Agendabundel
Tekst van het document
een doeltreffende, doelmatige en rechtmatig besteding van het budget een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen factuur
17
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
● ●
het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen dat de geleverde goederen en diensten voldoen aan de overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatie vaststelling) het inrichten van een autorisatiestructuur voor facturen met een zichtbaar vierogenprincipe
Daarnaast zijn er ook randvoorwaarden opgenomen per budgethouder: ● ● ● ●
directielid kan een factuur akkoord voor betaling geven tot een niet nader gemaximeerd bedrag. afdelingshoofd heeft akkoord tot een maximum van 500.000 euro (exclusief btw). teamleider of medewerker heeft akkoord tot een maximum transactiebedrag van 50.000 euro (exclusief btw). Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane goedkeuring.
Afdelingen kunnen nog altijd zelf onderhands inkopen en dan zal pas bij de crediteurenanalyse een eventuele afwijking van het beleid blijken. Team I&A controleert de inkopen die vooraf worden gemeld. De AA-organisatie heeft overigens geen mandaat om afspraken te maken met verbonden partijen voor Aalsmeer. De gemeenten publiceren de inkoopvoorwaarden online, zie hier. Uit de accountantsverslagen en de interviews ontstaat het beeld dat het onderdeel facturen van het inkoopproces beter kan. Een initiatief om het inkoopkenmerk altijd op de factuur te krijgen, gebeurt nog niet automatisch en systematisch. Het gevolg hiervan is dat minder goed het contractmanagement kan worden uitgevoerd en bij de crediteurenanalyse moeten achteraf duizenden facturen worden bekeken. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de facturen ligt bij de afdeling Financiën. De inkoopcommissie bestaat uit de wethouder Amstelveen, de directeur Inkoop en concerncontroller Amstelveen, Hoofd I&A en de accountant. De frequentie van vergaderen is ongeveer drie keer per jaar. Deze commissie is destijds opgericht vanwege onrechtmatige uitgaven in Amstelveen en het college in Amstelveen wilde hier meer informatie over. De wethouder van Aalsmeer is geen lid van de commissie omdat het probleem in Aalsmeer niet of nauwelijks speelde.
De controle verloopt via de afdeling concerncontrol, waarbij ook de concerncontroller van Aalsmeer wordt betrokken. Het college van Aalsmeer blijft verantwoordelijk voor de inkopen voor Aalsmeer, ondanks dat Amstelveen het werk doet. De KOA is budgethouder en beheerder voor rechtmatig, doeltreffend en doelmatig besteden van het geld, waarbij opgemerkt wordt dat het om een beperkt aantal budgetten gaat want de rest ligt bij de AA-organisatie. Beleid van Aalsmeer geldt voor de AA-organisatie en de KOA. Zoals het vierogenprincipe bij keuze voor de leverancier en betalingen, maar ook de controles vooraf door team I&A. Uit dit onderzoek blijkt dat de KOA zich niet volledig aan dit beleid houdt. Ook andere eisen, zoals die zijn vastgelegd in de Financiële verordening, zijn voor de KOA van toepassing.
18
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
4.3 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?
19
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
5 - Toezicht op inkoop en aanbesteding Door het grote financiële belang en strikte wetgeving heeft de gemeente Aalsmeer controles vooraf en achteraf. Naast de controles in het proces controleren accountant en concerncontrol ook nog achteraf en daarover gaat dit hoofdstuk. De opmerkingen die de accountant jaarlijks maakt over fouten in de aanbestedingen was een aanleiding voor dit onderzoek.
5.1 Hoe wordt binnen de gemeente Aalsmeer achteraf gecontroleerd? De afdeling concerncontrol van de AA-organisatie voert twee keer per jaar een verbijzonderde interne controle (VIC) naar inkoop en aanbesteding uit. Hierover rapporteert de afdeling naar de concerncontrollers van de Amstelveen en Aalsmeer die verdere actie daarop kunnen nemen. In het rapport over 2022 staat dat het beleid in de organisatie bekend is en na wordt geleefd. Afdelingen weten het team I&A goed te vinden. Het team adviseert en biedt weerstand waar nodig. Bij de controle is nagegaan of de aanbestedingen volgens de wet zijn verlopen (zie hoofdstuk 2). Ook het nauwgezet volgen van de interne regels wordt zorgvuldig getoetst. Zo wordt door steekproeven gecontroleerd of aan alle vereisten is voldaan. Zijn de procedures gevolgd? Ondertekent een bevoegde ambtenaar? Is de juiste vorm van aanbesteding gekozen? En zijn alle juiste stukken gearchiveerd? De controle is strikt. Niettemin schrijft de afdeling interne controle in het rapport van 2022: ‘In het algemeen kan worden vastgesteld dat de kwaliteit van de uitgevoerde IC/analyse hoog is.’ Het eindoordeel van de controle in 2022 was wederom dat er ‘verbetering nodig’:
In het rapport staan vijf punten die verbeterd moeten worden: 1.
Aanbestedingen In de steekproefcontrole bleek dat een project meervoudig onderhands had moeten worden aanbesteed, maar dat de wethouder het goed vond om dit niet te doen. Bij dit project is ook geen overeenkomst met de opdrachtnemer gearchiveerd. Van een ander project is de overeenkomst ook niet geregistreerd en ontbreekt de offerte. Omdat hierbij bij een Europese aanbesteding niemand inschreef, koos de gemeente zelf een leverancier. Dat mag maar moet gemotiveerd worden en dat document ontbrak in het archief.
2.
EU-aanbestedingen De steekproef toonde dat een overeenkomst niet door was getekend door een tekenbevoegde. Bij een ander project was de gunningsbrief door een niet bevoegde ondertekend.
3.
Meervoudige onderhandse aanbestedingen Bij controle van 5 dossiers bleek dat 4 contracten door ambtenaren zonder mandaat waren getekend en ontbrak in 1 dossier de getekende overeenkomst. Van een ander project was niet
20
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
vastgelegd waarom de inschrijver met de laagste prijs werd gepasseerd. Achteraf bleek dat de partij met de laagste inschrijfsom geen gedragsverklaring van de aannemer kon overleggen. In Aalsmeer werd de opvang van Oekraïners gecontroleerd en bleek dat het college geen besluit had genomen met een beroep op mogelijkheid van ‘dwingende spoed’. Was dat wel gedaan, dan waren de regels niet overtreden. Nu stond het project niet open voor inschrijving. De afspraken met de gekozen ondernemers zijn per e-mail gemaakt, wat niet volgens de regels is. De uitgave van €1,1m hiervoor is door deze werkwijze formeel onrechtmatig. Maar dit had voorkomen kunnen worden door een besluit te nemen dat sprake was van dwingende spoed. Het college koos niet voor deze optie. In Amstelveen heeft het college wel een besluit van “dwingende spoed” genomen. Het was crisis en daarom gold een regeling waardoor de burgemeester de discretionaire bevoegdheid hiervoor had, dat betekent ‘om in concrete gevallen naar eigen inzicht een besluit te nemen’. In de regeling staat: 'De burgemeester draagt zorg voor de opvang van ontheemden, waaronder het aanbieden van een opvangvoorziening, met uitzondering van alleenstaande minderjarige ontheemden.’. Hieruit leidde het college af dat de uitgaven van €1,1m voor bed, brood en bad zonder een besluit met een beroep op dwingende spoed mogelijk waren. 4.
Crediteurenanalyse Elk half jaar controleert de afdeling interne controle alle uitgaande betalingen, in jargon: ‘de spend-analyse’. Hierin gaat de afdeling na of misschien toch ingekocht is zonder de juiste vorm van aanbesteding. Daar is sprake van als bij een bedrijf meerdere opdrachten, soms van verschillende afdelingen terecht zijn gekomen. Dan is sprake van ‘stapeling’ en moet soms alsnog actie worden ondernomen. In 2022 gaf Aalsmeer €1,3m formeel onrechtmatig uit door een stapeling van meerdere opdrachten waarbij eigenlijk een andere vorm van aanbesteden had moeten worden gebruikt. Het valt de controleurs verder op dat de Kernorganisatie Aalsmeer de interne procedures niet volgt. Hierover staat in het rapport: '... in Aalsmeer valt op dat voor inhuur in de kernorganisatie geen gebruik wordt gemaakt van de diensten van Nextstep die dit risico zou kunnen beperken.’ Uit dit onderzoek blijkt dat de reden hiervan is dat het in het begin alleen tijdelijk personeel en kwartiermakers waren en het college van Aalsmeer had het mandaat voor de aanbestedingen.
5.
