Raadsmededeling 41-2024 Beantwoording aanvullende vragen GB over raadsmededeling 32-2024 en beeldvormende bijeenkomst van 5 maart 2024
Tekst van het document
In de Achterhoek werken gemeenten en zorgaanbieders aan een optimale uitvoering van Jeugdhulp, Wmo en Beschermd Wonen. De deadline is 1 januari 2022. Tot aan deze deadline moet een aantal belangrijke fases worden doorlopen en nemen de Colleges van Burgemeesters en Wethouders van de 8 Achterhoekse gemeenten een heel aantal besluiten. Die overigens in samenwerking met zorgaanbieders worden voorbereid. Dit gaat uiteraard gepaard met vragen. Op deze informatieplaat krijgen de meest gestelde vragen antwoord.
Waarom wordt gekozen voor een aanbesteding? In de Achterhoek hebben we in de afgelopen jaren gewerkt met een jaarlijkse Open House inkoopconstructie. Kortweg: iedereen die voldoet aan de criteria, doet mee. Dit heeft geleid tot onder andere meer dan 300 gecontracteerde zorgaanbieders, een jaarlijks terugkerende contractering (inclusief de hele administratieve rompslomp) en geluiden van inwoners dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Vanuit de visie willen we toe naar meer samenwerking, meer innovatie, minder aanbieders, behoud van keuzevrijheid voor inwoners en duurzame contracten. Daar past de aanbestedingsvorm beter bij. Daarom hebben de 8 Achterhoekse gemeenten daartoe besloten. Is een aanbesteding niet veel meer bureaucratie? Nee. Het uitvoeren van een aanbesteding voor de duur van 7 jaar is echt anders dan een jaarlijkse Open House. Ja, ‘aan de voorkant’ hebben zorgaanbieders en gemeenten meer ‘werk’. Zo moeten zorgaanbieders aan de voorkant aangeven welke aanpak ze hebben om de transformatiedoelstellingen te realiseren en wordt hierover in de aanbesteding het gesprek gevoerd. Maar als een zorgaanbieder eenmaal is gecontracteerd, is dat wel voor een periode van in principe 7 jaar. In deze periode gaan we als gemeenten en gecontracteerde partners implementeren, realiseren en ontwikkelen.
We werken hierdoor meer vanuit de bedoeling, dan vanuit een jaarlijks (bureaucratisch en tijdrovend) systeem. Moet alles niet veel concreter zijn om te kunnen starten met een aanbesteding? In een aantal fases werken we toe naar 1 januari 2022. In de fase voorafgaande aan de aanbesteding gaat het erom dat we richting de aanbesteding kunnen. Van visie werken we toe naar concretisering en uiteindelijk naar de aanbesteding. De belangrijkste zaken zijn tijdens de dialoogsessies aan bod geweest. Inmiddels zijn deze zaken verder uitgewerkt en hebben de colleges van Burgemeester & Wethouders erover besloten (om precies te zijn op 24 november 2020 , 9 februari 2021 en 2 maart 2021). De laatste besluiten nemen de colleges eind maart 2021 (onder andere over de overgangsperiode). Niet alles hoeft en kan nu al allemaal uitgewerkt te worden. Dat gebeurt in de volgende fases.
Contractering
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 03-2021
Veel gestelde vragen Inkoop 2022
Waarom kiezen we voor de bekostigingsvorm ‘lumpsum’? Met ‘lumpsum’ verwachten we beter onze doelen te realiseren. Met ‘lumpsum’ krijgt de zorgprofessional meer ruimte om met de inwoner de juiste zorginzet te bepalen. Ook verminderen de administratieve lasten in de uitvoering, zowel voor de zorgaanbieder als voor de gemeente. Daarnaast denken we met deze bekostiging de financiële opgaven beter te kunnen realiseren. We stappen immers af van het zogeheten ‘uurtje factuurtje’. Hoe moeten we de contracten met tussenpozen zien? We kiezen voor overeenkomsten voor de duur van maximaal 7 jaar. Concreet: 1 x 3 jaar en 2 x 2 jaar. Er is een tussenevaluatie in 2024. We kiezen dus uitdrukkelijk voor langdurig partnerschap om de transformatie levend te maken. Met
Sociaal domein
achterhoek
Samen naar een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen 1 JANUARI 2022
Moeten zorgaanbieders straks ook aan het kavelmodel voldoen? Het kavelmodel is in ontwikkeling. Toch is het zeker van belang dat zorgaanbieders die zich bij de komende aanbesteding inschrijven, zich committeren aan deze ontwikkeling. Dus dat ze hieraan willen meedoen. Dat geldt natuurlijk ook voor andere regionale en lokale ontwikkelingen in de Achterhoek, zoals de Regiovisie of het Preventieakkoord. Het gaat erom dat we met ons allen vormgeven aan de gewenste ontwikkelingen in de Achterhoek. Is lokale binding een criterium in de aanbesteding? Zorgaanbieders die in aanmerking willen komen voor een nieuw contract (per 1 januari 2022), moeten de bereidheid hebben om in alle gemeenten te leveren. Let wel: bereidheid, niet verplicht dus. Het gaat daarbij kort samengevat om samenwerking en lokale binding. Twee belangrijke criteria zijn daarom: 1. De wijze waarop de zorgaanbieder regionale samenwerking kan vormgeven 2. De wijze waarop de zorgaanbieder lokale binding kan aantonen en organiseren. Wat betekent het criterium ‘lokale binding’ voor kleine zorgaanbieders? Deze zorgaanbieders kunnen veelal niet in alle gemeenten leveren. En wat betekent het voor zorgaanbieders die vooral in randgemeenten werkzaam zijn? Over dit onderwerp zijn in de dialoogsessies veel vragen gesteld. De Achterhoekse gemeenten hebben hier oor voor gehad.
Juist daarom is in dit criterium de term ‘bereidheid’ opgenomen, in plaats van ‘verplichting’. En juist daarom zijn de wijze waarop een zorgaanbieder regionale samenwerking kan vormgeven en de wijze waarop een zorgaanbieder lokale binding kan aantonen en organiseren belangrijke selectiecriteria geworden. Wij vinden het van belang dat zorgaanbieders op deze criteria antwoord geven, dáár wordt op beoordeeld. Dit is ongeacht de grootte van de zorgaanbieder. Partijen die niet in alle gemeenten kunnen of willen leveren, kunnen dus (gewoon) mee gaan doen aan de aanbesteding. Wat betekent het criterium ‘lokale binding’ voor zorgaanbieders van buiten de regio die misschien willen inschrijven? Een aanbesteding staat per definitie open voor eenieder die voldoet aan de criteria. Dat geldt overigens ook bij een Open House constructie. Het kan dus goed zijn dat bestaande partijen niet inschrijven. En dat nieuwe partijen aan de aanbesteding meedoen. Voor bestaande en nieuwe partijen gelden logischerwijs dezelfde criteria. Een zorgaanbieder hoeft dus niet te offreren vanuit het werken in de Achterhoek. Wel moet een zorgaanbieder in de offerte aantoonbaar maken hoe hij gaat voldoen aan de gestelde criteria.
Communicatie
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 03-2021
deze constructie is het ook beter mogelijk om tussentijds bij te stellen. Verder zorgt het voor meer ruimte voor nieuwe ontwikkelingen. Denk aan relevante wetsontwikkelingen of bijvoorbeeld de ontwikkelingen rondom het kavelmodel (8RHKGezond).
