Onderzoeksrapport rekenkamer subsidies gemeente Aalsmeer 2024

33

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.4. Participe

Na 2021 krijgt Participe subsidie, maar tot dat jaar werden de diensten ingekocht. Om een openbare aanbesteding te vermijden is overgestapt naar een subsidie. Participe was volgens de gemeente de enige marktpartij die de taak uit wilde voeren. Binnenkort krijgt de wethouder een ambtelijk voorstel waarin inkoop en subsidie als instrument worden afgewogen. In de begroting werd het grootste deel van de kosten voor het eerst in 2024 begroot, maar in 2022 en 2023 is wel betaald dus dat leidt tot overschrijding. De activiteiten voor de bestaande doelgroep namen toe, net als voor Oekraïners waar Participe op factuurbasis werkt. Participe stelt zich ten doel deelname aan de samenleving voor iedereen mogelijk te maken, ongeacht leeftijd of achtergrond. Vanuit sociaal werk en de Wet maatschappelijke ondersteuning met maatschappelijk werkers, wijkcoaches en activiteitenbegeleiders probeert Participe eenzaamheid te verminderen en zelfredzaamheid te vergroten. De doelstelling van Participe sluit aan bij de doelstelling die is opgenomen in de Nota kracht van Aalsmeer, nummer 6. “Het bevorderen van de gezondheid van inwoners in Aalsmeer”, waarbij specifiek 'eenzaamheid' is opgenomen. In die nota staat verder bij doelstelling 2, “We bieden de hulp die nodig is” en daarbij wordt zelfredzaamheid genoemd.

In de nieuwe Strategienota sociaal domein 2024-2027, heeft 'eenzaamheid' ook een plek, maar dan als de kernopgave: Gezond en gelukkig leven makkelijker maken. Zelfredzaamheid komt terug in de ambities: Werken en financiële zelfredzaamheid en Hulp bieden die nodig is. Bij de interne controle 2020 wordt geconstateerd dat er geen activiteitenplan en begroting is verstrekt aan de gemeente Aalsmeer. Ook bij de interne controle over 2023 zijn er opmerkingen over de subsidievaststelling bij Participe.

34

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.5. Stichting Ontwikkelings Samenwerking Aalsmeer (OSA)

In 1983 richtte de gemeente Aalsmeer deze stichting op die projecten voor ontwikkelingssamenwerking subsidieert. De gemeente betaalt een subsidie aan OSA die daarmee kleine projecten van andere organisaties uit de gemeente Aalsmeer voor maximaal 50% subsidieert. In 2022 blijkt uit het jaarverslag OSA dat OSA niet het hele budget heeft uitgekeerd vanwege te weinig aanvragen. Het geld is gebruikt voor:

Organisatie

Project

Subsidie

Stichting Nepal benefiet Aalsmeer

Nepal

€1.580

Stichting kinderhulp Afrika

Buitenverlichting in Oeganda

€2.500

Stichting kinderhulp Afrika

Landrover in Oeganda

€2.500

Stichting GA

Filipijnen

€2.500

Stichting mission house

Nigeria

€2.500

Diaconie Hervormde gemeente

Noodhulp Oekraïne

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Afbouw inrichting Ghana

€1.013

Doopsgezinde gemeente

Stof en garen Congo

€755

Doopsgezinde gemeente

Wasmachines Tanzania

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Internetverbinding Tanzania

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Kooktoestellen Oeganda

€1.260

Het maximale bedrag is €2.500 per project.

De gemeente Aalsmeer heeft geen beleid voor deze subsidie. Het doel van de subsidie voor de gemeente Aalsmeer is onduidelijk en het sluit niet aan bij een programma. Zo valt elk project in een ontwikkelingsland binnen het doel 'projecten steunen’ dat als enige tekst in de begroting staat. OSA heeft zelf wel een doel: het streeft naar een duurzame en rechtvaardige wereld met oog voor belangen van huidige en toekomstige bewoners, hier en elders. OSA doet dat door mensen in de gemeente Aalsmeer te informeren en nauwer te betrekken bij internationale samenwerking en duurzame ontwikkeling. Zo wil stichting OSA bijdragen aan een draagvlak voor wereldwijd rechtvaardige verhoudingen en duurzame productie en consumptie. Dit doel is niet zo expliciet vastgelegd in het beleid van de gemeente Aalsmeer. 35

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.6. Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?

