Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - 2a.Commissie Maatschappij en Bestuur Beeldvormend van 23 november 2023 0.1 1 2 3 4 5
6
7
Afsprakenlijst beeldvormende commissie Maatschappij en Bestuur van 23 november 2023 AFSPRAKENLIJST Beeldvormende Commissie Maatschappij en Bestuur 23-11-2023 Opening door de voorzitter van de Commissie Maatschappij en Bestuur, mevrouw G. Holtrop Vaststelling van de agenda Agenda Beeldvormende commissie M&B 23-11-2023 Actieve informatie uit het college Mededelingen vanuit de fracties Presentatie aanbevelingen rekenkameronderzoek Inkoop en Aanbesteding Portefeuillehouder: G.E. Oude Kotte Presentatie inkoop en aanbesteding RV Aanbevelingen rekenkamer Aalsmeer inzake onderzoek Inkoop en aanbesteding RB aanbevelingen rekenkamer Aalsmeer Brief aan gemeenteraad aanbieding rapport Rapport Presentatie Jeugdhulp Portefeuillehouder: L.B. Kabout Doel: Raadsleden inzicht bieden in de belangrijkste ontwikkelingen in het jeugdveld, zowel landelijk als lokaal. Alsmede het terugzien op 2023 en vooruitkijken op 2024 aangaande lokale cijfers uit de bestuurlijke verantwoordingsrapportage. Introductie: Volgens afspraak (met de raad) vindt er 2 keer per jaar een beeldvormende sessie jeugdhulp plaats. Eenmaal voor de kadernota (voor juli) en eenmaal voor de besluitvorming van de begroting (voor november). De inkadering van het onderwerp staat omschreven bij het doel van het overleg. Spreker(s): De spreker is Clement van der Klooster, Beleidsadviseur Jeugd.
Mocht er onverhoopt sprake zijn van ziekte, conflicterende afspraken of andere onvoorziene omstandigheden dan zal de presentatie worden overgenomen door één van de volgende adviseurs: -Else van Rekum, Strategisch adviseur Jeugd -Sibren de Weerd, Beleidsadviseur Jeugd 2023 10 23 Oplegnotitie Beeldvormende sessie jeugd Presentatie raad jeugd 23nov23 BVR jeugd Aalsmeer 2023 18okt23 Nota 'Omzien naar elkaar, verbinden en versterken, Strategienota Sociaal Domein 2024-2027' Portefeuillehouder: L.B. Kabout Het doel van deze nota is een samenleving te creëren waarin inwoners zich gezien voelen, naar elkaar omkijken, zich zo goed mogelijk kunnen ontwikkelen en zorg en hulp krijgen als dit nodig is. Zo kan iedereen naar vermogen meedoen aan onze samenleving. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 2a.20231031 Getekend Raadsvoorstel Strategienota SD 2023 2b. Raadsbesluit Strategienota SD 2023 3.20231107 def v4 nota 'Omzien naar elkaar, verbinden en versterken - Strategienota Sociaal Domein 2024-2027' 4. Infographic Strategienota SD 2023 5a. 20230914 Advies ASD Strategienota 5b.
Reactie college op adviezen ASD Aalsmeer (over Strategienota)
9
10
11
Portefeuillehouder: G.E. Oude Kotte Het doel van de wijziging van de APV is deze verordening up to date te houden. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231031 Getekend Raadsvoorstel Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Aalsmeer Raadsbesluit Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Aalsmeer link naar de huidige APV Aalsmeer Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot wijziging van de Algemene Plaatselijke Ver-ordening van de gemeente Aalsmeer Was wordt lijst OOV- gerelateerde wijzigingsvoorstellen APV Re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Aalsmeer Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Met de aanpassing van de re-integratieverordening voldoet de gemeente aan de wettelijke eisen uit de participatiewet. Het achterliggende doel is om meer inwoners breder te ondersteunen bij het aanvaarden van zo regulier mogelijk werk. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v.
de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231031 Getekend Raadsvoorstel Re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Raadsbesluit Re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Aalsmeer Re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Aalsmeer Was-wordt lijst Re-integratieverordening Advies ASD Re-Integratieverordening Vaststellen 2e Bestuursrapportage Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Het doel van de 2e Bestuursrapportage 2023 is het informeren van de raad over beleidsmatige en financiële afwijkingen in het lopende jaar 2023 en het bijstellen van de programmabegroting 2023. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231107 Getekend raadsvoorstel 2e bestuursrapportage 2023 Aalsmeer def 20231107 RAADSBESLUIT 2e bestuursrapportage 2023 Aalsmeer 2e bestuursrapportage 2023 Aalsmeer - defintief Vaststellen Nota Verbonden Partijen Portefeuillehouder: S.A.S.
Spaargaren Het doel van deze nota Verbonden Partijen 2023 is zowel de wijzigingen vanuit de Wet Gemeenschappelijke Regeling alsmede de nieuwe Governance afspraken, die binnen de raad zijn gemaakt, te verwerken. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231031 Getekend Raadsvoorstel Nota Verbonden partijen (1) 20231025 Raadsbesluit Nota verbonden partijen 20231025 nota verbonden partijen Aalsmeer 2023
13
14
15 16
Portefeuillehouder: L.B. Kabout Het doel van dit voorstel is de GR GGD zodanig aan te passen dat deze voldoet aan de aangepast Wet op de GR en dit te realiseren voor de wettelijk gestelde termijn van 1 juli 2024. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231031 Getekend RAADSVOORSTEL Aalsmeer wijziging WGR GR GGD 2023 RAADSBESLUIT Aalsmeer wijziging WGR GR GGD 2023 Bijlage 1. Advies GR GGD Amsterdam Amstelland Bijlage 2. Conceptregeling GR GGD Amsterdam-Amstelland Vaststellen van de Gemeenschappelijke regeling (GR) Openbare Gezondheidszorg Amstelland Portefeuillehouder: W. Kikkert Het doel van dit voorstel is de GR OGZ zodanig aan te passen dat deze voldoet aan de aangepast Wet op de GR en dit te realiseren voor de wettelijk gestelde termijn van 1 juli 2024. Vergaderorde: Gelegenheid voor inspraak Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v.
de beantwoording door de portefeuillehouder Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel 20231031 Getekend RAADSVOORSTEL aanpassing GR OGZ Amstelland Aalsmeer 20231024 RAADSBESLUIT aanpassing GR OGZ Amstelland Aalsmeer Bijlage 1 - Concept aangepaste GR OGZ Amstelland Bijlage 2 - Schematisch overzicht aanpassingen GR OGZ Amstelland Luchtvaartzaken Dit is een terugkerend agendapunt. Het doel van dit agendapunt is dat fracties of de portefeuillehouder Schiphol onderwerpen beeldvormend ter bespreking kunnen aandragen op het gebied van Schiphol en overlast van het vliegverkeer. Actuele onderwerpen ter bespreking 48 uur vooraf aanmelden bij de griffie. Reguliere voorstellen ter besluitvorming worden afzonderlijk via de agendacommissie geagendeerd. Regionale Samenwerking Sluiting
AFSPRAKENLIJST BEELDVORMENDE COMMISSIE MAATSCHAPPIJ EN BESTUUR D.D. 23 NOVEMBER 2023 BEELDVORMENDE COMMISSIE M&B Aanwezig: Voorzitter: mevrouw G. Holtrop Griffier: de heer M. Swagemakers CDA: VVD: Absoluut Aalsmeer: D66: GroenLinks: PvdA: FlorAalsmeer:
de dames M. van Diemen, T. van der Meer en A.M. Harte-Fokker en de heren P.F. van den Nouland, D. van Willegen en G.J.H. Winkels de dames E.S.I. Mijwaart, M. Vleghaar en C.A.M. Simon-van Oosterhout en de heren J.G.E. Bouwmeester, D.G. van der Zwaag en E.P. Abbenhuës mevrouw D.M. Prent Bouten en de heer W.T.J.M. Koster mevrouw M.J. Geisler en de heer S.J.R. de Vries mevrouw J.I. Koopmann-Trawinski en de heren R.P. Fransen en O.W. Verbeek de heren J.H. Buisma en F.A. Nisters mevrouw J. Keessen en de heer D.J. Biesheuvel
Portefeuillehouders: de heren L.B. Kabout, en S.A.S. Spaargaren
Agendapunt 1.