Hoe zit het met de dialoog, stopt die nu? Tot aan 1 januari 2022 doorlopen we een aantal fases (1. visie, brede dialoog en toewerken naar aanbestedingstukken, 2. daadwerkelijke aanbesteding, 3. implementatie en start 1 januari 2022). In de eerste fase (september 2020 - maart 2021), die die tot en met maart loopt, hebben we een intensieve en brede dialoog gevoerd. Met de start van de aanbesteding stopt die dialoog. Dit is volgens de regels die bij een aanbesteding horen. In de aanbesteding wordt uiteraard wel gesprek gevoerd met de inschrijvende partijen over hun inschrijving. Oftewel, het gesprek volgens de aanbestedingsregels. Na de gunning pakken we de dialoog weer op, maar dan met de gecontracteerde partners. Die dialoog gaat over de implementatie naar 1 januari 2022 en loopt ook door na 1 januari 2022. Dit alles is nieuw voor mij, ik hoor het allemaal voor het eerst… De ontwikkeling naar een nieuwe werkwijze, met een andere bekostigingsvorm als lumpsum, is voor het sociaal domein Achterhoek inderdaad een nieuwe vorm. En daarmee ook voor zorgaanbieders. Logischerwijs is dit een ontwikkeling die gepaard gaat met vragen, kansen en onzekerheden. Tegelijkertijd kan het niet nieuw zijn. Immers, de voorbereidingen lopen sinds 2017. In de afgelopen periode zijn veel Gesprekstafels met zorgaanbieders geweest. Alle informatie is terug te
Sociaal domein
achterhoek
Samen naar een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen 1 JANUARI 2022
Nieuwe werkwijze
Hoe gaat de overgang naar de nieuwe werkwijze? Hoe worden cliënten geïnformeerd? De overgang naar de nieuwe werkwijze is een belangrijk onderwerp. Niet alleen voor cliënten, óók voor zorgaanbieders en gemeenten. Als zorgaanbieders en gemeenten zijn we samen verantwoordelijk voor een zorgvuldige overgang. Daarin hebben onze professionals die met cliënten spreken (zoals van de gemeentelijke toegang en de professionals van zorgaanbieders), een belangrijke rol. Zij staan immers dicht bij de cliënt. De komende periode werken we dit thema uit. De gemeentelijke communicatieadviseurs trekken hierbij samen op. Belangrijke uitgangspunten zijn zorgvuldigheid, zorgcontinuïteit, geen cliënten tussen wal en schip en een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor gemeenten en zorgaanbieders om dit goed te doen. Communicatie op cliëntniveau vindt na de zomer plaats, in de implementatiefase. Pas in deze fase is het helder wat de nieuwe werkwijze voor de cliënt betekent en dan zijn ook de nieuwe gecontracteerde zorgaanbieders bekend. Hoe zit het met de monitoring? En hoe gaat het contractmanagement eruitzien? Deze thema’s zijn op hoofdlijnen in de visie en voor de aanbestedingstukken uitgewerkt. In het kort komt het neer op: anders monitoren op cliëntniveau, organisatieniveau en maatschappelijk effect niveau.
Van de inschrijvende partijen vragen we bij de aanbesteding juist ook om input in de offerte. De uitwerking is bij uitstek een thema dat gemeenten en de nieuw gecontracteerde zorgaanbieders in de implementatiefase samen oppakken. Worden de administratieve lasten niet verlegd naar de zorgaanbieders, bijvoorbeeld door een onderaanneemconstructie? Met de nieuwe werkwijze beogen we in de Achterhoek onder andere een vermindering van de administratieve lasten. Door een duidelijkere rolverdeling tussen zorgaanbieder en gemeente ontstaat er voor zorgaanbieders bijvoorbeeld meer professionele vrijheid van handelen. De gemeente bepaalt straks namelijk het ‘WAT’ en de zorgaanbieder het ‘HOE’. Dit betekent dat er bij op- of afschaling van zorg geen nieuwe indicatie hoeft te worden gevraagd. Ook stappen we met de keuze voor de bekostigingsvorm lumpsum af van het ‘uurtje factuurtje’ en worden de administratieve lasten aan de achterkant verlicht. Een onderaanneemconstructie brengt inderdaad administratieve lasten met zich mee. Overigens geldt dat ook bij een dergelijke constructie in een Open House inkoop. Het verminderen van administratieve lasten is en blijft een belangrijk aandachtspunt, zowel tijdens de voorbereidingsfases als in de nieuwe contractperiode.
Cliënt
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 03-2021
vinden op www.sociaaldomeinachterhoek.nl. Naast de verslagen van deze Gesprekstafels staan op de website ook vragen & antwoorden en de informatieplaten. De vastgestelde visies en notities staan eveneens op de website. Verder verschijnt periodiek een nieuwsbrief.
Wat verandert er voor de cliënt? De nieuwe werkwijze betekent dat de vraag van de cliënt (nog meer dan voorheen) centraal staat. En daarmee ook de focus op het resultaat dat de cliënt wil behalen. We stappen dus echt af van het ‘productdenken’. De gemeentelijk toegangsmedewerker heeft de regie op de voortgang van de resultaten en monitort deze periodiek met de cliënt en zorgaanbieder. Worden de resultaten behaald? Is de cliënt tevreden? Hierdoor ontstaat meer contact in de driehoek cliëntzorgaanbieder-gemeente. De zorgaanbieder gaat daarbij over het ‘HOE’ van de zorg of ondersteuning. De zorgaanbieder krijgt ook meer professionele handelingsvrijheid, bijvoorbeeld om zorg op- of af te schalen in de situatie van de cliënt. Dat betekent meer maatwerk voor de cliënt.
Tijdens de verschillende dialoogsessies zijn ook vragen gesteld. Alle vragen en antwoorden staan op de website van sociaal domein Achterhoek. Het sociaal domein Achterhoek is de Achterhoekse samenwerking op het gebied van Wmo en Jeugdhulp. Het doel: samen efficiënter en effectiever de transformatie aanpakken. Deelnemers aan het sociaal domein Achterhoek zijn de 8 gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oude IJsselstreek, Oost Gelre en Winterswijk. Meer weten? Kijk op www.sociaaldomeinachterhoek.nl
6
Sociaal domein
achterhoek
Samen naar een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Wonen Deze informatieplaat is onderdeel van een reeks informatie-platen.
1 Juli 2022
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 06-2022
Invoering van de nieuwe werkwijze
In de Achterhoek werken gemeenten en zorgaanbieders aan een optimale uitvoering van Jeugdhulp, Wmo en Wonen. Om dit te realiseren, gaat per 1 juli 2022 de nieuwe resultaatgerichte werkwijze van start. Per die datum gaan ook de nieuwe contracten met zorgaanbieders in. Hoe zorgen we voor een goede overgang? Daarover gaat deze informatieplaat.
2021 Drie uitgangspunten Voor de Achterhoekse gemeenten staat een zorgvuldige invoering van de nieuwe werkwijze voorop. De colleges van burgemeester en wethouders hebben dan ook al op 23 maart 2021 besloten tot een overgangsregeling. Daarbij hebben ze drie uitgangspunten benoemd: 1 Zorgvuldigheid vanuit cliëntperspectief en zorgcontinuïteit (geen cliënten tussen wal en schip). 2 Een overgangsperiode met een langdurige doorloop van bestaande indicaties en twee financieringsmodellen voor zorgaanbieders en gemeenten is onwenselijk. 3 Een soepele overgang is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeenten én zorgaanbieders.
1 juli 2022 - 31 december 2022 Kern van de overgangsregeling De overgangsregeling kent een looptijd van een halfjaar, dus van 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022. De bedoeling is dat gedurende deze periode alle indicaties die nog doorlopen na 1 juli 2022, worden omgezet naar de nieuwe situatie. Twee soorten ‘omzettingen’ Alle bestaande cliënten met een indicatie die na 1 juli 2022 nog doorloopt, krijgen met de overgangsregeling te maken. We onderscheiden 2 soorten omzettingen: 1 Bestaande cliënten met een indicatie bij een zorgaanbieder die per 1 juli 2022 geen contract meer heeft met de Achterhoekse gemeenten. Deze indicaties (en dus de zorg en/of ondersteuning) moeten uiterlijk 31 december 2022 worden omgezet naar een zorgaanbieder die wel is gecontracteerd. 2 Cliënten met een indicatie bij een per 1 juli 2022 gecontracteerde zorgaanbieder. Deze indicatie is nog gebaseerd op de oude PxQ-financieringssystematiek en moet dus per 1 juli 2022 worden omgezet naar de nieuwe lumpsumfinancieringssystematiek. Nieuwe cliënten en herindicaties Nieuwe aanvragen vallen vanaf 1 juli 2022 direct onder de nieuwe werkwijze. Dit geldt ook voor herindicaties / verlengingen van indicaties bij zorgaanbieders die per 1 juli 2022 gecontracteerd zijn.