Inhuur Een steekproef van 5 dossiers toonde aan dat in 2 gevallen de formulieren voor inkoopadvies ontbreken. Bij de aanwezige adviezen is onduidelijk wie het advies gaf en welke argumenten aan het advies ten grondslag lagen. Vier overeenkomsten bleken deels of in z’n geheel niet opgeslagen. Bij een maatschappelijk verantwoorde aanbesteding ontbrak de verplichte analyse die een onderhandse gunning mogelijk maakt. De reden voor de fouten zijn vaak dat inhuur van personeel bij voorkeur op tijd geregeld moet worden en men wil specifieke mensen inhuren. Dat gaat dan (soms) onbedoeld voorbij aan de voorzorgsmaatregelen van Nextstep.
5.2 En wat controleert de accountant dan nog elk jaar? Uit de managementletter2 van de externe accountant blijkt dat Aalsmeer en Amstelveen tegelijk worden gecontroleerd. De opmerkingen in de brief voor Amstelveen over de AA-organisatie gaan soms ook over Aalsmeer. Tot nu toe is de brief in Amstelveen geen onderdeel van de brief voor Aalsmeer maar wordt als bijlage meegestuurd. Hierdoor is het lastiger om een volledig beeld van Aalsmeer te krijgen. De accountant controleert de Europese inkoop en aanbestedingen. Alle zaken onder deze drempels (zie hoofdstuk 2) worden niet gecontroleerd door de accountant. Uit de managementletters over 2021 en 2022 2
Een managementletter is ‘een door de externe accountant aan het management geschreven brief waarin opmerkingen en aanbevelingen worden geformuleerd, in het bijzonder betrekking hebbend op de administratieve organisatie en interne controle.’
21
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
in Aalsmeer blijkt dat de accountant drie risico’s bij aanbestedingen en inkoop ziet. Maar dit is standaardtekst die in iedere managementletter is opgenomen als mogelijk risico. In Aalsmeer is hiervoor op zich geen aanwijzing. De accountant ziet een verhoogd risico bij de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Dat betekent dat er een risico is voor de onrechtmatigheden voor fouten. Indien de fouten boven de €1m uitkomen wordt een verklaring met beperkingen afgegeven. Daardoor zouden ondernemers die zich benadeeld voelen meer grond voor een claim tegen de gemeente hebben. Het tweede risico dat de accountant ziet is de ‘prestatielevering bij inkopen’. Hiermee bedoelt de accountant dat er een risico is dat facturen worden betaald waarvan de prestaties niet zijn geleverd. Verder schrijft de accountant dat in Aalsmeer het risico bestaat dat het management de procesafspraken doorbreekt. De accountant schrijft specifiek aan het management en de gemeenteraad dat interne beheersing beter moet en dat de aanbevelingen uit voorgaande jaren in 2022 nog niet zijn opgevolgd. Volgens de gemeente komt dat omdat de bewustwording van het naleven van regels een proces is dat niet in 1 jaar is veranderd. In 2021 kondigt de accountant aan het jaar daarop te controleren of de AA-organisatie een verplichtingenadministratie heeft en de regels voor aanbesteden naleeft.
Een verplichtingenadministratie registreert alle opdrachten aan leveranciers bij het geven van de opdracht. Zo is altijd bekend hoeveel van de begroting al is uitgegeven en kan de factuur worden vergeleken met de verplichting. De accountant bekeek de bedrijfsprocessen maakt daarover in de managementletters over 2020, 2021 en 2022 de volgende opmerkingen:
Bevinding
Status
Prioriteit ‘22
Prioriteit ‘21
Prioriteit ‘20
1
Inkoop
Vier-ogen-principe niet afgedwongen in boekhoudsoftware
Actie maar niet klaar
gemiddeld
gemiddeld
2
Inkoop
Vastlegging prestatielevering ontbreekt
Actie maar niet klaar
hoog
hoog
hoog
3
Inkoop
Verplichtingenadministratie is onvolledig
Geen actie
gemiddeld
hoog
hoog
4
Aanbesteding
Evaluatie inschrijvingen onzichtbaar
Nieuw
gemiddeld
5
Aanbesteding
Onderhandse aanbestedingen ontbreken in contractenregister
Actie maar niet klaar
gemiddeld
gemiddeld
gemiddeld
6
Aanbesteding
Aanbestedingsprocedures worden niet nageleefd
Actie maar niet klaar
gemiddeld
gemiddeld
gemiddeld
Wie deze tabel globaal bekijkt ziet 6 verbeterpunten met gemiddeld of hoge prioriteit. Het aantal punten stijgt van 4 naar 6 in deze jaren en van 1 punt daalt de prioriteit. Dit oogt als een onderdeel van de AA-organisatie waar werk aan de winkel is. En het stemt overeen met de bevindingen van de afdeling interne controle die op geen enkel punt tevreden bleek, zie hoofdstuk 5.1. Om daarachter te komen bekijken we eerst waarom de accountant deze 6 punten opschrijft. Het eerste punt is helder, de software dwingt iets niet af en dat zou wel moeten en er wordt aan gewerkt. Dan het tweede punt ‘vastlegging van de prestatielevering’, hiermee heeft de accountant bedoeld dat niet bij elke factuur iemand voor de betaling verklaart dat het product of de dienst echt geleverd is. In Aalsmeer controleert de afdeling interne controle dat achteraf. Dit punt zal daardoor blijven staan. De accountant en de AA-organisatie zijn het hierover oneens. Bij het derde punt wil de accountant dat de verplichtingenadministratie beter wordt gebruikt. Nu is er een kans dat aangegane verplichtingen niet zichtbaar zijn omdat de factuur nog niet binnen is. In extreme gevallen zou hierdoor de schuldpositie te laag uit kunnen vallen. En met ‘evaluatie inschrijvingen onzichtbaar’ wil de accountant maar zeggen dat niet op papier staat of de ‘gunning’ volgens de regels is gegaan.
De accountant vindt dat hierbij twee 22
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
mensen moeten nagaan of het klopt, het ‘vierogenprincipe’. Omdat achteraf niet is vast te stellen dat het goed is gegaan, is hier volgens de accountant zelfs sprake van ‘corruptierisico’. De accountant vindt dit zo belangrijk omdat je achteraf te laat bent, en zijn die aanbestedingen niet meer te corrigeren/ terug te draaien. Daarom adviseert de accountant alles vast te leggen volgens het vierogenprincipe. Deze vier punten onderschrijft het management van de AA-organisatie deels of niet. De werkwijze is arbeidsintensief en voegt geen extra zekerheden toe, zo bleek tijdens dit onderzoek. Uit dit onderzoek is gebleken dat de accountant desgevraagd geen gemeenten kent waar de controles wel zo zijn ingericht. De punten 5 en 6 uit de tabel komen vooral voort uit de bevindingen van de afdeling interne controle en nam de accountant over, ze zijn hierboven al beschreven. De AA-organisatie controleert anders dan de accountant wil. Dit leggen ze uit met het model ‘three lines of defence’. Deze militaire term komt voort uit drie verdedigingslinies met loopgraven en mijnen die achter elkaar liggen, breekt de vijand door de eerste, dan zijn er nog twee linies te gaan. Bij een gemeente ziet het model er in theorie zo uit:
Nu ziet de accountant graag dat de eerste verdedigingslinie in Aalsmeer beter wordt gebruikt, maar de AA-organisatie legt de controle vooral in de 2e en 3e linie neer. De beheersmaatregelen in de eerste linie zijn volgens de accountant onvoldoende doordat de verplichtingenadministratie en het contractregister niet volledig zijn ingericht. De AA-organisatie is niet van plan dit over te nemen vanwege de hoeveelheid werk ten opzichte van de verwachte voordelen. Uit dit onderzoek bleek dat de accountant geen van de gemeenten, waar zij controleert, volgens dit model werken.
23
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
5.3 Belangrijkste punten uit dit hoofdstuk
24
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
6 - Leerlingenvervoer Dit hoofdstuk is bedoeld als voorbeeld hoe de aanbesteding van een dienst door de gemeente volgens de hiervoor beschreven regels in de praktijk van de afgelopen jaren is verlopen. Het voorbeeld van leerlingenvervoer is gekozen omdat het inwoners raakt, bij problemen vaak de pers haalt en voor de raad een herkenbaar onderwerp is, waarover in het verleden vragen zijn gesteld door raadsleden.
