Agendabundel

4.2 Hoe zien subsidieregels er in Aalsmeer uit? Voor subsidies is een verordening wettelijk verplicht waarin staat hoe de subsidie wordt gegeven en welke rechten de aanvrager heeft. Over de subsidiebeslissing kan de aanvrager bezwaar maken en daarna bij een rechter in beroep gaan. De subsidieverordening van de gemeente Aalsmeer komt uit 2018 en is sinds die tijd niet meer aangepast terwijl de VNG wel aanpassingen voorstelt. Opvalt dat Aalsmeer bij het artikel over de hardheidsclausule geen verplichting tot een gemotiveerd besluit heeft en dat hiervan geen verslag gedaan wordt aan de raad. Dit in tegenstelling tot de modelverordening. In de subsidieverordening van de gemeente Aalsmeer staan o.a. de volgende punten: 1.​ 2.​ 3.​ 4.​

Periode van een meerjarige subsidie is maximaal 4 jaar zolang er geld is in de begroting Aalsmeer kent eenmalige en meerjarige subsidies Aanvragen boven de €100.000 moeten een gewaarmerkte begroting meesturen Aanvragen boven de €100.000 hebben een website met de bezoldiging van de bestuurder en de laatst vastgestelde jaarrekening 5.​ Aanvragers moeten onverwijld melden als ze niet aan de voorwaarden voldoen 6.​ Hardheidsclausule, in bijzondere gevallen kan het college artikel(en) buiten toepassing laten 7.​ Bij de verantwoording geldt: a.​ subsidies tot €10.000 euro worden direct vastgesteld b.​ subsidies van €10.000 tot €100.000, sturen een verslag en jaarrekening c.​ subsidie boven de €100.000 daarnaast een gewaarmerkte accountantsverklaring Deze algemene regels gelden voor alle subsidieaanvragen. Voor enkele groepen stelde de gemeente nadere regels op voor de subsidiëring. De nadere regels zijn niet geactualiseerd met uitzondering van de regels voor peuterarrangementen en voorschoolse educatie. A.​ Scouting (2018) B.​ Schoolsporttoernooien (2018) C.​ Instandhouden gemeentelijke monumenten (2018) D.​ Exploitatie sportaccommodatie (2018) E.​ Wijkoverleggen (2018) F.​ Topsportfonds (2018) G.​ Verbetering huisvesting arbeidsmigranten (2021) H.​ Peuterarrangementen en voorschoolse educatie (2024) In de nadere regels voor subsidiëring staat: Onderwerp

Begroting 2024

Nadere regels

Scouting

€4.000

Doel: jeugd lid van scoutinggroepen. Jaarlijks geven de groepen het aantal leden door en het minimum is 25 leden die in Aalsmeer wonen. De gemeente mag steekproefsgewijs controleren.

Schoolsporttoernooien

€12.000

Het begrote bedrag is een subsidieplafond dat wordt verdeeld over de toernooien naar rato van aantal deelnemers. Geen voorschot, alleen betaling na een verantwoording van baten/lasten en aantal deelnemers. Gemeente stelt een sportkalender op. Bij een toernooi subsidieert de gemeente fruit indien daarom wordt gevraagd.

Arbeidsmigranten

€0 (B2022) (B2021)

Doel is een plan te maken voor een nieuwe accommodatie voor de huisvesting voor arbeidsmigranten te maken. Het subsidieplafond is €100.000. Na 1 oktober 2022 worden geen aanvragen meer in behandeling genomen.

27

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

De verordening is 7 jaar geleden voor het laatst aangepast. In de tussentijd stelt de VNG aanpassingen voor die de gemeente Aalsmeer niet overneemt. De gemeente Amstelveen deed dat wel en zo is het subsidieproces voor de AA-organisatie lastiger uitvoerbaar. Aanpassen van de regels kreeg in de gemeente Aalsmeer geen prioriteit.

4.5 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?

28

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5 - Hoe ziet de subsidieverlening er bij een ontvangende organisatie uit? De jaarlijkse begroting en verantwoording van de gemeente heeft een verplichte subsidiebijlage met per ontvanger de uitgevoerde activiteiten en het doel daarvan.

In de laatste 7 jaar hebben 120 organisaties subsidie gekregen van de gemeente en daarvan beschrijven we hieronder 4 instellingen die zijn gekozen op omvang, programma, doelstelling en belang.

5.1 Exploitatie sportaccommodaties Aalsmeer (ESA) ESA krijgt met afstand de meeste subsidie in de gemeente Aalsmeer. In de subsidieaanvraag 2024 staat: ‘ESA [is] verantwoordelijk voor het optimaal beheren en exploiteren van sportaccommodaties en maatschappelijk vastgoed en het stimuleren van sport- en beweging in Aalsmeer. ESA exploiteert de sportaccommodaties in de gemeente Aalsmeer.’ ESA is een bedrijf dat subsidie krijgt.

ESA is een besloten vennootschap met de gemeente Aalsmeer als enig aandeelhouder. Meerdere onderzoeken hebben dit onderzocht en plannen om hieraan iets te veranderen zijn er niet. ESA voert de taken voor de gemeente Aalsmeer zelfstandig uit. Het college overlegt bijna elk kwartaal met de directeur van ESA over de uitvoering van het beleid en de financiën. Het college bepaalt mede het beleid bij ESA. Ambtenaren zijn wekelijks enkele dagen met ESA bezig. ESA brengt tarieven in rekening bij gebruikers van de accommodaties. De buitentarieven stelt de gemeente vast en de tarieven voor binnensport 29

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

berekent ESA door de prijs van het afgelopen jaar te verhogen met inflatie. Het college is hierbij betrokken. De gemeentelijke subsidie dekt ongeveer de helft van de kosten. Bij onverwachte tekorten springt de gemeente bij, zoals met de €750.000 versterking van het eigen vermogen in 2023 en 2024. Tussen ESA en de gemeente is dus een nauwe samenwerking. Ook wordt ESA ingezet bij andere partijen die subsidie krijgen van de gemeente Aalsmeer, zoals De Oude Veiling en de bibliotheek. Van De Oude Veiling is ESA de enige huurder en beheerder van het gebouw. De andere gebruikers in De Oude Veiling huren hun ruimtes van ESA. De Oude Veiling verhoogt in overleg met het college de huren om de eigen exploitatie rond te krijgen, maar ook om een reëel beeld te krijgen wat de marktconforme kosten zijn voor de exploitatie. Gebruikers van de Oude Veiling kunnen vanwege de marktconforme huur bij de gemeente extra subsidie vragen. ESA krijgt onder meerdere namen subsidie:

Instelling

Activiteit

Doel

Begrote subsidie 2018 - 2024

Werkelijke subsidie 2018 - 23

ESA

Exploitatie Oude Veiling

Huiskamer Aalsmeer aanbieden

€0

€367.000

ESA

Beheer sportaccommodaties

Efficiënt beheer sportaccommodaties

€9.592.000

€9.137.000

ESA

Projecten uit lokaal sport akkoord

Zoveel mogelijk mensen laten sporten

€0

€143.000

ESA

Vermogen versterken

Continuïteit ESA behouden.

0

€750.000

ESA

Onderhoud

Streefniveau accommodaties halen

€1.156.000

€1.513.000

ESA

Exploitatie oude veiling

Huiskamer bieden voor cultuur

€0

€27.000

ESA en sportservice

Buurt sportcoach

Ouderen laten sporten

€55.000

€45.000

€10.893.000

€11.892.000

Totaal

Voor de exploitatie van De Oude Veiling krijgt ESA sinds 2018 subsidie zonder dat die ooit in de begroting stond. Waarom 6 jaar lang zonder begroting subsidie is uitgekeerd kon niet worden uitgelegd. Net als voor de projecten uit het lokaal sportakkoord.

