20160108 Beheerdeel Nota OV 2016-2025 vastgesteld.pdf

Onder beheer wordt in dit verband verstaan, waarborgen dat de openbare verlichting in stand wordt gehouden op het niveau, zoals dat wettelijk en volgens het gemeentelijke beleid is vastgesteld.Om deze zorgplicht goed te kunnen vervullen, moeten er administratieve en onderhoudsmaatregelen worden uitgevoerd binnen de vastgestelde financiële kaders. Voor een goed beheer en een goede regievoering is het noodzakelijk exact te weten welke objecten er beheerd moeten worden en wat de status is van de objecten. Dit is opgenomen in een beheersysteem.

pagina 26 van 30

Beheersysteem Een beheersysteem is een onmisbaar gereedschap voor het dagelijks beheer en onderhoud, klachtenbehandeling, meerjarenplanning en begroting. In dit beheersysteem kunnen aansluitpunten (lichtmasten) worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd en verwijderd. Inmiddels zijn alle aansluitpunten in het systeem ingebracht, zodat de diverse functies van het beheersysteem (groepsgewijze lampvervanging, schilderen e.d.) op de gegevens kunnen worden toegepast. Met dit beheersysteem kunnen de beheer-, onderhoudswerkzaamheden en de klachtenafhandeling efficiënt gepland en uitgevoerd worden. Ook geeft het beheersysteem inzicht in de conditie en het lichtniveau van alle afzonderlijke straten of straatvakken. Actualiteit en nauwkeurigheid van gegevens zijn door het managementteam van Stadsbeheer vastgelegd in een format “beheer op orde” Een medewerker van de OVLorganisatie Dordrecht is lid van de gebruikersgroep van de huidige beheerapplicatie. Jaarlijks worden wensen en verbeteringen doorgevoerd, waarbij de gebruikersgroep een beslissende stem heeft. In 2015 is de aanbestedingprocedure gestart voor de aanschaf van een nieuw regionaal integraal beheersysteem, waar de openbare verlichting onderdeel van uitmaakt. Naar verwachting zal het beheerprogramma in de loop van 2016 operationeel worden.

Processen Op voordracht van de OVL-organisatie Dordrecht wordt telkens, bij voorkeur voor een periode van ongeveer 10 jaar een beleidsplan openbare verlichting opgesteld, waarin de gemeente haar beleid gedurende de looptijd van het plan vastlegt. Jaarlijks wordt een operationeel programma opgesteld. Rekening wordt gehouden met het Meerjaren Onderhouds Programma en daarbij vindt ook afstemming plaats met andere beheerdisciplines. In dit programma wordt concreet aangegeven welke activiteiten in het betrokken planjaar zullen worden uitgevoerd. Alle onderhoudsmaatregelen worden opgenomen in een bestek, dat wordt opgesteld door de OVL-organisatie Dordrecht. Naast de maatregelen worden in het bestek ook de zogenaamde responstijden opgenomen. Het bestek wordt aanbesteed. Na opdrachtverlening fungeert het team openbare verlichting van de sector Stadsbeheer als directievoerder en toezichthouder bij de uitvoering van het bestek. Voor ontwerp van de (her)inrichtings- en uitbreidingsplannen is een Programma van Eisen van toepassing. De OVL-organisatie Dordrecht ontwerpt of toetst de plannen. Na aanleg wordt de verlichting aan de OVL-organisatie Dordrecht opgeleverd en na goedkeuring overgenomen in beheer. Bij planvorming/ontwerp zal in principe een keuze gemaakt moeten worden uit het assortiment dat is opgenomen in het huidige beheer.

De keuze voor de in het bestand opgenomen verlichtingsmiddelen is bepaald op basis van een evenwichtige afweging tussen esthetische-, kosten-, beheer- onderhouds- en milieu-aspecten. Mocht de ontwerper om goede redenen het gebruik van andere verlichtingsmiddelen wensen dan in het opgenomen bestand, dan kan hij met redenen omkleed een voorstel voor afwijkend materiaalgebruik voorleggen aan de OVL-organisatie Dordrecht. Mocht de ontwerper om goede redenen het gebruik van andere verlichtingsmiddelen wensen dan in het opgenomen bestand, dan kan hij met redenen omkleed een voorstel voor afwijkend materiaalgebruik voorleggen.. Mocht de gemeente er in onderling overleg met de ontwerper niet uitkomen, dan zal de verantwoordelijke beheerder voor OVL in Alblasserdam een voorstel voorleggen aan portefeuillehouder en/of het college van burgemeester en pagina 27 van 30

wethouders om het verzoek van de ontwerper af te wijzen, eenmalig te honoreren, dan wel besluiten tot structurele toevoeging van het betrokken verlichtingsmiddel aan het bestand. Werkzaamheden van de openbare verlichting worden waar het kan gecombineerd met de (her)inrichtings- en uitbreidingsplannen. Er wordt gestreefd naar een optimale afstemming van de uitvoering van het verlichtingsplan in relatie tot het totale project. Enkelvoudige vervangingswerkzaamheden worden in het geheel gecoördineerd door de OVL-organisatie Dordrecht.