36

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

6 - Hoe voert de ambtelijke organisatie het subsidiebeleid uit? In dit hoofdstuk staat hoe de ambtelijke organisatie het subsidiebeleid uitvoert en hoe de controles hierop uit worden gevoerd.

6.1 Wat doet de AA-organisatie met subsidies? Uitgangspunt voor de AA-organisatie is een uniform, geheel digitaal subsidieproces. De afdeling Subsidiebureau registreert aanvragen en stelt de subsidie vast. Bij de registratie is de eerste controle op volledigheid van alle stukken. Zodra dat zo is dan gaat de aanvraag naar een beleidsmedewerker die de inhoud van de aanvraag beoordeelt. Een teamleider keurt de beschikking (wel of geen subsidie) goed, zodat 2 mensen samen beoordelen. Bij grote of ‘beleidsrijke’ aanvragen beoordeelt een medewerker van de beleidsafdeling de aanvraag. Het Subsidieprotocol uit 2020 beschrijft in detail het proces van aanvraag tot beschikking. De software ondersteunt de stappen en ‘checklists’ zodat niets overgeslagen of vergeten hoeft te worden. Soms blijken subsidiebeschikkingen in een uitvoeringsovereenkomst te worden omgezet met het risico dat het niet langer een echte subsidie is. De medewerkers van het Subsidiebureau controleren dit niet, die kijken naar juistheid, volledigheid en tijdigheid. De medewerkers van de AA-organisatie houden ook contact met de doelgroep door buurthuizen en open dagen van instellingen te bezoeken. De gemeente Aalsmeer zet niet alleen een subsidie in om een doel te bereiken maar ook voor inkoop. De keuze tussen inkoop en subsidie vanaf €100.000 maakt de organisatie met een ‘beslisboom’ die in bijlage 1 is opgenomen.

De subsidieverordening heeft een hardheidsclausule, een bepaling in de verordening die onredelijke of onvoorziene gevolgen kan voorkomen. De gemeente Aalsmeer gebruikt de clausule vooral als aanvragen te laat in zijn geleverd, soms 6 maanden later dan zou moeten. Zolang er geld is voor de subsidie dan doet de gemeente Aalsmeer er alles aan om mee te werken aan de subsidieverstrekking. De insteek is dat continuïteit belangrijk is, door het opbouwen van contacten weet de gemeente beter wat de organisatie kan. In de afgelopen 2 jaar zijn er 5 volledige afwijzingen van subsidies. Dit waren alleen kleine subsidies met bedragen rond de 5.000 en 6.000 euro. Deels afwijzen van subsidies komt ook voor en dat neemt wat toe. Het gebruik van de hardheidsclausule krijgt de wethouder wel maar de raad niet te horen, zoals dat ook in de verordening is vastgelegd.

6.2 Werkwijze en verantwoordelijkheden Kernorganisatie Aalsmeer (KOA) De KOA beoordeelt alle subsidieaanvragen voor kunst, cultuur en sport, alle andere aanvragen beoordeelt de AA-organisatie. De aanvragen worden gewoon door het Subsidiebureau geregistreerd en afgehandeld, de KOA beoordeelt alleen de aanvragen. Hier is dus ook sprake van uniforme afhandeling. De KOA heeft volgens de controlerend externe accountant geen afdoende procesbeschrijvingen met als risico dat door een leemte fouten over het hoofd worden gezien. Het blijkt dat voor ESA bij de subsidie een afdwingbare uitvoeringsovereenkomst hoort. Het is de vraag of dit het risico op inkoop in plaats van subsidie vergroot. Voor dit onderzoek voert een beoordeling hiervan te ver.