6.1 Welke wetten en welke verordening zijn er voor leerlingenvervoer? Sommige kinderen uit Aalsmeer kunnen niet zelfstandig naar school vanwege een handicap, ziekte, gedragsproblemen of omdat een school te ver weg staat. Zij hebben dan recht op leerlingenvervoer volgens de Wet op primair onderwijs, de Wet op de expertisecentra en de Wet op het voortgezet onderwijs. Sinds 1987 moet de gemeente leerlingenvervoer uitvoeren en krijgt daar geld voor uit het Gemeentefonds. Voor de uitvoering heeft de gemeenteraad in 2015 de Verordening leerlingenvervoer gemeente Aalsmeer ingesteld, zie hier. De verordening gebruikt het model van de VNG. In 2020 vond de VNG het tijd voor een nieuwe, behoorlijk gewijzigde modelverordening omdat ‘er veel ontwikkelingen in het sociaal domein en specifiek in het passend onderwijs [zijn] geweest’, het nieuwe model staat hier. De gemeente Aalsmeer heeft de verordening uit 2015 niet aangepast, ook niet na deze nieuwe modelverordening. Tijdens dit onderzoek bleek dat het nieuwe model ‘wel voor een deel is opgepakt’. In 2022 stuurde de minister een brief3 aan de Tweede Kamer over leerlingenvervoer. De minister ziet de meeste gemeenten bij de aanbesteding eisen aan de kwaliteit stellen zoals: opleiding chauffeurs, reisduur, een extra begeleider, klachtenafhandeling en klanttevredenheidsonderzoek.
Verder valt het de minister op dat veel gemeenten niet op de hoogte zijn van de gemiddelde reistijd van de leerlingen. Dit vindt hij zorgelijk omdat een lange reistijd een groot probleem is bij leerlingenvervoer. De minister wil de maximale reistijd van een enkele reis terugbrengen tot 45 minuten, nu staat nog 90 minuten in de modelverordening. Al 70% van de gemeenten combineert leerlingenvervoer met ander doelgroepenvervoer. De vervoerder kan de bus en chauffeur dan voor meer soorten vervoer combineren. Dit helpt bij het knelpunt van het chauffeurstekort. In Aalsmeer gebeurt dit nog niet.
6.2 Hoe is in Aalsmeer het leerlingenvervoer aanbesteed? Gemeenten hoeven de leerlingen niet zelf te vervoeren maar gaan over het bekostigen van het leerlingenvervoer. En dat gebeurt door een aanbesteding van het vervoer bij een taxibedrijf. Aalsmeer combineert leerlingenvervoer niet met vervoer van andere doelgroepen. In dit onderzoek bleek dat de AA-organisatie de voordelen hiervan inziet en vindt dat gemeenten die gecombineerd aanbesteden ‘spekkoper’ zijn. Toen in 2021 opnieuw werd aanbesteed is hier niet voor gekozen vanwege praktische belemmeringen maar in de toekomst is dit een optie.
3
lees hier de brief van de minister.
25
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Het leerlingenvervoer kost de AA-gemeenten jaarlijks rond de 6 ton en dan moet het Europees worden aanbesteed. Deze aanbesteding verliep schematisch zo:
1.
Het systeem geeft een seintje De ambtenaar die het contract voor leerlingenvervoer beheert, kreeg 16 maanden voor de einddatum een seintje dat opnieuw zou moeten worden aanbesteed. De ambtenaar nam contact op met het afdelingshoofd van wie het budget is. Tegelijk vulde de ambtenaar het formulier van team I&A in. De aanbesteding was voor beide AA-gemeenten.
2.
Een team van ambtenaren en de wethouder stellen de eisen voor de aanbesteding op De budgethouder neemt het initiatief tot het inrichten van een aanbestedingsteam. In het team zitten: een ambtenaar uit team I&A, de ambtenaar die het contract beheerde, een beleidsambtenaar van beide gemeenten, de budgethouder en soms een juridisch medewerker. Samen stelde ze een lijst met uitgangspunten op. Na goedkeuring door het afdelingshoofd werd deze notitie met de wethouder besproken. Hierna waren de uitgangspunten vastgesteld.
3.
De aanbesteding wordt online uitgezet Het projectteam komt nu elke twee weken bij elkaar en stelt alle documenten op voor de publicatie op Tenderned. Tenderned is de website van alle Nederlandse overheden samen waar aanbestedingen op worden gepubliceerd. Voor publicatie controleren juristen van de AA-organisatie de documenten nauwgezet waarop het afdelingshoofd ze goedkeurde en ze werden geplaatst op Tenderned, die hier zijn te lezen. Bedrijven kunnen vragen stellen aan de gemeente voordat ze een offerte opsturen. Die vragen en de antwoorden worden ook op Tenderned gezet zodat iedere ondernemer over dezelfde informatie beschikt voordat een offerte op wordt gestuurd.
26
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
4.
De offertes komen binnen en de goedkoopste wordt gekozen Als de inzenddatum voor de offertes is verstreken dan opent een ambtenaar alle offertes in het bijzijn van een collega. Daarna bekijken ze of de offertes aan de inschrijvingseisen voldoen. Als dat niet zo is volgt direct een afwijzing met als reden dat niet aan de eisen is voldaan. Daarna controleren de ambtenaren of alle genoemde feiten kloppen. Voor leerlingenvervoer was het kiezen van een offerte eenvoudig, doordat alleen de prijs telde. In 2017 telde de prijs voor 70% mee en de kwaliteit voor 30%. De eisen van de gemeente waren in 2021 zó uitgebreid dat nu alleen naar de prijs werd gekeken. De uitslag werd ook op Tenderned gezet.
5.
Het contract werd getekend Nu er 1 vervoerder overbleef werd het contract opgesteld voor drie jaar, met de optie voor jaarlijkse verlenging tot uiterlijk 2027. Het team I&A slaat het contract op in het verplichte contractenregister met alle bijbehorende documenten. De werking hiervan is jaarlijks deel van de verbijzonderde interne controle zoals in het hoofdstuk 5 is beschreven.
Bij de aanbesteding is de gemeenteraad niet betrokken. Ook de adviesraad sociaal domein heeft hierin geen adviestaak, dat is conform de huidige werkwijze in Aalsmeer maar elders in Nederland gebeurt dit al wel. In Aalsmeer hebben ouders en leerlingen geen formele stem.
6.3 Hoe volgt de gemeente Aalsmeer de uitvoering van het leerlingenvervoer? Na het gunnen van de opdracht vervoert het bedrijf de leerlingen maar moet de gemeente wel nagaan hoe dat gaat. Dit doet de gemeente niet helemaal zelf maar is (ook) uitbesteed aan een ander hierin gespecialiseerd bedrijf. Dit bedrijf verzamelt informatie bij de vervoerder, spreekt minimaal drie keer per jaar met het taxibedrijf en maakt hiermee een rapport voor de gemeente. Hiermee volgt de gemeente de dagelijkse gang van zaken. De gemeente betaalt facturen pas nadat dit bedrijf ze heeft beoordeeld. De ouders van de leerlingen hebben dagelijks met de vervoerder te maken en kunnen een bron van informatie voor de gemeente zijn. Veel gemeenten vragen ouders regelmatig via een online enquête naar hun ervaringen. Aalsmeer doet dat niet zelf maar gebruikt enquêtes die het taxibedrijf zelf uitvoert. De eventuele formele klachten die de ouders van kinderen op eigen initiatief insturen gebruikt de gemeente Aalsmeer ook om het taxibedrijf zo nodig aan te spreken. De minister wil de reistijd van een enkele reis voor leerlingen halveren naar 45 minuten. De gemeente Aalsmeer kent de gemiddelde reistijd van de leerlingen niet. Wel kan het taxibedrijf bij klachten of vragen per leerling een overzicht van de tijden geven. De gemeente streeft naar een reistijd tussen de 30 en 75 minuten per enkele reis.
Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek bleek dat de wens van de minister zonder extra geld om dat te regelen niet mogelijk is. In september 2022 informeerde het college de raad over klachten over de taxibedrijven. Leerlingen werden in het begin van het schooljaar niet op tijd opgehaald en kwamen te laat op school. De oorzaak was een tekort aan chauffeurs op de taxibussen waardoor de taxi’s een tweede rit moet maken om alle leerlingen naar school te kunnen brengen met alle vertragingen van dien. In het jargon heet dat een vervolgrit waarbij de leerlingen flink te laat op school kwamen, van een uur tot anderhalf uur te laat. Het bleek dat 23 leerlingen hier mee te maken kregen aan het begin van het schooljaar. In november van 2022 27
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
was dit probleem opgelost. Elk jaar is het maken van de planning een probleem, enerzijds doordat chauffeurs moeilijk zijn te vinden en anderzijds omdat ouders hun kinderen te laat of helemaal niet bij de gemeente opgeven. In Aalsmeer kan een inwoner op een speciaal formulier leerlingenvervoer aanvragen, zie hier. Niet alle ouders doen dat op tijd. Als de gemeente dit aan ziet komen dan bellen ze de ouders. Maar het gebeurt dat ouders nietsvermoedend met hun kind tevergeefs op vervoer staan te wachten op de eerste schooldag. En als ze hun kind dan alsnog opgeven dan kan dat in de planning problemen geven. Dit leidt in de eerste weken tot opstartproblemen.