Onderwerp Opening door de voorzitter, mevrouw G. Holtrop Griffier: M. Swagemakers
Afspraak
2.
Vaststelling van de agenda
Conform vastgesteld
3.
Actieve informatie uit het college
Er is geen actieve informatie uit het college
4.
Mededelingen vanuit de fracties
Er zijn geen mededelingen vanuit de fracties
5.
Presentatie Aanbevelingen rekenkameronderzoek Inkoop & Aanbesteding Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren
De commissie is van mening goed geïnformeerd te zijn over dit onderwerp.
Toezeggingen: Wethouder Spaargaren zegt toe schriftelijk op de vraag van de heer Van der Zwaag (VVD) met betrekking tot hoe en wanneer de raad inzicht krijgt in de verbeterresultaten, terug te komen. 6.
Presentatie Jeugdhulp Portefeuillehouder: L.B. Kabout
De commissie is van mening goed geïnformeerd te zijn over dit onderwerp.
Toezeggingen: -
7.
Nota ‘Omzien naar elkaar, verbinden en versterken, Strategienota Sociaal Domein 2024-2027’ Portefeuillehouder: L.B. Kabout Er wordt ingesproken door de heer R. Bakker namens Stichting Katholiek Onderwijs Aalsmeer en mede namens Kinderopvang Solidoe. Toezeggingen: 1.De portefeuillehouder geeft aan dat de raad geïnformeerd wordt over de onderzoeken inzake de toekomstbestendigheid van het zwembad en sportvoorzieningen; 2.De raad zal informatie ontvangen over de evaluatie van de Aalsmeerpas en de wijze waarop de evaluatie plaats zal vinden; 3.De raad ontvangt de ‘Menukaart preventie’. 4.De suggesties inzake het cultuurpunt en de totstandkoming van het hoge
Door naar de oordeelsvormende commissie van 07-12-2023 op verzoek CDA
percentage tevreden cliënten Wmo schuldhulpverlening worden schriftelijk beantwoord, alsmede op welk moment het onderzoek over duurzame uitstroom reintegratie is afgerond en de cijfers beschikbaar komen. 5.De suggestie over het voorbereiden op het ouder worden wordt meegenomen in de campagne. 6.In het koersdocument [Uitvoeringsplan Werk en Inkomen] (Q2 2024) wordt verwerkt: Contouren participatiewet in Balans [voor zover helder] en de opmerking van de heer Buisma (PvdA) bij de behandeling van de reïntegratieverordening inzake maatwerk [de menselijke maat]. 8.
Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Portefeuillehouder: L.B. Kabout
Door naar de oordeelsvormende commissie van 07-12-2023 op verzoek van CDA/FlorAalsmeer/D66/PvdA
Toezeggingen: De schriftelijke beantwoording met betrekking tot de sanctie bij handhaving, totstandkoming formulering juridische definitie partyschepen, aantallen incidenten, het bestaande risico incidenten (is partyschip nog aanwezig in Aalsmeer?) en toevoeging aan de vergaderstukken van de overwegingen in de memorie van toelichting wordt aan de raad gezonden. 9.
Re-integratieverordening Participatiewet gemeente Aalsmeer Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren
Door naar de raadsvergadering van 2112-2023 als akkoordstuk
Toezeggingen: 10.
Vaststellen 2e Bestuursrapportage 2023 Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren
Door naar de raadsvergadering van 2112-2023 als akkoordstuk
Toezeggingen: Bij de jaarstukken 2023 zal een voorstel komen hoe om te gaan met het positieve bedrag uit de 2e bestuursrapportage 2023. 11.
Vaststellen Nota Verbonden Partijen 2023 Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Toezeggingen: In de nota Verbonden Partijen wordt nog toegevoegd: 1. Een legenda bij het overzicht op pagina 9 en
Door naar de raadsvergadering van 2112-2023 als akkoordstuk
12.
2. Bij artikelnummer 5.3.2 wordt in de 1e alinea, de laatste zin als volgt gewijzigd: ‘Het overleg vindt in principe 4 maal per jaar plaats….’ Vaststellen van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) GGD AmsterdamAmstelland Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren
Door naar de raadsvergadering van 2112-2023 als akkoordstuk
Toezeggingen: 13.
Vaststellen van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Openbare Gezondheidszorg Amstelland Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren
Door naar de raadsvergadering van 2112-2023 als akkoordstuk
Toezeggingen: 14.
Luchtvaartzaken
Er zijn geen onderwerpen aangemeld voor dit agendapunt.
15,
Regionale samenwerking
Er zijn geen mededelingen inzake regionale samenwerking
16..
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 22.10
AGENDA VOOR DE VERGADERING VAN DE COMMISSIE MAATSCHAPPIJ EN BESTUUR op donderdag 23 november 2023, 20.00 uur BEELDVORMEND Fracties kunnen hun vragen indienen tot 12 uur op de vrijdag voor de vergadering. Het college beantwoordt de vragen op de dinsdag daarna. Het doel van een beeldvormende vergadering is dat alle deelnemers dezelfde informatie hebben over een voorstel.
Tijd 20.00
Agenda Onderwerp punt 1. Opening door de voorzitter van de Commissie Maatschappij en Bestuur, mevrouw G. Holtrop Griffier: O.F. Matheijsen
20.02
2.
Vaststelling van de agenda
3.
Actieve informatie uit het college
4.
Mededelingen vanuit de fracties
20.05
5.
Presentatie Aanbevelingen rekenkameronderzoek Inkoop & Aanbesteding Portefeuillehouder: G.E. Oude Kotte
20.35
6.
Presentatie Jeugdhulp Portefeuillehouder: L.B. Kabout Doel: Raadsleden inzicht bieden in de belangrijkste ontwikkelingen in het jeugdveld, zowel landelijk als lokaal. Alsmede het terugzien op 2023 en vooruitkijken op 2024 aangaande lokale cijfers uit de bestuurlijke verantwoordingsrapportage. Introductie: Volgens afspraak (met de raad) vindt er 2 keer per jaar een beeldvormende sessie jeugdhulp plaats. Eenmaal voor de kadernota (voor juli) en eenmaal voor de besluitvorming van de begroting (voor november). De inkadering van het onderwerp staat omschreven bij het doel van het overleg. Spreker(s): De spreker is Clement van der Klooster, Beleidsadviseur Jeugd. Mocht er onverhoopt sprake zijn van ziekte, conflicterende afspraken of andere onvoorziene omstandigheden dan zal de presentatie worden overgenomen door één van de volgende adviseurs: -Else van Rekum, Strategisch adviseur Jeugd -Sibren de Weerd, Beleidsadviseur Jeugd De presentatie wordt voorbereid in de komende weken en zal worden nagestuurd. De presentatie wordt gestoeld op de bestuurlijke verantwoordingsrapportage, welke
de raad op 10 november zal toekomen. De presentatie zal rond dat moment kunnen worden opgeleverd. 21.05
7.