Ook voor verwijzers Doorlopende indicaties die zijn toegekend via wettelijk externe verwijzers (huisartsen, jeugdartsen, gecertificeerde instellingen), vallen ook onder de overgangsregeling. Dit betekent dat ook deze indicaties voor 31 december 2022 moeten worden omgezet. Verwijzers kunnen bovendien per 1 juli 2022 alleen nog verwijzen naar de nieuw gecontracteerde zorgaanbieders. Twee financieringssystematieken De keuze voor een overgangsperiode betekent dat we tijdelijk te maken krijgen met 2 financieringssystematieken: de nieuwe lumpsumfinanciering en de oude PxQ-financieringssystematiek: • De oude PxQ-financieringssystematiek loopt door bij niet-gegunde zorgaanbieders, totdat de hulp en/of ondersteuning van deze zorgaanbieders is overgedragen naar wel-gecontracteerde partijen (uiterlijk 31 december 2022).
Sociaal domein
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 06-2022
achterhoek
Samen naar een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen 1 Juli 2022
• De Achterhoekse gemeenten streven ernaar dat cliënten bij de nieuw gecontracteerde partijen voor 1 juli 2022 zijn omgezet naar de nieuwe werkwijze en dus naar de nieuwe lumpsumfinanciering. Deze indicaties zijn tijdens de aanbesteding meegenomen in de onderhandelingen, wat betekent dat deze indicaties alleen administratief hoeven te worden omgezet (zie ook onder ‘Administratieve omzetting’). De keuze voor een overgangsperiode van een halfjaar (en niet van een jaar) heeft onder meer te maken met het zo kort mogelijk laten duren van deze twee financieringssystematieken naast elkaar.
Gevolgen cliënten Wat betekent de overgangsregeling voor cliënten met een doorlopende indicatie bij niet-gecontracteerde zorgaanbieders? En voor cliënten van zorgaanbieders die per 1 juli 2022 wel zijn gecontracteerd? Bestaande cliënten, met doorlopende indicatie na 1 juli 2022 bij een gecontracteerde zorgaanbieder Bij deze cliënten loopt de zorg gewoon door. Er verandert niets voor deze cliënten. De indicaties kunnen/moeten bij voorkeur voor 1 juli 2022 administratief worden omgezet. Bestaande cliënten, met doorlopende indicatie na 1 juli 2022 bij een niet-contracteerde zorgaanbieder Bij deze cliënten stopt binnen afzienbare termijn de zorg bij hun huidige zorgaanbieder. Dit kan zijn omdat het zorgtraject op korte termijn kan worden afgerond. Of omdat er een overdracht plaatsvindt naar een van de nieuw gecontracteerde partijen. Cliënten voor wie dit geldt, krijgen hierover bericht van hun gemeente. Dit gebeurt zodra duidelijk is wat er voor de cliënt verandert. Het bericht kan een brief zijn, waarin staat wat de nieuwe contractering voor de cliënt betekent. Gevolgd door een uitnodiging voor een persoonlijk gesprek. Het kan ook zijn dat de brief alleen de uitnodiging voor een persoonlijk gesprek bevat. En dat in het gesprek de uitkomst van de contractering met de cliënt wordt besproken.
Elke gemeente hanteert de werkwijze die het beste bij de eigen gemeentelijke praktijk past (zie ook ‘warme overdracht’). In veel gevallen nemen de gemeenten ook contact op met de huidige zorgaanbieder van de cliënt. De gemeenten willen immers ook de huidige zorgaanbieder betrekken bij de overdracht naar een per 1 juli 2022 gecontracteerde zorgaanbieder.
Gevolgen zorgaanbieders en gemeenten De zorg en/of ondersteuning van niet-gecontracteerde partijen moet worden overgedragen naar zorgaanbieders die wel zijn gecontracteerd. Wat vraagt dit van zorgaanbieders en de gemeentelijke uitvoering? Administratieve omzetting De huidige indicaties van cliënten die nu zorg en/of ondersteuning ontvangen van een zorgaanbieder die straks ook gecontracteerd zijn, moeten worden omgezet naar de nieuwe werkwijze (zoals hiervoor al gezegd: van de PxQ-financieringssystematiek naar de nieuwe lumpsum financiering). Dit gebeurt via een ‘administratieve omzetting’. Elke gemeente pakt de administratieve omzetting afzonderlijk op, volgens ook een eigen planning.
‘Zorgen voor een goede overdracht van onze cliënten doen we samen!’
Warme overdracht Een belangrijk onderdeel van de overgangsregeling is de warme overdracht voor cliënten. Hierin vervullen gemeenten en zorgaanbieders gezamenlijk de hoofdrol, maar er is ook een rol weggelegd voor de cliënt. In overleg met de cliënt, huidige zorgaanbieder en de gemeente wordt bepaald welke zorgaanbieder de zorg en/of ondersteuning overneemt. “Zorgen voor een goede overdracht van onze cliënten doen we samen!”, is dan ook het adagium.
De warme overdracht houdt verder in dat de zorg en/of ondersteuning via triage-overleggen tussen gemeente, huidige zorgaanbieder, nieuwe zorgaanbieder en inwoner wordt overgedragen naar de nieuwe zorgaanbieder. De gemeente neemt hiertoe
Sociaal domein
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 06-2022
achterhoek
Samen naar een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen 1 Juli 2022
het initiatief. Dus zorgaanbieders die hun cliënten dienen over te dragen, worden hiervoor benaderd door de gemeente(n). Ook gecontracteerde zorgaanbieders naar wie de hulp wordt overgedragen, krijgen bericht vanuit de gemeente(n). Elke gemeente hanteert hiervoor een eigen planning. Daardoor kan het zijn dat zorgaanbieders op verschillende momenten bericht krijgen vanuit de gemeente(n). Het is de bedoeling dat de overdracht uiterlijk 31 december 2022 plaatsvindt. Ervaren zorgaanbieders door deze werkwijze problemen, bijvoorbeeld als het gaat om de zorg/ondersteuning van een specifieke cliënt, dan kan de zorgaanbieder uiteraard zelf contact opnemen met de contractmanager van de gemeente. Maatwerk in specifieke situaties Bij kwetsbare inwoners hebben we extra aandacht voor zorgcontinuïteit. In uitzonderlijke situaties is een langere overgang mogelijk. Ook blijft het in uitzonderingsgevallen mogelijk dat de huidige zorgaanbieder de zorg en/of ondersteuning blijft leveren, óók als deze na 1 juli 2022 niet meer is gecontracteerd in de Achterhoek. Vooral bij cliënten met een indicatie voor een woon-/verblijfsvorm is maatwerk denkbaar. Een dergelijk besluit gaat gepaard met een zorgvuldige afweging en in goed overleg met de inwoner, huidige zorgaanbieder en de gemeente.
Geleidelijke overdracht De gemeenten verwachten van zorgaanbieders die per 1 juli 2022 niet zijn gecontracteerd door de Achterhoekse gemeenten, dat ze de zorg en/of ondersteuning voortzetten totdat ‘Geen inwoner de overdracht van de zorg en/of ondersteuning naar een gecontracteerde zorgaanbieder tussen wal en schip’ heeft plaatsgevonden. Het uitgangspunt is immers: ‘Geen inwoner tussen wal en schip’. Dit betekent dat niet-gecontracteerde zorgaanbieders niet per 1 juli 2022 in de Achterhoek kunnen stoppen, tenzij de hulp voor die datum is afgerond of overgedragen. De bedoeling is wel dat alle hulp uiterlijk 31 december 2022 is overgedragen, tenzij er bij een cliënt sprake is van maatwerk. Niet-gecontracteerde zorgaanbieders die problemen voorzien door de overgangsregeling, bijvoorbeeld in de bedrijfsvoering, kunnen contact opnemen met contractmanager van de gemeente.
Meer weten of vragen? Op www.sociaaldomeinachterhoek.nl/zorgaanbieders is een speciale themapagina ingericht met nieuws, achtergrondinformatie, veel gestelde vragen en de belangrijkste documenten over de Inkoop 2022. Ook de andere Informatieplaten zijn op deze themapagina te vinden.
Het sociaal domein Achterhoek is de Achterhoekse samenwerking op het gebied van Wmo en Jeugdhulp. Het doel: samen efficiënter en effectiever de transformatie aanpakken. Deelnemers aan het sociaal domein Achterhoek zijn de 8 gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oude IJsselstreek, Oost Gelre en Winterswijk.