6.4 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?
28
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Bijlage 1 Bronnen Geïnterviewden Voor dit onderzoek heeft de rekenkamer 16 ambtenaren en bestuurders geïnterviewd. Hiervan zijn verslagen gemaakt die de geïnterviewden hebben gecontroleerd.
Van de gemeente Aalsmeer Inkoop- en aanbestedingsbeleid Amstelveen en Aalsmeer 2017.pdf 20150324 Besloten B_W nota Verordening Leerlingenvervoer.pdf 20150423 getekend rbsl nieuwe verordening leerlingenvervoer gemeente Aalsmeer.pdf 20150423 getekende verordening Leerlingenvervoer gemeente Aalsmeer.pdf 20170328 Raadsbrief inzake aanbesteding leerlingenvervoer en Wmo-vervoer bijlage Programma van Eisen leerlingenvervoer.pdf 20170328 Raadsbrief inzake aanbesteding leerlingenvervoer en Wmo-vervoer bijlage Programma van Eisen Wmo-vervoer.pdf 20170328 Raadsbrief inzake aanbesteding leerlingenvervoer en Wmo-vervoer.pdf 20170919 Raadsbrief inzake problemen bij de start van het leerlingenvervoer.pdf 20210519 - Concept afsprakenlijst auditcommissie 19 mei 2021.pdf 20210706 - Concept afsprakenlijst auditcommissie 6 juli 2021.pdf 20211209 Getekend rbsl inzake vernieuwing ambtelijke samenwerking Aalsmeer-Amstelveen.pdf 20220119 - Concept afsprakenlijst auditcommissie 19 januari 2022.pdf 20220601 - 07 Concept afsprakenlijst auditcommissie 1 juni 2022.docx 20220601 - 07 Concept afsprakenlijst auditcommissie 1 juni 2022.pdf 20220629 - 07 Concept afsprakenlijst auditcommissie 29 juni 2022.pdf 20220913 Raadsbrief Problemen leerlingenvervoer schooljaar 2022-2023.pdf 20221101 Raadsbrief inzake problemen leerlingenvervoer schooljaar 2022-2023.pdf 20221130 Raadsbrief inzake staking leerlingenvervoer
30-11-2022.pdf 20230118 - 06 Concept afsprakenlijst auditcommissie 18 januari 2023.pdf 20230131 B_W besluit inzake Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023-2027.pdf 20230131 Bijlage 1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023 - 2027.pdf Accountantsverslag 2019.pdf Accountantsverslag 2020.pdf Accountantsverslag 2021.pdf Accountantsverslag 2022.pdf Begroting 2015.pdf Begroting 2016.pdf Begroting 2017.pdf Begroting 2018.pdf Begroting 2019 Aalsmeer - Raadsversie.pdf Begroting 2019.pdf Begroting 2020.pdf Begroting 2021.pdf Begroting 2022.pdf
BADO - Bijlage Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties.pdf BADO - Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties.pdf Besluit kernorganisatie Aalsmeer.pdf Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Budgethoudersregeling gemeente Amstelveen 2019 _ Lokale wet- en regelgeving.pdf Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Budgethoudersregeling gemeente Amstelveen 2019 informatie _ Lokale wet- en regelgeving.pdf Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van het Mandaatbesluit ambtelijke organisatie gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023 _ Lokale wet- en regelgeving.pdf BESLUITENLIJST_20Besluitvormende_20RAAD_2017-0 9-2020.pdf Bijlage 1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023 - 2027.pdf Bijlage_1_bij_bijlage_1_ voorstel procesversnellers samenwerking AA.18.10.2021.pdf Bijlage_1_Integraal voorstel nieuwe samenwerkingsafspraken.vs1.0.colleges.pdf Bijlage_2_bij_bijlage_1_voorstel procesversnellers.pdf Bijlage_2_Samenwerkingsovereenkomst AA 2022 -2026.pdf Bijlage_3_Overzicht uitvoeringsafspraken samenwerking AA.pdf Bijlage_4_Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveendec2021.pdf Financiele verordening.pdf
invoering-rechtmatigheidsverantwoording_20201020.pdf Jaarverslag 2 2015.pdf Jaarverslag 2 2016.pdf Jaarverslag 2 2017.pdf Jaarverslag 2 2018.pdf Jaarverslag 2 2019.pdf Jaarverslag 22020.pdf Jaarverslag 22021.pdf Jaarverslag 22022.pdf Klachtenregeling aanbesteden gemeenten Amstelveen en Aalsmeer.pdf Mail onrechtmatige aankoop.pdf Managementletter Aalsmeer 2019.pdf Managementletter Aalsmeer 2020.pdf Managementletter Aalsmeer 2021.pdf Managementletter Amstelveen 2022.pdf mandaatbesluit budgethoudersregeling kernorganisatie Aalsmeer 2022.pdf mandaatbesluit kernorganisatie.pdf Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2017.pdf Raadsbrief kernorganisatie.pdf Rapportage VIC aanbestedingen en inhuur 2022 (Concept).pdf sdo-notitie-uitvoering-controle-aanbestedingsrechtmatigh eid-jaarrekeningcontrole-decentrale-overheden-januari20 19.pdf Selectiemethode Groslijst Amstelveen en Aalsmeer.pdf Waar let de accountant op bij het controleren van de aanbestedings-rechtmatigheid_0 maart 2023.docx
29
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Bijlage 2 Stroomdiagram Nextstep Als een afdeling extern wil inhuren, dan ondersteunt de HR-afdeling. Hier is een stroomschema ontwikkeld:
30
Oplegnotitie Presentatie Beeldvormende Commissie Onderwerp
Ontwikkelingen Jeugdhulp en Jeugdzorg
Portefeuillehouder
Bart Kabout
Toelichting:
In deze toelichting dienen de volgende items aan de orde komen: 1. Doel: Wat wil je bereiken met dit overleg? Raadsleden inzicht bieden in de belangrijkste ontwikkelingen in het jeugdveld, zowel landelijk als lokaal. Alsmede het terugzien op 2023 en vooruitkijken op 2024 aangaande lokale cijfers uit de bestuurlijke verantwoordingsrapportage.
2. Introductie: Geef een goede inkadering van je onderwerp. Wat houdt het onderwerp in? Wat is de aanleidingen waarom nu? Is er onlangs besluitvorming door de raad geweest of wanneer volgt er besluitvorming? Volgens afspraak (met de raad) vindt er 2 keer per jaar een beeldvormende sessie jeugdhulp plaats. Eenmaal voor de kadernota (voor juli) en eenmaal voor de besluitvorming van de begroting (voor november). De inkadering van het onderwerp staat omschreven bij het doel van het overleg.
3. Spreker(s): wat is de naam en functie van de spreker(s) De spreker is Clement van der Klooster, Beleidsadviseur Jeugd. Mocht er onverhoopt sprake zijn van ziekte, conflicterende afspraken of andere onvoorziene omstandigheden dan zal de presentatie worden overgenomen door één van de volgende adviseurs: - Else van Rekum, Strategisch adviseur Jeugd - Sibren de Weerd, Beleidsadviseur Jeugd 4. Bijlage(n): Welke bijlagen stuur je mee? De presentatie en eventuele overige stukken dienen beschikbaar te zijn voor de agendacommissie Er zal een presentatie worden voorbereid in de komende weken. Die zal worden nagestuurd. De presentatie wordt gestoeld op de bestuurlijke verantwoordingsrapportage, welke de raad op 10 november zal toekomen. De presentatie zal rond dat moment kunnen worden opgeleverd.
Let op: een presentatie in de commissie bestaat uit maximaal 10 minuten presentatietijd. Daarna is er 20 minuten gelegenheid om vragen van de commissieleden te beantwoorden.
