................................................................................................. 4

4.

2021 volledig proefjaar ............................................................................................................... 5

5.

Invoeringsvoorwaarden voor de rechtmatigheidsverantwoording ............................................ 6

6.

Verantwoordelijkheden............................................................................................................... 9

7.

Actielijst en planning ................................................................................................................. 11

1

1. Inleiding Met de wettelijke invoering van rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) moeten Colleges van gemeenten en provincies én dagelijks besturen van gemeenschappelijke regelingen zélf een rechtmatigheids- verantwoording opstellen over het boekjaar 2022. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk. Een overheid hoort te voldoen aan weten regelgeving. Daarom geeft sinds de introductie van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’) in 2004 de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van een gemeente een verklaring over het getrouw beeld én over de rechtmatigheid. De invoering van dit rechtmatigheidsoordeel leidde tot opschoning van de eigen gemeentelijke verordeningen en gaf een impuls aan een verbetering van het financieel beheer bij gemeenten. Bij de evaluatie van het besluit BBV in 2013 heeft de commissie BBV een advies 3 gegeven aan het ministerie van Binnenlandse Zaken om de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording neer te leggen bij het college.

Dit is overgenomen door de commissie Depla en is onderdeel van de voorliggende wetswijziging. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2022 het college een verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid. Dit past in de tijdgeest waarin de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Het college is zich hierdoor nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. (Kadernota Rechtmatigheid 2022 Commissie BBV.)

In deze notitie geven we invulling aan de invoering van een proefjaar in het boekjaar 2021. De achterliggende reden voor het invoeren van een proefjaar ligt in het gegeven dat we hiermee draagvlak willen creëren en inpassing in het bestaande proces willen toetsen. Zo signaleren we knelpunten en kunnen we werken aan oplossingen voordat de wettelijke verplichting aan de orde is. Algemene opmerking/ disclaimer Onderstaand stuk is opgesteld om de invoering van het proefjaar van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk maken. We stellen wel vast dat de invulling niet altijd overeenstemt met de invulling van rollen en taken zoals die nu zijn vormgegeven. Gedurende het eerste halfjaar 2022 zal een aantal vastgestelde principes wel tegen het licht gehouden moeten worden.

2

2. Wat is rechtmatigheidsverantwoording Definitie: Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is de verantwoording dat budgetten rechtmatig besteed worden, ofwel dat de organisatie handelt in lijn met (financiële) wet- en regelgeving. Bij de verantwoording op rechtmatig handelen wordt er op drie criteria getoetst: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen organisaties zelfstandig verantwoording af over de naleving van wetgeving ten aanzien van de uitgaven in de jaarrekening. Ingaande het verantwoordingsjaar 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Voor de duidelijkheid en leesbaarheid van dit stuk zullen we alleen spreken over gemeente, College en Raad.

2.1. Wat is het doel en meerwaarde van de rechtmatigheidsverantwoording Het eerste doel van rechtmatigheidsverantwoording is dat de gemeente kan verantwoorden dat budgetten rechtmatig zijn besteed. Anders gezegd: dat de gemeente aantoonbaar rechtmatig handelt in lijn met de (financiële) wet- en regelgeving.  Een expliciete rechtmatigheidsverantwoording onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het College;  Het kan een kwaliteit verhogend effect op de (financiële) bedrijfsvoering bij de gemeente hebben;  De methodiek sluit bovendien aan bij de maatschappelijke trend, waarbij besturen verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dus hét moment om aan de slag te gaan met:  Het verbeteren van de interne beheersing via 3 lines of defence.  Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces.  Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

3

3. Wat gaat er veranderen Een grote verandering is de nieuwe verantwoordelijkheid van het College. Om die verandering tot stand te brengen zijn stappen te zetten. Wat moet er gebeuren? 1. Ingaande 2022 moet elke gemeente zelf de rechtmatigheidsverklaring opstellen bij de jaarrekening, waar dat voorheen door de accountant werd gedaan. De accountant geeft nog wel het getrouwheidsoordeel of dit op een goede manier is uitgevoerd. 2. Met deze nieuwe verantwoordelijkheid moet het College aantoonbaar maken dat de organisatie rechtmatig handelt. Aantoonbaar betekent onderbouwen met informatie (dossieropbouw). En dat is makkelijker in dit artikel getypt dan gedaan. Want hoe doe je dat precies in een organisatie waar verschillende medewerkers op verschillende niveaus verantwoordelijk zijn voor soms wel tientallen verschillende processen? 3. De grootste verandering als gevolg van de invoering van rechtmatigheidsverantwoording is het met elkaar herijken/inrichten/vastleggen van de interne controles en processen, zodat het College ook echt kan laten zien dat de organisatie rechtmatig handelt. Niet alleen de bedrijfskundige verandering, maar juist ook de verandering in cultuur (houding en gedrag van ons allemaal) is hier aan de orde. 4. Het College moet vooraf bij de Raad een jaarlijkse controleplan presenteren en eventuele aanvullende onderwerpen bij hen ophalen. 5.

De halfjaarlijks op te stellen rapportage VIC, wordt ter vaststelling aangeboden aan College en (desgewenst in couleur locale) ter kennisgeving aan de Raad doorgeleid. Er moet ook worden gerapporteerd over Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Dit wordt onderdeel van de VICrapportage. 6. De accountant stelt jaarlijks een managementletter op welke ingaande boekjaar 2022 wordt voorzien van een bijlage per entiteit wordt aangeboden aan College en Raad. De managementletter wordt in 4-voud aangeboden aan de DR waarna de doorgeleiding naar de verschillende entiteiten plaatsvindt. 7. Voor de start van de accountantscontrole (in opdracht van de Raad) stelt het College de (concept)jaarrekening vast inclusief de rechtmatigheidsverantwoording en overhandigt deze aan de accountant. 8. Het College presenteert zelf de jaarrekening aan de Raad met daarin de rechtmatigheidsverantwoording. De uitwerking van de constateringen in de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwerkt in de paragraaf bedrijfsvoering. Naast een toelichting op de bevindingen wordt eveneens een verbeterplan opgenomen om herhaling te voorkomen. De accountant gaat in het accountantsverslag alleen in op het getrouwe beeld. 9. Alle bovenstaande veranderingen zorgen er voor dat een aantal zaken aangepast moeten worden. Het gaat om de Financiële verordening, Spoorboekje P&C, Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik, Bestuurlijke planning.