Overzicht webpagina’s Verslagen Verslagen en achtergrondinformatie over het bestuurlijk overleg zijn terug te vinden via: https://www.sociaaldomeinachterhoek.nl/zorgaanbieders/bestuurlijk-overleg/ Nieuwsbrieven De (thema) nieuwsbrieven rondom het inkoopproces zijn via onderstaande links te raadplegen: 10 februari 2021 https://mailchi.mp/a037d79be8cb/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6149141 4 maart 2021 https://mailchi.mp/8f8b95976aba/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6156409 Extra editie n.a.v. dialoogfase 15 maart 2021 https://mailchi.mp/67836b07db57/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6157797 17 maart 2021 https://mailchi.mp/859db289a75e/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6159101 29 maart 2021 https://mailchi.mp/a319cada8fc6/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6160761 1 april 2021 https://mailchi.mp/191b5aad9dc3/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek-6166465 18 juni 2021 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek6187281 5 juli 2021 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek6190693 15 oktober 2021 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek6212073 18 november 2021
https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek6218757 11 februari 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek14191753 14 maart 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek 11 april 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek15426694 9 juni 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek15457201
1 juli 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek15465953 17 november 2022 https://mailchi.mp/sociaaldomeinachterhoek/lees-het-laatste-nieuws-over-sociaal-domein-achterhoek15537845
Sociaal domein
achterhoek
Samen voor een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen Deze informatieplaat is onderdeel van een reeks informatieplaten. Komende tijd wordt deze reeks verder uitgebreid.
oktober 2023
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 05-10-2023
Bestuurlijk overleg
Op donderdag 5 oktober kwamen 56 bestuurders en managers van de 8 Achterhoekse gemeenten en gecontracteerde zorgaanbieders jeugdhulp en Wmo/Wonen bijeen voor een bestuurlijk overleg. Een moment om elkaar te ontmoeten, om terug te kijken op de samenwerking in het afgelopen jaar en om vooruit te kijken. Deze informatiekaart biedt een impressie van het gesprek en een overzicht van de uitkomsten.
Waar komen we vandaan? Terugblik bestuurlijk overleg 11 april 2023 Tijdens het vorig bestuurlijk overleg hebben bestuurders gesproken over de vraag ‘hoe geven we samen de bestuurlijke dialoog vorm?’. Er ontstond een veelheid aan ideeën, randvoorwaarden en ook kritische vragen. Naar aanleiding van dit overleg besloten de bestuurders van de 8 gemeenten om het bestuurlijke gesprek te blijven voeren met de ‘coalition of the willing’. Een open uitnodiging is verstuurd en bestuurders van 41 gecontracteerde zorgaanbieders hebben zich hiervoor aangemeld.
Voorbereiding op 5 oktober 2023 In de voorbereiding van het bestuurlijk overleg van 5 oktober 2023 werd duidelijk dat er behoefte is aan (meer) structuur voor het bestuurlijk overleg. Bestuurders gaven aan de overleggen nu als ad-hoc te ervaren en te weinig in verbinding met de ambtelijke/ managementlaag en uitvoering. Ook werd geconstateerd dat grote bestuurlijke bijeenkomsten onvoldoende ruimte bieden voor het goede gesprek. Separaat aan dit verslag ontvangen bestuurders meer informatie over de structuur en data van de bestuurlijke overleggen in 2024.
Terugblik op het eerste jaar van de samenwerking Het bestuurlijk overleg van 5 oktober 2023 startte met een plenair interview, waarin Joop Wikkerink (Sociaal Domein Achterhoek), Annemarie Profittlich (GGNet) en Emilia Borninkhof (Entrea Lindenhout & VoorZorg Achterhoek) samen terugblikken op het eerste jaar van de samenwerking. Dat eerste jaar begon op 1 juli 2022, toen 59 zorgaanbieders van start gingen met de nieuwe nieuwe werkwijze voor jeugdhulp en Wmo/Wonen in de Achterhoek. De energie zat in dit eerste jaar met name op het werken in partnerschap aan de transformatiedoelen, in een overzichtelijker zorglandschap met minder bureaucratie. En met ruimte voor professionals om samen met inwoner(s) ‘de beste hulp op de beste plek’ te bieden. Terugkijkend op het eerste jaar constateerden Joop, Emilia en Annemarie in het interview dat er een aantal mooie stappen is gezet. Nieuwe samenwerkingsverbanden zijn opgebouwd, er ligt een Brede Monitor en de nieuwe regionale Toeleidings Tafel Achterhoek van het onderdeel Woonvormen van het segment Gezins- en Woonvormen (segment HCV) is gestart. In het eerste jaar is ook veel aandacht en energie uitgegaan naar de overgang in contracten en werkwijze. En naar de herijking van de lumpsumtarieven en het belang van elke partij om financieel gezond te blijven.
Joop, Emilia en Annemarie concludeerden in het plenaire gesprek dat dit ten koste is gegaan van de onderlinge samenwerking en van (het gesprek over) de inhoudelijke transformatie. Tijdens het interview wordt ook stilgestaan bij de vertraagde besluitvorming over de nieuwe lumpsumtarieven. De Achterhoekse gemeenten hebben in de zomer 2023 hard gewerkt om tot besluitvorming te komen (zie kader). De meeste zorgaanbieders waren hier echter niet bij betrokken. Dit heeft geleid tot onzekerheid en soms tot irritatie en/of frustratie. Andersom hadden bestuurders van de gemeenten graag eerder het gesprek gevoerd over de verwachte stijging in kosten. “Je krijgt op een gegeven moment een eilandenverhaal, wantrouwen.” Joop, Annemarie en Emilia concludeerden dat dit anders moet. Dit start met het begrip van wat er speelt bij de ander, om vervolgens elkaar op te zoeken en samen tot oplossingen te komen.
“Je krijgt op een gegeven moment een eilandenverhaal, wantrouwen.”
Sociaal domein
achterhoek
Samen voor een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen oktober 2023
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 05-10-2023
Besluitvormingsproces bij Achterhoekse gemeenten in de zomer 2023 herijking lumpsumtarieven In het voorjaar 2023 is het Contract- en Leveranciersmanagement van Sociaal Domein Achterhoek gestart met de herijking van de lumpsum-tarieven. Gecontracteerde zorgaanbieders zijn hierover geïnformeerd en hebben toen de uitnodiging gehad om voor het nieuwe contractjaar een offerte in te dienen. Hierop volgden verificatiegesprekken. De uitkomst van deze gesprekken werd eind juni 2023 voorgelegd aan de wethouders en managers van de 8 Achterhoekse gemeenten. Vanaf dat moment heeft de besluitvorming er als volgt uitgezien: 30 juni 2023 De wethouders Sociaal en Financiën (POHO) gaan niet akkoord met de ingediende lumpsumtarieven en verzoeken om nader onderzoek. 6 juli 2023
De managers van de gemeenten (MOSD) zetten per direct 2 opdrachten uit: 1. Juridisch QuickScan op contracten (bij Victor Advocaten & Adviseurs) 2. Financiële QuickScan voor second opinion op reële prijsstijging (bij PPRC)
21 augustus 2023
MOSD bespreekt beide QuickScan rapporten
31 augustus 2023
POHO stemt op basis van QuickScan rapporten in met de voorgestelde plekprijzen
4 t/m 8 september 2023
Voorbereiding bestuurlijke besluitvorming inclusief informeren van gemeenteraden
12 & 13 september 2023
8 Colleges van B&W besluiten positief over de herijkte lumpsumtarieven
Wat zijn de meest urgente issues? Tijdens het bestuurlijk overleg gingen de bestuurders ook uiteen in 7 subgroepen met de vragen: Wat zit er in de weg om in partnerschap te kunnen transformeren? Wat zijn de meest urgente issues*? Waar moeten we het komende (half) jaar mee aan de slag? Ook managers van de gemeenten zijn bij dit gesprek aanwezig. In de subgroepen werd gesproken over issues, knelpunten en mogelijke oplossingen. De totale opbrengst staat hieronder per hoofdissue weergegeven. *Een issue is een neutraal geformuleerd punt waar discussie over bestaat en waar spanning op zit.