Beeldvormende raadsbijeenkomst jeugd Donderdag 23 november 2023
Achtergrond De raad krijgt twee keer per jaar de bestuurlijke rapportage jeugd (kwartaal 2 en 4). Hierin staan gegevens op het gebied van financiën, inhoud (o.a. aantallen, verwijzers, wachtlijsten) en bedrijfsvoering ten aanzien van de jeugdhulp. De rapportage over kwartaal 1 t/m (grotendeels) kwartaal 3 2023 is bijgevoegd. Hiernaast worden nu drie onderwerpen kort uitgelicht: - Hoofdlijn rapportage 2023 - Duiding financiën - Overige ontwikkelingen
Hoofdlijn rapportage 2023 •
Ca 50 jeugdigen extra met jeugdhulp tot nu (+5%, 2022: 908 totaal) – M.n. meiden 13-16, verwezen via huisarts – Enkele zware verblijfstrajecten met behandeling
•
Wachtlijsten ongeveer gelijk – Diverse acties voor wachtlijstbegeleiding en overbruggingshulp
•
Financiële eindejaarsverwachting komt iets boven de begroting uit – Bandbreedte van 0-7% overschrijding. Vanwege: ontwikkelingen maatschappij, grote bedragen bij dure cliënten, relatief nieuw systeem van ramen
Duiding financiën •
Overzicht realisatie, eindejaarsverwachting (EJV), begroting (in miljoen)
2021
2022
2023*
2024
2025
8
6,7
7,1 (begroting) 7,2 (EJV)
7,2
7,1
* 2022 lager tov 2023: indexering 2023, volumegroei 2023, eenmalige voordelen inkoop 2022
•
In vergelijking met enkele regiogemeenten relatief goed
Overige ontwikkelingen • •
Landelijke hervormingsagenda Veiligheidsketen – –
•
Doorontwikkeling lopende werkwijzen – – – –
•
Inkoop en tarieven jeugdbescherming 2024-2026 Verkennen nieuwe werkwijze Blijvend Veilig POH GGZ jeugd (huisartsen) Werkwijze intensieve hulp vrijwillig traject (gemeente/jeugdbescherming) Vroegsignalering kinderopvang (JGZ) Stevig lokaal team: jeugdhulpverlening en ondersteuning
Nota SD / jeugd- en onderwijsagenda
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Financieel - overzicht maatwerkdienstverlening 18- (jeugdhulp) Toelichting rapportage onderdeel Figuren (a en b) tonen de beschikbare middelen op basis van de primitieve en de aangepaste begroting. Verder geeft figuur (a) de financiele eindejaarsverwachting (EJV) weer voor het laatste jaar. Deze EJV is in figuur (c) uitgesplitst. De EJV is een optelsom van realisatie, verplichtingen en verwachte instroom op basis van rekenregels. Figuur (b) zet de EJV van het laatste jaar af tegen het voorgaande jaar en de begroting. De cijfers van de financiele eindejaarsverwachting zijn bijgewerkt t/m medio kwartaal 3. De inhoudelijke cijfers, zoals aantal jeugdigen, zijn bijgewerkt tot en met medio oktober.
Begroting en eindejaarsverwachting (EJV) Onderdeel
Bedrag
Primitieve begroting
€ 7.473.200
Aangepaste begroting
€ 7.196.500
Eindejaarverwachting
€ 7.241.530
Realisatie t.o.v. begroting - cumulatief begroot-2023
realisatie-2022
realisatie-2023
€8
(x miljoen)
€6
€4
€2
€0 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec figuur 1a
figuur 1b
Financien - uitsplitsing * Begroot
EJV
% Afwijking EJV tov begroot
* bedragen x1000
Realisatie actueel (alleen directe clientkosten)
Ambulante hulp
€ 4.643
€ 4.515
3%
€ 3.284
Verblijf (excl. behandeling)
€ 1.000
€ 738
26%
€ 607
Betaalovereenkomst
€ 650
€ 296
54%
€ 199
Crisis
€ 260
€ 82
68%
€ 32
Bedrijfsvoering en Overig
€ 146
€ 298
-104%
PGB
€ 124
€ 214
-73%
€ 198
Dyslexie
€ 122
€ 169
-39%
€ 73
Landelijk arrangement
€ 90
€ 90
0%
€ 40
Verblijf (incl. behandeling)
€ 90
€ 530
-489%
€ 344
Vervoer
€ 67
€ 70
-4%
€ 36
€5
€ 189
-4.009%
Werkwijze en Projecten Jeugd Onderwijs divers Totaal
€ 50 € 7.196
€ 7.242
Begroting per categorie Het totaalbedrag van de begroting is leidend. De kolom 'begroot' voor de aparte categorien is alleen indicatief. Er zitten daarom op de aparte categorien soms grotere verschillen tussen begroot en de eindejaarsverwachting (EJV) die niet llustratief zijn voor de praktijk. De begroting per categorie wordt in 2024 aangepast.
€ 27 -1%
€ 4.840
figuur 1c
Duiding De financiele eindejaarsverwachting komt iets boven de begroting uit. Het gaat hier om een verwachting op basis van reeds ingediende en verwachte declaraties en verwachte nieuwe instroom (obv kwartaal 1 t/m deel kwartaal 3). Er wordt rekening gehouden met een bandbreedte van tussen de 0 procent en 7 procent (ca 5 ton) overschrijding van de begroting. Deze grote bandbreedte heeft te maken met grilligheid van de maatschappelijke ontwikkelingen, de grote bedragen waar het in de jeugdhulp soms over gaat en het ramen in een relatief nieuwe stelsel dat nu in zijn tweede jaar zit. De primitieve begroting voor 2023 is eerder verlaagd ivm de lagere realisatie van 2022. Er zijn een aantal ontwikkelingen die zorgen voor een opwaartse druk op de kosten: het aantal kinderen en de zorgzwaarte van jeugdigen met verblijf inclusief behandeling stijgt ligt (wel met flinke financiele impact) en het totaal aantal jeugdigen in jeugdhulp is nu hoger dan hetzelfde moment vorig jaar (ca 50 jeugdigen, ca 5%). Ook de lengte van trajecten stijgt.
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Financieel - ontwikkeling kosten maatwerkdienstverlening 18- (jeugdhulp) Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont per zorgcategorie de kosten per cliënt per jaar voor drie jaren. Bij het laatste jaar is gerekend met de realisatie en verplichtingen. Figuren (b en c) geven inzicht in de omzetontwikkeling en in de gemiddelde omzet per cliënt van de grootste aanbieders.
Zorgcategorie - ontwikkeling gemiddelde kosten per cliënt per jaar per zorgcategorie (huidig jaar = o.b.v. realisatie t/m peildatum 31-12 plus verplichtingen)
2021 Ambulante hulp
7.760
Verblijf (excl. behandeling) Crisis
2022
2023
5.240
.
25.780
34.833
9.865
.
Betaalovereenkomst
20.855
18.635
24.466
Verblijf (incl. behandeling)
58.651
48.146
85.746
PGB
7.500
8.611
11.106
Dyslexie
2.207
2.380
2.023
Landelijk arrangement
9.459
12.829
.
Vervoer
4.653
2.060
2.903
figuur 2a
Duiding gegevens 2a. De gemiddelde kosten voor ambulante jeugdhulp, crisis en landelijk zijn niet getoond. Dit komt doordat de rekenregels nog moeten worden bijgesteld. Het gaat bijvoorbeeld om hoeveel % uitnutting een beschikking van €6.000 met een looptijd van 18 maanden in werkelijkheid gaat hebben. Dit wordt bepaald door hoeveel uren een aanbieder inzet. Deze inzet wisselt per maand. Met de huidige rekenregels komen de bedragen (veel) te hoog uit. Het is ingewikkeld om deze precies zo te krijgen zodat het een goede voorspelling is van de cijfers.
De gemiddelde kosten zijn door de nieuwe inkoop fors gedaald in 2022. Met de huidige cijfers lijken de gemiddelde kosten voor de ambulante hulp licht te stijgen ten opzichte van 2022. Dat is geen gek beeld, zeker niet gezien de forse daling ten opzichte van eerdere jaren. Verder valt met name de stijging bij verblijf inclusief behandeling op. Hier is op pagina 1 ook naar verwezen. We zien een lichte stijging van het aantal kinderen met verblijf (2-->5). Ook zien we dat zorgzwaarte stijgt en de tarieven soms moeten worden verhoogd. Bijvoorbeeld door noodzakelijke verkleiningen van de groepsgrootte (bijvoorbeeld groepen van 8 naar 6 of gezinshuizen van een 4 naar 3 jeugdigen). Beide ontwikkelingen hebben gezien de aard van de problematiek een grote financiële impact.
2 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Financieel - ontwikkeling kosten maatwerkdienstverlening 18- (jeugdhulp) Toelichting rapportage onderdeel Deze pagina toont de ontwikkeling van de totale kosten per verwijzertype (a) met daarnaast de ontwikkeling van de gemiddelde kosten per cliënt (b), steeds voor drie kalenderjaren. In figuur (c) staan de aantallen jeugdigen per zorgcategorie. De kosten van alle verwijzingen worden door de gemeente betaald (ongeacht de verwijzer).