Nota ‘Omzien naar elkaar, verbinden en versterken, Strategienota Sociaal Domein 2024-2027’ Portefeuillehouder: L.B. Kabout Het doel van deze nota is een samenleving te creëren waarin inwoners zich gezien voelen, naar elkaar omkijken, zich zo goed mogelijk kunnen ontwikkelen en zorg en hulp krijgen als dit nodig is. Zo kan iedereen naar vermogen meedoen aan onze samenleving. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
21.35
8.
Wijziging Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Portefeuillehouder: G.E. Oude Kotte Het doel van de wijziging van de APV is deze verordening up to date te houden. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
21.45
9.
Re-integratieverordening Participatiewet gemeente Aalsmeer Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Met de aanpassing van de re-integratieverordening voldoet de gemeente aan de wettelijke eisen uit de participatiewet. Het achterliggende doel is om meer inwoners breder te ondersteunen bij het aanvaarden van zo regulier mogelijk werk. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
22.15
10.
Vaststellen 2e Bestuursrapportage 2023 Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Het doel van de 2e Bestuursrapportage 2023 is het informeren van de raad over beleidsmatige en financiële afwijkingen in het lopende jaar 2023 en het bijstellen van de programmabegroting 2023. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
22.45
11.
Vaststellen Nota Verbonden Partijen 2023 Portefeuillehouder: S.A.S. Spaargaren Het doel van deze nota Verbonden Partijen 2023 is zowel de wijzigingen vanuit de Wet Gemeenschappelijke Regeling alsmede de nieuwe Governance afspraken, die binnen de raad zijn gemaakt, te verwerken. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
23.10
12.
Vaststellen van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) GGD AmsterdamAmstelland Portefeuillehouder: L.B. Kabout Het doel van dit voorstel is de GR GGD zodanig aan te passen dat deze voldoet aan de aangepast Wet op de GR en dit te realiseren voor de wettelijk gestelde termijn van 1 juli 2024. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
23.20
13.
Vaststellen van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Openbare Gezondheidszorg Amstelland Portefeuillehouder: W. Kikkert Het doel van dit voorstel is de GR OGZ zodanig aan te passen dat deze voldoet aan de aangepast Wet op de GR en dit te realiseren voor de wettelijk gestelde termijn van 1 juli 2024. Vergaderorde: 1. Gelegenheid voor inspraak 2. Gelegenheid voor vragen van de fracties aan de portefeuillehouder 3. Gelegenheid voor aanvullende vragen n.a.v. de beantwoording door de portefeuillehouder 4. Vrije gespreksronde waar fracties elkaar kunnen bevragen en van gedachten kunnen wisselen om een beeld te vormen van het voorstel
23.30
14.
Luchtvaartzaken Dit is een terugkerend agendapunt. Het doel van dit agendapunt is dat fracties of de portefeuillehouder Schiphol onderwerpen beeldvormend ter bespreking kunnen aandragen op het gebied van Schiphol en overlast van het vliegverkeer. Actuele onderwerpen ter bespreking 48 uur vooraf aanmelden bij de griffie. Reguliere voorstellen ter besluitvorming worden afzonderlijk via de agendacommissie geagendeerd.
23.40
15.
Regionale samenwerking
23.50
16.
Sluiting
inkoop en aanbesteding in Aalsmeer 25 november 2023
Belang inkoop • Lokale ondernemers • Fair Trade • Maatschappelijk verantwoord ondernemen • College stelt de kaders
Via inkoop en aanbesteding Overige bestedingen
Conclusies 1. Aalsmeer heeft afdoende procedures voor inkoop en aanbesteding die goed worden gevolgd 2. Bij de opzet van de kernorganisatie Aalsmeer zijn de procedures niet altijd gevolgd 3. Lokale kleine ondernemers kunnen beter worden ondersteund 4. De gemeenteraad van Aalsmeer is nauwelijks betrokken bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid 5. Leerlingenvervoer is een goed voorbeeld van het inkoopbeleid 6. De managementletter van Aalsmeer bevat niet alle informatie
Aanbevelingen 1. Heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2. Stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven 3. Laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken. 4. Actualiseer de leerlingenvervoer verordening en ontwikkel en monitor KPI’s over de doelgroep
RAADSVOORSTEL
Zaaknummer:
Z23-099767
Voorstel van:
De rekenkamercommissie
Behandelend ambtenaar:
O.F. Matheijsen griffie@aalsmeer.nl Rekenkamer Aalsmeer Datum: Portefeuillehouder:
31 oktober 2023 Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte
Onderwerp
Aanbevelingen rekenkameronderzoek Inkoop en Aanbesteding Raadsbesluit:
de volgende aanbevelingen van de rekenkamer inzake het rekenkameronderzoek naar Inkoop en Aanbesteding vast te stellen: 1) heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2) stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven; 3) laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken; 4) actualiseer de leerlingenvervoerverordening en ontwikkel en monitor de KPI’s over de doelgroep. Samenvatting
De rekenkamer heeft een onderzoek gedaan naar de procedures rondom inkoop en aanbesteding. Op basis van het onderzoek heeft de rekenkamer aanbevelingen gedaan. Het is aan de raad om de aanbevelingen van de rekenkamer vast te stellen. Doel
De aanbevelingen van de rekenkamer overnemen zodat de proces van inkoop en aanbesteding in de gemeente Aalsmeer verder worden verbeterd. Prestatie
De aanbevelingen van de rekenkamer overnemen.
[RV Aanbevelingen rekenkamer Aalsmeer inzake onderzoek Inkoop en 101/F105a/ICT aanbesteding.docx]
Pagina
2 van 3
Voorgeschiedenis en context
De rekenkamer Aalsmeer heeft de fracties benaderd over suggesties voor het rekenkameronderzoek in 2023. Hieruit kwam het onderwerp ‘inkoop en aanbesteding’ naar voren. Immers zijn er ook aanhoudende opmerkingen van de accountant over dit onderwerp. Het totale bedrag van inkopen en aanbestedingen ligt jaarlijks rond de € 70 miljoen, circa 60% van de begroting. Aanleiding genoeg dus om hier eens onderzoek naar te doen. Aalsmeer heeft afdoende procedures voor inkoop en aanbesteding opgezet. De ambtelijke organisatie voert die nagenoeg altijd uit. De interne controle hierop is strikt, jaarlijks en leidt met aandacht van de leiding voor de procedures tot een voortgaande verbeterde uitvoering. Externe controle op het Europese deel van de praktijk is dan ook strikt en wordt jaarlijks uitgevoerd. Overigens blijkt uit de vrij strikte interne controle dat elk jaar nog verbeteringen nodig zijn, vooral bij dossiervorming, mandatering en het opvolgen van adviezen bij inhuur medewerkers. Het aantal fouten neemt jaarlijks af en ook het bedrag dat onjuist wordt aanbesteed, daalt de laatste jaren. Desalniettemin heeft de rekenkamer een aantal aanbevelingen gedaan om de uitvoering te verbeteren.
Deze aanbevelingen zijn als volgt: 1) heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2) stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven; 3) laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken; 4) actualiseer de leerlingenvervoerverordening en ontwikkel en monitor de KPI’s over de doelgroep. Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit
De conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekenkamer dienen door de raad vastgesteld te worden zodat daarmee het college de opdracht gegeven kan worden om de aanbevelingen over te nemen. Keuzemogelijkheden/alternatieven
De raad kan er ook voor kiezen de aanbevelingen niet over te nemen. Participatie
Er is geen participatie met inwoners over dit onderwerp geweest omdat het een interne raadsaangelegenheid is. Kanttekeningen en risico’s
Kanttekeningen en risico’s zijn onbekend. Financiën
Het aannemen van het besluit heeft geen financiële gevolgen. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning
Het college gaat met de aanbevelingen aan de slag en zal zich inzetten om de positie van de lokale ondernemers uit de gemeente te verbeteren onder andere door het verminderen van de administratieve lastendruk.