30

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

In 2021 boekte ESA winst maar is de directie somber over de vooruitzichten. Voor 2022 wordt een klein verlies verwacht. Als 2022 achter de rug is blijkt het verlies met 4 ton veel groter. In het verslag hierover ontbreekt een duidelijke verklaring. Nu spelen tijdens de corona-jaren problemen met energieprijzen, tekort aan personeel en lage bezoekersaantallen vanwege verplichte sluiting. In 2023 sluit ESA de boeken met een winst door de flink hogere gemeentelijke subsidie. De jaarrekening van ESA noemt de €750.000 extra subsidie om het eigen vermogen van ESA te versterken, in 2023 €400.000 en €350.000 in 2024. Het Cultuurpunt Aalsmeer ‘verzorgt oriënterend muziek-, dans-, en theateronderwijs voor basisschoolleerlingen in de naschoolse tijd en ondersteunt het culturele leven in Aalsmeer.’ zo staat op hun site. Het Cultuurpunt is op initiatief van de gemeente Aalsmeer halverwege 2013 opgericht. Dit sluit naadloos aan bij de strategie in het sociaal domein en ze worden door de gemeente gesubsidieerd. Cultuurpunt huurt ruimte in De Oude Veiling maar doet dat via ESA. Nu stelt het college de huurprijs in De Oude Veiling vast en besluit de huur met 12% te verhogen. ESA geeft die stijging door aan de onderhuurders. Hierop bericht Cultuurpunt aan het college dat door de gestegen huur een verlies wordt verwacht. Om dit tegen te gaan vraagt Cultuurpunt meer subsidie aan.

Uiteindelijk stijgt de subsidie voor Cultuurpunt maar het geld komt ten goede aan ESA. Via Cultuurpunt krijgt ESA dus extra subsidie vanwege een huurstijging terwijl op papier meer geld voor cultuur uit wordt gegeven, maar dat is slechts schijn. Het college wil dit omdat zichtbaar is hoeveel subsidie per aanvrager wordt gegeven bij marktconforme prijzen. De andere optie is lagere huur te rekenen met als gevolg dat indirect subsidie wordt verstrekt die niet zichtbaar is. Het college kiest voor transparantie. Ook de bibliotheek Amstelland huurt via ESA ruimte in de Oude Veiling. Samen met Amstelveen en Uithoorn geeft de gemeente Aalsmeer subsidie aan de bibliotheek, in 2023 totaal €615.000 waarvan €60.000 eenmalig is. De bibliotheek vraagt voor 2024 €555.000 subsidie voor de locatie in de gemeente Aalsmeer waarvan de gemeente €532.000 begroot doordat de subsidie uit het vorig jaar met 5% inflatie werd verhoogd. Het aantal inwoners in Aalsmeer stijgt en daarvoor is jaarlijks een ‘inwonerscorrectie’ nodig. Dit is nu dus niet volledig begroot. In de begroting werkt de bibliotheek in detail uit hoe ze bijdragen aan de maatschappelijke doelen in de gemeente Aalsmeer. In het jaarverslag verantwoorden ze zich uitgebreid hierover. Naast subsidie verdient de bibliotheek met abonnementen en specifieke diensten.

In juli 2024 heeft de gemeente met de bibliotheek, inwoners, raadsleden en belanghebbenden een ‘bibliotheekvisie’ opgesteld voor de jaren 2025 - 2030. In dit stuk staat het beleid voor de komende 5 jaar. De gemeente vindt dat de bibliotheek een cruciale rol speelt in het bevorderen van lezen, kennisdeling, cultuurparticipatie en digitale inclusie. Verder draagt de bibliotheek bij aan de artistieke, maatschappelijke en economische waarde van de gemeente Aalsmeer. Vanaf 2025 verplicht de wet elke gemeente een bibliotheek te hebben. In de uitkering van het gemeentefonds is dan een extra bedrag voor de bibliotheek opgenomen en het is verplicht dat geld naar de bibliotheek over te maken. Zo voert de bibliotheek een wettelijk verplichte taak uit voor de gemeente en voor het overige krijgt het subsidie. Naast instellingen die meer subsidie bij de gemeente aanvragen om de hogere huur aan ESA te betalen doet ESA in overleg met het college bij sportverenigingen het omgekeerde door hen een huur onder de kostprijs te vragen. De gemeente Aalsmeer legt het verschil in de subsidie er dan bij aan ESA.

31

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.2 Stichting N201, Aalsmeer

N201 krijgt 2 subsidies. Hiervan is 1 te lezen in de bijlage van begroting en jaarrekening, maar de andere, die ook groter is niet. Die maakt deel uit van een verzamelsubsidie. Sinds 1 januari 2013 wordt Club en Muziekcentrum N201 geëxploiteerd door stichting CJA. In 2021 is de naam van de stichting veranderd naar Stichting N201 Aalsmeer, kortweg N201. N201 krijgt subsidie van de gemeente Aalsmeer voor tienerdisco’s en talentontwikkeling. Het gedetailleerde jaarverslag 2023 van N201 rapporteert 3 alcoholvrije ‘15+ danceparty’s’ met gemiddeld meer dan 160 bezoekers. Voor ontwikkeling van muzikaal talent werden 40 bijeenkomsten gehouden waar 2.045 mensen voor langskwamen. Leerlingen van de muziekschool en leden van bandjes gaven daar concerten. De financiële situatie van N201 is zorgelijk. De gemeente wil dat N201 die verbetert door de kosten meer met de baromzet in lijn te brengen. De bijdrage van N201 aan maatschappelijke doelen in Aalsmeer blijkt niet uit de gemeentelijke begroting en opvalt dat in 2012 eenmalig subsidie wordt gegeven met een motie uit de raad om dat met 1 jaar te verlengen in 2013. Dit voornemen belandde ook in de Cultuurnota en daarin staat: ‘samen met N201 bekijken of het bedrijfsplan mogelijkheden biedt voor het verder ontwikkelen van de N201 voor de toekomst en indien nodig een overbruggingssubsidie te overwegen.

Het centrum gaat hierbij uit van een verdienmodel waarin N201 binnen een jaar zonder gemeentelijke subsidie kan bestaan.’ In het onderzoek is niet duidelijk geworden waarom Aalsmeer na 2013 toch elk jaar subsidie is blijven geven. Uit de begroting van de gemeente Aalsmeer is bovendien niet duidelijk wat de omvang van de totale subsidie is. De begroting spreekt nog van de oude naam Stichting Cultureel Jongerencentrum Aalsmeer, die in 2021 is gewijzigd, maar ook staat het totale bedrag niet in het overzicht maar dat is verdeeld over meerdere posten bij diverse aanvragers.

32

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.3. De historische tuin

Op 20 januari 1978 werd de Stichting Historische Tuin Aalsmeer opgericht die de museumtuin beheert waar oude gewassen in stand worden gehouden. Hiervoor zijn naast een grote groep vrijwilligers enkele vaste krachten in dienst. Inkomsten krijgt het museum naast de jaarlijkse subsidie uit verkoop van producten, sponsoring en kleine horeca. Voor 2024 vraagt de historische tuin €155.000 aan. De aanvraag bestaat uit het indexeren van het bedrag van het voorgaande jaar en een korte agenda met activiteiten in het begrote jaar. In 1995 sluit de gemeente een ‘convenant’ met de stichting over personeel dat van de gemeente naar de stichting overstapt. Deze 30-jaar oude afspraak ligt aan de basis van de jaarlijkse bijdrage maar de afspraak bevat geen einddatum en onduidelijk is hoe lang dit doorgaat. In 2012 heeft de gemeente Aalsmeer in de Cultuurnota gezet dat het museum minder afhankelijk van de gemeente zou moeten worden: ‘De Historische Tuin ondersteunen in haar ontwikkeling naar een minder van subsidie afhankelijke positie, waarbij de cultuurhistorische waarde in stand blijft.’ 12 jaar na het schrijven van dit plan is de financiële bijdrage van de gemeente Aalsmeer alleen maar gestegen. Het is niet boven tafel te krijgen waarom dit voornemen niet is uitgevoerd.

Wel wordt in 2020 de historische tuin deel van de ‘culturele infrastructuur’ van Aalsmeer en blijft de jaarlijkse subsidie in stand. In 2020 ziet de interne controle dat de verplichte controleverklaring van de accountant al enige jaren ontbreekt. Bij de subsidievaststelling voor het jaar 2022 is geconstateerd dat de door de historische tuin aangeleverde accountantscontrole zich alleen richt op de subsidie van de salarislasten, terwijl de subsidieverordening van de gemeente Aalsmeer een accountantscontrole over de jaarrekening eist. De gemeente Aalsmeer wijkt op grond van de hardheidsclausule af van accountantscontrole over de jaarrekening2. Verder heeft de historische tuin een negatief eigen vermogen en een negatieve reserve.