2.4

Uitvoering Hier draait alles om een efficiënte voorbereiding en uitvoering van de projecten en activiteiten die voortvloeien uit het beheerprogramma en de jaarplannen. Communicatie met de omgeving is daarbij een belangrijk element. Een belangrijk aandachtspunt is en blijft, dat bij nieuwbouw of vervangingen het ontwerpproces dusdanig is vormgegeven dat het in de toekomstige gebruiksfase mogelijk is de prestaties, kosten en risico’s te beheersen en de belanghebbenden/gebruikers er zo optimaal mogelijk bij betrokken te houden. Onderhoudswerkzaamheden kunnen in drie hoofdgroepen worden ondergebracht: a. preventief onderhoud b. curatief onderhoud c. vervangingen Preventief onderhoud Preventief onderhoud omvat het volgens een vast plan verrichten van werkzaamheden om extra kosten te voorkomen, zoals . het groepsgewijs vervangen van lampen (groepsremplace). Gemiddeld vindt dit om de twee à zes jaar plaats, afhankelijk van het type lamp. Armaturen worden gelijktijdig met de vervanging van de lampen gereinigd. Tevens vindt gelijk inspectie plaats. . het schilderen van lichtmasten.(Vanwege een bezuinigingsmaatregel is de frequentie aangepast. Lichtmasten worden nu nog maar één keer in de levensduur geschilderd) . het invetten van sluitingen van de deurtjes in de masten gebeurt tijdens de groepsgewijze lampvervangingen.

De gemeente Alblasserdam past een scala van lamptypen toe en wil gebruik maken van een optimale vervangingscyclus. Daardoor vertonen de kosten van groepsgewijze lampvervangingen een grillig verloop. Jaarlijks staat er een gemiddeld budget op de exploitatiebegroting Curatief onderhoud Curatief onderhoud omvat het herstellen van schade als gevolg van storingen, vandalisme en aanrijdingen. De belangrijkste richtlijnen zijn: . bij schade door aanrijdingen en vernielingen worden gevaarlijke situaties zo spoedig mogelijk opgeheven (24-uursdienst) Het aanpakken van minder of niet gevaarlijke situaties gebeurt binnen een maand. . lampstoringen worden binnen 6 dagen verholpen, kabelstoringen ( afhankelijk van het aantal uitgevallen lichtpunten) binnen 2 – 5 werkdagen. . het rechtzetten van lichtmasten gebeurt naar aanleiding van meldingen, wijkschouwen, tussentijdse constateringen en tijdens de groepsgewijze vervangingen

pagina 28 van 30

Door goed preventief onderhoud en door goede materiaalkeuze, kan het correctief onderhoud goed in de hand worden gehouden. De kosten voor het herstellen van schade als gevolg van aanrijdingen en vandalisme zijn vooraf niet te bepalen. Wanneer een lichtmast al meerdere malen is aangereden wordt geanalyseerd wat de reden hiervan is en worden eventueel maatregelen getroffen om herhaling te voorkomen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan: - het verplaatsen van de lichtmast - het aanbrengen van beschermingsmaatregelen rondom de mast. Vervangingen Vervangingen zijn de meest vergaande vorm van onderhoud. Enerzijds is er in dit geval sprake van vervanging van lichtmasten en armaturen vanwege ‘einde levensduur’, anderzijds gaat het bij vervangingen om grootschalige omvormingen, respectievelijk aanpassingen van de bestaande verlichtingsmiddelen en verlichtingsniveaus om deze te laten voldoen aan het vastgestelde beleid in dit beleidsplan. Lampuitval en storingen Op door burgers gemelde defecte lampen wordt binnen 6 werkdagen gereageerd. Van deze meldingen kan 95% direct worden opgelost. De overige kan niet binnen 6 werkdagen worden opgelost, vanwege het niet op voorraad hebben van specifieke componenten of armaturen. Kabelstoringen vallen onder de verantwoordelijkheid van de Netbeheerder Stedin.