Evaluatie
In een evaluatie van het beleid is nog niet voorzien.
Pagina
3 van 3
Duurzaamheidsaspecten
Door de positie van de lokale ondernemers kan er winst worden geboekt op het gebied van duurzaamheid aangezien het voor de hand ligt dat er minder (lange) reisbewegingen zullen worden gemaakt. Bijlagen
Rapport rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer 2023.
De griffier,
De voorzitter,
drs. O.F. Matheijsen
mr. G.E. Oude Kotte
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Aalsmeer;
gelezen het voorstel van de griffie, d.d. 31 oktober 2023, zaaknummer 23-099767; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;
Besluit
de volgende aanbevelingen van de rekenkamer inzake het rekenkameronderzoek naar Inkoop en Aanbesteding vast te stellen: 1) heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2) stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven; 3) laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken; actualiseer de leerlingenvervoerverordening en ontwikkel en monitor de KPI’s over de doelgroep. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 december 2023; De griffier,
De voorzitter,
O.F. Matheijsen
mr. G.E. Oude Kotte
[F105b Raadsbesluit - Aalsmeer NIEUW Niet elektronisch ondertekend.docx.docx] 101/F105/ICT
Gemeenteraad Aalsmeer per mail via de griffie
Betreft: Rapport onderzoek inkoop en aanbesteding Sneek, 23 oktober 2023
Geachte leden van de gemeenteraad van de gemeente Aalsmeer, Bij deze brief krijgt u het rapport van het onderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer. De reactie van het college op het rapport is in het stuk opgenomen. Wij bedanken de griffie voor de ondersteuning, de ambtelijke organisatie voor de samenwerking en het bestuur voor de medewerking bij dit onderzoek. We kijken uit naar de bespreking van dit rapport met jullie op 23 november. Met een vriendelijke groet, Esther Fogl - 06 3092 6965 Frans Haven - 06 4245 5040 Rekenkamer Aalsmeer
Rapport
van het onderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer
Sneek, 23 oktober 2023
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aalsmeer heeft afdoende procedures voor inkoop en aanbesteding die goed worden gevolgd Voor inkoop en aanbesteding heeft Aalsmeer afdoende procedures opgezet, die de ambtelijke organisatie in de praktijk nagenoeg altijd uitvoert. De interne controle hierop is strikt, jaarlijks en leidt met aandacht van de leiding voor de procedures tot een voortgaande verbeterde uitvoering. Externe controle is op het Europese deel van de praktijk ook strikt en wordt jaarlijks uitgevoerd. Overigens blijkt uit de vrij strikte interne en controle dat elk jaar nog verbeteringen moeten, vooral bij dossiervorming, mandatering en het opvolgen van adviezen bij inhuur van medewerkers. Het aantal fouten neemt jaarlijks af en ook het bedrag wat onjuist wordt aanbesteed, daalt de laatste jaren. Bij de opzet van de kernorganisatie Aalsmeer zijn de procedures niet altijd gevolgd Het beleid voor inkoop en aanbesteden geldt voor de AA-organisatie maar ook voor de kernorganisatie Aalsmeer (KOA) en daar werd bij de opzet soms iets vergeten. Aan het begin van de KOA werd veel met externe mensen gewerkt die niet met alle regels bekend waren. Dat is nu hersteld en de KOA volgt alle procedures en regels op dezelfde manier als de AA-organisatie.
Lokale kleine ondernemers kunnen beter worden ondersteund Onderdeel van het inkoopbeleid is lokale ondernemers de mogelijkheid te geven aan de gemeente te leveren en bij opdrachten tot €25.000 voorrang te geven. In de praktijk werkt Aalsmeer met een website waar ondernemers om mee te kunnen doen vrij veel documenten op moeten sturen. Dit systeem werkt professioneel en bewaakt de inkoopprocedures en zo de rechtmatigheid maar is voor de kleinste Aalsmeerse ondernemers een belemmering, zo bleek uit het onderzoek. De gemeenteraad van Aalsmeer is nauwelijks betrokken bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid De raad van Aalsmeer laat het beleid aan het college waardoor de raad niet of nauwelijks op de hoogte is van het beleid en de uitvoering ervan, ook op de onderdelen waar hij zelf beleid op vast heeft gesteld, zoals FairTrade en het betrekken van lokale ondernemers. In 2017 kreeg de raad het nieuwe beleid ter informatie en voegde een regel toe om FairTrade in te kopen. Het nieuwe beleid is in 2022 niet meer aan de raad opgestuurd ter informatie, net als een evaluatie wat van Fair Trade terecht is gekomen en waarom het nu uit het beleid is gehaald. Ook krijgt de raad geen informatie over lokale inkopen.
Leerlingenvervoer is een goed voorbeeld van het inkoopbeleid Als voorbeeld hoe het inkoopbeleid in de praktijk uitwerkt, is in dit onderzoek gekeken naar de aanbesteding van leerlingenvervoer. Zoals ook al in het algemeen kan worden gezegd, bleek ook hier sprake van een efficiënte en professionele aanpak waarbij de AA-organisatie intern goed samenwerkt. Wel viel op dat de verordening leerlingenvervoer in Aalsmeer niet de laatste modelverordening van de VNG volgt. En die was vanwege de vele ontwikkelingen op dit terrein behoorlijk aangepast. Bij de uitvoering van het leerlingenvervoer blijkt dat Aalsmeer de gemiddelde reistijd en klanttevredenheid niet zelf in de gaten houdt, maar vooral reageert op klachten van ouders. Lange reistijden zijn de laatste jaren een probleem waarover zelfs de minister heeft gezegd dat gemeenten die in de gaten moeten houden. Ook viel op dat ouders geen stem hebben via de adviesraad sociaal domein of een leerlingvervoersraad. De managementletter van Aalsmeer bevat niet alle informatie De AA-organisatie wordt door de externe accountant gecontroleerd voor Aalsmeer en Amstelveen. Een deel van de bevindingen staat alleen in de managementletter van Amstelveen en ontbreekt in de managementletter van Aalsmeer. Een raadslid moet voor een compleet beeld er dus twee stukken lezen.
1
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Aanbevelingen Heroverweeg de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid Via inkopen kan een gemeente sturen op duurzaamheid en andere maatschappelijke en lokale doelen. Daarom zou de raad over de opzet van nieuw beleid en de evaluatie van het aflopende beleid geïnformeerd moeten worden door het college. Dit geeft de mogelijkheid nog enige richting aan te brengen vanuit de raad. Deze praktijk is er al in andere Nederlandse gemeenten. Stel voor Aalsmeer een groslijst op met alleen lokale bedrijven Als er voor minder dan €25.000 in moet worden gekocht, dan kan de gemeente die opdracht verstrekken door 1 leverancier te benaderen. Maak daarvoor een lijst met lokale ondernemers uit Amstelveen en Aalsmeer, ondersteun ze daarbij en verplicht de inkopers van de gemeente deze lijst voor een inkoop te raadplegen. Een voorbeeld van een dergelijke lijst bij de gemeente Almere treft u hier aan. Laat de auditcommissie opdracht geven de managementletter compleet te maken. Auditcommissie voor een beter integraal beeld van de gemeente Aalsmeer is het nuttig om de managementletter Amstelveen niet als bijlage bij de managementletter van Aalsmeer te voegen maar maakt die letter Amstelveen een integraal onderdeel van de eigen managementletter.