Hoofdissue
Opbrengst subgroepen: issues, knelpunten en mogelijke oplossingen
1. Transformatieopgaven & leren transformeren
- Expliciet en concreet maken wat we bedoelen met transformatie - Heldere verwachtingen en doelen schetsen - Gezamenlijk een ontwikkelagenda opstellen: prioritering, eigenaarschap & mandatering - Er is onduidelijkheid over wat het doel van het komende jaar is - Een lerende houding
2. Samenwerking in de keten
- Er is verbinding op inhoud nodig: strategisch, tactisch, operationeel - E en bredere samenwerking dan allen zorgpartijen. Alle partijen zijn nodig aan tafel (dus ook bijvoorbeeld Gecertificeerde Instellingen & Veilig Thuis) - Denken en handelen meer richten op preventie. - Er is meer samenwerking aan de voorkant nodig: zorgaanbieders/toegang. - Onze partners kennen - S amenwerken: gemeente coördineert, elkaar kennen (weten van elkaars product), willen (want afhankelijk van elkaar), doen (elkaar ontmoeten, elkaar steunen in het collectief) - Concreet maken van issues & oplossingen m.b.t.: instroom, doorstroom, uitstroom - Er is sprake van domein denken, wantrouwen - Een escalatiemodel/-ladder ontbreekt - Er is een ‘marktmeester’ nodig om samenwerking te organiseren
Sociaal domein
Deze informatieplaat is bedoeld voor professionals binnen het sociaal domein Achterhoek. Let op: wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze informatieplaat. U kunt hier geen rechten aan ontlenen. Versie 05-10-2023
achterhoek
Samen voor een optimale uitvoering Wmo, Jeugdhulp en Beschermd Wonen oktober 2023
3. Partnerschap tussen - Er bestaan verschillende beelden (=verwachtingen) van het ‘partnerschap’ gemeenten en zorgaanbieders - Het is nodig om concreet te maken wat we echt verstaan onder partnerschap - Er is behoefte aan rolzuiverheid i.c.m. bewegingsruimte - Op dit moment is er gebrek aan vertrouwen 4. Contracten en financieringssystematiek
- Financieringssystematiek passend bij samenwerking ontwikkelen - F lexibiliteit binnen contracten: balans in het partnerschap en het contractmanagement vanuit opdrachtgever-opdrachtnemer relatie - Het ‘normaal’ is heel klein geworden ➔ perverse prikkels - Issues op financiering (lumpsum): • Complex bij dubbele (parallelle) indicaties • Verificatierondes vragen veel tijd van contractmanagers • Onderaannemerschap heel complex, onderlinge verrekening • Weinig flexibel
5. Betaalbaarheid van de zorg
- Betaalbaarheid van de zorg - Belang van eigen organisaties om financieel gezond te blijven - Betaalbaarheid zou resultaat moeten zijn, niet het vertrekpunt
6. Successen oogsten Successen delen in partnerschap en transformatie (definities scherp ➔ vertrouwen groeit ➔ negatieve framing verdwijnt)
Hoe verder? Het bestuurlijk overleg van 5 oktober 2023 gaf ruimte voor het goede gesprek en heeft daarmee bijgedragen aan het onderlinge begrip voor het perspectief en elkaars belangen. Door het gesprek over urgente issues ontstond bij de bestuurders (weer) het gevoel van samen: samen vooruitkijken en samen aan de slag op de transformatie. Uitwerking en opvolging van genoemde issues is cruciaal om dit gevoel van samen vast te houden en het partnerschap uit te bouwen. Bestuurders willen daar samen op blijven sturen in de vorm van een structureel bestuurlijk overleg met gemeenten en een selectie van zorgaanbieders. Separaat aan dit verslag ontvangen bestuurders hierover meer informatie.
Samen bouwen aan de Ontwikkelagenda De gemeenten pakken de regie om de lijst met issues voor het einde van 2023 samen met zorgaanbieders uit te werken in een gedragen plan van aanpak, ofwel: Ontwikkelagenda. Een eerste stap daarbij is de analyse: Welk issues worden waar al opgepakt? Er wordt door gemeenten en zorgaanbieders op verschillende plekken immers al hard gewerkt aan de transformatiedoelen. Stap 2 is vervolgens gezamenlijk vaststellen wat er extra/anders nodig. Pia van den Boom (K2) zal dit traject in opdracht van de gemeenten tot eind 2023 begeleiden.
Vragen Heeft u vragen? Bel of mail dan met Pia van den Boom: 06 25 17 85 19, pia.vandenboom@k2.nl
Het sociaal domein Achterhoek is de Achterhoekse samenwerking op het gebied van Wmo en Jeugdhulp. Het doel: samen efficiënter en effectiever de transformatie aanpakken. Deelnemers aan het sociaal domein Achterhoek zijn de 8 gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oude IJsselstreek, Oost Gelre en Winterswijk. Meer weten? Kijk op www.sociaaldomeinachterhoek.nl
Verslag Overleg: Vergadering: Klein Bestuurlijk Overleg Achterhoekse gemeenten & gecontracteerde zorgaanbieders Jeugdhulp & Wmo/Wonen Datum vergadering: donderdag 1 februari 2023, 14.30 – 16.00 Locatie: Gemeentehuis Doetinchem Aanwezig:
Afwezig:
Gemeenten: Joop Wikkerink (Aalten), Evert Blaauw (Bronckhorst), Patrick Moors (Doetinchem), Ellen Dusseldorp (Oost Gelre), Hester Liebeton-Schoch (SDA), Kay Maduro (SDA) Zorgaanbieders: Henk Loman (Zozijn), Eddy de Bruin (Curess), Emilia Borninkhof (VZA/Entrea), Luuk Peters (I-Nova), Annemarie Profittlich (GGNet), Meike Manschot (Zij aan Zij), Mieke Zemmelink (Azora/Careaz), Joost Harkink (Riwis), Hans Bonten (Jeugd GGZ) Voorzitter: Pia van den Boom (procesbegeleider, K2) Pieter Hamming (Sa-Net)
Bijlage: 1) Brief SDA aan gecontracteerde zorgaanbieders ‘Uitkomst besluitvorming ‘contractering jeugdhulp en Wmo/Wonen vanaf 1 juli 2025’ – 2 feb 2024 2) Spelregels voor het Klein Bestuurlijk Overleg 3) PPT KPI Bestuurlijk Overleg __________________________________________________ 1. Welkom en nadere kennismaking Welkom vandaag aan Joost Harkink (bestuurder Riwis) ter vervanging van Judith Klein Gunnewiek. Ook vandaag eenmalig aangesloten is Hans Bonten, directeur Jeugd GGZ. En tenslotte is vandaag aangesloten Kay Maduro (strategisch financieel adviseur van de SDA) voor het agendapunt KPIs. Terugblik Klein Bestuurlijk Overleg van 11 december 2023 Pia van den Boom blikt terug op het vorige Klein Bestuurlijk Overleg. Het Klein Bestuurlijk Overleg is eind 2023 vervroegd gestart ten behoeve van een gezamenlijke duiding van het onderzoeksrapport van I&O research. Zowel op inhoud als proces. De intentie van de gemeenten was om het onderzoeksrapport direct na het overleg te delen met alle 59 gecontracteerde zorgaanbieders. Dit bleek echter niet mogelijk omdat het onderzoeksrapport nog niet met alle colleges en gemeenteraden in de Achterhoek was gedeeld. Inmiddels is het onderzoeksrapport van I&O research breed gedeeld en hebben ook andere zorgaanbieders de gelegenheid gehad om hierop te reageren.
Het verslag van het Klein Bestuurlijk Overleg en de reacties van andere zorgaanbieders zijn opgenomen als bijlage bij het Collegevoorstel op basis waarvan de colleges in de Achterhoek hebben besloten over de nieuwe inkoop. De besluitvorming over de contractering jeugdhulp en Wmo/Wonen in de Achterhoek was een ingewikkeld proces waarbij de 8 colleges van B&W, gemeenteraden, zorgaanbieders en inwoners op het juiste moment van de juiste informatie moesten worden voorzien. Tegelijk is ‘transparantie’ een belangrijk uitgangspunt voor het Klein Bestuurlijk Overleg. We moeten er samen voor waken dat informatie die gedeeld wordt in het Klein Bestuurlijk Overleg ook direct breder gedeeld wordt met alle gecontracteerde zorgaanbieders. Alle zorgaanbieders hebben het recht op dezelfde informatie.