Ook het statuut van de (concern)controller zal tegen het licht gehouden moeten worden.

4

10. Verbonden partijen die een deelverantwoording af moeten leggen als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente zullen hiertoe tijdig de gegevens moeten aanleveren. Accounthouders moeten hiervoor afstemming zoeken en afspraken maken.

4. 2021 volledig proefjaar In 2019 werd duidelijk dat de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd zou gaan worden, allereerst over het boekjaar 2021. Vanwege de complexe wetgeving en uitvoering is in het voorjaar van 2021 de invoering uitgesteld naar 2022. Een aantal nieuwe termen, maar ook vertrouwde termen gaan we tegenkomen. We werken ze eerst uit om geen definitieverwarring te laten ontstaan. 4.1. Terminologie Verantwoordingsgrens/ Goedkeuringstolerantie De verantwoordingsgrens is al door de Raad vastgesteld in het controleprotocol 2021-2024 en is voor financiële onrechtmatigheid vastgesteld op 1% van de lasten na bestemming van de reserves. Opgenomen financiële fouten hebben niet langer invloed op het oordeel van de accountant, deze geeft alleen een verklaring af op het getrouwe beeld van de cijfers inclusief de rechtmatigheidsverantwoording zelf. Rapporteringsgrens College Het College blijft rapporteren over alle financiële afwijkingen met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid conform de Financiële Verordening (nu van € 25.000 en groter) in de rechtmatigheidsverantwoording. Rapportagetolerantie accountant De accountant controleert de jaarrekening met een lagere rapportagetolerantie dan de rapporteringsgrens van 1%.

De accountant hanteert een zogenoemde afslag om bij het vaststellen van financiële fouten (in de buurt van de verantwoordingsgrens) niet direct de omvang van de steekproef uit te hoeven breiden. Normenkader Is het geheel van wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen die binnen het bereik van de controle vallen. Hierbij is het uitgangspunt dat de regelgeving gebaseerd moet zijn op financiële beheerhandelingen. Op basis van een risico-inventarisatie is bepaald welke processen hier onder vallen. Interim controle De controle van de accountant gericht op de processen zoals die in de organisatie zijn uitgevoerd. Vaststelling van opzet, bestaan en werking van financieel omvangrijke of risicovolle processen. Managementletter Het rapport van bevindingen en aanbevelingen zoals dat door de accountant wordt opgemaakt op basis van de uitkomsten van de interim controle. De interim controle vindt plaats in het 4de kwartaal van een lopend boekjaar en loopt vooruit op de controle op de jaarrekening. De managementletter wordt met gemeentelijke bijlagen opgesteld. VIC jaarplan/ controleplan Het plan dat voorafgaand aan een kalenderjaar wordt opgesteld en vastgesteld door Colleges en DB-BAR. In dit plan zijn de speerpunten opgenomen die binnen het bereik van de Verbijzonderde Interne Controle van dat jaar vallen.

De processen worden gebaseerd op financiële omvang, fouten of bijzonderheden uit voorgaande jaren, wensen vanuit de Raad en is afgestemd vooraf met de (gemeente) controller.

5

VIC halfjaarverslag Het halfjaarverslag geeft een overzicht van de getoetste processen, bevindingen en aanbevelingen en is vooraf afgestemd met de (gemeente) controller. Dit rapport geeft ook een overzicht van de bevindingen en aanbevelingen van het voorgaande jaar en gaat in op de uitwerking van de aanbevelingen. Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium wordt getoetst of de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen binnen de eisen en voorwaarden die worden gesteld in de interne en externe regelgeving. Deze hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Begrotingscriterium Financiële beheerhandelingen dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende (sub)programma’s, investeringen etc. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de Raad is gerespecteerd. Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium Hier wordt getoetst of de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen in een omgeving gericht op voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De nadere uitwerking vindt plaats in een beleidsnota.

Deze nota geeft een overkoepelend beeld van alle afzonderlijk vastgestelde beleidsregels en gaat in op de wijze waarop dit thema nader wordt uitgewerkt en verslagen in de VIC. Financial control Financial control toelichten. Wat bedoelen we in deze notitie met Financial control – volgens mij vooral budgetbeheer en rechtmatigheid in lijn van de fin. verordening, budgethouderregels en mandaatbesluit. Spoorboekje Het spoorboekje geeft de planning aan voor de P&C producten.

5. Invoeringsvoorwaarden voor de rechtmatigheidsverantwoording In dit hoofdstuk willen we ingaan op de visie op de rechtmatigheidsverantwoording en een aantal verantwoordelijkheden belichten. 5.1. Interne controle Interne controle speelt zich af in de lijn. De lijn is verantwoordelijk voor het op orde hebben en houden van de processen. Proceseigenaren en procesbeheerders zijn daartoe aangewezen. De primaire toets op de juridische en financiële juistheid van de uitvoering van de processen is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. Het steeds op orde hebben en houden van het proces in de uitvoering is de verantwoordelijkheid van de procesbeheerder. Op orde hebben en houden van processen is een steeds terugkerend onderwerp op de agenda van een team. Wets- en andere wijzigingen die invloed hebben op het proces worden gesignaleerd. Procesplaten zoals die in de I-Server zijn vastgelegd worden steeds getoetst op de uitvoering in de praktijk en de mogelijke wets- en andere relevante wijzigingen die effect hebben op het proces. Procesbeschrijvingen zijn up-to-date. Interne controle krijgt vorm en inhoud door de samenwerking met Concerncontrol te zoeken. Voor processen die in de VIC worden opgenomen bepaalt Concerncontrol op welke wijze de steekproef vorm en inhoud krijgt. De interne controle van deze processen wordt zowel binnen de lijn als aan Concerncontrol verantwoord. 6

Voor processen die niet direct binnen de VIC worden opgenomen kan eveneens in samenspraak met Concerncontrol de interne controle worden opgezet. Concerncontrol zal dan de kennis en kunde inbrengen om een goede interne controle vorm te geven. Daarnaast kan Concerncontrol de medewerker coachen in het uitvoeren van die controles, beschrijven van bevindingen en aanbevelingen en het sturen op de voortgang daarvan. Ook hier geldt dat de interne controle primair is bedoeld voor verbeteringen in de lijn en de verantwoording daarvan wordt afgelegd aan de manager/ proceseigenaar. 5.2. Verbijzonderde interne controle Verbijzonderde Interne Controle kenmerkt zich door de onafhankelijke uitvoering en ligt bij Concerncontrol. Het betreft een onafhankelijke toets op de opzet, bestaan en werking van processen zoals die in de lijn worden uitgevoerd en vastgelegd. In het normenkader is alle wet- en regelgeving (en de verordeningen) opgenomen die financiële beheerhandelingen in zich hebben. Daarnaast is het normenkader gebaseerd op die processen die jaarlijks in het VIC plan worden opgenomen. De processen zijn geselecteerd op basis van een risicoanalyse van de begroting, waarbij de grootste financiële stromen zijn vastgesteld.