2

In het ambtelijk wederhoor licht de gemeente toe dat vanwege het feit dat het overgrote deel van de mensen daar vrijwilligers zijn zonder een vaste taakverdeling maakt dat door gebrek aan functiescheiding accountants geen controleopdracht kunnen uitvoeren bij de Historische Tuin.

33

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.4. Participe

Na 2021 krijgt Participe subsidie, maar tot dat jaar werden de diensten ingekocht. Om een openbare aanbesteding te vermijden is overgestapt naar een subsidie. Participe was volgens de gemeente de enige marktpartij die de taak uit wilde voeren. Binnenkort krijgt de wethouder een ambtelijk voorstel waarin inkoop en subsidie als instrument worden afgewogen. In de begroting werd het grootste deel van de kosten voor het eerst in 2024 begroot, maar in 2022 en 2023 is wel betaald dus dat leidt tot overschrijding. De activiteiten voor de bestaande doelgroep namen toe, net als voor Oekraïners waar Participe op factuurbasis werkt. Participe stelt zich ten doel deelname aan de samenleving voor iedereen mogelijk te maken, ongeacht leeftijd of achtergrond. Vanuit sociaal werk en de Wet maatschappelijke ondersteuning met maatschappelijk werkers, wijkcoaches en activiteitenbegeleiders probeert Participe eenzaamheid te verminderen en zelfredzaamheid te vergroten. De doelstelling van Participe sluit aan bij de doelstelling die is opgenomen in de Nota kracht van Aalsmeer, nummer 6. “Het bevorderen van de gezondheid van inwoners in Aalsmeer”, waarbij specifiek 'eenzaamheid' is opgenomen. In die nota staat verder bij doelstelling 2, “We bieden de hulp die nodig is” en daarbij wordt zelfredzaamheid genoemd.

In de nieuwe Strategienota sociaal domein 2024-2027, heeft 'eenzaamheid' ook een plek, maar dan als de kernopgave: Gezond en gelukkig leven makkelijker maken. Zelfredzaamheid komt terug in de ambities: Werken en financiële zelfredzaamheid en Hulp bieden die nodig is. Bij de interne controle 2020 wordt geconstateerd dat er geen activiteitenplan en begroting is verstrekt aan de gemeente Aalsmeer. Ook bij de interne controle over 2023 zijn er opmerkingen over de subsidievaststelling bij Participe.

34

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.5. Stichting Ontwikkelings Samenwerking Aalsmeer (OSA)

In 1983 richtte de gemeente Aalsmeer deze stichting op die projecten voor ontwikkelingssamenwerking subsidieert. De gemeente betaalt een subsidie aan OSA die daarmee kleine projecten van andere organisaties uit de gemeente Aalsmeer voor maximaal 50% subsidieert. In 2022 blijkt uit het jaarverslag OSA dat OSA niet het hele budget heeft uitgekeerd vanwege te weinig aanvragen. Het geld is gebruikt voor:

Organisatie

Project

Subsidie

Stichting Nepal benefiet Aalsmeer

Nepal

€1.580

Stichting kinderhulp Afrika

Buitenverlichting in Oeganda

€2.500

Stichting kinderhulp Afrika

Landrover in Oeganda

€2.500

Stichting GA

Filipijnen

€2.500

Stichting mission house

Nigeria

€2.500

Diaconie Hervormde gemeente

Noodhulp Oekraïne

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Afbouw inrichting Ghana

€1.013

Doopsgezinde gemeente

Stof en garen Congo

€755

Doopsgezinde gemeente

Wasmachines Tanzania

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Internetverbinding Tanzania

€2.500

Doopsgezinde gemeente

Kooktoestellen Oeganda

€1.260

Het maximale bedrag is €2.500 per project.

De gemeente Aalsmeer heeft geen beleid voor deze subsidie. Het doel van de subsidie voor de gemeente Aalsmeer is onduidelijk en het sluit niet aan bij een programma. Zo valt elk project in een ontwikkelingsland binnen het doel 'projecten steunen’ dat als enige tekst in de begroting staat. OSA heeft zelf wel een doel: het streeft naar een duurzame en rechtvaardige wereld met oog voor belangen van huidige en toekomstige bewoners, hier en elders. OSA doet dat door mensen in de gemeente Aalsmeer te informeren en nauwer te betrekken bij internationale samenwerking en duurzame ontwikkeling. Zo wil stichting OSA bijdragen aan een draagvlak voor wereldwijd rechtvaardige verhoudingen en duurzame productie en consumptie. Dit doel is niet zo expliciet vastgelegd in het beleid van de gemeente Aalsmeer. 35

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

5.6. Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?

36

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

6 - Hoe voert de ambtelijke organisatie het subsidiebeleid uit? In dit hoofdstuk staat hoe de ambtelijke organisatie het subsidiebeleid uitvoert en hoe de controles hierop uit worden gevoerd.

6.1 Wat doet de AA-organisatie met subsidies? Uitgangspunt voor de AA-organisatie is een uniform, geheel digitaal subsidieproces. De afdeling Subsidiebureau registreert aanvragen en stelt de subsidie vast. Bij de registratie is de eerste controle op volledigheid van alle stukken. Zodra dat zo is dan gaat de aanvraag naar een beleidsmedewerker die de inhoud van de aanvraag beoordeelt. Een teamleider keurt de beschikking (wel of geen subsidie) goed, zodat 2 mensen samen beoordelen. Bij grote of ‘beleidsrijke’ aanvragen beoordeelt een medewerker van de beleidsafdeling de aanvraag. Het Subsidieprotocol uit 2020 beschrijft in detail het proces van aanvraag tot beschikking. De software ondersteunt de stappen en ‘checklists’ zodat niets overgeslagen of vergeten hoeft te worden. Soms blijken subsidiebeschikkingen in een uitvoeringsovereenkomst te worden omgezet met het risico dat het niet langer een echte subsidie is. De medewerkers van het Subsidiebureau controleren dit niet, die kijken naar juistheid, volledigheid en tijdigheid. De medewerkers van de AA-organisatie houden ook contact met de doelgroep door buurthuizen en open dagen van instellingen te bezoeken. De gemeente Aalsmeer zet niet alleen een subsidie in om een doel te bereiken maar ook voor inkoop. De keuze tussen inkoop en subsidie vanaf €100.000 maakt de organisatie met een ‘beslisboom’ die in bijlage 1 is opgenomen.

De subsidieverordening heeft een hardheidsclausule, een bepaling in de verordening die onredelijke of onvoorziene gevolgen kan voorkomen. De gemeente Aalsmeer gebruikt de clausule vooral als aanvragen te laat in zijn geleverd, soms 6 maanden later dan zou moeten. Zolang er geld is voor de subsidie dan doet de gemeente Aalsmeer er alles aan om mee te werken aan de subsidieverstrekking. De insteek is dat continuïteit belangrijk is, door het opbouwen van contacten weet de gemeente beter wat de organisatie kan. In de afgelopen 2 jaar zijn er 5 volledige afwijzingen van subsidies. Dit waren alleen kleine subsidies met bedragen rond de 5.000 en 6.000 euro. Deels afwijzen van subsidies komt ook voor en dat neemt wat toe. Het gebruik van de hardheidsclausule krijgt de wethouder wel maar de raad niet te horen, zoals dat ook in de verordening is vastgelegd.

6.2 Werkwijze en verantwoordelijkheden Kernorganisatie Aalsmeer (KOA) De KOA beoordeelt alle subsidieaanvragen voor kunst, cultuur en sport, alle andere aanvragen beoordeelt de AA-organisatie. De aanvragen worden gewoon door het Subsidiebureau geregistreerd en afgehandeld, de KOA beoordeelt alleen de aanvragen. Hier is dus ook sprake van uniforme afhandeling. De KOA heeft volgens de controlerend externe accountant geen afdoende procesbeschrijvingen met als risico dat door een leemte fouten over het hoofd worden gezien. Het blijkt dat voor ESA bij de subsidie een afdwingbare uitvoeringsovereenkomst hoort. Het is de vraag of dit het risico op inkoop in plaats van subsidie vergroot. Voor dit onderzoek voert een beoordeling hiervan te ver.