Actualiseer de leerlingenvervoer verordening en ontwikkel en monitor KPI’s over de doelgroep Pas de verordening uit 2015 aan en met oog voor de nieuwe modelverordening van de VNG. Overweeg daarbij ook een adviesraad leerlingenvervoer of een rol van de adviesraad sociaal domein om zo de inspraak van leerlingen en ouders te borgen en daarmee de kwaliteit van het vervoer waar mogelijk te verbeteren. Ontwikkel in ieder geval een beperkte set met KPI’s waarin in ieder geval de gemiddelde reistijd en klanttevredenheid en informeer de raad jaarlijks over de uitkomsten.
2
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Bestuurlijke reactie
3
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
4
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Inhoudsopgave Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen Bestuurlijke reactie 1 - Inleiding 1.1 Waarom dit rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding? 1.2 Wat zijn de vragen waarop dit onderzoek een antwoord moet geven? 1.3 Hoe is het onderzoek uitgevoerd? 1.4 Wat kan ik lezen in dit rapport? 2 - De wettelijke regels 2.1 Wat is een aanbesteding en wanneer is sprake van inkoop? 2.2 En hoe zit het dan met Europese regels? 2.3 Wat zijn bekende problemen met de Europese regels? 2.4 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit en het vorige hoofdstuk? 3 - Het eigen beleid in Aalsmeer 3.1 Het beleid voor inkoop en aanbesteding 3.2 Het beleid voor inkoop en aanbesteding 3.3 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk? 4 - Hoe voert de organisatie de inkoop en aanbesteding uit? 4.1 Hoe is de ambtelijke organisatie Amstelveen en Aalsmeer georganiseerd rond inkoop? 4.2 Werkwijze en verantwoordelijkheden Amstelveen - Aalsmeer 4.3 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk? 5 - Toezicht op inkoop en aanbesteding 5.1 Hoe wordt binnen de gemeente Aalsmeer achteraf gecontroleerd? 5.2 En wat controleert de accountant dan nog elk jaar? 5.3 Belangrijkste punten uit dit hoofdstuk 6 - Leerlingenvervoer 6.1 Welke wetten en welke verordening zijn er voor leerlingenvervoer? 6.2 Hoe is in Aalsmeer het leerlingenvervoer aanbesteed? 6.3 Hoe volgt de gemeente Aalsmeer
de uitvoering van het leerlingenvervoer? 6.4 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk? Bijlage 1 Bronnen Bijlage 2 Stroomdiagram Nextstep
1 1 2 3 6 6 6 6 7 8 8 9 10 10 11 11 12 13 14 14 16 19 20 20 21 24 25 25 25 27 28 29 30
5
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
1 - Inleiding 1.1 Waarom dit rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding? Aalsmeer koopt diensten in bij leveranciers en besteedt werk uit aan externe dienstverleners en de gemeente heeft beleid hoe dit moet worden gedaan. Bij de jaarlijkse rondgang van de rekenkamer stelden een aantal fracties vragen over de werking van dit beleid in de praktijk, en zijn er ook aanhoudende opmerkingen van de externe accountant hierover. Het totale bedrag van inkopen en aanbestedingen ligt jaarlijks rond de €70 miljoen, circa 60% van de begroting. Het financiële belang is evident.
1.2 Wat zijn de vragen waarop dit onderzoek een antwoord moet geven? Om het onderzoek in te richten is de centrale vraag:
In hoeverre heeft Aalsmeer afdoende procedures voor inkoop en aanbesteding? Worden ze uitgevoerd? Krijgt de raad hierover voldoende informatie om de kaderstellende en controlerende taken uit te voeren?
Vanuit de hoofdvraag volgen acht deelvragen die in drie thema’s zijn verdeeld: I - Beleid 1. Welk beleid heeft Aalsmeer in 2023 voor inkoop en aanbesteding? II - Organisatie en uitvoering 2. Hoe is inkoop en aanbesteding in Aalsmeer in regels, procedures, mandaten en verantwoording vastgelegd? Wordt dit volgens de regels toegepast? Heeft Aalsmeer organisatiedoelen bij inkoop en aanbesteding gemaakt? 3. Hoe houdt Aalsmeer in de gaten of de uitvoering van het proces juist verloopt en hoe wordt inzicht gegeven in de criteria om een opdracht te gunnen? Hoe controleert de gemeente of de uitvoering van de opdracht in orde is en evalueert de gemeente af en toe de werking van de regels? 4. Is de uitvoering van het beleid door de gemeente goed vastgelegd voor de eigen ambtenaren in regels en voorschriften? En voor externe partijen in procedures en informatie? III - Raad en college 5. Hoe is de raad betrokken bij het opstellen van beleid en controle op de uitvoering? 6. Welke risico’s loopt de gemeente bij inkoop en aanbesteding bij de huidige werkwijze en hoe is de raad hierover geïnformeerd? 7. Wat zijn de oorzaken van de opmerkingen van de accountant in zijn verslagen sinds 2019? 8. Kan de gemeente Aalsmeer naar aanleiding van de bevindingen verbeteringen opstellen?
1.3 Hoe is het onderzoek uitgevoerd? Het onderzoek begon met het bestuderen van stukken over inkoop en aanbesteding uit de jaren 2019 2022. Daarna is een casus in overleg met de ambtelijke organisatie verder bekeken. We hebben ambtenaren, het college en de externe accountant geïnterviewd. Een lijst van documenten en geïnterviewden staat in bijlage 1. We bedanken iedereen voor de medewerking. En extra veel dank voor de griffie die ons weer met raad en daad onmisbaar ondersteunde. Het onderzoek richt zich niet op de inkoop en aanbestedingen verricht door de verbonden partijen van de gemeente Aalsmeer, omdat in 2022 de verbonden partijen zijn onderzocht.
6
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Aalsmeer en Amstelveen hebben hun ambtelijke organisaties samengevoegd. Hierin is Amstelveen centrumgemeente, zodat hun secretaris de ambtelijke organisatie leiding geeft en opdrachtnemer is. Dit onderzoek gaat deels over uitvoering die dus in Amstelveen plaatsvindt.
1.4 Wat kan ik lezen in dit rapport? We zijn dit rapport begonnen met de conclusies en aanbevelingen, deze zijn ook te lezen als een samenvatting van het onderzoek. Dan volgt de reactie op de conclusies en aanbevelingen van het college. Na deze inleiding komt de tekst van nota van bevindingen, het eigenlijke rapport van het onderzoek. Eerst leest u in hoofdstuk 2 en 3 welke landelijke en gemeentelijke regels op inkoop en aanbesteding van toepassing zijn. Hoe Aalsmeer deze regels in de praktijk brengt, leest u in hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5 gaat over de uitvoering door de AA-organisatie van inkoop en aanbesteding. Hoofdstuk 6 beschrijft de wijze waarop de gemeente Aalsmeer meet en rapporteert over deze doelen aan de raad. In hoofdstuk 7 beschrijven we de praktijk van de inkoop en aanbesteding met een casus.
7
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
2 - De wettelijke regels In dit hoofdstuk leest u kort de regels die bij inkoop en aanbesteding van toepassing zijn.
2.1 Wat is een aanbesteding en wanneer is sprake van inkoop? Van inkoop is sprake geweest als de gemeente bij een geleverde prestatie van de leverancier achteraf een factuur krijgt. Aanbesteden is een vorm van inkopen. Kortheidshalve spreken we vanaf nu van inkoopbeleid en niet van inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente kan werken, leveringen of diensten inkopen: 1. 2. 3.