Ook processen die op basis van een risicoanalyse worden opgenomen of processen waarbij in het verleden (financiële) onrechtmatigheden zijn vastgesteld maken deel uit van de VIC. 5.3. Financial control Huidige situatie Voor dit plan, vooral gericht op pilotjaar 2021, wordt kortheidshalve volstaan met het (op hoofdlijnen) beschrijven van de wijze waarop de rollen op het gebied van financial control op dit moment binnen onze organisatie georganiseerd zijn. Binnen de BAR-organisatie werken we met integraal management. De budgethouders zijn zelf verantwoordelijk voor financial control. Ze worden hierin gefaciliteerd en geadviseerd door het Cluster Financiën (o.a. de financieel adviseurs, P&C-teams en de financiële administratie). De manager Financiën is het hoofd van de financiële afdeling. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de financiële planning (P&C cyclus) en de financiële administratie. Hij informeert de organisatie, management en bestuur over de financiële gegevens. Hij verzorgt de toewijzingen van de budgetten aan verschillende clusters en faciliteert en adviseert de budgethouders over de uitgaven (d.m.v. financieel adviseurs). Tevens is de manager Financiën adviseur van de directie van de BAR, en op verzoek van de drie wethouders Financiën en de colleges. Strategisch Business Adviseur is een financieel technisch adviseur die de leiding kan nemen in grotere projecten.

Senior financieel adviseur met helikopterview en oog voor de specifieke business. De gemeentecontroller heeft de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording; is (gemandateerd) opdrachtgever aan de GR BAR-organisatie en heeft tevens een onafhankelijke adviesrol richting het management c.q. bestuur van de gemeente. Hij kijkt met enige afstand naar besluitvormingsprocessen en inhoudelijke afwegingen en kan met helicopterview scherpte aanbrengen, ook financieel. De wijze waarop deze rol op dit moment wordt ingevuld is situationeel (zowel organisatie- als persoonsafhankelijk). Er wordt daarom gewerkt aan een gezamenlijke visie op (gemeente)control en een statuut gemeentecontroller.

7

Het gemandateerd opdrachtgeverschap dan borgen in het statuut van de gemeentecontroller als nadere uitwerking van de Organisatieregeling en directiestatuut BAR organisatie 2020. Motivatie is dat de onafhankelijke positie van de concerncontroller extra geborgd is door de onafhankelijke positie van zijn opdrachtgevers, zijnde de gemeentecontrollers. Met het gemandateerd opdrachtgeverschap kan gemeentecontrol invulling geven aan de verantwoordelijkheid van de rechtmatigheidsverantwoording en de benodigde onafhankelijke onderzoeken zoals het VIC jaarplan / controleplan. De hoofden Bureau Bestuursondersteuning/ Regieteam hebben al een inhoudelijke verantwoordelijkheid wat betreft realisatie van de (politiek)bestuurlijke doelen waardoor de onafhankelijkheid in het geding kan komen. Concerncontrol zorgt dat in de organisatie de juiste instrumenten voor sturing en beheersing worden ontwikkeld en gehanteerd en ondersteunt hierin de business en de ondersteunende afdelingen die de informatie verzorgen (voorwaardenscheppend, adviserend en toetsend). Uitdagingen voor het samenspel Bij rechtmatig handelen en financial control is “het samenspel” tussen budgethouders, cluster Financiën en control (concern- en gemeentecontrol) essentieel. Het bewustzijn en besef van (rechtmatig)budgetbeheer bij de budgethouder is een permanent aandachtspunt.

Financieel adviseurs kunnen hierin een stimulerende rol spelen en de budgethouders uitdagen tot het maken van analyses en het leren om voorspellende inschattingen te doen op de budgetten waar ze als budgethouder ook daadwerkelijk invloed op hebben. Met name over de diepgang waarmee het gesprek over financiële rechtmatigheid met de budgethouders wordt gevoerd, kan verschillend worden gedacht. Financieel advies is geen verplicht onderdeel binnen het besluitvormingsproces. Ook hiervoor geldt het uitgangspunt dat de (integraal) manager zijn eigen afwegingen maakt in het al dan niet betrekken c.q. overnemen van het advies van de financieel adviseur. Dit betekent in de praktijk dat het advies van financiën niet altijd betrokken wordt in de integrale afweging. Bestuurders zijn zich (mede hierdoor) ook niet altijd bewust van de (financiële) gevolgen van een besluit. Bij het opstellen van een advies zou het goed zijn de volgende stappen verplicht op te nemen: - Altijd advies vragen als er financiële componenten in het advies zitten; - Het advies van Financiën verplicht opnemen in het advies; - Het advies van Financiën afwegen en betrekken in eind advies; - Hoofd BBO/ gemeentecontroller sturen een advies terug naar steller als het financieel advies niet is opgenomen.

De rechtmatigheidsverantwoording, waarbij de controlerende taak op de financiële rechtmatigheid van transacties extra aandacht van de gemeenteraad gaat krijgen, dwingt ons als organisatie (opnieuw) na te denken over rollen en verantwoordelijkheden binnen financial control. Het ligt daarbij voor de hand dat we als organisatie de ontwikkeling willen doormaken dat we de financiële beheersing meer aan de voorkant (preventief) willen organiseren, dan aan de achterkant fouten moeten herstellen (defectief). In plaats van het optuigen van (nog) meer administratieve oplossingen, lijkt juist het inzetten op het verbeteren van het samenspel tussen alle actoren binnen financial control noodzakelijk. Dit vraagt de komende tijd om een herdefiniëring van integraal management en (de rollen binnen) financial control. En nader onderzoek naar wat er nodig is om dit te bereiken, inclusief de hiervoor benodigde competenties en capaciteit. De nader te voeren discussie is als actiepunt opgenomen in de bijlage.