6.3 Controle van de subsidies De AA-organisatie probeert 2 keer per jaar de eigen werkzaamheden voor subsidie te controleren. Dat lukte tussen 2018 en 2023 door een tekort aan personeel niet elk jaar 2 keer. Het verslag van deze controle gebruikt het afdelingshoofd en de afdeling concerncontrol voor verbeteringen. De laatste jaren vallen in de rapportage opmerkingen op of een bepaalde subsidie bijdraagt aan het maatschappelijke doel omdat dit dan ontbreekt in de aanvraag. Een koppeling van subsidie aan beleid is dan niet te lezen in de aanvraag.

37

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Hiernaast gaat de afdeling verbijzonderde interne controles elk jaar minutieus na of de subsidies rechtmatig zijn verstrekt en de financiële verantwoording klopt. Terugkerende punten in de laatste 7 jaar: 1.​ de stukken worden niet op tijd gestuurd, met de hardheidsclausule kan toch rechtmatig worden beschikt. 2.​ niet alle stukken zitten in het dossier. Sommige instellingen sturen geen controleverklaring, dit wordt besproken met hen. 3.​ de afweging of sprake is van inkoop of van subsidie wordt niet navolgbaar in het dossier gemaakt. Naast de afdeling zelf en de afdeling verbijzonderde interne controle is er nog een derde controle, die van de externe accountant. Een accountant controleert alleen de financiële rechtmatigheid en doet geen uitspraak of een subsidie eigenlijk meer een inkooprelatie is of vice versa. Het accountantsverslag rapporteerde de afgelopen jaren over subsidies: 1.​ de budgethoudersregeling is onjuist toegepast maar achteraf hersteld. 2.​ een functionaris zonder mandaat heeft een beschikking getekend en dit is achteraf hersteld. 3.​ bij KOA zijn intern de taken en bevoegdheden niet bij iedereen bekend omdat KOA dynamisch is en soms ad-hoc werkt. Ook ontbreken procesbeschrijvingen met een overzicht van de interne controles.

6.4 Betrokkenheid college en raad Het college krijgt van ambtenaren van sommige subsidieaanvragen een samenvatting. Hiermee wordt een collegelid geïnformeerd over de besluitvorming van subsidieaanvragen, subsidie toekenningen, subsidies boven de €50.000, bepaalde afwijkingen en het gebruik van hardheidsclausules. De hardheidsclausule wordt geregeld ingezet, bijvoorbeeld in de eerste twee kwartalen van 2022 in totaal 18 keer. Deze informatie wordt niet aan de raad gegeven. De raad las in de Kadernota 2025 dat onderzocht wordt of op subsidies kan worden bespaard, in 2026 €100.000 tot €500.000 per jaar in 2028. Later wordt besloten hoe het onderzoek hiernaar wordt ingericht. De raad ontvangt alleen summier algemene informatie via de begroting en de jaarrekening vanuit de P&C cyclus over subsidies. De accountant bekijkt ook elk jaar de subsidies en maakt hiervan in het accountantsverslag opmerkingen die ook verzonden worden aan de Auditcommissie en de gemeenteraad.

38

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

6.5 Wat zijn de belangrijkste inzichten van dit hoofdstuk?

39

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Bijlage 1: Beslisboom is het subsidie of inkoop Ambtenaren gebruiken dit model om te kiezen tussen inkoop en subsidie. Het draait hierom de vraag of de prestatie waarvoor wordt betaald kan worden afgedwongen door de gemeente. Prestaties zoals ESA, de Bibliotheek en Participe die leveren, zijn daarvan voorbeelden. De argumentatie geeft in lastige gevallen de doorslag. Dit moet juridisch worden getoetst.

40

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Bijlage 2 Bronnen Geïnterviewden Voor dit onderzoek heeft de rekenkamer 8 ambtenaren en bestuurders geïnterviewd. Hiervan zijn verslagen gemaakt die de geïnterviewden hebben gecontroleerd.

Van de gemeente Aalsmeer 1a 20211207 BW besluit inzake evaluatie Humanitas en voortzetting subsidie 1a 20211207 BW besluit inzake evaluatie Humanitas en voortzetting subsidie (003) 1a Beleidsplan schuldhulpverlening in Balans 2021-2024 1a Beschikking financieel cafe en thuisadmin 2022 1a Beschikking ondernemers en zzp 2022 Aalsmeer 1a Evaluatie Humanitas 2021 Aalsmeer 1a Memo maaltijdvoorziening Aalsmeer 1a Rekenkameronderzoek Sociale Voorzieningen mail 1b AM Memoriaal - NTB Subsidie Stimuleringsfonds Lokale Economie Meer dan Watersport 1b Bijlage 1 Subsidieregeling Stimuleringsfonds Aalsmeer 1b College advies Stimuleringsfonds Aalsmeer 1b Mail Rekenkamercommissie Aalsmeer stimuleringsfonds lokale economie (maatregel tijdens corona pandemie) 1b Mail Stimuleringsfonds Overzicht en Voortgang 1b Mail Transitorische Post Aalsmeer (Subsidie Stimuleringsfonds Lokale Economie) 1b NTB 70.000 Stimuleringsfonds Meer dan Watersport Aalsmeer 1b rekenkameronderzoek Aalsmeer - input vanuit recreatie en toerisme 1b Stimuleringsfonds Overzicht en voortgang 1c Aanvraag subsidie Buurtgezinnen 2023 - BJO 1c Beschikking Buurtgezinnen 2023 - BJO 1d rekenkamer vragen subsidies 2.4AM Cultuurnota Aalsmeer 2013 - 2016 2.b Rapportage VIC uitgaande subsidies 2023 2a INN612668 - Verslag interne controle 2018-I subsidieproces def 2a Interne Controle Notitie 2019-I subsidieproces 2a Interne Controle

Notitie 2019-II subsidieproces 2a Interne Controle Notitie 2020-I subsidieproces 2a Interne Controle Notitie 2021 subsidieproces 2a Notitie - Interne Controle 2022 subsidieproces 2a Verslag interne controle 2018-II subsidieproces -def 2b Rapportage Subsidies Audit 2021 2b Rapportage VIC uitgaande subsidies 2022 2b Subsidies Aalsmeer 2018 per jaareinde 2b Subsidies Aalsmeer 2019 2b Subsidies Audit 2020 per jaareinde 2b. Raadsbesluit Strategienota SD 2023 3 Subsidie Protocol versie Juli 2020 3 Werkinstructie Vernieuwd Subsidieproces in InProces Fuse 0 2022-08-26 Aanvraag 2023 Aalsmeer Collectieve Preventie.docx 240514 Agenda jaarlijks overleg kernteam Fairtrade Gemeente Aalsmeer 20180918 Besloten B&W nota inzake Evaluatie Sportnota AalsMeer Bewegen 2015-2018 20200225 Actualisatie cultuurbeleid 2020 20200225 B&W besluit Actualisatie cultuurbeleid 2020 20240617-ESA jaarverslag Accountantsverslag 2018 Accountantsverslag 2019 Accountantsverslag 2020 Accountantsverslag 2021

Accountantsverslag 2022 Algemene subsidieverordening - toelichting Algemene subsidieverordening Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Algemene subsidieverordening AMSTELVEEN Begroting + Werkelijk FT 2023 Begroting 2024 Begroting gemeente Aalsmeer 2018 Begroting gemeente Aalsmeer 2019 Begroting gemeente Aalsmeer 2020 Begroting gemeente Aalsmeer 2021 Begroting gemeente Aalsmeer 2022 Begroting gemeente Aalsmeer 2023 Begroting gemeente Aalsmeer 2024 Beleidsregels subsidie voor wijkoverleggen in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Beleidsregels subsidiëring exploitatie sportaccommodaties in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving beschikking 2023 Besluit van burgemeester en wethouders tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring peuterarrangementen en voorschoolse educatie Aalsmeer 2024 _ Lokale weten regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Beleidsregel subsidie verbetering huisvesting arbeidsmigranten gemeente Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels garantiesubsidie Aalsmeer 2020 _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring Peuterarrangementen en Voorschoolse educatie Aalsmeer 2021

_ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nadere regels subsidiëring peuterarrangementen en voorschoolse educatie Aalsmeer 2023 _ Lokale wet- en regelgeving Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Subsidieregeling Corona materialen Aalsmeer 2022 gmb-2022-146365 Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Subsidieregeling Stimuleringsfonds Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Bibliotheekvisie Aalsmeer Concept verslag jaarlijks Fairtrade werkgroep 2023 Convenant 6.jpg Convenant Historische Tuin.jpg de kracht van Aalsmeer Evaluatie Aalsmeer Bewegen Formulier subsidieaanvraag Jaarplan 2024 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2018 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2019 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2020 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2021 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2022 jaarrekening gemeente Aalsmeer 2023 Jaarverslag 2023 Mail Rekenkamercommissie - Agenda en stukken jaarlijks overleg kernteam Fairtrade Management letter 2023 gemeente Aalsmeer Modelverordening subsidie VNG Modelverordening subsidie wijzigingen

41

Rapport van rekenkameronderzoek naar subsidies in Aalsmeer - 2024

Nadere regels subsidiëring schoolsporttoernooien voor sportverenigingen in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Nadere regels subsidiëring scouting in de gemeente Aalsmeer 2018 _ Lokale wet- en regelgeving Nadere regels voor subsidiëring ten behoeve van de instandhouding van gemeentelijke monumenten Aalsmeer _ Lokale wet- en regelgeving Nieuwsbrief april 2024 PO - Verantwoording 2020 - 3 PO Subsidieaanvraag 2023 PO Subsidieaanvraag 2024 PO Verantwoording 2019 PO Verantwoording 2020 - 1 PO Verantwoording 2020 - 4 PO Verantwoording 2020 - 2 Raadsinformatiebrief ESA december 2023 Sportnota Aalsmeer Bewegen 2015 _-_ 2018 SPUK Bibliotheek 20231212 B&W besluit inzake SPUK aanvragen Bibliotheek in verband met zorgplicht bibliotheken Staf Oplegger eenmalige subsidies kunst en cultuur (14-12-2023) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Kunst en Cultuur (14-12-2023) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Participe Amstelland (18-01-2024) Staf Oplegger Jaarlijkse subsidies Sport (14-12-2023) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 K&C CP (8-12-2022) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 K&C N201 (8-12-2022) Staf Oplegger subsidie jaarlijkse subsidies 2023 Sport Team Sportservice Aalsmeer (8-12-2022) Staf Oplegger subsidies kunst en cultuur (14-03-2024) strategienota Sociaal domein 2024-2027 Subsidie-overizcht B2019 Subsidie-overzicht 2022 Subsidie-overzicht

B2024 Subsidieaanvraag 2019 Subsidieaanvraag 2020 Subsidieaanvraag 2022 Subsidieaanvraag 2023 Subsidieaanvraag 2023 - 1 Subsidieaanvraag 2023 - 2 Subsidieaanvraag 2023 - 3 Subsidieaanvraag 2023 - 4 Subsidieaanvraag 2023 - 5 Subsidieaanvraag 2024 Subsidieaanvraag 2024 - 1 Subsidieaanvraag 2024 - 2 Subsidieaanvraag 2026 Subsidieaanvraag Kwartiermaker 2023 Vaststelling subsidies ESA BV en de Oude Veiling 2021 Verantwoording 2018 Verantwoording 2019 Verantwoording 2020 Verantwoording 2020 - 1 Verantwoording 2020 - 2 Verantwoording 2020 - 3 Verantwoording 2021 Verantwoording 2022 Verantwoording Kwartiermaker 2023 Verzoek tot vaststelling subsidie collectieve preventie GGZ VO Subsidieaanvraag 2023 VO Subsidieaanvraag 2024 VO Verantwoording 2019 VO Verantwoording 2020 - 1 VO Verantwoording 2020 - 2 Z19-059308 Beschikking RKDES mini voetbal (subsidie 2020) Z20-043423 Vaststelling ESA (subsidie 2019) Z21-071501 Beschikking ESA (subsidie 2022)

Z21-077302 Beschikking Team Sportservice Noord-Holland (aanvraag 2022) Z22-077645 Beschikking ESA (subsidie 2023) Z23-051515 Vaststelling Team Sportservice Noord-Holland (jaar 2022) Z23-086222 Beschikking Volant (schooltoernooi 2023) Z23-104963 Beschikking DFPFNL (beschikking + direct vaststellen) Z24-047865 Vaststelling Volant (schooltoernooi 2023)

42

Uw contact E. Freerkstra T

(020) 0297 - 383074

F

(020) 540 45 59

info@aalsmeer.nl

Rekenkamer gemeente Aalsmeer

Postbus 253, 1430 AG Aalsmeer Vermeld bij reactie ons kenmerk en datum van deze brief

Datum

Betreft

4 februari 2025

Bestuurlijk wederhoor onderzoek Subsidies

Geachte leden van de rekenkamer, geachte leden van de gemeenteraad. De rekenkamer heeft er wederom veel werk van gemaakt om een complex onderwerp ter hand te nemen. Subsidieverstrekking is een belangrijk instrument van de gemeentelijke overheid om bepaalde maatschappelijke doelen te bereiken. Daarnaast is het ook een complex instrument, zeker in die gevallen dat de scheiding tussen subsidie en inkoop niet helder te maken is. Lang niet altijd leent een onderwerp zich er goed voor om het effect meetbaar te maken en te vatten in indicatoren. Dat maakt dat het lastig is om aan te tonen wat het maatschappelijk effect van een bepaalde subsidie is. Voor wat betreft subsidie gaat het dan veelal over merkbare in plaats van meetbare effecten. Bijvoorbeeld kan het in stand houden van een voorziening die door inwoners veel wordt gebruikt een doelstelling op zich zijn. In deze reactie heeft het college gemeend in een aantal gevallen verklarende tekst op te moeten nemen om een conclusie van de rekenkamer in de juiste context te plaatsen. In deze bestuurlijke reactie gaan wij eerst in op de conclusies van de rekenkamer. Daarnaast gaan wij in op de aanbevelingen van de rekenkamer. Naar aanleiding van de conclusies van de rekenkamer: 1.

Huidig sociaal beleid is met belanghebbenden opgezet, maar subsidies zijn onderbelicht Met de Adviesraad sociaal domein, vertegenwoordigers uit de zorg en onderwijs, inwoners en maatschappelijke organisaties zijn trends voor de toekomst besproken. Hiermee zijn doelen voor het beleid bepaald, maar de mogelijkheid om subsidies hiervoor in te zetten is onderbelicht. Dit kan in uitwerkingsplannen alsnog worden gedaan. Het college kan zich vinden in deze conclusie van de rekenkamer. Door nadrukkelijker het subsidie instrument aan beleidsdoelstellingen te koppelen wordt ook duidelijk gemaakt wat het belang is van de verschillende subsidiestromen. Bij de aanbevelingen geven wij aan hoe dat naar onze mening zo optimaal mogelijk zou kunnen.

Gemeentehuis Raadhuisplein 1 1431 EH Aalsmeer T

(0297) 38 75 75

www.aalsmeer.nl IBAN NL28 BNGH 0285 0000 12 Reist u met het OV: plan uw reis op www.9292.nl

100/F000/ICT

[20250130 Bestuurlijke reactie rapport inzake

Pagina

2 van 8

2. Aalsmeer verstrekt efficiënt subsidies maar weet onvoldoende of doelen zijn gehaald. Het proces van verlenen van subsidie door de AA-organisatie en de KOA-organisatie ligt vast, wordt goed uitgevoerd en zorgvuldig gecontroleerd. De nadruk ligt op de financiële en juridische aspecten, minder op het al dan niet bereiken van beleidsdoelen na het aflopen van de subsidietermijn. Hierdoor is achteraf niet goed vast te stellen of met de subsidie is bereikt wat werd beoogd. Het college kan met voldoening vaststellen dat ook de rekenkamer tot de conclusie komt dat de uitvoering van het beleid in de basis goed verloopt. Ook ziet het college de mogelijkheden tot verdere verbetering waarbij directer gekeken wordt of de inzet van de subsidie bijdraagt aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. 3. Subsidiebeleid wordt niet geëvalueerd voor de raad Het beleid wordt na afloop van de termijn soms verlengd, maar meestal vernieuwd. Uit dit onderzoek blijkt dat een schriftelijke evaluatie met daarin een opsomming van de oorspronkelijke doelen en wat daarvan terecht is gekomen, met een uitleg van de oorzaken van verschillen, geregeld ontbreekt. Ook gaat de gemeente niet na of een subsidie voortgezet moet worden met als gevolg dat subsidies een vaste inkomstenbron zijn en niet geld om iets nieuws te starten.