Werken: zoals de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg Leveringen: bijvoorbeeld de aankoop, huur of lease van producten Diensten: zoals schoonmaakdiensten of de beveiliging van kantoren
In het inkoopbeleid van de gemeente Aalsmeer 2023 is het inkopen uitgewerkt in een aantal stappen:
Een aanbesteding is dus altijd een inkoop maar niet alle inkoop is aanbesteed. Aanbesteden is een methode om in te kopen door een contract met de meest geschikte partner te sluiten. Aanbesteden is hierboven het omlijnde deel van het inkoopproces dat gaat over het specificeren, selecteren en contracteren. Zoekt de gemeente zelf leveranciers uit voor een offerte dan heet dit onderhands aanbesteden. Hier zijn de varianten ‘enkelvoudig’ waarbij 1 offerte aan wordt gevraagd en ‘meervoudig’ en dan worden 3 tot 5 offertes opgevraagd. Wanneer iedere leverancier een offerte uit mag brengen dan is de aanbesteding openbaar. Dit kan nationaal, dan plaatst de gemeente een openbare aankondiging van de opdracht op TenderNed. Over Europees aanbesteden leest u verderop.
8
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
2.2 En hoe zit het dan met Europese regels? In kranten staat nogal eens de term ‘Europese aanbesteding’ waarmee in de jaren zestig een aanbesteding door de EU zelf werd bedoeld en sinds de jaren 90 vooral aanbesteden volgens Europese richtlijnen. De EU schrijft drie hoofdregels voor aan lidstaten die Nederland in de Aanbestedingswet 2012 verwerkte. Deze wet heeft regels voor Nederlandse overheden en het doel is de beste kwaliteit tegen de laagste prijs te krijgen, terwijl alle ondernemingen een gelijke kans hebben om de opdracht te krijgen. Om dit te bereiken schrijft de wet voor: 1. 2. 3. 4.
Overheden moeten bedrijven dezelfde kansen geven op opdrachten. Zonder te letten op het land waar ze vandaan komen (het non-discriminatiebeginsel) Overheden moeten alle bedrijven die kans maken op naar een opdracht hetzelfde behandelen (het gelijkheidsbeginsel) Overheden moeten duidelijke informatie aan ondernemers geven over de aanbesteding (het transparantiebeginsel) Overheden moeten eisen stellen die in verhouding staan tot de opdracht en de grootte daarvan. (het proportionaliteitsbeginsel)
Bij deze regels zijn drempelbedragen voor Europese aanbestedingen:
De Aanbestedingswet 2012 heeft regels voor aanbestedingen boven én onder deze drempelbedragen. De Europese richtlijnen zijn verder uitgewerkt in het Aanbestedingsbesluit waar het Aanbestedingsreglement werken, de modellen eigen verklaring en de gids proportionaliteit deel van zijn.
9
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
2.3 Wat zijn bekende problemen met de Europese regels? Een van de aanleidingen voor dit onderzoek is de vraag van enkele raadsleden waarom de onrechtmatigheden in Europese aanbestedingen in Aalsmeer van €0 in 2019 opliepen naar €150.000 in 2020 en tot €552.000 in 2021. Nu blijkt dat de onrechtmatigheid in 2022 uit is gekomen op €200.000. En daarmee daalt die dus ten opzichte van het vorige jaar. In onrechtmatig inkopen staat Aalsmeer trouwens niet alleen, ook vrijwel alle andere Nederlandse gemeenten en instellingen zijn meermaals de fout ingegaan. De belangrijkste redenen voor fouten in het algemeen zijn: 1. 2. 3.
4.
Het verlengen van een overeenkomst mag alleen als daarin in het contract is voorzien. Op inhuur van personeel geldt sinds 2014 ook de Europese regel bij aanbesteden. De instelling heeft de documentatie van aanbesteden niet goed geregeld en vergeet in de gaten te houden. Bijvoorbeeld als een contract stilzwijgend wordt verlengd terwijl die optie niet in het originele contract staat, zodat hiermee geen rekening is gehouden. IT-contracten zijn een geval apart. Wanneer je met een leverancier in zee bent gegaan kom je daar niet zomaar van af. Toch blijven de regels gelden en dit eist veel van gemeenten.
2.4 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit en het vorige hoofdstuk?
10
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
3 - Het eigen beleid in Aalsmeer Dit hoofdstuk beschrijft het eigen beleid van Aalsmeer en welke doelen de gemeente bereiken wil.
3.1 Het beleid voor inkoop en aanbesteding Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Aalsmeer is niet door de raad vastgesteld. In Aalsmeer is dit beleid een zaak van het college en die stelt het dan ook vast. Het college heeft niet overwogen het beleid door de raad te laten vaststellen want die ziet het als bedrijfsvoering. Dit ligt zo vast in de financiële verordening van Aalsmeer, waarin staat dat ‘Het college draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten’ Inkoop en aanbestedingen raken wel de kaders die de raad kan stellen en ook politiek bestuurlijke accenten die de gemeenteraad wil leggen. In de praktijk wordt geconstateerd dat Nederlandse gemeenten in toenemende mate hun inkoop- en aanbestedingsbeleid door de raad laten vastleggen.1 Dit betekent nog steeds de verplichting van het college om interne regels of procedures vast te leggen over hoe om te gaan met inkoop en aanbestedingen. Natuurlijk geldt ook de algemene informatieplicht van het college aan de raad voor dit onderwerp. Het 'oude' inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 is daarom ter kennisname aan de raad gestuurd en op de website geplaatst. Het nieuwe beleid werd in de vergadering van 31 januari 2023 goedgekeurd door het college, maar is nog niet op de website geplaatst.
Tien jaar geleden werd de ambtelijke organisatie van Aalsmeer en Amstelveen (de AA-organisatie) samengevoegd om de dienstverlening tegen de laagste kosten te garanderen. De besturen van beide gemeenten stellen wel eigen financieel en inhoudelijk beleid op dat dus door dezelfde ambtelijke organisatie van Amstelveen wordt uitgevoerd. In de samenwerking is Amstelveen de centrumgemeente zodat ambtenaren bij hen in dienst zijn en hun secretaris de leiding geeft. De secretaris van Aalsmeer is in deze samenwerking de opdrachtgever. Aalsmeer en Amstelveen stelden in 2017 samen de Nota inkoopen aanbestedingsbeleid op. De twee gemeenten hebben identiek beleid maar Aalsmeer voegde een eigen bijlage toe waarin staat dat Aalsmeer “de principes van FairTrade zoveel mogelijk zal respecteren”. De raad nam in 2016 hiervoor het initiatief en zo stelde de raad van Aalsmeer dus wel een klein stuk eigen inkoopbeleid vast. Het college nam dit over en vanaf november 2017 werd Aalsmeer een FairTrade-gemeente en past het ‘criteria van rechtvaardige ontwikkeling’ toe bij inkopen en aanbestedingen. De gemeenteraad kreeg in 2020 een brief over de aanpak van duurzaamheid en Fairtrade. Op de website van de gemeente staat dat de gemeente Aalsmeer de titel 'Fairtrade'-gemeente heeft gekregen. Hiervoor moet de gemeente ‘samenwerken aan meer eerlijke handel’ en verder ‘...
handel volgens een aantal sociale en ecologische regels. Het gaat om export van producten uit arme ontwikkelingslanden naar het geïndustrialiseerde westen, waarbij meer gelijkheid in het handelspartnerschap moet ontstaan.‘ Het lijkt er verder op dat de producten duurder zijn omdat ‘ook wordt rekening gehouden met geld dat nodig is voor onderdak, kleding, onderwijs, voedsel en medische zorg. Daarnaast wordt een extra premie gegeven om bijvoorbeeld een school of medische post te bouwen of wegen of sanitaire voorzieningen aan te leggen.’ Amstelveen is geen FairTrade-gemeente en daarom zijn de procedures en eisen voor inkoop en aanbesteding niet aangepast en toetst het team Inkoop & Aanbesteding van de AA-organisatie (hierna het team I&A) hier niet op. Sinds 2017 is dus geen sturing op FairTrade geweest uit de vakafdeling. Ook de afdeling verbijzonderde interne controle van de AA-organisatie controleert niet op FairTrade. Los van FairTrade kijkt het team I&A wel naar social return, hiervoor zijn wel procedures en eisen opgesteld waar elke afdeling zich aan houdt.