8

5.4. Verbonden Partijen Verbonden partijen gaan een deelverantwoording aan de gemeente verstrekken op het moment dat deze verbonden partijen handelen met geld dat rechtstreeks uit de begroting van de gemeente komt. De deelverantwoording wordt tijdig aan de gemeente aangeboden, zodat de uitkomsten opgenomen kunnen worden in de jaarrekening/ rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Een eerste analyse heeft plaatsgevonden en is afgestemd met de accountant als het gaat om de juiste categorisering van de verbonden partijen. De verbonden partijen die aan de gemeente een deelverantwoording afgeven zijn bijvoorbeeld de GR BAR-organisatie, GR Jeugdhulp Rijnmond.

6. Verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het beheer van processen en budgetten ligt in de lijn. De afdelingen kunnen rekenen op ondersteuning van diverse teams en afdelingen te denken aan Concerncontrol, Financiën, Juridische Zaken e.d.. Het uiteindelijk opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de communicatie daarover met het College ligt bij de controllers. 6.1. Integraal manager De manager is integraal verantwoordelijk voor alle zaken die de organisatie van het werk betreffen: personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting (PIJOFACH). Daarnaast is de manager aangewezen als proceseigenaar. 6.2. Concerncontroller De concerncontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording van de GR BAR-organisatie op. Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening GR BAR-organisatie en wordt aan de directieraad en dagelijks bestuur aangeboden zodat het dagelijks bestuur kan besluiten de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording ter beoordeling/controle voor te leggen aan de accountant. De concerncontroller haalt jaarlijks extra/aanvullende aandachtspunten voor de VIC op bij het DB. De concerncontroller is het vaste aanspreekpunt voor de accountant tijdens de interim controle en bij de controle op de jaarrekening.

De concerncontroller heeft hier een goede samenwerking met de manager Financiën en gemeentecontroller voor nodig. Contractueel en meerwerkdiscussie via Concerncontrol als contractmanager. 6.3. Gemeentecontroller De gemeentecontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente op. Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening en wordt aan het College aangeboden zodat het College kan besluiten de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording ter beoordeling/ controle voor te leggen aan de accountant. De gemeentecontroller haalt jaarlijks extra/ aanvullende aandachtspunten voor de VIC op bij de Auditcommissie. De gemeentecontroller is het vaste aanspreekpunt voor de accountant tijdens de controle op de jaarrekening. De gemeentecontroller heeft hier een goede samenwerking met de manager Financiën en concerncontroller voor nodig. 6.4. Manager Financiën De manager Financiën is verantwoordelijk voor de P&C-cyclus. Samen met de controllers is de manager Financiën het aanspreekpunt voor de accountant tijdens de controle op de jaarrekeningen.

9

6.5. Financieel-adviseur en Strategisch Business Adviseur Inhoudelijk financieel advies om tot een goed integraal advies te kunnen komen. Doorontwikkeling van de adviesrol. De SBA heeft een overall beeld van het integraal gemeentelijk financieel beeld. 6.6. Wethouder De wethouder Financiën/ voorzitter bedrijfsvoering BAR-organisatie presenteert namens het College of dagelijks bestuur het controleplan, de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, aan de Raad. 6.7. Auditcommissie De Auditcommissie/ Commissie Planning & Control kan aan de gemeentecontroller aandachtspunten meegeven die betrokken worden bij de controles als het gaat om de begrotingsrechtmatigheid of VIC. Dit betekent dat de Auditcommissie jaarlijks het VIC controleplan beoordeelt en eventueel aanvullende aandachtspunten meegeeft. 6.8. Griffie De Griffie maakt het mogelijk om met de auditcommissie het jaarplan VIC te bespreken en eventuele aandachtspunten mee te geven voor de VIC. De griffie adviseert en werkt mee aan de planning voor de verantwoording van de jaarrekening in de raadsvergadering. Algemene opmerking/ disclaimer Bovenstaande stuk is opgesteld om de invoering van het proefjaar van de Rechtmatigheidsverantwoording mogelijk maken. We stellen wel vast dat de invulling niet altijd overeenstemt met de rollen en taken zoals die nu zijn vastgesteld.

Een bijvoorbeeld daarvan is het statuut van de concerncontroller. Gedurende het eerste halfjaar 2022 zal een aantal vastgestelde principes wel tegen het licht gehouden moeten worden.

10

7. Actielijst en planning Actie

Wie

Wanneer

Intern bespreken met Wethouders Financiën/ Colleges

Vast te stellen door

Informeren College/ DB Formeel via B&W/ DB-vergadering en op ludieke wijze: Tekenende accountant Podcast BAR-PLAZA Vaststellen dat 2021 officieel proefjaar is. In de jaarrekening wordt de RMV opgenomen. Informeren organisatie. Effecten van het invoeren van de RMV voor de organisatie zichtbaar maken. Draagvlak creëren op ludieke wijze: Tekenende accountant Podcast BAR-PLAZA Afstemming met de Griffies Informeren en bespreken hoe de Raad mee te nemen Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik vaststellen

Controllers

November 2021

Controllers

December 2021

Wethouders Financiën

College/ DB TKN Raad/AB

Concerncontrol

November 2021

Controllers Afdeling Financiën

Controllers Concerncontrol

December 2021

Concerncontrol

December 2021

Aanpassen Spoorboekje P&C 2022

Afdeling Financiën

December 2021

Informeren Raad/ AB Ludiek: Tekenende accountant Middelen op couleur locale wijze inzetten Bespreken VIC jaarplan 2022 in auditcommissie

Controllers

December 2021

Controllers Concerncontrol

December 2021

Bespreken managementletter 2021 per entiteit

Controllers

December 2021

Normenkader vaststellen

Concerncontrol

Januari 2022 Maart 2022

Visie op gemeente control Rollendiscussie Manager Financiën Concerncontroller Gemeentecontroller Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021. Financiële verordening aanpassen

Controllers

1ste kwartaal 2022

Controllers

Februariapril 2022 Juni 2022

Afdeling Financiën BD/RK/BAR Raad AW

11

Directie Wethouders Financiën Controllers Controllers Wethouders Financiën Griffies Griffie

Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Controllers Wethouders bedrijfsvoering en Financiën Financiën

College/ DB

TKN DR en Colleges/ DB.