6.3 Controle van de subsidies De AA-organisatie probeert 2 keer per jaar de eigen werkzaamheden voor subsidie te controleren. Dat lukte tussen 2018 en 2023 door een tekort aan personeel niet elk jaar 2 keer. Het verslag van deze controle gebruikt het afdelingshoofd en de afdeling concerncontrol voor verbeteringen. De laatste jaren vallen in de rapportage opmerkingen op of een bepaalde subsidie bijdraagt aan het maatschappelijke doel omdat dit dan ontbreekt in de aanvraag. Een koppeling van subsidie aan beleid is dan niet te lezen in de aanvraag.

37

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Hiernaast gaat de afdeling verbijzonderde interne controles elk jaar minutieus na of de subsidies rechtmatig zijn verstrekt en de financiële verantwoording klopt. Terugkerende punten in de laatste 7 jaar: 1.​ de stukken worden niet op tijd gestuurd, met de hardheidsclausule kan toch rechtmatig worden beschikt. 2.​ niet alle stukken zitten in het dossier. Sommige instellingen sturen geen controleverklaring, dit wordt besproken met hen. 3.​ de afweging of sprake is van inkoop of van subsidie wordt niet navolgbaar in het dossier gemaakt. Naast de afdeling zelf en de afdeling verbijzonderde interne controle is er nog een derde controle, die van de externe accountant. Een accountant controleert alleen de financiële rechtmatigheid en doet geen uitspraak of een subsidie eigenlijk meer een inkooprelatie is of vice versa. Het accountantsverslag rapporteerde de afgelopen jaren over subsidies: 1.​ de budgethoudersregeling is onjuist toegepast maar achteraf hersteld. 2.​ een functionaris zonder mandaat heeft een beschikking getekend en dit is achteraf hersteld. 3.​ bij KOA zijn intern de taken en bevoegdheden niet bij iedereen bekend omdat KOA dynamisch is en soms ad-hoc werkt. Ook ontbreken procesbeschrijvingen met een overzicht van de interne controles.

6.4 Betrokkenheid college en raad Het college krijgt van ambtenaren van sommige subsidieaanvragen een samenvatting. Hiermee wordt een collegelid geïnformeerd over de besluitvorming van subsidieaanvragen, subsidie toekenningen, subsidies boven de €50.000, bepaalde afwijkingen en het gebruik van hardheidsclausules. De hardheidsclausule wordt geregeld ingezet, bijvoorbeeld in de eerste twee kwartalen van 2022 in totaal 18 keer. Deze informatie wordt niet aan de raad gegeven. De raad las in de Kadernota 2025 dat onderzocht wordt of op subsidies kan worden bespaard, in 2026 €100.000 tot €500.000 per jaar in 2028. Later wordt besloten hoe het onderzoek hiernaar wordt ingericht. De raad ontvangt alleen summier algemene informatie via de begroting en de jaarrekening vanuit de P&C cyclus over subsidies. De accountant bekijkt ook elk jaar de subsidies en maakt hiervan in het accountantsverslag opmerkingen die ook verzonden worden aan de Auditcommissie en de gemeenteraad.

38

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

6.5 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?

39

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Bijlage 1: Beslisboom is het subsidie of inkoop Ambtenaren gebruiken dit model om te kiezen tussen inkoop en subsidie. Het draait hierom de vraag of de prestatie waarvoor wordt betaald kan worden afgedwongen door de gemeente. Prestaties zoals ESA, de Bibliotheek en Participe die leveren, zijn daarvan voorbeelden. De argumentatie geeft in lastige gevallen de doorslag. Dit moet juridisch worden getoetst.

40

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Bijlage 2 Bronnen Geïnterviewden Voor dit onderzoek heeft de rekenkamer 8 ambtenaren en bestuurders geïnterviewd. Hiervan zijn verslagen gemaakt die de geïnterviewden hebben gecontroleerd.