Door dit niet te evalueren is de raad de mogelijkheid ontnomen om na te gaan wat er terecht is gekomen is van het beleid dat ze zelf vast hebben gesteld. De rekenkamer refereert hierbij naar het proces met betrekking tot de nieuwe nota sociaal domein om direct over te stappen naar de evaluatie van individuele subsidies. Voor wat betreft het beleid is het college het eens met de rekenkamer dat een evaluatie in dit soort gevallen gebruikelijk is. Voor wat betreft de individuele subsidies wil de college vooral benadrukken dat aangezien de raad op hoofdlijnen werkt en niet op het niveau van een individuele subsidie vooral aandacht dient te zijn voor beleidsdoelstellingen in het door de raad vastgestelde beleid en in de programmabegroting vastgestelde beleidsdoelen. In tegenstelling tot wat de rekenkamer lijkt te constateren beoordeelt het college wel degelijk of individuele subsidies gecontinueerd moeten worden of niet. Bijvoorbeeld in het kader van de bezuinigingen heeft het college een aantal grote subsidies tegen het licht gehouden en gekeken waar bijvoorbeeld overlapping zit in doelstellingen en/of uitvoering (denk bijvoorbeeld aan de subsidie jongerenwerk). Op basis van die analyse heeft het college ook besloten om een aantal subsidies af te bouwen.

Daarnaast heeft het college ook kleinere subsidies tegen het licht gehouden en voert hier aanpassingen op door (denk aan de herijking preventief jeugdbeleid). Ook kijkt het college breder, door zowel inhoud, als overlap als doelmatigheid te onderzoeken (denk aan de herijking mantelzorgbeleid). Door dergelijke acties, al dan niet gekoppeld aan bezuinigingen, kijkt het college naar de effectiviteit en doelmatigheid van subsidies. Het meer inzetten van reguliere evaluatie zou een verdere toegevoegde waarde kunnen bieden.

4. De subsidieverordening stamt uit 2018 en is niet gemoderniseerd Aalsmeer heeft de subsidieverordening naar model van de VNG opgesteld. En terwijl Amstelveen de verordening in 2023 heeft geactualiseerd, heeft Aalsmeer dat niet gedaan. In de uitvoering levert dit de AA-organisatie extra onnodig werk op. Tevens valt op dat het gebruik van de hardheidsclausule (met de hand over hart

Pagina

3 van 8

strijken als dat verstandig is) niet aan de raad wordt gemeld, maar alleen aan het college. De modelverordening van de VNG suggereert de raad wel te informeren. Het klopt dat de verordening van de gemeente Aalsmeer voor herziening in aanmerking komt. Om die reden was Aalsmeer al in 2024 van plan om de verordening aan te passen. Echter geven het feit dat door de rekenkamer een onderzoek naar subsidies in de planning had staan, heeft het college hiermee gewacht tot 2025 zodat ook eventuele aanbevelingen vanuit de rekenkamer in die herziening meegenomen kunnen worden. Naar verwachting zal deze voor de raad van 2 oktober worden aangeboden. Dat de huidige verordening niet de laatste iteratie van de modelverordening volgt, wil overigens niet zeggen dat de subsidieverstrekking niet doelmatig en rechtmatig verloopt. De aanpassingen in de modelverordening zijn vooral formeel juridisch van aard. Geen van die aanpassingen is van invloed op de mate waarin subsidie bijdraagt aan het realiseren van maatschappelijke doelstellingen. Het maar de vraag of dit extra werk met zich meedraagt voor de AA zoals de rekenkamer stelt. In bijlage 1 hebben wij aangegeven welke aanpassing in de modelverordening zijn doorgevoerd. 5. Subsidies blijken te zijn ingezet om een aanbesteding te vermijden De gemeente moet onderbouwen wanneer bij een instelling wordt ingekocht en wanneer die wordt gesubsidieerd.

Uit het onderzoek bleek dat een instelling waar werd ingekocht over is gezet naar een subsidie om zo een aanbesteding te vermijden. Er was maar 1 aanbieder. Deze keuze is pragmatisch maar de beslissing kan tot juridische risico’s leiden. Het college is van mening dat dit een onjuiste voorstelling van zaken is. De wijze waarop de rekenkamer dit veronderstelt, zou aangeven dat er sprake is van kwade opzet om doelgericht de aanbestedingswetgeving te omzeilen. Het college neemt daarom afstand van deze constatering. Zoals ook in de ambtelijke reactie aan de rekenkamer is medegedeeld is de situatie totaal anders. Voor de vorm van dienstverlening waar de rekenkamer aan refereert heeft het college in de periode voorafgaand aan de subsidieverstrekking een Europese Aanbesteding gehouden. Hoewel er binnen Nederland een aantal aanbieders is die deze dienstverlening kan leveren bleek bij de aanbesteding dat slechts één partij had ingeschreven. Aan deze partij is toen ook de opdracht gegund. Na afloop van die overeenkomst heeft het college een markverkenning uitgevoerd. Dit heeft als doel om te verkennen in hoeverre in de markt interesse is om een dergelijke opdracht uit te voeren en ook om eigenlijk vast te stellen of er wel sprake is van een markt waar in een opdracht in concurrentie kan worden uitgevraagd.

Hierbij bleek dat er op dat moment geen andere leveranciers interesse hadden om op deze opdracht in te schrijven. Om te voorkomen dat bij een aanbesteding als gevolg van het gebrek aan concurrentie de gemeente geconfronteerd zou worden met een veel te hoge inschrijving en daarmee een onwenselijke ontwikkeling van de kosten is op dat moment besloten het subsidie instrument in te zetten. Dit is destijds ook juridisch getoetst door de afdeling Inkoop en Aanbesteding van AA en daarmee akkoord bevonden. Ook de accountant destijds heeft hier zijn licht over laten schijnen en aangegeven geen risico’s voor de rechtmatigheid hierin te zien.

Pagina

4 van 8

6. Aalsmeer geeft ook jarenlang subsidie zonder expliciet gemeentelijk beleid Naast de algemene documenten zijn 5 subsidieontvangers nader onderzocht. Hier bleek dat sommige ontvangers jarenlang geld krijgen zonder dat hiervoor gemeentelijk beleid is. Dat geldt voor ontwikkelingssamenwerking Aalsmeer, de Historische Tuin en N201. De grondslag om subsidie te geven kan natuurlijk alsnog door de raad worden vastgesteld maar ontbreekt nu in het beleid. De rekenkamer stelt dat de grondslag ontbreekt om subsidie aan een aantal partijen te geven. Deze grondslag is geborgd in de Algemene Subsidieverordening Aalsmeer 2018. De financiële middelen zijn door de raad beschikbaar gesteld op programmaniveau en het college is binnen die financiële kaders gebleven. Dat er geen specifieke koppeling is gemaakt naar bepaalde beleidsnotities of een algemeen subsidiebeleid wil niet zeggen dat er geen grondslag is. Indien de raad wenst dat ook een algemeen subsidiebeleid aanvullend op de verordening wordt opgesteld stelt het college voor om dit mee te nemen voor de volgende collegeperiode. 7. De subsidiestromen rond ESA zijn zelfs voor ingewijden moeilijk te doorgronden Aalsmeer en ESA zijn op vele manieren verbonden. ESA huurt sportfaciliteiten en De Oude Veiling bij de gemeente en doet de exploitatie en onderhoud.