1
Bijvoorbeeld de gemeenten Westland en Sittard.
11
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
In het beleid staat dat in 2021 de gemeenten zullen evalueren en zonodig bijstellen. In januari 2023 is een nieuw beleid door het college vastgesteld voor de periode 2023 tot en met 2027. Uit dit onderzoek blijkt dat de colleges na hebben gelaten het beleid op schrift te evalueren. Er zijn wel met circa 12 stakeholders gesprekken gevoerd en die inzichten zijn verwerkt in de nieuwe nota. Maar zonder schriftelijke evaluatie is niet vast te stellen of en hoe de inzichten zijn meegenomen en of de gemeente zich aan dit beleid heeft gehouden. Ook is het beleid niet ter kennisname aan de raad gestuurd. In de financiële verordening artikel 24 staat dat het inkoopbeleid een verantwoordelijkheid is van het college. Maar dit neemt niet weg dat de raad betrokken kan worden bij mogelijk specifiek beleid voor Aalsmeer. In de nieuwe nota is Fairtrade integraal in de tekst opgenomen.
3.2 Het beleid voor inkoop en aanbesteding Het beleid uit 2017 en 2023 heeft zes dezelfde doelstellingen: 1. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. 2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. 3. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding. 4. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente. 5. Administratieve lastenverlichting bevorderen voor ondernemers en de gemeente. 6. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit aan op het algemene beleid van de gemeente. In het beleid voor 2023 is een nieuw doel toegevoegd: 7. Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Met dit nieuwe doel wil de gemeente bijdragen aan maatschappelijke en sociale vraagstukken. De zeven doelen zijn uitgewerkt in vier uitgangspunten: I. II.
III.
IV.
Juridisch: de gemeente volgt wetten en regels en probeert uniforme documenten te gebruiken Ethisch, ideëel en kwalitatief: alleen integere ondernemers worden door integere ambtenaren gevraagd. De gemeenten nemen de effecten van ‘people, planet en profit' mee door klimaatbewust, biobased en circulair in te kopen en kijken hierbij naar de social return. De duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN, diversiteit en inclusie spelen een rol. Net als kwaliteitseisen en certificering. Economisch: als de opdracht groot genoeg is, wordt een markt- en productanalyse gemaakt. De gemeente mag niet afhankelijk worden van een bedrijf en let er op dat lokale en sociale ondernemers mee kunnen doen. Lokaal wordt omschreven als gevestigd in de gemeente Amstelveen of de gemeente Aalsmeer en heeft daarbij ook oog voor MKB'ers en ZZP'ers, dit kan de gemeente doen door oa het voorkomen van het hanteren van onnodige zware selectie- en gunningscriteria. En bij inkopen tot 25.000 euro wil de gemeente in eerste instantie lokaal inkopen. Organisatie: zie hoofdstuk 4.
12
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
3.3 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?
13
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
4 - Hoe voert de organisatie de inkoop en aanbesteding uit? De vorige hoofdstukken beschrijven welke landelijke regels er zijn en wat het beleid van de gemeente zelf daarbij is. Nu is de uitvoering van het beleid aan de beurt.
4.1 Hoe is de ambtelijke organisatie Amstelveen en Aalsmeer georganiseerd rond inkoop? Bijna alle ambtenaren die aanbesteden en inkopen vallen onder de AA-organisatie (de gezamenlijke ambtelijke organisatie van Amstelveen en Aalsmeer). Samen profiteren beide gemeenten van een grotere schaal en de professionaliteit die het team I&A heeft. Sinds 2022 heeft de gemeente Aalsmeer ook nog een eigen organisatie van circa 30 FTE opgezet, de Kernorganisatie Aalsmeer. Deze organisatie staat los van de AA-organisatie, maar er werden wel afspraken over samenwerking met de AA-organisatie gemaakt. Zo stond in de documenten die bij het raadsbesluit werden meegestuurd dat ‘de juridische, financiële en inkoop-technische advisering aan de Aalsmeerse beleidsadviseur blijft gepositioneerd binnen de AA- organisatie.’ Verder staat ook nog dat de AA organisatie een jaarlijkse vergoeding krijgt voor de ondersteunende dienstverlening aan de Kernorganisatie van afgerond 0,4 miljoen euro. Dit betekent dus dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de kernorganisatie niet afwijkt van de AA-organisatie. De AA-organisatie heeft het werk in drie ‘domeinen’ verdeeld en binnen afdeling Services zit het team I&A:
Elk domein heeft een eigen budget en koopt zelf in. Bij inkopen boven de €25.000 moet een afdelingshoofd uit elk domein met een formulier advies vragen aan het team I&A. Dit heet wel een advies maar is eigenlijk een goedkeuring omdat het zogeheten advies dwingend en bindend is voor de aanvrager. Bij een inkoop stelt de aanvragende afdeling de ‘Wat-kopen-we-vraag’ en het team I&A stelt de ‘Hoe-kopen-we-in-vraag’. Openbare aanbestedingen worden begeleid door team I&A en onderhandse aanbestedingen worden uitgevoerd door de afdelingen zelf. Voor onderhandse aanbestedingen – die in beginsel vormvrij zijn – kunnen afdelingen gebruikmaken van de documenten en instrumenten die team I&A via de intranetpagina Atlas ter beschikking stelt. Bij de inhuur van personeel is ondersteuning direct beschikbaar vanaf een 14
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
bedrag van €0. Dat is niet bij team I&A maar bij het team Nextstep, en dat is een onderdeel van de afdeling HRM. Het advies van Nextstep is niet bindend voor de inkoopafdelingen. Het team Nextstep heeft een stroomschema opgesteld dat duidelijk alle stappen in inhuur weergeeft, zie bijlage 2. Team I&A beheert een digitaal, centraal contractregister. Hierin worden alle overeenkomsten geregistreerd en het register houdt automatisch bij wanneer contracten aflopen en ruim voordat het zo ver is geeft het een seintje. Bij Europese, nationale en complexe aanbestedingen begeleidt het team I&A het proces ook en vormt de afdeling en team I&A een projectteam. Onderhandse aanbestedingen kan een afdeling zelf uitvoeren met gebruik van instructies en software van team I&A. Twee keer per jaar controleert team I&A met de afdeling concerncontrol via de uitbetalingen in de crediteurenadministratie of alle inkopen rechtmatig waren. De afdeling concerncontrol voert deze interne controles uit en brengt risico’s in kaart als bij een bepaalde leverancier een grens dreigt te worden overschreden. Deze uitkomsten gebruikt de accountant ook. Uit de controle volgt het bedrag dat onrechtmatig is uitgegeven, een van de aanleidingen voor dit onderzoek. Uit de cijfers van de accountant blijkt dat na twee jaren van toename, het bedrag in 2022 weer terugliep voor Aalsmeer:
Volgens de accountant, de afdeling die intern controleert én het team I&A worden regels en procedures elk jaar weer wat beter nageleefd en is bij de afdelingen steeds meer bewustwording merkbaar, zeker ook door de halfjaarlijkse controles. Of onrechtmatige uitgaven uit zijn te bannen, lijkt op grond van de cijfers wat lastig te voorspellen. Omdat Aalsmeer jaarlijks voor circa €70 miljoen inkoopt en inhuurt, zijn de onrechtmatige bedragen in procenten vrij klein: 0,2% in 2022. Omdat de grens bij onrechtmatigheid al op €1 ligt, wordt elke overschrijding gemeld. Dit melden heeft wel tot bewustwording geleid, en tot het blijven herhalen van de regels en vandaar meer gebruik van de diensten van team Nextstep en team I&A. De accountant kent geen gemeenten die helemaal geen onrechtmatige uitgaven hebben.