1
Kennismaking Pia geeft aan dat de onderlinge relaties in dit kleine bestuurlijke overleg een belangrijk middel zijn om samen stappen te (blijven) zetten op de inhoud. Tegelijk stroomt de agenda snel vol met inhoudelijke onderwerpen. Voorstel is daarom om elk overleg tijd te reserveren voor (minimaal) 3 bestuurders om zichzelf en hun organisatie nader voor te stellen aan de hand van de volgende vragen: 1. Jouw gemeente of organisatie: o.a. Wat kenmerkt jouw gemeente/organisatie? Wat willen jullie bereiken? 2. Je persoonlijke drijfveren: Wat drijft jou om dit werk te doen? Patrick en Meike starten vandaag. Pieter Hamming was ook gevraagd, maar hij is vandaag ziek. 2. Besluitvorming over continuering van de huidige contracten en werkwijze Vlak voor het Klein Bestuurlijk Overleg hebben de bestuurders van de zorgaanbieders de brief ontvangen over ‘Uitkomst besluitvorming ‘contractering jeugdhulp en Wmo/Wonen vanaf 1 juli 2025’. Joop Wikkerink geeft namens de gemeenten een aanvullende toelichting op de brief: -
-
De urgentie om tot besluitvorming te komen was hoog (voldoende tijd nodig voor eventuele nieuwe inkoop, verzoek aanbieders om duidelijkheid), en tegelijk vraagt besluitvorming om een zorgvuldig proces waarin alle betrokken partijen op het juiste moment worden meegenomen. De gemeenten hadden de wens om alle zorgaanbieders daarbij te door hen de gelegenheid te geven om te reageren op het I&O rapport. Dit heeft geleid tot een definitieve besluitvorming door de Colleges van B&W op 30 januari. Alleswegende (rapporten en feedback van aanbieders) hebben de Colleges besloten om de contracten Jeugdhulp en Wmo/Wonen niet te verlengen (zie brief voor argumenten). Belangrijk daarbij is het extra besluit om als gemeenten onderling tot bindende en duidelijke samenwerkingsafspraken te komen. Dit is een voorwaarde voor de nieuwe inkoop. Als gemeenten horen we graag of deze brief over de besluitvorming nog vragen oproept bij de zorgaanbieders. Hoe jullie denken over dit besluit En willen van gedachte wisselen over de betekenis van dit besluit voor het vervolg. Hoe doen we dit in goed partnerscha
De zorgaanbieders hebben begrip voor het besluit. Het komt niet als een verrassing. Het besluit wordt aan de ene kant positief ontvangen, omdat een nieuwe inkoop kansen biedt om het beter met elkaar te organiseren. Een aanbieder spreekt waardering uit voor de voortvarendheid van de colleges om tot een besluit te komen. Aan de andere kant geeft het besluit ook reden tot zorg. Een nieuwe aanbesteding betekent (opnieuw) veel werk voor gemeenten en aanbieders, en creëert onzekerheid bij personeel en cliënten. Er heerst teleurstelling dat de focus opnieuw komt te liggen op het systeem en geld, terwijl de urgentie ligt bij de inhoudelijke doorontwikkeling. Aanbieders reflecteren ook op het proces van besluitvorming. Daarin hebben sommige aanbieders het partnerschap gemist. Reactietermijnen zijn zeer kort. Partnerschap betekent dat je elkaar voldoende tijd en gelegenheid geeft om mee te denken. De wethouders geven aan dat het zeker de intentie is geweest om het samen te doen. Samen is ook tijdig. Tegelijk zal dat niet altijd lukken. Het besluitvormingsproces in 8 gemeenten is ingewikkeld en de gemeenten zijn bovendien gebonden aan de regels van Europese aanbesteding. De zorgaanbieders benoemen de volgende aandachtspunten voor het vervolg: - Breng het huidige contract in partnerschap zo goed mogelijk tot een einde.
- Investeer in de samenhang en samenwerkingsafspraken tussen de gemeenten onderling. - Geef het nieuwe inkooptraject vorm vanuit partnerschap. Waar zowel de regio, als zorgaanbieders en ook de gemeentelijke toegangen vertegenwoordigd zijn. Bijvoorbeeld door middel van een dialooggestuurde inkoop. - Bouw in het volgende contract voldoende herstelmogelijkheden in. - Bouw met de nieuwe inkoop voort op de ontwikkelingen die al in gang zijn gezet. - Ga aan de slag met een gemeenschappelijk doorleefde visie. De Achterhoek heeft een visie, maar deze is niet (voldoende) doorleefd. Zo zijn er grote verschillen in de toegang.
2
-
Blijf investeren in de toegang (competenties en draagvlak). Zowel m.b.t. de ontwikkelingen die daar nodig zijn gedurende het huidige contract, als de te verwachten andere werkwijze na een nieuw contract. Zorg dat consulenten goed worden meegenomen. Laat je inspireren door andere regio’s.
3. Voortgang op de KPIs Hester Liebeton geeft een toelichting op het proces tot nu toe. Voorstel is om met een aantal aanbieders tot een set van KPIs te komen. Dit voorstel kan vervolgens gepitchd worden tijdens de grote bestuurlijke bijeenkomst met alle zorgaanbieders op 16 mei. Het betreft een set van KPIs voor de huidige contracten. Deze kunnen richtinggevend zijn voor de nieuwe aanbesteding. Het voorstel wordt positief ontvangen. Opmerkingen: - Hou het simpel. Waar moeten we echt op sturen? - Verken de mogelijkheid om aan te sluiten bij de monitoring van het IZA regioplan. Aanbieders die mee willen werken aan de KPIs: Zozijn, VZA/Entrea, Curess, Riwis en I-Nova. 4. Spelregels voor het Klein Bestuurlijk Overleg Pia geeft een toelichting op de spelregels die eind 2023 al zijn benoemd. Het doel vandaag is om deze waar nodig verder aan te scherpen. Zie bijlage 2 voor de uitkomsten. De gemeenten hebben afgesproken om elk jaar te rouleren met 2 wethouders. De voorgestelde roulatie van 2 a 3 zorgaanbieders per jaar wordt wisselend ontvangen: - Zal deze roulatie niet ten koste gaan van de effectiviteit van deze groep bestuurders? We zijn nog maar net onderweg. En in deze tijd van een nieuwe inkoop is het extra belangrijk om elkaar vast te blijven houden. Mogelijk kan het roulatiemoment na 1,5 jaar plaatsvinden i.v.m.
de nieuwe inkoop? - Tegelijk is er begrip voor de wens van andere aanbieders om aan tafel te komen, en daarmee de noodzaak om te rouleren. De conclusie wordt getrokken dat gemeenten zullen besluiten over de roulatie van aanbieders. Daarbij is het van belang dat de groep aanbieders een representatieve afvaardiging is van het totaal. Tenslotte is de vraag hoe het Klein Bestuurlijk Overleg doorgang vindt tijdens de nieuwe inkoop. Tijdens de vorige aanbesteding is er 1-1,5 jaar weinig tot geen contact geweest tussen gemeenten en zorgaanbieders. Dit heeft het partnerschap en het onderling vertrouwen geen goed gedaan. Pia zal verkennen met de inkoopadviseurs van de gemeenten onder welke voorwaarde het Klein Bestuurlijk Overleg - oftewel een alternatieve vorm van het bestuurlijke gesprek - doorgang kan vinden. 5. Overige punten: - Pia geeft een korte toelichting op het proces van de Ontwikkelagenda Transformatie: o De concept versie ligt nu ter consultatie voor aan alle zorgaanbieders o Feedback op specifieke opgaven wordt opgepakt door de accountteams van de gemeenten met de betreffende zorgaanbieders o Op 26 feb is er een gezamenlijke sessie met de gemeenten en een selectie van aanbieders om samen duiding te geven aan de uitkomsten uit de consultatieronde, en te reflecteren op de invloed van de nieuwe inkoop op de ontwikkelagenda.
o Het vervolg is afhankelijk van voorgaande stappen. Het streven is om de definitieve ontwikkelagenda vast te stellen tijdens de grote bestuurlijke bijeenkomt op 16 mei. o Feedback: Hoe verhoudt de Ontwikkelagenda zich tot het IZA Regioplan? Zijn we dingen niet dubbel aan het doen? Pia verkent dit met het IZA team. - Patrick, Joop en Luuk denken mee in de voorbereiding van de grote bestuurlijke bijeenkomst op 16 mei. Pia zal daarnaast een bestuurder van een zorgaanbieder benaderen die geen onderdeel is van het Klein Bestuurlijk Overleg.