ESA verhuurt aan door Aalsmeer gesubsidieerde instellingen zoals Cultuurpunt en de bibliotheek. Als het college ESA vraagt de huur te verhogen dan stijgen de subsidieaanvragen van Cultuurpunt en de bibliotheek. Zo lijken de subsidies voor cultuur te stijgen, maar het geld komt bij ESA terecht. Sportverenigingen krijgen korting op de huur die de gemeente betaalt. Het college deelt de constatering dat de relatie met de ESA door de verschillende rollen die er zijn moeilijk te doorgronden is. Ook de verschillende geldstromen dragen niet bij aan de duidelijkheid. Het schema geeft een goede indruk van de complexiteit. Om meer duidelijkheid in de rolverdeling aan te brengen, maar ook de financiële verhoudingen te verduidelijken, wil het college de relatie met de ESA wijzigen. In plaats van subsidie te verstrekken, is de bedoeling te gaan werken met een DVO. In dit DVO is opgenomen welke taken door de ESA worden uitgevoerd en welke resultaten door de ESA moeten worden behaald. Aan de DVO koppelt het college een vergoeding. Deze vorm van Quasi inbesteding moet ingaan per 1 januari 2026. 8. Aalsmeer geeft het meeste subsidies voor gemeentelijke taken Van het jaarlijkse subsidiebedrag gaat ca 2/3e naar 6 instellingen waarvan gemeentelijke taken zoals sport, bibliotheek en welzijn worden uitgevoerd.

De stijging van bijna 50% van het subsidiebedrag sinds 2018 valt ook bij deze grote instellingen. De andere 115 instellingen en verenigingen voeren eigen initiatieven uit en krijgen 1/3e van het geld. Het college herkent zich in het geschetste beeld dat een groot deel van de jaarlijkse subsidiepot naar een klein aantal instellingen gaat. Dit beeld is overigens wel vertekend doordat de subsidie van de ESA voor een substantieel deel bestaat uit de vergoeding voor het verschil tussen de kostendekkende huur die de gemeente voor een locatie in rekening brengt en de maatschappelijke huur die ESA bij de vereniging in rekening brengt.

Pagina

5 van 8

9. De raad krijgt te weinig informatie voor de kaderstellende en controlerende taak Welke maatschappelijke doelen met subsidie worden bereikt is voor de raad niet duidelijk. Bij de begroting krijgt de raad weinig informatie over de voornemens en bij de jaarrekening ook. Daar ontbreekt verder een uitleg van de verschillen tussen plan en uitvoering. Hierdoor is tussen college en raad weinig debat over het nut van subsidies. Omdat veel subsidies vanuit een historische relatie worden gegeven is dit een verbeterpunt. Het college herkent zich niet in dit standpunt. In de jaarrekening stelt de raad de begroting op programmaniveau vast. Aan dit programma zijn beleidsdoelstellingen gekoppeld en een budget. Het is vervolgens aan het college om deze beleidsdoelstellingen te realiseren met de instrumenten die het college ter beschikking staan binnen de financiële middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld. Onderdeel hiervan zijn subsidies die het college kan verstrekken. In de jaarrekening en in de begroting is een subsidieoverzicht opgenomen wat aangeeft welke subsidies binnen welk programma worden verstrekt en dus bijdrage aan welk maatschappelijk doel. De gemeenteraad stuurt op hoofdlijnen. Het voeren van een dialoog met de raad alsmede binnen de gemeenteraad over het nut van het instrument subsidie is daarbij passend.

Op dat laatste zijn kaders door de raad meegegeven in de vorm van een subsidieverordening. De jaarrekening dient voor de raad om te controleren of de beleidsdoelstellingen zijn gehaald en of het college daarbij binnen het beschikbaar gestelde budget is gebleven. In het kader van rechtmatigheid wordt ook door de accountant getoetst of het college bij de uitvoering zich heeft gehouden aan de door de raad vastgestelde kaders voor subsidieverstrekking. Naast de conclusies doet de rekenkamer ook aanbevelingen. Wat hierbij opvallend is, is dat de rekenkamer een adviesorgaan van de gemeenteraad is en wat adviseert aan de gemeenteraad. Echter zijn al haar adviezen geheel gericht zijn aan het college. Ons inziens zou het zo moeten zijn dat de rekenkamer adviseert aan de gemeenteraad en de gemeenteraad in afwegingen meenemen welke adviezen ze overneemt en aan het college vraagt te vertalen naar het beleid of de uitvoering. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de rekenkamer: 1. College, gebruik subsidie om maatschappelijke doelen te bereiken. Geld geven is een krachtig middel om doelen te bereiken. Koppel daarom altijd beleid en een maatschappelijk doel en vervolgens aan een mogelijke subsidie. Het beleid in het sociaal domein kan in uitwerkingsplannen nader worden gekoppeld aan meetbare doelen en aan subsidies.

Voor wat betreft het sociaal domein heeft de gemeenteraad zelf in een aantal sessies bepaald welke doelen zij nastreeft met de nota Sociaal Domein en welke KPI daarop van toepassing zijn. Deze KPI zijn reeds opgenomen in de jaarrekening en begroting. Vanzelfsprekend is een subsidie altijd gekoppeld aan het bereiken van een zeker maatschappelijk doel. Op dit moment zijn de begroting en jaarrekening zo ingericht dat in een bijlage wordt aangegeven welke subsidie wordt verstrekt ten behoeve van welk programma. In het programma wordt aangegeven welke doelen worden nagestreefd en welke KPI daarvoor worden gehanteerd. In die zin is de koppeling tussen een maatschappelijk doel en de subsidie reeds aanwezig. Om de leesbaarheid te

Pagina

6 van 8

vergroten zou de raad ervoor kunnen kiezen om in plaats van in de bijlage de subsidies per programma weer te geven. 2. College, evalueer subsidies regelmatig met ontvangers Voorkom dat organisaties met nieuwe initiatieven afhankelijk van subsidies worden door regelmatig met de organisaties na te gaan welke doelen zijn bereikt en welke middelen daarvoor noodzakelijk zijn van de gemeente of van andere inkomstenbronnen. Stel 3 W-vragen ‘wat wilden we bereiken en wat kwam daarvan terecht’, ‘wat is daarvoor gedaan’ en ‘wat heeft dat gekost’. Gebruik de antwoorden om het beleid te evalueren en deel de resultaten met de raad. Het college kan zich vinden in de constatering dat periodiek heroverwegen van een subsidie toegevoegde waarde kan bieden. Op dit moment kan het voorkomen dat niet altijd inzichtelijk is wat de exacte bijdrage is van een gesubsidieerde instelling. Ook kan het voorkomen dat meerdere gesubsidieerde instellingen vergelijkbare activiteiten ontplooien, soms kan dit gezien de hoeveelheid vraag overigens wel van meerwaarde zijn. Zoals eerder aangegeven komen de drie W-vragen aan bod in de programmabegroting. Daarin geeft de raad op programmaniveau aan welke (maatschappelijke) effecten van beleid zij wil realiseren. Het is aan het college om te bepalen welk instrument het meest geschikt is om dit beleid te realiseren.

Het subsidieproces is zo ingericht dat bij het beschikken van de subsidie moet worden aangegeven voor welke activiteiten de subsidie wordt verstrekt en doelen dan wel resultaten worden nagestreefd. Dit moet vervolgens bij het vaststellen van de subsidie worden beoordeeld en dat kan gevolgen hebben voor de subsidie. Aangezien de raad alleen op hoofdlijnen stuurt is het college van mening dat het niet passend is bij de rol van de raad om de resultaten per subsidieontvanger met de raad te bespreken. 3. College, verbeter de informatie over subsidies voor de raad en initieer een jaarlijks debat. Leg bij de jaarlijkse verantwoording uit welke maatschappelijke beleidsdoelen zijn bereikt, wat wel en wat niet is gelukt en leg de redenen en gevolgen uit. Schets de gevolgen voor de komende begroting en wat anders moet. Onderscheid hierbij gemeentelijke taken en eigen initiatief van externe organisaties, vooral over de duur en toegevoegde waarde van de gemeentelijke subsidie voor het gemeentelijke beleid. Agendeer actief (bij voorkeur 1x per jaar) tussen raad en college welke subsidies tegen het licht zijn gehouden. Het college constateert dat ook op dit moment jaarlijks op programmaniveau wordt aangegeven welke beleidsdoelen zijn behaald en welke middelen daarvoor zijn ingezet.