Van de gemeente Aalsmeer 1a 20211207 BW besluit inzake evaluatie Humanitas en voortzetting subsidie 1a 20211207 BW besluit inzake evaluatie Humanitas en voortzetting subsidie (003) 1a Beleidsplan schuldhulpverlening in Balans 2021-2024 1a Beschikking financieel cafe en thuisadmin 2022 1a Beschikking ondernemers en zzp 2022 Aalsmeer 1a Evaluatie Humanitas 2021 Aalsmeer 1a Memo maaltijdvoorziening Aalsmeer 1a Rekenkameronderzoek Sociale Voorzieningen mail 1b AM Memoriaal - NTB Subsidie Stimuleringsfonds Lokale Economie Meer dan Watersport 1b Bijlage 1 Subsidieregeling Stimuleringsfonds Aalsmeer 1b College advies Stimuleringsfonds Aalsmeer 1b Mail Rekenkamercommissie Aalsmeer stimuleringsfonds lokale economie (maatregel tijdens corona pandemie) 1b Mail Stimuleringsfonds Overzicht en Voortgang 1b Mail Transitorische Post Aalsmeer (Subsidie Stimuleringsfonds Lokale Economie) 1b NTB 70.000 Stimuleringsfonds Meer dan Watersport Aalsmeer 1b rekenkameronderzoek Aalsmeer - input vanuit recreatie en toerisme 1b Stimuleringsfonds Overzicht en voortgang 1c Aanvraag subsidie Buurtgezinnen 2023 - BJO 1c Beschikking Buurtgezinnen 2023 - BJO 1d rekenkamer vragen subsidies 2.4AM Cultuurnota Aalsmeer 2013 - 2016 2.b Rapportage VIC uitgaande subsidies 2023 2a INN612668 - Verslag interne controle 2018-I subsidieproces def 2a Interne Controle Notitie 2019-I subsidieproces 2a Interne Controle

Notitie 2019-II subsidieproces 2a Interne Controle Notitie 2020-I subsidieproces 2a Interne Controle Notitie 2021 subsidieproces 2a Notitie - Interne Controle 2022 subsidieproces 2a Verslag interne controle 2018-II subsidieproces -def 2b Rapportage Subsidies Audit 2021 2b Rapportage VIC uitgaande subsidies 2022 2b Subsidies Aalsmeer 2018 per jaareinde 2b Subsidies Aalsmeer 2019 2b Subsidies Audit 2020 per jaareinde 2b. Raadsbesluit Strategienota SD 2023 3 Subsidie Protocol versie Juli 2020 3 Werkinstructie Vernieuwd Subsidieproces in InProces Fuse 0 2022-08-26 Aanvraag 2023 Aalsmeer Collectieve Preventie.docx 240514 Agenda jaarlijks overleg kernteam Fairtrade Gemeente Aalsmeer 20180918 Besloten B&W nota inzake Evaluatie Sportnota AalsMeer Bewegen 2015-2018 20200225 Actualisatie cultuurbeleid 2020 20200225 B&W besluit Actualisatie cultuurbeleid 2020 20240617-ESA jaarverslag Accountantsverslag 2018 Accountantsverslag 2019 Accountantsverslag 2020 Accountantsverslag 2021

Accountantsverslag 2022 Algemene subsidieverordening - toelichting Algemene subsidieverordening Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Algemene subsidieverordening AMSTELVEEN Begroting + Werkelijk FT 2023 Begroting 2024 Begroting gemeente Aalsmeer 2018 Begroting gemeente Aalsmeer 2019 Begroting gemeente Aalsmeer 2020 Begroting gemeente Aalsmeer 2021 Begroting gemeente Aalsmeer 2022 Begroting gemeente Aalsmeer 2023 Begroting gemeente Aalsmeer 2024 Beleidsregels subsidie voor wijkoverleggen in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Beleidsregels subsidiëring exploitatie sportaccommodaties in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving beschikking 2023 Besluit van burgemeester en wethouders tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring peuterarrangementen en voorschoolse educatie Aalsmeer 2024 _ Lokale weten regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Beleidsregel subsidie verbetering huisvesting arbeidsmigranten gemeente Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels garantiesubsidie Aalsmeer 2020 _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring Peuterarrangementen en Voorschoolse educatie Aalsmeer 2021

_ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring peuterarrangementen en voorschoolse educatie Aalsmeer 2023 _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Subsidieregeling Corona materialen Aalsmeer 2022 gmb-2022-146365 Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Subsidieregeling Stimuleringsfonds Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Bibliotheekvisie Aalsmeer Concept verslag jaarlijks Fairtrade werkgroep 2023 Convenant 6.jpg Convenant Historische Tuin.jpg de kracht van Aalsmeer Evaluatie Aalsmeer Bewegen Formulier subsidieaanvraag Jaarplan 2024 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2018 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2019 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2020 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2021 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2022 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2023 Jaarverslag 2023 Mail Rekenkamercommissie - Agenda en stukken jaarlijks overleg kernteam Fairtrade Management letter 2023 gemeente Aalsmeer Modelverordening subsidie VNG Modelverordening subsidie wijzigingen

41

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Nadere regels subsidiëring schoolsporttoernooien voor sportverenigingen in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Nadere regels subsidiëring scouting in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Nadere regels voor subsidiëring ten behoeve van de instandhouding van gemeentelijke monumenten Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Nieuwsbrief april 2024 PO - Verantwoording 2020 - 3 PO Subsidieaanvraag 2023 PO Subsidieaanvraag 2024 PO Verantwoording 2019 PO Verantwoording 2020 - 1 PO Verantwoording 2020 - 4 PO Verantwoording 2020 - 2 Raadsinformatiebrief ESA december 2023 Sportnota Aalsmeer Bewegen 2015 _-_ 2018 SPUK Bibliotheek 20231212 B&W besluit inzake SPUK aanvragen Bibliotheek in verband met zorgplicht bibliotheken Staf Oplegger eenmalige subsidies kunst en cultuur (14-12-2023) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Kunst en Cultuur (14-12-2023) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Participe Amstelland (18-01-2024) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Sport (14-12-2023) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 K&C CP (8-12-2022) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 K&C N201 (8-12-2022) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 Sport Team Sportservice Aalsmeer (8-12-2022) Staf Oplegger subsidies kunst en cultuur (14-03-2024) strategienota Sociaal domein 2024-2027 Subsidie-overizcht B2019 Subsidie-overzicht 2022 Subsidie-overzicht

B2024 Subsidieaanvraag 2019 Subsidieaanvraag 2020 Subsidieaanvraag 2022 Subsidieaanvraag 2023 Subsidieaanvraag 2023 - 1 Subsidieaanvraag 2023 - 2 Subsidieaanvraag 2023 - 3 Subsidieaanvraag 2023 - 4 Subsidieaanvraag 2023 - 5 Subsidieaanvraag 2024 Subsidieaanvraag 2024 - 1 Subsidieaanvraag 2024 - 2 Subsidieaanvraag 2026 Subsidieaanvraag Kwartiermaker 2023 Vaststelling subsidies ESA BV en de Oude Veiling 2021 Verantwoording 2018 Verantwoording 2019 Verantwoording 2020 Verantwoording 2020 - 1 Verantwoording 2020 - 2 Verantwoording 2020 - 3 Verantwoording 2021 Verantwoording 2022 Verantwoording Kwartiermaker 2023 Verzoek tot vaststelling subsidie collectieve preventie GGZ VO Subsidieaanvraag 2023 VO Subsidieaanvraag 2024 VO Verantwoording 2019 VO Verantwoording 2020 - 1 VO Verantwoording 2020 - 2 Z19-059308 Beschikking RKDES mini voetbal (subsidie 2020) Z20-043423 Vaststelling ESA (subsidie 2019) Z21-071501 Beschikking ESA (subsidie 2022)

Z21-077302 Beschikking Team Sportservice Noord-Holland (aanvraag 2022) Z22-077645 Beschikking ESA (subsidie 2023) Z23-051515 Vaststelling Team Sportservice Noord-Holland (jaar 2022) Z23-086222 Beschikking Volant (schooltoernooi 2023) Z23-104963 Beschikking DFPFNL (beschikking + direct vaststellen) Z24-047865 Vaststelling Volant (schooltoernooi 2023)

42