3
Spelregels voor het Klein Bestuurlijk Overleg tussen de Achterhoekse gemeenten & gecontracteerde zorgaanbieders Jeugdhulp & Wmo/Wonen 1. Het doel van het Klein Bestuurlijk Overleg is het bewaken van de koers richting de gezamenlijke transformatiedoelstellingen in de regio Achterhoek. Bestuurders in het Klein Bestuurlijk Overleg hebben de taak om te kijken naar het collectieve belang. Individuele (organisatie-)belangen worden niet geadresseerd in het Klein Bestuurlijk Overleg. Samen koers bewaken betekent: - knelpunten signaleren en dilemma’s delen t.a.v. het partnerschap tussen gemeenten en zorgaanbieders, en de gezamenlijke transformatiedoelstellingen; - samen verkennen van actuele ontwikkelingen en vraagstukken, en mogelijke oplossingen; - informatie en inspiratie delen (o.a. vanuit andere regio’s) t.b.v. visieontwikkeling; - dat er geen besluitvorming plaatsvindt in het Klein Bestuurlijk Overleg. 2. Elke deelnemer schuift aan met bestuurlijk mandaat. 3. Elke bestuurder van een zorgaanbieder schuift aan namens de eigen organisatie/coalitie en denkt vanuit dit perspectief mee over het collectieve belang. Er is geen vertegenwoordiging van andere zorgaanbieders. 4. Bij afwezigheid van een bestuurder kan hij/zij worden vervangen door een collega uit de eigen organisatie/coalitie/gemeente, mits deze collega goed geïnformeerd is. 5.
We zorgen voor maximale transparantie op de inhoud en het proces van de kleine, bestuurlijke overleggen: • De agenda voor het klein bestuurlijk overleg wordt in samenspraak opgesteld door gemeenten en zorgaanbieders à Een agendacommissie met wisselende bezetting • Op de website van SDA communiceren we over: o De deelnemers van de agendacommissie per overleg o De agenda: min 3 weken voorafgaand aan het overleg o Het verslag: max 3 weken na het overleg. • Het verslag van het klein bestuurlijk overleg wordt ook actief verspreid door de SDA naar bestuurders van alle gecontracteerde zorgaanbieders. 6. We starten in 2024 met een vaste groep bestuurders van gemeenten en zorgaanbieders. Daarbij zullen we de komende jaren gaan rouleren, maar met oog voor stabiliteit. • De afvaardiging van 4 wethouders uit het regionaal Portefeuillehoudersoverleg Sociaal (PoHo Sociaal) zal jaarlijks* met 2 wethouders rouleren. • De afvaardiging van zorgaanbieders zal jaarlijks* met 2 a 3 bestuurders rouleren. De gemeenten besluiten hierover in overleg met de huidige deelnemende zorgaanbieders. * Mogelijk zal het eerste roulatiemoment worden uitgesteld i.v.m. de nieuwe inkoop in de Achterhoek
1
KPI’s, hoe nu verder? Klein Bestuurlijk Overleg, 1 februari 2024
KPI’s, hoe zat het ook alweer? Wens vanuit organisatie (SDA) • Om te kunnen meten of de doelstellingen worden gehaald is er een algemene set KPI’s opgesteld, hierbij kan de norm door gemeenten en aanbieders worden ingevuld. • De KPI’s zullen regelmatig worden geëvalueerd en beoordeeld of ze nog volstaan om de doelstellingen te halen. • De inschrijvingen van de aanbieders kunnen hier tegenaan worden gehouden. Inkoop Inschrijvingen gecontracteerde aanbieders: iedere inschrijver heeft KPI’s uitgewerkt. Hierop zijn de inschrijvers ook beoordeeld tijdens het gunningsproces. Gezamenlijke KPI’s Met aanbieders zijn in 2022, 1 bijeenkomst georganiseerd op 31 mei waar KPI’s werden doorgesproken. Dit heeft niet geleid tot een gezamenlijk vaststellen van de normering bij de KPI’s en het implementering ervan.
KPI’s uit bijeenkomsten KPI’s algemeen • Vergroten uitstroom naar sociale basis en voorliggende voorzieningen door aansluiting met sociale basis een voorliggende voorzieningen. • Er is controle over het zorgproces, een goede samenwerking tussen hulpverleners en gelijkwaardig contact. • De inzet van de ondersteuning en zorg is tijdig en passend, duurzaam resultaat in een veilige vertrouwde omgeving.
KPI’s uit bijeenkomst KPI’s segment specifiek WMO Wonen • Minder cliënten maken gebruik van Beschermd wonen, Beschut Wonen en Beschermd Thuis in de periode 2022 en verder. Meer cliënten worden met ambulante begeleiding in de wijk gehuisvest. IAJ • Zorg en ondersteuning binnen segment IAJ wordt op zodanige manier ingezet, dat hulp na 18e levensjaar niet nodig is. • Stimuleren van doorstroom jeugdigen uit segmenten Gezins- en Woonvormen en Hoog Complex Weinig Voorkomend met Verblijf naar IAJ Gezins- en woonvormen • Het aantal pleegouders dat aansluit op de vraag en behoefte neemt toe. • Het aantal gezinshuizen neemt toe door afname HCWVV
Waarom niet gelukt om tot afspraken met elkaar te komen? Deze KPI’s zijn te vaag en nietszeggend. Niet meetbaar, niet helder omschreven en niet genormeerd. Dit leidde niet tot een gezamenlijk gedragen set. Over de KPI’s kan met de individuele aanbieder, in perceelverband, in een accountteam, etc. een constructief gesprek worden gevoerd, gericht op verbeteringen. KPI’s geven inzicht door de voortgang meetbaar en concreet te maken. Wat gaat er goed en wat zijn mogelijke verbeterpunten.
Mogelijke KPI’s (thema’s) 1.
Cliënttevredenheid
2.
Toegankelijkheid
3.
Effectiviteit van interventies
4.
Minder cliënten in maatwerkvoorzieningen
5.
Samenwerking en netwerken
6.
Maatschappelijke impact
7.
Innovatie en continue verbetering
8.