College/ DB TKN Raad/ AB DB Raad

College/ DB

College/ DB

College/ DB

Controllers Wethouders Financiën

Raad/ AB

12

Gemeente Albrandswaard

Verbijzonderde Interne Controle Jaarplan 2022

Concerncontrol December 2021 GreenValley nummer: 415809

Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................. 2 Leeswijzer ............................................................................................................................... 2 1. Noodzaak van het Verbijzonderde Interne Controleplan ............................................... 3 2. Risicoanalyse, Fraude en Integriteit ................................................................................ 5 3. Misbruik & Oneigenlijk gebruik ....................................................................................... 5 4. Fasering, planning, rapportage en verantwoordelijkheden ........................................... 5 5. Risicoanalyse ................................................................................................................... 7 6. De processen ................................................................................................................. 13 Bijlage 1 ................................................................................................................................ 21 Bijlage 2 ................................................................................................................................

22 Bijlage 3 ................................................................................................................................ 24 Bijlage 4 ................................................................................................................................ 25 Bijlage 5 ................................................................................................................................ 28

1

Inleiding Op 28 januari 2021 heeft het Ministerie van BZK laten weten dat het wetsvoorstel ‘Wijziging Financiële verhoudingswet’ waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, nietcontroversieel is verklaard door de Tweede Kamer. Dat betekende dat de invoering vanaf 2021 een feit zou zijn. Maar niets is minder waar, de invoering is uitgesteld. Naar verwachting wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd over het boekjaar 2022, ook dat is nog niet zeker, de wijziging van de wetgeving is nog niet afgerond. De VNG en de accountant adviseren om het boekjaar 2021 als proefjaar te gebruiken. Door dit te doen worden mogelijke knelpunten zichtbaar en kunnen die worden opgepakt. Nu ligt het Verbijzonderde Interne Controleplan 2022 voor, de wetswijzigingen zijn nog niet doorgevoerd. Toch schrijven we dit plan met de verwachting dat de wetswijzigingen tijdig worden doorgevoerd en de verhoudingen tussen college en raad en de verantwoordelijkheden van de accountant werkelijk zijn aangepast. Het college zal over het boekjaar 2022 de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening opnemen, waarin zij aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording gaat alleen over de financiële rechtmatigheid.

Het Verbijzonderde Interne Controleplan 2022 heeft als doel om op een gestructureerde wijze aan te geven welke stappen Concerncontrol zet om vast te stellen dat de BAR-organisatie ‘in control’ is. Hoewel de interne controles voor de kortere termijn primair gericht zijn en blijven op het aantonen van de getrouwheid van de cijfers en de financiële rechtmatigheid van de activiteiten, willen we de scope van de interne controle ook langzaamaan breder leggen. Op termijn is doelmatigheid ook uitdrukkelijk onderdeel van de focus van de verbijzonderde interne controle om zo te kunnen groeien naar een in-control-statement. Met name de inzet van data-analyse technieken ‘faciliteert’ deze gecombineerde focus. Interne controle gebruiken wij daarmee als instrument om na te gaan of beheersingsmaatregelen in de (werk)processen adequaat hebben gewerkt. Daarbij kunnen eventueel gebreken en/of verbeteringen, leidend tot meer effectiviteit en efficiency, in de administratieve organisatie worden gesignaleerd. De resultaten bespreken wij met het verantwoordelijk management. Proceseigenaren en procesbeheerders zijn in eerste aanleg verantwoordelijk voor de juistheid van de uitvoering van hun processen. De inrichting van interne controle binnen de lijn is van cruciaal belang.

Het is uiteindelijk de proceseigenaar die aantoonbaar aangeeft dat de processen rechtmatig en getrouw zijn uitgevoerd voor dat de verbijzonderde interne controle de interne toets daarop uitoefent. De uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden zijn daarnaast voor de accountant een belangrijke bron voor de uitvoering van hun controlewerkzaamheden. Daarom stemmen wij dit intern controleplan goed af met de accountant.

Leeswijzer In hoofdstuk 1 gaan we kort in op de noodzaak van het Verbijzonderde Interne Controleplan. In hoofdstuk 2 en 3 gaan we in op fraude, integriteit en misbruik & oneigenlijk gebruik. In hoofdstuk 4 geven we de fasering en planning van de inhoudelijke werkzaamheden aan en gaan we in op de rapportage en de verantwoordelijkheden. In hoofdstuk 5 geven we de risicoanalyse weer die de basis vormt voor de keuzes van het soort processen die binnen de controle vallen. In hoofdstuk 6 gaan we in op de wijze waarop de processen binnen de controle worden opgenomen.

2

1. Noodzaak van het Verbijzonderde Interne Controleplan Het college is verplicht, op basis van de artikelen 212 en 213 van de gemeentewet zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Het college treft maatregelen waardoor de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. De Gemeenschappelijke Regeling BARorganisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen van de samenwerkende gemeenten. Die basis verandert niet. De wijze van toetsing verandert wel. Over boekjaar 2022 geeft de accountant alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, met als onderdeel van de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) wordt dan in feite een ‘toelichting in de jaarrekening’ waarover de externe accountant alleen een getrouwheidsoordeel afgeeft. Het college neemt in de jaarrekening de bewering op rechtmatig te hebben gehandeld/ onrechtmatig te hebben gehandeld inclusief een opsomming van de geconstateerde onrechtmatigheden. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een toelichting opgenomen en worden beheersmaatregelen uitgewerkt.