Na melding zal Stedin het oplossen van een enkelvoudige storing (t/m 4 lichtmasten) binnen 5 werkdagen aanvangen. Een kabelstoring waarbij 5 of meer lichtmasten uit zijn zal binnen 2 werkdagen worden aangevangen. De OVLorganisatie Dordrecht zal de afhandeling van de kabelstoringen op de voet volgen. Schade door aanrijdingen en vandalisme De kosten voor het herstel van schade door aanrijdingen en vandalisme worden voor zover mogelijk op de veroorzaker verhaald of bij het waarborgfonds geclaimd. Afhandeling meldingen Klachten en meldingen over de openbare verlichting komen vanuit de inwoners, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en via wijkbeheeroverleggen. Er worden geen structurele schouwrondes uitgevoerd! Deze meldingen komen binnen via de wijklijn, schriftelijk of via het e-loket en worden geregistreerd in Mozaïek. Brieven zullen met advies van de OVL-organisatie Dordrecht in concept worden opgesteld binnen de daarvoor gestelde termijn van 6 weken. Meldingen van de afgelopen periode zijn via de Meldlijn geregistreerd. Naast de meldingen van defecte lampen, komen er ook andere vragen en opmerkingen via de Wijklijn binnen. Beantwoording vindt plaats middels de wijklijn en in een enkel geval vindt een telefonische antwoord of terugkoppeling plaats. Het gaat dan om: a. aanvraag van extra verlichting; b. aanvraag voor verplaatsing van verlichting; c.

aanvraag voor afscherming van verlichting.

2.6

Monitoring Monitoring en evaluatie zijn van belang om te toetsen of beleid en plannen hebben geleid tot het behalen van de doelstelling(en). Inspecties, onderzoek en analyses geven een objectief beeld van de behaalde resultaten. Op basis hiervan stelt de beheerorganisatie vast wat er moet worden aangepast: beleid, pagina 29 van 30

programmering, uitbesteding, projectmanagement, informatiemanagement, risicomanagement. Het werken met kengetallen (tijdreeksen) wordt aangeduid met de term monitoring. De meerwaarde daarvan is om analyses mogelijk te maken, zodat effecten van toekomstig beleid beter kunnen worden ingeschat. Het werken met vergelijkingsgegevens uit andere gemeente met het doel om beoordeling en mogelijke verbetering van de procesinrichting tot stand te brengen, wordt aangeduid als benchmarking. Beide vormen van toepassing vullen elkaar aan. Belangrijk is bewust met beide toepassingsvormen om te gaan. Monitoring heeft het grote voordeel dat het steeds teruggrijpt op de eigen gemeentelijke situatie. Het is eenvoudiger en daarom meer geschikt voor de fase waarin ervaring moet worden opgedaan. In de praktijk van benchmarking is een het een groot voordeel als gebruik kan worden gemaakt van kengetallenervaring in de eigen situatie. Op den duur is de optimale situatie voor het genereren van beleidsinformatie een situatie waarin de monitoringtoepassing en benchmarking naast elkaar worden gelegd. Benchmarking heeft als aanvulling op monitoring een meerwaarde:  Het geeft een extra check op de eigen positie en bevordert de externe oriëntatie en dit kan een stimulans zijn in de richting van verbeteringen in het OVL-proces.

Benchmarking heeft als doel om ervan te leren, niet om de eigen organisatie op de uitkomsten af te rekenen. De positie van de eigen gemeente ten opzichte van vergelijkbare gemeenten heeft een signaalfunctie.  Benchmarking bevordert dat de gemeente in gesprek raakt met collega gemeenten over de opzet van de onderliggende gegevensverzameling. Dat is een pre omdat het opzetten en onderhouden van een verzameling van enkele adequate gegevens niet moet worden onderschat en in de vorm van een herkenbaar ondersteunend proces moet worden geoptimaliseerd. Kortom benchmarken maakt de kengetallensystematiek een leerinstrument, waarmee een aanzet wordt gedaan tot het verbeteren van processen en prestaties. De kengetallen ondersteunen de gemeente in de zoektocht naar goede voorbeelden. In OVL zijn de volgende sturende kengetallen van toepassing:  Lampsysteem rendement  Vervangingswaarde/eenheid  Totale kosten en inkomsten/eenheid  Bruto kosten onderhoudskosten en bedrijfsvoering/eenheid  Kwaliteitsniveau OV-proces  Lichttechnische kwaliteit binnen de bebouwde kom  Lichttechnische kwaliteit buiten de bebouwde kom Het beleids- en beheerdeel geven inzicht in de beleidsuitgangspunten die we hanteren ten aanzien van openbare verlichting. De resultaten, die de gemeente als opdrachtgever verwacht van de inspanningen van een aannemer voor de openbare verlichting, zijn hiermee beschreven.

Natuurlijk moet de voortgang van het realiseren van de doelen worden bewaakt. Ook deze taak vervult de OVLorganisatie Dordrecht namens de gemeente Alblasserdam.

2.7

Besluitvorming Na het vaststellen van de noodzakelijke veranderingen is het duidelijk welke acties moeten worden ingezet. Verandering van het beleid zal door de raad of college worden vastgesteld, veranderingen in de bedrijfsvoering en tactische of operationele keuzes, kan het college en/of het management zelf vaststellen. pagina 30 van 30