Zoals in de reactie op vraag 1 aangegeven is veel informatie op hoofdlijnen al beschikbaar maar zou clustering van deze info per programma een verbeterde leesbaarheid opleveren. Het is aan de gemeenteraad om over de inrichting van de begroting en de jaarrekening een besluit te nemen. 4. College, actualiseer de verordening en maak kiezen tussen inkoop of subsidie duidelijker. Actualiseer de subsidieverordening volgens het laatste model van de VNG en regel het informeren van de raad over de hardheidsclausule. Maak duidelijke criteria tussen inkoop en subsidies en leg dit vast in de procedures van de AA-organisatie en

Pagina

7 van 8

de KOA-organisatie. Het college is positief ten aanzien van het advies van de rekenkamer om de verordening te actualiseren. De actualisatie van de verordening was reeds voorzien voor 2024 en staat nu in de planning voor 2025. Hierbij heeft de raad de mogelijkheid kaders te stellen aan de subsidieverlening, onder meer door het opnemen van: ‘voor welke activiteiten subsidie mag worden verstrekt en welke niet’. Voor wat betreft het onderscheid tussen subsidie en inkoop heeft de VNG een Handreiking Basisbeginselen Subsidierecht in 2019 opgesteld. De uitgangspunten zoals daar in zijn vastgelegd zijn nog steeds van toepassing. Met de AA organisatie zullen we kijken of het afwegingskader duidelijker kan worden vormgegeven. 5. College, ontwar de samenwerking met ESA Splits de werkzaamheden en geldstromen met en via de ESA en andere gesubsidieerde organisaties zo dat in 1 oogopslag is te zien wie welke subsidie van de gemeente krijgt en aan welke maatschappelijke doelen die bijdragen. Het college heeft in 2023 geconstateerd dat net als de rekenkamer nu concludeert in het kader van de bedrijfsvoering duidelijkheid moet komen in de relatie met de ESA in de verschillende rollen en taken die de ESA heeft. In dat kader is het college onder andere bezig om de verschillende huurovereenkomsten te herzien en daarnaast wordt gewerkt aan dienstverleningsovereenkomst met de ESA.

Dit moet meer duidelijkheid brengen over enerzijds de taken van de ESA maar ook over de financiën die aan die taken gekoppeld zijn. Hierbij kijken we naar modellen zoals die binnen de branche van sportbedrijven gebruikelijk zijn. Naar verwachting gaan we vanaf 1 januari 2026 werk met de nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Wij komen tot de conclusie dat het rapport een goede weergave geeft van de complexiteit van het subsidie instrument en waarbij lang niet altijd sprake is van een heldere grens tussen inkoop enerzijds en subsidie anderzijds. Wij zijn verheugd dat ook de rekenkamer tot de conclusie komt dat het proces efficiënt verloopt. Wel zien wij ook dat de relatie tussen enerzijds de maatschappelijk doelstellingen en anderzijds de inzet van subsidies beter tot uitdrukking kan worden gebracht. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer, de secretaris, de burgemeester,

drs. Sj. Vellenga

mr. G.E. Oude Kotte

Pagina

8 van 8

Bijlage 1 De modelverordening 2013 is in 2016 voor het eerste herzien. Aanleiding is in de eerste plaats dat in 2014 een nieuw Europeesrechtelijk staatssteunpakket in werking is getreden. Op hoofdlijnen is er in de Model ASV als volgt gewijzigd: Verwijzingen naar Europese regelgeving zijn geactualiseerd en op basis van nieuwe Europese verplichtingen zijn enkele bepalingen toegevoegd (artikelen 1 en 9) • • • •

Er zijn enkele bepalingen toegevoegd om de subsidiëring van topinkomens te voorkomen (artikel 9 en de Model Subsidieregeling) Het artikel over aan een subsidie te verbinden verplichtingen is uitgebreid (artikel 12) Er is een artikel over de egalisatiereserve toegevoegd (artikel 12a) De hardheidclausule is inhoudelijk aangepast (artikel 18)

Er zijn verder enkele kleinere inhoudelijke en redactionele aanpassingen doorgevoerd (ook in de toelichting) De modelverordening uit 2013 is voor de tweede keer in 2019 herzien. Aanleiding voor de herziening was in de eerste plaats recente jurisprudentie over de toelaatbaarheid van een weigeringsgrond die gerelateerd is aan het betalen van salarissen die de norm van de Wet normering topinkomens te boven gaan. Met het oog hierop is een facultatieve weigeringsgrond uit de model-ASV 2013 geschrapt. Een tweede punt is dat vanwege de inwerkingtreding op 1 juli 2018 van de Wet terugvordering staatssteun een overeenkomstige bepaling in de model-ASV 2013 overbodig is geworden. Verder zijn enkele definities van begrippen die te maken hebben met het Europees steunkader geactualiseerd.

Subsidies Bespreking commissie april 2025

Conclusies €6,8m

Subsidies tellen op tot een groot bedrag en stijgen sneller dan overige uitgaven. Onbekend is of beleidsdoel met subsidie wordt bereikt. Ook bij grote bedragen. Geen afspraken met subsidieaanvrager over maatschappelijke doelen uit beleid. Verstrekking subsidies is doelmatig georganiseerd. 120 organisaties krijgen geld De raad kan wel beter geïnformeerd worden om hierop meer invloed uit te oefenen.

Aanbeveling 1 Het college opdragen om subsidies te gebruiken om maatschappelijke doelen te bereiken

De koppeling tussen een maatschappelijk doel en een subsidie is reeds aanwezig is. De raad kan ervoor kiezen om de subsidies per programma weer te geven in plaats van in de bijlage.

?

Reactie rekenkamer

• Niet alle 120 subsidies bespreken

?

• Wel elk jaar circa 25 toelichten • Vragen op detail staat sturen op hoofdlijnen niet altijd in de weg

• Informatie niet alleen in programma's maar ook in de paragraaf subsidies

Reactie rekenkamer

?

• Leg duidelijk verband tussen:

BELEID

SUBSIDIE

WAT IS BEREIKT

Aanbeveling 2 Het college opdragen om regelmatig met ontvangers de subsidies te evalueren Het college erkent dat periodieke heroverweging van een subsidie waardevol kan zijn. Aangezien de raad alleen op hoofdlijnen stuurt, vindt het college het niet passend om de resultaten per subsidieontvanger met de raad te bespreken. Het college is bereid de informatie per programma te clusteren om de leesbaarheid te verbeteren.

?

Aanbeveling 3 Het college opdragen de informatie over subsidies voor de raad te verbeteren en een jaarlijks debat te initiëren Het college constateert dat momenteel jaarlijks op programmaniveau wordt aangegeven welke beleidsdoelen zijn behaald en welke middelen daarvoor zijn ingezet. Clustering van deze informatie per programma kan de leesbaarheid verbeteren. Het is aan de gemeenteraad om hierover een besluit te nemen.

?

Aanbeveling 4 Het college opdragen om de verordening te actualiseren en het kiezen tussen inkoop of subsidie duidelijker te maken. Het college staat positief tegenover het advies van de rekenkamer om de verordening te actualiseren. Aanpassing van de verordening staat gepland voor 2025. Hierbij heeft de raad de mogelijkheid kaders te stellen aan subsidieverlening, onder meer door vast te leggen voor welke activiteiten subsidie mag worden verstrekt en welke niet.

Aanbeveling 5 Het college op te dragen om de samenwerking met ESA te ontwarren Het college ondersteunt de aanbeveling en heeft in 2023 geconstateerd dat er duidelijkheid moet komen in de relatie met ESA in de verschillende rollen en taken die ESA heeft. Naar verwachting zal vanaf 1 januari 2026 met de nieuwe dienstverleningsovereenkomst worden gewerkt.

{{signer1}} 28/01/2025 17:41:17 CET

Signed By: Oude Kotte, G.E. (Gido) <gido.oudekotte@aalsmeer.nl ID: 9e779298-8c4e-41cf-b2de-cab79ed8242c

RAADSVOORSTEL

Auth: Scribble

{{signer2}} 28/01/2025 16:32:02 CET

Signed By: Vellenga, Sj. (Sjoerd) <sjoerd.vellenga@aalsmeer.nl> ID: 9e779298-8c4e-41cf-b2de-cab79ed8242c Auth: Scribble

Zaaknummer:

Z24-076829

Voorstel van:

college van burgemeester en wethouders

Datum: Portefeuillehouder:

Behandelend ambtenaar:

P. Boers 020-5407701 p.boers@aalsmeer.nl Kernorganisatie Aalsmeer