Hiervoor is overigens een vast format opgesteld door het Rijk. Om het college te ondersteunen in deze taak is Verbijzonderde Interne Controle (hierna VIC) ingericht. VIC is het uitoefenen van intern toezicht door een onafhankelijke interne controleur. Dit in tegenstelling tot interne controles die in de ‘lijn’ zijn belegd. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de onafhankelijke positionering van de VIC niet voldoet aan de vereisten die de accountantsrichtlijn COS610 stelt aan het criterium van onafhankelijkheid. Binnen de BAR-organisatie of een afzonderlijke gemeente beschikken we niet over een interne accountantsdienst. De organisatie of gemeente is overigens niet verplicht om aan deze richtlijnen te voldoen. De accountant zal zoveel als mogelijk wel steunen op de uitkomsten van de VIC. De rechtmatigheidscontrole wordt volledig intern uitgevoerd. De accountant controleert het getrouwe beeld. Bij de controle zijn 9 criteria te onderkennen. Van deze 9 criteria zijn er 3 die zuiver de rechtmatigheid raken. De overige 6 criteria raken ook het getrouwe beeld. Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium

Afgedekt door getrouw beeld

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium

rechtmatigheidsaspecten

De reikwijdte van de VIC is dat deze zich focust op alle 9 bovenstaande criteria (zowel de 3 zuivere rechtmatigheidsonderdelen als ook op de 6 getrouwheidsonderdelen). Door op deze manier te werken is maximale efficiency te bereiken voor de accountantscontrole. De accountant kan de VIC volledig betrekken bij de jaarrekeningcontrole en zal zo efficiënter kunnen werken omdat er

3

gesteund kan worden op de voorbereidingen zoals die door de VIC zijn uitgevoerd. Wanneer deze aspecten niet bij de VIC worden betrokken zal de accountant tijdens de controle op de jaarrekening zelfstandig steekproeven uitzetten. Dit is een extra belasting voor de medewerkers in een drukke tijd van het opmaken van de jaarrekening. Het college geeft een RMV af over de rechtmatigheidsaspecten zoals hierboven staan beschreven. Deze aspecten zijn in de VIC opgenomen. In de kadernota van de commissie BBV is het volgende beschreven: “De controle van de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties leidt tot drie extra toetsingscriteria ten opzichte van de controle voor het getrouwe beeld, namelijk het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium.” Deze criteria komen in onze controlewerkzaamheden tot uitdrukking door inzicht te krijgen in de processen, relevante wet- en regelgeving, verrichten van gegevensgerichte werkzaamheden en controles gedurende het opstelproces van de jaarrekening. Voordat de accountant de controle start heeft het college een conclusie getrokken over de rechtmatigheid en die verwoord in de rechtmatigheidsverantwoording.

De accountant toetst vervolgens deze bewering en neemt kennis van de door de organisatie opgestelde risicoanalyse, normenkader, controles, dossiervorming, foutenevaluatie en eindrapportage. De relevante interne en externe wet- en regelgeving zijn opgenomen in het normenkader die de gemeenteraad jaarlijks vaststelt. De accountant controleert of het college bij het aangaan van transacties met financiële gevolgen de relevante bepalingen heeft nageleefd. Bij rechtmatigheid in het kader van de controle bestaat er dus een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidscontrole heeft daarbij als doel om vast te stellen dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de bepalingen in de wet- en regelgeving. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. Het uiteindelijk resultaat zal moeten zijn dat een gemeente aantoonbaar wet- en regelgeving naleeft. Dit betekent niet dat alle relevante wet- en regelgeving wordt getoetst.

Bij controle wordt ook rekening gehouden met de goedkeurings- en rapportagetoleranties vastgesteld door de gemeenteraad. De goedkeuringstolerantie – ook wel de materialiteit genoemd – is conform BADO vastgesteld op 1%. De gemeenteraad heeft geen lagere tolerantie vastgesteld en sluit aan bij het landelijk gebruikelijke. Bij de verbijzonderde interne controle maken we gebruik van de goedkeuringstolerantie zoals opgenomen in het controleprotocol. Daarin is bepaald dat de goedkeuringstoleranties voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves is. Op basis van de primaire begroting bepalen we de voorlopige goedkeuringstolerantie. Voor fouten komt dat neer op 1% van € 58.531.000 = € 585.310 en voor onzekerheden is dat 3% van € 58.531.000 = € 1.755.930 Bij de jaarstukken zal de definitieve goedkeuringstolerantie bepaald worden.

4

2. Risicoanalyse, Fraude en Integriteit Fraude en integriteit zijn onderwerpen waar we niet graag met elkaar over praten, maar dat wel in alle openheid en transparantie zouden moeten doen. Frauderisico’s zijn er nu eenmaal en kunnen deels wel en ook deels niet worden voorkomen. Dit thema is vast onderdeel van de startgesprekken met de proceseigenaar en procesbeheerder. In de VIC-rapportages en in de halfjaarverslagen wordt hier over gerapporteerd.

3. Misbruik & Oneigenlijk gebruik Misbruik & oneigenlijk gebruik is een van de negen criteria waarop de jaarrekening wordt getoetst en dekt samen met nog twee criteria (zie hoofdstuk 1) de financiële rechtmatigheid af. In de financiële regeling is opgenomen dat er wordt toegezien op het vaststellen van beleid en interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen. Dit thema is vast onderdeel van de startgesprekken met de proceseigenaar en procesbeheerder. In de VICrapportages en in de halfjaarverslagen wordt hier over gerapporteerd.

4. Fasering, planning, rapportage en verantwoordelijkheden Voor alle te controleren processen wordt verwezen naar hoofdstuk 4 waarin de detailplanning is opgenomen. Op hoofdlijnen is de planning als volgt opgesteld: Uit te voeren werkzaamheden Tariefcontroles diverse batenprocessen Procesbeschrijvingen en bijbehorende lijncontroles (opzet en bestaan). Interviews met de proceseigenaren en – beheerders. Normenkader opstellen per proces. Risicoprofiel opstellen. Start gegevensgerichte werkzaamheden. Werkzaamheden worden gedurende het gehele boekjaar uitgevoerd. De uitvoering wordt per kwartaal/ halfjaar ingezet. 1ste halfjaarrapportage VIC met daarin alle bevindingen over: Procesbeschrijvingen Lijncontroles Gegevensgerichte controles Verbeterpunten/ aanbevelingen Opvolging reeds staande bevindingen 2de halfjaarrapportage VIC met daarin alle bevindingen over: Procesbeschrijvingen Lijncontroles Gegevensgerichte controles

5

Doel van de controle Intern/ Extern Intern Intern en extern

Start

Einde

Intern en extern Voor de interim controle en de jaarrekening.