Verwijzertype - ontwikkeling totale kosten (huidig jaar = o.b.v. realisatie t/m peildatum 31-12 plus verplichtingen)
Verwijzertype - ontwikkeling gemiddelde kosten per cliënt (huidig jaar = o.b.v. realisatie t/m peildatum 31-12 plus verplichtingen) gemiddelde per client
2021
2022
2023
Gemeente
2.890.866
2.693.927
4.539.692
Gemeente
10.325
9.486
15.032
Huisarts
1.994.572
1.814.099
3.218.419
Huisarts
3.806
3.222
5.511
Gecertificeerde instelling
1.676.936
1.006.205
1.168.119
Gecertificeerde instelling
32.881
32.458
33.375
Medisch specialist
389.617
264.258
212.060
Medisch specialist
12.987
6.006
6.237
Jeugdarts
248.541
172.710
307.891
Jeugdarts
11.297
7.196
11.403
Overig
347.202
130.232
157.018
Overig
19.289
5.209
5.065
figuur 3a
2021
2022
2023
figuur 3b
Verwijzertype - ontwikkeling aantal cliënten aantal clienten
2021
2022
2023
Gemeente
280
284
302
Huisarts
524
563
584
Gecertificeerde instelling
51
31
35
Medisch specialist
30
44
34
Jeugdarts
22
24
27
Overig
18
25
31
figuur 3c
Duiding gegevens 3a/b. De benodigde aanpassing van de rekenregels zoals op pagina 1/2 beschreven heeft ook invloed op de totale en gemiddelde kosten. Daarom zijn deze niet getoond. 3c. Met name de verwijzingen via de huisarts liggen nu al iets hoger dan vorig jaar. De stijging is al wel in 2022 ingezet Via de praktijkondersteuner jeugd van de huisarts (POH GGZ jeugd) wordt gestuurd op dat jeugdigen bij de huisarts passende ondersteuning krijgen. In 2023 heeft de POH GGZ jeugd meer dan 150 jeugdigen gezien, waarvan voor ongeveer twee derde geen verwijzing nodig was. Er zitten dubbelingen in de aantallen in dit figuur. Dit komt o.a. omdat sommige jeugdigen meerdere verwijzers hebben. De grootste groep hierbinnen zijn huisartsverwijzingen die administratief over gaan naar de gemeente omdat de gemeente contact heeft met de aanbieder over een verlenging van de trajecten. Dit is om de huisarts niet te belasten met gesprekken over financien met aanbieders; als gemeente hier wel zicht op te houden.
3 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Inhoud - aantal jeugdigen in zorg, instroom en uitstroom Toelichting rapportage onderdeel Deze pagina toont het aantal jeugdigen (a,b) en gezinnen (b) dat zorg heeft ontvangen in het betreffende jaar. Figuur (b) toont tevens het aantal jeugdigen dat zorg ontving als percentage van het totaal aantal jeugdige inwoners (0-18 jaar). Figuur (c) geeft de in- en uitstroom weer voor drie jaren, ofwel het aantal jeugdigen voor wie de hulp startte versus het aantal voor wie de hulp eindigde. In figuur (d) staat de ontwikkeling van het aantal jeugdigen per zorgcategorie in de drie jaren. De aantallen zijn ingedeeld op basis van de nieuwe zorgcategorien per 2022.
Aantal jeugdigen in zorg cumulatief 2023
2022
Totaal aantal jeugdigen in zorg per jaar
2021
1.000
Jeugdigen in zorg
800
% groei jeugdigen in zorg
600
% in zorg t.o.v. inwoners 18-
400 200 0 jan feb mrt apr mei jun
jul aug sep okt nov dec
Gezinnen met jeugdigen in zorg
2019
2020
2021
2022
2023
867
823
909
908
884
-5,07%
10,45%
-0,11%
-2,64%
13,28%
12,85%
14,37%
14,40%
14,12%
739
717
771
778
762
figuur 4a
figuur 4b
Aantal jeugdigen instroom en uitstroom per maand
Totaal aantal jeugdigen in zorg uitgesplitst per zorgcategorie
Instroom
Uitstroom
400 300 200 100 0 w1 w3 w1 w3 w1 w2 w4 w2 w4 w2 1/k 21/k 21/k 21/k 22/k 22/k 22/k 22/k 23/k 23/k 2 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
figuur 4c
2021
2022
2023
Ambulante hulp
828
823
791
Dyslexie
67
70
72
Crisis
24
14
15
Betaalovereenkomst
24
20
10
Verblijf (excl. behandeling)
5
28
22
PGB
18
16
21
Vervoer
3
20
18
Landelijk arrangement
11
17
15
Verblijf (incl. behandeling)
4
2
5
figuur 4d
Duiding gegevens 4a/b. In de maanden januari tot en met augustus 2023 zijn er circa 50 unieke jeugdigen met geldige indicaties meer dan in dezelfde periode van 2022. Deze jeuigdigen hebben o.a. te maken met (een vermoeden van) ADHD, problemen thuis, angsten, scheidingsproblematiek, depressiviteit. We zien met name in de groep van 13-16 en meiden een stijging. 4c. De instroom en uitstroom liggen dicht bij elkaar, maar zijn nog niet helemaal in balans. Als deze in balans zijn is dat een indicator voor de stabilisering van aantallen en kosten. 4d. Er zijn geen grote opvallendheden in verdeling van de categorien. Mogelijk dat hier na afloop van het jaar nog trends zichtbaar(der) worden. Vervoer is alleen vervoer naar jeugdhulp.
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Inhoud - verdeling naar leeftijd, verwijzertype en zorgduur Toelichting rapportage onderdeel In figuur (a) staat de leeftijdsverdeling van jeugdigen ingedeeld in vijf categorieën over de afgelopen drie jaar en per leeftijdsjaar (c). Figuur (b) toont het percentage gestarte jeugdigen per verwijzertype en de ontwikkeling over twee jaar. In figuur (d) staat de gemiddelde zorgduur in dagen van alle duurzame en niet duurzame cliënten.
Leeftijdsverdeling van jeugdigen met indicaties gestart Verdeling percentage jeugdigen per verwijzertype met in een jaar indicaties gestart in een kwartaal 0-3
4-8
9-12
13-17
18+
100%
1%
1%
1%
80%
33%
38%
36%
Gecertificeerde i... Huisarts
Gemeente
Overig
100% 80%
60%
56%
58%
58%
57%
58%
58%
57%
40%
8%
8%
9%
10%
10%
10%
11%
20%
32%
31%
30%
30%
28%
29%
29%
0%
3%
3%
3%
3%
4%
3%
3%
60% 35%
40% 20%
27%
0%
3% 2021
36%
35%
24%
24%
2%
3%
2022
w1
2/k
2 20
2023
figuur 5a
4 3 3 1 2 w2 /kw /kw /kw /kw /kw 2/k 22 23 22 23 23 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2
2 20
figuur 5b
Leeftijdsverdeling van jeugdigen met indicaties gestart Gemiddelde zorgduur (dagen) van uitgestroomde in 2023 cliënten per kwartaal zorgduur in dagen*
1
800
3 5
600
7 9
400
11 13
200
15 17
0
19 0
20
40
60
80
w1 w3 w1 w3 w1 w2 w4 w2 w4 w2 1/k 21/k 21/k 21/k 22/k 22/k 22/k 22/k 23/k 23/k 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2
2 20
* data, voor zover beschikbaar, meegenomen vanaf 2015 figuur 5c
figuur 5d
Duiding gegevens 5a/c: Qua leeftijdsgroepen zijn er geen noemenswaardige ontwikkelingen. Doordat kinderen ouder worden, instromen en uitstromen fluctureert dit blijvend enkele procenten. 5d: De stijging van de gemiddelde duur van afgeronde jeugdhulptrajecten lijkt zich licht door te zetten, maar is wel afgevlakt ten opzichte van eerder. Bekend is dat een aanzienlijk deel van de trajecten jaren duurt en een ander deel ongeveer tussen 9 maanden en 18 maanden wordt afgerond. We zien de gemiddelde zorgduur van langer durende trajecten wel oplopen omdat de gemeente logischerwijs pas vanaf 2015 data beschikbaar heeft van de eerste trajecten. Bijvoorbeeld pleegzorgtrajecten duren vanaf de verwijzing jaren of soms zelfs de tot na het 18de levensjaar.
5 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Inhoud - resultaat jeugdhulp Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont voor drie jaren de resultaten van afgesloten indicaties zoals gerapporteerd door de aanbieder: volgens plan beëindigd (succesvol), voortijdig beëindigd door de jeugdige/ouders/voogd en of aan-bieder of anders (w.o. verhuizing). Reden onbekend heeft vaak te maken met een administratieve overzetting. Figuur (b) splitst die resultaten voor het laatste jaar uit per zorgcategorie. Figuur (c) toont de 5 aanbieders met de meeste succesvol afgesloten indicaties (met een minimale omvang van 25 indicaties) en figuur (d) de 5 aanbieders met de meeste voortijdig afgesloten trajecten.