15
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Naast de fouten in Europese aanbestedingen vindt de afdeling concerncontrol ook fouten in de andere aanbestedingen. Deze fouten leiden niet tot onrechtmatigheid zoals hierboven bedoeld. Fouten zoals het ondertekenen door een niet-bevoegde ambtenaar, ontbrekende documenten (o.a. contracten) in een dossier, inkoopadviezen voor inhuur ontbreken of een verkeerd uitgevoerde aanbesteding. In het accountantsverslag 2022 staat:
Naar aanleiding van de oorlog in Oekraïne heeft de gemeente in 2022 vluchtelingen ondergebracht in hotels. Hiermee is in totaal een bedrag van € 1,1 miljoen gemoeid. Normaliter had dit Europees aanbesteed moeten worden aangezien de drempel van € 750.000 is overschreden. Echter heeft de gemeente beroep gedaan op dwingende spoed, waardoor volgens art. 2.37 van de Aanbestedingswet een 1 op 1 gunning (onderhandelingsprocedure zonder aankondiging) is toegestaan. Wel heeft de gemeente verzuimd om dit achteraf openbaar te maken via Tenderned. Volgens art. 2.134 van de Aanbestedingswet leidt dit verder tot een formele onrechtmatigheid (en dus niet tot een financiële onrechtmatigheid), waardoor deze fout niet hoeft te worden meegenomen in ons oordeel. Bron: Accountantsverslag Aalsmeer 2022.
Uit ons onderzoek blijkt dat de Kernorganisatie Aalsmeer (KOA) wel wordt gecontroleerd maar opmerkelijk genoeg niet volledig werkt volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid en niet altijd wordt ondersteund vanuit de AA-organisatie. De KOA heeft een eigen inkoopadviseur en maakt gebruik van een externe adviseur. De teams I&A en Nextstep worden zijdelings of niet betrokken en de strikte procedures van beide teams worden niet gevolgd en ook wordt geen advies gevraagd. Na de inkoop of inhuur van personeel gebruikt de KOA de AA-organisatie wel voor de afhandeling en betaling van de activiteiten. Ook lopen de betalingen in de halfjaarlijkse verbijzonderde interne controle gewoon mee. Dit blijkt trouwens in tegenspraak met de documenten die in december 2022 naar de raad zijn gestuurd en waarin staat dat het beleid wél van toepassing is. De reden hiervan is dat het een opstartfase was tot januari 2022 en inmiddels wordt het gesprek met Amstelveen gevoerd over de inzet van Nextstep.
4.2 Werkwijze en verantwoordelijkheden Amstelveen - Aalsmeer De AA-organisatie koopt natuurlijk veel voor de twee gemeenten in: van bedrijfskleding, software tot catering. Al deze inkopen worden in goed banen geleid door vaste en transparante procedures. Die gelden intern en extern. Leveranciers die bewezen kwaliteit tegen een goede prijs kunnen leveren kunnen op een lijst komen, de groslijst. Hierop staan leveranciers voor inkoop en aanbesteding van werken (zoals een weg of een fietspad) van de gemeente Aalsmeer en Amstelveen. Een nieuwe leverancier komt op deze groslijst door zich aan te melden bij de gemeente. Niet alle ondernemers willen op de groslijst omdat het invullen van alle formulieren nogal wat tijd kost. Voor een controleerbare en eerlijke inkoop is dat echter noodzakelijk. En staat je bedrijf op de lijst dan wordt verwacht dat je een offerte uitbrengt als je daarvoor wordt gevraagd. En dat moet maar net goed uitkomen, sommige ondernemers hebben personeelstekorten. Ieder bedrijf kan zich voor de groslijst aanmelden. Nieuwe aanmeldingen beoordeelt de gemeente met de Notitie selectiemethode aanbestede werken 2022. Momenteel staan ongeveer 100 leveranciers op de groslijst, of eigenlijk: groslijsten want de gemeente heeft 7 groslijsten:
16
Rapport van rekenkameronderzoek naar inkoop en aanbesteding in Aalsmeer - 2023
Voor het beheer van de groslijsten gebruikt de gemeente een speciale website waar de leverancier zelf alle documenten in zet. De gemeente beoordeelt deze documenten. Is alles compleet en goedgekeurd dan staat de leverancier op de lijst en kan voor een werk worden gekozen. Sommige documenten moeten periodiek bijgewerkt worden. Doet een leverancier dat niet tijdig, dan is de plek op de groslijst niet langer actief en kan niet mee worden gedaan bij offertes. Bij onderhandse aanbestedingen kunnen tussen de 3 en 5 leveranciers van de groslijst offreren. De AA-organisatie geeft regionale bedrijven voorrang. Dat betekent dat bij gelijke geschiktheid een regionaal bedrijf een hogere plek op de lijst krijgt, en omdat de bovenste 3 tot 5 mogen offreren kan dat uitmaken. Maar regionaal is wat anders dan lokaal. Lokaal zouden alleen de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen zijn en is vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Maar regionaal is veel groter, de Metropoolregio Amsterdam, maar ook andere steden in Zuid-Holland en Noord-Holland. Hier is de ambtelijke organisatie voor gekozen, omdat lokaal te weinig bedrijven voor alle soorten opdrachten zijn en vanwege de kans dat dan steeds een enkel bedrijf opdrachten krijgt. Als bij de regionale leveranciers een passende ontbreekt dan kan dat, maar dan is het noodzakelijk in het dossier hierover een motivatie op te nemen.
De motivatie wordt in de jaarlijkse VIC beoordeeld. Aan het einde van dit proces kiest de gemeente uit de offertes met objectieve criteria: kwaliteit en prijs. Het is de bedoeling om deze werkwijze eind 2022 te evalueren. De rekenkamer heeft deze rapportage nog niet ontvangen. De gemeenten Amstelveen en Aalsmeer hebben aan de AA-organisatie een mandaat gegeven om de aanbestedingen en inkopen uit te voeren. Een mandaat is ‘een recht verleend door een geïdentificeerde entiteit aan een andere geïdentificeerde entiteit om welbepaalde juridische handelingen in haar naam en voor haar rekening uit te voeren’. Ten aanzien van gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hierin in de lopende begroting moet zijn voorzien, dus voor dit onderzoek die van Aalsmeer. De mandaatgever stelt per budgetbeheerder een maximum tekenbevoegdheid vast conform de Budgethoudersregeling gemeente Amstelveen 2019. Daarin is vastgelegd dat de budgethouder en budgetbeheerder verantwoordelijk is voor: ● ● ● ●