April

Februari t+1

Intern en extern Voor de interim controle

Juli

september

Intern en extern

Januari Februari t+1 t+1

Januari Januari Maart Mei

Verbeterpunten/ aanbevelingen Opvolging reeds staande bevindingen Conclusies en aanbevelingen over het gehele jaar Dit interne controleplan is gebaseerd op de begroting 2022. Bij afronding van de interne controle na afloop van het boekjaar 2022 dient op basis van de definitieve cijfers volgens de jaarrekening 2022 een evaluatie plaats te vinden van de baten, lasten en balansmutaties. Dit om vast te stellen dat de geplande en uitgevoerde werkzaamheden nog steeds voldoende en geschikt zijn om te komen tot een oordeel over de rechtmatigheid. De VIC wordt uitgevoerd door medewerkers van Concerncontrol van de BAR-organisatie. De uitvoering vindt daarmee plaats onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller van de BARorganisatie. De afzonderlijke processen VIC worden gerapporteerd aan de betreffende proceseigenaren en -beheerders binnen de BAR-organisatie. Bevindingen en aanbevelingen worden met de proceseigenaar en –beheerder besproken. Na afstemming met de proceseigenaren wordt tweemaal per jaar een overall rapportage opgesteld van alle bevindingen en aanbevelingen van alle VIC’s. Dat rapport wordt aangeboden aan DR, DB en AB van de BAR-organisatie.

De rapportages die betrekking hebben op de gemeenten worden direct door de DR, geheel op maat geschreven, aangeboden aan de controllers van de afzonderlijke gemeenten om ter behandeling voor te leggen aan de afzonderlijke colleges. We rapporteren vanuit Concerncontrol via de DR aan het college. Het college en de gemeentecontroller bepalen hoe (binnen de kaders van de voorgeschreven richtlijnen) de financiële rechtmatigheidsaspecten terugkomen in de RMV. In januari 2022 beschikt de organisatie over een tool om eenduidig en gestructureerd de IC en VIC uit te voeren. Deze tool zal gefaseerd ingericht worden. Direct vanaf de controles over het 1ste kwartaal zullen we kunnen beschikken over dit systeem voor uitvoering van de processen Facturen en Betalen en Personeel. Eind 2022 moet het systeem zijn ingericht voor alle processen.

6

5. Risicoanalyse Om de richting en intensiteit van de controle te bepalen beginnen we met de risicoanalyse gevolgd door een cijferbeoordeling van de lasten, baten en balansmutaties op basis van de primaire begroting. Algemeen Een algemeen risico voortvloeiend uit de manier van werken binnen onze organisatie is dat fouten en onjuistheden niet tijdens het proces worden ontdekt door interne beheersmaatregelen (waarbij iemand controleert of het proces goed verloopt), maar achteraf bij de IC of VIC. Op basis van intern onderzoek en onderzoek door de accountant zijn in de afgelopen jaren de volgende tekortkomingen/ zwakke punten/ onderdelen waar eerder fouten zijn geconstateerd op het gebied van rechtmatigheid: - Tijdig starten aanbestedingsprocedures bij afloop van contracten; - Uitvoering geven aan het mandaatbesluit door bevoegde ondertekeningen overeenkomsten en contracten; - Het vastleggen van prestatielevering. Initiële cijferbeoordeling Op basis van de primaire begroting bepalen we de financiële omvang van de processen van de gemeente. We maken hierbij een onderverdeling naar baten, lasten en balansmutaties. Vanuit het overzicht van lasten en baten en balansmutaties worden analyses gemaakt en uiteindelijk wordt een afweging gemaakt welke processen binnen de VIC deze geldstromen raakt. 1. Welke financiële stromen en balansmutaties zijn er? a. Kwantitatieve risicoanalyse. b.

Kwalitatieve risicoanalyse. 2. Welke risico’s zijn er op de materiële stromen en balansmutaties bezien vanuit de rechtmatigheidscriteria? 3. Vormt de financiële stroom of balansmutatie onderdeel van de VIC: a. Er zijn risico’s bezien vanuit de drie zuivere rechtmatigheidscriteria: Ja b. Op basis van de aanvullende keuzes van de organisatie (brede, smalle of groeimodel -scope): Ja/Nee? 4. Indien Ja: Dan wordt dit in hoofdstuk 3 bij de controleaanpak per financiële stroom of balansmutatie nader uitgewerkt. Indien nee: Dan wordt er geen Verbijzonderde Interne Controle uitgewerkt/ uitgevoerd. Te controleren processen 2022 Bij de inrichting van de controleplanning is zoveel mogelijk rekening gehouden met: 1. De algemeen voor een organisatie meest significante processen (volgens opgave accountant); 2. De meest recente resultaten uit de interim-controle (2021) en de jaarrekeningcontrole (2020) zoals deze zijn gerapporteerd door de accountant in de managementletter en het accountantsverslag; 3. De resultaten uit de interne controles over boekjaar 2021; 4. Overige relevante interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Om te komen tot de scoping voor het intern controleplan 2022 zijn de baten, lasten en balansmutaties als volgt geanalyseerd:

7



Wij hebben de baten en lasten op basis van IV3 geanalyseerd. In de interne controle worden in ieder geval alle baten en lasten groter dan de materialiteit van 1% ( € 585.310) opgenomen. Daarnaast worden ook kwalitatief materiele posten – bijvoorbeeld grondaankopen met een inherent risico op staatssteun – opgenomen in de interne controle. Verder worden voor de minder relevante processen de baten en lasten opgenomen waarbij wordt volstaan met minder interne controlewerkzaamheden dan wel werkzaamheden met minder diepgang. Dit zijn processen die de gemeente zelf relevant vindt om te beheersen.  De balansposten zijn beoordeeld op basis van de jaarrekening 2021. Per proces / post is beschreven in welke mate er binnen de gemeente sprake is van risico’s en welke werkzaamheden worden verricht. In de laatste kolom van de tabel is tevens het verplichte karakter aangegeven van de controle. Hieruit blijkt of de controle op wettelijke grondslag en risicoanalyse en vanuit de voorbereiding op de jaarrekening moet plaatsvinden of naar eigen keuze in de planning is opgenomen. In de Iv3 zijn alle financiële stromen overzichtelijk opgenomen. Door de Iv3 als uitgangspunt te nemen wordt voldoende mate van zekerheid gegeven dat alle processen van materieel belang daadwerkelijk binnen de scoop van de VIC vallen.