Compliance en regelgeving
Vervolg • In gezamenlijkheid een selectie maken uit de voorgestelde KPI’s; waar willen en kunnen we op sturen, wat vinden we belangrijk? Vormen van groepje: met managers/accontmanagers en CLM’ers • KPI’s normeren met beleidsmedewerkers • KPI’s breed onder de aandacht brengen binnen de regio (intern bij gemeenten en aanbieders) • De KPI’s van de gecontracteerde partijen tegen de geselecteerde KPI’s van SDA leggen, ter vergelijk. • Over de verschillen het gesprek voeren m.b.t. transformatie • De KPI’s gebruiken ter verantwoording MOSD/Poho
Verslag Overleg: Vergadering: Klein Bestuurlijk Overleg Achterhoekse gemeenten & gecontracteerde zorgaanbieders Jeugdhulp & Wmo/Wonen Datum vergadering: maandag 11 december 2023, 13.30 – 14.30 Locatie: Gemeentehuis Doetinchem Aanwezig:
Afwezig:
Gemeenten: Joop Wikkerink (Aalten), Evert Blaauw (Bronckhorst), Patrick Moors (Doetinchem), Hester Liebeton-Schoch (SDA) Zorgaanbieders: Henk Loman (Zozijn), Eddy de Bruin (Curess), Emilia Borninkhof (VZA/Entrea), Luuk Peters (I-Nova), Annemarie Profittlich (GGNet), Meike Manschot (Zij aan Zij), Pieter Hamming (Sa-Net), Judith Klein Gunnewiek (Riwis) Voorzitter: Pia van den Boom (procesbegeleider, K2) Ellen Dusseldorp (Oost Gelre), Mieke Zemmelink/Ingrid Wolbert (Azora/Careaz)
__________________________________________________ Aanleiding Toelichting door Pia van den Boom: Op verzoek van de gemeenten komen de deelnemers van het Klein Bestuurlijk Overleg vandaag al bijeen. Aanleiding is de oplevering van de eindrapportage van I&O research. De uitnodiging vandaag is samen puzzelen. Herkennen we de uitkomsten? Wat betekenen de dilemma’s en issues voor het partnerschap en de transformatie? Hoe bewaken we het partnerschap gedurende dit proces? Door vandaag al bijeen te komen gaan we voorbij aan goede start van het Klein bestuurlijk overleg. Op 1 februari 2024 zullen we nader kennismaken, doorpraten over de ‘aard’ van dit nieuwe gremium, en afspraken maken over hoe we hier gezamenlijk invulling aan geven. Vandaag is er commitment op de volgende afspraken voor het Klein bestuurlijk overleg: 1. Het Klein bestuurlijk overleg heeft de taak om te kijken naar het collectieve belang. Het bewaken van de koers richting de gezamenlijke transformatiedoelstellingen. 2. Elke bestuurder van een zorgaanbieder schuift aan namens de eigen organisatie/coalitie en denkt vanuit dit perspectief mee over het collectieve belang. Er is geen vertegenwoordiging van andere zorgaanbieders. Joop Wikkerink vult aan namens de gemeenten: Als gemeenten kijken we positief naar de stappen die de afgelopen periode zijn gezet, o.a.
de bestuurlijk bijeenkomst van 5 oktober en het recente werkbezoek aan Zozijn. We ervaren positieve energie op het partnerschap; een belangrijke voorwaarde voor de transformatie. We zitten als gemeenten en zorgaanbieders ook in een zakelijke relatie van opdrachtgeveropdrachtnemer. Vanuit deze opdrachtnemersrol bekijken de gemeenten op dit moment de uitkomsten van het onderzoeksrapport van I&O Research. Wat betekenen de uitkomsten voor het behalen van onze gezamenlijke doelen en de samenwerking in de regio? De conclusies vormen een belangrijke basis voor alle Colleges om te besluiten over de voortzetting van de werkwijze en de volgende contractperiode na 30 juni 2025. We willen daarom vandaag in gesprek over de uitkomsten van de evaluatie.
1
Gezamenlijke duiding van de uitkomsten van het onderzoeksrapport van I&O Research Gemeenten en zorgaanbieders herkennen zich in grote lijnen in de uitkomsten. We komen op basis van de uitkomsten tot de volgende conclusies: 1. We zien de eerste resultaten van de nieuwe werkwijze I&O beschrijft een aantal succesfactoren (pag 48) die aangeven dat we op de goede weg zitten. Zorgaanbieders vinden dat het rapport niet geheel recht doet aan de stappen die zijn gezet in de Achterhoek op de transformatie. De nieuwe werkwijze zorgt ervoor dat we scherper kijken met welke zorg een inwoner het beste geholpen is. We zijn op verschillende opgave aan het ontwikkelen. Dat lezen we te weinig concreet terug in het rapport. I&O concludeert dat we nog mondjesmaat bereiken wat we beogen. We erkennen dat het eerst jaar veel tijd en energie is gegaan naar de overgang in werkwijze en herijking van de tarieven. Transformeren kost echter tijd. 2. We zijn hoopvol over het partnerschap tussen gemeenten en zorgaanbieders De zorginkoop en nieuwe werkwijze hebben een grote impact gehad op de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders. De complexiteit van de financieringssystematiek gaf veel onduidelijkheid en daarmee frustratie in de onderlinge samenwerking. Gemeenten en zorgaanbieders zijn elkaar echter altijd blijven opzoeken; in de uitvoering en op management en bestuurlijk niveau.
Bovendien was de zorginkoop niet de start van een samenwerking, maar voor veel zorgaanbieders een continuering van een samenwerking die er al jaren is in de Achterhoek. We herkennen ons daarom niet in de term ‘verziekte onderlinge verhoudingen’, maar kijken met vertrouwen samen vooruit naar de weg die we hebben ingeslagen. 3. De bekostigingssystematiek is te complex Het onderzoeksrapport maakt heel duidelijk dat de aanbesteding een remmende werking heeft in het doen wat nodig is. De contractering en financieringssystematiek zouden faciliterend moeten zijn, maar er zijn te veel knelpunten. Het is te complex. De complexiteit van de bekostiging zorgt voor onrust bij gemeenten en aanbieders. De jaarlijkse herijkingsclausule brengt (financiële) risico's en onvoorspelbaarheid met zich mee voor zorgaanbieders en gemeenten. Dit zorgt ervoor dat gemeenten en zorgaanbieders beide neigen naar controle en beheersing. Ook de samenwerking tussen aanbieders om tot integrale dienstverlening te komen wordt daardoor bemoeilijkt. 4. Het ontbreekt aan sturingsmogelijkheden Gemeenten en zorgaanbieders hebben behoefte aan KPIs. Bij de inschrijving hebben zorgaanbieders een voorstel voor KPIs ingediend en daar is in een aantal sessies over doorgepraat.
Tot op heden heeft dit echter niet geresulteerd in een concrete set van KPIs waarmee de gemeenten en zorgaanbieders gezamenlijk kunnen monitoren en sturen. De monitor die is opgeleverd door de Bouwgroep Brede Monitor richt zich vooral op monitoring door gezamenlijk het leerproces op de Transformatie aan te gaan. Implementatie van de monitor in 2024 zal naast kwantitatieve data ook juist waardevolle kwalitatieve data opleveren met betrekking tot effectiviteit, kwaliteit en transformatie van de zorg. 5. Oplossingen voor de knelpunten zijn nodig Inwoners van de Achterhoek zijn gebaat bij rust in de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders. Het doen van aanpassingen in financieringssystematiek kost tijd en energie voor gemeenten en zorgaanbieders. Tijd en energie die niet kan gaan in de transformatie van de zorg. We constateren echter dat we met elkaar tot oplossingen moeten komen voor de knelpunten die er zijn. Alleen dan komt er ruimte om werkelijk te kunnen versnellen op de transformatie. Uit de evaluatie wordt duidelijk dat er in de basis van de aanbesteding veel knelpunten zitten. Er is de voorkeur om dit te herstellen binnen de huidige contracten. De vraag is echter of dit mogelijk is. Zo niet, dan kan het niet anders dan besluiten tot een nieuw inkooptraject. In het geval dat gemeenten besluiten tot een nieuw inkooptraject willen we het goede behouden van de huidige
2
werkwijze. Zorgaanbieders hebben de voorkeur voor een dialoog-gerichte aanbesteding om samen invulling geven aan een eventuele nieuwe aanbesteding. 6. We blijven samen bouwen aan de transformatie in de Achterhoek De Achterhoekse gemeenten en de 59 zorgaanbieders zijn samen een nieuwe weg ingeslagen, met breed draagvlak voor de visie en een duidelijke stip aan de horizon. Het eerste jaar van de contracten is veel tijd en energie verloren gegaan in randvoorwaarden, maar we ervaren dat er nu ruimte en momentum komt om met elkaar verder op de inhoud aan de slag te gaan. We willen en moeten als gemeenten en zorgaanbieders samen versnellen op de transformatie. Alleen dan kunnen we de kwaliteit van de zorg verbeteren en zorgen dat ze deze in de (nabije) toekomst beschikbaar en betaalbaar blijft. Dit betekent dat de inhoudelijke transformatie doorgang moet vinden, ook in het geval van een nieuw inkoopproces. Daarbij beseffen we ons terdege dat een nieuw inkoopproces tijd vraagt en onzekerheden met zich meebrengt voor de huidige gecontracteerde zorgaanbieders. Hoe verder? • Het onderzoeksrapport van I&O research wordt gedeeld met alle zorgaanbieders en gemeenteraden. Zorgaanbieders adviseren om het rapport niet zo te delen. Het betreft een adviesrapport en roept op zichzelf te veel vragen op. Zorg voor een begeleidende brief waarin de context wordt geschetst en duiding wordt gegeven.