Resultaat per afgesloten indicatie 100%
11%
8%
Procentuele verdeling afgesloten indicaties Anders
6%
Volgens plan
80%
Vervoer
100%
Verblijf (incl. behandeling)
100%
60% 83%
84%
87%
40%
20%
0%
Anders Volgens plan Voortijdig afgeslot...
Verblijf (excl. behandeling)
90%
Landelijk arrangement
78%
Jeugd onderwijs divers
100%
22%
6%
8%
7%
Dyslexie
100%
2021
2022
2023
Crisis
100%
Betaalovereenkomst
67%
33%
85%
6%
Ambulante hulp
figuur 6a
10%
Voortijdig afgesloten
9%
figuur 6b
Duiding 6a/b: in 2023 hebben we, net als in 2022, in het begin van het jaar nog een aantal 'administratieve afsluitingen van trajecten' gehad in verband met wijzigingen in onze inkoopsystematiek. Het beeld aangaande succesvol afgesloten trajecten blijft min of meer gelijk: 85-90% van de trajecten wordt succesvol afgesloten.
6 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Inhoud - wachttijd Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont de wachttijd van gestarte indicaties per zorgcategorie. Figuur (b) toont de wachttijd in weken in vier categorieën per verwijzertype. Figuur (c) toont de 5 aanbieders met het hoogste percentage indicaties buiten de (landelijke) norm van 10 weken.
Percentage gestarte indicaties per wachttijdcategorie 0-4 weken
5-8 weken
9-10 weken
> 10 weken
Ambulante hulp
80%
7%
2%
10%
Betaalovereenkomst
68%
Crisis
78%
Dyslexie
63%
Jeugd onderwijs divers
69%
31%
Landelijk arrangement
89%
11%
Verblijf (excl. behandeling)
83%
Verblijf (incl. behandeling)
100%
Vervoer
61%
32% 22% 21%
6%
3%
9%
13%
8%
3%
29%
figuur 7a
Percentage gestarte indicaties per wachttijd per verwijzer 0-4 weken > 10 weken Huisarts
9-10 weken
83%
Gemeente
6% 2% 9%
69%
Overig
12% 3% 17%
83%
Gecertificee... 0%
5-8 weken
6% 2% 8%
90% 20%
40%
2% 3% 5% 60%
80%
100%
figuur 7b
Duiding gegevens 7a/b: 7a/b: Er zijn kleine verschuivingen in de wachttijden bij aanbieders ten opzichte van 2022. De wachttijden zijn indicatief en de beleving hiervan is ook afhankelijk van de situatie de jeugdigen en ouders. De doorlooptijd bij een verwijzer is niet meegenomen in bovenstaande cijfers. De categorie 0-4 weken is iets kleiner geworden. De categorie 5-8 weken is iets groter ten opzichte van de vorige rapportage. Er zijn en worden nieuwe initiatieven opgezet om de wachttijd de overbruggen en soms te verkorten. Ook wordt de wachttijd en het jeugdhulpaanbod beter inzichtelijk gemaakt voor o.a. verwijzers via een nieuwe website. Hier wordt in het raadsgesprek van 23/11 op ingegaan. Mogelijk speelt er bij vervoer naar jeugdhulp een administratieve reden. Dit wordt uitgezocht.
7 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Inhoud - zorgaanbieders Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont het cumulatief aantal aanbieders per jaar verdeeld over het jaar. Figuur (b) toont het aantal aanbieders betrokken bij een jeugdige in zorg over drie jaren. Omdat onderaannemers hierin niet altijd meetellen, is in werkelijkheid het aantal aanbieders per kind hoger.
Aantal zorgaanbieders dat zorg heeft geleverd in een jaar 2023
2022
Aantal betrokken aanbieders bij een jeugdige in een jaar *
2021
120 100 80
2021
2022
2023
1 zorgaanbieder
63%
60%
62%
2 zorgaanbieders
26%
28%
26%
3 zorgaanbieders
9%
9%
9%
4 zorgaanbieders
2%
2%
2%
60
5 zorgaanbieders
1%
1%
1%
40
7 zorgaanbieders
0%
0%
0%
100%
100%
100%
Totaal
20 0 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec figuur 8a
* exclusief eventuele onderaannemers figuur 8b
Duiding gegevens 8a. Het aantal zorgaanbieders is iets gedaald in 2023 tov eerdere jaren. Dit heeft o.a. te maken met het afronden van trajecten bij niet meer ingekochte aanbieders. Het aantal zorgaanbieders lijkt in eerste instantie iets toegenomen te zijn van 2021 naar 2022. Dit heeft met name te maken met dat we niet langer met financieel hoofd- en onderaannemersschap werken. Er is nu één traject per jeugdige, per zorgaanbieder. 8b. Het beeld over het aantal zorgaanbieders dat tegelijkertijd zorg levert in een jaar ligt in lijn met het beeld van 2022. Circa twee derde van de jeugdigen heeft één zorgaanbieder in één jaar. Circa 23% van de jeugdigen heeft twee zorgaanbieders in één jaar tijd, bijvoorbeeld omdat er vervolghulp nodig is, of een jeugdige overstapt naar een andere zorgaanbieder. 12% van de jeugdigen heeft meer nodig dan dat. Zij kunnen meerdere zorgvormen tegelijkertijd ontvangen of hebben bijvoorbeeld een jeugdbeschermingstraject lopen naast de zorg die ze ontvangen.
8 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Control - tijdigheid berichten verzoek om toewijzing, start en stop zorg Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont voor drie jaren het aantal indicaties per zorgcategorie met meer dan twee maanden vertraging tussen verzoek om toewijzing (VOT) door de aanbieder en start zorg. (b) laat zien welke aanbieders dit in het laatste jaar het vaakst gebeurde. (c) toont voor de afgelopen periode het aantal ontijdige start resp. stop zorg berichten. Figuur (d) toont welke aanbieders dit jaar het vaakst vertraagde berichten stuurden. Het gevolg van berichten met terugwerkende kracht is dat de gemeente een onvolledig beeld heeft van de jeugdigen in zorg en daardoor een minder waarheidsgetrouwe inschatting van de gemaakte en nog te maken kosten kan doen.
Percentage indicaties met meer dan twee maanden vertraging VOT na start zorg 2021
2022
2023
Ambulante hulp
7%
9%
4%
Crisis
4%
38%
8%
Landelijk arrangement
20%
20%
14%
Verblijf (excl. behandeling)
0%
57%
29%
Vervoer
0%
0%
25%
Betaalovereenk omst
0% 33%
50%
Verblijf (incl. behandeling) figuur 9a
Percentage start en stop zorg berichten met vertraging meer dan 2 maanden start zorg
stop zorg
60% 50% 40% 30% 20% 10%
2022-jan 2022-feb 2022-mrt 2022-apr 2022-mei 2022-jun 2022-jul 2022-aug 2022-sep 2022-okt 2022-nov 2022-dec 2023-jan 2023-feb 2023-mrt 2023-apr 2023-mei 2023-jun 2023-jul 2023-aug 2023-sep
0%
figuur 9c
Duiding 9a/b. Deze indicatoren geven mede aan hoeveel trajecten we nog niet in beeld hebben na 2 maanden. Een periode van vertraging is niet ongebruikelijk omdat aanbieders eerst een plan moeten hebben gemaakt met het gezin- al dan niet samen met de verwijzer voordat de start van de hulp administratief wordt verwerkt. De cijfers in 9a en 9b zijn beide verbeterd ten opzichte van de eerder jaren. Dit heeft te maken met inspanningen van de backoffice van de gemeente samen met aanbieders.
9 van 10
18-okt-2023
v1.06
Bestuurlijk Verantwoordingsrapportage Jeugd - gemeente Aalsmeer - 2023 Control - tijdigheid declaraties Toelichting rapportage onderdeel Figuur (a) toont voor de afgelopen periode per maand het percentage te laat ingediende, maar uiteindelijk wel goedgekeurde declaraties. Figuur (b) toont voor dezelfde periode per maand te laat gedeclareerde cumulatieve bedrag. Figuur (c) toont het aantal per maand te laat ingediende, maar uiteindelijk wel goedgekeurde declaraties per categorie “te laat” in maanden. Figuur (d) toont welke vijf aanbieders het grootste bedrag te laat declareerden in dit jaar. Om inzicht te krijgen in reeds gemaakte kosten is het essentieel dat aanbieders bij zijn met hun administraties tijdig de declaraties indienen over zorg die reeds heeft plaatsgevonden.