Anders gezegd, door de Iv3 als uitgangspunt te nemen en daarbij alle processen te analyseren op financiële omvang en daarna op mogelijke risico’s kunnen er andere inzichten ontstaan over de processen die binnen de VIC opgepakt worden. Dat verschil kan per jaar optreden. Legenda “risicoclassificatie” uit de volgende tabel: H

Hoog

M

Midden

L

Laag

In de tabel is de volgorde aangehouden:  Baten  Lasten  Balans De kostensoorten die relevant zijn worden opgenomen in de onderstaande tabellen. Omschrijving

Lasten Personeel

Begroting

VIC thema

VIC

Waarom Getrouwheid/

Ja/Nee

rechtmatigheid.

Ja

Financiële omvang

Euro’s 1.425.000

Salarissen

WNT

8

Inkoop goederen en

14.407.000

Inkoop- en aanbesteding

Ja

diensten (excl.

Inkoop en aanbesteding op basis van bevindingen in voorgaande jaren.

Facturen en betalen

Grondaankopen)

Aandachtsgebied is prestatielevering naast de omvang. Grondaankopen + Overige verrekeningen

Sociaal domein

--

Grondexploitatie

Ja

Grondaankopen, marktconformiteit

Participatiewet

Ja

Financiële omvang.

793.000

18.345.000

WMO

Op basis van bevindingen in voorgaande jaren.

Jeugdwet Doelgroepenvervoer Schuldhulpverlening Subsidieverstrekking

2.862.000

Subsidieverstrekking

Ja

Financiële omvang.

Overige bijdragen aan niet

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten,

(en overige bijdragen aan niet-overheden).

(Subsidiestaat)

Zonder bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen.

15.206.000

overheden

dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met

Rente

699.000

(bijdrage BAR-Organisatie

accountant is voldoende samen met de

en bijdrage overige GR-en)

paragraaf verbonden partijen.

Rentelasten

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Afschrijvingen

3.336.000

Investeren, waarderen,

Ja

Financiële omvang.

afschrijven en activeren De rechtmatigheid loopt via de VIC. Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Mutaties reserves

126.000

Mutaties reserves

Nee

Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

9

Rechtmatigheidsaspecten worden in de VIC meegenomen. Mutaties voorzieningen

1.305.000

Mutatie Voorzieningen

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Vennootschapsbelasting

24.000

Vennootschapsbelasting

Nee

Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Hiermee wordt de rechtmatigheid ook afgedekt.

Omschrijving

Baten Baten reinigingsrechten

Begroting

Proces

VIC

Waarom Getrouwheid/

Ja/Nee

rechtmatigheid.

Nee

Taak is uitbesteed bij SVHW.

Euro’s

3.995.000

en afvalstoffenheffing

Heffen, Innen en kwijtschelden

Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Hiermee wordt de rechtmatigheid ook afgedekt. Baten rioolheffing

2.982.000

Heffen, Innen en

Nee

kwijtschelden

Taak is uitbesteed bij de gemeenschappelijke regeling SVHW. Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Hiermee wordt de rechtmatigheid ook afgedekt.

Baten OZB gebruikers

7.318.000

en eigenaren

Heffen, Innen en kwijtschelden

Nee

Taak is uitbesteed bij de gemeenschappelijke regeling SVHW. Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Hiermee wordt de rechtmatigheid ook afgedekt.

Belastingen overig

--

Belastingen overig

10

n.v.t.

Grondverkopen +

643.000

Grondexploitatie

Ja

Duurzame goederen

Marktconformiteit, grondprijzenbeleid, notariskosten en onafhankelijkheid en specialisatie van de notaris.

Huren en pachten

1.092.000

Verhuurinkomsten

Ja

Financiële omvang

Sociaal domein

4.933.000

Uitkering PW

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op

Wmo

getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Jeugdwet

Aansluiting jaar via Sisa voor de PW.

Overige opbrengsten

214.000

Begraafrechten

Ja

Getrouwheid en rechtmatigheid via de VIC.

1.217.000

Overige opbrengsten

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op

(dividend en overige leges)

getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Secretarieleges

313.000

Leges Burgerzaken

Nee

-

Parkeerbelasting

-

-

Leges Wabo

Ja

Getrouwheid en rechtmatigheid via

burgerzaken Parkeerbelasting Bouwvergunningen

-490.000

(Omgevingswet) Algemene uitkering

32.504.000

Algemene uitkering

de VIC. Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Ontvangen

819.000

inkomensoverdrachten

Ontvangen

Nee

inkomensoverdrachten

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op

(excl. Algemene

getrouwheid bij werkafspraken met

uitkering en sociaal

(Bijdrage BAR-Organisatie

domein)

en bijdrage overige

accountant is voldoende

overheden) Rente (rentebaten +

9.000

Treasury

Ja

toegerekende reële en

Getrouwheid en rechtmatigheid via de VIC.

bespaarde rente) +

11

financiële transacties Treasury Mutaties reserves

1.386.000

Mutaties reserves

Nee

Dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende. Rechtmatigheidsaspecten worden in de VIC meegenomen.

Mutaties voorzieningen

928.000

Mutatie Voorzieningen

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op getrouwheid bij werkafspraken met accountant is voldoende.

Overige verrekeningen

---

Grondexploitatie

Ja

Marktconformiteit, grondprijzenbeleid, notariskosten en onafhankelijkheid en specialisatie van de notaris.

132.000

Overige verrekening

Nee

Geen rechtmatigheidsaspecten, dossiervorming door Financiën op

(doorbelasting vanuit BAR-

getrouwheid bij werkafspraken met

Organisatie)

accountant is voldoende.

Balansmutaties In de Iv3-opgave van de begroting hoeven geen balansmutaties opgenomen te worden. Uit de geprognosticeerde balans van de Begroting 2022 blijken de van belang zijnde balansmutaties de onderstaande processen te zijn. Bij beide processen kan de verbijzonderde interne controle van toegevoegde waarde zijn. De overige balansmutaties zoals reserves, voorzieningen, kortlopende vorderingen en kortlopende schulden vloeien voort uit processen die al bij de baten en lasten zijn opgenomen.

12

Proces Investeringen Leningen Risicoanalyse 

De lasten zijn onvolledig doordat geleverde prestaties niet in het juiste boekjaar zijn verantwoord.

Controle 