Percentage declaraties te laat aangeleverd per maand Declaratiebedrag te laat aangeleverde declaraties per (meer dan 120 dagen) maand (meer dan 120 dagen) 40%
€ 200.000 € 150.000
30%
€ 100.000 20% € 50.000 10%
€0
figuur 10a
figuur 10b
Aantal declaraties aangeleverd per categorie "te laat" in maanden
figuur 10c
figuur 10d
Duiding gegevens 10a. Gemiddeld ligt de lijn tussen rond de 10 a 15% meer dan 120 dagen te laat. 10c. Figuur 10c is niet getoond omdat de cijfers uit deze tabel verder moeten worden uitgezocht omdat deze verschillende uitkomsten laten zien voor dezelfde periode op verschillende meetmomenten.
10 van 10
2023-sep
2023-jan 2023-mrt 2023-mei 2023-jul
2021-sep 2021-nov 2022-jan 2022-mrt 2022-mei 2022-jul 2022-sep 2022-nov
2021-jan 2021-mrt 2021-mei 2021-jul
2023-jul
2023-sep
2023-mei
2023-jan
2023-mrt
2022-nov
2022-jul
2022-sep
2022-mei
2022-jan
2022-mrt
2021-nov
2021-jul
2021-sep
2021-mei
2021-mrt
€ 50.0002021-jan
0%
{{signer1}} 02/11/2023 14:43:28 CET
Signed By: Oude Kotte, G.E. (Gido) <gido.oudekotte@aalsmeer.nl ID: 38acf635-61b8-436b-9201-68fdc809c197 Auth: Scribble
RAADSVOORSTEL
{{signer2}} 02/11/2023 14:18:02 CET
Signed By: Simonse, P. (Petra) <petra.simonse@aalsmeer.nl> ID: 38acf635-61b8-436b-9201-68fdc809c197 Auth: Scribble
Zaaknummer:
Z23-063486
Voorstel van:
college van burgemeester en wethouders
Datum: Portefeuillehouder:
Behandelend ambtenaar:
P. Boers 020 - 5407701 p.boers@aalsmeer.nl
31 oktober 2023 wethouder mr. L.B. Kabout
Onderwerp
Omzien naar elkaar, verbinden en versterken, Strategienota Sociaal Domein 2024-2027 Raadsbesluit
1.
2. 3. 4.
de nota ‘Omzien naar elkaar, verbinden en versterken, Strategienota Sociaal Domein 2024-2027’ vast te stellen als richtinggevend strategisch beleidskader voor het vormgeven van de Aalsmeerse kernopgaven, ambities en uitvoeringsplannen; de nota ‘De Kracht van Aalsmeer, Strategie Sociaal domein 2019-2023’ in te trekken; de nota ‘AalsMeer Bewegen 2015-2018, Actualisatie sportnota 2010-2014’ (besluit B&W 18 september 2018) in te trekken; de nota ‘Actualisatie Cultuurbeleid 2020’ (besluit B&W 25 februari 2020) in te trekken.
Samenvatting
Aalsmeer wil een samenleving waarin inwoners zich gezien voelen, naar elkaar omkijken, zich zo goed mogelijk kunnen ontwikkelen en zorg en hulp krijgen als dit nodig is. Zo kunnen ze naar vermogen mee doen aan onze samenleving. Om dit doel te bereiken heeft Aalsmeer drie kernopgaven geformuleerd en deze uitgewerkt in tien ambities met onderliggende acties. Hiermee voldoet Aalsmeer tevens aan de eisen die de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015), de Jeugdwet en de Participatiewet stellen. Sport, kunst en cultuur maken integraal onderdeel uit van deze nieuwe strategie nota: nieuw beleid op deze gebieden is opgenomen. Daarom is het passend het ‘oude’ beleid op sport, kunst en cultuur in te trekken, evenals de strategienota sociaal domein 2019-2023. Deze nieuwe strategienota sociaal domein is opgesteld conform de door de gemeenteraad vastgestelde Procesnotitie Strategienota Sociaal Domein (december 2023). Een raadswerkgroep heeft gewerkt aan de indicatoren die zijn opgenomen in de nota. We evalueren de strategische nota de tweede helft van 2025. Uitgangspunt van het college is dat uitgaven in het sociaal domein binnen de beschikbare budgetten blijven. Het financiële meerjarenbeeld staat echter onder druk, waardoor we (nieuwe) lastige keuzes in de toekomst niet kunnen uitsluiten. Het realiseren van de ambities in deze nota past binnen de bestaande budgettaire kaders.
Wel zien we risico’s zoals de uitname uit het gemeentefonds in verband met het loslaten van het vaste abonnementstarief van de Wmo. Doel
Een samenleving waarin inwoners zich gezien voelen, naar elkaar omkijken, zich zo goed mogelijk kunnen ontwikkelen en zorg en hulp krijgen als dit nodig is. Zo kunnen ze naar vermogen mee doen aan onze samenleving.
[E105a Raadsvoorstel - Aalsmeer NIEUW (Elektronische ondertekening).docx.docx] 101/F105a/ICT
Pagina
2 van 4
Prestatie
Om het doel van het sociaal domein te bereiken heeft het college drie Aalsmeerse kernopgaven geformuleerd: 1. Gezond en gelukkig leven makkelijker maken 2. Kansengelijkheid vergroten 3. Bestaanszekerheid bevorderen Om deze drie kernopgaven vorm te kunnen geven zijn tien ambities geformuleerd die bijdragen aan het behalen van deze kernopgaven: 1. Fit en gezond blijven 2. Leren en verbinden door kunst en cultuur 3. Veilig, gezond en kansrijk opgroeien en ontwikkelen 4. Je goed voelen, welzijn en ontmoeten in je eigen wijk 5. Elkaar helpen 6. Werken en financiële zelfredzaamheid 7. Wonen en zorg combineren 8. Iedereen kan en mag meedoen in Aalsmeer 9. Hulp bieden die nodig is 10. Experimenteren en innoveren Alle acties die in de deze strategienota benoemd worden sluiten hierop aan. De uitkomsten van participatie, de evaluaties en trends en ontwikkelingen vormen de basis voor de ambities en acties. --In haar rapport Onderzoek naar sturing in het Sociaal Domein in de gemeente Aalsmeer van oktober 2020, concludeert de rekenkamer dat Aalsmeer de afgelopen jaren geen duidelijk sturingsinformatie op het sociaal domein heeft gehad. De gemeente realiseert zich dat het sociaal domein zich moeilijk laat meten, maar dat dit niet onmogelijk is. Aalsmeer is ook niet de enige gemeente die worstelt met sturing in het sociaal domein en meetbaar beleid.
Een raadswerkgroep heeft uitgezocht hoe de raad beter zou kunnen sturen met behulp van indicatoren en kwalitatieve informatie. De raadswerkgroep heeft het 4R-model van Robert Simon vertaald naar Aalsmeer en indicatoren opgesteld. Het college heeft dit model en deze indicatoren in het nieuwe beleid opgenomen. Naast indicatoren wordt ook verdiepend klantervaringsonderzoek uitgevoerd. Voorgeschiedenis en context
Het huidige beleid voor het sociaal domein bestaat uit een aantal nota’s. De belangrijkste is ‘De Kracht van Aalsmeer, Strategie Sociaal domein 2019-2023, waarmee de gemeente invulling heeft aan de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015), de Jeugdwet en de Participatiewet. Daarnaast heeft de gemeente de nota ‘AalsMeer Bewegen 2015-2018, Actualisatie sportnota 20102014’, welke vigerend beleid is door het B&W besluit van 18 september 2018 en de Actualisatie Cultuurbeleid 2020 (B&W besluit van 25 februari 2020). Op het gebied van Sport, kunst en cultuur heeft de gemeente geen wettelijke verplichting. De huidige Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen laat gemeente veel ruimte voor lokale invulling. Vanaf 2025 krijgen gemeenten een wettelijke taak (zorgplicht) ten aanzien van een volwaardige bibliotheek. Aalsmeer heeft een vigerende bibliotheekvisie die in 2024 vernieuwd wordt. Daarnaast heeft de gemeente wettelijke verplichtingen voor beleid op het gebied van Schuldhulpverlening en inburgering. Hiervoor heeft Aalsmeer de afgelopen jaren kaderstellende nota’s vastgesteld die momenteel nog actueel zijn. In dit nieuwe strategische beleid worden deze benoemd. De komende jaren zullen deze vernieuwd worden zodra dit nodig is (- ter besluitvorming aan de raad aangeboden worden).